JP2007249683A - 設備管理支援システム、設備管理支援方法及びプログラム - Google Patents

設備管理支援システム、設備管理支援方法及びプログラム Download PDF

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Abstract

【課題】設備の管理に関する業務を効率的に行うことができる設備管理支援システム、設備管理支援方法及びプログラムを提供する。
【解決手段】設備管理支援システムは、設備管理支援サーバ１と、設備管理支援データベース２と、通信ネットワーク３を介して接続された依頼者用端末４と、通信ネットワーク３を介して接続された業者用端末５と、を備えている。設備管理支援データベース２は、設備を特定する設備番号が記憶された複数のデータベースを備えている。設備管理支援サーバ１は、設備管理支援データベース２に記憶された文書情報から、設備の設備番号に基づいて、所定の文書情報の文書に関連する関連情報を抽出し、抽出した関連情報を依頼者用端末４または業者用端末５に送信する。
【選択図】図１

Description

本発明は、設備管理支援システム、設備管理支援方法及びプログラムに関する。
工場やオフィスなどが入居する事業所等の空調設備やエレベータのような設備を正常に稼働させるためには、これらの設備を日常的に維持、管理する業務が必要になる。このような設備の管理に関する業務においては、例えば、設備の過去の修理記録に関する情報を用いることが多く、設備の点検、修理に関する履歴情報を簡単に活用できるシステムが求められている。
例えば、特許文献１には、半導体製造工程における設備の管理として、設備の故障関連情報を電子化し、過去のトラブル検索を容易に行うことができる設備管理システムが提案されている。
特開２００５−２５４５１号公報
ところで、一般的な設備の管理に関する業務では、社外の業者に設備の管理を依頼することが多い。このため、設備の管理に関する契約書などの多くの書類が氾濫し、同一発注にもかかわらず書類が重複してしまうこともある。このような状況では、受発注のミスが生じたり、回答納期が遅れたり、原本文書の不明確、双方での重複作業の発生など、互いに業務を効率的に行うことができない。このため、設備の管理に関する業務を効率的に行うことができるように、設備の管理に関する業務を支援することができるシステムや方法が求められている。
本発明は、上記問題に鑑みてなされたものであり、設備の管理に関する業務を支援することができる設備管理支援システム、設備管理支援方法及びプログラムを提供することを目的とする。
また、本発明は、設備の管理に関する業務を効率的に行うことができる設備管理支援システム、設備管理支援方法及びプログラムを提供することを目的とする。
上記目的を達成するため、本発明の第１の観点にかかる設備管理支援システムは、
設備の管理に関する業務を依頼する依頼者の端末と、前記設備の管理に関する業務を請け負う業者の端末と、前記依頼者の端末及び前記業者の端末と通信ネットワークを介して接続されたサーバと、を備え、
前記サーバは、
前記依頼者の端末または前記業者の端末から、前記設備の管理で発生する複数種類の文書に関する文書情報を受信する文書情報受信手段と、
前記文書情報受信手段により受信された文書情報を、前記文書の種類毎に記憶する記憶手段と、
前記依頼者の端末または前記業者の端末から、前記記憶手段に記憶された文書情報のうち所定の情報の送信を要求する送信要求情報を受信する送信要求情報受信手段と、
前記送信要求情報受信手段で要求された送信要求情報に応答する情報を作成し、作成した情報を前記依頼者の端末または前記業者の端末に送信する送信手段と、を備え、
前記文書情報は、当該文書の対象となる設備を特定する設備番号を含み、
前記記憶手段は、前記設備の管理で発生する文書毎に前記設備番号を記憶し、
