JP4135762B1 - 文書管理プログラム及びシステム - Google Patents

Abstract

【課題】複数の規則により保存が義務づけられた電子文書を適切に保存する。
【解決手段】保存要件記憶部１１０には、各規則に対応する保存要件の情報が記憶されている。保存要件の情報には、当該要件が適用される文書の種別や保存期間の開始条件、長さ、及び保存の仕方を規定する保存形態の情報が含まれる。登録処理部１２２は、電子文書が入力された場合、その電子文書の文書種別に該当する保存要件を保存要件記憶部１１０から検索し、検索されたすべての保存要件を満たす保存形態を求め、その保存形態で電子文書を文書保存装置１００に保存する。
【選択図】図２

Description

本発明は、文書管理プログラム及びシステムに関する。

近年、いわゆるｅ文書法などにより、それまで紙での保存が義務づけられていた各種の文書を、電子的に保存することが認められるようになっている。このような電子的な保存については、法律や公的な規則、或いは各企業の社内的な規則などで、保存要件が定められている。保存要件には、例えば、文書の真正性を証明するための手段（例えば電子署名）についての要件や、文書を保存すべき期間などが規定される。企業は、そのような保存要件を満たすように電子文書を保存し、管理する必要がある。

特許文献１には、文書に対して保存期限を対応づけて記憶し、保存期限の過ぎた文書に廃棄マークを付け、廃棄マークの付いた文書については管理者がその利用回数等に基づき不要かどうかを評価し、廃棄を決定するシステムが開示される。

特許文献２には、文書種類ごとに有効期限、保存期限などの複数種類の期限を設定し、各文書をその種類に応じた各種期限に従って管理するシステムが開示される。

特開平０５−０４６４５１号公報 特開２００３−２１６４６７号公報

ところで、企業活動の中で作成される文書の中には、複数の規則により保存が義務づけられているものも少なくない。このように複数の規則により保存が義務づけられた文書を電子的に適切に保存するための仕組みが求められる。

請求項１に係る発明は、コンピュータを、複数の電子文書保存規則に関する情報を記憶した手段であって、個々の電子文書保存規則ごとに、当該電子文書保存規則が適用される文書種別と、当該電子文書保存規則に従う１又は複数の保存形態項目値と、を記憶すると共に、個々の保存形態項目ごとに、複数の保存形態項目値間における厳しさの順序関係を記憶する記憶手段、保存対象となった対象電子文書の文書種別を取得する取得手段、及び、前記記憶手段に記憶された情報に基づき、前記対象電子文書の文書種別に対応する１又は複数の電子文書保存規則に従って当該対象電子文書を保存装置に保存する処理を行う手段であって、前記対象電子文書の文書種別に対して複数の電子文書保存規則が対応しており且つそれらの間で同じ保存形態項目につき異なる複数の保存形態項目値が記憶されている場合には、当該保存形態項目については、前記異なる複数の保存形態項目値の中から前記厳しさの順序関係に従って最も厳しい保存形態項目値を決定してその決定された最も厳しい保存形態項目値が表す保存の仕方で前記対象電子文書を保存する保存処理手段、として機能させるための文書管理プログラムを提供する。

そして、前記記憶手段は、前記各電子文書保存規則に対応づけて、当該電子文書保存規則に対応する保存形態項目値が表す保存の仕方に応じて前記保存対象の電子文書を保存する場合の保存期間の終期を規定する終期情報を記憶し、前記保存処理手段は、前記取得手段が取得した文書種別に対応する各電子文書保存規則に対応する各終期情報に基づき規定される各終期のうち最も早い時期を再決定時期として前記保存対象の電子文書に対応づけて記憶すると共に、前記保存装置に保存された電子文書に対応づけて記憶した再決定時期が到来すると、前記再決定時期に対応づけられた電子文書についての保存形態項目値の再決定処理を実行し、前記再決定処理は、当該再決定処理の対象である電子文書の文書種別に対応する各電子文書保存規則に対応する保存形態項目値のうち前記終期情報により規定される保存期間の終期が当該再決定処理の実行時点よりも後である保存形態項目値の中から、前記順序関係において最も厳しい保存形態項目値を決定し、決定した保存形態項目値がその処理の時点で前記保存装置に保存されている当該電子文書に適用した保存形態項目値と異なる場合には、当該電子文書を当該再決定処理により決定した保存形態項目値が表す保存の仕方に応じて保存し直す処理である、ことを特徴とする。

請求項２に係る発明は、前記請求項１に係る発明において、前記保存処理手段は、前記再決定処理の実行時点において、前記再決定処理の対象である前記電子文書の文書種別に対応する各電子文書保存規則に対応する保存形態項目値の中に前記終期情報により規定される保存期間の終期が当該再決定処理の実行時点よりも後である保存形態項目値がない場合には、当該電子文書を前記保存装置から削除する、ことを特徴とする。

請求項３に係る発明は、コンピュータを、複数の電子文書保存規則に関する情報を記憶した手段であって、個々の電子文書保存規則ごとに、当該電子文書保存規則が適用される文書種別と、当該電子文書保存規則に従う１又は複数の保存形態項目値と、を記憶すると共に、個々の保存形態項目ごとに、複数の保存形態項目値間における厳しさの順序関係を記憶する記憶手段、保存対象となった対象電子文書の文書種別を取得する取得手段、及び、前記記憶手段に記憶された情報に基づき、前記対象電子文書の文書種別に対応する１又は複数の電子文書保存規則に従って当該対象電子文書を保存装置に保存する処理を行う手段であって、前記対象電子文書の文書種別に対して複数の電子文書保存規則が対応しており且つそれらの間で同じ保存形態項目につき異なる複数の保存形態項目値が記憶されている場合には、当該保存形態項目については、前記異なる複数の保存形態項目値の中から前記厳しさの順序関係に従って最も厳しい保存形態項目値を決定してその決定された最も厳しい保存形態項目値が表す保存の仕方で前記対象電子文書を保存する保存処理手段、として機能させるための文書管理プログラムであって、前記保存処理手段は、前記記憶手段に新たな電子文書保存規則に対応する保存形態項目値が追加された場合、前記記憶手段から既存の電子文書保存規則に対応する保存形態項目値が削除された場合、又は前記記憶手段に記憶されている既存の電子文書保存規則に対応する保存形態項目値が変更された場合のいずれかに該当することにより前記記憶手段の記憶内容が変更されると、前記保存装置に保存された電子文書に対して、当該電子文書の文書種別に対応する１以上の各電子文書保存規則に対応する保存形態項目値を前記記憶内容が変更された後の前記記憶手段から求め、求められた１以上の各電子文書保存規則に対応する保存形態項目値の中から前記順序関係において最も厳しい保存形態項目値を決定し、決定された保存形態項目値が表す保存の仕方に応じて当該電子文書を前記保存装置に保存し直す、ことを特徴とする。

請求項４に係る発明は、コンピュータを、複数の電子文書保存規則に関する情報を記憶した手段であって、個々の電子文書保存規則ごとに、当該電子文書保存規則が適用される文書種別と、当該電子文書保存規則に従う１又は複数の保存形態項目値と、を記憶すると共に、個々の保存形態項目ごとに、複数の保存形態項目値間における厳しさの順序関係を記憶する記憶手段、保存対象となった対象電子文書の文書種別を取得する取得手段、及び、前記記憶手段に記憶された情報に基づき、前記対象電子文書の文書種別に対応する１又は複数の電子文書保存規則に従って当該対象電子文書を保存装置に保存する処理を行う手段であって、前記対象電子文書の文書種別に対して複数の電子文書保存規則が対応しており且つそれらの間で同じ保存形態項目につき異なる複数の保存形態項目値が記憶されている場合には、当該保存形態項目については、前記異なる複数の保存形態項目値の中から前記厳しさの順序関係に従って最も厳しい保存形態項目値を決定してその決定された最も厳しい保存形態項目値が表す保存の仕方で前記対象電子文書を保存する保存処理手段、として機能させるための文書管理プログラムであって、前記電子文書保存規則ごとに前記記憶手段に記憶される前記保存形態項目値には、前記コンピュータに常時接続された第１の保存装置に電子文書を保存するという保存の仕方を示す第１の保存形態項目値と、前記コンピュータに着脱可能な第２の保存装置に電子文書を保存するという保存の仕方を示す第２の保存形態項目値と、が含まれ、前記第１の保存形態項目値は前記順序関係において前記第２の保存形態項目値よりも厳しいと規定される、ことを特徴とする。

