JP2012027550A

JP2012027550A - 電子承認報告システム及び方法

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Publication number: JP2012027550A
Application number: JP2010163197A
Authority: JP
Inventors: Toshihisa Fujii; 稔久藤井
Original assignee: Chugoku Electric Power Co Inc
Current assignee: Chugoku Electric Power Co Inc
Priority date: 2010-07-20
Filing date: 2010-07-20
Publication date: 2012-02-09
Anticipated expiration: 2030-07-20
Also published as: JP5153833B2

Abstract

【課題】官公庁に提出する、複数の承認を得ることが必要な電子書類を、容易にかつ効率的に作成することのできる電子承認報告システム及び方法を提供すること。
【解決手段】電子承認報告システム１は、電子承認サーバ１０と、ユーザ端末５０とを含む。電子承認サーバ１０は、承認経路ＤＢ３１と、承認記録ＤＢ３２とを備える。そして、電子承認サーバ１０は、ユーザ端末５０から電子書類を受信し、承認記録ＤＢ３２に記憶させ、承認経路ＤＢ３１に記憶された承認経路を構成するユーザ端末５０に、当該電子書類の承認を促がすための承認要求を送信し、承認要求を送信したユーザ端末５０から当該電子書類に対する承認を受信したことに応じて、当該電子書類の承認を承認記録ＤＢ３２に記憶させる。そして、電子承認サーバ１０は、承認を送信したユーザ端末５０の次のユーザ端末５０に、承認要求を送信する。
【選択図】図１

Description

本発明は、電子承認報告システム及び方法に関する。

従来、企業（工場や、発電所等）では、法律、条例、協定等に基づき、定期的あるいは必要に応じて種々の測定データ報告書を官公庁（県庁、保健所、市役所等）へ紙ベースで報告している。そのため、報告手段は、郵送や手交に限定されている。

報告書作成に当たっては，複数の測定データを記入するため多数の測定結果資料を参照しながら作成する必要があり、かなりのノウハウが必要となる。また、企業では人員削減によりある特定の作業者のみが作成業務に当たっているケースが多く、その作業者が長期間職務を離脱すると作成業務が停滞するという問題も発生する。このような問題を解決するためのシステムとして、特許文献１から特許文献５に開示されたシステムが知られている。

特許文献１には、法規制により自治体等に提出義務が定められている書類を容易かつ効率的に作成することのできる書類作成支援システムが開示されている。特許文献１に開示された書類作成支援システムは、コンピュータとネットワークが設備された環境下で、法規制の対象物の管理状況を管理データとして管理データベースに登録しておくと共に、法規制を法規制データベースに登録しておき、書類作成を行う代行業者が管理データベースに登録された管理データに基づいて、法規制データベースに登録された法規制を検索し、その検索結果に基づいて、自治体等への提出義務のある書類の作成を行う。

特許文献２には、業者登録申請にかかわる業者側の手間と自治体契約担当部署の事務作業とを軽減する申請受付システムが開示されている。特許文献２に開示された申請受付システムは、コンピュータネットワークに接続され、コンピュータネットワーク上に業者登録の申請受付情報を発信すると共にコンピュータネットワーク上の情報を受信することが可能な情報公開手段と、コンピュータネットワーク及び情報公開手段を介して送信されてくる、ユーザの業者登録の申請内容を表す申請情報を受信する情報処理端末とを備える。

特許文献３には、住民票や印鑑証明証書等の証明書の発行や住所変更や婚姻届の届書等の自治体や行政機関への申請を通信ネットワークを介して行えるようにする申請書類処理システムが開示されている。特許文献３に開示された申請書類処理システムは、ネットワークを介し又は直接接続された端末装置から送付された定型の申請依頼データを受付し登録し格納する手段と、申請依頼データに基づき本人認証を行う手段と、申請内容に応じた情報ファイルにアクセスして必要データを取得又は更新する手段と、取得した必要データを申請依頼に応じた書式で出力する手段と、申請内容によって他の行政機関のサーバと通信を行い必要情報を取得する手段と、証明書発行に係る手数料を自動で徴収する手段とを備える。

特許文献４には、汎用的なＷｅｂブラウザを用いて電子政府・電子自治体等への電子申請を行う際における申請者の利便性とセキュリティに対する信頼性を向上させることのできる電子申請システムが開示されている。特許文献４に開示された電子申請システムにおいて管理者サーバは、クライアント側で電子申請内容が入力されたＨＴＭＬ形式の電子申請書の入力内容をマークアップ言語で表した入力済申請書を受信して保存し、クライアントからの要求に応じ、保存した入力済申請書をクライアントに送信する。そして、管理者サーバは、クライアント側において入力済申請書に署名が付与されることにより生成された署名済申請書を受信して、認証する。

特許文献５には、工場・事業場等の設備の設置・変更等にあたり、行政手続において必要な届出書をリストアップする環境法令遵守支援サーバが開示されている。特許文献５に開示された環境法令遵守支援サーバは、設置される設備を示す設備情報と、設備の設置又は変更等を行う際に行政手続が必要であるかどうかを判定するための判定項目及び判定項目に対する判定条件と、行政手続において必要となる届出書の一覧である届出書リストとを対応付けて記憶する法令データベースとを備える。そして、環境法令遵守支援サーバは、通信可能に接続されているクライアント装置から設備情報を受信し、クライアント装置から当該設備情報に対する判定項目ごとの判定情報を受信し、当該判定情報及び法令データベースに記憶されている判定条件に基づいて、行政手続が必要であるかどうかを判定し、行政手続が必要であると判定した場合は、法令データベースに記憶されている当該判定条件に対応する届出書リストをクライアント装置に送信する。

