JP3353304B2

JP3353304B2 - 文書作成装置及び文書作成方法

Info

Publication number: JP3353304B2
Application number: JP12547291A
Authority: JP
Inventors: 哲佐々; 京子武田; 浩司萩野
Original assignee: Sony Corp
Current assignee: Sony Corp
Priority date: 1991-04-27
Filing date: 1991-04-27
Publication date: 2002-12-03
Anticipated expiration: 2017-12-03
Also published as: JPH04328672A

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、予め準備された複数の
文例を選択し、この選択された文例に対して修正等を施
しながら最終的な文書を作成するような文書作成装置及
び文書作成方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】一般に冠婚葬祭用の手紙文やビジネス
文、あるいはスピーチ原稿等の文書は、定型部分が多
く、目的に応じて予め準備された文例を加工すること
で、誰でもが容易にある程度の品質の文書を作成するこ
とができる。このことを考慮して、いわゆるワードプロ
セッサ等の文書作成装置において、用途等に応じて分類
された複数の文例を予め用意しておき、目的に応じて文
例を検索して呼び出し、この呼び出された文例に対し
て、必要事項の記入や不要部分の削除、書換え、追加等
の修正を施して、最終的な文書を作成するような機能を
持たせることが試みられている。

【０００３】具体的には、上記複数の文例をそれぞれ個
別に文書ファイル（文例ファイル）としてファイル化し
てフロッピィディスク等に記録しておき、これらのファ
イルを管理するためにいわゆるディレクトリを形成して
これもフロッピィディスク等の所定領域に記録してお
く。このディレクトリは、書籍の目次に相当するもので
あり、必要に応じて大項目、中項目、小項目等のように
階層化して検索を容易化している。これはいわゆる木
（ツリー）構造の階層化ディレクトリと称されるもので
ある。このような複数の文例に対応する文書ファイルと
ファイル検索用のディレクトリや検索プログラム等から
成る文書作成支援システムが、例えばフロッピィディス
ク等に記録されて供給されている。

【発明が解決しようとする課題】

【０００４】ところで上述のような木構造の階層化ディ
レクトリを利用して文例を検索する場合に、大項目や中
項目の段階で選択項目を間違えると目的とする小項目が
見つけられなくなり、再び中項目や大項目に戻って選択
項目を選び直す等の手間が必要とされる。すなわち、従
来の木構造の階層化ディレクトリによる分類において
は、複数の分類に該当する文例が存在する場合でも、い
ずれか１つにのみ所属させなければならないことから、
このような文例を検索する際には、該当するディレクト
リを１つずつ順に検索していかねばならず、手間がかか
る。また、木構造の階層化ディレクトリを形成する際
に、全ての文例が１つのパス（選択経路）で記述できる
ように、同じ階層での各分類項目の範囲が排他的なもの
となるように修正する必要がある。

【０００５】本発明は、このような実情に鑑みて提案さ
れたものであり、分類の形態によっては複数の分類項目
に属する文例の検索を容易化し、試行錯誤的な検索の手
間を回避し得るような文書作成装置及び文書作成方法の
提供を目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明に係る文書作成装
置及び方法は、予め準備された複数の文例を選択し、こ
の選択された文例に基づいて文書を作成する際に、上記
各文例を検索するための階層化ディレクトリは、１つの
ディレクトリに項目メニューを生成するための項目メニ
ュー生成ブロックと、上記項目メニュー生成ブロックに
より指定されるデータブロックとを有し、上記項目メニ
ュー生成ブロックは親ディレクトリの指定が可能であ
り、上記データブロックがディレクトリである場合に
は、子ディレクトリに対応する項目メニュー生成ブロッ
クを指定し、上記データブロックがファイルである場合
には、該データブロックが上記文例に対応する文例ファ
イルを指定し、上記文例ファイルを、２つ以上のディレ
クトリのそれぞれのディレクトリ内のデータブロックで
指定可能とすることにより、上述の課題を解決する。

【０００７】

【作用】１つの文例に対して複数のパスが設定されるこ
とから、複数の分類項目に属する文例を検索する際に、
いずれの分類項目を選択しても目的とする文例に到達す
ることができ、試行錯誤的な検索の手間が省かれて、検
索効率が向上する。

