JP3639740B2 - 同報送信装置および同報送信プログラムを記録した記憶媒体 - Google Patents
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、通信回線を介してデータを送受信するファクシミリ装置、電子メール端末装置などの通信端末装置におけるデータ同報送信方式の改良に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来、電子メール端末装置やファクシミリ装置などで、複数の相手に同じ内容のデータを送信する際には、同報送信機能を使用し、一度の送信データセットの作成操作と送信先入力操作で、同じデータを複数の相手先に送信することができる。しかし、送信相手先によって部分的に異なるデータを送信したいという場合、例えば、本文を送る相手と同じ本文に添付資料を付けて送る相手が混在する場合には、それぞれのグループ毎に送信データの作成と送信とを行う必要があった。
【０００３】
図２５に、送信データの全部を送信する必要のある相手と一部のみ送信すればよい相手が混在する場合の従来技術の処理の流れを示す。まず、S202において全送信データを指定し、S204において全データを送信したい相手の宛先を入力し、S206でデータを送信形式に変換し、S208で送信する。次に、上記処理で送信したデータのうちの一部のデータを送信するために、送信したい部分のデータを再度送信データとして指定する。S212で一部のデータのみ送信すればよい相手の送信先を入力し、S214で変換、S216で送信を行なう。以上の説明で解るように、基本的には同じ送信データであるのに、2度に分けて、再度データ入力から行なう必要があり、操作が繁雑であるという問題があった。
【０００４】
この点を改善するものとして特開平5-244376がある。同公報では、ファクシミリ装置において、ページ単位メモリと宛先毎の送信ページテーブルを持ち、同報送信時に宛先毎に送信ページテーブル検索することで必要なページのみを送信し、同じ原稿を何度も読み取る手間を軽減している。
【０００５】
また、通信端末に電話帳等の宛先メモリ機能及びグループ登録機能がある場合には、同報送信時にはグループ指定するだけで必要なメンバにデータ送信することができる。しかし、従来のグループ登録方法は、予め電話帳に登録された宛先をリストから選択する方法であるため、操作者は宛先登録とグループ登録の2度の操作が必要であり、操作者の労力が大きいという問題があった。
【０００６】
これを改善するものとして特開平6-133101がある。同公報では、電話帳の宛先登録時に、簡単な文字列からなるグループ識別子を各宛先に付加してグループ登録することができる。さらに予め市外局番に基づいて地域毎にグループ分けすることで、グループ識別子を入力しなくても宛先情報でグループ分けすることができ、グループ登録時の手間を軽減している。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、前述の特開平5-244376では、送信データを変更する度に宛先と送信ページテーブルを入力し直す必要があった。
【０００８】
また、前述の特開平6-133101では、宛先登録時及びグループ登録時の操作は簡略化されているが、あらかじめ宛先をメモリに登録してからグループ登録操作をする必要がある。また、同グループの重要度が異なる相手にデータの一部だけを送信したい場合には、グループ登録が使えず、図２５のように、手動で行なわなくてはいけない。さらには、グループ内のメンバには全く同じ内容が送信されてしまい、ネットワークやディスク等の通信資源の無駄を招くという問題があった。
【０００９】
本発明は、上記課題を解決し、データ同報送信作業を簡略化し、複数の相手へ、1つの送信データの異なる部分を同報送信したい場合の操作を軽減することを目的とするものである。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
上述の目的を達成するために本発明は、通信回線を利用したデータの同報送信装置であって、第１宛先欄および第２宛先欄を表示する表示手段と、２つの宛先欄にドメインを含む電子メールアドレスを宛先として入力する入力手段と、送信する本文および添付データを記憶する記憶手段と、第１宛先欄に入力された宛先であって、かつ所定ドメインの宛先に本文および添付データを送信し、第２宛先欄に入力された宛先に本文のみを送信する送信手段とを備えた、同報送信装置である。
【００１３】
また、本発明は、通信回線を利用したデータの同報送信をコンピュータに実行させるための同報送信プログラムを記録した記憶媒体であって、第１宛先欄および第２宛先欄を表示する表示手段と、２つの宛先欄にドメインを含む電子メールアドレスを宛先として入力する入力手段と、送信する本文および添付データを記憶する記憶手段と、第１宛先欄に入力された宛先であって、かつ所定ドメインの宛先に本文および添付データを送信し、第２宛先欄に入力された宛先に本文のみを送信する送信手段としてコンピュータを機能させるための、同報送信プログラムを記録した記憶媒体である。
【００１４】
【発明の実施の形態】
以下、本発明におけるデータ同報送信方法の実施例について図面を用いて説明する。
【００１５】
図１は本発明の一実施例のシステム構成を示すブロック図である。同図において、1は全体の動作制御を行なうCPU、2はCPU1を動作させるための制御プログラム等が格納されているフラッシュメモリ等の書き替え可能なプログラムメモリ、3はCPU1を動作させるために必要なデータが記憶されるRAM（一時記憶メモリ）であり、バッテリーバックアップされている。このプログラムメモリ2には、制御プログラムの他に、同報送信プログラム8、優先度指定プログラム10、送信データ変換プログラム11、アドレス帳検索プログラム12、アドレス帳変更プログラム13が格納されている。
【００１６】
同報送信プログラム8は同報送信処理を制御する同報送信部であり、詳細な動作は図２のフローチャートに従っている（後述する）。優先度指定プログラム10は同報送信先の優先度を指定する優先度指定部であり、送信が指示される度に、優先度指定プログラム10で各送信先と優先度が対応付けられ、優先度管理テーブル9として管理される。優先度管理テーブル9は、送信が終了すると消去される。優先度指定プログラム10はプログラムメモリ2に、また、優先度管理テーブル9はRAM3に格納されており、詳細な動作については、後に図６、図１３、図１５、図１６、図１９のフローチャートを用いて説明する。送信データ変換プログラム11は送信データ変換部であり、操作者により送信が指示されると、RAM3に格納された送信用データファイル(1-3-b)から必要なデータを取り出し、優先度管理テーブル9に従って送信データを回線を通じて送信できるデータ形式に変換する。アドレス帳検索プログラム12はアドレス帳検索部であり、アドレス帳(1-3-a)より送信先のアドレスの優先度を検索したり、送信相手のアドレスから名前を検索したりする。また、アドレス帳変更命令があったときは、アドレス帳変更プログラム13で変更を行なう。動作に関しては、図２２において説明する。
【００１７】
RAM3には、本発明の特徴である優先度管理テーブル9、宛先をまとめて登録しておくアドレス帳(1-3-a)、送信用のデータファイル(1-3-b)、送信履歴リスト(1-3-c)等が格納されている。また、作業用に一時的に使用する作業リストエリア(1-3-d)等にも使用される。
【００１８】
4は通信手段として機能するモデム、5はCD-ROM、フロッピーディスク等の外部記憶装置、6は文字列や操作者の指示を入力する入力部で、キーボードやペンタブレット、画像を読み込むためのスキャナ等で構成される。7は送信データ内容や、システムから操作者へのメッセージ等を表示する表示部で、液晶ディスプレイ、CRTディスプレイ等により構成される。14は本体と分離可能な記憶媒体であり、CD-ROM、フロッピーディスクなどが代表的である。記憶媒体14には、本発明を実施するために必要なプログラムであるソースプログラム、中間プログラム、実行形式プログラムなどが格納されている。記憶媒体14から読み込まれた実行形式プログラムは、CPU1によってプログラムメモリ２に展開される。なお、プログラムメモリ2に格納される各制御プログラムは、モデム4を介して通信回線から読み込むようにしてもよい。
