JP2007219774A - 電子フォーム配信システム及び配信方法 - Google Patents

Abstract

【課題】区分されたクライアントに適切な電子フォームが配信される電子フォーム配信システム及び配信方法を提供する。
【解決手段】前記電子フォーム配信システム及び配信方法は、サーバ管理端末及びデータベースを接続したサーバと、クライアント管理端末と、複数のクライアント端末とがネットワークに接続され、クライアント管理端末は、サーバに区分情報別電子フォーム種とクライアント情報及び区分情報を送信し、また、クライアント端末に区分情報を送信して書類の提出を要請し、クライアント端末は区分情報を送信することによってサーバから申込画面を取得し、取得した申込画面に情報を入力してサーバに書類として提出するものである。
【選択図】 図１

Description

本発明は、電子フォーム配信システム及び配信方法に関し、詳しくは、区分されたクライアントに適切な電子フォームが配信される電子フォーム配信システム及び配信方法に関する。

従来、役所などへの申請は、申請を行う人が申請書などの書類を取り寄せて必要事項を記入し提出することにより行われていた。
近年では、インターネットにより必要な書類を選択し、印刷し、印刷された紙に必要事項を記載して提出することができるようになっている。
一方、企業などでは、従業員が提出する書類を階層別にフォーマッティングしている場合がある。この場合、従業員は、階層別の複数の書類を確認して自分に合った書類を選択し、必要事項を記載し、提出しなければならない。
そこで、多量な文書や多様化する文書を公開するに際し、迅速かつ安全に自動マスキング，一括マスキングを行う文書管理システムが提供されている（例えば、特許文献１参照）。

特許文献１に記載の内容によれば、この文書管理システムは、作成文書またはそのＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ：アドビシステムズ社の登録商標）文書を、ＸＭＬ（ｅＸｔｅｎｓｉｂｌｅ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）タグのタグ辞書を用いて構造解析し、これらの文書論理構造を表わして文書要素毎にＸＭＬタグが付加されたＸＭＬ文書を作成する。これら文書は、文書原本として保管される。これらＸＭＬタグには、タグ辞書に基づいて各文書要素に付加されたタグにマスキング加工をするか、しないかの優先度を示す非公開レベルが定義されている。ＰＤＦ文書をマスキング処理をする場合には、このＰＤＦ文書とＸＭＬ文書とを突き合せ、ＰＤＦ文書の文書要素を、これに対応するＸＭＬ文書の文書要素のタグに応じて、マスキング処理するか、しないかの判定をするというものである。

特開２００４−９４５４２号公報

特許文献１に開示されている技術は、公開する対象によって原文の非公開部をマスキング処理して公開している。
このようにして公開された文書は、前後の関連が不自然になってしまうという課題があり提出文書として好ましいものではなかった。

前記課題を解決するために、本発明の電子フォーム配信システムの第一の態様は、サーバ管理端末及びデータベースを接続したサーバと、クライアント管理端末と、クライアント管理端末に接続された複数のクライアント端末とがネットワークに接続され、サーバからクライアント端末に指定された入力用画面を配信する電子フォーム配信システムであって、前記サーバは、少なくとも、区分情報が貼付された電子フォーム情報を格納する電子フォーム情報格納部と、区分情報が貼付されたクライアント情報を格納するクライアント情報格納部と、電子フォーム情報とクライアント情報から指定された電子フォーム入力用画面を編集するためのプログラムを格納する制御プログラム格納部と、少なくとも前記電子フォーム入力用画面をクライアント端末に送信する配信手段とを備え、前記サーバ管理端末は、少なくとも、前記電子フォーム入力用画面の作成及び変更を実行する電子フォーム入力用画面作成及び変更手段と、電子フォーム入力用画面作成及び変更情報をサーバに送信する送信手段とを備え、前記クライアント管理端末は、少なくとも、サーバにクライアント端末別に表示する電子フォーム入力用画面リストを送信し、クライアント端末に電子フォーム入力用画面を表示するための区分情報を送信するための送信手段を備え、前記クライアント端末は、少なくとも、前記電子フォーム入力用画面を表示する表示部とデータ入力のための入力部と入力されたデータを前記サーバに送信する送信手段とを備えたことを特徴とするものである。