請求項５に係る発明は、複数の電子文書保存規則に関する情報を記憶した手段であって、個々の電子文書保存規則ごとに、当該電子文書保存規則が適用される文書種別と、当該電子文書保存規則に従う１又は複数の保存形態項目値と、を記憶すると共に、個々の保存形態項目ごとに、複数の保存形態項目値間における厳しさの順序関係を記憶する記憶手段と、保存対象となった対象電子文書の文書種別を取得する取得手段と、前記記憶手段に記憶された情報に基づき、前記対象電子文書の文書種別に対応する１又は複数の電子文書保存規則に従って当該対象電子文書を保存装置に保存する処理を行う手段であって、前記対象電子文書の文書種別に対して複数の電子文書保存規則が対応しており且つそれらの間で同じ保存形態項目につき異なる複数の保存形態項目値が記憶されている場合には、当該保存形態項目については、前記異なる複数の保存形態項目値の中から前記厳しさの順序関係に従って最も厳しい保存形態項目値を決定してその決定された最も厳しい保存形態項目値が表す保存の仕方で前記対象電子文書を保存する保存処理手段と、を備える文書管理システムであって、前記記憶手段は、前記各電子文書保存規則に対応づけて、当該電子文書保存規則に対応する保存形態項目値が表す保存の仕方に応じて前記保存対象の電子文書を保存する場合の保存期間の終期を規定する終期情報を記憶し、前記保存処理手段は、前記取得手段が取得した文書種別に対応する各電子文書保存規則に対応する各終期情報に基づき規定される各終期のうち最も早い時期を再決定時期として前記保存対象の電子文書に対応づけて記憶すると共に、前記保存装置に保存された電子文書に対応づけて記憶した再決定時期が到来すると、前記再決定時期に対応づけられた電子文書についての保存形態項目値の再決定処理を実行し、前記再決定処理は、当該再決定処理の対象である電子文書の文書種別に対応する各電子文書保存規則に対応する保存形態項目値のうち前記終期情報により規定される保存期間の終期が当該再決定処理の実行時点よりも後である保存形態項目値の中から、前記順序関係において最も厳しい保存形態項目値を決定し、決定した保存形態項目値がその処理の時点で前記保存装置に保存されている当該電子文書に適用した保存形態項目値と異なる場合には、当該電子文書を当該再決定処理により決定した保存形態項目値が表す保存の仕方に応じて保存し直す処理である、ことを特徴とする文書管理システムを提供する。

請求項１及び５に記載の発明によれば、電子文書に対して複数の電子文書保存規則に対応する複数の保存形態項目値が適用される場合にも、それらすべての保存形態項目値を充足することができる。

また、電子文書の文書種別に基づき、その電子文書に適用される保存形態項目値を特定することができる。

また、保存装置に保存されている電子文書の保存の仕方を、保存期間の終期が再決定処理の実行時点よりも後である保存形態項目値に合わせて変更することができる。

例えば、保存装置に保存されている電子文書について、その電子文書に適用された保存形態項目値に対応する保存期間の終期のうち最も早い終期が到来した場合に、その電子文書の保存形態をその時期の状況に合わせて変更することができる。

請求項２に記載の発明によれば、保存装置の負担を軽減できる。

請求項３に記載の発明によれば、新たな電子文書保存規則に対応する保存形態項目値の追加、既存の電子文書保存規則に対応する保存形態項目値の削除、又は既存の電子文書保存規則に対応する保存形態項目値の変更があった場合に、保存されている電子文書の保存の仕方をその追加、削除、又は変更に応じて変更することができる。

請求項４に記載の発明によれば、コンピュータに常時接続された第１の保存装置又は着脱可能な第２の保存装置のうち、保存対象の電子文書の文書種別に対応する保存形態項目値に規定される保存装置にその電子文書を保存することができる。

まず図１を参照して、実施形態のシステム構成の例を説明する。この例のシステムでは、文書管理サーバ１０，保存要件管理者端末１２，文書管理者端末１４，文書登録者端末１６，文書利用者端末１８及び図示していない基幹業務システムが、ネットワーク３０に接続されている。このシステムは、企業等のある組織において、電子文書を保存し管理するために用いられる。

ネットワーク３０としては、ＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）、インターネット等の広域のデータ通信ネットワーク、又はその組合せ等が挙げられる。

文書管理サーバ１０は、法令、公的又は企業内の私的な規則（以下「規則」と総称する）などにより保存義務を課された電子文書を保存するサーバである。文書管理サーバ１０は、各規則に対応した電子文書の保存要件の情報を有しており、保存対象の電子文書が入力された場合、その電子文書に適用されるすべての規則の保存要件を充足するようにその電子文書を保存する。なお、保存要件については後で詳しく説明する。

保存要件管理者端末１２は、組織において保存要件を管理する権限を持つ保存要件管理者が用いる端末である。例えば、法令や規則の遵守のための業務を行う部門のスタッフが、保存要件管理者の一例である。保存要件管理者端末１２は、規則に基づく電子文書の保存要件を文書管理サーバ１０に登録するために用いられる。また、既存の規則に改正が行われた場合に、文書管理サーバ１０に登録された保存要件を、保存要件管理者端末１２から更新してもよい。文書管理サーバ１０は、保存要件の登録又は更新のためのＵＩ（ユーザインタフェース）画面情報を保存要件管理者端末１２に提供してもよい。この場合、保存要件管理者は保存要件管理者端末１２の表示装置に表示されたそのＵＩ画面上で、保存要件を規定するための各種の情報を入力し、文書管理サーバ１０に登録する。

文書管理者端末１４は、組織内の文書管理者が用いる端末である。文書管理者は、組織内の文書を管理する権限を持つ人である。文書管理者は、例えば、文書を取り扱う業務部門ごとに選定してもよく、その場合文書管理者は自分の担当する業務部門内の文書のみについての管理権限を有する。文書管理者は、文書管理者端末１４から文書管理サーバ１０にアクセスし、例えば、自分が管理する電子文書の内容や当該文書に対応する各種の管理情報を確認したり、それら管理情報を修正したりする。電子文書の管理情報には、例えば後述する文書の種別の情報などがある。文書管理サーバ１０は、文書管理者向けのＵＩ画面を文書管理者端末１４に提供してもよい。この場合、文書管理者は文書管理者端末１４の表示装置に表示されたそのＵＩ画面上で、文書管理のための各種作業を行う。

文書登録者端末１６は、組織において文書登録の権限を持つ文書登録者が用いる端末である。文書登録者は、文書登録者端末１６から文書管理サーバ１０に対して保存対象の電子文書を登録する。保存対象の電子文書は文書登録者端末１６内にあるものでも、ネットワーク３０上の他のコンピュータ内にあるものでもよい。後者の場合、文書登録者端末１６は、文書登録者から指定された保存対象の電子文書をネットワーク３０上の他のコンピュータから取得して文書管理サーバ１０に送ればよい。また、その代わりに、その電子文書の格納場所を示す情報（例えばＵＲＬ(Uniform Resource Locator)を文書登録者端末１６から文書管理サーバ１０に送って、文書管理サーバ１０がその格納場所の情報を用いてその電子文書を取得するようにしてもよい。文書管理サーバ１０が電子文書の登録のためのＵＩ画面を文書登録者端末１６に提供し、文書登録者は文書登録者端末１６上でそのＵＩ画面を用いて登録操作を行うようにしてもよい。

文書利用者端末１８は、文書管理サーバ１０に保存された電子文書を利用する権限を持つ文書利用者の端末である。保存された電子文書の利用には、例えばその電子文書の閲覧がある。また、保存された電子文書に対して編集や追記等の処理を行うことも「利用」の一例である。なお、文書管理サーバ１０に保存された電子文書を改ざん等から保護するために、電子文書に対し文書利用者端末１８で編集や追記等の処理が行われた場合でも、その元になった文書管理サーバ１０内の電子文書自体は変更されないように制御してもよい。この場合、編集や追記等の処理を行った電子文書は元の電子文書とは別の電子文書として文書管理サーバ１０に保存するように制御してもよい。文書利用者は、例えば自分の属する業務部門など、自分自身が利用権限を持つ電子文書のみを利用することができる。文書管理サーバ１０が電子文書の利用のためのＵＩ画面を文書利用者端末１８に提供し、文書利用者は文書利用者端末１８上でそのＵＩ画面を用いて文書を利用するようにしてもよい。

以上の構成において、文書管理サーバ１０は、保存要件管理者端末１２、文書管理者端末１４、文書登録者端末１６、文書利用者端末１８に対するＵＩ画面を例えばＷｅｂページの形で提供してもよいが、これに限定されるものではない。また、保存要件管理者端末１２、文書管理者端末１４、文書登録者端末１６、文書利用者端末１８は、ハードウエアとしては例えば一般的なパーソナルコンピュータ（ＰＣ）やワークステーションでよい。ＰＣ等に対しどの役割のユーザがログインするかにより、そのＰＣ等がそれら各端末１２〜１８のいずれとして機能するかが決まる。

次に、図２を参照して、文書管理サーバ１０の内部構成の一例を説明する。この例では、文書管理サーバ１０は、文書保存装置１００、保存要件記憶部１１０、保存管理部１２０、要件管理部１３０、及び通信制御部１４０を備える。

文書保存装置１００は、電子文書を保存する記憶装置である。この記憶装置としては、ハードディスク装置や、ディスク等の着脱自在な記録媒体に電子文書を書き込む装置などが挙げられる。文書管理サーバ１０は、同種或いは異種の文書保存装置１００を複数備えていてもよい。

保存要件記憶部１１０は、電子文書についての保存要件を記憶する記憶装置であり、例えばハードディスクを用いればよい。保存要件は、電子文書の保存の際又は保存中に要求される事項を規定する情報である。保存要件については後で詳細に説明する。

