JP4172439B2 - データ管理装置およびデータ管理システム - Google Patents

Description

本発明は、マルチ・ファンクション・ペリフェラル（ＭＦＰとも称する）などのデータ管理装置およびデータ管理システムに関する。

コピー機能、スキャン機能、ファクシミリ通信機能およびプリンタ機能等の複数の機能を有する複合機（ＭＦＰ）などにおいては、種々の文書ファイル等（データファイル）を当該複合機内の記憶部（ハードディスク等）に蓄積しておく機能（蓄積機能）を有するものが存在する。

また、ＭＦＰ内に蓄積されたデータは、管理者によって所定の外部記憶装置にバックアップされることがある。

バックアップ技術の一例を示す文献としては、特許文献１が存在する。特許文献１は、ＭＦＰ内のデータをバックアップする技術ではないが、クライアントサーバシステムにおけるクライアント（端末）内のデータをバックアップする技術を開示している。

特開２００３−２８８２７７号公報

ところで、上記のようなバックアップ技術をＭＦＰに適用した場合を想定すると、ＭＦＰからその外部の記憶装置等へと一旦バックアップ処理が行われてしまった場合には、バックアップ先の記憶装置からそのデータファイルが流出してしまうということが考えられる。すなわち、機密性の高い情報であっても、一旦バックアップのためにコピーされてしまうと、その情報が外部記憶装置を介してさらにその外部に流出してしまうことがあるという問題がある。

そこで、この発明の課題は、データ管理装置内の所定の情報（例えば機密性の高い情報等）がデータ管理装置の外部の記憶装置を介して漏洩してしまうことを防止することが可能なデータ管理装置およびデータ管理システムを提供することにある。

上記の課題を解決するため、請求項１の発明は、データのプリント処理および外部記憶装置へのバックアップ処理を行うことが可能なデータ管理装置であって、データファイルを記憶する記憶手段と、前記記憶手段に記憶されたデータファイルのうちバックアップ禁止がユーザによって指定されたデータファイルについての前記外部記憶装置へのバックアップ処理を禁止する制御手段とを備え、前記制御手段は、データファイルに対するプリント指示コマンドが入力された際に、該データファイルについての前記外部記憶装置へのバックアップ処理を禁止することを特徴とする。

請求項２の発明は、請求項１の発明に係るデータ管理装置において、前記記憶手段は、複数のボックスを有しており、前記複数のボックスのうちの特定のボックスに保存されているデータファイルは、バックアップ禁止がユーザによって指定されたものであるとみなされることを特徴とする。

請求項３の発明は、請求項１または請求項２の発明に係るデータ管理装置において、バックアップ禁止をユーザ操作に応じてファイルごとに設定する設定手段、をさらに備えることを特徴とする。
請求項４の発明は、請求項３の発明に係るデータ管理装置において、前記設定手段が、前記記憶手段に格納されたデータファイルについて、ユーザ操作に応じてバックアップ禁止をファイルごとに設定することを特徴とする。

請求項５の発明は、請求項１ないし請求項４のいずれかの発明に係るデータ管理装置において、ファイル名に特定の識別部分を有するデータファイルは、バックアップ禁止がユーザによって指定されたものであるとみなされることを特徴とする。

請求項６の発明は、データ管理システムであって、データ管理装置と外部記憶装置とを備え、前記データ管理装置は、データファイルを記憶する第１の記憶手段を有し、前記外部記憶装置は、バックアップされたデータファイルを記憶する第２の記憶手段を有し、前記データ管理装置は、前記第１の記憶手段に記憶されたデータファイルのうちバックアップ禁止がユーザによって指定されたデータファイルについての前記第２の記憶手段へのバックアップ処理を禁止する制御手段をさらに有し、前記制御手段は、データファイルに対するプリント指示コマンドが入力された際に、該データファイルについての前記第２の記憶手段へのバックアップ処理を禁止することを特徴とする。
請求項７の発明は、請求項６の発明に係るデータ管理システムにおいて、前記第１の記憶手段は、複数のボックスを有しており、前記複数のボックスのうちの特定のボックスに保存されているデータファイルは、バックアップ禁止がユーザによって指定されたものであるとみなされることを特徴とする。
請求項８の発明は、請求項６または請求項７の発明に係るデータ管理システムにおいて、前記データ管理装置は、バックアップ禁止をユーザ操作に応じてファイルごとに設定する設定手段、をさらに備えることを特徴とする。
請求項９の発明は、請求項８の発明に係るデータ管理システムにおいて、前記設定手段が、前記第１の記憶手段に格納されたデータファイルについて、ユーザ操作に応じてバックアップ禁止をファイルごとに設定することを特徴とする。
請求項１０の発明は、請求項６ないし請求項９のいずれかの発明に係るデータ管理システムにおいて、ファイル名に特定の識別部分を有するデータファイルは、バックアップ禁止がユーザによって指定されたものであるとみなされることを特徴とする。

請求項１ないし請求項５に記載の発明によれば、バックアップ禁止がユーザによって指定されたデータファイルは外部記憶装置へとバックアップされないので、バックアップ禁止が指定されたデータファイルが外部記憶装置を介して流出することを防止できる。

