JP2013038703A - 通信システム、並びに、コールセンタシステム、並びに、通信装置及び通信プログラム - Google Patents

通信システム、並びに、コールセンタシステム、並びに、通信装置及び通信プログラム Download PDF

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Abstract

【課題】 コールセンタシステムの待ち呼の処理において、ユーザの満足度低下を防ぐ。
【解決手段】 本発明は、通信装置とコールセンタシステムとを備える通信システム関する。そして、コールセンタシステムは、通信装置からの呼を受付けてオペレータ端末に振分けて接続させる手段と、オペレータ端末について空きが無い場合に音声を用いた自動応答を行う手段と、音声自動応答中の呼で通信装置から所定の信号が供給された場合にGUIを用いた操作画面のデータ供給を開始ユーザからのGUI操作を受付ける手段とを有することを特徴とする。また、通信装置は、コールセンタシステムと電話通信を行うことが可能な手段と、コールセンタシステムから操作画面のデータの供給を受けて、その操作画面をユーザに提示し、ユーザからのGUI操作を受付ける手段とを有することを特徴とする。
【選択図】 図1

Description

本発明は、通信システム、並びに、コールセンタシステム、並びに、通信装置及び通信プログラムに関し、例えば、スマートフォンを用いたコールセンタシステムへのアクセスに適用し得る。
従来のコールセンタシステムの電話着信においては、ACD装置(着信呼振分装置)が利用され、着信可能なオペレータ端末に着信呼を振り分ける運用が一般的である。
その際、従来のコールセンタシステムでは、着信可能なオペレー夕端末がない場合には、ACD装置に設定された一定の待ち時間の間顧客を待たせることとなるが、顧客が待ちきれない場合の機会損失や顧客満足度の低下に繋がる場合があった。
コールセンタシステムにおいて、上述のような滞留した呼(待ち呼)を低減する工夫として以下のような減らす工夫としては例えば、待ち呼が発生しにくいよう、ピーク着信数に見合ったオペレー夕数としたり、待ち呼についてIVR装置(自動音声応答装置)で対応(音声ガイダンスを流したり、機械応答で応対をしたり、コールバック予約を受け付ける等の対応)をしていた。
また、コールセンタシステムにおいて待ち呼を低減する従来技術としては、特許文献1に記載されたコールセンタシステムも存在する。
特許文献1には、ビデオ電話、音声電話等、複数種類のオペレータ端末が設置されているコールセンタシステムで、例えば、ビデオ電話のオペレータ端末への待ち呼が発生している場合には、その待ち呼を他の種類のオペレータ端末(例えば、音声電話のオペレータ)へ転送することにより、待ち呼を低減させることについて記載されている。
特開2010−56757号公報
しかしながら、ピーク着信数に見合ったオペレータ(オペレータ端末)を配置すると、ピーク時以外ではオペレータが手空きとなり、コールセンタのコスト増となる。
また、待ち呼に対してIVR装置で音声ガイダンスを流しても、順番を待ちきれない客は通話を放棄してしまい、コールセンタに係る事業者にとっては機会損失に繋がる。
さらに、待ち呼に対して、IVR装置で機械応答させても、通常、IVR装置ではメニュー選択操作(例えば、音声ガイダンスに従ったプッシュボタンの押下)が必要であり、機械応答が可能な処理も限られるため、顧客の問合せに対応できない場合がある。
さらにまた、待ち呼に対して、IVR装置でコールバック予約を受付けたとしても、コールバックが適切な時刻に行なわれるとは限らない上、コールバックを顧客が受けられない場合、オペレータ側で、その扱いが困難となる。また、最終的に客の望む処理・操作が完了できず、顧客満足度の低下や機会損失に繋がる。
また、特許文献1の記載技術については、もともと音声通話にしか対応しないコールセンタシステムに適用することはできないという問題がある。
そこで、上述のような問題に鑑みて、コールセンタシステムの待ち呼の処理において、ユーザの満足度低下を防ぐことができる通信システム、並びに、コールセンタシステム、並びに、通信装置及び通信プログラムが望まれている。
第1の本発明は、ユーザが使用する通信装置と、上記通信装置からの電話通信の呼を受付けるコールセンタシステムとを備える通信システムにおいて、(1)上記コールセンタシステムは、(1−1)上記通信装置からの電話通信の呼を受付けて、音声を用いた自動応答を行う音声自動応答手段と、(1−2)上記音声自動応答手段で応答中の呼で、上記通信装置から所定の信号が供給された場合に、上記通信装置にGUIを用いた操作画面のデータ供給を開始し、上記ユーザからのGUI操作を受付ける操作画面提供手段とを有し、(2)上記通信装置は、(2−1)上記コールセンタシステムと電話通信を行うことが可能な電話通信手段と、(2−2)上記電話通信手段の動作状況に応じて、上記コールセンタシステムから操作画面のデータの供給を受けて、そのデータに基づく操作画面を上記ユーザに提示し、上記ユーザからのGUI操作を受付ける操作受付手段とを有することを特徴とする。
第2の本発明は、ユーザが使用する通信装置からの電話通信の呼を受付けるコールセンタシステムにおいて、(1)上記通信装置からの電話通信の呼を受付けて、音声を用いた自動応答を行う音声自動応答手段と、(2)上記音声自動応答手段で応答中の呼で、上記通信装置から所定の信号が供給された場合に、上記通信装置にGUIを用いた操作画面のデータ供給を開始し、上記ユーザからのGUI操作を受付ける操作画面提供手段とを有することを特徴とする。
第3の本発明の通信装置は、(1)コールセンタシステムと電話通信を行うことが可能な電話通信手段と、(2)上記電話通信手段の動作状況に応じて、上記コールセンタシステムから操作画面のデータの供給を受けて、そのデータに基づく操作画面を上記ユーザに提示し、上記ユーザからのGUI操作を受付ける操作受付手段とを有することを特徴とする。