【００１９】
送信用データファイル(1-3-b)は、入力部6より操作者が入力したり、モデム4経由でサーバや通信先からダウンロードしたり、外部記憶装置5から取得する。アドレス帳(1-3-a)、データファイル(1-3-b)等を登録する記憶媒体としては、RAM3などが代表的であるが、携帯性を考慮し、情報の種類によっては外部記憶装置5に登録してもよい。
【００２０】
次に本発明の概要を説明する。利用者がある1つのデータを重要度の異なる複数の相手に同報送信する場合、まず送信するデータを作成する。操作者は入力部6を通して入力操作を行なうが、外部記憶装置5からデータを呼び出してもよい。また、入力部6にスキャナ等があれば、読み込んだイメージデータを利用してもよい。読み込まれたデータは、RAM3の送信用データファイル(1-3-b)に格納される。データ作成を終了すると、送信用データの内の一部のデータのみを送信するためのデータの区切り方法を指定する。この区切りは、例えばページ単位であったり、テキストデータとバイナリデータなど、様々な区別の方法がある。詳細は、図３にて説明する。この区切り方法は、一旦送信データ変換プログラム11に記憶される。
【００２１】
次に、入力部6より操作者が送信先を指定すると、優先度指定プログラム10で、設定されたルールに基づき各宛先に対して優先度を付加し、優先度管理テーブル9を作成する。このとき、アドレス帳検索プログラム12にて、アドレス帳(1-3-a)を検索し、各アドレスに設定された優先度を利用することができる。
【００２２】
操作者による送信データと宛先の入力が終了すると、次は送信データ変換プログラム11にて、優先度管理テーブル9と、先に指定された送信データ区切り方法とを基に、宛先別にデータを送信形式に変換し、送信する。
【００２３】
従来の送信方法では、操作者が2度に分けて送信処理を行なっていたが、以上の処理により、送信データの区切り方法を指定する操作を追加するだけで、各宛先に優先度を自動で付加し、重要な宛先にのみに全データを送信し、優先度の低い宛先には、連絡事項のみなど、データの一部を送信することができるようになる。
【００２４】
図２は、本発明の実施例における全体動作を示すフローチャートである。本フローチャートは、同報送信プログラム8にて制御される。
【００２５】
ここでは、電子メールの送信を例にとり、テキストデータにバイナリファイルを添付したデータを同報送信する一連の流れについて説明する。本実施例では、テキストデータと添付データ（バイナリファイル）を全データとし、重要な宛先にのみ全データを送信し、その他の宛先にはテキスト部分のみを送信する。
【００２６】
同報送信をする場合、S2において、操作者が送信データを作成する。これは、入力部6より入力または選択されるものであり、キーボード入力によるテキストデータ、光学スキャナ等により読みとったイメージデータ、通信回線を介して受信したデータ、または外部記憶装置5に記録されていたデータの読み出しなど、様々な方法で作成・入力され、送信用データファイル(1-3-b)に格納される。
【００２７】
次に、S4により、送信データ入力時に、データの区切りをつける。この区切りは、例えばページ単位であったり、テキストデータとバイナリデータなど、様々な区別の方法がある。
【００２８】
データの区切り指定方法としては、例えばシステム側であらかじめ選択肢をいくつか用意しておく方法がある。例として、図３のような選択画面を表示部7に表示して、入力部6より操作者が適切な区切り方法を選択する方法がある。
【００２９】
本例では、本文と添付データに分けるので、入力部6より「本文と添付データ」(3-1)を選択する。この場合、本文と添付データファイルは、通常は入力時に既に区別されているので、操作者は特にデータ区切り位置等を入力する必要はない。
【００３０】
他の項目(3-2,3-3)が選択された場合には、送信データを一旦表示部7に表示させ、操作者が入力部6より区切り位置を入力する。
【００３１】
本例では、送信の度に毎回区切り方法を指定しているが、一度選択された情報をRAM3などに保持し、次回変更指示があるまで同じ区切り方法を使用すれば操作数をさらに軽減することができる。
【００３２】
次に、S6において、入力部6より操作者が同報送信の宛先アドレスを入力する。入力されたアドレスはRAM3に記憶される。アドレスは、アドレス帳(1-3-a)より選択してもよい。図４は、アドレス入力例で、ここではTo(主宛先)に2名、Cc(副宛先)に1名入力されている。
【００３３】
S8で、アドレスが複数あるかを判定し、アドレスが単数の場合は、S22において、指定されたアドレスに全データを送信する。アドレスが複数指定されている場合は、S10で各アドレスに優先度を自動的に付加し、図５に示すような優先度管理テーブル9を作成する。この優先度付加処理は優先度指定プログラム10によって制御される。
【００３４】
ここで、図６を用いて複数指定された送信先アドレスへの優先度付加処理S10について説明する。例えば、To欄に指定された宛先を高優先度、Cc欄に指定された宛先は低優先度とする。
【００３５】
図２のS6において、図４で示したアドレスが入力されているものとする。S26（図６）において、まずTo欄から送信先アドレスを1名分、ここでは、1人目のaaa@xyz.com(4-1)を取得し、S28でアドレス(4-1)の優先度を高として、優先度管理テーブル9へ登録する。次に、S30でTo欄に未処理のアドレスがあるかどうかを判定する。今の場合、まだbbb@xyz.com(4-2)が残っているので、再度S26へ戻り、同様に優先度を付加する。
【００３６】
To欄のアドレスを全て処理すると、S32へ進み、Cc欄から1人目のアドレスccc@test.co.jp(4-3)を取得し、S34で優先度を低として、優先度管理テーブル9へ登録する。同様に、S36でCc欄に未処理の宛先がないと判定するまで処理を繰り返す。
【００３７】
以上の処理で、図５のように各宛先に優先度を自動で付加することができる。さらに、送信時にこの優先度管理テーブル9を使用することで、優先度が高いaaa@xyz.com,bbb@xyz.com(8-1)宛には本文＋添付データを、ccc@test.co.jp(8-2)宛には、優先度が低いため、本文データのみを送信することができる。
【００３８】
複数の相手に電子メールを送信する場合、重要度の高い相手はTo欄に、重要度の低い相手をCc欄に入力することは従来から行なわれていることであり、操作者は特別な入力方法をする必要なく、重要度別のデータ送信が可能となる。
【００３９】
再び図２に戻って、S12では、S10で作成された優先度管理テーブル9を表示部7に表示し、操作者に確認を求める(図７)。ここで、操作者が変更したい場合は、各宛先の右側にあるトグルボタンをペンタブレット等で指示することにより容易に修正が可能である。また、S10で全てのアドレスが優先度低を割り当てられた場合、図８のように、添付データを送信するべき宛先がない旨のメッセージ(6-1)を表示し、操作者に優先度変更を促す。
【００４０】
次に、S14で操作者からの優先度管理テーブル9の修正の有無を判定し、修正があった場合にはS16で優先度管理テーブル9を変更し、修正がなかった場合には、そのままS18へ進む。
【００４１】
S18では、S10で作成し、S16で修正した優先度管理テーブル9を基に、まず低優先度用に送信するべきデータを送信データ変換プログラム11で作成する。S4で設定した送信データの区切りが「本文と添付データ」となっているため、低優先度の宛先には本文のみを送信形式に変換し、S20で低優先度の宛先に送信する。
【００４２】
同様に、S22では、送信データ変換プログラム11にて、高優先度用として本文と添付データをまとめて送信形式に変換し、S24で高優先度の宛先に送信する。送信したデータと宛先の情報は、S25で送信履歴リスト(1-3-c)に登録される。
