JP3063096B2 - レコード作成装置 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 ［産業上の利用分野］ この発明は、各レコード間でフィールド内容が共通す
る複数のレコードを作成するレコード作成装置に関す
る。

［概 要］ この発明は、レコード作成装置において、各レコード
間でフィールド内容が共通する複数のレコードを作成す
る場合、その共通するフィールド内容をフィールド識別
データと対応して予め記憶しておき、共通のフィールド
内容を含むレコードの作成が指示されたときは、記憶し
た共通のフィールド内容を読出して作成対象レコードの
対応フィールドに設定することにより、共通のフィール
ド内容を繰返し入力する無駄を省き、レコード作成の迅
速化、労力の軽減化を図ったものである。

［従来の技術］ 従来、ファイルにおけるレコードを作成する場合、各
レコード毎に個別に各フィールド内容を入力していた。
従って、例えば、各レコードのフィールドが社員No.
（キーコード）、社員名、性別、所属課、入社年月日で
ある人事マスタマスタファイルを作成するとき、性別、
所属課、入社年月日は、複数レコード間（社員間）で共
通するが、これら共通するフィールド内容も、各レコー
ド毎にその都度入力していた。すなわち、複数レコード
間で共通するフィールド内容であっても、そのフィール
ド内容そのものを仮名キー等によりレコード毎に設定入
力していた。

［発明が解決しようとする課題］ このように、従来は、各レコード間で共通するフィー
ルド内容であっても、フィールド内容そのものを繰返し
設定入力しなければならず、無駄な労力を費やし、レコ
ード作成に長時間を要していた。

これは、各レコード間におけるフィールド内容の共通
性を何等考慮していないため、各レコード毎に全てのフ
ィールド内容そのものを仮名キー等により設定入力しな
ければならないことに起因する。

してみれば、各レコード間におけるフィールド内容の
共通性を考慮して、これら共通のフィールド内容はそれ
自体を設定入力することなく簡単に設定入力できれば、
迅速にレコード作成作業を行えることは明らかである。

この発明の課題は、各レコード間に共通するフィール
ド内容を簡単に設定入力できるようにすることである。

［課題を解決するための手段］ この発明の手段は次の通りである。

記憶手段ａ（第１図の機能ブロック図を参照、以下同
じ）は、複数のレコード間に共通するフィールド内容を
フィールド識別データと対応付けて記憶する。この記憶
手段ａは、フィールド内容が各種のパターンで共通して
いる場合には、そのパターン別に共通フィールド内容と
フィールド識別データを記憶する。

指示手段ｂは、記憶手段ａに記憶されたフィールド内
容を含むレコードの作成を行う際に、該フィールド内容
に対応するフィールド識別データを指示する。

設定手段Ｃは、前記指定されたフィールド識別データ
に対応するフィールド内容を前記記憶手段から読み出
し、読み出したフィールド内容を作成対象のレコードの
対応フィールドに設定する。

［作用］ この発明の手段の作用は次の通りである。

今、記憶手段ａは複数のレコード間に共通するフィー
ルド内容として、フィールドNo.1と対応して“男性”、
フィールドNo.3と対応して“総務部”を記憶しているも
のとする。

そして、所定のファンクションキー等の指示手段ｂに
より、記憶手段ａに記憶されたフィールド内容を含むレ
コードの作成が指示されたとすると、設定手段ｃは、記
憶手段ａから、対応付けられたフィールドNo.1と“男
性”、フィールドNo.3と“総務部”を夫々読出し、作成
対象レコードのフィールド１には“男性”、フィールド
３には“総務部”を設定する。

すなわち、例えば、“総務部”に属する“男性”が25
名存在する会社の人事ファイルを作成するに当たり、
“総務部”の“男性”の25本のレコードを作成するとき
は、“総務部”、“男性”を仮名キー等により入力する
ため、“そ”、“う”、“む”、“ふ”、“濁音”、及
び“た”、“濁音”、“ん”、“せ”、“い”が各々割
当てられた各仮名キー等の一連の操作を25回も繰り返す
必要はなくなり、各作成対象レコード毎に所定のファン
クションキー等を１回ずつ操作するだけで、“総務
部”、“男性”が同時に作成対象の各レコードに設定さ
れる。

従って、各レコード間に共通するフィールド内容を簡
単に設定入力できる。

［実施例］ 以下、一実施例を第２図ないし第９図を参照しながら
説明する。

第２図は、本発明によるレコード作成装置を含むファ
イル処理装置のブロック構成図であり、CPU1、キー入力
部２、ROM3、ワークRAM4、表示部５、印字部６、索引用
ファイル７、変動ファイル８、第１のパターンテーブル
９、及び第２のパターンテーブル10を有している。

CPU1は、ROM3にプリセットされたプログラムに従っ
て、キー入力部２から入力された各種データに基づい
て、索引用ファイル７を参照しながら変動ファイル８に
対するレコード更新処理を行い、その入力データ、レコ
ード更新結果を表示部５に表示する、変動ファイル８の
内容を印字部６にて印字する等の各種処理を制御する。