また、請求項６ないし請求項１０に記載の発明によれば、バックアップ禁止がユーザによって指定されたデータファイルは第２の記憶手段へとバックアップされないので、バックアップ禁止が指定されたデータファイルが第２の記憶手段を介して流出することを防止できる。

以下、本発明の実施形態を図面に基づいて説明する。

＜Ａ１．全体構成＞
図１は、本発明の実施形態に係るデータ管理システム１の全体構成を示す概略図である。このシステム１は、マルチ・ファンクション・ペリフェラル（以下、「ＭＦＰ」と略する。）１０とコンピュータ５０とを備えている。

ＭＦＰ１０は、スキャン機能、複写機（コピー）機能、プリンタ機能、ファクシミリ通信機能および画像蓄積機能等の機能を有する複合機である。したがって、ＭＦＰ１０は、画像を形成する機能等を有する画像形成装置であるとも表現される。あるいは、ＭＦＰ１０は、画像などのデータを管理（あるいは記憶）する装置、すなわち、データ管理装置（あるいはデータ記憶装置）であるとも表現される。

また、ＭＦＰ１０の蓄積機能における蓄積対象とされたデータファイルは、ＭＦＰ１０の内部の記憶部２３（図３参照）に記憶される。

コンピュータ５０は、例えば、ハードディスクなどの記憶部を備える一般的なパーソナルコンピュータとして構成される。コンピュータ５０は、ネットワークＮＷ等を介してＭＦＰ１０との間でバックアップ対象のデータの授受等を行うことによって、ＭＦＰ１０内のデータをコンピュータ５０の記憶部（ハードディスク等）にバックアップすることが可能である。言い換えれば、ＭＦＰ１０は、ＭＦＰ１０のデータをコンピュータ５０へバックアップする処理（バックアップ処理）を行うことが可能である。なお、コンピュータ５０は、ＭＦＰ１０の外部に設けられた記憶装置（外部記憶装置）であるとも表現される。

後述するように、このバックアップ処理においては、ＭＦＰ１０内に記憶されたデータファイルのうち、バックアップ禁止がユーザによって指定されたデータファイルは、外部記憶装置へのバックアップ対象から除外される。言い換えれば、バックアップ禁止がユーザによって指定されたデータファイルについては、外部記憶装置へのバックアップ処理が禁止される。したがって、バックアップ禁止の対象として指定されたデータファイルが５０（外部記憶装置）を介して流出することを防止できる。

＜Ａ２．ＭＦＰ１０の詳細構成等＞
図２は、ＭＦＰ１０を示す外観図である。

ＭＦＰ１０は、図２に示すように、複数のキー１１ａを備え、当該キーに対するユーザの操作による各種の指示や、文字・数字等のデータの入力を受け付ける操作部１１、ユーザに対する指示メニューや取得した画像に関する情報の表示等を行うディスプレイ１２、原稿を光電的に読み取って画像データを得るスキャナ部１３、および画像データに基づいて記録シート上に画像を印刷するプリンタ部１４を備える。

また、ＭＦＰ１０は、本体上面に原稿をスキャナ部１３に送るフィーダ部１７、下部にはプリンタ部１４に記録シートを供給する給紙部１８、中央部にはプリンタ部１４によって画像を印刷された記録シートが排出されるトレイ１９、内部にはネットワークを介して外部機器と画像データの送受信等を行う通信部１６、および画像データ等を記憶する記憶部２３を備えている。なお、図示は省略しているがＭＦＰ１０はネットワーク・インターフェイスを有しており、通信部１６は外部機器との間で各種データの送受信が可能なようにネットワーク・インターフェイスを介してネットワークに接続されている。

ディスプレイ１２は、認証用表示を含む種々の表示に使用されるものであり、操作部１１は、各種機能の選択を含む種々の入力に用いられるものである。また、ディスプレイ１２は、接触式センサ等を内蔵した液晶式パネルとして構成されており、ディスプレイ１２内において操作者の指などが触れた位置を検出することが可能になっている。したがって、操作者は、ディスプレイ１２内に表示された各種の仮想的なボタン等を、指などを用いて押下することによって、各種の指示を入力することができる。ディスプレイ１２は、このような操作入力機能をも有している。これらの操作部１１およびディスプレイ１２は、ユーザインターフェースの要部として機能する。

スキャナ部１３は、写真、文字、絵などの画像情報を原稿から光電的に読み取って画像データを取得する。取得された画像データ（濃度データ）は、図示しない画像処理部においてデジタルデータに変換され、周知の各種画像処理を施された後、プリンタ部１４や通信部１６に送られ、画像の印刷やデータの送信に供されるか、または、後の利用のために記憶部２３に保存される。

プリンタ部１４は、スキャナ部１３により取得された画像データ、通信部１６により外部機器から受信した画像データ、または記憶部２３に保存されている画像データに基づいて記録シート上に画像を印刷する。このように、プリンタ部１４は、各種の印刷出力を行うプリント出力部である。

通信部１６は、ＬＡＮおよびインターネット等のネットワークを介して該ネットワークに接続された外部機器との間で各種データの送受信を行うとともに、公衆電話回線を介してファクシミリデータの送受信をも行う。

