JPH0431967A - ドキュメント管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 ［発明の目的］ （産業上の利用分野） この発明は、設計図面、地図、技術資料等のドキュメン
トを電子ファイル化するドキュメント管理装置に関する
。

（従来の技術） 従来一般に、図面、地図、技術資料等のドキュメントを
電子ファイル化する場合、イメージスキャナ等でイメー
ジデータのままファイルしたり、ワードプロセッサやＣ
ＡＤの成果物をオブジェクトイメージでファイルする方
法がある。しかし、いずれの場合にも、あらかじめファ
イル構成を定めておいて、そのファイル構成に見合った
検索キーをつけて登録していく方式である。

すなわち、第３図に示すように、キャビネット番号、バ
インダ番号、書類番号、およびページ番号を検索キーと
し、目的の図面や資料を呼び出す時には、所定の段数の
検索キーを指定するようにしている。例えば、第３図に
おいて、キャビネット番号２、バインダ番号２、書類番
号３およびページ番号１と順次指定していくのである。

（発明が解決しようとする課題） ところが、このような従来の検索方式は階層的に縦の方
向に行うものであり、しかも同一のドキュメント内の展
開しかできないものであった。

つまり、プラント図面を例にとれば、プラント図面を表
示している時にある装置に注目する必要が生じ、その装
置の工事図面を同時に見るような場合がしばしば発生す
るが、従来の方式ではこのような要求に対してすぐには
応えられない問題点があり、このような場合に、横方向
の検索、すなわち第３図において書類番号３のページ番
号１から書類番号２のページ番号２への移動がすぐに行
えるような検索方式、すなわち異種ドキュメント間を関
連付ける検索方式がとれるドキュメント管理装置の出現
が望まれていた。

この発明は、このような従来からの要望に応えるために
なされたものであり、種々のドキュメントのイメージデ
ータから共通キーワードを抽出するだけで、その共通キ
ーワードにより各ドキュメント間を容易に関連付けるこ
とができ、その共通キーワードに基づいて異種ドキュメ
ント間の検索が効率的に行えるドキュメント管理装置を
提供することを目的とする。

［発明の構成コ （課題を解決するための手段） この発明は、地図、図面、技術資料等のドキュメントを
イメージデータとして電子ファイルへ登録し、検索、表
示、複製することのできるドキュメント管理装置におい
て、ドキュメント名およびそのページ数等のドキュメン
トを特定するファイル番号を入力するドキュメントファ
イル番号入力手段と、任意のドキュメント上に見られる
部品、装置、設備などの名称をキーワードとして入力す
るキーワード入力手段と、任意のドキュメントをイメー
ジ表示する表示手段と、この表示手段に表示された画面
上のドキュメントに見出だされる各キーワードに対応す
る部品、装置、設備などの位置を特定する位置特定手段
と、前記ドキュメントファイル番号入力手段による各ド
キュメントごとのドキュメントファイル番号をマトリク
ステーブルの縦横の一方の指標とし、前記キーワード入
力手段によるキーワードを前記マトリクステーブルの縦
横の他方の指標とし、前記位置特定手段の特定する位置
情報を前記マトリクステーブルの該当するドキュメント
ファイル番号と該当するキーワードとの縦横の交点位置
に記憶するキーワード関係データベースを作成するデー
タベース作成手段とを備えたものである。

またこの発明のドキュメント管理装置は、各種ドキュメ
ントをイメージ表示する表示手段と、前記表示手段の表
示するドキュメントに対して任意のキーワードに該当す
る部品、装置、設備等の位置を特定する位置特定手段と
、この位置特定手段により部品、装置または設備等が特
定された時に、当該部品、装置、または設備等に該当す
るキーワードを基にして、前記請求項１により作成され
たキーワード関係データベースを検索して当該キーワー
ドと関連するすべてのドキュメントファイル番号をピッ
クアップしてリスト表示するキーワード関係ドキュメン
トファイルリスト表示手段と、このキーワード関係ドキ
ュメントファイルリスト表示手段の表示内容から特定の
ドキュメントファイル番号を選択し、当該ドキュメント
ファイル番号が特定するドキュメントをイメージ表示す
るドキュメント選択表示手段とを備えたものとすること
ができる。