特開２００１−２７３３８３号公報特開２００１−３２５５３８号公報特開２００２−２５９６０２号公報特開２００４−３０３０３５号公報特開２００６−３９７５１号公報

しかしながら、特許文献１に開示された書類作成支援システムは、例えば、管理データとして危険物の設置場所を登録しておき、設置場所が変更されると、代行業者が、変更に応じた法規制を検索して提出義務書類を作成するので、管理データに応じた法規制の検索に熟知している必要がある。特許文献２に開示された申請受付システムは、自治体契約担当部署と、業者との事務作業を軽減するだけなので、契約等の特定の書類以外の書類作成作業を軽減することはできない。特許文献３に開示された申請書類処理システムは、住所変更や婚姻届の届書等の申請に応じて、行政機関が必要な認証や情報の取得を行って証明書を発行するだけなので、行政機関への報告書のように複数の承認を得ることが必要な書類を容易に作成することはできない。同様に、特許文献４に開示された電子申請システムは、電子政府等に保存した入力済申請書に申請者が署名することによって認証するだけなので、官公庁への報告書のように複数の承認を得ることが必要な書類を容易に作成することはできない。特許文献５に開示された環境法令遵守支援サーバは、設備の設置又は変更に関連する届出について判定して、行政手続きに必要な届出書をリストアップするだけなので、官公庁への届出書を複数の承認を経て容易に作成することはできない。すなわち、開示されたシステムは、いずれも、企業内の承認行為から官公庁での報告書提出に伴う受付及び承認行為までの一連のシステムとしての機能はない。

そこで、企業等において、上位承認者の決裁に要する時間や郵送等による提出時間を短縮し、官公庁への提出期日を超過することなく報告書等を提出し、承認を得ることが可能な電子承認報告システムが望まれている。

本発明は、官公庁に提出する、複数の承認を得ることが必要な電子書類を、容易にかつ効率的に作成することのできる電子承認報告システム及び方法を提供することを目的とする。

本発明では、以下のような解決手段を提供する。

（１）電子書類を記憶する電子承認サーバと、当該電子承認サーバにコンピュータネットワークを介して通信可能に接続された複数のユーザ端末とを含む電子承認報告システムであって、前記電子承認サーバは、官公庁に提出される電子書類に対応付けて、当該電子書類を承認する経路であって、前記複数のユーザ端末により構成される承認経路を記憶する承認経路記憶手段と、提出された前記電子書類と、当該電子書類に対する前記ユーザ端末からの承認を記憶する承認記録記憶手段と、前記ユーザ端末から前記電子書類を受信する書類受信手段と、前記書類受信手段が受信した前記電子書類を受理して前記承認記録記憶手段に記憶させる受理手段と、前記受理手段が前記電子書類を前記承認記録記憶手段に記憶させたことに応じて、前記承認経路記憶手段に記憶された当該電子書類に対応付けられた前記承認経路を構成する前記ユーザ端末に、当該電子書類の承認を促がすための承認要求を送信する承認要求送信手段と、前記承認要求送信手段が前記承認要求を送信した前記ユーザ端末から当該電子書類に対する承認を受信したことに応じて、当該電子書類の承認を前記承認記録記憶手段に記憶させる承認記録手段と、を備え、前記承認要求送信手段は、前記承認記録手段が前記電子書類の承認を記憶させたことに応じて、当該電子書類に対応付けられた前記承認経路を構成する前記ユーザ端末のうち、承認を送信した前記ユーザ端末の次の前記ユーザ端末に、前記承認要求を送信する、電子承認報告システム。

（１）の電子承認報告システムにおける電子承認サーバは、官公庁に提出される電子書類に対応付けて、複数のユーザ端末により構成される承認経路を記憶する承認経路記憶手段と、提出された電子書類及び当該電子書類に対するユーザ端末からの承認を記憶する承認記録記憶手段と、を備える。そして、電子承認サーバは、ユーザ端末から電子書類を受信し、受信した電子書類を受理して承認記録記憶手段に記憶させる。次に、電子承認サーバは、電子書類を承認記録記憶手段に記憶させたことに応じて、承認経路記憶手段に記憶された当該電子書類に対応付けられた承認経路を構成するユーザ端末に、当該電子書類の承認を促がすための承認要求を送信する。次に、電子承認サーバは、承認要求を送信したユーザ端末から当該電子書類に対する承認を受信したことに応じて、当該電子書類の承認を承認記録記憶手段に記憶させる。そして、電子承認サーバは、電子書類の承認を記憶したことに応じて、当該電子書類に対応付けられた承認経路を構成するユーザ端末のうち、承認を送信したユーザ端末の次のユーザ端末に、承認要求を送信する。

すなわち、電子承認サーバは、官公庁に提出する、複数の承認を得ることが必要な電子書類、例えば、企業が作成した書類について保健所が承認する電子書類の承認を促す要求を、電子書類に対応付けた承認経路を構成する企業や保健所の端末に順に送信し、当該端末から承認を受信する。したがって、本発明に係る電子承認報告システムは、官公庁に提出する、複数の承認を得ることが必要な電子書類を、容易にかつ効率的に作成することができる。

（２）前記電子承認サーバは、前記電子書類に対応付けて、当該電子書類を受け付ける担当者の端末を記憶する担当者記憶手段と、前記承認記録記憶手段に記憶された前記電子書類の承認による経路と、前記電子書類に対応付けられた前記承認経路とが一致する場合に、前記電子書類に対応付けられた担当者の端末に通知する通知手段と、をさらに備える、（１）に記載の電子承認報告システム。