【００４３】
優先度が低い宛先では、全てのデータは必要ではなく、連絡のみを必要としている場合が多い。その場合、全ての宛先に対して、全データを送信すると、受信側のメモリや通信資源の無駄遣いとなる。この場合、従来は、重要度が異なる相手にデータを送信するに際して優先度に応じて送信データを作成し、その後、送信操作を全て手動で行なっていたが、本発明により、操作者は1度の送信処理をするだけで、グループ登録する手間もなく、複数の宛先へ重要度に応じたデータ送信を自動で行なうことができる。
【００４４】
次に優先度毎の送信データの作成処理の例について説明する。図９は高優先度用の送信データ作成処理S22のフローチャート、図１０は低優先度用の送信データ作成処理S18のフローチャートであり、図１１に実際の送信データの例を示す。
【００４５】
図２のS16までに、各宛先に対する優先度管理テーブル9（図１１）と送信データ入力が終了しているので、まず、S120（図９）で、優先度管理テーブルから高優先度の宛先を取得し、S122で、アドレス帳1-3-a（図１２）から名前を検索した結果（図１１（23-2-a））をS124で宛先として本文(23-2-b)の文頭に挿入する。
【００４６】
次に、S126で低優先度の宛先を取得、S128でアドレス帳1-3-a(図１２)から名前を検索した結果（図１１（23-2-c））を文末に挿入し、S132で、メッセージ(23-2-d)を追加する。図９では、高優先度用のデータ作成処理であるため、文末に、低優先度の宛先をリストアップし、連絡のみした旨のメッセージを自動追加する。以上の処理により、作成したデータをS134で送信形式に変換する。
【００４７】
図１０は、低優先度用の送信データ作成処理の流れであるが、本フローチャートは、図９の高優先度用送信データ作成処理において、低優先度と高優先度を入れ替えて処理することで実現できるため、説明を省略する。本フローで作成した低優先度用送信データ例を図１１に示す。
【００４８】
以上の実施例では、単に優先度別に送信データ作成処理を行なっているが、例えばさらにドメイン毎に送信データを作成することで、不要な宛先の羅列防止や、会社間の機密保持を実施することができる。
【００４９】
上記処理を行なうことで、優先度別に必要なデータを送信し、さらにそれぞれ、どの宛先にどのデータが送信されているかのメッセージを自動で付加することが可能である。
【００５０】
次に、他の優先度付加方法について図１３を用いて説明する。この方法は宛先の指定順序に応じて優先度を設定するものである。例えば、To欄の1人目の宛先のみを高優先度とし、残りの宛先は低優先度とする方法である。
【００５１】
図２のS6において、図４に示すようなアドレスが入力されている場合、S38において、To欄の宛先を1件取得し、S40で優先度管理テーブル9に優先度高として登録する。なお、図４では、宛先が入力された順に表示されている。ここでは、aaa@xyz.com(4-1)を優先度高で登録する。次に、S42の判定で、To欄に宛先が残っているため、S44で残りのTo欄の宛先bbb@xyz.com(4-2)を取得し、優先度低で優先度管理テーブル9に登録する。上記の処理を繰り返し、S42,S48でTo欄の宛先を全て処理したと判定された場合にはS50でCc欄からアドレスccc@test.co.jp(4-3)を取得し、S52で優先度管理テーブル9に優先度低で登録する。上記処理をCc欄から未処理アドレスがなくなるまで繰り返す。
【００５２】
全ての処理が終了すると、図１４のように各宛先に優先度を自動的に付加して優先度管理テーブル9を作成することができる。さらに、この優先度管理テーブル9を使用することで、優先度が高いaaa@xyz.com(10-1)宛には本文＋添付データを、bbb@xyz.com,ccc@test.co.jp(10-2)宛には、優先度が低いため、本文データのみを送信することができる。
【００５３】
次に、さらに他の優先度付加方法について図１５を用いて説明する。この方法は、アドレス帳に登録された設定値に従って優先度を設定するものである。ここで、アドレス帳は図１２のように、名前、アドレス項目の他にメール送信時のデータ添付の有無を設定する項目がある場合に、この添付データの設定項目を優先度とみなし、例えば、「添付する」を優先度高、「添付しない」を優先度低とする。
【００５４】
図２のS6において、図４に示すようなアドレスが入力されている場合、S56で宛先欄からアドレスを1件取得し、S58で、アドレス帳検索プログラム12で、RAM3に記録されているアドレス帳(1-3-a)を検索する。
【００５５】
aaa@xyz.com(4-1)をアドレス帳検索し、S62で、アドレス帳(1-3-a)に設定されている設定(12-1)が「添付する」であるため、優先度高で優先度管理テーブル9に登録する。該当アドレスがアドレス帳(1-3-a)に登録されていない場合は、S64において優先度低として優先度管理テーブル9に登録する。次に、S66で宛先欄に未処理のアドレスが残っている場合はS56へ戻り同様の処理を行ない、全てのアドレスの処理が終了すると、図１４のように、自動的に優先度付加することができる。
【００５６】
次に、さらに他の優先度付加方法について図１６を用いて説明する。この方法は、ドメイン毎に優先度を指定することを特徴とするものである。例えば、宛先欄に同じドメインの宛先が複数指定されている場合、同じドメインの中から高優先度の宛先を1人指定し、残りの宛先を全て低優先度に指定する。
【００５７】
図２のS6において、図１７に示すアドレスが宛先入力され、図１８の(15-1)のように記憶されているとする。
【００５８】
まず、S68で宛先を1つ取得し、S70でアドレスのドメイン名を抽出する。ここでは、まず宛先リスト(15-1)より、aaa@xyz.comを取得し、作業リスト1-3-d(15-2)に登録する。ドメイン名''xyz.com''を抽出し、S72で宛先の中から同じドメイン名の宛先であるbbb@xyz.com、ddd@xyz.comを取得し、作業リスト1-3-d(15-2)に追加する。次に、S74より、1件目に取得したアドレスaaa@xyz.comを優先度高で、S76より、それ以外のアドレスを優先度低として、優先度管理テーブル9(15-3)に登録し、作業リスト1-3-dをクリアする。未処理の宛先リストは(15-4)のようになり、S78の判定で、S68へ戻り、再度同じ処理をする。まず、ccc@test.co.jpを取得し、作業リスト1-3-d(15-5)に登録する。``test.co.jp''と同じドメインの宛先を抽出し、eee@test.co.jpを作業リスト1-3-d(15-5)に登録する。次に、ccc@test.co.jpを優先度高に、eee@test.co.jpを優先度低として優先度管理テーブル9に追加する。
【００５９】
以上の処理により、同じドメインの宛先には、少なくとも1名の高優先度アドレスが選出された。ここでは、各ドメインの高優先度宛先は1名としているが、複数選出できるようにしてもよい。これにより、複数の拠点に送信する場合、拠点毎に優先度を設定しているため、送信洩れが発生したり、同じ拠点に同じデータを重複送信することなく、通信資源の節約をすることができる。
【００６０】
次に、他の優先度付加方法について図１９を用いて説明する。これまで説明した優先度付加処理における決定条件は単独であったが、ここで説明するものは複数の条件を合わせて利用する例である。例えば、宛先入力欄により優先度を指定方法とドメイン毎に優先度を指定方法とを組合わせた優先度指定方法について説明する。
【００６１】
図２のS6において、図１７に示すようなアドレスが宛先入力されているとする。例えば、表示部7に図２０のように添付データの送信方法を表示し、操作者が選択した条件を適用して優先度付加を行なう。条件は1つでも複数でも設定でき、条件の優先順位も操作者が指定できるようにしてもよい。本画面は1度の送信処理毎に表示するのではなく、例えば条件設定機能などから呼び出して、必要な時に設定を行なえば操作が繁雑にならない。
【００６２】
