JP2002259896A - 電子書類処理装置及び方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 ネットワークを通じて、各種の届け出書類な
どを容易かつ迅速に作成し、必要であれば書類の内容の
チェックや提出処理までを同時に行うことが可能な電子
書類処理システムを提供する。 【解決手段】 複数の書類の電子フォームがデータベー
スに蓄積されている。各電子フォームは、各々が書類の
１部分に対応する構成モジュールの集合体として構成さ
れている。利用者があるトランザクションを指定する
と、そのトランザクションに必要な書類が特定され、デ
ータベースからその書類の電子フォームが取得される。
取得された電子フォームから、それらを構成する構成モ
ジュールが抽出され、構成モジュール毎に利用者に提示
される。利用者が必要事項を入力すると、入力後の構成
モジュールを組み合わせることにより各必要書類の電子
書類が作成される。よって、利用者は自己の端末装置に
よって複数の必要な電子書類を容易かつ迅速に作成する
ことができる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ネットワークを利
用して電子書類を作成、処理する技術に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、種々の書類の電子化、ペーパーレ
ス化の一環として、所定の申請、届け出書類などの電子
フォームが利用されている。例えば、婚姻、引っ越しな
どに伴って役所や電力会社、電話会社などへ提出する申
請・届出書類なども、インターネットなどを通じてその
フォームを入手することができる。これにより、必要な
書類を個別に役所や電気会社などへ取りに行く手間が省
ける。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかし、利用者はそう
して入手した電子フォームをプリンタなどにより印字出
力し、必要事項を記入し、結局は自らの手でもしくは郵
送などにより、個別に役所や電気会社などに提出する必
要がある。

【０００４】また、例えば複数の会社などに住所変更届
けをするような場合、各会社別に用意された届出フォー
ムに対して、いちいち住所、氏名などを記入する必要が
あり、書類の作成だけでも手間がかかる。さらに、そう
して作成した書類に誤りがあった場合には、書類を修正
したり作り直したりして再度提出する手間が生じる場合
もある。よって、複数の会社などに対して届け出を完了
するにはかなり手間と時間がかかることになる。

【０００５】本発明は、以上の点に鑑みてなされたもの
であり、ネットワークを通じて、各種の届出書類などを
容易かつ迅速に作成し、必要であれば書類の内容のチェ
ックや提出処理までを同時に行うことが可能な電子書類
処理システムを提供することを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】請求項１に記載の発明
は、ネットワークを介して利用者端末と接続された電子
書類処理装置において、各々が１つの書類の１部分に対
応する複数の構成モジュールの集合体として構成される
電子フォームを蓄積したデータベースと、利用者が指定
したトランザクションに必要な書類の電子フォームを、
前記構成モジュールの集合としてデータベースから取得
する電子フォーム取得手段と、取得した構成モジュール
を利用者に提示して利用者による所定事項の入力を要求
する提示手段と、利用者による入力が完了した構成モジ
ュールを組み合わせて前記必要な書類の電子書類を作成
する電子書類作成手段と、を備える。

【０００７】請求項１２に記載の発明は、ネットワーク
を介して利用者端末と接続された電子書類処理装置であ
って、各々が１つの書類の１部分に対応する複数の構成
モジュールの集合体として構成される電子フォームを蓄
積したデータベースを備える電子書類処理装置による電
子書類処理方法において、利用者が指定したトランザク
ションに必要な書類の電子フォームを、前記構成モジュ
ールの集合としてデータベースから取得する工程と、取
得された構成モジュール毎に利用者に提示して利用者に
よる所定事項の入力を要求する工程と、利用者による入
力が完了した構成モジュールを組み合わせて前記必要な
書類の電子書類を作成する工程と、を備えることを特徴
とする。

【０００８】上記のように構成された電子書類処理装置
又は方法によれば、複数の書類の電子フォームがデータ
ベースに蓄積されている。各電子フォームは、各々が書
類の１部分に対応する構成モジュールの集合体として構
成されている。利用者があるトランザクションを指定す
ると、そのトランザクションに必要な書類が特定され、
データベースからその書類の電子フォームを構成する構
成モジュールが取得され、構成モジュール毎に利用者に
提示される。利用者が必要事項を入力すると、入力後の
構成モジュールを組み合わせることにより各必要書類の
電子書類が作成される。よって、利用者は自己の端末装
置によって複数の必要な電子書類を容易かつ迅速に作成
することができる。

【０００９】請求項２に記載の発明は、請求項１に記載
の電子書類処理装置において、前記提示手段は、複数の
電子フォームに共通して含まれる構成モジュールを、１
回のみ利用者に提示することを特徴とする。これによ
り、利用者は複数の書類に共通する記入事項を個別に繰
り返し入力する必要が無くなる。