すなわち、（２）に記載の電子承認報告システムにおける電子承認サーバは、電子書類に対応付けて、当該電子書類を受け付ける担当者の端末を記憶する担当者記憶手段をさらに備え、承認記録記憶手段に記憶された電子書類の承認による経路と、電子書類に対応付けられた承認経路とが一致する場合に、電子書類に対応付けられた担当者の端末に通知する。したがって、（２）に係る電子承認報告システムは、官公庁に提出する、複数の承認を得ることが必要な電子書類を、さらに効率的に作成することができる。

（３）前記書類受信手段は、当該電子書類を受信したことに応じて、当該電子書類を構成する項目のうち所定の項目に、データが書き込まれているか否かを判断する記載項目判断手段と、前記記載項目判断手段によって、データが書き込まれていないと判断された場合に、前記電子書類を送信した前記ユーザ端末に、所定の項目にデータを書き込むことを要求する書き込み要求を送信する書き込み要求送信手段と、をさらに備える、（１）又は（２）に記載の電子承認報告システム。

すなわち、（３）に記載の電子承認報告システムにおける電子承認サーバは、さらに、受信した電子書類を構成する項目のうち所定の項目にデータが書き込まれていないと判断した場合に、電子書類を送信したユーザ端末に、所定の項目にデータを書き込むことを要求する書き込み要求を送信する。したがって、（３）に係る電子承認報告システムは、官公庁に提出する、複数の承認を得ることが必要な電子書類を、さらに効率的に作成することができる。

（４）前記電子承認サーバは、前記電子書類を前記受理手段が受理した日からの日数を算出し、算出した日数が所定の日数より大きい場合に、前記承認記録記憶手段に記憶された記録に基づいて、承認が記録されていない前記ユーザ端末に承認を催促する催促要求を送信する催促要求送信手段、をさらに備える、（１）から（３）のいずれかに記載の電子承認報告システム。

すなわち、（４）に記載の電子承認報告システムにおける電子承認サーバは、さらに、電子書類を受理した日からの日数を算出し、算出した日数が所定の日数より大きい場合に、承認記録記憶手段に記憶された記録に基づいて、承認が記録されていないユーザ端末に承認を催促する催促要求を送信する。したがって、（４）に係る電子承認報告システムは、官公庁に提出する、複数の承認を得ることが必要な電子書類を、迅速に作成することができる。

（５）電子書類を記憶する電子承認サーバと、当該電子承認サーバにコンピュータネットワークを介して通信可能に接続された複数のユーザ端末とを含む電子承認報告システムにおいて、官公庁に提出される電子書類に対応付けて、当該電子書類を承認する経路であって、前記複数のユーザ端末により構成される承認経路を記憶する承認経路記憶手段と、提出された前記電子書類と、当該電子書類に対する前記ユーザ端末からの承認を記憶する承認記録記憶手段とを備える前記電子承認サーバが実行する方法であって、前記ユーザ端末から前記電子書類を受信するステップと、受信した前記電子書類を受理して前記承認記録記憶手段に記憶させるステップと、前記電子書類を前記承認記録記憶手段に記憶させたことに応じて、前記承認経路記憶手段に記憶された当該電子書類に対応付けられた前記承認経路を構成する前記ユーザ端末に、当該電子書類の承認を促がすための承認要求を送信する承認要求送信ステップと、前記承認要求を送信した前記ユーザ端末から当該電子書類に対する承認を受信したことに応じて、当該電子書類の承認を前記承認記録記憶手段に記憶させるステップと、前記電子書類の承認を記憶させたことに応じて、当該電子書類に対応付けられた前記承認経路を構成する前記ユーザ端末のうち、承認を送信した前記ユーザ端末の次の前記ユーザ端末に、前記承認要求を送信するステップと、を含む方法。

したがって、（５）に係る方法は、（１）と同様に、官公庁に提出する、複数の承認を得ることが必要な電子書類を、容易にかつ効率的に作成することができる。

本発明によれば、電子承認報告システムは、官公庁に提出する、複数の承認を得ることが必要な電子書類を、容易にかつ効率的に作成することができる。このような電子承認報告システムによって、企業等における資料作成の省力化が図れ、実務者以外の作成作業の効率化が図れる。また、企業等における報告に伴う承認行為に要する時間や、郵送時間、手交時間等を省くことができ、郵送処理等の問題を解決することが可能である。さらに、電子承認報告システムによって、官公庁等における電子データでの保存により、紙（樹木）資源使用の低減を図り、紙ベース報告書の保管場所の確保等の問題を解決することが可能である。

本発明の一実施形態に係る電子承認報告システムによる電子書類の承認経路の例を示す図である。本発明の一実施形態に係る電子承認サーバの機能を示す機能ブロック図である。本発明の一実施形態に係る電子承認サーバのハードウェア構成の一例を示す図である。本発明の一実施形態に係る承認経路ＤＢの例を示す図である。本発明の一実施形態に係る承認記録ＤＢの例を示す図である。本発明の一実施形態に係る電子承認サーバの処理内容を示すフローチャートである。本発明の一実施形態に係る電子承認サーバの電子書類受信処理の内容を示すフローチャートである。本発明の一実施形態に係る電子承認サーバの承認受信処理の内容を示すフローチャートである。本発明の一実施形態に係る電子承認サーバの通知処理の内容を示すフローチャートである。

以下、本発明の実施形態について図を参照しながら説明する。

図１は、本発明の一実施形態に係る電子承認報告システム１による電子書類の承認経路の例を示す図である。電子承認報告システム１は、電子書類を記憶する電子承認サーバ１０と、当該電子承認サーバ１０にコンピュータネットワーク７０（後述する図２参照）を介して通信可能に接続された複数のユーザ端末５０ａ〜５０ｄ（以下、ユーザ端末を区別しない場合にユーザ端末５０という）とを含んでいる。電子承認サーバ１０は、官公庁に設置され、官公庁に提出される電子書類に対応付けて、当該電子書類を承認する経路であって、ユーザ端末５０（例えば、企業の端末や保健所の端末等）により構成される承認経路を記憶している。そして、電子承認サーバ１０は、提出された電子書類に対するユーザ端末５０（例えば、企業の端末や保健所の端末等）からの承認を記録する。