前記送信手段は、前記送信要求情報受信手段が所定の文書情報の文書に関連する関連情報の送信を要求する送信要求情報を受信した場合に、前記所定の文書情報の対象となる設備の設備番号に基づいて前記記憶手段に記憶された文書情報から前記関連情報を抽出し、抽出した関連情報を前記依頼者の端末または前記業者の端末に送信する、ことを特徴とする。
前記依頼者の端末または前記業者の端末から送信された文書を特定する旨の情報と、この特定した文書を元に文書を作成する旨の情報とを有する文書作成情報を受信する文書作成情報受信手段と、
前記文書作成情報受信手段により受信された文書作成情報で特定された文書に関する情報を修正可能な状態で前記依頼者の端末または前記業者の端末に送信し、新規文書を作成可能にする文書作成手段と、
をさらに備えてもよい。
前記依頼者の端末または前記業者の端末から送信された検索ワードに関する情報を受信する検索ワード受信手段と、
前記記憶手段に記憶された文書情報から、前記検索ワード受信手段により受信された検索ワードを有する文書情報を抽出し、抽出した文書情報を前記依頼者の端末または前記業者の端末に送信する検索手段と、
をさらに備えてもよい。
所定の文書の進捗に関する情報を受信する進捗情報受信手段と、
前記進捗情報受信手段により前記所定の文書の進捗に関する情報を受信した場合に、前記記憶手段に記憶された文書情報から前記所定の文書に関連する文書情報を抽出し、抽出した文書情報に前記進捗情報受信手段により受信された所定の文書の進捗に関する情報を登録する進捗情報登録手段と、
をさらに備えてもよい。
本発明の第２の観点にかかる設備管理支援方法は、
設備の管理に関する業務を依頼する依頼者の端末と、前記設備の管理に関する業務を請け負う業者の端末と、前記依頼者の端末及び前記業者の端末と通信ネットワークを介して接続されたサーバと、を備える設備管理支援システムを用いる設備管理支援方法であって、
前記依頼者の端末または前記業者の端末から、前記設備の管理で発生する複数種類の文書に関する文書情報を受信する文書情報受信ステップと、
前記文書情報受信ステップで受信された文書情報を、前記文書の種類毎に記憶する記憶ステップと、
前記依頼者の端末または前記業者の端末から、前記記憶ステップで記憶された文書情報のうち所定の情報の送信を要求する送信要求情報を受信する送信要求情報受信ステップと、
前記送信要求情報受信ステップで要求された送信要求情報に応答する情報を作成し、作成した情報を前記依頼者の端末または前記業者の端末に送信する送信ステップと、を備え、
前記文書情報は、当該文書の対象となる設備を特定する設備番号を含み、
前記記憶ステップでは、前記設備の管理で発生する文書毎に前記設備番号を記憶し、
前記送信ステップでは、前記送信要求情報受信ステップで所定の文書情報の文書に関連する関連情報の送信を要求する送信要求情報を受信した場合に、前記所定の文書情報の対象となる設備の設備番号に基づいて前記記憶ステップで記憶された文書情報から前記関連情報を抽出し、抽出した関連情報を前記依頼者の端末または前記業者の端末に送信する、ことを特徴とする。
本発明の第３の観点にかかるプログラムは、
設備の管理に関する業務を依頼する依頼者の端末と、前記設備の管理に関する業務を請け負う業者の端末と、前記依頼者の端末及び前記業者の端末と通信ネットワークを介して接続されたサーバと、を備える設備管理支援システムとして機能させるためのプログラムであって、
コンピュータを、
前記依頼者の端末または前記業者の端末から、前記設備の管理で発生する複数種類の文書に関する文書情報を受信する文書情報受信手段、
前記文書情報受信手段により受信された文書情報を、前記文書の種類毎に記憶する記憶手段、
前記依頼者の端末または前記業者の端末から、前記記憶手段に記憶された文書情報のうち所定の情報の送信を要求する送信要求情報を受信する送信要求情報受信手段、
