KR20080077892A - 전자 문서의 보존의 제어를 위한 프로그램을 기억한 컴퓨터판독 가능한 매체, 문서 관리 시스템, 및 방법 - Google Patents

Abstract

본 발명은, 전자 문서의 보존의 제어를 위한 처리를 컴퓨터에 실행시키기 위한 프로그램을 기록한 컴퓨터 판독 가능한 매체를 제공한다. 상기 프로그램은 상기 컴퓨터를 규칙마다 문서 보존 요건을 기억한 요건 기억 수단, 보존 대상인 전자 문서에 적용되어야할 각 규칙에 대응하는 각 문서 보존 요건을 상기 요건 기억 수단에 의거하여 판정하고, 판정된 모든 문서 보존 요건을 충족하는 보존 형태를 결정하며, 결정한 보존 형태로 상기 전자 문서를 보존 장치에 보존하기 위한 처리를 행하는 보존 처리 수단으로서 기능시킨다.

보존 관리부, 보수 처리부, 보존 요건 기억부

Description

전자 문서의 보존의 제어를 위한 프로그램을 기억한 컴퓨터 판독 가능한 매체, 문서 관리 시스템, 및 방법{COMPUTER-READABLE MEDIUM STORING PROGRAM FOR CONTROLLING ARCHIVING OF ELECTRONIC DOCUMENT, DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM AND DOCUMENT MANAGEMENT METHOD}

본 발명은 전자 문서의 보존의 제어를 위한 프로그램을 기억한 컴퓨터 판독 가능한 매체, 문서 관리 시스템, 및 방법에 관한 것이다.

최근, 소위 e문서법이나 Sarbanes-Oxley(SOX)법 등에 의해, 이제까지 종이에 의한 보존이 의무화되어 있던 각종의 문서를, 전자적으로 보존하는 것이 인정되도록 되고 있다. 이러한 전자적인 보존에 대해서는, 법률이나 공적인 규칙, 또는 각 기업의 사내(社內)적인 규칙 등에 의해, 보존 요건이 정해지고 있다. 보존 요건에는, 예를 들어 문서의 진정성을 증명하기 위한 수단(예를 들어 전자 서명)에 대한 요건이나, 문서를 보존해야할 기간 등이 규정된다. 기업은 그러한 보존 요건을 충족하도록 전자 문서를 보존하고, 관리할 필요가 있다.

일본국 공개특허 평05-046451호 공보에는, 문서에 대하여 보존 기한을 대응시켜 기억하고, 보존 기한이 지난 문서에 폐기 마크를 붙이고, 폐기 마크가 붙은 문서에 대해서는 관리자가 그 이용 횟수 등에 의거하여 불필요인지의 여부를 평가하여, 폐기를 결정하는 시스템이 개시된다.

일본국 공개특허2003-216467호 공보에는, 문서 종류마다 유효 기한, 보존 기한 등의 복수 종류의 기한을 설정하고, 각 문서를 그 종류에 따른 각종 기한에 따라 관리하는 시스템이 개시된다.

그런데, 기업 활동 중에 작성되는 문서 중에는, 복수의 규칙에 의해 보존이 의무화되어 있는 것도 적지 않다. 이와 같이 복수의 규칙에 의해 보존이 의무화된 문서를 전자적으로 적절하게 보존하기 위한 장치가 요구된다.

청구항 1에 따른 발명은, 전자 문서의 보존의 제어를 위한 처리를 컴퓨터에 실행시키기 위한 프로그램을 기록한 컴퓨터 판독 가능한 매체를 제공한다. 상기 프로그램은 상기 컴퓨터를, 규칙마다 문서 보존 요건을 기억한 요건 기억 수단, 보존 대상인 전자 문서에 적용되어야할 각 규칙에 대응하는 각 문서 보존 요건을 상기 요건 기억 수단에 의거하여 판정하고, 판정된 모든 문서 보존 요건을 충족하는 보존 형태를 결정하며, 결정한 보존 형태로 상기 전자 문서를 보존 장치에 보존하기 위한 처리를 행하는 보존 처리 수단으로서 기능시킨다.

청구항 2에 따른 발명은, 청구항 1에 따른 발명에 있어서, 상기 프로그램은 상기 컴퓨터를 문서 종별(種別)마다 당해(當該) 문서 종별에 속하는 전자 문서에 적용되어야할 문서 보존 요건을 판정하기 위한 판정 정보를 기억한 판정 정보 기억 수단으로서 더 기능시키고, 상기 보존 처리 수단은 상기 판정 정보 기억 수단 기억부에 기억된, 문서 종별마다 당해 문서 종별에 속하는 전자 문서에 적용되는 문서 보존 요건을 판정하기 위한 판정 정보 중, 상기 보존 대상인 전자 문서의 문서 종별에 대응하는 판정 정보에 의거하여, 당해 전자 문서에 적용되어야할 각 모든 규 칙에 대응하는 각 문서 보존 요건을 구하고, 구해진 모든 문서 보존 요건을 충족하는 보존 형태를 결정하며, 결정한 보존 형태로 상기 전자 문서를 보존 장치에 보존하는 처리를 행하는 것을 특징으로 한다.

청구항 3에 따른 발명은, 청구항 1에 따른 발명에 있어서, 상기 보존 처리 수단은 상기 보존 장치에 보존된 전자 문서에 대해서 재결정 시기가 도래하면, 보존 형태의 재결정 처리를 실행하고, 상기 재결정 처리는 그 처리의 시점에서 당해 전자 문서에 대해 적용되어야할 각 모든 규칙에 대응하는 각 문서 보존 요건을 충족하는 보존 형태를 결정하고, 당해 재결정 처리에 의해 결정한 보존 형태가 그 처리의 시점에서 상기 보존 장치에 보존되어 있는 당해 전자 문서의 보존 형태와 상이할 경우에는, 당해 전자 문서를 당해 재결정 처리에 의해 결정한 보존 형태로 재보존하는 처리인 것을 특징으로 한다.

청구항 4에 따른 발명은, 청구항 3에 따른 발명에 있어서, 상기 규칙마다의 문서 보존 요건에는, 당해 규칙에 의거하는 보존 기간을 규정하는 정보가 포함되고, 상기 보존 처리 수단은 상기 전자 문서에 현재 적용되어 있는 각 규칙에 의거하는 보존 기간의 종기(終期) 중 가장 빠른 종기가 도래한 경우에, 상기 재결정 시기가 도래한 것으로 하여 상기 재결정 처리를 실행하는 것을 특징으로 한다.

청구항 5에 따른 발명은, 청구항 3에 따른 발명에 있어서, 상기 보존 처리 수단은 상기 재결정 시기에서, 상기 보존 장치에 보존되어 있는 전자 문서에 적용될 규칙이 없는 경우에는, 당해 전자 문서를 상기 보존 장치로부터 삭제하는 것을 특징으로 한다.

청구항 6에 따른 발명은, 청구항 1에 따른 발명에 있어서, 상기 보존 처리 수단은 상기 요건 기억 수단 기억부에 문서 보존 요건이 추가된 경우, 상기 기억부로부터 문서 보존 요건이 삭제된 경우, 또는 상기 요건 기억 수단 기억부에 기억되어 있는 문서 보존 요건이 변경된 경우 중 어느 하나에 해당하면, 보존 형태의 재결정 처리를 실행하는 것을 특징으로 한다.

청구항 7에 따른 발명은, 청구항 1에 따른 발명에 있어서, 상기 문서 보존 요건에는, 상기 컴퓨터에 상시 접속된 보존 장치에 전자 문서를 보존할지, 상기 컴퓨터에 탈착 가능한 보존 장치에 전자 문서를 보존할지를 규정하는 제 1의 항목이 포함되고, 상기 보존 처리 수단은 보존 대상인 전자 문서를 당해 전자 문서가 적용되는 모든 규칙에 대응하는 문서 보존 요건을 충족하는 보존 형태에서의 상기 제 1의 항목이 규정하는 보존 장치에 보존하는 것을 특징으로 한다.

청구항 8에 따른 발명은, 청구항 1에 따른 발명에 있어서, 상기 보존 형태는 하나 이상의 항목을 포함하고, 상기 각 문서 보존 요건은 상기 보존 형태 중 하나 이상의 항목에 대한 요건을 규정하는 정보를 포함하고, 상기 보존 처리 수단은 상기 보존 형태의 항목마다, 상기 보존 대상인 전자 문서에 적용되어야 한다고 판정된 각 문서 보존 요건에 규정되는 당해 항목의 요건 중, 가장 엄격한 요건을 선택함으로써, 상기 보존 대상인 전자 문서에 적용할 상기 보존 형태를 결정하는 것을 특징으로 한다.

청구항 9에 따른 발명은, 청구항 8에 따른 발명에 있어서, 상기 프로그램은 상기 컴퓨터를 상기 각 문서 보존 요건이 의무적인지의 여부를 나타내는 정보를 기 억하는 제 3의 기억 수단으로서 더 기능시키고, 상기 보존 처리 수단은 상기 보존 대상인 전자 문서에 적용되는 각 규칙에 대응하는 각 문서 보존 요건이 의무적인지의 여부를 상기 제 3의 기억 수단을 참조하여 판정하고, 상기 보존 형태의 항목 중 당해 항목의 요건을 규정하는 문서 보존 요건 중에 의무적인 것과 의무적이지 않은 것이 혼재할 경우에는, 의무적이지 않은 요건의 쪽이 의무적인 요건보다 엄격한 경우일지라도, 의무적인 요건을 선택하는 것을 특징으로 한다.

청구항 10에 따른 발명은, 청구항 1에 따른 발명에 있어서, 상기 프로그램은 상기 컴퓨터를 상기 각 문서 보존 요건이 의무적인지의 여부를 나타내는 정보를 기억하는 제 3의 기억 수단으로서 더 기능시키고, 상기 보존 처리 수단은 상기 보존 대상인 전자 문서에 적용되는 각 규칙에 대응하는 각 문서 보존 요건이 의무적인지의 여부를 상기 제 3의 기억 수단을 참조하여 판정하고, 의무적이라고 판정된 문서 보존 요건을 충족하는 보존 형태로 상기 전자 문서를 보존 장치에 보존하는 처리를 행하는 것을 특징으로 한다.

청구항 11에 따른 발명은, 규칙마다 문서 보존 요건을 기억한 요건 기억 수단과, 보존 대상인 전자 문서에 적용되어야할 각 모든 규칙에 대응하는 각 문서 보존 요건을 상기 요건 기억 수단으로부터 구하고, 구해진 모든 문서 보존 요건을 충족하는 보존 형태를 결정하며, 결정한 보존 형태로 상기 전자 문서를 보존 장치에 보존하는 처리를 행하는 보존 처리 수단을 구비하는 문서 관리 시스템을 제공한다.

청구항 12에 따른 발명은, 전자 문서의 보존의 제어를 위한 방법을 포함한다. 이 방법은 보존 대상인 전자 문서에 적용되어야할 각 규칙에 대응하는 각 문 서 보존 요건을, 규칙마다 문서 보존 요건을 기억한 요건 기억 수단으로부터 구하는 스텝, 구해진 모든 문서 보존 요건을 충족하는 보존 형태를 결정하는 스텝, 결정된 보존 형태로 상기 전자 문서를 보존 장치에 보존하는 처리를 행하는 스텝을 포함한다.