またこの発明のドキュメント管理装置は、前記表示手段
と、キーワード関係ドキュメントファイルリスト表示手
段と、ドキュメント選択表示手段との各々の表示をマル
チウィンドウ表示するマチルウィンドウ表示手段を備え
たものとすることができる。

（作用） この発明のドキュメント管理装置では、任意のドキュメ
ントを表示手段によりイメージ表示し、さらに位置特定
手段により表示手段の画面上に見られるドキュメントイ
メージにおいてキーワードになり得る部品、装置、設備
等の位置を特定し、この特定された部品、装置、または
設備等に対して、キーワード入力手段によりキーワード
として入力し、ドキュメントファイル番号入力手段によ
り任意のドキュメント各々を特定するファイル番号を入
力する。

そして、データベース作成手段では、前記キーワード入
力手段により入力されたキーワードをマトリクステーブ
ルの縦横の一方の指標とし、前記ドキュメントファイル
番号入力手段により人力されたドキュメントファイル番
号をマトリクステーブルの縦横の他方の指標とし、前記
位置特定手段の特定する位置情報をこのマトリクステー
ブルの該当するドキュメントファイル番号と該当するキ
ーワードとの縦横の交点位置に記憶していってキーワー
ド関係データベースを自動的に作成していく。

またこの発明のドキュメント管理装置では、表示手段に
よりイメージ表示されているドキュメントに対して、位
置特定手段により任意のキーワドに該当する部品、装置
、設備等の位置を特定し、キーワード関係ドキュメント
ファイルリスト表示手段により、前記特定された部品、
装置、設備等に対応するキーワードを基にしてキーワー
ド関係データベースを検索し、当該キーワードに関連す
るすべてのドキュメントファイル番号をピックアップし
てリスト表示する。

そしてドキュメント選択表示手段により、前記キーワー
ド関係ドキュメントファイルリスト表示手段の表示内容
から特定のドキュメントファイル番号を選択し、そのド
キュメントのイメージ表示を行う。

こうして、異種ドキュメント間であっても、共通のキー
ワードを備えているドキュメント間で速い検索ができる
ようになる。

またこの発明のドキュメント管理装置では、マルチウィ
ンドウ表示手段により選択された異種ドキュメントを同
時に表示して参照することができるようになる。

（実施例） 以下、この発明の実施例を図に基づいて詳説する。

第１図はこの発明の一実施例を示しており、位置特定手
段としてのマウス１１と、各種入力手段としてのキーボ
ード１２と、各種表示手段としてのＣＲＴ表示部１３と
を備えており、さらに本体側との間でデータの入出力制
御をなすためのＣＲＴＲ１力出力制御部１４えている。

本体側には、マウス１１、キーボード１２、ＣＲ７表示
部１３の各装置から検索キーワードを入力すると、当該
キーワードの妥当性をチエ、ツクし、キーワードを確定
する検索キー認識部１５と、イメージデータのファイル
番号を決定するファイル名決定部１６と、各種ドキュメ
ントのイメージデータを格納するイメージデータファイ
ル１７と、キーワード関係データを格納するキーワード
関係ファイル１８と、これらのデータファイル１７゜１
８に対してアクセスするデータベースアクセス部２０と
、イメージデータをＣＲ７表示部１３に表示させるイメ
ージデータ表示部２０とを備えている。

さらに、マウス１１による位置データと、キーボード１
２によるキーワードデータとを認識するキーワード・位
置情報認識部２１と、キーワードおよびファイル番号を
登録するキーワード・ファイル番号登録部２２と、入力
されるキーワードおよび位置情報の妥当性をチエツクす
るキーワード・位置情報認識部２３と、関連資料メニュ
ー表示、選択部２４とを備えている。

次に、上記の構成のドキュメント管理装置の動作につい
て説明する。

まず、イメージスキャナによりイメージファイル１７に
多数のドキュメントが電子ファイル化されて記憶されて
いる。そこで、イメージデータ表示部２０によりＣＲ７
表示部１３に任意の図面を表示させる。

