JP4238868B2 - 通信端末装置 - Google Patents

Description

本発明は、通信端末装置に関し、特に、指定した相手先を確認して通信できる通信端末装置に関する。

近年、ファクシミリ装置や複合機などの通信端末装置もネットワークに接続されるようになってきた。テンキー操作などによって入力されたファックス番号などをネットワーク上のデータベースを参照して照合し、ファックス番号に一致した宛先の名称情報などを取得し、通信端末装置の操作パネル上に表示させて、名称を確認する装置も登場してきている。

また、従来のファクシミリ装置において、受信した相手先情報が電話帳に登録されているかどうかを照合し、受信した相手先の情報が登録されていない時、未登録であることをレポート出力するものがある（特許文献１）。
特開平１０−３１３３７４号公報

ところで、データベースに宛先やその名称が登録されていない場合、通信端末装置の不正使用を防ぐ目的や入力ミスによる誤送信を防ぐ目的で、未登録である宛先への通信を禁止する通信端末装置がある。このような通信端末装置では、新規の宛先や臨時に使用する宛先などへ通信することができずに不便であった。また、臨時に使用する宛先の使用を強制的に許可して送信した場合に、記録を残すことが管理上からも望まれる。

本発明は上記事情に鑑みてなされたものであり、その目的とするところは、未登録である宛先に通信を行う場合の通信管理の効率を向上する通信端末装置を提供することにある。

本発明によれば、ユーザが指定した宛先を受け付ける宛先受付部と、
前記宛先受付部が受け付けた前記宛先を検索キーとして、前記宛先およびその宛先を確定できる名称を宛先情報として登録可能な所定の宛先情報記憶装置内の前記宛先情報を検索する検索部と、
前記検索部による検索結果に基づき前記宛先に一致した宛先情報があるか否かを判定する判定部と、
前記判定部により前記宛先情報があると判定されたとき、前記検索部による前記検索結果に基づき前記宛先情報に前記名称が登録済みか否かを判定する第２の判定部と、
前記第２の判定部により前記名称が未登録と判定された場合、前記宛先への送信を行う前に、前記名称が未登録である旨をユーザに報知する報知部と、
前記名称が未登録である前記宛先への前記ユーザからの送信指示を受け付ける送信指示受付部と、
前記第２の判定部により前記名称が未登録と判定された場合、前記送信指示受付部が前記送信指示を受け付けた後に、前記宛先への送信処理を行う送信処理部と、
前記判定部により前記宛先情報がないと判定されたとき、所定の処理を行う処理部と、
を備えることを特徴とする通信端末装置が提供される。

本発明の通信端末装置は、たとえば、インターネットファクシミリ装置、複合機、ＰＳＴＮ（Public Switched Telephone Network：公衆交換電話網）に接続されるＧ３またはＧ４ファクシミリ装置、電話機、およびＩＰ電話機、Ｅメール端末、携帯電話機やＰＤＡなどの携帯端末、パーソナルコンピュータなどのコンピュータを含むことができる。

ユーザが指定する宛先とは、通信端末装置が通信を行う相手先を示す情報であり、たとえば、電話番号、ファクシミリ番号、インターネットファクシミリ番号、電子メールアドレス、およびＩＰアドレスを含む。宛先は、たとえば、操作キーを使用してユーザが入力して指定する、あるいは、電子メールやウェブページに記載された情報を使用して指定することもできる。

所定の宛先情報記憶装置とは、たとえば、通信端末装置内の電子アドレス帳、外部の記憶装置、およびネットワークを介して接続されたディレクトリサービスなどによって提供されるデータベースとすることができる。宛先情報記憶装置は、複数の登録者について複数の属性を有するアドレス情報、たとえば、名称、会社名、所属部署、電話番号、ファックス番号、ＩＰファックス番号、メールアドレスなどが登録されている。また、検索対象となる宛先情報記憶装置は少なくとも一つを予め指定することができ、随時選択または変更することもできる。

この発明によれば、ユーザが指定した宛先をデータベースなどと照合し、宛先が存在する場合に送信を許可するので、指定以外の宛先への不正な送信を防止することが可能となり、通信管理の効率が向上する。また、宛先の入力ミスなどによる誤送信を防ぐこともでき、信頼性が向上する。宛先が存在しない場合は、所定の処理を行うことができる。
なお、報知部は、たとえば、名称が存在しないことを通知するメッセージを表示する表示部や音声出力する音声出力部などである。この構成によれば、データベースに名称が存在しないために宛先が確定できない場合に、その旨をユーザに通知し、確認を促すことができる。

上記通信端末装置において、前記処理部は、前記判定部により前記宛先情報がないと判定された前記宛先への送信を禁止する禁止部を含むことができる。この構成によれば、宛先が存在しない場合に送信を禁止するので、指定以外の宛先への不正な送信を防止したり、宛先の入力ミスによる誤送信を防いだりすることができる。

上記通信端末装置において、前記処理部は、前記判定部により前記宛先情報がないと判定された前記宛先を提示する提示部と、前記提示部に提示された前記宛先への送信を許可する指示をユーザから受け付ける送信指示受付部と、前記送信指示受付部が受け付けた前記送信指示に呼応して前記宛先への送信を許可する許可部と、前記許可部が送信を許可した前記宛先への送信情報を記録する記録部と、を含むことができる。

上記通信端末装置において、前記処理部は、ユーザが入力した識別情報およびパスワードを受け付ける認証情報受付部と、前記識別情報および前記パスワードにより前記ユーザの認証を行う認証部と、を含むことができ、前記許可部は、前記認証部が前記ユーザを認証した場合に前記宛先への送信を許可し、前記記録部は、前記送信情報に前記ユーザの前記識別情報を含めることができる。

この構成によれば、データベースに登録されていない宛先に送信を許可する場合に、送信者を記録して管理することが可能となる。

上記通信端末装置において、前記第２の判定部により前記名称が未登録と判定された場合に通知を行う通知先を登録する通知先登録部と、前記第２の判定部により前記名称が未登録と判定された場合、前記通知先に、前記宛先の前記名称が未登録である旨を通知する通知部と、をさらに備えることができる。