保存管理部１２０は、電子文書を当該電子文書に対応する保存要件を満たすように保存するための管理を行う。保存管理部１２０は、登録処理部１２２、保守処理部１２４及び文書提供部１２６を備える。登録処理部１２２は、電子文書を文書保存装置１００に対して保存する際に、保存要件に規定される保存形態を満たすための処理を実行する。ここでいう保存形態は、言い換えれば電子文書の保存の仕方のことであり、詳細は後で説明する。保守処理部１２４は、文書保存装置１００に既に保存されている電子文書に対し、時間の経過又は周辺事情の変化などに応じて保存形態の再評価を行う。再評価で求められた保存形態が当該電子文書の現在の保存形態とは異なる場合、保守処理部１２４は当該電子文書が再評価で求められた保存形態を満たすようにするための処理を実行する。文書提供部１２６は、文書保存装置１００に保存された電子文書を利用者に提供するための処理を行う。文書提供部１２６は、保存された電子文書に対するアクセス管理機能を備えていてもよい。また、文書提供部１２６は、保存された電子文書に対する利用者のアクセスのログを記録する機能を備えていてもよい。また文書提供部１２６は、例えば文書保存装置１００内の電子文書に対する検索機能を利用者に提供してもよい。

要件管理部１３０は、保存要件管理端末１２からの指示に基づき保存要件記憶部１１０に保存される保存要件の情報についての管理を行う。保存要件の管理には、例えば、保存要件記憶部１１０に対する保存要件の登録、登録されている保存要件の削除や改訂などが含まれる。

通信制御部１４０は、文書管理サーバ１０とネットワーク３０との間のデータ通信を制御する。通信制御部１４０には、例えば、ネットワークインタフェースカードを用いればよい。

次に、図３を参照して、保存要件記憶部１１０に記憶された保存要件データの例を説明する。図３の例では、１つの行が１つの規則に対応する保存要件を示す。１つの保存要件の情報において、「要件ＩＤ」は当該保存要件に対し一意に付与された識別情報である。「規則名称」は当該保存要件を規定する規則の名称であり、「根拠条文」はその規則の中で特に当該保存要件の根拠となっている１以上の条文を特定する情報である。規則名称や根拠条文の情報は、保存された電子文書を利用する管理者や利用者に対し、その電子文書の保存形態の根拠を示す情報として提供することができる。このような根拠の情報として、この他に、規則の所管官庁の情報などを保存要件に含めてもよい。

「文書種別」は、保存要件の観点から見た文書の種別を示す情報であり、同じ文書種別に属する文書には同じ保存要件が適用される。１つの文書種別に属する文書に対し、複数の規則に基づく保存要件が適用される場合もある。図３の例では、「製品の品質等に関する文書」という文書種別に対して、要件ＩＤ１〜３の３つの保存要件が適用される。文書管理サーバ１０において用いる文書種別群は、保存要件管理者が規定すればよい。文書登録者が文書管理サーバ１０に登録する文書の文書種別は、それら文書種別群の中から文書登録者が選択すればよい。また、ワークフロー管理システムや基幹業務システムなどのシステムの管理下の業務プロセスにおいて保存対象の電子文書が作成され、文書管理サーバ１０に登録される場合には、その業務プロセスに対応づけて文書種別を登録しておいてもよい。この場合、業務プロセスにて作成され、登録の指示をされた文書は、その業務プロセスに対応する文書種別で文書管理サーバ１０に登録される。

「保存期間の開始条件」は、当該保存要件が規定する電子文書の保存期間が開始される条件を表す。例えば、保存対象の文書に関する特定の事象が生じたことが、保存期間の開始の条件となる。文書に関する事象には、文書そのものについての事象もあれば、その文書の対象である有体又は無体の物に関する事象もある。前者の例には、例えば文書の作成や改訂などといった事象がある。後者の例には、文書の対象である製品（有体物）の販売開始や販売終了、市場からの消滅等の事象、あるいは文書の対象であるサービスの提供開始や終了などの事象がある。

「保存期間の長さ」は、当該保存要件が規定する電子文書の保存期間の長さを規定する情報である。期間の長さは、例示される「年」単位に限らず、「日」単位や「月」単位など規則の規定に応じた単位で表せばよい。

「適用開始日」は、当該保存要件の適用が開始される日付であり、例えば当該保存要件に対応する規則が施行される日や有効になる日に対応する。「適用終了日」は、当該保存要件の適用が終了する日付であり、例えば当該保存要件に対応する規則が破棄された日や無効になった日に対応する。

「保存形態」は、保存対象の電子文書の管理の仕方を規定する情報である。保存形態は、例えば、保存対象の電子文書のデータ形式、又は電子文書に対し保存の際に施すべき処理の内容、又は文書保存装置１００に保存された電子文書に対するシステム上の保護の内容を規定する。個々の保存形態には、１以上の項目が含まれる。保存形態の項目の例を、図４に列挙する。

図示例では、保存形態の各項目は、「真正性」、「見読性」、「機密性」、「検索性」の４つの要件に分類される。真正性の要件は、例えば、保存された電子文書が改ざん・消去されないこと、また改ざんされたことが確認できること、などである。見読性の要件は、例えば、保存された電子文書が、人が読める形式で出力（画面表示又は印刷出力など）できることである。機密性の要件は、例えば、保存された電子文書に記録された事項へのアクセスを許されない者からのアクセスを抑止する措置を講じていることである。検索性の要件は、例えば、電子文書に記録された事項について必要な程度で検索をすることができるよう、事項を体系的に構成する措置を講ずることである。

図４には、それら各分類に属する保存形態の項目の例と、それら各項目のとり得る値の例とが示されている。各項目のとり得る値は、要件の強弱の順に並んでいる。

図４には、真正性に関する項目として「電子署名」、「タイムスタンプ」、「署名延長」が例示されている。

項目「電子署名」は、保存対象の電子文書に対する電子署名の要件を規定する項目である。この例では、項目「電子署名」は、「認定ＣＡ」、「プライベートＣＡ」、「なし」の３つの値をとり得る。値「認定ＣＡ」は、保存対象の電子文書に対して認定ＣＡ（Certification Authority: 認証局）が発行した公開鍵証明書（以下単に「証明書」と呼ぶ）を用いた電子署名を施すべきことを意味する。なお、「証明書を用いた電子署名」とは、その証明書が証明している公開鍵と対になった秘密鍵を用いた暗号化処理により生成される電子署名を意味する。認定ＣＡは、法令に規定されるなど公的に認定されたＣＡのことであり、例えば政府機関が運営するＣＡや証明書発行サービスを提供する特定企業が運営するＣＡがその一例である。値「プライベートＣＡ」は、保存対象の電子文書に対してプライベートＣＡが発行した証明書を用いた電子署名を施すべきことを意味する。プライベートＣＡは、公的には認定されていないＣＡであり、例えば文書管理サーバ１０を運用する組織が私的な基準に従い設置・運営するＣＡがその一例である。当該文書管理サーバ１０を運用する組織が私的に運営するＣＡがその一例である。値「なし」は、保存対象の電子文書に電子署名を付さなくて良いことを意味する。文書管理サーバ１０には、認証ＣＡ及びプライベートＣＡを特定する情報が登録されている。

項目「タイムスタンプ」は、保存対象の電子文書に対するタイムスタンプの付与に関する要件を規定する項目である。図示例では、項目「タイムスタンプ」は、「認定ＴＳＡ」、「プライベートＴＳＡ」、「なし」の３つの値をとり得る。値「認定ＴＳＡ」は、保存対象の電子文書に対して認定ＴＳＡ（Time Stamp Authority: タイムスタンプ局）のタイムスタンプを施すべきことを意味する。認定ＴＳＡは、公的に認定されたＴＳＡのことである。値「プライベートＴＳＡ」は、保存対象の電子文書に対してプライベートＴＳＡのタイムスタンプを施すべきことを意味する。プライベートＴＳＡは、公的には認定されていないＴＳＡであり、例えば当該文書管理サーバ１０を運用する組織が私的に設置・運用するＴＳＡがその一例である。値「なし」は、保存対象の電子文書にタイムスタンプを付さなくて良いことを意味する。なお、文書管理サーバ１０には、認証ＴＳＡ及びプライベートＴＳＡを特定する情報が登録されている。

電子署名に用いられる証明書には有効期限が設定されており、有効期限経過後の証明書を用いた電子署名では、電子文書の真正性が保証できない。そこで、電子署名に用いられた証明書の有効期限を越えてその電子署名の有効性を延長する署名延長技術が提案されている。項目「署名延長」は、保存対象の電子文書に付された電子署名についてそのような署名延長を行うか否かを規定する項目である。

また図４には、見読性に関する項目として「保存フォーマット」、「圧縮」、「解像度」が例示されている。

項目「保存フォーマット」は、保存対象の電子文書のデータフォーマットを規定する要件である。図４には、項目「保存フォーマット」の値として「長期保存対応（フォーマット）」と「指定なし」の２種類が例示されている。長期保存対応フォーマットは、法令等に基づき長期保存用のフォーマットとして公的に認定されているフォーマットであり、例えばPDF/A (PDF/Archive: ISO/DIS 19005-1)がその一例である。一方、「指定なし」は保存のためのフォーマットを規定しないことを意味する。

