JP2014085887A - 申請書一括作成システム - Google Patents

Abstract

【課題】
シーン毎に必要な申請書のすべてを効率よく一括で作成できると共に、入力すべき項目の内容を説明しつつ入力を促すことにより、より正確な入力を促し、作成された申請書の記載内容の瑕疵を抑えることが可能な申請書一括作成システムを提供することにある。
【解決手段】
申請書を作成すべきシーンを選択するシーン選択手段と、遷移ファイル及び質問ファイルの内容から、シーン選択手段で選択されたシーンに即した入力画面を作成し表示手段に表示する入力画面生成手段と、入力画面上で、質問ファイルの入力データ諸元に則ってユーザがデータを入力し、且つ入力されたデータを該当するすべての書式フォーマットにはめ込んでデータ形式で出力する入出力手段とを備えることを特徴とする。
【選択図】図１

Description

本発明は、官公庁及び民間組織に提出する各種申請書を作成する申請書一括作成システムに関する。

従来より、各種の申請書を電子計算機によって作成するためのシステムが、提案されている。例えば、特許文献１の申請書作成プログラムおよび申請書作成装置は、１回の申請書の必須事項の入力に基づいて、ユーザに必要な１または複数の申請書を作成することを目的とするものである。

この特許文献１の申請書作成プログラムおよび申請書作成装置は、１回の必須事項の入力に基づいて、ユーザに必要な１または複数の申請書を作成することを可能とするもので、申請書作成装置１の必須項目抽出・表示部が、ユーザ装置２から入力された、ライフイベントの情報やユーザの属性情報に基づいて、申請書ＤＢを用いて、ユーザに必要な申請書の必須項目を全て網羅した必須項目を取得して、取得された必須項目をユーザ装置上に表示するものである。

特開２００７−４１９８３号公報

しかしながら、従来の申請書作成装置では、同時に複数の申請書を作成できるものの、申請書作成者がどのような申請書を作成したら良いのかがわかったとしても、複数の書類に共通する入力項目毎に、その意味を説明しつつ入力を促すことが十分ではないために、申請書作成者の入力が不正確になってしまう場合が多い。さらには、単に入力すべき項目の名称のみを表示するだけでは、入力すべき情報の意味すら理解できない場合も多く、作成された書類に重大な瑕疵が生じ、そもそも申請書作成の意味をなさない場合すらあり得る。

本発明は、このような事情に鑑みてなされたもので、シーン毎に必要な申請書のすべてを効率よく一括で作成できると共に、入力すべき項目の内容を説明しつつ入力を促すことにより、より正確な入力を促し、作成された申請書の記載内容の瑕疵を抑えることが可能な申請書一括作成システムを提供することにある。

請求項１記載の申請書一括作成システムは、シーン毎に必要な申請書の種類を規定するジャンル・シーン定義ファイルと、シーン毎に一括して作成すべき申請書のすべての入力項目を規定する遷移ファイルと、入力項目の入力条件を規定する入力データ諸元とユーザに入力項目の内容を説明する質問内容とからなる質問ファイルと、作成すべき申請書の書式フォーマットを申請書毎に定義するテンプレート情報ファイルと、申請書を作成すべきシーンを選択するシーン選択手段と、遷移ファイル及び質問ファイルの内容から、シーン選択手段で選択されたシーンに即した入力画面を作成し表示手段に表示する入力画面生成手段と、入力画面上で、質問ファイルの入力データ諸元に則ってユーザがデータを入力し、且つ入力されたデータを該当するすべての書式フォーマットにはめ込んでデータ形式で出力する入出力手段とを備えることを特徴とする。

請求項２記載の申請書一括作成システムは、入出力手段が、入力中の書式フォーマットを表示手段に表示することを特徴とする。

請求項３記載の申請書一括作成システムは、入出力手段が、入力すべきすべての入力項目に対し既に入力された入力項目の割合を、表示手段に表示することを特徴とする。

請求項１の発明によれば、シーン毎に必要な申請書のすべてを効率よく一括で作成できると共に、入力すべき項目の内容を説明しつつ入力を促すことにより、より正確な入力を促し、作成された申請書の記載内容の瑕疵を抑えることが可能である。

請求項２の発明によれば、入力中の書式フォーマットを表示手段に表示することから、申請書の完成度合いを書面のイメージで感覚的に認識でき、申請書を実際に記入しているような状態で申請書の作成が可能である。

