JP2019186665A - 情報処理装置、情報処理システムおよびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】書類を電子化して保存する際に、書類を電子化する操作を行った操作者によって申請期限が変動する場合でも、無効な書類画像を保存するための処理が実行されることを防ぐ。【解決手段】データ受信部３１は、電子化された領収書画像を画像形成装置２０から取得する。制御部３２は、ＯＣＲ処理により領収書画像から抽出された日付情報を取得する。制御部３２は、領収書を受領した受領者と領収書を電子化する操作を行った操作者とが異なる場合に、受領者と操作者が同一である場合とは異なる申請期限日数を取得する。そして、制御部３２は、取得した日付情報と申請期限日数とから設定される申請期限に対して、現在日時が予め設定された基準を満たす場合に、領収書画像にタイムスタンプを付与して保存するための処理を行う。【選択図】図３

Description

本発明は、情報処理装置、情報処理システムおよびプログラムに関する。

特許文献１には、原稿を読取り、その読み取った電子文書に対して署名処理およびタイムスタンプ処理を実行して公的文書として電子化して保存する際に、読み取った電子文書が特定のフォーマットに一致し、また所定の条件に該当する場合は、電子化して保存しても公的文書として認められないため、このような文書には署名処理等を実行しないようにした画像処理装置が開示されている。

特許文献２には、旅費や経費等の精算処理を行う際に、ユーザが精算入力画面にて入力した取引日、取引先、取引先金額等の情報が電子帳簿保存法の要件を満たすか否かのエラーチェック後に、添付された領収書や請求書等の国税関係書類に自動的に電子署名、タイムスタンプを付与するようにした旅費・経費精算システムが開示されている。

特開２００８−０４８１３２号公報 特開２０１２−００８９９２号公報

本発明の目的は、書類を電子化して保存する際に、書類を電子化する操作を行った操作者によって申請期限が変動する場合でも、無効な書類画像を保存するための処理が実行されることを防ぐことが可能な情報処理装置、情報処理システムおよびプログラムを提供することである。

［情報処理装置］
請求項１に係る本発明は、電子化された書類の画像を取得する第１の取得手段と、
前記第１の取得手段により取得された前記画像から日付情報を取得する第２の取得手段と、
前記書類を受領した受領者と前記書類を電子化する操作を行った操作者とが異なる場合に、前記受領者と前記操作者が同一である場合とは異なる申請期限日数を取得する第３の取得手段と、
前記第２の取得手段により取得された前記日付情報と前記第３の取得手段により取得された前記申請期限日数とから設定される申請期限に対して、現在日時が予め設定された基準を満たす場合に、前記画像を保存するための処理を行う処理手段とを備えた情報処理装置である。

請求項２に係る本発明は、前記第１の取得手段により取得された画像から抽出された宛名情報により前記受領者を特定する特定手段をさらに備え、
前記第３の取得手段は、前記特定手段により特定された受領者と前記操作者とが異なる場合に、前記受領者と前記操作者が同一である場合とは異なる申請期限日数を取得する請求項１記載の情報処理装置である。

請求項３に係る本発明は、前記書類を受領した受領者と前記書類を電子化する操作を行った操作者が同一である場合に、前記第１の取得手段により取得された画像における自署情報の有無を確認する処理を行う確認処理手段をさらに備えた請求項２記載の情報処理装置である。

請求項４に係る本発明は、前記第１の取得手段により取得された画像から抽出された自署情報により前記受領者を特定する特定手段をさらに備え、
前記第３の取得手段は、前記特定手段により特定された受領者と前記操作者とが異なる場合に、前記受領者と前記操作者が同一である場合とは異なる申請期限日数を取得する請求項１記載の情報処理装置である。

請求項５に係る本発明は、前記特定手段が、抽出された自署情報と一致する自署情報が予め記憶されている利用者を当該書類の受領者であると特定する請求項４記載の情報処理装置である。

請求項６に係る本発明は、前記第３の取得手段が、前記書類を受領した受領者と前記書類を電子化する操作を行った操作者とが同一である場合に、前記受領者と前記操作者とが異なる場合よりも短い申請期限日数を取得する請求項４又は５記載の情報処理装置である。

請求項７に係る本発明は、前記第１の取得手段が、電子化された書類の画像とともに操作者が受領者本人なのか受領者以外の者なのかを示す情報を取得し、
前記第３の取得手段は、前記第１の取得手段により前記操作者が受領者以外の者である旨の情報が取得された場合に、前記受領者と前記操作者が同一である場合とは異なる申請期限日数を取得する請求項１記載の情報処理装置である。

請求項８に係る本発明は、前記第３の取得手段が、前記受領者と前記操作者とが異なる場合に、前記受領者と前記操作者が同一である場合の申請期限日数より長い申請期限日数を取得する請求項１から７のいずれか記載の情報処理装置である。

請求項９に係る本発明は、前記処理手段が、前記第２の取得手段により取得された前記日付情報と前記第３の取得手段により取得された前記申請期限日数とから設定される申請期限が、現在日時よりも後の場合に、前記画像を保存するための処理を行う請求項１から８のいずれか記載の情報処理装置である。

