JP4259498B2 - インターネットファクシミリ装置およびインターネットファクシミリシステム - Google Patents

Description

本発明は、インターネットファクシミリ装置およびインターネットファクシミリシステムに関する。

ネットワーク技術の普及にともない、たとえばファクシミリ装置やＭＦＰ（Multi Functional Peripheral）などの情報機器もネットワークに接続されるようになってきた。このようなファクシミリ装置は、一般的なＧ３方式等によるファクシミリ通信機能の他に、Ｅメール送受信機能、原稿の画像データ等をネットワークを介して送受信するインターネットファックス機能等を備え、他のファクシミリ装置、コンピュータ、およびインターネットファクシミリ装置等と情報の送受信を行うことができる。

このように、ファクシミリ装置がクライアントとしてネットワークに接続されることにより、ファクシミリ装置は、同じネットワークに接続されたディレクトリサーバに蓄積された情報を読み出すことが可能となってきた。

特許文献１には、ＬＤＡＰ（Lightweight Directory Access Protocol）に基づくディレクトリサービスにおいて、クライアント側からＬＤＡＰに基づく検索を検索用ディレクトリサーバに実行させ、必要な情報を検索する文書ファイル検索システムが開示されている。

このようなディレクトリサーバに、電話帳などの情報を登録しておくことにより、従来はファクシミリ装置毎に保有していた電話帳などの情報を一元管理することが可能となっている。
特許３６５１７６８号公報

ところで、従来のインターネットファクシミリ装置は、原稿をスキャンして得られた画像データをメールに添付して送信する際、発信者の情報は、メール本文の編集によってユーザがそれぞれ署名を手動で作成していたので、手間がかかり不便であった。また、入力ミスなどを招く可能性もあった。

本発明は上記事情に鑑みてなされたものであり、その目的とするところは、ユーザ毎に署名を自動的に作成しメールに添付可能な利便性のよいインターネットファクシミリ装置を提供することにある。

本発明によれば、原稿を読み取り作成された画像データをメールに添付して送信するインターネットファクシミリ装置であって、
ユーザの識別情報および認証情報を受け付ける認証受付部と、
複数のユーザのユーザ情報をそれぞれ記憶するとともに、前記認証受付部が受け付けた前記識別情報および前記認証情報に基づいて、前記ユーザの認証を行う外部サーバから、認証されたユーザのユーザ情報をネットワークを介して取得する取得部と、
前記取得部が取得した前記ユーザ情報を使用して前記メールの署名を作成する署名作成部と、
前記署名を付した前記メールに前記画像データを添付して送信する送信部と、
少なくとも一つの署名テンプレートを記憶するテンプレート記憶部と、
前記署名に記載する前記ユーザ情報の項目および配置の設定を受け付ける設定受付部と、
前記設定受付部が受け付けた前記設定にしたがって前記署名テンプレートを作成する作成部と、
作成された前記署名テンプレートを前記テンプレート記憶部に予め登録する登録部と、
前記ユーザ毎にデフォルトの署名テンプレートの指定を受け付ける指定受付部と、
受け付けた前記指定を前記ユーザ毎に記憶する指定記憶部と、
を備え、
前記取得部は、前記認証されたユーザ毎に前記ユーザ情報の必要な項目のみを前記外部サーバに問い合わせて前記ネットワークを介して取得し、
前記署名作成部は、前記指定記憶部を参照し、前記認証されたユーザの指定した前記署名テンプレートを使用して、前記取得部が取得した前記ユーザ情報の前記項目を前記配置の前記設定に従って挿入し、前記署名を作成することを特徴とするインターネットファクシミリ装置が提供される。

ここで、ユーザ情報とは、たとえば、ユーザの名前、住所、郵便番号、メールアドレス、電話番号、携帯電話番号、ファックス番号、会社名、所属部課、グループ、会社電話番号、ホームページＵＲＬアドレスなどの個人情報を含むことができる。

