JP2015064705A - 会計処理システム - Google Patents
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Abstract
Description
前記顧問先のコンピューターシステムは、少なくとも記憶手段と処理手段とを具え、
前記顧問先のコンピューターシステムの記憶手段が、
複数の質問と、少なくとも一部の質問に対する回答の選択肢とが、それぞれ一意のコードに対応づけて記憶された科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)格納領域を具え、
前記顧問先のコンピューターシステムの処理手段が、
指定された取引区分に関する複数の質問および回答の選択肢を提示して、提示した質問に対しオペレーターの所望する選択肢がない場合に、オペレーターから自由入力による回答を受付け、当該受付けた回答(テキストデータ)を新たな選択肢として前記科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)に追加し、得られた回答のコードと前記回答コードに対応する質問のコードを関連付けて保存する回答コード表示受付部と、
前記質問と回答のコードを組み合わせて選択コードを生成する手段と、
前記選択コードに、日付および金額情報を付加して選択入力データを作成する入力データ処理手段とを具え、
前記会計事務所のコンピューターシステムは、少なくとも記憶手段と処理手段とを具え、
前記会計事務所のコンピューターシステムの記憶手段が、
通信ネットワークまたは記憶媒体を介して前記顧問先のコンピューターシステムにて作成された前記選択入力データを取得して格納する選択入力データ格納領域と、
複数の質問と、少なくとも一部の質問に対する回答の選択肢と、前記複数の質問および対応する回答の組み合わせから定まる勘定科目とが関連付けて記憶された科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)格納領域とを具え、
前記会計事務所のコンピューターシステムの処理手段は、
前記選択入力データ格納領域から前記選択入力データを取得し、前記選択入力データに含まれる選択コードをキーとして、前記科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)を参照して、該当する勘定科目がある場合は、勘定科目を取得して決定し、該当する勘定科目が無い場合は、オペレーターによる勘定科目の入力を受付け、前記選択入力データと前記勘定科目を組み合わせて仕訳データを作成する科目決定処理部と、
前記仕訳データ生成時に、勘定科目を新規追加/編集した場合ないし、回答の選択肢を修正した場合に、前記科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)を更新する辞書管理部と、を具え、
さらに、前記辞書管理部が、通信ネットワークまたは記憶媒体を介して前記顧問先のコンピューターシステムへ前記更新された科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)又はその更新分を送付し、
前記顧問先のコンピューターシステムの処理手段が、前記更新された科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)又はその更新分を受信して、前記顧問先のコンピューターシステムの記憶部に格納されている、前記科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)を更新する、更新手段を具えることを特徴とする。
顧問先にて入力された取引に関する情報に基づいて、会計事務所で会計データを作成する、会計処理システムであって、
前記顧問先のコンピューターシステムは、少なくとも記憶手段と処理手段とを具え、
前記顧問先のコンピューターシステムの記憶手段が、複数の質問と、少なくとも一部の質問に対する回答の選択肢と、前記複数の質問および対応する回答の組み合わせから定まる勘定科目とが関連付けて記憶された科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)格納領域を具え、
前記複数の質問および対応する回答選択肢はそれぞれ一意のコードに対応づけて管理されており、
前記顧問先のコンピューターシステムの処理手段が、
指定された取引区分に関する複数の質問および回答の選択肢を提示して、得られた回答のコードを対応する質問のコードに関連付けて保存する回答コード表示受付部と、
前記質問と回答のコードを組み合わせて選択コードを生成する手段と、
前記選択コードに、日付および金額情報を付加して選択入力データを作成する入力データ処理手段と、
前記選択コードをキーとして、前記科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)を参照して対応する勘定科目を決定し、前記選択入力データと前記勘定科目を組み合わせて仕訳データを作成する仕訳処理部とを具え、
前記会計事務所のコンピューターシステムは、少なくとも記憶手段と処理手段とを具え、
前記会計事務所のコンピューターシステムの記憶手段が、
通信ネットワークまたは記憶媒体を介して前記顧問先端末にて作成された前記仕訳データを取得して格納する、仕訳データ格納領域と、
