JP2774668B2 - ドキュメント管理装置 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 ［発明の目的］ （産業上の利用分野） この発明は、設計図面、地図、技術資料等のドキュメ
ントを電子ファイル化するドキュメント管理装置に関す
る。

（従来の技術） 従来一般に、図面、地図、技術資料等のドキュメント
を電子ファイル化する場合、イメージスキャナ等でイメ
ージデータのままファイルしたり、ワードプロセッサや
CADの成果物をオブジェクトイメージでファイルする方
法がある。しかし、いずれの場合にも、あらかじめファ
イル構成を定めておいて、そのファイル構成に見合った
検索キーをつけて登録していく方式である。

すなわち、第３図に示すように、キャビネット番号、
バインダ番号、書類番号、およびページ番号を検索キー
とし、目的の図面や資料を呼び出す時には、所定の段数
の検索キーを指定するようにしている。例えば、第３図
において、キャビネット番号２、バインダ番号２、書類
番号２およびページ番号１と順次指定していくのであ
る。

（発明が解決しようとする課題） ところが、このような従来の検索方式は階層的に縦の
方向に行うものであり、しかも同一のドキュメント内の
展開しかできないものであった。つまり、プラント図面
を例にとれば、プラント図面を表示している時にある装
置に注目する必要が生じ、その装置の工事図面を同時に
見るような場合がしばしば発生するが、従来の方式では
このような要求に対してすぐには応えられない問題点が
あり、このような場合に、横方向の検索、すなわち第３
図において書類番号３のページ番号１から書類番号２の
ページ番号２への移動がすぐに行えるような検索方式、
すなわち異種ドキュメント間を関連付ける検索方式がと
れるドキュメント管理装置の出現が望まれていた。

この発明は、このような従来からの要望に応えるため
になされたものであり、種々のドキュメントのイメージ
データから共通キーワードを抽出するだけで、その共通
キーワードにより各ドキュメント間を容易に関連付ける
ことができ、その共通キーワードに基づいて異種ドキュ
メント間の検索が効率的に行えるドキュメント管理装置
を提供することを目的とする。

［発明の構成］ （課題を解決するための手段） この発明は、地図、図面、技術資料等のドキュメント
をイメージデータとして電子ファイルへ登録し、検索、
表示、複製することのできるドキュメント管理装置にお
いて、ドキュメント名およびそのページ数等のドキュメ
ントを特定するファイル番号を入力するドキュメントフ
ァイル番号入力手段と、任意のドキュメント上に見られ
る部品、装置、設備などの名称をキーワードとして入力
するキーワード入力手段と、任意のドキュメントをイメ
ージ表示する表示手段と、この表示手段に表示された画
面上のドキュメントに見出だされる各キーワードに対応
する部品、装置、設備などの位置を特定する位置特定手
段と、前記ドキュメントファイル番号入力手段による各
ドキュメントごとのドキュメントファイル番号をマトリ
クステーブルの縦横の一方の指標とし、前記キーワード
入力手段によるキーワードを前記マトリクステーブルの
縦横の他方の指標とし、前記位置特定手段の特定する位
置情報を前記マトリクステーブルの該当するドキュメン
トファイル番号と該当するキーワードとの縦横の交点位
置に記憶するキーワード関係データベースを作成するデ
ータベース作成手段とを備えたものである。

またこの発明のドキュメント管理装置は、各種ドキュ
メントをイメージ表示する表示手段と、前記表示手段の
表示するドキュメントに対して任意のキーワードに該当
する部品、装置、設備等の位置を特定する位置特定手段
と、この位置特定手段により部品、装置または設備等が
特定された時に、当該部品、装置、または設備等に該当
するキーワードを基にして、前記請求項１により作成さ
れたキーワード関係データベースを検索して当該キーワ
ードと関連するすべてのドキュメントファイル番号をピ
ックアップしてリスト表示するキーワード関係ドキュメ
ントファイルリスト表示手段と、このキーワード関係ド
キュメントファイルリスト表示手段の表示内容から特定
のドキュメントファイル番号を選択し、当該ドキュメン
トファイル番号が特定するドキュメントをイメージ表示
するドキュメント選択表示手段とを備えたものとするこ
とができる。