청구항 1, 11, 및 12에 기재된 발명에 의하면, 전자 문서에 대하여 복수의 규칙에 대응하는 복수의 문서 보존 요건이 적용되는 경우에도, 그들 모든 문서 보존 요건을 충족할 수 있다.

청구항 2에 기재된 발명에 의하면, 전자 문서의 문서 종별(種別)에 의거하여, 그 전자 문서에 적용되는 문서 보존 요건을 특정(特定)할 수 있다.

청구항 3에 기재된 발명에 의하면, 보존 장치에 보존되어 있는 전자 문서의 보존 형태를, 재결정 시기에서의 상황에 맞춰 변경할 수 있다.

청구항 4에 기재된 발명에 의하면, 보존 장치에 보존되어 있는 전자 문서에 대해서, 그 전자 문서에 적용된 하나 이상의 문서 보존 요건이 규정하는 보존 기간의 종기(終期) 중 가장 빠른 종기가 도래한 경우에, 그 전자 문서의 보존 형태를 그 시기의 상황에 맞춰 변경할 수 있다.

청구항 5에 기재된 발명에 의하면, 보존 장치의 부담을 경감할 수 있다.

청구항 6에 기재된 발명에 의하면, 문서 보존 요건의 추가, 삭제, 또는 변경이 있었던 경우에, 보존되어 있는 전자 문서의 보존 형태를 그 추가, 삭제, 또는 변경에 따라 변경할 수 있다.

청구항 7에 기재된 발명에 의하면, 컴퓨터에 상시 접속된 보존 장치 또는 탈착 가능한 보존 장치 중, 보존 대상인 전자 문서의 보존 형태로 규정되는 보존 장치에 그 전자 문서를 보존할 수 있다.

우선, 도 1을 참조하여, 실시예의 시스템 구성의 예를 설명한다. 이 예의 시스템에서는, 문서 관리 서버(10), 보존 요건 관리자 단말(12), 문서 관리자 단말(14), 문서 등록자 단말(16), 문서 이용자 단말(18) 및 기간(基幹) 업무 시스템(도시 생략)이 네트워크(30)에 접속되어 있다. 이 시스템은 기업 등의 어떤 조직에서 전자 문서를 보존하여 관리하기 위해 사용된다.

네트워크(30)로서는, LAN(로컬 에어리어 네트워크), 인터넷 등의 광역의 데이터 통신 네트워크, 또는 그 조합 등을 들 수 있다.

문서 관리 서버(10)는 법령, 공적 또는 기업 내의 사적인 규칙(이하, 「규칙」이라고 함) 등에 의해 보존 의무가 부과된 전자 문서를 보존하는 서버이다. 문서 관리 서버(10)는 각 규칙에 대응한 전자 문서의 보존 요건의 정보를 갖고 있고, 보존 대상인 전자 문서가 입력된 경우, 그 전자 문서에 적용되는 모든 규칙의 보존 요건을 충족하도록 그 전자 문서를 보존한다. 또한, 보존 요건에 대해서는 나중에 상세하게 설명한다.

보존 요건 관리자 단말(12)은, 조직에서 보존 요건을 관리하는 권한을 갖는 보존 요건 관리자가 사용하는 단말이다. 예를 들어 법령이나 규칙의 준수를 위한 업무를 행하는 부문의 스태프가 보존 요건 관리자의 일례이다. 보존 요건 관리자 단말(12)은 규칙에 의거하는 전자 문서의 보존 요건을 문서 관리 서버(10)에 등록하기 위해 사용된다. 또한, 기존의 규칙에 개정이 행해진 경우에, 문서 관리 서버(10)에 등록된 보존 요건을, 보존 요건 관리자 단말(12)로부터 갱신할 수도 있다. 문서 관리 서버(10)는 보존 요건의 등록 또는 갱신을 위한 UI(유저 인터페이스) 화면 정보를 보존 요건 관리자 단말(12)에 제공할 수도 있다. 이 경우, 보존 요건 관리자는 보존 요건 관리자 단말(12)의 표시 장치에 표시된 그 UI 화면 상에서, 보존 요건을 규정하기 위한 각종의 정보를 입력하고, 문서 관리 서버(10)에 등록한다.

문서 관리자 단말(14)은, 조직 내의 문서 관리자가 사용하는 단말이다. 문서 관리자는 조직 내의 문서를 관리하는 권한을 갖는 사람이다. 문서 관리자는 예를 들어 문서를 취급하는 업무 부문마다 선정할 수도 있고, 그 경우 문서 관리자는 자신이 담당하는 업무 부문 내의 문서만에 대한 관리 권한을 갖는다. 문서 관리자는 문서 관리자 단말(14)로부터 문서 관리 서버(10)에 액세스하고, 예를 들어 자신이 관리하는 전자 문서의 내용이나 당해 문서에 대응하는 각종의 관리 정보를 확인하거나, 그들 관리 정보를 수정하거나 한다. 전자 문서의 관리 정보에는, 예를 들어 후술하는 문서의 종별(種別)의 정보 등이 있다. 문서 관리 서버(10)는 문서 관리자를 위한 UI 화면을 문서 관리자 단말(14)에 제공할 수도 있다. 이 경우, 문서 관리자는 문서 관리자 단말(14)의 표시 장치에 표시된 그 UI 화면 상에서, 문서 관리를 위한 각종 작업을 행한다.

문서 등록자 단말(16)은, 조직에서 문서 등록의 권한을 갖는 문서 등록자가 사용하는 단말이다. 문서 등록자는 문서 등록자 단말(16)로부터 문서 관리 서버(10)에 대하여 보존 대상인 전자 문서를 등록한다. 보존 대상인 전자 문서는 문서 등록자 단말(16) 내에 있는 것일 수도, 네트워크(30) 상의 다른 컴퓨터 내에 있는 것일 수도 있다. 후자의 경우, 문서 등록자 단말(16)은 문서 등록자로부터 지정된 보존 대상인 전자 문서를 네트워크(30) 상의 다른 컴퓨터로부터 취득하여 문서 관리 서버(10)에 전송하면 된다. 또한, 그 대신에, 그 전자 문서의 저장 장소를 나타내는 정보(예를 들어 URL(Uniform Resource Locator))를 문서 등록자 단말(16)로부터 문서 관리 서버(10)에 전송하여, 문서 관리 서버(10)가 그 저장 장소의 정보를 사용하여 그 전자 문서를 취득하도록 할 수도 있다. 문서 관리 서버(10)가 전자 문서의 등록을 위한 UI 화면을 문서 등록자 단말(16)에 제공하고, 문서 등록자는 문서 등록자 단말(16) 상에서 그 UI 화면을 사용하여 등록 조작을 행하도록 할 수도 있다.

문서 이용자 단말(18)은 문서 관리 서버(10)에 보존된 전자 문서를 이용하는 권한을 갖는 문서 이용자의 단말이다. 보존된 전자 문서의 이용에는, 예를 들어 그 전자 문서의 열람이 있다. 또한, 보존된 전자 문서에 대하여 편집이나 추기(追記) 등의 처리를 행하는 것도 「이용」의 일례이다. 또한, 문서 관리 서버(10)에 보존된 전자 문서를 개찬(改竄) 등으로부터 보호하기 위해, 전자 문서에 대해 문서 이용자 단말(18)에서 편집이나 추기 등의 처리가 행해진 경우일지라도, 그 원래 이루어진 문서 관리 서버(10) 내의 전자 문서 자체는 변경되지 않도록 제어할 수도 있다. 이 경우, 편집이나 추기 등의 처리를 행한 전자 문서는 원래의 전자 문서와 는 별개의 전자 문서로서 문서 관리 서버(10)에 보존하도록 제어할 수도 있다. 문서 이용자는 예를 들어 자신이 속하는 업무 부문 등, 자기 자신이 이용 권한을 갖는 전자 문서만을 이용할 수 있다. 문서 관리 서버(10)가 전자 문서의 이용을 위한 UI 화면을 문서 이용자 단말(18)에 제공하고, 문서 이용자는 문서 이용자 단말(18) 상에서 그 UI 화면을 사용하여 문서를 이용하도록 할 수도 있다.

이상의 구성에 있어서, 문서 관리 서버(10)는 보존 요건 관리자 단말(12), 문서 관리자 단말(14), 문서 등록자 단말(16), 문서 이용자 단말(18)에 대한 UI 화면을 예를 들어 Web 페이지의 형태로 제공할 수도 있지만, 이것에 한정되지는 않는다. 또한, 보존 요건 관리자 단말(12), 문서 관리자 단말(14), 문서 등록자 단말(16), 문서 이용자 단말(18)은, 하드웨어로서는 예를 들어 일반적인 퍼스널 컴퓨터(PC)나 워크스테이션일 수도 있다. PC 등에 대해 어떤 역할의 사용자가 로그인하는가에 따라, 그 PC 등이 그들 각 단말(12∼18) 중 어느 하나로서 기능할지가 결정된다.

다음으로, 도 2를 참조하여, 문서 관리 서버(10)의 내부 구성의 일례를 설명한다. 이 예에서는, 문서 관리 서버(10)는 문서 보존 장치(100), 보존 요건 기억부(110), 보존 관리부(120), 요건 관리부(130), 및 통신 제어부(140)를 구비한다.

문서 보존 장치(100)는 전자 문서를 보존하는 기억 장치이다. 이 기억 장치로서는, 하드디스크 장치나, 디스크 등의 탈착 가능한 기록 매체에 전자 문서를 기입하는 장치 등을 들 수 있다. 문서 관리 서버(10)는 동종(同種) 또는 이종(異種)의 문서 보존 장치(100)를 복수 구비하고 있을 수도 있다.

보존 요건 기억부(110)는 전자 문서에 대한 보존 요건을 기억하는 기억 장치이고, 예를 들어 하드디스크를 사용하면 된다. 보존 요건은 전자 문서의 보존 시 또는 보존 중에 요구되는 사항을 규정하는 정보이다. 보존 요건에 대해서는 나중에 상세하게 설명한다.

보존 관리부(120)는 전자 문서를 당해 전자 문서에 대응하는 보존 요건을 충족하도록 보존하기 위한 관리를 행한다. 보존 관리부(120)는 등록 처리부(122), 보수 처리부(124) 및 문서 제공부(126)를 구비한다. 등록 처리부(122)는 전자 문서를 문서 보존 장치(100)에 대하여 보존할 때에, 보존 요건에 규정되는 보존 형태를 충족하기 위한 처리를 실행한다. 여기서 말하는 보존 형태는, 환언하면 전자 문서의 보존의 방법에 관한 것이고, 상세는 나중에 설명한다. 보수 처리부(124)는 문서 보존 장치(100)에 이미 보존되어 있는 전자 문서에 대해, 시간의 경과 또는 주변 사정의 변화 등에 따라 보존 형태의 재평가를 행한다. 재평가에 의해 구해진 보존 형태가 당해 전자 문서의 현재의 보존 형태와는 상이할 경우, 보수 처리부(124)는 당해 전자 문서가 재평가에 의해 구해진 보존 형태를 충족하도록 하기 위한 처리를 실행한다. 문서 제공부(126)는 문서 보존 장치(100)에 보존된 전자 문서를 이용자에게 제공하기 위한 처리를 행한다. 문서 제공부(126)는 보존된 전자 문서에 대한 액세스 관리 기능을 구비하고 있을 수도 있다. 또한, 문서 제공부(126)는 보존된 전자 문서에 대한 이용자의 액세스의 로그를 기록하는 기능을 구비하고 있을 수도 있다. 또한, 문서 제공부(126)는 예를 들어 문서 보존 장치(100) 내의 전자 문서에 대한 검색 기능을 이용자에게 제공할 수도 있다.

