JP2700288B2 - フォーム型書類の作成方法 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、見積書等のフォーム型
書類を効率よく作成する方法に関するものである。

【０００２】

【従来の技術及び発明が解決しようとする課題】近年の
情報量の増加により、多くの会社、団体等では急増する
書類の取扱いに苦慮している。例えば、資料、図面、仕
様書、カタログ等々の各種書類のうち、色々な部署で共
通して利用される書類については、印刷、コピー等によ
り多くの部数が用意され、本社、本店等（以下、本社等
という。）と、支社、営業所、工場等（以下、営業所等
という。）のそれぞれに配布されて設備される。このよ
うな書類の多部数の用意は、労力的にもコスト的にも大
変な負担になっていた。また、一般にスペースの狭い営
業所等においては、書類の設備場所に困ったり、書類の
整理に悩まされたり、目的の情報の検索に手間取ったり
していた。

【０００３】ところで、本社等と営業所等との間をホス
トコンピュータと端末コンピュータとで結び、いわゆる
パソコン通信によって文書を送るシステムが実用化され
ている。しかし、このシステムでは主にテキストデータ
を送っており、図面、カタログ等の画像データを送るも
のではなかったため、上記問題の解決にはほとんど役立
たなかった。また、営業所等の側には、端末コンピュー
タとそのプリンタ等の周辺機器とが必要なので、システ
ムの構築に新たな機器の購入とスペースの確保が必要に
なり、特に中小企業への普及は難しかった。

【０００４】前記各種書顛のうち、特に、フォームの記
入欄に目的に応じた内容が記入されて使用される見積書
等のフォーム型書類については、次のような課題があっ
た。即ち、フォーム型書類は、担当者によって本社等や
営業所等で内容が記入されて作成されるが、その担当者
が出張先でそのフォーム型書類の内容について打ち合わ
せした結果、内容を若干修正しなければならなくなるこ
とが多い。また、その担当者の出張先でフォーム型書類
の記入内容に誤記が発見されることもある。

【０００５】従来は、このようなときに、その担当者が
電話で本社等や営業所等に連絡し、本社等や営業所等に
いる他の者にフォーム型書類の内容の修正を依頼してい
たが、担当者本人でなければフォーム型書類の原本や書
類データがなかなか探し出せずに手間取ることが多かっ
た。また、その担当者がいちいち本社等や営業所等に戻
って内容を修正し、再度客先へ提出することもできる
が、これでは迅速性に欠け、商機を逃がしてしまうこと
もあった。また、その担当者がとりあえず出張先で掃出
用のフォーム型書類を修正しておき、後で本社等や営業
所等に戻ってフォーム型書類の原本や書類データを修正
することもできるが、修正ミスや修正し忘れが生じてし
まうことがあった。

【０００６】本発明の目的は、フォーム型書類を営業所
等に設備する必要性を無くし、従来その設備に必要であ
った場所と労力とコストとを削減することができ、ま
た、既に広く普及しているファクシミリを利用すること
で、営業所等における新たな機器の購入とスペースの確
保とを不要にし、システム使用時には営業所等又は出張
先からの遠隔操作により目的のフォーム型書類の画像デ
ータを容易に検索して入手できるようにするとともに、
営業所等又は出張先からの遠隔操作により前記検索後の
画像データに追加、削除、修正等の加工を加えることが
でき、その加工した画像データを営業所等又は出張先に
プリント出力することができる新規なフォーム型書類の
作成方法を提共することにある。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明のフォーム型書類の作成方法は、端末局の端
末コンピュータからネットワーク接続されたホスト局の
ホストコンピュータを遠隔操作して、該ホストコンピュ
ータに保存された多量のフォーム型書類の画像データの
なかから目的の画像データを検索する工程と、検索され
た前記画像データをホストコンピュータから端末コンピ
ュータへ伝送する工程と、該画像データを参照しながら
該画像データへの書込みデータを前記端末コンピュータ
で作成する工程と、該書込みデータを前記端末コンピュ
ータから前記ホストコンピュータへ伝送する工程と、前
記画像データと前記書込みデータとを前記ホストコンピ
ュータで合成する工程と、前記合成されたデータを前記
ホストコンピュータでファクシミリデータに変換する工
程と、前記ファクシミリデータを前記ホストコンピュー
タから前記端末局のファクシミリへ伝送する工程と、該
ファクシミリからフォーム型書類をプリント出力する工
程とを含むことを特徴とする。

【０００８】ここで、前記画像データと前記書込みデー
タとを前記ホストコンピュータで合成する工程において
作成された合成後の画像データは、前記フォーム型書類
の画像データとしてホストコンピュータに保存しておく
ことが好ましい。