この発明によれば、メールの発信者を特定し、そのユーザ情報から自動的に署名を作成することができるので、操作性および利便性が向上する。また、認証されたユーザの情報を使用して署名を作成するので、なりすましなどの不正行為を防止することができる。
ここで、外部サーバとは、たとえば、ＬＤＡＰサーバなどのディレクトリサーバを含むことができる。この構成によれば、外部サーバで一元管理されているユーザ情報を用いて署名を自動的に作成するこができる。
また、この構成によれば、予め登録されたテンプレートから署名形式を選択することができるので、操作性および利便性がよい。また、署名テンプレートは必要に応じて変更することができる。

上記インターネットファクシミリ装置において、署名の変更の入力を拒否する手段または、署名の変更が行われた場合、エラー通知を行う手段と、をさらに含むことができる。また、上記インターネットファクシミリ装置において、所定の署名を記憶する記憶部を有し、ユーザ認証できなかったり、ユーザ情報が取得できなかったりした場合、署名作成部は、記憶部に記憶されている所定の署名を使用することもできる。

上記インターネットファクシミリ装置において、前記取得部は、前記外部サーバから前記認証されたユーザのメールアドレスを取得し、前記送信部は、取得した前記メールアドレスを前記メールの発信者とすることができる。

本発明によれば、複数のユーザのユーザ情報をそれぞれ記憶するユーザ情報記憶部と、
ユーザの識別情報および認証情報に基づいて前記ユーザの認証を行う認証部と、を有するサーバと、
前記サーバとネットワークを介して接続されるインターネットファクシミリ装置と、を備え、
前記インターネットファクシミリ装置は、
原稿を読み取り作成された画像データを記憶する画像記憶部と、
ユーザの識別情報および認証情報を受け付ける認証受付部と、
前記サーバに前記ユーザの認識を前記ネットワークを介して要求し、前記サーバが認証した前記ユーザのユーザ情報を前記サーバから前記ネットワークを介して取得する取得部と、
前記取得部が取得した前記ユーザ情報を使用してメールの署名を作成する署名作成部と、
前記署名を付した前記メールに前記画像データを添付して送信する送信部と、
少なくとも一つの署名テンプレートを記憶するテンプレート記憶部と、
前記署名に記載する前記ユーザ情報の項目および配置の設定を受け付ける設定受付部と、
前記設定受付部が受け付けた前記設定にしたがって前記署名テンプレートを作成する作成部と、
作成された前記署名テンプレートを前記テンプレート記憶部に予め登録する登録部と、
前記ユーザ毎にデフォルトの署名テンプレートの指定を受け付ける指定受付部と、
受け付けた前記指定を前記ユーザ毎に記憶する指定記憶部と、を備え、
前記インターネットファクシミリ装置において、
前記取得部は、前記認証されたユーザ毎に前記ユーザ情報の必要な項目のみを前記外部サーバに問い合わせて前記ネットワークを介して取得し、
前記署名作成部は、前記指定記憶部を参照し、前記認証されたユーザの指定した前記署名テンプレートを使用して、前記取得部が取得した前記ユーザ情報の前記項目を前記配置の前記設定に従って挿入し、前記署名を作成することを特徴とするインターネットファクシミリシステムが提供される。

上記インターネットファクシミリシステムにおいて、前記サーバに前記指定記憶部を設けることができる。

なお、以上の構成要素の任意の組合せ、本発明の表現を方法、装置、システム、記録媒体、コンピュータプログラムなどの間で変換したものもまた、本発明の態様として有効である。

本発明によれば、ユーザ毎に署名を自動的に作成しメールに添付可能な利便性のよいインターネットファクシミリ装置が提供される。

以下、本発明の実施の形態について、図面を用いて説明する。尚、すべての図面において、同様な構成要素には同様の符号を付し、適宜説明を省略する。

図１は、本発明の実施の形態に係るインターネットファクシミリシステムの構成を示す機能ブロック図である。本実施形態のインターネットファクシミリ装置１００は、原稿を読み取り作成された画像データをメールに添付して送信するインターネットファクシミリ装置であって、ユーザの識別情報および認証情報を受け付ける認証受付部（ＩＤ受付部１１０）と、認証受付部が受け付けた識別情報および認証情報に基づいて認証されたユーザのユーザ情報を取得する取得部（問合せ部１３０）と、取得部が取得したユーザ情報を使用してメールの署名を作成する署名作成部（署名作成部１３４）と、署名を付したメールに画像データを添付して送信する送信部（メール編集部１２０およびメール送信部１２８）と、を備える。

