JP2003016206A

JP2003016206A - 経費運用システム、経費運用方法及び出力媒体

Info

Publication number: JP2003016206A
Application number: JP2001199454A
Authority: JP
Inventors: Yasuyuki Hirakawa; 靖行平川; Noriaki Kaneda; 典明兼田; Atsushi Shimizu; 敦清水
Original assignee: Omron Corp; Omron Tateisi Electronics Co
Current assignee: Omron Corp
Priority date: 2001-06-29
Filing date: 2001-06-29
Publication date: 2003-01-17

Abstract

(57)【要約】【課題】組織の経費予算管理を受託し、予め経費利用
時に利用者より利用内容や経費科目など経費処理に必要
な情報を取得しておき、突合わせなどの後処理事務作業
を軽減させる。【解決手段】組織の経費管理部門３３が管理する組織
経費予算（資金）３６は、組織３１から組織外部の決済
システム３５に予め一括して運用を委託される（Ｒ４
１）。このとき、組織３１は、委託する決済システム３
５に組織３１が定めた予算枠と、それぞれの組織構成者
３２の経費予算枠データを提示する。組織構成者３２
が、商品・サービスを購入するとき（Ｒ４４）には、組
織構成者３２は、利用する経費の経費科目を商品・サー
ビス利用場３４に申告し、その経費科目は商品・サービ
ス利用場３４から決済システム３５へ伝えられる。一
方、決済システム３５は、委託された組織経費予算３６
の運用を行ない、あらかじめ定められた期間ごとに、組
織３１に対して運用報告を行う（Ｒ４２）。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、経費運用システ
ム、経費運用方法及び出力媒体に関する。特に、会社等
の企業に帰属する個人が利用する、経費に関する総合的
な経費運用のためのシステム等に関する。

【０００２】

【従来の技術】図１は組織における経費の概念を説明す
る図である。組織経費は、組織運用経費と組織構成者経
費とに分けられる。組織運用経費とは、組織そのものが
利用する経費であって、租税公課、減価償却費、貸倒
金、損害保険料などがある。また、組織構成者経費と
は、その組織に属する組織構成者によって消化される経
費であって、旅費交通費、接待交際費、事務消耗品費な
どがある。

【０００３】企業においては、適切に経費を管理するこ
とが求められる。企業が経費を管理するのは、無駄な経
費を削減することもあるが、それ以外にも、（１）組織
運営にあたり会計の法的規則上、仕訳が必要である、
（２）経費科目によって税金の額が異なる、などの理由
による。

【０００４】また、組織においては、組織経費は予算と
利用実績の面から管理されている。予算は、会計年度の
始めに与えられる経費枠であって、経費の上限値となる
ものである。また、予算は、その年度に必要となる経費
の目安を示している。利用実績は、その年度において、
実際に消費された経費であって、確定した経費の意味を
持つ。また、利用実績は、次年度の予算を決定する際の
根拠になるものである。

【０００５】ただし、本発明が対象とするものは、「組
織運用経費」を含まず、「組織構成者経費」のみであ
る。そこで、組織構成者経費を中心として、現行の経費
処理方法を説明する。組織の経費処理においては、その
都度決済するのではなく、通常は決済システムを利用し
て決済が行なわれる。決済システムを利用すれば、組織
にとっては、効率的に資金を運用することが可能にな
り、大幅な事務作業の軽減を実現できる。例えば、組織
構成者が不特定多数の利用場で商品又はサービスを購入
した場合、組織が利用場ごとに精算を行うことになる
と、利用場と組織の双方に多大な事務作業負担が発生し
てしまうが、決済システムを利用することで、その事務
作業負担を低減することができる。

【０００６】しかし、決済システムの利用にあたって
は、その都度決済を行なわないために、突合せの作業が
必要とされる。ここで、突合せとは、組織経理システム
入力のため、組織の経費管理部門が、決済システムから
通知される利用明細と実際に利用場で利用した組織構成
者の確認内容とを突き合わせる作業を意味する。図２
は、この突合せ作業を具体的に説明する図である。組織
構成者２が利用場で利用した利用明細が、決済システム
４から組織１の経費管理部門３に通知されると（Ｒ
１）、経費管理部門３は、その利用明細の正否を確認す
るため、該当する組織構成者２に確認を依頼する（Ｒ
２）。組織構成者２が、経費管理部門３からの確認依頼
に対して、利用明細の正否と利用内容を伝えると（Ｒ
３）、経費管理部門３は、組織構成者２との確認事項終
了後、組織経理システムにその内容を入力し保存する。

【０００７】このような決済システム４を利用した現行
の経費処理方法と突合わせ作業等について、以下、詳細
に説明する。図３は現行の経費処理の流れを概略的に説
明するブロック図であり、図４及び図５は図３のブロッ
ク図の一部を詳細に説明したブロック図である。まず、
図４に示すように、組織１の経費管理部門３から組織構
成者２に組織構成者認証媒体５（例えば、クレジットカ
ード、組織限定のコーポレイトカードなど）が付与ない
し貸与される（Ｒ１１）。

【０００８】組織構成者２が商品・サービス利用場６
（例えば、商品を販売している店舗、サービスを提供し
ている店舗等）において商品・サービス７を購入ないし
利用しようとする場合には、組織構成者２は組織構成者
認証媒体５を商品・サービス利用場６に提示し（Ｒ１
２）、組織構成者認証を依頼する。組織構成者認証の依
頼を受けた商品・サービス利用場６は、組織構成者２が
購入する商品・サービス７の種類やその数量、利用料、
組織構成者認証媒体５に記録されている情報等の商品・
サービス利用情報を利用場端末８から決済システム４
（例えば、クレジットカード運営会社、コーポレイトカ
ード運営会社など）に送信し、その組織構成者認証依頼
（Ｒ１３）を実行する。

【０００９】利用場端末８からの組織構成者認証依頼
（Ｒ１３）は、決済システム４の決済システム通信部９
で受信され、決済システム処理部１０へ送られる（Ｒ１
４）。組織構成者認証依頼を受けた決済システム処理部
１０は、図４に示すように、組織構成者認証処理（Ｒ１
５）を実行し、その組織構成者認証媒体５が正規のもの
で、組織構成者２も正当な組織構成者であるかどうか照
合する。組織構成者２が認証されると、決済システム処
理部１０は、認証された組織構成者２の与信額とそれま
での利用額とから与信額残高確認処理（Ｒ１６）を実行
し、当該組織構成者２が当該商品・サービス７を購入す
る与信能力があるか審査する。この組織構成者認証依頼
及びその結果は、決済システム記憶部１１に記録される
（Ｒ１７）。

【００１０】決済システム処理部１０が組織構成者認証
処理（Ｒ１５）及び与信額残高確認処理（Ｒ１６）を実
行し、両処理にパスしていると判断すると、決済システ
ム処理部１０から利用場端末８へ許可通知が送り返され
る（Ｒ１８）。これによって商品・サービス利用場６に
おける取引が成立し、組織構成者２は商品・サービス７
の提供を受けることができる（Ｒ１９）。また、商品・
サービス利用場６は、利用場端末８を通じて決済システ
ム処理部１０へ入金処理依頼（Ｒ２０）を行い、それに
対して決済システム処理部１０から利用場端末８へ処理
結果通知（Ｒ２１）が返される。

【００１１】利用場端末８から入金処理依頼（Ｒ２０）
を受け取った決済システム処理部１０は、振込処理部１
２を通じて金融機関１５へ振込処理依頼を行なう（Ｒ２
２、Ｒ２３）。

【００１２】金融機関１５がこの振込処理依頼（Ｒ２
３）を受信すると、金融機関ホスト処理部１６は、図４
に示すように、振込処理依頼のあった金額を決済システ
ム口座１９から利用場事業者口座２０へ振り込み（Ｒ２
４）、この振込処理依頼と処理結果を金融機関ホスト記
憶部１７に記録する（Ｒ２５）。これにより、商品・サ
ービス利用場６は商品・サービス７の利用料２１（商品
・サービス７の対価）の支払いを受ける。一方、金融機
関１５から決済システム処理部１０へは、振込処理の処
理結果が通知される（Ｒ２６）。

【００１３】決済システム４における決済時期が到来す
ると、決済システム記憶部１１に記録されているデータ
に基づいて一定期間（例えば、一ヶ月）の利用料２１を
組織１ごとに集計して請求額等の決済結果が抽出され
（Ｒ２７）、決済結果記憶媒体出力部１４から利用額明
細通知２２が出力される。出力された利用額明細通知２
２は、入金処理依頼と共に決済システム４から組織１の
経費管理部門３へ送られる（Ｒ２８）。

【００１４】利用額明細通知２２と入金処理依頼を受領
すると、経費管理部門３は商品・サービス７を利用した
組織構成者２に対して突合せを行なう。すなわち、図５
に示すように、経費管理部門３は、その利用額明細の正
否を確認するため、組織構成者認証媒体５を使用した個
々の組織構成者２に対して利用額明細の確認を依頼する
（Ｒ２９）。経費管理部門３からの確認依頼に対して、
組織構成者２は、利用額明細の正否とその利用内容を経
費管理部門３に伝える（Ｒ３０）。経費管理部門３は、
各組織構成者２から利用額明細の承認を受け取った場合
には、組織構成者２との確認事項の内容を組織経理シス
テムに入力した後、金融機関１５を通じて支払い期日に
決済システム４へ利用料２１が支払われるように振込処
理を行なう（Ｒ３１）。

【００１５】商品・サービス７の利用料２１の振込処理
依頼があると、金融機関１５の決済システム処理部１０
は振込依頼のあった利用料２１を組織口座１８から決済
システム口座１９へ振り込みし（Ｒ３２）、金融機関ホ
スト記憶部１７は当該振込依頼とその処理を記録する。
ついで、金融機関ホスト処理部１６は、決済システム４
の入金処理部１３へ振込処理の処理結果を通知する（Ｒ
３３）。

【００１６】決済システム４においては、入金処理部１
３で受け取った振込処理結果を決済システム記憶部１１
に記録する（Ｒ３４、Ｒ３５、Ｒ１７）。この後、決済
システム４から経費管理部門３へ精算処理完了通知を送
付して決済を完了する（Ｒ３６）。

