JP3205270U

JP3205270U - 訪問介護業務におけるサービス実施記録票の作成及び保管方法

Info

Publication number: JP3205270U
Application number: JP2015006410U
Authority: JP
Inventors: 健司森原; 政勝田中
Original assignee: 株式会社森原システムエンジニアリング
Priority date: 2015-11-30
Filing date: 2015-11-30
Publication date: 2016-07-21
Anticipated expiration: 2025-11-30

Abstract

【課題】経費を下げ、業務を効率化できる訪問介護システムを提供する。【解決手段】訪問介護事業所１に設置され、プリンタ６とハードディスクとを有する事業所パソコンと、専用サーバー８と、ヘルパーの携帯電話１８と、ヘルパー宅９に設置され、プリンタ１１を有するヘルパー宅パソコン１０とを備えた訪問介護システム３であり、事業所パソコンまたはヘルパー宅パソコンは、一枚の普通紙に識別コード付きサービス実施記録票１２を印刷し、携帯電話は、訪問宅でサービス内容を手書きで記載１５をした後、印鑑で押印１６をもらい、利用者（被介護者）宅１４の控え１７として保管されるサービス実施記録票をカメラ撮影１９し、写真画像添付メールで専用サーバーにメール配信２０し、専用サーバーはメール受信後、メールと添付写真画像を分離し、分離した画像ファイル名を介護日付、送信者のメールアドレス、受信時分、受信順番号として設定する。【選択図】図１

Description

本考案は、訪問介護業務において、ヘルパーが訪問先でサービス実施記録票（カーボン式二枚綴り）に介護サービス内容を記載し印鑑をもらった後、一部を利用者（被介護者）に控えとして渡し、且つ、一方を事業所でサービスの実施のチェックと保管及び検索方法の改善に関するシステム。

サービス実施記録票は、事業所毎のフォーマットで二枚綴りのカーボン紙を使用し、印刷業者に印刷を依頼していた。

サービス実施記録票は、訪問宅で、手書きで実施内容を二枚綴りのカーボン紙に記載後、一枚を事業所に持ち帰り、確認後、倉庫等に保管していた。

サービス実施記録票は、後日、公官庁等からの問い合わせ等で、再々確認する場合があり、記録票の取り出し時は、倉庫等に積まれた多量の書類から、該当の記録票を探し、取り出していた。

サービス実施記録票は、サービス実施完了後、全ヘルパーから記録票の提出を依頼するが、提出時間がまちまちであり、提出漏れのチェック等に時間を要していた。

サービス実施記録票は、事業所毎の所定のフォーマットで、且つ、特殊な二枚綴りのカーボン紙を用いたものを、印刷業者に印刷を依頼する為、高価であり、費用削減を要求されていた。

サービス実施記録票は、多くの枚数を倉庫等に保管するため省スペースの必要があった。

サービス実施記録票は、紙に書かれた記録票の中から該当の記録票を見つけ出すのに、一枚一枚手作業で目視確認が必要であった為、短時間で見つける事が難しく、業務の効率化が必要であった。

サービス実施終了後、サービス実施記録票の提出確認は、目視で一人一人実施漏れが無いかを確認して行く必要がある為、台帳と照らし合わせながら、且つ、消し込みをしながら確認が必要な為、容易に未提出が分かる様、業務の効率化が必要であった。

サービス実施記録票は、事業所毎のフォーマットを、特殊な二枚綴りのカーボン紙に印刷する様、印刷業者に依頼する為、高価なものであったが、本考案は、市販の普通紙（コピー紙）一枚を用い、且つ、その用紙に、本システムで印刷する様にした。

サービス実施記録票の保管は、二枚綴りのカーボン紙の内一枚を保管するのではなく、写真撮影した写真画像をハードディスクに電子データで保管する様にした。

介護サービスが完了した後、サービス実施記録票に確認の為の印鑑を貰い、それを携帯電話（又はスマートフォン等）で写真撮影し、写真画像添付メールで専用サーバーにメール送信するが、サービス実施記録票に識別コード、例えばＱＲコード付き（以下ＱＲコードの場合で説明する）とし、ＱＲコードの中身は、例えば、２０１５０８２８−ｍｓ０２７４−１０３０−２７．ｐｄｆ（介護日付−利用者ＩＤ−開始時分−開始番号）と定義する。

サービス実施記録票を訪問介護システムに保管するとき、保管されたことを示す識別フラグを、訪問介護システムの介護実績データに付けることで、サービス実施記録票の未提出分が分かるようにする。