第4の本発明の通信プログラムは、通信装置に搭載されたコンピュータを、(1)コールセンタシステムと電話通信を行うことが可能な電話通信手段と、(2)上記電話通信手段の動作状況に応じて、上記コールセンタシステムから操作画面のデータの供給を受けて、そのデータに基づく操作画面を上記ユーザに提示し、上記ユーザからのGUI操作を受付ける操作受付手段として機能させることを特徴とする。
本発明によれば、コールセンタシステムの待ち呼の処理において、ユーザの満足度低下を防ぐことができる。
第1の実施形態に係る通信システムの全体構成について示したブロック図である。 第1の実施形態に係る通信システムの動作について示したシーケンス図(その1)である。 第1の実施形態に係る通信システムの動作について示したシーケンス図(その2)である。 第1の実施形態に係る通信システムの動作について示したシーケンス図(その3)である。 第1の実施形態に係る通信システムの動作について示したシーケンス図(その4)である。 第1の実施形態に係るWEBサーバで生成されるwebページの画面の例(その1)である。 第1の実施形態に係るWEBサーバで生成されるwebページの画面の例(その2)である。 第1の実施形態に係るWEBサーバで生成されるwebページの画面の例(その3)である。 第2の実施形態に係る通信システムの全体構成について示したブロック図である。 第2の実施形態に係る通信システムの動作について示したシーケンス図(その2)である。
(A)第1の実施形態
以下、本発明による通信システム、並びに、コールセンタシステム、並びに、通信装置及び通信プログラムの第1の実施形態を、図面を参照しながら詳述する。なお、第1の実施形態の通信装置は、スマートフォンである。
(A−1)第1の実施形態の構成
図1は、この実施形態の通信システム1の全体構成を示すブロック図である。
通信システム1には、コールセンタシステム10と、ユーザ(顧客)が使用する通信装置としてのスマートフォン20が配置されている。図1では、スマートフォン20は、ネットワークNを介して、コールセンタシステム10に接続している。ネットワークNとしては例えば、携帯電話通信網やインターネット等のネットワーク(複数種類のネットワークを併用するようにしても良い)を適用することができる。
図1では、説明を簡易にするためにコールセンタシステム10にアクセスする通信装置として、スマートフォン20のみを図示しているが、実際には、他の通信装置(例えば、通常の携帯電話端末や固定電話端末等の他の種類であっても良い)からもアクセスを受けているものとする。
コールセンタシステム10には、データベースサーバ11、WEBサーバ12、IVR装置13、ACD装置14、アウトバウンドサーバ15、及びN台のオペレータ端末16(16−1〜16−N)が配置されている。
また、図1では、説明を簡易とするためにWEBサーバ12、IVR装置13、ACD装置14、及びアウトバウンドサーバ15が直接ネットワークNに接続する構成となっているが、ルータやPBX(IP−PBX)等、ネットワークNとの接続回線に適したネットワーク装置を介して接続するようにしても良い。
ACD装置14は、スマートフォン20等の通信装置からの電話通信の呼を受付けて振り分ける呼制御を行う装置である。ACD装置14が、電話通信の呼を受付けてオペレータ端末16に振り分ける処理については、例えば、既存のコールセンタシステムと同様の構成を用いることができる。また、ACD装置14とPBX(IP−PBX)を組み合わせて呼制御を行うようにしても良い。なお、コールセンタシステム10で、スマートフォン20等の通信装置から電話通信の呼を受付ける際の接続方式は、限定されず、VoIP方式でも良いし、回線交換の方式としても良いし、複数の方式に対応するようにしても良い。
IVR装置13は、スマートフォン20等の通信装置からの呼について、ACD装置14等の制御に従って接続し、音声自動応答(機械応答)等を行う装置である。
WEBサーバ12は、スマートフォン20等のデータ通信が可能な通信装置と、HTTP通信等を行い、所定のwebページのデータ供給等を行うサーバである。WEBサーバ12が行う処理の詳細については後述する動作説明の項で説明する。
データベースサーバ11は、コールセンタシステム10において、顧客データ(例えば、取引状態や発信者番号等のキー情報)等を管理するものである。データベースサーバ11に格納されるデータの詳細については、後述する動作説明の項で説明する。
アウトバウンドサーバ15は、コールセンタシステム10からスマートフォン20への折り返し電話(コールバック)を行う場合に、スマートフォン20へ電話通信の発信を行い、いずれかのオペレータ端末16との通話を確立させる処理を行うサーバである。なお、アウトバウンドサーバ15が、折り返し電話に対してオペレータ端末16を振り分ける処理については、ACD装置14と連携して処理するようにしても良い。アウトバウンドサーバ15が折り返し電話の発信を行う処理の詳細については、後述する動作説明の項で説明する。
次に、スマートフォン20の内部構成について説明する。
スマートフォン20は、通信部21、ユーザインタフェース部22、マイク23、スピーカ24、及びアプリケーション処理部25を有している。
ここで、スマートフォン20は、例えば、ハードウェア的な構成要素(通信部21、ユーザインタフェース部22、マイク23、スピーカ24等)の他は、通信処理やデータ処理等を実行するためのCPU、ROM、RAM等を有しており、CPUが実行するプログラム(実施形態の通信プログラムを含む)がインストールされている。上述したプログラムを含め、スマートフォン20の機能的構成を示すと図1に示すようになる。なお、スマートフォン20のハードウェア構成(通信部21、ユーザインタフェース部22、マイク23、スピーカ24等)については、既存のスマートフォンと同様の構成を適用するようにしても良い。
通信部21は、当該スマートフォン20をネットワークNに接続させるためのインタフェースの機能を担っている。
マイク23は、電話通信の際に、ユーザ(顧客)の発話した音声を捕捉するものである。また、スピーカ24は、電話通信の際に、遠端側(コールセンタシステム10側)からの音声信号を出力するものである。すなわち、マイク23及びスピーカ24は、スマートフォン20において受話器の機能を担っている。