そこで、マウス１１、キーボード１２、ＣＲ７表示部１
３、ＣＲＴ入力制御部１４の各装置から検索キーワード
を入力すると、検索キーワード認識部１５がその妥当性
をチエツクし、キーワードを確定する。そして、ファイ
ル名決定部１６によりイメージデータファイル番号を決
定し、データベースアクセス部１９によりイメージファ
イル１７の該当するファイルを読出し、イメージデータ
表示部２０からＣＲ７表示部１３にイメージ表示させる
。

次に、ＣＲ７表示部１３のイメージ表示画面からキーワ
ードを抽出する場合には、マウス１１により画面上の部
品、装置、設備等の項目の位置を指定してクリックし、
その時の位置情報を入力し、また当該項目の名称をキー
ワードとしてキーボード１２から人力する。

そして、キーワード・位置情報認識部２１てキーワード
の妥当性をチエツクし、−配置情報に変換する。このキ
ーワードおよび位置情報は、表示中のドキュメントのフ
ァイル番号と共にキーワード関係ファイル１８にキーワ
ード・ファイル番号登録部２２により登録する。

例えば、第２図のキーワード関係ファイル構造図に示す
ように、ファイル番号はファイル番号欄２５に登録する
。またキーワードはキーワード欄２６に登録する。そし
て、これらのファイル番号欄２５およびキーワード欄２
６に既に登録されているものがあれば、それを利用する
ことになる。

さらに、位置情報は位置情報欄２７のうち、該当するフ
ァイル番号と該当するキーワードの交点部に登録する。

他方、新たに付けられたキーワードによりイメージデー
タを検索する場合には、特定のイメージデータを表示し
た後、画面内のキーワードの付けられている部品、装置
、設備等の項目部をマウス１１によりクリックするかキ
ーボード１２によりキーワードを入力すると、キーワー
ド・位置情報認識部２３で位置情報またはキーワードと
して妥当性をチエツクし、入力する。そして、関連資料
メニュー表示・選択部２４がキーワード関係ファイル１
８を読出し、表示中のイメージデータのドキュメントフ
ァイル番号の対応する位置情報からキーワードを割り出
してそのキーワードに対して、あるいは直接入力指定さ
れたキーワードに対して、第２図に示すキーワード関係
ファイルに基づいてキーワードを共有する異種ドキュメ
ントを取り出す。

この動作をさらに具体的に説明すると、まずキーワード
関係ファイルの登録にあたっては、ドキュメントファイ
ル番号は縦列に、そしてキーワードとしての項目名は横
列にマトリクスに配列され、いま例えば、プラントフロ
ー図Ａのページ２のイメージ画面上にはキーワードとな
る計画名１，２゜３と設備名１，２とが見出だされ、こ
れらの画面上の位置情報がＸ、Ｙ、Ｚ、Ｌ、Ｍであった
とすれば、プラントフロー図Ａのページ２というファイ
ル番号の列と、キーワードとしての計画名１゜２．３お
よび設備名１．２の列との縦横の交点部に対応する計器
および設備の画面上の位置情報Ｘ。

Ｙ、Ｚ、Ｌ、Ｍが登録される。また、工事図面ＫＯＵＪ
Ｉのページ８にはキーワードの計画名２と設備名１があ
り、これらの交点部に画面上の位置情報Ｊ、Ｋが登録さ
れる。

この結果、キーワードの計画名２と設備名１とは、２つ
のドキュメントファイルであるプラントフロー図Ａのペ
ージ２と工事図面ＫＯＵＪ　Ｉのページ８とに共通であ
り、これのキーワードを介してまったく種類の異なるフ
ァイル間が関係付けられることになる。

そこで新たに、あるイメージデータとしてファイル番号
欄２５のプラントフロー図Ａのページ２を指定して表示
させている状態で、位置情報としてＹをマウス１１でク
リックすると、このＹに該当するキーワードとして計画
名２が特定され、同じくキーワードとして計画名２をＪ
の位置に有する工事図面ＫＯＵＪ　Ｉのページ８が関係
ファイルとして見出だされ、関連資料メニュー表示・選
択部２４はそれらのドキュメントをＣＲ７表示部１３に
一覧表示する。そしてさらに、このドキュメント−覧表
示から特定のドキュメントを選択すれば、そのドキュメ
ントのイメージデータをＣＲ７表示部１３に表示する。

