JP2023134862A - 申請書作成システム - Google Patents

Abstract

【課題】より少ない工数によって各種申請書を作成する申請書作成システムを提供する。【解決手段】申請書作成システム１は、大学データベース２０１と、出願者管理データベース２０４と、申請書の記載事項及び申請書における記載事項の配置を示すテンプレート内容を格納する申請書データベース２０５と、大学基本情報及び大学詳細情報を大学データベース２０１から読み出し、出願者基本情報及び申請書用情報を出願者管理データベース２０４から読み出し、テンプレート内容を申請書データベース２０５から読み出し、読み出した大学基本情報、大学詳細情報、出願者基本情報及び申請書用情報にテンプレート内容を適用して申請書を生成する申請書作成部としての制御部１０と、を備える。【選択図】図１

Description

特許法第３０条第２項適用申請有り ▲１▼ウェブサイトの掲載日 ２０２１年１０月２８日 ▲２▼ウェブサイトのアドレス ｈｔｔｐｓ：／／ｐｒｔｉｍｅｓ．ｊｐ／ｍａｉｎ／ｈｔｍｌ／ｒｄ／ｐ／０００００００３６．００００２０２４６．ｈｔｍｌ

本発明は、申請書作成システムに関する。

例えば、海外の学生が日本の大学に留学を希望する場合、学生は大学に願書等を提出するだけでなく、法務大臣に所定の申請書を提出する必要がある。これらの申請書の中には、「在留資格認定証明書交付申請書」がある。この「在留資格認定証明書交付申請書」の記載項目は、大学が指定して記載するものと、大学が情報を持っていないため留学を希望する学生自身が記載するものとがある。

従来、「在留資格認定証明書交付申請書」は大学が主導して学生から必要な情報を入手し、大学の担当者が表計算ソフトなどを使用して作成していた。このため、作業工数が多くかかり、入力ミスも少なからず発生していた。

この点に関し、出願者は入学試験の願書を作成・管理するシステムを開発し、特許を得ている（例えば、特許文献１。）。しかし、このシステムには申請書を作成する機能は搭載されていなかった。

特許第６８９９５７２号公報

本発明が解決しようとする課題は、より少ない工数によって各種申請書を作成する申請書作成システムを提供することである。

本発明は、願書にも申請書にも使用する大学の情報である大学基本情報、及び前記願書には記載しないが前記申請書には記載する前記大学の情報である大学詳細情報を格納する大学データベースと、前記願書にも前記申請書にも使用する出願者の情報である出願者基本情報、及び前記願書には記載しないが前記申請書には記載する前記出願者の情報である申請書用情報を出願者から入力を受けて格納する出願者管理データベースと、前記申請書の記載事項及び前記申請書における記載事項の配置を示すテンプレート内容を格納する申請書データベースと、前記大学基本情報及び前記大学詳細情報を前記大学データベースから読み出し、前記出願者基本情報及び前記申請書用情報を前記出願者管理データベースから読み出し、前記テンプレート内容を前記申請書データベースから読み出し、読み出した前記大学基本情報、前記大学詳細情報、前記出願者基本情報、及び前記申請書用情報に前記テンプレート内容を適用して前記申請書を生成する申請書作成部と、を備える申請書作成システムを提供する。

本発明によれば、より少ない工数によって各種申請書を作成する申請書作成システムを提供することができる。

申請書作成システムの構成を示す図である。 大学データベースのデータ構成を示す図である。 募集データベースのデータ構成を示す図である。 出願管理データベースのデータ構成を示す図である。 出願者管理データベースのデータ構成を示す図である。 申請書データベースのデータ構成を示す図である。 募集開始動作のフローチャートである。 応募処理動作のフローチャートである。 申請書作成動作のフローチャートである。 大学側追加情報入力画面の例を示す図である。 出願者側追加情報入力画面の例を示す図である。 申請書の例である「在留資格認定証明書交付申請書」を示す図である。

以下、本発明の一実施形態に係る申請書作成システムを詳細に説明する。本実施形態の申請書作成システム１は、「在留資格認定証明書交付申請書」以外にも適用できるが、以下、「在留資格認定証明書交付申請書」の作成を例に説明する。「在留資格認定証明書交付申請書」は、留学生が留学の際に法務大臣に提出する申請書である。

