JP4064152B2 - 電子フォームの自動入力装置及び自動入力プログラム - Google Patents
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子帳票に関し、特に複数の電子帳票におけるデータの転記、自動入力の処理に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、従来の紙の帳票に代わるものとして電子帳票が利用されている。電子帳票とは、申込書、申請書、その他の各種の帳票を電子的に構成した電子データであり、例えばＸＭＬデータとして構成することができる。電子帳票は、データ構造としては、罫線、枠、フィールド（入力欄）などを定義するデータ（以下、「フォームデータ」と呼ぶ。）と、フィールドに対して入力されたデータ（以下、「記入データ」と呼ぶ。）とにより構成される。
【０００３】
電子帳票を作成する場合、利用者はパーソナルコンピュータなどの端末装置上で、専用の入力処理ソフトによりフォームデータを読み込み、端末装置上に表示させる。そして、フォームデータ中に含まれる各フィールドに対して必要事項を入力する。入力されたデータは、入力処理ソフトの処理により記入データとして保存される。こうして、フォームデータと、それに対応する記入データとにより、電子帳票が作成される。
【０００４】
利用者は、複数の電子帳票を同時に作成することがある。例えば、引っ越し、結婚、転職などの生活上のイベントが発生した場合には、官公庁や金融機関などに対する届け出その他のために複数の電子帳票を作成する必要が生じる。そのような場合、利用者が複数の電子帳票の全てに対して、住所、氏名などの共通事項を個別に入力するのは非効率的である。そのため、利用者が複数の電子帳票を同時に作成する場合には、１つのフォームデータに対して入力された記入データを他のフォームデータに転記することが行われる。
【０００５】
記入データの転記は一般的に以下のように行われる。フォームデータに含まれる複数のフィールドは、いずれも「タグ」というフィールドの識別情報により管理されている。即ち、各フィールドは１つのタグに対応つけられている。例えば、フォームデータ中の氏名のフィールドには「氏名」というタグが対応付けられ、住所のフィールドには「住所」というタグが対応付けられる。そして、利用者が各フィールドに対して入力を行うと、入力事項は記入データとして、タグと対応付けられた状態で保存される。「氏名」というタグに対応する記入データは、それが「氏名」というタグに対応するものであることを示す情報を含んでいる。即ち、記入データは、それに対応するタグの情報を含んでいる。
【０００６】
さて、今、１つのフォームデータ（「フォームデータＡ」とする）から、他のフォームデータ（「フォームデータＢ」とする）へ記入データの転記を行うとする。利用者の氏名に関する入力フィールドとして、フォームデータＡとフォームデータＢの両方がタグ「氏名」に対応する入力フィールドを有する場合には、フォームデータＡ中のタグ「氏名」に対応する入力フィールドに入力された記入データを、フォームデータＢの同じタグ「氏名」に対応する入力フィールドに対する入力データとすればよい。
【０００７】
一方、利用者の氏名に関して、フォームデータＡの入力フィールドのタグが「氏名」であり、フォームデータＢの入力フィールドのタグが「名前」であるような場合には、タグが同一でないので、単純にデータの転記はできない。よって、フォームデータＡとフォームデータＢとの間のタグ変換テーブルを予め用意しておく。上記の例では、タグ変換テーブルには、フォームデータＡのタグ「氏名」はフォームデータＢのタグ「名前」に対応することが示されている。よって、電子帳票の入力処理装置は、フォームデータＡのタグ「氏名」に対応する入力フィールドに入力された記入データを、タグ変換テーブルを参照して、フォームデータＢのタグ「名前」に対応する入力フィールドに入力する。こうして、あるフォームデータに対する記入データを他のフォームデータの入力に使用することにより、利用者の重複した入力を不要とすることができる。
【０００８】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、フォームデータＡからフォームデータＢへ必要事項を転記する場合には、上述のように利用者による記入データをそのまま転記すればよいフィールドのみではなく、各フォームに従ったデータ表現に変換する必要が生じうる。例えば、フォームデータＡにおいては「入社年月日」を入力する必要があるのに対し、フォームデータＢにおいては「勤続年数」を入力する必要があるとか、フォームデータＡにおいては「都道府県名」を入力する必要があるのに対し、フォームデータＢにおいては都道府県コードが要求されるという場合である。このような場合には、上述のような単純な転記処理では、必要な情報を正しく入力することができない。
【０００９】
本発明は、以上の点に鑑みてなされたものであり、あるフォームデータに対する記入データを利用して他のフォームデータの入力を行う場合に、フォーム毎の表現やデータ形式の相違に対応して正しくデータを入力できるようにすることを課題とする。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
本発明の１つの観点では、電子フォームに対してデータを自動入力する自動入力装置は、データであって当該データの出所を示すソース情報を含むデータを取得し、変換用タグに入力するデータ取得手段と、予め決定されたデータ変換機能に従って、前記変換用タグに入力されたデータを変換して変換済みデータを生成する変換手段と、前記変換済みデータを、前記電子フォーム中の対応する入力タグに入力する手段と、前記ソース情報を読み出して表示する手段と、を備える。
【００１１】
上記の自動入力装置は、利用者が電子フォームを作成する際に使用される。具体的には、特に特定の電子フォームに過去に入力されたデータや、特定の記憶媒体などに記憶されたデータがデータ取得手段により取得され、これが変換用タグに入力される。変換用タグは、電子フォームに含まれるタグであり、主としてデータの変換作業時にデータを一時保存する機能を有する。そして、予め決定されたデータ変換機能に従って、変換用タグに入力されたデータが変換され、変換済みデータが対応する入力タグに入力される。これにより、既に存在するデータに所定の変換処理を行うことで、新たな電子フォームに対して必要事項を自動入力することができる。また、前記データは、当該データの出所を示すソース情報を含み、前記自動入力装置は、前記ソース情報を読み出して表示する手段をさらに備える。これによれば、作成された電子フォームを審査などのために閲覧する者は、ソース情報により各データの出所を知ることができ、電子フォームに入力されたデータの正当性などを確認することが可能となる。
【００１２】
上記の自動入力装置の一態様では、前記データ取得手段は、他の電子フォームに対して入力されたデータ及び／又は利用者の個人情報を記憶した記憶媒体内のデータを取得することができる。他の電子フォームに利用者が入力したデータや利用者の身分証明書としてのＩＣカードなどに記憶されているデータを利用して自動入力を行えば、正しいデータを自動入力することが可能となる。また、前記変換用タグは、利用者に対して表示されない非表示タグとすることができる。
【００１３】
上記の自動入力装置の他の一態様では、前記電子フォームは、前記変換用タグに入力すべきデータを特定する情報と、当該データに対応する変換済みデータを入力すべき入力タグとの対応関係を示した対応関係情報を含み、前記入力手段は、前記対応関係情報を参照して、前記変換済みデータを対応する入力タグに入力する。これにより、対応関係情報に基づいて、容易に自動入力が実行できる。
【００１４】
上記の自動入力装置のさらに他の一態様では、前記電子フォームは、前記入力タグ毎に用意された前記予め決定されたデータ変換機能の定義情報を含み、前記変換手段は当該データ変換機能に従ってデータを変換する。これにより、容易にデータ変換を行うことができる。また、データ変換機能を拡張することで、各種のデータ変換を行うことができるようになる。
【００１５】
好ましい実施形態では、前記データ変換機能は、前記データ取得手段により取得された、年月日を示すデータと、現在の年月日の情報とに基づいて経過年数を計算する機能や、数値を示すデータを、当該数値が属する数値範囲情報に変換する機能や、名称を示すデータを、当該名称に対応するコード情報に変換する機能や、前記データ取得手段により取得されたデータに基づいて、必要な書類の通数を自動計算する機能などを含むことができる。
【００１７】
