JP3878387B2 - 経費精算システム - Google Patents
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、与信情報を用いた経費精算手法に関し、特に立て替え額の返還に関する。
【０００２】
【従来技術およびその課題】
従来、出張等の経費については、社員が立て替えておいて出張終了後に経理部門に対して精算処理を行うことが多い。また、金額が大きい場合にはあらかじめ申請をして、仮払いを受けることもある。
【０００３】
しかし、かかる仮払いの手続きは煩雑であり、急な出張が必要な場合には時間的に間に合わないことも多い。また、経理部門に対して行う精算処理も、承認手続きなどが手間取れば、立替金の精算がスムーズに行われない。特に、複数の社員の出張が重なった場合、その都度現金にて決済する必要があり、非常に煩雑であった。
【０００４】
かかる問題を解決するために、発明者はクレジットカードを用いた出張経費の精算システムを提案した。しかし、出張先でクレジットカードが使えない店舗もあり、また、クレジットカードを用いた場合でも、結局経理部に対しての精算処理は別途必要となる。
【０００５】
このような問題は出張経費の精算だけでなく、他の経費についても同様に問題となる。
【０００６】
この発明は上記問題を解決し、クレジット購入した額を所定期間まとめて記憶しておき、届け出た銀行口座から引き落とすというクレジットシステムを用いて、経費の精算処理を迅速、且つ簡易に実現する経費精算システムを提供することを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段および発明の効果】
１）本発明にかかる出張経費精算コンピュータにおいては、Ａ）以下を有する経費支払い請求コンピュータ、a1)企業の社員からの出張経費の申請を受信する申請受信手段、a2)前記入力された出張経費の申請が与えられると、あらかじめ記憶されている出張経費規則に基づいて、当該申請にかかる経費の総額を演算する経費総額演算手段、a3)前記演算した経費総額を当該社員の経費として経費精算コンピュータに送出する経費送出手段、Ｂ）前記社員との間でクレジット契約がなされたクレジット会社のコンピュータであって、前記経費支払い請求コンピュータとネットワーク接続され、以下を有する経費精算コンピュータ、b1)前記経費支払い請求コンピュータから与えられた経費を各社員毎に記憶する社員別経費記憶手段、b2)前記各社員の未決済クレジットカード使用額を社員別に記憶する使用額記憶手段、b3)前記使用額記憶手段に記憶された社員別の未決済クレジットカード使用額について、前記社員別経費記憶手段に記憶された社員別経費を減算して精算する精算手段、を備えた出張経費を精算する出張経費精算システムであって、Ｃ）前記経費精算コンピュータは、さらに、前記クレジット会社と各社員との間で締結された金銭貸し借り契約に基づいて設けられた金銭貸し出し状況記憶手段を有し、Ｄ）前記経費精算コンピュータの前記精算手段は、前記減算後の値が負になる場合には、その額を前記金銭貸し出し状況記憶手段に、逆貸し出しデータとして記憶し、これにより、当該社員にクレジットカードを使用せずに立て替えた経費立替額を返還する。このように経費立て替え額を逆貸し出しデータとして記憶することにより、クレジットカードを使用しないでユーザが支払った額をユーザに返却することができる。
【０００８】
２）本発明にかかる経費精算コンピュータは、特定人の申請に基づいて経費の総額を出力する経費支払い請求コンピュータとネットワーク接続され、1)前記経費支払い請求コンピュータから与えられた経費を特定人毎に記憶する特定人別経費記憶手段、2)前記各特定人の未決済クレジットカード使用額を特定人毎に記憶する使用額記憶手段、3)前記特定人別経費記憶手段に記憶された特定人の経費を前記使用額記憶手段に記憶された特定人毎の未決済クレジットカード使用額から減算し、減算後の値が負になる場合にはその値をクレジットカードを使用せずに立て替えた経費立替額として決定する精算手段、 4) 前記経費立替額を前記特定人の有する銀行口座に前記経費立替額を振り込むための振り込みデータを生成する生成手段を備えている。これにより、クレジットカードを使用することなく前記特定人が支払った額を、前記特定人の銀行口座に前記経費立替額を振り込むことにより、当該特定人に返却することが可能となる。
【００１０】
３）本発明にかかる経費精算コンピュータにおいては、前記かかる振り込みデータを、直接銀行の管理するコンピュータに送信することにより、前記銀行口座への振り込みを行う振り込み手段を備えている。したがって、前記銀行口座への振り込みが実行される。
【００１１】
４）本発明にかかる経費精算コンピュータにおいては、前記振り込み手段は、振り込み先の銀行口座を管理する銀行と同一の銀行の銀行口座から振り込まれるように前記振り込みデータを生成する。したがって、同一銀行間にて振り込みが実行され、限られた範囲のコンピュータを用いて振り込みが可能となる。
【００１２】
５）本発明にかかる経費精算コンピュータにおいては、前記経費支払い請求コンピュータが振り込み可能となるように、振り込みデータをファームバンキング形式にて生成して、当該経費支払い請求コンピュータに送信するファームバンキング形式データ送信手段を備えている。したがって、経費支払い請求コンピュータは受け取った振り込みデータを用いて、振り込みを実行することにより、前記特定人に返金することができる。
【００１３】
６）本発明にかかる経費精算コンピュータにおいては、前記振り込みデータは、前記経費支払い請求コンピュータが給与振り込み形式で振り込み可能とするためのデータ形式で構成されている。したがって、給与振り込みシステムを用いて前記立替金を振り込むことができる。
【００１５】
７）本発明にかかる経費精算コンピュータにおいては、前記経費支払い請求コンピュータから特定人について前記経費の項目別データを受け取ると、当該特定人の未決済クレジットカード使用額の項目と照合して、前記経費の項目別データと未決済クレジットカード使用額の項目との関連づけを行う関連づけ手段を備えている。したがって、前記支払われた経費とクレジット使用された額との関連性を取得することができる。かかる関連性についてのデータは前記特定人 にとってみれば、申請漏れの防止ができ、前記経費支払い側としては支払っている経費についての蓄積データが得られる。
【００１６】
８）本発明にかかる経費精算コンピュータにおいては、前記関連づけ手段は、前記経費の項目別データと未決済クレジットカード使用額の項目との関連づけを使用された地域データに基づいて判断する。したがって、地域データに基づいてより正確な関連づけを得ることができる。
【００１７】
９）本発明にかかる経費精算コンピュータにおいては、前記関連づけ手段は、前記経費の項目別データと未決済クレジットカード使用額の項目との関連づけを使用された日付に基づいて判断する。したがって、クレジット購入された日付データに基づいてより正確な関連づけを得ることができる。
【００１８】
１０）本発明にかかる経費精算コンピュータにおいては、前記関連づけ手段は、前記経費の項目別データと未決済クレジットカード使用額の項目との関連づけを使用された店舗の業種コードに基づいて判断する。したがって、クレジット使用された店舗のデータに基づいてより正確な関連づけを得ることができる。
【００１９】
１１）本発明にかかる経費精算コンピュータにおいては、前記経費の項目別データと未決済クレジットカード使用額の項目との関連づけをしたデータを当該特定人に送付する関連づけデータ送付手段を備えている。したがって、当該特定人はかかる関連づけされたデータを受け取って、経費の申請漏れがないか否かを判断できる。さらに、支払われた経費と実際に使用した額との対比を行うこともできる。
【００３５】
１２）本発明にかかる経費精算コンピュータは、1)特定人の申請に基づいて経費の総額を演算する経費演算手段、2)前記経費演算手段から与えられた経費を特定人毎に記憶する特定人別経費記憶手段、3)前記各特定人の未決済クレジットカード使用額を特定人毎に記憶する使用額記憶手段、4)前記特定人別経費記憶手段に記憶された特定人の経費を前記使用額記憶手段に記憶された特定人毎の未決済クレジットカード使用額から減算し、減算後の値が負になる場合にはその値をクレジットカードを使用せずに立て替えた経費立替額として決定する精算手段、 5) 前記経費立替額を前記特定人の有する銀行口座に前記経費立替額を振り込むための振り込みデータを生成する生成手段を備えている。これにより、クレジットカードを使用することなく前記特定人が支払った額を当該特定人に返却することが可能となる。