図１は、本実施形態に係る申請書作成システム１の構成を示す図である。図１に示すように、申請書作成システム１は、制御部１０と、記憶部２０と、入出力部３０と、通信部４０と、を備える。

申請書作成システム１は、いわゆるコンピュータないしサーバによって実現できる。

制御部１０は、演算装置であるＣＰＵ（central processing unit）を備える。

記憶部２０は、ハードディスクドライブ、メモリなどの記憶装置を備える。記憶部２０は申請書作成システム１のプログラムを記憶し、制御部１０は記憶部２０からこのプログラムを順次読みだして実行する。

記憶部２０は、大学データベース２０１と、募集データベース２０２と、出願管理データベース２０３と、出願者管理データベース２０４と、申請書データベース２０５と、を備える。

記憶部２０が格納するデータベース群は、複数のデータベースによって構成されていてもよいし、単一のデータベースとして構成されていてもよい。本実施形態においては、単一のデータベースとして構成されうるリレーショナル型データベースとして説明する。

大学データベース２０１には、大学多言語テーブル、学部多言語テーブル、学科多言語テーブル、詳細情報多言語テーブルなどが含まれる。

募集データベース２０２には、募集テーブル、募集書類テーブル、関連付けテーブル、募集フォームテーブル、募集項目テーブル、バリデーションテーブル、ルールテーブルなどが含まれる。

出願管理データベース２０３には、出願テーブル、出願入力値テーブル、などが含まれる。

出願者管理データベース２０４には、出願者テーブル、出願者情報書類テーブル、出願者情報入力値テーブル、申請書用情報テーブルなどが含まれる。

申請書データベース２０５には、テンプレートテーブルなどが含まれる。

入出力部３０は、キーボード、マウス、ディスプレイなどの入出力装置を備える。

通信部４０は、インターネット２のような公衆通信回線網を介して通信可能な通信装置を備える。

申請書作成システム１は、通信部４０によりインターネット２を介して、大学の管理者などのユーザ端末３と、学生などの出願者の出願者端末４と、通信する。

図２は、大学データベース２０１のデータ構成を示す図である。図２に示すように、大学データベース２０１は、大学に関する情報を複数の言語によって格納する。

大学テーブルは、大学に固有に割り当てられる識別子である大学IＤと、学校の設立者を示す学校区分ＩＤと、大学のホームページの所在を示すＵＲＬ（Uniform Resource Locator）と、を格納する。

大学多言語テーブルは、言語ごとに大学に固有に割り当てられる識別子である大学多言語IＤと、大学IＤと、言語ごとに固有に割り当てられる識別子である言語IＤと、指定された言語によって記載される大学の名称と、指定された言語によって記載される大学の住所を示す所在地と、を格納する。

学部多言語テーブルは、学部に固有に割り当てられる識別子である学部IＤと、大学IＤと、言語IＤと、指定された言語によって記載される学部の名称と、を格納する。

学科多言語テーブルは、学科に固有に割り当てられる識別子である学科IＤと、学部ＩＤと、言語IＤと、指定された言語によって記載される学科の名称と、を格納する。

詳細情報多言語テーブルは、学科IＤと、言語ＩＤと、昼間制・昼夜制・夜間制などの別を示す授業形態と、週間授業時間と、在籍するコースの別を示す在籍区分と、を格納する。

図２における各直線は、リレーショナル型データベースのリレーションシップ（関連付け）を示す。リレーションシップは１：多を指定できる。以下の各図においても同様である。各テーブルの最上位のカラムはキー項目を示し、キー項目は自動生成される。

図３は、募集データベース２０２のデータ構成を示す図である。図３に示すように、募集データベース２０２は、出願者の募集ごとに募集要綱に相当する内容の募集に関する情報を格納する。出願者の募集には、例えば一般入試募集、推薦入試募集、ＡＯ入試募集などが含まれ、募集者である大学が任意に設定できる。