【０００８】

【実施例】図１は本発明に係る文書作成装置及び文書作
成方法の一実施例の概略的なハードウェア構成を示して
いる。この図１において、メインのＣＰＵ（中央処理ユ
ニット）１１にはサブＣＰＵ１２が接続され、このサブ
ＣＰＵ１２によりキーボード１３からのキー入力や、ブ
ザ１４のブザ音発生等の制御を行わせている。メインＣ
ＰＵ１１のバスラインには、ＲＡＭ（ランダムアクセス
メモリ）１５、プログラムＲＯＭ（リードオンリメモ
リ）１６、活字フォントＲＯＭ１７、辞書ＲＯＭ１８、
ＳＩＯ（シリアルインターフェース）１９、拡張コネク
タ２０、ＬＣＤ（液晶表示装置）コントローラ２１等が
接続されている。ＬＣＤコントローラ２１は、Ｖ（ビデ
オ）ＲＡＭ２２との間で表示用データを読み書きしなが
ら２次元画面表示手段であるＬＣＤ２３の表示を制御す
る。メインＣＰＵ１１のバスラインには、タイミングジ
ェネレータやアドレスデコーダ等の機能を有するゲート
アレイ２４が接続され、このゲートアレイ２４からのタ
イミング信号やアドレス信号がＬＣＤコントローラ２
１、ＬＣＤ２３、ＶＲＡＭ２２等に送られており、スキ
ャナコネクタ２５がこのゲートアレイ２４に接続されて
いる。またメインＣＰＵ１１のバスラインには、ディス
クコントローラ２６が接続され、このディスクコントロ
ーラ２６はＳ（スタティック）ＲＡＭ２７との間でデー
タを読み書きしながらフロッピィディスク装置２８との
間でデータ転送を行っている。さらに、メインＣＰＵ１
１のバスラインには、バッファ２９を介してプリンタコ
ネクタ３０が接続され、またカードコネクタ３１が接続
されている。

【０００９】ここで、上記フロッピィディスク装置２８
に装着されるフロッピィディスクとして、前述したよう
な文書作成支援システム用ディスクが用意されており、
このディスクには、冠婚葬祭用の手紙文やビジネス文等
の複数の文例が、独自のデータ構造を持つデータファイ
ルとして記録されている。また、これらの複数の文例の
データファイルの検索を容易化するために、階層化ディ
レクトリや検索プログラム等が上記文書作成支援システ
ム用ディスクに記録されている。本発明実施例において
は、上記階層化ディレクトリとして、一の階層の１つの
節に対して上の階層の複数の節からの枝を認める構造と
し、１つの例文に対して複数のパスを設定し得るように
している。

【００１０】図２はこのような階層化ディレクトリの最
上位の階層での選択項目の一覧表、いわゆるメニューを
示すものであり、上記文書作成支援システム用ディスク
の読み込みが終了した後に、上記ＬＣＤ（液晶表示装
置）２３の表示画面上に最初に表示されるものである。
この最初のメニューの選択項目としては、「ご案内」、
「冠婚葬祭」、「お知らせ」等の大きな分類による項
目、いわゆる大項目が表示されている。この表示画面上
の大項目メニュー３４内で、文字が反転している大項目
３５が現在仮選択されている項目を示している。この仮
選択項目位置は、上下左右のいわゆるカーソルキーを操
作することで移動させることができ、所望の項目が反転
表示された仮選択状態でエンターキー、例えばＹＥＳキ
ー等を押すことで選択項目を確定することができる。例
えば、図２に示すように「冠婚葬祭」の大項目が反転表
示されている状態でＹＥＳキー（一般的にはエンターキ
ー）を押すと、図３に示すように、この大項目「冠婚葬
祭」が選択されて、対応するメニュー３６が表示され
る。

【００１１】図３は上記「冠婚葬祭」の大項目が選択さ
れて、該大項目「冠婚葬祭」内の選択枝となる中項目が
記載されたメニュー３６が表示された状態を示してい
る。この中項目メニュー３６内には、「人生の祝いご
と」、「受賞・叙勲」、「結婚」等の中程度の分類によ
る項目が挙げられている。メニュー３６の反転表示され
た中項目３７が仮選択状態を表すこと、及びカーソルキ
ー操作にて反転表示位置を移動させることができること
は、上記図２の場合と同様である。ここで、図３に示す
状態でＹＥＳキー（エンターキー）を押すと、「結婚」
の中項目が選択されて、図４に示すように次のメニュー
３８が表れる。

【００１２】図４では上記選択された中項目「結婚」の
内のさらに細かい項目（小項目）が記載された小項目メ
ニュー３８が表示されている。このメニュー３８内の小
項目の具体例としては「婚約の通知」、「結婚式のご案
内」、「披露宴の招待状」等が挙げられており、図４で
は「披露宴の招待状」の小項目３９が仮選択されて反転
表示されている。この状態でＹＥＳキー（エンターキ
ー）を押すと、図５に示すように、選択項目「披露宴の
招待状」に対応する具体的な文例が読み出されて表示さ
れる。