請求項１０に係る本発明は、前記処理手段が、前記第２の取得手段により取得された前記日付情報と前記第３の取得手段により取得された前記申請期限日数とから設定される申請期限に対して、現在日時が予め設定された基準を満たす場合に、前記画像にタイムスタンプを付与して保存するための処理を行う請求項１から８のいずれか記載の情報処理装置である。

請求項１１に係る本発明は、前記受領者と前記操作者が同一である場合の第１の申請期限日数と、前記受領者と前記操作者が異なる場合の第２の申請期限日数を記憶する記憶手段と、
前記第２の取得手段により取得された前記日付情報と前記第３の取得手段により取得された申請期限日数とから申請期限を算出する算出手段と、をさらに備え、
前記第３の取得手段は、前記受領者と前記操作者とが同一である場合、前記記憶手段から前記第１の申請期限日数を取得し、前記受領者と前記操作者とが異なる場合、前記記憶手段から前記第２の申請期限日数を取得し、
前記処理手段は、前記算出手段により算出された申請期限に対して、現在日時が予め設定された基準を満たす場合に、前記画像を保存するための処理を行う請求項１記載の情報処理装置である。

請求項１２に係る本発明は、前記記憶手段が、前記第１の申請期限日数及び前記第２の申請期限日数とは異なる第３の申請期限日数を記憶し、
現在日時が、前記第２の申請期限日数に基づく申請期限を超えていないが、前記第３の申請期限日数に基づく申請期限を超えている場合、その旨を操作者に対して通知する請求項１１記載の情報処理装置である。

請求項１３に係る本発明は、前記第２の取得手段により取得された前記日付情報と前記第３の取得手段により取得された前記申請期限日数とから設定される申請期限に対して、現在日時が予め設定された基準を満たさない場合に、前記操作者に対して、前記画像を保存するための処理を実行することができない旨を通知する通知手段をさらに備えた請求項１記載の情報処理装置である。

請求項１４に係る本発明は、前記第２の取得手段が、前記第１の取得手段により取得された前記画像から発行者情報を取得し、
前記通知手段は、前記発行者情報により特定される書類の発行者が予め設定された一覧情報に含まれる場合、その旨を操作者に通知する請求項１３記載の情報処理装置である。

[情報処理システム]
請求項１５に係る本発明は、電子化された書類の画像から日付情報を取得する第１の取得手段と、
前記書類を受領した受領者と前記書類を電子化する操作を行った操作者とが異なる場合に、前記受領者と前記操作者が同一である場合とは異なる申請期限日数を取得する第２の取得手段と、
前記第１の取得手段により取得された前記日付情報と前記第２の取得手段により取得された前記申請期限日数とから設定される申請期限に対して、現在日時が予め設定された基準を満たす場合に、前記画像を保存するための処理を行う処理手段とを備えた情報処理システムである。

[プログラム]
請求項１６に係る本発明は、電子化された書類の画像を取得する第１の取得ステップと、
前記第１の取得ステップにおいて取得された前記画像から日付情報を取得する第２の取得ステップと、
前記書類を受領した受領者と前記書類を電子化する操作を行った操作者とが異なる場合に、前記受領者と前記操作者が同一である場合とは異なる申請期限日数を取得する第３の取得ステップと、
前記第２の取得ステップにおいて取得された前記日付情報と前記第３の取得ステップにおいて取得された前記申請期限日数とから設定される申請期限に対して、現在日時が予め設定された基準を満たす場合に、前記画像を保存するための処理を行う処理ステップとをコンピュータに実行させるためのプログラムである。

請求項１に係る本発明によれば、書類を電子化して保存する際に、書類を電子化する操作を行った操作者によって申請期限が変動する場合でも、無効な書類画像を保存するための処理が実行されることを防ぐことが可能な情報処理装置を提供することができる。

請求項２に係る本発明によれば、保存する書類の受領者の情報を入力する手間を省くことが可能な情報処理装置を提供することができる。

請求項３に係る本発明によれば、保存する書類における自署情報の有無を確認することが可能な情報処理装置を提供することができる。

請求項４に係る本発明によれば、保存する書類の宛名がその書類の受領者ではない場合でも、受領者の情報を入力する手間を省くことが可能な情報処理装置を提供することができる。

請求項５に係る本発明によれば、保存する書類に記載された自署が文字認識処理できないような形状の場合でも、受領者の情報を入力する手間を省くことが可能な情報処理装置を提供することができる。

請求項６に係る本発明によれば、書類を電子化して保存する際に、書類を電子化する操作を行った操作者とその書類の受領者とが同一の場合に申請期限日数が短くなる場合でも、無効な書類画像を保存するための処理が実行されることを防ぐことが可能な情報処理装置を提供することができる。

請求項７に係る本発明によれば、保存する書類に記載された宛名や自署から受領者を特定する処理が不要な情報処理装置を提供することができる。

請求項８に係る本発明によれば、書類を電子化して保存する際に、書類を電子化する操作を行った操作者とその書類の受領者とが
同一の場合に申請期限日数が短くなる場合でも、無効な書類画像を保存するための処理が実行されることを防ぐことが可能な情報処理装置を提供することができる。

請求項９に係る本発明によれば、書類を電子化して保存する際に、書類を電子化する操作を行った操作者によって申請期限が変動する場合でも、無効な書類画像を保存するための処理が実行されることを防ぐことが可能な情報処理装置を提供することができる。

