JP2013029993A - 会議支援システム - Google Patents

Abstract

【課題】会議に関する配布資料の送信先の選択に煩雑な操作を要しない、会議支援システムを提供する。
【解決手段】ＭＦＰ１００には、各会議室で行なわれる会議の出席者に配布される資料のファイルが格納されている。携帯端末３００Ａ，…３００Ｎには、格納されるファイルを特定する情報を送信する。これに応じて、携帯端末３００Ａ，…３００Ｎでは、各ファイルに対応したアイコンが表示される。携帯端末３００Ａ，…３００Ｎのいずれかにおいて、各アイコンを選択する操作がなされると、当該操作がなされたことがＭＦＰ１００へ送信される。これに応じて、ＭＦＰ１００は、操作対象となったアイコンに対応するファイルを特定し、また、予め定められた条件に応じて、当該ファイルの送信先を決定し、そして、決定した送信先へ、当該ファイルを送信する。
【選択図】図１

Description

本発明は、会議支援システムに関し、特に、１以上の端末と情報処理装置とを含む会議支援システムに関する。

従来から、会議を支援するためのシステムについて、種々の技術が開示されていた。
たとえば、特許文献１（特開２００８−２１７１１６号公報）には、電子会議システムにおいて、サーバーにアクセスしたユーザーのＩＤおよびデータベースサーバーに記憶されたユーザーの管理情報に基づいて、入室できる会議室を制限する技術が開示されている。

また、特許文献２（特開２００６−３０３７４２号公報）には、会議の各参加者の有する機器の中から書記を担当する者の機器を特定し、当該機器に対して、各参加者が各自の機器に入力した情報を送信する技術が開示されている。

また、特許文献３（特開２００６−３１３１６号公報）には、予め会議の資料等の情報がサーバーに登録され、所定の時刻が到来すると、当該情報が、会議に関連付けられたグループによって取得できるようになる技術が開示されている。

また、特許文献４（特開２００４−３４３７６１号公報）には、会議の参加者に対して、格付け、興味領域、および／または、トリガーイベントにより、参加者に配信されるコンテンツが決定される技術が開示されている。

特開２００８−２１７１１６号公報 特開２００６−３０３７４２号公報 特開２００６−３１３１６号公報 特開２００４−３４３７６１号公報

なお、特許文献３や特許文献４に記載されたような会議資料の配布に関し、会議に欠席した者等に対して資料の配布が不要となる場合や、会議には出席しない者に対して会議内容の報告等のために資料の配布が必要となる場合など、会議資料の配布は状況に応じて変化する場合が想定される。

このような場合、会議資料を管理する者は、その都度送信先を選択する必要があり、煩雑であった。

本発明は、係る実情に鑑み考えだ出されたものであり、その目的は、会議に関する配布資料の送信先の選択に煩雑な操作を要しない、会議支援システムを提供することである。

本発明に従った会議支援システムは、情報端末と、情報端末と通信可能な情報処理装置とを備えた会議支援システムであって、情報処理装置は、記憶手段を含み、記憶手段は、会議の出席者を特定するための情報である第１の情報と、会議が、開始前、会議中、または、終了のいずれの状態にあるかを特定するための情報である第２の情報と、会議が関連付けられているファイルを特定するための情報である第３の情報とを記憶し、情報端末は、表示手段と、会議に関連付けられて記憶されたファイルのアイコンを表示手段に表示させるための表示制御手段と、表示手段に表示されたアイコンに対する指示の入力を受け付けるための受付手段と、受付手段が受付けた指示を情報処理装置に送信するための送信手段とを含み、情報処理装置は、指示を受信した場合に、第３の情報に基づいて、指示の対象とされたファイルである対象ファイルを特定し、第２の情報に基づいて、対象ファイルが関連付けられている会議の状態を特定し、特定した会議の状態に基づいて、対象ファイルの送信先を決定し、当該決定された送信先に、対象ファイルを送信するためのファイル制御手段をさらに含む。

好ましくは、表示手段と受付手段は、タッチパネルによって構成され、表示制御手段は、タッチパネルに１以上のファイルのアイコンを表示させ、受付手段は、タッチパネル上の第１の操作に基づいた、タッチパネルに表示されたアイコンで表されるファイルの中から処理対象のファイルを特定するための情報を取得し、第１の操作は、タッチパネル上で２点がタッチされた後に連続して当該２点のタッチ位置がその間隔が短くなる方向に移動し、その後、当該移動後の２点のタッチを解除する操作であり、受付手段は、第１の操作における２点のタッチ位置について、移動前と移動後の少なくとも一方のタッチ位置で定義される範囲に表示されたアイコンで表わされるファイルを、処理対象のファイルとして特定する。

好ましくは、会議はテレビ会議システムを利用した会議であり、第２の情報は、会議中である場合において、会議が消音状態か否かを特定するための情報を含む。

好ましくは、第２の情報は、会議中である場合において、発表中か質疑応答中かを特定するための情報を含む。

好ましくは、第１の情報は、会議の出席者のうち、発表者を特定するための情報を含み、ファイル制御手段は、第２の情報において質疑応答中とされる期間中に指示を受信した場合に、当該指示の対象となったファイルまたは当該ファイル内のページを特定する情報を記憶手段に記憶し、会議が終了した後、発表者を特定する送信先へ送信する。

好ましくは、第１の情報は、各参加者が会議の会場に入室したか否かを特定するための情報、および、会議の審議者を特定するための情報を含み、ファイル制御手段は、審議者が会議の会場に入室したことを条件として、対象ファイルを、決定された送信先へ送信する。

