JP2871600B2 - 電子メール装置 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は電子メールを送受信
する電子メール装置に関し、特に、返信メールによって
返信されてきた返信データを文章データ，表データ等に
組み込む際の作業を簡単なものにすることができる電子
メール装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、オフィス等に於いて電子メール装
置を用いて電子メールをやりとりするということがさか
んに行われるようになってきている。ところで、従来の
電子メール装置は、図２３に示すように、送信側Ａと受
信側Ｂとの間でメッセージやデータを含む電子メールを
やりとりするだけのものであり、送信メール，受信メー
ルはメールデータベースに格納されるだけであった。メ
ールデータベースに格納された送信メール，受信メール
の内容を確認する場合には、図２４に示すように、メー
ルアイコン２４０１をクリックしてメールリスト２４０
２を呼び出し、更に、メールリスト２４０２に基づいて
内容を確認したいメールを選択する。これにより、選択
したメールの内容２４０３が表示される。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上述した従来の電子メ
ール装置は、メッセージやデータを含む電子メールをや
りとりし、送受信した電子メールをメールデータベース
に格納するだけであったので、受信メール中のデータを
他のデータに組み込む場合、ユーザに負担がかかるとい
う問題があった。

【０００４】今、例えば、ユーザが、図２５に示すよう
な売上報告書２５０１を作成しようとした時に、今月の
売上グラフが手元になく、それを要求する電子メールを
担当者に送信した場合を考えてみる。尚、ユーザは、売
上報告書２５０１の領域２５０２に今月の売上グラフを
埋め込もうとしているとする。担当者は、商品Ａの売上
データを要求する電子メールを受信すると、今月の売上
グラフを含む返信メール２５０３を上記ユーザに対して
返信する。しかし、従来の電子メール装置は、メッセー
ジやデータを含む電子メールをやりとりするだけのもの
であったので、担当者は、受信した電子メール中に売上
グラフのサイズを指定するメッセージがなければ、ユー
ザがどのようなサイズの売上グラフを必要としているの
か分からない。このため、ユーザが希望しているサイズ
とかけ離れたサイズの売上グラフを含む返信メール２５
０３をユーザに返信してしまうことがある。このような
場合、ユーザは、返信メール２５０３中の売上グラフを
そのまま領域２５０２にコピーすることはできず、返信
メール２５０３中の売上グラフに対して拡大縮小操作を
行った後、領域２５０２にコピーしたり、或いは返信さ
れてきた売上グラフに基づいて領域２５０２中に売上グ
ラフを新たに作成しなければならず、ユーザに負担がか
かる。

【０００５】このように、従来の電子メール装置に於い
ては、返信メール中のデータを他のデータに組み込む場
合、ユーザに負担がかかるという問題があった。

【０００６】そこで、本発明は、返信メールによって返
信されたデータを他のデータに組み込む際のユーザの負
担を軽減することができる電子メール装置を提供するこ
とにある。

【０００７】

【課題を解決するための手段】本発明は上記目的を達成
するため、ユーザの指示に従って電子メールを作成する
メール作成手段と、ユーザの指示に従ってデータを作成
するデータ作成手段と、該データ作成手段で作成したデ
ータ中に、ユーザの指示に従って返信データ格納領域を
作成する領域作成手段と、前記メール作成手段で作成さ
れた送信メールであって、前記領域作成手段で作成され
た返信データ格納領域に書き込むデータの返信を要求す
る送信メールに、前記返信データ格納領域のサイズを示
す返信領域情報を付加する合成手段と、該合成手段で返
信領域情報が付加された送信メールを送信するメール送
信手段とを備えている。

【０００８】上記構成によれば、ユーザは、データ作成
手段を用いて売上報告書等のデータを作成している時、
例えば、手元に売上報告書を作成するために必要となる
売上グラフがなく、返信メールによって売上グラフを送
ってもらうことが必要になった場合、領域作成手段を用
いて売上報告書中に、返信されたきた売上グラフを格納
する返信データ格納領域を作成すると共に、メール作成
手段を用いて売上グラフの返信を要求する送信メールを
作成する。上記送信メールには、合成手段によって上記
返信データ格納領域のサイズを示す返信領域情報が付加
される。そして、返信領域情報が付加された送信メール
は、メール送信手段によって担当者に送られる。担当者
は、送信メールに付加されている返信領域情報に基づい
て、ユーザが必要としている売上グラフのサイズが分か
るので、ユーザが必要としているサイズの売上グラフを
含む返信メールをユーザに返信する。従って、ユーザ
は、コピー操作を行うだけで、売上報告書中に今月の売
上グラフを組み込むことができる。

【０００９】また、本発明は、返信メールによって返信
されてきた返信データを、データ中の予め設定しておい
た返信データ格納領域に自動的に格納できるようにする
ため、受信した電子メールによって返信要求されたデー
タを返信する返信メールを前記メール作成手段で作成す
る際、前記合成手段は、前記返信メール中に前記受信し
た電子メールに含まれている返信領域情報によって示さ
れるサイズの返信領域を設定する構成を有し、且つ、受
信した返信メールの返信領域に格納されている返信デー
タを前記返信データ格納領域に書き込む領域内書き込み
手段を備えたものである。

【００１０】上記構成によれば、領域内書き込み手段
が、返信メールの返信領域に格納されている返信データ
を、データ中の予め設定されている返信データ格納領域
に書き込む。

【００１１】更に、本発明は、返信データ格納領域に格
納した返信データの他に、それと関連するデータも返信
してもらった場合、両者を関連付けて管理できるように
するため、受信した返信メールの返信領域に設定されて
いる返信データと関連する全体データが前記受信した返
信メール中に含まれている場合、前記全体データをデー
タ格納部に格納するデータ格納制御手段と、前記返信デ
ータと前記全体データとをリンクさせて管理するリンク
手段とを備えている。

【００１２】上記構成によれば、返信メールによって、
返信データとそれに関連する全体データとが返信された
場合、領域内書き込み手段が、返信データをデータ中の
予め設定されている返信データ格納領域に書き込み、デ
ータ格納制御手段が全体データをデータ格納部に格納
し、リンク手段が返信データと全体データとをリンクし
て管理する。

【００１３】また、本発明は、データの返信を要求する
複数の送信メールを各担当者へ送信する際の、ユーザの
操作を簡単なものにするため、ユーザの指示に従って電
子メールを作成するメール作成手段と、ユーザの指示に
従ってデータを作成するデータ作成手段と、該データ作
成手段で作成したデータ中に、ユーザの指示に従って返
信データ格納領域を作成する領域作成手段と、ユーザの
指示に従って、前記領域作成手段で作成された各返信デ
ータ格納領域と、前記メール作成手段で作成された、前
記各返信データ格納領域に格納するデータの返信を要求
する各送信メールとの対応関係を保持する格納領域指定
手段と、ユーザによって指示された前記各送信メールの
送信先を保持する送信先指定手段と、前記格納領域指定
手段及び前記送信先指定手段が保持している情報に基づ
いて、前記各送信メールに、対応する返信データ格納領
域のサイズを示す返信領域情報を付加すると共に送信先
を付加する合成手段と、該合成手段によって返信領域情
報，送信先が付加された各送信メールを、付加されてい
る送信先へ送信するメール送信手段とを備えている。

【００１４】上記構成によれば、ユーザが各送信メール
の送信先を指示すると、送信先指定手段が各送信メール
の送信先を保持し、合成手段が送信先指定手段によって
保持されている送信先を各送信メールに付加し、メール
送信手段が送信先の設定された各メールを送信先へ送信
する。

【００１５】更に、本発明は、データの返信を要求され
た担当者が、どのようなデータの返信を要求されたのか
を確実に把握できるようにするため、ユーザの指示に従
って電子メールを作成するメール作成手段と、ユーザの
指示に従ってデータを作成するデータ作成手段と、該デ
ータ作成手段で作成したデータ中に、ユーザの指示に従
って返信データ格納領域を作成する領域作成手段と、該
領域作成手段で作成された返信データ格納領域を含む基
本単位を検出する基本単位特定手段と、前記メール作成
手段で作成された送信メールであって、前記領域作成手
段で作成された返信データ格納領域に書き込むデータの
返信を要求する送信メールに、前記基本単位特定手段で
検出された基本単位のイメージを付加する合成手段と、
該合成手段で基本単位のイメージが付加された送信メー
ルを送信するメール送信手段とを備えている。

【００１６】上記構成に於いては、領域作成手段がユー
ザの指示に従ってデータ中に返信データ格納領域を作成
すると、基本単位特定手段が上記返信データ格納領域を
含むパラグラフ等の基本単位を検出し、合成手段が送信
メール中に基本単位特定手段で検出された基本単位のイ
メージを付加する。