インターネットファクシミリ装置１００は、たとえば、ＬＡＮやインターネットなどのネットワーク１に接続されたインターネットファクシミリ装置やＭＦＰなどである。なお、図１において、本発明の本質に関わらない部分の構成については省略してある。

また、インターネットファクシミリ装置１００およびＬＤＡＰサーバ１０の各構成要素は、任意のコンピュータのＣＰＵ、メモリ、メモリにロードされた本図の構成要素を実現するプログラム、そのプログラムを格納するハードディスクなどの記憶ユニット、ネットワーク接続用インタフェースを中心にハードウエアとソフトウエアの任意の組合せによって実現される。そして、その実現方法、装置にはいろいろな変形例があることは、当業者には理解されるところである。以下説明する各図は、ハードウエア単位の構成ではなく、機能単位のブロックを示している。

詳細には、インターネットファクシミリ装置１００は、操作部１０２と、表示部１０４と、インタフェース部（図中、「Ｉ／Ｆ」と示す）１０６と、ＩＤ受付部１１０と、認証要求部１１２と、メール編集部１２０と、メール本文記憶部（図中、「メール本文」と示す）１２２と、読取部１２４と、画像記憶部（図中、「画像」と示す）１２６と、メール送信部１２８と、問合せ部１３０と、ユーザ情報記憶部（図中、「ユーザ情報」と示す）１３２と、署名作成部１３４と、テンプレート記憶部（図中、「テンプレート」と示す）１３６と、署名記憶部（図中、「署名」と示す）１３８と、を含む。また、ＬＤＡＰサーバ１０は、ネットワーク１を介してインターネットファクシミリ装置１００に接続され、インタフェース部（図中、「Ｉ／Ｆ」と示す）１２と、認証部１４と、ユーザ情報記憶部（図中、「ユーザ情報」と示す）１６と、検索部１８と、を含む。

本実施形態において、ユーザの情報をＬＤＡＰサーバ１０などの外部記憶部に登録する構成としたが、この構成によれば、外部記憶部でユーザ情報などを一元管理することができるので、異なるインターネットファクシミリ装置からも同じ外部記憶部にアクセスし、同様にユーザ情報を共有することができるので、利便性がよい。ここで、ユーザ情報とは、たとえば、ユーザの名前、住所、郵便番号、メールアドレス、電話番号、携帯電話番号、ファックス番号、会社名、所属部課、グループ、会社電話番号、ホームページＵＲＬアドレスなどの個人情報を含むことができる。

インターネットファクシミリ装置１００において、操作部１０２は、操作パネル（不図示）上に設けられた操作キー、操作ボタン、スイッチ、レバー、キーボード、タッチパネル、シートキーなどであり、ユーザが各種設定や指示の操作入力を行うのに使用する。

表示部１０４は、操作パネル上に設けられたランプ、ＬＥＤ表示器、液晶ディスプレイ、ＣＲＴモニタなどであり、各種情報表示、操作画面表示、インターネットファクシミリ装置１００の動作や状態表示などを行う。

インタフェース部１０６は、ネットワーク１を介してＬＤＡＰサーバ１０やメールサーバ３と通信を行う。インタフェース部１０６は、有線および無線通信のいずれでもよい。

ＩＤ受付部１１０は、ユーザが操作部１０２を操作して入力したユーザの識別情報および認証情報を受け付ける。ここで、識別情報とは、ユーザを識別する情報であり、ユーザ名やユーザＩＤなどである。認証情報とは、パスワードやＩＣカードやＲＦＩＤ（Radio Frequency Identification）から読み取られた情報、指紋などの生体認証情報を含むこともできる。ＩＤ受付部１１０は、ＩＣカード読取部、ＲＦＩＤ読取部、指紋読取部などを含むことができる。なお、ＩＣカードやＲＦＩＤの場合は、認証情報だけでなく識別情報も含まれ、同時に読み取ることができる。