요건 관리부(130)는 보존 요건 관리 단말(12)로부터의 지시에 의거하여 보존 요건 기억부(110)에 보존되는 보존 요건의 정보에 대한 관리를 행한다. 보존 요건의 관리에는, 예를 들어 보존 요건 기억부(110)에 대한 보존 요건의 등록, 등록되어 있는 보존 요건의 삭제나 개정 등이 포함된다.

통신 제어부(140)는 문서 관리 서버(10)와 네트워크(30) 사이의 데이터 통신을 제어한다. 통신 제어부(140)에는, 예를 들어 네트워크 인터페이스 카드를 사용하면 된다.

다음으로, 도 3을 참조하여, 보존 요건 기억부(110)에 기억된 보존 요건 데이터의 예를 설명한다. 도 3의 예에서는, 1개의 행이 1개의 규칙에 대응하는 보존 요건을 나타낸다. 1개의 보존 요건의 정보에 있어서, 「요건 ID」는 당해 보존 요건에 대해 고유하게 부여된 식별 정보이다. 「규칙 명칭」은 당해 보존 요건을 규정하는 규칙의 명칭이고, 「근거 조문」은 그 규칙 중에서 특히 당해 보존 요건의 근거로 되어 있는 하나 이상의 조문을 특정(特定)하는 정보이다. 규칙 명칭이나 근거 조문의 정보는 보존된 전자 문서를 이용하는 관리자나 이용자에 대해, 그 전자 문서의 보존 형태의 근거를 나타내는 정보로서 제공할 수 있다. 이러한 근거의 정보로서, 이 외에, 규칙의 소관 관청의 정보 등을 보존 요건에 포함시킬 수도 있다.

「문서 종별」은 보존 요건의 관점에서 본 문서의 종별을 나타내는 정보이고, 동일한 문서 종별에 속하는 문서에는 동일한 보존 요건이 적용된다. 1개의 문서 종별에 속하는 문서에 대해, 복수의 규칙에 의거하는 보존 요건이 적용되는 경 우도 있다. 도 3의 예에서는, 「제품의 품질 등에 관한 문서」와 같은 문서 종별에 대하여, 요건 ID 1∼3의 3개의 보존 요건이 적용된다. 문서 관리 서버(10)에서 사용하는 문서 종별 그룹은, 보존 요건 관리자가 규정하면 된다. 문서 등록자가 문서 관리 서버(10)에 등록하는 문서의 문서 종별은, 그들 문서 종별 그룹 중에서 문서 등록자가 선택하면 된다. 또한, 워크플로(workflow) 관리 시스템이나 기간 업무 시스템 등의 시스템의 관리 하의 업무 프로세스에서 보존 대상인 전자 문서가 작성되고, 문서 관리 서버(10)에 등록될 경우에는, 그 업무 프로세스에 대응시켜 문서 종별을 등록해둘 수도 있다. 이 경우, 업무 프로세스에 의해 작성되고, 등록의 지시를 받은 문서는, 그 업무 프로세스에 대응하는 문서 종별로 문서 관리 서버(10)에 등록된다.

「보존 기간의 개시 조건」은, 당해 보존 요건이 규정하는 전자 문서의 보존 기간이 개시되는 조건을 나타낸다. 예를 들어 보존 대상인 문서에 관한 특정한 사상(事象)이 생긴 것이, 보존 기간의 개시의 조건으로 된다. 문서에 관한 사상에는, 문서 그 자체에 대한 사상도 있다면, 그 문서의 대상인 유체(有體) 또는 무체(無體)의 것에 관한 사상도 있다. 전자의 예에서는, 예를 들어 문서의 작성이나 개정 등과 같은 사상이 있다. 후자의 예에서는, 문서의 대상인 제품의 판매 개시나 판매 종료, 시장으로부터의 소멸 등의 사상, 또는 문서의 대상인 서비스의 제공 개시나 종료 등의 사상이 있다.

「보존 기간의 길이」는, 당해 보존 요건이 규정하는 전자 문서의 보존 기간의 길이를 규정하는 정보이다. 기간의 길이는 예시되는 「년(年)」 단위에 한하지 않고, 「일(日)」 단위나 「월(月)」 단위 등 규칙의 규정에 따른 단위로 나타내면 된다.

「적용 개시일」은, 당해 보존 요건의 적용이 개시되는 일자이고, 예를 들어 당해 보존 요건에 대응하는 규칙이 시행되는 날 또는 유효해지는 날에 대응한다. 「적용 종료일」은, 당해 보존 요건의 적용이 종료되는 일자이고, 예를 들어 당해 보존 요건에 대응하는 규칙이 파기된 날 또는 무효해진 날에 대응한다.

「보존 형태」는 보존 대상인 전자 문서의 관리의 방법을 규정하는 정보이다. 보존 형태는 예를 들어 보존 대상인 전자 문서의 데이터 형식, 또는 전자 문서에 대해 보존 시에 실시해야할 처리의 내용, 또는 문서 보존 장치(100)에 보존된 전자 문서에 대한 시스템 상의 보호의 내용을 규정한다. 개개의 보존 형태에는, 하나 이상의 항목이 포함된다. 보존 형태의 항목의 예를 도 4에 열거한다.

도시예에서는, 보존 형태의 각 항목은 「진정성」, 「판독성」, 「기밀성」, 「검색성」의 4개의 요건으로 분류된다. 진정성의 요건은, 예를 들어 보존된 전자 문서가 개찬·소거되지 않은 것, 또한 개찬된 것을 확인할 수 있는 것, 등이다. 판독성의 요건은, 예를 들어 보존된 전자 문서가, 사람이 읽을 수 있는 형식으로 출력(화면 표시 또는 인쇄 출력 등)할 수 있는 것이다. 기밀성의 요건은, 예를 들어 보존된 전자 문서에 기록된 사항으로의 액세스가 허용되지 않는 사람으로부터의 액세스를 억지하는 조치를 강구하고 있는 것이다. 검색성의 요건은, 예를 들어 전자 문서에 기록된 사항에 대해서 필요한 정도로 검색을 할 수 있도록, 사항을 체계적으로 구성하는 조치를 강구하는 것이다.

도 4에는, 그들 각 분류에 속하는 보존 형태의 항목의 예와 그들 각 항목의 취득값의 예가 나타내져 있다. 각 항목의 취득값은 요건의 강약의 순으로 나열되어 있다.

도 4에는, 진정성에 관한 항목으로서 「전자 서명」,「타임 스탬프」, 「서명 연장」이 예시되어 있다.

항목 「전자 서명」은, 보존 대상인 전자 문서에 대한 전자 서명의 요건을 규정하는 항목이다. 이 예에서는, 항목 「전자 서명」은 「인정 CA」, 「프라이빗 CA」, 「없음」의 3개의 값을 취득한다. 값 「인정 CA」는, 보존 대상인 전자 문서에 대하여 인정 CA(Certification Authority: 인증국)가 발행한 공개 키(key) 증명서(이하 간단히 「증명서」라고 함)를 사용한 전자 서명을 실시해야함을 의미한다. 또한, 「증명서를 사용한 전자 서명」은, 그 증명서가 증명하고 있는 공개 키와 쌍으로 이루어진 비밀 키를 사용한 암호화 처리에 의해 생성되는 전자 서명을 의미한다. 인정 CA는 법령에 규정되는 등 공적으로 인정된 CA이고, 예를 들어 정부 기관이 운영하는 CA나 증명서 발행 서비스를 제공하는 공적으로 인정된 특정 기업이 운영하는 CA가 그 일례이다. 값 「프라이빗 CA」는 보존 대상인 전자 문서에 대하여 프라이빗 CA가 발행한 증명서를 사용한 전자 서명을 실시해야함을 의미한다. 프라이빗 CA는, 공적으로는 인정되지 않은 CA이고, 예를 들어 문서 관리 서버(10)를 운용하는 조직이 사적인 기준에 따라 설치·운영하는 CA가 그 일례이다. 당해 문서 관리 서버(10)를 운용하는 조직이 사적으로 운영하는 CA가 그 일례이다. 값 「없음」은 보존 대상인 전자 문서에 전자 서명을 첨부하지 않아도 됨을 의미한 다. 문서 관리 서버(10)에는, 인정 CA 및 프라이빗 CA를 특정하는 정보가 등록되어 있다.

항목 「타임 스탬프」는 보존 대상인 전자 문서에 대한 타임 스탬프의 부여에 관한 요건을 규정하는 항목이다. 도시예에서는, 항목 「타임 스탬프」는 「인정 TSA」, 「프라이빗 TSA」, 「없음」의 3개의 값을 취득한다. 값 「인정 TSA」는 보존 대상인 전자 문서에 대하여 인정 TSA(Time Stamp Authority: 타임 스탬프 국)의 타임 스탬프를 실시해야함을 의미한다. 인정 TSA는 공적으로 인정된 TSA이다. 값 「프라이빗 TSA」는 보존 대상인 전자 문서에 대하여 프라빗 TSA의 타임 스탬프를 실시해야함을 의미한다. 프라이빗 TSA는 공적으로는 인정되지 않는 TSA이고, 예를 들어 당해 문서 관리 서버(10)를 운용하는 조직이 사적으로 설치·운용하는 TSA가 그 일례이다. 값 「없음」은 보존 대상인 전자 문서에 타임 스탬프를 첨부하지 않아도 됨을 의미한다. 또한, 문서 관리 서버(10)에는, 인정 TSA 및 프라이빗 TSA를 특정하는 정보가 등록되어 있다.

전자 서명에 사용되는 증명서에는 유효 기한이 설정되어 있고, 유효 기한 경과 후의 증명서를 사용한 전자 서명에서는, 전자 문서의 진정성을 보증할 수 없다. 그래서, 전자 서명에 사용된 증명서의 유효 기한을 초과하여 그 전자 서명의 유효성을 연장하는 서명 연장 기술이 제안되고 있다. 항목 「서명 연장」은 보존 대상인 전자 문서에 첨부된 전자 서명에 대해서 그러한 서명 연장을 행할지의 여부를 규정하는 항목이다.

또한, 도 4에는, 판독성에 관한 항목으로서 「보존 포맷」, 「압축」, 「해 상도」가 예시되어 있다.

항목 「보존 포맷」은 보존 대상인 전자 문서의 데이터 포맷을 규정하는 요건이다. 도 4에는, 항목 「보존 포맷」의 값으로서 「장기 보존 대응(포맷)」과 「지정 없음」의 2종류가 예시되어 있다. 장기 보존 대응 포맷은 법령 등에 의거하여 장기 보존용의 포맷으로서 공적으로 인정되어 있는 포맷이고, 예를 들어 PDF/A(PDF/Archive: ISO/DIS 19005-1)가 그 일례이다. 한편, 「지정 없음」은 보존을 위한 포맷을 규정하지 않는 것을 의미한다.