請求項３の発明によれば、入力すべきすべての入力項目に対し既に入力された入力項目の割合を、表示手段に表示することから、入力の進捗を随時知ることができる。

本発明に係る申請書一括作成システムの構成の一例を示す構成図である。 同申請書一括作成システムのファイル構成の一例を示す説明図である。 同申請書一括作成システムの動作の流れを示すフローチャートである。 同申請書一括作成システムの画面の一例を示す説明図である。 同申請書一括作成システムの画面の他の一例を示す説明図である。

以下、本発明の形態について図面を参照しながら具体的に説明する。図１は、本発明に係る申請書一括作成システムの構成の一例を示す構成図である。図２は、同申請書一括作成システムのファイル構成の一例を示す説明図である。図３は、同申請書一括作成システムの動作の流れを示すフローチャートである。図４は、同申請書一括作成システムの画面の一例を示す説明図である。図５は、同申請書一括作成システムの画面の他の一例を示す説明図である。

図に示す申請書一括作成システム１は、官公庁及び民間組織に提出する各種申請書Ｐを作成するもので、シーン毎に一括して作成すべき申請書Ｐのすべての作成が可能である。ここで、シーンとは、会社経営や事業や社会生活を行う上で、官公庁及び民間組織に対して何らかの届出や許可申請等を行わなければならない出来事が起きたり起こることが予想される場合である。そして、そのシーンの種類によって作成すべき申請書Ｐは様々であるが、そのシーンに応じた申請書Ｐのすべてを作成する必要がある。当然に、シーン毎で必要となる申請書Ｐの種類や内容は、異なっている。

シーンは様々であるが、例えば、会社の設立をはじめとする会社の直接的な運営というジャンルにおいては、図４のシーン選択画面４０にあるように、会社設立、会社運営、従業員に関する手続等が挙げられる。そして、そのジャンルにおいて、会社設立であれば、株式会社の設立登記、会社設立後の届出、役員の社会保険の資格取得等のシーンがある。また、会社運営であれば、会社の住所変更、事業年度の変更、会社名の変更、代表取締役の住所変更、賞与の支払、第三者割当増資等がある。さらに、従業員に関する手続であれば、従業員の入社、従業員の退職、従業員の扶養家族の増減、従業員の住所変更、従業員の氏名変更、従業員が出産した場合、従業員が病気・ケガで会社を休んだ場合等のシーンがある。以上のように具体例をいくつか示したが、これらに限られるものではなく、官公庁及び民間組織に何らかの申請書Ｐを提出する必要がある場合は、すべて必要なシーンに該当する。

次に、申請書一括作成システム１の構成を説明する。図１に示す申請書一括作成システム１は、電子計算機８、システム部１０及び電気通信回線５等から構成されている。電子計算機８は、例えばパーソナル・コンピュータやタブレット型コンピュータで、携帯電話やスマートフォン等の情報処理端末であればよい。電子計算機８は、表示手段８ａや入力手段を備えている。

システム部１０は、例えばサーバであり、後述する各種手段を内部で実行し、また後述するファイルを保存する機能を有している。システム部１０における制御部２０は、電子計算機でいうところの中央演算装置であり、プログラムが動作することにより、シーン選択手段２２、入力画面生成手段２４及び入出力手段２６を実現する。また、ジャンル・シーン定義ファイル３０、遷移ファイル３２、質問ファイル３４及びテンプレート情報ファイル３６は、後述する各種のデータをそれぞれに保存しており、メモリ等の記憶媒体で形成されている。電気通信回線５は、例えばインターネット回線で、電子計算機８とサーバであるシステム部１０を接続している。図１においては、申請書一括作成システム１の全体として、インターネット（電気通信回線５）を介して、サーバと電子計算機８を接続して構成されるシステムとしているが、この構成に限定されるものではなく、例えば、電子計算機８に、システム部１０の機能をすべて持たせて、電子計算機８単独で申請書一括作成システムを構成させることも可能である。

また、図１では、ジャンル・シーン定義ファイル３０、遷移ファイル３２、質問ファイル３４及びテンプレート情報ファイル３６を、別々のファイルとして記載して、この後で説明するが、いずれかのファイルを２つ又は複数を任意に組み合わせて構成させることも可能である。

各種ファイルは、申請書Ｐの作成に必要な書式やデータ諸元や入力画面４２を構成させるのに必要な電子的な情報を束ねてあらかじめ記憶させているものである。具体的に、ジャンル・シーン定義ファイル３０は、シーン毎に必要な申請書Ｐの種類を規定している。１つのシーンであっても、複数種類の申請書Ｐを作成する必要があり、そのシーンにおいて、どのような申請書Ｐが必要なのかの情報が、納められている。