本発明の他の観点では、電子フォームの自動入力プログラムは、コンピュータにより実行されることにより、前記コンピュータを、データを取得し、変換用タグに入力するデータ取得手段、予め決定されたデータ変換機能に従って、前記変換用タグに入力されたデータを変換して変換済みデータを生成する変換手段、前記変換済みデータを、前記電子フォーム中の対応する入力タグに入力する手段、を備える自動入力装置として機能させる。
【００１８】
上記の自動入力プログラムをコンピュータにより実行することで、上記の自動入力装置を実現することができる。
【００１９】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して本発明の好適な実施の形態について説明する。
【００２０】
［データ自動入力方法］
まず、ある１つのフォームデータに対する記入データを、他のフォームに自動入力する方法について説明する。図１及び図２は、フォームＡに対して利用者が入力した事項に対応する記入データを、フォームＢに自動入力する各種の方法を示している。
【００２１】
図１（ａ）に示す方法は、単純な転記による自動入力方法であり、フォームＡとフォームＢとにおいて、対応するフィールドのタグ名が一致する場合に使用される。フォームＡはフィールド１を含み、フィールド１はタグ「Ｘ」に対応付けされている。このフィールド１に対して利用者が入力した事項「ＡＢＣ」が、タグ「Ｘ」に対する記入データ１となっている。一方、フォームＢはタグ「Ｘ」に対応するフィールド２を含んでいる。よって、フォームＡに対する記入データ１をフォームＢに自動入力する場合には、タグ「Ｘ」に対応する記入データ１をフォームＢのフィールド２に単純に転記すればよく、その結果、フォームＢのフィールド２には「ＡＢＣ」が入力される。この方法は、例えばフォームＡ及びＢに、タグ名が同一である「氏名」というフィールドがある場合に、フォームＡのタグ名「氏名」のフィールドの記入データを、フォームＢのタグ名「氏名」のフィールドに転記する際に使用される。
【００２２】
図１（ｂ）に示す方法は、タグ名の変換を伴う転記による自動入力方法であり、フォームＡのあるフィールドのタグ名が、フォームＢの対応するフィールドのタグ名と異なっている場合に使用される。具体的には、図１（ｂ）に示すように、フォームＡのフィールド１はタグ「Ｘ」に対応するものであり、これに対応するフォームＢ中のフィールド２のタグは「Ｙ」となっている。このような場合には、フォームＡ及びＢ中の相互に対応するフィールドのタグ名の対応関係を示したタグ名変換辞書を使用する。即ち、タグ名変換辞書を参照して、フォームＡにおけるタグ「Ｘ」はフォームＢにおけるタグ「Ｙ」に対応することが分かる。よって、フォームＡのタグ名「Ｘ」に対する入力「ＡＢＣ」は、フォームＢのタグ名「Ｙ」に対応するフィールドに転記される。この方法は、例えば氏名の入力フィールドについて、フォームＡはタグ「氏名」が対応付けられているのに対して、フォームＢではタグ名「名前」が対応付けられているような場合に使用される。
【００２３】
図２（ａ）に示す方法は、本発明による方法であり、フォームＡに対する記入データをフォームＢに自動入力する際に、記入データ自体の内容を変換する方法である。図示のように、フォームＡのフィールド１はタグ名「Ｘ」が対応付けられており、フィールド１に対する記入データ１はタグ「Ｘ」に対応する「ＡＢＣ」である。記入データ１をフォームＢに自動入力する場合、まず、タグＸに対応するフィールド２に記入データ１が単純に転記される。次に、フォームＢに付属している記入データ変換・参照機能により、フィールド２に対する入力事項「ＡＢＣ」が、フィールド３に対する入力事項「ＤＥＦ」に変換されてフォームＢのタグ名「Ｚ」のフィールド３に入力される。この際、フォームＢのフィールド２は変換用のフィールドである。
【００２４】
このように、本発明では、あるフォームに対する記入データを単純に他のフォームの対応するフィールドに転記するのではなく、入力対象となるフォーム中における入力形態に応じて記入データの内容自体を変換することに特徴を有する。この方法を適用する例は、例えばフォームＡにおけるタグ名「入社年月日」のフィールドに対する記入データを利用して、フォームＢにおけるタグ名「勤続年数」のフィールドに自動入力するような場合に使用される。なお、このような例についてはさらに後述する。
【００２５】
図２（ｂ）に示す方法は、図２（ａ）に示す方法の変形例であり、フォームＡへの記入データを利用してフォームＢへの自動入力をする場合、フォームＡのフィールド１のタグ名「Ｘ」はタグ名変換辞書によりタグ名「Ｙ」に変換され、フォームＢのフィールド２に自動入力される。そして、さらに記入データ変換・参照機能を利用して、フィールド２の内容「ＡＢＣ」がフィールド３の内容「ＥＦＧ」に変換されて自動入力される。
【００２６】
次に、図２（ａ）又は図２（ｂ）に示すように、フォームＡへの記入データをフォームＢに自動入力する際、データ形式を変換するデータ変換機能の例を挙げる。
【００２７】
（１）記入データの年月日データと現在の日付データから年数などを自動計算する機能
例えば、フォームＡに生年月日が記入され、その記入データと現在の日付から年齢が計算されてフォームＢに自動入力される。また、フォームＡに入社年月が記入され、その記入データと現在の日付から勤続年数が計算されてフォームＢに自動入力される。
【００２８】
（２）記入データの名称から、対応する予め用意されたテーブルなどを利用して、その名称に対応するコードを設定する機能
例えば、都道府県コードテーブルが予め用意され、フォームＢに付属している。フォームＡに記入された都道府県名に基づき、テーブルを参照して対応する都道府県コードをフォームＢに自動入力する。なお、この場合、都道府県名自体は、フォームＢ上に表記してもよいし、しなくてもよい。大学コードテーブルを用意することにより、大学名の入力を対応する大学コードに変換して自動入力することもできる。このようにコードに変換することは、その後にフォームＢへの記入データをデータベースなどへ登録する際に自動登録ができるようになるというメリットがある。
【００２９】
（３）記入データの値をもとに、範囲情報に変換する機能
フォームＡに記入した従業員数、年収などの数値データを、フォームＢ側で使用される範囲情報に変換する。例えば、フォームＡにおいて年収６００万円と記入した場合、フォームＢでは年収の範囲として「５００万円〜８００万円」が自動的に選択される。なお、逆にフォームＡ側が範囲指定の形態で年収を入力する場合、フォームＢ側ではその範囲内で選択肢がプルダウンメニューなどで表示されるようにすれば、完全な自動変換はできないものの、入力を容易にすることができる。
【００３０】
（４）記入データをもとに、添付書類などの通数を自動計算する機能
例えば、フォームＡにおいて保証人の記入欄があると仮定する。保証人がいる場合には、保証人の入力欄に保証人に関連する事項が入力されるが、保証人の入力欄に入力がある場合には、保証人が用意すべき書類の種類及び通数などが自動的に計算され、表示されるようにすることができる。
【００３１】
［自動入力システム］
次に、本発明の自動入力システムの実施形態について説明する。図３は、本発明による自動入力システムの概略構成を示す。自動入力システムは、電子フォーム提供サーバ１０と複数の利用者端末１とが、インターネットその他のネットワーク５を介して接続されてなる。電子フォーム提供サーバ１０は、各種のフォームを格納しておくフォーム管理データベース１２、及び、作成された電子帳票に含まれる記入データを含む個人情報を格納する個人情報管理データベース１４に接続されている。
【００３２】
利用者端末１は、フォームを表示し、利用者が必要事項を入力するためのブラウザを備えている。また、利用者端末１は、ＩＣカード３から情報の読み取りを行うための図示しないカードリーダを備えている。なお、ＩＣカード３は氏名、住所など、利用者の個人情報を記憶しており、一種の身分証明書としての機能を有する。
【００３３】
電子帳票の作成手順を簡単に説明すると、まず利用者は利用者端末１を使用して電子フォーム提供サーバ１０へアクセスし、所望のフォームをダウンロードする。このフォームは、フォーム管理ＤＢ１２から読み出され、要求元の利用者端末へ送信される。そして、利用者はブラウザを利用してフォームを表示し、入力を行う。入力が完了したフォームは電子フォーム提供サーバ１０へ送信される。電子フォーム提供サーバ１０は、そのフォームを必要に応じて保存するとともに、フォームへの入力事項を記入データとして個人情報管理ＤＢ１４内に保存する。個人情報管理ＤＢ１４に記憶された利用者毎の記入データは、その利用者が他のフォームに対する入力を行う際に、電子フォーム提供サーバ１０側において自動入力することができる。
【００３４】