項目「圧縮」は、保存対象の電子文書に対して施すデータ圧縮の要件を規定する要件である。図４には、項目「圧縮」の値として、「非圧縮」、「可逆圧縮」、「非可逆低圧縮」、「非可逆高圧縮」の４種類が例示されている。「非圧縮」は電子文書を圧縮せずに保存することを、「可逆圧縮」は可逆圧縮アルゴリズムを用いて電子文書を圧縮し保存することを、それぞれ意味する。また、「非可逆低圧縮」と「非可逆高圧縮」とは共に非可逆圧縮アルゴリズムを用いて電子文書を圧縮し保存することを意味し、後者の方が前者より高い圧縮率で圧縮することを意味する。なお、文書管理サーバ１０は、「可逆圧縮」のための圧縮アルゴリズム、「非可逆低圧縮」及び「非可逆高圧縮」のための圧縮アルゴリズムを保持している。

項目「解像度」は、保存対象の電子文書の解像度を規定する要件である。図４には、「高解像度」、「中解像度」、「低解像度」の３段階の値が例示される。なお、文書管理サーバ１０には、高、中、低の各解像度の具体的な値が登録されている。解像度は、電子文書の画質を規定するパラメータの一例に過ぎない。階調数など他の画質パラメータについての項目があってもよい。

また、図４には、機密性に関する項目として「アクセスレベル」、「持出し制御」、「暗号化」、及び「ログ保存」が例示されている。

項目「アクセスレベル」は、保存された電子文書に対するアクセス制限のレベルを規定する要件である。図４には、「部門限定」、「社内限定」、「限定なし」の３段階が例示される。「部門限定」は、その電子文書を文書管理サーバ１０に登録した登録者の所属部門の構成員だけにアクセスを許すという制限であり、「社内限定」はそのような部門に限らず文書管理サーバ１０を運用する会社の社員ならばアクセスを許すという制限である。「限定なし」は、アクセス制限をしないことを意味する。

項目「持出し制御」は、保存された電子文書に対する持出し制御の要件を規定する項目である。持出し制御は、文書管理サーバ１０から外部への電子文書の持ち出し操作に対する制御である。例えば、文書管理サーバ１０に保存された文書を、文書利用者端末１８等のローカルの環境に保存することを禁止したり、或いは可搬型の記憶媒体に書き込むことを禁止したりするなどの制御がその一例である。図４には、項目「持出し制御」の値として、「あり」、「なし」の２つが例示されている。前者は持ち出し制御を行うこと、後者は持出し制御を行わないこと、をそれぞれ意味する。なお、文書管理サーバ１０を含む本実施形態のシステムは、持出し制御のためのプログラムを有している。

項目「暗号化」は、保存対象の電子文書に対する暗号化の要件を規定する項目である。この項目については、図示例では「あり」（暗号化を行う）及び「なし」（暗号化しない）の２段階の値が例示される。「あり」の場合、文書管理サーバ１０は、保存対象の電子文書を所定の暗号化アルゴリズムにより暗号化した上で保存する。なお、暗号化鍵の強度に段階を設けるなど、更に細かい段階を設定してもよい。

項目「ログ保存」は、保存された電子文書に対する利用者からのアクセスについてのログの保存についての要件を規定する項目である。図４には、「ログ保存」の値として、ログを保存する期間の長さを例示している。例えばある電子文書に対するログ保存の期間が１０年であれば、その電子文書に対するアクセスのログは、そのログが記録された時点から１０年間は保存しておく必要がある。

また、図４には、検索性に関する項目として「属性検索」、「全文検索」、「アクセススピード」、及び「保存媒体」が例示される。

項目「属性検索」は、保存された電子文書ついて、属性情報を用いた検索を可能とするか否かを規定する項目である。電子文書の属性情報は、例えば当該電子文書の作成者、作成日時、登録者、登録日時、文書種別などがある。

項目「全文検索」は、保存された電子文書ついて、全文検索を可能とするか否かを規定する項目である。

項目「アクセススピード」は、保存された電子文書に対するアクセススピードに関する要件を規定する項目である。アクセススピードは、電子文書を保存する文書保存装置１００のハードウエア性能や、文書管理サーバ１０のＣＰＵ（中央演算装置）の性能等により決まってくる。例えば、文書管理サーバ１０が、高速ではあるが高価な文書保存装置１００と、低速ではあるが安価な文書保存装置１００とを備えている場合、要求されるアクセススピードが高速であれば前者に、低速であれば後者に電子文書を保存することで、サーバ１０全体としての運用コストが低くなる。

項目「保存媒体」は、電子文書が保存される媒体を規定する項目である。図４には、その項目の値として「オンラインメディア」と「オフラインメディア」が例示される。オンラインメディアは、文書管理サーバ１０が内蔵する固定の記録媒体であり、ハードディスクがその一例である。オフラインメディアは、文書管理サーバ１０に対して着脱自在の記録媒体であり、ＣＤ(Compact Disc)規格やＤＶＤ(Digital Versatile Disc)規格などに準拠した書込可能なディスクなどがその一例である。文書管理サーバ１０は、オンラインメディアに対する読み書きを行う文書保存装置１００と、オフラインメディアに対する読み書きを行う文書保存装置１００の両者を備えていても良い。

文書管理サーバ１０はオフラインメディアの所在場所を管理するシステムを備えていてもよい。このシステムは、各オフラインメディアの保管場所を特定するための情報と、各電子文書がどのオフラインメディアに保存されているかを特定するための情報を記録する。オフラインメディアの保管場所は管理者が手入力で指定してもよいし、オフラインメディアの保管作業自体をシステムが行い、当該システムがその保管場所を記録してもよい。

以上、図４を参照して保存形態の項目について説明した。個々の保存要件内の保存形態は、それら各項目の値の組合せで表現される。なお、図４に例示した各項目、及びそれら各項目の値は、あくまで例示的なものに過ぎない。例えば、例示したものの他に、電子文書それ自体を廃棄してよいか否かを規定する項目があってもよい。電子文書自体がなくても、その電子文書のテキスト内容があれば足りるような規則の場合、電子文書自体は廃棄し、テキスト内を保存しておけばよい。また、他の項目として、保存した電子文書のデータのバックアップを行う周期や、文書保存装置１００を冗長構成とするか非冗長構成とするかを示すものがあってもよい。

再び図３の説明に戻ると、図３には文書種別「製品の品質等に関する文書」を対象とする要件ＩＤ１〜３の３つの保存要件が例示されている。以下では、煩雑さを避けるため、要件ＩＤがｎ（ｎは整数）の保存要件を「保存要件ｎ」と呼ぶこととする。保存要件１，２，３は、それぞれ、ＰＬ法（製造物責任法）の規定、民法の不法行為責任の規定、社内規定に基づくものである。それら各保存要件に含まれる保存形態の内容の一例を図５に示す。図５において、値が示されていない項目は、その項目については規定がないことを意味する。なお、図３及び図５の例はあくまで一例に過ぎない。「製品の品質等に関する文書」に関する保存要件は図３及び図５に例示したものに限らない。また保存要件記憶部１１０に、その他の文書種類に関する保存要件が登録されていてもよい。

ここで具体例を示して本実施形態の電子文書保存管理の方式を説明する。図６は、「製品の品質等に関する文書」に該当する電子文書に対して適用される保存要件の時間的な変遷を例示している。適用される保存要件は図３に例示したものであるとする。図６の例は、ある製品に関する電子文書が１９９６年に作成されて文書管理サーバ１０に登録され、その製品の販売が２０００年に終了し、その製品が２００３年に市場から消滅した場合を例示している。このような例では、１９９６年の文書登録の時点から１０年間の間はＰＬ法に拠る保存要件１が、２０００年に製品の販売が終了した時点から５０年間は社内規定に拠る保存要件３が、２００３年に製品が市場から消滅した時点から２０年間は民法の不法行為責任の規定に拠る保存要件２が、それぞれ当該電子文書に課される。図示のように、１つの電子文書に対して複数の保存要件が重複的に適用される期間が出てくる。そこで、本実施形態では、基本的には、１つの電子文書に対して適用されるすべての保存要件を充足するように、その電子文書の保存形態を制御する。

ここで、保存形態の項目の中には、後から適用される保存要件に規定される項目値の方が厳しい要件となるものもある。このような項目については、いったん緩い要件を適用してしまうと、後から厳しい要件を満たすように変更することができないものも存在し得る。例えば、電子文書のデータ内容を不可逆的に変換してしまうと、電子文書の本来のデータ内容は復元できなくなってしまうので、後でそれより厳しい要件が課されてもその要件に耐えられない場合が生じる可能性がある。例えば電子文書をいったん不可逆圧縮してしまうと、その後に適用される保存要件で非圧縮又は可逆圧縮が要求されたとしても、その要求には応えられない。非圧縮や不可逆圧縮は、元々の電子文書が復元できることが必須だからである。同様に、電子文書の解像度をいったん低解像度に落としてしまうと、その後高解像度が要求されたとしてもその要求には応えられない。また、電子署名やタイムスタンプも、いったん私的なＣＡやＴＳＡを用いると、その時点以降は公的な意味での真正性は保証できなくなってしまう。