항목 「압축」은 보존 대상인 전자 문서에 대하여 실시하는 데이터 압축의 요건을 규정하는 요건이다. 도 4에는, 항목 「압축」의 값으로서, 「비(非)압축」, 「가역(可逆) 압축」, 「비가역 저압축」, 「비가역 고압축」의 4종류가 예시되어 있다. 「비압축」은 전자 문서를 압축하지 않고 보존하는 것을, 「가역 압축」은 가역 압축 알고리즘을 사용하여 전자 문서를 압축하여 보존하는 것을 각각 의미한다. 또한, 「비가역 저압축」과 「비가역 고압축」은 모두 비가역 압축 알고리즘을 사용하여 전자 문서를 압축하여 보존하는 것을 의미하고, 후자의 쪽이 전자보다 높은 압축률로 압축하는 것을 의미한다. 또한, 문서 관리 서버(10)는 「가역 압축」을 위한 압축 알고리즘, 「비가역 저압축」 및 「비가역 고압축」을 위한 압축 알고리즘을 유지하고 있다.

항목 「해상도」는 보존 대상인 전자 문서의 해상도를 규정하는 요건이다. 도 4에는, 「고(高)해상도」, 「중(中)해상도」, 「저(低)해상도」의 3단계의 값이 예시된다. 또한, 문서 관리 서버(10)에는, 고, 중, 저의 각 해상도의 구체적인 값 이 등록되어 있다. 해상도는 전자 문서의 화질을 규정하는 파라미터의 일례에 지나지 않는다. 계조수 등 다른 화질 파라미터에 대한 항목이 있을 수도 있다.

또한, 도 4에는, 기밀성에 관한 항목으로서 「액세스 레벨」, 「반출 제어」, 「암호화」, 및 「로그 보존」이 예시되어 있다.

항목 「액세스 레벨」은 보존된 전자 문서에 대한 액세스 제한의 레벨을 규정하는 요건이다. 도 4에는, 「부문(部門) 한정」, 「사내(社內) 한정」, 「한정 없음」의 3단계가 예시된다. 「부문 한정」은 그 전자 문서를 문서 관리 서버(10)에 등록한 등록자의 소속 부문의 구성원에게만 액세스를 허용한다는 제한이고, 「사내 한정」은 그러한 부문에 한정하지 않고 문서 관리 서버(10)를 운용하는 회사의 사원이라면 액세스를 허용한다는 제한이다. 「한정 없음」은 액세스 제한을 하지 않음을 의미한다.

항목 「반출 제어」는 보존된 전자 문서에 대한 반출 제어의 요건을 규정하는 항목이다. 반출 제어는 문서 관리 서버(10)로부터 외부로의 전자 문서의 반출 조작에 대한 제어이다. 예를 들어 문서 관리 서버(10)에 보존된 문서를, 문서 이용자 단말(18) 등의 로컬의 환경에 보존하는 것을 금지하거나, 또는 가반형(可搬型)의 기억 매체에 기입하는 것을 금지하거나 하는 등의 제어가 그 일례이다. 도 4에는, 항목 「반출 제어」의 값으로서, 「있음」, 「없음」의 2개가 예시되어 있다. 전자는 반출 제어를 행하는 것, 후자는 반출 제어를 행하지 않는 것을 각각 의미한다. 또한, 문서 관리 서버(10)를 포함하는 본 실시예의 시스템은 반출 제어를 위한 프로그램을 갖고 있다.

항목 「암호화」는 보존 대상인 전자 문서에 대한 암호화의 요건을 규정하는 항목이다. 이 항목에 대해서는, 도시예에서는 「있음」(암호화를 행함) 및 「없음」(암호화하지 않음)의 2단계의 값이 예시된다. 「있음」의 경우, 문서 관리 서버(10)는 보존 대상인 전자 문서를 소정의 암호화 알고리즘에 의해 암호화한 후 보존한다. 또한, 암호화 키의 강도에 단계를 설치하는 등, 더 상세한 단계를 설정할 수도 있다.

항목 「로그 보존」은 보존된 전자 문서에 대한 이용자로부터의 액세스에 대한 로그의 보존에 대한 요건을 규정하는 항목이다. 도 4에는, 「로그 보존」의 값으로서, 로그를 보존하는 기간의 길이를 예시하고 있다. 예를 들어 어떤 전자 문서에 대한 로그 보존의 기간이 10년이면, 그 전자 문서에 대한 액세스의 로그는, 그 로그가 기록된 시점으로부터 10년간은 보존해둘 필요가 있다.

또한, 도 4에는, 검색성에 관한 항목으로서 「속성 검색」, 「전문(全文) 검색」, 「액세스 스피드」, 및 「보존 매체」가 예시된다.

항목 「속성 검색」은 보존된 전자 문서에 대해서, 속성 정보를 사용한 검색을 가능하게 할지의 여부를 규정하는 항목이다. 전자 문서의 속성 정보에는, 예를 들어 당해 전자 문서의 작성자, 작성 일시, 등록자, 등록 일시, 문서 종별 등이 있다.

항목 「전문 검색」은 보존된 전자 문서에 대해서, 전문 검색을 가능하게 할지의 여부를 규정하는 항목이다.

항목 「액세스 스피드」는 보존된 전자 문서에 대한 액세스 스피드에 관한 요건을 규정하는 항목이다. 액세스 스피드는 전자 문서를 보존하는 문서 보존 장치(100)의 하드웨어 성능이나, 문서 관리 서버(10)의 CPU(중앙 연산 장치)의 성능 등에 의해 결정된다. 예를 들어 문서 관리 서버(10)가 고속이지만 고가인 문서 보존 장치(100)와 저속이지만 저가인 문서 보존 장치(100)를 구비하고 있을 경우, 요구되는 액세스 스피드가 고속이면 전자에, 저속이면 후자에 전자 문서를 보존함으로써, 서버(10) 전체로서의 운용 코스트(cost)가 낮아진다.

항목 「보존 매체」는, 전자 문서가 보존되는 매체를 규정하는 항목이다. 도 4에는, 그 항목의 값으로서 「온라인 미디어」와 「오프라인 미디어」가 예시된다. 온라인 미디어는, 문서 관리 서버(10)가 내장하는 고정의 기록 매체이고, 하드디스크가 그 일례이다. 오프라인 미디어는 문서 관리 서버(10)에 대하여 탈착 가능한 기록 매체이고, CD(Compact Disc) 규격이나 DVD(Digital Versatile Disc) 규격 등에 준거한 기입 가능한 디스크 등이 그 일례이다. 문서 관리 서버(10)는 온라인 미디어에 대한 판독을 행하는 문서 보존 장치(100)와 오프라인 미디어에 대한 판독을 행하는 문서 보존 장치(100)의 양자(兩者)를 구비하고 있을 수도 있다.

문서 관리 서버(10)는 오프라인 미디어의 소재 장소를 관리하는 시스템을 구비하고 있을 수도 있다. 이 시스템은 각 오프라인 미디어의 보관 장소를 특정하기 위한 정보와 각 전자 문서가 어느 오프라인 미디어에 보존되어 있는지를 특정하기 위한 정보를 기록한다. 오프라인 미디어의 보관 장소는 관리자가 수동 입력으로 지정할 수도 있고, 오프라인 미디어의 보관 작업 자체를 시스템이 행하여, 당해 시스템이 그 보관 장소를 기록할 수도 있다.

이상, 도 4를 참조하여 보존 형태의 항목에 대해서 설명했다. 개개의 보존 요건 내의 보존 형태는 그들 각 항목의 값의 조합에 의해 표현된다. 또한, 도 4에 예시한 각 항목, 및 그들 각 항목의 값은 어디까지나 예시적인 것에 지나지 않는다. 예를 들어 예시한 것 외에, 전자 문서 그 자체를 폐기해도 될지의 여부를 규정하는 항목이 있을 수도 있다. 전자 문서 자체가 없어도, 그 전자 문서의 텍스트 내용이 있으면 충분한 규칙의 경우, 전자 문서 자체는 폐기하고, 텍스트 내용을 보존해두면 된다. 또한, 다른 항목으로서, 보존한 전자 문서의 데이터의 백업을 행하는 주기나, 문서 보존 장치(100)를 용장(冗長) 구성으로 할지 비(非)용장 구성으로 할지를 나타내는 항목이 있을 수도 있다.

다시 도 3의 설명으로 되돌아가면, 도 3에는 문서 종별 「제품의 품질 등에 관한 문서」를 대상으로 하는 요건 ID 1∼3의 3개의 보존 요건이 예시되어 있다. 이하에서는, 번잡함을 피하기 위해, 요건 ID가 n(n은 정수)인 보존 요건을 「보존 요건 n」이라고 한다. 보존 요건 1, 2, 3은, 각각 PL법(제조물 책임법)의 규정, 민법의 불법 행위 책임의 규정, 사내 규정에 의거하는 것이다. 그들 각 보존 요건에 포함되는 보존 형태의 내용의 일례를 도 5에 나타낸다. 도 5에 있어서, 값이 나타내져 있지 않은 항목은, 그 항목에 대해서는 규정이 없음을 의미한다. 또한, 도 3 및 도 5의 예는 어디까지나 일례에 지나지 않는다. 「제품의 품질 등에 관한 문서」에 관한 보존 요건은 도 3 및 도 5에 예시한 것에 한정되지 않는다. 또한, 보존 요건 기억부(110)에 그 외의 문서 종류에 관한 보존 요건이 등록되어 있을 수도 있다.

여기서 구체예를 나타내어 본 실시예의 전자 문서 보존 관리의 방식을 설명한다. 도 6은 「제품의 품질 등에 관한 문서」에 해당하는 전자 문서에 대하여 적용되는 보존 요건의 시간적인 변천을 예시하고 있다. 적용되는 보존 요건은 도 3에 예시한 것이라고 한다. 도 6의 예는, 어떤 제품에 관한 전자 문서가 1996년에 작성되어 문서 관리 서버(10)에 등록되고, 그 제품의 판매가 2000년에 종료되어, 그 제품이 2003년에 시장으로부터 소멸된 경우를 예시하고 있다. 이러한 예에서는, 1996년의 문서 등록의 시점으로부터 10년간의 동안은 PL법에 근거하는 보존 요건 1이, 2000년에 제품의 판매가 종료된 시점으로부터 50년간은 사내 규정에 근거하는 보존 요건 3이, 2003년에 제품이 시장으로부터 소멸된 시점으로부터 20년간은 민법의 불법 행위 책임의 규정에 근거하는 보존 요건 2가 각각 당해 전자 문서에 부과된다. 도시한 바와 같이, 1개의 전자 문서에 대하여 복수의 보존 요건이 중복적으로 적용되는 기간이 나온다. 그래서, 본 실시예에서는, 구체적으로는, 1개의 전자 문서에 대하여 적용되는 모든 보존 요건을 충족하도록, 그 전자 문서의 보존 형태를 제어한다.

여기서, 보존 형태의 항목 중에는, 이후부터 적용되는 보존 요건에 규정되는 항목값의 쪽이 엄격한 요건으로 되는 것도 있다. 이러한 항목에 대해서는, 일단 완화된 요건을 적용하게 되면, 이후부터 엄격한 요건을 충족하도록 변경할 수 없는 것도 존재할 수 있다. 예를 들어 전자 문서의 데이터 내용을 불(不)가역적으로 변환하게 되면, 전자 문서의 본래의 데이터 내용은 복원할 수 없게 되기 때문에, 이후에 그것보다 엄격한 요건이 부과될지라도 그 요건을 감당할 수 없는 경우가 생길 가능성이 있다. 예를 들어 전자 문서를 일단 불가역 압축하게 되면, 그 후에 적용되는 보존 요건에서 비압축 또는 가역 압축이 요구되었다고 할지라도, 그 요구에는 부응할 수 없다. 비압축이나 가역 압축은 원래의 전자 문서가 복원할 수 있는 것이 필수이기 때문이다. 마찬가지로, 전자 문서의 해상도를 일단 저해상도로 떨어뜨리게 되면, 그 후 고해상도가 요구되었다 할지라도 그 요구에는 부응할 수 없다. 또한, 전자 서명이나 타임 스탬프도, 일단 사적인 CA나 TSA를 사용하면, 그 시점 이후에는 공적인 의미에서의 진정성은 보증할 수 없게 된다.