【００１０】請求項３に記載の発明は、請求項１に記載
の電子書類処理装置において、利用者による入力が完了
した構成モジュールを受け取り、所定のチェック処理方
法に従って入力事項をチェックし、入力事項に誤りがあ
る場合にはその旨を利用者に提示して修正を求める修正
要求手段を備えることを特徴とする。これにより、入力
ミスを事前に修正して完全な書類を作成することができ
る。

【００１１】請求項４に記載の発明は、請求項１に記載
の電子書類処理装置において、作成された書類を、前記
ネットワークを介して提出先端末装置へ送信する書類提
出手段と、前記提出先端末装置から前記書類の提出完了
通知を受け取り、利用者に提出完了報告を行う報告手段
と、を備えることを特徴とする。これにより、作成され
た書類が自動的に提出先へ送信され、かつ、利用者は提
出の完了を確認することができる。

【００１２】請求項５に記載の発明は、請求項４に記載
の電子書類処理装置において、前記書類提出手段が書類
を提出先端末に送信した時刻情報、及び前記提出先端末
装置から提出完了通知を受け取った時刻情報を記録する
記録手段を備えることを特徴とする。これにより、処理
が終了した後でも、利用者は処理が実行された時刻に関
する情報を得ることができる。

【００１３】請求項６に記載の発明は、請求項５に記載
の電子書類処理装置において、前記報告手段は、前記記
録手段が記録した時刻情報を提出完了報告に含めて利用
者に報告することを特徴とする。これにより、利用者は
処理の完了時刻を知ることができる。

【００１４】請求項７に記載の発明は、請求項３に記載
の電子書類処理装置において、前記構成モジュールの各
々はチェック情報を含み、前記修正要求手段は、前記チ
ェック情報を参照して修正要求を行うことを特徴とす
る。これにより、各構成モジュール毎にチェックの方法
などを制御することができる。

【００１５】請求項８に記載の発明は、請求項７に記載
の電子書類処理装置において、前記チェック情報は、そ
れが含まれる構成モジュールのタイプや該構成モジュー
ルに入力される事項の重要度を示し、前記修正要求手段
は、前記重要度に応じて修正要求を行うか否か、並びに
修正要求の程度を決定することを特徴とする。これによ
り、各構成モジュールなどの重要度を加味して適切なチ
ェック方法を採用することができる。

【００１６】請求項９に記載の発明は、請求項１に記載
の電子書類処理装置において、オペレータの操作に応じ
て、前記データベースから指定された構成モジュールを
取得し、変更を加えて新たな構成モジュールを作成する
構成モジュール作成手段を備えることを特徴とする。こ
れにより、既存の構成モジュールの修正、組み合わせな
どにより新たな構成モジュールを作成し、構成モジュー
ルのライブラリを充実させていくことができる。

【００１７】請求項１０に記載の発明は、請求項１に記
載の電子書類処理装置において、前記構成モジュール
は、その構成モジュールに関連する表示情報を特定する
表示特定情報を含み、前記提示手段は、前記表示特定情
報を参照して、前記構成モジュールと共に前記構成モジ
ュールに関連する表示情報を利用者に提示することを特
徴とする。これにより、現在表示されている構成モジュ
ールに関連する広告や案内情報やメッセージなどを利用
者に提示することができる。

【００１８】請求項１１に記載の発明は、請求項１に記
載の電子書類処理装置において、利用者の指示に応じ
て、前記提示手段が提示した構成モジュールに入力すべ
き情報を、利用者が指定した外部記憶媒体から取得して
前記構成モジュールに自動的に入出力する自動入出力手
段を備える。これにより、利用者の住所、氏名などの一
般的な個人情報は利用者が手作業により入出力すること
なく、外部記憶媒体から自動的に入出力することがで
き、利用者の手間が省ける。

【００１９】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照して本発明の好
適な実施の形態について説明する。

【００２０】図１に、本発明の実施形態にかかる電子書
類処理システムの概略構成を示す。図示のように、電子
書類処理システムは、ネットワーク１を介してクライア
ント端末２、Ａ社サーバ３、及び、複数の関連会社端末
１０〜１３が接続されて構成される。ネットワーク１の
最も好適な例はインターネットである。クライアント端
末２は、所定の届出、申請などを行う利用者が使用する
端末であり、利用者の自宅や勤務先に設置されたものと
することができる。クライアント端末２はＩＣカードリ
ーダを備え、ＩＣカード５との間で後述のように種々の
データを入出力することができる。また、クライアント
端末２にはプリンタ６が接続され、後述の電子フォーム
などをプリントアウトすることができる。

【００２１】関連会社端末１０〜１３は、使用者の届出
・申請処理の対象となる企業であり、後述の例では、Ｂ
銀行端末１０、Ｃ銀行端末１１、Ｄクレジット会社端末
１２、及びＥ携帯電話会社端末１３とする。