複数の質問と、少なくとも一部の質問に対する回答の選択肢と、前記複数の質問および対応する回答の組み合わせから定まる勘定科目とが関連付けて記憶された科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)格納領域とを具え、
前記会計事務所のコンピューターシステムの処理手段は、
仕訳データ格納領域から前記顧問先で作成された仕訳データを取得し、オペレーターから前記仕訳データまたはその勘定科目の修正や、回答の選択肢の修正を受け付ける仕訳処理部と、
前記仕訳データや回答の選択肢の追加・修正があった場合に、前記科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)を更新する辞書管理部と、を具え、
さらに、前記辞書管理部が、通信ネットワークまたは記憶媒体を介して前記顧問先端末へ前記更新した科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)又はその更新分を送付し、
前記顧問先端末の処理手段は、前記更新された科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)又はその更新分を受信して、前記顧問先のコンピューターシステムの記憶部に格納されている、前記科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)を更新する、更新手段を具えることを特徴とする。
本発明を実施するための形態について、添付の図面を参照しながら以下に詳細に説明する。説明に先立ち、本願明細書および特許請求の範囲で用いる会計用語について以下に簡単に解説する。
[会計事務所、事務所]いずれの語も公認会計士事務所や税理士事務所を含む意で用いる
「伝票」入出金や取引内容等を記入する一定の様式を備えた紙片
「原始証憑」出納帳、領収書、伝票、請求書等の取引事実を明らかにする書類であって、記帳の基礎資料。記帳された内容の正確性・真実性を立証するもの
「仕訳」取引が発生した場合に、取引を借方、貸方に分解して科目を使用して金額を記録すること
「摘要」仕訳において、取引先と具体的な取引内容等を簡単に記載するための項目
「税区分」輸入/輸出等を含む課税/非課税/不課税やその税率等を区分けしたコード
「勘定科目」複式簿記の仕訳や財務諸表などに用いる表示金額の名目をあらわす科目
最初に、図1A、図1Bを用いて、本発明の会計処理システムにおける情報や処理の流れの全体概要を説明する。図1Aは、顧問先側で科目決定まで行う場合の全体の処理概要を示す図で、図1Bは、顧問先側では、入力データの生成までに留め、会計事務所側で科目決定を行う場合の全体の処理概要を示す図である。本発明は、顧問先のコンピューターシステムが5W1H(いつ、どこで、誰が、何を、どうする、なぜ)または5W2H(いつ、どこで、誰が、何を、どうする、なぜ、いくら)の大枠様式をベースに取引毎の個別質問を生成し、その回答として複数の選択肢から適切な番号を指定するか、人数や金額を数字で直接入力することにより取引事象の詳細情報を取得し、これらの組み合わせから適切な勘定科目を自動決定するものである。また、回答選択肢にない取引事象が生じた際には即座に該当する選択肢が作成され、これについて会計事務所側で適切な科目を決定することにより、以降の顧問先端末側における取引内容の入力において適切な科目が自動決定されるようにすることを特徴とする。
本発明にかかる会計処理システムの一実施形態の構成を説明する。図2は顧問先システムの構成例であり、図3は会計事務所側システムの構成例である。
図4乃至図20を参照して、一実施形態におけるデータ構造を説明する。本実施形態は図1で説明した選択回答式の質問式伝票により会計情報を取得し、質問コードと、大枠質問及び個別質問毎に体系的に構成された回答内容(摘要文字列等)をコード化した回答選択肢コードの組み合わせから適切な勘定科目を自動決定するとともに、新たな取引事象に関しては会計事務所で決定される勘定科目が以降の顧問先端末側における取引の入力に自動反映されるようにするものであり、以下のデータ構造はこれらの処理に必要なデータ群を含む。
図28は顧問先端末10における仕訳入力画面の例であり、図28Aは図20Aの「通常支払(飲食)」に基づいて作成された入力画面である。本図に示すように、左側に原始証憑が表示され、右側上部の「通常支払」と「飲食」のタブを指定すると下の質問および選択肢が呼び出されて展開される(特定方法は図17に関する説明参照)。各質問および対応する選択肢は、1つの質問に回答すると対応するもののみを絞って表示するようにしてもよいし(図10A参照)、最初からすべての質問および選択肢が表示されるようにしてもよい。本図において、「誰と」の質問の下の枠内に参加人数の入力欄が設けられている。画面下側にはカーソルがある部分の(もしあれば)説明ガイダンスが表示される(図19A参照)。上述したように、本発明のシステムでは回答選択肢で「0:それ以外」を選択する例外事象がなければ各質問に回答すれば適切な勘定科目が自動的に決定されるよう構成されており(図10の説明参照)、さらに回答内容から摘要文が作成される(図6の説明参照)。これらが図28Aの画面下側に表示される。回答内容は金額データや取引発生の年月日情報とともに図5、図6の入力データに登録され、これらのデータが会計事務所と共有される。なお、図28では、画面の下部に、摘要情報の他、貸方/借方といった勘定科目が併せて表示され、仕訳データの内容が表示されているが、これは顧問先端末側で科目振分けテーブルを参照して科目決定まで処理した場合に表示されるものであり、顧問先端末側では、入力データの生成までに留めて、会計事務所側システムで科目決定を行う場合には、摘要情報のみが表示されるに留まる。