キー入力部２は、文字、数字等の各種データを入力す
るデータ入力キー2aの他に、パターン登録、レコード初
期登録、レコード訂正登録の各モードを設定するパター
ン登録キー2b、初期登録キー2c、訂正登録キー2d等の各
種ファクションキーを有している。

索引用ファイル７は、上記のように変動ファイル８を
ファイル処理するに当たって参照され、その参照の主体
となる基本的なレコードがまとめられている。このレコ
ードのフィールド内容は、固定内容となっており、変動
ファイル８のフィールド内容のように頻繁に更新される
ことはない。

また、例えば、第３図（ａ）に示した伝票を作成する
ために活用される第３図（ｂ）に示した得意先マスタフ
ァイル、或いは第３図（ｃ）に示した社員マスタファイ
ルのように、地区、性別、入社年月日等のように各レコ
ード間に共通するフィールド内容を含んでいる。

そのため、索引用ファイル７のレコードを作成する際
は、各レコード間に共通するフィールド内容を各レコー
ド作成時に繰返し入力しなくても良いように、第１のパ
ターンテーブル９、第２のパターンテーブル10には、共
通するフィールド内容がその共通の仕方のパターン別に
登録され、このパターン別の共通フィールド内容を活用
することにより索引用ファイル７のレコードを迅速に作
成できるようになっている。

このレコード作成に当たっては、ワークRAM4が活用さ
れる。

次に、索引用ファイル７のレコード作成処理を第４図
ないし第９図を参照しながら説明するが、理解を容易に
するため、第４図（ａ）に示したように、キーコード、
名称、フィールド１、フィールド２、フィールド３から
なるレコードであって、各フィールド内容が第４図
（ｂ）のような５つのレコードを作成する例で説明す
る。

先ず、パターン登録処理を説明する。

パターン登録処理を行う場合は、パターン登録キー2a
を操作してパターン登録モードを設定し、第１のパター
ンテーブル９、或いは第２のパターンテーブル10のう
ち、いずれか１つを指定する（第５図ステップS51）。
次に、第４図（ｂ）に示したフィールド内容のレコード
間における共通の仕方のパターンに着目して、第６図
（ａ）に示したフィールド１、フィールド３、或いは第
７図（ａ）に示したフィールド２を設定する（ステップ
S52）。本実施例では、第１のパターンテーブル９を指
定した場合は、第６図（ａ）のフィールド１、フィール
ド３を設定し、第２のパターンテーブル10を指定した場
合は、第７図（ａ）のフィールド２を設定することとし
ている。この設定は、ワークRAM4上で実行される。

そうすると、CPU1は、パターンNo.を自動的に“1"に
初期化し、ステップS52にて設定入力されたフィールド
と共に表示する（ステップS53）。次に、表示画面上の
対応フィールド位置に各レコード間に共通するフィール
ド内容、例えば第６図（ａ）に示したように“1"、
“”を入力すると（ステップS54）、ワークRAM4の対
応位置にそのフィールド内容を書込んで表示すると共
に、そのワークRAM4に書込まれたフィールド内容を、ス
テップS51にて指定されたパターンテーブルに登録する
（ステップS55）。

そして、キー入力部２の所定キーを操作して、次パタ
ーン、或いは終了を指示する（ステップS56）。

この場合、次パターンが指示されたときは、パターン
No.を更新して（ステップS57）、ステップS54に戻り、
終了が指示されたときは、終了する。

このようにして、第６図（ａ）、第７図（ａ）のよう
な共通フィールド内容のパターンが、夫々第１のパター
ンテーブル９、第２のパターンテーブル10に登録され
る。

次に、レコードの初期登録処理を第８図、及び第６図
（ｂ）を参照しながら説明する。

初期登録キー2cを操作してレコード初期登録モードを
設定すると、CPU1は、第１のパターンテーブル９を指定
し、その内容、即ち第６図（ａ）の内容を表示する（第
８図ステップS81）。次に、キー操作によりパターンNo.
を入力して選択すると、CPU1は、第１のパターンテーブ
ル９内の選択されたパターンNo.に対応するフィールド
内容を読出してワークRAM4上に展開する（ステップS8
2）。そして、キーコード、及び名称を入力する（ステ
ップS83:第６図（ｂ）参照）。すると、CPU1は、ワーク
RAM4上に展開されたフィールド内容に対して入力に係る
キーコード、及び名称を割当てたレコードを作成する
（ステップS84）。そして、作成したレコードを索引用
ファイル７に登録する（ステップS85）。

次に、キー入力部２により、次レコードが、次パター
ン、或いは終了のいずれかを指示する（ステップS8
6）。次レコードが指示されたときは、ステップS83に戻
ることにより、同一のパターンに対して別のキーコー
ド、及び名称を入力する等してレコードを作成し索引用
ファイル７に登録する。

