JP5973604B1 - 電子融資契約書保管システム、その方法およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】電子融資契約書を、契約書のステータスに応じた期間に渡って保管することを可能とする。【解決手段】電子署名の付与に成功した場合、電子契約管理記憶部の最終署名日時を更新し、および、電子契約書の署名者として指定された全ての署名者の署名が完了した場合、電子契約管理記憶部の長期保管状態コードに長期保管準備中を示すコードをセットする電子署名実行手段と、長期保管状態コードおよび最終署名日時を参照して、長期保管対象の契約管理番号を取得する長期保管判定手段と、長期保管判定手段が取得した契約管理番号に紐付く電子契約書を契約書記憶部から取得して長期署名を実行し、長期署名の付与に成功した場合、長期保管状態コードに長期保管中を示すコードをセットし、最終署名日時を更新する長期署名実行手段とを備えた。【選択図】図２

Description

本発明は、電子融資契約書保管システム、その方法およびプログラムに関し、より詳細には、インターネット上で電子フォームおよび電子署名等の技術を用いて作成した電子融資契約書を、契約書のステータスに応じた期間に渡って保管できるようにした電子融資契約書保管システム、その方法およびプログラムに関する。

金融機関が事業者に対して融資をする際には、金融機関と事業者との間で、融資金額や金利、期間、返済方法などを規定した融資契約書が作成されている。従来このような契約書は、紙の書類を用いて手続きされていたが、近年の電子技術の進歩に伴い、電子書類を用いてインターネット上で手続きすることが可能となってきている。

特許文献１には、金融機関が取引先との間で融資取引を行う際の融資契約の締結に使用される電子融資契約システムが開示されている。特に特許文献１に記載の電子融資契約システムでは、複数の当事者を対象とする契約書の作成、作成された契約書の原本性の確保などを課題として上げ、その解決を試みている。

ここで、特許文献１では、作成した契約書の保存について、調印の過程における改ざんを防止するだけでなく、調印後の安全性も確保することが望ましいとし、融資契約の成立後、署名者が閲覧した契約書ファイル、署名データと電子証明書をアーカイブすることを開示している。

また、特許文献２には、保管する必要がなくなった電子文書を管理対象から外しながら、保存期間に応じて、電子文書の電子署名とタイムスタンプの有効期限を効率よく管理する電子文書管理装置が開示されている。

特許第４２４５４９２号明細書 特許第４５７７１９０号明細書

特許文献１は、融資契約において作成された契約書の保存について、単に調印（電子署名）後の安全性も確保することが望ましいと述べるに留まっている。現在、電子署名およびタイムスタンプを用いた場合の有効期限が１０年であることに鑑みると、電子融資契約システムでは、電子融資契約書をどのように保管していくべきかという新たな課題が生じるが、この点において特許文献１では言及していない。

１０年間を超えて電子文書を検証するためには、１０年ごとに新しい暗号技術に基づくタイムスタンプをおすことで署名検証可能な期間を延長する長期署名の仕組みを利用することが想定される。

特許文献２は、長期保存が必要な電子文書法に対応した電子文書などにおいて、電子文書の保存が必要な保存期間のみ、電子署名およびタイムスタンプの更新時期を監視して長期署名の更新処理の実行を判断することで、文書管理の効率を向上させるものである。一方、電子融資契約書の場合、そもそも明確な保存期間が存在しないため、保存期限日に応じて長期署名の更新処理の実行を判断する本技術を電子融資契約書に適用することはできない。

上記の課題を解決するために、本発明に係る電子契約書保管システムは、契約管理番号に紐付けて長期保管状態コード、および最終署名日時を格納する電子契約管理記憶部と、契約管理番号に紐付けて電子契約書を格納する契約書記憶部と、署名実行指示に応答して、電子契約書に電子署名を付与する電子署名実行手段であって、電子署名の付与に成功した場合、前記電子契約管理記憶部の最終署名日時を更新し、および、電子契約書の署名者として指定された全ての署名者の署名が完了した場合、前記電子契約管理記憶部の長期保管状態コードに長期保管準備中を示すコードをセットする、電子署名実行手段と、前記電子契約管理記憶部の長期保管状態コードおよび最終署名日時を参照して、前記長期保管状態コードに長期保管準備中を示すコードがセットされ、かつ、システム日時が前記最終署名日時から所定の時間以上経過している契約管理番号を取得する長期保管判定手段と、前記長期保管判定手段が取得した契約管理番号に紐付く電子契約書を前記契約書記憶部から取得して、長期署名を実行する長期署名実行手段であって、長期署名の付与に成功した場合、前記電子契約管理記憶部の長期保管状態コードに長期保管中を示すコードをセットし、前記電子契約管理記憶部の最終署名日時を更新する、長期署名実行手段とを備える。