ユーザインタフェース部22は、ユーザからの操作受付、及び、ユーザへの情報出力を行うユーザインタフェースの機能を担っている。ユーザインタフェース部22としては、例えば、液晶ディスプレイを用いたタッチパネル画面を適用することができる。
アプリケーション処理部25は、スマートフォン20上で動作する1又は複数のアプリケーションをインストールして実行するためのプラットフォーム(例えば、OS)の機能を担っている。アプリケーション処理部25のプラットフォームを構成する部分については、例えば、既存のスマートフォン上で動作するOS等を適用することができる。
そして、この実施形態では、アプリケーション処理部25には、電話アプリケーション251と、サポートアプリケーション252の2つのアプリケーションがインストールされているものとして説明する。
電話アプリケーション251は、スマートフォン20を電話通信装置として機能させるためのアプリケーションである。電話アプリケーション251は、ユーザの操作(ユーザインタフェース部22に対する操作)に応じた発呼処理、携帯電話網等を介して当該スマートフォン20に着信した呼の受付、及び通話が確立した後に送受信する音声信号の処理等の処理を行う。なお、電話アプリケーション251としては、既存のスマートフォンのOS上で動作する汎用的な電話アプリケーションを適用することができる。また、電話アプリケーション251は、他の電話装置と通話中に、ユーザインタフェース部22のタッチパネル画面に、電話番号を入力するためのボタン(以下、「番号ボタン」と呼ぶ)を継続して表示しており、ユーザが番号ボタンを押下すると、当該ボタンに対応するトーン信号(DTMF(Dual-Tone Multi-Frequency)に対応した音声信号)が、コールセンタシステム10(IVR装置13)側に出力されるものとする。そして、コールセンタシステム10では、電話アプリケーション251から出力されるトーン信号は、IVR装置13に対する応答信号(操作信号)として用いられる。なお、スマートフォン20において、電話番号の入力がタッチパネル画面ではなく、プッシュボタンにより行われる場合には、電話アプリケーション251は、そのブッシュボタンに対応するトーン信号を出力するようにしても良い。
サポートアプリケーション252は、電話アプリケーション251の動作状況に応じて動作するwebブラウザの機能を包含するアプリケーションである。サポートアプリケーション252は、電話アプリケーション251の動作状況を監視して、必要に応じてwebブラウザを起動(ユーザインタフェース部22のタッチパネル画面にwebブラウザを表示)して、所定の画面表示を行い、電話アプリケーション251によるサービス機能をサポートする。サポートアプリケーション252の動作については、後述する動作説明の項で説明する。サポートアプリケーション252は、webブラウザを起動すると、コールセンタシステム10のWEBサーバ12と通信(例えば、HTTP、HTTPS等)して、webページのデータをダウンロードして、webブラウザにより表示する。サポートアプリケーション252が、WEBサーバ12からダウンロードするwebページの内容は、例えば、GUI操作によりユーザからの操作を受付ける操作画面のデータ(例えば、HTMLやFLASH(登録商標)等により記述されたデータ)である。
なお、サポートアプリケーション252において、webブラウザの部分については、既存のスマートフォンのOS上で動作する汎用的なwebブラウザを流用するようにしても良い。
(A−2)第1の実施形態の動作
次に、以上のような構成を有する第1の実施形態の通信システム1の動作を説明する。
図2〜図5は、この実施形態の通信システム1の動作(コールセンタシステム10とスマートフォン20との間の動作)について示したシーケンス図である。
図2〜図5のフローチャートの初期状態として、スマートフォン20のアプリケーション処理部25上で、電話アプリケーション251及びサポートアプリケーション252は起動もしくは実行可能状態になっているものとする。
そして、まず、ユーザ(顧客)により、電話アプリケーション251に対する発信操作(コールセンタシステム10へアクセスするための電話番号等が入力)が行われ(S101)、電話アプリケーション251からコールセンタシステム10へ発呼する処理が行われたものとする(S102)。また、サポートアプリケーション252は、電話アプリケーション251の動作を監視しており、電話アプリケーション251が発呼を開始すると、電話アプリケーション251により送受信される音声信号の監視も開始する(S103)。
そして、その呼が、コールセンタシステム10のACD装置14に着信し(S104)、ACD装置14により振り分け可能なオペレータ(オペレータ端末16)の検索が行われる(S105)。
上述のステップS105で、振り分け可能なオペレータ端末16(空いているオペレータ)が検出できた場合には、ACD装置14は、当該オペレータ端末16へ、当該呼を着信させる処理を行う(S106)。
一方、上述のステップS105で、振り分け可能なオペレータ端末16が検出できない場合には、ACD装置14は、当該呼をIVR装置13に転送し、IVR装置13は、待ち案内の音声ガイダンス(例えば、現在電話が込み合っている旨を知らせる音声ガイダンス)の音声信号を、スマートフォン20に出力する。そして、スマートフォン20は、その音声ガイダンスの中で、当該コールセンタのwebページに接続するか否かをユーザに選択させる音声ガイダンスを出力し、ユーザからの選択操作(所定の番号ボタンの押下)があるまで待機する(S107)。IVR装置13は、例えば、「webページでの手続を希望する場合は1、オペレータとの通話を希望する場合は2のボタンを押してください」という内容の音声ガイダンスを出力するようにしても良い。
そして、ユーザにより、スマートフォン20のタッチパネル画面(ユーザインタフェース部22)に対して、電話アプリケーション251により表示された所定の番号ボタン(「1」又は「2」)を押下する操作が行われたものとする(S108)。その場合、スマートフォン20の電話アプリケーション251は、押下された番号ボタンに対応するトーン信号をIVR装置13側に出力する。なお、ユーザからIVR装置13への応答信号は、番号ボタンの押下によるトーン信号の送信ではなく、ユーザの発話による音声信号としても良い。