本発明の会計処理システムの動作について、図21−27のフローチャートと図28−30の画面例を用いて説明する。
図21A、21Bは、システム全体の処理の流れを示すフロー図である。図21Aでは、入力内容に関する科目決定を可能な限り顧問先システムで実施する実施例を説明する。最初に、顧問先で発生した取引事象に関する原始証憑(領収書、請求書等)をスキャナーやカメラで取り込むと(S21A−01)、この伝票イメージが記憶部15に格納される(S21A−02)。顧問先端末10で本発明の会計ソフト(帳簿ソフト)を起動すると(S21A−03)、図28A−Cに示すような選択式入力画面が現れ、オペレーターが質問に回答していくことにより取引内容が取得され、入力データが生成される(S21A−04A)。この処理の詳細は、図22を用いて後述するが、提示される質問および選択肢から回答を選択すると、質問コードと回答コードの組み合わせが生成され、これに金額と日付情報が付加されて入力データとなる。いずれかの質問でオペレーターが望む選択肢がない場合は、「0:それ以外」が選択され、新たな選択肢コード(番号)と入力内容が選択項目対応テーブル(図19参照)に登録される。このように生成された入力データと伝票イメージから紐付情報が生成される(S21A−05A)。この場合、いずれかの質問に対し「0:それ以外」が選択された場合は、選択項目対応テーブルの要素情報(図19D参照)も紐づけられる。これらの情報から回答文(摘要文)が生成され、図28A−C下欄に示すように表示される(S21−05AA)。
図22は、図21AのステップS21A−04、図21BのステップS21B−04の詳細を説明するためのフローチャートである。顧問先端末10において、記憶部15に格納されている仕訳入力の基となる伝票イメージを指定すると、図28に示すように画面表示され(S22−01)、オペレーターはこの伝票イメージを見ながら選択式入力により仕訳入力を進めることになる。最初に取引区分を指定すると、取引に応じた選択式質問内容が生成される(S22−02)。この処理を図23を参照しながら説明する。なお、前述のように、伝票イメージの参照は必須ではなく、伝票イメージを取り込まないで、伝票自体を目視しながら入力してもよい。
図24Aを用いて科目生成処理を説明する。この科目生成処理では、最初に、入力データと、質問・回答テーブル要素情報データが対応づけられている場合(すなわち、新たな選択肢が作成されている場合)はその情報を取得する(S24−01)。そして、各質問に対する選択項目を抽出し、選択項目について科目振分テーブル(図10参照)が生成されているかを確認する(S24−02)。ここで、過去にその選択肢が選択され、他の質問や回答との組み合わせから対応する科目が決定されている場合には科目振分テーブルが生成されているが、新たな選択肢が作成されたりして科目が未決となっている場合には、科目振分テーブルに対応するレコードが生成ないし完成されていないことになる。
このようにして科目が確定したら、得られた日付、借方科目、借方金額、貸方科目、貸方金額、摘要記載内容をまとめて仕訳データが作成され(S24−01B〜24−08B)、その内容が図16の会計データ(仕訳データ)に登録されるとともに、取引事象に対して決定された科目と担当者が図7のユーザー辞書データに登録される(S24−10B)。確定した仕訳データは科目や摘要文(印字用)とともに顧問先端末10に画面表示され(S24−09B)、これが図28A−Cの下欄に示すようにオペレーターに表示される。確定した内容は入力データとして図5、図6に登録され、生成した仕訳データが記憶部15に登録される(S24−11B〜12B)。
図25を参照しながら、図21のフローチャートで顧問先端末10から仕訳データと伝票イメージを受領した会計事務所側の監査を行う際の処理、及び、図21Bのフローチャートで顧問先端末10から入力データ等を受領して、会計事務所側で科目決定および仕訳データ生成を行った後に、監査を行う際の処理をより詳細に説明する。顧問先端末10からの仕訳データは帳表DBに設けられた顧問先企業毎の特定領域に格納される。会計事務所側のクライアント端末30で本発明にかかる財務入力ソフトを起動すると(S25−01)、伝票イメージと符号化された仕訳データが読み出される(S25−02〜03)。読み出すデータは会計事務所の職員が指定してもよいし、未確認の仕訳データが自動的に読み出されるようにしてもよい。読み出して確認・修正を経た仕訳データについては、関連付け情報に仕訳データ確認済みフラグをセットする(S25−04)。 ここで、顧問先側では入力データ等の生成に留め、会計事務所側で科目決定、仕訳データ生成をする場合には、顧問先端末10から入力データ等を受領して、会計事務所側で科目決定および仕訳データ生成を行った後に、監査を行うこととなるが、図25のステップS25−03(仕訳データ読み出し)の箇所を、図21BのステップS21B−08(仕訳データ生成)に読み替えた上で、図25のステップS25−04以降の処理ステップを実行するものとする。