本実施例では、条件の選択肢を「Toの宛先のみ」(17-1)と「同ドメインは○件目まで」(17-2)の2つとし、両方の条件を選択した場合について説明する。また、図２１は、図１９に従って処理を進めた場合の、作業リスト(1-3-d)と優先度管理テーブル9例である。
【００６３】
まず、S80（図１９）において、条件図２０(17-1)が選択されているかどうかを判定する。選択されていない場合、S81において選択対象をToとCc、つまり全宛先とし、選択されている場合、S82において選択対象をTo(主宛先)のみとする。次に、宛先リスト図２１(18-1)の中から、S83にて選択対象から宛先を1つ取得し、作業リスト1-3-d(18-2)に登録する。S84で条件図２０(17-2)が選択されている場合、S85で宛先のドメイン名を取得し、S86で選択対象から同じドメインの宛先を取得して作業リスト1-3-d(18-2)に追加する。S84で条件(17-2)が選択されていない場合、それ以上の宛先取得をせず、S87へ進む。本例では、まずS83でTo欄のアドレスの中から、aaa@xyz.comを取得し、S86でbbb@xyz.comを取得して作業リスト1-3-d(18-2)に登録する。次に、S87で、作業リストからアドレスを1つ取得し、優先度高で優先度管理テーブル9(18-3)に登録する。ここで、条件(17-2)が選択されていない場合は、作業リストには1つしかアドレスが登録されていないため、S88の判定でS91へ進む。条件(17-2)が選択されている場合には、S88で作業リスト1-3-d(18-2)に未処理アドレスが残っているかを判定し、残っていなければS91へ進み、残っている場合には、S89で条件(17-2)の設定人数分だけ優先度高の宛先取得処理の繰り返し、及びS90で作業リスト1-3-d(18-2)に残ったアドレスを優先度低で優先度管理テーブル9に登録する。ここまでの処理で、作業リスト1-3-d(18-2)のアドレスが全て優先度付加処理される。本例では、同ドメインからは1件目のみ優先度高とするので、aaa@xyz.comを優先度高に、bbb@xyz.comを優先度低に設定する。次に、S91で選択対象に未処理の宛先が残っているかを判定する。宛先リスト(18-4)には、Toにアドレスが残っているため、S83へ戻り、同じ処理を繰り返す。選択対象に未処理宛先がなくなると、S92へ進み、選択対象外のアドレスを全て優先度低として、優先度管理テーブル9(18-8)へ登録する。
【００６４】
以上の処理を行なうことで、複数の条件を組み合わせ、より精度の高い優先度付加を行なうことが可能である。
【００６５】
以上説明したように、本発明によればデータ送信先の重要度に応じてデータを送信することができるが、一部データしか送信していない優先度の低い宛先から返信があった場合に、アドレス帳(1-3-a)に登録された優先度設定値を変更する必要が生ずる。このために使用するアドレス帳変更処理の例を図２２のフローチャートを用いて説明する。本フローチャートは、アドレス帳変更プログラム13によって制御される。
【００６６】
S100において、以前送信した相手から返信があった場合、S102で差出人のアドレスを解析する。返信であるかどうかは、メールサブジェクトに「Re:」、「返信：」等の返信を表す文字列があるかどうかなど、ヘッダを解析することで判断できる。差出人のアドレスより、S104でアドレス帳1-3-a（図１)を検索し、S106で登録されていなければ、何もせず処理を終了する。アドレス帳1-3-aに登録されている場合、S108でその優先度の設定値を調べ、優先度が既に高に設定されていれば、処理を終了する。優先度が低であれば、S110で表示部6に図２３のようなアドレス帳1-3-aの変更確認メッセージを表示する。このとき、アドレス帳変更だけではなく、前回、優先度高の宛先に送信した添付データを、該アドレスに再送信するかどうかも合わせて表示する。S112で、操作者により設定の変更が選択された場合には、S114でアドレス帳1-3-aの設定値を変更する。本例では、差出人が佐藤二郎(ccc@test.co.jp)であり、優先度が低で設定されていたため、アドレス帳1-3-aの設定値を「添付する」に更新する(図２４)。
【００６７】
さらにS116で添付データの再送が選択されている場合には、送信履歴リスト(1-3-c)から該当データを取得し、送信データ変換プログラム11にて変換処理の後、S118で添付データを差出人宛に再送する。
【００６８】
以上により、一度アドレス帳1-3-aに優先度を設定した場合でも、通信を重ねて優先度の学習を行ない、設定値の変更を容易に行なうことができる。
【００６９】
以上、ここまで挙げた実施形態における内容は、本発明の主旨を変えない限り、上記記載内容に限定されるものではない。
【００７０】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、重要度の違う相手へ同じデータを同報送信する場合に、グループ登録とは異なり自動的に優先度付加処理を行なうことで、一度の送信宛先とデータ設定で必要な相手に必要なデータを送信することができ、同報送信の繁雑な操作を簡略化することができる。また、重要な相手へのみ、必要なデータを送信するため、受信側のディスクやネットワークの付加を軽減することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明実施例のシステム構成を示すブロック図である。
【図２】本発明の全体動作を示すフローチャートである。
【図３】本発明の送信データ区切り指定画面の例を示す図である。
【図４】本発明の宛先入力画面の例を示す図である。
【図５】本発明の優先度管理テーブルの例を示す図である。
【図６】本発明の優先度付加方法を示すフローチャートである。
【図７】本発明の宛先別送信データ確認画面の例を示す図である。
【図８】本発明の宛先別送信データ確認画面の例を示す図である。
【図９】本発明の高優先度用送信データ変換処理を示すフローチャートである。
【図１０】本発明の低優先度用送信データ変換処理を示すフローチャートである。
【図１１】本発明の自動付加メッセージの例である。
【図１２】本発明のアドレス帳の例を示す図である。
【図１３】本発明の優先度付加方法を示すフローチャートである。
【図１４】本発明の優先度管理テーブルの例を示す図である。
【図１５】本発明の優先度付加方法を示すフローチャートである。
【図１６】本発明の優先度付加方法を示すフローチャートである。
【図１７】本発明の宛先入力画面の例を示す図である。
【図１８】本発明の優先度管理テーブルの例を示す図である。
【図１９】本発明の優先度付加方法を示すフローチャートである。
【図２０】本発明の添付データ送信方法の指定画面の例を示す図である。
【図２１】本発明の優先度管理テーブルの例を示す図である。
【図２２】本発明のアドレス帳変更処理を示すフローチャートである。
【図２３】本発明のアドレス帳変更確認の画面の例を示す図である。
【図２４】本発明のアドレス帳変更の例を示す図である。
【図２５】従来技術の処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１ CPU
２ プログラムメモリ
３ RAM
４ モデム
５ 外部記憶装置
６ 入力部
７ 表示部
８ 同報送信処理プログラム
９ 優先度管理テーブル
１０ 優先度指定プログラム
１１ 送信データ変換プログラム
１２ アドレス帳検索プログラム
１３ アドレス帳変換プログラム
１４ 記憶媒体
【発明の属する技術分野】
本発明は、通信回線を介してデータを送受信するファクシミリ装置、電子メール端末装置などの通信端末装置におけるデータ同報送信方式の改良に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来、電子メール端末装置やファクシミリ装置などで、複数の相手に同じ内容のデータを送信する際には、同報送信機能を使用し、一度の送信データセットの作成操作と送信先入力操作で、同じデータを複数の相手先に送信することができる。しかし、送信相手先によって部分的に異なるデータを送信したいという場合、例えば、本文を送る相手と同じ本文に添付資料を付けて送る相手が混在する場合には、それぞれのグループ毎に送信データの作成と送信とを行う必要があった。