この構成によれば、管理者など所定の通知先に名称が未登録である宛先を通知することができるので、管理者が宛先の名称を登録するなどの処置を施すことが可能となる。

本発明によれば、ユーザが指定した宛先を受け付ける宛先受付部と、
前記宛先受付部が受け付けた前記宛先を検索キーとして所定の宛先情報記憶装置内の宛先情報を検索する検索部と、
前記検索部による検索結果に基づき前記宛先に一致した宛先情報があるか否かまたは前記宛先情報があるときに前記宛先を確定できる名称が登録済みか否かを判定する判定部と、
前記判定部により前記宛先情報がない、または前記名称が未登録と判定されたとき、前記宛先に送信処理を行う前に、前記宛先または前記名称を前記宛先情報として前記宛先情報記憶装置に登録する指示を受け付ける登録受付部と、
前記登録受付部が受け付けた前記宛先または前記名称を前記宛先情報として前記宛先情報記憶装置に登録する登録部と、
前記登録部により前記宛先情報として前記宛先または前記名称が登録された後、前記宛先に送信処理を行う送信処理部と、
を備えることを特徴とする通信端末装置が提供される。

この発明によれば、データベースに登録されていない宛先には送信を許可せず、登録処理を行ってから送信処理を行うことができるので、指定以外の宛先への不正な送信を防止することが可能となり、通信管理効率が向上する。また、登録後はその宛先への送信が可能となるので使い勝手が向上する。以後の宛先の入力ミスなどによる誤送信を防ぐこともでき、信頼性が向上する。

上記通信端末装置において、前記ユーザに識別情報およびパスワードの入力を促し、前記入力を受け付ける認証情報受付部と、前記認証情報受付部が受け付けた前記識別情報および前記パスワードにより前記ユーザの認証を行う認証部と、を含むことができ、前記認証部が前記ユーザを認証した場合にのみ前記登録部による登録を許可することができる。

この構成によれば、認証されたユーザのみが登録処理を行うことができるので、不正な登録を防ぐことができ、信頼性が向上する。

上記通信端末装置において、前記宛先情報記憶装置は、ディレクトリサーバのデータベースとすることができる。

上記通信端末装置において、前記登録部により前記宛先情報として前記宛先または前記名称が登録された後、登録された前記宛先情報を所定の通知先に通知する登録通知部をさらに備えることができる。
また、上記通信端末装置において、前記ユーザ毎に前記登録部による登録を許可するか否かを前記ユーザ毎に設定して条件として記憶する条件記憶部をさらに含むことができ、前記条件に従って、前記認証部が認証した前記ユーザが前記登録部による登録を許可されている場合に前記登録部による登録を許可することができる。
さらに、上記通信端末装置において、前記ユーザによる同報指定を受け付ける同報指示受付部と、前記同報指定を受け付けたとき、前記宛先受付部で受け付けた複数の前記宛先を順次記憶する宛先記憶部と、を備えることができ、前記禁止部は、前記判定部により前記宛先情報がないと判定された前記宛先を前記宛先記憶部から削除し、前記送信処理部は、前記宛先記憶部に記憶された前記宛先への送信処理を行うことができる。
なお、以上の構成要素の任意の組合せ、本発明の表現を方法、装置、システム、記録媒体、コンピュータプログラムなどの間で変換したものもまた、本発明の態様として有効である。

本発明によれば、未登録である宛先に通信を行う場合の通信管理の効率を向上する通信端末装置が提供される。

以下、本発明の実施の形態について、図面を用いて説明する。尚、すべての図面において、同様な構成要素には同様の符号を付し、適宜説明を省略する。

図１は、本発明の実施の形態に係る通信端末装置のネットワーク構成を示すブロック図である。本実施形態の通信端末装置１０は、ネットワーク４０を介して複数のディレクトリサーバ（図中、「サーバ」と示す）４２に接続される。各ディレクトリサーバ４２は、様々な情報が蓄積されたデータベース（不図示）を有する。通信端末装置１０は、ディレクトリサーバ４２に検索条件を送信して検索を実行させ、ディレクトリサーバ４２から検索結果を取得する。通信端末装置１０は、たとえば、ＬＤＡＰに基づくディレクトリサービスを利用して、ＬＤＡＰに基づく検索をディレクトリサーバ４２に実行させる。

本実施の形態において、ディレクトリサーバ４２のデータベースには、複数の登録者について複数の属性を有するアドレス情報、たとえば、名前、会社名、所属部署、電話番号、ファックス番号、ＩＰファクス番号、メールアドレスなどが格納されている。本実施の形態において、通信端末装置１０は、相手先のアドレス情報を得るために、ディレクトリサーバ４２に問い合わせを行うことができる。

また、通信端末装置１０は、他の通信端末装置と複数の通信経路を介して通信が可能である。通信端末装置１０は、たとえば、ＰＳＴＮ２４を通じて、他の電話機３０および他のファックス端末３１（ＦＡＸ端末）と通話および通信する。また、通信端末装置１０は、たとえば、インターネットやＬＡＮなどのネットワーク２６を通じて、他のＥメール端末（Ｅ−ｍａｉｌ端末）３３、他のＩＰ電話機３４、他のインターネットファックス端末（Ｉ−ＦＡＸ端末）３５、および他の携帯端末３６との通話および通信する。

電話機３０は、無線基地局（不図示）および無線中継局（不図示）をさらに介して接続される他の携帯電話端末（不図示）であってもよい。ファックス端末３１は、ＰＳＴＮ２４を通じて通信する他のＧ３またはＧ４ファックス端末である。Ｅメール端末３３、ＩＰ電話機３４、インターネットファックス端末３５、および携帯端末３６は、インターネットやＬＡＮなどのネットワークを介して通信する他のコンピュータなどの通信端末装置、他のＩＰ電話機および他のインターネットファックス端末である。