サービス実施記録票は、特殊な二枚綴りのカーボン紙を使用し、且つ、訪問介護事業所が決めたフォーマットで印刷業者に発注し、印刷する為、非常に高価であったが、当該の訪問介護システムでは、普通紙（コピー紙一枚に印刷をする為、非常に安価となる。

サービス実施記録票は、写真画像としてハードディスクに保管する為、省スペースとなる。倉庫等、紙の保管スペースが不要となる。

過去のサービス実施記録票の取り出しが、電子データ化されている為、公官庁等からの問い合わせ時にも、検索機能で迅速に取り出す事が可能となる。

サービス実施記録票の回収漏れが検索機能で、迅速に把握出来る為、訪問漏れ等の異常に、素早く対応が出来、サービス低下を防ぐ事が出来る。併せて、顧客の信頼を維持向上する事が期待できる。

固有の識別機能付きのサービス実施記録票を取り込む処理ＱＲコード識別機能付きのサービス実施記録票のサンプル固有の識別機能なしのサービス実施記録票を取り込む処理ＱＲコード識別機能なしのサービス実施記録票のサンプル

以下、考案を実施するための形態を図１〜図４に基づいて説明する。

本考案の図１は、訪問介護事業所１に、訪問介護システム３を利用するシステム管理者２が居る。訪問介護システム３及び専用サーバー８は、インターネット回線７に接続されているが、専用サーバー８は、訪問介護事業所１に設置することも可能である。また、訪問介護システム３内に組み込むことも可能である。専用サーバー８にある印刷用データは、訪問介護システム３から、印刷用データを転送２３することで設定される。ヘルパー宅９はインターネット回線７に接続されており、パソコン１０、プリンタ１１で、専用サーバー８の印刷用データを取り出し、サービス実施記録票の印刷２４ができる。訪問介護事業所１のプリンタ６でも、サービス実施記録票１２の印刷は可能である。サービス実施記録票１２に、ヘルパーが介護記録記載１５をした後、利用者とヘルパーの押印１６をもらう。押印した記録票をカメラ撮影１９する。続いてヘルパーの携帯電話１８で、画像添付メール配信２０を行う。配信後、サービス実施記録票１５は、利用者（被介護者）の控え１７として保管する。システム管理者２は、専用サーバー８から、訪問介護システム３に画像添付メール取込処理２１を行うが、取込む前にメールと添付写真画像を分離させたのち分離した画像を取り込む。その後、自動で画像内にあるＱＲコード解読し、ＱＲコードで定義されたファイル名に変換後、サービス実施記録票保管場所５に保管する。ＱＲコードの自動解読は、例えば、２０１５０８２８−ｍｓ０２７４−１０３０−２７．ｐｄｆ（介護日付−利用者ＩＤ−開始時分−開始番号）を解読する。また、システム管理者２が、介護記録記載１５のサービス実施記録票を取り込む時、訪問介護システムのデータベース４に、データ取込済を示す識別フラグを付ける、この取込実績の記録処理２２を行う事で未回収のサービス実施記録票の把握が可能になる。

図２は、印刷されたＱＲコード付きサービス実施記録票２５がある。印刷されたＱＲコード２６と、初期印刷される範囲２７を示している。それ以外の領域は、サービス実施記録票１２に手書きされたものである。ヘルパーと利用者の押印２９も示す。

図３は、図１に対して、サービス実施記録票３９にＱＲコードが印刷されていない。訪問介護事業所３０に、訪問介護システム３２を利用するシステム管理者３１が居る。訪問介護システム３１及び専用サーバー３７は、インターネット回線３６に接続されているが、専用サーバー３７は、訪問介護事業所３０に設置する事も可能である。また、訪問介護システム３２内に組み込む事も可能である。専用サーバー３７は、ヘルパー宅３８には、事前に印刷されたＱＲコードなしサービス実施記録票３９がある。このサービス実施記録票にヘルパーが介護記録記載４１の後、利用者とヘルパーの押印４２を貰う。これをカメラ撮影４５後、ヘルパーの携帯電話４４で、画像添付メール配信４６する。配信後、サービス実施記録票は、利用者控え４３として保管する。システム管理者３１は、専用サーバー３７から、訪問介護システム３２に画像添付メール取込処理４７を行うが、取込む前にメールと添付写真画像を分離させたのち分離した画像のファイル名を、例えば、２０１５０８２８−ｔａｎａｋａ−０９−３０−１．ｐｄｆ（介護日付−送信者のメールアドレス−受信時分−受信番号）で設定する。これを取り込み、サービス実施記録票の保管場所３４に保管する。対象のファィルの取出しは、まず介護日付とメールアドレスで対象範囲を限定し、限定されたファィルは介護を実施した順に並ぶので、即座に、対象のファィルを取り出す事が可能になる。又、サービス実施記録票の未提出分の有無は、受信ファィルの総数が介護実績総数と一致するかを確認する。