【００１３】この図５の画面４０は２次元表示手段、例
えば上記図１のＬＣＤ（液晶表示装置）２３等の表示画
面を示している。この表示画面４０上で、上記選択され
た文例が本文ウィンドウ４１内に表示されており、この
文例を修正する際には、所定のフレーズと呼ばれる文字
列をまとめて修正の単位としている。一般的に、ひとつ
の意味のある文字列のまとまりがフレーズとされ、本文
ウィンドウ４１内で反転表示された部分４２は注目フレ
ーズと称される。この反転表示位置は、上下左右のカー
ソルキー操作により移動させることができ、修正したい
フレーズを反転表示させて（上記注目フレーズにして）
編集を行う。画面４０内の本文ウィンドウ４１の右上方
位置には上記パス（選択経路）が表示される。

【００１４】ここで、図４のメニュー３８内の各小項目
を選択して呼び出される文例は、内容によって他のパス
（選択経路）を介して検索することも可能となってい
る。例えば、上記図２の大項目メニュー３４内の「ご案
内」の大項目を選択し、次に表示された中項目メニュー
内で「結婚」の中項目を選択し、次に表示された小項目
メニュー内で「披露宴」の小項目を選択することでも、
図５の文例を呼び出すことができる。また、例えば上記
図２、図３の各選択手順を経て表示された図４の小項目
メニュー３８内の「結婚のお祝い」との小項目を選択す
ることで呼び出される文例は、図２の大項目メニュー３
４内の「お祝い」の大項目を選択し、次の中項目メニュ
ー内で「個人へ」の中項目を選択し、次の小項目メニュ
ー内で「結婚」の小項目を選択することでも呼び出すこ
とができる。

【００１５】すなわち、図６は上記階層化ディレクトリ
の一具体例を示しており、上記文章作成支援システム用
ディスクのプログラムの読み込みが終了した直後に、図
６の階層化ディレクトリファイルの先頭ブロックアドレ
スＡｓが読み込まれて、このアドレスＡｓの先頭ブロッ
クＢＬ₀のデータが読み出される。この先頭ブロックＢ
Ｌ₀には、上記図２の大項目メニュー３４を生成するた
めの初期データが書き込まれており、先ず大項目メニュ
ー３４のタイトルである「メニューの選択」との文字デ
ータ、次に大項目の数（ファイル数）を示すファイル数
データＮＦ、次にファイル群（データブロック群）の先
頭アドレスデータＡｆ、最後に親ディレクトリの先頭ア
ドレスデータＡｐの順に書き込まれている。上記図２の
例では、大項目の数ＮＦは１４となっている。これらの
各大項目に対応して１４個のファイル（データブロッ
ク）ＢＬ₁、ＢＬ₂、・・・が設けられており、その先
頭アドレスは上記ブロックＢＬ₀の先頭アドレスデータ
Ａｆで指定される。上記各大項目に対応する各ブロック
ＢＬ₁、ＢＬ₂、・・・には、先頭から順に、大項目の
名前（タイトル）である「冠婚葬祭」等の文字データ、
当該ブロック（ファイル）に対応する項目がディレクト
リかファイルかを示すファイルタイプデータＦＴ、及び
当該項目の内容のデータの先頭アドレスデータＡｄがそ
れぞれ書き込まれている。ここで各大項目のファイルタ
イプはディレクトリであるから、ディレクトリを示すフ
ァイルタイプデータＦＴ（Ｄ）としている。これらの各
大項目ブロックＢＬ₁、ＢＬ₂、・・・内の各先頭アド
レスデータＡｄにより、選択された各大項目毎のメニュ
ー（例えば図３の中項目メニュー３６）を生成するため
の一連のデータの先頭位置がわかる。

【００１６】これらの各大項目毎にそれぞれの内容を示
す中項目メニューを生成するためのデータ構造は、上記
大項目メニューの場合と同様となっており、最初のブロ
ックは、先頭から順に、上記中項目メニューのタイトル
（例えば「冠婚葬祭」）を示す文字列データ、ファイル
数データＮＦ、ファイル群の先頭アドレスデータＡｆ、
及び親ディレクトリの先頭アドレスデータＡｐとなって
いる。また、各中項目に対応するデータブロックは、先
頭から順に、中項目の名称を示す「結婚」等の文字デー
タ、ディレクトリを示すファイルタイプデータＦＴ
（Ｄ）、及び当該項目の内容となるデータの先頭アドレ
スデータＡｄとなっている。これらの各先頭アドレスデ
ータＡｄにより、例えば上記図４に示すような小項目メ
ニューを生成するための一連のデータを読み出すことが
できる。この小項目メニュー生成用データも、上記大項
目や中項目の生成用データと同様な構造となっている
が、各小項目はファイル（独自の構造を持つデータファ
イル）に対応するから、ファイルを示すファイルタイプ
データＦＴ（Ｆ）が用いられており、先頭アドレスデー
タＡｄは、上記各文例に対応するデータファイルＤＦの
先頭アドレスを示している。データファイルＤＦは、先
頭位置のファイルヘッダＦＨと本文の文書データＤＤと
から成っている。

