JP3841645B2 - 文書データ入出力装置 - Google Patents

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書の複写、ファクシミリ通信、文書の読み取りなどの様々なデータ処理を行なう処理システムに適用され、それぞれのデータ処理時に取込んだデータを該データが取り込まれた際の処理内容を意識することなく印刷、ファクシミリ送信などに再利用可能な文書入出力装置および当該文書入出力装置を備えたファイリングシステム関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来から、重要で保管が必要な画像や文字が表示された文書や、将来使用する可能性のある文書などの書類は、紙に記録された状態のままファイルされて書棚等に整理されていた。しかし、大きな事業所では書類も膨大となり前記文書の保管に広い場所もしくは空間が必要となっていた。また、場所や空間が広いと、所望の書類を探すのに手間が掛かっていた。このため、データ処理技術の高度化・高速化とともに記憶手段の低価格化に伴って、近年では保管する必要のある文書は、スキャナなどの画像読み取り装置により読み取らせてデジタル化し、大容量記憶装置に蓄積させるようなシステムが出現してきている。このようなシステムは、ファイリングシステムと称され、現在では、蓄積する書類が膨大な事業所などに限らずに、もっと小規模の事業所にも導入されている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、このようなファイリングシステムにあっては、読み取った画像もしくは文字データをデジタル化する必要があるため、いずれにしてもスキャナ装置により文書を読み取らせる必要があった。しかし、文書の読み取り作業は、自動原稿給送装置を使用したとしても、作業が煩雑であり、さらにはスキャナ装置により取り込まれた文書を印刷したり、ファクシミリ送信する場合、様々な印刷条件やファクシミリ送信相手先情報など新たに設定する内容が多く、再処理時の効率を落としていた。
【０００４】
そこで、本発明者は、ファイル装置に保管する文書は、会議に使用するために複写機によってコピーした書類であったり、取引先とファクシミリ装置などにより送受信した書類であるなどであることから、保管する文書が１回以上電気信号に変換処理されることを利用して、その電子化した画像データと同一のデータを蓄積手段に送って蓄積・保持し、回線やネットワークを介して接続されるクライアントコンピュータからアクセスして蓄積文書を検索し、選択して印刷処理やファクシミリ送信するファイリングシステムを提案した。
【０００５】
このファイリングシステムにおいては、近年の高性能デジタル複合機において可能である様々なオプション設定を文書データと共に処理条件として蓄積することが可能である。前記処理条件としては、例えば、複写機能においては原稿サイズ、原稿種類、濃度、変倍指定、集約、ステープル、パンチ、両面、ソート等の各種機能であり、ファクシミリ機能においては文字サイズ、原稿サイズ、原稿種類、濃度、送信相手先番号、送信日時等が処理条件である。これらの処理条件を再処理の際に用いることにより、蓄積時の文書を忠実に再現することが可能となる。また、再処理時にクライアントコンピュータから、蓄積文書の処理条件を変更可能とすることで、蓄積時とは異なる処理を施すことが可能となり、ファイリングシステムの高性能化を実現することができた。
【０００６】
しかしながら、このファイリングシステムにおいてはこの処理条件を蓄積時に保存するだけであったため、再処理時に処理内容を変更する場合はその都度処理条件を変更する必要があった。また、スキャナ処理のみで一度も印刷処理やファクシミリ送信処理されていない文書については再処理時に処理条件を設定しなければならなかった。また、蓄積時とは入出力装置の装置構成が変わってしまって実現できなくなってしまった処理条件が発生した場合に再処理不可能になってしまうこともあり、さらに、個々の文書がそれぞれ処理条件を保存しているため複数の文書をまとめて１つの文書として処理できないなど、処理条件に起因する操作上の煩わしさや所望の再処理が行えないという問題が発生してきた。