このようなことから、本実施形態では、電子文書の保存形態を決定する際には、その決定の時点以降にその電子文書に適用される可能性のあるすべての保存要件を考慮し、保存形態の項目ごとに、それらすべての保存要件の中で最も厳しい項目値を採用することとする。

このような方式を採用した場合、図６の例では、１９９６年に電子文書が作成され登録される時点では、図３及び図５に例示される保存要件１〜３のすべてを充足する保存形態１がその電子文書に適用されることとなる。

ここで、保存要件１に規定される保存期間は１０年なので、その電子文書の登録時点から１０年が経過した時点（すなわち図６における期限１）以降は、保存要件１は考慮しなくてよい。考慮すべき保存要件の数が減れば、それら保存要件を充足する最低限の保存形態は以前より緩やかなものとなる。したがって、いったん電子文書を保存した後でも、その文書について考慮すべき保存要件が減った時点で、より緩やかになった保存形態へと変更すれば、本システムの負担は小さくなる。例えば、保存する電子文書の圧縮率を高くできるようになれば、文書保存装置１００の容量が少なくて済む。また例えばアクセスログの保存期間が短くなれば、その分ログ保存のための記憶容量が少なくて済む。

このようなことから、本実施形態では、電子文書の保存形態を決定する際の基礎となった保存要件の適用期限（すなわち保存期間の終期）が到来した時点で、その電子文書の保存形態を再評価する。例えば、図６の例では、期限１が到来した際の再評価により、電子文書に適用される保存形態は保存形態２へと変化する。保存形態２は、保存要件２及び３は充足するが、保存要件１は充足しなくてよい。

図６の例では、保存要件２により規定される保存期間は対象製品の市場消滅（２００３年）から２０年後の時点（２０２３年）なので、その時点（すなわち図示の期限２）で再度保存形態の再評価が行われる。その結果、期限２以降は、電子文書の保存形態は、保存要件３だけを満たす保存形態３へと変更される。

そして、保存要件３により規定される保存期間は対象製品の販売終了（２０００年）から５０年後の時点（２０５０年。すなわち図示の期限３）以降は、当該電子文書に適用すべき保存要件はなくなる。このように適用すべき保存要件がなくなった後は、電子文書は削除してよい。

上述の保存形態１〜３の内容を図７に示す。図７から分かるように、例えば保存形態１は、図５に例示した保存要件１〜３の各項目の値のうちそれぞれ最も厳しいものが採用されている。

以上の例では、保存形態のすべての項目について、保存形態を決定する時点以降に適用するすべての保存要件を考慮したが、これは一例に過ぎない。例えばこの代わりに、保存形態の項目の中にいったん緩い条件を採用した後で厳しい条件に切り替えても問題がないものについては、保存形態を決定する時点で現に適用される保存要件群だけを考慮するようにしてもよい。この場合、保存要件の項目ごとに、当該項目が将来適用される保存要件を考慮すべきものであるか否かを示す情報を文書管理サーバ１０に登録しておけばよい。

次に、保存管理部１２０内の各部１２２〜１２６の処理内容について更に詳細に説明する。まず、図８を参照して、登録処理部１２２の処理内容を説明する。

文書登録者端末１６から電子文書の登録依頼を受けた場合、登録処理部１２２が図８の処理手順を実行する。この手順では、まず登録処理部１２２は、その電子文書に今後適用される可能性のあるすべての保存要件を保存要件記憶部１１０から検索する（Ｓ１）。保存要件記憶部１１０には、図３及び図５に例示した各保存要件の内容や、図４に例示した保存形態の項目群の内容を表す情報があらかじめ登録されている。どの保存要件がその電子文書に適用される可能性があるかは、その電子文書の文書種別に基づき判定する。例えば、文書登録者が、文書登録者端末１６にて登録対象の電子文書を指定する際に、その電子文書の文書種別を指定するようにすればよい。文書種別の選択肢の情報は、あらかじめ文書登録者端末１６に設定しておいてもよいし、文書管理サーバ１０から提供してもよい。後者の場合、選択肢の情報は、文書登録操作のＵＩ（ユーザインタフェース）のための画面情報（例えばＷｅｂページ）に組み込んでもよい。それら選択肢のうち、文書登録者が選択した文書種別を表す情報が、登録対象の電子文書の情報と共に文書登録者端末１６から文書管理サーバ１０に送られる。登録処理部１２２は、保存要件記憶部１１０に登録された各保存要件のうち、項目「文書種別」の値が文書登録者端末１６から指定された文書種別と一致するものを検索する。

なお、電子文書が登録される時点ではまだ施行されていない規則に依拠する保存要件やその時点で既に廃止されている規則に依拠する保存要件が存在する場合には、それらは検索結果から排除する。例えば、電子文書の登録時点が保存要件の「適用開始日」よりも前であるか、又は「適用終了日」の後であれば、その保存要件はその電子文書には適用されないと判定すればよい。

ステップＳ１では、「保存期間の開始条件」が満たされていない保存要件も検索される。そのような保存要件も、将来適用される可能性があるからである。なお、電子文書の対象製品の販売終了や市場からの消滅などの事象が発生したか否かは、例えば、この文書管理サーバ１０を利用する会社で製品についての情報を管理するシステム（例えば基幹業務管理システム）に対し保存管理部１２０が定期的にその対象商品の状態を問い合せることで知ることができる。文書保存装置１００には電子文書に対応づけてその電子文書の対象（例えば対象製品）の識別情報を保存しておけば、保存管理部１２０はその識別情報を用いて問合せを行うことができる。既に保存した電子文書に適用された保存要件の「保存期間の開始条件」が満足されたことが、そのような調査により判明した場合は、保存管理部１２０は、その保存要件が義務づける保存期間の終期を計算し、その終期の情報をその電子文書に対応づけて記憶する。

ステップＳ１の処理では、例えば「製品の品質等に関する文書」という種別に該当する電子文書が１９９６年のある時点で文書管理サーバ１０に登録された場合、図３及び図５に例示する保存要件１〜３が、その電子文書に今後適用される可能性のある保存要件として検索されることになる。

以上では登録対象の電子文書の文書種別を文書登録者が指定する場合を例示したが、これは一例に過ぎない。例えば、電子文書に文書種別の情報が既に含まれていたり、或いは電子文書の内容や属性情報（例えば登録対象の電子文書の作成者、又は登録対象の電子文書が格納されていた格納場所）などから文書種別が自動判定できたりする場合には、文書登録者が文書種別を指定する必要はない。

ステップＳ１にて、電子文書に今後適用される可能性のある保存要件が特定されると、登録処理部１２２は、それらすべての保存要件を充足する保存形態を求める（Ｓ２）。ステップＳ２の処理では、例えば、保存形態の項目ごとに、それら各保存要件に規定される当該項目の値のうち最も厳しいものを選択すればよい。保存要件記憶部１１０には、図４に例示したような保存形態項目の値の強さ（すなわち要件としての厳しさ）の順序関係を表す情報が登録されているので、ステップＳ２ではその情報を参照して処理を行えばよい。例えば、図６の例の場合、電子文書の登録（１９９６年）の時点では、その電子文書に対する保存形態として、図７に例示した保存形態１が求められる。

次に登録処理部１２２は、ステップＳ２で求めた保存形態の期限を判定する（Ｓ３）。例えば、ステップＳ１で特定した各保存要件が規定する保存期間の終期のうち、最も早いものをその保存形態の期限と判定すればよい。例えば図６の例では、１９９６年に電子文書が登録された時点では、ステップＳ１で特定される保存要件１〜３のうち、保存要件２及び３は保存期間の開始の契機となる事象がまだ起こっていないので、保存期間が求められるのは保存要件１のみである。この場合の保存要件１の終期は、その登録時点の１０年後の時点となるので、ステップＳ３ではその１０年後の時点に該当する「期限１」の日時が求められる。ステップＳ３で求められた期限は、当該電子文書の保存形態の再評価のタイミングの判断材料として用いられる。

次に登録処理部１２２は、登録対象の電子文書を、ステップＳ２で求められた保存形態に従って文書保存装置１００に保存する（Ｓ４）。ステップＳ４では、登録処理部１２２は例えば以下のような処理を行う。

ステップＳ２で求められた保存形態にて、例えば電子署名を付すべきこととその電子署名の要件が規定されている場合は、当該電子文書にその項目に適合する電子署名が付されているか否かを判定する。例えば図７の保存形態１が適用される場合、その電子文書に対し、認定ＣＡが発行した文書登録者の公開鍵証明書を用いた電子署名が付されているか否かを判定すればよい。適合する電子署名が付されていない場合は、適合する電子署名を付すように促すメッセージを文書登録者端末１６に送り、電子署名を促せばよい。また、別の方法として、文書登録者端末１６が持つ文書登録用のＵＩプログラムが、文書登録者が指定した登録対象の電子文書の文書種別を登録処理部１２２に送り、登録処理部１２２がその文書種別に対応する電子署名の要件を返信し、そのＵＩプログラムがその要件を満たす電子署名を電子文書に付してから登録処理部１２２に送るようにしてもよい。