本発明の一実施形態に係る全体ネットワーク構成を示す図である。 本発明の一実施形態に係る電子融資契約書保管システムの構成を示すブロック図である。 本発明の一実施形態に係る電子契約管理記憶部に格納された情報の一例を示す図である。 本発明の一実施形態に係る署名位置管理記憶部に格納された情報の一例を示す図である。 本発明の一実施形態に係るクライアントコンピューターからの署名実行指示を処理するフローチャートである。 本発明の一実施形態に係る行内クライアントコンピューターからの破棄指示／破棄取消指示を処理するフローチャートである。 本発明の一実施形態に係る長期保管処理を実行するフローチャートである。 本発明の一実施形態に係る長期保管延長処理を実行するフローチャートである。 本発明の一実施形態に係る行内クライアントコンピューターからのステータス変更指示を処理するフローチャートである。 本発明の一実施形態に係る保管終了処理を実行するフローチャートである。

以下、添付した図面を参照して、本発明の実施形態に係る電子融資契約書保管システム、その方法およびプログラムを詳細に説明する。

なお、本明細書では、電子署名のうち、銀行が電子文書に対して特定の事象（「破棄」、または「破棄取消」）を表すために使用するものを、用語「銀行署名」を用いて説明する。

また、本明細書では、電子署名およびタイムスタンプを付与した電子文書に対して、新しい暗号技術に基づくタイムスタンプを付与する技術を、用語「長期署名」を用いて説明する。

さらに、本明細書では、初回に行われる長期署名処理を用語「長期保管処理」を用いて説明し、２回目以降に行われる長期署名処理を用語「長期保管延長処理」を用いて説明する。

本実施形態は、電子融資契約サービスを提供する銀行１において、銀行１と電子融資契約サービスの利用を締結している企業、および銀行１の間で作成された電子融資契約書を保管する技術に関するものである。

図１は、本発明の一実施形態に係る全体ネットワーク構成を示す図である。図１において、銀行１と電子融資契約サービスの利用を締結している企業に設置された複数のクライアントコンピューター１０１ａ、１０１ｂ、・・・、１０１ｎ（以下、クライアントコンピューター１０１と呼ぶ）が、ネットワーク１０２を介して、銀行１に設置された電子融資契約書保管システム１０３と通信を行うよう構成されている。また、電子融資契約書保管システム１０３は、銀行１に設置された複数の行内クライアントコンピューター１０４ａ、１０４ｂ、・・・、１０４ｎ（以下、行内クライアントコンピューター１０４と呼ぶ）とも通信を行うよう構成されている。さらに、電子融資契約書保管システム１０３は、専用回線などのネットワーク１０５を介して、タイムスタンプ局２に設置されたタイムスタンプ局サーバー１０６とも通信を行うよう構成されている。

クライアントコンピューター１０１は、銀行１と電子融資契約サービスの利用を締結している企業の利用者によって使用される端末である。利用者は、クライアントコンピューター１０１を介して、利用者ＩＤおよびパスワードを用いて電子融資契約書保管システム１０３に接続し、融資契約の申込、電子署名の付与など、電子融資契約業務を行う。本実施形態では、署名者として指定された全ての署名者の署名が完了した電子融資契約書の保管について議論するものとし、融資契約の申込、署名者による電子署名の付与などについては詳細な記載は省略するものとする。

電子融資契約書保管システム１０３は、電子契約情報を管理する電子契約管理記憶部１０７、契約書ごとの署名情報を管理する署名位置管理記憶部１０８、および管理対象の電子契約書を格納する契約書記憶部１０９を備え、時間の経過と共に変動し得る電子契約書のステータスを電子契約管理記憶部１０７で管理し、この電子契約書のステータスに応じた適切なタイミングで長期署名処理を実行することで、銀行１が取り扱う電子融資契約書の保管管理を可能とするものである。

行内クライアントコンピューター１０４は、銀行１の行員によって使用される端末である。行員は、行内クライアントコンピューター１０４を介して、契約書記憶部１０９に格納された契約書に対する各指示（例えば、「破棄」、「破棄取消」、「完済」、「解約」、「売却」、「全部譲渡」など）を電子融資契約書保管システム１０３に送信することができる。また、行員は、行内クライアントコンピューター１０４を介して、契約書記憶部１０９に格納された契約書について、長期署名の有効期限の延長指示を電子融資契約書保管システム１０３に送信することができる。

タイムスタンプ局サーバー１０６は、タイムスタンプサービスを提供し、第三者機関としてタイムスタンプトークンを発行するタイムスタンプ局に設置されている。タイムスタンプ局サーバー１０６は、電子融資契約書保管システム１０３から、署名検証済電子契約書のＨＡＳＨ値を受信することに応答して、受信したＨＡＳＨ値からタイムスタンプを作成して返却する。電子融資契約書保管システム１０３は、署名検証済電子契約書にタイムスタンプ局サーバー１０６から送信されたタイムスタンプを格納することで、長期署名済電子契約書を作成することができる。

次に、図２のブロック図を参照して、上記した電子融資契約書保管システム１０３の構成を詳細に説明する。なお、図２では、単一のコンピュータシステムを想定し、必要な機能構成だけを示しているが、電子融資契約書保管システム１０３を、複数のコンピュータシステムによる多機能の分散システムの一部として構成することもできる。