図３は、ＭＦＰ１０に設けられた構成のうち主に本実施形態に係る部分を示すブロック図である。ＭＦＰ１０は、各種演算処理を行うとともに、ＭＦＰ１０全体の動作を制御するＣＰＵ２０を備え、各種データを記憶するＲＡＭ２１、および所定のソフトウエアプログラム（以下、単に「プログラム」と称する）２２１を記憶するＲＯＭ２２がＣＰＵ２０に接続される。このプログラム２２１がＣＰＵ２０等を用いて実行されることによって、ＭＦＰ１０における各種の機能が実現される。また、ＣＰＵ２０には、操作部１１、ディスプレイ１２、スキャナ部１３、および記憶部２３等も接続される。記憶部２３は、画像データ等を保存するハードディスク２３１とメモリカード９１から情報の読み取りを行うカードスロット２３２とから構成されている。なお、ＲＡＭ２１は、不揮発性メモリ（ｎｏｎｖｏｌａｔｉｌｅ ＲＡＭ）である。

これにより、ＣＰＵ２０の制御の下にＲＡＭ２１、スキャナ部１３、ハードディスク２３１、並びにカードスロット２３２に装填されたメモリカード９１の間で各種データの受け渡しが可能とされており、ディスプレイ１２には、ＣＰＵ２０の制御により、ＲＡＭ２１、ハードディスク２３１、メモリカード９１に記憶されている情報の表示が行われる。

さらに、ＣＰＵ２０には、通信部１６も接続される。通信部１６は、ＬＡＮおよびインターネット等のネットワークを介して該ネットワークに接続された外部機器との間で各種データの送受信を行うネットワーク通信部１６１（図３）と、公衆電話回線を介してファクシミリデータの送受信を行うファクシミリ通信部１６２（図３）とを有している。

また、図１に示すように、ＭＦＰ１０は、各種のデータファイルを保存するボックス（ＢＯＸ）３０を備えている。ボックス３０は、記憶部２３のハードディスク２３１内に構築された記憶領域である。

ボックス３０は、仮想的に分類された領域であるサブボックス３１，３２，３３を有している。具体的には、ボックス３０は、サブボックスとして、一般ユーザボックス３１とセキュアボックス３２とバックアップボックス３３とを備える。なお、これらのサブボックスも「ボックス」と称せられるため、ＭＦＰ１０は、複数のボックス３１，３２，３３を備えることになる。

一般ユーザボックス３１は、各一般ユーザに割り当てられた記憶領域であり、セキュアボックス３２は、一般ユーザボックス３１よりもセキュリティ機能を向上させた記憶領域である。バックアップボックス３３は、自動バックアップ（後述）の対象となる記憶領域である。なお、ここでは、一般ユーザボックス３１内の所定データファイルは、管理者による操作に応じて不定期にコンピュータ５０にバックアップされるのに対して、バックアップボックス３３内のデータファイルは自動動作によって定期的にコンピュータ５０にバックアップされる。ただし、これに限定されず、一般ユーザボックス３１およびバックアップボックス３３の双方のボックス内のデータファイルを対象として定期的に自動的にバックアップ処理を行うようにしてもよい。

また、各データファイルは、各ボックス３１，３２，３３に分類されて保存される。

一般ユーザボックス３１を保存先とするデータファイルに関しては、３種類のプリントジョブが実行され得る。３種類のプリントジョブは、具体的には、２種類の通常プリントジョブ（バックアップ禁止指定有りのジョブ及びバックアップ禁止指定無しのジョブ）、およびセキュアプリントジョブである。セキュアプリントジョブは、通常プリントジョブよりも高いセキュリティ機能を有するプリントジョブである。「セキュアプリント（ジョブ）」については、後述する。

各ジョブの対象データファイルのうち、バックアップ禁止指定無しの通常プリントジョブの対象となるデータファイルは、上記のバックアップ処理の対象となり得る。その一方で、一般ユーザボックス３１に保存されたデータファイルのうち、バックアップ禁止指定有りの通常プリントジョブの対象となるデータファイルと、セキュアプリントジョブの対象となるデータファイルとは、当該データファイルに対するバックアップ禁止がユーザによって指定されたものであるとみなされ、上記のバックアップ処理の対象から除外される。この結果、バックアップ禁止指定有りの通常プリントジョブの対象となるデータファイルは、当該データファイルに対するバックアップ処理がＭＦＰ１０によって禁止されるため、上記のバックアップ処理の対象となり得ない。同様に、セキュアプリントジョブの対象となるデータファイルも、当該データファイルに対するバックアップ処理がＭＦＰ１０によって禁止されるため、上記のバックアップ処理の対象となり得ない。

また、セキュアボックス３２を保存先とするデータファイルに関しては、通常プリントが実行される。このセキュアボックスに保存されたデータファイルは、当該データファイルに対するバックアップ禁止がユーザによって指定されたものであるとみなされ、上記のバックアップ処理の対象から除外される。したがって、コンピュータ５０を介して当該データファイルに関する情報が外部に流出することを防止できるので、セキュアボックス３２内のデータファイルに対する安全性は、一般ユーザボックス３１内のデータファイル（正確には、一般ユーザボックス３１内の通常プリントジョブの対象となるデータファイル）に対する安全性よりも高いものとなる。