【００１７】また、本発明は、データの返信を要求する
複数の送信メールを各担当者へ送信する際の、ユーザの
操作を簡単なものにすると共に、データの返信を要求さ
れた担当者が、どのようなデータの返信を要求されたの
かを確実に把握できるようにするため、ユーザの指示に
従って電子メールを作成するメール作成手段と、ユーザ
の指示に従ってデータを作成するデータ作成手段と、該
データ作成手段で作成したデータ中に、ユーザの指示に
従って返信データ格納領域を作成する領域作成手段と、
該領域作成手段で作成された各返信データ格納領域それ
ぞれについて、それを含む基本単位を検出する基本単位
特定手段と、ユーザの指示に従って、前記領域作成手段
で作成された各返信データ格納領域と、前記メール作成
手段で作成された、前記各返信データ格納領域に格納す
るデータの返信を要求する各送信メールとの対応関係を
保持する格納領域指定手段と、ユーザによって指示され
た前記各送信メールの送信先を保持する送信先指定手段
と、前記格納領域指定手段，前記基本単位特定手段及び
前記送信先指定手段が保持している情報に基づいて、前
記各送信メールに、対応する基本単位のイメージを付加
すると共に送信先を付加する合成手段と、該合成手段に
よって基本単位のイメージ，送信先が付加された送信メ
ールを、付加されている送信先に送信するメール送信手
段とを備えている。

【００１８】上記構成によれば、領域作成手段によって
作成された各返信データ格納領域それぞれについて、基
本単位特定手段がそれを含むパラグラフ等の基本単位を
検出する。また、ユーザが各送信メールの送信先を指示
すると、送信先指定手段が、各送信メールの送信先を保
持し、合成手段が、各送信メールに、送信先指定手段が
保持している送信先を付加すると共に、基本単位特定手
段で検出された基本単位のイメージを付加する。

【００１９】また、本発明は、返信データを組み込む表
データ中に、データの返信を要求する送信メールの送信
先とすることができる情報が格納されているフィールド
が含まれている場合、送信メールの送信先を自動的に設
定できるようにするため、ユーザの指示に従って電子メ
ールを作成するメール作成手段と、表データ中の送信先
を示す情報が格納されているフィールドを指定する送信
フィールド指定手段と、返信メールによって返信されて
きたデータを格納する、前記表データ中のフィールドを
指定する格納領域指定手段と、前記メール作成手段によ
って作成された、前記表データの各レコード毎の送信メ
ールであって、データの返信を要求する送信メールそれ
ぞれの送信先を、前記送信フィールド指定手段によって
指定されたフィールドの内容に基づいて決定する送信先
指定手段と、前記各送信メールに、前記格納領域指定手
段で指定されたフィールドのサイズを示す返信領域情報
を付加すると共に、前記送信先指定手段で決定されたそ
の送信先を付加する合成手段と、該合成手段によって返
信領域情報，送信先が付加された各送信メールを、付加
されている送信先へ送信するメール送信手段とを備えた
ものである。

【００２０】上記構成によれば、送信フィールド指定手
段によって指定された表データ中のフィールド（例え
ば、担当者のフィールド等）の内容に基づいて、送信先
指定手段が、表データ中の各レコード毎の、データの返
信を要求する送信メールの送信先を決定し、合成手段が
各送信メールに、送信先指定手段が決定した送信先を付
加する。

【００２１】また、本発明は、返信データを組み込む表
データ中に、データの返信を要求する送信メールの送信
先とすることができる情報が格納されているフィールド
が含まれている場合、送信メールの送信先を自動的に設
定できるようにすると共に、データの返信を要求された
担当者が、どのようなデータの返信を要求されたのかを
確実に把握できるようにするため、ユーザの指示に従っ
て電子メールを作成するメール作成手段と、表データ中
の送信先を示す情報が格納されているフィールドを指定
する送信フィールド指定手段と、返信メールによって返
信されてきたデータを格納する、前記表データ中のフィ
ールドを指定する格納領域指定手段と、前記メール作成
手段によって作成された、前記表データの各レコード毎
の送信メールであって、データの返信を要求する送信メ
ールそれぞれの送信先を、前記送信フィールド指定手段
によって指定されたフィールドの内容に基づいて決定す
る送信先指定手段と、前記各送信メールに、前記表デー
タ中の対応するレコードのイメージを付加すると共に、
前記送信先指定手段で決定されたその送信先を付加する
合成手段と、該合成手段によってレコードのイメージ，
送信先が付加された各送信メールを、付加されている送
信先へ送信するメール送信手段とを備えている。

【００２２】上記構成によれば、送信フィールド指定手
段によって指定された表データ中のフィールド（例え
ば、担当者のフィールド等）の内容に基づいて、送信先
指定手段が、表データ中の各レコード毎の、データの返
信を要求する送信メールの送信先を決定し、合成手段
が、各送信メールに送信先指定手段が決定した送信先を
付加すると共に、表データ中の対応するレコードのイメ
ージを付加し、メール送信手段が送信先，レコードのイ
メージが付加された各送信メールをそれぞれの送信先へ
送信する。

【００２３】

【発明の実施の形態】次に本発明の実施の形態について
図面を参照して詳細に説明する。

【００２４】図１は本発明の実施例のブロック図であ
る。電子メール装置１は、データ制御部２と、メール制
御部３と、データ格納部４と、メール格納部５と、領域
管理テーブル６と、メール管理テーブル７と、送信先管
理テーブル８と、領域送信先対応テーブル９と、表示部
１０ａ及び入力部１０ｂからなる入出力装置１０とから
構成されている。電子メール装置１は、信号線１１によ
って他の電子メール装置１２と接続される。尚、電子メ
ール装置１２も電子メール装置１と同様の構成を有す
る。

【００２５】データ制御部２は、データ作成手段２１
と、データ格納制御手段２２と、領域作成手段２３と、
領域内書き込み手段２４と、基本単位特定手段２５と、
送信フィールド指定手段２６と、リンク手段２７とから
構成されている。

【００２６】データ作成手段２１は、ユーザが入力部１
０ｂを用いて行うデータ作成操作に従って文書データ，
表データ等を作成する機能を有する。

【００２７】データ格納制御手段２２は、データ作成手
段２１が作成したデータ等をデータ格納部４に格納する
機能を有する。

【００２８】領域作成手段２３は、ユーザが行う操作に
従って、図２に示すように、データ作成手段２１が作成
したデータ２０１中に返信データ格納領域２０２を設定
する機能を有する。

【００２９】領域内書き込み手段２４は、図２に示すよ
うに、返信されてきた返信メール２０５中の返信領域２
０６に格納されている返信データを返信データ格納領域
２０２に書き込む機能を有する。

【００３０】基本単位特定手段２５は、ユーザによって
指定された返信データ格納領域を含む、データ中の基本
単位（例えば、文書データの場合は、パラグラフ，頁
で、表データの場合はレコード）を特定する機能を有す
る。

【００３１】送信フィールド指定手段２６は、表データ
中のフィールドの内の何れかのフィールドを、送信先を
示す情報が格納されている送信先フィールドとして指定
する機能を有する。

【００３２】リンク手段２７は、返信メール中に含まれ
ている代表データと全体データとをリンクし、代表デー
タと全体データとを動的に関連付ける機能を有する。

【００３３】メール制御部３は、メール作成手段３１
と、格納領域指定手段３２と、合成手段３３と、格納領
域検出手段３４と、メール格納制御手段３５と、メール
送受信手段３６と、代表データ指示手段３７と、代表デ
ータ検出手段３８と、送信先指定手段３９とから構成さ
れている。

【００３４】メール作成手段３１は、ユーザが入力部１
０ｂを用いて行うメール作成操作に従って電子メールを
作成する機能を有する。

【００３５】格納領域指定手段３２は、返信データ格納
領域の領域番号と送信メールとを対応付けて保持する機
能を有する。

【００３６】合成手段３３は、図２に示すように、返信
を必要とする送信メール２０３に返信データ格納領域２
０２のサイズ，形状を示す返信領域情報２０４を付加す
る機能，返信を必要とする送信メール２０３を受信した
時、送信メール２０３中の返信領域情報２０４に基づい
て返信メール２０５中に返信領域２０６を設定する機能
を有する。

【００３７】格納領域検出手段３４は、返信メールに設
定されている返信領域を検出する機能を有する。

【００３８】メール格納制御手段３５は、送受信した電
子メールをメール格納部５に格納する機能，電子メール
を送受信する毎にメール管理テーブル７を更新する機能
を有する。

【００３９】メール送受信手段３６は、電子メールを送
受信する機能を有する。

【００４０】代表データ指示手段３７は、ユーザによっ
て指示されたデータを代表データとして返信領域に格納
する機能を有する。

【００４１】代表データ検出手段３８は、返信メールに
含まれている代表データを検出する機能を有する。

【００４２】送信先指定手段３９は、ユーザの指示に従
って、返信データ格納領域の領域番号と、その返信デー
タ格納領域に格納するデータの返信を要求する送信メー
ルの送信先とを対応付けて領域送信先対応テーブル９に
登録する機能を有する。