【０００３】
図２５に、送信データの全部を送信する必要のある相手と一部のみ送信すればよい相手が混在する場合の従来技術の処理の流れを示す。まず、S202において全送信データを指定し、S204において全データを送信したい相手の宛先を入力し、S206でデータを送信形式に変換し、S208で送信する。次に、上記処理で送信したデータのうちの一部のデータを送信するために、送信したい部分のデータを再度送信データとして指定する。S212で一部のデータのみ送信すればよい相手の送信先を入力し、S214で変換、S216で送信を行なう。以上の説明で解るように、基本的には同じ送信データであるのに、2度に分けて、再度データ入力から行なう必要があり、操作が繁雑であるという問題があった。
【０００４】
この点を改善するものとして特開平5-244376がある。同公報では、ファクシミリ装置において、ページ単位メモリと宛先毎の送信ページテーブルを持ち、同報送信時に宛先毎に送信ページテーブル検索することで必要なページのみを送信し、同じ原稿を何度も読み取る手間を軽減している。
【０００５】
また、通信端末に電話帳等の宛先メモリ機能及びグループ登録機能がある場合には、同報送信時にはグループ指定するだけで必要なメンバにデータ送信することができる。しかし、従来のグループ登録方法は、予め電話帳に登録された宛先をリストから選択する方法であるため、操作者は宛先登録とグループ登録の2度の操作が必要であり、操作者の労力が大きいという問題があった。
【０００６】
これを改善するものとして特開平6-133101がある。同公報では、電話帳の宛先登録時に、簡単な文字列からなるグループ識別子を各宛先に付加してグループ登録することができる。さらに予め市外局番に基づいて地域毎にグループ分けすることで、グループ識別子を入力しなくても宛先情報でグループ分けすることができ、グループ登録時の手間を軽減している。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、前述の特開平5-244376では、送信データを変更する度に宛先と送信ページテーブルを入力し直す必要があった。
【０００８】
また、前述の特開平6-133101では、宛先登録時及びグループ登録時の操作は簡略化されているが、あらかじめ宛先をメモリに登録してからグループ登録操作をする必要がある。また、同グループの重要度が異なる相手にデータの一部だけを送信したい場合には、グループ登録が使えず、図２５のように、手動で行なわなくてはいけない。さらには、グループ内のメンバには全く同じ内容が送信されてしまい、ネットワークやディスク等の通信資源の無駄を招くという問題があった。
【０００９】
本発明は、上記課題を解決し、データ同報送信作業を簡略化し、複数の相手へ、1つの送信データの異なる部分を同報送信したい場合の操作を軽減することを目的とするものである。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
上述の目的を達成するために本発明は、通信回線を利用したデータの同報送信装置であって、第１宛先欄および第２宛先欄を表示する表示手段と、２つの宛先欄にドメインを含む電子メールアドレスを宛先として入力する入力手段と、送信する本文および添付データを記憶する記憶手段と、第１宛先欄に入力された宛先であって、かつ所定ドメインの宛先に本文および添付データを送信し、第２宛先欄に入力された宛先に本文のみを送信する送信手段とを備えた、同報送信装置である。
【００１３】
また、本発明は、通信回線を利用したデータの同報送信をコンピュータに実行させるための同報送信プログラムを記録した記憶媒体であって、第１宛先欄および第２宛先欄を表示する表示手段と、２つの宛先欄にドメインを含む電子メールアドレスを宛先として入力する入力手段と、送信する本文および添付データを記憶する記憶手段と、第１宛先欄に入力された宛先であって、かつ所定ドメインの宛先に本文および添付データを送信し、第２宛先欄に入力された宛先に本文のみを送信する送信手段としてコンピュータを機能させるための、同報送信プログラムを記録した記憶媒体である。
【００１４】
【発明の実施の形態】
以下、本発明におけるデータ同報送信方法の実施例について図面を用いて説明する。
【００１５】
図１は本発明の一実施例のシステム構成を示すブロック図である。同図において、1は全体の動作制御を行なうCPU、2はCPU1を動作させるための制御プログラム等が格納されているフラッシュメモリ等の書き替え可能なプログラムメモリ、3はCPU1を動作させるために必要なデータが記憶されるRAM（一時記憶メモリ）であり、バッテリーバックアップされている。このプログラムメモリ2には、制御プログラムの他に、同報送信プログラム8、優先度指定プログラム10、送信データ変換プログラム11、アドレス帳検索プログラム12、アドレス帳変更プログラム13が格納されている。
【００１６】
同報送信プログラム8は同報送信処理を制御する同報送信部であり、詳細な動作は図２のフローチャートに従っている（後述する）。優先度指定プログラム10は同報送信先の優先度を指定する優先度指定部であり、送信が指示される度に、優先度指定プログラム10で各送信先と優先度が対応付けられ、優先度管理テーブル9として管理される。優先度管理テーブル9は、送信が終了すると消去される。優先度指定プログラム10はプログラムメモリ2に、また、優先度管理テーブル9はRAM3に格納されており、詳細な動作については、後に図６、図１３、図１５、図１６、図１９のフローチャートを用いて説明する。送信データ変換プログラム11は送信データ変換部であり、操作者により送信が指示されると、RAM3に格納された送信用データファイル(1-3-b)から必要なデータを取り出し、優先度管理テーブル9に従って送信データを回線を通じて送信できるデータ形式に変換する。アドレス帳検索プログラム12はアドレス帳検索部であり、アドレス帳(1-3-a)より送信先のアドレスの優先度を検索したり、送信相手のアドレスから名前を検索したりする。また、アドレス帳変更命令があったときは、アドレス帳変更プログラム13で変更を行なう。動作に関しては、図２２において説明する。
【００１７】
RAM3には、本発明の特徴である優先度管理テーブル9、宛先をまとめて登録しておくアドレス帳(1-3-a)、送信用のデータファイル(1-3-b)、送信履歴リスト(1-3-c)等が格納されている。また、作業用に一時的に使用する作業リストエリア(1-3-d)等にも使用される。
【００１８】
4は通信手段として機能するモデム、5はCD-ROM、フロッピーディスク等の外部記憶装置、6は文字列や操作者の指示を入力する入力部で、キーボードやペンタブレット、画像を読み込むためのスキャナ等で構成される。7は送信データ内容や、システムから操作者へのメッセージ等を表示する表示部で、液晶ディスプレイ、CRTディスプレイ等により構成される。14は本体と分離可能な記憶媒体であり、CD-ROM、フロッピーディスクなどが代表的である。記憶媒体14には、本発明を実施するために必要なプログラムであるソースプログラム、中間プログラム、実行形式プログラムなどが格納されている。記憶媒体14から読み込まれた実行形式プログラムは、CPU1によってプログラムメモリ２に展開される。なお、プログラムメモリ2に格納される各制御プログラムは、モデム4を介して通信回線から読み込むようにしてもよい。
【００１９】
送信用データファイル(1-3-b)は、入力部6より操作者が入力したり、モデム4経由でサーバや通信先からダウンロードしたり、外部記憶装置5から取得する。アドレス帳(1-3-a)、データファイル(1-3-b)等を登録する記憶媒体としては、RAM3などが代表的であるが、携帯性を考慮し、情報の種類によっては外部記憶装置5に登録してもよい。
【００２０】