電子融資契約書保管システム１０３は、ＣＰＵ２０１に、システムバス２０２を介してＲＡＭ２０３、入力装置２０４、出力装置２０５、通信制御装置２０６および不揮発性記憶媒体（ＲＯＭやＨＤＤなど）で構成される記憶装置２０７が接続された構成を有する。記憶装置２０７は、上記した機能を奏するためのソフトウェアプログラムを格納するプログラム格納領域と、随時取得するデータや処理結果としてのデータなどを格納するデータ格納領域とを備えている。以下に説明するプログラム格納領域の各手段は、実際は独立したソフトウェアプログラム、そのルーチンやコンポーネントなどであり、ＣＰＵ２０１によって記憶装置２０７から呼び出されＲＡＭ２０３のワークエリアに展開されて、データベースなどを適宜参照しながら順次実行されることで、各機能を奏するものである。

データ格納領域は、電子契約管理記憶部１０７、署名位置管理記憶部１０８、および契約書記憶部１０９を備える。何れも、記憶媒体２０７内に確保された一定の記憶領域である。

電子契約管理記憶部１０７は、電子契約書毎に管理情報を格納する。一実施形態では、図３に示されるように、電子契約管理記憶部１０７には、契約書を一意に識別可能な電子契約管理番号、契約書名、保管状態コード（「０：契約中」、「１：破棄」、「２：完済」、「３：解約」、「４：売却」、「５：代位弁済」、「６：償却」、「７：全部譲渡」）、長期保管状態コード（「０：未長期保管」、「１：長期保管準備中」、「２：長期保管中」）、長期保管有効期限、契約日、契約終了日、および最終署名日時が格納される。

保管状態コードは、初期値として「０：契約中」がセットされる。その後、電子融資契約書保管システム１０３は、行内クライアントコンピューター１０４からの破棄指示に応答して、対象の電子契約書に「破棄」を表す銀行署名を付与した場合、保管状態コードに「１：破棄」をセットする。また、電子融資契約書保管システム１０３は、行内クライアントコンピューター１０４からの完済指示、解約指示、売却指示、代位弁済指示、償却指示、全部譲渡指示にそれぞれ応答して、対象の電子契約書の保管状態コードに「２：完済」、「３：解約」、「４：売却」、「５：代位弁済」、「６：償却」、または「７：全部譲渡」をセットする。

長期保管状態コードは、初期値として「０：未長期保管」がセットされる。その後、（１）署名者として指定された全ての署名者の署名が完了した場合、（２）（１）の後の任意のタイミングで、「破棄」または「破棄取消」を表す銀行署名が付与された場合に、電子融資契約書保管システム１０３は、長期保管状態コードに長期保管処理の対象となる「１：長期保管準備中」をセットする。また、電子融資契約書保管システム１０３は、長期署名処理を実行後、長期保管状態コードに「２：長期保管中」をセットする。

ここで、「破棄」を表す銀行署名が付与された場合は、対象の電子文書の効果がなくなること、すなわち実質的には電子文書の内容が変更されることを意味する。そこで、「破棄」を表す銀行署名が付与された新たな状態で電子文書を保管していく必要があるため、長期保管状態コードには「１：長期保管準備中」がセットされる。

同様に、「破棄取消」を表す銀行署名が付与された場合も、対象の電子文書の効果が再度発生することを意味するので、「破棄取消」を表す銀行署名が付与された新たな状態で電子文書を保管していくため、長期保管状態コードには「１：長期保管準備中」がセットされる。

長期保管有効期限には、電子融資契約書保管システム１０３によって長期署名処理が実行された後、その有効期限が格納される。契約日には、契約書の契約日が格納される。

契約終了日には、行内クライアントコンピューター１０４からの破棄指示に応答して、電子融資契約書保管システム１０３が対象の電子契約書に「破棄」を表す銀行署名を付与した場合、（１）破棄した日が設定される。また、行内クライアントコンピューター１０４からの完済指示、解約指示、売却指示、代位弁済指示、全部譲渡指示にそれぞれ応答して、電子融資契約書保管システム１０３が対象の電子契約書の保管状態コードに「２：完済」、「３：解約」、「４：売却」、「５：代位弁済」または「７：全部譲渡」をセットした場合、（２）完済した日、（３）解約した日、（４）売却した日、（５）代位弁済した日、（６）全部譲渡した日が設定される。

最終署名日時には、対象の電子契約書に電子署名が付与された日時が格納される。具体的には、本実施形態では、署名者が電子署名を付与した場合、銀行署名を付与した場合、また、長期署名処理が実行された場合に、最終署名日時が更新される。

署名位置管理記憶部１０８は、契約書ごとの署名情報を格納する。一実施形態では、図４に示されるように、署名位置管理記憶部１０８には、契約管理番号、署名位置、署名者識別番号、および署名済みフラグが格納される。契約書は、その種類等に応じて契約の成立に必要な署名者の数が異なる。そのため、本実施形態では、契約書の契約管理番号に紐付けて必要な署名者の数のレコードを署名位置管理記憶部１０８に登録し、各署名者の署名位置（「１：債務者」、または「２：連帯保証人」）、署名者識別番号、署名が付与されたか否かを示す署名済フラグ（「０：未署名」または「１：署名済み」）を管理する。