【００４３】図３は領域管理テーブル６の内容例を示し
た図であり、領域作成手段２３によって作成された各返
信データ格納領域を区別するための領域番号６１と、そ
の返信データ格納領域が設定されているデータを示すデ
ータＩＤ６２と、返信データ格納領域の位置，サイズを
示す領域位置６３と、その領域に格納されているデータ
を特定する格納データＩＤ６４とが格納される。

【００４４】図４はメール管理テーブル７の内容例を示
した図であり、メールＩＤ７１と、送信先７２と、送信
元７３と、電子メールのタイトル７４と、領域番号７５
とが格納される。

【００４５】メールＩＤ７１は、送受信した電子メール
を識別するためのＩＤであり、一般的には時間情報を用
いたファイル名等が用いられるが、本実施例では、送
信，受信，返信の関係がわかるように、以下のような７
桁のメールＩＤを用いる。即ち、上位２桁「Ｍ＃」がメ
ールＩＤであることを示す情報、次の２桁が制御情報、
下位３桁が電子メールのシリアル番号からなるメールＩ
Ｄを用いる。制御情報には、電子メールの種類に応じて
以下のような値が設定される。送信メールの内、返信メ
ール以外の送信メールには「００」を設定し、返信メー
ルには上位桁に「Ｈ」を、下位桁に「返信を要求する送
信メールを送信した送信元」を設定する。また、受信メ
ールの内、返信メール以外の受信メールには上位桁に
「０」を、下位桁に「送信元」を設定し、返信メールに
は上位桁に「Ｒ」を、下位桁に「送信元」を設定する。
また、受信した電子メール、及び返信メールのメールＩ
Ｄの下位３桁は、送信元で設定されたシリアル番号（下
位３桁）と同じにする。

【００４６】図４に示したメールＩＤ「Ｍ＃００１０
０」，「Ｍ＃００１０１」は、Ａが送信した送信メール
に付されたものである。また、メールＩＤ「Ｍ＃０Ｃ２
００」は、送信元がＣの受信メールに付されたものであ
り、メールＩＤ「Ｍ＃ＲＢ１０１」は、Ｂからの返信メ
ールに付されたものである。尚、Ｂに於いては、上記返
信メールのメールＩＤを「Ｍ＃ＨＡ１０１」として管理
している。このようなメールＩＤを用いることにより、
メールＩＤを調べるだけで、送信，受信，返信といった
メールの種類を判別することができる。

【００４７】また、領域番号７５は、メール送信時に指
定した、返信データを格納する返信データ格納領域の領
域番号を示すものである。図４の例は、メールＩＤ＝
「Ｍ＃００１０１」の送信メールの送信時に、領域番号
「３」の返信データ格納領域を返信データを格納する領
域として指定したことを示している。

【００４８】図５は本実施例の処理例を示すフローチャ
ートであり、以下各図を参照して本実施例の動作を説明
する。

【００４９】電子メール装置１のデータ作成手段２１を
利用して文書データ等を作成しているユーザは、手元に
上記文書データ等に組み込むグラフデータ等がなく、電
子メールによって担当者からグラフデータ等を返信して
もらうことが必要になった場合、先ず、作成中のデータ
の中に返信データ格納領域を作成する（図５，Ｓ１）。
返信データ格納領域の作成は、例えば、領域作成手段２
３を起動した後、返信データ格納領域とする矩形領域の
左上，右下の点をカーソルによって指示することにより
行う。上記操作が行われると、領域作成手段２３は、カ
ーソルによって指示された点を左上，右下の頂点とする
返信データ格納領域を作成中のデータ内に設定する。

【００５０】今、例えば、送信側Ａ（例えば、電子メー
ル装置１）のユーザが、図２に示すデータ（売上報告
書）２０１を作成中に、電子メールによって売上グラフ
を受信側Ｂ（例えば電子メール装置１２）から返信して
もらうことが必要になったとすると、ユーザは、領域作
成手段２３を起動した後、返信データ格納領域２０２と
する矩形領域の左上の点と右下の点とをカーソルによっ
て指定する。

【００５１】上記した操作が行われると、領域作成手段
２３は、データ２０１中に返信データ格納領域２０２を
設定する（Ｓ１）。更に、領域作成手段２３は、図３に
示すように、領域管理テーブル６に、上記返信データ格
納領域２０２の領域番号として「３」を設定すると共
に、データ２０１に割り当てられているデータＩＤ「＃
３００」，返信データ格納領域２０２のデータ２０１内
に於ける領域位置「（５０，５０）−（１１０，１１
０）」を登録する（Ｓ２）。尚、領域作成手段２３によ
って作成した各返信データ格納領域には、各返信データ
格納領域毎にユニークな領域番号を割り当てる必要があ
るので、本実施例では、今回作成した返信データ格納領
域２０２には、それまでに作成した返信データ格納領域
に割り当てられている領域番号の最大値「２」の次の番
号「３」を割り当てるようにしている。

【００５２】ユーザは、現段階で作成できるところまで
データ２０１を作成すると、データ格納制御手段２２を
使用してデータ２０１をデータ格納部４に格納し、その
後、メール作成手段３１を利用して売上グラフの返信を
要求する図２に示すような送信メール２０３を作成する
（Ｓ３）。

【００５３】その後、ユーザは、格納領域指定手段３２
を用いて、送信メール２０３に対する返信データ格納領
域２０２を指定する（Ｓ４）。この処理を詳しく説明す
ると、ユーザは、先ず格納領域指定手段３２を起動して
表示部１０ａにデータＩＤが「＃３００」のデータ２０
１を表示させる。その後、ユーザは、カーソルを返信デ
ータ格納領域２０２内に移動させることにより、返信デ
ータ格納領域２０２を指示し、更に、入力部１０ｂから
送信メール２０３を示す情報を入力する。上記操作が行
われると、格納領域指定手段３２は、カーソルによって
指示された位置と、領域管理テーブル６の内容とに基づ
いて、指定された返信データ格納領域２０２の領域番号
を求める。この例の場合、カーソルによって指示された
位置は、データＩＤが「＃３００」のデータ中の「（５
０，５０）−（１１０，１１０）」で示される領域内の
１点であるので、格納領域指定手段３２は、領域番号
「３」の返信データ格納領域２０２が指定されたものと
認識する。その後、格納領域指定手段３２は、送信メー
ル２０３を示す情報と返信データ格納領域２０１に割り
当てられている領域番号「３」とを対応付けて保持す
る。

【００５４】その後、ユーザは、合成手段３３を動作さ
せる。これにより、合成手段３３は、格納領域指定手段
３２が保持している領域番号「３」と送信メール２０３
を示す情報とに基づいて、領域番号「３」が与えられて
いる返信データ格納領域２０２のサイズを示す返信領域
情報２０４をＳ３で作成された送信メール２０３に付加
する（Ｓ５）。尚、返信領域情報２０４は、返信データ
格納領域２０２の頂点の座標値等を示す数値データであ
っても良いし、返信データ格納領域２０２の形状を示す
イメージデータであっても良い。

【００５５】その後、ユーザは、メール送受信手段３６
を起動する。これにより、メール送受信手段３６は、送
信メール２０３を送信先Ｂへ送信すると共に、メール管
理テーブル７に送信メール２０３についての情報を登録
する（Ｓ６）。その際、メール送受信手段３６は、図４
に示すように、送信メール２０３のメールＩＤ「Ｍ＃０
０１０１」，送信先「Ｂ」，送信元「Ａ」，タイトル
「売上グラフの件」，及び返信された売上グラフを格納
する返信データ格納領域の領域番号「３」をメール管理
テーブル７に格納する。

【００５６】次に、上記した送信メール２０３を受信し
た受信側Ｂの動作について説明する。

【００５７】受信側Ｂの担当者は、売上グラフの返信を
要求する送信メール２０３の内容を確認する（図５，Ｓ
７）。その後、担当者は、メール作成手段３１を使用し
て図２に示すような返信メール２０５を作成する（Ｓ
８）。返信メール２０５の作成時、担当者は、送信メー
ル２０３が返信領域情報２０４を含むメールであること
から送信メール２０３を指定して合成手段３３を起動
し、更に、返信データを格納する返信領域２０６を作成
すべき位置にカーソルを移動させる。これにより、合成
手段３３は、カーソルによって示される位置に、返信領
域情報２０４によって示されるサイズの返信領域２０６
を設定する（Ｓ９）。

【００５８】返信メール２０５中に返信領域２０６が設
定されると、担当者は、領域内書き込み手段２４を用い
て売上グラフ２０７を返信領域２０６に書き込む（Ｓ１
０）。返信領域２０６に売上グラフ２０７が書き込まれ
た返信メール２０５は、メール送受信手段３６によって
送信メール２０３の送信元Ａに返信される（Ｓ１１）。
尚、返信メール２０５には、メールＩＤとして「Ｍ＃Ｈ
Ａ１０１」が付加されている。

