JP4983974B2 - 手続システム - Google Patents
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[1]システムの構成
図1に、本発明の実施形態にかかる手続システムの構成を概念的に示す。本発明の手続システムは、引っ越し、結婚、その他のイベントに関連して必要となる複数の手続を一括して実行するものである。
品の集合体として1つの電子フォームを構成する。こうすることにより、例えば住所、氏名など、多数の電子フォームで使用される部品を共通化して管理することにより、電子フォームの製作、修正、変形などを効率化することができる。
次に、上述のプラットフォーム20により構成される本発明の引っ越し手続システムにおいて特に重要となる機能について説明する。引っ越し手続システムは、(1)帳票送受信機能、(2)管理機能、及び、(3)その他の機能を含む。以下、順に説明する。
(a)添付送信機能
この機能は、引っ越しに関連して手続先に提出すべき書類の添付書類データを電子書類に添付して送信する機能である。手続先へ提出する電子書類データの作成中に、添付すべきデータを手続主体が指定すると、そのデータが電子書類に添付されて手続先へ送信される。例えば、引っ越しに伴う自動車変更登録申請書に車検証データを添付するとか、印鑑登録の廃止手続において印鑑登録証データを添付するとか、バイクの登録変更届に標識交付証明書データを添付する場合などに実行される。この機能は主として、図2に示すデータ配信ブロック35により行われる。
この機能は、ある手続を行うために別の役所や機関などから発行される証明書などの添付書類データが必要な場合に、その添付書類データを取得した時点で自動的にその添付書類データを送信する機能である。例えば、運転免許証の住所変更手続に住民票の添付が必要な場合、手続主体は住民票入手手続と運転免許証の住所変更手続を行う。運転免許証の住所変更手続には住民票の添付が必要であることは前述のプロセス管理ブロック40により管理されているので、役所から住民票データを取得するとプラットフォーム20は自動的にその住民票データを運転免許証の住所変更手続の手続先に送信する。この機能は主としてプロセス管理ブロック40、申込・通知手続ブロック45及びデータ配信ブロック35の処理により行われる。
この機能は、ある手続に必要とされる添付データが揃っているか否かをチェックする機能である。ある手続に必要とされるデータは予めわかっており、プロセス管理ブロック40が例えば必要書類テーブルなどの形態で記憶しているので、そのテーブルを参照することにより必要書類データが全て揃っているか否かのチェックがなされる。この機能は主としてプロセス管理ブロック40、申込・通知手続ブロック45及びデータ配信ブロック35の処理により行われる。
この機能は、1つの届出書などにより複数の手続先への手続を行うことができる場合に、手続主体がその届出書を作成し、提出指示を行うと、対象となる複数の手続先へ届出書データが送信される機能である。例えば、銀行口座、ガス会社、電話会社への住所変更手続を1枚の届出書により行うことができる場合、手続主体がその届出書を作成して送信すると、銀行、ガス会社及び電話会社のそれぞれへ宛てた届出書データが送信される。この機能は主としてデータ配信ブロック35により実行される。
この機能は、ある手続の電子書類をある機関に提出するとその機関がさらに別の機関にその電子書類を送信することが手続の流れ上予め決まっているような場合に、次の手続先を示す情報を手続書類に含めておく機能である。例えば、パスポート申請書は、手続の流れ上受付機関の旅券課から外務省へ送られることに決まっているので、パスポート申請書の電子フォームには次の手続先が外務省であることを示す情報が含められている。旅券課では、この情報を参照することにより、間違いなく申請書を外務省へ送信することができる。この機能は主としてプロセス管理ブロック40、申込・通知手続ブロック45及びデータ配信ブロック35の処理により行われる。
この機能は、ある手続の電子書類が手続先に提出された場合に、その提出先に対して到達確認データの発行を要求し、受理する機能である。これにより、電子書類が確かに提出されたことを確認、保証することができる。この機能はデータ配信ブロック35により実行される。
この機能は、手続主体が予めプラットフォーム20に登録しておいたメールアドレスに対して、手続主体の転居に関する情報、具体的には新住所、転居日などをお知らせメールのテンプレートに転記し、一括送信する機能である。この機能は主としてデータ管理ブロック55、申込・通知手続ブロック45及びデータ配信ブロック35の処理により実行される。