本発明によれば、会議に関連したファイルに対応するアイコンが操作されると、それに伴って決定された送信先へ、当該ファイルが送信される。

これにより、システムの利用者が、会議資料のファイルの送信先の選択に係る煩雑な操作に煩わされることを回避できる。

本発明の第１の実施の形態にかかる会議支援システムの構成の具体例を示す図である。 ＭＦＰ（Multi-Functional Peripheral）のハードウェア構成の具体例を示す図である。 入室管理サーバーのハードウェア構成の具体例を示す図である。 携帯端末のハードウェア構成の具体例を示す図である。 ＭＦＰにおいて格納される情報の内容を模式的に示す図である。 携帯端末のタッチパネルに対する、本実施の形態における特徴的な操作の内容を説明するための図である。 携帯端末のタッチパネルに対する、本実施の形態における特徴的な操作の内容を説明するための図である。 「つまむ」操作を説明するための図である。 「離す」操作を説明するための図である。 「つまむ」操作によるアイコンの選択を説明するための図である。 「つまむ」操作によるアイコンの選択を説明するための図である。 「つまむ」操作によるアイコンの選択を説明するための図である。 「つまむ」操作によるアイコンの選択を説明するための図である。 「つまむ」操作によるアイコンの選択を説明するための図である。 図１の会議支援システムにおいてファイルの送信を実現するために、携帯端末、ＭＦＰ、および、入室管理サーバーにおいて実行される資料送信処理のフローチャートである。 図１の会議支援システムにおいてファイルの送信を実現するために、携帯端末、ＭＦＰ、および、入室管理サーバーにおいて実行される資料送信処理のフローチャートである。 本発明の第２の実施の形態にかかる会議支援システムの構成の具体例を示す図である。 図１７のコンピューターのハードウェア構成を模式的に示す図である。 第２の実施の形態において実行される資料送信処理のフローチャートである。 第２の実施の形態において実行される資料送信処理のフローチャートである。 第３の実施の形態において実行される資料送信処理のフローチャートである。 第３の実施の形態において実行される資料送信処理のフローチャートである。 第４の実施の形態において、ＭＦＰのＣＰＵが実行する処理のフローチャートである。 第５の実施の形態において、ＭＦＰのＣＰＵが、資料送信処理のバックグラウンドで実行している処理のフローチャートである。

以下に、図面を参照しつつ、本発明の実施の形態について説明する。以下の説明では、同一の部品および構成要素には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同じである。

［第１の実施の形態］
＜システム構成＞
図１は、本実施の形態にかかる会議支援システムの構成の具体例を示す図である。

図１を参照して、本実施の形態にかかる会議支援システムは、ＭＦＰ１００と、入室管理サーバー２００と、携帯端末３００Ａ，…３００Ｎとを含み、これらがＬＡＮ（Local Area Network）などのネットワークで接続されている。本実施の形態のシステムでは、１以上の携帯端末を含む。なお、携帯端末の数は、図１に示されたものに限定されない。また、本明細書では、携帯端末自体の構成について説明する際には、適宜、携帯端末３００Ａ，…３００Ｎをまとめて「携帯端末３００」と呼ぶ。

本実施の形態では、ＭＦＰ１００により情報処理装置が構成され、また、携帯端末３００Ａ，…３００Ｎによって、情報端末が構成される。

上記したネットワークは、有線であっても無線であってもよい。一例として、ＭＦＰ１００と入室管理サーバー２００が有線ＬＡＮに接続され、該有線ＬＡＮにさらに無線ＬＡＮアクセスポイント（図示略）が含まれ、携帯端末３００Ａ，…３００Ｎが無線ＬＡＮアクセスポイントと無線ＬＡＮで接続されている例が挙げられる。

本実施の形態の会議支援システムでは、ＭＦＰ１００は、ファイルサーバとして機能する。また、携帯端末３００Ａ，…３００Ｎは、当該システムにおけるクライアントとして機能する。

また、本実施の形態の会議支援システムでは、入室管理サーバー２００は、１以上の会議室のそれぞれにおいて、どのユーザーが入室し、また、退室したかを管理する。このような管理は、たとえば、会議室の出入り口にセンサを設け、当該センサが出入りするユーザーを検出し、そして、入室管理サーバー２００が当該センサから各会議室に出入りするユーザーを特定する情報を受信することにより、実現される。

本実施の形態では、ＭＦＰ１００には、各会議室で行なわれる会議の少なくとも一部について、会議の出席者に配布される資料のファイルが格納されている。そして、ＭＦＰ１００は、各携帯端末３００からの要求等に応じて、携帯端末３００Ａ，…３００Ｎに、ＭＦＰ１００において格納されるファイルを特定する情報を送信する。そして、携帯端末３００Ａ，…３００Ｎでは、各ファイルを特定する情報として、たとえば各ファイルに対応したアイコンが表示される。そして、本実施の形態では、携帯端末３００Ａ，…３００Ｎのいずれかにおいて、アイコンを選択するための操作がなされると、当該操作がなされたことがＭＦＰ１００へ送信される。これに応じて、ＭＦＰ１００は、操作対象となったアイコンに対応するファイルを特定し、また、予め定められた条件に応じて、当該ファイルの送信先を決定し、そして、決定した送信先へ、当該ファイルを送信する。なお、送信先を決定する条件には、操作をした端末のユーザーが誰であるか、当該ファイルが対応する会議がどのような状態にあるか、などの条件が含まれる。

会議の状態の例としては、１）会議開始前（適宜「会議前」と標記する）、２）会議中、３）終了後（適宜「会議後」と標記する）、が挙げられる。本実施の形態では、後述するように、各会議の開始時刻（開始予定時刻）と終了時刻（終了予定時刻）が登録される。そして、たとえば、現在時刻と、開始時刻および終了時刻とが比較されることにより、会議の状態が決定される。

＜ＭＦＰの構成＞
図２は、ＭＦＰ１００のハードウェア構成の具体例を示す図である。

図２を参照して、ＭＦＰ１００は、ＭＦＰ１００全体を制御するための演算装置であるＣＰＵ（Central Processing Unit）１０と、ＣＰＵ１０で実行されるプログラムなどを記憶するためのＲＯＭ（Read Only Memory）１１と、ＣＰＵ１０でプログラムを実行する際の作業領域として機能するためのＲＡＭ（Random Access Memory）１２と、図示しない原稿台に載置された原稿を光学的に読取って画像データを得るためのスキャナー１３と、画像データを印刷用紙上に固定するためのプリンター１４と、情報を表示したり当該ＭＦＰ１００に対する操作入力を受付けたりするためのタッチパネルを含んだ操作パネル１５と、画像データ等を保存するためのハードディスク（ＨＤ）１６と、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリーなどの記憶媒体にアクセスしてそこからファイルを読み出したり書き込んだりするための記録媒体への通信を制御するためのメディアコントローラー１７と、上記したＬＡＮ等のネットワークを介した通信の制御のためにモデム等により構成される通信装置１８とを含む。

