JPH04329468A

JPH04329468A - 文書作成装置

Info

Publication number: JPH04329468A
Application number: JP3126479A
Authority: JP
Inventors: Satoru Sasa; 哲佐々; Kyoko Takeda; 京子武田; Koji Hagino; 浩司萩野
Original assignee: Sony Corp
Current assignee: Sony Corp
Priority date: 1991-05-01
Filing date: 1991-05-01
Publication date: 1992-11-18

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、予め準備された複数の
文例から１つの文例を選択し、この選択された文例に対
して修正等を施しながら最終的な文書を作成するような
文書作成装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】一般に冠婚葬祭用の手紙文やビジネス文
、あるいはスピーチ原稿等の文書は、定型部分が多く、
目的に応じて予め準備された文例を加工することで、誰
でもが容易にある程度の品質の文書を作成することがで
きる。このことを考慮して、いわゆるワードプロセッサ
等の文書作成装置において、用途等に応じて分類された
複数の文例を予め用意しておき、目的に応じて文例を検
索して呼び出し、この呼び出された文例に対して、必要
事項の記入や不要部分の削除、書換え、追加等の修正を
施して、最終的な文書を作成するような機能を持たせる
ことが試みられている。

【０００３】具体的には、上記複数の文例をそれぞれ個
別に文書ファイル（文例ファイル）としてファイル化し
てフロッピィディスク等に記録しておき、これらのファ
イルを管理するためにいわゆるディレクトリを形成して
これもフロッピィディスク等の所定領域に記録しておく
。このディレクトリは、書籍の目次に相当するものであ
り、必要に応じて大項目、中項目、小項目等のように階
層化して検索を容易化している。このような複数の文例
に対応する文書ファイルとファイル検索用のディレクト
リや検索プログラム等から成る文書作成支援システムが
、例えばフロッピィディスク等に記録された形態で供給
されている。

【発明が解決しようとする課題】

【０００４】ところで、上記複数の文例においては、特
に手紙文の場合に、いわゆる頭語、時候の挨拶、安否を
問う挨拶、結語等のように文例が異なっても同じ文章（
一般的には文字列）が用いられるものがあり、このよう
な複数の文例中の同じ文字列（文章、文節、段落等）に
ついては、フロッピィディスク等の記録媒体に、同じ文
字列データが重複して記録されていることになる。この
場合、複数の文例に亘って使用頻度の高い文字列（文章
等）については、重複の度合いが増大し、重複部分が多
ければ多いほど無駄なデータを多量に記録していること
になり、媒体記録容量がその分無駄に使用されることに
なる。また、記録データの内容チェック等の際にも、重
複する各文字列毎にそれぞれ行わなければならず、多く
の工数を無駄に使用することになっている。

【０００５】さらに、バージョン（版数）変更の際等に
、上記重複する文章等の文字列を修正する場合等には、
各文例ファイルの各重複部分に対してそれぞれ修正を施
さなくてはならず、時間がかかるうえに、単純作業のた
めのケアレスミス等が非常に発生し易い状況となってい
るのが現状である。

【０００６】本発明は、このような実情に鑑みて提案さ
れたものであり、複数の文例中で使用頻度の高い（重複
の多い）文章等の文字列を共通ファイル化して記録デー
タ量の低減やチェック作業の軽減、さらにはデータ修正
時の工数削減が図り得るような文書作成装置の提供を目
的とする。

【０００７】

【課題を解決するための手段】本発明に係る文書作成装
置は、予め準備された複数の文例ファイルの１つを選択
し、この選択された文例ファイルに基づいて文書を作成
する文書作成装置において、上記複数の文例ファイル中
に用いられる使用頻度の高い文字列を共通ファイル化し
、この共通ファイル内の各文字列をコード化すると共に
、上記各文例ファイル中で上記共通ファイル内の文字列
を用いる箇所には対応するコードを書き込んでおき、こ
の文例ファイルを読み出す際にコードに対応する上記共
通ファイル内の文字列を読み出すことにより、上述の課
題を解決する。

【０００８】ここで、上記文字列としては、文節やフレ
ーズ、文章、段落等を挙げることができ、文節群やフレ
ーズ群、文章群、段落群等であってもよい。また、上記
共通ファイルは、１つあれば足りるが、例えば文字列の
内容のカテゴリー別あるいは種類別に複数個持たせるよ
うにしてもよい。

【０００９】

【作用】各文例ファイル内では、上記使用頻度の高い文
字列がコードとして書き込まれているため、文例ファイ
ル中の記録データ量を低減できる。また、上記使用頻度
の高い文字列自体は、共通ファイル内に１回記録されて
いるだけであるから、内容チェック作業を軽減でき、デ
ータ修正も共通ファイルを１回修正するだけで済み、修
正工数が大幅に削減される。