また、バックアップボックス３３を保存先とするデータファイルに関しては、３種類のジョブ、具体的には、通常プリントジョブ、ＦＡＸ受信ジョブおよびＦＡＸ送信ジョブが実行される。「通常プリントジョブ」は、コンピュータ５０における入力指示に応じてＭＦＰ１０が行う印刷出力処理を意味する。「ＦＡＸ受信ジョブ」および「ＦＡＸ送信ジョブ」は、それぞれ、ファクシミリ通信装置８０（図１）との間でのファクシミリ通信における受信ジョブ及び送信ジョブである。いずれのジョブの対象となる場合にも、バックアップボックス３３に保存されたデータファイルは、上記のバックアップ処理の対象となる。

以下では、本システムにおける各種の動作等についてさらに詳細に説明する。

＜Ａ３．動作＞
ここでは、（１）まずコンピュータ５０側での操作に応じて対象データファイルがコンピュータ５０からＭＦＰ１０に転送されて当該対象データファイルに関する印刷出力処理がＭＦＰ１０で行われるとともに、当該対象データファイルが一旦ＭＦＰ１０内の記憶部２３に保存される処理ＰＡ（図４参照）が行われ、その後に、（２）記憶部２３内に保存されているデータファイルに対するバックアップ処理ＰＢ（図５参照）が行われる場合について説明する。

なお、これに限定されず、ＭＦＰ１０側での操作に応じてＭＦＰ１０による印刷出力処理を行うとともに対象データファイルをＭＦＰ１０内に保存し、その後に、ＭＦＰ１０内に保存されているデータファイルをコンピュータ５０に転送するバックアップ処理を行うようにしてもよい。すなわち、ＭＦＰ１０に対するデータファイルの保存処理は、ＭＦＰ１０側での操作に応じて行うようにしてもよい。

＜プリント処理＞
図４は、上記（１）の処理ＰＡについて説明する図である。処理ＰＡにおいては、プリント処理と保存処理（格納処理）とバックアップ判定処理との３つの処理が行われる。なお、これら３つの処理の順序は適宜に変更してもよいが、ここでは上記の順序で行われる場合について例示する。

まず、プリント処理におけるコンピュータ５０での操作等について説明する。

コンピュータ５０で実行される所定のアプリケーションプログラム（例えばワードプロセッサ）において印刷実行処理メニューが選択されると、プリンタドライバが呼び出され、当該プリンタドライバによる処理が行われる。

図６は、このプリンタドライバに関する設定画面ＳＣ１である。この設定画面ＳＣ１は、プリント処理時における所定の操作に応じてコンピュータ５０の表示部に表示される。この設定画面ＳＣ１を用いてコンピュータ５０の操作者が各種の設定を行うと、ＭＦＰ１０はその設定内容に応じて各設定項目に関する内容を決定する。

設定画面ＳＣ１は、複数の設定項目、具体的には、「プリンタ選択」、「用紙選択」、「ＢＯＸ選択」、「バックアップ禁止設定」および「プリント種類」の各設定項目を有している。操作者は、上記の各設定項目において、適宜の選択肢を選択することによって、それぞれ、各設定項目に関する内容を設定することができる。

「プリンタ選択」は、プリント出力先に関する設定項目である。操作者は、設定画面ＳＣ１の当該項目にリストアップされたプリンタの中から所望のプリンタを選択することによって、プリント出力先を指定することができる。なお、図１では図示の都合上、１台のＭＦＰ１０のみが示されているが、本システム１においては、複数のＭＦＰ１０とコンピュータ５０とをネットワークＮＷを介して接続することが可能である。そして、図６は、複数のＭＦＰ１０（プリンタＰＲ１〜プリンタＰＲ５）がプリント出力先として選択可能とされている場合を示している。

「用紙選択」は、用紙サイズに関する設定項目である。操作者は、設定画面ＳＣ１内の当該項目にリストアップされた用紙サイズの中から所望のサイズを選択することによって、用紙サイズを指定することができる。

「ＢＯＸ選択」は、プリント対象とされているデータファイルの保存先ボックスに関する設定項目である。「ＢＯＸ選択」には、各ユーザの「ユーザボックス」が表示されるとともに、「セキュアボックス」および「バックアップボックス」が表示される。操作者は、設定画面ＳＣ１内の当該項目にリストアップされたボックスの中から所望のボックスを選択することによって、データファイルを保存すべきボックス（保存先ボックス）を指定することができる。なお、ここでは、複数のユーザボックスがリストアップされており、ユーザが自らのユーザボックスを指定する場合を例示している。ただし、これに限定されず、例えば、予めユーザ認証動作が完了している場合には、その認証情報に基づいて、認証済みユーザのユーザボックスのみを自動的に表示するようにしてもよい。また、ユーザ認証の際には、コンピュータ５０自体のＩＰアドレスおよびユーザＩＤ等を自動的に利用するようにすれば、ユーザの入力の手間を省くことができる。