請求項１０に係る本発明によれば、書類を電子化して保存する際に、書類を電子化する操作を行った操作者によって申請期限が変動する場合でも、無効な書類画像にタイムスタンプを付与して保存するための処理が実行されることを防ぐことが可能な情報処理装置を提供することができる。

請求項１１に係る本発明によれば、書類を電子化して保存する際に、書類を電子化する操作を行った操作者とその書類の受領者が同一の場合と異なる場合とで申請期限日数が違う場合でも、無効な書類画像を保存するための処理が実行されることを防ぐことが可能な情報処理装置を提供することができる。

請求項１２に係る本発明によれば、定められた申請期限とは異なる申請期限を設けて、その申請期限を超えて書類画像の保存が申請された場合には操作者に警告を通知することが可能な情報処理装置を提供することができる。

請求項１３に係る本発明によれば、設定された申請期限を超えて書類画像の保存が申請された場合には操作者に書類画像を保存するための処理を実行することできない旨の警告を通知することが可能な情報処理装置を提供することができる。

請求項１４に係る本発明によれば、保存の申請がされた書類が、予め設定された一覧情報に含まれる発行者により発行された書類である場合には、操作者にその旨を通知することが可能な情報処理装置を提供することができる。

請求項１５に係る本発明によれば、書類を電子化して保存する際に、書類を電子化する操作を行った操作者によって申請期限が変動する場合でも、無効な書類画像を保存するための処理が実行されることを防ぐことが可能な情報処理システムを提供することができる。

請求項１６に係る本発明によれば、書類を電子化して保存する際に、書類を電子化する操作を行った操作者によって申請期限が変動する場合でも、無効な書類画像を保存するための処理が実行されることを防ぐことが可能なプログラムを提供することができる。

本発明の一実施形態の情報処理システムのシステム構成を示す図である。 本発明の一実施形態における中継サーバ１０のハードウェア構成を示すブロック図である。 本発明の一実施形態における中継サーバ１０の機能構成を示すブロック図である。 データ記憶部３３に記憶される申請期限管理テーブル例を示す図である。 本発明の一実施形態の情報処理システムの処理の流れを説明するための処理フロー図である。 タイムスタンプを付与して保存する保存対象の一例である領収書６１を示す図である。 タイムスタンプを付与して保存する保存対象の他の例である領収書６２を示す図である。 本発明の一実施形態の情報処理システムの動作について説明するためのシーケンスチャートである。 図８のステップＳ１０５に示す申請期限の確認処理の詳細について説明するためのフローチャートである。 現在日時が申請期限を超えている場合に、操作者に対して行われるエラー通知の一例を示す図である。 社内ルールによる申請期限を超えて領収書画像の保存申請が行われた場合に送信されるエラー通知例を示す図である。 ユーザにより操作者が受領者本人なのか受領者本人以外の他の者であるのかを選択してもらう際の画像形成装置２０の操作パネルの表示画像例を示す図である

次に、本発明の実施の形態について図面を参照して詳細に説明する。

図１は本発明の一実施形態の情報処理システムのシステム構成を示す図である。

本発明の一実施形態の情報処理システムは、図１に示されるように、ネットワーク５０により相互に接続された中継サーバ１０、画像形成装置２０、保存サーバ３０、端末装置４０、ＯＣＲ（Optical Character Reading)サーバ６０により構成される。

本実施形態の情報処理システムは、領収書等の国税関係書類を電子化して保存するためのシステムである。ここで、国税関係書類とは、法人税法、所得税法、消費税法等の税法上において保存義務が課せられている各種書類である。

電子帳簿保存法では、領収書等の国税関係書類を電子化して保存する際には、タイムスタンプを付与して保存することが要求される。タイムスタンプには、電子化した国税関係書類画像のハッシュ値と保存日時情報とが含まれているため、後日タイムスタンプの内容を確認することにより、その国税関係書類画像の改ざんが行われていないことおよび保存された日時を証明することが可能となる。

なお、このような国税関係書類画像を登録する際には、電子帳簿保存法において申請期限が定められている。例えば、領収書を電子化して保存する場合には、領収書の発行日（＝受領日）から法律によって定められた期間内にタイムスタンプを付与して保存することが要求される。

そして、この申請期限は、書類を電子化する操作を行って書類画像の保存を申請する操作者が受領者本人なのか、受領者の代理人なのかで異なる。例えば、操作者が受領者本人である場合には、申請期限は受領日から３日であり、操作者が受領者の代理人である場合には、申請期限は受領日から１か月と７日というように異なる申請期限日数が定められている。

さらに、電子帳簿保存法では、領収書画像を受領者本人が電子化の操作を行って保存する場合には、受領者が自筆で領収書に署名することが要求されている。つまり、受領者本人による保存申請の場合には領収者画像には、自署情報が含まれていることになる。

なお、以下の実施形態では国税関係書類のうちの領収書を電子化した領収書画像にタイムスタンプ付与して保存する場合について説明するが、領収書以外の国税関係書類を電子化して保存する場合も本発明を同様に適用可能である。さらに、本発明は、国税関係書類以外の書類画像を保存する場合でも同様に適用することができるものである。