【０００７】
本発明は、このような問題点に鑑みてなされたもので、その目的は、文書データ入出力装置の利便性を高めることができるようにすることにある。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
前記目的を達成するため、第１の手段は、読み取り手段で読み取ったまたはネットワークを介して入力された文書データの出力を行う文書データ入出力装置であって、複数の文書データに共通的に利用される出力条件を予め記憶した出力条件記憶手段と、複数の文書データを蓄積する蓄積手段と、前記蓄積手段に蓄積された文書データの出力指示を受け付け可能な出力指示受付手段と、該出力指示受付手段で出力指示を受け付けた文書データに、前記出力条件を付加して出力する出力制御手段とを備えたことを特徴とする。
【００１２】
第２の手段は、第１の手段において、前記蓄積手段は、前記複数の文書データを結合して蓄積可能であることを特徴とする。
【００１４】
第３の手段は、読み取り手段で読み取ったまたはネットワークを介して入力された文書データの出力を行う文書データ入出力装置であって、文書データと該文書データの出力条件とを、文書データごとに対応付けて蓄積する蓄積手段と、該蓄積手段に蓄積された文書データを、前記出力条件に基づき出力するよう制御する出力制御手段とを備え、前記出力制御手段は、前記出力条件に基づく文書データの出力ができない場合、該出力のできない出力条件は前記文書データの出力条件から解除する一方、前記出力条件に基づく文書データの出力ができる場合には、該出力条件を維持した出力を行うことを特徴とする。
【００１６】
第４の手段は、第３の手段において、前記蓄積手段は、前記文書データを結合した結合文書データとして文書データの蓄積が可能であることを特徴とする。
【００２２】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して本発明の実施形態について説明する。
【００２３】
図１は本発明の実施形態に係る文書入出力装置としてのデジタル複写機（ＭＦＰ：Multi Function Peripheral−以下、ＭＦＰとも称す）１０の構成を示すブロック図、図２はＭＦＰ１０をファイル装置２１やパーソナルコンピュータ（以下、ＰＣとも称す）２２とネットワーク接続した状態を示すブロック図である。本実施形態に係るＭＦＰ１０は、ＣＰＵ１１が予めＲＯＭ１２内に格納した制御プログラムを読み出してＲＡＭ１３を画像データやセンサ信号などを一時記憶するワークエリアとして使用しつつ装置各部を統括制御することによりデータ処理装置としての各種処理を行うとと共に、本発明に係る処理を実行する。
【００２４】
ＭＦＰ１０には、ネットワークＩ／Ｆ（インターフェイス）２０によりイントラネット２３を介して接続されており、ユーザは図２に示すＰＣ２２から蓄積文書へのアクセスが可能となる。このＭＦＰ１０はＣＰＵ１１にシステムバスを介して、ＲＯＭ１２、ＲＡＭ１３およびネットワークＩ／Ｆ２０と共に、スキャナ１４、プロッタ１５、モデム１６、ＮＣＵ（網制御装置）１７、表示操作部１８、および蓄積文書や処理条件が保存されているハードディスク装置１９が接続されている。なお、蓄積文書および処理条件はＭＦＰ１０内部のハードディスク装置１９に保存される構成に限らず、イントラネット（ネットワーク）２３を介して接続するファイル装置２１（図２）に保存されるように構成してもよい。
【００２５】
ＣＰＵ１１がこれら装置各部１２〜２０を統括制御することにより、スキャナ１４が画像読取装置として機能してファクシミリ通信により画像データを伝送する伝送機能と、読取画像データを記録出力する複写（コピー）機能と、受信画像データを記録出力する記録機能とを備える複写機として使用することができる。また、図１中、１１ａはＣＰＵ１１が装置各部を制御する際に利用するタイマ機能であり、タイマ１１ａは、例えば、装置各部を同期させるためのタイミングをカウントする際に利用する。なお、ＭＦＰ１０は、ＰＣ２２から画像データを受け取って記録出力するプリンタ装置や、読み取り画像データをＰＣ２２に送出するスキャナ装置として利用可能に構成してもよく、これら画像データを本発明により処理する画像データと同様の処理をするようにしてもよい。