【００２２】Ａ社は、利用者の届出・申請手続きをサポ
ートする会社であり、最も基本的なサービスとして必要
な届出・申請書類の電子フォームを利用者に提供する。
また、Ａ社は、利用者の希望に応じて、利用者が必要事
項を記入して作成した書類の内容をチェックし、利用者
の代わりに作成された書類を各関連企業へ提出し、各企
業が必要な手続きを完了したことを確認して利用者に報
告する。また、Ａ社は利用者の希望に応じて、それら手
続きの記録を保存し、利用者が後に閲覧、利用すること
を可能とする。また、利用者の請求に応じて一連の手続
き完了の証明などを行う。

【００２３】Ａ社サーバ３はデータベース４に接続され
ている。データベース４には、種々の届出・申請書類の
電子フォームを蓄積した帳票ライブラリが含まれてい
る。本発明は、この帳票ライブラリに蓄積される種々の
届出書、申請書などの電子フォームが、複数の構成モジ
ュールの集合体として構成されている点に１つの特徴を
有する。

【００２４】図２に、帳票ライブラリに蓄積される電子
フォームデータの構成を概念的に示す。本発明の電子フ
ォーム１５は、トランザクションＩＤ、電子フォーム
名、構成モジュールの集合体、及び電子フォームプロパ
ティの４つのデータを含む。

【００２５】「トランザクションＩＤ」とは、Ａ社の代
行により使用者が行う一連の処理、手続き（トランザク
ション）のＩＤである。例えば、後述の例では利用者が
バックを紛失したために、各関連会社へ一連の処理によ
り手続き停止の申請を行うが、これを１つのトランザク
ションと考え、トランザクションＩＤが付与される。よ
って、利用者が各関連会社へ手続き停止申請の代行をＡ
社に依頼した時に、そのトランザクションについて１つ
のトランザクションＩＤが付与される。よって、１つの
トランザクションにおいて使用される複数の電子フォー
ムには共通のトランザクションＩＤが付与されることに
なる。また、このトランザクションＩＤは、処理の完了
後に利用者が問い合わせなどを行う際にも利用される。

【００２６】「電子フォーム名」とは、個々の電子フォ
ームのタイトルであり、例えば「Ｂ銀行宛手続き停止申
請」、「Ｅ携帯電話会社宛手続き停止申請」などであ
る。

【００２７】「構成モジュール」とは、電子フォーム１
５の構成要素であり、概念的には１つの書類データを複
数のパーツ（部分）に分けたものの１つと考えることが
できる。例えば、あるクレジット会社宛の引き落とし口
座変更届には、住所・氏名欄、クレジットカード番号記
入欄、変更後の口座記入欄などが設けられている。本発
明では、これらをそれぞれ別個の構成モジュールとして
構成し、それら構成モジュールの集合体として１つの引
き落とし口座変更届を形成する。

【００２８】図２に示すように、各構成モジュールは、
構成モジュール名、フィールドデータ、フォームデザイ
ンデータ、チェック情報などを含んでいる。「構成モジ
ュール名」とは、その構成モジュールのタイトルであ
り、上記の例では「住所・氏名欄」、「変更後の口座記
入欄」などとなる。「フィールドデータ」は構成モジュ
ールを構成する個々の項目のフィールドデータであり、
「フォームデザインデータ」はそれら項目を画面に表示
する際の罫線、枠、網領域、項目名などの表示用データ
である。「チェック情報」とは、利用者が入力した各項
目の入力事項に対してチェックを行う際に必要な関連情
報である。

【００２９】また、「電子フォームプロパティ」とは、
一連のトランザクションのワークフローにおいてこの電
子フォームが流れていくルート情報を記録するフィール
ドであり、主としてＡ社サーバ３が利用する。このフィ
ールドには、ワークフロー中にこの電子フォームに対し
て行われる個々の処理のログも記録される。これは、後
述のトランザクションの証明処理において利用される。
また、同一のトランザクションにおいて流れていく他の
電子フォームのＩＤなども記録される。

【００３０】構成モジュールの具体例を図３に示す。図
３（Ａ）は「住所・氏名」の構成モジュールであり、図
３（Ｂ）、（Ｃ）はそれぞれＢ銀行、Ｃ銀行の手続き停
止申請の構成モジュールである。図３（Ｄ）はＤクレジ
ット会社の手続き停止申請の構成モジュール、図３
（Ｅ）はＥ携帯電話会社の手続き停止申請の構成モジュ
ールである。利用者がＢ銀行、Ｃ銀行、Ｄクレジット会
社及びＥ携帯電話会社にそれぞれ手続き停止申請書を提
出する場合、各書類において住所・氏名の欄は共通であ
る。よって、住所・氏名の構成モジュールを各電子フォ
ームにおいて共通に使用することにより、利用者は各書
類に対して別個に住所・氏名を入力する手間が省ける。
即ち、Ｂ銀行への手続き停止届の電子フォームは、「住
所・氏名」の構成モジュールと「Ｂ銀行手続き停止申
請」の構成モジュールとの集合として構成する。同様
に、Ｃ銀行への手続き停止届の電子フォームは、「住所
・氏名」の構成モジュールと「Ｃ銀行手続き停止申請」
の構成モジュールとの集合として構成することができ
る。こうして、住所・氏名のような、多くの書類におい
て共通する項目を１つの構成モジュールとして構成し、
複数の書類の電子フォームにおいて利用することによ
り、使用者が同じ項目を何度も繰り返し入力する必要が
無くなる。