이러한 것으로부터, 본 실시예에서는, 전자 문서의 보존 형태를 결정할 때에는, 그 결정한 시점 이후에 그 전자 문서에 적용될 가능성이 있는 모든 보존 요건을 고려하고, 보존 형태의 항목마다, 그들 모든 보존 요건 중에서 가장 엄격한 항목값을 채용하는 것으로 한다.

이러한 방식을 채용한 경우, 도 6의 예에서는, 1996년에 전자 문서가 작성되어 등록되는 시점에서는, 도 3 및 도 5에 예시되는 보존 요건 1∼3의 모두를 충족하는 보존 형태 1이 그 전자 문서에 적용되게 된다.

여기서, 보존 요건 1에 규정되는 보존 기간은 10년이기 때문에, 그 전자 문서의 등록 시점으로부터 10년이 경과한 시점(즉, 도 6에서의 기한 1) 이후에는, 보존 요건 1은 고려하지 않아도 된다. 고려해야할 보존 요건의 수가 감소하면, 그들 보존 요건을 충족하는 최저한의 보존 형태는 이전보다 완화된 것으로 된다. 따라서, 일단 전자 문서를 보존한 후일지라도, 그 문서에 대해서 고려해야할 보존 요건이 감소한 시점에서, 더 완화된 보존 형태로 변경하면, 본 시스템의 부담은 작아진 다. 예를 들어 보존할 전자 문서의 압축률을 높게 할 수 있게 되면, 문서 보존 장치(100)의 용량이 적어지게 된다. 또한, 예를 들어 액세스 로그의 보존 기간이 짧아지면, 그만큼 로그 보존을 위한 기억 용량이 적어지게 된다.

이러한 것으로부터, 본 실시예에서는, 전자 문서의 보존 형태를 결정할 때의 기초로 된 보존 요건의 적용 기한(즉, 보존 기간의 종기(終期))이 도래한 시점에서, 그 전자 문서의 보존 형태를 재평가한다. 예를 들어 도 6의 예에서는, 기한 1이 도래한 때의 재평가에 의해, 전자 문서에 적용되는 보존 형태는 보존 형태 2로 변화된다. 보존 형태 2는, 보존 요건 2 및 3은 충족하지만, 보존 요건 1은 충족하지 않아도 된다.

도 6의 예에서는, 보존 요건 2에 의해 규정되는 보존 기간은 대상 제품의 시장으로부터의 소멸(2003년)로부터 20년 후의 시점(2023년)이기 때문에, 그 시점(즉, 도시한 기한 2)에서 다시 보존 형태의 재평가가 행해진다. 그 결과, 기한 2 이후에는, 전자 문서의 보존 형태는 보존 요건 3만을 충족하는 보존 형태 3으로 변경된다.

그리고, 보존 요건 3에 의해 규정되는 보존 기간은 대상 제품의 판매 종료(2000년)로부터 50년 후의 시점(2050년. 즉, 도시한 기한 3) 이후에는, 당해 전자 문서에 적용해야할 보존 요건은 없어진다. 이와 같이 적용해야할 보존 요건이 없어진 후에는, 전자 문서는 삭제 또는 폐기해도 된다.

상술한 보존 형태 1∼3의 내용을 도 7에 나타낸다. 도 7로부터 알 수 있는 바와 같이, 예를 들어 보존 형태 1은 도 5에 예시한 보존 요건 1∼3의 각 항목의 값 중 각각 가장 엄격한 것이 채용되어 있다.

이상의 예에서는, 보존 형태의 모든 항목에 대해서, 보존 형태를 결정하는 시점 이후에 적용하는 모든 보존 요건을 고려했지만, 이것은 일례에 지나지 않는다. 예를 들어 이 대신에, 보존 형태의 항목 중에 일단 완화된 조건을 채용한 후에 엄격한 조건으로 전환해도 문제가 없는 것에 대해서는, 보존 형태를 결정하는 시점에서 현재 적용되는 보존 요건 그룹만을 고려하도록 할 수도 있다. 이 경우, 보존 요건의 항목마다, 당해 항목이 장래 적용될 보존 요건을 고려해야할 것인지의 여부를 나타내는 정보를 문서 관리 서버(10)에 등록해두면 된다.

다음으로, 보존 관리부(120) 내의 각 부(122∼126)의 처리 내용에 대해서 더 상세하게 설명한다. 우선, 도 8을 참조하여, 등록 처리부(122)의 처리 내용을 설명한다.

문서 등록자 단말(16)로부터 전자 문서의 등록 의뢰를 받은 경우, 등록 처리부(122)가 도 8의 처리 순서를 실행한다. 이 순서에서는, 우선 등록 처리부(122)는 그 전자 문서에 이후 적용될 가능성이 있는 모든 보존 요건을 보존 요건 기억부(110)로부터 검색한다(S1). 보존 요건 기억부(110)에는, 도 3 및 도 5에 예시한 각 보존 요건의 내용이나, 도 4에 예시한 보존 형태의 항목 그룹의 내용을 나타내는 정보가 미리 등록되어 있다. 어느 보존 요건이 그 전자 문서에 적용될 가능성이 있는지는, 그 전자 문서의 문서 종별에 의거하여 판정한다. 예를 들어 문서 등록자가 문서 등록자 단말(16)에서 등록 대상인 전자 문서를 지정할 때에, 그 전자 문서의 문서 종별을 지정하도록 하면 된다. 문서 종별의 선택지(選擇肢)의 정보는 미리 문서 등록자 단말(16)에 설정해둬도 되고, 문서 관리 서버(10)로부터 제공할 수도 있다. 후자의 경우, 선택지의 정보는 문서 등록 조작의 UI(유저 인터페이스)를 위한 화면 정보(예를 들어 Web 페이지)에 포함될 수도 있다. 그들 선택지 중, 문서 등록자가 선택한 문서 종별을 나타내는 정보가 등록 대상인 전자 문서의 정보와 함께 문서 등록자 단말(16)로부터 문서 관리 서버(10)에 전송된다. 등록 처리부(122)는, 보존 요건 기억부(110)에 등록된 각 보존 요건 중, 항목 「문서 종별」의 값이 문서 등록자 단말(16)로부터 지정된 문서 종별과 일치하는 것을 검색한다.

또한, 전자 문서가 등록되는 시점에서는 아직 실행되지 않은 규칙에 의거하는 보존 요건이나 그 시점에서 이미 폐지되어 있는 규칙에 의거하는 보존 요건이 존재할 경우에는, 그것들은 검색 결과로부터 배제한다. 예를 들어 전자 문서의 등록 시점이 보존 요건의 「적용 개시일」보다 이전이거나, 또는 「적용 종료일」의 이후이면, 그 보존 요건은 그 전자 문서에는 적용되지 않는다고 판정하면 된다.

스텝 S1에서는, 「보존 기간의 개시 조건」이 충족되지 않은 보존 요건도 검색된다. 그러한 보존 요건도 장래 적용될 가능성이 있기 때문이다. 또한, 전자 문서의 대상 제품의 판매 종료나 시장으로부터의 소멸 등의 사상(事象)이 발생했는지의 여부는, 예를 들어 이 문서 관리 서버(10)를 이용하는 회사에서 제품에 대한 정보를 관리하는 시스템(예를 들어 기간 업무 관리 시스템)에 대해 보존 관리부(120)가 정기적으로 그 대상 상품의 상태를 문의함으로써 알 수 있다. 문서 보존 장치(100)에는 전자 문서에 대응시켜 그 전자 문서의 대상(예를 들어 대상 제품)의 식별 정보를 보존해두면, 보존 관리부(120)는 그 식별 정보를 사용하여 문의 를 행할 수 있다. 이미 보존한 전자 문서에 적용된 보존 요건의 「보존 기간의 개시 조건」이 만족된 것이, 그러한 조사에 의해 판명된 경우에는, 보존 관리부(120)는 그 보존 요건이 의무화되는 보존 기간의 종기를 계산하고, 그 종기의 정보를 그 전자 문서에 대응시켜 기억한다.

스텝 S1의 처리에서는, 예를 들어 「제품의 품질 등에 관한 문서」와 같은 종별에 해당하는 전자 문서가 1996년의 어떤 시점에서 문서 관리 서버(10)에 등록된 경우, 도 3 및 도 5에 예시하는 보존 요건 1∼3이 그 전자 문서에 이후 적용될 가능성이 있는 보존 요건으로서 검색되게 된다.

이상에서는 등록 대상인 전자 문서의 문서 종별을 문서 등록자가 지정하는 경우를 예시했지만, 이것은 일례에 지나지 않는다. 예를 들어 전자 문서에 문서 종별의 정보가 이미 포함되어 있거나, 또는 전자 문서의 내용이나 속성 정보(예를 들어 등록 대상인 전자 문서의 작성자, 또는 등록 대상인 전자 문서가 저장되어 있던 저장 장소) 등으로부터 문서 종별이 자동 판정될 수 있거나 할 경우에는, 문서 등록자가 문서 종별을 지정할 필요는 없다.

스텝 S1에서, 전자 문서에 이후 적용될 가능성이 있는 보존 요건이 특정되면, 등록 처리부(122)는 그러한 모든 보존 요건을 충족하는 보존 형태를 구한다(S2). 스텝 S2의 처리에서는, 예를 들어 보존 형태의 항목마다, 그들 각 보존 요건에 규정되는 당해 항목의 값 중 가장 엄격한 것을 선택하면 된다. 보존 요건 기억부(110)에는, 도 4에 예시한 바와 같은 보존 형태 항목의 값의 강도(즉, 요건으로서의 엄격함)의 순서 관계를 나타내는 정보가 등록되어 있기 때문에, 스텝 S2 에서는 그 정보를 참조하여 처리를 행하면 된다. 예를 들어 도 6의 예의 경우, 전자 문서의 등록(1996년)의 시점에서는, 그 전자 문서에 대한 보존 형태로서, 도 7에 예시한 보존 형태 1이 구해진다.

다음으로, 등록 처리부(122)는 스텝 S2에서 구한 보존 형태의 기한을 판정한다(S3). 예를 들어 스텝 S1에서 특정한 각 보존 요건이 규정하는 보존 기간의 종기 중, 가장 빠른 것을 그 보존 형태의 기한으로 판정하면 된다. 예를 들어 도 6의 예에서는, 1996년에 전자 문서가 등록된 시점에서는, 스텝 S1에서 특정되는 보존 요건 1∼3 중, 보존 요건 2 및 3은 보존 기간의 개시의 계기로 되는 사상이 아직 발생하지 않았기 때문에, 보존 기간이 구해지는 것은 보존 요건 1뿐이다. 이 경우의 보존 요건 1의 종기는 그 등록 시점의 10년 후의 시점으로 되기 때문에, 스텝 S3에서는 그 10년 후의 시점에 해당하는 「기한 1」의 일시가 구해진다. 스텝 S3에서 구해진 기한은 당해 전자 문서의 보존 형태의 재평가의 타이밍의 판단 재료로서 사용된다.