認証要求部１１２は、インタフェース部１０６を介してＬＤＡＰサーバ１０にＩＤ受付部１１０が受け付けたユーザの識別情報および認証情報を送信し、ユーザ認証を要求する。さらに、認証要求部１１２は、ＬＤＡＰサーバ１０からの認証結果をインタフェース部１０６を介して受信し、ユーザが認証された場合、問合せ部１３０に通知する。問合せ部１３０は、認証要求部１１２が認証要求したユーザがＬＤＡＰサーバ１０によって認証された場合、そのユーザのユーザ情報をインタフェース部１０６を介してＬＤＡＰサーバ１０に問い合わせ、ユーザ情報を取得し、署名作成部１３４に通知する。取得したユーザ情報は一時的にユーザ情報記憶部１３２に格納される。ユーザ情報については、後述する。

ＬＤＡＰサーバ１０において、インタフェース部１２は、ネットワーク１を介してインターネットファクシミリ装置１００と通信を行う。認証部１４は、インタフェース部１２を介してインターネットファクシミリ装置１００からの認証要求を受け付け、ユーザの識別情報および認証情報に基づいて、ユーザの認証を行う。なお、ＬＤＡＰサーバ１０には、予め各ユーザの識別情報および認証情報が登録されているものとする。

ユーザ情報記憶部１６は、各ユーザの各種情報を記憶する。図２にユーザ情報記憶部１６の一例を示す。各ユーザについて、ユーザ情報記憶部１６に示されるような項目２１に対するデータ２３が記憶されている。

図１に戻り、検索部１８は、インターネットファクシミリ装置１００からの問い合わせに呼応して、認証されたユーザのユーザ情報をユーザ情報記憶部１６から検索し、インタフェース部１２を介してインターネットファクシミリ装置１００に送信する。ここで、インターネットファクシミリ装置１００からの問い合わせは、ユーザ毎に必要な項目２１を指定してもよいし、全ての項目２１について問い合わせてもよい。

インターネットファクシミリ装置１００において、署名作成部１３４は、問合せ部１３０からの通知を受けて、ユーザ情報記憶部１３２に格納されたユーザのユーザ情報を使用してメールの署名を作成する。テンプレート記憶部１３６は、少なくとも一つの署名テンプレートが登録されている。署名作成部１３４は、テンプレートを作成し、テンプレート記憶部１３６に保存する手段と、テンプレート記憶部１３６に登録されている複数のテンプレートの中から使用するテンプレートの指定を受け付ける手段と、を含むことができる。テンプレートは、定型テンプレートとして予め装置に登録されていてもよいし、ユーザが自由に項目を配置してテンプレートを作成することもできる。署名作成部１３４は、テンプレート記憶部１３６に記憶されている署名テンプレートの配置に従って、ユーザ情報記憶部１３２に格納されたユーザのユーザ情報を挿入して署名を作成し、署名記憶部１３８に一時的に記憶する。

図３（ａ）に署名テンプレートの一例を示す。テンプレート２００は、署名ヘッダ部２０２として、メール本文との区切り線の「−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−」が指定され、複数の選択項目２０４として、＜name＞および＜e-mail address＞が指定され、＜e-mail address＞については、さらに項目ヘッダ部２０６として「E-mail：」が指定され、図示されるような配置に指定されている。

図３（ｂ）に、図３（ａ）のテンプレート２００を使用して作成されたメール２１０の一例を示す。メール２１０は、本文２１２と、署名部分２１４と、を含む。本文２１２は、予め所定の書式に従ったメッセージでもよいし、ユーザが操作部１０２を使用して入力したメッセージをメール編集部１２０が受け付けて作成することもできる。署名部分２１４には、図３（ａ）のテンプレート２００で指定された内容に従って作成された署名が記述される。

具体的には、署名作成部１３４は、問合せ部１３０が取得したユーザ情報から、＜name＞および＜e-mail address＞の項目に対応するデータ「Taro Yamamoto」および「taro@***.co.jp」を抽出し、テンプレート２００の配置に従って挿入して署名を作成する。

図４（ａ）および図４（ｂ）に、他のテンプレートの例を示す。テンプレート２２０およびテンプレート２３０は、テンプレート記憶部１３６に記憶されている。図４（ａ）に示されたテンプレート２２０によって作成された署名を付したメールが図４（ｃ）に示されたメール２４０である。メール２４０は、本文２４２と、テンプレート２２０に基づいて作成された署名部分２４４と、を含む。