契約書記憶部１０９は、電子契約管理記憶部１０７の電子契約管理番号に紐付けて電子契約書を格納する。

プログラム格納領域に格納されているソフトウェアプログラムは、本発明に関連するものだけを列挙すると、電子署名実行手段２０８、保存状態変更手段２０９、長期保管判定手段２１０、長期保管延長判定手段２１１、長期署名実行手段２１２、および保管終了手段２１３を備えている。

電子署名実行手段２０８は、クライアントコンピューター１０１からの署名実行指示に応答して、電子契約書に電子署名を付与する。また、電子署名実行手段２０８は、電子署名の付与に成功した場合、署名位置管理記憶部１０８の該当のレコードの署名済フラグに「１：署名済み」をセットし、電子契約管理記憶部１０７の最終署名日時を更新する。さらに、電子署名実行手段２０８は、署名位置管理記憶部１０８に基づいて、署名者として指定された全ての署名者の署名が完了した場合、電子契約管理記憶部１０７の長期保管状態コードに「１：長期保管準備中」をセットする。

保存状態変更手段２０９は、行内クライアントコンピューター１０４からの破棄指示、または破棄取消指示に応答して、対象の電子契約書に「破棄」または「破棄取消」を表す銀行署名を付与する。「破棄」を表す銀行署名の付与に成功した場合、保存状態変更手段２０９は、電子契約管理記憶部１０７の保管状態コードに「１：破棄」をセットし、長期保管状態コードに「１：長期保管準備中」をセットし、最終署名日時を更新し、契約終了日に処理日を設定する。同様に、「破棄取消」を表す銀行署名の付与に成功した場合、保存状態変更手段２０９は、電子契約管理記憶部１０７の保管状態コードに「０：契約中」をセットし、長期保管状態コードに「１：長期保管準備中」をセットし、最終署名日時を更新し、契約終了日に初期値（指定なし）を設定する。

また、保存状態変更手段２０９は、行内クライアントコンピューター１０４からのステータス変更指示（完済指示、解約指示、売却指示、代位弁済指示、償却指示、または全部譲渡指示）に応答して、電子契約管理記憶部１０７の保管状態コードに「２：完済」、「３：解約」、「４：売却」、「５：代位弁済」、「６：償却」または「７：全部譲渡」をセットする。各指示には変更基準日が含まれ、保存状態変更手段２０９は、償却指示を除く各指示に応答して、電子契約管理記憶部１０７の契約終了日に変更基準日を設定する。変更基準日は、ステータス（完済、解約、売却、代位弁済、全部譲渡）変更が適用される基準日であり、本実施形態では、システム日付以降の変更基準日のみならず、システム日付前の変更基準日を設定することもできる。

長期保管判定手段２１０は、電子契約管理記憶部１０７の長期保管状態コードおよび最終署名日時を参照して、長期保管状態コードが「１：長期保管準備中」、かつ、システム日時が「最終署名日時」から一定の時間（例えば２４時間など）以上経過している契約管理番号を取得し、長期署名実行手段２１２に送信する。本実施形態では、長期保管判定手段２１０は、毎営業日の夜間など、システム負荷が少ない時間帯に開始されるバッチ処理により契約管理番号を取得し、長期署名実行手段２１２に送信するものとする。

長期保管延長判定手段２１１は、電子契約管理記憶部１０７の長期保管状態コードおよび最終署名日時を参照して、長期保管状態コードが「２：長期保管中」、かつ、システム日時が「最終署名日時」から一定の年数（例えば７年など）以上経過している契約管理番号を取得する。本実施形態では、長期保管延長判定手段２１１は、毎営業日の夜間など、システム負荷が少ない時間帯に開始されるバッチ処理により契約管理番号を取得し、長期署名実行手段２１２に送信するものとする。

長期署名実行手段２１２は、長期保管判定手段２１０または長期保管延長判定手段２１１から受信した契約管理番号に紐付く電子契約書を契約書記憶部１０９から取得して、タイムスタンプ局サーバー１０６から取得したタイムスタンプを用いて、長期署名を実行する。長期署名の付与に成功した場合、長期署名実行手段２１２は、電子契約管理記憶部１０７の長期保管状態コードに「２：長期保管中」をセットし、電子契約管理記憶部１０７の最終署名日時、および長期保管有効期限を更新する。

また、長期署名実行手段２１２は、行内クライアントコンピューター１０４から特定の電子契約書に対する長期署名実行指示を受信することに応答して、指定された契約管理番号に紐付く電子契約書を契約書記憶部１０９から取得して、長期署名を実行する。

本実施形態では、電子契約管理記憶部１０７の長期保管状態コードが「２：長期保管中」の電子契約書に対して、長期署名実行指示を送信できるものとする。例えば、行員は、保存状態変更手段２０９により、保管状態コードに「４：売却」、「５：代位弁済」、「７：全部譲渡」をセットした電子契約書に対して、行内クライアントコンピューター１０４を介して長期署名実行指示を送信することができる。