【００３６】
なお、本明細書において、クレジットカードシステムとは、通常のクレジットシステムはもちろん、クレジット支払いした額を精算時期になると支払うシステムで、かつ、返金システムを有していないシステムをすべて含む。
【００３７】
【発明の実施の形態】
１．機能ブロック図の説明
本発明の一実施形態を図面に基づいて説明する。図１に示す出張経費精算システム１は、経費支払い請求コンピュータ２００，ユーザコンピュータ２、および経費精算コンピュータ１００を備えている。
【００３８】
経費支払い請求コンピュータ２００は、申請受信手段２０１、経費総額演算手段２０３、および経費送出手段２０５を備えている。申請受信手段２０１はユーザコンピュータ２から与えられた出張経費の申請を受信する。経費総額演算手段２０３は、前記入力された出張経費の申請が与えられると、あらかじめ記憶されている出張経費規則に基づいて、当該申請にかかる経費の総額を演算する。経費送出手段２０５は、前記演算した経費総額を当該社員の経費として経費精算コンピュータ１００に送出する。
【００３９】
経費精算コンピュータ１００は、前記各社員をクレジット会員として契約がなされたクレジット会社のコンピュータであって、経費支払い請求コンピュータ２００とネットワーク接続されており、社員別経費受信手段１０１、社員別経費記憶手段１０３、クレジット販売処理手段１０５、使用額記憶手段１０７、精算手段１０９、金銭貸し出し状況記憶手段１１３、および金銭借り入れ処理手段１１１を備えている。
【００４０】
社員別経費受信手段１０１は、経費支払い請求コンピュータ２００から送出された経費総額を受信する。社員別経費記憶手段１０３はかかる経費総額を社員別に記憶する。クレジット販売処理手段１０５は、加盟店の端末から与えられた申請に対してクレジット販売可能か否か判断し、可能である場合には、承認データを前記端末に送信するとともに、クレジット販売データとして、使用額記憶手段１０７に記憶する。これにより、前記各会員の未決済クレジットカード使用額が、使用額記憶手段１０７に会員別に記憶される。
【００４１】
金銭借り入れ処理手段１１１は、ＡＴＭ端末から与えられた申請に対して金銭貸し出し可能か否か判断し、可能である場合には、承認データを前記端末に送信するとともに、金銭貸し出しデータとして、金銭貸し出し状況記憶手段１１３に記憶する。これにより、前記クレジット会社と各社員との間で締結された金銭貸し借り契約に基づいて貸し出された金銭貸し出し額が金銭貸し出し状況記憶手段１１３に会員別に記憶される。
【００４２】
精算手段１０９は、使用額記憶手段の社員別の未決済クレジットカード使用額から前記社員別経費を減算して精算する。また、社員別の経費が前記未決済クレジットカード使用額よりも大きい場合にはこれを経費立替額として決定し、この経費立替額を金銭貸し出し状況記憶手段１１３に、逆貸し出しデータとして記憶する。これにより、前記各社員に経費立替額を返還することができる。
【００４３】
なお、精算手段１０９はユーザコンピュータ２に逆貸し出しデータが発生したことを電子メールなどで報知するようにしてもよい。
【００４４】
２．ハードウェア構成
図１に示す各コンピュータ１のハードウェア構成について図２〜図４を用いて説明する。図２に、経費支払い請求コンピュータ２００をＣＰＵを用いて実現したハードウェア構成の一例である。
【００４５】
経費支払い請求コンピュータは、ＣＰＵ２２３、メモリ２２７、ハードディスク２２６、ＣＲＴ２３０、ＣＤＤ（ＣＤＲＯＭドライブ）２２５、キーボード２２８、マウス２３１、ネットワーク管理部２３２およびバスライン２２９を備えている。ＣＰＵ２２３は、ハードディスク２２６に記憶された制御プログラムにしたがいバスライン２２９を介して、各部を制御する。
【００４６】
この制御プログラムは、ＣＤＤ２２５を介して、プログラムが記憶されたＣＤＲＯＭ２２５ａから読み出されてハードディスク２２６にインストールされたものである。なお、ＣＤＲＯＭ以外に、フレキシブルディスク（ＦＤ）、ＩＣカード等のプログラムを実体的に一体化したコンピュータ可読の記録媒体から、ハードディスクにインストールさせるようにしてもよい。さらに、通信回線を用いてダウンロードするようにしてもよい。
【００４７】
本実施形態においては、プログラムをＣＤＲＯＭからハードディスク２２６にインストールさせることにより、ＣＤＲＯＭに記憶させたプログラムを間接的にコンピュータに実行させるようにしている。しかし、これに限定されることなく、ＣＤＲＯＭに記憶させたプログラムをＣＤＤ２２５から直接的に実行するようにしてもよい。なお、コンピュータによって、実行可能なプログラムとしては、そのままのインストールするだけで直接実行可能なものはもちろん、一旦他の形態等に変換が必要なもの（例えば、データ圧縮されているものを、解凍する等）、さらには、他のモジュール部分と組合して実行可能なものも含む。
【００４８】
ハードディスク２２６には、後述する申請処理を行うプログラムが記憶されたプログラム記憶部２２６b、および経費規則を記憶する経費規則記憶部２２６kを有する。
【００４９】
ネットワーク管理部２３２は、ネットワークに接続された他のコンピュータとの間でデータの送受信を行う。本実施形態においては、ＴＣＰ／ＩＰの通信規格にてデータの送受信を行った。
【００５０】
図３に示すユーザコンピュータ２は、ハードディスク１２６にブラウザプログラムが記憶されている点が異なる。本実施形態においては、ネットスケープ社のネットスケープナビゲータを採用したが、これに限定されない。
【００５１】
図４に示す経費精算コンピュータ１００についても、ハードディスク１２６に記憶されているプログラムが異なる。また、カード使用履歴記憶部２６h、経費記憶部２６k、会員データ記憶部２６dおよび返却近畿億部１２６fを有する点で異なる。カード使用履歴記憶部２６hには、各会員のカードによる商品またはサービスの購入履歴が記憶される。経費記憶部２６kは、各会員について、経費に対する入金依頼があった場合に、後述するようにその詳細データが記憶される。返却近畿億部１２６fは、後述するようにキャッシングシステムを用いて返却する場合の額が記憶される。会員データ記憶部２６dは会員id 、氏名、クレジット限度額、貸し出し金限度額、口座データ等の個人情報が記憶されている。
【００５２】
３．全体の構成
図５に、本発明にかかる経費精算システムを、クレジット会社コンピュータ６５（経費精算コンピュータに該当）、アプリケーションサービスプロバイダ（ＡＳＰ）コンピュータ６０（経費支払い請求コンピュータ）で構成した場合の全体構成を示す。ＡＳＰコンピュータとは、コンピュータシステムを自社管理せずに、保守・管理を請け負うコンピュータをいう。これにより、経費支払い請求コンピュータのメンテナンスをＡＳＰコンピュータの管理者に委託することができる。
【００５３】
特定人であるユーザはユーザコンピュータ６９から出張経費の申請を行う。ＡＳＰコンピュータ６０はかかる申請に対して、あらかじめ記憶されている経費決定規則に基づいて、経費詳細データを決定し、クレジット会社コンピュータ６５に送信する。クレジット会社コンピュータ６５はかかる経費詳細データを記憶する。ユーザは、出張時に必要な商品またはサービスの代金を加盟店にてクレジットカードで支払う。かかるクレジット使用額については、クレジット会社コンピュータ６５に記憶される。なお、ユーザは代金クレジットカードが用いることができない場合には、現金で支払う。クレジット会社は各会員との間で、キャッシング契約を行っており、かかる契約に基づいて、キャッシング限度額を記憶している。
【００５４】
クレジット会社コンピュータ６５は所定の判断時期に、総クレジット使用額から前記経費詳細データを減算し、値がマイナスとなる場合には、クレジット会社コンピュータ６５内のキャッシング限度額記憶領域に、返却額として記憶するとともに、ユーザコンピュータ６９に返却額データがある旨の連絡を行う。これにより、ユーザは、キャッシングシステムを用いて、経費の立て替え金を受け取ることができる。したがって、クレジットカードを使用できない場合でも、出張経費の精算を確実に行うことができる。
【００５５】
また、企業としては、社員に対してその都度、出張経費を支払うことなく、一括でクレジット会社に対して支払うだけでよいので、精算処理が簡素化される。
【００５６】
４．フローチャート
つぎに、各コンピュータのハードディスクに記憶されているプログラムについて説明する。
【００５７】