다음으로, 등록 처리부(122)는 등록 대상인 전자 문서를, 스텝 S2에서 구해진 보존 형태에 따라 문서 보존 장치(100)에 보존한다(S4). 스텝 S4에서는, 등록 처리부(122)는 예를 들어 이하와 같은 처리를 행한다.

스텝 S2에서 구해진 보존 형태에서, 예를 들어 전자 서명을 첨부해야할 것과 그 전자 서명의 요건이 규정되어 있는 경우에는, 당해 전자 문서에 그 항목에 적합한 전자 서명이 첨부되어 있는지의 여부를 판정한다. 예를 들어 도 7의 보존 형태 1이 적용될 경우, 그 전자 문서에 대해, 인정 CA가 발행한 문서 등록자의 공개 키 증명서를 사용한 전자 서명이 첨부되어 있는지의 여부를 판정하면 된다. 상기 항목에 적합한 전자 서명이 첨부되어 있지 않은 경우에는, 적합한 전자 서명을 첨부하도록 재촉하는 메시지를 문서 등록자 단말(16)에 전송하고, 전자 서명을 재촉하면 된다. 또한, 다른 방법으로서, 문서 등록자 단말(16)이 갖는 문서 등록용의 UI 프로그램이, 문서 등록자가 지정한 등록 대상인 전자 문서의 문서 종별을 등록 처리부(122)에 전송하고, 등록 처리부(122)가 그 문서 종별에 대응하는 전자 서명의 요건을 답신하여, 그 UI 프로그램이 그 요건을 충족하는 전자 서명을 전자 문서에 첨부한 후 등록 처리부(122)에 전송하도록 할 수도 있다.

또한, 스텝 S2에서 구해진 보존 형태 중에 타임 스탬프의 항목이 있는 경우에는, 등록 처리부(122)는 등록 대상인 전자 문서에 대해 그 항목을 충족하는 타임 스탬프를 첨부하기 위한 처리를 행하면 된다. 예를 들어 인정 TSA의 타임 스탬프가 요건으로 되어 있는 경우, 등록 처리부(122)는 그 전자 문서의 다이제스트(digest)를 인정 TSA에 전송하여 타임 스탬프 데이터를 취득하고, 그 타임 스탬프 데이터를 그 전자 문서에 부가한다.

마찬가지로, 스텝 S2에서 구해진 보존 형태에 규정된 보존 포맷, 압축 방식, 암호화 방식, 및 해상도가 달성되도록, 등록 처리부(122)는 전자 문서에 대하여 포맷 변환, 데이터 압축, 암호화, 및 해상도 변환을 행한다.

이상에 예시한 각 항목은 등록 대상인 전자 문서에 대하여 데이터 변환이나 데이터의 부가를 수반하는 처리를 행하는 것이다. 등록 처리부(122)는 등록 대상인 전자 문서에 대하여 그러한 각 항목에 규정되는 처리를 실시하고, 처리 결과의 전자 문서를 문서 보존 장치(100)에 보존한다. 이 보존 시에, 등록 처리부(122)는, 문서 관리 서버(10)가 구비하는 문서 보존 장치(100) 중, 스텝 S2에서 구해진 보존 형태에 규정된 액세스 스피드와 보존 매체의 요건을 충족하는 것에 그 전자 문서를 보존한다.

또한, 스텝 S2에서 구해진 보존 형태에 「전문 검색 있음」으로 규정되어 있으면, 등록 처리부(122)는 전자 문서의 데이터로부터 전문 검색용의 정보(예를 들어 전자 문서의 텍스트 내용을 나타내는 텍스트 정보)를 추출하고, 그 정보를 당해 전자 문서에 대응시켜, 예를 들어 문서 보존 장치(100)에 보존한다. 또한, 그 보존 형태에 「속성 검색 있음」으로 규정되어 있으면, 등록 처리부(122)는 전자 문서 중에서 또는 문서 등록자 단말(16)로부터 당해 전자 문서의 속성 정보를 취득하고, 취득한 속성 정보를 당해 전자 문서에 대응시켜, 예를 들어 문서 보존 장치(100)에 보존한다.

또한, 스텝 S4에서, 등록 처리부(122)는 문서 보존 장치(100)에 보존한 전자 문서에 적용한 보존 형태의 정보를, 그 전자 문서에 대응시켜, 예를 들어 문서 보존 장치(100)에 보존한다. 보존 형태의 항목 중에는, 서명 연장이나 액세스 레벨, 반출 제어, 로그 보존과 같이, 보존된 후의 계속적인 관리에 관한 것이 있다. 이러한 보존 형태 항목에 대해서는, 보존 관리부(120)가 전자 문서에 대응시켜 보존된 당해 보존 형태 항목의 값을 참조하여, 그 값이 규정하는 요건이 충족되도록 관리를 행한다. 예를 들어 서명 연장을 행하는 것이 요건으로 되어 있는 경우에는, 보존 관리부(120)는 전자 서명에 사용된 공개 키 증명서의 유효 기한이 지나기 전 에, 소정의 서명 연장 처리를 실행한다. 또한, 보존 관리부(120) 내의 문서 제공부(126)는 문서 이용자 단말(18)로부터 전자 문서가 요구된 경우, 그 전자 문서에 대응하는 액세스 레벨이나 반출 제어의 요건에 의거하여, 예를 들어 요구 대상인 전자 문서를 제공할지의 여부를 판정한다.

도 9에, 문서 보존 장치(100)에 보존되는 관리 정보의 내용의 예를 나타낸다. 도 9에 나타내지는 표의 1행이 보존된 1개의 전자 문서에 대응하는 관리 정보 레코드이다. 「문서 ID」는 그 전자 문서의 식별 정보이다. 보존된 전자 문서에 대응하는 관리 정보는 그 전자 문서의 문서 ID를 사용하여 검색된다. 「문서 종별」은 그 전자 문서의 종별이다. 「현재의 보존 형태」는 그 전자 문서에 대하여 현재 적용 중인 보존 형태의 식별 정보이다. 그 보존 형태의 구체적인 내용은 그 식별 정보와 대응시켜 보존해두면 된다. 「보존 형태의 적용 개시일」은 현재의 보존 형태의 적용이 개시된 일자를 나타낸다. 「적용된 보존 요건」의 항목에는, 당해 전자 문서에 현재 적용 중 및 과거에 적용한 각 보존 요건의 요건 ID와 그들 각 요건이 규정하는 당해 전자 문서의 보존 기간의 종기의 정보가 포함된다. 보존 요건이 규정하는 보존 기간의 종기는, 그 보존 요건의 「보존 기간의 개시 조건」이 충족된 일자에 「보존 기간의 길이」를 더함으로써 구해진다(도 3 참조). 「보존 기간의 개시 조건」이 충족되지 않은 보존 요건에 대해서는, 종기는 미정이다. 전자 문서를 보존한 후, 어떤 보존 요건의 「보존 기간의 개시 조건」이 충족된 경우에는, 그 보존 기간의 종기가 계산되고, 그 종기의 값이 「적용된 보존 요건」의 항목에 기록된다. 「현재의 보존 형태의 기한」은 스텝 S3에서 구해진 기한이다.

여기서, 「적용된 보존 요건」의 항목의 정보를 사용함으로써, 문서 제공부(126)는 관리자 또는 이용자에 대하여 제공한 전자 문서에 대해서, 그 전자 문서의 보존 형태의 근거의 정보(예를 들어 근거로 되는 규칙의 명칭)를 제공할 수도 있다. 이 경우 문서 제공부(126)는 「적용된 보존 요건」의 항목의 정보로부터 현재 적용 중인 보존 요건을 특정하고, 특정된 각 보존 요건의 규칙 명칭이나 근거 조문 등의 정보를 보존 요건 기억부(110)로부터 검색하여, 제공하면 된다.

도 9는 예를 들어 2007년 1월 22일 시점에서의 관리 정보를 나타내고 있다. 이 시점에서는, 문서 ID=000001인 문서에 대해서는, 적용된 모든 보존 요건에 대한 보존 기간의 종기를 확정하고 있다. 한편, 문서 ID=022983인 문서에 대해서는, 보존 요건 1이 의무화되는 보존 기간의 종기를 확정하고 있을 뿐이다.

또한, 도 9에 나타낸 관리 정보의 항목 그룹은 어디까지나 일례에 지나지 않는다. 그들 항목 중 「문서 종별」 이외의 항목은 필요에 따라 보존 요건 등의 정보로부터 연산에 의해 구할 수 있기 때문에, 반드시 기록해두지 않아도 된다.

이상에 설명한 바와 같이, 본 실시예에서는, 보존 형태의 각 항목 중, 전자 문서에 대하여 처리를 실시할 필요가 있는 것에 대해서는, 그 등록의 시점에서 그 처리를 실시한 후, 처리 결과의 전자 문서를 문서 보존 장치(100)에 보존한다. 또한, 보존 형태의 각 항목 중, 보존 후의 계속적인 관리에 관한 것에 대해서는, 당해 항목의 요건이 충족되도록 보존 관리부(120)가 계속적으로 관리를 행한다.

다음으로, 도 10 및 도 11을 참조하여, 보수 처리부(124)의 처리 내용의 일례를 설명한다. 보수 처리부(124)는 미리 규정된 판정 시기가 도래할 때마 다(S11), 문서 보존 장치(100)에 보존된 전자 문서마다에 대하여 스텝 S12∼S13의 처리를 실행한다. 판정 시기는 예를 들어 정기적(1일마다 등)인 타이밍으로 규정된다. 스텝 S12에서는, 보수 처리부(124)는 당해 전자 문서에 대응하는 재평가 시기가 도래했는지의 여부를 판정한다. 재평가 시기는, 예를 들어 도 9에 나타내지는 「현재의 보존 형태의 기한」이다. 여기서, 재평가 시기가 도래했다고 판정된 경우에는, 스텝 S13으로 진행하여 당해 전자 문서를 재평가 대상으로 하고, 도 11의 처리를 실행한다. 당해 전자 문서의 재평가 시기가 아직 도래하지 않은 경우에는, 당해 전자 문서에 대해서는 재평가를 행하지 않고 처리를 종료한다.

다음으로, 도 11의 처리 순서를 설명한다. 이 순서에서는, 보수 처리부(124)는 도 10의 처리에서 재평가의 대상으로 판정된 전자 문서에 대해서, 이후 적용될 보존 요건을 특정한다(S21). 스텝 S21에서는, 상술한 도 8의 순서의 스텝 S1과 마찬가지로, 보존 요건 기억부(110) 내의 보존 요건 중에서, 당해 전자 문서의 문서 종별에 해당하고, 또한 이 처리의 시점에서 유효한(즉, 이 처리의 시점이 보존 요건의 「적용 개시일」로부터 「적용 종료일」까지의 기간 내에 포함되는) 보존 요건을 검색한다. 다만, 그들 검색된 보존 요건 중, 그 보존 요건이 의무화되는 보존 기간의 종기가 이미 지나 있는 것은, 검색 결과로부터 배제한다. 보존 기간의 종기가 지나 있는지의 여부는, 당해 전자 문서의 관리 정보(도 9 참조) 중에서, 「적용된 보존 요건」에 나타내진 각 보존 요건의 보존 기간의 종기를 참조함으로써 판정할 수 있다.