【００１０】

【実施例】図１は本発明に係る文書作成装置の一実施例
の概略的なハードウェア構成を示している。この図１に
おいて、メインのＣＰＵ（中央処理ユニット）１１には
サブＣＰＵ１２が接続され、このサブＣＰＵ１２により
キーボード１３からのキー入力や、ブザ１４のブザ音発
生等の制御を行わせている。メインＣＰＵ１１のバスラ
インには、ＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）１５、プ
ログラムＲＯＭ（リードオンリメモリ）１６、活字フォ
ントＲＯＭ１７、辞書ＲＯＭ１８、ＳＩＯ（シリアルイ
ンターフェース）１９、拡張コネクタ２０、ＬＣＤ（液
晶表示装置）コントローラ２１等が接続されている。Ｌ
ＣＤコントローラ２１は、Ｖ（ビデオ）ＲＡＭ２２との
間で表示用データを読み書きしながら２次元画面表示手
段であるＬＣＤ２３の表示を制御する。メインＣＰＵ１
１のバスラインには、タイミングジェネレータやアドレ
スデコーダ等の機能を有するゲートアレイ２４が接続さ
れ、このゲートアレイ２４からのタイミング信号やアド
レス信号がＬＣＤコントローラ２１、ＶＲＡＭ２２、Ｌ
ＣＤ２３等に送られており、スキャナコネクタ２５がこ
のゲートアレイ２４に接続されている。またメインＣＰ
Ｕ１１のバスラインには、ディスクコントローラ２６が
接続され、このディスクコントローラ２６はＳ（スタテ
ィック）ＲＡＭ２７との間でデータを読み書きしながら
フロッピィディスク装置２８との間でデータ転送を行っ
ている。さらに、メインＣＰＵ１１のバスラインには、
バッファ２９を介してプリンタコネクタ３０が接続され
、またカードコネクタ３１が接続されている。

【００１１】ここで、上記フロッピィディスク装置２８
に装着されるフロッピィディスクとして、前述したよう
な文書作成支援システム用ディスクが用意されており、
このディスクには、冠婚葬祭用の手紙文やビジネス文等
の複数の文例が文書ファイル化されて記録されている。また、これらの複数の文書ファイルの検索を容易化する
ために、階層化ディレクトリや検索プログラム等が該文
書作成支援システム用ディスクに記録されている。本発
明実施例においては、上記階層化ディレクトリとして、
一の階層の１つの節に対して上の階層の複数の節からの
枝を認める構造とし、１つの例文に対して複数のパスを
設定し得るようにしている。

【００１２】図２はこのような階層化ディレクトリの最
上位の階層での選択項目の一覧表、いわゆるメニューを
示すものであり、上記文書作成支援システム用ディスク
の読み込みが終了した後に、上記ＬＣＤ（液晶表示装置
）２３の表示画面上に最初に表示されるものである。この最初のメニューの選択項目としては、「ご案内」、
「冠婚葬祭」、「お知らせ」等の大きな分類による項目
、いわゆる大項目が表示されている。この表示画面上の
大項目メニュー３４内で、文字が反転している大項目３
５が現在仮選択されている項目を示している。この仮選
択項目位置は、上下左右のいわゆるカーソルキーを操作
することで移動させることができ、所望の項目が反転表
示された仮選択状態でエンターキー、例えばＹＥＳキー
等を押すことで選択項目を確定することができる。例え
ば、図２に示すように「冠婚葬祭」の大項目が反転表示
されている状態でＹＥＳキー（一般的にはエンターキー
）を押すと、図３に示すように、この大項目「冠婚葬祭
」が選択されて、対応するメニュー３６が表示される。

【００１３】図３は上記「冠婚葬祭」の大項目が選択さ
れて、該大項目「冠婚葬祭」内の選択枝となる中項目が
記載されたメニュー３６が表示された状態を示している
。この中項目メニュー３６内には、「人生の祝いごと」
、「受賞・叙勲」、「結婚」等の中程度の分類による項
目が挙げられている。メニュー３６の反転表示された中
項目３７が仮選択状態を表すこと、及びカーソルキー操
作にて反転表示位置を移動させることができることは、
上記図２の場合と同様である。ここで、図３に示す状態
でＹＥＳキー（エンターキー）を押すと、「結婚」の中
項目が選択されて、図４に示すように次のメニュー３８
が表れる。

【００１４】図４では上記選択された中項目「結婚」の
内のさらに細かい項目（小項目）が記載された小項目メ
ニュー３８が表示されている。このメニュー３８内の小
項目の具体例としては「婚約の通知」、「結婚式のご案
内」、「披露宴の招待状」等が挙げられており、図４で
は「披露宴の招待状」の小項目３９が仮選択されて反転
表示されている。この状態でＹＥＳキー（エンターキー
）を押すと、図５に示すように、選択項目「披露宴の招
待状」に対応する具体的な文例が読み出されて表示され
る。