【０００９】

【００１０】また、前記ホストコンピュータの前記画像
データを保存するためのデータ保存装置としては光磁気
ディスク装置、ＣＤ−ＲＯＭ装置、ハードディスク装置
等を例示できる。前記端末コンピュータにおける前記画
像データを参照するための画面表示装置としては、ＣＲ
Ｔ、液晶ディスプレイ、プラズマディスプレイ、ＥＬデ
ィスプレイ等を例示できる。ホストコンピュータ又は端
末コンピュータは、マイクロコンピュータで構成された
ものが一般的である。

【００１１】

【作用】本発明のフォーム型書類の作成方法は、ホスト
局のホストコンピュータと端末局の端末コンピュータと
がネットワークを介して接続されており、端末コンピュ
ータを操作することにより、ホストコンピュータに保存
された多量のフォーム型書類の画像データから、目的の
画像データを容易に検索することができる。

【００１２】ホストコンピュータに保存されたフォーム
型書類の画像データが端末コンピュータへ伝送される。
そして、端末コンピュータでは、画像データを参照しな
がら該画像データに追加、削除、修正等の加工を加える
書込みデータを作成することができる。

【００１３】また、端末コンピュータで作成された書込
みデータがホストコンピュータに云送され、画像データ
と合成される。そして、この合成後のデータをホストコ
ンピュータに保存しておけば、フォーム型書類の画像デ
ータとして再利用することができる。 さらに、画像デー
タは端末局のファクシミリへ伝送され、フォーム型書類
がプリント出力される。そして、目的のフォーム型書類
を得ることができる。

【００１４】

【実施例】以下、本発明を具体化したファクシミリ伝送
システムの実施例について、図１〜図４を参照して説明
する。

【００１５】図１に示すように、このファクシミリ伝送
システムは、本社等の中心部署に設置されるホスト局１
と、本社等の他部署に設置される構内端末局２と、三つ
の営業所等に設置される構外端末局３とから構成され
る。

【００１６】ホスト局１は、マイクロコンピュータを使
用したホストコンピュータ１１を中心にして構成されて
いる。ホストコンピュータ１１には画像データを入力す
るイメージスキャナ１２と、多量の画像データを保存す
るデータ保存装置としての光磁気ディスク装置１３と、
ホストコンピュータ１１及び光磁気ディスク装置１３の
制御用プログラムが格納されたハードディスク装置１４
とが接続され、ホストコンピュータ１１は光磁気ディス
ク装置１３に保存された画像データから目的の画像デー
タを検索できるように構成されている。

【００１７】また、ホストコンピュータ１１には、検索
した前記画像データを画面表示する画面表示装置として
のＣＲＴ１５と、その画像データをプリント出力するプ
リンタ１６と、異なる端末局２，３とデータの送受を行
うための通信増設部１７とが接続されている。通信増設
部１７には、検索した前記画像データを変調して公衆電
話回線に流すファクシミリアダプタ１８と、構外端末局
３と公衆電話回線４を通じてデータの送受を行うための
モデム１９とが接続されている。

【００１８】構内端末局２は、マイクロコンピュータを
使用した端末コンピュータ２１を中心にして構成されて
いる。端末コンピュータ２１には、ホスト局と略同様の
光磁気ディスク装置２２、ハードディスク装置２３、Ｃ
ＲＴ２４、通信アダプタ２５等が接続され、端末コンピ
ュータ２１はホストコンピュータ１１を遠隔操作できる
ように構成されている。前記通信増設部１７と通信アダ
プタ２５は、ホストコンピュータ１１からの画像データ
や端末コンピュータ２１からの指令データ等をＲＳ−４
２２変換して相互に送受するためのものであり、両者間
はケーブル２６により接続されている。

【００１９】構外端末局３は、原則として、前記ホスト
局１から公衆電話回線４に流された画像データを復調し
てプリント出力するファクシミリ３１のみで構成され
る。従って、営業所等に既設のファクシミリがそのまま
で構外端末局３となる。さらに必要に応じて、構外端末
局３には、ホストコンピュータ１１を遠隔操作する端末
コンピュータ３２と、端末コンピュータ３２からの遠隔
操作用の指令データを変調して公衆電話回線４に流した
り、その指令データに対するホストコンピュータ１１か
らの返答データを復調して端末コンピュータ３２に返し
たりするモデム３３とが接続される。一方、ホスト局１
の前記モデム１９は、前記指令データを復調してホスト
コンピュータ１１に渡したり、前記返答データを変調し
て公衆電話回線４に返したりするためのものである。な
お、端末コンピュータ３２にはパーム型、ノート型、ブ
ック型又はラップトップ型と称される携帯型のものが適
しており、これらは一般に液晶ディスプレイ３４を備え
ている。