例えば、電子書類を県庁１０３に提出する場合において、企業の担当者は、電子書類を作成し、ユーザ端末５０ａから県庁１０３の電子承認サーバ１０に送信することで、電子書類を県庁１０３に提出する。県庁１０３に設置された電子承認サーバ１０は、ユーザ端末５０ａから電子書類を受信すると、受信した電子書類を受理して記憶する。次に、電子承認サーバ１０は、電子書類を記憶したことに応じて、当該電子書類に対応付けて記憶した承認経路を構成するユーザ端末５０に、当該電子書類の承認を促がすための承認要求を送信する。ここで、例えば、承認経路がユーザ端末５０ｂ、５０ｃの順で構成されている場合、電子承認サーバ１０は、ユーザ端末５０ｂに、当該電子書類の承認を促がすための承認要求を送信する。その後、ユーザ端末５０ｂから当該電子書類に対する承認、例えば、承認したことを示す電子サインを伴ったデータを受信すると、当該電子書類の承認を記録する。そして、電子承認サーバ１０は、電子書類の承認を記録したことに応じて、承認経路を構成する次のユーザ端末５０ｃに、当該電子書類の承認を促がすための承認要求を送信する。

このように、電子承認報告システム１において、電子承認サーバ１０は、提出された電子書類に対応付けたユーザ端末５０に承認を促し、ユーザ端末５０から承認を受信して、承認が揃うと県庁１０３の担当者端末６０ａに通知する。よって、企業の担当者は、必要な事項を書き込んでユーザ端末５０から電子承認サーバ１０に提出しさえすれば、上長の承認や保健所の承認等を得るための作業を行わなくても、電子承認サーバ１０によって必要な承認を得ることができる。そして、電子承認サーバ１０は、必要な承認が揃うと県庁１０３の担当者端末６０に通知し、例えば、県庁１０３の担当者による報告によって最終承認者端末６１から承認を受信して、提出された電子書類が作成される。したがって、電子承認報告システム１は、官公庁に提出する、複数の承認を得ることが必要な電子書類を、容易にかつ効率的に作成することができる。また、承認経路を構成するユーザ端末５０には、承認を促すための要求のみがなされ、電子書類が送信されることはない。すなわち、承認する電子書類は、提出先の官公庁に設置された電子承認サーバ１０に保存されたままであり、承認者は、電子承認サーバ１０に保存された電子書類にアクセスして当該電子書類についての承認を行う。このように、電子書類の承認に際し、複数のユーザ端末５０に逐次電子書類を送信する必要がないため、誤ったユーザ端末５０に電子書類を送信してしまうことを防止できると共に、異なる電子書類を誤って送信してしまうことをも防止できる。

図２は、本発明の一実施形態に係る電子承認サーバ１０の機能を示す機能ブロック図である。電子承認サーバ１０は、承認経路記憶手段としての承認経路ＤＢ３１（ＤＢ：データベース）と、承認記録記憶手段としての承認記録ＤＢ３２と、書類受信手段としての書類受信部１１と、受理手段としての受理部１２と、承認要求送信手段としての承認要求送信部１３と、承認記録手段としての承認記録部１４と、通知手段としての通知部１５と、催促要求送信手段としての催促要求送信部１６とを備え、書類受信部１１は、記載項目判断手段としての記載項目判断部１１１と、書き込み要求送信手段としての書き込み要求送信部１１２とをさらに備えている。この様な電子承認サーバ１０について、各部ごとに詳述する。

承認経路ＤＢ３１は、官公庁に提出される電子書類に対応付けて、当該電子書類を承認する経路であって、複数のユーザ端末５０により構成される承認経路を記憶する。さらに、承認経路ＤＢ３１は、担当者記憶手段としての担当者フィールドを備え、電子書類に対応付けて、当該電子書類を受け付ける担当者の端末、例えば、書類の承認が揃ったことを電子承認サーバ１０が報告する官公庁の担当者の端末を記憶する（後述する図４参照）。

例えば、承認経路ＤＢ３１は、使用届出書や変更届出書等の電子書類の種別ごとに、企業等の提出者識別情報と、企業等において電子書類を承認する上長が用いる端末のコンピュータネットワーク７０上のアドレスと、承認する順位とを記憶する。アドレスは、電子書類を提出する企業等が指定した端末のアドレスである。

承認記録ＤＢ３２は、提出された電子書類と、当該電子書類に対するユーザ端末５０からの承認を記憶する。例えば、承認記録ＤＢ３２は、受理した電子書類の受理日や、ユーザ端末５０から受信した承認の承認日等の履歴を、企業等から受信した電子書類ごとに記憶する（後述する図５参照）。

書類受信部１１は、ユーザ端末５０から電子書類を受信する。そして、記載項目判断部１１１は、当該電子書類を受信したことに応じて、当該電子書類を構成する項目のうち所定の項目、例えば、名称や所在地等の必須項目に、データが書き込まれているか否かを判断する。書き込み要求送信部１１２は、記載項目判断部１１１によって、データが書き込まれていないと判断された場合に、電子書類を送信したユーザ端末５０に、所定の項目にデータを書き込むことを要求する書き込み要求を送信する。書類受信部１１は、例えば、記載項目判断部１１１が書き込まれていないと判断した項目と、書き込むように警告するメッセージとを書き込み要求として送信してもよい。