次パターンが指示されたときは、ステップS82に戻る
ことにより、別のパターンに対してキーコード、及び名
称を入力する等してレコードを作成し索引用ファイル７
に登録する。

終了が指示されたときは、終了する。

このように、パターンNo.を入力するだけで、そのパ
ターンNo.に対応して登録されたフィールド内容がレコ
ードに設定される。従って、フィールド１、３の内容
“1"、“”が具体的には、夫々“男性”、“営業部”
である場合に、これらを仮名入力してレコードに設定す
るためのデータ入力キー2aの操作を、１レコード当たり
10数回も行う場合に比べ、格段にキー操作回数を低減で
きる。

次に、レコードの訂正登録処理を第９図、及び第７図
（ｂ）を参照しながら説明する。

訂正登録キー2dを操作してレコード訂正登録モードを
設定すると、CPU1は、第２のパターンテーブル10を指定
し、その内容、即ち第７図（ａ）の内容を表示する（第
９図ステップS91）。次に、キー操作によりパターンNo.
を入力して選択し（ステップS92）、キーコードの範囲
を指定する（ステップS93）。例えば、第７図（ａ）の
パターンNo.1を選択したときは、そのパターンNo.1にお
けるフイールド２のフイールド内容“ア”に対応するの
は、第４図（ｂ）に示したようにキーコード“0101"〜
“0102"であるので、第７図（ｂ）に示したように、こ
のキーコードの範囲を入力する。

すると、CPU1は、索引用ファイル７から指定範囲のキ
ーコードのレコードを先頭から順に１つだけ読出し（ス
テップS94）、選択されたパターンNo.のフィールド内容
を割当てたレコードに訂正する（ステップS95）。そし
て、索引用ファイル７内の訂正前のレコードを訂正後の
レコードに書替える（ステップS96）。

次に、索引用ファイル７内の指定範囲の全レコードに
ついて訂正・書替えが終了したか否かを判断する（ステ
ップS97）。その結果、終了していないときは、ステッ
プS94に戻り、指定範囲の次のレコードを読出すことに
より、指定範囲の全レコードについて、同様の訂正・書
替えを行う。

一方、指定範囲の全レコードについて訂正・書替えが
終了したときは、キー入力部２により、次パターン、或
いは終了のいずれかを指示する（ステップS98）。次パ
ターンが指示されたときは、ステップS92に戻ることに
より、第７図（ａ）の別のパターンNo.を選択して対応
するキーコードの範囲を指定することにより、索引用フ
ァイル７内の指定範囲のレコードが訂正される。

終了が指示されたときは、終了する。

このように、第６図（ａ）に示したフィールド１、３
の内容に対する第７（ａ）に示したフィールド２の内容
の追加訂正は、キーコードの範囲を指定することによ
り、その範囲内で一括して実行され、迅速な追加訂正が
可能となる。

なお、実施例とは異なり、共通するフィールド内容の
パターンが１種類しか存在しない場合にも適用可能であ
る。また、各レコード間に共通するフィールド内容が存
在するファイルであれば、マスタファイル等の索引用フ
ァイル以外のファイルにも適用できる。

［発明の効果］ この発明によれば、各レコード間に共通するフィール
ド内容を簡単に設定入力でき、迅速にレコードを作成で
き、かつオペレータの労力も軽減する。

【図面の簡単な説明】

第１図はこの発明の機能ブロック図、第２図は実施例の
ブロック構成図、第３図は索引用ファイルの例等を示す
図、第４図は実施例における作成目的のレコードの例を
示す図、第５図はパターン登録処理を示すフローチャー
ト、第６図（ａ）はパターン登録処理の具体例を示す
図、第６図（ｂ）はレコードの初期登録処理の具体例を
示す図、第７図（ａ）はパターン登録処理の別の具体例
を示す図、第７図（ｂ）はレコードの訂正登録処理の具
体例を示す図、第８図はレコードの初期登録処理を示す
フローチャート、第９図はレコードの訂正登録処理を示
すフローチャートである。 １……CPU、２……キー入力部、2b……パターン登録キ
ー、2c……初期登録キー、2d……訂正登録キー、３……
ROM、４……ワークRAM、９……第１のパターンテーブ
ル、10……第２のパターンテーブル。

Claims (1)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】複数のレコード間に共通する少なくとも１
   つのフィールド内容をフィールド識別データと対応付け
   て記憶する記憶手段と、 この記憶手段に記憶されたフィールド内容を含むレコー
   ドの作成を行う際に、該フィールド内容に対応するフィ
   ールド識別データを指示する指示手段と、 前記指定されたフィールド識別データに対応するフィー
   ルド内容を前記記憶手段から読み出し、読み出したフィ
   ールド内容を作成対象のレコードの対応フィールドに設
   定する設定手段と、 を備えることを特徴とするレコード作成装置。