署名作成部１３４は、このような複数のテンプレート２２０、２３０の中から何れのテンプレートを使用するかの指定を受け付ける受付部（不図示）を含み、指定されたテンプレートを使用して署名を作成する。

図１に戻り、読取部１２４は、原稿を読み取り画像データを作成し、画像記憶部１２６に格納する。メール編集部１２０は、送信先のメールアドレスの指定を操作部１０２を介して受け付け、メールの作成および編集を行う。なお、発信者のメールアドレスについては、予め設定されているインターネットファクシミリ装置１００固有のメールアドレスであってもよいし、ユーザが操作部１０２を介して入力したメールアドレスをメール編集部１２０が受け付けてもよい。あるいは、ユーザ情報から取得したメールアドレスであってもよい。

メール本文記憶部１２２には、メール編集部１２０により作成および編集されたメールが記憶される。メール編集部１２０は、メール本文記憶部１２２に記憶されたメール本文に署名記憶部１３８に記憶されている署名を付加し、画像記憶部１２６に記憶された画像データを添付して送信メールを作成する。メール送信部１２８は、メール編集部１２０が作成した送信メールをインタフェース部１０６を介してメールサーバ３、ここでは、ＳＭＴＰサーバに送信され、メールサーバ３から宛先メールアドレスに該当するメールサーバに転送される。

このように構成されたインターネットファクシミリ装置１００の動作について、以下に説明する。図５は、本実施形態のインターネットファクシミリ装置１００の動作の一例を示すフローチャートである。以下、図１乃至図５を用いて説明する。

まず、ユーザが操作パネル上で、インターネットファクシミリを送信する操作を開始すると、表示部１０４にログイン画面（不図示）が表示される（Ｓ１１）。ログイン画面にて、ユーザＩＤとパスワードの入力をユーザに促し、ユーザが操作部１０２を使用して入力したユーザＩＤおよびパスワードをＩＤ受付部１１０が受け付ける（Ｓ１３）。

つづいて、認証要求部１１２が、ＩＤ受付部１１０が受け付けたユーザＩＤおよびパスワードをインタフェース部１０６を介してネットワーク１上のＬＤＡＰサーバ１０に送信し、認証要求を行う（Ｓ１５）。ＬＤＡＰサーバ１０において、インタフェース部１２を介してインターネットファクシミリ装置１００から認証部１４が認証要求を受け付け、ユーザＩＤおよびパスワードに基づいて、ユーザ認証を行う。

ユーザ認証に成功した場合（Ｓ１７のＹＥＳ）、インタフェース部１０６を介して認証要求部１１２に通知し、認証要求部１１２から問合せ部１３０に指示して、問合せ部１３０が認証されたユーザのユーザ情報をＬＤＡＰサーバ１０に問い合わせる（Ｓ１９）。問合せ部１３０がインタフェース部１０６を介してネットワーク１上のＬＤＡＰサーバ１０に認証されたユーザのユーザ情報を問い合わせると、ＬＤＡＰサーバ１０において、インタフェース部１２を介して検索部１８が問い合わせを受け付け、ユーザ情報記憶部１６にアクセスし、ユーザのユーザ情報を取得し、インタフェース部１２を介してインターネットファクシミリ装置１００にユーザ情報を返信する。インターネットファクシミリ装置１００において、問合せ部１３０がインタフェース部１０６を介してＬＤＡＰサーバ１０から認証されたユーザのユーザ情報を受信し、ユーザ情報記憶部１３２に格納する。

つづいて、読取部１２４が原稿をスキャンし（Ｓ２１）、画像データを作成し、画像記憶部１２６に格納する（Ｓ２３）。メール編集部１２０は、画像データをメールに添付する（Ｓ２５）。そして、署名作成部１３４は、使用するテンプレートの指定を受け付け、ユーザ情報記憶部１３２に格納されたユーザ情報から、指定されたテンプレートに従って必要なデータを抽出し、配置に従って挿入して署名を作成し、署名記憶部１３８に格納する（Ｓ２７）。そして、メール編集部１２０は、署名記憶部１３８に格納された署名をメールに付加する（Ｓ２９）。そして、メール送信部１２８が、ステップＳ２９で作成されたメールをインタフェース部１０６を介して送信する（Ｓ３１）。