図６に、ＡＳＰコンピュータ６０の経費申請の処理フローチャートを示す。ＣＰＵ２２３は、ユーザコンピュータから申請の要請（リクエスト）があるか否か判断しており（図６ステップＳ１）、要請があると申請画面を当該ユーザコンピュータに送信する（ステップＳ３）。申請画面の一例を図７に示す。ユーザはユーザコンピュータに表示された画面で、各項目について入力をし、申請ボタン６１をマウスでクリックすると、申請データがＡＳＰコンピュータ６０に送信される。
【００５８】
ＡＳＰコンピュータ６０のＣＰＵ２２３は申請データが与えられるか否か判断しており（図６ステップＳ５）、かかる申請データが与えられると、経費記憶記憶部２２６kに記憶された経費決定規則と合致するか否か判断する（ステップＳ７）。例えば、課長以下はホテル代として一泊１２０００円までなどの経費決定規則が記憶されており、かかる規則に合致する申請であるか否か判断される。
【００５９】
経費決定規則と合致する場合には、経費の詳細を決定する（ステップＳ１７）。例えば、宿泊費１２０００円、交通費２３０００円・・・などが決定される。ＣＰＵ２２３は、かかる詳細経費データを図５に示すクレジット会社コンピュータ６５に送信する（ステップＳ１９）。
【００６０】
一方、図６ステップＳ７にて、経費決定規則と合致しない場合には、承認を求めるために承認電子メールを上司のメールアドレスに送信する（ステップＳ９）。かかるメールアドレスは前記経費決定規則にあらかじめ記憶しておけばよい。例えば、個別的に必要な費用が発生する場合もあるからである。
【００６１】
かかる承認電子メールに対して、ＣＰＵ２２３は承認があるか否か判断しており（ステップＳ１１）、承認があると、経費の詳細を決定し（ステップＳ１７）、クレジット会社コンピュータ６５に送信する（ステップＳ１９）。
【００６２】
一方、ステップＳ１１にて、承認がなければ、非承認である、すなわち、かかる経費の支払いを認めないという返事があるか否か判断する（ステップＳ１３）。非承認の指示があった場合には、その旨をユーザコンピュータ６９に表示するために、送信処理を行う（ステップＳ１５）。なお、ステップＳ１３にて非承認の指示がない場合には、ステップＳ１１に戻って、承認の指示がないか否かを繰り返す。
【００６３】
このようにして、ユーザからの申請データに基づいて、クレジット会社コンピュータ６５には経費詳細データが与えられる。
【００６４】
つぎに、クレジット会社コンピュータ６５のプログラム記憶部２６bに記憶されているプログラムについて図８を用いて説明する。
【００６５】
クレジット会社コンピュータ６５のＣＰＵ１２３は、かかる経費詳細データが与えられるか否か判断しており（図８ステップＳ３１）、前記経費詳細データが与えられると、図４に示す経費記憶部１２６kに、個別経費データとして記憶する（ステップＳ３３）。図９に、経費詳細データの一例を示す。本実施形態においては、社員id、社員氏名、出張先、出張費総額、出張費総額および出張期間の詳細を記憶している。
【００６６】
また、クレジット会社コンピュータ６５のＣＰＵ１２３は、図１０に示すクレジット販売承認プログラムも実行しており、加盟店端末６７a・・・67xよりクレジット販売の申請があるか否か判断している（図１０ステップＳ２１）。かかる申請があると、かかるクレジット販売を許可するか否か判断する（ステップＳ２３）。例えば限度額を超えていないかなどを審査する。許可する場合には、ＣＰＵ１２３は審査を行い、審査を通過した場合には、承認した旨の承認データを当該申請を送信した加盟店端末に送るとともに、カード使用履歴記憶部１２６hに未決済クレジットデータとして記憶する。カード使用履歴記憶部１２６hに追加された未決済クレジットデータの一例を図１１に示す。本実施形態においては、未決済クレジットデータとして、日付、店名、業種コード、地域、および金額を採用した。
【００６７】
なお、未決か既決かを区別するデータも記憶するようにしてもよい。
【００６８】
一方、ＣＰＵ１２３は、ステップＳ２３にて、かかるクレジット販売を許可できないと判断した場合には、当該申請を送信した加盟店端末に不許可の返答をする（図１０ステップＳ２７）。このようにして、クレジット販売処理が終了する。
【００６９】
また、クレジット会社コンピュータ６５のＣＰＵ１２３は、図１２に示す立て替え額決定プログラムも実行している。ＣＰＵ１２３は、立て替え額判断時期であるか否か判断する（ステップＳ４１）。本実施形態においては、出張の日程終了日を判断時期であると認定するようにしたが、これに限定されず、月２回とかのように判断時期を固定としてもよい。
【００７０】
ＣＰＵ１２３は、未決済クレジット総額および経費総額を演算して、未決済クレジット総額から経費総額を減算する（図１２ステップＳ４３）。ＣＰＵ１２３は、ステップＳ４３の処理により得られた値がマイナスの値であるか否か判断する（ステップＳ４５）。値がマイナスである場合には、返却金記憶部１２６fに返却する金額として記憶する（ステップＳ４７）。ＣＰＵ１２３は、未決済額は図４に示すカード使用履歴記憶部に記憶されているカード使用履歴を決済済みとして記憶する（ステップＳ４８）。
【００７１】
一方、値がプラスである場合には、残未決済クレジット額を未決済クレジット額として記憶する（ステップＳ４９）。
【００７２】
このようにして、精算処理が実行される。
【００７３】
また、クレジット会社コンピュータ６５のＣＰＵ１２３は、図１３に示す返却金支払い処理プログラムも実行している。ＣＰＵ１２３は、図５に示すキャッシング端末６８a〜６８xから、キャッシング要求があるか否か判断しており（ステップＳ５１）、キャッシング要求があると、返却金記憶部に記憶されている返却金額よりも小さいか否か判断する（ステップＳ５３）。返却金額よりも引き出し要求額が小さい場合には、返却金額より引き出し要求額を減算して記憶し（ステップＳ５５）、支払い処理を行う（ステップＳ５７）。このようにして、精算処理された立替費をユーザに払い戻すことができる。
【００７４】
なお、ステップＳ５３にて、返却金額よりもキャッシング額の方が大きい場合には、ＣＰＵ１２３は、現在の借り入れ可能額を参照して、支払い処理可能か否か判断する（ステップＳ５９）。支払い処理可能でない、すなわち、借入限度額を加えても、キャッシング額の方が大きい場合には、「借入限度額を超えている」とメッセージ表示する。支払い処理可能である場合には、返却金記憶部に記憶されている返却金額から優先的に支払い処理し、不足分を借入金として支払い処理する。例えば、キャッシング要求額が３万円、返却金が２万円、借入限度額が５万円である場合、キャッシング要求額３万円の内訳は返却金２万円に加えて借入金１万円として払い戻しされる。
【００７５】
このようにして、ユーザは立替金を受け取ることができる。
【００７６】
なお、かかる返却金が発生した場合には、ユーザコンピュータに対して、電子メール等を用いて、その旨を報知するようにしてもよい。この場合には、会員データ記憶部１２６dにメールアドレスを記憶しておけばよい。
【００７７】
５．他の実施形態
図１４にキャッシングシステム以外の手法を用いて立替金を返却する実施形態を示す。この例では、クレジット会社コンピュータ７５の返却金記憶部に記憶されている返却金額を、ＡＳＰコンピュータ７０にデータ送信し、ＡＳＰコンピュータ７０からユーザの銀行口座を管理している金融機関のコンピュータにファームバンキングを用いて口座振り込みしている。ユーザコンピュータ７９からの経費申請手続き、加盟店端末７９a〜７９xとクレジット会社コンピュータ７５とのやりとり、およびクレジット会社コンピュータ７５とＡＳＰコンピュータ７０との承認した経費データのやりとりについては上記実施形態と同様である。
【００７８】
ＡＳＰコンピュータ７０にデータ送信されるファームバンキング形式のデータの一例を図１５に示す。このように、各ユーザの銀行コード、支店コード、口座種別、口座番号、口座名義人、金額の一覧データがユーザ毎に生成される。なお、かかるユーザの銀行口座については、図４に示す会員データ記憶部１２６dを参照にして生成すればよい。
【００７９】
なお、かかるファームバンキング形式のデータの生成時期については、図１２に示すステップＳ４７の返却金額として記憶された場合や、さらに任意の時期等を採用することができる。
【００８０】
また、ＡＳＰサーバにファームバンキング形式のデータで送るのではなく、給与振り込みシステムを採用して、額を加算して振り込むようにしてもよい。
【００８１】
なお、図５に示すクレジット会社コンピュータ６５はＡＳＰコンピュータ６０に対して、当該企業に属する社員全体の経費を所定時期に（月１回など）まとめて、請求が行われる。