【００５９】返信メール２０５は、送信側Ａのメール送
受信手段３６で受信される。メール格納制御手段３５
は、メール送受信手段３６が受信した返信メール２０５
をメール格納部５に格納すると共に、メール管理テーブ
ル７に受信した返信メール２０５についての情報を登録
する（Ｓ１２）。尚、返信メール２０５をメール格納部
５に格納する際、メール格納制御手段３５は、受信した
返信メール２０５をＢから送られてきた返信メールとし
て管理するために、返信メール２０５にメールＩＤ「Ｍ
＃ＲＢ１０１」を付加してメール格納部５に格納する。
また、メール管理テーブル７に返信メール２０５につい
ての情報を格納する際には、図４に示すように、メール
ＩＤ「Ｍ＃ＲＢ１０１」，送信先「Ａ」，送信元
「Ｂ」，タイトル「売上グラフ返信」を登録する。

【００６０】その後、格納領域検出手段３４が返信メー
ル２０５のメールＩＤ「Ｍ＃ＲＢ１０１」に基づいて、
それが返信メールであるか否かを判断する（Ｓ１３）。
この例の場合、メール２０５は、返信メールであるの
で、ステップ１４の処理が行われるが、もし返信メール
でない場合には、受信処理終了となる。

【００６１】Ｓ１３で、メールＩＤ「Ｍ＃ＲＢ１０１」
に基づいて返信メールであると判断した場合は、格納領
域検出手段３４は、返信メール２０５によって返信され
たデータを格納する返信データ格納領域が設定されてい
るか否かを判断する（Ｓ１４）。この判断は、メール管
理テーブル７の領域番号７５を調べることにより行う。

【００６２】この処理を詳しく説明すると、先ず、メー
ル管理テーブル７を検索し、返信メール２０５のメール
ＩＤ「Ｍ＃ＲＢ１０１」と下３桁が等しく、且つ制御情
報が「００」となっているメールＩＤが登録されている
エントリを探し出す。そして、上記条件を満たすエント
リを探し出せなかった場合は、返信データを格納する返
信データ格納領域が設定されていないと判断する。ま
た、上記条件を満たすエントリを探し出すことができた
場合は、そのエントリに領域番号が格納されているか否
かを調べる。そして、領域番号が格納されている場合に
は、返信データを格納する返信データ格納領域が設定さ
れていると判断し、領域番号が格納されていない場合に
は、返信データ格納領域が設定されていないと判断す
る。メール管理テーブル７の内容が、例えば、図４に示
すものである場合は、上記条件を満たすエントリとして
第２番目のエントリが探し出され、その第２番目のエン
トリには領域番号「３」が格納されているので、格納領
域検出手段３４は、返信データを格納する返信データ格
納領域が設定されていると判断することになる。

【００６３】そして、Ｓ１４で、返信メール２０５によ
って返信された返信データを格納する返信データ格納領
域が設定されていないと判断した場合は、格納領域検出
手段３４は受信処理終了とする。また、Ｓ１４で返信デ
ータ格納領域が設定されていると判断した場合は、Ｓ１
５の処理を行う。

【００６４】Ｓ１５に於いて、格納領域検出手段３４
は、返信メール２０５中に設定されている返信領域２０
６を検出し、検出した返信領域２０６に格納されている
売上グラフ２０７、及びＳ１４に於いて探し出したエン
トリに格納されている領域番号（この例の場合は
「３」）を領域内書き込み手段２４に渡す。

【００６５】領域内書き込み手段２４は、売上グラフ２
０７及び領域番号「３」が渡されると、返信メール２０
５による返信データである売上グラフ２０７を、データ
２０１中の領域番号「３」が与えられている返信データ
格納領域２０２に書き込むと共に、データ格納制御手段
２２に売上グラフ２０７を渡す（Ｓ１６）。

【００６６】このＳ１６の処理を詳しく説明すると、領
域内書き込み手段２４は、図３に示す領域管理テーブル
６を検索し、格納領域検出手段３４から渡された領域番
号「３」が格納されているエントリを探し出す。この例
の場合、領域管理テーブル６の第３番目のエントリが探
し出される。その後、領域内書き込み手段２４は、領域
管理テーブル６の第３番目のエントリに格納されている
データＩＤ「＃３００」と領域位置「（５０，５０）−
（１１０，１１０）」とに基づいて、データＩＤ「＃３
００」が割り当てられているデータ２０１中の領域位置
「（５０，５０）−（１１０，１１０）」によって示さ
れる位置に、返信データ格納領域２０２が設定されてい
ると認識して、そこに格納領域検出手段３４から渡され
た売上グラフ２０７を書き込む。

【００６７】データ格納制御手段２２は、領域内書き込
み手段２４から売上グラフ２０７が渡されると、それに
ユニークな格納データＩＤ（この例の場合、＃３０１）
を付与してデータ格納部４に格納すると共に、領域管理
テーブル６の第３番目のエントリに格納データＩＤ６４
として上記売上グラフ２０７の格納データＩＤを格納す
る（Ｓ１７）。以上により、受信処理が終了する。

【００６８】尚、データ作成手段２１によって作成中の
データに、複数の返信データ格納領域を設定し、各返信
データ格納領域にそれぞれ異なる返信先からの返信デー
タを格納するような場合は、上記した操作を繰り返し行
っても良いが、それでは、返信データ格納領域の数と同
じ回数だけ送信メールを送信するための操作を行わなけ
ればならず、ユーザに負担がかかる。そこで、本実施例
では、送信先指定手段３９，領域送信先対応テーブル９
を設けることにより、ユーザにかかる負担を軽減するよ
うにしている。

【００６９】今、例えば、作成手段２１を利用して図６
に示すようなデータ６０１を作成する場合を考えてみ
る。ユーザは、データ作成手段２１を利用してデータ６
０１を作成している時、商品Ｘ，Ｙの売上グラフが手元
にないが、それをデータ６０１に組み込むことが必要な
場合は、前述したと同様に領域作成手段２３を利用し
て、返信されてきた商品Ｘ，Ｙの売上グラフを格納する
ための返信データ格納領域６０２，６０３をデータ６０
１中に設定すると共に、領域管理テーブル６に返信デー
タ格納領域６０２，６０３についての情報を格納する
（図７，Ｓ２１）。尚、商品Ｘ，Ｙの売上グラフは、そ
れぞれ異なる担当者が管理しているものとする。

【００７０】その後、ユーザは、メール作成手段３１を
利用して、返信データ格納領域６０２に格納する商品Ｘ
の売上グラフの返信を要求する送信メールＭＸを作成す
ると共に、返信データ格納領域６０３に格納する商品Ｙ
の売上グラフの返信を要求する送信メールＭＹとを作成
する（Ｓ２２）。

【００７１】次いで、ユーザは、格納領域指定手段３２
を用いて、送信メールＭＸ，ＭＹに対する返信データ格
納領域がそれぞれ返信データ格納領域６０２，６０３で
あることを指定する（Ｓ２３）。この処理を詳しく説明
すると、ユーザは、先ず、格納領域指定手段３２を起動
する。格納領域指定手段３２は起動されると、表示部１
０ａに、図６に示したデータ６０１を表示する。その
後、ユーザは、カーソルを返信データ格納領域６０２内
に移動させることにより、返信データ格納領域６０２を
指示し、更に、入力部１０ｂから送信メールＭＸを示す
情報を入力する。この操作が行われると、格納領域指定
手段３２は、送信メールＭＸを示す情報と返信データ格
納領域６０２に割り当てられている領域番号（この例で
は「１００」とする）とを対応付けて保持する。その
後、ユーザは、カーソルを返信データ格納領域６０３内
に移動させることより、返信データ格納領域６０３を指
示し、更に、入力部１０ｂから送信メールＭＹを示す情
報を入力する。この操作が行われると、格納領域指定手
段３２は、送信メールＭＹを示す情報と返信データ格納
領域６０３に割り当てられている領域番号（この例では
「１０１」とする）とを対応付けて保持する。

【００７２】その後、ユーザは、送信先指定手段３９を
用いて、返信データ格納領域６０２，６０３に対応する
送信メールＭＸ，ＭＹの送信先を指定する（Ｓ２４）。
この処理を詳しく説明すると、ユーザは、表示部１０ａ
に表示されている図６に示すデータ６０１を見ながらカ
ーソルを返信データ格納領域６０２内に移動させ、返信
データ格納領域６０２内の１点を指示する。その後、ユ
ーザは、入力部１０ｂから送信メールＭＸの送信先（こ
の例の場合、Ｃとする）を入力する。これにより、送信
先指定手段３９は、図８に示すように、領域送信先対応
テーブル９に領域番号「１００」と送信先「Ｃ」とを対
応付けて登録する。次いで、ユーザは、カーソルを移動
させて返信データ格納領域６０３内の１点を指示し、更
に、入力部１０ｂから送信メールＭＹの送信先（この例
の場合、Ｄとする）を入力する。これにより、送信先指
定手段３９は、図８に示すように、領域送信先対応テー
ブル９に領域番号「１０１」と送信先「Ｄ」とを対応付
けて登録する。