【００１７】なお、上記の説明では、金融機関１５を通
じて決済システム４から商品・サービス利用場６へ振込
を行ない、また、金融機関１５を通じて組織１の経費管
理部門３から決済システム４へ振込を行なっているが、
いずれか一方、あるいは双方で金融機関１５を利用する
ことなく支払いを行なう場合もある。

【００１８】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来の
経費処理方法では、商品・サービス７の利用者（組織構
成者２）、商品・サービス７の提供者である利用場６、
経費管理部門３といった三者間フローにおいて、特に利
用者である組織構成者２と経費管理部門３との確認作業
（突き合わせ）を必要とし、それを基に経費管理部門３
が経費科目を決定するという事務作業が必然的に発生し
ている。この確認作業は時として膨大なものになるケー
スもある。この点については、次に詳しく説明する。

【００１９】図６は、図５に示したように組織１の経費
管理部門３が組織構成者２に対して突合せを行なう場合
の手順を示すフロー図である。経費管理部門３が組織構
成者２に対して突き合わせを行なう場合には、組織構成
者２（利用者）がデスクに在席しているか確認し（Ｓ
１）、組織構成者２が在席していない場合には、組織構
成者２が戻るまで待つ。そして、組織構成者２がデスク
に在席していれば、利用額明細に記載されている商品・
サービス７を本当に利用したか確認し（Ｓ２、Ｓ３）、
使用している場合には、その金額が正確か確認し（Ｓ
４、Ｓ５）、正確であれば、経費処理システムに利用金
額と経費科目を入力し（Ｓ７）、金融機関１５に対して
振込処理依頼を行なう（Ｓ８）。これに対し、組織構成
者２が、そのような商品・サービス７を利用した覚えが
ないという場合や、金額が異なっているという場合に
は、経費管理部門３は他の処理を要求される（Ｓ６）。

【００２０】このように、経費管理部門３は、利用額明
細について組織構成者２に対して突合せの作業を行なわ
なければならないので、問題が無くて突合わせの作業が
スムーズに進む場合でも、経費管理部門３にはかなりの
事務作業が発生する。さらに、利用額明細に問題がある
場合には、他の処理が発生し、さらに経費管理部門３の
業務量が増加する。

【００２１】ここで、他の処理とは、利用額明細により
通知された内容に対して組織構成者２が承認しなかった
場合に必要となる処理であって、その内容は、決済シス
テム４、商品・サービス利用場６などに確認作業を行っ
て実態を調査し、その後、３者間（組織１、商品・サー
ビス利用場６、決済システム４）で協議を行い、その実
態に応じて決定されるものである。図７は他の処理の一
例を表している。すなわち、商品・サービス７の利用者
である組織構成者２の承認が得られない場合には、他の
処理を実施して実態の確認作業を行なう（Ｓ９、Ｓ１
０）。確認作業が終了したら、正しい処理に修正する手
間とロスとを比較する（Ｓ１１）。ロスとは、具体的に
は、組織１であれば使途不明金、商品・サービス利用場
６や決済システム４であれば未回収、持出し、不良債権
などの処理である。正しい処理に修正する手間がロスよ
り小さい場合には、正しい処理に修正し、正しい処理に
修正する手間がロスより大きい場合には、経理上、ロス
として処理する（Ｓ１２）。

【００２２】従来の経費処理方法では、上記のように、
組織構成者２が利用した利用額明細通知２２が決済シス
テム４から送られてくると、経費管理部門３は、商品・
サービス利用場６で利用した当事者である組織構成者２
に利用額明細についての正否確認作業を依頼し、組織構
成者２は、その確認結果を経費管理部門３へ回答すると
いった後処理作業（突合せ）が発生する。また、このよ
うな突合せが必要となるため、次のような問題も生じて
いる。すなわち、組織１の経費予算をオーバーするなど
の実態が、商品・サービス７の購入時点よりも後で判明
するので、正確な経費の予実管理（予算と実績の管理）
ができず、管理機能を果たせない。また、組織構成者２
の都合（例えば、組織構成者２の不可抗力や個人的怠
惰）によって経費管理部門３の確認作業が遅延する場合
がある。また、組織構成者２からすれば、その確認依頼
は業務時間がとられ、手間の掛かる作業である。しか
も、この経費管理部門３からの問い合わせ又は確認依頼
（突合せ）は、一般に組織構成者２が商品・サービス７
を購入してから相当の時日を経過しているため、その組
織構成者２の記憶が薄れており、正確な判断ができない
場合もある。さらには、利用実績が不明な場合には、組
織構成者２、商品・サービス利用場６、決済システム４
の間で確認処理作業が必要になる。

【００２３】このような問題が発生する原因は、組織１
には必ず「予算」と「経費」といった会計上の処理が必
要であるためである。また、現状の経費処理業務では、
組織構成者２が購入した商品・サービス７には必ず経費
科目をおかなければならないが、現実問題として経費予
算を消化する者やその商品・サービス７の使用目的を判
断できるのは組織構成者２であり、その商品・サービス
７の使用目的や経費を管理するものは経費管理部門３と
なっている。この不一致が後処理を発生させる要因とな
っている。

【００２４】

【発明の開示】本発明の目的とするところは、組織の経
費予算管理を受託し、予め経費利用時に利用者より利用
内容や経費科目など経費処理に必要な情報を取得してお
き、突合わせなどの後処理事務作業を軽減させることに
ある。

【００２５】本発明の請求項１にかかる経費運用システ
ムは、対象となる利用者ごとに設定された組織の経費予
算枠データを管理すると共にその資金を予め組織から受
託する機能と、前記利用者が経費を利用する際にその利
用内容を識別する利用識別コードを利用者から取得する
機能と、経費利用時に取得した利用識別コードによって
分類された利用結果を経費予算に対応させて前記組織に
報告する機能とを備えたものである。ここで、資金の受
託は、例えば年間の経費を一括して受託してもよく、数
回に分割して受託してもよく、残高に応じてその都度受
託する方式でもよい。また、組織への報告は、組織の規
模などに応じて組織そのものに報告してもよく、経費管
理部門や経費の利用部門、利用者などに報告してもよ
い。

【００２６】本発明の請求項１にかかる経費運用システ
ムによれば、経費運用システムの運用主体が組織の経費
予算枠データを管理すると共に組織の資金を予め組織か
ら受託し、その経費の利用結果を組織に報告するので、
経費運用システムによって組織に属する利用者個人毎の
経費が管理され、組織あるいは組織の経費管理部門は経
費の管理業務から解放される。よって、組織の経費管理
部門は、各部門における経費運用の監視や指導に専念す
ることができ、社内キャッシュレスを実現することがで
きる。また、従来の事務作業的な組織ではなく、予実管
理の徹底や個人単位の経費管理など経費使用をマネジメ
ントレベルで考える組織に変化することができる。

【００２７】さらに、この経費運用システムによれば、
利用者が経費を利用する際、利用者が自己の裁量で利用
内容（経費科目等を含めることができる。）の選定を行
って利用識別コードとして申請し、システムがその利用
内容を識別する利用識別コードを利用者から取得し、経
費利用時に取得した利用識別コードによって分類された
利用結果を経費予算に対応させて組織に報告するので、
組織又は組織の担当部門は経費の利用結果をその都度利
用者に確認（突合わせ）する手間を省くことができる。
また、経費運用システムからの報告には利用識別コード
が含まれるので、組織の経費管理部門等は経費科目を利
用者に確認することなく仕訳を行うことができる。ま
た、この報告を利用者にも送付すれば、利用者に経費利
用額や割当て残高を自覚させることができる。

【００２８】請求項１にかかる経費運用システムの実施
の態様は、前記利用者が商品又はサービスを購入して当
該購入先から代金の請求があった場合には、受託してい
る資金から支払いを行うものであって、組織ないし組織
の担当部門は定期的な、あるいは不定期の支払い業務か
ら解放される。

【００２９】請求項１にかかる経費運用システムの別な
実施の態様は、組織による経費予算の変更指示があった
場合には、管理する経費予算枠データを変更するもので
あって、この変更は利用者毎に変更する場合もあり、利
用者の属するグループ単位で変更される場合もある。こ
の実施態様によれば、組織の経費予算枠の修正に応じ
て、経費運用システムで管理している経費予算枠データ
を柔軟に対応させることができる。

【００３０】本発明の請求項４にかかる経費運用システ
ムは、対象となる利用者ごとに設定された組織の経費予
算枠データを管理する機能と、前記利用者が経費を利用
する際にその利用内容を識別する利用識別コードを利用
者から取得する機能と、経費利用時に取得した利用識別
コードによって分類された利用結果を経費予算に対応さ
せて前記組織に報告する機能とを備えたものである。こ
の経費運用システムは、資金は組織から経費運用システ
ムの運用主体に委託されず、組織の経費予算枠データの
管理を委託する場合である。なお、経費予算（資金）の
管理は、組織又は組織の経費管理部門などで行ってもよ
く、経費運用システムとは別な外部機関に委託してもよ
い。

【００３１】本発明の請求項４にかかる経費運用システ
ムによれば、経費運用システムの運用主体が組織の経費
予算枠データを管理を組織から受託し、その経費の利用
結果を組織に報告するので、経費運用システムによって
組織に属する利用者個人毎の経費予算枠データの利用内
容が管理され、組織あるいは組織の経費管理部門は経費
の管理業務の負担を低減される。よって、組織の経費管
理部門は、各部門における経費運用の監視や指導などに
力を注ぐことができる。

【００３２】さらに、この経費運用システムによれば、
利用者が経費を利用する際、利用者が自己の裁量で利用
内容（経費科目等を含めることができる。）の選定を行
って利用識別コードとして申請し、システムがその利用
内容を識別する利用識別コードを利用者から取得し、経
費利用時に取得した利用識別コードによって分類された
利用結果を経費予算に対応させて組織に報告するので、
組織又は組織の担当部門は経費の利用結果をその都度利
用者に確認（突合わせ）する手間を省くことができる。
また、経費運用システムからの報告には利用識別コード
が含まれるので、組織の経費管理部門等は経費科目を利
用者に確認することなく仕訳を行うことができる。ま
た、この報告を利用者にも送付すれば、利用者に経費利
用額や割当て残高を自覚させることができる。