本実施形態において、通信端末装置１０は、たとえば、ネットワークファクシミリ装置、複合機、インターネットファックスなどである。他の実施形態において、通信端末装置１０は、ＰＳＴＮに接続されるＧ３またはＧ４ファクシミリ装置、電話機、ＩＰ電話機、Ｅメール端末、携帯電話機やＰＤＡなどの携帯端末、パーソナルコンピュータなどのコンピュータなどであってもよい。なお、図１において、本発明の本質に関わらない部分の構成については省略してあり、たとえば、ファクシミリ装置や電話装置の構成であるスキャナ部、画像処理部、記録部、モデム、ＮＣＵ（Network Control Unit）、音声出力部、集音部および音声処理部などは図示されていない。

たとえば、本実施形態の通信端末装置１０で電子アドレス帳などに登録されていない宛先にファクシミリ送信を行う場合、ユーザは通信端末装置１０の操作パネルのダイヤルキーを操作してファックス番号の入力を行い、送信を行うことができる。通信端末装置１０は、手入力されたファックス番号をディレクトリサーバ４２のデータベースと照合し、宛先が存在する場合にのみ送信を許可し、存在しない場合は所定の処理を行ってから送信を許可する。

本実施形態の通信端末装置１０は、通信部１２と、操作部１４と、表示部１６と、制御部１８と、記憶装置２０と、インタフェース部（Ｉ／Ｆ）２２と、を含む。

通信端末装置１０の各構成要素は、任意のコンピュータのＣＰＵ、メモリ、メモリにロードされた本図の構成要素を実現するプログラム、そのプログラムを格納するハードディスクなどの記憶ユニット、ネットワーク接続用インタフェースを中心にハードウェアとソフトウェアの任意の組合せによって実現される。そして、その実現方法、装置にはいろいろな変形例があることは、当業者には理解されるところである。以下説明する各図は、ハードウェア単位の構成ではなく、機能単位のブロックを示している。

通信部１２は、ＰＳＴＮ２４を介した電話機３０、ファックス端末３１などとの通信と、ネットワーク２６を介したＥメール端末３３、ＩＰ電話機３４、インターネットファックス端末３５および携帯端末３６などとの通信を行うためのインタフェース機能をそれぞれ有する。

操作部１４は、通信端末装置１０のユーザから各種設定および入力等の指示を受け付ける。操作部１４は、たとえば、操作ボタン、スイッチ、レバー、キーボード、タッチパネルなどである。本実施形態において、操作部１４は、操作パネル（不図示）に設けられたダイヤルキー（テンキー）、ファクシミリ通信指示キー、同報指定キー、送信開始指示キー、編集指示キーなどを含む。表示部１６は、各種情報表示、操作画面表示、通信端末装置１０の動作や状態表示などを行う。表示部１６は、たとえば、ランプ、ＬＥＤ、ＣＲＴモニタ、液晶ディスプレイなどである。

制御部１８は、通信端末装置１０の各種要素とともに装置全体を制御する。記憶装置２０は、通信端末装置１０の動作を制御するプログラムを記憶するプログラム領域と、プログラムが制御部１８によって実行されるとき作業領域として使用される作業領域と、を含むことができる。また、記憶装置２０は、後述するキー入力バッファ、検索結果記憶部、宛先記憶部、処理条件記憶部、送信データ記憶部、および送信履歴記憶部を含む。また、記憶装置２０は、電子アドレス帳などの情報を記憶する記憶領域を含んでもよい。

インタフェース部２２は、ネットワーク４０を介して接続された複数のディレクトリサーバ４２との通信を行う。なお、図１ではネットワーク４０およびネットワーク２６を介した通信を、通信部１２およびインタフェース部２２によってそれぞれ行っているが、これに限定されるものではなく、同じインタフェース部で行ってもよい。

図２は、本実施の形態の通信端末装置１０の概略機能ブロック図である。本発明の実施の形態の通信端末装置１０は、ユーザが指定した宛先を受け付ける宛先受付部（入力受付部１０２）と、宛先受付部（入力受付部１０２）が受け付けた宛先を検索キーとして所定の宛先情報記憶装置（図１のディレクトリサーバ４２）内の宛先情報を検索する検索部１１２と、検索部１１２による検索結果に基づき宛先に一致した宛先情報があるか否かを判定する判定部１１６と、判定部１１６により宛先情報があると判定されたとき、宛先に送信処理を行う送信処理部１３０と、判定部１１６により宛先情報がないと判定されたとき、所定の処理を行う処理部（処理条件記憶部１２０、処理決定部１２２、送信処理部１３０、送信制御部１３４、通知部１３６、登録処理部１３８、記録部１４０）と、を備える。

また、通信端末装置１０において、処理部（処理決定部１２２）は、判定部１１６により宛先情報がないと判定された宛先への送信を禁止する禁止部（送信制御部１３４）を含むことができる。さらに、通信端末装置１０において、処理部（処理決定部１２２）は、判定部１１６により宛先情報がないと判定された宛先を提示する提示部（通知部１３６、表示部１６）と、提示部（通知部１３６、表示部１６）に提示された宛先への送信を許可する指示をユーザから受け付ける送信指示受付部（操作部１４）と、送信指示受付部（操作部１４）が受け付けた送信指示に呼応して宛先への送信を許可する許可部（送信制御部１３４）と、許可部（送信制御部１３４）が送信を許可した宛先への送信情報を記録する記録部１４０と、を含むことができる。

また、通信端末装置１０において、処理部（処理決定部１２２）は、ユーザが入力した識別情報およびパスワードを受け付ける認証情報受付部（不図示）と、識別情報およびパスワードによりユーザの認証を行う認証部（不図示）と、を含むことができ、許可部（送信制御部１３４）は、認証部がユーザを認証した場合に宛先への送信を許可し、記録部１４０は、送信情報にユーザの識別情報を含めることができる。