【００２０】以上のように構成されたファクシミリ伝送
システムの詳細又は使用方法について説明する。

【００２１】（１）画像データの入力は、イメージスキ
ャナ１２に原稿を読み取らせて行う。イメージスキャナ
１２の解像度は１５０〜６００ＤＰＩ程度が好ましい。
１５０ＤＰＩ未満になると、所要メモリ容量は少なく済
むが、画像が粗過ぎて判読性が悪くなる。６００ＤＰＩ
を越えると、画像は精細であるが、所要メモリ容量が膨
大になる。読み取った画像データに対して、ホストコン
ピュータ１１により公知の画像処理を加えることによ
り、画質を向上させることができる。

【００２２】読み取る画像データには、ホストコンピュ
ータ１１により次のようにして検索用項目を付与する。
図２に示すように、ＣＲＴ１５には４画面で構成される
検索メニュー画面１０１，１０２，１０３，１０４が順
次表示され、各検索メニュー画面１０１〜１０４には、
ホストコンピュータ１１のキーボード（図示略）を操作
することにより、予め自由な文字で（但し全角文字で２
０文字以内）２０項目の検索用項目が登録可能である。
そして、検索用項目の付与時には、まず第１の検索メニ
ュー画面１０１を開いて一つの項目を選択し、続いて同
様に第２，第３の検索メニュー画面１０２，１０３を順
次開いて一つずつ項目を選択し、最後に第４の検索メニ
ュー画面１０４を開いて最終的な一つの項目を付与する
ことにより行う。従って、全検索用項目数は２０⁴ ＝１
６００００項目であり、そのうちから一つの検索用項目
を付与することになる。

【００２３】（２） 読み取った画像データは、光磁気
ディスク装置１３に保存される。前記原稿がＡ４サイズ
で、前記解像度が２００〜３００ＤＰＩの場合、１枚の
光磁気ディスクには例えば原稿約１５００枚分（勿論、
この値は原稿により変動する）の画像データが保存でき
る。従って、ホストコンピュータ１１が同時に対象にで
きる画像データの内部登録枚数はこの原稿約１５００枚
分となるが、光磁気ディスク装置１３の増設によりこの
枚数は増やすことができる。なお、光磁気ディスクを交
換することにより画像データの外部登録枚数には限定が
ない。

【００２４】（３） 光磁気ディスク装置１３に保存さ
れた画像データから目的の画像データを検索するのは、
ホストコンピュータ１１により行う。前記検索用項目の
付与時と同様に、図２に示すように、ＣＲＴ１５には検
索メニュー画面１０１，１０２，１０３，１０４が順次
表示される。まず第１の検索メニュー画面１０１を開い
て項目を選択し、続いて同様に第２，第３の検索メニュ
ー画面１０２，１０３を順次開いて一つずつ項目を選択
し、最後に第４の検索メニュー画面１０４を開いて最終
的な一つの項目を指定することにより行う。

【００２５】（４） 検索された画像データは、次の三
通りで出力可能である。その選択はＣＲＴ１５に表示さ
れる出力メニュー画面（図示略）の選択により行う。

【００２６】 画像データをＣＲＴ１５に画面表示す
る。まず、画像データの全体のレイアウトが縮小画面に
より表示される。ホストコンピュータ１１のキーボード
を操作することにより、その画像データの拡大表示と、
画面移動とが可能である。

【００２７】 画像データをプリンタ１６によりプリ
ント出力する。

【００２８】 画像データをファクシミリアダプタ１
８により変調して公衆電話回線４に流し、送信先である
構外端末局３のファクシミリ３１に送信する。送信先の
電話番号は予め電話メニュー画面（図示略）に登録可能
であり、送信時にはその電話メニュー画面から送信先を
選択することにより、自動的に送信を開始するようにな
っている。公衆電話回線４に流された画像データは、構
外端末局３のファクシミリ３１により自動受信され、画
像データが復調されてプリント出力される。

【００２９】（５）構外端末局３から、ホスト局１のホ
ストコンピュータ１１を遠隔操作することにより、目的
の画像データを検索して入手したいときには、次のよう
にして行う。

【００３０】 単に画像データを検索して入手したい
場合は、前記の通り端末コンピュータ３２から遠隔操作
用の指令データを出し、この指令データをモデム３３、
公衆電話回線４及びモデム１９を介してホストコンピュ
ータ１１に送信する。その指令データに対するホストコ
ンピュータ１１からの返答データは再びモデム１９、公
衆電話回線４及びモデム３３を介して端末コンピュータ
３２に返される。従って、端末コンピュータ３２の操作
の下に、ホストコンピュータ１１では上記（３）の画像
データの検索と（４）のファクシミリ送信とが行なわ
れ、その画像データは構外端末局３のファクシミリ３１
に自動受信されプリント出力される。