図４は、電子フォーム提供サーバの構成を示す機能ブロック図である。前述のように、電子フォーム提供サーバ１０は、フォーム管理ＤＢ１２と個人情報管理ＤＢ１４に接続されている。電子フォーム提供サーバ１０は、フォーム配信機能１５と、データ配信機能１６と、データ格納機能１７とを有する。フォーム配信機能１５は、利用者端末１からの要求に応じて、フォーム管理ＤＢ１２からフォームを取り出して利用者端末１へ配信する機能である。データ配信機能１６は、利用者端末１からの要求に応じて、個人情報管理ＤＢ１４に記憶されている情報を送信する機能である。また、データ格納機能１７は、利用者端末１から送信されたフォーム中の記入データなどを個人情報管理ＤＢ１４に格納する機能である。
【００３５】
一方、利用者端末１は、フォーム表示機能（ブラウザ）２０と、入力機能２４とを備える。入力機能２４は、利用者端末１の入力装置（キーボード、マウスなど）とのインターフェースを含む。フォーム表示機能２０は、フォームを表示し、利用者による入力受け取り、送受信などの必要な処理を行う。フォーム表示機能２０は具体的には、フォーム要求・受信機能２１と、データ要求・受信機能２２と、データ送信機能２３とを備える。フォーム要求・受信機能２１は、利用者が指定した電子フォームを電子フォーム提供サーバ１０へ要求するとともに、そのフォームを電子フォーム提供サーバ１０から受信する機能である。データ要求・受信機能２２は、既に利用者が作成したフォームへの記入データなどを電子フォーム提供サーバ１０へ要求するとともに、電子フォーム提供サーバ１０が個人情報管理ＤＢ１４から取得した記入データを受信する機能である。また、データ送信機能２３は、利用者がフォームに対して入力した事項を記入データとして電子フォーム提供サーバ１０へ送信する機能である。電子フォーム提供サーバ１０は、そうして受信した記入データを、当該利用者と対応付けて個人情報管理ＤＢ１４に保存する。
【００３６】
フォーム４０は複数のタグ４２を備える。タグ４２の各々は、フォーム４０に含まれるフィールドに対応している。タグ４２には、フォーム表示機能により表示されて利用者が視認することができる表示フィールドに対応するタグと、フォーム表示機能により表示されず利用者が視認できない非表示フィールドに対応するタグとがある。また、フォーム４０は、データ転記元情報３１、データ要求機能３２、データ変換機能３３、データ変換定義情報３４などを含む。データ転記元情報３１は、他のフォームから記入データを転記できるフィールドについて、その転記元のフォーム及びタグを示す。
【００３７】
いま、利用者が新たなフォームを作成するものとする。利用者端末１のフォーム表示機能２０はフォームを受け取ると、フォーム内のタグに対して定義されたデータ転記元情報３１に基づいて電子フォーム提供サーバ１０にデータを要求する。電子フォーム提供サーバ１０は個人情報管理ＤＢ１４内を検索し、該当データを利用者端末１に配信する。フォーム表示機能２０は受け取ったデータを対応するタグに埋め込む。また、そのフォーム内にデータ変換定義情報３４が存在する場合は、その変換定義内容に従ってデータを変換し該当タグにデータを埋め込む。これにより、各フィールドに記入データが入力された状態で利用者端末１に表示される。
【００３８】
次に、本発明の自動入力システムによる自動入力処理の例について図５を参照して説明する。図５において、利用者はまずフォームＡに必要事項を記入して電子帳票を作成し、これを電子フォーム提供サーバ１０へアップロードする。電子フォーム提供サーバ１０は、受信した電子帳票に対する記入データを抽出し、そのフォームのフォームＩＤ及び各記入データが対応するタグのタグＩＤと関連付けした状態で個人情報管理ＤＢ１４に格納する。個人情報管理ＤＢ１４への格納データ例１５は、利用者を識別する個人ＩＤ毎に、フォームＩＤ、タグＩＤと関連付けした状態で記入データ内容を記憶している。
【００３９】
次に、同じ利用者がフォームＢを作成するとする。利用者は、電子フォーム提供サーバ１０へアクセスしてフォームＢを指定する。電子フォーム提供サーバ１０は、フォーム管理ＤＢ１２からフォームＢを取り出し、利用者端末１へ送信する。
【００４０】
フォームＢは、図示のように、付属機能６２を備えている。付属機能６２は、先に図４を参照して説明したデータ転記元情報３１とデータ変換定義情報３４とを含む。データ転記元情報３１は、フォームＢに含まれるフィールドのタグに対して転記すべき他のフォーム（この例ではフォームＡ）のフォームＩＤ及びタグＩＤを示している。また、データ変換定義情報３４は、他のフォーム中の記入データをフォームＢに自動入力する際に必要な変換処理方法を示している。
【００４１】
よって、利用者端末１では、この付属機能６２を利用して自動入力処理を行う。具体的には、図４に示すデータ要求機能３２及びデータ要求・受信機能２２が動作することにより、データ転記元情報３１に示される記入データ内容を、当該利用者についての個人情報ＤＢ１４から取得してフォームＢに自動入力する。この処理により、図５に示すように、フォームＡのタグＳ、Ｔ、Ｕ、Ｖに対応する記入データが個人情報管理ＤＢ１４から読み出され、フォームＢの対応するフィールドに入力される。なお、破線で示す非表示領域は、前述の非表示フィールドにより構成され、利用者に対しては表示されないが、データ変換処理において使用されるものである。
【００４２】
次に、図４に示すデータ変換機能３３が動作し、データ変換定義情報３４に従ってデータ変換処理を行う。具体的には、データ変換定義情報３４に示すように、契約日のタグＷの内容から生年月日のタグＴの内容を減算して年齢を算出し、年齢のタグＸに書き込む。また、契約日のタグＷの内容から入社年月日のタグＵの内容を減算して勤続年数を算出し、勤続年数のタグＹに書き込む。さらに、年収のタグＶの内容をデータ変換定義情報３４に示される不等式に当てはめて年収の数値を範囲情報に変換し、年収のタグＺを設定する。
【００４３】
このように、フォームに付属するデータ転記元情報に従って、まず、同一のタグに対応する記入データがフォームＡからフォームＢへと転記される。よって、図５の例における「姓名」のように、同一のタグに対する記入データはそのままフォームＢへ転記される。また、実際にはフォームＢにおいては表示されない「生年月日」、「入社年月日」、「年収」の記入データも、それらを用いてデータ変換処理を行うので、フォームＢへ転記される。
【００４４】
次に、データ変換定義情報３４に従って、データ変換処理が行われ、フォームＡには無い記入データが作成され、フォームＢに自動入力される。このように、本発明によれば、元のフォームにない項目であっても、所定のデータ変換処理により、新たなフォームにデータを自動入力することができる。このようにしてデータ転記処理、データ変換処理が行なわれる。その結果、利用者は新たに入力しなければならない情報のみを入力していけばよいので、複数の電子帳票を作成する際には、利用者の手間が大幅に減少する。
【００４５】
図５の例においては、非表示領域６５に含まれる「生年月日」、「入社年月日」及び「年収」に対応するタグは、同一のタグはフォームＢには無いが、データ変換のためにフォームＢに含められている。フォームＢのデータ変換機能３３によりデータ変換を行うためには、フォームＢ側に変換元の記入データが存在する必要がある。そこで、フォームＢ側に、変換元に対応するデータを読み込むための変換用タグを設けているのである。よって、これらのタグは、データ変換のための一種のバッファ機能を有し、多くの場合は入力されたデータの表示は不要であるため、非表示フィールドに対応する。但し、フォームＢにおいて表示する必要のある表示フィールドに対応するタグを利用してデータ変換を行う場合も当然にありうる。
【００４６】
次に、本発明によるデータ自動入力処理の流れを図６を参照して説明する。図６は、データ自動入力処理のフローチャートである。なお、図６に示すデータ自動入力処理は、利用者端末１のフォーム表示機能（ブラウザ）により実行される。なお、この処理は、前述のように、フォームＡに関する利用者の記入データが個人情報管理ＤＢ１４に格納されている状態で利用者がさらにフォームＢを作成する場合を想定している。
【００４７】
まず、利用者が利用者端末１を操作して、フォームＢを要求すると（ステップＳ２）、フォーム提供サーバ１０はフォーム管理ＤＢ１２からフォームＢを取り出し、利用者端末１へ配信する（ステップＳ４）。利用者端末１はフォームＢを受信し（ステップＳ６）、データ転記が必要であるか、即ち付属機能６２としてデータ転記元情報３１が含まれているか否かを判定する（ステップＳ８）。含まれている場合には、データ転記処理が必要であるので、利用者端末１はデータ転記元情報３１を参照して必要な記入データを電子フォーム提供サーバ１０へ要求する（ステップＳ１０）。電子フォーム提供サーバ１０は、要求された記入データを個人情報管理ＤＢ１４から取得し、利用者端末１へ配信する（ステップＳ１２）。利用者端末１はこれを受信し（ステップＳ１４）、フォームＢ中の対応するタグへデータを埋め込む（ステップＳ１６）。