前記送信要求情報受信手段で要求された送信要求情報に応答する情報を作成し、作成した情報を前記依頼者の端末または前記業者の端末に送信する送信手段、
として機能させ、
前記文書情報は、当該文書の対象となる設備を特定する設備番号を含み、
前記記憶手段は、前記設備の管理で発生する文書毎に前記設備番号を記憶し、
前記送信手段は、前記送信要求情報受信手段が所定の文書情報の文書に関連する関連情報の送信を要求する送信要求情報を受信した場合に、前記所定の文書情報の対象となる設備の設備番号に基づいて前記記憶手段に記憶された文書情報から前記関連情報を抽出し、抽出した関連情報を前記依頼者の端末または前記業者の端末に送信する、ことを特徴とする。
本発明によれば、設備の管理に関する業務を効率的に行うことができる。
以下、本発明の実施の形態にかかる設備管理支援システム、設備管理支援方法及びプログラムについて説明する。本実施の形態では、担当部署（依頼者）が設備の修理、清掃などの作業（業務）を所定の業者に依頼し、設備管理会社、清掃会社、警備会社、工事業者のような関連業者（業者）が修理、清掃等の業務を請け負う場合を例に本発明を説明する。
図１に本実施の形態の設備管理支援システムの構成を示す。図１に示すように、設備管理支援システムは、設備管理支援サーバ１と、設備管理支援データベース２と、通信ネットワーク３と、通信ネットワーク３を介して接続された依頼者用端末４（４１〜４ｎ）と、通信ネットワーク３を介して接続された業者用端末５（５１〜５ｍ）と、を備えている。
設備管理支援サーバ１は、設備管理支援システムに関する各種の処理をするためのものである。図２に設備管理支援サーバ１の構成図を示す。図２に示すように、設備管理支援サーバ１は、通信制御部１１と、処理制御部１２と、データ記憶部１３と、を備えている。
通信制御部１１は、例えば、ルータなどの所定の通信装置から構成され、設備管理支援サーバ１と通信ネットワーク３とを接続する。通信制御部１１は、通信ネットワーク３を介して、依頼者用端末４、業者用端末５との間で、各種データ（情報）の送受信を行う。
処理制御部１２は、通信制御部１１を介して通信を行い、また、各種の情報を処理する。処理制御部１２は、例えば、ＣＰＵ（Central Processing Unit）を備え、データ記憶部１３から読み出した動作プログラムを実行する等により各種の処理を実行する。
データ記憶部１３は、半導体メモリ、磁気ディスク記録装置などから構成され、各種の情報やプログラムを記録する。
設備管理支援データベース２は、設備管理支援システムに関する各種の情報を記憶するデータベース（ＤＢ）である。図３に設備管理支援データベース２の構成を示す。図３に示すように、設備管理支援データベース２は、依頼者情報ＤＢ２１と、業者情報ＤＢ２２と、設備情報ＤＢ２３と、予算計画情報ＤＢ２４と、予算管理情報ＤＢ２５と、依頼書情報ＤＢ２６と、見積書情報ＤＢ２７と、連絡情報ＤＢ２８と、契約書情報ＤＢ２９と、業務報告書情報ＤＢ３０と、画像情報ＤＢ３１と、を備えている。
依頼者情報ＤＢ２１は、設備管理支援システムの依頼者に関する情報を記憶するデータベースである。依頼者情報ＤＢ２１には、例えば、図４に示すように、依頼者ＩＤ、氏名（または名称）、メールアドレス、パスワード等が記憶されている。ここで、依頼者ＩＤは、依頼者の識別情報である。パスワードは、依頼者が設備管理支援システムにログインするためのパスワードである。なお、依頼者ＩＤは、部署全体として１つの依頼者ＩＤを有していてもよく、部署に所属する個人ごとに依頼者ＩＤを有していてもよい。この場合、氏名（または名称）は、依頼者の氏名（または名称、例えば、部署名）になる。
業者情報ＤＢ２２は、設備管理支援システムの業者に関する情報を記憶するデータベースである。業者情報ＤＢ２２は、例えば、図５に示すように、業者ＩＤ、業者名、メールアドレス、パスワード等が記憶されている。