この機能は、提出書類に不備がある場合、その他の場合に手続先から手続主体へ送信されるデータを受信する機能である。例えば、印鑑登録廃止手続には印鑑登録証又は印鑑登録亡失届のいずれかの添付が要求されるが、いずれの添付もせずに手続を行うと、手続先からそれらのいずれかの書類の添付が必要であることを示す通知データが送信される。この通知データを受信し、必要であれば手続主体に送信することを行う。この機能は主としてデータ受付ブロック30により実行される。
この機能は、手続先が要求する電子書類のフォームのプロパティ情報を受信し、フォームの部品群を使用して対応する電子フォームを製作する機能である。この機能は主としてフォーム製作&登録ブロック6により実行される。
(j)受信物管理機能
この機能は手続先から発行されるデータをプラットフォーム20側で保存、管理するか、手続主体側で保存、管理するかに応じて区別して管理する機能であり、例えばプラットフォーム20側で管理するデータはそれを受信した旨の通知のみを手続主体へ送信しデータ自体はプラットフォームで管理する。一方、手続主体側で管理するデータは手続主体へ送信する。この機能は、主としてデータ管理ブロック55、申込・通知手続ブロック45、データ受付ブロック30及びデータ配信ブロック35などにより実行される。
この機能は、複数の電子書類を複数の手続先に送信する際の送信方法を制御する機能であり、例えばある手続先に送信すべき電子書類を一時的に保存しておいて、一括して送信する。これは、各電子書類を手続先毎に分類して保存しておくことで実現できる。この機能は主として申込・通知手続ブロック50及びデータ配信ブロック35により実行される。
(l)受信物正当性確認機能
この機能は、手続先などから返信される返信データについて、返信元が正しいか、悪質ファイル(ウィルスが混入したファイルや改竄されたファイルなど)ではないかなどのチェックを行う機能である。この機能は主としてデータ受付ブロック30により実行される。
この機能は、電子書類の送信先サーバが存在するか否かを確認し、存在しなければプラットフォーム20側で電子書類を保持しつつ送信のリトライを行う機能である。この機能は主としてデータ配信ブロック35により実行される。
この機能は、電子署名が付与されているか、及び必要な場合にはその署名の正当性の検証を行う機能であり、主としてデータ受付ブロック30及びデータ配信ブロック35により実行される。
この機能は、データ形式の変換を行う機能であり、例えばプラットフォーム側で使用する電子フォームや電子書類のデータに対してタグ変換、コード変換などを行って手続先で使用するデータ形式への変換などを行う機能である。また、その逆に、手続先から受信したデータに対してタグ変換、コード変換などを行ってプラットフォーム側で使用するデータ形式への変換することも行う。この機能は主としてデータ配信ブロック35などにより実行される。
この機能は、電子書類などがプラットフォームを通過して手続先や手続主体へ送信される場合に、プラットフォームを通過したことを証明する電子署名を付与する機能であり、主としてデータ配信ブロック35により実行される。
この機能は、引っ越しに伴う手続の書類で提出期限が決まっているものなどを管理し、期限内に提出されるように警告したり、自動送信したりする機能である。例えば転入届は転出届の発行から所定日数以内に転居先の役所に提出しなければならないが、そのような場合にその旨を手続主体に告知したり警告したりする。この機能は主として申込・通知手続ブロック45及びプロセス管理ブロック40などにより実行される。
次に、本発明の引っ越し手続システムによる処理の具体例を説明する。なお、以下の例では、山田家が引っ越しを行う場合について説明する。その家族の家族構成は、山田太郎(夫)、山田花子(妻)及び子供2人であり、他に1匹の犬を所有している。転居前の住所は東京都△△市であり、転居後の住所は千葉県○○市とする。また、本発明のシステムを利用して手続を行う主体は妻の花子であり、自身の手続のみならず、夫及び子供を含めた家族全体のために必要な手続を行うものとする。なお、必要な手続は基本的に引っ越しによる住所変更に関連する各種手続であり、具体的には行政機関(役所など)への各種届出、民間企業(金融機関など)への住所変更及び移転先での各種サービス(水道、ガス、電気その他)の申込などの手続を含む。
次に、本発明の引っ越し手続システムによる引っ越し手続の別の具体例について説明する。なお、引っ越しを行う家族の構成などの条件は具体例1と同様である。
引っ越しに関する必要な手続書類を決定する際、上記具体例1では手続主体が書類リストから直接的に必要な書類を選択する手法を採用し、具体例2では家族構成などの条件を入力することにより自動的にプラットフォーム側で必要書類を揃えて手続主体に提示する方法を採用している。これらのいずれかの方法を手続主体が任意に選択できるようにシステムを構成することができる。これにより、引っ越しなどのイベントに比較的慣れているユーザは自分で必要な書類を選択して手続を進めることができるし、慣れていないユーザはプラットフォーム側で自動的に必要な手続書類を提示してもらうことにより用意に手続を行うことができる。