【００１７】この図６において、大項目の「冠婚葬祭」
から中項目の「結婚」を経て小項目の「結婚のお祝い」
を順次選択して呼び出される文例のファイルと、大項目
の「お祝い」から中項目の「個人へ」を経て小項目の
「結婚」を順次選択して呼び出される文例のファイルと
が同じものとなっており、１つの文例を検索するための
パス（選択経路）が内容に応じて複数設定されている。

【００１８】このように１つの文例に対するパス（選択
経路）を複数設定しておくことで、本来の分類項目をそ
のままディレクトリ構造に反映させることができ、従来
のように小項目のメニューに達した段階で目的の文例が
見当たらず中項目メニューや大項目メニューへ戻る等の
試行錯誤的な煩雑な操作を回避することができ、検索が
容易となる。

【００１９】次に、図７は、上記各階層毎のメニュー
（大項目メニュー、中項目メニュー及び小項目メニュ
ー）を用いて文例選択（検索）操作を行う際の動作の手
順を示すフローチャートである。この図７において、上
記文書作成支援システム用ディスクの読み込みが終了し
た後には、ステップＳ１により、上記図２に示したよう
な初期画面の表示処理を行う。この初期画面を表示した
状態において、ステップＳ２でキー入力待ちし、ステッ
プＳ３でキー入力があったか否かを判別して、ＮＯ（キ
ー入力なし）のときにはステップＳ２に戻る。ステップ
Ｓ３でＹＥＳ（キー入力有り）と判別されたときには、
ステップＳ４〜Ｓ７で入力操作されたキーが何かを判別
する。このメニュー表示画面において入力を受け付ける
キーとしては、終了指示キー、カーソル移動キー、前の
ウィンドウへの戻り指示キー、及び項目選択キーの４種
類であり、ステップＳ４では終了指示キーか否かを、ス
テップＳ５ではカーソル移動キーか否かを、ステップＳ
６では前のウィンドウへの戻り指示キーか否かを、また
ステップＳ７では項目選択キーか否かをそれぞれ判別し
ている。ステップＳ４でＹＥＳ（終了指示キー入力有
り）と判別されたときには、ステップＳ８の終了処理に
進んで終了処理を行った後、終了する。ステップＳ５で
ＹＥＳ（カーソル移動キー入力有り）と判別されたとき
には、ステップＳ９に進んでカーソル移動処理を行い、
上記ステップＳ２のキー入力待ちの状態に移行する。ス
テップＳ６でＹＥＳ（前のウィンドウへの戻り指示キー
入力有り）と判別されたときには、ステップＳ１０に進
んで親ディレクトリの画面表示処理を行い、上記ステッ
プＳ２のキー入力待ちの状態に移行する。ステップＳ７
では入力操作されたキーが項目選択キーか否かを判別し
ており、ＮＯのときには上記受け付け可能キー以外のキ
ーが操作されたものであるから、何も処理を行わず上記
ステップＳ２のキー入力待ちの状態にまで戻っている。

【００２０】ステップＳ７でＹＥＳ（項目選択キー入力
有り）と判別されたときには、次のステップＳ１１に進
んで、選択された項目がファイルかディレクトリかを判
別している。すなわち、上記図２や図３の表示メニュー
で選択される大項目や中項目はディレクトリであり、上
記図４の表示メニューで選択される小項目が現実の文例
のデータファイルに対応するものである。このステップ
Ｓ１１で上記選択された項目がディレクトリ（上記大項
目や中項目）であると判別されたときには、ステップＳ
１２に進んでそれぞれの子ディレクトリ画面（上記図３
の中項目メニューや図４の小項目メニューに相当）の表
示処理を行い、上記ステップＳ２のキー入力待ち状態に
戻る。ステップＳ１１でファイルと判別されたときに
は、ステップＳ１３に進み、選択された文例のデータフ
ァイルを読み出して画面に表示させる処理を行う。この
画面表示処理により、上記図５に示すような文例が表示
される。