なお、依頼者ＩＤ、及び、業者ＩＤには、そのＩＤ毎に閲覧、修正等の権限が定められている。具体的には、依頼者ＩＤは、設備管理支援データベース２に登録された情報（文書）のうち、この依頼者の設備に関する文書の閲覧、修正等が可能となるように、その権限が定められている。業者ＩＤは、設備管理支援データベース２に登録された情報（文書）のうち、この業者が作成した文書の閲覧、修正等、及び、この業者が関連する文書の閲覧が可能となるように、その権限が定められている。
設備情報ＤＢ２３は、設備管理支援システムの対象となる設備に関する情報を記憶するデータベースである。設備情報ＤＢ２３は、例えば、図６に示すように、設備番号、設置事業所、設置建物、設置場所、設備名称、メーカ、型式、台数、設置年月日、経過年月日、用途、業者名等が記憶されている。設備番号は、各設備に付された設備を特定する番号である。この設備番号は、例えば、設備管理支援サーバ１（処理制御部１２）により自動採番される。なお、後述する文書番号、例えば、予算計画番号、予算管理番号、見積書番号、依頼書番号、連絡番号、契約書番号、業務報告書番号も同様である。設置事業所、設置建物、及び、設置場所は、設備が設置されている事業所、建物、及び、場所をいう。設備名称、メーカ、型式、台数、設置年月日、経過年月日、用途、及び、業者名は、設置されている設備の名称、メーカ、型式、台数、設置年月日、経過年月日、用途、担当した業者名をいう。また、設備情報ＤＢ２３には、その設備を構成する構成機器や消耗部品に関する情報が記憶されている。さらに、設備情報ＤＢ２３には、その設備の修理・改造に関する情報や工事履歴に関する情報が記憶されている。
予算計画情報ＤＢ２４は、例えば、その年度の予算計画のような長期の予算計画（予算管理）に関する情報を記憶するデータベースである。予算計画情報ＤＢ２４は、例えば、図７に示すように、予算計画番号、登録日、設備番号、設備分類、内容（実施内容）、実施業者名、実施年月日等が記憶されている。設備分類は、設備を種類毎に区分けする分類であり、例えば、空調設備、機械設備、給排水衛生設備などに分類されている。内容は、具体的な作業内容であり、例えば、設備の消耗部品を交換する場合には、交換する部品の名称、メーカ、型式、台数、金額、及び、作業の総費用などがある。実施業者は、作業を行う業者をいう。実施年月日は、作業を行う実施日である。なお、実施日が複数ある場合、実施年月日には複数の日付が記憶される。
予算管理情報ＤＢ２５は、設備の修理などの業務の予算管理に関する情報を記憶するデータベースである。予算管理情報ＤＢ２５には、設備の修理などの業務を委託する業者との委託契約業務・計画業務の一覧に関する情報が記憶されている。予算管理情報ＤＢ２５には、例えば、図８に示すように、予算管理番号、登録日、設備番号、作成者、内容（実施内容）、業者名、実施月等が記憶されている。
依頼書情報ＤＢ２６は、依頼者が設備の修理などの業務を業者に依頼する依頼書に関する情報を記憶するデータベースである。依頼書情報ＤＢ２６には、例えば、図９に示すように、依頼書番号、作成日、設備番号、件名、概算金額、見積書番号、担当者名、依頼する業者名、納期、実施予定日、進捗状況等が記憶されている。
見積書情報ＤＢ２７は、設備の修理などの業務の見積書に関する情報を記憶するデータベースである。見積書情報ＤＢ２７には、例えば、図１０に示すように、見積書番号、作成日、設備番号、件名、作成者（業者名）、作業内容（業務内容）、見積金額等が記憶されている。
連絡情報ＤＢ２８は、依頼された業務の連絡事項に関する情報を記憶するデータベースである。連絡情報ＤＢ２８には、例えば、図１１に示すように、連絡番号、作成日、作成者（業者名）、設備番号、作業日時、注意事項、発生日時、進捗状況（承認の有無）等が記憶されている。注意事項としては、例えば、設備が設置された場所、建物への立入禁止期間、停電期間や火気使用情報等がある。