操作パネル１５は、図示しないタッチパネルと操作キー群とを含む。タッチパネルは、液晶表示装置などの表示装置と光学式タッチセンサや静電容量タッチセンサなどの位置指示装置とが重ねられて構成され、操作画面を表示して、その操作画面上の指示位置を特定する。

タッチパネル上での指示位置（タッチされた位置）や、押下されたキーを示す操作信号は、ＣＰＵ１０に入力される。ＣＰＵ１０は、押下されたキー、または表示している操作画面および指示位置とから操作内容を特定し、それに基づいて処理を実行する。

ＣＰＵ１０が実行するプログラムは、上記記憶媒体に記憶されていても良い。記憶媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disc - Read Only Memory）、ＤＶＤ−ＲＯＭ（Digital Versatile Disk - Read Only Memory）、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリ、メモリカード、ＦＤ（Flexible Disk）、ハードディスク、磁気テープ、カセットテープ、ＭＯ（Magnetic Optical Disc）、ＭＤ（Mini Disc）、ＩＣ（Integrated Circuit）カード（メモリカードを除く）、光カード、マスクＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ（Electronically Erasable Programmable Read-Only Memory）などの、不揮発的にプログラムを格納する媒体が挙げられる。

＜入室管理サーバーの構成＞
図３は、入室管理サーバー２００のハードウェア構成の具体例を示す図である。

図３を参照して、入室管理サーバー２００は、全体を制御するための演算装置であるＣＰＵ２０と、ＣＰＵ２０で実行されるプログラムなどを記憶するためのＲＯＭ２１と、ＣＰＵ２０でプログラムを実行する際の作業領域として機能するためのＲＡＭ２２と、液晶表示装置等によって構成される表示部２３と、当該入室管理サーバー２００に対する操作入力を受付けるための操作部２５と、上記した各種センサから入力される入室管理用の情報等を記憶するためのＨＤ２６と、当該入室管理サーバー２００に対して着脱可能な記憶媒体（ＵＳＢメモリー等）との間で情報の読み書きをするためのメディアコントローラー２７と、上記ＬＡＮに接続するための通信装置（モデム等）２８とを含む。

＜携帯端末の構成＞
図４は、携帯端末３００のハードウェア構成の具体例を示す図である。

図４を参照して、携帯端末３００は、全体を制御するための演算装置であるＣＰＵ３０と、ＣＰＵ３０で実行されるプログラムなどを記憶するためのＲＯＭ３１と、ＣＰＵ３０でプログラムを実行する際の作業領域として機能するためのＲＡＭ３２と、情報を表示したり当該携帯端末３００に対する操作入力を受付けたりするためのタッチパネルを含んだ操作パネル３５と、画像データ等を記憶するためのＨＤ３６と、携帯端末３００本体に対して着脱可能な記憶媒体（ＵＳＢメモリー等）との間で情報の読み書きを行なうメディアコントローラー３７と、上記ＬＡＮに接続するための通信装置３８とを含む。

操作パネル３５は、ＭＦＰ１００の操作パネル１５と同様の構成であってよい。すなわち、一例として、液晶表示装置などの表示装置と光学式タッチセンサや静電容量タッチセンサなどの位置指示装置とが重なって構成されたタッチパネルを含む。当該タッチパネルでは、操作画面上の指示位置が特定され、その位置を示す操作信号がＣＰＵ３０に入力される。ＣＰＵ３０は、表示している操作画面と指示位置とから操作内容を特定し、それに基づいて処理を実行する。

ＣＰＵ３０が実行するプログラムは、上記記憶媒体に記憶されていても良い。記憶媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＵＳＢメモリ、メモリカード、ＦＤ、ハードディスク、磁気テープ、カセットテープ、ＭＯ、ＭＤ、ＩＣカード（メモリカードを除く）、光カード、マスクＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭなどの、不揮発的にプログラムを格納する媒体が挙げられる。

＜ＭＦＰにおいて管理される情報＞
図５は、ＭＦＰ１００において格納される情報の内容を模式的に示す図である。

まず図５（Ａ）では、会議管理情報として、各会議についての格納される情報の内容の一例が模式的に示されている。

会議管理情報は、会議の開始時刻と、終了時刻と、会場と、当該会議の資料とされるファイルのファイル名（資料ファイル）と、出席者を含む。なお、資料ファイルとしては、ファイル名のみでなく、ファイルの格納場所が登録されていることが好ましい。ここで、格納場所は、ＭＦＰ１００内であっても良いし、ＭＦＰ１００が（直接または他の装置を介して）通信可能な装置内であっても良い。

なお、会議管理情報では、出席者の中から、当該会議においてレポート等の発表を行なう「発表者」が特定されるように、出席者を登録することができる。図５（Ａ）に示された例では、ユーザーＡ，ユーザーＢ，ユーザーＣを含む複数のユーザーが、出席者として登録されている。さらに、ユーザーＡは、発表者としても登録されている。

図５（Ｂ）には、各会議室の入室管理情報として、ユーザーごとに、どの会議室に入室した状態であるかを示す情報が格納されている。ＭＦＰ１００のＣＰＵ１０は、入室管理サーバー２００から受信した情報に基づいて、入室管理情報を生成し、ＨＤ１６に格納する。なお、入室管理サーバー２００が、入室管理情報を生成してＭＦＰ１００へ送信し、ＣＰＵ１０はそれをそのままＨＤ１６に格納しても良い。入室管理情報では、或る会議室に備えられたセンサが所定のユーザーの入室を検知した場合に、当該ユーザーの入室状況として当該会議室が登録される。そして、当該会議室における当該ユーザーの退出が検知された場合には、入室管理情報では、当該ユーザーの入室状況が「−」へと更新される。つまり、ユーザーがいずれの会議室にも入室していない場合、入室管理情報では、当該ユーザーの入室状況は、「−」とされる。