長期署名の付与に成功した場合、長期署名実行手段２１２は、電子契約管理記憶部１０７の最終署名日時、および長期保管有効期限を更新する。

保管終了手段２１３は、電子契約管理記憶部１０７の契約終了日を参照して、システム日時が「契約終了日」から一定の年数（例えば１０年など）以上経過している契約管理番号を取得して、取得した契約管理番号で特定される電子契約管理記憶部１０７、署名位置管理記憶部１０８、および契約書記憶部１０９のレコードを削除する。本実施形態では、保管終了手段２１３は、毎週金曜日の夜間など、システム負荷が少ない時間帯に開始されるバッチ処理により契約管理番号を取得し、対象のレコードを削除するものとする。

（長期保管の実施形態）
まず、図３〜図７を参照して、長期保管処理について説明する。図５は、本発明の一実施形態に係るクライアントコンピューターからの署名実行指示を処理するフローチャートである。図６は、本発明の一実施形態に係る行内クライアントコンピューターからの破棄指示／破棄取消指示を処理するフローチャートである。図５および図６は長期保管処理の前提となる処理であり、図５または図６のいずれかを経て処理された電子契約書が、図７で説明される長期保管の対象となる。

（長期保管前提：署名処理）
利用者がクライアントコンピューター１０１を介して契約管理番号と署名者識別番号とを含む署名実行指示を電子融資契約書保管システム１０３に送信することで、処理が開始される。

Ｓ５０１において、電子融資契約書保管システム１０３の電子署名実行手段２０８は、クライアントコンピューター１０１からの署名実行指示に応答して、電子契約書に電子署名を付与する。本実施形態では、クライアントコンピューター１０１から「契約管理番号：000000000002」、「署名者識別番号：22222222」を含む署名実行指示を受信して、契約管理番号で特定される契約書に電子署名を付与したものとする。

電子署名の付与に成功した場合、Ｓ５０２に進み、電子署名実行手段２０８は、署名位置管理記憶部１０８の該当のレコードの署名済フラグに「１：署名済み」をセットし、電子契約管理記憶部１０７の最終署名日時を更新する。本実施形態では、図４（ａ）の「契約管理番号：000000000002」および「署名者識別番号：22222222」で特定されるレコードの署名済みフラグに「１：署名済み」をセットし、図３（ａ）の「契約管理番号：000000000002」で特定されるレコードの最終署名日時を更新して「最終署名日時：2015/2/3 14:00」とする。

次に、Ｓ５０３において、電子署名実行手段２０８は、署名位置管理記憶部１０８に基づいて、署名者として指定された全ての署名者の署名が完了したか否かを判定する。本実施形態では、図４（ｂ）に示されるように、「契約管理番号：000000000002」で登録された２件のレコードの「署名済フラグ」に全て「１：署名済み」がセットされているので、署名者として指定された全ての署名者の署名が完了したと判定し、Ｓ５０４に進む。

Ｓ５０４において、電子署名実行手段２０８は、電子契約管理記憶部１０７の長期保管状態コードに「１：長期保管準備中」をセットして処理を終了する。本実施形態では、図３（ｂ）に示されるように、「契約管理番号：000000000002」で特定されるレコードの長期保管状態コードに「１：長期保管準備中」をセットして処理を終了したものとする。

（長期保管前提：破棄／破棄取消処理）
行員が行内クライアントコンピューター１０４を介して契約管理番号を含む破棄指示または破棄取消指示を電子融資契約書保管システム１０３に送信することで、処理が開始される。

Ｓ６０１において、電子融資契約書保管システム１０３の保存状態変更手段２０９は、行内クライアントコンピューター１０４からの破棄指示、または破棄取消指示に応答して、対象の電子契約書に「破棄」または「破棄取消」を表す銀行署名を付与する。本実施形態では、行内クライアントコンピューター１０４から「契約管理番号：000000000005」を含む破棄指示を受信して、契約管理番号で特定される契約書に「破棄」を表す銀行署名を付与したものとする。

「破棄」を表す銀行署名の付与に成功した場合、Ｓ６０２に進み、保存状態変更手段２０９は、電子契約管理記憶部１０７の保管状態コードに「１：破棄」をセットする。本実施形態では、図３（ａ）の「契約管理番号：000000000005」で特定されるレコードの保管状態コードに「１：破棄」をセットする。

Ｓ６０３において、保存状態変更手段２０９は、電子契約管理記憶部１０７の長期保管状態コードに「１：長期保管準備中」をセットする。本実施形態では、図３（ａ）の「契約管理番号：000000000005」で特定されるレコードの長期保管状態コードに「１：長期保管準備中」をセットする。

Ｓ６０４において、保存状態変更手段２０９は、電子契約管理記憶部１０７の最終署名日時を更新する。本実施形態では、図３（ａ）の「契約管理番号：000000000005」で特定されるレコードの最終署名日時を更新して「最終署名日時：2015/2/3 15:05」とする。

Ｓ６０５において、保存状態変更手段２０９は、電子契約管理記憶部１０７の契約終了日に処理日を設定して、処理を終了する。本実施形態では、図３（ｂ）に示されるように、「契約管理番号：000000000005」で特定されるレコードの契約終了日に「2015/2/3」を設定して、処理を終了したものとする。