【００８２】
また、ＡＳＰコンピュータから各ユーザの銀行口座に振り込むのではなく、クレジット会社コンピュータ６５が、各ユーザの銀行口座に直接振り込むようにしてもよい。さらに、クレジット会社コンピュータは各会員の銀行口座と同じ銀行の口座から振り込むようにしてもよい。これは、図４に示す会員データ記憶部１２６dに記憶されているデータを参照して、銀行毎に区分して振り込むようにしてもよい。
【００８３】
また、各ユーザをクレジット会社の加盟店として登録させて、前記返却金を加盟店としての売り上げであると想定して、売上金として指定されている銀行口座に振り込むようにしてもよい。この場合、加盟店として銀行口座が会員データ記憶部１２６dに記憶しておけばよい。これにより、振り込み手数料を低減することができる。
【００８４】
なお、本実施形態においては事前に経費精算をする場合について説明したが、事後精算する場合についても同様に適用することができる。この場合、クレジット会社コンピュータからユーザコンピュータに電子メール等を用いて、カード利用データを送信するようにしてもよい。これにより、経費精算の申請忘れを防止することができる。
【００８５】
また、クレジット会社コンピュータはＡＳＰコンピュータから与えられた経費詳細データと加盟店から与えられた売り上げデータに基づいて生成されたカード使用履歴データ（図１１参照）とから、経費の細目との関連性を推測するようにしてもよい。具体的には、カード使用履歴データの業種コード、日付、地域と、経費詳細データの内訳を参照して、あるカード使用データがある経費詳細データに該当するのではないか等を推測して、これをユーザコンピュータまたはＡＳＰサーバにデータ送信するようにすればよい。例えば、経費詳細データの内訳の宿泊費については、出張日が２０００年２月２０日から２１日であれば、かかる間の使用履歴を取り出して、業種コードが宿泊に該当するクレジットカードの利用額が宿泊費として用いたデータであることを知ることができる。かかるデータをＡＳＰコンピュータに送信することにより、経費に関するデータを蓄積することができ、経費の見直し作業の際の基礎データを得ることができる。
【００８６】
かかる関連性の推測する場合の条件としては、地域、日付、業種コードのいずれかまたはこれらの組み合わせを採用してもよい。その他、関連性を推測するための資料として、ユーザがクレジット加盟店の端末にて、出張経費と関連するか否かを入力できるようにしておいてもよい。
【００８７】
本実施形態においては、ＡＳＰコンピュータに出張経費を算出するルールを記憶しておき、かかるルールに適合しない場合には、承認を求めるようにしたが、かかる承認なしで、ＡＳＰコンピュータ単独で判断するようにしてもよい。
【００８８】
なお、返却金記憶部１２６fに返却金が存在し、かつ、未決済クレジット額がある場合に、これを相殺するようにしてもよい。たとえば、既に返却金記憶部１２６dに３００００円記憶されており、新たに未決済クレジット総額が２５０００円となった場合、返却金記憶部のデータは前記２５０００円と相殺して、５０００円とすればよい。これにより、加盟店端末からのデータ送信が遅延した場合でも、精算処理をスムーズに実行することができる。
【００８９】
なお、返却金記憶部１２６fに返却金が存在し、未決済クレジット額があり、かつ借入金もある場合には、いずれと相殺するかは任意である。本実施形態においては、借入金から優先的に相殺するようにした。
【００９０】
本実施形態においては、出張経費の精算を例として説明したが、出張以外の経費についてもクレジットカードを用いて精算する場合には、同様に適用することができる。
【００９１】
なお、本実施形態においては、経費支払い請求コンピュータと経費精算コンピュータを別々に構成した場合について説明したが、一体で構成してもよい。
【００９２】
本実施形態においては、ユーザの所属する企業の経費申請処理をＡＳＰコンピュータに処理させるようにしたが、社内のコンピュータにてかかる処理をさせるようにしてもよい。さらに、クレジット会社に経費申請処理を実行させるようにしてもよい。
【００９３】
また、プログラムの一部の処理をオペレーティングシステム（ＯＳ）にさせるようにしてもよい。
【００９４】
本実施形態においては、図１に示す機能を実現する為に、ＣＰＵ２３を用い、ソフトウェアによってこれを実現している。しかし、その一部もしくは全てを、ロジック回路等のハードウェアによって実現してもよい。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明にかかるシステムの全体機能ブロック図である。
【図２】図１に示すＡＳＰコンピュータをＣＰＵを用いて実現したハードウエア構成の一例を示す図である。
【図３】図１に示すクレジット会社コンピュータをＣＰＵを用いて実現したハードウエア構成の一例を示す図である。
【図４】図１に示すユーザコンピュータをＣＰＵを用いて実現したハードウエア構成の一例を示す図である。
【図５】本発明にかかるシステム構成の概略図である。
【図６】経費申請承認処理のフローチャートである。
【図７】ユーザコンピュータに表示される申請画面の一例を示す図である。
【図８】クレジット会社コンピュータが経費詳細データを受け取った場合の処理を示すフローチャートである。
【図９】経費詳細データのデータ構造の一例を示す図である。
【図１０】加盟店端末よりクレジット販売の承認を求められた場合の処理を示すフローチャートである。
【図１１】カード使用履歴記憶部のデータ構造を示す図である。
【図１２】立替額決定処理のフローチャートである。
【図１３】立替金支払い処理のフローチャートである。
【図１４】立替金の返却について他の実施形態を示す概略図である。
【図１５】ファームバンキング形式のデータのデータ構造を示す図である。
【符号の説明】
２３・・・ＣＰＵ
２７・・・メモリ
【発明の属する技術分野】
この発明は、与信情報を用いた経費精算手法に関し、特に立て替え額の返還に関する。
【０００２】
【従来技術およびその課題】
従来、出張等の経費については、社員が立て替えておいて出張終了後に経理部門に対して精算処理を行うことが多い。また、金額が大きい場合にはあらかじめ申請をして、仮払いを受けることもある。
【０００３】
しかし、かかる仮払いの手続きは煩雑であり、急な出張が必要な場合には時間的に間に合わないことも多い。また、経理部門に対して行う精算処理も、承認手続きなどが手間取れば、立替金の精算がスムーズに行われない。特に、複数の社員の出張が重なった場合、その都度現金にて決済する必要があり、非常に煩雑であった。
【０００４】
かかる問題を解決するために、発明者はクレジットカードを用いた出張経費の精算システムを提案した。しかし、出張先でクレジットカードが使えない店舗もあり、また、クレジットカードを用いた場合でも、結局経理部に対しての精算処理は別途必要となる。
【０００５】
このような問題は出張経費の精算だけでなく、他の経費についても同様に問題となる。
【０００６】
この発明は上記問題を解決し、クレジット購入した額を所定期間まとめて記憶しておき、届け出た銀行口座から引き落とすというクレジットシステムを用いて、経費の精算処理を迅速、且つ簡易に実現する経費精算システムを提供することを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段および発明の効果】
１）本発明にかかる出張経費精算コンピュータにおいては、Ａ）以下を有する経費支払い請求コンピュータ、a1)企業の社員からの出張経費の申請を受信する申請受信手段、a2)前記入力された出張経費の申請が与えられると、あらかじめ記憶されている出張経費規則に基づいて、当該申請にかかる経費の総額を演算する経費総額演算手段、a3)前記演算した経費総額を当該社員の経費として経費精算コンピュータに送出する経費送出手段、Ｂ）前記社員との間でクレジット契約がなされたクレジット会社のコンピュータであって、前記経費支払い請求コンピュータとネットワーク接続され、以下を有する経費精算コンピュータ、b1)前記経費支払い請求コンピュータから与えられた経費を各社員毎に記憶する社員別経費記憶手段、b2)前記各社員の未決済クレジットカード使用額を社員別に記憶する使用額記憶手段、b3)前記使用額記憶手段に記憶された社員別の未決済クレジットカード使用額について、前記社員別経費記憶手段に記憶された社員別経費を減算して精算する精算手段、を備えた出張経費を精算する出張経費精算システムであって、Ｃ）前記経費精算コンピュータは、さらに、前記クレジット会社と各社員との間で締結された金銭貸し借り契約に基づいて設けられた金銭貸し出し状況記憶手段を有し、Ｄ）前記経費精算コンピュータの前記精算手段は、前記減算後の値が負になる場合には、その額を前記金銭貸し出し状況記憶手段に、逆貸し出しデータとして記憶し、これにより、当該社員にクレジットカードを使用せずに立て替えた経費立替額を返還する。このように経費立て替え額を逆貸し出しデータとして記憶することにより、クレジットカードを使用しないでユーザが支払った額をユーザに返却することができる。