契約書情報ＤＢ２９は、設備の管理に関する業務の契約書に関する情報を記憶するデータベースである。契約書情報ＤＢ２９には、例えば、図１２に示すように、契約書番号、契約日、設備番号、作業日時、作業内容、金額、業者名、依頼書番号、見積書番号等が記憶されている。
業務報告書情報ＤＢ３０は、設備の管理に関する業務の報告書（業務報告書）に関する情報を記憶するデータベースである。業務報告書情報ＤＢ３０には、例えば、図１３に示すように、業務報告書番号、種類、件名、作成日、設備番号、現象・内容、原因、作成者（業者名）、作業内容、進捗状況（承認の有無）等が記憶されている。種類とは、業務報告書の種類であり、例えば、トラブル、クレーム、報告、提案などがある。
画像情報ＤＢ３１は、後述する各処理で表示される様々な画像を構成する情報を記憶するデータベースであり、これらの画像を生成するための様々な素材の画像、各種フォームなどを記憶する。画像情報ＤＢ３１には、例えば、後述する依頼者用メニューページや業者用メニューページのような、各種の処理において依頼者や業者に必要な情報を入力させるための入力画面などが記憶されている。
通信ネットワーク３は、例えば、ＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol/Internet Protocol）などの所定の通信プロトコルに基づくインターネット、ＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）などの通信ネットワークである。
依頼者用端末４は、例えば、通信機能を有するコンピュータなどから構成されている。依頼者用端末４は、後述するように、事前登録、ログイン、依頼書などの文書の作成、検索、設備管理支援データベース２への登録、その他の操作入力等に用いられる。ここで、依頼者用端末４は、例えば、複数の事業所を有する企業の各事業所に配置されていることが好ましい。本システムが複数の事業所で活用されることにより、多くの業者に関する情報を蓄積でき、設備の管理業務の委託先である業者選択の幅が広がるためである。
業者用端末５は、通信機能を有するコンピュータ、携帯端末などから構成されている。業者用端末５は、見積書情報ＤＢ２７に記憶される見積書や連絡情報ＤＢ２８に登録される工事連絡等の連絡情報等の作成、検索、設備管理支援データベース２への登録、その他の操作入力等に用いられる。
このような構成によれば、依頼者用端末４（依頼者）と業者用端末５（業者）が、通信ネットワーク３を介して、設備管理支援サーバ１に接続されているので、設備の管理に関する文書を電子化することができる。このため、設備の管理に関する業務において、過去の関連する設備に関する文書（データ）を利用することができ、設備の管理に関する業務を効率的に行うことができる。
さらに、設備情報ＤＢ２３〜業務報告書情報ＤＢ３０の各データベースには設備番号が登録されているので、設備番号に基づいて、関連ある文書をリンク付けさせることができる。すなわち、設備番号を検索キーとして検索することにより、この設備番号の設備の管理に関連する情報（履歴）を容易に利用することができる。このため、設備の管理に関する業務を効率的に行うことができる。
次に、以上のように構成された設備管理支援システムを用いた設備管理支援方法について説明する。以下、事前登録、ログイン、新規登録処理、修正削除処理、検索表示処理の順に説明する。
（事前登録）