【００４８】
次に、利用者端末１は、データ変換が必要か、即ち付属機能６２にデータ変換定義情報３４が含まれているか否かを判定し（ステップＳ１８）、含まれている場合には、それに従ってデータ変換処理を行う（ステップＳ２０）。そして、データ変換処理により得られた記入データをフォームＢの対応するタグに埋め込む（ステップＳ２２）。その後、フォームＢを利用者端末１の表示部などに表示する（ステップＳ２４）。なお、フォームＢの付属機能にデータ転記情報３１が含まれていない場合（ステップＳ８；No）、又は、データ変換定義情報３４が含まれていない場合（ステップＳ１８；No）は、それらの処理が行われない状態のフォームＢを表示することになる。
【００４９】
［変形例］
上記の実施例では、データ転記元情報３１やデータ変換定義情報３４に基づくデータ転記処理やデータ変換処理は、利用者端末１側のフォーム表示機能（ブラウザ）により実行されている。その代わりに、データ転記処理やデータ変換処理を電子フォーム提供サーバ１０側で行い、必要なデータ転記処理及びデータ変換処理が終了した状態のフォームを利用者端末１へ送信するようにシステムを構成することも可能である。
【００５０】
即ち、フォーム内の転記元定義情報に基づいて行なわれる転記機能と、フォーム内のデータ変換定義情報に基づいて行なわれる変換機能を電子フォームサーバに搭載する。この場合、利用者端末はフォームの要求と表示機能だけを備えればよい。電子フォーム提供サーバからフォームが配信される時点で、転記処理、変換処理は完了しているので、利用者端末はタグにデータが埋め込まれた状態でフォームを受け取ることになる。
【００５１】
［データのソース情報の処理］
次に、上述の自動入力処理により転記されるデータのソース情報の処理について説明する。上述のように、本発明の自動入力処理によれば、例えばフォームＡに対する記入データをフォームＢに自動的に転記するデータ転記処理が行われる。しかし、フォームＢを使用する者は、フォームＢに対して転記されたデータの出所を重要視する場合がある。即ち、フォームＢに転記されたデータを誰が入力したか、信頼できるのか、などを確認する必要が生じる。このような要求に対応するため、フォーム間で転記される記入データにソース情報を付属させることが効果的である。図７にその概要を示す。図７（ａ）は記入データのデータ構造例を示す。記入データ７０はソース情報７１を含み、ソース情報７１はソース名７２及びタグＩＤ７３を含む。ここで、ソース名とは、その記入データ７０の出所を示し、タグＩＤ７３はソース名で特定されるソース中においてその記入データに対応するタグを示す。
【００５２】
図７（ｂ）にソース情報の例を示す。ソース名７２は、特定のフォーム名や記憶媒体名などを示す。例えば、ある記入データが、フォームＡに対して利用者自身が入力したデータであり、その記入データをフォームＢに転記した場合、その記入データのソース名は「フォームＡ」となる。また、ある記入データが、利用者が所持する身分証明用のＩＣカードに記憶されているものであり、ＩＣカードからフォームＢに転記した場合、その記入データのソース名は「ＩＣカード」となる。なお、ソース名７２としては、フォーム名、記憶媒体名の代わりに、フォーム又はＩＣカードの識別番号（ＩＤ）を用いることもできる。
【００５３】
一方、タグＩＤ７３は、その記入データが、ソース名７２で特定されるソース中のどのタグに対応するものであるかを示す。例えば、その記入データは、利用者がフォームＡの「氏名」タグに対して入力したデータである場合、タグＩＤはフォームＡ中の「氏名」タグのＩＤとなる。
【００５４】
このように、転記されるデータにソース情報７０を含め、自動入力処理におけるデータ転記の際にソース情報７０とともに記入データを転記することにより、転記された側のフォームを閲覧、審査などする者が各記入データの出所、信頼性などを確認することが可能となる。利用者が一度に複数の電子帳票を作成するような場合、１つのソースからの記入データが複数のフォームに転記されることがあるが、そのような場合でも、転記により作成されたフォームに含まれる記入データ中のソース情報を参照することにより、当該フォームを処理する者は、各記入データのソースを容易に特定することができる。なお、ソース情報の確認は、フォーム中に含まれる各記入データのソース情報を自動的に参照するプログラムにより実行することも可能である。その場合、ソース情報として許容するソースと許容しないソースとの区別を予めプログラム側で定めておけば、ソース情報の自動確認が可能となる。
【００５５】
なお、上記の説明ではソース情報７１はソース名７２を含むが、その代わりにソースを特定するソースＩＤを含むものとしてもよい。
【００５６】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、各種申請等の書類作成において、内容は同一であるが表現やデータ形式が異なる情報を自動的にデータ変換し、入力することができる。よって、同一情報であるにもかかわらず、その情報の表現書式が書類によって異なる場合にも、何度も同じような情報を記入するという冗長性を無くすことが出来る。また、記入項目の減少に伴い記入間違いが減るため、情報の正確性を保つことが出来る。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明による自動入力方法を模式的に示す図である。
【図２】本発明による自動入力方法を模式的に示す図である。
【図３】本発明を適用した自動入力システムの概略構成を示すブロック図である。
【図４】図３に示す自動入力システムの機能ブロック図である。
【図５】自動入力システムによる自動入力処理例を示す図である。
【図６】自動入力処理のフローチャートである。
【図７】自動入力処理に使用される記入データのソース情報を示す図である。
【符号の説明】
１ 利用者端末
３ ＩＣカード
５ ネットワーク
１０ 電子フォーム提供サーバ
１２ フォーム管理データベース
１４ 個人情報管理データベース
７０ 記入データ
７１ ソース情報
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子帳票に関し、特に複数の電子帳票におけるデータの転記、自動入力の処理に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、従来の紙の帳票に代わるものとして電子帳票が利用されている。電子帳票とは、申込書、申請書、その他の各種の帳票を電子的に構成した電子データであり、例えばＸＭＬデータとして構成することができる。電子帳票は、データ構造としては、罫線、枠、フィールド（入力欄）などを定義するデータ（以下、「フォームデータ」と呼ぶ。）と、フィールドに対して入力されたデータ（以下、「記入データ」と呼ぶ。）とにより構成される。
【０００３】
電子帳票を作成する場合、利用者はパーソナルコンピュータなどの端末装置上で、専用の入力処理ソフトによりフォームデータを読み込み、端末装置上に表示させる。そして、フォームデータ中に含まれる各フィールドに対して必要事項を入力する。入力されたデータは、入力処理ソフトの処理により記入データとして保存される。こうして、フォームデータと、それに対応する記入データとにより、電子帳票が作成される。
【０００４】
利用者は、複数の電子帳票を同時に作成することがある。例えば、引っ越し、結婚、転職などの生活上のイベントが発生した場合には、官公庁や金融機関などに対する届け出その他のために複数の電子帳票を作成する必要が生じる。そのような場合、利用者が複数の電子帳票の全てに対して、住所、氏名などの共通事項を個別に入力するのは非効率的である。そのため、利用者が複数の電子帳票を同時に作成する場合には、１つのフォームデータに対して入力された記入データを他のフォームデータに転記することが行われる。
【０００５】
記入データの転記は一般的に以下のように行われる。フォームデータに含まれる複数のフィールドは、いずれも「タグ」というフィールドの識別情報により管理されている。即ち、各フィールドは１つのタグに対応つけられている。例えば、フォームデータ中の氏名のフィールドには「氏名」というタグが対応付けられ、住所のフィールドには「住所」というタグが対応付けられる。そして、利用者が各フィールドに対して入力を行うと、入力事項は記入データとして、タグと対応付けられた状態で保存される。「氏名」というタグに対応する記入データは、それが「氏名」というタグに対応するものであることを示す情報を含んでいる。即ち、記入データは、それに対応するタグの情報を含んでいる。
【０００６】