【０００８】
２）本発明にかかる経費精算コンピュータは、特定人の申請に基づいて経費の総額を出力する経費支払い請求コンピュータとネットワーク接続され、1)前記経費支払い請求コンピュータから与えられた経費を特定人毎に記憶する特定人別経費記憶手段、2)前記各特定人の未決済クレジットカード使用額を特定人毎に記憶する使用額記憶手段、3)前記特定人別経費記憶手段に記憶された特定人の経費を前記使用額記憶手段に記憶された特定人毎の未決済クレジットカード使用額から減算し、減算後の値が負になる場合にはその値をクレジットカードを使用せずに立て替えた経費立替額として決定する精算手段、 4) 前記経費立替額を前記特定人の有する銀行口座に前記経費立替額を振り込むための振り込みデータを生成する生成手段を備えている。これにより、クレジットカードを使用することなく前記特定人が支払った額を、前記特定人の銀行口座に前記経費立替額を振り込むことにより、当該特定人に返却することが可能となる。
【００１０】
３）本発明にかかる経費精算コンピュータにおいては、前記かかる振り込みデータを、直接銀行の管理するコンピュータに送信することにより、前記銀行口座への振り込みを行う振り込み手段を備えている。したがって、前記銀行口座への振り込みが実行される。
【００１１】
４）本発明にかかる経費精算コンピュータにおいては、前記振り込み手段は、振り込み先の銀行口座を管理する銀行と同一の銀行の銀行口座から振り込まれるように前記振り込みデータを生成する。したがって、同一銀行間にて振り込みが実行され、限られた範囲のコンピュータを用いて振り込みが可能となる。
【００１２】
５）本発明にかかる経費精算コンピュータにおいては、前記経費支払い請求コンピュータが振り込み可能となるように、振り込みデータをファームバンキング形式にて生成して、当該経費支払い請求コンピュータに送信するファームバンキング形式データ送信手段を備えている。したがって、経費支払い請求コンピュータは受け取った振り込みデータを用いて、振り込みを実行することにより、前記特定人に返金することができる。
【００１３】
６）本発明にかかる経費精算コンピュータにおいては、前記振り込みデータは、前記経費支払い請求コンピュータが給与振り込み形式で振り込み可能とするためのデータ形式で構成されている。したがって、給与振り込みシステムを用いて前記立替金を振り込むことができる。
【００１５】
７）本発明にかかる経費精算コンピュータにおいては、前記経費支払い請求コンピュータから特定人について前記経費の項目別データを受け取ると、当該特定人の未決済クレジットカード使用額の項目と照合して、前記経費の項目別データと未決済クレジットカード使用額の項目との関連づけを行う関連づけ手段を備えている。したがって、前記支払われた経費とクレジット使用された額との関連性を取得することができる。かかる関連性についてのデータは前記特定人 にとってみれば、申請漏れの防止ができ、前記経費支払い側としては支払っている経費についての蓄積データが得られる。
【００１６】
８）本発明にかかる経費精算コンピュータにおいては、前記関連づけ手段は、前記経費の項目別データと未決済クレジットカード使用額の項目との関連づけを使用された地域データに基づいて判断する。したがって、地域データに基づいてより正確な関連づけを得ることができる。
【００１７】
９）本発明にかかる経費精算コンピュータにおいては、前記関連づけ手段は、前記経費の項目別データと未決済クレジットカード使用額の項目との関連づけを使用された日付に基づいて判断する。したがって、クレジット購入された日付データに基づいてより正確な関連づけを得ることができる。
【００１８】
１０）本発明にかかる経費精算コンピュータにおいては、前記関連づけ手段は、前記経費の項目別データと未決済クレジットカード使用額の項目との関連づけを使用された店舗の業種コードに基づいて判断する。したがって、クレジット使用された店舗のデータに基づいてより正確な関連づけを得ることができる。
【００１９】
１１）本発明にかかる経費精算コンピュータにおいては、前記経費の項目別データと未決済クレジットカード使用額の項目との関連づけをしたデータを当該特定人に送付する関連づけデータ送付手段を備えている。したがって、当該特定人はかかる関連づけされたデータを受け取って、経費の申請漏れがないか否かを判断できる。さらに、支払われた経費と実際に使用した額との対比を行うこともできる。
【００３５】
１２）本発明にかかる経費精算コンピュータは、1)特定人の申請に基づいて経費の総額を演算する経費演算手段、2)前記経費演算手段から与えられた経費を特定人毎に記憶する特定人別経費記憶手段、3)前記各特定人の未決済クレジットカード使用額を特定人毎に記憶する使用額記憶手段、4)前記特定人別経費記憶手段に記憶された特定人の経費を前記使用額記憶手段に記憶された特定人毎の未決済クレジットカード使用額から減算し、減算後の値が負になる場合にはその値をクレジットカードを使用せずに立て替えた経費立替額として決定する精算手段、 5) 前記経費立替額を前記特定人の有する銀行口座に前記経費立替額を振り込むための振り込みデータを生成する生成手段を備えている。これにより、クレジットカードを使用することなく前記特定人が支払った額を当該特定人に返却することが可能となる。
【００３６】
なお、本明細書において、クレジットカードシステムとは、通常のクレジットシステムはもちろん、クレジット支払いした額を精算時期になると支払うシステムで、かつ、返金システムを有していないシステムをすべて含む。
【００３７】
【発明の実施の形態】
１．機能ブロック図の説明
本発明の一実施形態を図面に基づいて説明する。図１に示す出張経費精算システム１は、経費支払い請求コンピュータ２００，ユーザコンピュータ２、および経費精算コンピュータ１００を備えている。
【００３８】
経費支払い請求コンピュータ２００は、申請受信手段２０１、経費総額演算手段２０３、および経費送出手段２０５を備えている。申請受信手段２０１はユーザコンピュータ２から与えられた出張経費の申請を受信する。経費総額演算手段２０３は、前記入力された出張経費の申請が与えられると、あらかじめ記憶されている出張経費規則に基づいて、当該申請にかかる経費の総額を演算する。経費送出手段２０５は、前記演算した経費総額を当該社員の経費として経費精算コンピュータ１００に送出する。
【００３９】
経費精算コンピュータ１００は、前記各社員をクレジット会員として契約がなされたクレジット会社のコンピュータであって、経費支払い請求コンピュータ２００とネットワーク接続されており、社員別経費受信手段１０１、社員別経費記憶手段１０３、クレジット販売処理手段１０５、使用額記憶手段１０７、精算手段１０９、金銭貸し出し状況記憶手段１１３、および金銭借り入れ処理手段１１１を備えている。
【００４０】
社員別経費受信手段１０１は、経費支払い請求コンピュータ２００から送出された経費総額を受信する。社員別経費記憶手段１０３はかかる経費総額を社員別に記憶する。クレジット販売処理手段１０５は、加盟店の端末から与えられた申請に対してクレジット販売可能か否か判断し、可能である場合には、承認データを前記端末に送信するとともに、クレジット販売データとして、使用額記憶手段１０７に記憶する。これにより、前記各会員の未決済クレジットカード使用額が、使用額記憶手段１０７に会員別に記憶される。
【００４１】
金銭借り入れ処理手段１１１は、ＡＴＭ端末から与えられた申請に対して金銭貸し出し可能か否か判断し、可能である場合には、承認データを前記端末に送信するとともに、金銭貸し出しデータとして、金銭貸し出し状況記憶手段１１３に記憶する。これにより、前記クレジット会社と各社員との間で締結された金銭貸し借り契約に基づいて貸し出された金銭貸し出し額が金銭貸し出し状況記憶手段１１３に会員別に記憶される。
【００４２】