次に、符号化された仕訳データは図10、図19等の対応テーブルを参照して文字列に変換され、伝票イメージとともにクライアント端末30に表示される(S25−04〜05)。図1の右側にクライアント端末30における二画面表示の例が示されており、ここで会計事務所の担当者は伝票イメージから仕訳内容を確認し、新たな選択肢が追加されたことにより科目が未決状態であったり、既に登録されている科目が取引内容に照らして不適切である場合には、仕訳データを修正して詳細科目を特定する(S25−07)。このイメージが図30に示されており、会計事務所の職員は摘要等を見ながら「未決」の科目を修正する。本例では、「取引先を接待するのに代えて、取引先だけで行った飲食代を肩代わりした」との摘要に対し、「金銭の贈答」の借方科目を新規に設定する(図16参照)。
図26は、図21AのステップS21A−11、図21BのステップS21B−11の詳細を説明するフローチャートである。会計事務所側で科目振分テーブルが更新されると顧問先端末10にその情報が送られ、共有DBに格納される(図21ステップS21AB−10)。顧問先端末10では、記憶部から摘要辞書データを取得し、取引区分コードをセットし、質問内容と選択コードを抽出して、図10Cのように質問・回答対応テーブル兼科目振分テーブルと図19の選択項目対応テーブルを更新する(S26−01〜04)。これは質問内容のすべてと、取引区分コードのすべてに対して行われ、処理が終了する(S26−05〜06)。このようにして、以降の顧問先端末側における取引の入力で同じ取引事象が会った場合に更新されたテーブルが参照され、適切な科目を自動決定することができる。顧問先端末10の共有DBに格納された科目振分テーブルは、顧問先端末10のオペレーターが意識する必要はないため、オペレーターがアクセスできない領域に格納される。なお、これらの各種テーブルは、すべて会計事務所側サーバー20で更新してから、顧問先端末10に送信するようにしても良い。
20 会計事務所サーバー
30 会計事務所クライアント端末
11、21 入力部
12、22 表示部
13、23 出力部
14、24 通信部
15、25 記憶部
16、26 制御部
Claims (4)
- 顧問先にて入力された取引に関する情報に基づいて、会計事務所で会計データを作成する、会計処理システムであって、
前記顧問先のコンピューターシステムは、少なくとも記憶手段と処理手段とを具え、
前記顧問先のコンピューターシステムの記憶手段が、
複数の質問と、少なくとも一部の質問に対する回答の選択肢とが、それぞれ一意のコードに対応づけて記憶された科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)格納領域を具え、
前記顧問先のコンピューターシステムの処理手段が、
指定された取引区分に関する複数の質問および回答の選択肢を提示して、提示した質問に対しオペレーターの所望する選択肢がない場合に、オペレーターから自由入力による回答を受付け、当該受付けた回答(テキストデータ)を新たな選択肢として前記科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)に追加し、得られた回答のコードと前記回答コードに対応する質問のコードを関連付けて保存する回答コード表示受付部と、
前記質問と回答のコードを組み合わせて選択コードを生成する手段と、
前記選択コードに、日付および金額情報を付加して選択入力データを作成する入力データ処理手段とを具え、
前記会計事務所のコンピューターシステムは、少なくとも記憶手段と処理手段とを具え、
前記会計事務所のコンピューターシステムの記憶手段が、
通信ネットワークまたは記憶媒体を介して前記顧問先のコンピューターシステムにて作成された前記選択入力データを取得して格納する選択入力データ格納領域と、
複数の質問と、少なくとも一部の質問に対する回答の選択肢と、前記複数の質問および対応する回答の組み合わせから定まる勘定科目とが関連付けて記憶された科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)格納領域とを具え、
前記会計事務所のコンピューターシステムの処理手段は、
前記選択入力データ格納領域から前記選択入力データを取得し、前記選択入力データに含まれる選択コードをキーとして、前記科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)を参照して、該当する勘定科目がある場合は、勘定科目を取得して決定し、該当する勘定科目が無い場合は、オペレーターによる勘定科目の入力を受付け、前記選択入力データと前記勘定科目を組み合わせて仕訳データを作成する科目決定処理部と、
前記仕訳データ生成時に、勘定科目を新規追加/編集した場合ないし、回答の選択肢を修正した場合に、前記科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)を更新する辞書管理部と、を具え、
さらに、前記辞書管理部が、通信ネットワークまたは記憶媒体を介して前記顧問先のコンピューターシステムへ前記更新された科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)又はその更新分を送付し、