【００７３】送信先指定手段３９による送信先の指定処
理が終了すると、合成手段３３が各送信メールＭＸ，Ｍ
Ｙそれぞれに、返信データ格納領域６０２，６０３のサ
イズを示す返信領域情報を付加すると共に、送信先
「Ｃ」，「Ｄ」を示す情報を付加する（Ｓ２５）。この
処理を詳しく説明すると、合成手段３３は、格納領域指
定手段３２が保持している送信メールと返信データ格納
領域との対応関係を示す情報に基づいて、送信メールＭ
Ｘ，ＭＹがそれぞれ返信データ格納領域６０２，６０３
に格納するデータの返信を要求する送信メールであるこ
とが分かるので、送信メールＭＸ，ＭＹにそれぞれ返信
データ格納領域６０２，６０３のサイズを示す返信領域
情報を付加する。また、領域送信先対応テーブル９の内
容と、格納領域指定手段３２が保持している上記情報と
に基づいて、送信メールＭＸ，ＭＹの送信先がそれぞれ
「Ｃ」，「Ｄ」であることが分かるので、送信メールＭ
Ｘ，ＭＹにそれぞれ送信先「Ｃ」，「Ｄ」を付加する。
上記した処理が終了すると、送信先指定手段３９は、メ
ール送受信手段３６を起動する。

【００７４】これにより、メール送受信手段３６は、送
信メールＭＸ，ＭＹをそれぞれの送信先「Ｃ」，「Ｄ」
に送信する（Ｓ２６）。また、メール送受信手段３６
は、Ｓ２６に於いて、領域送信先対応テーブル９から送
信の終了した送信メールＭＸ，ＭＹについての情報を削
除する処理を行うと共に、送信管理テーブル８に送信メ
ールＭＸ，ＭＹについての情報を追加する処理も行う。
ここで、追加される送信メールＭＸ，ＭＹの情報には、
それぞれ返信データを格納する返信データ格納領域６０
２，６０３の領域番号「１００」，「１０１」が含まれ
る。尚、送信メールＭＸ，ＭＹの受信側は前述したと同
様の処理を行い、また、送信メールＭＸ，ＭＹの送信元
も「Ｃ」，「Ｄ」から商品Ｘ，Ｙの売上グラフを含む返
信メールを受信した場合、前述したと同様の処理を行
う。

【００７５】また、本実施例に於いては、文書データ中
に設定された返信データ格納領域に格納するデータの返
信を要求する送信メールを送信する際、返信領域情報の
代わりに上記返信データ格納領域を含む基本単位（パラ
グラフ等）を付加するために、基本単位特定手段２５が
設けられている。このように、返信データを格納する返
信データ格納領域を含む基本単位を付加した送信メール
を送信することにより、受信側では、基本単位の記載に
基づいて送信側がどのようなデータの返信を要求してい
るのかを容易に把握することができる。

【００７６】今、例えば、データ作成手段２１を利用し
て図９に示すような文書データ９０１を作成する場合を
考えてみる。ユーザは、文書データ９０１を作成してい
る時に、文書データ９０１を作成するために必要となる
データ（例えば、或る商品の売上高）が手元になく、そ
れを電子メールによって返信してもらうことが必要にな
った場合、返信メールによって返信されたきた返信デー
タを格納するための返信データ格納領域９０２を文書デ
ータ９０１中に作成する（図１０，Ｓ３１）。返信デー
タ格納領域９０２の作成は、前述したと同様に、領域作
成手段２３を用いて行う。また、領域作成手段２３は、
返信データ格納領域９０２を作成すると、領域管理テー
ブル６に返信データ格納領域９０２についての情報を登
録する。

【００７７】ユーザは、現段階で作成できるところまで
文書データ９０１を作成すると、データ格納制御手段２
２を使用して文書データ９０１をデータ格納部４に格納
し、その後、メール作成手段３１を利用して返信データ
格納領域９０２に埋め込むデータの返信を要求する送信
メールを作成する（Ｓ３２）。

【００７８】その後、ユーザは、格納領域指定手段３２
を利用して、Ｓ３２で作成した送信メールに対する返信
データ格納領域９０２を指定する（Ｓ３３）。

【００７９】次いで、ユーザは、基本単位特定手段２５
を起動する。これにより、基本単位特定手段２５は、Ｓ
３３で指定された返信データ格納領域９０２を含むパラ
グラフ９０３を特定し、パラグラフ９０３及びＳ３２で
作成した送信メールを示す情報を合成手段３３に渡す
（Ｓ３４）。合成手段３３は、上記情報が渡されると、
Ｓ３２で作成された送信メールにパラグラフ９０３のイ
メージを付加する（Ｓ３４）。

【００８０】その後、ユーザは、メール送受信手段３６
を起動する。これにより、メール送受信手段３６は、パ
ラグラフ９０３が付加された送信メールを、それに設定
されている送信先に従って送信する（Ｓ３５）。

【００８１】上記した送信メールの受信側では、前述し
たと同様の動作を行う。但し、この場合、受信した電子
メールには返信領域情報の代わりにパラグラフ９０３が
付加されているので、返信メールには、パラグラフ９０
３中に設定されている返信データ格納領域９０２と同じ
サイズの返信領域を設定する。このように、データの返
信を要求する送信メールに、返信されたデータを格納す
る返信データ格納領域を含むパラグラフを付加すること
により、受信側では、送信側がどのようなデータの返信
を要求しているのかを確実に把握することが可能になる
ので、送信側が要求しているデータを確実に返信するこ
とが可能になる。

【００８２】尚、文書データ中の複数のパラグラフに返
信データ格納領域を設定し、各返信データ格納領域にそ
れぞれ異なる返信先からの返信データを格納する場合に
は、上記した操作を繰り返し行っても良いが、それで
は、返信データ格納領域を含むパラグラフの数と同じ回
数だけ送信メールを送信するための操作を行わなければ
ならず、ユーザに負担がかかる。そこで、本実施例で
は、このような場合、送信先指定手段３９，領域送信先
対応テーブル９を利用することにより、ユーザの負担を
軽減できるようにしている。

【００８３】今、例えば、データ作成手段２１を利用し
て図１１に示すような文書データ１１０１を作成する場
合を考えてみる。ユーザは、データ作成手段２１を利用
して文書データ１１０１のパラグラフ１１０４，１１０
５を作成している時に、パラグラフ１１０４，１１０５
を作成するために必要となるデータＤ１，Ｄ２が手元に
なく、それをパラグラフ１１０４，１１０５に組み込む
ことが必要になった場合、前述したと同様に領域作成手
段２３を用いて、返信されてきたデータＤ１，Ｄ２を格
納するための返信データ格納領域１１０２，１１０３を
文書データ１１０１中に作成し、領域作成手段２３は返
信データ格納領域１１０２，１１０３を作成すると、そ
れらについての情報を領域管理テーブル６に登録する
（図１２，Ｓ４１）。

【００８４】その後、ユーザは、メール作成手段３１を
利用して、返信データ格納領域１１０２に格納するデー
タＤ１の返信を要求する送信メールＭＤ１を作成すると
共に、返信データ格納領域１１０３に格納するデータＤ
２の返信を要求する送信メールＭＤ２を作成する（Ｓ４
２）。

【００８５】その後、ユーザは、格納領域指定手段３２
を利用して、Ｓ４２で作成した送信メールＭＤ１，ＭＤ
２に対する返信データ格納領域がそれぞれ返信データ格
納領域１１０２，１１０３であることを指定する（Ｓ４
３）。

【００８６】次いで、ユーザは、基本単位特定手段２５
を起動する。これにより、基本単位特定手段２５は、Ｓ
４３で指定された返信データ格納領域１１０２，１１０
３を含むパラグラフがパラグラフ１１０４，１１０５で
あることを特定し、更に、その結果に基づいて送信メー
ルＭＤ１とパラグラフ１１０４とが対応し、送信メール
ＭＤ２とパラグラフ１１０５とが対応することを示す情
報を作成し、作成した情報を合成手段３３に渡す（Ｓ４
４）。

【００８７】その後、ユーザは、送信先指定手段３９を
用いて、返信データ格納領域１１０２，１１０３に対応
する送信メールＭＤ１，ＭＤ２の送信先を指定する（Ｓ
４５）。その結果は、領域送信先対応テーブル９に格納
される。

【００８８】送信先指定手段３９による送信先の指定処
理が終了すると、合成手段３３が各送信メールＭＤ１，
ＭＤ２それぞれに、パラグラフ１１０４，１１０５を付
加すると共に、領域送信先対応テーブル９の内容に基づ
いて送信メールＭＤ１，ＭＤ２に送信先を付加する（Ｓ
４６）。