受理部１２は、書類受信部１１が受信した電子書類を受理して承認記録ＤＢ３２に記憶させる。例えば、受理部１２は、書類受信部１１において受信した電子書類にデータが書き込まれていると判断されたことに応じて、受信された電子書類に受理日を対応付けて承認記録ＤＢ３２に記憶させる。

承認要求送信部１３は、受理部１２が電子書類を承認記録ＤＢ３２に記憶させたことに応じて、承認経路ＤＢ３１に記憶された、当該電子書類に対応付けられた承認経路を構成するユーザ端末５０に、当該電子書類の承認を促がすための承認要求を送信する。例えば、承認要求送信部１３は、受理部１２が電子書類を受理すると、受理した電子書類の種別情報及び電子書類に記載された提出者識別情報（例えば、届出者として記載された名称やコード）によって、承認経路ＤＢ３１を検索し、検索した電子書類及び提出者識別情報に対応付けられた承認経路を取得する。そして、承認要求送信部１３は、取得した承認経路を構成するユーザ端末５０に、当該電子書類の承認を促がすための承認要求を送信する。承認要求送信部１３は、例えば、承認を要求する電子書類の書類名等の情報と、承認を促すメッセージとを送信すると共に、ユーザ端末５０からパスワード等を入力することによって電子書類の内容を参照することができる様にする。

承認記録部１４は、承認要求送信部１３が承認要求を送信したユーザ端末５０から当該電子書類に対する承認を受信したことに応じて、当該電子書類の承認を承認記録ＤＢ３２に記憶させる。例えば、承認記録部１４は、受信した電子書類の提出者識別情報と、電子書類の種別情報とによって承認記録ＤＢ３２を検索し、検索した電子書類の種別情報及び提出者識別情報に対応付けられた承認経路を構成するユーザ端末５０のうち、受信したユーザ端末５０のアドレスに対応する承認フィールドに承認されたことを示す承認情報（例えば、承認日）を記憶する。

そして、承認要求送信部１３は、承認記録部１４が電子書類の承認を記憶させたことに応じて、当該電子書類に対応付けられた承認経路を構成するユーザ端末５０のうち、承認を送信したユーザ端末５０の次のユーザ端末５０に、承認要求を送信する。例えば、承認要求送信部１３は、電子書類の承認が記録されると、記録された承認情報に対応するユーザ端末５０の次のユーザ端末５０のアドレスに、承認要求を送信する。すなわち、承認要求送信部１３は、承認経路ＤＢ３１に設定された承認の順位に基づいて、次のユーザ端末５０に当該電子書類の承認を促がすための要求を送信する。

通知部１５は、承認記録ＤＢ３２に記憶された電子書類の承認による経路と、電子書類に対応付けられた承認経路とが一致する場合に、電子書類に対応付けられた担当者端末６０に通知する。例えば、通知部１５は、承認記録ＤＢ３２に承認情報が記憶されることによって承認経路を構成する全てのユーザ端末５０によって承認された場合、承認経路ＤＢ３１において電子書類に対応付けられた担当者端末６０、例えば、県庁の担当者端末６０に、提出された電子書類について、必要な承認経路における承認がされたことを通知する。

催促要求送信部１６は、電子書類を受理部１２が受理した日からの日数を算出し、算出した日数が所定の日数より大きい場合に、承認記録ＤＢ３２に記憶された記録に基づいて、承認が記録されていないユーザ端末５０に承認を催促する催促要求を送信する。例えば、催促要求送信部１６は、電子書類を受理して承認記録ＤＢ３２に記憶した受理日からの日数を算出し、算出した日数が所定の日数（例えば、３０日）より大きい場合に、承認記録ＤＢ３２を参照して最後に承認を受信したユーザ端末５０の次のユーザ端末５０に、承認を催促する催促要求を送信する。

図３は、本発明の一実施形態に係る電子承認サーバ１０のハードウェア構成の一例を示す図である。電子承認サーバ１０は、ＣＰＵ１０００（ＣｅｎｔｒａｌＰｒｏｃｅｓｓｉｎｇＵｎｉｔ）１０００、通信Ｉ／Ｆ１０４０、メインメモリ１０５０、ＢＩＯＳ（ＢａｓｉｃＩｎｐｕｔＯｕｔｐｕｔＳｙｓｔｅｍ）１０６０、Ｉ／Ｏコントローラ１０７０、ハードディスク１０７４、表示装置１０８０、入力装置１１００及び入出力Ｉ／Ｆ装置２０００を備え、バスライン１００５により接続されている。

ＣＰＵ１０００は、電子承認サーバ１０を統括的に制御する部分であり、ハードディスク１０７４に記憶された各種プログラムを適宜読み出して実行することにより、上述したハードウェアと協働し、本発明に係る各種機能を実現している。

通信Ｉ／Ｆ１０４０は、電子承認サーバ１０を専用ネットワーク又は公共ネットワークを介してユーザ端末５０や担当者端末６０等と接続できるようにするためのネットワーク・アダプタである。

メインメモリ１０５０は、適宜読み出して実行されるプログラムを記憶し、プログラムの実行によって作成される種々の情報を記憶する。ＢＩＯＳ１０６０は、電子承認サーバ１０の起動時にＣＰＵ１０００が実行するブートプログラムや、電子承認サーバ１０のハードウェアに依存するプログラム等を格納する。

Ｉ／Ｏコントローラ１０７０には、ハードディスク１０７４等の記憶手段を接続することができる。ハードディスク１０７４は、電子承認サーバ１０が本発明の機能を実行するためのプログラムを記憶しており、承認経路ＤＢ３１及び承認記録ＤＢ３２等を記憶している。