【００１５】ここで、図４のメニュー３８内の各小項目
を選択して呼び出される文例は、内容によって他のパス
（選択経路）を介して検索することも可能となっている
。例えば、上記図２の大項目メニュー３４内の「ご案内
」の大項目を選択し、次に表示された中項目メニュー内
で「結婚」の中項目を選択し、次に表示された小項目メ
ニュー内で「披露宴」の小項目を選択することでも、図
５の文例を呼び出すことができる。また、例えば上記図
２、図３の各選択手順を経て表示された図４の小項目メ
ニュー３８内の「結婚のお祝い」との小項目を選択する
ことで呼び出される文例は、図２の大項目メニュー３４
内の「お祝い」の大項目を選択し、次の中項目メニュー
内で「個人へ」の中項目を選択し、次の小項目メニュー
内で「結婚」の小項目を選択することでも呼び出すこと
ができる。

【００１６】このように１つの文例に対するパス（選択
経路）を複数設定しておくことで、本来の分類項目をそ
のままディレクトリ構造に反映させることができ、従来
のように小項目のメニューに達した段階で目的の文例が
見当たらず中項目メニューや大項目メニューへ戻る等の
試行錯誤的な煩雑な操作を回避することができ、検索が
容易となる。

【００１７】すなわち、図６は上記階層化ディレクトリ
の一具体例を示しており、上記文章作成支援システム用
ディスクのプログラムの読み込みが終了した直後に、図
６の階層化ディレクトリファイルの先頭ブロックアドレ
スＡｓが読み込まれて、このアドレスＡｓの先頭ブロッ
クＢＬ０　のデータが読み出される。この先頭ブロック
ＢＬ０　には、上記図２の大項目メニュー３４を生成す
るための初期データが書き込まれており、先ず大項目メ
ニュー３４のタイトルである「メニューの選択」との文
字データ、次に大項目の数（ファイル数）を示すファイ
ル数データＮＦ、次にファイル群（データブロック群）
の先頭アドレスデータＡｆ、最後に親ディレクトリの先
頭アドレスデータＡｐの順に書き込まれている。上記図
２の例では、大項目の数ＮＦは１４となっている。これ
らの各大項目に対応して１４個のファイル（データブロ
ック）ＢＬ１　、ＢＬ２　、・・・が設けられており、
その先頭アドレスは上記ブロックＢＬ０　の先頭アドレ
スデータＡｆで指定される。上記各大項目に対応する各
ブロックＢＬ１　、ＢＬ２　、・・・には、先頭から順
に、大項目の名前（タイトル）である「冠婚葬祭」等の
文字データ、当該ブロック（ファイル）に対応する項目
がディレクトリかファイルかを示すファイルタイプデー
タＦＴ、及び当該項目の内容のデータの先頭アドレスデ
ータＡｄがそれぞれ書き込まれている。ここで各大項目
のファイルタイプはディレクトリであるから、ディレク
トリを示すファイルタイプデータＦＴ（Ｄ）としている
。これらの各大項目ブロックＢＬ１　、ＢＬ２　、・・
・内の各先頭アドレスデータＡｄにより、選択された各
大項目毎のメニュー（例えば図３の中項目メニュー３６
）を生成するための一連のデータの先頭位置がわかる。

【００１８】これらの各大項目毎にそれぞれの内容を示
す中項目メニューを生成するためのデータ構造は、上記
大項目メニューの場合と同様となっており、最初のブロ
ックは、先頭から順に、該中項目メニューのタイトル（
例えば「冠婚葬祭」）を示す文字列データ、ファイル数
データＮＦ、ファイル群の先頭アドレスデータＡｆ、及
び親ディレクトリの先頭アドレスデータＡｐとなってい
る。また、各中項目に対応するデータブロックは、先頭
から順に、中項目の名称を示す「結婚」等の文字データ
、ディレクトリを示すファイルタイプデータＦＴ（Ｄ）
、及び当該項目の内容となるデータの先頭アドレスデー
タＡｄとなっている。これらの各先頭アドレスデータＡ
ｄにより、例えば上記図４に示すような小項目メニュー
を生成するための一連のデータを読み出すことができる
。この小項目メニュー生成用データも、上記大項目や中
項目の生成用データと同様な構造となっているが、各小
項目はファイル（文書ファイル）に対応するから、ファ
イルを示すファイルタイプデータＦＴ（Ｆ）が用いられ
ており、先頭アドレスデータＡｄは、上記各文例に対応
する文書ファイルＤＦの先頭アドレスを示している。文
書ファイルＤＦは、先頭位置のファイルヘッダＦＨと本
文の文書データＤＤとから成っている。