次に本発明の概要を説明する。利用者がある1つのデータを重要度の異なる複数の相手に同報送信する場合、まず送信するデータを作成する。操作者は入力部6を通して入力操作を行なうが、外部記憶装置5からデータを呼び出してもよい。また、入力部6にスキャナ等があれば、読み込んだイメージデータを利用してもよい。読み込まれたデータは、RAM3の送信用データファイル(1-3-b)に格納される。データ作成を終了すると、送信用データの内の一部のデータのみを送信するためのデータの区切り方法を指定する。この区切りは、例えばページ単位であったり、テキストデータとバイナリデータなど、様々な区別の方法がある。詳細は、図３にて説明する。この区切り方法は、一旦送信データ変換プログラム11に記憶される。
【００２１】
次に、入力部6より操作者が送信先を指定すると、優先度指定プログラム10で、設定されたルールに基づき各宛先に対して優先度を付加し、優先度管理テーブル9を作成する。このとき、アドレス帳検索プログラム12にて、アドレス帳(1-3-a)を検索し、各アドレスに設定された優先度を利用することができる。
【００２２】
操作者による送信データと宛先の入力が終了すると、次は送信データ変換プログラム11にて、優先度管理テーブル9と、先に指定された送信データ区切り方法とを基に、宛先別にデータを送信形式に変換し、送信する。
【００２３】
従来の送信方法では、操作者が2度に分けて送信処理を行なっていたが、以上の処理により、送信データの区切り方法を指定する操作を追加するだけで、各宛先に優先度を自動で付加し、重要な宛先にのみに全データを送信し、優先度の低い宛先には、連絡事項のみなど、データの一部を送信することができるようになる。
【００２４】
図２は、本発明の実施例における全体動作を示すフローチャートである。本フローチャートは、同報送信プログラム8にて制御される。
【００２５】
ここでは、電子メールの送信を例にとり、テキストデータにバイナリファイルを添付したデータを同報送信する一連の流れについて説明する。本実施例では、テキストデータと添付データ（バイナリファイル）を全データとし、重要な宛先にのみ全データを送信し、その他の宛先にはテキスト部分のみを送信する。
【００２６】
同報送信をする場合、S2において、操作者が送信データを作成する。これは、入力部6より入力または選択されるものであり、キーボード入力によるテキストデータ、光学スキャナ等により読みとったイメージデータ、通信回線を介して受信したデータ、または外部記憶装置5に記録されていたデータの読み出しなど、様々な方法で作成・入力され、送信用データファイル(1-3-b)に格納される。
【００２７】
次に、S4により、送信データ入力時に、データの区切りをつける。この区切りは、例えばページ単位であったり、テキストデータとバイナリデータなど、様々な区別の方法がある。
【００２８】
データの区切り指定方法としては、例えばシステム側であらかじめ選択肢をいくつか用意しておく方法がある。例として、図３のような選択画面を表示部7に表示して、入力部6より操作者が適切な区切り方法を選択する方法がある。
【００２９】
本例では、本文と添付データに分けるので、入力部6より「本文と添付データ」(3-1)を選択する。この場合、本文と添付データファイルは、通常は入力時に既に区別されているので、操作者は特にデータ区切り位置等を入力する必要はない。
【００３０】
他の項目(3-2,3-3)が選択された場合には、送信データを一旦表示部7に表示させ、操作者が入力部6より区切り位置を入力する。
【００３１】
本例では、送信の度に毎回区切り方法を指定しているが、一度選択された情報をRAM3などに保持し、次回変更指示があるまで同じ区切り方法を使用すれば操作数をさらに軽減することができる。
【００３２】
次に、S6において、入力部6より操作者が同報送信の宛先アドレスを入力する。入力されたアドレスはRAM3に記憶される。アドレスは、アドレス帳(1-3-a)より選択してもよい。図４は、アドレス入力例で、ここではTo(主宛先)に2名、Cc(副宛先)に1名入力されている。
【００３３】
S8で、アドレスが複数あるかを判定し、アドレスが単数の場合は、S22において、指定されたアドレスに全データを送信する。アドレスが複数指定されている場合は、S10で各アドレスに優先度を自動的に付加し、図５に示すような優先度管理テーブル9を作成する。この優先度付加処理は優先度指定プログラム10によって制御される。
【００３４】
ここで、図６を用いて複数指定された送信先アドレスへの優先度付加処理S10について説明する。例えば、To欄に指定された宛先を高優先度、Cc欄に指定された宛先は低優先度とする。
【００３５】
図２のS6において、図４で示したアドレスが入力されているものとする。S26（図６）において、まずTo欄から送信先アドレスを1名分、ここでは、1人目のaaa@xyz.com(4-1)を取得し、S28でアドレス(4-1)の優先度を高として、優先度管理テーブル9へ登録する。次に、S30でTo欄に未処理のアドレスがあるかどうかを判定する。今の場合、まだbbb@xyz.com(4-2)が残っているので、再度S26へ戻り、同様に優先度を付加する。
【００３６】
To欄のアドレスを全て処理すると、S32へ進み、Cc欄から1人目のアドレスccc@test.co.jp(4-3)を取得し、S34で優先度を低として、優先度管理テーブル9へ登録する。同様に、S36でCc欄に未処理の宛先がないと判定するまで処理を繰り返す。
【００３７】
以上の処理で、図５のように各宛先に優先度を自動で付加することができる。さらに、送信時にこの優先度管理テーブル9を使用することで、優先度が高いaaa@xyz.com,bbb@xyz.com(8-1)宛には本文＋添付データを、ccc@test.co.jp(8-2)宛には、優先度が低いため、本文データのみを送信することができる。
【００３８】
複数の相手に電子メールを送信する場合、重要度の高い相手はTo欄に、重要度の低い相手をCc欄に入力することは従来から行なわれていることであり、操作者は特別な入力方法をする必要なく、重要度別のデータ送信が可能となる。
【００３９】
再び図２に戻って、S12では、S10で作成された優先度管理テーブル9を表示部7に表示し、操作者に確認を求める(図７)。ここで、操作者が変更したい場合は、各宛先の右側にあるトグルボタンをペンタブレット等で指示することにより容易に修正が可能である。また、S10で全てのアドレスが優先度低を割り当てられた場合、図８のように、添付データを送信するべき宛先がない旨のメッセージ(6-1)を表示し、操作者に優先度変更を促す。
【００４０】
次に、S14で操作者からの優先度管理テーブル9の修正の有無を判定し、修正があった場合にはS16で優先度管理テーブル9を変更し、修正がなかった場合には、そのままS18へ進む。
【００４１】
S18では、S10で作成し、S16で修正した優先度管理テーブル9を基に、まず低優先度用に送信するべきデータを送信データ変換プログラム11で作成する。S4で設定した送信データの区切りが「本文と添付データ」となっているため、低優先度の宛先には本文のみを送信形式に変換し、S20で低優先度の宛先に送信する。
【００４２】
同様に、S22では、送信データ変換プログラム11にて、高優先度用として本文と添付データをまとめて送信形式に変換し、S24で高優先度の宛先に送信する。送信したデータと宛先の情報は、S25で送信履歴リスト(1-3-c)に登録される。
【００４３】
優先度が低い宛先では、全てのデータは必要ではなく、連絡のみを必要としている場合が多い。その場合、全ての宛先に対して、全データを送信すると、受信側のメモリや通信資源の無駄遣いとなる。この場合、従来は、重要度が異なる相手にデータを送信するに際して優先度に応じて送信データを作成し、その後、送信操作を全て手動で行なっていたが、本発明により、操作者は1度の送信処理をするだけで、グループ登録する手間もなく、複数の宛先へ重要度に応じたデータ送信を自動で行なうことができる。
【００４４】
次に優先度毎の送信データの作成処理の例について説明する。図９は高優先度用の送信データ作成処理S22のフローチャート、図１０は低優先度用の送信データ作成処理S18のフローチャートであり、図１１に実際の送信データの例を示す。