また、第二の態様は、第一の態様において、サーバは、さらに、サーバ管理端末の要求に応じて、サーバ管理端末に区分情報を入力するための区分情報入力画面を送信する区分情報入力画面送信手段を備えたことを特徴とするものである。

また、第三の態様は、第二の態様において、電子フォーム情報は、マークアップ言語で記述されたデータであることを特徴とするものである。

また、第四の態様は、第一から第三何れか一つの態様を使用した電子フォーム配信方法であって、クライアント管理端末がサーバに区分情報別電子フォーム種とクライアント情報及び区分情報を送信するステップと、サーバが前記区分情報別電子フォーム種とクライアント情報及び区分情報を受信し登録するステップと、クライアント管理端末がクライアント端末にクライアントの区分情報を添えて書類提出を指示するステップと、クライアント端末が受信した区分情報によってサーバに申込画面を要請するステップと、サーバがクライアント端末に要請された申込画面を送信するステップと、クライアント端末が入力部から受信した申込画面に区分情報を入力しサーバに送信するステップと、サーバがクライアント端末に対応する電子フォームによる入力用書類を送信するステップと、クライアント端末が申し込み情報を入力し入力済み書類としてサーバに送信するステップと、サーバが受信した書類を確認しデータベースに保管するステップと、を含むステップからなることを特徴とするものである。

本発明の電子フォーム配信システム及び配信方法によって、企業内などにおける申請システムを簡易に構築することができる。

以下、図面を参照して、本発明の電子フォーム配信システム及び配信方法について説明する。以下の説明では、一部で、企業などで、従業員が必要事項を記載して提出するための階層別にフォーマッティングされた電子フォーム配信システムの例で説明している。
図１は、本発明の電子フォーム配信システムを構築するための装置について説明するための概念図、図２は、サーバについて説明するための図、図３は、電子フォーム情報の内容について説明するための図、図４は、サーバ管理側のクライアント情報について説明するための図、図５は、クライアント管理端末側のクライアント情報について説明するための図、図６は、ＸＭＬ形式のデータ構成について説明するための図、図７は、クライアント情報の内容について説明するための図、図８は、区分情報別電子フォーム情報別リストについて説明するための図、図９は、電子フォーム配信方法の配信手順について説明するための図、である。

図１を参照して、本発明の電子フォーム配信システムを構築するための装置について説明する。
本発明の電子フォーム配信システムは、サーバ管理端末５及びデータベース４を接続したサーバ３と、クライアント管理端末１と、クライアント管理端末に接続された複数のクライアント端末２で構築される。
また、少なくとも、サーバ３，クライアント管理端末１，クライアント端末２は、ネットワークに接続され、サーバ３からクライアント端末２に指定された入力用画面を配信する。

前記サーバ３は、図示しないが、少なくとも、区分情報が貼付された電子フォーム情報を格納する電子フォーム情報格納部と、区分情報が貼付されたクライアント情報を格納するクライアント情報格納部と、電子フォーム情報とクライアント情報から指定された電子フォーム入力用画面を編集するためのプログラムを格納する制御プログラム格納部と、少なくとも前記電子フォーム入力用画面をクライアント端末に送信する配信手段とを備えている。
また、前記サーバ管理端末５は、少なくとも、前記電子フォーム入力用画面の作成及び変更を実行する電子フォーム入力用画面作成及び変更手段と、電子フォーム入力用画面作成及び変更情報をサーバ３に送信する送信手段とを備えている。