またこの発明のドキュメント管理装置は、前記表示手
段と、キーワード関係ドキュメントファイルリスト表示
手段と、ドキュメント選択表示手段との各々の表示をマ
ルチウィンドウ表示するマチルウィンドウ表示手段を備
えたものとすることができる。

（作用） この発明のドキュメント管理装置では、任意のドキュ
メントを表示手段によりイメージ表示し、さらに位置特
定手段により表示手段の画面上に見られるドキュメント
イメージにおいてキーワードになり得る部品、装置、設
備等の位置を特定し、この特定された部品、装置、また
は設備等に対して、キーワード入力手段によりキーワー
ドとして入力し、ドキュメントファイル番号入力手段に
より任意のドキュメント各々を特定するファイル番号を
入力する。

そして、データベース作成手段では、前記キーワード
入力手段により入力されたキーワードをマトリクステー
ブルの縦横の一方の指標とし、前記ドキュメントファイ
ル番号入力手段により入力されたドキュメントファイル
番号をマトリクステーブルの縦横の他方の指標とし、前
記位置特定手段の特定する位置情報をこのマトリクステ
ーブルの該当するドキュメントファイル番号と該当する
キーワードとの縦横の交点位置に記憶していってキーワ
ード関係データベースを自動的に作成していく。

またこの発明のドキュメント管理装置では、表示手段
によりイメージ表示されているドキュメントに対して、
位置特定手段により任意のキーワードに該当する部品、
装置、設備等の位置を特定し、キーワード関係ドキュメ
ントファイルリスト表示手段により、前記特定された部
品、装置、設備等に対応するキーワードを基にしてキー
ワード関係データベースを検索し、当該キーワードに関
連するすべてのドキュメントファイル番号をピックアッ
プしてリスト表示する。

そしてドキュメント選択表示手段により、前記キーワ
ード関係ドキュメントファイルリスト表示手段の表示内
容から特定のドキュメントファイル番号を選択し、その
ドキュメントのイメージ表示を行う。

こうして、異種ドキュメント間であっても、共通のキ
ーワードを備えているドキュメント間で速い検索ができ
るようになる。

またこの発明のドキュメント管理装置では、マルチウ
ィンドウ表示手段により選択された異種ドキュメントを
同時に表示して参照することができるようになる。

（実施例） 以下、この発明の実施例を図に基づいて詳説する。

第１図はこの発明の一実施例を示しており、位置特定
手段としてのマウス11と、各種入力手段としてのキーボ
ード12と、各種表示手段としてのCRT表示部13とを備え
ており、さらに本体側との間でデータの入出力制御をな
すためのCRT入出力制御部14を備えている。

本体側には、マウス11、キーボード12、CRT表示部13
の各装置から検索キーワードを入力すると、当該キーワ
ードの妥当性をチェックし、キーワードを確定する検索
キー認識部15と、イメージデータのファイル番号を決定
するファイル名決定部16と、各種ドキュメントのイメー
ジデータを格納するイメージデータファイル17と、キー
ワード関係データを格納するキーワード関係ファイル18
と、これらのデータファイル17,18に対してアクセスす
るデータベースアクセス部20と、イメージデータをCRT
表示部13に表示させるイメージデータ表示部20とを備え
ている。

さらに、マウス11による位置データと、キーボード12
によるキーワードデータとを認識するキーワード・位置
情報認識部21と、キーワードおよびファイル番号を登録
するキーワード・ファイル番号登録部22と、入力される
キーワードおよび位置情報の妥当性をチェックするキー
ワード・位置情報認識部23と、関連資料メニュー表示・
選択部24とを備えている。

次に、上記の構成のドキュメント管理装置の動作につ
いて説明する。

まず、イメージスキャナによりイメージファイル17に
多数のドキュメントが電子ファイル化されて記憶されて
いる。そこで、イメージデータ表示部20によりCRT表示
部13に任意の図面を表示させる。