また、通信端末装置において、宛先情報記憶装置（図１のディレクトリサーバ４２）は、宛先およびその宛先を確定できる名称を宛先情報に登録可能であり、判定部１１６により宛先情報があると判定されたとき、検索部１１２による検索結果に基づき宛先情報に名称が登録済みか否かを判定する第２の判定部（判定部１１６）と、第２の判定部（判定部１１６）により名称が未登録と判定された場合、宛先への送信を行う前に、名称が未登録である旨をユーザに報知する報知部（通知部１３６）と、名称が未登録である宛先へのユーザからの送信指示を受け付ける送信開始受付部１０８と、を備え、送信処理部１３０は、第２の判定部（判定部１１６）により名称が未登録と判定された場合、送信開始受付部１０８が送信指示を受け付けた後に、宛先への送信処理を行うことができる。

また、通信端末装置１０において、第２の判定部（判定部１１６）により名称が未登録と判定された場合に通知を行う通知先を登録する通知先登録部（通知部１３６）と、第２の判定部（判定部１１６）により名称が未登録と判定された場合、通知先に、宛先の名称が未登録である旨を通知する通知部（通知部１３６）と、をさらに備えることができる。

また、通信端末装置１０は、ユーザが指定した宛先を受け付ける宛先受付部（入力受付部１０２）と、宛先受付部（入力受付部１０２）が受け付けた宛先を検索キーとして所定の宛先情報記憶装置（図１のディレクトリサーバ４２）内の宛先情報を検索する検索部１１２と、検索部１１２による検索結果に基づき宛先に一致した宛先情報があるか否かまたは宛先情報があるときに宛先を確定できる名称が登録済みか否かを判定する判定部１１６と、判定部１１６により宛先情報がない、または名称が未登録と判定されたとき、宛先に送信処理を行う前に、宛先または名称を宛先情報として宛先情報記憶装置（図１のディレクトリサーバ４２）に登録する指示を受け付ける登録受付部（登録処理部１３８）と、登録受付部（登録処理部１３８）が受け付けた宛先または名称を宛先情報として宛先情報記憶装置（図１のディレクトリサーバ４２）に登録する登録部（登録処理部１３８）と、登録部（登録処理部１３８）により宛先情報として宛先または名称が登録された後、宛先に送信処理を行う送信処理部１３０と、を備える。

さらに、通信端末装置において、ユーザに識別情報およびパスワードの入力を促し、入力を受け付ける認証情報受付部（不図示）と、認証情報受付部が受け付けた識別情報およびパスワードによりユーザの認証を行う認証部（不図示）と、を含み、認証部がユーザを認証した場合にのみ登録部（登録処理部１３８）による登録を許可することができる。

また、本実施形態において、上述の通信端末装置１０の動作を制御するプログラムは、ユーザが指定した宛先を受け付ける宛先受付部（入力受付部１０２）と、宛先受付部（入力受付部１０２）が受け付けた宛先を検索キーとして所定の宛先情報記憶装置（図１のディレクトリサーバ４２）内の宛先情報を検索する手段（検索部１１２）、検索する手段（検索部１１２）による検索結果に基づき宛先に一致した宛先情報があるか否かを判定する手段（判定部１１６）、判定する手段（判定部１１６）により宛先情報があると判定されたとき、宛先に送信処理を行う手段（送信処理部１３０）、判定する手段（判定部１１６）により宛先情報がないと判定されたとき、所定の処理を行う手段（処理条件記憶部１２０、処理決定部１２２、送信処理部１３０、送信制御部１３４、通知部１３６、登録処理部１３８、記録部１４０）、として機能させるためのものである。

詳細には、通信端末装置１０は、入力受付部１０２と、キー入力バッファ１０４と、同報受付部１０６と、送信開始受付部１０８と、検索キー決定部１１０と、検索部１１２と、検索結果記憶部１１４と、判定部１１６と、宛先記憶部１１８と、処理条件記憶部１２０と、処理決定部１２２と、送信処理部１３０と、送信データ記憶部１３２と、送信制御部１３４と、通知部１３６と、登録処理部１３８と、記録部１４０と、送信履歴記憶部１４２と、を備えている。以下、図１および図２を用いて説明する。

入力受付部１０２は、宛先情報として操作部１４のテンキーなどを用いてユーザが入力した英数字または文字などの文字列を受け付ける。宛先情報とは、通信端末装置が通信を行う相手先を示す情報であり、たとえば、電話番号、ファクシミリ番号、インターネットファクシミリ番号、電子メールアドレス、およびＩＰアドレスを含む。なお、入力受付部１０２は、電子メールやウェブページに記載されたメールアドレスなどの文字列を受け付けることもできる。キー入力バッファ１０４は、入力受付部１０２が受け付けた文字列を一時的に記憶する。

同報受付部１０６は、ユーザによる操作部１４の同報指定キーの操作を受け付ける。送信開始受付部１０８は、ユーザによる操作部１４の送信開始指示キーの操作を受け付ける。検索キー決定部１１０は、同報受付部１０６または送信開始受付部１０８が各キー操作を受け付けたとき、キー入力バッファ１０４に一時的に記憶されていた文字列を検索キーとして決定し、検索部１１２に受け渡す。また、検索キー決定部１１０は、検索キーとして決定した文字列で示される宛先情報を宛先記憶部１１８に記憶する。

検索部１１２は、検索キー決定部１１０が決定した文字列を検索キーとしてインタフェース部２２を介してディレクトリサーバ４２のデータベースを検索する。ディレクトリサーバ４２のデータベースには、たとえば、複数の登録者の名称、ファックス番号、ＩＰファックス番号、メールアドレス、電話番号、ＩＰ電話番号などのアドレス情報が格納されている。たとえば、検索部１１２は、入力受付部１０２でテンキーを用いて入力されたファックス番号を検索キーとしてディレクトリサーバ４２のデータベースを検索し、検索キーと一致するファックス番号および名称などのアドレス情報を取得する。検索結果は検索結果記憶部１１４に記憶される。

検索結果記憶部１１４は、検索部１１２が取得した宛先と一致するファックス番号および名称を記憶する。判定部１１６は、検索部１１２による検索結果に基づき宛先に一致するファックス番号またはファックス番号に対応する名称がディレクトリサーバ４２のデータベースに登録済みか否かを判定する。宛先記憶部１１８は、検索キー決定部１１０で宛先として決定されたファックス番号を記憶する。同報受付部１０６によって同報指定された場合、順次複数のファックス番号を記憶することができる。