さて、今、１つのフォームデータ（「フォームデータＡ」とする）から、他のフォームデータ（「フォームデータＢ」とする）へ記入データの転記を行うとする。利用者の氏名に関する入力フィールドとして、フォームデータＡとフォームデータＢの両方がタグ「氏名」に対応する入力フィールドを有する場合には、フォームデータＡ中のタグ「氏名」に対応する入力フィールドに入力された記入データを、フォームデータＢの同じタグ「氏名」に対応する入力フィールドに対する入力データとすればよい。
【０００７】
一方、利用者の氏名に関して、フォームデータＡの入力フィールドのタグが「氏名」であり、フォームデータＢの入力フィールドのタグが「名前」であるような場合には、タグが同一でないので、単純にデータの転記はできない。よって、フォームデータＡとフォームデータＢとの間のタグ変換テーブルを予め用意しておく。上記の例では、タグ変換テーブルには、フォームデータＡのタグ「氏名」はフォームデータＢのタグ「名前」に対応することが示されている。よって、電子帳票の入力処理装置は、フォームデータＡのタグ「氏名」に対応する入力フィールドに入力された記入データを、タグ変換テーブルを参照して、フォームデータＢのタグ「名前」に対応する入力フィールドに入力する。こうして、あるフォームデータに対する記入データを他のフォームデータの入力に使用することにより、利用者の重複した入力を不要とすることができる。
【０００８】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、フォームデータＡからフォームデータＢへ必要事項を転記する場合には、上述のように利用者による記入データをそのまま転記すればよいフィールドのみではなく、各フォームに従ったデータ表現に変換する必要が生じうる。例えば、フォームデータＡにおいては「入社年月日」を入力する必要があるのに対し、フォームデータＢにおいては「勤続年数」を入力する必要があるとか、フォームデータＡにおいては「都道府県名」を入力する必要があるのに対し、フォームデータＢにおいては都道府県コードが要求されるという場合である。このような場合には、上述のような単純な転記処理では、必要な情報を正しく入力することができない。
【０００９】
本発明は、以上の点に鑑みてなされたものであり、あるフォームデータに対する記入データを利用して他のフォームデータの入力を行う場合に、フォーム毎の表現やデータ形式の相違に対応して正しくデータを入力できるようにすることを課題とする。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
本発明の１つの観点では、電子フォームに対してデータを自動入力する自動入力装置は、データであって当該データの出所を示すソース情報を含むデータを取得し、変換用タグに入力するデータ取得手段と、予め決定されたデータ変換機能に従って、前記変換用タグに入力されたデータを変換して変換済みデータを生成する変換手段と、前記変換済みデータを、前記電子フォーム中の対応する入力タグに入力する手段と、前記ソース情報を読み出して表示する手段と、を備える。
【００１１】
上記の自動入力装置は、利用者が電子フォームを作成する際に使用される。具体的には、特に特定の電子フォームに過去に入力されたデータや、特定の記憶媒体などに記憶されたデータがデータ取得手段により取得され、これが変換用タグに入力される。変換用タグは、電子フォームに含まれるタグであり、主としてデータの変換作業時にデータを一時保存する機能を有する。そして、予め決定されたデータ変換機能に従って、変換用タグに入力されたデータが変換され、変換済みデータが対応する入力タグに入力される。これにより、既に存在するデータに所定の変換処理を行うことで、新たな電子フォームに対して必要事項を自動入力することができる。また、前記データは、当該データの出所を示すソース情報を含み、前記自動入力装置は、前記ソース情報を読み出して表示する手段をさらに備える。これによれば、作成された電子フォームを審査などのために閲覧する者は、ソース情報により各データの出所を知ることができ、電子フォームに入力されたデータの正当性などを確認することが可能となる。
【００１２】
上記の自動入力装置の一態様では、前記データ取得手段は、他の電子フォームに対して入力されたデータ及び／又は利用者の個人情報を記憶した記憶媒体内のデータを取得することができる。他の電子フォームに利用者が入力したデータや利用者の身分証明書としてのＩＣカードなどに記憶されているデータを利用して自動入力を行えば、正しいデータを自動入力することが可能となる。また、前記変換用タグは、利用者に対して表示されない非表示タグとすることができる。
【００１３】
上記の自動入力装置の他の一態様では、前記電子フォームは、前記変換用タグに入力すべきデータを特定する情報と、当該データに対応する変換済みデータを入力すべき入力タグとの対応関係を示した対応関係情報を含み、前記入力手段は、前記対応関係情報を参照して、前記変換済みデータを対応する入力タグに入力する。これにより、対応関係情報に基づいて、容易に自動入力が実行できる。
【００１４】
上記の自動入力装置のさらに他の一態様では、前記電子フォームは、前記入力タグ毎に用意された前記予め決定されたデータ変換機能の定義情報を含み、前記変換手段は当該データ変換機能に従ってデータを変換する。これにより、容易にデータ変換を行うことができる。また、データ変換機能を拡張することで、各種のデータ変換を行うことができるようになる。
【００１５】
好ましい実施形態では、前記データ変換機能は、前記データ取得手段により取得された、年月日を示すデータと、現在の年月日の情報とに基づいて経過年数を計算する機能や、数値を示すデータを、当該数値が属する数値範囲情報に変換する機能や、名称を示すデータを、当該名称に対応するコード情報に変換する機能や、前記データ取得手段により取得されたデータに基づいて、必要な書類の通数を自動計算する機能などを含むことができる。
【００１７】
本発明の他の観点では、電子フォームの自動入力プログラムは、コンピュータにより実行されることにより、前記コンピュータを、データを取得し、変換用タグに入力するデータ取得手段、予め決定されたデータ変換機能に従って、前記変換用タグに入力されたデータを変換して変換済みデータを生成する変換手段、前記変換済みデータを、前記電子フォーム中の対応する入力タグに入力する手段、を備える自動入力装置として機能させる。
【００１８】
上記の自動入力プログラムをコンピュータにより実行することで、上記の自動入力装置を実現することができる。
【００１９】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して本発明の好適な実施の形態について説明する。
【００２０】
［データ自動入力方法］
まず、ある１つのフォームデータに対する記入データを、他のフォームに自動入力する方法について説明する。図１及び図２は、フォームＡに対して利用者が入力した事項に対応する記入データを、フォームＢに自動入力する各種の方法を示している。
【００２１】
図１（ａ）に示す方法は、単純な転記による自動入力方法であり、フォームＡとフォームＢとにおいて、対応するフィールドのタグ名が一致する場合に使用される。フォームＡはフィールド１を含み、フィールド１はタグ「Ｘ」に対応付けされている。このフィールド１に対して利用者が入力した事項「ＡＢＣ」が、タグ「Ｘ」に対する記入データ１となっている。一方、フォームＢはタグ「Ｘ」に対応するフィールド２を含んでいる。よって、フォームＡに対する記入データ１をフォームＢに自動入力する場合には、タグ「Ｘ」に対応する記入データ１をフォームＢのフィールド２に単純に転記すればよく、その結果、フォームＢのフィールド２には「ＡＢＣ」が入力される。この方法は、例えばフォームＡ及びＢに、タグ名が同一である「氏名」というフィールドがある場合に、フォームＡのタグ名「氏名」のフィールドの記入データを、フォームＢのタグ名「氏名」のフィールドに転記する際に使用される。
【００２２】
図１（ｂ）に示す方法は、タグ名の変換を伴う転記による自動入力方法であり、フォームＡのあるフィールドのタグ名が、フォームＢの対応するフィールドのタグ名と異なっている場合に使用される。具体的には、図１（ｂ）に示すように、フォームＡのフィールド１はタグ「Ｘ」に対応するものであり、これに対応するフォームＢ中のフィールド２のタグは「Ｙ」となっている。このような場合には、フォームＡ及びＢ中の相互に対応するフィールドのタグ名の対応関係を示したタグ名変換辞書を使用する。即ち、タグ名変換辞書を参照して、フォームＡにおけるタグ「Ｘ」はフォームＢにおけるタグ「Ｙ」に対応することが分かる。よって、フォームＡのタグ名「Ｘ」に対する入力「ＡＢＣ」は、フォームＢのタグ名「Ｙ」に対応するフィールドに転記される。この方法は、例えば氏名の入力フィールドについて、フォームＡはタグ「氏名」が対応付けられているのに対して、フォームＢではタグ名「名前」が対応付けられているような場合に使用される。