またステップＳ２で求められた保存形態の中にタイムスタンプの項目がある場合は、登録処理部１２２は、登録対象の電子文書に対しその項目を満たすタイムスタンプを付すための処理を行えばよい。例えば、認定ＴＳＡのタイムスタンプが要件となっている場合、登録処理部１２２はその電子文書のダイジェストを認定ＴＳＡに送ってタイムスタンプデータを取得し、そのタイムスタンプデータをその電子文書に付加する。

同様に、ステップＳ２で求められた保存形態に規定された保存フォーマット、圧縮方式、暗号化方式、及び解像度が達成されるように、登録処理部１２２は、電子文書に対してフォーマット変換、データ圧縮、暗号化、及び解像度変換を行う。

以上に例示した各項目は、登録対象の電子文書に対してデータ変換やデータの付加を伴う処理を行うものである。登録処理部１２２は、登録対象の電子文書に対してそのような各項目に規定される処理を施し、処理結果の電子文書を文書保存装置１００に保存する。この保存の際、登録処理部１２２は、文書管理サーバ１０が備える文書保存装置１００のうち、ステップＳ２で求められた保存形態に規定されたアクセススピードと保存媒体の要件を満たすものに、その電子文書を保存する。

また、ステップＳ２で求められた保存形態に全文検索ありと規定されていれば、登録処理部１２２は、電子文書のデータから全文検索用の情報（例えば電子文書のテキスト内容を表すテキスト情報）を抽出し、その情報を当該電子文書に対応づけて、例えば文書保存装置１００に保存する。また、その保存形態に属性検索ありと規定されていれば、登録処理部１２２は、電子文書の中から又は文書登録者端末１６から当該電子文書の属性情報を取得し、取得した属性情報を当該電子文書に対応づけて、例えば文書保存装置１００に保存する。

また、ステップＳ４において、登録処理部１２２は、文書保存装置１００に保存した電子文書に適用した保存形態の情報を、その電子文書に対応づけて、例えば文書保存装置１００に保存する。保存形態の項目の中には、署名延長やアクセスレベル、持出し制御、ログ保存のように、保存された後の継続的な管理に関するものがある。このような保存形態項目については、保存管理部１２０が、電子文書に対応づけて保存された当該保存形態項目の値を参照して、その値が規定する要件が満たされるように管理を行う。例えば、署名延長を行うことが要件となっている場合は、保存管理部１２０は、電子署名に用いられた公開鍵証明書の有効期限が過ぎる前に、所定の署名延長処理を実行する。また、保存管理部１２０内の文書提供部１２６は、文書利用者端末１８から電子文書を要求された場合、その電子文書に対応するアクセスレベルや持出し制御の要件に基づき、例えば要求対象の電子文書を提供するか否かを判定する。

図９に、文書保存装置１００に保存される管理情報の内容の例を示す。図９に示される表の１行が、保存された１つの電子文書に対応する管理情報レコードである。「文書ＩＤ」は、その電子文書の識別情報である。保存された電子文書に対応する管理情報は、その電子文書の文書ＩＤを用いて検索される。「文書種別」は、その電子文書の種別である。「現在の保存形態」は、その電子文書に対して現在適用中の保存形態の識別情報である。その保存形態の具体的な内容は、その識別情報と対応づけて保存しておけばよい。「保存形態の適用開始日」は、現在の保存形態の適用が開始された日付を示す。「適用された保存要件」の項目には、当該電子文書に現在適用中及び過去に適用した各保存要件の要件ＩＤと、それら各要件が規定する当該電子文書の保存期間の終期の情報が含まれる。保存要件が規定する保存期間の終期は、その保存要件の「保存期間の開始条件」が満たされた日付に「保存期間の長さ」を足すことで求められる（図３参照）。「保存期間の開始条件」が満たされていない保存要件については、終期は未定である。電子文書を保存した後で、ある保存要件の「保存期間の開始条件」が満たされた場合には、その保存期間の終期が計算され、その終期の値が「適用された保存要件」の項目に記録される。「現在の保存形態の期限」は、ステップＳ３で求められた期限である。

ここで、「適用された保存要件」の項目の情報を用いることで、文書提供部１２６は、管理者又は利用者に対して提供した電子文書について、その電子文書の保存形態の根拠の情報（例えば規則名称）を提供してもよい。この場合文書提供部１２６は、「適用された保存要件」の項目の情報から現在適用中の保存要件を特定し、特定された各保存要件の規則名称や根拠条文などの情報を保存要件記憶部１１０から検索し、提供すればよい。

図９は、例えば２００７年１月２２日時点での管理情報を示している。この時点では、文書ＩＤ＝000001の文書については、適用されたすべての保存要件についての保存期間の終期が確定している。一方、文書ＩＤ＝022983の文書については保存要件１が義務づける保存期間の終期が確定しているのみである。

なお、図９に示した管理情報の項目群はあくまで一例に過ぎない。それら項目のうち「文書種別」以外の項目は、必要に応じて保存要件等の情報から演算により求めることができるので、必ずしも記録しておかなくてもよい。

以上に説明したように、本実施形態では、保存形態の各項目のうち、電子文書に対して処理を施す必要のあるものについては、その登録の時点でその処理を施した上で、処理結果の電子文書を文書保存装置１００に保存する。また保存形態の各項目のうち、保存後の継続的な管理に関するものについては、当該項目の要件が満たされるよう保存管理部１２０が継続的に管理を行う。

次に、図１０及び図１１を参照して、保守処理部１２４の処理内容の一例を説明する。保守処理部１２４は、あらかじめ規定された判定時期が到来するごとに（Ｓ１１）、文書保存装置１００に保存された電子文書ごとに対してステップＳ１２〜Ｓ１３の処理を実行する。判定時期は、例えば定期的（１日ごとなど）なタイミングとして規定される。ステップＳ１２では、保守処理部１２４は、当該電子文書に対応する再評価時期が到来したか否かを判定する。再評価時期は、例えば図９に示される「現在の保存形態の期限」である。ここで、再評価時期が到来したと判定された場合は、ステップＳ１３に進んで当該電子文書を再評価対象とし、図１１の処理を実行する。当該電子文書の再評価時期がまだ到来していない場合は、当該電子文書については再評価を行わずに処理を終了する。

次に、図１１の処理手順を説明する。この手順では、保守処理部１２４は、図１０の処理で再評価の対象と判定された電子文書について、今後適用される保存要件を特定する（Ｓ２１）。ステップＳ２１では、前述の図８の手順のステップＳ１と同様、保存要件記憶部１１０内の保存要件の中から、当該電子文書の文書種別に該当し、かつこの処理の時点で有効な（すなわちこの処理の時点が保存要件の「適用開始日」から「適用終了日」までの期間内に含まれる）保存要件を検索する。ただし、それら検索された保存要件のうち、その保存要件が義務づける保存期間の終期が既に過ぎているものは、検索結果から排除する。保存期間の終期が過ぎているか否かは、当該電子文書の管理情報（図９参照）の中で、「適用された保存要件」に示された各保存要件の保存期間の終期を参照することで判定できる。

次に保守処理部１２４は、ステップＳ２１で１以上の保存要件が検索されたか否かを判定する（Ｓ２２）。保存要件が１つも検索されなかった場合は、当該電子文書に課せられる保存要件はなくなったということなので、保守処理部１２４はその電子文書を文書保存装置１００から削除する（Ｓ２３）。

１以上の保存要件が検索された場合は、保守処理部１２４は、ステップＳ２１で検索されたすべての保存要件を充足する保存形態を求める（Ｓ２４）。この処理は、図８のステップＳ２と同様でよい。次に保守処理部１２４は、求めた保存形態が、当該電子文書に現在適用中の保存形態と同じか否かを判定する（Ｓ２５）。同じであれば、保存形態の変更は不要なので、ステップＳ２６，Ｓ２７は飛ばし、当該文書についての処理は終了する。異なっていれば、ステップＳ２４で求めた保存形態の期限を求める（Ｓ２６）。この処理は、図８のステップ３の処理と同様、その保存形態の基礎となった保存要件の保存期間の終期のうち、最も早いものを求めればよい。そして、保守処理部１２４は、再評価対象の電子文書の保存形態を、ステップＳ２４で求められた新たな保存形態に変更する（Ｓ２７）。ステップＳ２７では、再評価の前後で異なる保存形態項目について、再評価後の保存形態項目の値が満たされるようにデータ変換等の処理を行い、この変更に応じて当該電子文書についての管理情報（図９参照）の更新を行う。ここでは、例えば、「現在の保存形態」、「保存形態の適用開始日」、「現在の保存形態の期限」の値が更新される。

再評価の時点では、電子文書に対してそれまで適用されていた保存要件のうちの１以上が適用されなくなるので、保存のための要件は緩くなる。

以上のように、上記実施形態では、電子文書が、その電子文書に適用されるすべての保存要件を満たす保存形態で、文書管理サーバ１０に保存される。また、保存された電子文書に適用中の保存要件が義務づける保存期間のうちいずれかが終了して、その電子文書に要求される保存形態が変化した場合には、変化後の新たな保存形態が適用される。新たな保存形態は、それ以前の保存形態より緩い条件なので、文書管理サーバ１０の負担が少なくなる。