図４は、印刷されたＱＲコードなしサービス実施記録票４８は、図２のサービス実施記録２５に比べ、手書きで、ヘルパー名、利用者名、日付、開始時刻、終了時刻を記入した上で、ヘルパーと利用者の押印５０をしたものである。

１訪問介護事業所
２システム管理者
３訪問介護システム
４訪問介護システムのデータベース
５サービス実施記録票保管場所
６プリンタ
７インターネット回線
８専用サーバー
９ヘルパー宅
１０パソコン
１１プリンタ
１２サービス実施記録票
１３印刷されたＱＲコード
１４利用者宅（被介護者）
１５ヘルパーが介護記録記載
１６利用者とヘルパーの押印
１７利用者（被介護者）の控え
１８ヘルパーの携帯電話
１９押印後のカメラ撮影
２０画像添付メール配信
２１画像添付メール取込処理
２２取込実績の記録処理
２３印刷用データを転送
２４サービス実施記録票の印刷
２５ＱＲコード付きサービス実施記録票
２６印刷されたＱＲコード
２７初期印刷される範囲
２８サービス実施記録に手書きされたもの
２９ヘルパーと利用者の押印
３０訪問介護事業所
３１システム管理者
３２訪問介護システム
３３訪問介護システムのデータベース
３４サービス実施記録票保管場所
３５プリンタ
３６インターネット回線
３７専用サーバー
３８ヘルパー宅
３９ＱＲコードなしサービス実施記録票
４０利用者宅（被介護者）
４１ヘルパーが介護記録記載
４２利用者とヘルパーの押印
４３利用者（被介護者）の控え
４４ヘルパーの携帯電話
４５押印後のカメラ撮影
４６画像添付メール配信
４７画像添付メール取込処理
４８ＱＲコードなしサービス実施記録票
４９サービス実施記録票に全てが手書きされたもの
５０ヘルパーと利用者の押印

Claims

訪問介護業務において、予め訪問介護システムで一枚の普通紙に印刷された識別コード付きサービス実施記録票に、訪問宅でサービス内容を手書きで記載したのち印鑑で押印をもらい、これをヘルパーが携帯電話で写真撮影後、押印されたサービス実施記録票は、利用者（被介護者）宅の控えとして保管すると同時に、写真画像添付メールで専用サーバーにメール送信するが、メール受信後はメールと添付写真画像を分離させたのち、分離した画像ファィル名を介護日付、送信者のメールアドレス、受信時分、受信順番号として設定し、続いて専用サーバーから、事業所に設置された訪問介護システムに、分離した識別コード付きサービス実施記録票を取り込み、識別コードに組み込まれた介護日付、利用者ＩＤ、開始時分、開始番号を自動で読み取り、これらの情報で定義されたファィル名に置き換え格納エリアに保存し、必要時に、即座に対象のファィルの取出検索を可能とすると共に、サービス実施記録票が保管されたことを示す識別フラグを、訪問介護システムの介護実績データに付けることで、サービス実施記録票の該当する未提出分が即時に分かるようにするもの。
訪問介護業務において、予め訪問介護システムで一枚の普通紙にサービス実施記録票のフォーマットが印刷された識別コードなしサービス実施記録票に、訪問宅でサービス内容を手書きで記載したのち印鑑で押印をもらい、これをヘルパーが携帯電話で写真撮影後、押印されたサービス実施記録票は、利用者（被介護者）宅の控えとして保管すると同時に、写真画像添付メールで専用サーバーにメール送信するが、メール受信後はメールと添付写真画像を分離させたのち、分離した画像ファィル名を介護日付、送信者のメールアドレス、受信時分、受信順番号として設定し、続いて専用サーバーから、事業所に設置された訪問介護システムに、分離した識別コードなしサービス実施記録票を取り込むが、ファィル検索で対象のファィルの取出しは、まず介護日付とメールアドレスで対象範囲を限定し、限定されたファィルは介護を実施した順に並ぶので、即座に対象のファィルを取り出すことができるようにすると共に、サービス実施記録票の未提出分は受信ファィルの総数及びヘルパー毎の当日の担当訪問総数と計画数とを比較しヘルパー毎の過不足を即時に分かるようにするもの。