そこで、マウス11、キーボード12、CRT表示部13、CRT
入力表示部14の各装置から検索キーワードを入力する
と、検索キーワード認識部15がその妥当性をチェック
し、キーワードを確定する。そして、ファイル名決定部
16によりイメージデータファイル番号を決定し、データ
ベースアクセス部19によりイメージファイル17の該当す
るファイルを読出し、イメージデータ表示部20からCRT
表示部13にイメージ表示させる。

次に、CRT表示部13のイメージ表示画面からキーワー
ドを抽出する場合には、マウス11により画面上の部品、
装置、設備等の項目の位置を指定してクリックし、その
時の位置情報を入力し、また当該項目の名称をキーワー
ドとしてキーボード12から入力する。

そして、キーワード・位置情報認識部21でキーワード
の妥当性をチェックし、一配置情報に変換する。このキ
ーワードおよび位置情報は、表示中のドキュメントのフ
ァイル番号と共にキーワード関係ファイル18にキーワー
ド・ファイル番号登録部22により登録する。

例えば、第２図のキーワード関係ファイル構造図に示
すように、ファイル番号はファイル番号欄25に登録す
る。またキーワードはキーワード欄26に登録する。そし
て、これらのファイル番号欄25およびキーワード欄26に
既に登録されているものがあれば、それを利用すること
になる。さらに、位置情報は位置情報欄27のうち、該当
するファイル番号と該当するキーワードの交点部に登録
する。

他方、新たに付けられたキーワードによりイメージデ
ータを検索する場合には、特定のイメージデータを表示
した後、画面内のキーワードの付けられている部品、装
置、設備等の項目部をマウス11によりクリックするかキ
ーボード12によりキーワードを入力すると、キーワード
・位置情報認識部23で位置情報またはキーワードとして
妥当性をチェックし、入力する。そして、関連資料メニ
ュー表示・選択部24がキーワード関係ファイル18を読出
し、表示中のイメージデータのドキュメントファイル番
号の対応する位置情報からキーワードを割り出してその
キーワードに対して、あるいは直接入力指定されたキー
ワードに対して、第２図に示すキーワード関係ファイル
に基づいてキーワードを共有する異種ドキュメントを取
り出す。

この動作をさらに具体的に説明すると、まずキーワー
ド関係ファイルの登録にあたっては、ドキュメントファ
イル番号は縦列に、そしてキーワードとしての項目名は
横列にマトリクスに配列され、いま例えば、プラントフ
ロー図Ａのページ２のイメージ画面上にはキーワードと
なる計器名1,2,3と設備名1,2とが見出だされ、これらの
画面上の位置情報がX,Y,Z,L,Mであったとすれば、プラ
ントフロー図Ａのページ２というファイル番号の列と、
キーワードとしての計器名1,2,3および設備名1,2の列と
の縦横の交点部に対応する計器および設備の画面上の位
置情報X,Y,Z,L,Mが登録される。また、工事図面KOUJIの
ページ８にはキーワードの計器名２と設備名１があり、
これらの交点部に画面上の位置情報J,Kが登録される。

この結果、キーワードの計器名２と設備名１とは、２
つのドキュメントファイルであるプラントフロー図Ａの
ページ２と工事図面KOUJIのページ８とに共通であり、
これのキーワードを介してまったく種類の異なるファイ
ル間が関係付けられることになる。

そこで新たに、あるイメージデータとしてファイル番
号欄25のプラントフロー図Ａのページ２を指定して表示
させている状態で、位置情報としてＹをマウス11でクリ
ックすると、このＹに該当するキーワードとして計器名
２が特定され、同じくキーワードとして計器名２をＪの
位置に有する工事図面KOUJIのページ８が関係ファイル
として見出だされ、関連資料メニュー表示・選択部24は
それらのドキュメントをCRT表示部13に一覧表示する。
そしてさらに、このドキュメント一覧表示から特定のド
キュメントを選択すれば、そのドキュメントのイメージ
データをCRT表示部13に表示する。

このようにして、各々別個に登録した図面間であって
も、新たにキーワードが容易に追加でき、しかも共通の
キーワードを持つ図面を自動的に関係付けることがで
き、関連図面の検索が極めて容易に行えるようになるの
である。