【００３３】本発明の請求項１又は４にかかる経費運用
システムの実施の態様によれば、前記組織に提供する前
記報告は、各利用者の予算枠に応じて警告を発する機能
を備えているので、各利用者の経費予算枠が無くなった
り、所定比率又は所定額よりも少なくなったりした場合
には、利用者に警告を発して経費の利用に注意を促すこ
とができる。

【００３４】本発明の請求項６にかかる出力媒体は、前
記経費運用システムにおいて出力された出力媒体であっ
て、商品又はサービスの購入先からの請求額、商品又は
サービスの購入先への支払額および各利用者ごとの予算
枠の残高を表示している。

【００３５】本発明の請求項６にかかる出力媒体には、
商品又はサービスの購入先からの請求額、商品又はサー
ビスの購入先への支払額および各利用者ごとの予算枠の
残高を表示しているので、組織または組織の担当部門は
この出力媒体に基づいて経費の運用状況を知ることがで
きる。また、経費担当部門は、この出力媒体の記載事項
に基づいて仕訳も行うことができる。

【００３６】本発明の請求項７にかかる経費運用方法
は、対象となる利用者ごとに設定された組織の経費予算
枠データを管理すると共にその資金を予め組織から受託
し、前記利用者が経費を利用する際にその利用内容を識
別する利用識別コードを利用者から取得し、経費利用時
に取得した利用識別コードによって分類された利用結果
を経費予算に対応させて前記組織に報告することにより
経費を運用することを特徴としている。ここでも、資金
の受託は、例えば年間の経費を一括して受託してもよ
く、数回に分割して受託してもよく、残高に応じてその
都度受託する方式でもよい。また、組織への報告は、組
織の規模などに応じて組織そのものに報告してもよく、
経費管理部門や経費の利用部門、利用者などに報告して
もよい。

【００３７】本発明の請求項７にかかる経費運用方法に
よれば、経費運用方法の運用主体が組織の経費予算枠デ
ータを管理すると共に組織の資金を予め組織から受託
し、その経費の利用結果を組織に報告するので、経費運
用方法の運用主体によって組織に属する利用者個人毎の
経費が管理され、組織あるいは組織の経費管理部門は経
費の管理業務から解放される。よって、組織の経費管理
部門は、各部門における経費運用の監視や指導に専念す
ることができ、社内キャッシュレスを実現することがで
きる。また、従来の事務作業的な組織ではなく、予実管
理の徹底や個人単位の経費管理など経費使用をマネジメ
ントレベルで考える組織に変化することができる。

【００３８】さらに、この経費運用方法によれば、利用
者が経費を利用する際、利用者が自己の裁量で利用内容
（経費科目等を含めることができる。）の選定を行って
利用識別コードとして申請し、経費運用方法の運用主体
がその利用内容を識別する利用識別コードを利用者から
取得し、経費利用時に取得した利用識別コードによって
分類された利用結果を経費予算に対応させて組織に報告
するので、組織又は組織の担当部門は経費の利用結果を
その都度利用者に確認（突合わせ）する手間を省くこと
ができる。また、経費運用方法の運用主体からの報告に
は利用識別コードが含まれるので、組織の経費管理部門
等は経費科目を利用者に確認することなく仕訳を行うこ
とができる。また、この報告を利用者にも送付すれば、
利用者に経費利用額や割当て残高を自覚させることがで
きる。

【００３９】本発明の請求項８にかかる経費運用方法
は、対象となる利用者ごとに設定された組織の経費予算
枠データを管理し、前記利用者が経費を利用する際にそ
の利用内容を識別する利用識別コードを利用者から取得
し、経費利用時に取得した利用識別コードによって分類
された利用結果を経費予算に対応させて前記組織に報告
することにより経費を運用することを特徴としている。
この経費運用方法は、資金は組織から経費運用方法の運
用主体に委託されず、組織の経費予算枠データの管理を
委託する場合である。なお、経費予算（資金）の管理
は、組織又は組織の経費管理部門などで行ってもよく、
経費運用システムとは別な外部機関に委託してもよい。

【００４０】本発明の請求項８にかかる経費運用方法に
よれば、経費運用方法の運用主体が組織の経費予算枠デ
ータを管理を組織から受託し、その経費の利用結果を組
織に報告するので、経費運用方法の運用主体によって組
織に属する利用者個人毎の経費予算枠データの利用内容
が管理され、組織あるいは組織の経費管理部門は経費の
管理業務の負担を低減される。よって、組織の経費管理
部門は、各部門における経費運用の監視や指導などに力
を注ぐことができる。

【００４１】さらに、この経費運用方法によれば、利用
者が経費を利用する際、利用者が自己の裁量で利用内容
（経費科目等を含めることができる。）の選定を行って
利用識別コードとして申請し、経費運用方法の運用主体
がその利用内容を識別する利用識別コードを利用者から
取得し、経費利用時に取得した利用識別コードによって
分類された利用結果を経費予算に対応させて組織に報告
するので、組織又は組織の担当部門は経費の利用結果を
その都度利用者に確認（突合わせ）する手間を省くこと
ができる。また、経費運用方法の運用主体からの報告に
は利用識別コードが含まれるので、組織の経費管理部門
等は経費科目を利用者に確認することなく仕訳を行うこ
とができる。また、この報告を利用者にも送付すれば、
利用者に経費利用額や割当て残高を自覚させることがで
きる。

【００４２】なお、この発明の以上説明した構成要素
は、可能な限り任意に組み合わせることができる。

【００４３】

【発明の実施の形態】（第１の実施形態）図８は本発明
の第１の実施形態による経費運用システムを説明する概
略図である。組織３１内には、商品・サービスの利用者
である組織構成者３２と、組織経費予算３６を管理する
組織３１内の経費管理部門３３とが含まれている。経費
管理部門３３が管理する組織経費予算（資金）３６は、
組織３１から組織外部の決済システム（経費運用システ
ムの運用主体）３５に予め一括して運用を委託される
（Ｒ４１）。このとき、組織３１は、委託する決済シス
テム３５に組織３１が定めた予算枠と、それぞれの組織
構成者３２の経費予算枠データを提示する。一方、決済
システム３５は、委託された組織経費予算３６の運用を
行ない、あらかじめ定められた期間ごとに、組織３１に
対して運用報告を行う（Ｒ４２）。

【００４４】組織構成者３２が、商品・サービス利用場
３４で利用を申し出て（Ｒ４３）商品・サービスを購入
すると（Ｒ４４）、商品・サービス利用場３４から決済
システム３５に商品・サービスの利用料（代金、対価）
について請求処理がなされる（Ｒ４５）。このとき組織
構成者３２は、利用する経費の経費科目を商品・サービ
ス利用場３４に申告し、その経費科目は商品・サービス
利用場３４から決済システム３５へ伝えられる。商品・
サービスの利用料が請求されると、決済システム３５
は、運用委託されている組織経費予算３６から商品・サ
ービス利用場３４に利用料の支払い処理を行なう（Ｒ４
６）。このとき、決済システム３５は、組織構成者３２
が商品・サービス利用場３４で利用した商品・サービス
の決済を、あらかじめ運用委託された組織３１の経費予
算枠で行なう。そして、組織３１又は経費管理部門３３
にあらかじめ定められた期間ごとに運用報告を提示す
る。この運用報告には、商品・サービス利用場３４から
の請求や支払い、残高等のデータが含まれる。なお、こ
こでは、組織経費予算３６を運用管理するのは、決済シ
ステム３５であるとしたが、決済システム３５とは別な
経費運用会社が行なっても差し支えない。

【００４５】このような経費運用システムの利点を従来
システムと比較しながら説明する。図９（ａ）は従来の
経費運用システムにおける経費管理の流れを示す図、図
９（ｂ）は本発明の実施形態による経費管理システムに
おける経費管理の流れを示す図である。従来の経費管理
システムでは、図９（ａ）に示すように、組織構成者２
が商品・サービス利用場６において商品・サービスを購
入すると、商品・サービス利用場６から決済システム４
に対して代金が請求され、決済システム４から商品・サ
ービス利用場６へ代金が支払われる。この後、決済シス
テム４から組織１の経費管理部門３へ決済処理が要求さ
れるので、組織１内においては、経費管理部門３から組
織構成者２に対して確認依頼（突合せ）を行なう必要が
生じる。

【００４６】これに対し、本発明の経費運用システムの
場合には、決算システムが組織３１から組織経費予算３
６を運用委託されている。また、従来システムでは、経
費管理の権限は経費管理部門が有していたのに対し、本
発明のシステムでは、経費管理の権限を経費管理部門３
３から組織構成者３２に委譲し、商品・サービス利用時
に、組織構成者３２が経費科目の決定を自己裁量で行え
るようにしている。その結果、本発明の経費運用システ
ムでは、図９（ｂ）に示すように、組織構成者３２が商
品・サービス利用場３４において商品・サービスを購入
し、商品・サービス利用場３４から決済システム３５に
対して代金が請求されると、決済システム３５が運用委
託されている組織経費予算３６から商品・サービス利用
場３４へ代金が支払われる。この後、決済システム３５
から組織３１へは運用報告が送られるだけであって、経
費管理部門３３と組織構成者３２の間における確認作業
（突合せ）を削減でき、事務処理作業の軽減が可能とな
る。また、それぞれの組織構成者３２ごとに経費予算枠
を設定するので、組織構成者３２にとっても予算を使用
し易く、また予実管理も容易になる。加えて、組織構成
者３２のコスト意識が高まる効果もある。さらに、組織
構成者３２に経費予算枠を設定して経費管理の権限を各
組織構成者３２に委ねることで、経費管理を経理上の管
理と捉えるだけでなくマネジメントとして導入すること
もでき、例えば各組織構成者３２の経費実績とその効果
を数値化して表すことが可能になる。