処理条件記憶部１２０は、処理決定部１２２による処理を分岐する条件を予め記憶する。たとえば、データベースに未登録である宛先または名称のユーザによる登録許可するか否かの登録許可設定を記憶する。登録許可は装置全体で設定してもよいし、ユーザ毎に設定することもできる。また、データベースに未登録である宛先または名称のユーザによる登録を行う場合、上記認証により登録処理にプロテクトをかけるか否かのプロテクト設定を記憶する。

処理決定部１２２は、判定部１１６における判定結果および処理条件記憶部１２０の設定に基づき入力受付部１０２で受け付けた宛先への送信処理を決定する。送信処理部１３０は、処理決定部１２２からの指示に従って、送信処理を開始する。送信データ記憶部１３２は、図示されないスキャナなどから読み込まれた原稿の画像データが記憶されている。送信データ記憶部１３２は、図示されないメール作成部によって作成されたメール本文や、指定された添付ファイルなどを記憶することもできる。送信処理部１３０は、送信データ記憶部１３２に記憶された送信データを宛先記憶部１１８に記憶されている宛先に送信するように通信部１２に指示する。同報指定されている場合は、複数の相手先に同報通信を指示する。

ファクシミリ送信の場合は、たとえば、通信部１２は、メモリ送信なら入力されたファックス番号でメモリ蓄積を開始する。スキャナ送信なら入力されたファックス番号でダイヤルを開始する。通信部１２はＰＳＴＮ２４を介して他のファックス端末３１に回線を接続し、原稿の画像データのファクシミリ送信を行う。

送信制御部１３４は、処理決定部１２２からの指示に従い、送信を禁止すると決定された宛先を宛先記憶部１１８から削除し、送信処理部１３０における当該宛先への送信処理を禁止する。また、送信制御部１３４は、処理決定部１２２からの指示に従い、送信を許可すると決定された宛先への送信処理の許可を送信処理部１３０に指示する。さらに、送信制御部１３４は、処理決定部１２２からの指示に従い、送信を一旦保留と決定された宛先への送信処理を一旦中止するよう送信処理部１３０に指示する。

通知部１３６は、処理決定部１２２からの指示に従い、表示部１６にメッセージを表示したり、スピーカ（不図示）から音声出力やアラーム音などを出力したりする。あるいは、通知部１３６は、処理決定部１２２からの指示に従い、通知を行う通知先として予め記憶装置２０に登録されている管理者などの通知先に通知を行う。通知部１３６は、たとえば、電子メールやインスタントメッセージなどによりインタフェース部２２を介してネットワーク（不図示）上の他の管理者などのコンピュータ（不図示）に通知を行うことができる。通知先は、たとえば、電子メールアドレス、ＩＰアドレスなどを含むことができる。

登録処理部１３８は、処理決定部１２２からの指示に従い、宛先や名称を含む宛先情報の登録をユーザに促し、指示を受け付ける登録受付部（不図示）と、登録受付部が受け付けた宛先または名称を宛先情報としてディレクトリサーバ４２のデータベースにインタフェース部２２を介して登録する登録部（不図示）と、を含む。登録後、登録処理部１３８は処理決定部１２２を介して送信処理部１３０に登録された宛先への送信許可を指示する。

なお、登録処理部１３８は、処理条件記憶部１２０に設定されているデータベースに未登録である宛先または名称のユーザによる登録を可能にするか否かの登録許可設定に従い、登録許可設定がオンの場合に上記登録処理を行う。

また、登録処理部１３８は、ユーザが操作部１４を介して入力した識別情報およびパスワードを受け付ける認証情報受付部（不図示）と、識別情報およびパスワードによりユーザの認証を行う認証部（不図示）と、を含むことができる。送信制御部１３４は、認証部がユーザを認証した場合に当該宛先への送信を許可する。

なお、登録処理部１３８は、処理条件記憶部１２０に設定されているプロテクト設定に従い、必要に応じて認証処理を行い、プロテクトを解除する処理を行う。

記録部１４０は、処理決定部１２２からの指示に従い、送信履歴を記録する。記録部１４０は、送信処理部１３０が送信処理を行った宛先の名称、送信時刻、送信時間、送信枚数、および送信結果を記録する。さらに、記録部１４０は、送信処理を行った宛先（ファックス番号やメールアドレス）がデータベースにあるか否かを示す情報を記録する。また、データベースに宛先がなかったときに、強制的に送信を行ったか否かを示す情報を記録する。また、認証されたユーザによって強制的に送信を行った場合、そのユーザを示すユーザＩＤやユーザ名などを記録する。

図３は、図２の通信端末装置１０の記録部１４０が記録する送信履歴の一例を示す図である。送信履歴１５０は、通信端末装置１０が送信した宛先の名称と、データベース（ＤＢ）に宛先に一致するファックス番号があったか否かを示す情報（図３の「ＤＢ」に「有」または「無」と記録）と、ファックス番号がなかった場合（図３のＤＢの「無」）に、強制的に送信を行ったことを示す情報（「無／強制」と記録）と、を記録する。さらに、送信時刻（Ｔｉｍｅ）、送信時間（Ｍｉｎｕｔｅｓ）、送信枚数（Ｐａｇｅ）、送信結果（Ｒｅｓｕｌｔ）、および認証されたユーザによって強制的に送信されたとき、ユーザＩＤを記録する。

図２に戻り、送信履歴記憶部１４２は、送信履歴１５０を記憶する。記録部１４０は、ユーザからの履歴出力指示または自動的に、送信履歴記憶部１４２に記憶された送信履歴１５０を印字出力部（不図示）からプリントアウトまたは表示部１６に画面表示することができる。

処理決定部１２２の処理について、以下に詳細に説明する。処理決定部１２２は、処理条件記憶部１２０に記憶されている所定の条件に従って送信処理部１３０、送信制御部１３４、通知部１３６、登録処理部１３８、および記録部１４０への指示を行う。