【００２６】
簡単に説明すると、スキャナ１４は、例えば、原稿テーブルにセットしたシート状の原稿を自動原稿搬送装置（ＡＤＦ）により１枚ずつ分離給送してコンタクトガラス（読取位置）上に位置決めした後に、公知の読取方法により、その原稿（画像や文字などからなる文書）に露光ランプの光を照射してその画像面からの反射光をＣＣＤにより光電変換して画像データを読み取る。プロッタ１５は、読取／受信して画像メモリ部を構成するＲＡＭ１３内にラッチする画像データを、例えば、公知の電子写真記録方式により、回転駆動させつつ帯電させた感光体上に光書き込みした静電潜像にトナーを付着させた（トナー現像した）トナー像を給紙カセットから搬送する用紙に転写・定着させ装置外に排紙する。モデム１６およびＮＣＵ１７は、モデム１６が画像データや各種手順信号を変復調するとともに、ＮＣＵ１７がＰＳＴＮ（公衆回線）２４との回線制御を実行して回線接続あるいはその切断を行うことにより、相手先のファクシミリ端末との間でファクシミリデータを送受信するファクシミリ通信を行う。なお、ＭＦＰ１０は、画像データを符号化圧縮するとともに、再現する際に復号化伸長するＤＣＲ（符号化復号化）として機能する画像処理部を備えていてもよく、コピー時などにはユーザにより指示されたサイズの画像に拡大・縮小する画像処理などを画像データに施すことができることはいうまでもない。
【００２７】
表示操作部１８は、装置本体の前面上部に設けられたオペレーションポート内に準備されたキーポート２１、表示ポート３１及びスピーカー４１により構成されており、表示ポート３１では、駆動条件、装置状態、入力条件などの各種情報を表示すると共にユーザによる機能選択などの選択入力を行うためのタッチパネル付き表示操作ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）で構成されている。
【００２８】
また、ＭＦＰ１０のＣＰＵ１１は処理条件の保存機能も有し、例えば、スキャナ１４で読み取った読取画像データをプロッタ１５によって用紙に記録出力したり、モデム１６およびＮＣＵ１７によりファクシミリ送信するのと並行して、記録出力する際の印刷処理条件（原稿サイズ、原稿種類、濃度、変倍指定、集約、ステープル、パンチ、両面、ソート等）やファクシミリ送信する際の送信処理条件（文字サイズ、原稿サイズ、原稿種類、濃度、送信相手先番号、送信日時等）と画像データをハードディスク装置（記憶手段）１９内に記憶させる。なお、この記憶装置はネットワークを介して接続されるファイル装置２１とする場合は、図示を省略して簡単に説明すると、一般的なパーソナルコンピュータにより構成することができ、ＭＦＰ１０から転送された画像データを再利用可能に大容量記憶装置内に蓄積管理するようになっている。その際、一文書毎に画像データと処理条件を対応付けして大記憶容量装置に蓄積保存し、その後のユーザによる要求に応じて選択された画像データを文書単位に大容量記憶装置から読み出して、ＭＦＰ１０に送出して印刷処理やファクシミリ送信処理させる。
【００２９】
図３はコピー機能時の表示操作部１８の表示状態を示す正面図である。コピー処理を行う場合に濃度や写真・文字などの画像の種類を指定するキー３２、表紙／合紙、編集／印字、倍率設定などの画像形成モード指定するキー３３、ステープル、パンチ、ソートなどの後処理を指定するキー３４などのキーを押下することで各種印刷処理条件が設定可能である。これらを設定し、文書蓄積キー３１を押下すると、これから処理する文書の蓄積が行われることを意味する。
【００３０】