このようなシステムは、たとえば、各ユーザーが、当該ユーザーを認識できるＩＣカード等のアイテムを携帯し、そして、各会議室に備えられたセンサが、当該ユーザーが携帯するアイテムを検知することにより、各ユーザーの会議室への入室／退出を検知する。センサは、会議室の出入り口に備えられていても良いし、会議室の座席等に備えられていても良い。つまり、各ユーザーの入室／退室の管理には、各ユーザーの会議への出席を検知できる技術など、公知の技術を採用することができる。

＜タッチパネルに対してなされる操作＞
次に、携帯端末３００において表示されるアイコンに対してなされる操作の態様について、説明する。なお、以下に説明される操作は、携帯端末３００のタッチパネル（操作パネル３５）に対して、ファイルを選択するためになされる操作ではあり、本実施の形態では、携帯端末３００のタッチパネル上でアイコンが選択された操作がなされたことによって対応するファイルが送信されるが、本実施の形態の会議支援システムでは、ＭＦＰ１００のタッチパネル（操作パネル１５）に表示されたアイコンに対する操作に応じても、対応するファイルを選択することができる。

図６および図７は、携帯端末３００のタッチパネルに対する、本実施の形態における特徴的な操作の内容を説明するための図である。

図６では、操作パネル３５に複数のファイルのアイコンが表示された例が示されている。そして、操作パネル３５に対して、図６に表わされたような「つまむ」操作を行なうことで、当該操作がなされた位置に対応したアイコンを選択することができる。

なお、当該操作パネル３５に対して、図７に表されたような「離す」操作が行なわれた場合にも、アイコンを選択することができる。

図８は、「つまむ」操作を説明するための図である。
図８を参照して、「つまむ」操作とは、たとえば２本の指などを用いて操作パネル３５上の２点Ｐ１、Ｐ２を指定し、続いて、その位置から直線状または略直線状に指を近づけ、近づいた位置である２点Ｐ’１、Ｐ’２で２本の指を操作パネル３５から離れさせる操作を指す。

ＣＰＵ１０は、操作パネル３５上の２点Ｐ１、Ｐ２が同時に指示され、さらに、それぞれの位置から連続して直線状または略直線状に位置が変化し、元の２点間の間隔よりも短い間隔である２点Ｐ’１、Ｐ’２で両指定がほぼ同時に解除されたことが検出されると、「つまむ」操作がなされたと検出する。

図９は、「離す」操作を説明するための図である。図９を参照して、「離す」操作とは、たとえば２本の指などを用いて操作パネル３５上の２点Ｑ１、Ｑ２を指定し、続いて、その位置から直線状または略直線状に互いの指を遠ざけ、ある程度離れた位置である２点Ｑ’１、Ｑ’２で２本の指を操作パネル３５から離す操作を指す。

ＣＰＵ３０は、操作パネル３５上の２点Ｑ１、Ｑ２が同時に指示され、さらに、それぞれの位置から連続して直線状または略直線状に位置が変化し、元の２点間の間隔よりも長い間隔である２点Ｑ’１、Ｑ’２で両指定がほぼ同時に解除されたことが検出されると、「離す」操作がなされたと検出する。

＜つまむ操作によるアイコンの指定（選択）＞
携帯端末では、つまむ操作の最初に指定された２点（図８の２点Ｐ１、Ｐ２）と最後に指定された２点（図８の２点Ｐ’１、Ｐ’２）との少なくとも一方に基づいて定義される範囲に表示されるアイコンが、つまむ操作によって指定されたアイコンとして特定される。

なお、つまむ操作によって指定されるアイコンを特定する方法は、特定の方法に限定されない。図１０〜図１４は、つまむ操作によって指定されるアイコンを特定する方法の具体例を説明するための図である。

まず、図１０を参照して、携帯端末においてつまむ操作が検出されると、最初に指定（タッチ）された２点Ｐ１、Ｐ２を対角とする矩形をつまむ操作で定義される範囲が特定される。そして、特定された矩形の中に、少なくとも一部を含まれるアイコンが、指定されるアイコンとして特定される。または、図１１に示されるように、最初に指定（タッチ）された２点Ｐ１、Ｐ２を対角とする矩形をつまむ操作で定義される範囲が特定される。そして、当該矩形内に完全に含まれるアイコンが、指定されるアイコンとして特定される。このように特定されることで、ユーザーは移動対象とするファイルを表わしたアイコンを挟むように２本の指を操作パネル３５にタッチさせ、その状態からつまむ操作のための動作を行なうことで、意図するファイルを指定することができる。そのため、直感的に移動対象とするファイルを指定することができる。また、アイコン画像が小さい場合であっても、正確に指定することが可能となる。

または、図１２に示されるように、最後に指定（タッチ）された２点Ｐ’１、Ｐ’２を対角とする矩形が、つまむ操作で定義される範囲として特定される。当該矩形の中に少なくとも一部が含まれるアイコンが、指定されるアイコンとして特定される。または、図１３に示されるように、上記２点Ｐ’１、Ｐ’２を対角とする矩形内に完全に含まれるアイコンが、指定されるアイコンとして特定される。このように特定されることで、ユーザーは移動対象とするファイルを表わしたアイコンが最後に２本の指の間に挟まれるように、それよりも広く離して２本の指を操作パネル３５にタッチさせた後に近づけることで、意図するファイルを指定することができる。そのため、直感的に移動対象とするファイルを指定することができる。また、アイコン画像が小さい場合であっても、正確に指定することが可能となる。

または、図１４に示されるように、最初に指定された２点Ｐ１、Ｐ２から最後に指定された２点Ｐ’１、Ｐ’２までを結ぶ２本の線が、つまむ操作で定義される範囲と特定される。そして、いずれかの線と重なるアイコンが、指定されるアイコンとして特定される。このように特定されることで、ユーザーは移動対象とするファイルを表わしたアイコンをつまむように２本の指を移動させることで、意図するファイルを指定することができる。そのため、直感的に移動対象とするファイルを指定することができる。また、アイコン画像が小さい場合であっても、正確に指定することが可能となる。