【００４７】（第２の実施形態）図１０は本発明の第２
の実施形態による経費運用システムを説明する概略図で
ある。組織３１内には、商品・サービスの利用者である
組織構成者３２と、組織経費予算３６を管理する組織３
１内の経費管理部門３３とが含まれている。経費管理部
門３３が管理する組織経費予算（資金）３６は、組織３
１から組織外部の決済システム３５に予め一括して運用
を委託される（Ｒ４１）。このとき、組織３１は、委託
する決済システム３５に組織３１が定めた予算枠と、そ
れぞれの組織構成者３２の経費予算枠データを提示す
る。一方、決済システム３５は、委託された組織経費予
算３６の運用を行ない、あらかじめ定められた期間ごと
に、組織３１に対して運用報告を行う（Ｒ４２）。

【００４８】組織構成者３２が、商品・サービス利用場
３４で利用を申し出て（Ｒ４３）商品・サービスを購入
すると（Ｒ４４）、商品・サービス利用場３４から決済
システム３５に商品・サービスの利用料（代金、対価）
について請求処理がなされる（Ｒ４５）。商品・サービ
スの利用料が請求されると、組織運用システムは、運用
委託されている組織経費予算３６から商品・サービス利
用場３４に利用料の支払い処理を行なう（Ｒ４６）。こ
のとき、決済システム３５は、組織構成者３２が商品・
サービス利用場３４で利用した商品・サービスの決済
を、あらかじめ運用委託された組織３１の経費予算枠で
行なう。そして、組織３１又は経費管理部門３３にあら
かじめ定められた期間ごとに運用報告を提示する。この
運用報告には、商品・サービス利用場３４からの請求や
支払い、残高等のデータが含まれる。

【００４９】また、組織３１の経費管理部門３３は、い
ったん決まった経費予算が何らかの理由により変更にな
った場合には、随時決済システム３５へ変更指示を行な
う（Ｒ４７）。変更指示があった場合には、決済システ
ム３５は管理する経費予算枠データ等を変更し、経費管
理部門３３へ変更完了を通知する（Ｒ４８）。経費予算
の変更は、例えば経費運用期間中における組織３１の経
費予算枠見直しの場合、組織構成者３２の能力や実績状
況などに応じて経費枠を見直す場合などがある。

【００５０】図１１は第２の実施形態による経費運用シ
ステムの具体例を説明する図である。例えば、組織３１
における第１〜第３の組織構成者３２の経費予算が、は
じめは図１１（ｂ）に示すように配分されていたとす
る。この後、組織３１内の経費予算が図１１（ａ）のよ
うに変更され、第２の組織３１構成者の経費予算が減額
され、第３の組織構成者３２の経費予算が増額されたと
すると、この変更された経費予算は、変更指示として決
済システム３５へ送信される。これによって、図１１
（ｃ）に示すように、決済システム３５で運用管理され
ている第１の組織構成者３２の経費予算枠は変更無く、
第２の組織構成者３２の経費予算枠が減額され、第３の
組織構成者３２の経費予算枠は増額される。

【００５１】（第３の実施形態）図１２は本発明の第３
の実施形態による経費運用システムを説明する概略図で
ある。この実施形態では、第１の実施形態と異なり、決
済システム３５は、組織予算の運用は行わず、管理を行
う場合を示している。組織３１内には、商品・サービス
の利用者である組織構成者３２と、組織経費予算３６を
管理する組織３１内の経費管理部門３３とが含まれてい
る。決済システム３５は、経費管理を行なう経費管理シ
ステム３７と、経費の決済を行なう経費決済システム３
８とに分かれている。組織３１の組織経費予算３６は、
決済システム３５の経費管理システム３７に管理を委託
される（Ｒ４９）。そのためには、決済システム３５の
経費管理システム３７に組織３１が定めた予算枠と、そ
れぞれの組織構成者３２の経費予算枠データを提供して
おく。一方、決済システム３５の経費管理システム３７
は、委託された組織経費予算３６の管理を行ない、あら
かじめ定められた期間ごとに、組織３１に対して管理報
告を行う（Ｒ５０）。

【００５２】組織構成者３２が、商品・サービス利用場
３４で利用を申し出て（Ｒ４３）商品・サービスを購入
すると（Ｒ４４）、商品・サービス利用場３４から決済
システム３５に商品・サービスの利用料（代金、対価）
について請求処理がなされる（Ｒ４５）。商品・サービ
スの利用料が請求されると、決済システム３５の経費決
済システム３８は、決済システム３５の口座から商品・
サービス利用場３４に利用料の支払いを行なう（Ｒ４
６）。そして、決済システム３５の経費管理システム３
７は、組織３１の経費管理部門３３に管理報告を送ると
共に支払い分の請求処理を行なう（Ｒ５０、Ｒ５１）。
この管理報告には、商品・サービス利用場３４からの請
求や支払い、残高等のデータが含まれる。そして、経費
管理部門３３は、請求処理に基づいて決済システム３５
の経費決済システム３８に請求額を振込する（Ｒ５
２）。

【００５３】つぎに、この第３の実施形態による経費運
用システムを、図１３により詳細に説明する。まず、組
織３１から決済システム３５へは、組織３１が定めた予
算枠と、それぞれの組織構成者３２の経費予算枠データ
が提供される。一方、組織３１の経費管理部門３３から
組織構成者３２には、組織構成者認証と経費認証のデー
タが付加された組織構成者認証媒体４０（カードなど）
があらかじめ付与ないし貸与される（Ｒ６１）。このと
き、各組織構成者３２の経費予算枠内では経費管理の権
限を組織構成者３２に与え、商品・サービス利用時に、
組織構成者３２が経費科目の決定を自己裁量で行えるよ
うにする。

【００５４】しかして、組織構成者３２が商品・サービ
ス利用場３４において商品・サービスを購入ないし利用
しようとする場合には、組織構成者３２は組織構成者認
証媒体４０を商品・サービス利用場３４に提示し、組織
構成者認証を依頼する（Ｒ６２）。このとき同時に、組
織構成者３２は、自己の裁量により商品・サービス利用
場３４の利用場端末４１で経費科目（この経費科目は、
あらかじめ組織構成者認証媒体４０に付加されたデータ
の範囲で選択する。）を選択し、経費科目処理を依頼す
る（Ｒ６３）。よって、利用場端末４１は、「利用項目
入力手段付個人認証手段」と「利用項目付利用額入力手
段」の機能を持っている必要がある。組織構成者認証及
び経費科目処理の依頼を受けた商品・サービス利用場３
４は、購入する商品・サービスの種類やその数量、利用
料、組織構成者認証媒体４０に記録されている情報等の
商品・サービス利用情報と、選択された経費科目を利用
場端末４１から決済システム３５に送信し、その組織構
成者認証依頼（Ｒ６４）及び経費科目処理依頼（Ｒ６
５）を実行する。

【００５５】利用場端末４１からの組織構成者認証依頼
（Ｒ６４）及び経費科目処理依頼（Ｒ６５）を受け取っ
た決済システム３５は、組織構成者認証処理（Ｒ６６）
を実行し、その組織構成者認証媒体４０が正規のもの
で、組織構成者３２も正当な組織構成者３２であるかど
うか照合する。組織構成者３２が認証されると、決済シ
ステム３５は、認証された組織構成者３２の与信額とそ
れまでの利用額とから与信額残高確認処理（Ｒ６７）を
実行し、当該組織構成者３２が当該商品・サービスを購
入する与信能力があるか審査する。この組織構成者認証
依頼（Ｒ６４）等と経費科目は、決済システム３５にお
いて記録される。決済システム３５が組織構成者認証処
理（Ｒ６６）及び与信額残高確認処理（Ｒ６７）を実行
し、両処理にパスしていると判断すると、決済システム
３５から利用場端末４１へ利用許可の通知（Ｒ６８）が
送り返される。これによって商品・サービス利用場３４
における取引が成立し、組織構成者３２は商品・サービ
スの提供を受けることができる。また、決済システム３
５から組織３１の経費管理部門３３へは、入金処理依頼
（Ｒ６９）と共に、経費科目データ（経費コード）が記
録された経費仕訳済み利用明細が通知される（Ｒ７
０）。

【００５６】ついで、商品・サービス利用場３４は、利
用場端末４１を通じて決済システム３５へ入金処理依頼
（Ｒ７１）を行い、それに対して決済システム３５から
利用場端末４１へ処理結果通知（Ｒ７２）が返される。
利用場端末４１から入金処理依頼（Ｒ７１）を受け取っ
た決済システム３５は、金融機関３９の金融機関ホスト
処理部４２に対して振込処理依頼（Ｒ７３）を行なう。

【００５７】この振込処理依頼（Ｒ７３）を受信する
と、金融機関ホスト処理部４２は、振込処理依頼のあっ
た金額を決済システム口座４５から利用場事業者口座４
６へ振り込み（Ｒ７４）、この振込処理依頼と処理結果
を金融機関ホスト記憶部４３に記録する。これにより、
商品・サービス利用場３４は商品・サービスの利用料
（商品・サービスの対価）の支払いを受け取る。一方、
金融機関３９から決済システム３５へは、振込処理の処
理結果が通知される（Ｒ７５）。

【００５８】組織３１の経費管理部門３３は、決済シス
テム３５から受け取った経費仕訳済み利用明細通知（Ｒ
７０）に基づいて経費科目を決め、経費処理を行なう。
そして、決済時期が到来すると、組織３１の経費管理部
門３３は、一定期間（例えば、一ヶ月）の利用料を集計
し、金融機関３９を通じて支払い期日に決済システム３
５へ利用料が支払われるように振込処理を依頼する（Ｒ
７６）。

【００５９】商品・サービスの利用料の振込処理依頼が
あると、金融機関ホスト処理部４２は振込依頼のあった
利用料を組織口座４４から決済システム口座４５へ振込
処理し（Ｒ７７）、金融機関ホスト記憶部４３は当該振
込依頼とその処理を記録する。ついで、金融機関ホスト
処理部４２は、決済システム３５へ振込処理の処理結果
を通知する（Ｒ７８）。さらに、決済システム３５は、
振込確認後、組織３１の経費管理部門３３へ精算処理完
了を通知し（Ｒ７９）、決済を完了する。