精算手段１０９は、使用額記憶手段の社員別の未決済クレジットカード使用額から前記社員別経費を減算して精算する。また、社員別の経費が前記未決済クレジットカード使用額よりも大きい場合にはこれを経費立替額として決定し、この経費立替額を金銭貸し出し状況記憶手段１１３に、逆貸し出しデータとして記憶する。これにより、前記各社員に経費立替額を返還することができる。
【００４３】
なお、精算手段１０９はユーザコンピュータ２に逆貸し出しデータが発生したことを電子メールなどで報知するようにしてもよい。
【００４４】
２．ハードウェア構成
図１に示す各コンピュータ１のハードウェア構成について図２〜図４を用いて説明する。図２に、経費支払い請求コンピュータ２００をＣＰＵを用いて実現したハードウェア構成の一例である。
【００４５】
経費支払い請求コンピュータは、ＣＰＵ２２３、メモリ２２７、ハードディスク２２６、ＣＲＴ２３０、ＣＤＤ（ＣＤＲＯＭドライブ）２２５、キーボード２２８、マウス２３１、ネットワーク管理部２３２およびバスライン２２９を備えている。ＣＰＵ２２３は、ハードディスク２２６に記憶された制御プログラムにしたがいバスライン２２９を介して、各部を制御する。
【００４６】
この制御プログラムは、ＣＤＤ２２５を介して、プログラムが記憶されたＣＤＲＯＭ２２５ａから読み出されてハードディスク２２６にインストールされたものである。なお、ＣＤＲＯＭ以外に、フレキシブルディスク（ＦＤ）、ＩＣカード等のプログラムを実体的に一体化したコンピュータ可読の記録媒体から、ハードディスクにインストールさせるようにしてもよい。さらに、通信回線を用いてダウンロードするようにしてもよい。
【００４７】
本実施形態においては、プログラムをＣＤＲＯＭからハードディスク２２６にインストールさせることにより、ＣＤＲＯＭに記憶させたプログラムを間接的にコンピュータに実行させるようにしている。しかし、これに限定されることなく、ＣＤＲＯＭに記憶させたプログラムをＣＤＤ２２５から直接的に実行するようにしてもよい。なお、コンピュータによって、実行可能なプログラムとしては、そのままのインストールするだけで直接実行可能なものはもちろん、一旦他の形態等に変換が必要なもの（例えば、データ圧縮されているものを、解凍する等）、さらには、他のモジュール部分と組合して実行可能なものも含む。
【００４８】
ハードディスク２２６には、後述する申請処理を行うプログラムが記憶されたプログラム記憶部２２６b、および経費規則を記憶する経費規則記憶部２２６kを有する。
【００４９】
ネットワーク管理部２３２は、ネットワークに接続された他のコンピュータとの間でデータの送受信を行う。本実施形態においては、ＴＣＰ／ＩＰの通信規格にてデータの送受信を行った。
【００５０】
図３に示すユーザコンピュータ２は、ハードディスク１２６にブラウザプログラムが記憶されている点が異なる。本実施形態においては、ネットスケープ社のネットスケープナビゲータを採用したが、これに限定されない。
【００５１】
図４に示す経費精算コンピュータ１００についても、ハードディスク１２６に記憶されているプログラムが異なる。また、カード使用履歴記憶部２６h、経費記憶部２６k、会員データ記憶部２６dおよび返却近畿億部１２６fを有する点で異なる。カード使用履歴記憶部２６hには、各会員のカードによる商品またはサービスの購入履歴が記憶される。経費記憶部２６kは、各会員について、経費に対する入金依頼があった場合に、後述するようにその詳細データが記憶される。返却近畿億部１２６fは、後述するようにキャッシングシステムを用いて返却する場合の額が記憶される。会員データ記憶部２６dは会員id 、氏名、クレジット限度額、貸し出し金限度額、口座データ等の個人情報が記憶されている。
【００５２】
３．全体の構成
図５に、本発明にかかる経費精算システムを、クレジット会社コンピュータ６５（経費精算コンピュータに該当）、アプリケーションサービスプロバイダ（ＡＳＰ）コンピュータ６０（経費支払い請求コンピュータ）で構成した場合の全体構成を示す。ＡＳＰコンピュータとは、コンピュータシステムを自社管理せずに、保守・管理を請け負うコンピュータをいう。これにより、経費支払い請求コンピュータのメンテナンスをＡＳＰコンピュータの管理者に委託することができる。
【００５３】
特定人であるユーザはユーザコンピュータ６９から出張経費の申請を行う。ＡＳＰコンピュータ６０はかかる申請に対して、あらかじめ記憶されている経費決定規則に基づいて、経費詳細データを決定し、クレジット会社コンピュータ６５に送信する。クレジット会社コンピュータ６５はかかる経費詳細データを記憶する。ユーザは、出張時に必要な商品またはサービスの代金を加盟店にてクレジットカードで支払う。かかるクレジット使用額については、クレジット会社コンピュータ６５に記憶される。なお、ユーザは代金クレジットカードが用いることができない場合には、現金で支払う。クレジット会社は各会員との間で、キャッシング契約を行っており、かかる契約に基づいて、キャッシング限度額を記憶している。
【００５４】
クレジット会社コンピュータ６５は所定の判断時期に、総クレジット使用額から前記経費詳細データを減算し、値がマイナスとなる場合には、クレジット会社コンピュータ６５内のキャッシング限度額記憶領域に、返却額として記憶するとともに、ユーザコンピュータ６９に返却額データがある旨の連絡を行う。これにより、ユーザは、キャッシングシステムを用いて、経費の立て替え金を受け取ることができる。したがって、クレジットカードを使用できない場合でも、出張経費の精算を確実に行うことができる。
【００５５】
また、企業としては、社員に対してその都度、出張経費を支払うことなく、一括でクレジット会社に対して支払うだけでよいので、精算処理が簡素化される。
【００５６】
４．フローチャート
つぎに、各コンピュータのハードディスクに記憶されているプログラムについて説明する。
【００５７】
図６に、ＡＳＰコンピュータ６０の経費申請の処理フローチャートを示す。ＣＰＵ２２３は、ユーザコンピュータから申請の要請（リクエスト）があるか否か判断しており（図６ステップＳ１）、要請があると申請画面を当該ユーザコンピュータに送信する（ステップＳ３）。申請画面の一例を図７に示す。ユーザはユーザコンピュータに表示された画面で、各項目について入力をし、申請ボタン６１をマウスでクリックすると、申請データがＡＳＰコンピュータ６０に送信される。
【００５８】
ＡＳＰコンピュータ６０のＣＰＵ２２３は申請データが与えられるか否か判断しており（図６ステップＳ５）、かかる申請データが与えられると、経費記憶記憶部２２６kに記憶された経費決定規則と合致するか否か判断する（ステップＳ７）。例えば、課長以下はホテル代として一泊１２０００円までなどの経費決定規則が記憶されており、かかる規則に合致する申請であるか否か判断される。
【００５９】
経費決定規則と合致する場合には、経費の詳細を決定する（ステップＳ１７）。例えば、宿泊費１２０００円、交通費２３０００円・・・などが決定される。ＣＰＵ２２３は、かかる詳細経費データを図５に示すクレジット会社コンピュータ６５に送信する（ステップＳ１９）。
【００６０】
一方、図６ステップＳ７にて、経費決定規則と合致しない場合には、承認を求めるために承認電子メールを上司のメールアドレスに送信する（ステップＳ９）。かかるメールアドレスは前記経費決定規則にあらかじめ記憶しておけばよい。例えば、個別的に必要な費用が発生する場合もあるからである。
【００６１】
かかる承認電子メールに対して、ＣＰＵ２２３は承認があるか否か判断しており（ステップＳ１１）、承認があると、経費の詳細を決定し（ステップＳ１７）、クレジット会社コンピュータ６５に送信する（ステップＳ１９）。
【００６２】
一方、ステップＳ１１にて、承認がなければ、非承認である、すなわち、かかる経費の支払いを認めないという返事があるか否か判断する（ステップＳ１３）。非承認の指示があった場合には、その旨をユーザコンピュータ６９に表示するために、送信処理を行う（ステップＳ１５）。なお、ステップＳ１３にて非承認の指示がない場合には、ステップＳ１１に戻って、承認の指示がないか否かを繰り返す。
【００６３】
このようにして、ユーザからの申請データに基づいて、クレジット会社コンピュータ６５には経費詳細データが与えられる。
【００６４】
つぎに、クレジット会社コンピュータ６５のプログラム記憶部２６bに記憶されているプログラムについて図８を用いて説明する。
【００６５】
クレジット会社コンピュータ６５のＣＰＵ１２３は、かかる経費詳細データが与えられるか否か判断しており（図８ステップＳ３１）、前記経費詳細データが与えられると、図４に示す経費記憶部１２６kに、個別経費データとして記憶する（ステップＳ３３）。図９に、経費詳細データの一例を示す。本実施形態においては、社員id、社員氏名、出張先、出張費総額、出張費総額および出張期間の詳細を記憶している。