【００８９】これにより、メール送受信手段３６は、送
信メールＭＤ１，ＭＤ２をそれぞれの送信先に送信する
と共に、メール管理テーブル７に送信メールＭＤ１，Ｍ
Ｄ２についての情報を追加する（Ｓ４７）。

【００９０】送信メールＭＤ１，ＭＤ２の受信側では前
述したと同様の処理を行って返信メールを要求元に返信
し、返信メールを受信した要求元は、前述したと同様の
処理を行って返信メールに含まれているデータＤ１，Ｄ
２をそれぞれ返信データ格納領域１１０２，１１０３に
格納する。

【００９１】また、本実施例では、図１３に示す表デー
タ１３０１のように、送信先を示す情報が格納されてい
るフィールド（図１３の例では担当者のフィールド１３
０２）を有するデータの作成時に、或るフィールドに組
み込むデータが手元になく、そのデータを電子メールに
よって返信してもらうことが必要になった場合、データ
の返信を要求する送信メールの送信を容易に行えるよう
にするため、送信フィールド指定手段２６を設けてい
る。

【００９２】今、例えば、図１３に示す表データ１３０
３に於いて、売上のフィールド１３０４に格納するデー
タを、返信メールによって各担当者から返信してもらう
ことが必要になった場合を考えてみる。

【００９３】ユーザは、先ず、送信フィールド指定手段
２６を起動し、次いでカーソルを担当者のフィールド１
３０２上に移動させる。これにより、送信フィールド指
定手段２６は、担当者のフィールド１３０２が送信フィ
ールドとして指定されたと認識する（図１４，Ｓ５
１）。

【００９４】次いで、ユーザは、メール作成手段３１を
使用して、各担当者へ送る、データの返信を要求する送
信メールを作成する（Ｓ５２）。図１３の例の場合は、
担当者が５人いるので、ユーザは送信メールを５つ作成
することになる。

【００９５】その後、ユーザは、格納領域指定手段３２
を起動し、次いでカーソルを売上高のフィールド１３０
４上に移動させる。これにより、格納領域指定手段３２
は、フィールド１３０４が格納領域フィールドとして指
定されたことを認識すると共に、フィールド１３０４中
の各領域１３０５〜１３０９についての情報を領域管理
テーブル６に登録する（Ｓ５３）。

【００９６】上記処理が行われると、送信先指定手段３
９が、領域送信先対応テーブル９に、各担当者Ａ，Ｂ，
Ｃ，佐藤，鈴木にメールを送信する際の送信先と、各担
当者からの返信メールに含まれている返信データを格納
する返信データ格納領域１３０５〜１３０９の領域番号
とを対応付けて登録する（Ｓ５４）。尚、各担当者へメ
ールを送信する際の送信先は、図１５に示すように、担
当者の名前とメールアドレスとが対応して登録されてい
る送信先管理テーブル８から得るものである。

【００９７】その後、ユーザは、合成手段３３を起動す
る。これにより、合成手段３３は、ステップ５２で作成
されている５通の送信メールにそれぞれ領域１３０５〜
１３０９のサイズを示す返信領域情報を付加する（Ｓ５
５）。

【００９８】その後、メール送受信手段３６が、領域送
信先対応テーブル９に登録されている情報に基づいて、
返信領域情報が付加された５つの送信メールを各担当者
に送信する（Ｓ５６）。

【００９９】上記送信メールの受信側では、前述したと
同様の処理を行って返信メールを要求元に返信し、要求
元は返信された返信メールに含まれているデータを領域
１３０５〜１３０９に書き込む。

【０１００】また、本実施例に於いては、表データ中の
或る返信データ格納領域に格納するデータの返信を要求
する送信メールの送信時、返信情報の代わりに上記返信
データ格納領域を含むレコードを付加して送信すること
もできる。

【０１０１】今、例えば、図１３に示す表データ１３０
１に於いて、売上のフィールド１３０４に格納するデー
タを、返信メールによって各担当者から返信してもらう
ことが必要になった場合を考えてみる。

【０１０２】先ず、ユーザは、送信フィールド指定手段
２６を使用して担当者のフィールド１３０２を送信フィ
ールドとすることを指定する（図１６，Ｓ６１）。

【０１０３】次いで、ユーザは、メール作成手段３１を
使用して、各担当者へ送る、データの返信を要求する送
信メールを作成する（Ｓ６２）。

【０１０４】その後、ユーザは、格納領域指定手段３２
を使用して売上のフィールド１３０４を格納領域フィー
ルドとすることを指定する（Ｓ６３）。これにより、領
域管理テーブル６にフィールド１３０４中の各領域１３
０５〜１３０９についての情報が登録される。

【０１０５】上記処理が行われると、送信先指定手段３
９が、領域送信先対応テーブル９に、各担当者Ａ，Ｂ，
Ｃ，佐藤，鈴木にメールを送信する際の送信先と、各担
当者からの返信メールに含まれている返信データを格納
する返信データ格納領域１３０５〜１３０９の領域番号
とを対応付けて登録する（Ｓ６４）。

【０１０６】次いで、ユーザは、基本単位特定手段２５
を起動する。これにより、基本単位特定手段２５は、返
信データ格納領域１３０５〜１３０９がそれぞれ第１番
目〜第５番目のレコード＃１〜＃５に含まれていること
を特定し、更に、その結果に基づいてＳ６２で作成した
５通の送信メールがそれぞれレコード＃１〜＃５に対応
することを示す情報を作成し、作成した情報を合成手段
３３に渡す（Ｓ６５）。

【０１０７】これにより、合成手段３３は、Ｓ６２で作
成した各送信メールに、レコード＃１〜レコード＃５の
イメージを付加すると共に、領域送信先対応テーブル９
を参照して送信先を付加する（Ｓ６６）。

【０１０８】その後、メール送受信手段３６が、レコー
ド＃１〜＃５のイメージが付加された送信メールを各送
信先に送信する（Ｓ６７）。図１７は、各担当者に送信
した送信メールの内の、担当者Ａへの送信メールの内容
を示した図であり、第１番目のレコード＃１のイメージ
が付加されている。尚、上記した各送信メールの受信側
では前述したと同様の処理を行って要求元に返信メール
を返信し、要求元は、返信メールに含まれているデータ
を返信データ格納領域に格納する。

【０１０９】また、本実施例では、送信側が受信側に対
して現在作成中の表データ等に組み込むデータ（代表デ
ータ）及び受信側で管理している上記代表データに関連
するデータ（全体データ）の返信を要求した場合、受信
側から送信側に代表データ及び全体データを含む返信メ
ールを返信し、送信側に於いては、代表データを表デー
タ中に組み込むと共に、表データ中に組み込んだ上記代
表データが指示された場合、全体データを表示できるよ
うにしている。

【０１１０】今、例えば、図１８に示す表データ１８０
１を作成している時に、電子メールによって関西地区の
１９９４年度分の売上及びそれに関連する全体データを
返信してもらうことが必要になったとする。ユーザは、
現段階で作成できるところまで表データ１８０１を作成
すると、データ格納制御手段２２を利用してデータをデ
ータ格納部４に格納し、その後、メール作成手段３１を
利用して、１９９４年度の関西売上合計及び全体データ
の返信を要求する送信メール１８０３を作成する（図１
９，Ｓ７１）。

【０１１１】その後、ユーザは、格納領域指定手段３２
を起動し、表データ１８０１中のセル１８０２上にセル
カーソルを移動させることにより、セル１８０２を返信
データ格納領域として指定する（Ｓ７２）。また、格納
領域指定手段３２は、上記した操作が行われると、領域
管理テーブル６に、図２０に示すように、セル１８０２
の領域番号「１０」，表データ１８０１のデータＩＤ
「＃６００」，セル１８０２の位置「Ｒ４Ｃ３」を格納
し、更に、Ｓ７１で作成した送信メール１８０３とセル
１８０２に割り当てられている領域番号「１０」とを対
応付けて保持する。

【０１１２】その後、ユーザは、合成手段３３を起動さ
せる。これにより、合成手段３３は、格納領域指定手段
３２が保持している領域番号「１０」と送信メール１８
０３を示す情報とに基づいて、送信メール１８０３にセ
ル１８０２のサイズを示す返信領域情報１８０４を付加
する（Ｓ７３）。

【０１１３】その後、ユーザは、メール送受信手段３６
を起動する。これにより、メール送受信手段３６は、送
信メール１８０３を受信側へ送信すると共に、メール管
理テーブル７に、送信メール１８０３についての情報を
登録する（Ｓ７４）。その際、メール送受信手段３６
は、図２１に示すように、送信メール１８０３のメール
ＩＤ「Ｍ＃００１０３」，送信先「Ｂ」，送信元
「Ａ」，タイトル「１９９４年・関西売上」，及び返信
された売上グラフを格納する返信データ格納領域（セル
１８０２）の領域番号「１０」をメール管理テーブル７
に格納する。