（長期保管処理）
本実施形態では、毎営業日後の0:00に開始されるバッチ処理により、処理が開始される。

Ｓ７０１において、電子融資契約書保管システム１０３の長期保管判定手段２１０は、電子契約管理記憶部１０７の長期保管状態コードおよび最終署名日時を参照して、長期保管状態コードが「１：長期保管準備中」、かつ、システム日時が「最終署名日時」から２４時間以上経過している契約管理番号を取得して、電子融資契約書保管システム１０３の長期署名実行手段２１２に送信する。本実施形態では、2015/2/5 0:00に処理を開始し、長期保管判定手段２１０は、図３（ｂ）に示される電子契約管理記憶部１０７の長期保管状態コードおよび最終署名日時を参照して、「契約管理番号：000000000002」および「契約管理番号：000000000005」を含む契約管理番号を取得して、長期署名実行手段２１２に送信したものとする。

Ｓ７０２において、長期署名実行手段２１２は、長期保管判定手段２１０から受信した契約管理番号に紐付く電子契約書を契約書記憶部１０９から取得して、タイムスタンプ局サーバー１０６から取得したタイムスタンプを用いて、長期署名を実行する。本実施形態では、「契約管理番号：000000000002」および「契約管理番号：000000000005」に紐付く電子契約書を含む複数の電子契約書を契約書記憶部１０９から取得して、長期署名を実行したものとする。

長期署名の付与に成功した場合、Ｓ７０３に進み、長期署名実行手段２１２は、電子契約管理記憶部１０７の長期保管状態コードに「２：長期保管中」をセットする。本実施形態では、図３（ｃ）に示されるように、「契約管理番号：000000000002」および「契約管理番号：000000000005」で特定されるレコードの長期保管状態コードに「２：長期保管中」をセットする。

Ｓ７０４において、長期署名実行手段２１２は、電子契約管理記憶部１０７の最終署名日時を更新する。本実施形態では、図３（ｃ）に示されるように、「契約管理番号：000000000002」および「契約管理番号：000000000005」で特定されるレコードの最終署名日時を更新して「最終署名日時：2015/2/5 0:00」とする。

Ｓ７０５において、長期署名実行手段２１２は、電子契約管理記憶部１０７の長期保管有効期限を設定して、処理を終了する。本実施形態では、図３（ｃ）に示されるように、「契約管理番号：000000000002」および「契約管理番号：000000000005」で特定されるレコードの長期保管有効期限に「2025/2/4」を設定して、処理を終了したものとする。

（長期保管延長の実施形態）
次に、図３および図８を参照して、長期保管延長処理について説明する。図７を用いて説明した長期保管処理が実行された電子契約書が、図８で説明される長期保管延長の対象となる。本実施形態では、毎営業日の1:00に開始されるバッチ処理により、処理が開始される。

Ｓ８０１において、電子融資契約書保管システム１０３の長期保管延長判定手段２１１は、電子契約管理記憶部１０７の長期保管状態コードおよび最終署名日時を参照して、長期保管状態コードが「２：長期保管中」、かつ、システム日時が「最終署名日時」から７年以上経過している契約管理番号を取得する。本実施形態では、2015/2/6 1:00に処理を開始し、長期保管判定手段２１０は、図３（ｃ）に示される電子契約管理記憶部１０７の長期保管状態コードおよび最終署名日時を参照して、「契約管理番号：000000000003」を含む契約管理番号を取得して、長期署名実行手段２１２に送信したものとする。

Ｓ８０２において、長期署名実行手段２１２は、長期保管延長判定手段２１１から受信した契約管理番号に紐付く電子契約書を契約書記憶部１０９から取得して、タイムスタンプ局サーバー１０６から取得したタイムスタンプを用いて、長期署名を実行する。本実施形態では、「契約管理番号：000000000003」に紐付く電子契約書を含む複数の電子契約書を契約書記憶部１０９から取得して、長期署名を実行したものとする。

長期署名の付与に成功した場合、Ｓ８０３に進み、長期署名実行手段２１２は、電子契約管理記憶部１０７の最終署名日時を更新する。本実施形態では、図３（ｄ）に示されるように、「契約管理番号：000000000003」で特定されるレコードの最終署名日時を更新して「最終署名日時：2015/2/6 1:00」とする。

Ｓ８０４において、長期署名実行手段２１２は、電子契約管理記憶部１０７の長期保管有効期限を設定して、処理を終了する。本実施形態では、図３（ｄ）に示されるように、「契約管理番号：000000000003」で特定されるレコードの長期保管有効期限に「2025/2/5」を設定して、処理を終了したものとする。

（保管終了の実施形態）
最後に、図３、図６、図９、図１０を参照して、保管終了処理について説明する。図９は、本発明の一実施形態に係る行内クライアントコンピューターからのステータス変更指示を処理するフローチャートである。図６および図９は保管終了処理の前提となる処理であり、図６または図９のいずれかを経て契約終了日が設定された電子契約書が、図１０で説明される保管終了の対象となる。

（保管終了前提：破棄処理）
図６の処理については、重複するため説明を省略する。図６で説明される例のうち、Ｓ６０１で破棄指示を受信し、Ｓ６０５で契約終了日が設定された電子契約書が、保管終了の対象となる。