画像形成装置２０は、ユーザのオフィス等に設定された、印刷（プリント）機能、スキャン機能、複写（コピー）機能、ファクシミリ機能等の複数の機能を有するいわゆる複合機と呼ばれる装置である。本実施形態では、画像形成装置２０は、領収書等の各種書類を電子化して画像に変換する画像読取装置として機能する。

保存サーバ３０は、電子化された領収書等の書類画像にタイムスタンプを付与して保存するための情報処理装置である。なお、本実施形態では、書類画像に対するタイムスタンプの付与と、タイムスタンプが付与された書類画像の保存の両方の処理が保存サーバ３０内で行われる場合について説明するが、それぞれの処理が異なるサーバにより実行される場合もある。

なお、保存サーバ３０においてタイプスタンプを付与して領収書画像を保存するサービスが有料の場合には、タイムスタンプを付与する毎に課金が行われて費用が請求されることになる。

端末装置４０は、保存サーバ３０に保存された書類画像の承認作業を行う承認者により操作されるパーソナルコンピュータ等の装置である。

中継サーバ１０は、画像形成装置２０においてスキャンされた領収書画像の保存申請を受け付け、その保存申請が電子帳簿保存法により定められた法定の申請期限内に行われたものであるか否かを確認してから保存サーバ３０に対してその領収書画像の保存処理依頼を行う情報処理装置である。

ＯＣＲサーバ６０は、電子化された領収書等の書類画像から日付情報、宛名情報または自署情報を抽出する。なお、ＯＣＲサーバ６０は、ＯＣＲ処理を行う領収書画像等の書類画像を中継サーバ１０から受信して、中継サーバ１０において画像形成装置２０から取得された領収書画像に対してＯＣＲ処理を実行することにより、この領収書画像から発行日等の日付情報を抽出する。

なお、本実施形態では、受領者または受領者の代理人が画像形成装置２０を操作して領収書をスキャンして電子化された領収書画像の保存を申請する場合を用いて説明するが、スマートフォン（以下スマホと略す。）等の携帯端末装置により領収書を撮像して取得された領収書の写真画像の保存を申請することも可能である。

次に、本実施形態の画像形成システムにおける画像形成装置１０のハードウェア構成を図２に示す。

中継サーバ１０は、図２に示されるように、ＣＰＵ１１、メモリ１２、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）等の記憶装置１３、ネットワーク３０を介して外部の装置等との間でデータの送信及び受信を行う通信インタフェース（ＩＦ）１４、タッチパネル又は液晶ディスプレイ並びにキーボードを含むユーザインタフェース（ＵＩ）装置１５を有する。これらの構成要素は、制御バス１６を介して互いに接続されている。

ＣＰＵ１１は、メモリ１２または記憶装置１３に格納された制御プログラムに基づいて所定の処理を実行して、中継サーバ１０の動作を制御する。なお、本実施形態では、ＣＰＵ１１は、メモリ１２または記憶装置１３内に格納された制御プログラムを読み出して実行するものとして説明するが、当該プログラムをＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してＣＰＵ１１に提供することも可能である。

図３は、上記の制御プログラムが実行されることにより実現される中継サーバ１０の機能構成を示すブロック図である。

本実施形態の中継サーバ１０は、図３に示されるように、データ受信部３１と、制御部３２と、データ記憶部３３と、データ送信部３４とを備えている。

データ受信部３１は、電子化された領収書画像を画像形成装置２０から取得する。また、データ受信部３１は、領収者画像を送付してＯＣＲ処理の依頼を行ったＯＣＲサーバ６０から、領収書画像から抽出された日付情報、宛名情報、自署情報等の各種情報を受信する。

データ記憶部３３は、領収書の受領者と、領収書を電子化するための操作を行った操作者とが同一である場合の申請期限日数、例えば、３日と、受領者と操作者が異なる場合の申請期限日数、例えば１か月＋７日という情報を記憶する。

つまり、データ記憶部３３は、図４に示すように、操作者が領収書の受領者本人の場合と受領者以外の代理人の場合とで、それぞれ異なる申請期限に数が設定された申請期限日数管理テーブルを記憶する。ここで、申請期限日数の上限は法律により定められるが、この法定の上限範囲内において、それぞれの企業等の契約ユーザ毎に異なる申請期限日数を定めてユーザ毎の申請期限日数管理テーブルを記憶するようにしてもよい。

制御部３２は、データ受信部３１が画像形成装置２０から領収書画像を取得した際に、データ記憶部３３に記憶されている申請期限日数管理テーブルを参照して、領収書を受領した受領者と領収書を電子化する操作を行った操作者とが異なる場合に、受領者と操作者が同一である場合とは異なる申請期限日数を取得する。

つまり、制御部３２は、操作者が受領者本人の場合には、申請期限日数として３日という情報を取得して、操作者が受領者以外の者つまり、受領者の代理人の場合には、申請期限日数として１か月＋７日という情報を取得する。

つまり、制御部３２は、受領者と操作者とが異なる場合に、受領者と操作者が同一である場合の申請期限日数（３日）より長い申請期限日数（１か月＋７日）を取得する。なお、制御部３２は、受領者と操作者とが同一である場合に、受領者と操作者とが異なる場合の申請期限日数（１か月＋７日）よりも短い申請期限日数（３日）を取得する。