依頼者、及び、業者が設備管理支援システムを利用するには、設備管理支援システムに事前登録をすることが必要になる。例えば、依頼者が事前登録する場合、まず、依頼者は、依頼者用端末４から通信ネットワーク３を介して設備管理支援サーバ１に、依頼者の名称、所属、メールアドレス等の情報を設備管理支援サーバ１に送信する。設備管理支援サーバ１（処理制御部１２）は、依頼者の氏名等の情報を受け取ると、依頼者ＩＤ及びパスワードを発行し、例えば、メールで依頼者用端末４に依頼者ＩＤ及びパスワードを送信する。また、処理制御部１２は、受信した所定の情報、依頼者ＩＤ及びパスワードを依頼者情報ＤＢ２１に登録する。これにより、依頼者による事前登録が完了する。
業者（担当者）が業者用端末５を操作して同様の処理を行うことにより、業者による事前登録が行われる。なお、本システムの管理者を設け、この管理者が依頼者及び業者の事前登録を行ってもよい。
（ログイン）
依頼者は、依頼者用端末４から通信ネットワーク３を介して、設備管理支援サーバ１により提供されるＷｅｂサイトにアクセスし、受信したＩＤ（ログイン名）及びパスワードを入力する。処理制御部１２は、送信されたログイン名及びパスワードから依頼者であると認めると、図１４に示すような依頼者用メニューページの情報（ＨＴＭＬ形式の情報）を画像情報ＤＢ３１から読み出して、依頼者用端末４に送信し、依頼者用端末４に依頼者用メニューページを表示する。依頼者用メニューページには、図１４に示すように、設備管理支援データベース２の各データベースに接続する、「設備情報ＤＢ」、「予算計画情報ＤＢ」、「予算管理情報ＤＢ」、「依頼書情報ＤＢ」、「見積書情報ＤＢ」、「連絡情報ＤＢ」、「契約書情報ＤＢ」、「業務報告書情報ＤＢ」等のメニュー欄が配置されている。そして、依頼者が依頼者用端末４を操作してメニュー欄から所定のデータベースを選択すると、処理制御部１２により、依頼者用端末４に、後述する図１７に示すデータベースに登録されているデータの一覧を示すデータ一覧ページが表示される。なお、前述のように、依頼者は、自己の設備に関する情報について閲覧、修正等の権限を有しているので、自己の設備に関する文書のみが対象となる。
また、業者（担当者）は、業者用端末５を操作して、同様にログインすることができる。処理制御部１２は、図１５に示すような業者用メニューページの情報（ＨＴＭＬ形式の情報）を画像情報ＤＢ３１から読み出して、業者用端末５に送信し、業者用端末５に業者用メニューページを表示する。業者用メニューページには、図１５に示すように、「設備情報ＤＢ」、「依頼書情報ＤＢ」、「見積書情報ＤＢ」、「連絡情報ＤＢ」、「契約書情報ＤＢ」、「業務報告書情報ＤＢ」等のメニュー欄が配置されている。なお、前述のように、業者毎に閲覧、修正等の権限が規定されているので、検索表示等の処理においては、この業者が作成した文書の閲覧（検索）、修正、及び、この業者が関連する文書のみが対象となる。
（新規登録処理）
新規登録（文書作成）処理は、新規な文書（例えば、依頼書）を作成し、所定のデータベース（例えば、依頼書情報ＤＢ２６）に登録したり、新たに導入した設備に関する情報を設備情報ＤＢ２３に登録する場合のように、文書等を所定のデータベースに新規に登録する処理である。以下、依頼者が依頼書を作成する場合を例に新規登録処理を説明する。図１６は、新規登録処理を説明するためのフローチャートである。
まず、処理制御部１２は、図１４に示す依頼者用メニューページを画像情報ＤＢ３１から読み出して依頼者用端末４に送信し、依頼者用端末４に依頼者用メニューページを表示させる（ステップＳ１１）。次に、処理制御部１２は、依頼者用メニューページから「依頼書情報ＤＢ」が選択されているか否かを判別する（ステップＳ１２）。すなわち、依頼者が依頼者用メニューページから「依頼書情報ＤＢ」をクリックしたか否かを判別する。処理制御部１２は、「依頼書情報ＤＢ」がクリックされていないと判別すると（ステップＳ１２；Ｎｏ）、この処理を終了する。