【００３１】このようにして、複数の構成モジュールの
組み合わせにより構成された電子フォームの例を図８に
示す。図８の例においては、例えば、「お名前」、「ロ
ーマ字名」を１つの構成モジュールとし、「生年月
日」、「年齢」、「性別」を１つの構成モジュールと
し、「郵便番号」、「現住所」、「電話番号」、「E-ma
ilアドレス」を１つの構成モジュールとし、「家族状
況」、「お住まい」、「居住年数」を１つの構成モジュ
ールとし、「お持ちのカード」を１つの構成モジュール
とすることができる。よって、図８に示す電子フォーム
例は、それら複数の構成モジュールの集合として作成す
ることができる。

【００３２】構成モジュールは、図３に示すような主と
して文字列から構成されるものの他、所定の表を含むモ
ジュールとして構成することもできる（以下、「表モジ
ュール」とも呼ぶ）。例えば、税務署へ提出する確定申
告書類などの場合、申告者の住所、氏名などの記入欄の
他に、所得や必要経費の額（数値）を入力する表の部分
がある。このような表の部分を、表モジュールとして構
成し、複数の表モジュールを組み合わせることにより確
定申告書類の電子フォームを構成することができる。ま
た、そのような表モジュール自体に自動計算機能を付加
することもできる。例えば、表モジュール中の所定の入
力項目の金額を自動的に合計して合計欄に入力するよう
な自動計算機能を表モジュール毎に付加することができ
る。

【００３３】また、上記のような自動計算機能を有する
構成モジュールとして、以下のものが挙げられる。例え
ば、トランザクションが保険契約である場合に保険契約
申込書の電子フォームに保険料計算モジュールを含める
ことができる。トランザクションがローン契約である場
合には、ローン契約申込書の電子フォームにローン試算
モジュールを含めることができる。トランザクションが
履歴書の作成や提出である場合には、履歴書の電子フォ
ーム中に、例えば生年月日を入力すると学校卒業年度を
自動計算する履歴書作成モジュールを含めることができ
る。また、単純な自動計算機能以外の判定、評価などの
機能を有するモジュールとして、例えば学歴、職歴、そ
の他の条件に応じて適当と思われる職種を診断したりす
る人材適正判断モジュールを、履歴書の電子フォームデ
ータに含めることができる。なお、これらの計算、判
定、評価機能などを有するモジュール（機能モジュー
ル）は、ソフトウェアなどの形態で構成されて電子フォ
ームデータに添付され、利用者が電子フォームに対して
必要事項を入力する際に起動され、実行される。

【００３４】前述のように、構成モジュールはＡ社サー
バ３と接続されたデータベース４に蓄積されているが、
Ａ社サーバ３においてはオペレータが必要に応じてデー
タベース４中に既に存在する構成モジュールに変更、修
正を加えたり、複数の構成モジュールを組み合わせたり
して新たな構成モジュールを作成することができる。そ
うして作成された新規な構成モジュールは、利用者に提
供されると共に、データベース４に蓄積されていく。こ
うして、データベース４には必要な構成モジュールが次
々に蓄えられていく。さらに、必要であれば、そのよう
にして新規に作成された構成モジュールに対して作成者
や作成に関与した企業の名称や電子署名などを付して管
理することができる。

【００３５】また、本発明の１つの特徴として、各モジ
ュールがチェック機能を有することが挙げられる。チェ
ック機能とは、利用者がそのモジュールに対して入力し
た事項が種々の観点から適切であるか否かを判断し、不
適切であれば利用者にその旨を知らせて再入力を促す機
能である。例えば、図３（Ａ）に示す「住所・氏名」モ
ジュール」において、利用者が入力した住所と郵便番号
や電話番号が一致しない場合には、その旨を利用者に知
らせて訂正を促すことができる。また、先に述べた表モ
ジュールの場合には、利用者が入力した複数の金額など
の項目間に矛盾がある（例えば合計金額が一致しない）
場合などには、その旨を利用者に知らせることができ
る。さらには、例えば図３（Ｂ）に示す「Ｂ銀行手続き
停止」モジュール中の項目「預金の種類」の如き択一的
入力項目において複数の項目が指定（チェック）されて
いるような誤りを検出することができる。また、ある構
成モジュール中に、そのトランザクションの実行におい
て必須である入力項目と、参考的な入力項目（必須では
ない）入力項目とがある場合に、必須入力項目への入力
がなされていないことを利用者に知らせることもでき
る。