図４は、ネットワークを介して接続されるＰＣ２２からＭＦＰ１０にアクセスし、ＭＦＰ１０内の蓄積文書を検索・処理する場合のＰＣ２２の操作画面を示す図である。ここでは蓄積された文書が蓄積時のアプリケーション毎にディレクトリに別れて表示される。ここで再処理したい文書を選択して印刷処理またはファクシミリ送信の指示をマウスのクリック等によって実行すると、図５に示すような印刷画面が表示され、部数ボックス５１に部数を入力して指定したり、複数の文書をまとめて印刷するかどうかをボックス５２のチェックで指定して印刷を開始する。また、処理条件を変更したい場合は同様にマウスのクリック等によって、図６に示すような処理条件設定画面を表示させ、処理条件の変更を行う。
【００３１】
次に本発明の中心である再処理について説明する。ここでは再処理として、以下の、
▲１▼再処理時の処理条件を記憶し、次回の再処理時にこれを処理条件として再処理する。
▲２▼印字処理または送信処理を行わずに蓄積処理のみ行った蓄積文書を再処理する場合、または蓄積時とは異なる処理を再処理において行う場合に対し、あらかじめ設定しておいた処理条件を用いて再処理する。
▲３▼該文書入出力装置の装置状態や装置構成等が変化して、蓄積文書の処理条件を実行することができない場合、当該処理条件を自動的に変更して再処理する。 の３つの印刷処理の場合について説明する。
【００３２】
前記▲１▼の場合；
前述の手順に従って蓄積された文書に対し、再処理時に図６の処理条件設定画面において処理条件を変更して印刷を実行する。「この条件を保存する」のボックス６１をチェックすると、変更した処理条件を保存し、次回、同じ文書を印刷処理した場合はこの処理条件が引用される。ボックス６１をチェックしない場合は、今回の印刷処理のみ変更が有効となり記憶されることはない。これにより、既に蓄積してある文書の処理条件の変更が可能となる。
【００３３】
前記▲２▼の場合；
スキャナ機能やファクシミリ送信機能によって蓄積した文書を印刷処理する場合、印刷のための処理条件は全く記憶されていない。そこでこのような場合には、不図示の初期設定画面において印刷処理時のデフォルト設定をあらかじめ設定しておき、これを引用して印刷処理を行う。ファクシミリ送信のデフォルト設定も同様に設定しておくことによってファクシミリ送信処理も同様に実行できる。これにより、どのアプリケーションで蓄積した文書なのかを意識することなく再処理が可能となる。
【００３４】
前記▲３▼の場合；
処理条件として例えば、ステープル指定がなされている文書を再処理する場合、ＭＦＰ１０側のステープルの針がなかったり、ステープル装置が故障していたり、または、ＭＦＰ１０の装置構成が変わっていてステープルができなくなっているなどの場合に、これを自動的に検知してステープル指定を解除して印刷を行う。処理条件として、穴あけ指定や両面指定、表紙／合紙／章区切り指定などがなされている場合も同様に、それぞれの装置が故障していたり、専用紙がなくなっている場合にこれらを自動的に検知し指定を解除して印刷を行う。これにより、装置の一部分が故障していたり、部分的に装置を変更したことによって、再処理が全くできなくなってしまうという弊害を回避できる。処理条件の指定が解除された場合は、その内容をＰＣ２２に表示させる。
【００３５】
これらの処理手順を図７のフローチャートに示し、これらのフローチャートに沿って処理手順について説明する。
【００３６】
まず、図７のフローチャートに示すように再処理を行なうにあたって、まず最初に処理条件が存在するか否かをチェックする（ステップ１０１）、そして、処理条件が存在すれば、その処理条件を読み込み（ステップ１０２）、処理条件が存在しなければ、初期設定の処理条件を読み込んだ（ステップ１０３）後、処理条件（図６）の１つの項目を読み込む（ステップ１０４）。
【００３７】
次いで、ステップ１０２で読み込んだ処理条件のうち１つの項目を読み込み（ステップ１０４）、その読み込んだ項目が実行可能かどうかをチェックし（ステップ１０５）、実行可能であれば、ステップ１０６からステップ１０４に戻って次の項目を読み込み、実行不能であれば、その実行不能な項目の設定を解除して（ステップ１０７）次の項目を読み込む（ステップ１０４）。これをすべての項目に対して繰り返し、全項目のチェックが終了すると（ステップ１０６でＹ）、チェックした処理条件で再処理可能かどうか判断し、再処理が行なえないと判断すれば、そこで、再処理は中止する（ステップ１０９）。