（保管終了前提：ステータス変更処理）
行員が行内クライアントコンピューター１０４を介して契約管理番号と変更基準日とを含むステータス変更指示を電子融資契約書保管システム１０３に送信することで、処理が開始される。

Ｓ９０１において、保存状態変更手段２０９は、行内クライアントコンピューター１０４からの完済指示、解約指示、売却指示、代位弁済指示、償却指示、または全部譲渡指示に応答して、電子契約管理記憶部１０７の保管状態コードに「２：完済」、「３：解約」、「４：売却」、「５：代位弁済」、「６：償却」、または「７：全部譲渡」をセットする。本実施形態では、行内クライアントコンピューター１０４から「契約管理番号：000000000006」と「変更基準日：2015/2/3」とを含む解約指示を受信して、図３（ａ）の「契約管理番号：000000000006」で特定されるレコードの保管状態コードに「３：解約」をセットしたものとする。

Ｓ９０２において、保存状態変更手段２０９は、受信したステータス変更指示が償却指示であるか否かを判定する。本実施形態では、償却指示ではないと判定し、Ｓ９０３に進む。

Ｓ９０３において、保存状態変更手段２０９は、電子契約管理記憶部１０７の契約終了日に変更基準日を設定して、処理を終了する。本実施形態では、図３（ｂ）に示されるように、「契約管理番号：000000000006」で特定されるレコードの契約終了日に「2015/2/3」を設定して、処理を終了したものとする。

（保管終了処理）
本実施形態では、毎週金曜日の23:00に開始されるバッチ処理により、処理が開始される。以下、図３（ｄ）において契約終了日が設定されている「契約管理番号：000000000005」および「契約管理番号：000000000006」で特定される電子契約書に対して将来行われる処理について説明する。なお、「契約管理番号：000000000005」で特定されるレコードは、最終署名日時から７年以上経過した2023/2/5 1:00に長期保管延長処理が実行され、「契約管理番号：000000000006」で特定されるレコードは、最終署名日時から７年以上経過した2016/5/15 1:00と2023/5/15 1:00に長期保管延長処理が実行され、2025年2月7日（金）の時点で、図３（ｅ）に示される情報が格納されているものとする。

Ｓ１００１において、電子融資契約書保管システム１０３の保管終了手段２１３は、電子契約管理記憶部１０７の契約終了日を参照して、システム日時が「契約終了日」から１０年以上経過している契約管理番号を取得する。本実施形態では、「契約管理番号：000000000005」および「契約管理番号：000000000006」が取得されたものとする。

Ｓ１００２において、保管終了手段２１３は、取得した契約管理番号で特定される電子契約管理記憶部１０７、署名位置管理記憶部１０８、および契約書記憶部１０９のレコードを削除し、処理を終了する。

以上、本発明によれば、時間の経過と共に変動し得る電子契約書のステータスを電子契約管理記憶部１０７で管理し、この電子契約書のステータスに応じた適切なタイミングで長期署名処理を実行することで、電子融資契約書に特有の事象に応じた適切なタイミングで、漏れなく長期保管処理を開始し、その後、長期保管延長処理を実行することができる。さらには、明確な保存期限日が存在しない電子融資契約書について、ステータスに応じた適切なタイミングで保管終了処理を実行することで、増大し続ける電子融資契約書の保管管理を現実に実施可能とすることができる。

なお、実施形態では処理を開始するタイミングや頻度を特定のタイミングや頻度に定義しているが、任意のタイミングや頻度を設定することができることは、当業者には理解されるところである。

Claims (9)