【００６６】
また、クレジット会社コンピュータ６５のＣＰＵ１２３は、図１０に示すクレジット販売承認プログラムも実行しており、加盟店端末６７a・・・67xよりクレジット販売の申請があるか否か判断している（図１０ステップＳ２１）。かかる申請があると、かかるクレジット販売を許可するか否か判断する（ステップＳ２３）。例えば限度額を超えていないかなどを審査する。許可する場合には、ＣＰＵ１２３は審査を行い、審査を通過した場合には、承認した旨の承認データを当該申請を送信した加盟店端末に送るとともに、カード使用履歴記憶部１２６hに未決済クレジットデータとして記憶する。カード使用履歴記憶部１２６hに追加された未決済クレジットデータの一例を図１１に示す。本実施形態においては、未決済クレジットデータとして、日付、店名、業種コード、地域、および金額を採用した。
【００６７】
なお、未決か既決かを区別するデータも記憶するようにしてもよい。
【００６８】
一方、ＣＰＵ１２３は、ステップＳ２３にて、かかるクレジット販売を許可できないと判断した場合には、当該申請を送信した加盟店端末に不許可の返答をする（図１０ステップＳ２７）。このようにして、クレジット販売処理が終了する。
【００６９】
また、クレジット会社コンピュータ６５のＣＰＵ１２３は、図１２に示す立て替え額決定プログラムも実行している。ＣＰＵ１２３は、立て替え額判断時期であるか否か判断する（ステップＳ４１）。本実施形態においては、出張の日程終了日を判断時期であると認定するようにしたが、これに限定されず、月２回とかのように判断時期を固定としてもよい。
【００７０】
ＣＰＵ１２３は、未決済クレジット総額および経費総額を演算して、未決済クレジット総額から経費総額を減算する（図１２ステップＳ４３）。ＣＰＵ１２３は、ステップＳ４３の処理により得られた値がマイナスの値であるか否か判断する（ステップＳ４５）。値がマイナスである場合には、返却金記憶部１２６fに返却する金額として記憶する（ステップＳ４７）。ＣＰＵ１２３は、未決済額は図４に示すカード使用履歴記憶部に記憶されているカード使用履歴を決済済みとして記憶する（ステップＳ４８）。
【００７１】
一方、値がプラスである場合には、残未決済クレジット額を未決済クレジット額として記憶する（ステップＳ４９）。
【００７２】
このようにして、精算処理が実行される。
【００７３】
また、クレジット会社コンピュータ６５のＣＰＵ１２３は、図１３に示す返却金支払い処理プログラムも実行している。ＣＰＵ１２３は、図５に示すキャッシング端末６８a〜６８xから、キャッシング要求があるか否か判断しており（ステップＳ５１）、キャッシング要求があると、返却金記憶部に記憶されている返却金額よりも小さいか否か判断する（ステップＳ５３）。返却金額よりも引き出し要求額が小さい場合には、返却金額より引き出し要求額を減算して記憶し（ステップＳ５５）、支払い処理を行う（ステップＳ５７）。このようにして、精算処理された立替費をユーザに払い戻すことができる。
【００７４】
なお、ステップＳ５３にて、返却金額よりもキャッシング額の方が大きい場合には、ＣＰＵ１２３は、現在の借り入れ可能額を参照して、支払い処理可能か否か判断する（ステップＳ５９）。支払い処理可能でない、すなわち、借入限度額を加えても、キャッシング額の方が大きい場合には、「借入限度額を超えている」とメッセージ表示する。支払い処理可能である場合には、返却金記憶部に記憶されている返却金額から優先的に支払い処理し、不足分を借入金として支払い処理する。例えば、キャッシング要求額が３万円、返却金が２万円、借入限度額が５万円である場合、キャッシング要求額３万円の内訳は返却金２万円に加えて借入金１万円として払い戻しされる。
【００７５】
このようにして、ユーザは立替金を受け取ることができる。
【００７６】
なお、かかる返却金が発生した場合には、ユーザコンピュータに対して、電子メール等を用いて、その旨を報知するようにしてもよい。この場合には、会員データ記憶部１２６dにメールアドレスを記憶しておけばよい。
【００７７】
５．他の実施形態
図１４にキャッシングシステム以外の手法を用いて立替金を返却する実施形態を示す。この例では、クレジット会社コンピュータ７５の返却金記憶部に記憶されている返却金額を、ＡＳＰコンピュータ７０にデータ送信し、ＡＳＰコンピュータ７０からユーザの銀行口座を管理している金融機関のコンピュータにファームバンキングを用いて口座振り込みしている。ユーザコンピュータ７９からの経費申請手続き、加盟店端末７９a〜７９xとクレジット会社コンピュータ７５とのやりとり、およびクレジット会社コンピュータ７５とＡＳＰコンピュータ７０との承認した経費データのやりとりについては上記実施形態と同様である。
【００７８】
ＡＳＰコンピュータ７０にデータ送信されるファームバンキング形式のデータの一例を図１５に示す。このように、各ユーザの銀行コード、支店コード、口座種別、口座番号、口座名義人、金額の一覧データがユーザ毎に生成される。なお、かかるユーザの銀行口座については、図４に示す会員データ記憶部１２６dを参照にして生成すればよい。
【００７９】
なお、かかるファームバンキング形式のデータの生成時期については、図１２に示すステップＳ４７の返却金額として記憶された場合や、さらに任意の時期等を採用することができる。
【００８０】
また、ＡＳＰサーバにファームバンキング形式のデータで送るのではなく、給与振り込みシステムを採用して、額を加算して振り込むようにしてもよい。
【００８１】
なお、図５に示すクレジット会社コンピュータ６５はＡＳＰコンピュータ６０に対して、当該企業に属する社員全体の経費を所定時期に（月１回など）まとめて、請求が行われる。
【００８２】
また、ＡＳＰコンピュータから各ユーザの銀行口座に振り込むのではなく、クレジット会社コンピュータ６５が、各ユーザの銀行口座に直接振り込むようにしてもよい。さらに、クレジット会社コンピュータは各会員の銀行口座と同じ銀行の口座から振り込むようにしてもよい。これは、図４に示す会員データ記憶部１２６dに記憶されているデータを参照して、銀行毎に区分して振り込むようにしてもよい。
【００８３】
また、各ユーザをクレジット会社の加盟店として登録させて、前記返却金を加盟店としての売り上げであると想定して、売上金として指定されている銀行口座に振り込むようにしてもよい。この場合、加盟店として銀行口座が会員データ記憶部１２６dに記憶しておけばよい。これにより、振り込み手数料を低減することができる。
【００８４】
なお、本実施形態においては事前に経費精算をする場合について説明したが、事後精算する場合についても同様に適用することができる。この場合、クレジット会社コンピュータからユーザコンピュータに電子メール等を用いて、カード利用データを送信するようにしてもよい。これにより、経費精算の申請忘れを防止することができる。
【００８５】
また、クレジット会社コンピュータはＡＳＰコンピュータから与えられた経費詳細データと加盟店から与えられた売り上げデータに基づいて生成されたカード使用履歴データ（図１１参照）とから、経費の細目との関連性を推測するようにしてもよい。具体的には、カード使用履歴データの業種コード、日付、地域と、経費詳細データの内訳を参照して、あるカード使用データがある経費詳細データに該当するのではないか等を推測して、これをユーザコンピュータまたはＡＳＰサーバにデータ送信するようにすればよい。例えば、経費詳細データの内訳の宿泊費については、出張日が２０００年２月２０日から２１日であれば、かかる間の使用履歴を取り出して、業種コードが宿泊に該当するクレジットカードの利用額が宿泊費として用いたデータであることを知ることができる。かかるデータをＡＳＰコンピュータに送信することにより、経費に関するデータを蓄積することができ、経費の見直し作業の際の基礎データを得ることができる。
【００８６】
かかる関連性の推測する場合の条件としては、地域、日付、業種コードのいずれかまたはこれらの組み合わせを採用してもよい。その他、関連性を推測するための資料として、ユーザがクレジット加盟店の端末にて、出張経費と関連するか否かを入力できるようにしておいてもよい。
【００８７】
本実施形態においては、ＡＳＰコンピュータに出張経費を算出するルールを記憶しておき、かかるルールに適合しない場合には、承認を求めるようにしたが、かかる承認なしで、ＡＳＰコンピュータ単独で判断するようにしてもよい。
【００８８】