そして、IVR装置13では、スマートフォン20から供給されたトーン信号に応じて、その後の動作を選択する(S109)。
スマートフォン20から、オペレータへの接続を希望する(webページへの接続は希望しない)旨を示すトーン信号(「2」のボタンのトーン信号)が供給された場合には、IVR装置13は、当該呼の処理をACD装置14に戻して、ACD装置14を上述のステップS105の処理から動作させる。
一方、スマートフォン20から、webページへの接続を希望する旨を示すトーン信号(「1」のボタンのトーン信号)が供給された場合には、IVR装置13は、スマートフォン20をWEBサーバ12にアクセスさせる際のキー情報(認証情報)を生成する(S1110)。この実施形態では、例として、IVR装置13が生成する認証情報は、例えば、DTMFで表現可能な形式(0〜9、#、*を用いた形式)で符号化された文字列であるものとする。このキー情報には、例えば、スマートフォン20から発呼された際の発信者番号(発信者ID)をそのまま、又は、加工(符号化等)した内容としても良い。
そして、IVR装置13は、生成したキー情報を、DTMFに基づくトーン信号により、スマートフォン20側に送信する(S111)。なお、IVR装置13は、キー情報をトーン信号で送信する際には、プリアンブルとして、例えば、所定パターンの番号のトーン信号を送信し、スマートフォン20側でのキー情報の抽出を容易にするようにしても良い。
そして、このトーン信号は、アプリケーション処理部25を監視しているサポートアプリケーション252により捕捉され、読取られる(S112)。そして、キー情報を取得したサポートアプリケーション252は、電話アプリケーション251を介して、キー情報を取得した旨を示す応答信号(ACK)を、同様にトーン信号によりIVR装置13側へ送信する(S113)。サポートアプリケーション252が送信する応答信号のパターンについては限定されないものであり、任意のパターンのトーン信号として良い。サポートアプリケーション252は、例えば、取得したキー情報をそのまま返答するようにしても良い。
そして、IVR装置13は、生成したキー情報を、データベースサーバ11に登録し、データベースサーバ11は、当該キー情報を、未使用のキー情報として格納する(S114)。
そして、IVR装置13は、スマートフォン20との電話通信の呼を切断する(S115、S116)。
そして、IVR装置13との電話通信の呼が切断されると、スマートフォン20(サポートアプリケーション252)は、IVR装置13から取得したキー情報を認証情報として用い、WEBサーバ12へアクセスを要求する(S117)。サポートアプリケーション252が、WEBサーバ12へアクセスするためのURLは、予め設定しておくようにしても良いし、キー情報と共にIVR装置13から通知を受けて保持する構成としても良い。
そして、スマートフォン20から、キー情報を認証情報として用いたアクセス要求を受けると、WEBサーバ12は、データベースサーバ11へ、同じキー情報の取得を試み、取得できた場合に、スマートフォン20に対してアクセスを認証(認証成功)する(S119、S120)。
上述の通り、WEBサーバ12は、キー情報を用いた認証を行うが、スマートフォン20に対して認証を行う手段や手順については限定されないものである。また、WEBサーバ12が、スマートフォン20に対して特に認証を行わないシーケンスとしても良い。ただし、WEBサーバ12のアクセスに認証を必要としない場合でも、スマートフォン20の発信者番号を把握することを目的としてキー情報を取得するようにしても良い。
次に、WEBサーバ12は、所定のwebページのデータを、データベースサーバ11から取得して、スマートフォン20に提供する(S121、S122)。
そして、上述のステップS121、S122でスマートフォン20に提供されるwebページは、例えば、当該コールセンタ(当該コールセンタシステム10に係るコールセンタ)がテレフォンバンキング(ネットバンキング)や通信販売等の取引窓口である場合には、その取引を行うためのwebページを提供するようにしても良い。また、例えば、当該コールセンタが、製品の使用方法や故障等に関する問合せ窓口である場合には、ユーザの問合せに係る製品に関するFAQを検索可能なwebページを提供するようにしても良い。上述のような取引処理やFAQ検索を行うためのwebページの具体的な構成については、既存のものを適用することができるので詳しい説明は省略する。
そして、上述のステップS121、S122でスマートフォン20に提供されるwebページの内容で、ユーザの当該コールセンタへ電話した目的が達成できたか否か(webページで完結できたか否か)が、WEBサーバ12で判定される(S123)。例えば、上述のステップS121、S122で、スマートフォン20に提供されるwebページ上に、「オペレータに電話で問い合わせる」と表示されたボタン又はリンクを配置しておき、ユーザにより、当該ボタン又はリンクが押下された場合に、WEBサーバ12は、当該ユーザの目的はwebページでは完結できなかったと判定するようにしても良い。また、例えば、上述のステップS121、S122で、スマートフォン20に提供されるwebページ上に、「問題は解決しました」と表示されたボタン又はリンクを配置しておき、ユーザにより、当該ボタン又はリンクが押下された場合に、WEBサーバ12は、当該ユーザの目的はwebページでは完結できたと判定するようにしても良い。さらに、例えば、上述のステップS121、S122で、webページに対して一定時間ユーザの操作が行われなかった場合(例えば、一定時間、リンクやボタンの押下がなかった場合)に、WEBサーバ12は、当該ユーザの目的はwebページで完結できたと判定するようにしても良い。