なお、本実施の形態では、「つまむ」操作によってアイコンが特定（選択）されるものとして説明するが、「つまむ」操作の代わりに、「離す」操作によって、アイコンが選択されても良い。この場合、たとえば、２本の指が操作パネル３５を離れるときの位置（図７の白抜きの○印で示された２箇所）を対角とする矩形内に少なくとも一部が表示されているアイコンが選択対象となる。

＜資料送信処理＞
上記のように、本実施の形態の会議支援システムでは、携帯端末３００において表示された会議資料のファイルに対応するアイコンが選択されると、当該ファイルについて、送信先が決定され、そして、当該決定された送信先へファイルが送信される。図１５および図１６は、このようなファイルの送信を実現するために、携帯端末３００のＣＰＵ３０、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１０、および、入室管理サーバー２００のＣＰＵ２０によって実行される資料送信処理のフローチャートである。以下、これらの図を参照して、当該処理の内容を説明する。

なお、以下の説明では、携帯端末３００を利用するユーザーは、すべて、各携帯端末３００を介してシステムにログインしているものとする。つまり、携帯端末３００のＣＰＵ３０は、当該携帯端末３００を操作しているユーザーを、当該ログインの際に入力された情報に基づいて特定できるものとする。また、以下の説明において、「アイコンをつまむ」とは、アイコンを「つまむ」操作によって選択することを意味する。

まず、図１５を参照して、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１０は、まず、ステップＳＢ１０で、携帯端末３００から、ファイルのアイコンをつまむ操作がなされた旨の情報を受信するまで、待機する。

携帯端末３００のＣＰＵ３０は、操作パネル３５に表示された会議資料のファイルのアイコンに対して、上記された「つまむ」操作がなされたことを検知すると、ステップＳＡ１０で、ＭＦＰ１００に対して、その旨を送信する。このとき、ＣＰＵ３０は、少なくとも、操作対象となった（選択された）アイコンを特定する情報と操作を行なったユーザーを特定する情報を、送信する。

ＭＦＰ１００のＣＰＵ１０は、携帯端末３００から上記した情報を受信すると、処理をステップＳＢ２０へ進める。

ステップＳＢ２０では、ＣＰＵ１０は、上記「つまむ」操作を行なったユーザーが、会議の発表者であるか否かを判断する。ここで、ＣＰＵ１０は、上記のように携帯端末３００から送信された、操作対象のアイコンを特定する情報に基づき、当該アイコンに対応するファイルを特定する。そして、会議管理情報（図５（Ａ））において、当該特定したファイルが資料ファイルとされている会議を特定する。そして、上記「つまむ」操作を実行したユーザーが、当該会議の発表者であるか否かを、会議管理情報を参照することにより判断する。そして、発表者であると判断するとステップＳＢ３０へ処理を進め、発表者ではなく単なる出席者であると判断すると、ステップＳＢ８０（図１６参照）へ処理を進める。

ステップＳＢ３０では、ＣＰＵ１０は、携帯端末３００において操作の対象となったアイコンのファイルを資料ファイルとする会議の状態をチェックし、当該チェックの結果に応じて、処理を進める。具体的には、当該会議が、会議中であればステップＳＢ４０へ処理を進め、会議開始前であればステップＳＢ６０へ処理を進め、そして、当該会議が終了している場合にはステップＳＢ７０へ処理を進める。

ステップＳＢ４０では、ＣＰＵ１０は、入室管理サーバー２００から、その時点での入室管理情報を取得して、ステップＳＢ５０へ処理を進める。

入室管理サーバー２００のＣＰＵ２０は、ＭＦＰ１００から入室管理情報の要求を取得すると、これに応じて、その時点での各ユーザーの入室状況を決定するための情報を、ＭＦＰ１００へ送信する。

これに応じて、ＭＦＰ１００では、図５（Ｂ）を参照して説明したような入室管理情報が、ＨＤ１６等に格納される。ステップＳＢ５０では、ＣＰＵ１０は、ステップＳＢ３０で、操作対象のアイコンに基づいて特定した会議の入室者（出席者）に、操作対象となったファイルを送信して、ステップＳＢ１０へ処理を戻す。

なお、ＣＰＵ１０は、会議管理情報に基づいて会議の会場を特定し、そして、入室管理情報に基づいて、当該会場に入室しているユーザーを、当該会議の出席者として特定する。

ステップＳＢ６０では、ＣＰＵ１０は、ステップＳＢ３０で特定した会議の出席予定者に、上記操作の対象となったファイルを送信して、ステップＳＢ１０へ処理を戻す。

なお、各会議の会議管理情報（図５（Ａ））は、それぞれの開始前から、生成される。そして、ＣＰＵ１０は、ステップＳＢ３０で特定した会議についての会議管理情報について、出席者として登録されているユーザーを、出席予定者として特定する。

ステップＳＢ７０では、ＣＰＵ１０は、上記「つまむ」操作を実行したユーザーに対して、処理対象となったファイルを送信して、ステップＳＢ１０へ処理を戻す。

図１６を参照して、ステップＳＢ２０において、上記「つまむ」操作を実行したユーザーが、会議の単なる出席者である場合には、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１０は、ステップＳＢ８０で、ステップＳＢ３０と同様に、操作対象のファイルを資料ファイルとする会議の状態をチェックする。そして、ＣＰＵ１０は、当該会議が会議中であると判断するとステップＳＢ９０へ処理を進め、会議開始前または会議終了後である場合には、ステップＳＢ１３０へ処理を進める。

ステップＳＢ１３０では、ＣＰＵ１０は、ステップＳＢ７０と同様に、上記「つまむ」操作を行なったユーザーに、処理対象のファイルを送信して、ステップＳＢ１０へ処理を戻す。

一方、ステップＳＢ９０では、ＣＰＵ１０は、ステップＳＢ４０と同様に、入室管理サーバー２００に対して、入室管理情報を要求する。

これに応じて、入室管理サーバー２００のＣＰＵ２０は、ステップＳＣ１０と同様に、ステップＳＣ２０において、入室管理情報を、ＭＦＰ１００へ送信する。

ＭＦＰ１００のＣＰＵ１０は、入室管理サーバー２００から入室管理情報を取得すると、ステップＳＢ１００へ処理を進める。

ステップＳＢ１００では、ＣＰＵは、処理対象のファイルの送信のための宛先のリストを生成して、上記「つまむ」操作が実行された携帯端末３００に送信する。

なお、ステップＳＢ１００で生成される宛先リストは、種々のものが考えられる。たとえば、ステップＳＢ９０で入室管理サーバー２００から受信した入室管理情報に基づいて、処理対象のファイルを資料ファイルとする会議の出席者を列挙したものであってもよいし、本実施の形態のシステムが職場において実施されている場合には所定の所属や役職のユーザーが選択されて生成されてもよいし、このような場合のために予め定められたリストであってもよい。