遷移ファイル３２は、シーン毎に一括して作成すべき申請書Ｐのすべての入力項目を規定している。特に、複数の申請書Ｐに共通する入力項目も多く、遷移ファイル３２では、１つのシーンにおいては、どのような情報がないと必要な複数の申請書Ｐが作成できないかを考慮して、入力項目が体系的に統合・整理されている。質問ファイル３４は、入力項目の入力条件を規定する入力データ諸元とユーザに入力項目の内容を説明する質問内容とからなる。質問ファイル３４における入力データ諸元とは、氏名とか住所のような文字情報である旨や役員の人数のような数値情報である旨等や、その入力項目の文字数等を入力するにあたっての規定を定義している。また入力項目の内容を説明する質問内容とは、入力画面４２に表示され、入力項目の内容をわかりやすく説明し、正しい入力が行われるように支援するための情報である。テンプレート情報ファイル３６は、作成すべき申請書Ｐの書式フォーマットを申請書毎に定義したものである。多くの場合、提出先の官公庁及び民間組織から書式フォーマットが提供されているので、その書式フォーマットを用いているが、任意書式で良い場合には、あらかじめ任意に作成した書式フォーマットが組み込まれている。

次に、申請書一括作成システム１の操作及び動作を説明する。尚、以後の本実施例の説明において、括弧内の符号は図３の符号に対応している。まず、申請書Ｐを作成したい申請書作成者は、申請書Ｐを作成すべきシーンを、シーン選択画面４０で選択することになる（Ｓ１０１）。シーン選択画面４０には、ジャンル・シーン定義ファイル３０の情報により、シーンの選択が行いやすいようにシーン一覧４０ａが表示され、選択が促される（シーン選択手段２２）。

シーンが選択されると、次に入力画面４２が表示手段８ａに表示される（Ｓ１０２）。入力画面４２は、入力画面生成手段２４によって生成されるわけであるが、具体的には、選択されたシーンにおける一括して作成すべき申請書Ｐのすべての入力項目を遷移ファイル３２の情報から抽出し、その入力項目の入力データ諸元と質問内容とから、シーン選択手段２２で選択されたシーンに即した入力画面４２を作成し表示手段８ａに表示することになる。

図５に示すように、入力画面４２の例としては、質問部４２ａ、入力部４２ｂ、説明部４２ｃ等から構成されている。申請書作成者は、質問部４２ａに示される質問内容に沿って、入力部４２ｂにおいて、入力を行っていく（Ｓ１０３）（入出力手段２６）。尚、説明部４２ｃには、入力項目のさらに詳しい解説が表示され、申請書作成者は説明部４２ｃに表示された内容を元に入力項目の意味内容を正確に理解し、入力を行っていく。尚、説明部４２ｃに表示される内容は、質問ファイル３４の各質問内容と一体で保存されている。このように、申請書一括作成システム１では、入力項目を、単に項目名で示すのではなく、質問内容という問いかけ形式の文章で表示を行い、意味内容を理解しやすい方法で入力を促している。

入力画面４２には、質問部４２ａや入力部４２ｂや説明部４２ｃ以外に、全体割合部４２ｄ、入力中テンプレート部４２ｅ、申請書毎割合部４２ｆを備えている。全体割合部４２ｄは、入出力手段２６が、入力すべきすべての入力項目に対し既に入力された入力項目の割合を、表示手段８ａに表示したもので（Ｓ１０４）、入力画面４２に示すように、割合の数値であったり、割合を示すバーであったりする。また、入力画面４２では、入出力手段２６によって、作成途中であり入力途中の申請書Ｐの書式フォーマットが表示手段に表示される（入力中テンプレート部４２ｅ）（Ｓ１０４）。また、入力画面４２では、入出力手段２６によって、作成途中であり入力途中の申請書Ｐ毎の入力すべきすべての入力項目に対し既に入力された入力項目の割合を、申請書毎割合部４２ｆで表示している（Ｓ１０４）。

そして、申請書作成者は、入力項目の入力を随時行い（Ｓ１０５−Ｎｏ）、その入力状況により、全体割合部４２ｄ、入力中テンプレート部４２ｅ、申請書毎割合部４２ｆの表示が適宜変わっていく。

入力を途中で終える場合（Ｓ１０５−途中終了）には、既に入力されたデータをシステム部１０に保存して（Ｓ１０７）、動作を終了する。入力がすべて終了した場合（Ｓ１０５−Ｙｅｓ）には、入力されたデータを該当するすべての申請書Ｐの書式フォーマットにはめ込んでデータ形式で申請書Ｐのすべてを入出力手段２６で出力し（Ｓ１０６）、動作を終了する。この出力としては、電子データでも良いし、印刷することによって紙ベースでの出力であってもよく、申請書Ｐの提出先の求める様式であればよい。