「バックアップ禁止設定」は、対象データファイルに関するバックアップ禁止の有無を設定する項目である。操作者は、設定画面ＳＣ１において、「バックアップ禁止」の文字の左側に設けられたチェックボックスをチェックすることによって、このデータファイルについてのバックアップ処理を禁止すべき旨を指示することができる。ＭＦＰ１０は、このようなユーザ操作によって指定されたデータファイルを、バックアップ禁止がユーザによって指定されたデータファイルであるとみなして、後述するようにバックアップ対象から除外する。なお、逆に当該チェックボックスのチェックを外しておけば、当該データファイルをバックアップ処理の対象とすべき旨を指示することになる。操作者は、このようなユーザ操作によって、バックアップの禁止と許可とをファイルごとに設定することができる。

「プリント種類」は、プリント種類に関する設定項目である。操作者は、設定画面ＳＣ１内の「プリント種類」にリストアップされた選択肢の中から所望の選択肢を選択することによって、プリント種類を指定することができる。

「プリント種類」には４つの選択肢、具体的には、「プリント後消去」、「プリント後保存」、「ＢＯＸ保存」および「セキュアプリント」が存在する。まず、「プリント後消去」および「プリント後保存」は、対象データファイルのプリント処理を通常プリントとして行うことを前提にする点で共通するが、当該通常プリント後に対象データファイルを消去するのか保存するのかの点で相違する。また、「ＢＯＸ保存」は、対象データファイルについてのプリント出力処理を行うことなく当該対象データファイルをＭＦＰ１０内の所定のボックスに保存すべき旨を指定するための選択肢である。「ＢＯＸ保存」は、プリント出力処理を行わない点で、「プリント後保存」と相違する。また、「セキュアプリント」は、通常プリントとは異なる種類のプリントであるセキュアプリントを行うべき旨を指定するための選択肢である。この「セキュアプリント」については後述する。

４つの選択肢のうち「プリント後消去」以外の選択肢が選択された場合には対象データファイルがＭＦＰ１０内に保存されることになり、バックアップ処理の対象とされる可能性があることになる。ただし、必ずしも全てのデータファイルがバックアップ処理の対象となるわけではない。具体的には、セキュアボックス３２（図１）に保存された全てのデータファイルが、バックアップ処理の対象から除外すべきものとして（すなわちバックアップ処理の禁止対象として）決定される。また、一般ユーザボックス３１（図１）に保存されたデータファイルのうち、セキュアプリントの対象であったデータファイルと、バックアップ禁止指定有りの通常プリントの対象であったデータファイルとが、バックアップ処理の禁止対象として決定される。なお、ユーザボックスに保存されたデータファイルのうちでは、バックアップ禁止指定無しの通常プリントの対象となったデータファイルのみが、バックアップ処理の対象として決定される。

以上のような各設定項目が適宜に設定された後にプリント開始指示が与えられると、コンピュータ５０は、プリンタドライバを用いて、プリント出力用のデータファイルとプリント指示コマンドとを生成し、生成されたデータファイル（プリントデータ）とプリント指示コマンドとをＭＦＰ１０に向けて送信する（図４）。

ＭＦＰ１０は、コンピュータ５０からの、プリント指示コマンドとデータファイル（プリントデータ）とを受信すると、プリント指示コマンドの内容に応じた処理を実行する。

具体的には、「プリント種類」として「プリント後消去」あるいは「プリント後保存」が選択されていた場合には、プリント指示コマンドにおいて通常プリントを実行すべき旨のコマンドが含まれており、ＭＦＰ１０はこのコマンドに応じて直ぐに通常プリントを実行する。詳細には、ＭＦＰ１０は、指定された用紙にプリンタ部１４等を用いて画像を印刷し、記録済み用紙をトレイ１９に排出する。

また、「プリント種類」として「ＢＯＸ保存」が選択されていた場合には、プリント指示コマンドにおいては、プリント処理を実行しない旨のコマンドが含まれており、ＭＦＰ１０はこのコマンドに応じてプリント処理を実行しない。

さらに、「プリント種類」として「セキュアプリント」が選択されていた場合には、プリント指示コマンドにおいては、セキュアプリントを実行すべき旨のコマンドが含まれており、ＭＦＰ１０はこのコマンドに応じてセキュアプリントを実行する。セキュアプリントは、プリント済み用紙がコンピュータ５０の操作者に確実に受領されるようにすることを意図したプリント種類である。そのため、ＭＦＰ１０は、コンピュータ５０から送信されてきたデータファイルに基づいて即時にプリント出力を開始するのではなく、ＭＦＰ１０のディスプレイ１２に待機中表示を行っておく。そして、コンピュータ５０の操作者が、ＭＦＰ１０の配置場所に到来して、ＭＦＰ１０のディスプレイ１２等を用いた操作によって予め定められたパスワードの入力を行ったことに応答して、ＭＦＰ１０は、当該データファイルのプリント出力を開始する。なお、パスワードは、ユーザごとに予め定めておいたものを用いてもよく、あるいは、コンピュータ５０からのプリント出力時ごとに定めるものを用いるようにしてもよい。