【００２３】
図２（ａ）に示す方法は、本発明による方法であり、フォームＡに対する記入データをフォームＢに自動入力する際に、記入データ自体の内容を変換する方法である。図示のように、フォームＡのフィールド１はタグ名「Ｘ」が対応付けられており、フィールド１に対する記入データ１はタグ「Ｘ」に対応する「ＡＢＣ」である。記入データ１をフォームＢに自動入力する場合、まず、タグＸに対応するフィールド２に記入データ１が単純に転記される。次に、フォームＢに付属している記入データ変換・参照機能により、フィールド２に対する入力事項「ＡＢＣ」が、フィールド３に対する入力事項「ＤＥＦ」に変換されてフォームＢのタグ名「Ｚ」のフィールド３に入力される。この際、フォームＢのフィールド２は変換用のフィールドである。
【００２４】
このように、本発明では、あるフォームに対する記入データを単純に他のフォームの対応するフィールドに転記するのではなく、入力対象となるフォーム中における入力形態に応じて記入データの内容自体を変換することに特徴を有する。この方法を適用する例は、例えばフォームＡにおけるタグ名「入社年月日」のフィールドに対する記入データを利用して、フォームＢにおけるタグ名「勤続年数」のフィールドに自動入力するような場合に使用される。なお、このような例についてはさらに後述する。
【００２５】
図２（ｂ）に示す方法は、図２（ａ）に示す方法の変形例であり、フォームＡへの記入データを利用してフォームＢへの自動入力をする場合、フォームＡのフィールド１のタグ名「Ｘ」はタグ名変換辞書によりタグ名「Ｙ」に変換され、フォームＢのフィールド２に自動入力される。そして、さらに記入データ変換・参照機能を利用して、フィールド２の内容「ＡＢＣ」がフィールド３の内容「ＥＦＧ」に変換されて自動入力される。
【００２６】
次に、図２（ａ）又は図２（ｂ）に示すように、フォームＡへの記入データをフォームＢに自動入力する際、データ形式を変換するデータ変換機能の例を挙げる。
【００２７】
（１）記入データの年月日データと現在の日付データから年数などを自動計算する機能
例えば、フォームＡに生年月日が記入され、その記入データと現在の日付から年齢が計算されてフォームＢに自動入力される。また、フォームＡに入社年月が記入され、その記入データと現在の日付から勤続年数が計算されてフォームＢに自動入力される。
【００２８】
（２）記入データの名称から、対応する予め用意されたテーブルなどを利用して、その名称に対応するコードを設定する機能
例えば、都道府県コードテーブルが予め用意され、フォームＢに付属している。フォームＡに記入された都道府県名に基づき、テーブルを参照して対応する都道府県コードをフォームＢに自動入力する。なお、この場合、都道府県名自体は、フォームＢ上に表記してもよいし、しなくてもよい。大学コードテーブルを用意することにより、大学名の入力を対応する大学コードに変換して自動入力することもできる。このようにコードに変換することは、その後にフォームＢへの記入データをデータベースなどへ登録する際に自動登録ができるようになるというメリットがある。
【００２９】
（３）記入データの値をもとに、範囲情報に変換する機能
フォームＡに記入した従業員数、年収などの数値データを、フォームＢ側で使用される範囲情報に変換する。例えば、フォームＡにおいて年収６００万円と記入した場合、フォームＢでは年収の範囲として「５００万円〜８００万円」が自動的に選択される。なお、逆にフォームＡ側が範囲指定の形態で年収を入力する場合、フォームＢ側ではその範囲内で選択肢がプルダウンメニューなどで表示されるようにすれば、完全な自動変換はできないものの、入力を容易にすることができる。
【００３０】
（４）記入データをもとに、添付書類などの通数を自動計算する機能
例えば、フォームＡにおいて保証人の記入欄があると仮定する。保証人がいる場合には、保証人の入力欄に保証人に関連する事項が入力されるが、保証人の入力欄に入力がある場合には、保証人が用意すべき書類の種類及び通数などが自動的に計算され、表示されるようにすることができる。
【００３１】
［自動入力システム］
次に、本発明の自動入力システムの実施形態について説明する。図３は、本発明による自動入力システムの概略構成を示す。自動入力システムは、電子フォーム提供サーバ１０と複数の利用者端末１とが、インターネットその他のネットワーク５を介して接続されてなる。電子フォーム提供サーバ１０は、各種のフォームを格納しておくフォーム管理データベース１２、及び、作成された電子帳票に含まれる記入データを含む個人情報を格納する個人情報管理データベース１４に接続されている。
【００３２】
利用者端末１は、フォームを表示し、利用者が必要事項を入力するためのブラウザを備えている。また、利用者端末１は、ＩＣカード３から情報の読み取りを行うための図示しないカードリーダを備えている。なお、ＩＣカード３は氏名、住所など、利用者の個人情報を記憶しており、一種の身分証明書としての機能を有する。
【００３３】
電子帳票の作成手順を簡単に説明すると、まず利用者は利用者端末１を使用して電子フォーム提供サーバ１０へアクセスし、所望のフォームをダウンロードする。このフォームは、フォーム管理ＤＢ１２から読み出され、要求元の利用者端末へ送信される。そして、利用者はブラウザを利用してフォームを表示し、入力を行う。入力が完了したフォームは電子フォーム提供サーバ１０へ送信される。電子フォーム提供サーバ１０は、そのフォームを必要に応じて保存するとともに、フォームへの入力事項を記入データとして個人情報管理ＤＢ１４内に保存する。個人情報管理ＤＢ１４に記憶された利用者毎の記入データは、その利用者が他のフォームに対する入力を行う際に、電子フォーム提供サーバ１０側において自動入力することができる。
【００３４】
図４は、電子フォーム提供サーバの構成を示す機能ブロック図である。前述のように、電子フォーム提供サーバ１０は、フォーム管理ＤＢ１２と個人情報管理ＤＢ１４に接続されている。電子フォーム提供サーバ１０は、フォーム配信機能１５と、データ配信機能１６と、データ格納機能１７とを有する。フォーム配信機能１５は、利用者端末１からの要求に応じて、フォーム管理ＤＢ１２からフォームを取り出して利用者端末１へ配信する機能である。データ配信機能１６は、利用者端末１からの要求に応じて、個人情報管理ＤＢ１４に記憶されている情報を送信する機能である。また、データ格納機能１７は、利用者端末１から送信されたフォーム中の記入データなどを個人情報管理ＤＢ１４に格納する機能である。
【００３５】
一方、利用者端末１は、フォーム表示機能（ブラウザ）２０と、入力機能２４とを備える。入力機能２４は、利用者端末１の入力装置（キーボード、マウスなど）とのインターフェースを含む。フォーム表示機能２０は、フォームを表示し、利用者による入力受け取り、送受信などの必要な処理を行う。フォーム表示機能２０は具体的には、フォーム要求・受信機能２１と、データ要求・受信機能２２と、データ送信機能２３とを備える。フォーム要求・受信機能２１は、利用者が指定した電子フォームを電子フォーム提供サーバ１０へ要求するとともに、そのフォームを電子フォーム提供サーバ１０から受信する機能である。データ要求・受信機能２２は、既に利用者が作成したフォームへの記入データなどを電子フォーム提供サーバ１０へ要求するとともに、電子フォーム提供サーバ１０が個人情報管理ＤＢ１４から取得した記入データを受信する機能である。また、データ送信機能２３は、利用者がフォームに対して入力した事項を記入データとして電子フォーム提供サーバ１０へ送信する機能である。電子フォーム提供サーバ１０は、そうして受信した記入データを、当該利用者と対応付けて個人情報管理ＤＢ１４に保存する。
【００３６】
フォーム４０は複数のタグ４２を備える。タグ４２の各々は、フォーム４０に含まれるフィールドに対応している。タグ４２には、フォーム表示機能により表示されて利用者が視認することができる表示フィールドに対応するタグと、フォーム表示機能により表示されず利用者が視認できない非表示フィールドに対応するタグとがある。また、フォーム４０は、データ転記元情報３１、データ要求機能３２、データ変換機能３３、データ変換定義情報３４などを含む。データ転記元情報３１は、他のフォームから記入データを転記できるフィールドについて、その転記元のフォーム及びタグを示す。
【００３７】