【００２１】この図５の状態からの各種操作に応じた動
作等については図面を参照しながら後述するが、概略的
には、ステップＳ１４、Ｓ１５によりキー入力待ちを行
い、キー入力に応じてそれぞれの処理を行う。例えば、
ステップＳ１６では終了指示キーが入力操作されたか否
かを判別しており、終了指示キーのときは上記ステップ
Ｓ８に進んで終了処理を行う。ステップＳ１７では文書
選択画面への戻り指示キーが入力操作されたか否かを判
別しており、ＹＥＳのときにはステップＳ１８にて親デ
ィレクトリの画面表示処理を行った後、上記ステップＳ
２のキー入力待ち状態に戻り、ＮＯのときにはステップ
Ｓ１９によりそれぞれの入力キーに応じた処理を行っ
て、上記ステップＳ１４のキー入力待ち状態に戻る。

【００２２】再び図５に戻って、この図５に示すように
文例のファイルが検索されて表示された状態で、例えば
ＹＥＳキー（あるいはエンターキー等）を押すと、上記
反転表示された注目フレーズ４２の候補群が図８に示す
ように候補ウィンドウ４３内に表示され、候補フレーズ
群の内の１つのフレーズが反転表示される。この候補ウ
ィンドウ４３は、上記本文ウィンドウ４１内で上記注目
フレーズ４２の上方位置あるいは下方位置に表示され
る。注目フレーズ４２が本文ウィンドウ４１内の上方に
あるときには候補ウィンドウ４３が下方位置に表示さ
れ、注目フレーズ４２が本文ウィンドウ４１内の下方に
あるときには候補ウィンドウ４３が上方位置に表示され
る。この状態で、上下のカーソルキーを操作して反転表
示位置を上下に移動させることができ、このとき同時に
本文中の注目フレーズがこの反転表示された候補フレー
ズに切換表示される。

【００２３】この候補ウィンドウ４３が表示された状態
で、所定の切換操作、例えばシフトキーを押しながら左
右のカーソルキーを操作することにより、注目フレーズ
を切り換えることができ、同時に各注目フレーズに対応
して表示される候補ウィンドウも切り換えられる。この
具体例を図９のＡ、Ｂ、Ｃに示している。すなわち、図
９のＡ、Ｂ、Ｃは、「ご列席の皆様には、」、「若いお
二人」、「の門出にあたりまして、」との各フレーズを
順次反転表示させて上記注目フレーズに切り換えた状態
をそれぞれ示している。図９のＡでは「ご列席の皆様に
は、」が注目フレーズ４２Ａとなっており、候補ウィン
ドウ４３Ａ内には４候補のフレーズ群が表示されてい
る。この状態でシフトキーを押しながら右カーソルキー
を押すと、図９のＢに示すように「若いお二人」のフレ
ーズが反転表示されて注目フレーズ４２Ｂとなり、この
注目フレーズ４２Ｂの上方位置に候補ウィンドウ４３Ｂ
が開かれて対応する候補フレーズ群（３候補）が表示さ
れる。さらにシフトキーを押しながら右カーソルキーを
押すと、図９のＣに示すように「の門出にあたりまし
て、」のフレーズが反転表示されて注目フレーズ４２Ｃ
となり、対応する候補ウィンドウ４３Ｃ（２候補）が表
示される。また、図９のＣの表示状態でシフトキーを押
しながら左カーソルキーを押すと、図９のＢに示す状態
に移行し、さらにシフトキーを押しながら左カーソルキ
ーを押すと、図９のＡに示す表示状態に移行する。

【００２４】このように、所定の１操作のキー操作を行
う（例えばシフトキーを押しながら左右のカーソルキー
を操作する）ことによって、上記注目フレーズ及び対応
する候補フレーズ群を切り換えて表示させることがで
き、文章中の所定フレーズの前後の候補群を見比べられ
るため、文の前後のつながりを考えながら適切な候補を
選択することが容易に行える。また、文章中に特定のキ
ーワード等が含まれているかどうかを調べたいときな
ど、簡単に全候補を見ることができる。

【００２５】次に図１０において、文中に□が記載され
た文字列（上記フレーズ）は、□の部分が未確定であり
文字を入力する必要がある。この未確定部分を含むフレ
ーズを反転表示させて上述したような注目フレーズ４２
とし、ＹＥＳキーを押すと上述したように候補ウィンド
ウ４３が開き、さらにＹＥＳキーを押すとその候補フレ
ーズが確定し、図１１に示すような文字入力ウィンドウ
４５が現れる。この文字入力ウィンドウ４５では、注目
フレーズ４２内の文字入力箇所（図示の例では３箇所）
毎にそれぞれ１行ずつに分かれて文字入力マーク４６が
表示され、これらの文字入力マーク４６の位置にのみ文
字入力が可能である。現在文字入力が行われる位置のマ
ーク４６（図１１では最下行のマーク４６ｐ）は、周期
的にあるいは断続的に反転表示（いわゆるブリンク表
示）され、この現在の文字入力位置は上下カーソルキー
を操作することで切換変更することができる。