【００３６】さらに、このようなチェックのレベルを、
モジュールのタイプやモジュールに対して利用者が入力
した内容に基づいて変化させることもできる。例えば、
複数のモジュールをそのモジュール自体の重要度に応じ
て分類し、重要度の高いモジュールはチェックのレベル
を上げるとか、重要度の低いモジュールはチェックを行
わないこととすることができる。また、そのトランザク
ションにおいて極めて重要な事項を含むモジュールは利
用者が希望しない場合でもＡ社サーバ側で常に自動的に
チェックを行うようにすることもできる。また、利用者
の入力した項目に応じてチェックを行うか否かやチェッ
クのレベルを決定することもできる。例えば、ある金銭
の移動を伴う契約において、契約に関連する金額が一定
額以上の場合はかなり高いレベルのチェックを行うよう
に構成することができる。このようなチェック機能に関
する情報は、各構成モジュールのチェック情報に含めら
れる（図２参照）。

【００３７】以上のようなチェック機能により、利用者
は適切な書類を作成することができる。また、このチェ
ック機能をモジュール毎に実行可能としているので、利
用者は１つのモジュールが正しく作成されていないま
ま、次のステップに進むことが無くなり、処理を効率的
に進めることができる。なお、このチェック機能は後述
のように、利用者が希望するか否かをＡ社サーバが利用
者に確認し、希望した場合にのみ実行するように構成す
ることができる。

【００３８】クライアント端末２に設けられたＩＣカー
ドリーダを利用することにより、利用者は必要な情報を
ＩＣカード５から読みだし、または、ＩＣカード５に書
き込むことができる。例えば、以下に説明するようなあ
るトランザクションに関するログデータや、利用者が構
成モジュールに入力した事項などをＩＣカード５に記録
しておくことができる。これにより、後で必要な場合
に、利用者は自分が行ったトランザクションの詳細を確
認することができる。また、仕事の関係上、転居を頻繁
に行う利用者などが前回の転居の際に行ったトランザク
ションに関するデータをＩＣカード５に記録しておき、
今回の転居の際には変更の無い事項については前回入力
したデータを流用し、必要な事項（例えば転居先の住所
など）のみを入力して簡単に手続きを済ませることがで
きる。

【００３９】次に、本発明の電子書類処理システムの動
作例について、図４乃至７を参照して説明する。図４は
本発明による電子書類処理を示すフローチャートであ
り、図５及び６は図４に示す電子書類処理中にクライア
ント端末２に表示されるメッセージ画面例を示す。ま
た、図７は図４に示す電子書類処理によって作成される
書類の例を示す。なお、以下の例では、ある利用者Ｐが
バッグを紛失し、そのバッグに入っていた銀行預金口座
のカードやクレジットカードなどの紛失に伴う手続き停
止の申請を行う場合を例にとって説明する。具体的に
は、利用者Ｐが、Ｂ銀行及びＣ銀行の預金口座のカー
ド、Ｄクレジット会社のクレジットカード、及び、Ｅ携
帯電話会社の携帯電話を紛失したと仮定する。

【００４０】図４及び５を参照すると、まず、バックを
紛失した利用者Ｐは、自己のクライアント端末２を操作
してＡ社のサーバ３が運営するウェブサイトにアクセス
し、サービス画面（画面Ｇ５０）を表示させる。そし
て、画面Ｇ５２に示すように、利用者Ｐは希望のサービ
ス（ここでは、「３．盗難・紛失」）を選択する。この
選択により、盗難・紛失処理という１つのトランザクシ
ョンが決定されてトランザクションＩＤが定められ、一
連の処理が実行されることになる。

【００４１】さて、利用者Ｐが希望のサービスを指定す
ると、画面Ｇ５４に示すようにＡ社が提供する付帯的サ
ービスの案内が表示される。いま、画面Ｇ５６に示すよ
うに、利用者Ｐは「手続き処理ログ管理」と「書類入力
ミスチェック」の両方のサービスを選択したとする。こ
こで、「手続き処理ログ管理」とは、このトランザクシ
ョンにおける個々の処理のログを記録するサービスであ
り、このサービスを受けることにより、後に何らかの問
題が生じたような場合に、利用者Ｐは手続きが行われた
ことの確認、証明を受けることが可能となる。一方、
「書類入力ミスチェック」は、前述のように、利用者Ｐ
が電子フォーム中に入力した事項に誤りが無いかをＡ社
側でチェックするサービスである。