また、制御部３２は、データ受信部３１が画像形成装置２０から領収書画像をＯＣＲサーバ６０に送信して、この領収書画像から発行日等の日付情報や、宛名情報または自署情報を取得する。

なお、制御部３２は、領収書を受領した受領者と領収書を電子化する操作を行った操作者が同一である場合に、取得した領収書画像における自署情報の有無を確認する処理を行う。

ＯＣＲサーバ６０では、上述したように、中継サーバ１０から送信されてきた領収書画像に対してＯＣＲ処理を実行して、日付情報、宛名情報または自署情報が抽出される。

そして、制御部３２は、ＯＣＲサーバ６０において抽出された日付情報を取得して、取得した日付情報と、データ記憶部３３から取得した申請期限日数とから申請期限を算出する。つまり、申請期限は、領収書の日付（発行日：受領日）と、申請期限日数とから設定される。

なお、具体的には、制御部３２は、ＯＣＲサーバ６０において領収書画像から抽出された宛名情報により受領者を特定し、特定した受領者と操作者とが異なる場合に、受領者と操作者が同一である場合の３日という申請期限日数とは異なる申請期限日数、つまり１か月＋７日という申請期限日数を取得する。例えば、受領者と操作者が同一である場合、制御部３２は、申請期限日数として３日という情報を取得し、領収書の受領日が４月３日である場合には、４月６日を申請期限日として設定する。

なお、本実施形態では制御部３２において、申請期限日数を取得して申請期限を算出するという処理を行うものとして説明するが、制御部３２が外部において算出された申請期限の情報を取得するような構成としてもよい。

なお、領収書の宛先は常に受領者本人名であるとは限らず、受領者が属する法人名の場合もある。そのような場合でも、受領者本人が操作者として領収書画像の保存を行う場合には、領収書表面に受領者の自署（自筆の署名）を記載することが要求される。そのため、制御部３２は、ＯＣＲサーバ６０において領収書画像から抽出された自署情報により受領者を特定するようにしてもよい。

さらに、領収書画像に記載される自署がサインのように崩した文字の場合には、文字認識処理を行っても受領者を特定することが困難な場合がある。このような場合でも、データ記憶部３３に、予め受領者となり得るユーザ（利用者）のサイン画像をユーザ名と対応付けて予め記憶しておき、領収書画像に含まれるサイン画像と一致するサイン画像と対応付けられているユーザを、その領収書の受領者であると特定するようにしてもよい。

そして、制御部３２は、算出された申請期限に対して、現在日時が予め設定された基準を満たす場合に、領収書画像にタイムスタンプを付与して保存するための処理、つまり領収書画像を保存サーバ３０に送信する処理を行う。

具体的には、制御部３２は、算出された申請期限が、現在日時よりも後の場合に、領収書画像を保存サーバ３０に送信する。なお、制御部３２は、現在日時が申請期限よりも前の場合に常に領収書画像を保存サーバ３０に送信するのではなく、現在日時が申請期限よりも１日以上前の場合、または２日以上前の場合に、領収書画像を保存サーバ３０に送信するというように、算出された申請期限と現在日時との間の基準を各種設定するようにしてもよい。

データ送信部３４は、制御部３２による制御に基づいて、画像形成装置２０から受信した領収書画像をＯＣＲサーバ６０に送信したり、タイムスタンプを付与して保存するための領収書画像を保存サーバ３０に送信したりする。

なお、制御部３２は、取得した領収書画像の日付情報と、取得した申請期限日数とから設定される申請期限に対して、現在日時が予め設定された基準を満たさない場合に、領収書画像の保存を申請してきた操作者に対して、領収書画像を保存するための処理を実行することができない旨を通知する。例えば、制御部３２は、操作者に対して直接電子メールを送信することにより、行われた領収書画像の保存申請は実行することができない旨を通知する。

なお、データ記憶部３３に記憶する申請期限日数を法定の日数だけでなく、図４に示したような操作者と受領者が同一の場合の申請期限日数（３日）及び操作者と受領者が異なる場合の申請期限日数（１か月＋７日）とは異なる別の申請期限日数を記憶するようにしてもよい。

例えば、データ記憶部３３には、操作者と受領者が異なる場合の社内ルールの申請期限日数として、２０日というような申請期限日数を記憶させるようにしても良い。

このような場合、制御部３２は、現在日時が、１か月＋７日という申請期限日数に基づく申請期限を超えていないが、２０日という申請期限日数に基づく申請期限を超えている場合、その旨を操作者に対して通知する。つまり、法定の申請期限を超えてはいないが社内ルールに基づく申請期限を超えている場合には、操作者に対して警告を行って次回からはもっと余裕をもって申請を行うように促すようにしてもよい。

さらに、ＯＣＲサーバ６０により領収書画像から発行者情報を抽出するようにして、制御部３２は、ＯＣＲサーバ６０により抽出された発行者情報を取得して、取得した発行者情報により特定される書類の発行者が予め設定された一覧情報に含まれる場合、その旨を操作者に通知するようにしてもよい。例えば、本来利用すべきではない企業名、会社名等を記載したブラックリストの一覧を予め作成しておき、領収書の発行者がこのブラックリストの一覧に記載されている場合、操作者に対して、警告を行って領収書画像の保存を行わない旨を通知する。