なお、第２図に示すキーワード関係ファイルテーブル
はCRT表示部13にイメージデータと共にマルチウィンド
ウ形式で表示させるようにすれば、登録作業が速く、簡
単に行えるようになる。また、関連図面の検索もマルチ
ウィンドウ形式で表示するようにすれば、検索作業が楽
になる。

［発明の効果］ 以上のようにこの発明によれば、イメージデータ表示
画面からキーワードになり得る特定の項目名を選択して
その名称をキーワードとし、そのキーワードと表示画面
内の位置とを認識し、そのキーワードと位置情報とを表
示中のイメージデータのファイル番号に対応付けて登録
し、またこのキーワードにより対応付けられ、キーワー
ドを共有することになったイメージデータファイル間を
検索できるようにしているため、キーワードを基にして
異種のファイル間で容易に検索することができる。

【図面の簡単な説明】

第１図はこの発明の一実施例のブロック図、第２図は上
記実施例で作成するキーワード関係ファイルの構造図、
第３図は従来例のブロック図である。 11……マウス、12……キーボード 13……CRT表示部 14……CRT入出力制御部 15……検索キー認識部 16……ファイル名決定部 17……イメージファイル 18……キーワード関係ファイル 19……データベースアクセス部 20……イメージデータ表示部 21……キーワード・位置情報認識部 22……キーワード・ファイル番号登録部 23……キーワード・位置情報認識部 24……関連資料メニュー表示・選択部

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁶ 識別記号 ＦＩ Ｇ０６Ｆ 15/62 ３３０Ｇ

Claims (3)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】地図、図面、技術資料等のドキュメントを
   イメージデータとして電子ファイルへ登録し、検索、表
   示、複製することのできるドキュメント管理装置におい
   て、 ドキュメントを特定するためにドキュメント名およびそ
   のページ数等のドキュメントファイル番号を入力するド
   キュメントファイル番号入力手段と、 任意のドキュメント上に見られる部品、装置、設備など
   の名称をキーワードとして入力するキーワード入力手段
   と、 任意のドキュメントをイメージ表示する表示手段と、 この表示手段に表示された画面上のドキュメントに見出
   だされる各キーワードに対応する部品、装置、設備など
   の位置を特定する位置特定手段と、 前記ドキュメントファイル番号入力手段による各ドキュ
   メントごとのドキュメントファイル番号をマトリクステ
   ーブルの縦横の一方の指標とし、前記キーワード入力手
   段によるキーワードを前記マトリクステーブルの縦横の
   他方の指標とし、前記位置特定手段の特定する位置情報
   を前記マトリクステーブルの該当するドキュメントファ
   イル番号と該当するキーワードとの縦横の交点位置に記
   憶するキーワード関係データベースを作成するデータベ
   ース作成手段とを備えて成るドキュメント管理装置。
2. 【請求項２】各種ドキュメントをイメージ表示する表示
   手段と、 前記表示手段の表示するドキュメントに対して任意のキ
   ーワードに該当する部品、装置、設備等の位置を特定す
   る位置特定手段と、 この位置特定手段により部品、装置または設備等が特定
   された時に、当該部品、装置、または設備等に該当する
   キーワードを基にして、前記請求項１により作成された
   キーワード関係データベースを検索して当該キーワード
   と関連するすべてのドキュメントファイル番号をピック
   アップしてリスト表示するキーワード関係ドキュメント
   ファイルリスト表示手段と、 このキーワード関係ドキュメントファイルリスト表示手
   段の表示内容から特定のドキュメントファイル番号を選
   択し、当該ドキュメントファイル番号が特定するドキュ
   メントをイメージ表示するドキュメント選択表示手段と
   を備えて成るドキュメント管理装置。
3. 【請求項３】前記表示手段と、キーワード関係ドキュメ
   ントファイルリスト表示手段と、ドキュメント選択表示
   手段との各々の表示をマルチウィンドウ表示するマチル
   ウィンドウ表示手段を備えて成る請求項２に記載のドキ
   ュメント管理装置。