【００４２】次に、画面Ｇ５８に示すように、盗難・紛
失品の指定画面が現れ、利用者Ｐは紛失品を特定する
（ステップＳ４）。本例では、利用者Ｐは画面Ｇ６０に
示すように、「銀行通帳・カード」、「クレジットカー
ド」及び「携帯電話」を指定することになる。次に、画
面Ｇ６２に示すように盗難・紛失品の特定画面が現れ、
利用者Ｐは画面Ｇ６４に示すように各盗難・紛失品の関
連会社などを特定する（ステップＳ６）。

【００４３】こうして、盗難・紛失品の関連会社の特定
が終了すると、処理は各関連会社へ提出すべき届出書類
の作成に移行する。Ａ社サーバ３は、データベース中の
帳票ライブラリにアクセスして、特定された届出書類の
電子フォームデータを取得する。次に、取得した複数の
書類の電子フォームデータから、それらに含まれる構成
モジュールを抽出し、各構成モジュール毎に画面Ｇ６６
のように表示して利用者Ｐの入力を促す（ステップＳ
８）。なお、画面Ｇ６６は図示の便宜上各構成モジュー
ルのモジュール名のみを表示しているが、実際には図３
に示すように各構成モジュールの内容が表示される。利
用者Ｐは、各構成モジュール毎に必要事項を入力する
（ステップＳ１０）。入力が完了すると、利用者Ｐは記
入済みデータをＡ社サーバ３へ送信する（画面Ｇ６
８）。

【００４４】Ａ社サーバ３は、利用者Ｐが記入したデー
タを受信し、入力ミスのチェックを行う（ステップＳ１
２）。これは、先に述べたチェック情報を参照してチェ
ック機能を実行することにより行われる。これにより、
利用者Ｐは誤記や不備を含むドキュメントを各関連会社
に提出することを防止できる。

【００４５】こうして、入力ミスのチェックが完了する
と、Ａ社サーバ３はＧ７０のような確認画面を表示し、
ユーザの確認を促す。なお、図示の便宜上、確認画面の
詳細を図７に示している。図７からわかるように、各届
出書類の電子書類は、複数の構成モジュールの集合とし
て構成されている。利用者Ｐは確認後、各電子書類に電
子署名を行い、Ａ社サーバ３へ送信する（画面Ｇ７
２）。Ａ社サーバ３は利用者の電子署名（すなわち、暗
号化が施されている）が行われた電子書類をそれぞれ対
象となる関連会社へ送信する（ステップＳ１４、画面Ｇ
７４）。なお、電子署名に伴う暗号化の方式は問わな
い。

【００４６】各関連会社では、電子申請書類を受け取
り、手続き停止処理を実行し、その完了をＡ社サーバ３
へ報告する（画面Ｇ７６）。Ａ社サーバ３は、申請書類
を各関連会社へ提出した日時、各関連会社から手続き停
止の確認を得た日時などをログ管理する。そして、その
ような日時のデータを含めて、各手続きが完了したこと
を利用者Ｐに報告する（ステップＳ１６、画面Ｇ７
８）。利用者Ｐは、画面Ｇ７８を見て、各手続きが無事
に完了したことを知る。さらに、Ａ社サーバ３は、それ
までに行ったサービスについての課金情報を利用者Ｐに
提示する（画面Ｇ８０）。ここで、画面Ｇ８０には各処
理に対する問い合わせ番号が表示される。利用者Ｐは以
後この問い合わせ番号を利用して処理に関する問い合わ
せを行うことができる（画面Ｇ８２）。なお、この問い
合わせ情報はトランザクションＩＤとすることができ
る。こうして、利用者Ｐの盗難・紛失届のトランザクシ
ョンが終了する。

【００４７】上記の実施形態では、ユーザの要求に応じ
てＡ社が電子フォームをユーザへ提供する場合、クライ
アント端末上でユーザが入力装置を利用して希望するサ
ービスなどを指定し、それに対応する電子フォームがク
ライアント端末へ送信されている。しかし、これ以外の
方法として、例えば雑誌、新聞、書籍などのリアル媒体
を利用して電子フォームを指定することもできる。例え
ば、雑誌などの記事に、その記事に関連する電子フォー
ムを特定するためのＩＤなどを印刷しておく。ユーザ
は、Ａ社サーバに接続し、そのＩＤを入力することによ
り、対応する電子フォームの指定を行うことができる。
また、雑誌などにおいてＩＤを印刷する代わりにバーコ
ードなどを印刷し、ユーザがクライアント端末に付属す
るバーコードリーダを使用してバーコードを読み取るこ
とにより、対応する電子フォームを指定することもでき
る。また、雑誌などの他に、電子ブックや電子ペーパー
などを利用して、電子フォームを特定するＩＤやバーコ
ードなどを表示することもできる。さらに、クライアン
ト端末の代わりに携帯電話やＰＤＡなどを利用し、ＩＤ
を入力したり、バーコードリーダを接続してバーコード
を読み取ってそのデータを送信したりすることができ
る。これにより、ユーザは外出先などで、雑誌と携帯電
話を利用して容易に電子フォームを取得することができ
るようになる。