つぎに、ＭＦＰ１０での格納処理（保存処理）について説明する。

「プリント種類」として、「プリント後消去」以外の選択肢（すなわち、「プリント後保存」、「ＢＯＸ保存」および「セキュアプリント」のいずれかの選択肢）が選択されていた場合には、送信されてきたデータファイルを指定されたＢＯＸに保存すべき旨のコマンドがプリント指示コマンドに含まれており、ＭＦＰ１０はこのコマンドに応じて当該データファイルを保存する。たとえば、ユーザボックスＢＯＸ１に「ＢＯＸ保存」することが指定されていた場合には、当該データファイルはプリント出力処理の対象となることなくそのままユーザボックスＢＯＸ１に保存される。あるいは、セキュアボックスに「プリント後保存」することが指定されていた場合には、当該データファイルは、プリント処理の対象となった後にセキュアボックスに保存される。

つぎに、ＭＦＰ１０におけるバックアップ判定処理について説明する。図７は、このバックアップ判定処理を示す図である。

図７に示すように、まずステップＳ１１において、対象データファイルに関するバックアップ対象フラグＦＬの値を「１」に設定しておく。

次に、対象データファイルの保存がセキュアボックスへの保存を行うものであるか（ステップＳ１３）、セキュアプリントに伴うものであるか（ステップＳ１４）、バックアップ禁止指定を伴うものであるか（ステップＳ１５）、がさらに判定される。そして、いずれかの条件が満たされる場合には、バックアップ対象フラグＦＬの値が「０」に設定される（ステップＳ１６）。すなわち、対象データファイルが、セキュアボックスへ保存される場合、セキュアプリントされる場合、およびバックアップ禁止指定有りで保存される場合のいずれかの場合には、バックアップ対象フラグＦＬの値が、バックアップ処理禁止を表す値に設定される。

その後、保存対象のデータファイルに対して、バックアップ対象フラグＦＬの値を含むバックアップ情報が付加される（ステップＳ１９）。この結果、データファイルは、バックアップ情報が付加された状態で更新されて保存されることになる。

なお、ここでは、プリント処理時において、コンピュータ５０側でバックアップ処理の禁止および許可を決定する場合を例示したが、これに限定されない。

たとえば、ＭＦＰ１０側での操作に応じてバックアップ処理の禁止および許可に関する設定を変更できるようにしてもよい。

図８は、所定の操作に応じてＭＦＰ１０のディスプレイ１２に表示される設定画面ＳＤ１を示す図である。操作者は、この設定画面ＳＤ１を用いて、バックアップ処理の禁止設定および許可設定を変更することが可能である。図８においては、ユーザボックス（ＢＯＸ１）とセキュアボックスとバックアップボックスとのそれぞれに格納された各ファイルのファイル名称と、当該各ファイルに対するバックアップ処理の禁止に関する設定状況とが示されている。

設定画面ＳＤ１において、各ファイルのファイル名称の左側に付された白い四角印は、対応する各ファイルがバックアップ対象のデータファイルであることを示している。また、各ファイルのファイル名称の左側に付された黒い四角印は、対応する各ファイルがそのバックアップが禁止されたデータファイルであることを示している。さらに、黒い星印は、対応する各ファイルが自動バックアップ（後述）の対象ファイルであることを示している。

さらに、矢印ＡＲ１は、現在選択中のファイルを示している。操作者は、ディスプレイ１２上において所望のファイルが表示された部分を指で押下して、所望のファイルが選択された状態とした上で、バックアップ禁止選択用のボタンＢＮ１を指で押下する。ＭＦＰ１０は、この押下操作に応じて、当該ファイルに対するバックアップ処理を禁止する設定を行う。なお、バックアップ禁止選択用のボタンＢＮ１を再度押下することによれば、バックアップ処理の禁止を解除すること（すなわちバックアップ処理を許可すること）が可能である。

以上のようにして、ＭＦＰ１０における操作によって、バックアップ処理の禁止および許可に関する設定を変更することも可能である。

＜バックアップ処理＞
つぎに、上記（２）のバックアップ処理ＰＢについて説明する。バックアップ処理ＰＢは、例えば、上記の処理ＰＡの後において行われる。

バックアップ処理ＰＢは、コンピュータ５０においてバックアップ用プログラムを実行し、コンピュータ５０とＭＦＰ１０との間でデータを授受することによって、実現される。

図９は、バックアップ用プログラムの実行中にコンピュータ５０の表示部に表示される画面ＳＣ２である。この画面ＳＣ２を用いた操作によって、ＭＦＰ１０内のデータをバックアップすること、具体的にはＭＦＰ１０内のデータをコンピュータ５０内の所定のディレクトリにコピーして保存すること、が可能である。

より詳細には、操作者がバックアップ先としてコンピュータ５０内の所定のディレクトリを指定した上でバックアップボタンＢＮ２１を押下すると、コンピュータ５０はバックアップ要求をＭＦＰ１０に対して送出する（図５参照）。

図１０は、ＭＦＰ１０でのバックアップ処理ルーチンにおける処理内容を示すフローチャートである。このバックアップ処理ルーチンは、ＭＦＰ１０において微小時間間隔で実行されるルーチンであり、バックアップ要求の受信の有無に応じて、その主要処理の実行の有無が切り替えられる。

具体的には、まずステップＳ３１において、バックアップ要求の受信の有無が判定される。そして、バックアップ要求無しと判定される場合には、当該バックアップ処理は終了する。一方、バックアップ要求有りと判定される場合には、ステップＳ３２以降の処理（主要処理）が実行される。