【００１９】図７は文書ファイルＤＦのファイルヘッダ
ＦＨのデータ構造あるいはファイルフォーマットを示し
ている。この図７において、先頭から順に、ファイルヘ
ッダサイズＦＨＳ、文書タイプＤＴ、頭語タイプＨＴ、
留意点データ数ＮＲ、安否挨拶データ数ＮＡ、及び感謝
挨拶データ数ＮＧがそれぞれ１バイトずつ配され、次に
Ｎ１　バイトの留意点データＲＤ、Ｎ２　バイトの安否
データＡＤ、最後にＮ３　バイトの感謝データＧＤが配
されて、ファイルヘッダＦＨが構成されている。このフ
ァイルヘッダＦＨの先頭から６バイトは必ず必要な領域
であり、それ以降のデータは各文書ファイルにより可変
である。

【００２０】再び図５に戻って、この図５の画面４０は
２次元表示手段、例えば上記図１のＬＣＤ（液晶表示装
置）２３等の表示画面を示している。この表示画面４０
上で、上記選択された文例が本文ウィンドウ４１内に表
示されており、この文例を修正する際には、所定のフレ
ーズと呼ばれる文字列をまとめて修正の単位としている
。一般的に、ひとつの意味のある文字列のまとまりがフ
レーズとされ、本文ウィンドウ４１内で反転表示された
部分４２は注目フレーズと称される。この反転表示位置
は、上下左右のカーソルキー操作により移動させること
ができ、修正したいフレーズを反転表示させて（上記注
目フレーズにして）編集を行う。画面４０内の本文ウィ
ンドウ４１の右上方位置には上記パス（選択経路）が表
示される。本文ウィンドウ４１の下方位置には、文例や
現在の状態に関連する各種情報が表示される。

【００２１】図５の状態でＹＥＳキー（あるいはエンタ
ーキー等）を押すと、上記反転表示された注目フレーズ
４２の候補群が図８に示すように候補ウィンドウ４３内
に表示され、候補フレーズ群の内の１つのフレーズが反
転表示される。この候補ウィンドウ４３は、上記本文ウ
ィンドウ４１内で上記注目フレーズ４２の上方位置ある
いは下方位置に表示される。注目フレーズ４２が本文ウ
ィンドウ４１内の上方にあるときには候補ウィンドウ４
３が下方位置に表示され、注目フレーズ４２が本文ウィ
ンドウ４１内の下方にあるときには候補ウィンドウ４３
が上方位置に表示される。この状態で、上下のカーソル
キーを操作して反転表示位置を上下に移動させることが
でき、このとき同時に本文中の注目フレーズがこの反転
表示された候補フレーズに切換表示される。

【００２２】この候補ウィンドウ４３が表示された状態
で、所定の切換操作、例えばシフトキーを押しながら左
右のカーソルキーを操作することにより、注目フレーズ
を切り換えることができ、同時に各注目フレーズに対応
して表示される候補ウィンドウも切り換えられる。この
具体例を図９のＡ、Ｂ、Ｃに示している。すなわち、図
９のＡ、Ｂ、Ｃは、「ご列席の皆様には、」、「若いお
二人」、「の門出にあたりまして、」との各フレーズを
順次反転表示させて上記注目フレーズに切り換えた状態
をそれぞれ示している。図９のＡでは「ご列席の皆様に
は、」が注目フレーズ４２Ａとなっており、候補ウィン
ドウ４３Ａ内には４候補のフレーズ群が表示されている
。この状態でシフトキーを押しながら右カーソルキーを
押すと、図９のＢに示すように「若いお二人」のフレー
ズが反転表示されて注目フレーズ４２Ｂとなり、この注
目フレーズ４２Ｂの上方位置に候補ウィンドウ４３Ｂが
開かれて対応する候補フレーズ群（３候補）が表示され
る。さらにシフトキーを押しながら右カーソルキーを押
すと、図９のＣに示すように「の門出にあたりまして、
」のフレーズが反転表示されて注目フレーズ４２Ｃとな
り、対応する候補ウィンドウ４３Ｃ（２候補）が表示さ
れる。また、図９のＣの表示状態でシフトキーを押しな
がら左カーソルキーを押すと、図９のＢに示す状態に移
行し、さらにシフトキーを押しながら左カーソルキーを
押すと、図９のＡに示す表示状態に移行する。

【００２３】このように、所定の１操作のキー操作を行
う（例えばシフトキーを押しながら左右のカーソルキー
を操作する）ことによって、上記注目フレーズ及び対応
する候補フレーズ群を切り換えて表示させることができ
、文章中の所定フレーズの前後の候補群を見比べられる
ため、文の前後のつながりを考えながら適切な候補を選
択することが容易に行える。また、文章中に特定のキー
ワード等が含まれているかどうかを調べたいときなど、
簡単に全候補を見ることができる。