上述のステップS121、S122で、WEBサーバ12により、webページでユーザの目的が完結できたと判定された場合には、WEBサーバ12及びスマートフォン20では、webページ(ブラウザ)によるユーザ(スマートフォン20)からの操作の受付を終了し(S124〜S126)、コールセンタシステム10において当該ユーザに関する処理は終了する。
一方、上述のステップS121、S122で、WEBサーバ12により、webページでユーザの目的が完結できなかったと判定された場合には、WEBサーバ12は、当該ユーザについて、オペレータへ接続可能となるまでの想定待ち時間を保持する。そして、WEBサーバ12は、保持した想定待ち時間の情報を表示し、さらに、ユーザに今後の対応を選択させるwebページ(以下、「電話応対受付画面」と呼ぶ)のデータを、スマートフォン20に供給して表示させ、ユーザの選択操作を受付ける(S127、S128)。WEBサーバ12が、想定待ち時間を保持する方法については限定されないものであるが、例えば、後述するデータベースサーバ11に登録された待ちキューの予約数を参照して算出して保持するようにしても良い。
電話応対受付画面としては、例えば、図6のように表示するようにしても良い。
図6に示す電話応対受付画面の例では、想定待ち時間を表示したフィールドF11と、「オペレータからの折り返し電話受付を登録する」と表示されたボタンB11と、「このままオペレータが空くのを待つ」と表示されたボタンB12とが配置されている。
そして、WEBサーバ12は、上述のステップS127、S128で表示した電話応対受付画面に対するユーザの操作内容(押下したボタン)に応じた動作を選択する(S129)。
電話応対受付画面で、上述の「オペレータからの折り返し電話受付を登録する」と表示されたボタンB11が押下された場合には、WEBサーバ12は、登録結果を表示するwebページ(以下、「登録結果表示画面」と呼ぶ)のデータを、スマートフォン20に供給して表示させる。そして、WEBサーバ12は、アウトバウンドサーバ15により折り返し電話の予約を行う(オペレータからのコールバックを行う)ための待ちキュー(データベースサーバ11で管理されているデータであり、以下、「折り返し待ちキュー」と呼ぶ)に、スマートフォン20に関する電話予約の情報を追加する(S130、S131)。データベースサーバ11で管理されている、折り返し待ちキューを構成する電話予約の情報には、少なくとも、折り返し電話(コールバック)する宛先の電話番号の情報が含まれているものとする。WEBサーバ12は、例えば、スマートフォン20から供給されたキー情報に、スマートフォン20の発信者番号が含まれている場合には、その番号を保持しておき、電話予約の情報として利用するようにしても良い。
なお、この実施形態では、折り返し待ちキューは、FIFO(First In First Out)で処理されるものとして説明するが、折り返し待ちキューの処理方式はこれに限定されないものである(例えば、一部の電話予約について優先的に処理するようにしても良い)。また、上述のS127で、WEBサーバ12が算出する想定待ち時間は、現在の折り返し待ちキューの電話予約の数に基づいて算出(例えば、「折り返し待ちキューの予約数×一定時間」を想定待ち時間として算出)するようにしても良い。
そして、WEBサーバ12及びスマートフォン20では、webページ(ブラウザ)によるユーザ(スマートフォン20)からの操作の受付を終了し、WEBサーバ12において当該ユーザ(スマートフォン20)に関する処理は終了する(S132、S133)。
一方、アウトバウンドサーバ15では、定期又は不定期の間隔で、データベースサーバ11上の折り返し待ちキューを検索しており、あらたな電話予約の発生を検知すると、当該電話予約について、オペレータ(オペレータ端末16)を割り当てるように、ACD装置14に依頼する。そして、ACD装置14で、当該電話予約に対するオペレータ端末16が割り当てられると、アウトバウンドサーバ15は、当該電話予約の発信先(折り返し先の電話番号)へ発信し、割り当てられたオペレータ端末16と発信先(折り返し先)の電話端末との通話を確立させ(S203〜S205)、その後オペレータとユーザとの間の会話が終了し、電話(通話)が切断される(S206、S207)。なお、図4では、アウトバウンドサーバ15からスマートフォン20へ、折り返し電話(コールバック)が行われた場合について示している。上述のステップS130で、スマートフォン20に対する折り返し電話の電話予約が行われた場合には、図4に示すようなシーケンスとなる。
また、コールセンタシステム10で、アウトバウンド専用のオペレータ端末16(オペレータ)が割り当てられている場合には、アウトバウンドサーバ15は、そのアウトバウンド専用のオペレータ端末16(オペレータ)を、折り返し待ちキューの電話予約に割り当てる処理を行うようにしても良い。
そして、電話応対受付画面(上述のステップS127、S128)で、「このままオペレータが空くのを待つ」と表示されたボタンB12が押下された場合には、WEBサーバ12は、オペレータ待ちの電話予約を管理するための待ちキュー(データベースサーバ11で管理されているデータであり、以下、「オペレータ待ちキュー」と呼ぶ)に、スマートフォン20に関する電話予約の情報を追加登録する(S134)。そして、WEBサーバ12は、オペレータ待ちキューに登録した旨の情報を表示するwebページ(以下、「キュー登録通知画面」と呼び)のデータを、スマートフォン20(サポートアプリケーション252)に供給して表示させる(S135)。キュー登録通知画面の内容としては、例えば「オペレータ待ちのキューに登録しましたのでしばらくこのままお待ちください」等のメッセージを表示する画面としても良い。
なお、この実施形態では、オペレータ待ちキューは、FIFOで処理されるものとして説明するが、オペレータ待ちキューの処理方式はこれに限定されないものである(例えば、一部の電話予約について優先的に処理するようにしても良い)。
そして、WEBサーバ12(web−IVR機能)は、定期又は不定期の間隔で、データベースサーバ11上のオペレータ待ちキューを確認して、上述のステップS135で登録した電話予約のキュー状態を管理し、残りの想定待ち時間の情報を保持する(S136)。