具体的には、各データファイルのバックアップ対象フラグＦＬの値が「１」に設定されているものを選択して（ステップＳ３３）、当該データファイルをコンピュータ５０へと転送する（ステップＳ３４）。このような動作を、ＭＦＰ１０内のセキュアボックス以外のボックスに格納された全データファイルについて終了したと判定（ステップＳ３２）されると、このバックアップ処理は終了する。

以上のバックアップ処理によって、バックアップ禁止指定無しのデータファイルがコンピュータ５０内の所定のフォルダに保存される。その一方で、セキュアボックスへ保存されたデータファイル、セキュアプリントされたデータファイル、およびバックアップ禁止指定有りで保存されたデータファイルは、バックアップ処理の対象とはならず、コンピュータ５０には保存されていない。なお、これらのデータファイルは、バックアップ禁止対象として指定されたデータファイルであると表現できる。このように、ＭＦＰ１０側でバックアップの禁止処理を行うことができる。

上記のバックアップ処理においては、バックアップ禁止対象として指定されたデータファイルは、バックアップ用としてコンピュータ５０に転送されることがないため、コンピュータ５０を介してさらにその外部に流出することはあり得ない。したがって、バックアップ禁止の対象として指定されているデータファイルがコンピュータ５０を介したルートで漏洩することを防止できる。

また、上記のバックアップ処理とは逆の処理、すなわちリストア処理は、コンピュータ５０にバックアップされていたデータファイルを元のデータボックスに書き戻すことによって行われる。具体的には、コンピュータ５０の設定画面ＳＣ２（図９）において、リストア先のプリンタ（ここではＭＦＰ１０）を指定した上でリストアボタンＢＮ２２を押下することによって実行開始が指示される。コンピュータ５０は、当該開始指示に応じて、コンピュータ５０内の各データファイルをＭＦＰ１０へと転送して、ＭＦＰ１０内の元のボックスに保存する。これによって、故障時等のデータ復旧を容易に行うことが可能である。なお、コンピュータ５０は、複数のＭＦＰ１０のそれぞれに割り当てられたＩＰアドレスを用いることによって、複数のＭＦＰ１０の中から転送先のＭＦＰ１０を特定することができる。

また、上記においては、管理者の操作による不定期のバックアップ処理を行う場合について説明したが、この実施形態においては、バックアップ用プログラムによる定期的な自動バックアップ処理を行うこともできる。この自動バックアップ処理は、コンピュータ５０において実行されているバックアップ用プログラムの機能の１つとして実現される。

自動バックアップを行うべき旨の要求コマンドがコンピュータ５０からＭＦＰ１０へ送出されてきたときには、バックアップボックス３３（図１）内の全てのデータファイルが自動バックアップ処理の対象となる。これによって、バックアップボックス内に格納されていた各種のデータファイルがコンピュータ５０にバックアップされる。具体的には、通常プリント後のデータファイルと、ファクシミリ通信で受信されたデータファイルと、ファクシミリ通信で送信されたデータファイルとが、コンピュータ５０にバックアップされる。

このような動作によって、バックアップを行うことが好ましいデータファイル（例えば、機密性が低いデータファイル）については、そのバックアップ処理を確実に行うことが可能になる。

＜Ｂ．その他＞
なお、上記の実施形態においては、コンピュータ５０側からの要求に応じてバックアップ処理を行う場合について例示したが、これに限定されない。例えば、図１１に示すように、ＭＦＰ１０における所定の動作が検出された時点においてＭＦＰ１０側でバックアップ要求を発生させて、ＭＦＰ１０からコンピュータ５０へと対象ファイルを自動的にバックアップするようにしてもよい。図１１は、プリント動作時およびファクシミリ動作時に各主要ルーチンとともにＭＦＰ１０において実行される別ルーチンの処理内容を示すフローチャートである。図１１においては、バックアップボックスへの保存を伴うプリント指示動作がなされたこと（ステップＳ４１）と、ファクシミリ通信の送信が完了したこと（ステップＳ４２）と、ファクシミリ通信の受信が完了したこと（ステップＳ４３）とのいずれかが検出された場合に、バックアップ要求を発生（ステップＳ４４）させて、図１０と同様のバックアップ処理が行われる。ここでは、バックアップボックス内のデータファイルのみがバックアップ処理の対象となる。

また、上記実施形態および図１１の動作例においては、自動バックアップ処理時と管理者の操作によるバックアップ処理時とで異なるボックスのファイルをバックアップ対象としているが、同一のボックス内のファイルをバックアップ処理の対象ファイルとするようにしてもよい。たとえば、自動バックアップ処理時と管理者の操作によるバックアップ処理時とのいずれにおいても、全ボックス内の全ファイルをバックアップ処理対象の候補として選択した上で、当該候補の中から、バックアップ対象フラグＦＬの値が「１」に設定されているデータファイルのみをバックアップするようにしてもよい。