また、図示しないが、前記クライアント管理端末１は、少なくとも、サーバ３にクライアント端末別に表示する電子フォーム入力用画面リストを送信し、クライアント端末２に電子フォーム入力用画面を表示するための区分情報を送信するための送信手段を備えている。
また、図示しないが、前記クライアント端末２は、少なくとも、前記電子フォーム入力用画面を表示する表示部とデータ入力のための入力部と入力されたデータを前記サーバに送信する送信手段とを備えている。
クライアント端末２は、ネットワーク上でサーバ３にアクセスする通信端末であり、例えば、パーソナルコンピュータ，ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｄｉｇｉｔａｌ Ａｓｓｉｓｔａｎｃｅ），携帯電話などである。

電子フォームは、クライアント端末の表示部に表示される入力画面で、入力手段が文書やデータを入力するための入力枠，デザイン，説明文，表題などで構成されている。
電子フォームを構成している前記文書やデータを入力するための入力枠は、多くの場合、文書やデータの、意味や構造を記述するためのマークアップ言語の一つであるＸＭＬ形式により記述された「言語」が組み込まれている。
マークアップ言語は、「タグ」と呼ばれる特定の文字列で地の文に構造を埋め込んでいく言語で、ＸＭＬ形式では、ユーザが独自のタグを指定することができる。

サーバ管理端末５は、クライアント端末からの要求で適切な電子フォーム情報を送信するためのプログラムの作成、受信した入力データ入り電子フォームの保管、クライアント管理端末から送信されたクライアント情報の管理、入力画面を構成する素材などの管理と更新業務などを行う業務用の端末である。
本実施の形態では、サーバは、複数の企業または団体のクライアント管理端末及びクライアント端末が利用しており、サーバ側管理端末は、複数の企業または団体から依頼されて電子フォームの作成を行う。

サーバ３は、前述のようにクライアント端末の要請に基づいて電子フォームを配信するとともに、サーバ管理端末５の要求に応じて管理端末に、後述するクライアント区分情報を入力するための区分情報入力画面を送信する。
また、データベースのデータを電子フォームのフィールドに結合し、この電子フォームをクライアント端末２に表示させたり、クライアント端末２から送信された入力データ（書類データ）をデータベースに保管する。

図２を参照して、サーバについて説明する。
前記サーバ３は、区分情報が貼付された電子フォーム情報を格納する電子フォーム情報格納部３１と、区分情報が貼付されたクライアント情報を格納するクライアント情報格納部３２と、電子フォーム情報とクライアント情報から指定された電子フォーム形式の入力用画面を編集するためのプログラムを格納する制御プログラム格納部３３と、少なくとも前記電子フォーム入力用画面をクライアント端末に送信する配信手段３４とを備えている。また、クライアント情報の一部や、電子フォームに使用される素材情報やフィールドを構成するデータなどを格納するデータベース４に接続されている。
サーバ３は、クライアント端末２から要請された入力用の電子フォームを、電子フォーム情報格納部（電子フォームライブラリ管理部などともいう）３１またはデータベース４から読み出し、それぞれの電子フォーム用のＸＭＬデータを貼付してクライアント端末に送信する。

図３を参照して、電子フォーム情報の内容について説明する。
電子フォーム情報３１は、電子フォームに貼付された電子フォームの区分情報（電子フォームコード）３１１，電子フォームコードに対応した画面構成データ、これらを編集して入力画面として表示するための編集プログラムからなる電子フォームのレイアウト情報３１２、作成された日付を示す日付情報３１３，および、前述のデータ形式を制御するデータ形式別プログラムなどを格納するデータ形式制御部３１４で構成される。

図４を参照して、サーバ管理側のクライアント情報について説明する。
サーバ管理側クライアント情報３２は、サーバ管理端末の所定の情報格納部に格納されており、クライアント管理端末から送信され、サーバ経由で受信されるものである。
前記クライアント情報の一部または全部は、サーバに接続されたデータベースに格納することもできる。これらの情報には、例えば、クライアントコード３２１や、クライアント名３２１１、利用電子フォームのコード情報３２１２などが含まれている。