【００４８】上記の例では、手続き停止の申請を全てネ
ットワーク上で実行している。しかし、特定の印鑑によ
る捺印を必要とする書類が含まれ、これを電子署名で代
用できない場合などは、利用者はクライアント端末２に
付属するプリンタ６によりそれまでに作成した申請書類
をプリントアウトし、それに捺印を行って所定の機関へ
提出する。この間、処理は一度ネットワークを離れるこ
とになる。その後、書類を受け取った機関は内部で必要
な審査などを行い、手続き停止処理を決定し、その旨を
再びネットワークを介して利用者に報告することができ
る。これは、図６におけるＧ７０〜Ｇ７６の処理をネッ
トワークを介さずに行った場合に相当する。

【００４９】また、利用者は、トランザクションの完了
後、そのトランザクションに関連するログデータをＡ社
サーバ３から受け取り、ＩＣカード５に記録して自分で
保管しておくことができる。

【００５０】上記の例では、利用者が各構成モジュール
に必要な情報を入力することとしているが、ネットワー
クに接続された個人情報データベースに利用者の情報が
記憶されている場合は、利用者自身を認証するＩＤなど
を利用してその個人情報データベースにアクセスし、記
憶されている情報を構成モジュールへ自動入力するよう
に構成することもできる。これは、個人情報が前述のＩ
Ｃカードや他の記憶媒体に記憶されている場合も同様に
行うことができる。

【００５１】また、応用例として、図５に示すように、
構成モジュールに利用者が必要事項を入力する過程で、
Ａ社のウェブサイトはその構成モジュールに関連するメ
ッセージや広告情報を併せて画面に表示することができ
る。例えば、キャッシュカードの紛失時に手続き停止申
請書を構成する構成モジュールを利用者に提示する際
に、キャッシュカードの盗難保険の案内を同時に表示す
るとか、携帯電話の紛失に伴って手続き停止申請書を作
成している利用者に、新機種の携帯電話の案内を表示し
たりすることができる。また、ある構成モジュールを利
用者に提示した時に、それまでトランザクションの進捗
状況に応じて、例えばその時点で全体の処理のどの程度
まで進んでいるかなどの情報を利用者に知らせることも
できる。

【００５２】これは、これらの広告情報やメッセージの
データやウェブを特定する情報を予め各構成モジュール
中に属性情報などとして記憶しておき、その構成モジュ
ールがデータベース４から読み出された時にＡ社サーバ
３が自動的にそのデータやウェブにアクセスして広告情
報などを表示するように構成すれば良い。

【００５３】なお、上記の申請内容や関連会社などはい
ずれも単なる一例であり、本発明は、引っ越し、結婚、
その他種々の状況において種々の関連会社、役所、知人
などへ書類を提出する場合に適用することができる。ま
た、図３、７などに示す構成モジュールの例も単なる一
例であり、例えば、住所、氏名、電話番号など、更に細
かい単位で構成モジュールを構成することも可能であ
る。

【００５４】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の電子書類
処理システムによれば、ネットワークを通じてサービス
提供者と通信することにより、利用者が希望する届出・
申請などに必要な書類のフォームを容易に取得し、各関
連機関へその場で迅速に提出することができるので、複
数の必要な手続きを１度に迅速に行うことができる。

【００５５】また、届出、申請などの書類の電子フォー
ムを複数の構成モジュールの集合として構成したので、
１つのモジュールを種々の書類において共通に使用する
ことができる。よって、利用者は複数の書類に重複した
事項を繰返し入力する必要が無くなる。さらに、入力事
項のチェックを依頼することにより、各関係機関への提
出処理の前に記入事項のチェックを行うことができ、手
続きのミスを防止し、処理に要する時間を短縮すること
ができる。

【００５６】また、チェックの方法などを構成モジュー
ル毎に設定することにより、各構成モジュールのタイプ
や入力内容などに応じてチェック機能を充実させること
ができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施形態にかかる電子書類処理システ
ムの概略構成を示すブロック図である。

【図２】本発明の電子フォームの構成を概念的に示す図
である。

【図３】構成モジュールの具体例を示す図である。

【図４】本発明による電子書類処理を示すフローチャー
トである。

【図５】図４に示す電子書類処理において各者の端末装
置に表示されるメッセージの表示例を示す。

【図６】図４に示す電子書類処理において各者の端末装
置に表示されるメッセージの表示例を示す。

【図７】図４に示す電子書類処理によって作成される書
類の例を示す。

【図８】作成された申請書類の例を示す。

【符号の説明】

１…ネットワーク ２…クライアント端末 ３…Ａ社サーバ ４…データベース ５…ＩＣカード ６…プリンタ １０…Ｂ銀行端末 １１…Ｃ銀行端末 １２…Ｄクレジット会社端末 １３…Ｅ携帯電話会社端末