以上のような本実施の形態における申請書一括作成システム１によれば、シーン毎に必要な申請書Ｐのすべてを効率よく一括で作成できると共に、入力すべき項目の内容を説明しつつ入力を促すことにより、より正確な入力を促し、作成された申請書Ｐの記載内容の瑕疵を抑えることが可能である。すなわち、入力項目を、単に項目名で示すのではなく、質問内容という問いかけ形式の文章で表示を行い、意味内容を理解しやすい方法で入力を促している。

また、シーン毎に一括して作成すべき申請書Ｐのすべての入力項目を規定する遷移ファイルの情報及び質問ファイルの具体的な質問内容により、シーン選択手段で選択されたシーンに即した入力画面を作成していることから、申請書作成者が、複数におよぶ難解な申請書Ｐがどのような書式であるのかを入力においては意識することなく入力項目を入力でき、申請書Ｐの作成が難解であるという申請書作成者の申請書作成の抵抗感を軽減することができる。

さらに、入力中の書式フォーマットを表示手段８ａに表示することで、申請書Ｐの完成度合いを書面のイメージで感覚的に認識でき、申請書Ｐを実際に記入しているような状態で申請書の作成が可能である。

さらに、入力すべきすべての入力項目に対し既に入力された入力項目の割合を、表示手段８ａに表示することで、入力の進捗を随時知ることができる。

本実施の形態における申請書一括作成システム１においては、個々の申請書Ｐの入力項目を最優先にファイル構造を構築しているのではなく、ジャンル・シーン定義ファイル３０、遷移ファイル３２及び質問ファイル３４を、連結させることにより、シーンという最上位階層から遷移という中位階層に繋げ、最後に個々の入力項目の質問内容という最下位階層にもっていくことで、申請書Ｐの書式そのものではなく入力項目の意味内容によって階層的に把握しやすい構造になっており、新たな申請書Ｐを追加する場合にも、既にある入力項目に係る情報を活かしつつ、容易に新たな申請書Ｐの作成の追加が可能である。

以上のように、本発明によれば、シーン毎に必要な申請書のすべてを効率よく一括で作成できると共に、入力すべき項目の内容を説明しつつ入力を促すことにより、より正確な入力を促し、作成された申請書の記載内容の瑕疵を抑えることが可能な申請書一括作成システムを提供することができる。

１・・・・・申請書一括作成システム
５・・・・・電気通信回線
８・・・・・電子計算機
８ａ・・・・表示手段
１０・・・・システム部
２０・・・・制御部
２２・・・・シーン選択手段
２４・・・・入力画面生成手段
２６・・・・入出力手段
３０・・・・ジャンル・シーン定義ファイル
３２・・・・遷移ファイル
３４・・・・質問ファイル
３６・・・・テンプレート情報ファイル
４０・・・・シーン選択画面
４０ａ・・・シーン一覧
４２・・・・入力画面
４２ａ・・・質問部
４２ｂ・・・入力部
４２ｃ・・・説明部
４２ｄ・・・全体割合部
４２ｅ・・・入力中テンプレート部
４２ｆ・・・申請書毎割合部
Ｐ・・・・・申請書

Claims (3)

1. 官公庁及び民間組織に提出する各種申請書であって、提出すべきシーンに必要な該申請書を一括して電子計算機で作成する申請書一括作成システムにおいて、
   該シーン毎に必要な該申請書の種類を規定するジャンル・シーン定義ファイルと、
   該シーン毎に一括して作成すべき該申請書のすべての入力項目を規定する遷移ファイルと、
   該入力項目の入力条件を規定する入力データ諸元と該ユーザに該入力項目の内容を説明する質問内容とからなる質問ファイルと、
   作成すべき該申請書の書式フォーマットを該申請書毎に定義するテンプレート情報ファイルと、
   該申請書を作成すべきシーンを選択するシーン選択手段と、
   該遷移ファイル及び該質問ファイルの内容から、該シーン選択手段で選択された該シーンに即した入力画面を作成し表示手段に表示する入力画面生成手段と、
   該入力画面上で、該質問ファイルの入力データ諸元に則ってユーザがデータを入力し、且つ該入力されたデータを該当するすべての該書式フォーマットにはめ込んでデータ形式で出力する入出力手段とを備えることを特徴とする申請書一括作成システム。
2. 前記入出力手段が、入力中の前記書式フォーマットを前記表示手段に表示することを特徴とする請求項１記載の申請書一括作成システム。
3. 前記入出力手段が、入力すべきすべての前記入力項目に対し既に入力された該入力項目の割合を、前記表示手段に表示することを特徴とする請求項１又は請求項２記載の申請書一括作成システム。