WEBサーバ12が、オペレータ待ちキューの電話予約に対して想定待ち時間を保持する方法については限定されないものであるが、例えば、現在のオペレータ待ちキューの電話予約の数に基づいて算出(例えば、「オペレータ待ちキューの予約数×一定時間」を想定待ち時間として算出)するようにしても良い。
そして、WEBサーバ12は、保持した残りの想定待ち時間の情報を表示するためのwebページ(以下、「待ち時間表示画面」と呼ぶ)のデータを、スマートフォン20(サポートアプリケーション252)に供給して表示させる(S137)。WEBサーバ12は、当該電話予約についてオペレータ(オペレータ端末16)を割り当てて通話が可能となるまで(オペレータ待ちキューの先頭に到達するまで)上述のステップS136、S137の処理を繰り返すものとする。
待ち時間表示画面としては、例えば、図7のように表示するようにしても良い。
図7に示す待ち時間表示画面の例では、残り想定待ち時間を表示したフィールドF21が配置されている。
そして、WEBサーバ12は、当該電話予約についてオペレータ(オペレータ端末16)を割り当てて通話が可能となったと判定すると、通話が可能である旨をユーザに知らせるためのwebページ(以下、「通話可能ダイアログ」と呼ぶ)のデータを、スマートフォン20(サポートアプリケーション252)に供給して表示させ(S138、S139)、WEBサーバ12において当該電話予約に関する処理を終了する(S140)。
通話可能ダイアログとしては、例えば、図8のように表示するようにしても良い。
図8に示す通話可能ダイアログの例では、「オペレータとの通話が可能になりました」というメッセージと共に、「オペレータとの通話を開始する」と表示されたボタンB31が配置されている。
そして、スマートフォン20のサポートアプリケーション252では、通話可能ダイアログで、ユーザにより「オペレータとの通話を開始する」と表示されたボタンB31が押下(通話開始が選択)されると(S141)、電話アプリケーション251に、コールセンタシステム10へ発信させる制御を行う(S142)。そして、電話アプリケーション251により、コールセンタシステム10に対する電話発信(発信者番号通知を伴う)が行われ(S143)、その呼がACD装置14に着信する(S144)。
そして、ACD装置14は、着信した呼の発信者番号と、データベースサーバ11上のオペレータ待ちキューの先頭の電話予約の情報とを比較し、一致する場合には、当該呼には優先的にオペレータ(オペレータ端末16)を振り分けるように構成されているものとする。ここでは、スマートフォン20の発信者番号については、オペレータ待ちキューの先頭の電話予約の情報と一致するものであるものとする。したがって、ACD装置14は、スマートフォン20から着信した呼について優先的にオペレータを割り当てる呼として選択することになる(S145)。
なお、コールセンタシステム10において、オペレータ待ちキューに対応するための専用のオペレータ(オペレータ端末16)が割り当てられている場合には、上述のステップS145において、ACD装置14は、当該呼について、その専用のオペレータ(オペレータ端末16)に振り分けるものとする。また、ACD装置14は、データベースサーバ11上のオペレータ待ちキューの先頭の電話予約について、オペレータ(オペレータ端末16)を振り分けると、オペレータ待ちキューの内容を更新(先頭の電話予約を削除)する。
そして、ACD装置14は、当該呼について、オペレータ(オペレータ端末16)を振り分け、振り分けたオペレータ端末16と発信元の電話端末(スマートフォン20)との通話を確立させる(S146、S147)。そして、その後オペレータとユーザとの間の会話が終了し、当該通話が切断される(S148、S149)。
(A−3)第1の実施形態の効果
第1の実施形態によれば、以下のような効果を奏することができる。
コールセンタシステム10では、待ち呼が発生した場合に、スマートフォン20を用いてコールセンタシステム10へ電話したユーザ(顧客)に対して、待ち呼の処理方法を複数提供することができる。具体的には、コールセンタシステム10では、(a)webページへの誘導による取引完結、(b)webページからの折り返し電話予約、(c)webページによるオペレータの空き待ちの3つのうち、ユーザが希望する方法を適用することができる。これにより、第1の実施形態では、取引に関する機会損失や顧客満足度(CS)の低下を防止できる。
また、第1の実施形態で、待ち呼の処理方法として上述の「(a)web誘導による取引完結」を設定することにより、一部のユーザをwebページによる取引処理に誘導し、オペレータの稼動率を下げる効果がある。すなわち、第1の実施形態のコールセンタシステムでは、webページで完結できるような単純取引によるオペレータの効率低下を防ぐことができる。
さらに、従来技術では、ユーザはオペレータが空くまで電話端末のスピーカからの音声を聞き続ける必要があったが、第1の実施形態で、待ち呼の処理方法として上述の「(c)webページによるオペレータの空き待ち」を設定することにより、通話を切断した状態で待つことができるため、ユーザの利便性が大幅に向上する。
(B)第2の実施形態
以下、本発明による通信システム、並びに、コールセンタシステム、並びに、通信装置及び通信プログラムの第2の実施形態を、図面を参照しながら詳述する。なお、第2の実施形態の通信装置は、スマートフォンである。
(B−1)第2の実施形態の構成
図9は、この実施形態の通信システム1Aの全体構成を示すブロック図である。
第2の実施形態の通信システム1Aでは、コールセンタシステム10及びスマートフォン20が、コールセンタシステム10A及びスマートフォン20Aに置き換わっている点で異なっている。
コールセンタシステム10では、IVR装置13がIVR装置13Aに置き換わっている点で、第1の実施形態と異なっている。