다음으로, 보수 처리부(124)는 스텝 S21에서 하나 이상의 보존 요건이 검색 되었는지의 여부를 판정한다(S22). 보존 요건이 1개도 검색되지 않은 경우에는, 당해 전자 문서에 부과될 보존 요건은 없어졌다는 것이기 때문에, 보수 처리부(124)는 그 전자 문서를 문서 보존 장치(100)로부터 삭제한다(S23).

하나 이상의 보존 요건이 검색된 경우에는, 보수 처리부(124)는 스텝 S21에서 검색된 모든 보존 요건을 충족하는 보존 형태를 구한다(S24). 이 처리는 도 8의 스텝 S2와 동일하면 된다. 다음으로, 보수 처리부(124)는, 구한 보존 형태가 당해 전자 문서에 현재 적용 중인 보존 형태와 동일한지의 여부를 판정한다(S25). 동일하면, 보존 형태의 변경은 불필요하기 때문에, 스텝 S26, S27은 건너 띄고, 당해 문서에 대한 처리는 종료된다. 상이하면, 스텝 S24에서 구한 보존 형태의 기한을 구한다(S26). 이 처리는 도 8의 스텝 S3의 처리와 동일하고, 그 보존 형태의 기초로 된 보존 요건의 보존 기간의 종기 중, 가장 빠른 것을 구하면 된다. 그리고, 보수 처리부(124)는 재평가 대상인 전자 문서의 보존 형태를, 스텝 S24에서 구해진 새로운 보존 형태로 변경한다(S27). 스텝 S27에서는, 재평가의 전후에서 상이해지는 보존 형태 항목에 대해서, 재평가 후의 보존 형태 항목의 값이 충족되도록 데이터 변환 등의 처리를 행하고, 이 변경에 따라 당해 전자 문서에 대한 관리 정보(도 9 참조)의 갱신을 행한다. 여기서는, 예를 들어 「현재의 보존 형태」, 「보존 형태의 적용 개시일」, 「현재의 보존 형태의 기한」의 값이 갱신된다.

재평가의 시점에서는, 전자 문서에 대하여 이제까지 적용되고 있었던 보존 요건 중 하나 이상이 적용되지 않게 되기 때문에, 보존을 위한 요건은 완화된다.

이상과 같이, 상기 실시예에서는, 전자 문서가 그 전자 문서에 적용되는 모 든 보존 요건을 충족하는 보존 형태로 문서 관리 서버(10)에 보존된다. 또한, 보존된 전자 문서에 적용 중인 보존 요건이 의무화되는 보존 기간 중 어느 하나가 종료되어, 그 전자 문서에 요구되는 보존 형태가 변화된 경우에는, 변화 후의 새로운 보존 형태가 적용된다. 새로운 보존 형태는 그 이전의 보존 형태보다 완화된 조건이기 때문에, 문서 관리 서버(10)의 부담이 적어진다.

또한, 보존 요건 기억부(110)에 대하여 새로운 보존 요건이 추가되거나, 보존 요건 기억부(110)에 기억된 보존 요건이 삭제(또는 무효화) 또는 변경되거나 하는 경우도 생각할 수 있다. 그리고, 이러한 추가, 삭제 또는 변경에 따라, 이미 보존 완료인 전자 문서에 요구되는 보존 형태가 변경되는 경우도 있을 수 있다. 이러한 상황을 고려한 보수 처리부(124)의 처리 순서의 예를 도 12에 나타낸다. 도 12에 있어서, 도 10에서의 스텝과 동일한 스텝에는 동일한 부호를 부가한다.

이 순서에서는, 판정 시기가 도래하면, 보수 처리부(124)는 보존된 전자 문서마다 스텝 S12∼S15의 처리를 행한다. 스텝 S12에서 당해 전자 문서에 대해서 재평가 시기가 도래했는지의 여부를 판정하고, 도래하지 않은 경우에는, 당해 보존 문서에 대한 현재의 보존 형태의 적용 개시일(도 9 참조) 이후에, 보존 요건 기억부(110)에 대해 보존 요건의 추가, 삭제 또는 변경이 있었는지의 여부를 판정한다(S14). 또한, 이 판정을 위해서는, 보존 요건 기억부(110)에는, 각 보존 요건의 등록일, 삭제일 또는 최신의 변경일의 정보를 등록해두면 된다. 등록일이나 변경일의 정보는, 요건 관리부(130)가 보존 요건 관리자 단말(12)로부터의 요구에 따라 보존 요건을 등록하거나, 삭제하거나, 변경하거나 한 때에 기록하면 된다. 등록 일, 삭제일 또는 변경일이 적용 개시일 이후로 되는 보존 요건이 있으면, 스텝 S14의 판정 결과는 긍정(Yes)으로 된다. 스텝 S14의 판정 결과가 부정(No)이면, 당해 전자 문서에 대해서는 재평가를 행하지 않고 처리를 종료한다.

스텝 S14의 판정 결과가 긍정이면, 다시 추가, 삭제 또는 변경된 보존 요건 중에, 당해 전자 문서에 현재 적용 중인 보존 형태의 기초로 된 보존 요건이 있는지의 여부를 판정한다(S15). 현재 적용 중인 보존 형태의 기초로 된 보존 요건은, 당해 전자 문서의 관리 정보(도 9 참조)의 「적용된 보존 요건」 중, 보존 기간의 종기가 도래하지 않은 것이다. 스텝 S15의 판정 결과가 부정인 경우, 즉, 추가, 삭제 또는 변경된 보존 요건 중에, 당해 전자 문서에 적용 중인 것이 1개도 없는 경우에는, 당해 전자 문서에 대해서는 재평가를 행하지 않고 처리를 종료한다. 그들 보존 요건 중에 1개라도 당해 전자 문서에 적용 중인 것이 있으면, 보수 처리부(124)는 스텝 S13으로 진행하여 당해 전자 문서를 재평가 대상으로 하고, 도 11의 처리를 실행한다.

이상에 설명한 예에서는, 법령 등의 공적인 규칙에 의거하는 보존 요건도, 사내 규칙 등의 사적인 규칙에 의거하는 보존 요건도, 모두 일률적으로 취급되고, 그들 요건 중에서 가장 엄격한 것을 적용하고 있지만, 이것은 필수적인 것은 아니다. 보존 요건 중에는, 반드시 준수해야할 것(의무 요건)과, 준수하는 것이 바람직하지만 필수는 아닌 것(노력 요건)이 존재한다. 공적인 규칙에 의거하는 보존 요건의 경우, 그 요건이 의무 요건인지 노력 요건인지는 공적으로 제정되어 있고(예를 들어 법령에 규정되고), 사적인 조직이 자체의 사정으로 그것을 변경하는 것 은 할 수 없다. 이것에 대해, 사적인 규칙에 의거하는 보존 요건의 경우에는, 그 규칙을 제정한 조직이 그 요건이 의무 요건인지 노력 요건인지를 정할 수 있다. 노력 요건은 필수적인 것은 아니기 때문에, 그것을 준수할지의 여부는 문서 관리 시스템을 운용하는 조직 자체의 판단에 맡겨진다. 예를 들어 경제적인 이유 등으로 문서 보존의 코스트 삭감이 요구되는 경우에는, 노력 요건을 준수하지 않는 것도 1개의 선택지로 된다. 예를 들어 문서 보존에 대한 조직의 폴리시(policy)로서는 다음과 같은 것이 생각될 수 있다.

(A) 의무 요건에만 대응하고, 노력 요건은 무시한다. (이 폴리시는 의무에만 대처하기 때문에, 시스템의 부하는 작아진다.)

(B) 의무 요건 및 노력 요건을 일률적으로 취급하고, 그들 중에서 가장 엄격한 요건을 적용한다. (이 폴리시는 모든 요건을 충족하는 것을 우선하는 것이고, 상술한 실시예와 동일하다.)

(C) 동일 항목에 대해 의무 요건과 노력 요건이 혼재할 경우에는, 어느 것이 엄격한지에 관계없이, 의무 요건을 우선적으로 적용한다. 의무 요건 및 노력 요건 중 한쪽밖에 존재하지 않는 항목에 대해서는, 존재하는 요건을 적용한다. (의무에 반(反)하지 않는 범위에서, 폴리시 B와 비교하여 시스템의 부하를 저감할 수 있다.)

이러한 폴리시에 따른 처리를 실현하기 위해서는, 예를 들어 문서 관리 서버(10)의 보존 요건 기억부(110) 내의 각 보존 요건 데이터에 대해, 당해 보존 요건이 의무 요건 및 노력 요건 중 어느 쪽인지를 나타내는 속성 항목을 부가하면 된 다. 또한, 등록 처리부(122) 및 보수 처리부(124)는 도 11의 순서의 스텝 S2 및 스텝 S24의 처리를, 지정된 폴리시에 따라 전환하면 된다. 예를 들어 폴리시 A의 경우, 스텝 S1 또는 S21에서 검색된 보존 요건 중 의무 요건에 해당하는 것을 특정하고, 그들 의무 요건을 모두 충족하는 보존 형태를 구하면 된다. 폴리시 B의 경우에는, 검색된 보존 요건을 모두 충족하는 보존 형태를 구하면 된다. 폴리시 C의 경우에는, 보존 형태의 항목마다, 검색된 보존 요건 중에서 그 항목을 규정한 것을 찾고, 발견된 보존 요건에 의무 요건과 노력 요건이 혼재되어 있는 경우에는, 의무 요건의 값을 그 항목의 값으로서 채용한다. 보존 관리부(120)는 폴리시를 지정하기 위한 유저 인터페이스를 제공할 수도 있다. 유저 인터페이스는 예를 들어 선택 가능한 폴리시의 리스트를 표시하고, 예를 들어 관리자 등이 그 리스트로부터 조직의 사정에 맞는 폴리시를 지정한다.

예를 들어 어떤 보존 형태의 항목을 규정한 공적인 규칙에 의한 보존 요건이 모두 노력 요건이고, 경제성의 관점에서 그들 노력 요건을 적용하는 경우보다 코스트 부담을 적게 하려는 경우를 생각할 수 있다. 그러한 경우에는, 그 항목의 값으로서 그들 노력 요건보다 완화된 조건을 규정한 의무 요건을 사내 규칙으로서 등록하고, 폴리시 C를 선택하면 된다.

또한, 공적인 규칙에 의한 보존 요건이 모두 노력 요건인 경우에 보존을 위한 코스트 부담을 저감하기 위한 방식으로서는, 다음과 같은 방식도 생각할 수 있다. 즉, 이 방식에서는, 보존 형태의 항목 중, 공적인 규칙에 의한 요건과는 상이한 값을 채용하려는 경우에는, 그 항목에 대해서 사내 규칙에 의한 보존 요건을 예 외 룰(rule)로서 등록해둔다. 그리고, 문서의 보존 형태를 결정할 때에는, 우선 공적인 규칙에 의한 보존 요건 그룹을 만족하는 보존 형태를 구하고, 그 후, 다시 예외 룰 중에서 당해 문서의 종별에 적합한 것을 찾아, 그러한 예외 룰이 있으면, 그 예외 룰에 따라 그 보존 형태의 일부의 항목의 값을 변경한다.