なお、ステップＳ２１で原稿を読取部１２４がスキャンして作成された画像データをメールに添付しているが、インターネットファクシミリ送信時に読取部１２４が読み取ったもの以外にも、予め画像記憶部１２６、あるいはインターネットファクシミリ装置１００からアクセス可能な他の記憶装置に記憶されている画像データであってもよい。

以上説明したように、本実施形態のインターネットファクシミリ装置１００によれば、メールの発信者を特定し、そのユーザ情報から自動的に署名を作成することができるので、操作性および利便性が向上する。また、認証されたユーザの情報を使用して署名を作成するので、なりすましなどの不正行為を防止することができる。

以上、図面を参照して本発明の実施形態について述べたが、これらは本発明の例示であり、上記以外の様々な構成を採用することもできる。

たとえば、上記実施形態において、署名テンプレートは、ユーザがメール送信時に随時選択するようにしたが、ユーザ毎にデフォルトの署名テンプレートの指定を記憶する指定記憶部を含むことができる。ここで、指定記憶部は、インターネットファクシミリ装置内部のユーザ情報記憶部または外部ユーザ情報記憶部のいずれでもよい。この構成によれば、ユーザ毎にデフォルトの署名テンプレートの指定ができるので、毎回署名テンプレートの指定をする必要がなくなり、操作が簡単になり利便性が増す。

上記インターネットファクシミリ装置において、署名の変更の入力を拒否する手段または、署名の変更が行われた場合、エラー通知を行う手段と、をさらに含むことができる。また、上記インターネットファクシミリ装置において、所定の署名を記憶する記憶部を有し、ユーザ認証できなかったり、ユーザ情報が取得できなかったりした場合、署名作成部１３４は記憶部に記憶されている所定の署名を使用することもできる。

また、上記インターネットファクシミリ装置１００において、ユーザ情報はＬＤＡＰサーバ１０などの外部記憶装置に登録されている構成について説明したが、インターネットファクシミリ装置１００内部の記憶部に記憶することもできる。この場合、認証部１４もインターネットファクシミリ装置１００に含むものとする。

本発明の実施の形態に係るインターネットファクシミリシステムの構成を示す機能ブロック図である。 図１のＬＤＡＰサーバのユーザ情報記憶部の構造の一例を示す図である。 本実施形態のテンプレートとテンプレートから作成された署名を説明するための図である。 本実施形態のテンプレートとテンプレートから作成された署名を説明するための図である。 図１のインターネットファクシミリシステムの動作の一例を示すフローチャートである。

符号の説明

１ ネットワーク
３ メールサーバ
１０ ＬＤＡＰサーバ
１２ インタフェース部
１４ 認証部
１６ ユーザ情報記憶部
１８ 検索部
２１ 項目
２３ データ
１００ インターネットファクシミリ装置
１０２ 操作部
１０４ 表示部
１０６ インタフェース部
１１０ ＩＤ受付部
１１２ 認証要求部
１２０ メール編集部
１２２ メール本文記憶部
１２４ 読取部
１２６ 画像記憶部
１２８ メール送信部
１３０ 問合せ部
１３２ ユーザ情報記憶部
１３４ 署名作成部
１３６ テンプレート記憶部
１３８ 署名記憶部
２００ テンプレート
２０２ 署名ヘッダ部
２０４ 選択項目
２０６ 項目ヘッダ部
２１０ メール
２１２ 本文
２１４ 署名部分
２２０ テンプレート
２３０ テンプレート
２４０ メール

Claims (6)