【００２４】次に図１０において、文中に□が記載され
た文字列（上記フレーズ）は、□の部分が未確定であり
文字を入力する必要がある。この未確定部分を含むフレ
ーズを反転表示させて上述したような注目フレーズ４２
とし、ＹＥＳキーを押すと上述したように候補ウィンド
ウ４３が開き、さらにＹＥＳキーを押すとその候補フレ
ーズが確定し、図１１に示すような文字入力ウィンドウ
４５が現れる。この文字入力ウィンドウ４５では、注目
フレーズ４２内の文字入力箇所（図示の例では３箇所）
毎にそれぞれ１行ずつに分かれて文字入力マーク４６が
表示され、これらの文字入力マーク４６の位置にのみ文
字入力が可能である。現在文字入力が行われる位置のマ
ーク４６（図１１では最下行のマーク４６ｐ）は、周期
的にあるいは断続的に反転表示（いわゆるブリンク表示
）され、この現在の文字入力位置は上下カーソルキーを
操作することで切換変更することができる。

【００２５】文字入力ウィンドウ４５内の所定位置、例
えば最上行には、上記現在の文字入力位置（マーク４６
ｐ）に応じた入力すべき内容を示す情報（入力内容説明
文）４７が表示される。この入力内容情報４７は、上記
文例ファイル（文例が記載された文書ファイル）内の各
フレーズのデータに関連して記録されている。実際に入
力ウィンドウ４５を生成する際には、文字列（フレーズ
）情報中に何箇所の入力位置情報（上記□のキャラクタ
）が含まれているかを数え、入力箇所と定型文とを切り
分けたウィンドウを生成する。入力・編集時には、現在
入力・編集作業の行われている入力箇所に対応する入力
内容情報４７を文字入力ウィンドウ４５のメッセージ表
示行（図示の例では最上行）に表示する。ここで文例フ
ァイル内に記録するのは「商品名」のみとし、残りの部
分「を入力してください」は、例えば入力ウィンドウ４
５の生成の際にプログラムにより自動的に付け足して表
示させれば、記録容量が少なくて済む。

【００２６】図１２は、上記未確定部分（文字入力が必
要な部分）を含むフレーズ（図１０や図１１の注目フレ
ーズ４２）の媒体上に記録されたデータ構造の具体例を
示している。この図１２において、文字入力フレーズ記
録データは３つの候補フレーズに対応して３行で構成さ
れている。これら３行の最初の行の先頭位置には例えば
１バイトの入力コードＩＮが配置され、次に１バイトず
つ２個のセパレータＳＰ、ＳＰが配置され、漢字１字に
つき２バイトで入力内容情報（の一部）である「商品名
」との文字列が配置され、再び入力コードＩＮが配置さ
れて、最初の候補フレーズである「さて、□月□日にお
送り頂きました□□が、」との文字列が配置されて、候
補エンドコードＳＥでこの行が終わっている。この行内
の２個のセパレータＳＰ、ＳＰは、当該候補フレーズ内
に３箇所の文字入力箇所が存在することを示しており、
これらの各セパレータＳＰの前位置に入力内容情報がな
いことから、前の２箇所（「□月□日」の各文字入力箇
所）に文字入力する際には入力内容の説明文を表示しな
いか、あるいは単に「データを入力してください」のよ
うな汎用の入力を促す文が表示される。３つめの入力箇
所では、上記「商品名」との文字列に「を入力してくだ
さい」との文字列をプログラムにより付加して表示する
。次の行は、入力コードＩＮから始まって直に「商品名
」との入力内容情報（の一部）の文字列が配置され、入
力コードＩＮを介して、次の候補フレーズである「前回
、当方から注文致しました□□が、」との文字列が配置
され、候補エンドコードＳＥで終わっている。次の行は
、先頭から直にもう１つの候補フレーズである「先日、
貴社から御発送頂きました品が、」との文字列が配置さ
れ、フレーズエンドコードＰＥで終わっている。

【００２７】このようなデータ構造に基づき、このフレ
ーズが注目フレーズ（反転表示）となっているときには
、所定操作を行う（例えばＹＥＳキーを押す）ことによ
って図１０に示すように候補ウィンドウ４３が開いて、
図１２の上記３つの各候補フレーズが読み出されて表示
され、さらに所定操作を行う（ＹＥＳキーを押す）こと
によって、図１１に示すように文字入力ウィンドウ４５
が開いて文字入力マーク４６の位置にのみ文字入力が行
え、同時に現在入力する内容についての説明文４７が表
示される。