図５を参照して、クライアント管理端末側のクライアント情報について説明する。
クライアント管理端末側のクライアント情報１１は、クライアント管理端末１内の所定の記憶部または接続されたデータベース（図示せず）に格納されている。
クライアント情報として、社員コード１１１，社員氏名１１１１，社員の区分情報１１１２，日付情報１１１２１などが記録されている。
また、区分情報別電子フォームコード１１２が記録されている。
ここでいう、クライアントの区分情報とは、例えば、図で示すように、クライアントが会社員の場合は、社員の格付けコードまたは格付け情報に類するもの、または、社員コードそのものに置き換えてもよい。
即ち、データの入力フォームのフォーマットや、入力枠に表示された項目などがそれぞれの格付けによって異なる表示がされているもので、会社にとって対象者以外は見ることができないようにしたいフォーマットになっている。

図６を参照して、ＸＭＬ形式のデータ構成について説明する。
通常、Ｗｅｂ上で使用されるシステムにおいて、電子フォームを用いてクライアント端末とサーバとの間でデータの送受を行うシステムを開発する場合、仕様を定めるため、個別の案件毎に、サーバ管理端末側から、クライアント管理端末側にヒアリングが行われる。
そして、システム開発を担当する者が、「マッピングツール」，「電子フォーム開発ツール」，「サーバの設定」などの既存の機能モジュールを組み合わせ、ヒアリング内容に基づいて、機能モジュール毎にパラメータファイルなどの作成や設定を行う。

マッピングツールは、ＸＭＬデータとデータベースとを連携するツールであり、市販されているツールを使用してマッピングを行う。
これらのマッピングツールは、テキストデータに基づいて、ＸＭＬ形式の文法に沿って編集し、所定のアプリケーションで利用可能なデータ形式に変換するものである。

インターネットなどで申し込みを行う場合、申込側は、ホームページを検索して、情報入力画面を通信端末の表示部に表示させ、キーボードによって必要な情報を入力枠に入力して申込を行う。
ＸＭＬデータ表１０３０の中のデータは、ＸＭＬタグを散りばめた言語で構成され、ＸＭＬタグで表示された内容に基づいて関連付けされ、実行される。
例えば、ＸＭＬデータに，「＜Ｃ−ＣＯＤＥ＞００１１２＜／Ｃ−ＣＯＤＥ＞，・・＜Ｅ−ＣＯＤＥ＞１２３４５６＜／Ｅ−ＣＯＤＥ＞，・・＜Ｆ−ＣＯＤＥ＞００１２３＜／Ｆ−ＣＯＤＥ＞・・」と記述することにより、表示された入力画面を、「○○会社の、日本太郎の○○報告書の入力画面」とすることができる。
これは、入力枠にタグコードとして＜Ｅ−ＣＯＤＥ＞が組み込まれ、その入力枠に「１２３４５６」と入力してサーバに送信すると、事前に登録されている、社員コードに対応した入力画面フォーマットが送信される仕組みになっているからである。
したがって、例えば、社員コードを「１２００５６」と入力すると、異なったフォーマットの「○○報告書」の入力画面が送信される可能性があることになる。

図７を参照して、クライアント情報の内容について説明する。
図に示すリストは、クライアント管理端末からサーバに送信され、サーバ側に格納される情報である。「Ｃ−ＣＯＤＥ」は、会社の識別コードでサーバ側とクライアント側で「０１３５７９」と取り決めたものである。
また、「Ｅ−ＣＯＤＥ」は、従業員のコードで、６桁の数字で設定されている。この数字は、実際に会社で使用されているコードを暗号化して別な番号にして使用してもよい。
「Ｅ−ＲＡＮＫ」は、従業員の格付け情報（区別情報）で、本実施形態の場合、実際に会社の中で使用されているものを、数字だけのコードに置き換えたものである。
「ＤＡＴＥ」は、格付けが発生した「年月日」を示している。
すなわち、第一行目のデータは、「０１３５７９」社の従業員「１２３４５６」は、「２００５年１２月２０日」付けで「１３４」の格付けになっていることを示している。