前記顧問先のコンピューターシステムの処理手段が、前記更新された科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)又はその更新分を受信して、前記顧問先のコンピューターシステムの記憶部に格納されている、前記科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)を更新する、更新手段を具えることを特徴とする会計処理システム。 - 顧問先にて入力された取引に関する情報に基づいて、会計事務所で会計データを作成する、会計処理システムであって、
前記顧問先のコンピューターシステムは、少なくとも記憶手段と処理手段とを具え、
前記顧問先のコンピューターシステムの記憶手段が、複数の質問と、少なくとも一部の質問に対する回答の選択肢と、前記複数の質問および対応する回答の組み合わせから定まる勘定科目とが関連付けて記憶された科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)格納領域を具え、
前記複数の質問および対応する回答選択肢はそれぞれ一意のコードに対応づけて管理されており、
前記顧問先のコンピューターシステムの処理手段が、
指定された取引区分に関する複数の質問および回答の選択肢を提示して、得られた回答のコードを対応する質問のコードに関連付けて保存する回答コード表示受付部と、
前記質問と回答のコードを組み合わせて選択コードを生成する手段と、
前記選択コードに、日付および金額情報を付加して選択入力データを作成する入力データ処理手段と、
前記選択コードをキーとして、前記科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)を参照して対応する勘定科目を決定し、前記選択入力データと前記勘定科目を組み合わせて仕訳データを作成する仕訳処理部とを具え、
前記会計事務所のコンピューターシステムは、少なくとも記憶手段と処理手段とを具え、
前記会計事務所のコンピューターシステムの記憶手段が、
通信ネットワークまたは記憶媒体を介して前記顧問先端末にて作成された前記仕訳データを取得して格納する、仕訳データ格納領域と、
複数の質問と、少なくとも一部の質問に対する回答の選択肢と、前記複数の質問および対応する回答の組み合わせから定まる勘定科目とが関連付けて記憶された科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)格納領域とを具え、
前記会計事務所のコンピューターシステムの処理手段は、
仕訳データ格納領域から前記顧問先で作成された仕訳データを取得し、オペレーターから前記仕訳データまたはその勘定科目の修正や、回答の選択肢の修正を受け付ける仕訳処理部と、
前記仕訳データや回答の選択肢の追加・修正があった場合に、前記科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)を更新する辞書管理部と、を具え、
さらに、前記辞書管理部が、通信ネットワークまたは記憶媒体を介して前記顧問先端末へ前記更新した科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)又はその更新分を送付し、
前記顧問先端末の処理手段は、前記更新された科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)又はその更新分を受信して、前記顧問先のコンピューターシステムの記憶部に格納されている、前記科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)を更新する、更新手段を具えることを特徴とする会計処理システム。 - 請求項1または2に記載の会計処理システムにおいて、
前記顧問先のコンピューターシステムの更新手段は、前記更新した科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)又はその更新分を受信して、前記顧問先のコンピューターシステム記憶部に格納されている、前記科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)を更新する際に、
質問および対応する回答の組み合わせから定まる勘定科目のデータが既に存在する場合は上書き更新し、
質問および対応する回答の組み合わせから定まる勘定科目のデータが存在しない場合は、勘定科目を該当するデータに追加することを特徴とする会計処理システム。 - 請求項1または2に記載の会計処理システムにおいて、
前記会計事務所のコンピューターシステムの辞書管理部は、
前記仕訳データの勘定科目を新規追加/編集した場合ないし、回答の選択肢を修正した場合に、前記科目振分けテーブル(兼質問・回答対応表)を更新する際に、
質問および対応する回答の組み合わせから定まる勘定科目のデータが既に存在する場合、
更新前のデータに関連付けられたオペレーターの職位と、更新しようとするデータに関連付けられた職位を比較し、更新しようとするデータのオペレーターの職位が、更新前のデータのオペレーターの職位以上の時のみ当該データを上書き更新することを特徴とする、会計処理システム。
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