【００２８】このような文字入力が行われた入力データ
は、例えば文字入力ウィンドウ４５を閉じるタイミング
でＲＡＭ等のメモリに送られて記憶される。また、上記
候補群の内の選択確定されたフレーズのデータもメモリ
に記憶される。このメモリに記憶された文書編集データ
については、当該文書作成支援プログラムを終了して一
般のワードプロセッサプログラムに切り換えた後に、文
書データを呼び出して任意に修正や書換えを行ったり、
プリントアウトしたり、フロッピィディスクに保存した
りすることができることは勿論である。ここで、文書作
成支援プログラムを終了してワードプロセッサプログラ
ムに戻る際には、上述のように文書をメモリに書き込ん
だ状態で終了する場合と、文書をクリアして終了する場
合とが選択可能である。なお、文書作成支援プログラム
自体にフロッピィディスクへの書き込み機能や、プリン
トアウト機能等を持たせるようにしてもよい。

【００２９】以上のような文字入力ウィンドウ４５を用
いた入力・編集作業を行わせることにより、日付、個人
名、商品名、住所等の個別事項を書き込むような定型文
入力作業を和文ワードプロセッサ機能に切り換えること
なく行え、便利である。これは、和文ワードプロセッサ
機能への切換動作はプログラムの読み込み等のために待
ち時間を要し、また、和文ワードプロセッサ機能に切り
換わった状態では文章全体を容易に書き換えできるため
上記個別事項を書き込む際に他の部分も書き換えてしま
う危険性があることを考慮すると、上記文字入力ウィン
ドウ４５を用いることにより、プログラム切換等の煩雑
な手間を要することなく個別事項の書込が簡単に行え、
しかも必要な部分（残したい部分）は書き換えられるこ
とがなく保護される。従って、誰でもが容易に間違いな
く定型文入力が行える。

【００３０】ところで、上述したような複数の文例に対
応する文書ファイル内では、複数のファイルに重複して
用いられる文章、フレーズ等の文字列が存在する。この
ような複数ファイルに重複して用いられる文字列を共通
ファイル化し、コード化しておき、各文例の文書ファイ
ル中の上記重複使用文字列についてはコードのみを記録
しておくことが考えられている。このような文例ファイ
ルのデータ構造の具体例を表１、表２及び表３に示す。これらの表１、表２及び表３は、それぞれ文例Ａ、文例
Ｂ及び文例Ｃの文書ファイルのデータの概略構造を示し
ている。また、共通ファイルを表４に示す。

【表１】

【表２】

【表３】

【表４】

【００３１】ここで実際には、各フレーズ単位で複数の
候補フレーズ群が存在するわけであるが、上記表１〜４
においては、説明を簡略化するために、各フレーズ毎の
候補群を省略して、それぞれ１つずつのフレーズが存在
するものとしている。これらの表１〜４のうち、所定の
識別マーク、例えば「＃」のマークの付加されたものが
上記コード化された共通データを示しており、表１〜３
に示す文例ファイル中ではコード番号（ポインタ）のみ
が記録され、表４の共通ファイル中ではコード番号（ポ
インタ）に対する文字列データが記録されている。すな
わち、表１に示す文例Ａにおいて、各「＃」マークが付
加されたコードの位置では、表４の共通ファイルをアク
セスし、それぞれコードに対応する文字列データを読み
出して置き換えることにより、「拝啓　　早春の侯、ま
すますご清栄のこととお喜び申し上げます。さて、今回
は、・・・　　　　敬具」のような文書を得ることがで
きる。

【００３２】これは、上記文書作成支援システムが記録
されたフロッピィディスクから目的の文例ファイルを読
み込む際に、上記共通ファイル内の必要とされる文字列
データをも読み込んでマージ（結合）することで実現で
き、このときの文書データの読み込み処理動作の具体例
について図１３を参照しながら説明する。

【００３３】図１３において、最初のステップＳ１にお
いて、目的とする文例の文書ファイルを上記文書作成支
援システム用のフロッピィディスクからロードする。次
に、ステップＳ２に進んで、読み込みポインタを文例フ
ァイル中のデータ構造の第１行目に位置させる。次のス
テップＳ３でこの１行を読み、ステップＳ４に進んで当
該行の先頭の文字が上記「＃」であるか否かを判別する
。このステップＳ４でＹＥＳと判別されたときには、ス
テップＳ５に進んで、この「＃」のうしろ、すなわち上
記表１〜３ではコード番号を表す数値を読む。次に、ス
テップＳ６に進んで該当するコード番号の文字列データ
を上記表４の共通ファイルから読み込んだ後、ステップ
Ｓ７にて文例ファイル中の「＃」の行と入れ換える。次に、ステップＳ８に進んで、文例ファイル中の最後の
行か否かを判別する。ここで、上記ステップＳ４にてＮ
Ｏと判別されたときには、ステップＳ８に飛ぶ。ステッ
プＳ８でＮＯと判別されたときには、ステップＳ９で上
記読み込みポインタを次の行へ移動させ、上記ステップ
Ｓ３に戻る。ステップＳ８でＹＥＳ（最後の行）と判別
されたときには、この文書読み込み処理を終了する。