募集テーブルは、募集ごとに固有に割り当てられる識別子である募集IＤと、学科ＩＤと、言語ＩＤと、ＷＥＢページに表示するコンテンツの集合ごとに固有に割り当てられるコンテンツＩＤと、募集に割り当てられる募集名称と、募集の定員と、受験料と、試験会場と、募集内容の公開開始日時を示す公開開始日時と、願書の受付を開始する募集開始日時と、を格納する。

募集書類テーブルは、応募に必要な一群の書類ごとに固有に割り当てられる識別子である募集書類一覧ＩＤと、募集IＤと、言語IＤと、指定された言語によって記載される募集の名称と、を格納する。

関連付けテーブルは、募集書類一覧と各募集書類との関連付けごとに固有に割り当てられる識別子である関連付けＩＤと、募集書類一覧ＩＤと、各募集書類に固有に割り当てられる識別子である募集書類ＩＤと、を格納する。

募集フォームテーブルは、ＷＥＢページに表示する募集のためのフォームごとに固有に割り当てられる募集フォームＩＤと、募集書類ＩＤと、指定された言語によって記載されるフォームの名称とを格納する。

募集項目テーブルは、募集フォーム内に表示される項目ごとに固有に割り当てられる募集項目ＩＤと、募集フォームＩＤと、表示する選択肢の集合ごとに固有に割り当てられる識別子である選択肢IＤと、項目の表示順を示す表示順と、を格納する。

バリデーションテーブルは、語学などのスキルの評価付けであるバリデーションごとに固有に割り当てられる識別子であるバリデーションＩＤと、募集項目ＩＤと、バリデーションのルールごとに固有に割り当てられるルールＩＤと、語学などのスキルの許容下限値などを示す比較値と、を格納する。

ルールテーブルは、ルールIＤと、指定された言語によって記載されるバリデーションの名称と、バリデーションの表示順と、を格納する。

図４は、出願管理データベース２０３のデータ構成を示す図である。図４に示すように、出願管理データベース２０３は、願書ごとに願書の内容に関する情報を格納する。

出願テーブルは、出願ごとに固有に割り当てられる識別子である出願IＤと、募集IＤと、出願者に固有に割り当てられる識別子である出願者ＩＤと、選考の進捗状況を示す選考状況と、合否判定と、を格納する。

出願書類テーブルは、提出される出願書類ごとに固有に割り当てられる識別子である出願書類ＩＤと、出願ＩＤと、募集書類ＩＤと、を格納する。

出願入力値テーブルは、フォームから入力される入力値に固有に割り当てられる識別子である出願入力値ＩＤと、出願書類ＩＤと、項目ごとに固有に割り当てられる識別子である項目ＩＤと、項目の入力値と、を格納する。

図５は、出願者管理データベース２０４のデータ構成を示す図である。図５に示すように、出願者管理データベース２０４は、出願者に関する情報を言語選択可能に格納する。

出願者テーブルは、出願者ＩＤと、出願者のメールアドレスと、出願者の氏名と、出願者の性別に固有に割り当てられる識別子である性別ＩＤと、言語ＩＤと、留学生である場合には留学生である旨を示す「ＯＮ」が格納される留学生フラグと、を格納する。

出願者情報書類テーブルは、出願者情報に固有に割り当てられる識別子である出願者情報ＩＤと、出願者ＩＤと、募集書類ＩＤとを格納する。

出願者情報入力値テーブルは、出願者情報の入力値に固有に割り当てられる識別子である出願者入力値ＩＤと、募集書類ＩＤと、フォームから入力される入力値に固有に割り当てられる識別子である募集項目ＩＤと、募集項目に入力された入力値と、合否結果と、を格納する。

申請書用情報テーブルは、出願者ＩＤと、作成しようとする申請書に固有に割り当てられる識別子である出願者申請書ＩＤと、申請書名と、申請書に固有の入力情報である申請情報と、を格納する。

申請情報には、作成する申請書が「在留資格認定証明書交付申請書」の場合、旅券情報と、入国目的・入国予定年月日・上陸予定港・滞在予定期間などの入国関連情報と、学生が現在通学している自国の学校等に関する情報である通学先関連情報と、を格納する。