処理決定部１２２は、入力受付部１０２で受け付けた宛先（ファックス番号）に一致する宛先情報がデータベースにあると判定部１１６により判定されたとき、当該宛先への送信処理の許可を送信制御部１３４に指示する。送信制御部１３４は、処理決定部１２２からの指示に従い、送信処理部１３０に送信処理の開始を指示する。

処理決定部１２２は、入力受付部１０２で受け付けた宛先（ファックス番号）に一致する宛先情報がデータベースにないと判定部１１６により判定されたとき、当該宛先への送信処理の保留を送信制御部１３４に指示する。送信制御部１３４は、処理決定部１２２からの指示に従い、送信処理部１３０に送信処理を一旦保留するよう指示する。

処理決定部１２２は、判定部１１６により宛先情報がデータベースにないと判定された宛先を提示する指示を通知部１３６に行う。通知部１３６は、処理決定部１２２からの指示に従い、表示部１６上にデータベースに宛先が存在しない旨を通知し、ユーザに確認するメッセージを表示する。処理決定部１２２は、通知部１３６がユーザに通知した宛先への送信を許可する指示をユーザから操作部１４を介して受け付ける。受け付けた送信指示に呼応して当該宛先への送信を許可する指示を送信制御部１３４に指示する。そして送信制御部１３４が処理決定部１２２からの指示に従い、送信処理部１３０に送信指示を行う。送信処理が終了した後、処理決定部１２２は、上記送信を許可した宛先への送信処理部１３０における送信情報を送信履歴１５０に記録する指示を記録部１４０に指示する。

処理決定部１２２は、判定部１１６により宛先情報がデータベースにないと判定された宛先をデータベースに登録するか否かをユーザに問い合わせるメッセージを表示するよう通知部１３６に指示する。通知部１３６は、処理決定部１２２からの指示に従い、表示部１６に宛先の登録を行うかを問い合わせる画面を表示する。

処理決定部１２２は、宛先の登録を行う指示をユーザから操作部１４を介して受け付け、登録処理部１３８に通知する。登録処理部１３８は、登録情報として宛先および名称を含む宛先情報をユーザから操作部１４を介して受け付ける。登録処理部１３８は、受け付けた登録情報をインタフェース部２２を介してディレクトリサーバ４２のデータベースに登録する。

処理決定部１２２は、判定部１１６によりデータベースに宛先情報があり、かつその宛先の名称が未登録と判定された場合、当該宛先への送信を一旦保留するよう送信制御部１３４に指示し、名称が未登録である旨をユーザへの報知を通知部１３６に指示する。通知部１３６は、処理決定部１２２からの指示に従い、メッセージを表示部１６に表示したり、スピーカから音声出力したりする。さらに、処理決定部１２２は操作部１４を介してユーザからの送信指示を受け付け、送信制御部１３４に当該宛先への送信を許可する指示を行う。そして、記録部１４０に送信情報を記録する指示を行う。

また、処理決定部１２２は、判定部１１６によりデータベースに宛先情報があり、かつその宛先の名称が未登録と判定された場合、当該宛先への送信を一旦保留するよう送信制御部１３４に指示する。そして処理決定部１２２は、名称が未登録である旨を所定の通知先に通知するよう通知部１３６に指示する。通知部１３６は処理決定部１２２からの指示に従い、所定の通知者にインタフェース部２２を介してメールやインスタントメッセージで通知する。

処理決定部１２２は、判定部１１６によりデータベースに宛先または名称が未登録であると判定されたとき、当該宛先への送信処理を一旦保留するよう送信制御部１３４に指示する。さらに、処理決定部１２２は、登録処理部１３８に未登録の宛先または名称の登録要求を指示する。登録処理部１３８は、上述したように処理決定部１２２からの指示に従い、当該宛先または名称の登録処理を行う。登録後、処理決定部１２２は、送信制御部１３４に当該宛先への送信の許可を指示する。

また、処理決定部１２２は、データベースへの登録許可設定がオフの場合と、データベースへの登録要求をユーザがしなかった場合に、入力されたファックス番号を編集可能な編集モードに移行するよう編集部（不図示）に指示する。編集部は、キー入力バッファ１０４に記憶されているファックス番号の編集操作を入力受付部１０２から受け付け、編集を行う。このとき、処理決定部１２２は、送信制御部１３４に当該宛先への送信を一旦保留にするよう指示する。

このように構成された本実施形態の通信端末装置１０の動作について、以下に説明する。図４は、本実施形態の通信端末装置１０の動作の一例を示すフローチャートである。ここでは、通信端末装置１０において、ファクシミリ送信が指示された場合を例として説明するが、これに限定されない。メール送信や他の通信処理時も同様である。以下、図１乃至図４を用いて説明する。

ファックス送信モードにおいて（Ｓ１１のＹＥＳ）、本処理が開始する。通信端末装置１０において、入力受付部１０２がファックス番号のダイヤル入力を受け付け（Ｓ１３のＹＥＳ）、キー入力バッファ１０４に入力された番号を記憶する（Ｓ１５）。送信開始受付部１０８が送信開始指示キーの押下を受け付けたとき（Ｓ１７のＹＥＳ）、あるいは、同報受付部１０６が同報指定キーの押下を受け付けたとき（Ｓ１７のＮＯかつＳ１９のＹＥＳ）、検索キー決定部１１０はキー入力バッファ１０４に記憶されている入力番号を検索キーとして決定する。そして検索部１１２が検索キー決定部１１０で決定された検索キーでインタフェース部２２を介してディレクトリサーバ４２のデータベースを検索する（Ｓ２１）。検索部１１２で検索された結果は検索結果記憶部１１４に記憶される。

そして、判定部１１６は、検索結果に基づき入力番号に一致する宛先情報があるか否かを判定する（Ｓ２３）。入力番号に一致する宛先情報がある場合（Ｓ２３のＹＥＳ）、処理決定部１２２は、データベースに登録されているファックス番号に相当する名称を表示するよう通知部１３６に指示する。通知部１３６は、処理決定部１２２からの指示に従い、ファックス番号に相当する名称を表示部１６に表示する（Ｓ２５）。