【０１１４】次に、上記した送信メール２０３を受信し
た受信側の動作について説明する。

【０１１５】受信側の担当者は、１９９４年度の関西売
上合計，全体データの返信を要求する送信メール１８０
３の内容を確認すると（Ｓ７５）、メール作成手段３１
を使用して返信メール１８０８を作成する（Ｓ７６）。
返信メール１８０８の作成時、担当者は、それが返信領
域情報１８０４を含むメールであることから送信メール
１８０３を指定して合成手段３３を起動し、更に、返信
データを格納する返信領域１８０６を作成すべき位置に
カーソルを移動させる。これにより、合成手段３３は、
カーソルによって示される位置に、返信領域情報１８０
４によって示されるサイズの返信領域１８０６を設定す
る（Ｓ７７）。

【０１１６】返信メール１８０８中に返信領域１８０６
が設定されると、担当者は、代表データ指示手段３７を
用いて、１９９４年度の関西売上を示す全体データ１８
０５中の、送信側Ａのユーザによって返信が要求された
売上合計（代表データ）１８０７を指定する。これよ
り、代表データ指示手段３７は、指定された代表データ
１８０７を返信領域１８０６に書き込むと共に、代表デ
ータを含む全体データ１８０５を返信メール１８０８に
書き込む（Ｓ７８）。代表データ１８０７，全体データ
１８０５が書き込まれた返信メール１８０８は、メール
送受信手段３６によって送信側へ返信される（Ｓ７
９）。

【０１１７】返信メール１８０８は、送信側のメール送
受信手段３６で受信される。メール格納制御手段３５
は、メール送受信手段３６が受信した返信メール１８０
８をメール格納部５に格納すると共に、図２１に示すよ
うにメール管理テーブル７に受信した返信メール１８０
８についての情報を登録する（Ｓ８０）。

【０１１８】また、代表データ検出手段３８が、返信メ
ール１８０８の返信領域１８０６に格納されている代表
データ「４００」を検出してそれを領域内書き込み手段
２４に渡し、領域内書き込み手段２４が表データ１８０
１中のセル１８０２に「４００」を書き込む（Ｓ８
１）。

【０１１９】その後、データ格納制御手段２２が、返信
メール１８０８に含まれている全体データ１８０５にデ
ータＩＤ（この場合、＃６０１とする）を付加してデー
タ格納部４に格納し、更に、領域管理テーブル６の格納
データＩＤのフィールドに、図２０に示すように、代表
データ１８０５に付したデータＩＤ「＃６０１」を書き
込む（Ｓ８２，Ｓ８３）。以上で、返信メール１８０８
の受信処理が完了する。

【０１２０】ユーザは、表データ１０８１のセル１８０
２に格納した売上合計に関連する全体データ１８０５を
見たい場合には、リンク手段２７を起動し、更に、カー
ソルによってセル１８０２を指示する。リンク手段２７
は、起動されると、領域管理テーブル６を参照し、指示
されたセル１８０２に関連するデータのデータＩＤを求
める。この例の場合、データＩＤ「＃６０１」が求めら
れる。その後、リンク手段２７は、データ格納部４を検
索してデータＩＤ「＃６０１」のデータ（全体データ１
８０５）を探し出し、探し出した全体データ１８０５を
表示部１０ａに表示する。

【０１２１】尚、上述した実施例に於いては、電子メー
ルそのものが各電子メール装置に格納されるネットワー
クシステム（ピアＴｏピアのネットワークシステム）を
例に挙げて説明したが、メールサーバ方式のネットワー
クシステムにも適用できることは勿論である。メールサ
ーバ方式では、送信或いは受信した全てのメールをメー
ルサーバが管理しており、各電子メール装置がメールサ
ーバにログインすることにより、自分宛てのメールを読
んだり、或いはメールを発信することができる。即ち、
メールサーバ方式では、各電子メール装置は、メール格
納部，メール制御部を持つ必要はなく、メールサーバに
各電子メール装置に対応するメール格納部，メール制御
部を持たせれば良い。図２２は、メールサーバ方式に於
ける動作を示した図である。つまり、電子メール装置２
２０１から電子メール装置２２０２への、返信領域情報
が付加された送信メールＡ１は、メールサーバ２２０３
中の電子メール装置２２０２に対応するメールボックス
に格納されると共に、受信メールＢ１として電子メール
装置２２０２に対応するメールボックスに格納される。
電子メール装置２２０２の担当者は、受信メールＢ１が
データＢの返信を要求するものであることを確認する
と、データＢを含んだ返信メールＢ２を送信する。この
返信メールＢ２は、メールサーバ２２０３内の電子メー
ル装置２２０２に対応するメールボックスに格納される
と共に、受信メールＡ２として電子メール装置２２０１
に対応するメールボックスに格納される。要求元の電子
メール装置２２０１は、受信メールＡ２に含まれている
データＢを返信データ格納領域に格納する。

【０１２２】

【発明の効果】以上説明したように、本発明は、データ
の返信を要求する送信メール中に、ユーザが返信されて
きたデータを組み込もうとしている返信データ格納領域
のサイズを示す返信領域情報を付加する合成手段を備え
ているので、上記送信メールの受信者は、ユーザが要求
しているデータのサイズを把握し、それに合ったサイズ
のデータを含む返信メールをユーザに返信することがで
きる。従って、ユーザは、返信メール中に含まれている
返信データを縮小したり、或いは拡大したりせず、その
まま返信データ格納領域にコピーするだけで、作成中の
データに返信データを組み込むことが可能になるので、
返信データを作成中のデータに組み込む際のユーザの負
担を軽減させることができる。

【０１２３】また、本発明は、返信メールの返信領域に
格納されている返信データを、データ中の予め設定され
ている返信データ格納領域に書き込む領域内書き込み手
段を備えているので、返信データを自動的にデータ中に
組み込むこが可能になり、ユーザの負担を更に低減させ
ることができる。

【０１２４】更に、本発明によれば、返信メールによっ
て返信データとそれに関連する全体データとが送られて
きた場合、リンク手段が両者をリンクして管理するの
で、ユーザは、返信データに関連する全体データが必要
になった場合、全体データを容易に参照することができ
る。

【０１２５】また、本発明は、ユーザによって指示され
た各送信メールの送信先を保持する送信先指定手段と、
送信先指定手段によって保持されている各送信メールの
送信先に基づいて各送信メールに送信先を付加する合成
手段と、合成手段によって送信先が付加された各送信メ
ールをそれぞれの送信先へ送信するメール送信手段とを
備えたものであり、複数の送信メールを各担当者へ送信
する際、ユーザは、各送信メールの送信先を指示するだ
けで良いので、各送信メール毎にメール送信手段を動作
させる場合に比較してユーザの負担を低減させることが
できる。

【０１２６】また、本発明は、返信データを組み込む返
信データ格納領域を含むパラグラフ等の基本単位のイメ
ージを送信メールに付加して担当者へ送るようにしてい
るので、担当者は、どのようなデータの返信が要求され
たのかを確実に把握することができる。

【０１２７】また、本発明は、データの返信を要求する
複数の送信メールに、パラグラフ及び送信先を付加する
合成手段と、合成手段によってパラグラフ及び送信先が
付加された複数の送信メールを付加された各送信先に送
信するメール送信手段とを備えているので、データの返
信を要求する複数の送信メールを各担当者へ送信する際
の、ユーザの操作を簡単なものにすることができ、且つ
データの返信を要求された担当者が、どのようなデータ
の返信を要求されたのかを確実に把握することができ
る。

【０１２８】また、本発明は、表データ中の送信先とす
ることができる情報が格納されているフィールドを指定
する送信フィールド指定手段と、送信フィールド指定手
段によって指定されたフィールドのイメージに基づいて
各送信メールの送信先を決定する送信先指定手段と、送
信先指定手段で決定された送信先を各送信メールに付加
する合成手段とを備えているので、データの返信を要求
する送信メールの送信先を指定する際のユーザの負担を
軽減させることができる。

【０１２９】また、本発明は、表データ中の送信先とす
ることができる情報が格納されているフィールドを指定
する送信フィールド指定手段と、送信フィールド指定手
段によって指定されたフィールドの内容に基づいて各送
信メールの送信先を決定する送信先指定手段と、送信先
指定手段で決定された送信先、及び表データ中の各レコ
ードのイメージを各送信メールに付加する合成手段とを
備えているので、データの返信を要求する送信メールの
送信先を指定する際のユーザの負担を軽減させることが
でき、データの返信を要求された担当者が、どのような
データの返信を要求されたのかを確実に把握することが
できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施例のブロック図である。