【００３８】
一方、再処理可能であれば（ステップ１０８でＹ）、再処理を開始し（ステップ１１０）、実行する。もし、処理条件が変化し、更新要求があれば（ステップ１１１でＹ）、処理条件を更新して（ステップ１１２）再処理を終え、更新要求がなければ（ステップ１１１でＮ）そのまま再処理を終了する。
【００３９】
▲４▼複数の文書をまとめて１つの文書として再処理する。
【００４０】
再処理する場合、複数の文書をまとめて１つの文書として処理することができる。たとえば別々に蓄積された２つの文書をまとめてステープルしたい場合などである。このような場合には、図４の操作画面において複数の文書を選択し、図５の「複数の文書をまとめて印刷」ボックス５２をチェックして印刷を行う。蓄積文書はそれぞれ処理条件を持っているので、まとめる場合は例えば先頭文書の条件を使用するものとする。どの文書の処理条件を使用するかについては、初期設定において設定したり、図８に示すように、「まとめて印刷」を指定した時点で新たにボックス７１が現れ、何番めの文書の処理条件を引用するかを入力するようにすることもできる。１つの文書の処理条件をすべての文書に適用して再処理を行うため、文書によっては適用できない条件が存在する場合がある。例えば、原稿のサイズが異なっているため一緒にステープルできないとか、同じ用紙に集約できないなどである。その場合はステープル条件や集約条件を解除して印刷を実行する。
【００４１】
図９は、このような複数の文書をまとめて１つの文書として印刷するマージ印刷を行う際の再処理の処理手順を示すフローチャートである。ここでは簡単のために、先頭文書の処理条件を引用する場合について示す。
【００４２】
この処理では、まず、ステップ２０１でマージ印刷（複数文書を１つの文書として印刷）することの指定があるかどうかをチェックする。マージ印刷が指定されていなければ、１文書を印刷するだけなので、前述の図７のフローチャートに移行してステップ１０１から処理を開始する。これに対し、マージ印刷の指定があれば、ステップ２０２以降の処理に移行する。
【００４３】
ステップ２０２では、先頭文書の処理条件が存在するかどうかをチェックし、処理条件が存在すれば、指定した文書の先頭文書の処理条件を読み込む（ステップ２０３）。
【００４４】
次いで、ステップ２０３あるいはステップ２０４で読み込んだ処理条件のうち図６に示す１つの項目を読み込み（ステップ２０５）、その読み込んだ項目が実行可能かどうかをチェックし（ステップ２０６）、実行可能であれば、ステップ２０７からステップ２０５に戻って次の項目を読み込み、実行不能であれば、その実行不能な項目の設定を解除して（ステップ２０８）次の項目を読み込む（ステップ２０５）。これをすべての項目に対して繰り返し、全項目のチェックが終了すると（ステップ２０７でＹ）、チェックした処理条件で再処理可能かどうか判断し、再処理が行なえないと判断すれば、そこで、再処理を中止する（ステップ２１０）。
【００４５】
一方、再処理可能であれば（ステップ２０９でＹ）、マージする文書のうちの１つの文書の処理条件を読み込み（ステップ２１１）、次に、読み込んだマージ文書の処理条件と先頭文書の処理条件のうち対応する１つの項目について比較する（ステップ２１２）。そして、先頭文書の項目の内容でマージ文書も実行可能かどうかチェックし（ステップ２１３）、実行可能であればステップ２１２に戻って次の項目の比較を行い、実行不能であれば該当項目の設定を解除して（ステップ２１５）、ステップ２１２で次の項目の比較を行う。そして、全ての項目のチェックが終了すると（ステップ２１４でＹ）、次のマージ文書についてステップ２１１からステップ２１４の処理を実行する。全てのマージ文書について、全ての項目のチェックが終了すると（ステップ２１６でＹ）、チェックした処理条件で再処理が可能かどうかを判定し（ステップ２１７）、再処理不能であれば、再処理を中止して処理を終える（ステップ２１８）。再処理可能であれば再処理を開始し（ステップ２１９）、処理条件の更新の要求があるかどうかを確認して（ステップ２２０）更新要求があれば処理条件を更新して（ステップ２２１）処理を終え、更新要求がなければそのまま処理を終える。