スマートフォン20Aでは、アプリケーション処理部25が、アプリケーション処理部25Aに置き換わっている点で第1の実施形態と異なっている。そして、アプリケーション処理部25Aでは、第1の実施形態における電話アプリケーション251及びサポートアプリケーション252の両方の機能に対応したカスタム電話アプリケーション253がインストールされている点で異なっている。第1の実施形態のアプリケーション処理部25では、電話アプリケーションとして既存の汎用的なアプリケーションをそのまま流用可能な構成として説明した。しかし、第2の実施形態のカスタム電話アプリケーション253では、電話アプリケーション251及びサポートアプリケーション252の両方の機能を一体化したアプリケーションとして構成されているものとする。
例えば、第1の実施形態では、サポートアプリケーション252が、電話アプリケーション251を監視し、電話アプリケーション251が授受する音声信号からトーン信号(DTMF信号)を抽出してキー情報の授受等を行っていた。しかし、第2の実施形態のカスタム電話アプリケーション253では、ユーザがIVR操作を行った場合(例えば、コールセンタシステム10Aを発信先として通話中に所定のボタンを押下した場合)に、カスタム電話アプリケーション253の内部でそれを検知し、カスタム電話アプリケーション253側で、自発的にキー情報を保持してIVR装置13Aに送信するようにしても良い。カスタム電話アプリケーション253からIVR装置13Aへキー情報を送信する手段については限定されないものであるが、例えば、FTPやHTTP等のプロトコルを用いて送信(予め、IVR装置13Aのアドレス情報等は保持されているものとする)するようにしても良い。その際、キー情報に発信者番号の情報が含まれていれば、IVR装置13A側では、着信した呼の発信元と、受信したキー情報の送信元の組合せを把握することができる。したがって、第2の実施形態では、コールセンタシステム10Aとスマートフォン20Aとの間で、トーン信号(DTMF)を用いた通信を行う必要がなくなる。
(B−2)第2の実施形態の動作
次に、以上のような構成を有する第2の実施形態の通信システム1Aの動作を説明する。
上述の通り、第2の実施形態の通信システム1Aでは、IVR装置13Aとスマートフォン20A(カスタム電話アプリケーション253)との間のキー情報の送受信に関するシーケンスだけが異なっている。したがって、第2の実施形態において、その他のシーケンスについては、カスタム電話アプリケーション253が第1の実施形態の2つのアプリケーションの機能を包含していることを除いては同様となっている。したがって、以下では、第2の実施形態について、第1の実施形態と異なる部分を中心に説明し、共通するシーケンスについては説明を省略する。
図10は、第2の実施形態の通信システム1Aの動作について示したシーケンス図である。なお、図10では、第2の実施形態の動作について、第1の実施形態と異なる部分を中心として示している。
まず、ユーザ(顧客)により、カスタム電話アプリケーション253(電話機能)に対する発信操作が行われ(S301)、カスタム電話アプリケーション253からコールセンタシステム10Aへ発呼する処理が行われたものとする(S302)。そして、その呼が、コールセンタシステム10AのACD装置14に着信し(S303)、ACD装置14により振り分け可能なオペレータ(オペレータ端末16)の検索が行われる(S304)。
上述のステップS304で、振り分け可能なオペレータ端末16(空いているオペレータ)が検出できた場合には、ACD装置14は、当該オペレータ端末16へ、当該呼を着信させる処理を行う(S305)。
一方、上述のステップS304で、振り分け可能なオペレータ端末16が検出できない場合には、ACD装置14は、当該呼をIVR装置13Aに転送し、IVR装置13Aは、待ち案内の音声ガイダンス(現在電話が込み合っている旨を知らせる音声ガイダンス)を、スマートフォン20Aに出力する。そして、スマートフォン20Aは、その音声ガイダンスで、当該コールセンタのwebページに接続するか否かをユーザに選択させる音声ガイダンス(第1の実施形態と同様の内容)を出力し、ユーザからの選択操作(所定の番号ボタンの押下)まで待機する。そして、ユーザにより、スマートフォン20Aのタッチパネル画面(ユーザインタフェース部22)に対して、カスタム電話アプリケーション253により表示された所定の番号ボタン(「1」又は「2」)を押下する操作が行われたものとする(S306、S307)。
そして、IVR装置13Aでは、スマートフォン20Aから、番号ボタン押下に伴って供給されたトーン信号に応じて、その後の動作を選択する(S308)。
スマートフォン20Aから、オペレータへの接続を希望する(webへの接続は希望しない)旨を示すトーン信号(「2」のボタンのトーン信号)が供給された場合には、IVR装置13Aは、当該呼の処理をACD装置14に戻して、ACD装置14を上述のステップS304の処理から動作させる。
一方、スマートフォン20Aから、webページへの接続を希望する旨を示すトーン信号(「1」のボタンのトーン信号)が供給された場合には、IVR装置13Aは、スマートフォン20からキー情報が供給されるまで待機する(S310)。
一方、スマートフォン20Aのカスタム電話アプリケーション253では、webページへの接続を希望する旨を示す操作された場合(「2」の番号ボタンが押下された場合)に、キー情報を保持して、IVR装置13Aに送信する(S309)。カスタム電話アプリケーション253には、例えば、予めキー情報を設定しておくようにしても良いし、自装置の発信者番号等に基づいてキー情報を生成(第1の実施形態と同様の方式としても良い)して保持するようにしても良い。また、カスタム電話アプリケーション253からIVR装置13Aへキー情報のデータを送信する手段については、上述の通り限定されないものである。ここでは、IVR装置13Aがwebサーバと同様のプロトコル(例えば、HTTP、FTP等)に対応しており、そのプロトコルを用いたデータ送信を行うものとする(予めIVR装置13AのIPアドレス等は保持されているものとする)。すなわち、カスタム電話アプリケーション253では、電話通信(音声通信)とデータ通信(web通信)の2セッションの同時通信に対応しているものとする。