さて、保存要件記憶部１１０に対して新たな保存要件が追加されたり、保存要件記憶部１１０に記憶された保存要件が削除（又は無効化）又は変更されたりすることも考えられる。そして、このような追加、削除又は変更に応じ、既に保存済みの電子文書に要求される保存形態が変わってくることもあり得る。このような状況を考慮した保守処理部１２４の処理手順の例を、図１２に示す。図１２において、図１０におけるステップと同様のステップには同じ符号を付す。

この手順では、判定時期が到来すると、保守処理部１２４は、保存された電子文書ごとに、ステップＳ１２〜Ｓ１５の処理を行う。ステップＳ１２で当該電子文書について再評価時期が到来したか否かを判定し、到来していない場合は、当該保存文書に対する現在の保存形態の適用開始日（図９参照）以降に、保存要件記憶部１１０に対し保存要件の追加、削除又は変更があったか否かを判定する（Ｓ１４）。なお、この判定のためには、保存要件記憶部１１０には、各保存要件の登録日、削除日又は最新の変更日の情報を登録しておけばよい。登録日や変更日の情報は、要件管理部１３０が保存要件管理者端末１２からの要求に応じて保存要件を登録したり、削除したり、変更したりしたときに記録すればよい。登録日、削除日又は変更日が適用開始日以降となる保存要件があれば、ステップＳ１４の判定結果は肯定（Ｙｅｓ）となる。ステップＳ１４の判定結果が否定（Ｎｏ）であれば、当該電子文書については再評価を行わずに処理を終了する。

ステップＳ１４の判定結果が肯定であれば、更に、追加、削除又は変更された保存要件の中に、当該電子文書に現在適用中の保存形態の基礎となった保存要件があるか否かを判定する（Ｓ１５）。現在適用中の保存形態の基礎となった保存要件は、当該電子文書の管理情報（図９参照）の「適用された保存要件」のうち、保存期間の終期が到来していないものである。ステップＳ１５の判定結果が否定の場合、すなわち追加、削除又は変更された保存要件の中に、当該電子文書に適用中のものが１つもない場合には、当該電子文書については再評価を行わずに処理を終了する。それら保存要件の中に１つでも当該電子文書に適用中のものがあれば、保守処理部１２４は、ステップＳ１３に進んで当該電子文書を再評価対象とし、図１１の処理を実行する。

以上に説明した例では、法令等の公的な規則に基づく保存要件も、社内規則等の私的な規則に基づく保存要件も、すべて一律に取り扱い、それら要件の中で最も厳しいものを適用していたが、これは必須のことではない。保存要件の中には、必ず遵守すべきであるもの（義務要件）と、遵守することが望ましいが必須ではないもの（努力要件）とが存在する。公的な規則に基づく保存要件の場合、その要件が義務要件なのか努力要件なのかは公的に制定されており（例えば法令に規定され）、私的な組織が自分の都合でそれを変更することはできない。これに対し、私的な規則に基づく保存要件の場合は、その規則を制定した組織がその要件が義務要件なのか努力要件なのかを定めることができる。努力要件は必須のものではないので、それを遵守するか否かは、文書管理システムを運用する組織自体の判断にゆだねられる。例えば、経済的な理由などから文書保存のコスト削減が求められる場合には、努力要件を遵守しないことも１つの選択肢となる。例えば、文書保存についての組織のポリシーとしては次のようなものが考えられる。

（Ａ）義務要件のみに対応し、努力要件は無視する。（このポリシーは、義務のみに対処するので、システムの負荷は小さい。）

（Ｂ）義務要件及び努力要件を一律に扱い、それらの中で最も厳しい要件を適用する。（このポリシーは、すべての要件を充足することを優先するものであり、上述の実施形態と同じである。）

（Ｃ）同一項目につき義務要件と努力要件が混在する場合は、いずれが厳しいかによらず、義務要件を優先して適用する。義務要件及び努力要件のうち一方しか存在しない項目については、存在する要件を適用する。（義務に反しない範囲で、ポリシーＢと比べてシステムの負荷を低減できる。）

このようなポリシーに従った処理を実現するためには、例えば、文書管理サーバ１０の保存要件記憶部１１０内の各保存要件データに対し、当該保存要件が義務要件及び努力要件のどちらであるかを示す属性項目を付加すればよい。また、登録処理部１２２及び保守処理部１２４は、図１１の手順のステップＳ２及びステップＳ２４の処理を、指定されたポリシーに応じて切り替えればよい。例えば、ポリシーＡの場合、ステップＳ１又はＳ２１で検索された保存要件のうち義務要件に該当するものを特定し、それら義務要件をすべて充足する保存形態を求めればよい。ポリシーＢの場合は、検索された保存要件をすべて充足する保存形態を求めればよい。ポリシーＣの場合は、保存形態の項目ごとに、検索された保存要件の中でその項目を規定したものを探し、見つかった保存要件に義務要件と努力要件が混在している場合には、義務要件の値をその項目の値として採用する。保存管理部１２０は、ポリシーを指定するためのユーザインタフェースを提供してもよい。ユーザインタフェースは、例えば選択可能なポリシーのリストを表示し、例えば管理者等がそのリストから組織の事情に合ったポリシーを指定する。

例えば、ある保存形態の項目を規定した公的な規則による保存要件がすべて努力要件であり、経済性の観点でそれら努力要件を適用する場合よりもコスト負担を少なくしたい場合が考えられる。そのような場合には、その項目の値としてそれら努力要件よりも緩い条件を規定した義務要件を社内規則として登録し、ポリシーＣを選択すればよい。

なお、公的な規則による保存要件がすべて努力要件である場合に保存のためのコスト負担を減らすための方式としては、次のような方式も考えられる。すなわち、この方式では、保存形態の項目のうち、公的な規則による要件とは異なる値を採用したい場合は、その項目について社内規則による保存要件を例外ルールとして登録しておく。そして、文書の保存形態を決定する際には、まず公的な規則による保存要件群を満足するような保存形態を求め、その後、更に例外ルールの中で当該文書の種別に適合するものを探し、そのような例外ルールがあれば、その例外ルールに従ってその保存形態の一部の項目の値を変更する。

上記実施形態の文書管理サーバ１０は、例えば、コンピュータに上述の各部１００〜１４０の機能又は処理内容を記述したプログラムを実行させることで実現することができる。ここで、コンピュータは、例えば、ハードウエアとして、図１３に示すように、ＣＰＵ７０等のマイクロプロセッサ、ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）７２およびリードオンリメモリ（ＲＯＭ）７４等のメモリ（一次記憶）、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）７６を制御するＨＤＤコントローラ７８、各種Ｉ／Ｏ（入出力）インタフェース８２、ローカルエリアネットワークなどのネットワークとの接続のための制御を行うネットワークインタフェース８８等が、例えばバス８６を介して接続された回路構成を有する。また、そのバス８６に対し、例えばＩ／Ｏインタフェース経由で、ＣＤやＤＶＤなどの可搬型ディスク記録媒体に対する読み取り及び／又は書き込みのためのディスクドライブ８０、フラッシュメモリなどの各種規格の可搬型の不揮発性記録媒体に対する読み取り及び／又は書き込みのためのメモリリーダライタ８４、などが接続されてもよい。実施形態の処理内容が記述されたプログラムがＣＤやＤＶＤ等の記録媒体を経由して、又はネットワーク等の通信手段経由で、ハードディスクドライブ等の固定記憶装置に保存され、画像形成装置にインストールされる。固定記憶装置に記憶されたプログラムがＲＡＭ７２に読み出されＣＰＵ７０等のマイクロプロセッサにより実行されることにより、実施形態の処理が実現される。なお、文書管理サーバ１０の各部１００〜１４０のうちの一部又は全部を例えばＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit、特定用途向け集積回路）やＦＰＧＡ（Field Programmable Gate Array）等のハードウエア回路として構成してもよい。また、文書管理サーバ１０の各部１００〜１４０が複数のコンピュータ上に分散配置されても構わない。他の端末１２〜１８も同様にコンピュータを用いて実現することができる。

実施形態のシステム構成の例を模式的に示す図である。 文書管理サーバの内部構成の一例を示す図である。 保存要件の内容の一例を示す図である。 保存形態の項目群の例を示す図である。 各保存要件の保存形態の内容の一例を示す図である。 １つの電子文書に適用される保存要件の変遷の具体例を示す図である。 保存要件の組合せにより決まる具体的な保存形態の例を示す図である。 電子文書が新たに登録されたときの登録処理部の処理手順の例を示すフローチャートである。 文書保存装置に保存される電子文書の管理情報の内容の例を示す図である。 保守処理部の処理手順の例の一部を示すフローチャートである。 保守処理部の処理手順の例の残りの部分を示すフローチャートである。 保守処理部の処理手順の変形例を示すフローチャートである。 コンピュータのハードウエア構成の一例を示す図である。

符号の説明

１０ 文書管理サーバ、１２ 保存要件管理者端末、１４ 文書管理者端末、１６ 文書登録者端末、１８ 文書利用者端末、１００ 文書保存装置、１１０ 保存要件記憶部、１２０ 保存管理部、１２２ 登録処理部、１２４ 保守処理部、１２６ 文書提供部、１３０ 要件管理部、１４０ 通信制御部。