次に、本実施形態の情報処理システムの動作について図面を参照して詳細に説明する。

先ず、本実施形態の情報処理システムの処理の流れを図５の処理フロー図を参照して説明する。

なお、以下の説明では、タイムスタンプを付与して保存する保存対象の領収書として、図６、図７に示すような領収書６１、６２を例として用いて説明する。

なお、図６に示した領収書６１の例では、宛名が個人名となっており、さらに自署が記載された場合が示されている。また、図７に示した領収書６２の例では、宛名が法人名となっており、さらに自署が記載された場合が示されている。

図５では、図６に示した領収書６１を受領者本人が画像形成装置２０において電子化して保存しようとする場合を用いて説明する。

（１）先ず、領収書６１は、画像形成装置２０においてスキャンされることにより電子化される。

（２）すると、電子化された領収書画像は、画像形成装置２０から中継サーバ１０に送信されて保存申請が行われる。

（３）次に、中継サーバ１０が画像形成装置２０から送信されてきた領収書画像をＯＣＲサーバ６０に送信することにより、ＯＣＲサーバ６０では領収書画像のＯＣＲ処理が行われる。

（４）その後、中継サーバ１０は、ＯＣＲサーバ６０におけるＯＣＲ処理により抽出された領収書の日付情報、宛名情報、自署情報等と、データ格納部３３から取得した領収書の宛名に応じた申請期限日数の情報とを用いて、申請期限の確認処理を行う。

（５）ここで、領収書画像の保存申請が申請期限内に行われていない場合には、中継サーバ１０は、領収書画像の保存申請を行ってきた操作者に対してエラー通知を行う。

（５）または、領収書画像の保存申請が申請期限内に行われている場合には、中継サーバ１０は、その領収書画像にタイムスタンプを付与して保存するよう保存サーバ３０に対して保存処理依頼を行う。

（６）すると、保存サーバ３０では、中継サーバ１０からの領収書画像に対してタイムスタンプを付与して保存する処理を実行する。

（７）さらに、保存サーバ３０では、領収書画像が保存されたことにより承認者の端末装置４０に対して承認依頼を行う。

（８）そして、承認者が端末装置４０を介して承認処理を実行することにより領収書画像の保存処理は完了する。

次に、本実施形態の一実施形態の情報処理システムの動作について図８のシーケンスチャートを参照して説明する。

先ず、領収書のスキャン処理を行う前に、画像形成装置２０において操作者によるログイン処理が行われる(ステップＳ１０１)。このログイン処理により操作を行っている操作者のユーザＩＤ等のユーザ情報が特定される。

そして、ログイン処理後、画像形成装置１０において領収書がスキャンされて電子化された領収書画像に変換される(ステップＳ１０２)。

すると、画像形成装置２０から中継サーバ１０に対して、領収書画像とユーザ情報とが送信される（ステップＳ１０３）。

次に、中継サーバ１０は、領収書画像をＯＣＲサーバ６０に送信することによりＯＣＲ処理を実行して、領収書画像から抽出された宛名情報、日時情報等の各種情報を取得する（ステップＳ１０４）。

そして、中継サーバ１０では、画像形成装置２０から受信したユーザ情報、ＯＣＲサーバ６０から取得した日時情報、宛名情報、データ格納部３３に格納されている申請期限日数管理テーブル等を用いて、領収書画像の保存申請が申請期限内に行われているか否かの申請期限の確認処理を実行する（ステップＳ１０５）。

この申請期限の確認処理（ステップＳ１０５）の詳細について図９のフローチャートを参照して説明する。

先ず、申請サーバ１０では、画像形成装置２０から送信されてきたユーザ情報に対応するユーザ名等の名前情報を取得する（ステップＳ２０１）。

そして、申請サーバ１０では、ＯＣＲ処理により抽出された領収書の宛名情報と、取得した名前情報が一致するか否かが判定される（ステップＳ２０２）。

そして、ＯＣＲ処理により抽出された領収書の宛名情報と取得した名前情報が一致した場合（ステップＳ２０２においてｙｅｓ）、申請サーバ１０では、操作者が受領者本人であると判定して、操作者が受領者本人の場合の申請期限日数をデータ記憶部３３から取得する（ステップＳ２０３）。

なお、ＯＣＲ処理により抽出された領収書の宛名情報と取得した名前情報が一致しなかった場合（ステップＳ２０２においてｎｏ）、申請サーバ１０では、操作者が受領者本人以外の者であると判定して、操作者が受領者の代理人の場合の申請期限日数をデータ記憶部３３から取得する（ステップＳ２０４）。

すると、申請サーバ１０では、領収書の日付（受領日）と取得した申請期限日数とから、申請期限の算出が行われる（ステップＳ２０５）。具体的には、領収書の日付に申請期限日数を加算することにより申請期限が算出される。例えば、取得した申請期限日数が３日であり、領収書の日付が４月３日である場合には、申請期限日は４月６日であると算出される。