図６は、申請書データベース２０５のデータ構成を示す図である。図６に示すように、申請書データベース２０５は、テンプレートテーブルを格納する。テンプレートテーブルは、テンプレートごとに固有に割り当てられる識別子であるテンプレートＩＤと、申請書名と、申請書の記載事項及び申請書における記載事項の配置などを示すテンプレート内容と、を格納する。

図７は、申請書作成システム１の制御部１０が行う募集開始動作のフローチャートである。制御部１０はユーザ端末３のブラウザに入力用の各種画面を表示させ、入力された情報を、インターネット２を経由してユーザ端末３から受信する。

図７に示すように、ステップ７０１において、制御部１０は大学管理者のアカウント登録を行う。制御部１０は、別途設けられるユーザアカウントデータベースに、アカウントを登録する。申請書作成システム１はこのアカウントによってログインしなければ使用することができない。

ステップ７０２において、制御部１０は大学データベース２０１の大学多言語テーブルに言語ごとに大学に関する情報を編集、登録する。

ステップ７０３において、制御部１０は大学データベース２０１の学部多言語テーブルに言語ごとに学部に関する情報を編集、登録する。また、制御部１０は大学データベース２０１の学科多言語テーブルに言語ごとに学科に関する情報を編集、登録する。

ステップ７０４において、制御部１０は学科ごと、言語ごとに、募集データベース２０２に募集情報の編集、登録を行う。

ステップ７０５において、制御部１０は、言語ごとに、募集データベース２０２に募集書類、願書の編集、登録を行う。制御部１０はカスタム選択肢の編集内容を別途設けられる選択肢データベースに格納する。制御部１０はコンテンツの編集内容をコンテンツ管理データベース２０６に格納する。

ステップ７０６において、制御部１０は、現在日時が募集データベース２０２の募集テーブルに格納された公開開始日時より後であると判定した場合、募集内容を募集ごとに大学データベース２０１、募集データベース２０２、選択肢データベース、及びコンテンツ管理データベース２０６から選択された言語ごとに読み出し、インターネット２において公衆に公開する。

ステップ７０７において、現在日時が募集データベース２０２の募集テーブルに格納された募集開始日時より後であると判定した場合、願書の受付を、インターネット２を経由して開始する。

図８は、申請書作成システム１の制御部１０が行う応募処理動作のフローチャートである。

図８に示すように、ステップ８０１において、制御部１０は出願者端末４のブラウザに願書フォームを表示させ、入力された情報を、インターネット２を経由して出願者端末４から受信し、願書の内容を出願管理データベース２０３に、出願に関する情報を出願者管理データベース２０４に格納する。

ステップ８０２において、制御部１０は、受験番号を採番し、出願管理データベース２０３の出願テーブルに格納する。

ステップ８０３において、制御部１０は、出願管理データベース２０３及び出願者管理データベース２０４から、出願者ごと、出願ごとに受験票の情報を読み出し、該当する出願者の出願者端末４に受験票を公開する。

ステップ８０４において、制御部１０は、試験後に合否の判定を出願管理データベース２０３の出願テーブルに格納する。

ステップ８０５において、制御部１０は、別途指定された合格発表日時に選考状況の発表を、インターネット２を経由して行う。

図９は、申請書作成システム１の制御部１０が申請書作成部として行う申請書作成動作のフローチャートである。

図９に示すように、ステップ９０１において、制御部１０は、願書の管理には使用しないが申請書の作成には使用する大学の情報である大学詳細情報をユーザ端末３から入力し、入力した大学詳細情報を大学データベース２０１の詳細情報多言語テーブルの対応する部分に、日本語と対応付けて言語ごとに格納する。

ステップ９０２において、制御部１０は、出願者端末４を介して留学希望者である出願者に、願書には記載しないが申請書には記載する出願者の情報である申請書用情報の入力を指示する。留学希望者であるか否かは、出願者管理データベース２０４の出願者テーブルの留学生フラグが「ＯＮ」であるか否かによって判定する。この入力の指示は、メールを送信することによって出願者端末４に表示される出願者側追加情報入力画面１１０１（図１１参照。）を介して入力することを促してもよい。