ステップＳＢ１００において宛先リストが送信されると、これに応じて、携帯端末３００のＣＰＵ３０は、ステップＳＡ２０において、上記宛先リストを受信して、ステップＳＡ３０へ処理を進める。

ステップＳＡ３０では、ＣＰＵ３０は、当該携帯端末３００のユーザーに、ステップＳＡ２０で受信した宛先リストに基づいて、ファイルの送信先としての宛先を選択させて、そして、選択された宛先をＭＦＰ１００へ送信する。

これに応じて、ステップＳＢ１１０では、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１０は、携帯端末３００から送信される宛先情報を受信し、そして、ステップＳＢ１２０へ処理を進める。

ステップＳＢ１２０では、ＣＰＵ１０は、ステップＳＢ１１０で受信した宛先に、上記操作対象のファイルを送信して、ステップＳＢ１０へ処理を戻す。

以上説明した本実施の形態のファイル送信処理によれば、携帯端末３００において、ユーザーがファイルを選択する処理を実行すると、選択されたファイルが、ＭＦＰ１００において決定される宛先（送信先）へと送信される。

ここで、当該ファイルの送信先は、ステップＳＢ３０またはステップＳＢ８０において説明されたように、当該ファイルを資料ファイルとする会議の状態に応じて、決定される。

また、当該ファイルの送信先は、携帯端末３００においてファイルを選択する操作を行なったユーザーが、当該会議の発表者であるか単なる出席者であるか（ステップＳＢ２０）によっても、決定される。

［第２の実施の形態］
＜システム構成＞
本実施の形態の会議支援システムの構成を、図１７に示す。

図１７を参照して、本実施の形態の会議支援システムは、図１を参照して説明したシステムの構成に加え、テレビ会議システムを制御するコンピューター９００をさらに含む。

コンピューター９００は、ＭＦＰ１００等が接続されるネットワークに、接続する。
図１８は、図１７のコンピューター９００のハードウェア構成を模式的に示す図である。

図１８を参照して、コンピューター９００は、当該コンピューター９００の全体な動作を制御するための演算装置であるＣＰＵ９０と、ＣＰＵ９０で実行されるプログラムなどを記憶するためのＲＯＭ９１と、ＣＰＵ９０でプログラムを実行する際の作業領域として機能するためのＲＡＭ９２と、液晶表示装置等によって構成される表示部９３と、当該コンピューター９００に対する操作入力を受付けるための操作部９５と、上記した各種センサから入力される入室管理用の情報等を記憶するためのＨＤ９６と、上記ＬＡＮに接続するための通信装置（モデム等）９８とを含む。

また、コンピューター９００は、テレビ会議システムにおいて利用されるマイク９４、カメラ９９、および、スピーカー９７を含む。なお、テレビ会議システムでは、さらに表示部９３も利用される。

＜資料送信処理＞
次に、本実施の形態で実行される資料送信処理の内容を説明する。

図１９および図２０は、本実施の形態において実行される資料送信処理のフローチャートである。以下、これらの図を参照して、本実施の形態において実行される資料送信処理の内容を説明する。

資料送信処理において、まず、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１０は、第１の実施の形態と同様に、ステップＳＢ１０で、携帯端末３００から「つまむ」操作がなされた旨の情報を受信するまで、待機している。

一方、携帯端末３００において、操作パネル３５に表示されたアイコンに対して上記「つまむ」操作がなされたことを検出すると、その旨を、ステップＳＡ１０で、ＣＰＵ３０は、ＭＦＰ１００へ送信する。

これに応じて、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１０は、ステップＳＢ２２０（図２０参照）へ処理を進める。ステップＳＢ２２０では、ＣＰＵ１０は、テレビ会議システムを制御するコンピューター９００に対して、消音情報を要求する。

ここで、消音情報とは、コンピューター９００において、操作部９５に対して、マイク９４の音声を相手方に送信しない状態にする操作がなされているか否かを示す情報である。なお、本明細書では、マイク９４の音声を相手方に送信しない状態を消音状態と言い、相手方に送信する状態を非消音状態と言う。

なお、本実施の形態のテレビ会議システムは、ネットワークを通じて、他のコンピューターとの間で、テレビ会議を運営するためのシステムである。つまり、本実施の形態の会議支援システムのユーザーは、コンピューター９００を利用して、他のシステムのユーザーとテレビ会議を行なっている。そして、消音状態とは、本会議支援システムを利用するユーザーが、他のシステムのユーザーに対して、自らが発する音声がマイク９４を介して相手方たる他のシステム側に送信されることを停止している状態であるとする。

そして、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１０は、ステップＳＢ２２０で、コンピューター９００から消音情報を取得すると、ステップＳＢ２３０へ処理を進める。

ステップＳＢ２３０では、ＣＰＵ１０は、入室管理サーバー２００に対して、入室管理情報（図５（Ｂ））を要求する。

これに応じて、入室管理サーバー２００のＣＰＵ２０は、入室管理情報を生成するための情報を、ＭＦＰ１００へ送信する。

ＭＦＰ１００のＣＰＵ１０は、ステップＳＢ２３０で入室管理情報を取得すると、ステップＳＢ２４０へ処理を進める。

ステップＳＢ２４０では、ＣＰＵ１０は、入室管理情報に基づいて、「つまむ」操作をしたユーザーが現在入室している会議室を特定し、ステップＳＢ２５０へ処理を進める。

ステップＳＢ２５０では、ＣＰＵ１０は、ステップＳＢ２４０で特定した会議室に入室しているメンバー（ユーザー）に対して、処理対象となったファイルを送信して、ステップＳＢ１０へ処理を戻す。