電子承認サーバ１０に提供されるプログラムは、ハードディスク１０７４、又はメモリカード等の記録媒体に格納されて提供される。このプログラムは、Ｉ／Ｏコントローラ１０７０を介して、記録媒体から読み出され、又は通信Ｉ／Ｆ１０４０を介してダウンロードされることによって、電子承認サーバ１０にインストールされ実行されてもよい。

表示装置１０８０は、電子承認サーバ１０による演算処理結果の画面、オペレータの指示を受け付ける画面等を表示するものであり、ブラウン管表示装置、液晶表示装置等のディスプレイ装置を含む。入力装置１１００は、電子承認サーバ１０のオペレータによる入力を行う装置であり、キーボード及びマウス等で構成される。入出力Ｉ／Ｆ装置２０００は、電子承認サーバ１０と、他の機器、例えば補助記憶装置等とを接続する。

なお、ユーザ端末５０及び担当者端末６０においても、同様のコンピュータ及びその周辺装置が備えるハードウェア並びに該ハードウェアを制御するソフトウェアによって構成される。

図４は、本発明の一実施形態に係る承認経路ＤＢ３１の例を示す図である。承認経路ＤＢ３１は、電子書類の書類種別に対応付けて、承認経路を構成する端末アドレスと、承認要求を送信する順位と、担当者（例えば、官公庁における担当者）とを記憶している。

図５は、本発明の一実施形態に係る承認記録ＤＢ３２の例を示す図である。承認記録ＤＢ３２は、電子書類の書類種別に対応付けて、提出者ＩＤ（提出者識別情報）と、承認経路を構成する端末アドレスと、受理した日である受理日と、承認を受信した日である承認日とを記憶している。

図６は、本発明の一実施形態に係る電子承認サーバ１０の処理内容を示すフローチャートである。

ステップＳ１０１において、ＣＰＵ１０００（書類受信部１１）は、電子書類データを受信したか否かを判断する。この判断がＹＥＳの場合、ＣＰＵ１０００は、処理をステップＳ１０２に移し、ＮＯの場合、ＣＰＵ１０００は、処理をステップＳ１０３に移す。

ステップＳ１０２において、ＣＰＵ１０００（書類受信部１１）は、電子書類受信処理（後述する図７参照）を行う。その後、ＣＰＵ１０００は、処理をステップＳ１０１に移す。

ステップＳ１０３において、ＣＰＵ１０００（承認記録部１４）は、承認データを受信か否かを判断する。この判断がＹＥＳの場合、ＣＰＵ１０００は、処理をステップＳ１０４に移し、ＮＯの場合、ＣＰＵ１０００は、処理をステップＳ１０５に移す。

ステップＳ１０４において、ＣＰＵ１０００（承認記録部１４）は、承認受信処理（後述する図８参照）を行う。その後、ＣＰＵ１０００は、処理をステップＳ１０１に移す。

ステップＳ１０５において、ＣＰＵ１０００（通知部１５）は、通知処理（後述する図９参照）を行う。その後、ＣＰＵ１０００は、処理をステップＳ１０１に移す。

図７は、本発明の一実施形態に係る電子承認サーバ１０の電子書類受信処理の内容を示すフローチャートである。

ステップＳ２０１において、ＣＰＵ１０００（書類受信部１１、記載項目判断部１１１）は、所定の項目にデータが書き込まれているか否かを判断する。すなわち、ＣＰＵ１０００は、受信した電子書類の項目のうち、名称や所在地等の必須項目に、データが書き込まれているか否かを判断する。この判断がＹＥＳの場合、ＣＰＵ１０００は、処理をステップＳ２０２に移し、ＮＯの場合、ＣＰＵ１０００は、処理をステップＳ２０５に移す。

ステップＳ２０２において、ＣＰＵ１０００（受理部１２）は、受信した電子書類データを承認記録ＤＢ３２に記憶させる。より具体的には、ＣＰＵ１０００は、受信した電子書類データに受信した日付（受理日）を対応付けて承認記録ＤＢ３２に記憶させる。その後、ＣＰＵ１０００は、処理をステップＳ２０３に移す。

ステップＳ２０３において、ＣＰＵ１０００（承認要求送信部１３）は、受信した電子書類に対応付けられた承認経路を構成するユーザ端末５０を取得する。より具体的には、ＣＰＵ１０００は、受理した電子書類の種別情報によって、承認経路ＤＢ３１を検索し、検索した電子書類の種別情報に対応付けられた承認経路を構成するユーザ端末５０を取得する。その後、ＣＰＵ１０００は、処理をステップＳ２０４に移す。

ステップＳ２０４において、ＣＰＵ１０００（承認要求送信部１３）は、ステップＳ２０３で取得したユーザ端末５０に、電子書類の承認を促がすための承認要求データを送信する。その後、ＣＰＵ１０００は、処理を終了し、本処理に移るステップの次のステップに処理を戻す。

ステップＳ２０５において、ＣＰＵ１０００（書類受信部１１、書き込み要求送信部１１２）は、所定の項目にデータを書き込むことを要求する書き込み要求データを送信する。より具体的には、ＣＰＵ１０００は、電子書類を送信したユーザ端末５０に、書き込まれていないと判断した項目と、書き込むように警告するメッセージとを送信する。その後、ＣＰＵ１０００は、処理を終了し、本処理に移るステップの次のステップに処理を戻す。