【００３４】このように、例えば手紙文においては、い
わゆる頭語、時候の挨拶、安否を問う挨拶、感謝の挨拶
、結語等のように、ほとんど決まった言い回ししかない
ものが存在することを考慮し、これらの決まり文句等の
文字列を共通ファイルにまとめ、各文例の文書ファイル
中には共通ファイルへのアクセスポインタとなるコード
を記録しておく。そして、検索されて得られた目的の文
例ファイルを読み込む際に、上記コードの位置では共通
ファイルから対応する文字列を読んでくるようにし、読
み込まれた文例データ上では、上記各コードが対応する
文字列に置き換えられたものとなって、何ら不具合なく
編集等が行える。

【００３５】従って、フロッピィディスク等の記録媒体
上での文例ファイルのデータ量を大幅に低減できる。ま
た、頻度の高い文字列の内容チェックの作業も共通ファ
イルに対して１回行うだけで済み、チェック作業の軽減
化が図れる。さらに、頻度の高い文字列のデータの修正
も、共通ファイルに対して１回行うだけで済み、修正工
数が大幅に削減できると共に、修正ミスの激減も期待で
きる。

【００３６】なお、上記共通ファイルについては、フロ
ッピィディスク等の媒体中の全文例に対して１つ設けれ
ば足りるが、共通ファイル化可能なデータ量が膨大とな
る場合等には、ファイルの大きさや読み込みの容易さ等
を考慮して、文章（一般的には文字列）の種類別に複数
の共通ファイルを持つようにしてもよい。また、コード
（アクセスポインタ）で示す共通ファイル内の文字列は
、１つの文でも、段落でも、文節でもよく、また文節群
、文群、段落群等の場合も考えられる。

【００３７】次に図１４は、例えば現在呼び出されてい
る文例に対応する付加情報として、いわゆる「書き方の
ポイント」が記載された付加情報ウィンドウ４９が表示
されている画面を示している。この付加情報ウィンドウ
４９に記載された「書き方のポイント」とは、呼び出し
た文例を仕上げる際のアドバイスのことであり、文例毎
に異なるアドバイスが用意されている。この容易された
アドバイスが付加情報ウィンドウ４９内に収まらない場
合には、上下のカーソルキーを操作することで上下にス
クロールさせることができる。この付加情報ウィンドウ
４９を開くためには、例えば専用の付加情報表示キーを
設けてこれを操作するようにしてもよいが、キーの個数
増加を防ぐために、例えばファンクションキーを押して
表示されたポップアップメニューから「書き方のポイン
ト」の項目を選択（反転表示させた状態でＹＥＳキーを
押す等）するように設定すればよい。この付加情報は、
文書作成中にいつでも画面の本文ウィンドウ４１内に表
示させ、確認することができる。なお、付加情報データ
は、例えば文例データ毎に直接持たずに間接的に持つ形
態をとらせることが考えられる。

【００３８】このように、選択された文例ファイルデー
タと同時に、該文例に対応する付加情報としての「書き
方のポイント」のデータを読み出しておき、所定の操作
、例えばポップアップメニューから「書き方のポイント
」の項目を選択する等の操作により画面上に表示させる
ことができる。従って、目的とする文書を作成していく
際に、参考文献や図書等を併用する必要がなく、必要に
応じて現在呼び出されている文例に対応する上記付加情
報（書き方のポイント等）を画面に表示して確認するこ
とができ、文書作成に有益な周辺知識の情報が簡便に得
られる。

【００３９】次に図１５、図１６は、情報検索のための
選択項目及び選択された項目の具体的な内容が同時に表
示されている画面を示している。これらの図１５、図１
６においては、例えば尊称と謙称の表示ウィンドウ５１
が上記大項目メニュー３４の表示の上に開かれている。この表示ウィンドウ５１は、ウィンドウの名称（タイト
ル）が表示されるタイトル欄５２と、複数の選択項目が
表示される選択項目欄５３と、これらの選択項目の内の
選択された項目についての内容、すなわち尊称、謙称が
それぞれ表示される内容表示欄５４、５５とから成って
いる。現在選択されている項目は反転（リバース）表示
された反転表示部分５６となっている。この尊称と謙称
の表示ウィンドウ５１は、上記文書作成支援システムが
読み込まれてプログラムが走っている間には、例えばポ
ップアップメニューから「尊称と謙称」との項目を選択
し確定する（変転表示させた状態でＹＥＳキーを押す等
）ことにより、いつでも呼び出すことができる。