상기 실시예의 문서 관리 서버(10)는 예를 들어 컴퓨터에 상술한 각 부(100∼140)의 기능 또는 처리 내용을 기술한 프로그램을 실행시킴으로써 실현할 수 있다. 여기서, 컴퓨터는 예를 들어 하드웨어로서, 도 13에 나타낸 바와 같이, CPU(70) 등의 마이크로 프로세서, 랜덤 액세스 메모리(RAM)(72) 및 리드 온리 메모리(ROM)(74) 등의 메모리(1차 기억), HDD(하드디스크 드라이브)(76)를 제어하는 HDD 컨트롤러(78), 각종 I/O(입출력) 인터페이스(82), 로컬 에어리어 네트워크 등의 네트워크와의 접속을 위한 제어를 행하는 네트워크 인터페이스(88) 등이, 예를 들어 버스(86)를 통하여 접속된 회로 구성을 갖는다. 또한, 그 버스(86)에 대해, 예를 들어 I/O 인터페이스 경유로, CD나 DVD 등의 가반형 디스크 기록 매체에 대한 판독 및/또는 기입을 위한 디스크 드라이브(80), 플래시 메모리 등의 각종 규격의 가반형의 불휘발성 기록 매체에 대한 판독 및/또는 기입을 위한 메모리 리더 라이터(84), 등이 접속될 수도 있다. 실시예의 처리 내용이 기술된 프로그램이 CD나 DVD 등의 기록 매체를 경유하여, 또는 네트워크 등의 통신 수단 경유로, 하드디스크 드라이브 등의 고정 기억 장치에 보존되고, 컴퓨터에 인스톨된다. 고정 기억 장치에 기억된 프로그램이 RAM(72)에서 판독되어 CPU(70) 등의 마이크로 프로세서에 의해 실행됨으로써, 실시예의 처리가 실현된다. 또한, 문서 관리 서버(10)의 각 부(100∼140) 중 일부 또는 전부를 예를 들어 ASIC(Application Specific Integrated Circuit, 특정 용도를 위한 집적 회로)나 FPGA(Field Programmable Gate Array) 등의 하드웨어 회로로서 구성할 수도 있다. 또한, 문서 관리 서버(10)의 각 부(100∼140)가 복수의 컴퓨터 상에 분산 배치되어도 관계없다. 다른 단말(12∼18)도 마찬가지로 컴퓨터를 사용하여 실현할 수 있다.

도 1은 실시예의 시스템 구성의 예를 모식적으로 나타내는 도면.

도 2는 문서 관리 서버의 내부 구성의 일례를 나타내는 도면.

도 3은 보존 요건의 내용의 일례를 나타내는 도면.

도 4는 보존 형태의 항목 그룹의 예를 나타내는 도면.

도 5는 각 보존 요건의 보존 형태의 내용의 일례를 나타내는 도면.

도 6은 1개의 전자 문서에 적용되는 보존 요건의 변천의 구체예를 나타내는 도면.

도 7은 보존 요건의 조합에 의해 결정되는 구체적인 보존 형태의 예를 나타내는 도면.

도 8은 전자 문서가 새롭게 등록된 때의 등록 처리부의 처리 순서의 예를 나타내는 플로차트.

도 9는 문서 보존 장치에 보존되는 전자 문서의 관리 정보의 내용의 예를 나타내는 도면.

도 10은 보수 처리부의 처리 순서의 예의 일부를 나타내는 플로차트.

도 11은 보수 처리부의 처리 순서의 예의 나머지 부분을 나타내는 플로차트.

도 12는 보수 처리부의 처리 순서의 변형예를 나타내는 플로차트.

도 13은 컴퓨터의 하드웨어 구성의 일례를 나타내는 도면.

도면의 주요 부분에 대한 부호의 설명

10: 문서 관리 서버 100: 문서 보존 장치

110: 보존 요건 기억부 120: 보존 관리부

122: 등록 처리부 124: 보수 처리부

126: 문서 제공부 130: 요건 관리부

140: 통신 제어부

Claims (12)

1. 전자 문서의 보존의 제어를 위한 처리를 컴퓨터에 실행시키기 위한 프로그램을 기록한 컴퓨터 판독 가능한 매체로서,

   상기 프로그램은, 상기 컴퓨터를,

   규칙마다 문서 보존 요건을 기억한 요건 기억 수단, 및

   보존 대상인 전자 문서에 적용되어야할 각 규칙에 대응하는 각 문서 보존 요건을 상기 요건 기억 수단에 의거하여 판정하고, 판정된 모든 문서 보존 요건을 충족하는 보존 형태를 결정하며, 결정한 보존 형태로 상기 전자 문서를 보존 장치에 보존하기 위한 처리를 행하는 보존 처리 수단으로서 기능시키는 것을 특징으로 하는 컴퓨터 판독 가능한 기록 매체.
2. 제 1 항에 있어서,

   상기 프로그램은, 상기 컴퓨터를, 문서 종별(種別)마다 당해(當該) 문서 종별에 속하는 전자 문서에 적용되어야할 문서 보존 요건을 판정하기 위한 판정 정보를 기억한 판정 정보 기억 수단으로서 더 기능시키고,

   상기 보존 처리 수단은 상기 판정 정보 기억 수단에 기억된 판정 정보 중, 상기 보존 대상인 전자 문서의 문서 종별에 대응하는 판정 정보에 의거하여, 당해 전자 문서에 적용되어야할 각 규칙에 대응하는 각 문서 보존 요건을 구하고, 구해진 모든 문서 보존 요건을 충족하는 보존 형태를 결정하며, 결정한 보존 형태로 상 기 전자 문서를 보존 장치에 보존하는 처리를 행하는 것을 특징으로 하는 컴퓨터 판독 가능한 기록 매체.
3. 제 1 항에 있어서,

   상기 보존 처리 수단은 상기 보존 장치에 보존된 전자 문서에 대해서 재결정 시기가 도래하면, 보존 형태의 재결정 처리를 실행하고,

   상기 재결정 처리는 그 처리의 시점에서 당해 전자 문서에 대해 적용되어야할 각 규칙에 대응하는 각 문서 보존 요건을 충족하는 보존 형태를 결정하고, 당해 재결정 처리에 의해 결정한 보존 형태가 그 처리의 시점에서 상기 보존 장치에 보존되어 있는 당해 전자 문서의 보존 형태와 상이할 경우에는, 당해 전자 문서를 당해 재결정 처리에 의해 결정한 보존 형태로 재보존하는 처리인 것을 특징으로 하는 컴퓨터 판독 가능한 기록 매체.
4. 제 3 항에 있어서,

   상기 규칙마다의 문서 보존 요건에는, 당해 규칙에 의거하는 보존 기간을 규정하는 정보가 포함되고,

   상기 보존 처리 수단은 상기 전자 문서에 현재 적용되어 있는 각 규칙에 의거하는 보존 기간의 종기(終期) 중 가장 빠른 종기가 도래한 경우에, 상기 재결정 시기가 도래한 것으로 하여 상기 재결정 처리를 실행하는 것을 특징으로 하는 컴퓨터 판독 가능한 기록 매체.
5. 제 3 항에 있어서,

   상기 보존 처리 수단은 상기 재결정 시기에서, 상기 보존 장치에 보존되어 있는 전자 문서에 적용될 규칙이 없는 경우에는, 당해 전자 문서를 상기 보존 장치로부터 삭제하는 것을 특징으로 하는 컴퓨터 판독 가능한 기록 매체.
6. 제 1 항에 있어서,

   상기 보존 처리 수단은 상기 요건 기억 수단에 문서 보존 요건이 추가된 경우, 상기 기억부로부터 문서 보존 요건이 삭제된 경우, 또는 상기 요건 기억 수단에 기억되어 있는 문서 보존 요건이 변경된 경우 중 어느 하나에 해당하면, 보존 형태의 재결정 처리를 실행하는 것을 특징으로 하는 컴퓨터 판독 가능한 기록 매체.
7. 제 1 항에 있어서,

   상기 문서 보존 요건에는, 상기 컴퓨터에 상시 접속된 보존 장치에 전자 문서를 보존할지, 상기 컴퓨터에 탈착 가능한 보존 장치에 전자 문서를 보존할지를 규정하는 제 1의 항목이 포함되고,

   상기 보존 처리 수단은 보존 대상인 전자 문서를 당해 전자 문서가 적용되는 모든 규칙에 대응하는 문서 보존 요건을 충족하는 보존 형태에서의 상기 제 1의 항목이 규정하는 보존 장치에 보존하는 것을 특징으로 하는 컴퓨터 판독 가능한 기록 매체.
8. 제 1 항에 있어서,

   상기 보존 형태는 하나 이상의 항목을 포함하고,

   상기 각 문서 보존 요건은 상기 보존 형태 중 하나 이상의 항목에 대한 요건을 규정하는 정보를 포함하고,

   상기 보존 처리 수단은 상기 보존 형태의 항목마다, 상기 보존 대상인 전자 문서에 적용되어야 한다고 판정된 각 문서 보존 요건에 규정되는 당해 항목의 요건 중, 가장 엄격한 요건을 선택함으로써, 상기 보존 대상인 전자 문서에 적용할 상기 보존 형태를 결정하는 것을 특징으로 하는 컴퓨터 판독 가능한 기록 매체.
9. 제 8 항에 있어서,

   상기 프로그램은, 상기 컴퓨터를, 상기 각 문서 보존 요건이 의무적인지의 여부를 나타내는 정보를 기억하는 제 3의 기억 수단으로서 더 기능시키고,

   상기 보존 처리 수단은 상기 보존 대상인 전자 문서에 적용되는 각 규칙에 대응하는 각 문서 보존 요건이 의무적인지의 여부를 상기 제 3의 기억 수단을 참조하여 판정하고, 상기 보존 형태의 항목 중 당해 항목의 요건을 규정하는 문서 보존 요건 중에 의무적인 것과 의무적이지 않은 것이 혼재할 경우에는, 의무적이지 않은 요건의 쪽이 의무적인 요건보다 엄격한 경우일지라도, 의무적인 요건을 선택하는 것을 특징으로 하는 컴퓨터 판독 가능한 기록 매체.
10. 제 1 항에 있어서,

    상기 프로그램은, 상기 컴퓨터를, 상기 각 문서 보존 요건이 의무적인지의 여부를 나타내는 정보를 기억하는 제 3의 기억 수단으로서 더 기능시키고,

    상기 보존 처리 수단은 상기 보존 대상인 전자 문서에 적용되는 각 규칙에 대응하는 각 문서 보존 요건이 의무적인지의 여부를 상기 제 3의 기억 수단을 참조하여 판정하고, 의무적이라고 판정된 문서 보존 요건을 충족하는 보존 형태로 상기 전자 문서를 보존 장치에 보존하는 처리를 행하는 것을 특징으로 하는 컴퓨터 판독 가능한 기록 매체.
11. 규칙마다 문서 보존 요건을 기억한 요건 기억 수단과,

    보존 대상인 전자 문서에 적용되어야할 각 규칙에 대응하는 각 문서 보존 요건을 상기 요건 기억 수단으로부터 구하고, 구해진 모든 문서 보존 요건을 충족하는 보존 형태를 결정하며, 결정한 보존 형태로 상기 전자 문서를 보존 장치에 보존하는 처리를 행하는 보존 처리 수단을 구비하는 문서 관리 시스템.
12. 보존 대상인 전자 문서에 적용되어야할 각 규칙에 대응하는 각 문서 보존 요건을 규칙마다 문서 보존 요건을 기억한 요건 기억 수단으로부터 구하는 스텝,

    구해진 모든 문서 보존 요건을 충족하는 보존 형태를 결정하는 스텝, 및

    결정된 보존 형태로 상기 전자 문서를 보존 장치에 보존하는 처리를 행하는 스텝을 포함하는 전자 문서의 보존의 제어를 위한 방법.

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