ステップ９０３において、制御部１０は、申請書用情報の入力を受信し、受信した情報を出願者管理データベース２０４の申請書用情報テーブルの対応する部分に格納する。

ステップ９０４において、制御部１０は、大学データベース２０１から、予め格納されている、願書にも申請書にも使用する大学の情報である大学基本情報と、大学詳細情報と、を読み込む。

ステップ９０５において、制御部１０は、出願者管理データベース２０４から、予め格納されている、願書にも申請書にも使用する出願者の情報である出願者基本情報と、申請書用情報と、を読み込む。

ステップ９０６において、制御部１０は、申請書データベース２０５から、予め格納されている申請書テンプレートを読み込む。

ステップ９０７において、制御部１０は、読み込んだ各情報に申請書テンプレートを適用し、申請書を生成する。

ステップ９０８において、制御部１０は、生成された申請書をＰＤＦ（Portable Document Format）や、各種ワードプロセッサのフォーマット、各種画像フォーマットなどのフォーマットの中から指定されたフォーマットによって出力する。

図１０は、大学側追加情報入力画面１００１の例を示す図である。図１０に示すように、大学側追加情報入力画面１００１は、大学詳細情報を手動入力するための入力欄を備える。また、大学側追加情報入力画面１００１は、在日親族項目などの複数のデータによって構成される項目について、ＣＳＶ（comma-separated values）のフォーマットによって記載されたデータファイルをドラッグ＆ドロップによって指定し、読み込む。

図１１は、出願者側追加情報入力画面１１０１の例を示す図である。図１１に示すように、出願者側追加情報入力画面１１０１は、申請書用情報を入力するための入力欄を備える。入国目的については、デフォルトによって「留学」が指定されているが、「留学以外の目的を選択する」ボタン１１０２を押下することにより、他の目的も選択可能に表示される。

制御部１０は、出願者側追加情報入力画面１１０１を出願者管理データベース２０４の出願者テーブルの留学生フラグが「ＯＮ」である場合にだけ表示する。

図１２は、申請書１２０１の例である「在留資格認定証明書交付申請書」を示す図である。実際の「在留資格認定証明書交付申請書」は複数ページにわたるが、図１２においては説明の便宜上１ページに記載してある。

図１２に示すように、生成される申請書１２０１には、申請書データベース２０５から読込んだ申請書の記載事項及び申請書における記載事項の配置などを示すテンプレート内容に含まれるテンプレート文言部１２０２と、願書にも申請書にも使用する出願者の情報である出願者基本情報を示す出願者基本情報部１２０４と、願書には記載しないが申請書には記載する出願者の情報である申請書用情報を示す申請書用情報部１２０５と、願書にも申請書にも使用する大学の情報である大学基本情報を示す大学基本情報部１２０６と、願書には記載しないが申請書には記載する大学の情報である大学詳細情報を示す大学詳細情報部１２０７と、を備える。

写真１２０３は、出願者管理データベース２０４に格納される写真データを使用することもできるが、プリントした写真を紙に印刷した申請書に貼付してもよい。

制御部１０は、大学の担当者であるユーザが入力した大学基本情報及び大学詳細情報を大学データベース２０１に格納し、出願者が入力した出願者基本情報及び申請書用情報を出願者管理データベース２０４に格納する。

以上述べたように、本実施形態の申請書作成システム１は、願書にも申請書にも使用する大学の情報である大学基本情報、及び願書には記載しないが申請書には記載する大学の情報である大学詳細情報を格納する大学データベース２０１と、願書にも申請書にも使用する出願者の情報である出願者基本情報、及び願書には記載しないが申請書には記載する出願者の情報である申請書用情報を出願者から入力を受けて格納する出願者管理データベース２０４と、申請書の記載事項及び申請書における記載事項の配置を示すテンプレート内容を格納する申請書データベース２０５と、大学基本情報及び大学詳細情報を大学データベース２０１から読み出し、出願者基本情報及び申請書用情報を出願者管理データベース２０４から読み出し、テンプレート内容を申請書データベース２０５から読み出し、読み出した大学基本情報、大学詳細情報、出願者基本情報、及び申請書用情報にテンプレート内容を適用して申請書を生成する申請書作成部と、を備える。