そして、IVR装置13Aは、スマートフォン20Aから受信したキー情報を、データベースサーバ11に未使用のキー情報として登録する(S311)。
そして、IVR装置13Aは、スマートフォン20Aとの電話通信の呼を切断する(S115、S116)。
そして、その後、第1の実施形態と同様に、スマートフォン20A(カスタム電話アプリケーション253)からWEBサーバ12への接続が行われることになるが、これ以後の動作は、第1の実施形態のステップS117からの動作と同様(ただし、スマートフォン20A側のアプリケーション処理は、全てカスタム電話アプリケーション253で行われる)であるので、説明を省略する。
(B−3)第2の実施形態の効果
第2の実施形態によれば、以下のような効果を奏することができる。
第2の実施形態では、スマートフォン20Aとコールセンタシステム10A(IVR装置13A)との間でキー情報のやりとりを行う際にトーン信号(DTMF形式)を用いないため、より高速かつ安全にキー情報の転送を行うことができる。
(C)他の実施形態
本発明は、上記の各実施形態に限定されるものではなく、以下に例示するような変形実施形態も挙げることができる。
(C−1)上記の各実施形態では、本発明の通信装置を、スマートフォンに適用した例について説明したが、電話通信とwebブラウザの両方に対応したものであれば、その種類は限定されないものである。例えば、webブラウザと、電話通信アプリケーション(ソフトフォン)を搭載したPCに、サポートアプリケーションに相当するプログラムを追加して、本発明の通信装置として構築するようにしても良い。
(C−2)上記の各実施形態では、コールセンタシステムを構成するサーバ(データベースサーバ、WEBサーバ、IVR装置、ACD装置、アウトバウンドサーバ)について、機能分散の方式や用いるハードウェア(コンピュータ)の台数については限定されないものである。例えば、コールセンタシステムを構成するサーバを全て異なるハードウェア(コンピュータ)を用いるようにしても良いし、全て1台のハードウェア(コンピュータ)を用いるようにしても良い。ただし、コールセンタシステムを構成するサーバのハードウェア構成に関わらず、その機能的構成は、上述の図1、図9のように示すことができる。
(C−3)上記の各実施形態のコールセンタシステムでは、待ち呼の処理について、上述の通り、「(a)webページへの誘導による取引完結、(b)webページからの折り返し電話予約、(c)webページによるオペレータの空き待ち」の3つのうち、ユーザが希望する方法を適用することができるが、3つの処理方式の全てに対応させる必要はなく、一部だけに対応させるように構成しても良い。
(C−4)上記の各実施形態では、スマートフォンは、電話通信において音声にのみ対応する例について説明したが、ビデオ電話(音声及びビデオを用いた電話通信)に対応させるようにしても良い。その場合、コールセンタシステムの側でもビデオ電話の呼を処理する構成が必要となる。
1…通信システム、10…コールセンタシステム、11…データベースサーバ、12…WEBサーバ、13…IVR装置、14…ACD装置、15…アウトバウンドサーバ、16、16−1〜16−N…オペレータ端末、N…ネットワーク、20…スマートフォン、21…通信部、22…ユーザインタフェース部、23…マイク、24…スピーカ、25…アプリケーション処理部、251…電話アプリケーション、252…サポートアプリケーション。

Claims (5)

  1. ユーザが使用する通信装置と、上記通信装置からの電話通信の呼を受付けるコールセンタシステムとを備える通信システムにおいて、
    上記コールセンタシステムは、
    上記通信装置からの電話通信の呼を受付けて、音声を用いた自動応答を行う音声自動応答手段と、
    上記音声自動応答手段で応答中の呼で、上記通信装置から所定の信号が供給された場合に、上記通信装置にGUIを用いた操作画面のデータ供給を開始し、上記ユーザからのGUI操作を受付ける操作画面提供手段とを有し、
    上記通信装置は、
    上記コールセンタシステムと電話通信を行うことが可能な電話通信手段と、
    上記電話通信手段の動作状況に応じて、上記コールセンタシステムから操作画面のデータの供給を受けて、そのデータに基づく操作画面を上記ユーザに提示し、上記ユーザからのGUI操作を受付ける操作受付手段とを有する
    ことを特徴とする通信システム。
  2. 上記操作画面提供手段は、当該呼についてオペレータ端末への接続を誘導する操作画面のデータを、上記通信装置に供給し、当該操作画面に対するユーザの操作に応じて、上記振分け手段に当該呼のオペレータ端末への割当てを再度実行させることを特徴とする請求項1に記載の通信システム。
  3. ユーザが使用する通信装置からの電話通信の呼を受付けるコールセンタシステムにおいて、
    上記通信装置からの電話通信の呼を受付けて、音声を用いた自動応答を行う音声自動応答手段と、
    上記音声自動応答手段で応答中の呼で、上記通信装置から所定の信号が供給された場合に、上記通信装置にGUIを用いた操作画面のデータ供給を開始し、上記ユーザからのGUI操作を受付ける操作画面提供手段と
    を有することを特徴とするコールセンタシステム。
  4. コールセンタシステムと電話通信を行うことが可能な電話通信手段と、
    上記電話通信手段の動作状況に応じて、上記コールセンタシステムから操作画面のデータの供給を受けて、そのデータに基づく操作画面を上記ユーザに提示し、上記ユーザからのGUI操作を受付ける操作受付手段と
    を有することを特徴とする通信装置。
  5. 通信装置に搭載されたコンピュータを、
    コールセンタシステムと電話通信を行うことが可能な電話通信手段と、
    上記電話通信手段の動作状況に応じて、上記コールセンタシステムから操作画面のデータの供給を受けて、そのデータに基づく操作画面を上記ユーザに提示し、上記ユーザからのGUI操作を受付ける操作受付手段と
    して機能させることを特徴とする通信プログラム。
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