いま、利用者が新たなフォームを作成するものとする。利用者端末１のフォーム表示機能２０はフォームを受け取ると、フォーム内のタグに対して定義されたデータ転記元情報３１に基づいて電子フォーム提供サーバ１０にデータを要求する。電子フォーム提供サーバ１０は個人情報管理ＤＢ１４内を検索し、該当データを利用者端末１に配信する。フォーム表示機能２０は受け取ったデータを対応するタグに埋め込む。また、そのフォーム内にデータ変換定義情報３４が存在する場合は、その変換定義内容に従ってデータを変換し該当タグにデータを埋め込む。これにより、各フィールドに記入データが入力された状態で利用者端末１に表示される。
【００３８】
次に、本発明の自動入力システムによる自動入力処理の例について図５を参照して説明する。図５において、利用者はまずフォームＡに必要事項を記入して電子帳票を作成し、これを電子フォーム提供サーバ１０へアップロードする。電子フォーム提供サーバ１０は、受信した電子帳票に対する記入データを抽出し、そのフォームのフォームＩＤ及び各記入データが対応するタグのタグＩＤと関連付けした状態で個人情報管理ＤＢ１４に格納する。個人情報管理ＤＢ１４への格納データ例１５は、利用者を識別する個人ＩＤ毎に、フォームＩＤ、タグＩＤと関連付けした状態で記入データ内容を記憶している。
【００３９】
次に、同じ利用者がフォームＢを作成するとする。利用者は、電子フォーム提供サーバ１０へアクセスしてフォームＢを指定する。電子フォーム提供サーバ１０は、フォーム管理ＤＢ１２からフォームＢを取り出し、利用者端末１へ送信する。
【００４０】
フォームＢは、図示のように、付属機能６２を備えている。付属機能６２は、先に図４を参照して説明したデータ転記元情報３１とデータ変換定義情報３４とを含む。データ転記元情報３１は、フォームＢに含まれるフィールドのタグに対して転記すべき他のフォーム（この例ではフォームＡ）のフォームＩＤ及びタグＩＤを示している。また、データ変換定義情報３４は、他のフォーム中の記入データをフォームＢに自動入力する際に必要な変換処理方法を示している。
【００４１】
よって、利用者端末１では、この付属機能６２を利用して自動入力処理を行う。具体的には、図４に示すデータ要求機能３２及びデータ要求・受信機能２２が動作することにより、データ転記元情報３１に示される記入データ内容を、当該利用者についての個人情報ＤＢ１４から取得してフォームＢに自動入力する。この処理により、図５に示すように、フォームＡのタグＳ、Ｔ、Ｕ、Ｖに対応する記入データが個人情報管理ＤＢ１４から読み出され、フォームＢの対応するフィールドに入力される。なお、破線で示す非表示領域は、前述の非表示フィールドにより構成され、利用者に対しては表示されないが、データ変換処理において使用されるものである。
【００４２】
次に、図４に示すデータ変換機能３３が動作し、データ変換定義情報３４に従ってデータ変換処理を行う。具体的には、データ変換定義情報３４に示すように、契約日のタグＷの内容から生年月日のタグＴの内容を減算して年齢を算出し、年齢のタグＸに書き込む。また、契約日のタグＷの内容から入社年月日のタグＵの内容を減算して勤続年数を算出し、勤続年数のタグＹに書き込む。さらに、年収のタグＶの内容をデータ変換定義情報３４に示される不等式に当てはめて年収の数値を範囲情報に変換し、年収のタグＺを設定する。
【００４３】
このように、フォームに付属するデータ転記元情報に従って、まず、同一のタグに対応する記入データがフォームＡからフォームＢへと転記される。よって、図５の例における「姓名」のように、同一のタグに対する記入データはそのままフォームＢへ転記される。また、実際にはフォームＢにおいては表示されない「生年月日」、「入社年月日」、「年収」の記入データも、それらを用いてデータ変換処理を行うので、フォームＢへ転記される。
【００４４】
次に、データ変換定義情報３４に従って、データ変換処理が行われ、フォームＡには無い記入データが作成され、フォームＢに自動入力される。このように、本発明によれば、元のフォームにない項目であっても、所定のデータ変換処理により、新たなフォームにデータを自動入力することができる。このようにしてデータ転記処理、データ変換処理が行なわれる。その結果、利用者は新たに入力しなければならない情報のみを入力していけばよいので、複数の電子帳票を作成する際には、利用者の手間が大幅に減少する。
【００４５】
図５の例においては、非表示領域６５に含まれる「生年月日」、「入社年月日」及び「年収」に対応するタグは、同一のタグはフォームＢには無いが、データ変換のためにフォームＢに含められている。フォームＢのデータ変換機能３３によりデータ変換を行うためには、フォームＢ側に変換元の記入データが存在する必要がある。そこで、フォームＢ側に、変換元に対応するデータを読み込むための変換用タグを設けているのである。よって、これらのタグは、データ変換のための一種のバッファ機能を有し、多くの場合は入力されたデータの表示は不要であるため、非表示フィールドに対応する。但し、フォームＢにおいて表示する必要のある表示フィールドに対応するタグを利用してデータ変換を行う場合も当然にありうる。
【００４６】
次に、本発明によるデータ自動入力処理の流れを図６を参照して説明する。図６は、データ自動入力処理のフローチャートである。なお、図６に示すデータ自動入力処理は、利用者端末１のフォーム表示機能（ブラウザ）により実行される。なお、この処理は、前述のように、フォームＡに関する利用者の記入データが個人情報管理ＤＢ１４に格納されている状態で利用者がさらにフォームＢを作成する場合を想定している。
【００４７】
まず、利用者が利用者端末１を操作して、フォームＢを要求すると（ステップＳ２）、フォーム提供サーバ１０はフォーム管理ＤＢ１２からフォームＢを取り出し、利用者端末１へ配信する（ステップＳ４）。利用者端末１はフォームＢを受信し（ステップＳ６）、データ転記が必要であるか、即ち付属機能６２としてデータ転記元情報３１が含まれているか否かを判定する（ステップＳ８）。含まれている場合には、データ転記処理が必要であるので、利用者端末１はデータ転記元情報３１を参照して必要な記入データを電子フォーム提供サーバ１０へ要求する（ステップＳ１０）。電子フォーム提供サーバ１０は、要求された記入データを個人情報管理ＤＢ１４から取得し、利用者端末１へ配信する（ステップＳ１２）。利用者端末１はこれを受信し（ステップＳ１４）、フォームＢ中の対応するタグへデータを埋め込む（ステップＳ１６）。
【００４８】
次に、利用者端末１は、データ変換が必要か、即ち付属機能６２にデータ変換定義情報３４が含まれているか否かを判定し（ステップＳ１８）、含まれている場合には、それに従ってデータ変換処理を行う（ステップＳ２０）。そして、データ変換処理により得られた記入データをフォームＢの対応するタグに埋め込む（ステップＳ２２）。その後、フォームＢを利用者端末１の表示部などに表示する（ステップＳ２４）。なお、フォームＢの付属機能にデータ転記情報３１が含まれていない場合（ステップＳ８；No）、又は、データ変換定義情報３４が含まれていない場合（ステップＳ１８；No）は、それらの処理が行われない状態のフォームＢを表示することになる。
【００４９】
［変形例］
上記の実施例では、データ転記元情報３１やデータ変換定義情報３４に基づくデータ転記処理やデータ変換処理は、利用者端末１側のフォーム表示機能（ブラウザ）により実行されている。その代わりに、データ転記処理やデータ変換処理を電子フォーム提供サーバ１０側で行い、必要なデータ転記処理及びデータ変換処理が終了した状態のフォームを利用者端末１へ送信するようにシステムを構成することも可能である。
【００５０】
即ち、フォーム内の転記元定義情報に基づいて行なわれる転記機能と、フォーム内のデータ変換定義情報に基づいて行なわれる変換機能を電子フォームサーバに搭載する。この場合、利用者端末はフォームの要求と表示機能だけを備えればよい。電子フォーム提供サーバからフォームが配信される時点で、転記処理、変換処理は完了しているので、利用者端末はタグにデータが埋め込まれた状態でフォームを受け取ることになる。
【００５１】
［データのソース情報の処理］
次に、上述の自動入力処理により転記されるデータのソース情報の処理について説明する。上述のように、本発明の自動入力処理によれば、例えばフォームＡに対する記入データをフォームＢに自動的に転記するデータ転記処理が行われる。しかし、フォームＢを使用する者は、フォームＢに対して転記されたデータの出所を重要視する場合がある。即ち、フォームＢに転記されたデータを誰が入力したか、信頼できるのか、などを確認する必要が生じる。このような要求に対応するため、フォーム間で転記される記入データにソース情報を付属させることが効果的である。図７にその概要を示す。図７（ａ）は記入データのデータ構造例を示す。記入データ７０はソース情報７１を含み、ソース情報７１はソース名７２及びタグＩＤ７３を含む。ここで、ソース名とは、その記入データ７０の出所を示し、タグＩＤ７３はソース名で特定されるソース中においてその記入データに対応するタグを示す。