なお、返却金記憶部１２６fに返却金が存在し、かつ、未決済クレジット額がある場合に、これを相殺するようにしてもよい。たとえば、既に返却金記憶部１２６dに３００００円記憶されており、新たに未決済クレジット総額が２５０００円となった場合、返却金記憶部のデータは前記２５０００円と相殺して、５０００円とすればよい。これにより、加盟店端末からのデータ送信が遅延した場合でも、精算処理をスムーズに実行することができる。
【００８９】
なお、返却金記憶部１２６fに返却金が存在し、未決済クレジット額があり、かつ借入金もある場合には、いずれと相殺するかは任意である。本実施形態においては、借入金から優先的に相殺するようにした。
【００９０】
本実施形態においては、出張経費の精算を例として説明したが、出張以外の経費についてもクレジットカードを用いて精算する場合には、同様に適用することができる。
【００９１】
なお、本実施形態においては、経費支払い請求コンピュータと経費精算コンピュータを別々に構成した場合について説明したが、一体で構成してもよい。
【００９２】
本実施形態においては、ユーザの所属する企業の経費申請処理をＡＳＰコンピュータに処理させるようにしたが、社内のコンピュータにてかかる処理をさせるようにしてもよい。さらに、クレジット会社に経費申請処理を実行させるようにしてもよい。
【００９３】
また、プログラムの一部の処理をオペレーティングシステム（ＯＳ）にさせるようにしてもよい。
【００９４】
本実施形態においては、図１に示す機能を実現する為に、ＣＰＵ２３を用い、ソフトウェアによってこれを実現している。しかし、その一部もしくは全てを、ロジック回路等のハードウェアによって実現してもよい。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明にかかるシステムの全体機能ブロック図である。
【図２】図１に示すＡＳＰコンピュータをＣＰＵを用いて実現したハードウエア構成の一例を示す図である。
【図３】図１に示すクレジット会社コンピュータをＣＰＵを用いて実現したハードウエア構成の一例を示す図である。
【図４】図１に示すユーザコンピュータをＣＰＵを用いて実現したハードウエア構成の一例を示す図である。
【図５】本発明にかかるシステム構成の概略図である。
【図６】経費申請承認処理のフローチャートである。
【図７】ユーザコンピュータに表示される申請画面の一例を示す図である。
【図８】クレジット会社コンピュータが経費詳細データを受け取った場合の処理を示すフローチャートである。
【図９】経費詳細データのデータ構造の一例を示す図である。
【図１０】加盟店端末よりクレジット販売の承認を求められた場合の処理を示すフローチャートである。
【図１１】カード使用履歴記憶部のデータ構造を示す図である。
【図１２】立替額決定処理のフローチャートである。
【図１３】立替金支払い処理のフローチャートである。
【図１４】立替金の返却について他の実施形態を示す概略図である。
【図１５】ファームバンキング形式のデータのデータ構造を示す図である。
【符号の説明】
２３・・・ＣＰＵ
２７・・・メモリ
Claims (12)
- Ａ）以下を有する経費支払い請求コンピュータ、
a1)企業の社員からの出張経費の申請を受信する申請受信手段、
a2)前記入力された出張経費の申請が与えられると、あらかじめ記憶されている出張経費規則に基づいて、当該申請にかかる経費の総額を演算する経費総額演算手段、
a3)前記演算した経費総額を当該社員の経費として経費精算コンピュータに送出する経費送出手段、
Ｂ）前記社員との間でクレジット契約がなされたクレジット会社のコンピュータであって、前記経費支払い請求コンピュータとネットワーク接続され、以下を有する経費精算コンピュータ、
b1)前記経費支払い請求コンピュータから与えられた経費を各社員毎に記憶する社員別経費記憶手段、
b2)前記各社員の未決済クレジットカード使用額を社員別に記憶する使用額記憶手段、
b3)前記使用額記憶手段に記憶された社員別の未決済クレジットカード使用額について、前記社員別経費記憶手段に記憶された社員別経費を減算して精算する精算手段、
を備えた出張経費を精算する出張経費精算システムであって、
Ｃ）前記経費精算コンピュータは、さらに、前記クレジット会社と各社員との間で締結された金銭貸し借り契約に基づいて設けられた金銭貸し出し状況記憶手段を有し、
Ｄ）前記経費精算コンピュータの前記精算手段は、前記減算後の値が負になる場合には、その額を前記金銭貸し出し状況記憶手段に、逆貸し出しデータとして記憶し、これにより、当該社員にクレジットカードを使用せずに立て替えた経費立替額を返還すること、
を特徴とする出張経費精算システム。 - 特定人の申請に基づいて経費の総額を出力する経費支払い請求コンピュータとネットワーク接続される経費精算コンピュータであって、
前記経費支払い請求コンピュータから与えられた経費を特定人毎に記憶する特定人別経費記憶手段、
前記各特定人の未決済クレジットカード使用額を特定人毎に記憶する使用額記憶手段、
前記特定人別経費記憶手段に記憶された特定人の経費を前記使用額記憶手段に記憶された特定人毎の未決済クレジットカード使用額から減算し、減算後の値が負になる場合にはその値をクレジットカードを使用せずに立て替えた経費立替額として決定する精算手段、
前記経費立替額を前記特定人の有する銀行口座に前記経費立替額を振り込むための振り込みデータを生成する生成手段、
を備えたことを特徴とする経費精算コンピュータ。 - 請求項２の経費精算コンピュータにおいて、
前記生成した振り込みデータを、直接銀行の管理するコンピュータに送信することにより、前記銀行口座への振り込みを行う振り込み手段を備えたこと、
を特徴とするもの。 - 請求項３の経費精算コンピュータにおいて、
前記振り込み手段は、振り込み先の銀行口座を管理する銀行と同一の銀行の銀行口座から振り込まれるように前記振り込みデータを生成すること、
を特徴とするもの。 - 請求項２の経費精算コンピュータにおいて、
前記経費支払い請求コンピュータが振り込み可能となるように、振り込みデータをファームバンキング形式にて生成して、当該経費支払い請求コンピュータに送信するファームバンキング形式データ送信手段を備えたこと、
を特徴とするもの。 - 請求項２の経費精算コンピュータにおいて、
前記振り込みデータは、前記経費支払い請求コンピュータが給与振り込み形式で振り込み可能とするためのデータ形式で構成されていること、
を特徴とするもの。 - 請求項２の経費精算コンピュータにおいて、
前記経費支払い請求コンピュータから特定人について前記経費の項目別データを受け取ると、当該特定人の未決済クレジットカード使用額の項目と照合して、前記経費の項目別データと未決済クレジットカード使用額の項目との関連づけを行う関連づけ手段、
を備えたことを特徴とするもの。 - 請求項７の経費精算コンピュータにおいて、
前記関連づけ手段は、前記経費の項目別データと未決済クレジットカード使用額の項目との関連づけを使用された地域データに基づいて判断すること、
を特徴とするもの。 - 請求項８の経費精算コンピュータにおいて、
前記関連づけ手段は、前記経費の項目別データと未決済クレジットカード使用額の項目との関連づけを使用された日付に基づいて判断すること、
を特徴とするもの。 - 請求項７の経費精算コンピュータにおいて、
前記関連づけ手段は、前記経費の項目別データと未決済クレジットカード使用額の項目との関連づけを使用された店舗の業種コードに基づいて判断すること、
を特徴とするもの。 - 請求項７の経費精算コンピュータにおいて、
前記経費の項目別データと未決済クレジットカード使用額の項目との関連づけをしたデータを当該特定人に送付する関連づけデータ送付手段を備えたこと、
を特徴とするもの。 - 特定人の申請に基づいて経費の総額を演算する経費演算手段、
前記経費演算手段から与えられた経費を特定人毎に記憶する特定人別経費記憶手段、
前記各特定人の未決済クレジットカード使用額を特定人毎に記憶する使用額記憶手段、
前記特定人別経費記憶手段に記憶された特定人の経費を前記使用額記憶手段に記憶された特定人毎の未決済クレジットカード使用額から減算し、減算後の値が負になる場合にはその値をクレジットカードを使用せずに立て替えた経費立替額として決定する精算手段、
前記経費立替額を前記特定人の有する銀行口座に前記経費立替額を振り込むための振り込みデータを生成する生成手段、
を特徴とする経費精算コンピュータ。
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