そして、処理決定部１２２は、送信制御部１３４に当該ファックス番号への送信の許可を指示する。送信制御部１３４は、送信処理部１３０に当該ファックス番号への送信を指示する。送信処理部１３０は、送信データ記憶部１３２に記憶されている送信データを当該ファックス番号宛に送信を開始する（Ｓ２７）。たとえば、メモリ送信時には、当該ファックス番号でメモリ蓄積を開始する。また、スキャナ送信時には、当該ファックス番号でダイヤルを開始する。そして、送信処理部１３０は通信部１２を介して当該ファックス番号への送信データの送信を行う（Ｓ２９）。そして、本処理を終了する。

また、ステップＳ２３において、入力番号に一致する宛先情報がない場合（Ｓ２３のＮＯ）、処理決定部１２２は、入力されたファックス番号がデータベースに未登録である旨を示すメッセージを表示するよう通知部１３６に指示する。処理決定部１２２からの指示に従い、通知部１３６は、表示部１６にメッセージを表示する（Ｓ３１）。そして、処理条件記憶部１２０を参照し、データベースへの登録許可設定がオンか否かを判別する（Ｓ３３）。

登録許可設定時（Ｓ３３のＹＥＳ）、処理決定部１２２は登録処理部１３８に登録処理を指示する。登録処理部１３８は処理決定部１２２からの指示従い、ユーザに登録を行うか否かを問い合わせる（Ｓ３７）。

登録する場合（Ｓ３７のＹＥＳ）、さらに処理条件記憶部１２０を参照し、登録用プロテクト設定に基づき、登録用プロテクト設定がオンの場合、プロテクト解除を行うためにユーザの認証処理を行うよう登録処理部１３８に指示する。登録処理部１３８は、処理決定部１２２からの指示に従い、認証用ユーザＩＤおよびパスワードの入力を要求し、受け付けたユーザＩＤおよびパスワードでユーザ認証処理を行う（Ｓ３９）。登録用プロテクト設定がオフの場合はそのまま次の登録処理に進む。

ユーザが認証されプロテクトが解除された後、登録処理部１３８はデータベースへのエントリに必要なファックス番号以外のパラメータの入力をユーザに促し、入力を受け付ける。そして、受け付けた名称を含むパラメータ（宛先情報）をインタフェース部２２を介してディレクトリサーバ４２のデータベースに登録する（Ｓ４１）。

処理決定部１２２は、登録処理部１３８により宛先情報が登録された後、登録されたエントリを通知するように通知部１３６に指示する。通知部１３６は処理決定部１２２からの指示に従い、所定の管理者の通知先にインタフェース部２２を介してメールにて登録された宛先情報を通知する（Ｓ４３）。そしてステップＳ１３に戻る。

なお、ステップＳ３３でデータベースへの登録許可設定がオフの場合（Ｓ３３のＮＯ）またはデータベースへの登録の要求をユーザがしなかった場合（Ｓ３７のＮＯ）、入力されたファックス番号の編集モードに移行する（Ｓ３５）。このとき、処理決定部１２２は、送信制御部１３４に当該宛先への送信を禁止するよう指示する。そして、ステップＳ１３に戻る。

以上説明したように、本発明の実施の形態の通信端末装置１０によれば、ユーザが指定した宛先をデータベースなどと照合し、宛先が存在する場合に送信を許可するので、指定以外の宛先への不正な送信を防止することが可能となり、通信管理の効率が向上する。また、宛先の入力ミスなどによる誤送信を防ぐこともでき、信頼性が向上する。宛先が存在しない場合は、所定の処理を行うことができる。

また、宛先が存在しない場合に送信を禁止することができるので、指定以外の宛先への不正な送信を防止したり、宛先の入力ミスによる誤送信を防いだりすることができる。さらに、データベースに登録されていない宛先に送信を許可する場合に、送信者を記録して管理することが可能となる。また、データベースに名称が存在しないために宛先が確定できない場合に、その旨をユーザに通知し、確認を促すことができる。さらに、管理者など所定の通知先に名称が未登録である宛先を通知することができるので、管理者が宛先の名称を登録するなどの処置を施すことが可能となる。

さらに、上記実施形態によれば、データベースに登録されていない宛先には送信を許可せず、登録処理を行ってから送信処理を行うことができるので、指定以外の宛先への不正な送信を防止することが可能となり、通信管理効率が向上する。また、登録後はその宛先への送信が可能となるので使い勝手が向上する。以後の宛先の入力ミスなどによる誤送信を防ぐこともでき、信頼性が向上する。また、認証されたユーザのみが登録処理を行うことができるので、不正な登録を防ぐことができ、信頼性が向上する。

以上、図面を参照して本発明の実施形態について述べたが、これらは本発明の例示であり、上記以外の様々な構成を採用することもできる。

たとえば、上記実施形態において、入力受付部１０２は、ファックス番号の入力を受け付ける場合を例として説明しているがこれに限定されない。たとえば、メールアドレス、ＩＰファックス番号、および電話番号などを含むことができる。そして、検索部１１２は受け付けたメールアドレス、ＩＰファックス番号、および電話番号を検索キーとしてディレクトリサーバ４２のデータベースを検索し、名称を取得することができる。そして、送信処理部１３０は、通信部１２を介して該当する宛先にメール送信、ＩＰファックス、および発呼することができる。

本発明の実施の形態に係る通信端末装置のネットワーク構成を示すブロック図である。 図１の通信端末装置の概略機能ブロック図である。 図１の通信端末装置において記録される送信履歴の一例を示す図である。 図１の通信端末装置の動作の一例を示すフローチャートである。