Claims (5)

1. コンピュータを、
   複数の電子文書保存規則に関する情報を記憶した手段であって、個々の電子文書保存規則ごとに、当該電子文書保存規則が適用される文書種別と、当該電子文書保存規則に従う１又は複数の保存形態項目値と、を記憶すると共に、個々の保存形態項目ごとに、複数の保存形態項目値間における厳しさの順序関係を記憶する記憶手段、
   保存対象となった対象電子文書の文書種別を取得する取得手段、及び、
   前記記憶手段に記憶された情報に基づき、前記対象電子文書の文書種別に対応する１又は複数の電子文書保存規則に従って当該対象電子文書を保存装置に保存する処理を行う手段であって、前記対象電子文書の文書種別に対して複数の電子文書保存規則が対応しており且つそれらの間で同じ保存形態項目につき異なる複数の保存形態項目値が記憶されている場合には、当該保存形態項目については、前記異なる複数の保存形態項目値の中から前記厳しさの順序関係に従って最も厳しい保存形態項目値を決定してその決定された最も厳しい保存形態項目値が表す保存の仕方で前記対象電子文書を保存する保存処理手段、
   として機能させるための文書管理プログラムであって、
   前記記憶手段は、前記各電子文書保存規則に対応づけて、当該電子文書保存規則に対応する保存形態項目値が表す保存の仕方に応じて前記保存対象の電子文書を保存する場合の保存期間の終期を規定する終期情報を記憶し、
   前記保存処理手段は、前記取得手段が取得した文書種別に対応する各電子文書保存規則に対応する各終期情報に基づき規定される各終期のうち最も早い時期を再決定時期として前記保存対象の電子文書に対応づけて記憶すると共に、前記保存装置に保存された電子文書に対応づけて記憶した再決定時期が到来すると、前記再決定時期に対応づけられた電子文書についての保存形態項目値の再決定処理を実行し、
   前記再決定処理は、当該再決定処理の対象である電子文書の文書種別に対応する各電子文書保存規則に対応する保存形態項目値のうち前記終期情報により規定される保存期間の終期が当該再決定処理の実行時点よりも後である保存形態項目値の中から、前記順序関係において最も厳しい保存形態項目値を決定し、決定した保存形態項目値がその処理の時点で前記保存装置に保存されている当該電子文書に適用した保存形態項目値と異なる場合には、当該電子文書を当該再決定処理により決定した保存形態項目値が表す保存の仕方に応じて保存し直す処理である、
   ことを特徴とする文書管理プログラム。
2. 前記保存処理手段は、前記再決定処理の実行時点において、前記再決定処理の対象である前記電子文書の文書種別に対応する各電子文書保存規則に対応する保存形態項目値の中に前記終期情報により規定される保存期間の終期が当該再決定処理の実行時点よりも後である保存形態項目値がない場合には、当該電子文書を前記保存装置から削除する、
   ことを特徴とする請求項１記載の文書管理プログラム。
3. コンピュータを、
   複数の電子文書保存規則に関する情報を記憶した手段であって、個々の電子文書保存規則ごとに、当該電子文書保存規則が適用される文書種別と、当該電子文書保存規則に従う１又は複数の保存形態項目値と、を記憶すると共に、個々の保存形態項目ごとに、複数の保存形態項目値間における厳しさの順序関係を記憶する記憶手段、
   保存対象となった対象電子文書の文書種別を取得する取得手段、及び、
   前記記憶手段に記憶された情報に基づき、前記対象電子文書の文書種別に対応する１又は複数の電子文書保存規則に従って当該対象電子文書を保存装置に保存する処理を行う手段であって、前記対象電子文書の文書種別に対して複数の電子文書保存規則が対応しており且つそれらの間で同じ保存形態項目につき異なる複数の保存形態項目値が記憶されている場合には、当該保存形態項目については、前記異なる複数の保存形態項目値の中から前記厳しさの順序関係に従って最も厳しい保存形態項目値を決定してその決定された最も厳しい保存形態項目値が表す保存の仕方で前記対象電子文書を保存する保存処理手段、
   として機能させるための文書管理プログラムであって、
   前記保存処理手段は、前記記憶手段に新たな電子文書保存規則に対応する保存形態項目値が追加された場合、前記記憶手段から既存の電子文書保存規則に対応する保存形態項目値が削除された場合、又は前記記憶手段に記憶されている既存の電子文書保存規則に対応する保存形態項目値が変更された場合のいずれかに該当することにより前記記憶手段の記憶内容が変更されると、前記保存装置に保存された電子文書に対して、当該電子文書の文書種別に対応する１以上の各電子文書保存規則に対応する保存形態項目値を前記記憶内容が変更された後の前記記憶手段から求め、求められた１以上の各電子文書保存規則に対応する保存形態項目値の中から前記順序関係において最も厳しい保存形態項目値を決定し、決定された保存形態項目値が表す保存の仕方に応じて当該電子文書を前記保存装置に保存し直す、
   ことを特徴とする文書管理プログラム。
4. コンピュータを、
   複数の電子文書保存規則に関する情報を記憶した手段であって、個々の電子文書保存規則ごとに、当該電子文書保存規則が適用される文書種別と、当該電子文書保存規則に従う１又は複数の保存形態項目値と、を記憶すると共に、個々の保存形態項目ごとに、複数の保存形態項目値間における厳しさの順序関係を記憶する記憶手段、
   保存対象となった対象電子文書の文書種別を取得する取得手段、及び、
   前記記憶手段に記憶された情報に基づき、前記対象電子文書の文書種別に対応する１又は複数の電子文書保存規則に従って当該対象電子文書を保存装置に保存する処理を行う手段であって、前記対象電子文書の文書種別に対して複数の電子文書保存規則が対応しており且つそれらの間で同じ保存形態項目につき異なる複数の保存形態項目値が記憶されている場合には、当該保存形態項目については、前記異なる複数の保存形態項目値の中から前記厳しさの順序関係に従って最も厳しい保存形態項目値を決定してその決定された最も厳しい保存形態項目値が表す保存の仕方で前記対象電子文書を保存する保存処理手段、
   として機能させるための文書管理プログラムであって、
   前記電子文書保存規則ごとに前記記憶手段に記憶される前記保存形態項目値には、前記コンピュータに常時接続された第１の保存装置に電子文書を保存するという保存の仕方を示す第１の保存形態項目値と、前記コンピュータに着脱可能な第２の保存装置に電子文書を保存するという保存の仕方を示す第２の保存形態項目値と、が含まれ、前記第１の保存形態項目値は前記順序関係において前記第２の保存形態項目値よりも厳しいと規定される、
   ことを特徴とする文書管理プログラム。
5. 複数の電子文書保存規則に関する情報を記憶した手段であって、個々の電子文書保存規則ごとに、当該電子文書保存規則が適用される文書種別と、当該電子文書保存規則に従う１又は複数の保存形態項目値と、を記憶すると共に、個々の保存形態項目ごとに、複数の保存形態項目値間における厳しさの順序関係を記憶する記憶手段と、
   保存対象となった対象電子文書の文書種別を取得する取得手段と、
   前記記憶手段に記憶された情報に基づき、前記対象電子文書の文書種別に対応する１又は複数の電子文書保存規則に従って当該対象電子文書を保存装置に保存する処理を行う手段であって、前記対象電子文書の文書種別に対して複数の電子文書保存規則が対応しており且つそれらの間で同じ保存形態項目につき異なる複数の保存形態項目値が記憶されている場合には、当該保存形態項目については、前記異なる複数の保存形態項目値の中から前記厳しさの順序関係に従って最も厳しい保存形態項目値を決定してその決定された最も厳しい保存形態項目値が表す保存の仕方で前記対象電子文書を保存する保存処理手段と、
   を備え、
   前記記憶手段は、前記各電子文書保存規則に対応づけて、当該電子文書保存規則に対応する保存形態項目値が表す保存の仕方に応じて前記保存対象の電子文書を保存する場合の保存期間の終期を規定する終期情報を記憶し、
   前記保存処理手段は、前記取得手段が取得した文書種別に対応する各電子文書保存規則に対応する各終期情報に基づき規定される各終期のうち最も早い時期を再決定時期として前記保存対象の電子文書に対応づけて記憶すると共に、前記保存装置に保存された電子文書に対応づけて記憶した再決定時期が到来すると、前記再決定時期に対応づけられた電子文書についての保存形態項目値の再決定処理を実行し、
   前記再決定処理は、当該再決定処理の対象である電子文書の文書種別に対応する各電子文書保存規則に対応する保存形態項目値のうち前記終期情報により規定される保存期間の終期が当該再決定処理の実行時点よりも後である保存形態項目値の中から、前記順序関係において最も厳しい保存形態項目値を決定し、決定した保存形態項目値がその処理の時点で前記保存装置に保存されている当該電子文書に適用した保存形態項目値と異なる場合には、当該電子文書を当該再決定処理により決定した保存形態項目値が表す保存の仕方に応じて保存し直す処理である、
   ことを特徴とする文書管理システム。