1. 原稿を読み取り作成された画像データをメールに添付して送信するインターネットファクシミリ装置であって、
   ユーザの識別情報および認証情報を受け付ける認証受付部と、
   複数のユーザのユーザ情報をそれぞれ記憶するとともに、前記認証受付部が受け付けた前記識別情報および前記認証情報に基づいて、前記ユーザの認証を行う外部サーバから、認証されたユーザのユーザ情報をネットワークを介して取得する取得部と、
   前記取得部が取得した前記ユーザ情報を使用して前記メールの署名を作成する署名作成部と、
   前記署名を付した前記メールに前記画像データを添付して送信する送信部と、
   少なくとも一つの署名テンプレートを記憶するテンプレート記憶部と、
   前記署名に記載する前記ユーザ情報の項目および配置の設定を受け付ける設定受付部と、
   前記設定受付部が受け付けた前記設定にしたがって前記署名テンプレートを作成する作成部と、
   作成された前記署名テンプレートを前記テンプレート記憶部に予め登録する登録部と、
   前記ユーザ毎にデフォルトの署名テンプレートの指定を受け付ける指定受付部と、
   受け付けた前記指定を前記ユーザ毎に記憶する指定記憶部と、
   を備え、
   前記取得部は、前記認証されたユーザ毎に前記ユーザ情報の必要な項目のみを前記外部サーバに問い合わせて前記ネットワークを介して取得し、
   前記署名作成部は、前記指定記憶部を参照し、前記認証されたユーザの指定した前記署名テンプレートを使用して、前記取得部が取得した前記ユーザ情報の前記項目を前記配置の前記設定に従って挿入し、前記署名を作成することを特徴とするインターネットファクシミリ装置。
2. 請求項１に記載のインターネットファクシミリ装置において、
   前記取得部は、前記外部サーバから前記認証されたユーザのメールアドレスを取得し、
   前記送信部は、取得した前記メールアドレスを前記メールの発信者とすることを特徴とするインターネットファクシミリ装置。
3. 請求項１または２に記載のインターネットファクシミリ装置において、
   前記署名の変更が行われた場合、エラー通知を行う手段をさらに含むことを特徴とするインターネットファクシミリ装置。
4. 請求項１乃至３いずれかに記載のインターネットファクシミリ装置において、
   所定の署名を記憶する記憶部を有し、
   前記認証受付部が受け付けたユーザが認証されない場合、または、前記取得部が、認識された前記ユーザの前記ユーザ情報を取得できなかった場合、前記署名作成部は前記記憶部に記憶されている前記所定の署名を使用して前記署名を作成することを特徴とするインターネットファクシミリ装置。
5. 複数のユーザのユーザ情報をそれぞれ記憶するユーザ情報記憶部と、
   ユーザの識別情報および認証情報に基づいて前記ユーザの認証を行う認証部と、を有するサーバと、
   前記サーバとネットワークを介して接続されるインターネットファクシミリ装置と、を備え、
   前記インターネットファクシミリ装置は、
   原稿を読み取り作成された画像データを記憶する画像記憶部と、
   ユーザの識別情報および認証情報を受け付ける認証受付部と、
   前記サーバに前記ユーザの認識を前記ネットワークを介して要求し、前記サーバが認証した前記ユーザのユーザ情報を前記サーバから前記ネットワークを介して取得する取得部と、
   前記取得部が取得した前記ユーザ情報を使用してメールの署名を作成する署名作成部と、
   前記署名を付した前記メールに前記画像データを添付して送信する送信部と、
   少なくとも一つの署名テンプレートを記憶するテンプレート記憶部と、
   前記署名に記載する前記ユーザ情報の項目および配置の設定を受け付ける設定受付部と、
   前記設定受付部が受け付けた前記設定にしたがって前記署名テンプレートを作成する作成部と、
   作成された前記署名テンプレートを前記テンプレート記憶部に予め登録する登録部と、
   前記ユーザ毎にデフォルトの署名テンプレートの指定を受け付ける指定受付部と、
   受け付けた前記指定を前記ユーザ毎に記憶する指定記憶部と、を備え、
   前記インターネットファクシミリ装置において、
   前記取得部は、前記認証されたユーザ毎に前記ユーザ情報の必要な項目のみを前記外部サーバに問い合わせて前記ネットワークを介して取得し、
   前記署名作成部は、前記指定記憶部を参照し、前記認証されたユーザの指定した前記署名テンプレートを使用して、前記取得部が取得した前記ユーザ情報の前記項目を前記配置の前記設定に従って挿入し、前記署名を作成することを特徴とするインターネットファクシミリシステム。
6. 請求項５に記載のインターネットファクシミリシステムにおいて、
   前記サーバに前記指定記憶部を設けることを特徴とするインターネットファクシミリシステム。

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