一方、ステップＳＢ２２０で取得した消音情報が非消音状態であると判断すると、ＣＰＵ１０は、ステップＳＢ２０（図１９参照）へ処理を進める。

そして、ＣＰＵ１０は、第１の実施の形態と同様に、ステップＳＢ２０以降の処理を実行する。

以上説明した本実施の形態では、会議支援システムは、テレビ会議システムを制御するコンピューター９００を含む。そして、「つまむ」操作によってファイルが選択された際には、当該テレビ会議システムにおける消音状態／非消音状態を確認する。そして、テレビ会議システムが消音状態である場合には、選択されたファイルが、「つまむ」操作をしたユーザーと同じ会議室にいるユーザーにのみ、送信される（ステップＳＢ２５０）。

これにより、相手方に会議室内の音声を送信しないような状況では、選択されたファイルについても、当該会議室に入室しているユーザーにのみ送信される。

［第３の実施の形態］
＜システム構成＞
本実施の形態の会議支援システムでは、図５（Ａ）を参照して説明したような会議管理情報において、当該会議が発表中であるか質疑応答中であるかを示す情報が、さらに、含まれる。

なお、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１０は、たとえば、各会議室に備えられたこれらの状態を切換えるためのボタンの操作に基づいて、各会議が発表中であるか質疑応答中であるかを特定することができる。

＜資料送信処理＞
本実施の形態の資料送信処理では、第１の形態において図１５と図１６で処理の内容が説明されたところを、図１６に示された部分が図２１と図２２に示された処理に置き換えられることにより、説明される。

図２１および図２２は、第３の実施の形態において実行される資料送信処理のフローチャートである。

図２１を参照して、ステップＳＢ２０（図１５参照）において、「つまむ」操作を行なったユーザーが、会議の単なる出席者であると判断すると、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１０は、ステップＳＢ８０で、当該会議の状態をチェックする。そして、会議開始前または会議終了後であると判断するとステップＳＢ１３０へ処理を進め、会議中であると判断するとステップＳＢ３１０（図２２）へ処理を進める。

ステップＳＢ３１０では、ＣＰＵ１０は、当該会議が、会議中であるか質疑応答中であるかを判断する。そして、ＣＰＵ１０は、質疑応答中であると判断するとステップＳＢ３２０へ処理を進め、発表中であると判断するとステップＳＢ９０（図２１）へ処理を進める。

ステップＳ３２０では、ＣＰＵ１０は、当該会議が行なわれている会議室に入室しているユーザーに、処理対象のファイルを送信して、ステップＳＢ３３０へ処理を進める。

ステップＳＢ３３０では、ＣＰＵ１０は、「つまむ」操作の対象となったファイル（または、当該ファイル内のページ）を、別途保存して、ステップＳＢ１０へ処理を戻す。

一方、ステップＳＢ３１０において発表中であると判断すると、ＣＰＵ１０は、第１の実施の形態と同様に、ステップＳＢ９０以降の処理を実行する。

以上説明した本実施の形態では、会議の質疑応答中に、当該会議の出席者（発表者を除く）によってファイル（またはページ）を選択する操作がなされると、当該ファイル（またはページ）が、当該会議に出席しているユーザーへ送信される。

会議の質疑応答中にファイル（またはページ）が選択された場合、当該ファイル（またはページ）に対して、出席者は発表者に質問をすることを望む状況にあると考えられる。そして、本実施の形態では、このような状況に応じて、質疑応答の対象となるファイルを、会議に出席しているユーザーの共通認識として保有される。

なお、本実施の形態に限っては、ユーザーによって「つまむ」操作で選択されるファイルは、会議の配布資料以外の資料も含むものと考えられる。

［第４の実施の形態］
＜システム構成＞
本実施の形態の会議支援システムは、第３の実施の形態の会議支援システムのさらなる変形例と考えられる。よって、本実施の形態の会議支援システムでは、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１０は、各会議が、発表中であるか質疑応答中であるかの状態を特定することができる。

＜資料送信処理＞
本実施の形態のＭＦＰ１００のＣＰＵ１０は、資料送信処理のバックグラウンドで、さらに、図２３に示される処理を実行している。

図２３は、第４の実施の形態において、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１０が実行する処理のフローチャートである。

図２３を参照して、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１０は、ステップＳＢ４１０で、いずれかの会議が終了したか否かを判断し、終了したと判断するとステップＳＢ４２０へ処理を進める。

ステップＳＢ４２０では、ステップＳＢ４１０で終了した会議について、当該会議に出席したユーザーのリスト（入室者リスト）と、当該会議において質疑された情報がまとめられたもの（議事録）を生成して、ステップＳＢ４３０へ処理を進める。

なお、ＣＰＵ１０は、入室管理情報の履歴を参照し、当該会議が開始してから終了するまでの間に、少なくとも１度、当該会議が行なわれた会議室に入室したユーザーをピックアップすることにより、入室者リストを生成する。

また、ＣＰＵ１０は、たとえば、ステップＳＢ３３０（図２２）において保存したファイル（またはページ）をすべて合成することにより、議事録を生成する。なお、議事録には、ステップＳＢ３３０において保存されたファイル（またはページ）に対して「つまむ」操作を行なったユーザーを特定する情報（たとえば、ユーザー名）をさらに含むように、議事録を生成してもよい。

ステップＳＢ４３０では、ＣＰＵ１０は、ステップＳＢ４１０で終了したと判断した会議の発表者として登録されたユーザーに、ステップＳＢ４２０で生成した入室者リストおよび議事録を送信して、処理を終了する。

以上説明した本実施の形態では、会議の発表者に対して、当該会議に出席したユーザーのリスト、および、質疑応答の内容を、提供することができる。

［第５の実施の形態］
＜システム構成＞
本実施の形態の会議支援システムは、第１〜第４の実施の形態で説明した会議支援システムのいずれにも、追加的に適用されることができる。

＜資料送信処理＞
本実施の形態の会議支援システムでは、図５（Ａ）を参照して説明したような会議管理情報の出席者において、発表者に加え、審議者が特定される。そして、本実施の形態では、当該審議者が不在のまま会議が開始されたり、会議資料が会議出席者に配布されることを回避するため、当該審議者の入室を待って、会議資料のファイルが出席者に送信される。