【００６０】なお、この詳細な実施形態では、組織構成
者３２が利用する都度、決済システム３５から組織管理
部門へ入金処理依頼（Ｒ６９）と経費仕訳済み利用明細
通知（Ｒ７０）を送付し、組織３１の経費管理部門３３
でこれらを集計し、振込処理依頼（Ｒ７６）を行なって
いるが、一定期間の利用分を決済システム３５において
集計し、一定期間分の入金処理依頼（Ｒ６９）と経費仕
訳済み利用明細通知（Ｒ７０）を一括して組織３１の経
費管理部門３３へ送付するようにしてもよい。あるい
は、その都度経費仕訳済み利用明細通知（Ｒ７０）を送
付しておき、一定期間毎に集計した入金処理依頼（Ｒ６
９）を送付するようにしてもよい。

【００６１】また、この詳細な実施形態では、金融機関
３９を通じて決済システム３５から商品・サービス利用
場３４へ振込を行ない、また、金融機関３９を通じて組
織３１の経費管理部門３３から決済システム３５へ振込
を行なっているが、いずれか一方、あるいは双方で金融
機関３９を利用することなく支払いを行なっても差し支
えない。

【００６２】また、この詳細な実施形態では、初めに組
織３１から決済システム３５へ組織３１の予算枠と各組
織構成者３２の経費予算枠データ（つまり、決済システ
ム３５が利用場端末４１へ許可を出すために必要なデー
タ）だけを提供して経費管理だけを委託しておき、実際
に組織３１から決済システム３５に代金が振り込まれる
のは、商品・サービスを購入した後となっていたが、初
めに組織３１から決済システム３５へ組織３１の予算枠
と各組織構成者３２の経費予算枠データを提供すると共
に組織経費予算３６を決済システム３５に預託しておけ
ば、第１の実施形態の詳細な実施形態となる。

【００６３】図１４は図１３における決済システム３５
と組織３１との関係を（金融機関３９を省略して）簡単
に表したものである。経費科目は、組織構成者３２に決
定する権限が与えられており、商品・サービスの購入時
に組織構成者３２により決定されている。決済システム
３５から経費管理部門３３へは、入金処理依頼（Ｒ６
９）と経費科目を含んだ経費仕訳済み利用明細通知（Ｒ
７０）とが送られるので、組織３１の経費管理部門３３
はそれを確認して決済システム３５への振込処理（Ｒ７
６）を行なうだけでよい。従って、図１４に破線で示し
ているような、経費管理部門３３から組織構成者３２に
対する突合せ、すなわち確認依頼が不要となり、経理管
理部門等の業務が簡略化される。ただし、一部簡単な確
認作業はあり得る。このようなメリットは、第１の実施
形態や第２の実施形態についても当てはまる。

【００６４】（経費運用システムのハード的構成）図１
５は上記各実施形態の決済システム３５におけるハード
ウエアの構成を示すブロック図である。この決済システ
ム３５は、演算装置５１、プログラム実行部メモリ５
２、データベースメモリ５３、通信Ｉ／Ｆ（インターフ
ェイス）部５４、入力手段Ｉ／Ｆ部５６、出力手段Ｉ／
Ｆ部５８、マンマシン入力手段５５、マンマシン出力手
段５７、画面データメモリ５９、処理部プログラムメモ
リ６０、記録媒体出力手段Ｉ／Ｆ部６１、記録媒体出力
手段６２から構成されており、これらの要素はバスライ
ン６３を通じて互いに信号やデータをやり取りしてい
る。

【００６５】演算装置５１は、決済システム３５に中心
的な処理制御機能であって、マイクロプロセッサ（ＣＰ
Ｕ）によって構成されている。プログラム実行部メモリ
５２は、書き換え可能な不揮発性メモリ（ＲＡＭなど）
で構成されており、決済システム３５の処理プログラム
が実行される、いわばプログラムの実行領域である。処
理部プログラムメモリ６０は、前記決済システム処理部
１０で実行されるプログラムを保管するメモリである。
データベースメモリ５３は、前記決済システム記憶部１
１に相当するメモリである。処理部プログラムメモリ６
０及びデータベースメモリ５３は、書き換えが可能なよ
うに、一般に不揮発性メモリであるハードディスクなど
の記憶媒体が用いられる。また、処理部プログラムメモ
リ６０及びデータベースメモリ５３は、ひとつの記憶媒
体にまとめられ、内部を領域分割して使用されていても
よい。画面データメモリ５９は、マンマシン出力手段５
７に出力される画面データを保管するメモリである。

【００６６】マンマシン入力手段５５は、決済システム
３５の操作者が入力するための手段のことで、例えばキ
ーボード、テンキー、マウス、スイッチ（ファンクショ
ンスイッチ等も含む）、音声入力用マイクなど、操作者
の入力がシステムに伝達されるものなら、その種類は問
わない。マンマシン出力手段５７は、決済システム３５
の操作者に情報を出力するための手段のことで、例えば
ディスプレイ、ランプ、音声出力用スピーカ、プリンタ
など、システムから操作者への出力を伝えることができ
るものであればよく、その種類は問わない。また、マン
マシン出力手段５７としては、所望のマンマシン出力媒
体に応じて、それに適した出力部が選択されるとよい。
システムにマンマシン入力手段５５及びマンマシン出力
手段５７のハードウェアを接続する場合には、ノイズ除
去や同期処理などを実行するために、それぞれ入力手段
Ｉ／Ｆ部５６と出力手段Ｉ／Ｆ部５８が必要となる。な
お、マンマシン入出力部５５、５７は、システムから独
立していて、システムに対して端末を形成してもよく、
システムと端末（マンマシン入出力部）はネットワーク
を介して接続されていてもよい。

【００６７】記録媒体出力手段６２は、前記決済結果記
録媒体出力部１４に相当する部分であって、決済記録媒
体が紙媒体の場合にはプリンタに相当する（この場合に
は、記録媒体出力手段６２は、マンマシン出力手段５７
に集約される）。また、記録媒体出力手段６２は、決済
記録媒体が電子媒体の場合には通信手段に相当し、演算
装置５１、処理部プログラム（あるいは、その一部であ
る通信用プログラム）及び通信Ｉ／Ｆ部５４に集約され
る。

【００６８】決済システム３５は、ネットワーク６４を
通じて外部機器と通信している。ネットワーク６４と
は、いわゆる通信手段のことで、システムの用途に応じ
て適したものを選択すればよい。また、システムが、ネ
ットワーク６４を通じて外部機器と直接的に接続する場
合には、ノイズ除去や同期処理などを実行するために、
通信Ｉ／Ｆ部５４が必要となる。

【００６９】次に、このような決済システム３５の機能
と働きを組織３１との関係において説明する。図１６、
図１８、図２１、図２３は組織３１と決済システム３５
を含む経費運用システムの機能ブロック図であり、図１
７、図１９、図２０、図２２、図２４、図２５は決済シ
ステム３５の処理方法を説明するフロー図である。

【００７０】まず、図１６は、組織３１の経費管理部門
３３に設置されている組織内経費管理システム７１と決
済システム３５の関係を表した機能ブロック図であっ
て、前記第１の実施形態を念頭において経費運用の流れ
を表している。なお、図１６において、白抜きの矢印は
送金という行為を表しており、その送金手段は問わな
い。また、その他の矢印は、情報の流れを表している。
また、図１７はその処理の流れを説明するフロー図であ
る。

【００７１】組織内経費管理システム７１は、マンマシ
ン入力部７２、組織経費予算データを入力する機能７
３、送金を指示する機能７４、組織経費予算データベー
ス（Ｄ／Ｂ）７６、入力された組織経費予算データを組
織経費予算データベースに記憶する機能７５、入力され
た組織経費予算情報を経費運用システムに送信する機能
７７、通信機能７８から構成されている。特に、説明し
ないが、この経費管理システムも、基本的には図１５に
示した決済システム３５と同様なハードウエア構成を有
している。

【００７２】また、決済システム３５は、入金情報を取
得する機能８０、取得した入金情報を記憶する機能８
１、通信機能８３、組織経費予算情報を取得する機能８
４、組織経費予算情報を記憶する機能８５、組織経費予
算データベース８２を備えている。

【００７３】しかして、図１７に示すように、経費管理
システム７１は、要求に応じて他の処理を実行しながら
組織経費予算データが入力されるまで待機する（ステッ
プＳ２１、Ｓ２２）。経費管理システム７１のマンマシ
ン入力部７２からデータ入力機能７３に組織経費予算デ
ータが入力されると、その組織経費予算データは、送金
指示機能７４とデータベース記憶機能７５に伝えられ
る。組織経費予算データを受信した送金指示機能７４
は、送金（金融機関３９等による振込み処理など）を指
示し（ステップＳ２３）、組織３１の口座から決済シス
テム３５の口座に組織経費予算額の金銭を送金する。決
済システム３５の入金情報取得機能８０は、要求に応じ
て他の処理を実行しながら口座に入金されたか監視して
おり（ステップＳ２６、Ｓ２７）、入金情報取得機能８
０によって入金が確認されると、その入金情報が入金情
報記憶機能８１に伝達され、入金情報記憶機能８１によ
り組織経費予算データベース８２に記録される（ステッ
プＳ２８）。なお、入金情報とは、組織３１から送金さ
れた金額がいくらかという情報である。

【００７４】また、データベース記憶機能７５が組織経
費予算データを受信すると、その組織経費予算データを
組織３１内の組織経費予算データベース７６に記録する
（ステップＳ２４）。組織経費予算情報送信機能７７
は、組織経費予算データベース７６から組織経費予算情
報を読み出し、通信機能７８により当該組織経費予算情
報をネットワーク７９を通じて決済システム３５の通信
機能８３へ送信する（ステップＳ２５）。ここでいう組
織経費予算情報とは、送金された金額をどのように運用
しなければならないかという枠組み（運用ベ一ス、運用
するための基礎データ）に関する情報である。

【００７５】決済システム３５の組織経費予算情報取得
機能８４は、適宜要求に応じて他の処理を実行しながら
組織経費予算情報が入力されるのを監視しており（ステ
ップＳ２９、Ｓ３０）、通信機能８３を通じて組織経費
予算情報を受信すると、その組織経費予算情報を組織経
費予算情報記憶手段８５に送る。組織経費予算情報は、
組織経費予算情報記憶手段８５により組織経費予算デー
タベース８２に記録される（ステップＳ３１）。こうし
て組織経費予算３６は決済システム３５で管理運用さ
れ、組織経費予算情報も決済システム３５で管理される
ことになる。