【００４０】尊称と謙称の表示ウィンドウ５１が開かれ
た状態においては、カーソルキーを操作して反転表示部
分５６を移動させ選択項目を切り換えると、内容（尊称
）表示欄５４にはその選択された項目の内容である尊称
が、また内容（謙称）表示欄５５には謙称が、それぞれ
切換表示される。従って、選択項目欄５３内の項目を任
意に切換選択操作することで、その内容が内容表示欄５
４、５５内に自動的に切り換えられて表示されるため、
素早く各内容の確認が行えるようになる。これは、従来
において、カーソルキー操作等により選択項目の１つを
画面上で選択した後にエンターキーを押すこと等によっ
て画面を切り換えて内容を表示させる操作が必要であっ
たことを考慮すると、内容表示モードへの切換操作が不
要となって手間が半減し、特に、複数の選択項目の各内
容を次々と見てゆく際の操作手順が大幅に簡略化される
ことになる。

【００４１】

【発明の効果】本発明に係る文書作成装置によれば、複
数の文例ファイルの１つを選択して２次元画面表示手段
に表示し、表示された文例に基づいて文書を作成する文
書作成装置において、複数の文例ファイル中に用いられ
る使用頻度の高い文字列を共通ファイル化し、この共通
ファイル内の各文字列をコード化すると共に、上記各文
例ファイル中で上記共通ファイル内の文字列を用いる箇
所には対応するコードを書き込んでいるため、文例ファ
イル中の記録データ量を低減できる。また、上記使用頻
度の高い文字列データ自体は、共通ファイル内に１回記
録されているだけであるから、内容チェック作業を軽減
でき、データ修正も共通ファイルを１回修正するだけで
済み、修正工数が大幅に削減される。なお、上記コード
を含む文例ファイルを読み出す際には、ファイル内の各
コードに対応する上記共通ファイル内の文字列を読み出
すことにより、文例の本文のデータが得られ、何ら不具
合なく文書の編集作業が行える。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例の文書作成装置の概略構成を
示すブロック回路図である。

【図２】該実施例における初期表示画面上での項目選択
のための大項目メニューを示す図である。

【図３】該実施例の表示画面上での中項目メニューを示
す図である。

【図４】該実施例の表示画面上での小項目メニューを示
す図である。

【図５】該実施例の表示画面上での文例表示状態を示す
図である。

【図６】該実施例の階層化ディレクトリの構造の一具体
例を示す図である。

【図７】該実施例の文例ファイルのファイルヘッダの一
具体例を示す図である。

【図８】該実施例における表示文例中の注目フレーズの
候補群が表示された状態を示す図である。

【図９】該実施例における表示文例中の注目フレーズの
切り換えに応じて候補群が切り換え表示される状態を示
す図である。

【図１０】該実施例における表示文例中の文字入力箇所
を含む注目フレーズの候補群が表示された状態を示す図
である。

【図１１】該実施例における表示文例中の注目フレーズ
の候補群の文字入力箇所を含む候補を選択して文字入力
ウィンドウが開かれた状態を示す図である。

【図１２】該実施例の文例ファイル中のフレーズのデー
タ構造を示す図である。

【図１３】該実施例における共通ファイル化された文字
列のコードを含む文例ファイルを読み込む際の動作を示
すフローチャートである。

【図１４】該実施例における表示文例に対応した付加情
報である書き方のポイントが表示された状態を示す図で
ある。

【図１５】該実施例における情報検索のための選択項目
及び選択された項目の内容が表示されている状態を示す
図である。

【図１６】該実施例における情報検索のための選択項目
及び選択された項目の内容が表示されている状態を示す
図である。

【符号の説明】

１１・・・・・・・・ＣＰＵ１３・・・・・・・・キーボード２１・・・・・・・・ＬＣＤコントローラ２３・・・・
・・・・ＬＣＤ（液晶表示装置）２６・・・・・・・・
ディスクコントローラ２８・・・・・・・・フロッピィ
ディスク装置３４・・・・・・・・大項目メニュー３６・・・・・・・・中項目メニュー３８・・・・・・・・小項目メニュー４０・・・・・・・・表示画面４１・・・・・・・・本文ウィンドウ４２・・・・・・・・注目フレーズ４３・・・・・・・・候補ウィンドウ

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】　　予め準備された複数の文例ファイルの
１つを選択し、この選択された文例ファイルに基づいて
文書を作成する文書作成装置において、上記複数の文例
ファイル中に用いられる使用頻度の高い文字列を共通フ
ァイル化し、この共通ファイル内の各文字列をコード化
すると共に、上記各文例ファイル中で上記共通ファイル
内の文字列を用いる箇所には対応するコードを書き込ん
でおき、この文例ファイルを読み出す際にコードに対応
する上記共通ファイル内の文字列を読み出すことを特徴
とする文書作成装置。