図８は、本発明の一実施形態に係る電子承認サーバ１０の承認受信処理の内容を示すフローチャートである。

ステップＳ３０１において、ＣＰＵ１０００（承認記録部１４）は、受信した承認データを承認記録ＤＢ３２に記憶させる。より具体的には、ＣＰＵ１０００は、受信した承認データのうち、電子書類の種別情報と提出者ＩＤ（例えば、届出者として記載された名称やコード）とによって承認記録ＤＢ３２を検索し、検索した電子書類の種別情報に対応付けられた承認経路を構成するユーザ端末５０のうち、受信したユーザ端末５０のアドレスに対応する承認フィールドに承認日を書き込む。その後、ＣＰＵ１０００は、処理をステップＳ３０２に移す。

ステップＳ３０２において、ＣＰＵ１０００（承認記録部１４）は、承認経路を構成する全てのユーザ端末５０の承認を受信したか否かを判断する。すなわち、ＣＰＵ１０００は、承認記録ＤＢ３２において、電子書類に対応付けられた承認経路を構成する全てのユーザ端末５０の承認日フィールドに、承認日が記憶されているか否かを判断する。この判断がＹＥＳの場合、ＣＰＵ１０００は、処理をステップＳ３０５に移し、ＮＯの場合、ＣＰＵ１０００は、処理をステップＳ３０３に移す。

ステップＳ３０３において、ＣＰＵ１０００（承認要求送信部１３）は、承認要求データを送信するための次のユーザ端末５０を取得する。より具体的には、ＣＰＵ１０００は、承認記録ＤＢ３２の承認経路において、ステップＳ３０１において承認日を記録したユーザ端末５０の次の順位のユーザ端末５０のアドレスを取得する。その後、ＣＰＵ１０００は、処理をステップＳ３０４に移す。

ステップＳ３０４において、ＣＰＵ１０００（承認要求送信部１３）は、ステップＳ３０３において取得したユーザ端末５０に、当該電子書類の承認を促がすための承認要求データを送信する。その後、ＣＰＵ１０００は、処理を終了し、本処理に移るステップの次のステップへ処理を戻す。

ステップＳ３０５において、ＣＰＵ１０００（通知部１５）は、担当者へ通知する。より具体的には、ＣＰＵ１０００は、承認経路ＤＢ３１において電子書類種別に対応付けられた担当者端末６０に、提出された電子書類について必要な承認経路における承認がされたことを通知する。その後、ＣＰＵ１０００は、処理を終了し、本処理に移るステップの次のステップに処理を戻す。

図９は、本発明の一実施形態に係る電子承認サーバ１０の通知処理の内容を示すフローチャートである。

ステップＳ４０１において、ＣＰＵ１０００（催促要求送信部１６）は、電子書類を受理した受理日からの日数を算出する。その後、ＣＰＵ１０００は、処理をステップＳ４０２に移す。

ステップＳ４０２において、ＣＰＵ１０００（催促要求送信部１６）は、算出した日数が所定日数（例えば、３０日）以上か否かを判断する。この判断がＹＥＳの場合、ＣＰＵ１０００は、処理をステップＳ４０３に移し、ＮＯの場合、ＣＰＵ１０００は、処理をステップＳ４０４に移す。

ステップＳ４０３において、ＣＰＵ１０００（催促要求送信部１６）は、催促要求データを送信する。より具体的には、ＣＰＵ１０００は、承認記録ＤＢ３２を参照して最後に承認データを受信したユーザ端末５０の次の順位のユーザ端末５０に、承認を催促する催促要求データを送信する。その後、ＣＰＵ１０００は、処理をステップＳ４０４に移す。

ステップＳ４０４において、ＣＰＵ１０００（催促要求送信部１６）は、全ての電子書類について、催促要求をするか否かの判断を行ったか否かを判断する。この判断がＹＥＳの場合、ＣＰＵ１０００は、処理を終了し、本処理に移るステップの次のステップに処理を戻し、ＮＯの場合、ＣＰＵ１０００は、処理をステップＳ４０１に移す。

本実施形態によれば、電子承認報告システム１は、電子承認サーバ１０と、電子承認サーバ１０にコンピュータネットワーク７０を介して通信可能に接続された複数のユーザ端末５０とを含む。電子承認サーバ１０は、官公庁に提出される電子書類に対応付けて、当該電子書類を承認する経路であって、複数のユーザ端末５０により構成される承認経路を記憶する承認経路ＤＢ３１と、提出された電子書類と、当該電子書類に対するユーザ端末５０からの承認を記憶する承認記録ＤＢ３２と、を備える。さらに、承認経路ＤＢ３１は、電子書類に対応付けて、当該電子書類を受け付ける担当者端末６０を記憶する。そして、電子承認サーバ１０は、ユーザ端末５０から電子書類を受信し、受信した電子書類を受理して承認記録ＤＢ３２に記憶させる。次に、電子承認サーバ１０は、電子書類を承認記録ＤＢ３２に記憶させたことに応じて、承認経路ＤＢ３１に記憶された当該電子書類に対応付けられた承認経路を構成するユーザ端末５０に、当該電子書類の承認を促がすための承認要求を送信する。次に、電子承認サーバ１０は、承認要求を送信したユーザ端末５０から当該電子書類に対する承認を受信したことに応じて、当該電子書類の承認を承認記録ＤＢ３２に記憶させる。そして、電子承認サーバ１０は、電子書類の承認を記憶させたことに応じて、当該電子書類に対応付けられた承認経路を構成するユーザ端末５０のうち、承認を送信したユーザ端末５０の次のユーザ端末５０に、承認要求を送信する。さらに、電子承認サーバ１０は、承認記録ＤＢ３２に記憶させた電子書類の承認による経路と、電子書類に対応付けられた承認経路とが一致する場合に、電子書類に対応付けられた担当者端末６０に通知する。さらに、電子承認サーバ１０は、当該電子書類を受信したことに応じて、当該電子書類を構成する項目のうち所定の項目に、データが書き込まれているか否かを判断し、データが書き込まれていないと判断した場合に、電子書類を送信したユーザ端末５０に、所定の項目にデータを書き込むことを要求する書き込み要求を送信する。電子承認サーバ１０は、さらに、電子書類を受理した日からの日数を算出し、算出した日数が所定の日数より大きい場合に、承認記録ＤＢ３２に記憶された記録に基づいて、承認が記録されていないユーザ端末５０に承認を催促する催促要求を送信する。したがって、電子承認報告システム１は、官公庁に提出する、複数の承認を得ることが必要な電子書類を、容易にかつ効率的に作成することができる。