【００４５】
図２のS16までに、各宛先に対する優先度管理テーブル9（図１１）と送信データ入力が終了しているので、まず、S120（図９）で、優先度管理テーブルから高優先度の宛先を取得し、S122で、アドレス帳1-3-a（図１２）から名前を検索した結果（図１１（23-2-a））をS124で宛先として本文(23-2-b)の文頭に挿入する。
【００４６】
次に、S126で低優先度の宛先を取得、S128でアドレス帳1-3-a(図１２)から名前を検索した結果（図１１（23-2-c））を文末に挿入し、S132で、メッセージ(23-2-d)を追加する。図９では、高優先度用のデータ作成処理であるため、文末に、低優先度の宛先をリストアップし、連絡のみした旨のメッセージを自動追加する。以上の処理により、作成したデータをS134で送信形式に変換する。
【００４７】
図１０は、低優先度用の送信データ作成処理の流れであるが、本フローチャートは、図９の高優先度用送信データ作成処理において、低優先度と高優先度を入れ替えて処理することで実現できるため、説明を省略する。本フローで作成した低優先度用送信データ例を図１１に示す。
【００４８】
以上の実施例では、単に優先度別に送信データ作成処理を行なっているが、例えばさらにドメイン毎に送信データを作成することで、不要な宛先の羅列防止や、会社間の機密保持を実施することができる。
【００４９】
上記処理を行なうことで、優先度別に必要なデータを送信し、さらにそれぞれ、どの宛先にどのデータが送信されているかのメッセージを自動で付加することが可能である。
【００５０】
次に、他の優先度付加方法について図１３を用いて説明する。この方法は宛先の指定順序に応じて優先度を設定するものである。例えば、To欄の1人目の宛先のみを高優先度とし、残りの宛先は低優先度とする方法である。
【００５１】
図２のS6において、図４に示すようなアドレスが入力されている場合、S38において、To欄の宛先を1件取得し、S40で優先度管理テーブル9に優先度高として登録する。なお、図４では、宛先が入力された順に表示されている。ここでは、aaa@xyz.com(4-1)を優先度高で登録する。次に、S42の判定で、To欄に宛先が残っているため、S44で残りのTo欄の宛先bbb@xyz.com(4-2)を取得し、優先度低で優先度管理テーブル9に登録する。上記の処理を繰り返し、S42,S48でTo欄の宛先を全て処理したと判定された場合にはS50でCc欄からアドレスccc@test.co.jp(4-3)を取得し、S52で優先度管理テーブル9に優先度低で登録する。上記処理をCc欄から未処理アドレスがなくなるまで繰り返す。
【００５２】
全ての処理が終了すると、図１４のように各宛先に優先度を自動的に付加して優先度管理テーブル9を作成することができる。さらに、この優先度管理テーブル9を使用することで、優先度が高いaaa@xyz.com(10-1)宛には本文＋添付データを、bbb@xyz.com,ccc@test.co.jp(10-2)宛には、優先度が低いため、本文データのみを送信することができる。
【００５３】
次に、さらに他の優先度付加方法について図１５を用いて説明する。この方法は、アドレス帳に登録された設定値に従って優先度を設定するものである。ここで、アドレス帳は図１２のように、名前、アドレス項目の他にメール送信時のデータ添付の有無を設定する項目がある場合に、この添付データの設定項目を優先度とみなし、例えば、「添付する」を優先度高、「添付しない」を優先度低とする。
【００５４】
図２のS6において、図４に示すようなアドレスが入力されている場合、S56で宛先欄からアドレスを1件取得し、S58で、アドレス帳検索プログラム12で、RAM3に記録されているアドレス帳(1-3-a)を検索する。
【００５５】
aaa@xyz.com(4-1)をアドレス帳検索し、S62で、アドレス帳(1-3-a)に設定されている設定(12-1)が「添付する」であるため、優先度高で優先度管理テーブル9に登録する。該当アドレスがアドレス帳(1-3-a)に登録されていない場合は、S64において優先度低として優先度管理テーブル9に登録する。次に、S66で宛先欄に未処理のアドレスが残っている場合はS56へ戻り同様の処理を行ない、全てのアドレスの処理が終了すると、図１４のように、自動的に優先度付加することができる。
【００５６】
次に、さらに他の優先度付加方法について図１６を用いて説明する。この方法は、ドメイン毎に優先度を指定することを特徴とするものである。例えば、宛先欄に同じドメインの宛先が複数指定されている場合、同じドメインの中から高優先度の宛先を1人指定し、残りの宛先を全て低優先度に指定する。
【００５７】
図２のS6において、図１７に示すアドレスが宛先入力され、図１８の(15-1)のように記憶されているとする。
【００５８】
まず、S68で宛先を1つ取得し、S70でアドレスのドメイン名を抽出する。ここでは、まず宛先リスト(15-1)より、aaa@xyz.comを取得し、作業リスト1-3-d(15-2)に登録する。ドメイン名''xyz.com''を抽出し、S72で宛先の中から同じドメイン名の宛先であるbbb@xyz.com、ddd@xyz.comを取得し、作業リスト1-3-d(15-2)に追加する。次に、S74より、1件目に取得したアドレスaaa@xyz.comを優先度高で、S76より、それ以外のアドレスを優先度低として、優先度管理テーブル9(15-3)に登録し、作業リスト1-3-dをクリアする。未処理の宛先リストは(15-4)のようになり、S78の判定で、S68へ戻り、再度同じ処理をする。まず、ccc@test.co.jpを取得し、作業リスト1-3-d(15-5)に登録する。``test.co.jp''と同じドメインの宛先を抽出し、eee@test.co.jpを作業リスト1-3-d(15-5)に登録する。次に、ccc@test.co.jpを優先度高に、eee@test.co.jpを優先度低として優先度管理テーブル9に追加する。
【００５９】
以上の処理により、同じドメインの宛先には、少なくとも1名の高優先度アドレスが選出された。ここでは、各ドメインの高優先度宛先は1名としているが、複数選出できるようにしてもよい。これにより、複数の拠点に送信する場合、拠点毎に優先度を設定しているため、送信洩れが発生したり、同じ拠点に同じデータを重複送信することなく、通信資源の節約をすることができる。
【００６０】
次に、他の優先度付加方法について図１９を用いて説明する。これまで説明した優先度付加処理における決定条件は単独であったが、ここで説明するものは複数の条件を合わせて利用する例である。例えば、宛先入力欄により優先度を指定方法とドメイン毎に優先度を指定方法とを組合わせた優先度指定方法について説明する。
【００６１】
図２のS6において、図１７に示すようなアドレスが宛先入力されているとする。例えば、表示部7に図２０のように添付データの送信方法を表示し、操作者が選択した条件を適用して優先度付加を行なう。条件は1つでも複数でも設定でき、条件の優先順位も操作者が指定できるようにしてもよい。本画面は1度の送信処理毎に表示するのではなく、例えば条件設定機能などから呼び出して、必要な時に設定を行なえば操作が繁雑にならない。
【００６２】
本実施例では、条件の選択肢を「Toの宛先のみ」(17-1)と「同ドメインは○件目まで」(17-2)の2つとし、両方の条件を選択した場合について説明する。また、図２１は、図１９に従って処理を進めた場合の、作業リスト(1-3-d)と優先度管理テーブル9例である。
【００６３】