【００２６】文字入力ウィンドウ４５内の所定位置、例
えば最上行には、上記現在の文字入力位置（マーク４６
ｐ）に応じた入力すべき内容を示す情報（入力内容説明
文）４７が表示される。この入力内容情報４７は、上記
文例のファイル内の各フレーズのデータに関連して記録
されている。実際に入力ウィンドウ４５を生成する際に
は、文字列（フレーズ）情報中に何箇所の入力位置情報
（上記□のキャラクタ）が含まれているかを数え、入力
箇所と定型文とを切り分けたウィンドウを生成する。入
力・編集時には、現在入力・編集作業の行われている入
力箇所に対応する入力内容情報４７を文字入力ウィンド
ウ４５のメッセージ表示行（図示の例では最上行）に表
示する。ここで文例のファイル内に記録するのは「商品
名」のみとし、残りの部分「を入力してください」は入
力ウィンドウ４５の生成の際にプログラムにより自動的
に付け足して表示させれば、記録容量が少なくて済む。

【００２７】図１２は、上記未確定部分（文字入力が必
要な部分）を含むフレーズ（図１０や図１１の注目フレ
ーズ４２）の媒体上に記録されたデータ構造の具体例を
示している。この図１２において、文字入力フレーズ記
録データは３つの候補フレーズに対応して３行で構成さ
れている。これら３行の最初の行の先頭位置には例えば
１バイトの入力コードＩＮが配置され、次に１バイトず
つ２個のセパレータＳＰ、ＳＰが配置され、漢字１字に
つき２バイトで入力内容情報（の一部）である「商品
名」との文字列が配置され、再び入力コードＩＮが配置
されて、最初の候補フレーズである「さて、□月□日に
お送り頂きました□□が、」との文字列が配置されて、
候補エンドコードＳＥでこの行が終わっている。この行
内の２個のセパレータＳＰ、ＳＰは、当該候補フレーズ
内に３箇所の文字入力箇所が存在することを示してお
り、これらの各セパレータＳＰの前位置に入力内容情報
がないことから、前の２箇所（「□月□日」の各文字入
力箇所）に文字入力する際には入力内容の説明文を表示
しないか、あるいは単に「データを入力してください」
のような汎用の入力を促す文が表示される。３つめの入
力箇所では、上記「商品名」との文字列に「を入力して
ください」との文字列をプログラムにより付加して表示
する。次の行は、入力コードＩＮから始まって直に「商
品名」との入力内容情報（の一部）の文字列が配置さ
れ、入力コードＩＮを介して、次の候補フレーズである
「前回、当方から注文致しました□□が、」との文字列
が配置され、候補エンドコードＳＥで終わっている。次
の行は、先頭から直にもう１つの候補フレーズである
「先日、貴社から御発送頂きました品が、」との文字列
が配置され、フレーズエンドコードＰＥで終わってい
る。

【００２８】このようなデータ構造に基づき、このフレ
ーズが注目フレーズ（反転表示）となっているときに
は、所定操作を行う（例えばＹＥＳキーを押す）ことに
よって図１０に示すように候補ウィンドウ４３が開い
て、図１２の上記３つの各候補フレーズが読み出されて
表示され、さらに所定操作を行う（ＹＥＳキーを押す）
ことによって、図１１に示すように文字入力ウィンドウ
４５が開いて文字入力マーク４６の位置にのみ文字入力
が行え、同時に現在入力する内容についての説明文４７
が表示される。

【００２９】以上のような文字入力ウィンドウ４５を用
いた入力・編集作業を行わせることにより、日付、個人
名、商品名、住所等の個別事項を書き込むような定型文
入力作業を和文ワードプロセッサ機能に切り換えること
なく行え、便利である。これは、和文ワードプロセッサ
機能への切換動作はプログラムの読み込み等のために待
ち時間を要し、また、和文ワードプロセッサ機能に切り
換わった状態では文章全体を容易に書き換えできるため
上記個別事項を書き込む際に他の部分も書き換えてしま
う危険性があることを考慮すると、上記文字入力ウィン
ドウ４５を用いることにより、プログラム切換等の煩雑
な手間を要することなく個別事項の書込が簡単に行え、
しかも必要な部分（残したい部分）は書き換えられるこ
とがなく保護される。従って、誰でもが容易に間違いな
く定型文入力が行える。