3 手続先
5 フォーム提供会社
10 外部機能提供者
20 プラットフォーム
Claims (9)
- 複数の手続のために使用される電子フォームを記憶する電子フォームデータベースと、
イベントと、イベントに関連する手続との対応を示す手続テーブルと、
手続を実行するために実行可能な手続方法を手続毎に示した手続方法テーブルと、
イベントの指定又は当該イベントに関連して必要となる手続の指定をユーザから受け取り、前記手続テーブル及び前記電子フォームデータベースを参照して必要な手続書類の電子フォームデータを取得する取得手段と、
前記手続方法テーブルを参照して、必要な手続書類と各手続書類について実行可能な手続方法との関係を手続方法毎に分類して表示する手続方法表示手段と、
ユーザによる手続方法の選択を受け取り、前記取得手段が取得した電子フォームデータに基づいて必要な情報及び入力画面をユーザに提示することにより、選択された手続方法を利用可能な複数の手続を一括して実行する手続実行手段と、
を備えることを特徴とする手続システム。 - 前記手続実行手段は、
手続方法としてオンライン手続が選択された場合、オンライン手続を利用可能な複数の手続の手続書類の電子フォームを縮小して一覧表示する第1表示手段と、
ユーザにより前記一覧表示中の電子フォームが選択されると、選択された電子フォームを表示して当該電子フォームに対するユーザの入力を受け付ける第1入力受付手段と、
を備えることを特徴とする請求項1に記載の手続システム。 - 前記手続実行手段は、
オンライン手続を利用可能な複数の手続の手続書類の電子フォームへの共通入力事項を転記するか否かの質問を表示する第2表示手段と、
共通入力事項を転記する旨をユーザが指示した場合に、記憶媒体から共通入力事項を取得して前記電子フォームへ転記する転記手段と、
前記転記手段による転記後に、前記電子フォームへの入力事項のうち前記共通入力事項以外の入力事項を含む入力ウィンドウを表示する第3表示手段と、
前記入力ウィンドウに対するユーザの入力を受け付ける第2入力受付手段と、
前記入力ウィンドウに対するユーザの入力の完了後に、ユーザにより電子署名の付与が指示されると、各電子フォームに対して電子署名を付与する電子署名付与手段と、
を備えることを特徴とする請求項2に記載の手続システム。 - 前記手続実行手段は、
手続方法としてプリント出力手続が選択された場合、プリント出力手続を利用可能な複数の手続の手続書類の電子フォームを縮小して一覧表示する第4表示手段と、
ユーザにより前記一覧表示中の電子フォームが選択されると、選択された電子フォームを表示して当該電子フォームに対するユーザの入力を受け付ける第3入力受付手段と、
を備えることを特徴とする請求項1に記載の手続システム。 - 前記手続実行手段は、
プリント出力手続を利用可能な複数の手続の手続書類の電子フォームへの共通入力事項を転記するか否かの質問を表示する第5表示手段と、
共通入力事項を転記する旨をユーザが指示した場合に、共通入力事項を取得して前記電子フォームへ転記する転記手段と、
前記転記手段による転記後に、前記電子フォームへの入力事項のうち前記共通入力事項以外の入力事項を含む入力ウィンドウを表示する第6表示手段と、
前記入力ウィンドウに対するユーザの入力を受け付ける第4入力受付手段と、
前記入力ウィンドウに対するユーザの入力の完了後に、ユーザによりプリント指示が入力されると、プリントを行うための端末装置へ各電子フォームのデータを送信する送信手段と、
を備えることを特徴とする請求項4に記載の手続システム。 - 前記手続方法表示手段は、手続書類を手続方法毎に分類し、ユーザにより選択可能な複数のフォルダとして表示することを特徴とする請求項1に記載の手続システム。
- 前記手続方法表示手段は、手続主体が本人である場合と代理人である場合とを区別して前記複数のフォルダを表示することを特徴とする請求項6に記載の手続システム。
- 前記手続方法表示手段は、ICカードを用いた手続方法を表示し、
前記手続実行手段は、ユーザがICカードを用いた手続方法を選択した場合、当該ICカードを用いて手続書類に対して電子署名を付与して手続先の端末装置へ送信することを特徴とする請求項1に記載の手続システム。 - 必要な手続の手続書類を、進行状況毎により分類したフォルダに入れた形で表示する第7表示手段と、
前記進行状況により分類したフォルダがユーザにより選択された場合に、選択されたフォルダに含まれる手続書類を表示する第8表示手段と、
を備えることを特徴とする請求項1に記載の手続システム。
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