【００７６】図１８は利用場端末４１と決済システム３
５との間におけるデータ又は情報の流れを表した機能ブ
ロック図である。図１９、図２０はその処理順序を表し
たフロー図である。これらは、第１〜第３の実施形態に
対応させたものである。利用場端末４１は、パスワード
取得機能９１、パスワード照合機能９２、認証媒体読み
取り機能９３、通知機能９４、経費科目を入力する機能
９５、利用内容を入力する機能９６、通信機能９７を備
えている。また、決済システム３５は、通信機能９８、
パスワード照合結果取得機能９９、認証媒体記録内容取
得機能１００、組織経費予算データベース１０１、組織
経費予算データベースより組織構成者情報を取得する機
能１０２、組織構成者認証機能１０３、与信額残高確認
処理機能１０４、経費科目内容を取得する機能１０５、
利用内容を取得する機能１０６、利用実績データベース
に記憶する機能１０７、利用実績データベース１０８、
利用実績データベースより与信額残高を修得する機能１
０９、決済システム３５の利用可／不可を通知する機能
１１０を備えている。

【００７７】組織構成者３２が商品・サービス利用場３
４で商品・サービスを購入した場合には、組織構成者３
２は利用場端末４１のパスワード取得機能９１へパスワ
ードを入力することになっており、それと同時に組織構
成者３２は、購入した商品・サービスの経費科目及び利
用内容をそれぞれ経費科目入力機能９５及び利用内容入
力機能９６から入力するようになっている。なお、これ
らの項目の入力は、組織構成者３２が直接行なってもよ
いが、組織構成者３２の意志に基づいて利用場端末４１
の操作担当者が代行する場合もある。また、組織構成者
３２は、組織構成者認証媒体４０を提示してカードリー
ダやスキャナ等からなる認証媒体読み取り機能９３で組
織構成者認証媒体４０に記録されている情報を利用場端
末４１に入力する。

【００７８】しかして、商品・サービス利用場３４に設
置されている利用場端末４１は、図１９に示すように、
適宜要求に応じて他の処理を実行しながら待機しており
（ステップＳ３３）、組織構成者認証媒体４０が認証媒
体読み取り機能９３に挿入されると、組織構成者認証媒
体４０の記録内容を取得する（ステップＳ３２）。つい
で、適宜要求に応じた他の処理を実行しながらパスワー
ド取得機能９１からパスワードが入力されるのを待ち
（ステップＳ３４、Ｓ３５）、パスワードが入力されて
パスワード取得機能９１がパスワードを取得したら、パ
スワード照合機能９２により取得した組織構成者認証媒
体４０の記録内容とパスワードとを照合する（ステップ
Ｓ３６）。照合が成功したら、利用場端末４１の通信機
能９７は、ネットワーク７９を通じてパスワード照合結
果と認証媒体記録内容を決済システム３５の通信機能９
８へ送信する（ステップＳ３７）。

【００７９】決済システム３５は、通信機能からパスワ
ード照合結果と認証媒体記録内容を取得するまで、適宜
他の処理を実行しながら待機しており（ステップＳ３
９、Ｓ４０）、パスワード照合結果取得機能と認証媒体
記録内容取得機能がそれぞれパスワード照合結果と認証
媒体記録内容を取得すると、組織構成者３２取得機能に
より組織経費予算データベースから組織構成者３２情報
を読み出し（ステップＳ４１）、組織構成者３２認証機
能により組織構成者３２の認証を適合判定する（ステッ
プＳ４２）。ついで、与信額残高取得機能により利用実
績データベースから与信額残高を取り出し、与信額残高
確認処理機能により与信額残高があるか否か判定し（ス
テップＳ４３）、利用可（ステップＳ４４）又は利用不
可（ステップＳ４５）と判断する。そして、通知機能１
１０により通信機能から利用可又は利用不可の回答を利
用場端末４１へ送信する（ステップＳ４６）。

【００８０】一方、図２０に示すように、利用場端末４
１の経費科目入力機能及び利用内容入力機能は、適宜要
求に応じて他の処理を実行しながら経費科目及び利用内
容を入力されるまで待機し（ステップＳ４７、Ｓ４
８）、経費科目及び利用内容を入力されるとネットワー
クを通じて通信機能から決済システム３５へ経費科目及
び利用内容を送信する（ステップＳ４９）。利用場端末
４１は、判定結果を決済システム３５から受信すると、
受信した判定結果をマンマシン出力手段に出力する（ス
テップＳ３８）。

【００８１】決済システム３５の経費科目取得機能及び
利用内容取得機能は、適宜他の処理を行ないながら、経
費科目及び利用内容を利用場端末４１から受信するまで
待機しており（ステップＳ５０、Ｓ５１）、経費科目取
得機能及び利用内容取得機能が、それぞれ経費科目及び
利用内容を取得すると、記憶機能により当該経費科目及
び利用内容を利用実績データベースに記憶させる（ステ
ップＳ５２）。

【００８２】図２１は前記第１の実施形態と第３の実施
形態について、組織３１の経費管理システム７１と決済
システム３５との間における経費運用の処理の流れを表
した機能ブロック図である。図２２はその処理順序を表
したフロー図である（なお、第２の実施形態に関して
は、図２３、図２４に示している）。決済システム３５
は、利用実績データベース１０８、経費科目内容を読込
む機能１１１、利用内容を読み込む機能１１２、組織経
費予算データベース１０１、組織経費予算情報を取得す
る機能１１４、予算に基づいて利用実績を判定する機能
１１３、運用報告を作成する機能１１５、運用実績デー
タベース１１６、作成された運用報告を送信する機能１
１７、通信機能１１８を備えている。組織経費予算情報
は、当該情報が必要になった都度組織経費予算データベ
ースから取得されるが、取得したデータ及び処理結果は
決済システム３５の他のデータベースに保持されていて
もよい。

【００８３】また、組織３１内の経費管理システム７１
は、通信機能１１９、運用報告を取得する機能１２０、
運用報告を運用報告データベースに記憶する機能１２
１、運用報告データベース１２２、運用報告を運用報告
データベースから出力する機能１２３、マンマシン出力
部１２４からなる。決済システム３５の通信機能１１８
と経費管理システム７１の通信機能１１９とは、ネット
ワーク７９を通じて互いに接続されている。

【００８４】しかして、図２２に示すように、決済シス
テム３５の利用実績判定機能１１３は、適宜要求に応じ
て他の処理を実行しながら、経費科目内容を読込む機能
１１１と利用内容を読込む機能１１２により利用実績デ
ータベースから経費科目内容と利用内容を取得するまで
待機し（ステップＳ５３、Ｓ５４）、経費科目内容及び
利用内容を取得すると、組織経費予算情報取得機能１１
４によって組織経費予算データベース１０１から組織経
費予算情報を取得し（ステップＳ５５）、組織経費予算
３６に基づいて利用実績を判定する（ステップＳ５
６）。ここで、利用実績とは、経費科目内容と利用内容
のことである。利用実績を判定するとは、例えば予実比
（予算／実績）を判定することであって、具体的には、
予算に対して実績が越えていないか、あるいは、実績が
警告基準を超えていないかなどを判定することである。
ついで、運用報告作成機能１１５は、判定結果に基づい
て運用報告を作成し（ステップＳ５７）、作成した運用
実績を運用実績データベース１１６に記憶させる（ステ
ップＳ５８）。また、作成された運用報告は、ネットワ
ークを介して運用報告送信機能１１７により通信機能１
１８から組織３１の経費管理システム７１へ送信される
（ステップＳ５９）。

【００８５】経費管理システム７１の運用報告を取得す
る機能１２０は、適宜要求に応じて他の処理を実行しな
がら運用報告を取得するまで待機し（ステップＳ６０、
Ｓ６１）、通信機能１１９を通じて運用報告を取得した
ら、取得した報告を運用報告記憶機能１２１によって運
用報告データベース１２２に記憶させる（ステップＳ６
２）。そして、運用報告データベース１２２に記録され
た運用報告は、必要に応じて運用報告出力機能１２３に
より運用報告データベース１２２からマンマシン出力部
１２４へ出力される。

【００８６】図２３は、前記第２の実施形態について組
織３１の経費管理システム７１と決済システム３５との
間における経費運用の処理の流れを表した機能ブロック
図である。図２４はその経費予算の変更に伴う処理を表
したフロー図、図２５は運用報告を組織３１に報告する
するまでの処理を表したフロー図である。決済システム
３５は、利用実績データベース１０８、経費科目内容を
読込む機能１１１、利用内容を読み込む機能１１２、組
織経費予算データベース１０１、組織経費予算情報（変
更されたものを含む。）を取得する機能１３０、予算に
基づいて利用実績を判定する機能１１３、運用報告を作
成する機能１１５、運用実績データベース１１６、作成
された運用報告を送信する機能１１７、変更された組織
経費予算データを取得する機能１２８、変更された組織
経費予算データを記憶する機能１２９、通信機能１１８
を備えている。組織経費予算情報（変更されたものを含
む。）は、当該情報が必要になった都度組織経費予算デ
ータベース１０１から取得されるが、取得したデータ及
び処理結果は決済システム３５の他のデータベースに保
持されていてもよい。

【００８７】また、組織３１内の経費管理システム７１
は、マンマシン入力部７２、組織経費予算データを変更
する機能１２５、組織経費予算データベース７６、変更
された組織経費予算データを組織経費予算データベース
に記憶する機能１２６、変更された組織経費予算データ
を決済システム３５に送信する機能１２７、通信機能１
１９、運用報告を取得する機能１２０、運用報告を運用
報告データベース１２２に記憶する機能１２１、運用報
告データベース１２２、運用報告を運用報告データベー
ス１２２から出力する機能１２３、マンマシン出力部１
２４からなる。決済システム３５の通信機能と経費管理
システム７１の通信機能とは、ネットワーク７９を通じ
て互いに接続されている。