【００３０】次に図１３は、例えば現在呼び出されてい
る文例に対応する付加情報として、いわゆる「書き方の
ポイント」が記載された付加情報ウィンドウ４９が表示
されている画面を示している。この付加情報ウィンドウ
４９に記載された「書き方のポイント」とは、呼び出し
た文例を仕上げる際のアドバイスのことであり、文例毎
に異なるアドバイスが用意されている。この用意された
アドバイスが付加情報ウィンドウ４９内に収まらない場
合には、上下のカーソルキーを操作することで上下にス
クロールさせることができる。この付加情報ウィンドウ
４９を開くためには、例えば専用の付加情報表示キーを
設けてこれを操作するようにしてもよいが、キーの個数
増加を防ぐために、例えばファンクションキーを押して
表示されたポップアップメニューから「書き方のポイン
ト」の項目を選択（反転表示させた状態でＹＥＳキーを
押す等）するように設定すればよい。この付加情報は、
文書作成中にいつでも画面の本文ウィンドウ４１内に表
示させ、確認することができる。なお、付加情報データ
は、例えば文例データ毎に直接持たずに間接的に持つ形
態をとらせることが考えられる。

【００３１】これによって、目的とする文書を作成して
いく際に、参考文献や図書等を併用する必要がなく、必
要に応じて現在呼び出されている文例に対応する上記付
加情報（書き方のポイント等）を画面に表示して確認す
ることができ、文書作成に有益な周辺知識の情報が簡便
に得られる。

【００３２】次に図１４、図１５は、情報検索のための
選択項目及び選択された項目の具体的な内容が同時に表
示されている画面を示している。これらの図１４、図１
５においては、例えば尊称と謙称の表示ウィンドウ５１
が上記大項目メニュー３４の表示の上に開かれている。
この表示ウィンドウ５１は、ウィンドウの名称（タイト
ル）が表示されるタイトル欄５２と、複数の選択項目が
表示される選択項目欄５３と、これらの選択項目の内の
選択された項目についての内容、すなわち尊称、謙称が
それぞれ表示される内容表示欄５４、５５とから成って
いる。現在選択されている項目は反転（リバース）表示
された反転表示部分５６となっている。この尊称と謙称
の表示ウィンドウ５１は、上記文書作成支援システムが
読み込まれてプログラムが走っている間には、いつでも
呼び出すことができる。

【００３３】尊称と謙称の表示ウィンドウ５１が開かれ
た状態においては、カーソルキーを操作して反転表示部
分５６を移動させ選択項目を切り換えると、内容（尊
称）表示欄５４にはその選択された項目の内容である尊
称が、また内容（謙称）表示欄５５には謙称が、それぞ
れ切換表示される。従って、選択項目欄５３内の項目を
任意に切換選択操作することで、その内容が内容表示欄
５４、５５内に自動的に切り換えられて表示されるた
め、素早く各内容の確認が行えるようになる。これは、
従来において、カーソルキー操作等により選択項目の１
つを画面上で選択した後にエンターキーを押すこと等に
よって画面を切り換えて内容を表示させる操作が必要で
あったことを考慮すると、内容表示モードへの切換操作
が不要となって手間が半減し、特に、複数の選択項目の
各内容を次々と見てゆく際の操作手順が大幅に簡略化さ
れることになる。

【００３４】

【発明の効果】本発明に係る文書作成装置及び方法によ
れば、予め準備された複数の文例を選択し、この選択さ
れた文例に基づいて文書を作成する際に、上記各文例を
検索するための階層化ディレクトリは、１つのディレク
トリに項目メニューを生成するための項目メニュー生成
ブロックと、上記項目メニュー生成ブロックにより指定
されるデータブロックとを有し、上記項目メニュー生成
ブロックは親ディレクトリの指定が可能であり、上記デ
ータブロックがディレクトリである場合には、子ディレ
クトリに対応する項目メニュー生成ブロックを指定し、
上記データブロックがファイルである場合には、該デー
タブロックが上記文例に対応する文例ファイルを指定
し、上記文例ファイルを、２つ以上のディレクトリのそ
れぞれのディレクトリ内のデータブロックで指定可能と
することにより、複数の分類項目に属する文例を検索す
る際に、いずれの分類項目を選択しても目的とする文例
に到達することができる。これは、従来において、最下
位の階層の項目に達した段階で目的の文例が見当たらな
いときには、その上の階層やさらに上の階層に戻って検
索をやり直す等の操作が必要とされていたが、本発明に
よれば、このような試行錯誤的な検索の手間が省かれる
ため、検索効率が向上する。また、本来の分類項目をそ
のままディレクトリ構造に反映することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例の文書作成装置の概略構成を
示すブロック回路図である。