図８を参照して、区分情報別電子フォーム情報別リストについて説明する。
図に示すリストは、サーバ側から送信された電子フォームコード「Ｆ−ＣＯＤＥ」に基づいて、クライアント管理端末で作成され、クライアント管理端末からサーバに送信され、サーバ側に格納される情報である。
前述のように、「Ｃ−ＣＯＤＥ」は会社の識別コード，「Ｅ−ＲＡＮＫ」は従業員の格付け情報（区別情報），「Ｆ−ＣＯＤＥ」は電子フォームコードである。

クライアント端末からサーバに「○○報告書」入力画面の送信要請があると、サーバは、図７と図８のデータによって、適切に選択し、クライアント端末の表示部に、正しい入力画面を表示する。
クライアント端末からサーバに「○○報告書」入力画面の送信要請があると、申込画面に入力された「従業員コード：１２３４５６」によって、「格付けコード：１３４」を知り、入力画面に「Ｆ−ＣＯＤＥ：００２１３」の電子フォームによる書類の入力画面を表示する。

図９を参照して、電子フォーム配信方法の配信手順について説明する。
先ず、クライアント管理端末１は、区分情報別電子フォーム種別データリストと、クライアント情報と、クライアントを区分する区分情報のリストをサーバに送信する（ステップ１：以下Ｓ１と記載する）。
サーバ３は、Ｓ１で送信された送信情報を受信し、データベース４に区分情報別電子フォーム種別データリストと、クライアント情報と、クライアントを区分する区分情報のリストを登録する（Ｓ２）。
クライアント管理端末１は、クライアント端末２に電子メールなどの手段によって、書類の提出を指示する。その際に書類提出手順についての説明資料を添える（Ｓ３）。
クライアント端末２の入力手段は、指示された書類提出手順に示された内容に従って申込画面送信をサーバ３に要請する（Ｓ４）。
サーバ３は、Ｓ４の要請に基づいて書類申込画面をクライアント端末２に送信する（Ｓ５）。
クライアント端末２は申込画面の所定の入力枠に社員コードを入力してサーバ３に送信する（Ｓ６）。
サーバ３は、データベース４、またはサーバ３のクライアント情報格納部に保管されているリストに基づいて、格付け情報に対応する書類（電子フォーム）をクライアント端末２に送信する（Ｓ７）。
クライアント端末２の入力手段は、画面に表示された電子フォームに所定の事項を入力し、サーバ３に送信する（Ｓ８）。
サーバ３は、受信した書類を確認し、データベース４に保管する（Ｓ９）。
図示していないが、Ｓ９保管された書類データは、提出期限日にクライアント管理端末に回収される。
Ｓ４〜Ｓ８では、書類は、ＰＤＦファイルのフォーム機能を利用した電子フォームとすることもできる。
Ｗｏｒｄ（マイクロソフト社の登録商標）やＥｘｃｅｌ（マイクロソフト社の登録商標）などの印刷機能を使用して、ＰＤＦファイルを作成し、このＰＤＦファイルをＡｄｏｂｅ Ａｃｒｏｂａｔ（アドビシステムズ社の登録商標）で読み出し、入出力可能なフィールドを上書きするやり方でＰＤＦフォームにデータを入力することもできる。

各種分野で、申込者に対応する電子フォーム配信システムに広く利用できる。

本発明の電子フォーム配信システムを構築するための装置について説明するための概念図である。 サーバについて説明するための図である。 電子フォーム情報の内容について説明するための図である。 サーバ管理側のクライアント情報について説明するための図である。 クライアント管理端末側のクライアント情報について説明するための図である。 ＸＭＬ形式のデータ構成について説明するための図である。 クライアント情報の内容について説明するための図である。 区分情報別電子フォーム情報別リストについて説明するための図である。 電子フォーム配信方法の配信手順について説明するための図である。