符号の説明

１０ 通信端末装置
１２ 通信部
１４ 操作部
１６ 表示部
１８ 制御部
２０ 記憶装置
２２ インタフェース部
２６ ネットワーク
３０ 電話機
３１ ファックス端末
３３ Ｅメール端末
３４ ＩＰ電話機
３５ インターネットファックス端末
３６ 携帯端末
４０ ネットワーク
４２ ディレクトリサーバ
１０２ 入力受付部
１０４ キー入力バッファ
１０６ 同報受付部
１０８ 送信開始受付部
１１０ 検索キー決定部
１１２ 検索部
１１４ 検索結果記憶部
１１６ 判定部
１１８ 宛先記憶部
１２０ 処理条件記憶部
１２２ 処理決定部
１３０ 送信処理部
１３２ 送信データ記憶部
１３４ 送信制御部
１３６ 通知部
１３８ 登録処理部
１４０ 記録部
１４２ 送信履歴記憶部
１５０ 送信履歴

Claims (11)

1. ユーザが指定した宛先を受け付ける宛先受付部と、
   前記宛先受付部が受け付けた前記宛先を検索キーとして、前記宛先およびその宛先を確定できる名称を宛先情報として登録可能な所定の宛先情報記憶装置内の前記宛先情報を検索する検索部と、
   前記検索部による検索結果に基づき前記宛先に一致した宛先情報があるか否かを判定する判定部と、
   前記判定部により前記宛先情報があると判定されたとき、前記検索部による前記検索結果に基づき前記宛先情報に前記名称が登録済みか否かを判定する第２の判定部と、
   前記第２の判定部により前記名称が未登録と判定された場合、前記宛先への送信を行う前に、前記名称が未登録である旨をユーザに報知する報知部と、
   前記名称が未登録である前記宛先への前記ユーザからの送信指示を受け付ける送信指示受付部と、
   前記第２の判定部により前記名称が未登録と判定された場合、前記送信指示受付部が前記送信指示を受け付けた後に、前記宛先への送信処理を行う送信処理部と、
   前記判定部により前記宛先情報がないと判定されたとき、所定の処理を行う処理部と、
   を備えることを特徴とする通信端末装置。
2. 請求項１に記載の通信端末装置において、
   前記処理部は、前記判定部により前記宛先情報がないと判定された前記宛先への送信を禁止する禁止部を含むことを特徴とする通信端末装置。
3. 請求項１に記載の通信端末装置において、
   前記処理部は、
   前記判定部により前記宛先情報がないと判定された前記宛先を提示する提示部と、
   前記提示部に提示された前記宛先への送信を許可する指示をユーザから受け付ける送信指示受付部と、
   前記送信指示受付部が受け付けた前記送信指示に呼応して前記宛先への送信を許可する許可部と、
   前記許可部が送信を許可した前記宛先への送信情報を記録する記録部と、を含むことを特徴とする通信端末装置。
4. 請求項３に記載の通信端末装置において、
   前記処理部は、
   ユーザが入力した識別情報およびパスワードを受け付ける認証情報受付部と、
   前記識別情報および前記パスワードにより前記ユーザの認証を行う認証部と、を含み、
   前記許可部は、前記認証部が前記ユーザを認証した場合に前記宛先への送信を許可し、
   前記記録部は、前記送信情報に前記ユーザの前記識別情報を含めることを特徴とする通信端末装置。
5. 請求項１に記載の通信端末装置において、
   前記第２の判定部により前記名称が未登録と判定された場合に通知を行う通知先を登録する通知先登録部と、
   前記第２の判定部により前記名称が未登録と判定された場合、前記通知先に、前記宛先の前記名称が未登録である旨を通知する通知部と、
   をさらに備えることを特徴とする通信端末装置。
6. ユーザが指定した宛先を受け付ける宛先受付部と、
   前記宛先受付部が受け付けた前記宛先を検索キーとして所定の宛先情報記憶装置内の宛先情報を検索する検索部と、
   前記検索部による検索結果に基づき前記宛先に一致した宛先情報があるか否かまたは前記宛先情報があるときに前記宛先を確定できる名称が登録済みか否かを判定する判定部と、
   前記判定部により前記宛先情報がない、または前記名称が未登録と判定されたとき、前記宛先に送信処理を行う前に、前記宛先または前記名称を前記宛先情報として前記宛先情報記憶装置に登録する指示を受け付ける登録受付部と、
   前記登録受付部が受け付けた前記宛先または前記名称を前記宛先情報として前記宛先情報記憶装置に登録する登録部と、
   前記登録部により前記宛先情報として前記宛先または前記名称が登録された後、前記宛先に送信処理を行う送信処理部と、
   を備えることを特徴とする通信端末装置。
7. 請求項６に記載の通信端末装置において、
   前記ユーザに識別情報およびパスワードの入力を促し、前記入力を受け付ける認証情報受付部と、
   前記認証情報受付部が受け付けた前記識別情報および前記パスワードにより前記ユーザの認証を行う認証部と、を含み、
   前記認証部が前記ユーザを認証した場合にのみ前記登録部による登録を許可することを特徴とする通信端末装置。
8. 請求項１乃至７いずれかに記載の通信端末装置において、
   前記宛先情報記憶装置は、ディレクトリサーバのデータベースであることを特徴とする通信端末装置。
9. 請求項６または７に記載の通信端末装置において、
   前記登録部により前記宛先情報として前記宛先または前記名称が登録された後、登録された前記宛先情報を所定の通知先に通知する登録通知部をさらに備えることを特徴とする通信端末装置。
10. 請求項７に記載の通信端末装置において、
    前記ユーザ毎に前記登録部による登録を許可するか否かを前記ユーザ毎に設定して条件として記憶する条件記憶部をさらに含み、
    前記条件に従って、前記認証部が認証した前記ユーザが前記登録部による登録を許可されている場合に前記登録部による登録を許可することを特徴とする通信端末装置。
11. 請求項２に記載された通信端末装置において、
    前記ユーザによる同報指定を受け付ける同報指示受付部と、
    前記同報指定を受け付けたとき、前記宛先受付部で受け付けた複数の前記宛先を順次記憶する宛先記憶部と、を備え、
    前記禁止部は、前記判定部により前記宛先情報がないと判定された前記宛先を前記宛先記憶部から削除し、
    前記送信処理部は、前記宛先記憶部に記憶された前記宛先への送信処理を行うことを特徴とする通信端末装置。

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