1. 契約管理番号に紐付けて長期保管状態コード、および最終署名日時を格納する電子契約管理記憶部と、
   契約管理番号に紐付けて電子契約書を格納する契約書記憶部と、
   署名実行指示に応答して、電子契約書に電子署名を付与する電子署名実行手段であって、電子署名の付与に成功した場合、前記電子契約管理記憶部の最終署名日時を更新し、および、電子契約書の署名者として指定された全ての署名者の署名が完了した場合、前記電子契約管理記憶部の長期保管状態コードに長期保管準備中を示すコードをセットする、電子署名実行手段と、
   前記電子契約管理記憶部の長期保管状態コードおよび最終署名日時を参照して、前記長期保管状態コードに長期保管準備中を示すコードがセットされ、かつ、システム日時が前記最終署名日時から所定の時間以上経過している契約管理番号を取得する長期保管判定手段と、
   前記長期保管判定手段が取得した契約管理番号に紐付く電子契約書を前記契約書記憶部から取得して、長期署名を実行する長期署名実行手段であって、長期署名の付与に成功した場合、前記電子契約管理記憶部の長期保管状態コードに長期保管中を示すコードをセットし、前記電子契約管理記憶部の最終署名日時を更新する、長期署名実行手段と
   を備えたことを特徴とするシステム。
2. 前記電子契約管理記憶部の長期保管状態コードおよび最終署名日時を参照して、前記長期保管状態コードに長期保管中を示すコードがセットされ、かつ、システム日時が前記最終署名日時から所定の年数以上経過している契約管理番号を取得する長期保管延長判定手段をさらに備え、
   前記長期署名実行手段は、前記長期保管延長判定手段が取得した契約管理番号に紐付く電子契約書を前記契約書記憶部から取得して長期署名を実行し、長期署名の付与に成功した場合、前記電子契約管理記憶部の最終署名日時を更新することを特徴とする請求項１に記載のシステム。
3. 破棄指示、または破棄取消指示に応答して、電子契約書に破棄または破棄取消を表す電子署名を付与する保存状態変更手段であって、破棄または破棄取消を表す電子署名の付与に成功した場合、前記長期保管状態コードに長期保管準備中を示すコードセットし、前記最終署名日時を更新する、保存状態変更手段をさらに備えたことを特徴とする請求項１または２に記載のシステム。
4. 前記電子契約管理記憶部は、契約終了日をさらに格納し、
   前記保存状態変更手段は、破棄を表す電子署名の付与に成功した場合、前記契約終了日に処理日を設定し、破棄取消を表す電子署名の付与に成功した場合、前記契約終了日に初期値を設定し、
   前記保存状態変更手段は、変更基準日を含むステータス変更指示に応答して、前記契約終了日に前記変更基準日を設定し、
   前記電子契約管理記憶部の契約終了日を参照して、システム日時が前記契約終了日から所定の年数以上経過している契約管理番号を取得して、取得した契約管理番号で特定される前記電子契約管理記憶部および前記契約書記憶部のレコードを削除する保管終了手段をさらに備えたことを特徴とする請求項３に記載のシステム。
5. 契約管理番号に紐付けて長期保管状態コード、および最終署名日時を格納する電子契約管理記憶部と、契約管理番号に紐付けて電子契約書を格納する契約書記憶部とを備えたシステムにおいて、
   前記システムの電子署名実行手段が、署名実行指示に応答して、電子契約書に電子署名を付与するステップと、
   電子署名の付与に成功した場合、前記電子署名実行手段が、前記電子契約管理記憶部の最終署名日時を更新し、さらに、電子契約書の署名者として指定された全ての署名者の署名が完了した場合、前記電子契約管理記憶部の長期保管状態コードに長期保管準備中を示すコードをセットするステップと、
   前記システムの長期保管判定手段が、前記電子契約管理記憶部の長期保管状態コードおよび最終署名日時を参照して、前記長期保管状態コードに長期保管準備中を示すコードがセットされ、かつ、システム日時が前記最終署名日時から所定の時間以上経過している契約管理番号を取得するステップと、
   前記システムの長期署名実行手段が、前記長期保管判定手段が取得した契約管理番号に紐付く電子契約書を前記契約書記憶部から取得して、長期署名を実行するステップと、
   長期署名の付与に成功した場合、前記長期署名実行手段が、前記電子契約管理記憶部の長期保管状態コードに長期保管中を示すコードをセットし、前記電子契約管理記憶部の最終署名日時を更新するステップと
   を実行することを特徴とする方法。
6. 前記システムの長期保管延長判定手段が、前記電子契約管理記憶部の長期保管状態コードおよび最終署名日時を参照して、前記長期保管状態コードに長期保管中を示すコードがセットされ、かつ、システム日時が前記最終署名日時から所定の年数以上経過している契約管理番号を取得するステップと、
   前記長期署名実行手段が、前記長期保管延長判定手段が取得した契約管理番号に紐付く電子契約書を前記契約書記憶部から取得して長期署名を実行するステップと、
   長期署名の付与に成功した場合、前記長期署名実行手段が、前記電子契約管理記憶部の最終署名日時を更新するステップと
   をさらに実行することを特徴とする請求項５に記載の方法。
7. 前記システムの保存状態変更手段が、破棄指示、または破棄取消指示に応答して、電子契約書に破棄または破棄取消を表す電子署名を付与するステップと、
   破棄または破棄取消を表す電子署名の付与に成功した場合、前記保存状態変更手段が、前記長期保管状態コードに長期保管準備中を示すコードセットし、前記最終署名日時を更新するステップと
   をさらに実行することを特徴とする請求項５または６に記載の方法。
8. 前記電子契約管理記憶部は、契約終了日をさらに格納し、
   破棄を表す電子署名の付与に成功した場合、前記保存状態変更手段が、前記契約終了日に処理日を設定するステップと、
   破棄取消を表す電子署名の付与に成功した場合、前記保存状態変更手段が、前記契約終了日に初期値を設定するステップと、
   前記保存状態変更手段が、変更基準日を含むステータス変更指示に応答して、前記契約終了日に前記変更基準日を設定するステップと、
   前記システムの保管終了手段が、前記電子契約管理記憶部の契約終了日を参照して、システム日時が前記契約終了日から所定の年数以上経過している契約管理番号を取得して、取得した契約管理番号で特定される前記電子契約管理記憶部および前記契約書記憶部のレコードを削除するステップと
   をさらに実行することを特徴とする請求項７に記載の方法。
9. 請求項５乃至８のいずれかに記載の方法をコンピューターに実行させるためのプログラム。

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