このようにして、各々別個に登録した図面間であっても
、新たにキーワードが容易に追加でき、しかも共通のキ
ーワードを持つ図面を自動的に関係付けることができ、
関連図面の検索が極めて容易に行えるようになるのであ
る。

なお、第２図に示すキーワード関係ファイルテーブルは
ＣＲ７表示部１３にイメージデータと共にマルチウィン
ドウ形式で表示させるようにすれば、登録作業が速く、
簡単に行えるようになる。

また、関連図面の検索もマルチウィンドウ形式で表示す
るようにすれば、検索作業が楽になる。

［発明の効果〕 以上のようにこの発明によれば、イメージブタ表示画面
からキーワードになり得る特定の項目名を選択してその
名称をキーワードとし、そのキーワードと表示画面内の
位置とを認識し、そのキーワードと位置情報とを表示中
のイメージデータのファイル番号に対応付けて登録し、
またこのキーワードにより対応付けられ、キーワードを
共有することになったイメージデータファイル間を検索
できるようにしているため、キーワードを基にして異種
のファイル間で容易に検索することができる。

【図面の簡単な説明】

第１図はこの発明の一実施例のブロック図、第２図は上
記実施例で作成するキーワード関係ファイルの構造図、
第３図は従来例のブロック図である。 １１・・・マウス　　　　　１２・・・キーボード１３
・・・ＣＲＴ表示部 １４・・・ＣＲＴ入出力制御部 １５・・・検索キー認識部 １６・・・ファイル名決定部 １７・・・イメージファイル １８・・・キーワード関係ファイル １９・・・データベースアクセス部 ２０・・・イメージデータ表示部 ２１・・・キーワード・位置情報認識部２２・・・キー
ワード・ファイル番号登録部２３・・キーワード・位置
情報認識部

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. （１）地図、図面、技術資料等のドキュメントをイメー
   ジデータとして電子ファイルへ登録し、検索、表示、複
   製することのできるドキュメント管理装置において、 ドキュメントを特定するためにドキュメント名およびそ
   のページ数等のドキュメントファイル番号を入力するド
   キュメントファイル番号入力手段と、 任意のドキュメント上に見られる部品、装置、設備など
   の名称をキーワードとして入力するキーワード入力手段
   と、 任意のドキュメントをイメージ表示する表示手段と、 この表示手段に表示された画面上のドキュメントに見出
   だされる各キーワードに対応する部品、装置、設備など
   の位置を特定する位置特定手段と、前記ドキュメントフ
   ァイル番号入力手段による各ドキュメントごとのドキュ
   メントファイル番号をマトリクステーブルの縦横の一方
   の指標とし、前記キーワード入力手段によるキーワード
   を前記マトリクステーブルの縦横の他方の指標とし、前
   記位置特定手段の特定する位置情報を前記マトリクステ
   ーブルの該当するドキュメントファイル番号と該当する
   キーワードとの縦横の交点位置に記憶するキーワード関
   係データベースを作成するデータベース作成手段とを備
   えて成るドキュメント管理装置。
2. （２）各種ドキュメントをイメージ表示する表示手段と
   、 前記表示手段の表示するドキュメントに対して任意のキ
   ーワードに該当する部品、装置、設備等の位置を特定す
   る位置特定手段と、 この位置特定手段により部品、装置または設備等が特定
   された時に、当該部品、装置、または設備等に該当する
   キーワードを基にして、前記請求項１により作成された
   キーワード関係データベースを検索して当該キーワード
   と関連するすべてのドキュメントファイル番号をピック
   アップしてリスト表示するキーワード関係ドキュメント
   ファイルリスト表示手段と、 このキーワード関係ドキュメントファイルリスト表示手
   段の表示内容から特定のドキュメントファイル番号を選
   択し、当該ドキュメントファイル番号が特定するドキュ
   メントをイメージ表示するドキュメント選択表示手段と
   を備えて成るドキュメント管理装置。
3. （３）前記表示手段と、キーワード関係ドキュメントフ
   ァイルリスト表示手段と、ドキュメント選択表示手段と
   の各々の表示をマルチウィンドウ表示するマチルウィン
   ドウ表示手段を備えて成る請求項２に記載のドキュメン
   ト管理装置。