符号の説明

１ クライアント管理端末
２ クライアント端末
３ サーバ
４ データベース
５ サーバ管理端末
６ ＸＭＬ形式データ
７，８ 指示リスト
１１ クライアント管理端末側クライアント情報
３１ 電子フォーム情報格納部
３２ クライアント情報格納部
３３ 制御プログラム格納部
３４ 配信手段
１１１ 社員コード
１１２ 区分コード別電子フォームコード
３１１ 電子フォームの区分情報
３１２ 電子フォームのレイアウト情報
３１３，１１１２１ 日付情報
３１４ データ形式制御部
３２１ クライアントコード
１１１１ 社員氏名
１１１２ 区分情報
３２１１ クライアント名
３２１２ 利用電子フォームのコード情報

Claims (4)

1. サーバ管理端末及びデータベースを接続したサーバと、クライアント管理端末と、クライアント管理端末に接続された複数のクライアント端末とがネットワークに接続され、サーバからクライアント端末に指定された入力用画面を配信する電子フォーム配信システムであって、
   前記サーバは、少なくとも、
   区分情報が貼付された電子フォーム情報を格納する電子フォーム情報格納部と、区分情報が貼付されたクライアント情報を格納するクライアント情報格納部と、電子フォーム情報とクライアント情報から指定された電子フォーム入力用画面を編集するためのプログラムを格納する制御プログラム格納部と、少なくとも前記電子フォーム入力用画面をクライアント端末に送信する配信手段とを備え、
   前記サーバ管理端末は、少なくとも、前記電子フォーム入力用画面の作成及び変更を実行する電子フォーム入力用画面作成及び変更手段と、電子フォーム入力用画面作成及び変更情報をサーバに送信する送信手段とを備え、
   前記クライアント管理端末は、少なくとも、サーバにクライアント端末別に表示する電子フォーム入力用画面リストを送信し、クライアント端末に電子フォーム入力用画面を表示するための区分情報を送信するための送信手段を備え、
   前記クライアント端末は、少なくとも、前記電子フォーム入力用画面を表示する表示部とデータ入力のための入力部と入力されたデータを前記サーバに送信する送信手段とを備えたことを特徴とする電子フォーム配信システム。
2. 請求項１に記載の電子フォーム配信システムにおいて、
   サーバは、さらに、サーバ管理端末の要求に応じて、サーバ管理端末に区分情報を入力するための区分情報入力画面を送信する区分情報入力画面送信手段を備えたことを特徴とする電子フォーム配信システム。
3. 請求項２に記載の電子フォーム配信システムにおいて、
   少なくとも、電子フォーム情報は、マークアップ言語で記述されたデータであることを特徴とする電子フォーム配信システム。
4. 請求項１から３何れかに記載の電子フォーム配信システムを使用した電子フォーム配信方法であって、
   クライアント管理端末がサーバに区分情報別電子フォーム種とクライアント情報及び区分情報を送信するステップと、サーバが前記区分情報別電子フォーム種とクライアント情報及び区分情報を受信し登録するステップと、クライアント管理端末がクライアント端末にクライアントの区分情報を添えて書類提出を指示するステップと、クライアント端末が受信した区分情報によってサーバに申込画面を要請するステップと、サーバがクライアント端末に要請された申込画面を送信するステップと、クライアント端末が入力部から受信した申込画面に区分情報を入力しサーバに送信するステップと、サーバがクライアント端末に対応する電子フォームによる入力用書類を送信するステップと、クライアント端末が申し込み情報を入力し入力済み書類としてサーバに送信するステップと、サーバが受信した書類を確認しデータベースに保管するステップと、
   を含むステップからなることを特徴とする電子フォーム配信方法。
   
   

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