そして、申請サーバ１０では、領収書画像の保存申請が行われた現在日時が申請期限内であるか否かの判定が行われる（ステップＳ２０６）。

現在日時が申請期限内である場合（ステップＳ２０６においてｙｅｓ）、申請サーバ１０は、保存サーバ３０に対して、その領収書画像にタイムスタンプを付与して保存するよう依頼する保存処理依頼を送信する（ステップＳ２０７）。

また、現在日時が申請期限を超えている場合（ステップＳ２０６においてｎｏ）、申請サーバ１０は、操作者に対してエラー通知を行う（ステップＳ２０８）。

このようにして操作者に対して行われるエラー通知の一例を図１０に示す。図１０では、操作者のパソコンに対して「あなたが申請した領収書の保存依頼は、受領日から申請期限日数を超えて行われましたので、受付けられませんでした。」という内容の電子メールが送信された場合の例が示されている。申請期限を超えて保存申請が行われた場合に、このようなエラー通知が行われて領収書画像が保存サーバ３０に送信されてないことにより、保存サーバ３０におけるタイムスタンプの付与が有料の場合でも、無効な領収書画像に対してタイムスタンプが付与されて無駄な課金が発生することが防がれることになる。

なお、図１０に示すようなエラー通知を行う場合、操作者が受領者本人である場合には、まだ申請期限を超えていないのであれば、代理人による申請を行うことを促すような通知を行うようにしてもよい。

また、法定の申請期限日数とは別に社内ルール等の申請期限日数が設定されており、法定の申請期限は超えていないが社内ルールによる申請期限を超えて領収書画像の保存申請が行われた場合に送信されるエラー通知例を図１１に示す。図１１では、行った領収書画像の保存申請が社内ルールで定められた申請期限を超えているが今回は受理するので次回からは定められた申請期限までに申請を行うような警告内容を通知するような電子メールが送信された場合の例が示されている。

上記のような申請期限の確認処理が行われることにより、領収書画像の保存申請が申請期限内に行われている場合には、領収書画像にタイムスタンプを付与して保存するための保存処理依頼が中継サーバ１０から保存サーバ３０に対して行われる（ステップＳ１０６）。

または、領収書画像の保存申請が申請期限内に行われていない場合には、中継サーバ１０は、操作者に対して電子メール等により保存申請を実行することができない旨の通知が送信される（ステップＳ１０６）。

そして、保存サーバ３０に対する保存処理依頼が行われた場合には、保存サーバ３０において領収書画像へのタイムスタンプ付与処理が行われた後（ステップＳ１０７）、タインプスタンプが付与された領収書画像は保存される（ステップＳ１０８）。

上記実施形態では、領収書画像に基づいて領収書の受領者を特定する場合を用いて説明したが、領収書画像に基づいて受領者を特定するのではなく、画像形成装置２０において領収書を電子化して領収書画像に変換する際に、ユーザの操作により操作者が受領者本人なのか受領者本人以外の者であるのかを選択してもらうようにしてもよい。

例えば、画像形成装置２０において領収書の画像をスキャンする際に、図１２に示すような表示を操作パネル上に表示して、ユーザにより領収書の電子化を行った操作者は、受領者本人なのか受領者本人以外の他の者、つまり受領者の代理人なのかを選択してもらう。

そして、画像形成装置２０から中継サーバ１０に対して領収書画像の保存申請を行う際に、ユーザにより入力された操作者が受領者本人なのか受領者以外の者なのかを示す情報を電子化された領収書画像とともに送信する。

そして、中継サーバ１０では、画像形成装置２０から送信されてきた操作者が受領者本人なのか受領者以外の者なのかを示す情報に基づいて、操作者が受領者本人なのか受領者の本人以外の他の者であるのかを特定する。

１０ 中継サーバ
１１ ＣＰＵ
１２ メモリ
１３ 記憶装置
１４ 通信インタフェース（ＩＦ）
１５ ユーザインタフェース（ＵＩ）装置
１６ 制御バス
２０ 画像形成装置
３０ 保存サーバ
３１ データ受信部
３２ 制御部
３３ データ記憶部
３４ データ送信部
４０ 端末装置
５０ ネットワーク
６０ ＯＣＲサーバ
６１、６２ 領収書

Claims (16)