まず、S80（図１９）において、条件図２０(17-1)が選択されているかどうかを判定する。選択されていない場合、S81において選択対象をToとCc、つまり全宛先とし、選択されている場合、S82において選択対象をTo(主宛先)のみとする。次に、宛先リスト図２１(18-1)の中から、S83にて選択対象から宛先を1つ取得し、作業リスト1-3-d(18-2)に登録する。S84で条件図２０(17-2)が選択されている場合、S85で宛先のドメイン名を取得し、S86で選択対象から同じドメインの宛先を取得して作業リスト1-3-d(18-2)に追加する。S84で条件(17-2)が選択されていない場合、それ以上の宛先取得をせず、S87へ進む。本例では、まずS83でTo欄のアドレスの中から、aaa@xyz.comを取得し、S86でbbb@xyz.comを取得して作業リスト1-3-d(18-2)に登録する。次に、S87で、作業リストからアドレスを1つ取得し、優先度高で優先度管理テーブル9(18-3)に登録する。ここで、条件(17-2)が選択されていない場合は、作業リストには1つしかアドレスが登録されていないため、S88の判定でS91へ進む。条件(17-2)が選択されている場合には、S88で作業リスト1-3-d(18-2)に未処理アドレスが残っているかを判定し、残っていなければS91へ進み、残っている場合には、S89で条件(17-2)の設定人数分だけ優先度高の宛先取得処理の繰り返し、及びS90で作業リスト1-3-d(18-2)に残ったアドレスを優先度低で優先度管理テーブル9に登録する。ここまでの処理で、作業リスト1-3-d(18-2)のアドレスが全て優先度付加処理される。本例では、同ドメインからは1件目のみ優先度高とするので、aaa@xyz.comを優先度高に、bbb@xyz.comを優先度低に設定する。次に、S91で選択対象に未処理の宛先が残っているかを判定する。宛先リスト(18-4)には、Toにアドレスが残っているため、S83へ戻り、同じ処理を繰り返す。選択対象に未処理宛先がなくなると、S92へ進み、選択対象外のアドレスを全て優先度低として、優先度管理テーブル9(18-8)へ登録する。
【００６４】
以上の処理を行なうことで、複数の条件を組み合わせ、より精度の高い優先度付加を行なうことが可能である。
【００６５】
以上説明したように、本発明によればデータ送信先の重要度に応じてデータを送信することができるが、一部データしか送信していない優先度の低い宛先から返信があった場合に、アドレス帳(1-3-a)に登録された優先度設定値を変更する必要が生ずる。このために使用するアドレス帳変更処理の例を図２２のフローチャートを用いて説明する。本フローチャートは、アドレス帳変更プログラム13によって制御される。
【００６６】
S100において、以前送信した相手から返信があった場合、S102で差出人のアドレスを解析する。返信であるかどうかは、メールサブジェクトに「Re:」、「返信：」等の返信を表す文字列があるかどうかなど、ヘッダを解析することで判断できる。差出人のアドレスより、S104でアドレス帳1-3-a（図１)を検索し、S106で登録されていなければ、何もせず処理を終了する。アドレス帳1-3-aに登録されている場合、S108でその優先度の設定値を調べ、優先度が既に高に設定されていれば、処理を終了する。優先度が低であれば、S110で表示部6に図２３のようなアドレス帳1-3-aの変更確認メッセージを表示する。このとき、アドレス帳変更だけではなく、前回、優先度高の宛先に送信した添付データを、該アドレスに再送信するかどうかも合わせて表示する。S112で、操作者により設定の変更が選択された場合には、S114でアドレス帳1-3-aの設定値を変更する。本例では、差出人が佐藤二郎(ccc@test.co.jp)であり、優先度が低で設定されていたため、アドレス帳1-3-aの設定値を「添付する」に更新する(図２４)。
【００６７】
さらにS116で添付データの再送が選択されている場合には、送信履歴リスト(1-3-c)から該当データを取得し、送信データ変換プログラム11にて変換処理の後、S118で添付データを差出人宛に再送する。
【００６８】
以上により、一度アドレス帳1-3-aに優先度を設定した場合でも、通信を重ねて優先度の学習を行ない、設定値の変更を容易に行なうことができる。
【００６９】
以上、ここまで挙げた実施形態における内容は、本発明の主旨を変えない限り、上記記載内容に限定されるものではない。
【００７０】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、重要度の違う相手へ同じデータを同報送信する場合に、グループ登録とは異なり自動的に優先度付加処理を行なうことで、一度の送信宛先とデータ設定で必要な相手に必要なデータを送信することができ、同報送信の繁雑な操作を簡略化することができる。また、重要な相手へのみ、必要なデータを送信するため、受信側のディスクやネットワークの付加を軽減することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明実施例のシステム構成を示すブロック図である。
【図２】本発明の全体動作を示すフローチャートである。
【図３】本発明の送信データ区切り指定画面の例を示す図である。
【図４】本発明の宛先入力画面の例を示す図である。
【図５】本発明の優先度管理テーブルの例を示す図である。
【図６】本発明の優先度付加方法を示すフローチャートである。
【図７】本発明の宛先別送信データ確認画面の例を示す図である。
【図８】本発明の宛先別送信データ確認画面の例を示す図である。
【図９】本発明の高優先度用送信データ変換処理を示すフローチャートである。
【図１０】本発明の低優先度用送信データ変換処理を示すフローチャートである。
【図１１】本発明の自動付加メッセージの例である。
【図１２】本発明のアドレス帳の例を示す図である。
【図１３】本発明の優先度付加方法を示すフローチャートである。
【図１４】本発明の優先度管理テーブルの例を示す図である。
【図１５】本発明の優先度付加方法を示すフローチャートである。
【図１６】本発明の優先度付加方法を示すフローチャートである。
【図１７】本発明の宛先入力画面の例を示す図である。
【図１８】本発明の優先度管理テーブルの例を示す図である。
【図１９】本発明の優先度付加方法を示すフローチャートである。
【図２０】本発明の添付データ送信方法の指定画面の例を示す図である。
【図２１】本発明の優先度管理テーブルの例を示す図である。
【図２２】本発明のアドレス帳変更処理を示すフローチャートである。
【図２３】本発明のアドレス帳変更確認の画面の例を示す図である。
【図２４】本発明のアドレス帳変更の例を示す図である。
【図２５】従来技術の処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１ CPU
２ プログラムメモリ
３ RAM
４ モデム
５ 外部記憶装置
６ 入力部
７ 表示部
８ 同報送信処理プログラム
９ 優先度管理テーブル
１０ 優先度指定プログラム
１１ 送信データ変換プログラム
１２ アドレス帳検索プログラム
１３ アドレス帳変換プログラム
１４ 記憶媒体
Claims (2)
- 通信回線を利用したデータの同報送信装置であって、
第１宛先欄および第２宛先欄を表示する表示手段と、
前記２つの宛先欄にドメインを含む電子メールアドレスを宛先として入力する入力手段と、
送信する本文および添付データを記憶する記憶手段と、
前記第１宛先欄に入力された宛先であって、かつ所定ドメインの宛先に本文および添付データを送信し、前記第２宛先欄に入力された宛先に本文のみを送信する送信手段とを備えた、同報送信装置。 - 通信回線を利用したデータの同報送信をコンピュータに実行させるための同報送信プログラムを記録した記録媒体であって、
第１宛先欄および第２宛先欄を表示する表示手段と、
前記２つの宛先欄にドメインを含む電子メールアドレスを宛先として入力する入力手段と、
送信する本文および添付データを記憶する記憶手段と、
前記第１宛先欄に入力された宛先であって、かつ所定ドメインの宛先に本文および添付データを送信し、前記第２宛先欄に入力された宛先に本文のみを送信する送信手段としてコンピュータを機能させるための、同報送信プログラムを記録した記録媒体。
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Applications Claiming Priority (1)
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