また、バックアップ対象となるデータファイルを、その保存先ボックスの種類およびプリント種類等に応じて変更する場合を例示したが、これに限定されない。例えば、ファイル名に特定の識別部分（具体的には、識別用の文字等）を含むデータファイルを、バックアップ禁止がユーザによって指定されたデータファイルとみなすようにしてもよい。詳細には、ＭＦＰ１０は、ファイル名に「人事」などの文字が含まれるデータファイル（例えば、「人事２００２年」）については、そのバックアップ禁止がユーザによって指定されているものとみなすようにすればよい。これによれば、データファイルの内容（例えば機密性の高い情報であるか否か等）をそのファイル名に基づいて判断して、バックアップの対象から除外することができる。すなわち、当該識別部分を含むファイルをバックアップすることが不適切なデータファイルであると判断して、バックアップ対象から除外することができる。なお、逆に、ファイル名に「週報」などの文字が含まれるデータファイル（例えば、「週報７月第２週」）については、バックアップが許可されているものとみなすことができる。これによれば、データファイルの内容をそのファイル名に基づいて判断し、バックアップすることが好ましいデータファイルをバックアップの対象に加えることができる。

データ管理システムの概略構成を示す図である。 ＭＦＰ（マルチ・ファンクション・ペリフェラル）の外観図である。 ＭＦＰの構成を示すブロック図である。 処理ＰＡについて説明する図である。 バックアップ処理ＰＢについて説明する図である。 プリンタドライバに関する設定画面ＳＣ１を示す図である。 バックアップ判定処理を示すフローチャートである。 ＭＦＰにおける設定画面ＳＤ１を示す図である。 コンピュータの表示部に表示される画面ＳＣ２を示すである。 ＭＦＰでのバックアップ処理ルーチンにおける処理内容を示すフローチャートである。 プリント動作時等にＭＦＰにおいて実行される処理内容を示すフローチャートである。

符号の説明

１ データ管理システム
１０ ＭＦＰ
５０ コンピュータ（外部記憶装置）
８０ ファクシミリ通信装置
２３ 記憶部
２３１ ハードディスク
ＮＷ ネットワーク

Claims (10)

1. データのプリント処理および外部記憶装置へのバックアップ処理を行うことが可能なデータ管理装置であって、
   データファイルを記憶する記憶手段と、
   前記記憶手段に記憶されたデータファイルのうちバックアップ禁止がユーザによって指定されたデータファイルについての前記外部記憶装置へのバックアップ処理を禁止する制御手段と、
   を備え、
   前記制御手段は、データファイルに対するプリント指示コマンドが入力された際に、該データファイルについての前記外部記憶装置へのバックアップ処理を禁止することを特徴とするデータ管理装置。
2. 請求項１に記載のデータ管理装置において、
   前記記憶手段は、複数のボックスを有しており、
   前記複数のボックスのうちの特定のボックスに保存されているデータファイルは、バックアップ禁止がユーザによって指定されたものであるとみなされることを特徴とするデータ管理装置。
3. 請求項１または請求項２に記載のデータ管理装置において、
   バックアップ禁止をユーザ操作に応じてファイルごとに設定する設定手段、
   をさらに備えることを特徴とするデータ管理装置。
4. 請求項３に記載のデータ管理装置において、
   前記設定手段が、前記記憶手段に格納されたデータファイルについて、ユーザ操作に応じてバックアップ禁止をファイルごとに設定することを特徴とするデータ管理装置。
5. 請求項１ないし請求項４のいずれかに記載のデータ管理装置において、
   ファイル名に特定の識別部分を有するデータファイルは、バックアップ禁止がユーザによって指定されたものであるとみなされることを特徴とするデータ管理装置。
6. データ管理システムであって、
   データ管理装置と外部記憶装置とを備え、
   前記データ管理装置は、データファイルを記憶する第１の記憶手段を有し、
   前記外部記憶装置は、バックアップされたデータファイルを記憶する第２の記憶手段を有し、
   前記データ管理装置は、前記第１の記憶手段に記憶されたデータファイルのうちバックアップ禁止がユーザによって指定されたデータファイルについての前記第２の記憶手段へのバックアップ処理を禁止する制御手段をさらに有し、
   前記制御手段は、データファイルに対するプリント指示コマンドが入力された際に、該データファイルについての前記第２の記憶手段へのバックアップ処理を禁止することを特徴とするデータ管理システム。
7. 請求項６に記載のデータ管理システムにおいて、
   前記第１の記憶手段は、複数のボックスを有しており、
   前記複数のボックスのうちの特定のボックスに保存されているデータファイルは、バックアップ禁止がユーザによって指定されたものであるとみなされることを特徴とするデータ管理システム。
8. 請求項６または請求項７に記載のデータ管理システムにおいて、
   前記データ管理装置は、バックアップ禁止をユーザ操作に応じてファイルごとに設定する設定手段、
   をさらに備えることを特徴とするデータ管理システム。
9. 請求項８に記載のデータ管理システムにおいて、
   前記設定手段が、前記第１の記憶手段に格納されたデータファイルについて、ユーザ操作に応じてバックアップ禁止をファイルごとに設定することを特徴とするデータ管理システム。
10. 請求項６ないし請求項９のいずれかに記載のデータ管理システムにおいて、
    ファイル名に特定の識別部分を有するデータファイルは、バックアップ禁止がユーザによって指定されたものであるとみなされることを特徴とするデータ管理システム。

Images