【図２】本実施例の動作の一例を示す図である。

【図３】領域管理テーブル６の内容例を示す図である。

【図４】メール管理テーブル７の内容例を示す図であ
る。

【図５】本実施例の処理の一例を示す流れ図である。

【図６】本実施例で作成するデータの一例を示す図であ
る。

【図７】本実施例の他の処理例を示す流れ図である。

【図８】領域送信先対応テーブル９の内容例を示す図で
ある。

【図９】本実施例で作成するデータの一例を示す図であ
る。

【図１０】本実施例の他の処理例を示す流れ図である。

【図１１】本実施例で作成するデータの一例を示す図で
ある。

【図１２】本実施例の他の処理例を示す流れ図である。

【図１３】本実施例で作成するデータの一例を示す図で
ある。

【図１４】本実施例の他の処理例を示す流れ図である。

【図１５】送信先管理テーブル７の内容例を示す図であ
る。

【図１６】本実施例の他の処理例を示す流れ図である。

【図１７】データの返信を要求する送信メールの一例を
示す図である。

【図１８】本実施例の動作を説明するための図である。

【図１９】本実施例の他の処理例を示す流れ図である。

【図２０】領域管理テーブル６の内容例を示す図であ
る。

【図２１】メール管理テーブル７の内容例を示す図であ
る。

【図２２】本発明をメールサーバ方式に適用した場合の
動作を説明するための図である。

【図２３】従来の技術を説明するための図である。

【図２４】従来の技術を説明するための図である。

【図２５】従来の技術を説明するための図である。

【符号の説明】

１…電子メール装置 ２…データ制御部 ２１…データ作成手段 ２２…データ格納制御手段 ２３…領域作成手段 ２４…領域内書き込み手段 ２５…基本単位特定手段 ２６…送信フィールド指定手段 ２７…リンク手段 ３…メール制御部 ３１…メール作成手段 ３２…格納領域指定手段 ３３…合成手段 ３４…格納領域検出手段 ３５…メール格納制御手段 ３６…メール送受信手段 ３７…代表データ指示手段 ３８…代表データ検出手段 ３９…送信先指定手段 ４…データ格納部 ５…メール格納部 ６…領域管理テーブル ７…メール管理テーブル ８…送信先管理テーブル ９…領域送信先対応テーブル １０…入出力装置 １０ａ…表示部 １０ｂ…入力部 １１…信号線 １２…電子メール装置

Claims (9)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ユーザの指示に従って電子メールを作成
   するメール作成手段と、 ユーザの指示に従ってデータを作成するデータ作成手段
   と、 該データ作成手段で作成したデータ中に、ユーザの指示
   に従って返信データ格納領域を作成する領域作成手段
   と、 前記メール作成手段で作成された送信メールであって、
   前記領域作成手段で作成された返信データ格納領域に書
   き込むデータの返信を要求する送信メールに、前記返信
   データ格納領域のサイズを示す返信領域情報を付加する
   合成手段と、 該合成手段で返信領域情報が付加された送信メールを送
   信するメール送信手段とを備えたことを特徴とする電子
   メール装置。
2. 【請求項２】 受信した電子メールによって返信要求さ
   れたデータを返信する返信メールを前記メール作成手段
   で作成する際、前記合成手段は、前記返信メール中に前
   記受信した電子メールに含まれている返信領域情報によ
   って示されるサイズの返信領域を設定する構成を有し、
   且つ、 受信した返信メールの返信領域に格納されている返信デ
   ータを前記返信データ格納領域に書き込む領域内書き込
   み手段を備えたことを特徴とする請求項１記載の電子メ
   ール装置。
3. 【請求項３】 受信した返信メールの返信領域に設定さ
   れている返信データと関連する全体データが前記受信し
   た返信メール中に含まれている場合、前記全体データを
   データ格納部に格納するデータ格納制御手段と、 前記返信データと前記全体データとをリンクさせて管理
   するリンク手段とを備えたことを特徴とする請求項２記
   載の電子メール装置。
4. 【請求項４】 ユーザの指示に従って電子メールを作成
   するメール作成手段と、 ユーザの指示に従ってデータを作成するデータ作成手段
   と、 該データ作成手段で作成したデータ中に、ユーザの指示
   に従って返信データ格納領域を作成する領域作成手段
   と、 ユーザの指示に従って、前記領域作成手段で作成された
   各返信データ格納領域と、前記メール作成手段で作成さ
   れた、前記各返信データ格納領域に格納するデータの返
   信を要求する各送信メールとの対応関係を保持する格納
   領域指定手段と、 ユーザによって指示された前記各送信メールの送信先を
   保持する送信先指定手段と、 前記格納領域指定手段及び前記送信先指定手段が保持し
   ている情報に基づいて、前記各送信メールに、対応する
   返信データ格納領域のサイズを示す返信領域情報を付加
   すると共に送信先を付加する合成手段と、 該合成手段によって返信領域情報，送信先が付加された
   各送信メールを、付加されている送信先に送信するメー
   ル送信手段とを備えたことを特徴とする電子メール装
   置。
5. 【請求項５】 ユーザの指示に従って電子メールを作成
   するメール作成手段と、 ユーザの指示に従ってデータを作成するデータ作成手段
   と、 該データ作成手段で作成したデータ中に、ユーザの指示
   に従って返信データ格納領域を作成する領域作成手段
   と、 該領域作成手段で作成された返信データ格納領域を含む
   基本単位を検出する基本単位特定手段と、 前記メール作成手段で作成された送信メールであって、
   前記領域作成手段で作成された返信データ格納領域に書
   き込むデータの返信を要求する送信メールに、前記基本
   単位特定手段で検出された基本単位のイメージを付加す
   る合成手段と、 該合成手段で基本単位のイメージが付加された送信メー
   ルを送信するメール送信手段とを備えたことを特徴とす
   る電子メール装置。
6. 【請求項６】 前記基本単位は、パラグラフであること
   を特徴とする請求項５記載の電子メール装置。
7. 【請求項７】 ユーザの指示に従って電子メールを作成
   するメール作成手段と、 ユーザの指示に従ってデータを作成するデータ作成手段
   と、 該データ作成手段で作成したデータ中に、ユーザの指示
   に従って返信データ格納領域を作成する領域作成手段
   と、 該領域作成手段で作成された各返信データ格納領域それ
   ぞれについて、それを含む基本単位を検出する基本単位
   特定手段と、 ユーザの指示に従って、前記領域作成手段で作成された
   各返信データ格納領域と、前記メール作成手段で作成さ
   れた、前記各返信データ格納領域に格納するデータの返
   信を要求する各送信メールとの対応関係を保持する格納
   領域指定手段と、 ユーザによって指示された前記各送信メールの送信先を
   保持する送信先指定手段と、 前記格納領域指定手段，前記基本単位特定手段及び前記
   送信先指定手段が保持している情報に基づいて、前記各
   送信メールに、対応する基本単位のイメージを付加する
   と共に送信先を付加する合成手段と、 該合成手段によって基本単位のイメージ，送信先が付加
   された送信メールを、付加されている送信先に送信する
   メール送信手段とを備えたことを特徴とする電子メール
   装置。
8. 【請求項８】 ユーザの指示に従って電子メールを作成
   するメール作成手段と、 表データ中の送信先を示す情報が格納されているフィー
   ルドを指定する送信フィールド指定手段と、 返信メールによって返信されてきたデータを格納する、
   前記表データ中のフィールドを指定する格納領域指定手
   段と、 前記メール作成手段によって作成された、前記表データ
   の各レコード毎の送信メールであって、データの返信を
   要求する送信メールそれぞれの送信先を、前記送信フィ
   ールド指定手段によって指定されたフィールドの内容に
   基づいて決定する送信先指定手段と、 前記各送信メールに、前記格納領域指定手段で指定され
   たフィールドのサイズを示す返信領域情報を付加すると
   共に、前記送信先指定手段で決定されたその送信先を付
   加する合成手段と、 該合成手段によって返信領域情報，送信先が付加された
   各送信メールを、付加されている送信先へ送信するメー
   ル送信手段とを備えたことを特徴とする電子メール装
   置。
9. 【請求項９】 ユーザの指示に従って電子メールを作成
   するメール作成手段と、 表データ中の送信先を示す情報が格納されているフィー
   ルドを指定する送信フィールド指定手段と、 返信メールによって返信されてきたデータを格納する、
   前記表データ中のフィールドを指定する格納領域指定手
   段と、 前記メール作成手段によって作成された、前記表データ
   の各レコード毎の送信メールであって、データの返信を
   要求する送信メールそれぞれの送信先を、前記送信フィ
   ールド指定手段によって指定されたフィールドの内容に
   基づいて決定する送信先指定手段と、 前記各送信メールに、前記表データ中の対応するレコー
   ドのイメージを付加すると共に、前記送信先指定手段で
   決定されたその送信先を付加する合成手段と、 該合成手段によってレコードのイメージ，送信先が付加
   された各送信メールを、付加されている送信先へ送信す
   るメール送信手段とを備えたことを特徴とする電子メー
   ル装置。