【００５２】
図７（ｂ）にソース情報の例を示す。ソース名７２は、特定のフォーム名や記憶媒体名などを示す。例えば、ある記入データが、フォームＡに対して利用者自身が入力したデータであり、その記入データをフォームＢに転記した場合、その記入データのソース名は「フォームＡ」となる。また、ある記入データが、利用者が所持する身分証明用のＩＣカードに記憶されているものであり、ＩＣカードからフォームＢに転記した場合、その記入データのソース名は「ＩＣカード」となる。なお、ソース名７２としては、フォーム名、記憶媒体名の代わりに、フォーム又はＩＣカードの識別番号（ＩＤ）を用いることもできる。
【００５３】
一方、タグＩＤ７３は、その記入データが、ソース名７２で特定されるソース中のどのタグに対応するものであるかを示す。例えば、その記入データは、利用者がフォームＡの「氏名」タグに対して入力したデータである場合、タグＩＤはフォームＡ中の「氏名」タグのＩＤとなる。
【００５４】
このように、転記されるデータにソース情報７０を含め、自動入力処理におけるデータ転記の際にソース情報７０とともに記入データを転記することにより、転記された側のフォームを閲覧、審査などする者が各記入データの出所、信頼性などを確認することが可能となる。利用者が一度に複数の電子帳票を作成するような場合、１つのソースからの記入データが複数のフォームに転記されることがあるが、そのような場合でも、転記により作成されたフォームに含まれる記入データ中のソース情報を参照することにより、当該フォームを処理する者は、各記入データのソースを容易に特定することができる。なお、ソース情報の確認は、フォーム中に含まれる各記入データのソース情報を自動的に参照するプログラムにより実行することも可能である。その場合、ソース情報として許容するソースと許容しないソースとの区別を予めプログラム側で定めておけば、ソース情報の自動確認が可能となる。
【００５５】
なお、上記の説明ではソース情報７１はソース名７２を含むが、その代わりにソースを特定するソースＩＤを含むものとしてもよい。
【００５６】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、各種申請等の書類作成において、内容は同一であるが表現やデータ形式が異なる情報を自動的にデータ変換し、入力することができる。よって、同一情報であるにもかかわらず、その情報の表現書式が書類によって異なる場合にも、何度も同じような情報を記入するという冗長性を無くすことが出来る。また、記入項目の減少に伴い記入間違いが減るため、情報の正確性を保つことが出来る。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明による自動入力方法を模式的に示す図である。
【図２】本発明による自動入力方法を模式的に示す図である。
【図３】本発明を適用した自動入力システムの概略構成を示すブロック図である。
【図４】図３に示す自動入力システムの機能ブロック図である。
【図５】自動入力システムによる自動入力処理例を示す図である。
【図６】自動入力処理のフローチャートである。
【図７】自動入力処理に使用される記入データのソース情報を示す図である。
【符号の説明】
１ 利用者端末
３ ＩＣカード
５ ネットワーク
１０ 電子フォーム提供サーバ
１２ フォーム管理データベース
１４ 個人情報管理データベース
７０ 記入データ
７１ ソース情報
Claims (18)
- 電子フォームに対してデータを自動入力する自動入力装置において、
データであって当該データの出所を示すソース情報を含むデータを取得し、変換用タグに入力するデータ取得手段と、
予め決定されたデータ変換機能に従って、前記変換用タグに入力されたデータを変換して変換済みデータを生成する変換手段と、
前記変換済みデータを、前記電子フォーム中の対応する入力タグに入力する手段と、
前記ソース情報を読み出して表示する手段と、を備えることを特徴とする電子フォームの自動入力装置。 - 前記データ取得手段は、他の電子フォームに対して入力されたデータ及び／又は利用者の個人情報を記憶した記憶媒体内のデータを取得することを特徴とする請求項１に記載の自動入力装置。
- 前記変換用タグは、利用者に対して表示されない非表示タグであることを特徴とする請求項１又は２に記載の自動入力装置。
- 前記電子フォームは、前記変換用タグに入力すべきデータを特定する情報と、当該データに対応する変換済みデータを入力すべき入力タグとの対応関係を示した対応関係情報を含み、
前記入力手段は、前記対応関係情報を参照して、前記変換済みデータを対応する入力タグに入力することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか一項に記載の自動入力装置。 - 前記電子フォームは、前記入力タグ毎に用意された前記データ変換機能の定義情報を含み、前記変換手段は当該データ変換機能に従ってデータを変換することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか一項に記載の自動入力装置。
- 前記データ変換機能は、前記データ取得手段により取得された、年月日を示すデータと、現在の年月日の情報とに基づいて経過年数を計算する機能を含むことを特徴とする請求項１乃至５のいずれか一項に記載の自動入力装置。
- 前記データ変換機能は、前記データ取得手段により取得された、数値を示すデータを、当該数値が属する数値範囲情報に変換する機能を含むことを特徴とする請求項１乃至６のいずれか一項に記載の自動入力装置。
- 前記データ変換機能は、前記データ取得手段により取得された、名称を示すデータを、当該名称に対応するコード情報に変換する機能を含むことを特徴とする請求項１乃至７のいずれか一項に記載の自動入力装置。
- 前記データ変換機能は、前記データ取得手段により取得されたデータに基づいて、必要な書類の通数を自動計算する機能を含むことを特徴とする請求項１乃至７のいずれか一項に記載の自動入力装置。
- コンピュータにより実行されることにより、前記コンピュータを、
データであって当該データの出所を示すソース情報を含むデータを取得し、変換用タグに入力するデータ取得手段と、
予め決定されたデータ変換機能に従って、前記変換用タグに入力されたデータを変換して変換済みデータを生成する変換手段と、
前記変換済みデータを、前記電子フォーム中の対応する入力タグに入力する手段と、
前記ソース情報を読み出して表示する手段と、を備える電子フォームの自動入力装置として機能させることを特徴とする自動入力プログラム。 - 前記データ取得手段は、他の電子フォームに対して入力されたデータ及び／又は利用者の個人情報を記憶した記憶媒体内のデータを取得することを特徴とする請求項１０に記載の自動入力プログラム。
- 前記変換用タグは、利用者に対して表示されない非表示タグであることを特徴とする請求項１０又は１１に記載の自動入力プログラム。
- 前記電子フォームは、前記変換用タグに入力すべきデータを特定する情報と、当該データに対応する変換済みデータを入力すべき入力タグとの対応関係を示した対応関係情報を含み、
前記入力手段は、前記対応関係情報を参照して、前記変換済みデータを対応する入力タグに入力することを特徴とする請求項１０乃至１２のいずれか一項に記載の自動入力プログラム。 - 前記電子フォームは、前記入力タグ毎に用意された前記データ変換機能の定義情報を含み、前記変換手段は当該データ変換機能に従ってデータを変換することを特徴とする請求項１０乃至１３のいずれか一項に記載の自動入力プログラム。
- 前記データ変換機能は、前記データ取得手段により取得された、年月日を示すデータと、現在の年月日の情報とに基づいて経過年数を計算する機能を含むことを特徴とする請求項１０乃至１４のいずれか一項に記載の自動入力プログラム。
- 前記データ変換機能は、前記データ取得手段により取得された、数値を示すデータを、当該数値が属する数値範囲情報に変換する機能を含むことを特徴とする請求項１０乃至１５のいずれか一項に記載の自動入力プログラム。
- 前記データ変換機能は、前記データ取得手段により取得された、名称を示すデータを、当該名称に対応するコード情報に変換する機能を含むことを特徴とする請求項１０乃至１６のいずれか一項に記載の自動入力プログラム。
- 前記データ変換機能は、前記データ取得手段により取得されたデータに基づいて、必要な書類の通数を自動計算する機能を含むことを特徴とする請求項１０乃至１６のいずれか一項に記載の自動入力プログラム。
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