【００８８】この図２３の場合でも、決済システム３５
で組織経費予算３６の運用と管理を行なって組織の経費
管理システム７１に報告する流れは、図２１及び図２２
の場合と同様である。さらに、図２３のシステムでは、
経費管理システム７１から決済システム３５に予め報告
されている組織経費予算３６に変更があった場合には、
図２４に示すようにして組織経費予算データが変更され
る。すなわち、経費予算データに変更があって、組織経
費予算データを変更する機能１２５が、マンマシン入力
部７２から変更データを取得した場合には（ステップＳ
６３、Ｓ６４）、変更データ記憶機能１２６がその変更
データを組織経費予算データベース７６に記憶させ（ス
テップＳ６５）、変更データ送信機能１２７が通信機能
１１９からネットワーク７９を通じて決済システム３５
へ送信する（ステップＳ６６）。

【００８９】一方、決済システム３５においては、変更
データ取得機能１２８が、適宜要求に応じて変更データ
を取得するまで待機しており（ステップＳ６７、Ｓ６
８）、変更された組織経費予算データを通信機能１１８
で受信すると、変更データ記憶機能１２９が変更された
組織経費予算データを組織経費予算データベース１０１
に記憶させる（ステップＳ６９）。

【００９０】また、図２５に示すように、予め定められ
た期間が経過すると（ステップＳ７０、Ｓ７１）、決済
システム３５は、組織３１の経費予算運用の予実情報を
決済システム記憶部１１より取得し（ステップＳ７
２）、運用報告作成機能１１５が予実情報を基にしてあ
らかじめ定められた期間における経費予算と実際に使用
された予算の状況を示した運用報告を作成し（ステップ
Ｓ７３）、運用報告送信機能１１７がその運用報告を組
織３１の経費管理システム７１へに送信する（ステップ
Ｓ７４）。なお、ここでいう予実情報とは、最初に組織
３１より委託された経費予算に対して実際に消化された
経費のことを意味している。

【００９１】（経費運用システムの具体的応用例）次
に、経費運用システムの具体的な利用例を説明する。ま
ず、図２６は商品・サービス利用場３４において、商品
・サービスを購入又は利用する時点で、パーソナルコン
ピュータ、ＣＡＴ端末、携帯端末などからなる利用場端
末４１に入力されるデータ（商品・サービスを購入する
ための必要項目情報）の例を示している。これらのデー
タのうち、「利用日」１３１、「利用場情報」１３２、
「商品名」１３３、「金額」１３４に関しては、商品・
サービスを購入又は利用した時点で、商品・サービス利
用場３４により自動的に表示され、「経費情報」１３５
は、あらかじめ登録された経費科目のうちから組織運営
者により選択される。「利用内容」１３６は、詳細な利
用内容を入力できる項目であって、必須項目ではない
が、このような項目を設けてあれば、より詳細な運用報
告を行うことが可能になる。例えば、接待費において誰
に対するものなのか、などといった内容はこの利用内容
の欄に記入しておくことができる。この利用内容は、後
述の請求明細書の内容に反映される。また、「組織構成
者情報」１３７は、利用場端末４１に入力するか、もし
くは予め組織構成者認証情報を登録しておくことにより
自動表示される。

【００９２】図２７は組織構成者認証媒体４０の一例で
あって、紙などでできた組織構成者認証媒体４０を表し
ている。ここでいう紙などでできた組織構成者認証媒体
４０とは、商品・サービス利用場３４で、組織構成者３
２がキーボードや画面タッチによりデータ入力する方法
でなく、利用者である組織構成者３２が商品・サービス
利用場３４において記入方式によりデータ入力する方法
を意味している。具体的には、図２７ではタクシーチケ
ット１３８を示している。このタクシーチケット１３８
では、利用日やメータ料金などの一般的なタクシーチケ
ットの記載項目に加え、経費科目のリスト１３９が印刷
されており、タクシーを利用した組織構成者３２が経費
科目を選択するようになっている。

【００９３】図２８（ａ）（ｂ）はタクシー会社から発
行されるタクシーチケットのようなコーポレートカード
の運用例を示しており、図２８（ａ）は従来の方式を示
しており、図２８（ｂ）は本発明の経費運用システムに
則った方式を示している。

【００９４】従来の方式では、図２８（ａ）のように、
コーポレートカード発行会社１４１（決済システム３
５）から各部門の組織構成者３２へコーポレートカード
請求書明細（一例を図２９に示す。なお、このコーポレ
ートカード請求書明細では、内容の欄は、組織側で組織
側における管理のために利用することもできる。また、
内容の欄は、利用場端末により入力することで、記入不
要とすることもできる。）の部門控え１４２ａと組織経
理部門控え１４２ｂとが送付され、コーポレートカード
請求書明細の内容が各部門の組織構成者３２によって確
認されると共にコーポレートカード請求書明細に科目内
容や経費科目等が記入されると、各部門から組織経費管
理部門１４３へ組織経理部門控え１４２ｂが送られる。
一方、コーポレートカード発行会社１４１から組織経費
管理部門１４３には、コーポレートカード請求明細総括
表１４４（一例を図３０に示す。）組織経費管理部門１
４３は、コーポレートカード発行会社１４１からコーポ
レートカード請求明細総括表１４４を受け取ると共に、
各部門から組織経理部門控え１４２ｂを受け取ると、両
者を比較して内容を確認し、内容が確認されたら、組織
内経費システムに入力する。

【００９５】これに対し、本発明の方法では、図２８
（ｂ）のように、コーポレートカード発行会社１４１か
ら組織経費管理部門１４３へは、科目内容や経費科目な
どを記入されたコーポレートカード請求書明細１４２と
コーポレートカード請求明細総括表とが送付され、組織
経費管理部門１４３では、送付されてきたコーポレート
カード請求書明細とコーポレートカード請求明細総括表
に基づいて組織内経理システムに請求内容等を入力す
る。よって、各部門の組織構成者３２は送られてきたコ
ーポレートカード請求書明細１４２に科目内容や経費科
目などを記入する必要がなくなる。また、組織経費管理
部門１４３では、組織構成者３２による科目内容等の記
入や内容確認を待つ必要がないので、余裕を持って請求
内容等を組織内経理システムに入力できるようになる。
さらに、従来の方式では、コーポレートカード請求明細
総括表１４４は突き合わせのために必須であったが、本
発明の方式では、管理帳票としての役割だけになり、特
に必要なければ省略することもできる。

【００９６】次に、経費運用システムの別な具体的利用
例を説明する。図３１はタクシーチケット経費処理の例
を示しており、図３１（ａ）は従来の方式におけるタク
シーチケット経費処理フローを表し、図３１（ｂ）は本
発明の方式におけるタクシーチケット経費処理フローを
表している。

【００９７】従来の方式では、図３１（ａ）のように、
組織構成者３２がタクシーを利用すると、組織名や利用
者（組織構成者３２）の氏名、利用額等を記入し、さら
に署名又は捺印したタクシーチケットをタクシー料金に
代えてタクシー乗務員に渡す。こうしてタクシー料金等
を記入された利用済みタクシーチケット１５１がタクシ
ー乗務員により回収されると、各タクシー会社１５３は
個々に、各組織毎に利用済みタクシーチケット１５１を
集計して請求書１５２を作成し、利用済みタクシーチケ
ット１５１と請求書１５２を各組織の経理管理部門１５
４へ送付する。利用済みタクシーチケット１５１と請求
書１５２を受け取った経理管理部門１５４は、各部門毎
にタクシーチケット１５１を分類し、各部門へ利用内を
確認依頼する。利用内容を確認するために使用済みタク
シーチケット１５１と請求書１５２を受け取った各部門
では、各組織構成者３２が自己の利用内容を確認した
後、再び使用済みタクシーチケット１５１と請求書１５
２を経理管理部門１５４へ返却する。確認された使用済
みタクシーチケット１５１と請求書１５２を受け取った
経理管理部門１５４は、その内容を確認して組織内経理
システムに請求内容等を入力する。

【００９８】これに対し、本発明の方法では、図３１
（ｂ）のように、各タクシー会社１５３は、タクシー乗
務員により回収された使用済みタクシーチケット１５１
を各組織毎に集計して請求書１５２を作成し、利用済み
タクシーチケット１５１と請求書１５２を経費運用会社
１５５（決済システム４）へ送付する。各タクシー会社
１５３毎の利用済みタクシーチケット１５１と請求書１
５２を受け取った経費運用会社１５５は、個々の各タク
シー会社１５３の請求書１５２を各組織毎に集計してト
ータルの請求書１５６を作成し、各タクシー会社１５３
の利用済みタクシーチケット１５１とトータルの請求書
１５６を各組織の経理管理部門１５４へ送付する。利用
済みタクシーチケット１５１とトータルの請求書１５６
を受け取った経理管理部門１５４は、その請求内容を確
認して組織内経理システムに請求内容等を入力する。な
お、ここでは、紙書類であるタクシーチケットや請求書
を移動（送付）させる場合について説明したが、データ
としての移動の場合もあり得る。

【００９９】図３２は本発明にかかる経費運用システム
の特徴を従来方式と比較して説明する図であって、図３
２（ａ）は従来方式を説明しており、図３２（ｂ）は本
発明にかかる経費運用システムを表している。

【０１００】従来方式では、図３２（ａ）で説明してい
るように、公共交通機関、小売店、飲食店などの国内、
海外における不特定の利用場で商品・サービスの提供を
受けると、その都度請求書や領収書が発行される。各組
織構成部署（利用者の所属している部門）では、その請
求書や領収書を管理し、現金決済やカード決済を行う。
また、経費管理部門には、各組織構成部署より日々大量
の請求書、領収書、仮払い申請書などが送られてくるの
で、利用ごとに全ての情報を組織内経理システムへ入力
する必要があり、特に、実績確認、科目仕訳処理、予算
実績管理などを全て手作業で行う必要がある。

【０１０１】これに対し、本発明にかかる経費運用シス
テムでは、公共交通機関、小売店、飲食店などの国内、
海外における不特定の利用場で商品・サービスの提供を
受けると、その都度請求書や領収書が発行される。各組
織構成部署では、その請求書や領収書を管理し、現金決
済やカード決済を行う。一方、請求書及び利用明細書は
決済システムにより発行され、与信管理も決済システム
により行われるので、経費管理部門は、各組織構成部署
における経費運用の監視や指導に専念することができ、
社内キャッシュレスを実現することができる。また、予
実管理ワーニング、個人単位経費管理、統計資料などは
組織内経理システムに自動反映される。