＜資料送信処理＞
図２４は、第５の実施の形態において、ＭＦＰ１００のＣＰＵ１０が、資料送信処理のバックグラウンドで実行している処理のフローチャートである。

図２４を参照して、ＣＰＵ１０は、ステップＳＢ５１０で、入室管理サーバー２００に対して、入室管理情報を特定するための情報を要求する。

これに応じて、入室管理サーバー２００のＣＰＵ２０が、ＭＦＰ１００へ、入室管理情報を送信する。

入室管理サーバー２００から入室管理情報を取得すると、ＣＰＵ１０は、ステップＳＢ５２０へ処理を進める。

ステップＳＢ５２０では、ＣＰＵ１０は、会議管理情報において当該会議の審議者が、当該会議の会場に既に入室しているか否かを判断し、まだ入室していないと判断するとステップＳＢ５１０へ処理を戻し、入室していると判断するとステップＳＢ５３０へ処理を進める。

ステップＳＢ５３０では、当該会議の資料ファイルの送信可フラグをオンにして、処理を終了する。

以上説明した本実施の形態では、ＣＰＵ１０は、ステップＳＢ５０等において資料ファイルを送信する際に、ステップＳＢ５３０でオンされるファイル送信可フラグがオンされていることを条件として、ファイルを送信する。

これにより、審議が必要な会議において、審議者が会場に入室する前に、つまり、審議者が不在のまま、会議が開始されたり、会議資料が出席者に配布されることを、回避できる。

［その他の変形例等］
各実施の形態におけるファイルの送信の態様としては、電子メールに添付する、または、所定のサーバーの各ユーザーの領域にファイルを送信する、など、ファイルを個人に宛てて送信する際の公知の技術を利用することが考えられる。

また、以上の説明では、ファイルの送信は、携帯端末３００に対するアイコン選択操作に基づいたものとして説明されるが、ＭＦＰ１００のタッチパネルにファイルのアイコンが表示された場合に、当該アイコンを選択する操作がなされた場合にも、同様の処理がなされる。この場合、上記の説明において携帯端末３００において実行された処理は、ＭＦＰ１００において実行される処理に置き換えられる。

今回開示された各実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。また、各実施の形態において説明された発明は、可能な限り、単独でも、組合わせても、実施することが意図される。

１０，２０，３０，９０ ＣＰＵ、１５，３５ 操作パネル、１７，２７，３７ メディアコントローラー、１８，３８ 通信装置、２１，３１，９１ ＲＯＭ、２２，３２，９２ ＲＡＭ、２３，９３ 表示部、２５，９５ 操作部、９４ マイク、９７ スピーカー、９９ カメラ、２００ 入室管理サーバー、３００，３００Ａ，３００Ｎ 携帯端末、９００ コンピューター。

Claims (6)

1. 情報端末と、前記情報端末と通信可能な情報処理装置とを備えた会議支援システムであって、
   前記情報処理装置は、記憶手段を含み、
   前記記憶手段は、
   会議の出席者を特定するための情報である第１の情報と、
   前記会議が、開始前、会議中、または、終了のいずれの状態にあるかを特定するための情報である第２の情報と、
   前記会議が関連付けられているファイルを特定するための情報である第３の情報とを記憶し、
   前記情報端末は、
   表示手段と、
   前記会議に関連付けられて記憶されたファイルのアイコンを前記表示手段に表示させるための表示制御手段と、
   前記表示手段に表示されたアイコンに対する指示の入力を受け付けるための受付手段と、
   前記受付手段が受付けた指示を前記情報処理装置に送信するための送信手段とを含み、
   前記情報処理装置は、
   前記指示を受信した場合に、前記第３の情報に基づいて、前記指示の対象とされたファイルである対象ファイルを特定し、前記第２の情報に基づいて、前記対象ファイルが関連付けられている会議の状態を特定し、前記特定した会議の状態に基づいて、前記対象ファイルの送信先を決定し、当該決定された送信先に、前記対象ファイルを送信するためのファイル制御手段をさらに含む、会議支援システム。
2. 前記表示手段と前記受付手段は、タッチパネルによって構成され、
   前記表示制御手段は、前記タッチパネルに１以上の前記ファイルのアイコンを表示させ、
   前記受付手段は、前記タッチパネル上の第１の操作に基づいた、前記タッチパネルに表示されたアイコンで表されるファイルの中から処理対象のファイルを特定するための情報を取得し、
   前記第１の操作は、前記タッチパネル上で２点がタッチされた後に連続して当該２点のタッチ位置がその間隔が短くなる方向に移動し、その後、当該移動後の２点のタッチを解除する操作であり、
   前記受付手段は、前記第１の操作における２点のタッチ位置について、移動前と移動後の少なくとも一方のタッチ位置で定義される範囲に表示されたアイコンで表わされるファイルを、前記処理対象のファイルとして特定する、請求項１に記載の会議支援システム。
3. 前記会議はテレビ会議システムを利用した会議であり、
   前記第２の情報は、前記会議中である場合において、前記会議が消音状態か否かを特定するための情報を含む、請求項１または請求項２に記載の会議支援システム。
4. 前記第２の情報は、前記会議中である場合において、発表中か質疑応答中かを特定するための情報を含む、請求項１または請求項２に記載の会議支援システム。
5. 前記第１の情報は、前記会議の出席者のうち、発表者を特定するための情報を含み、
   前記ファイル制御手段は、
   前記第２の情報において質疑応答中とされる期間中に前記指示を受信した場合に、当該指示の対象となったファイルまたは当該ファイル内のページを特定する情報を前記記憶手段に記憶し、
   前記会議が終了した後、前記発表者を特定する送信先へ送信する、請求項４に記載の会議支援システム。
6. 前記第１の情報は、各参加者が前記会議の会場に入室したか否かを特定するための情報、および、前記会議の審議者を特定するための情報を含み、
   前記ファイル制御手段は、前記審議者が前記会議の会場に入室したことを条件として、前記対象ファイルを、前記決定された送信先へ送信する、請求項１に記載の会議支援システム。

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