1. 電子化された書類の画像を取得する第１の取得手段と、
   前記第１の取得手段により取得された前記画像から日付情報を取得する第２の取得手段と、
   前記書類を受領した受領者と前記書類を電子化する操作を行った操作者とが異なる場合に、前記受領者と前記操作者が同一である場合とは異なる申請期限日数を取得する第３の取得手段と、
   前記第２の取得手段により取得された前記日付情報と前記第３の取得手段により取得された前記申請期限日数とから設定される申請期限に対して、現在日時が予め設定された基準を満たす場合に、前記画像を保存するための処理を行う処理手段と、
   を備えた情報処理装置。
2. 前記第１の取得手段により取得された画像から抽出された宛名情報により前記受領者を特定する特定手段をさらに備え、
   前記第３の取得手段は、前記特定手段により特定された受領者と前記操作者とが異なる場合に、前記受領者と前記操作者が同一である場合とは異なる申請期限日数を取得する請求項１記載の情報処理装置。
3. 前記書類を受領した受領者と前記書類を電子化する操作を行った操作者が同一である場合に、前記第１の取得手段により取得された画像における自署情報の有無を確認する処理を行う確認処理手段をさらに備えた請求項２記載の情報処理装置。
4. 前記第１の取得手段により取得された画像から抽出された自署情報により前記受領者を特定する特定手段をさらに備え、
   前記第３の取得手段は、前記特定手段により特定された受領者と前記操作者とが異なる場合に、前記受領者と前記操作者が同一である場合とは異なる申請期限日数を取得する請求項１記載の情報処理装置。
5. 前記特定手段は、抽出された自署情報と一致する自署情報が予め記憶されている利用者を当該書類の受領者であると特定する請求項４記載の情報処理装置。
6. 前記第３の取得手段は、前記書類を受領した受領者と前記書類を電子化する操作を行った操作者とが同一である場合に、前記受領者と前記操作者とが異なる場合よりも短い申請期限日数を取得する請求項４又は５記載の情報処理装置。
7. 前記第１の取得手段は、電子化された書類の画像とともに操作者が受領者本人なのか受領者以外の者なのかを示す情報を取得し、
   前記第３の取得手段は、前記第１の取得手段により前記操作者が受領者以外の者である旨の情報が取得された場合に、前記受領者と前記操作者が同一である場合とは異なる申請期限日数を取得する請求項１記載の情報処理装置。
8. 前記第３の取得手段は、前記受領者と前記操作者とが異なる場合に、前記受領者と前記操作者が同一である場合の申請期限日数より長い申請期限日数を取得する請求項１から７のいずれか記載の情報処理装置。
9. 前記処理手段は、前記第２の取得手段により取得された前記日付情報と前記第３の取得手段により取得された前記申請期限日数とから設定される申請期限が、現在日時よりも後の場合に、前記画像を保存するための処理を行う請求項１から８のいずれか記載の情報処理装置。
10. 前記処理手段は、前記第２の取得手段により取得された前記日付情報と前記第３の取得手段により取得された前記申請期限日数とから設定される申請期限に対して、現在日時が予め設定された基準を満たす場合に、前記画像にタイムスタンプを付与して保存するための処理を行う請求項１から８のいずれか記載の情報処理装置。
11. 前記受領者と前記操作者が同一である場合の第１の申請期限日数と、前記受領者と前記操作者が異なる場合の第２の申請期限日数を記憶する記憶手段と、
    前記第２の取得手段により取得された前記日付情報と前記第３の取得手段により取得された申請期限日数とから申請期限を算出する算出手段と、をさらに備え、
    前記第３の取得手段は、前記受領者と前記操作者とが同一である場合、前記記憶手段から前記第１の申請期限日数を取得し、前記受領者と前記操作者とが異なる場合、前記記憶手段から前記第２の申請期限日数を取得し、
    前記処理手段は、前記算出手段により算出された申請期限に対して、現在日時が予め設定された基準を満たす場合に、前記画像を保存するための処理を行う請求項１記載の情報処理装置。
12. 前記記憶手段は、前記第１の申請期限日数及び前記第２の申請期限日数とは異なる第３の申請期限日数を記憶し、
    現在日時が、前記第２の申請期限日数に基づく申請期限を超えていないが、前記第３の申請期限日数に基づく申請期限を超えている場合、その旨を操作者に対して通知する請求項１１記載の情報処理装置。
13. 前記第２の取得手段により取得された前記日付情報と前記第３の取得手段により取得された前記申請期限日数とから設定される申請期限に対して、現在日時が予め設定された基準を満たさない場合に、前記操作者に対して、前記画像を保存するための処理を実行することができない旨を通知する通知手段をさらに備えた請求項１記載の情報処理装置。
14. 前記第２の取得手段は、前記第１の取得手段により取得された前記画像から発行者情報を取得し、
    前記通知手段は、前記発行者情報により特定される書類の発行者が予め設定された一覧情報に含まれる場合、その旨を操作者に通知する請求項１３記載の情報処理装置。
15. 電子化された書類の画像から日付情報を取得する第１の取得手段と、
    前記書類を受領した受領者と前記書類を電子化する操作を行った操作者とが異なる場合に、前記受領者と前記操作者が同一である場合とは異なる申請期限日数を取得する第２の取得手段と、
    前記第１の取得手段により取得された前記日付情報と前記第２の取得手段により取得された前記申請期限日数とから設定される申請期限に対して、現在日時が予め設定された基準を満たす場合に、前記画像を保存するための処理を行う処理手段と、
    を備えた情報処理システム。
16. 電子化された書類の画像を取得する第１の取得ステップと、
    前記第１の取得ステップにおいて取得された前記画像から日付情報を取得する第２の取得ステップと、
    前記書類を受領した受領者と前記書類を電子化する操作を行った操作者とが異なる場合に、前記受領者と前記操作者が同一である場合とは異なる申請期限日数を取得する第３の取得ステップと、
    前記第２の取得ステップにおいて取得された前記日付情報と前記第３の取得ステップにおいて取得された前記申請期限日数とから設定される申請期限に対して、現在日時が予め設定された基準を満たす場合に、前記画像を保存するための処理を行う処理ステップと、
    をコンピュータに実行させるためのプログラム。

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