【０１０２】図３３（ａ）（ｂ）は組織構成者３２毎に
管理されている運用報告記憶媒体の記載例（記憶内容を
出力したもの）を示す図である。この運用報告１５７に
おいては、ある組織構成者３２に関する経費科目、経費
科目毎の予算額、経費、残高、予算比（＝経費／予算
額）、利用内容、適用などが記載される。この運用報告
１５７の記載内容は、組織構成者３２ごとの経費使用状
況を示しており、組織構成者３２は各経費科目ごとの実
績状況を把握できる。この運用報告１５７は、決済シス
テム３５から組織内経費管理システム７１を通じて組織
構成者３２にリアルタイムで提供することもできる。

【０１０３】また、本発明にかかる決済システムでは、
図３３（ｂ）に示すように、経費予算に対して使用額の
水準により警告（アラーム）１５８を発令する機能を備
えており、これは常に組織部成者３２に対して経費予算
に対する意識付けを行う上で効果がある。

【０１０４】

【発明の効果】本発明の請求項１にかかる経費運用シス
テム及び請求項７にかかる経費運用方法によれば、経費
運用システムの運用主体が組織の経費予算枠データを管
理すると共に組織の資金を予め組織から受託し、その経
費の利用結果を組織に報告するので、経費運用システム
によって組織に属する利用者個人毎の経費が管理され、
組織あるいは組織の経費管理部門は経費の管理業務から
解放される。よって、組織の経費管理部門は、各部門に
おける経費運用の監視や指導に専念することができ、社
内キャッシュレスを実現することができる。また、従来
の事務作業的な組織ではなく、予実管理の徹底や個人単
位の経費管理など経費使用をマネジメントレベルで考え
る組織に変化することができる。

【０１０５】さらに、この経費運用システム及び経費運
用方法によれば、利用者が経費を利用する際、利用者が
自己の裁量で利用内容（経費科目等を含めることができ
る。）の選定を行って利用識別コードとして申請し、シ
ステムがその利用内容を識別する利用識別コードを利用
者から取得し、経費利用時に取得した利用識別コードに
よって分類された利用結果を経費予算に対応させて組織
に報告するので、組織又は組織の担当部門は経費の利用
結果をその都度利用者に確認（突合わせ）する手間を省
くことができる。また、経費運用システムからの報告に
は利用識別コードが含まれるので、組織の経費管理部門
等は経費科目を利用者に確認することなく仕訳を行うこ
とができる。また、この報告を利用者にも送付すれば、
利用者に経費利用額や割当て残高を自覚させることがで
きる。

【０１０６】本発明の請求項４にかかる経費運用システ
ム及び請求項８にかかる経費運用方法によれば、経費運
用システムの運用主体が組織の経費予算枠データを管理
を組織から受託し、その経費の利用結果を組織に報告す
るので、経費運用システムによって組織に属する利用者
個人毎の経費予算枠データの利用内容が管理され、組織
あるいは組織の経費管理部門は経費の管理業務の負担を
低減される。よって、組織の経費管理部門は、各部門に
おける経費運用の監視や指導などに力を注ぐことができ
る。

【０１０７】さらに、この経費運用システム及び経費運
用方法によれば、利用者が経費を利用する際、利用者が
自己の裁量で利用内容（経費科目等を含めることができ
る。）の選定を行って利用識別コードとして申請し、シ
ステムがその利用内容を識別する利用識別コードを利用
者から取得し、経費利用時に取得した利用識別コードに
よって分類された利用結果を経費予算に対応させて組織
に報告するので、組織又は組織の担当部門は経費の利用
結果をその都度利用者に確認（突合わせ）する手間を省
くことができる。また、経費運用システムからの報告に
は利用識別コードが含まれるので、組織の経費管理部門
等は経費科目を利用者に確認することなく仕訳を行うこ
とができる。また、この報告を利用者にも送付すれば、
利用者に経費利用額や割当て残高を自覚させることがで
きる。

【０１０８】本発明の請求項６にかかる出力媒体には、
商品又はサービスの購入先からの請求額、商品又はサー
ビスの購入先への支払額および各利用者ごとの予算枠の
残高を表示しているので、組織または組織の担当部門は
この出力媒体に基づいて経費の運用状況を知ることがで
きる。また、経費担当部門は、この出力媒体の記載事項
に基づいて仕訳も行うことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】組織における経費の概念を説明する図である。

【図２】決済システムにおける突合せ作業を具体的に説
明する図である。

【図３】現行の経費処理の流れを概略的に説明するブロ
ック図である。

【図４】図３のブロック図の一部を詳細に説明したブロ
ック図である。

【図５】図３のブロック図の一部を詳細に説明したブロ
ック図である。

【図６】組織の経費管理部門が組織構成者に対して突合
せを行なう場合の手順を示すフロー図である。

【図７】図６における他の処理の一例を表わすフロー図
である。

【図８】本発明の第１の実施形態による経費運用システ
ムを説明する概略図である。

【図９】（ａ）は従来の経費運用システムにおける経費
管理の流れを示す図、（ｂ）は本発明の実施形態による
経費管理システムにおける経費管理の流れを示す図であ
る。

【図１０】本発明の第２の実施形態による経費運用シス
テムを説明する概略図である。

【図１１】第２の実施形態による経費運用システムの具
体例を説明する図である。

【図１２】本発明の第３の実施形態による経費運用シス
テムを説明する概略図である。

【図１３】第３の実施形態による経費運用システムを詳
細に説明する図である。

【図１４】図１３における決済システムと組織との関係
を簡単に表した図である。

【図１５】前記各実施形態の決済システムにおけるハー
ドウエアの構成を示すブロック図である。

【図１６】組織の経費管理システムと決済システムとの
関係を説明する機能ブロック図である。

【図１７】図１６のシステムにおける処理方法を説明す
るフロー図である。

【図１８】利用場端末と決済システムとの関係を説明す
る機能ブロック図である。

【図１９】図１８のシステムにおける処理方法を説明す
るフロー図である。

【図２０】図１８のシステムにおける処理方法を説明す
るフロー図である。

【図２１】組織の経費管理システムと決済システムとの
関係を説明する機能ブロック図である。

【図２２】図２１のシステムにおける処理方法を説明す
るフロー図である。

【図２３】組織の経費管理システムと決済システムとの
関係を説明する機能ブロック図である。

【図２４】図２１のシステムにおける処理方法を説明す
るフロー図である。

【図２５】図２１のシステムにおける処理方法を説明す
るフロー図である。

【図２６】利用場端末に入力されるデータの例を示す図
である。

【図２７】組織構成者認証媒体の一例を示す図である。

【図２８】（ａ）は従来の方式によるタクシーチケット
のようなコーポレートカードの運用例を示す図、（ｂ）
は本発明の経費運用システムによるタクシーチケットの
ようなコーポレートカードの運用例を示す図である。

【図２９】コーポレートカード請求書明細の一例を示す
図である。

【図３０】コーポレートカード請求明細総括表の一例を
示す図である。

【図３１】（ａ）は従来の方式におけるタクシーチケッ
ト経費処理を表わすフロー図であり、（ｂ）は本発明の
方式におけるタクシーチケット経費処理を表わすフロー
図である。

【図３２】（ａ）は従来方式による経費運用システムを
説明する図、（ｂ）は本発明にかかる経費運用システム
の特徴を説明する図である。

【図３３】（ａ）（ｂ）は運用報告記憶媒体の記載例を
示す図である。

【符号の説明】

３１組織３２組織構成者３３経費管理部門３４商品・サービス利用場３５決済システム３６組織経費予算３７経費管理システム３８経費決済システム３９金融機関４０組織構成者認証媒体４１利用場端末

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者兼田典明京都府京都市下京区烏丸通七条下ル東塩小路町735番地５オムロンクレジットサービス株式会社内 (72)発明者清水敦京都府京都市下京区塩小路通堀川東入南不動堂町801番地オムロン株式会社内

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】対象となる利用者ごとに設定された組織
の経費予算枠データを管理すると共にその資金を予め組
織から受託する機能と、前記利用者が経費を利用する際にその利用内容を識別す
る利用識別コードを利用者から取得する機能と、経費利用時に取得した利用識別コードによって分類され
た利用結果を経費予算に対応させて前記組織に報告する
機能とを、備えた経費運用システム。
【請求項２】前記利用者が商品又はサービスを購入し
て当該購入先から代金の請求があった場合には、受託し
ている資金から支払いを行うことを特徴とする、請求項
１に記載の経費運用システム。
【請求項３】組織による経費予算の変更指示があった
場合には、管理する経費予算枠データを変更することを
特徴とする、請求項１に記載の経費運用システム。
【請求項４】対象となる利用者ごとに設定された組織
の経費予算枠データを管理する機能と、前記利用者が経費を利用する際にその利用内容を識別す
る利用識別コードを利用者から取得する機能と、経費利用時に取得した利用識別コードによって分類され
た利用結果を経費予算に対応させて前記組織に報告する
機能とを、備えた経費運用システム。
【請求項５】前記組織に提供する前記報告は、各利用
者の予算枠に応じて警告を発する機能を備えていること
を特徴とする、請求項１又は４に記載の経費運用システ
ム。
【請求項６】請求項１〜５に記載した経費運用システ
ムにおいて出力された出力媒体であって、商品又はサー
ビスの購入先からの請求額、商品又はサービスの購入先
への支払額および各利用者ごとの予算枠の残高を表示し
ていることを特徴とする出力媒体。
【請求項７】対象となる利用者ごとに設定された組織
の経費予算枠データを管理すると共にその資金を予め組
織から受託し、前記利用者が経費を利用する際にその利
用内容を識別する利用識別コードを利用者から取得し、
経費利用時に取得した利用識別コードによって分類され
た利用結果を経費予算に対応させて前記組織に報告する
ことにより経費を運用することを特徴とする経費運用方
法。
【請求項８】対象となる利用者ごとに設定された組織
の経費予算枠データを管理し、前記利用者が経費を利用
する際にその利用内容を識別する利用識別コードを利用
者から取得し、経費利用時に取得した利用識別コードに
よって分類された利用結果を経費予算に対応させて前記
組織に報告することにより経費を運用することを特徴と
する経費運用方法。