【００３１】 検索した画像データに追加、修正等を
加えた上で入手したい場合は、上記と同じ経路にて、
端末コンピュータ３２とホストコンピュータ１１との間
で指令データと返答データとのやり取りをするが、その
内容は次の通りとなる。図３に示すように、検索した画
像データが例えば見積書フォームデータ４１である場
合、その見積書フォームデータ４１はホストコンピュー
タ１１からモデム１９、公衆電話回線４及びモデム３３
を介して端末コンピュータ３２に送信され、液晶ディス
プレイ３４に表示される。そこで、端末コンピュータ３
２により日付、品名、点数、価格、納期等の書き込みデ
ータを作成し、この書き込みデータを指令データとして
ホストコンピュータ１１に送信する。ホストコンピュー
タ１１では見積書フォームデータ４１と書き込みデータ
とを合成し、完成された見積書データファイルを作成す
る。この見積書データは上記（４）のようにして送信
され、構外端末局３のファクシミリ３１に自動受信され
てプリント出力される。

【００３２】（６）上記（５）のように構外端末局３か
らホスト局１を遠隔操作できるようにしたため、ホスト
局１からのデータの漏洩・盗用を防止する必要がある。
そこで、本実施例では図４に示すようなセキュリティ方
式を採用した。すなわち、前記遠隔操作の前には、必ず
構外端末局３からホスト局１へＩＤコードを送信するこ
ととし、ホスト局１ではそのＩＤコードを確認し、ＩＤ
コードが正しい場合にのみ前記ファクシミリ送信が可能
な状態とし、ＩＤコードが間違っている場合には通信を
解除するようにしている。

【００３３】（７）構内端末局２からも、構外端末局３
と同様にして、前記ホスト局１のホストコンピュータ１
１を遠隔操作することにより、目的の画像データを検索
してＣＲＴ２４に画面表示したり、プリンタ２７からプ
リント出力したりできるようになっている。従って、本
社等の構内におけるデータベースネットワークとしての
機能も果たす。

【００３４】なお、本発明は前記実施例の構成に限定さ
れるものではなく、発明の趣旨から逸脱しない範囲で適
宜変更して具体化することもできる。

【００３５】

【発明の効果】本発明のフォーム型書類の作成方法によ
れば、フォーム型書類を営業所等に設備する必要性を無
くし、従来その設備に必要であった場所と労力とコスト
とを削減することができ、また、既に広く普及している
ファクシミリを利用することで、営業所等における新た
な機器の購入とスペースの確保とを不要にし、システム
使用時には営業所等又は出張先からの遠隔操作により目
的のフォーム型書類の画像データを容易に検索して入手
できるようにするとともに、営業所等又は出張先からの
遠隔操作により前記検索後の画像データに追加、削除、
修正等の加工を加えることができ、その加工した画像デ
ーダを営業所等又は出張先にプリント出力することがで
きるという優れた効果を奏する。

【００３６】

【００３７】

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明を具体化した実施例のファクシミリ伝送
システムのブロック図である。

【図２】同システムにおける画像データの検索用項目の
付与及び指定の方法を示す説明図である。

【図３】同システムにおける画像データの加工方法を示
す説明図である。

【図４】同システムにおけるセキュリティ方式を示すフ
ローチャート図である。

【符号の説明】

１ ホスト局 ３ 構外端末局 ４ 公衆電話回線 １１ ホストコン
ピュータ １３ 光磁気ディスク装置 １５ ＣＲＴ １８ ファクシミリアダプタ １９ モデム ３１ ファクシミリ ３２ 端末コン
ピュータ ３３ モデム

Claims (1)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 端末局の端末コンピュータからネットワ
   ーク接続されたホスト局のホストコンピュータを遠隔操
   作して、該ホストコンピュータに保存された多量のフォ
   ーム型書類の画像データのなかから目的の画像データを
   検索する工程と、 検索された前記画像データをホストコンピュータから端
   末コンピュータへ伝送する工程と、 該画像データを参照しながら該画像データへの書込みデ
   ータを前記端末コンピュータで作成する工程と、 該書込みデータを前記端末コンピュータから前記ホスト
   コンピュータへ伝送する工程と、 前記画像データと前記書込みデータとを前記ホストコン
   ピュータで合成する工程と、 前記合成されたデータを前記ホストコンピュータでファ
   クシミリデータに変換する工程と、 前記ファクシミリデータを前記ホストコンピュータから
   前記端末局のファクシミリへ伝送する工程と、 該ファクシミリからフォーム型書類をプリント出力する
   工程とを含むことを特徴とするフォーム型書類の作成方
   法。