以上、本発明の実施形態について説明したが、本発明は上述した実施形態に限るものではない。また、本発明の実施形態に記載された効果は、本発明から生じる最も好適な効果を列挙したに過ぎず、本発明による効果は、本発明の実施形態に記載されたものに限定されるものではない。

１電子承認報告システム
１０電子承認サーバ
１１書類受信部
１１１記載項目判断部
１１２書き込み要求送信部
１２受理部
１３承認要求送信部
１４承認記録部
１５通知部
１６催促要求送信部
３１承認経路ＤＢ
３２承認記録ＤＢ
５０、５０ａ、５０ｂ、５０ｃ、５０ｄユーザ端末
６０担当者端末
７０コンピュータネットワーク

Claims

電子書類を記憶する電子承認サーバと、当該電子承認サーバにコンピュータネットワークを介して通信可能に接続された複数のユーザ端末とを含む電子承認報告システムであって、
前記電子承認サーバは、
官公庁に提出される電子書類に対応付けて、当該電子書類を承認する経路であって、前記複数のユーザ端末により構成される承認経路を記憶する承認経路記憶手段と、
提出された前記電子書類と、当該電子書類に対する前記ユーザ端末からの承認を記憶する承認記録記憶手段と、
前記ユーザ端末から前記電子書類を受信する書類受信手段と、
前記書類受信手段が受信した前記電子書類を受理して前記承認記録記憶手段に記憶させる受理手段と、
前記受理手段が前記電子書類を前記承認記録記憶手段に記憶させたことに応じて、前記承認経路記憶手段に記憶された当該電子書類に対応付けられた前記承認経路を構成する前記ユーザ端末に、当該電子書類の承認を促がすための承認要求を送信する承認要求送信手段と、
前記承認要求送信手段が前記承認要求を送信した前記ユーザ端末から当該電子書類に対する承認を受信したことに応じて、当該電子書類の承認を前記承認記録記憶手段に記憶させる承認記録手段と、を備え、
前記承認要求送信手段は、前記承認記録手段が前記電子書類の承認を記憶させたことに応じて、当該電子書類に対応付けられた前記承認経路を構成する前記ユーザ端末のうち、承認を送信した前記ユーザ端末の次の前記ユーザ端末に、前記承認要求を送信する、
電子承認報告システム。
前記電子承認サーバは、
前記電子書類に対応付けて、当該電子書類を受け付ける担当者の端末を記憶する担当者記憶手段と、
前記承認記録記憶手段に記憶された前記電子書類の承認による経路と、前記電子書類に対応付けられた前記承認経路とが一致する場合に、前記電子書類に対応付けられた担当者の端末に通知する通知手段と、をさらに備える、
請求項１に記載の電子承認報告システム。
前記書類受信手段は、当該電子書類を受信したことに応じて、当該電子書類を構成する項目のうち所定の項目に、データが書き込まれているか否かを判断する記載項目判断手段と、
前記記載項目判断手段によって、データが書き込まれていないと判断された場合に、前記電子書類を送信した前記ユーザ端末に、所定の項目にデータを書き込むことを要求する書き込み要求を送信する書き込み要求送信手段と、をさらに備える、
請求項１又は２に記載の電子承認報告システム。
前記電子承認サーバは、
前記電子書類を前記受理手段が受理した日からの日数を算出し、算出した日数が所定の日数より大きい場合に、前記承認記録記憶手段に記憶された記録に基づいて、承認が記憶されていない前記ユーザ端末に承認を催促する催促要求を送信する催促要求送信手段、をさらに備える、
請求項１から３のいずれかに記載の電子承認報告システム。
電子書類を記憶する電子承認サーバと、当該電子承認サーバにコンピュータネットワークを介して通信可能に接続された複数のユーザ端末とを含む電子承認報告システムにおいて、官公庁に提出される電子書類に対応付けて、当該電子書類を承認する経路であって、前記複数のユーザ端末により構成される承認経路を記憶する承認経路記憶手段と、提出された前記電子書類と、当該電子書類に対する前記ユーザ端末からの承認を記憶する承認記録記憶手段とを備える前記電子承認サーバが実行する方法であって、
前記ユーザ端末から前記電子書類を受信するステップと、
受信した前記電子書類を受理して前記承認記録記憶手段に記憶させるステップと、
前記電子書類を前記承認記録記憶手段に記憶させたことに応じて、前記承認経路記憶手段に記憶された当該電子書類に対応付けられた前記承認経路を構成する前記ユーザ端末に、当該電子書類の承認を促がすための承認要求を送信する承認要求送信ステップと、
前記承認要求を送信した前記ユーザ端末から当該電子書類に対する承認を受信したことに応じて、当該電子書類の承認を前記承認記録記憶手段に記憶させるステップと、
前記電子書類の承認を記憶させたことに応じて、当該電子書類に対応付けられた前記承認経路を構成する前記ユーザ端末のうち、承認を送信した前記ユーザ端末の次の前記ユーザ端末に、前記承認要求を送信するステップと、
を含む方法。