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 栃原 聖一 東京都新宿区市谷加賀町一丁目１番１号 大日本印刷株式会社内 Ｆターム(参考） 5B009 NC05 QA11 QB01 TB03 VC01

Claims (12)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ネットワークを介して利用者端末と接続
   された電子書類処理装置において、 各々が１つの書類の１部分に対応する複数の構成モジュ
   ールの集合体として構成される電子フォームを蓄積した
   データベースと、 利用者が指定したトランザクションに必要な書類の電子
   フォームを、前記構成モジュールの集合としてデータベ
   ースから取得する電子フォーム取得手段と、 取得した構成モジュールを利用者に提示して利用者によ
   る所定事項の入力を要求する提示手段と、 利用者による入力が完了した構成モジュールを組み合わ
   せて前記必要な書類の電子書類を作成する電子書類作成
   手段と、を備えることを特徴とする電子書類処理装置。
2. 【請求項２】 前記提示手段は、複数の電子フォームに
   共通して含まれる構成モジュールを、１回のみ利用者に
   提示することを特徴とする請求項１に記載の電子書類処
   理装置。
3. 【請求項３】 利用者による入力が完了した構成モジュ
   ールを受け取り、所定のチェック処理方法に従って入力
   事項をチェックし、入力事項に誤りがある場合にはその
   旨を利用者に提示して修正を求める修正要求手段を備え
   ることを特徴とする請求項１又は２に記載の電子書類処
   理装置。
4. 【請求項４】 作成された書類を、前記ネットワークを
   介して提出先端末装置へ送信する書類提出手段と、 前記提出先端末装置から前記書類の提出完了通知を受け
   取り、利用者に提出完了報告を行う報告手段と、を備え
   ることを特徴とする請求項１に記載の電子書類処理装
   置。
5. 【請求項５】 前記書類提出手段が書類を提出先端末に
   送信した時刻情報、及び前記提出先端末装置から提出完
   了通知を受け取った時刻情報を記録する時刻情報記録手
   段を備えることを特徴とする請求項４に記載の電子書類
   処理装置。
6. 【請求項６】 前記報告手段は、前記記録手段が記録し
   た時刻情報を提出完了報告に含めて利用者に報告するこ
   とを特徴とする請求項５に記載の電子書類処理装置。
7. 【請求項７】 前記構成モジュールの各々はチェック情
   報を含み、前記修正要求手段は、前記チェック情報を参
   照して修正要求を行うことを特徴とする請求項３に記載
   の電子書類処理装置。
8. 【請求項８】 前記チェック情報は、それが含まれる構
   成モジュールのタイプや該構成モジュールに入力される
   事項の重要度を示し、前記修正要求手段は、前記重要度
   に応じて修正要求を行うか否か、並びに修正要求の程度
   を決定することを特徴とする請求項７に記載の電子書類
   処理装置。
9. 【請求項９】 オペレータの操作に応じて、前記データ
   ベースから指定された構成モジュールを取得し、変更を
   加えて新たな構成モジュールを作成する構成モジュール
   作成手段を備えることを特徴とする請求項１に記載の電
   子書類処理装置。
10. 【請求項１０】 前記構成モジュールは、その構成モジ
    ュールに関連する表示情報を特定する表示特定情報を含
    み、前記提示手段は、前記表示特定情報を参照して、前
    記構成モジュールと共に前記構成モジュールに関連する
    表示情報を利用者に提示することを特徴とする請求項１
    に記載の電子書類処理装置。
11. 【請求項１１】 利用者の指示に応じて、前記提示手段
    が提示した構成モジュールに入力すべき情報を、外部記
    憶媒体から取得して前記構成モジュールに自動的に入出
    力する自動入出力手段を備える請求項１に記載の電子書
    類処理装置。
12. 【請求項１２】 ネットワークを介して利用者端末と接
    続された電子書類処理装置であって、各々が１つの書類
    の１部分に対応する複数の構成モジュールの集合体とし
    て構成される電子フォームを蓄積したデータベースを備
    える電子書類処理装置による電子書類処理方法におい
    て、 利用者が指定したトランザクションに必要な書類の電子
    フォームを、前記構成モジュールの集合としてデータベ
    ースから取得する工程と、 取得された構成モジュール毎に利用者に提示して利用者
    による所定事項の入力を要求する工程と、 利用者による入力が完了した構成モジュールを組み合わ
    せて前記必要な書類の電子書類を作成する工程と、を備
    えることを特徴とする電子書類処理方法。