【図２】該実施例における初期表示画面上での項目選択
のための大項目メニューを示す図である。

【図３】該実施例の表示画面上での中項目メニューを示
す図である。

【図４】該実施例の表示画面上での小項目メニューを示
す図である。

【図５】該実施例の表示画面上での文例表示状態を示す
図である。

【図６】該実施例の階層化ディレクトリの構造の一具体
例を示す図である。

【図７】該実施例の文例ファイルのファイルヘッダの一
具体例を示す図である。該実施例のキー操作に伴う動作
を説明するためのフローチャートである。

【図８】該実施例における表示文例中の注目フレーズの
候補群が表示された状態を示す図である。

【図９】該実施例における表示文例中の注目フレーズの
切り換えに応じて候補群が切り換え表示される状態を示
す図である。

【図１０】該実施例における表示文例中の文字入力箇所
を含む注目フレーズの候補群が表示された状態を示す図
である。

【図１１】該実施例における表示文例中の注目フレーズ
の候補群の文字入力箇所を含む候補を選択して文字入力
ウィンドウが開かれた状態を示す図である。

【図１２】該実施例の文例ファイル中のフレーズのデー
タ構造を示す図である。

【図１３】該実施例における表示文例に対応した付加情
報である書き方のポイントが表示された状態を示す図で
ある。

【図１４】該実施例における情報検索のための選択項目
及び選択された項目の内容が表示されている状態を示す
図である。

【図１５】該実施例における情報検索のための選択項目
及び選択された項目の内容が表示されている状態を示す
図である。

【符号の説明】

１１・・・・・・・・ＣＰＵ１３・・・・・・・・キーボード２１・・・・・・・・ＬＣＤコントローラ２３・・・・・・・・ＬＣＤ（液晶表示装置）２６・・・・・・・・ディスクコントローラ２８・・・・・・・・フロッピィディスク装置３４・・・・・・・・大項目メニュー３６・・・・・・・・中項目メニュー３８・・・・・・・・小項目メニュー４０・・・・・・・・表示画面４１・・・・・・・・本文ウィンドウ４２・・・・・・・・注目フレーズ４３・・・・・・・・候補ウィンドウ４５・・・・・・・・文字入力ウィンドウ４７・・・・・・・・入力内容情報４９・・・・・・・・付加情報ウィンドウ５１・・・・・・・・尊称、謙称表示ウィンドウ５２・・・・・・・・タイトル欄５３・・・・・・・・選択項目欄５４、５５・・・・・・・・内容表示欄

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (56)参考文献特開昭60−245070（ＪＰ，Ａ) 特開平２−138658（ＪＰ，Ａ) 特開平３−87970（ＪＰ，Ａ) (58)調査した分野(Int.Cl.⁷，ＤＢ名) G06F 17/21 G06F 12/00 515 G06F 12/00 520 G06F 17/30 G06F 3/00 650 - 680 G06F 3/14

Claims

(57)【特許請求の範囲】

【請求項１】予め準備された複数の文例を選択し、こ
の選択された文例に基づいて文書を作成する文書作成装
置において、上記各文例を検索するための階層化ディレクトリは、１
つのディレクトリに項目メニューを生成するための項目
メニュー生成ブロックと、上記項目メニュー生成ブロッ
クにより指定されるデータブロックとを有し、上記項目メニュー生成ブロックは親ディレクトリの指定
が可能であり、上記データブロックがディレクトリである場合には、子
ディレクトリに対応する項目メニュー生成ブロックを指
定し、上記データブロックがファイルである場合には、該デー
タブロックが上記文例に対応する文例ファイルを指定
し、上記文例ファイルを、２つ以上のディレクトリのそれぞ
れのディレクトリ内のデータブロックで指定可能とする
ことを特徴とする文書作成装置。
【請求項２】予め準備された複数の文例を選択し、こ
の選択された文例に基づいて文書を作成する文書作成方
法において、上記各文例を検索するための階層化ディレクトリは、１
つのディレクトリに項目メニューを生成するための項目
メニュー生成ブロックと、上記項目メニュー生成ブロッ
クにより指定されるデータブロックとを有し、上記項目メニュー生成ブロックは親ディレクトリの指定
が可能であり、上記データブロックがディレクトリである場合には、子
ディレクトリに対応する項目メニュー生成ブロックを指
定し、上記データブロックがファイルである場合には、該デー
タブロックが上記文例に対応する文例ファイルを指定
し、上記文例ファイルを、２つ以上のディレクトリのそれぞ
れのディレクトリ内のデータブロックで指定可能とする
ことを特徴とする文書作成方法。