【００４６】
なお、ここではイントラネット２３に接続されたＰＣ２２からＭＦＰ１０にアクセスして前記処理を実行するように構成しているが、ＭＦＰ１０側の表示操作部１８に同様の表示を行わせ、ＭＦＰ１０単独でも同様の処理を行えるように構成することもできる。
【００４７】
【発明の効果】
以上のように、本発明によれば、出力指示受付手段で出力指示を受け付けた文書データに出力条件を付加して出力するので、文書データ入出力装置の利便性を高めることができる。
また、出力条件に基づく文書データの出力ができない場合、出力のできない出力条件は文書データの出力条件から解除し、出力条件に基づく文書データの出力ができる場合には、出力条件を維持した出力を行うので、文書データ入出力装置の利便性を高めることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施形態に係る文書入出力装置としてのデジタル複写機の構成を示すブロック図である。
【図２】デジタル複写機をファイル装置やパーソナルコンピュータとネットワーク接続した状態を示すブロック図である。
【図３】デジタル複写機のコピー機能時の表示操作部の表示状態を示す正面図である。
【図４】ネットワークを介して接続されるＰＣからデジタル複写機にアクセスし、デジタル複写機内の蓄積文書を検索・処理する場合のＰＣの操作画面を示す図である。
【図５】ＰＣ側の印刷指示画面を示す図である。
【図６】単一文書に対するＰＣ側の処理条件設定画面を示す図である。
【図７】単一文書を再処理するときの処理手順を示すフローチャートである。
【図８】複数文書をまとめて印刷する再処理を行うときのＰＣ側の印刷指示画面を示す図である。
【図９】複数文書をまとめて印刷する再処理を行うときの処理手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１０ デジタル複写機（ＭＦＰ）
１１ ＣＰＵ
１１ａ タイマ
１２ ＲＯＭ
１３ ＲＡＭ
１４ スキャナ
１５ プロッタ
１６ モデム
１７ ＮＣＵ
１８ 操作表示部
１９ ハードディスク
２０ Ｉ／Ｆ
２１ ファイル装置
２２ ＰＣ（パーソナルコンピュータ）
２３ イントラネット（ネットワーク）

Claims (4)

1. 読み取り手段で読み取ったまたはネットワークを介して入力された文書データの出力を行う文書データ入出力装置であって、
   複数の文書データに共通的に利用される出力条件を予め記憶した出力条件記憶手段と、
   複数の文書データを蓄積する蓄積手段と、
   前記蓄積手段に蓄積された文書データの出力指示を受け付け可能な出力指示受付手段と、
   該出力指示受付手段で出力指示を受け付けた文書データに、前記出力条件を付加して出力する出力制御手段と、を備えたことを特徴とする文書データ入出力装置。
2. 前記蓄積手段は、前記複数の文書データを結合して蓄積可能であることを特徴とする請求項１記載の文書データ入出力装置。
3. 読み取り手段で読み取ったまたはネットワークを介して入力された文書データの出力を行う文書データ入出力装置であって、
   文書データと該文書データの出力条件とを、文書データごとに対応付けて蓄積する蓄積手段と、
   該蓄積手段に蓄積された文書データを、前記出力条件に基づき出力するよう制御する出力制御手段とを、備え、
   前記出力制御手段は、前記出力条件に基づく文書データの出力ができない場合、該出力のできない出力条件は前記文書データの出力条件から解除する一方、前記出力条件に基づく文書データの出力ができる場合には、該出力条件を維持した出力を行うことを特徴とする文書データ入出力装置。
4. 前記蓄積手段は、前記文書データを結合した結合文書データとして文書データの蓄積が可能であることを特徴とする請求項３記載の文書データ入出力装置。

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