従って、本実施形態の申請書作成システム１によれば、より少ない工数によって各種申請書を作成する申請書作成システムを提供することができるという効果がある。

なお、本実施形態の申請書作成システム１は、大学データベース２０１、募集データベース２０２、及び出願者管理データベース２０４は、各データが言語ごとに格納可能である。従って、出願者に対して表示される願書入力画面や、出願者側追加情報入力画面１１０１は、多言語に対応した表示が可能であり、出願者にとって便宜である。

また、申請書作成部が出力する各種申請書は、ＰＤＦ等のフォーマットによって出力する例を示したが、提出先が電子的に提出することが可能である場合には、その提出先のフォーマット、ＰＤＦのほか例えばＸＭＬ等によってその提出先に電子的に提出することも可能である。ここで、電子的に提出するとは、ＤＶＤ-ＲＯＭなどのようなコンピュータが読込み可能な媒体に申請書を格納して提出するほか、申請書をメールに添付して送ったり、インターネット２を介して提出先のシステムにアプリケーションを用いて登録したりすることも含まれ、その方法を問わない。

１ 申請書作成システム
２ インターネット
３ ユーザ端末
４ 出願者端末
１０ 制御部
２０ 記憶部
３０ 入出力部
４０ 通信部
２０１ 大学データベース
２０２ 募集データベース
２０３ 出願管理データベース
２０４ 出願者管理データベース
２０５ 申請書データベース
２０６ コンテンツ管理データベース
１００１ 大学側追加情報入力画面
１１０１ 出願者側追加情報入力画面
１１０２ 「留学以外の目的を選択する」ボタン
１２０１ 申請書
１２０２ テンプレート文言部
１２０３ 写真
１２０４ 出願者基本情報部
１２０５ 申請書用情報部
１２０６ 大学基本情報部
１２０７ 大学詳細情報部

Claims (8)

1. 願書にも申請書にも使用する大学の情報である大学基本情報、及び前記願書には記載しないが前記申請書には記載する前記大学の情報である大学詳細情報を格納する大学データベースと、
   前記願書にも前記申請書にも使用する出願者の情報である出願者基本情報、及び前記願書には記載しないが前記申請書には記載する前記出願者の情報である申請書用情報を前記出願者から入力を受けて格納する出願者管理データベースと、
   前記申請書の記載事項及び前記申請書における記載事項の配置を示すテンプレート内容を格納する申請書データベースと、
   前記大学基本情報及び前記大学詳細情報を前記大学データベースから読み出し、前記出願者基本情報及び前記申請書用情報を前記出願者管理データベースから読み出し、前記テンプレート内容を前記申請書データベースから読み出し、読み出した前記大学基本情報、前記大学詳細情報、前記出願者基本情報、及び前記申請書用情報に前記テンプレート内容を適用して前記申請書を生成する申請書作成部と、
   を備える申請書作成システム。
2. 前記申請書データベースは、
   前記申請書ごとに前記テンプレート内容を格納する請求項１に記載の申請書作成システム。
3. 前記申請書は、
   留学生が留学の際に法務大臣に提出する申請書である請求項１に記載の申請書作成システム。
4. 前記大学データベースは、
   前記大学基本情報及び前記大学詳細情報を言語ごとに格納する請求項１に記載の申請書作成システム。
5. 前記申請書作成部は、
   前記出願者の写真データを前記出願者管理データベースから読み出し、前記テンプレート内容を適用して前記申請書を生成する請求項１に記載の申請書作成システム。
6. 前記出願者管理データベースは、前記出願者が留学希望者であるか否かを示す留学生フラグをさらに格納し、
   前記申請書作成部は、
   前記申請書用情報を入力する画面である出願者側追加情報入力画面を前記留学生フラグが留学希望者である旨を示す場合にだけ表示する請求項１に記載の申請書作成システム。
7. 前記出願者管理データベースは、前記出願者が留学希望者であるか否かを示す留学生フラグをさらに格納し、
   前記申請書作成部は、
   前記申請書用情報を入力することを促すメールを前記留学生フラグが留学希望者である旨を示す場合にだけ送信する請求項１に記載の申請書作成システム。
8. 前記申請書作成部は、
   生成した前記申請書を提出先に電子的に提出する請求項１に記載の申請書作成システム。

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