処理制御部１２は、「依頼書情報ＤＢ」がクリックされていると判別すると（ステップＳ１２；Ｙｅｓ）、図１７に示すような、依頼書情報ＤＢ２６に登録されている情報（データ）の一覧を示すデータ一覧ページを画像情報ＤＢ３１から読み出して依頼者用端末４に送信し、依頼者用端末４にデータ一覧ページを表示させる（ステップＳ１３）。図１７に示すように、データ一覧ページには、その左側部に表示形式を選択する欄が設けられており、所定の表示形式を選択することにより、選択された表示形式で登録されているデータの一覧が表示される。なお、図１７では、下線が付された担当者別のデータの一覧が表示されている。また、図１７に示すように、データ一覧ページには、依頼書情報ＤＢ２６に登録されている情報を検索する検索ワードを入力する入力欄と、入力用画面から新たな依頼書を作成する「新規作成」キーが設けられている。
次に、処理制御部１２は、「新規作成」が選択されているか否かを判別する（ステップＳ１４）。処理制御部１２は、「新規作成」が選択されていると判別すると（ステップＳ１４；Ｙｅｓ）、図１８に示すような新規入力用画面を画像情報ＤＢ３１から読み出して依頼者用端末４に送信し、依頼者用端末４に新規入力用画面を表示させ（ステップＳ１５）、ステップＳ２１に進む。図１８に示すように、新規入力用画面には依頼書に記載する項目のみが記載されており、依頼者が各項目に記載する内容を入力し、「登録」をクリックすることにより、依頼書の作成を完了することができる。なお、依頼書番号については自動採番され、作成日については本日の日付が付されている。また、この依頼書作成において後述する検索表示処理を行い、依頼書作成の参考となる文書を表示することも可能である。
処理制御部１２は、「新規作成」が選択されていないと判別すると（ステップＳ１４；Ｎｏ）、「引継作成」が選択されているか否かを判別する（ステップＳ１６）。処理制御部１２は、「引継作成」が選択されていると判別すると（ステップＳ１６；Ｙｅｓ）、データ一覧ページから引き継ぐ文書が選択されているか否かを判別する（ステップＳ１７）。処理制御部１２は、引き継ぐ文書が選択されていると判別すると（ステップＳ１７；Ｙｅｓ）、図１９に示す引継作成用用画面を表示する（ステップＳ１８）。この引継作成用画面には、選択された文書の情報、すなわち、新規入力用画面と同じ項目が表示されるとともに、この各項目に選択された文書の情報が記載されている。さらに、引継作成用画面には、「リンク」キーが設けられている。「リンク」とは、現在選択されている文書に関連する文書を表示等するものである。
次に、処理制御部１２は、「リンク」が選択されているか否かを判別する（ステップＳ１９）。処理制御部１２は、「リンク」が選択されていないと判別すると（ステップＳ１９；Ｎｏ）、ステップＳ２１に進む。処理制御部１２は、「リンク」が選択されていると判別すると（ステップＳ１９；Ｙｅｓ）、予算計画情報ＤＢ２４〜業務報告書情報ＤＢ３０に登録されている文書のうち、現在選択されている文書の設備番号を同じ設備番号を有する文書を検索し、検索した文書（関連文書）を依頼者用端末４に表示する（ステップＳ２０）。このように、リンクを選択することにより関連文書が表示されるので、依頼者は依頼書の作成を容易にすることができる。
続いて、処理制御部１２は、「登録」が選択されているか否かを判別する（ステップＳ２１）。処理制御部１２は、「登録」が選択されていると判別すると（ステップＳ２１；Ｙｅｓ）、作成された依頼書に関する情報（受信した依頼書に関する情報）を依頼書情報ＤＢ２６に登録し（ステップＳ２２）、この処理を終了する。
このように、依頼者は、依頼者用端末４を操作して、例えば、記載された内容の一部を修正し、「登録」をクリックすることにより依頼書の作成を完了することができる。依頼者が「登録」をクリックすると、依頼者用端末４は、作成された依頼書に関する情報を設備管理支援サーバ１に送信する。このように、作成する依頼書に関連する依頼書を選択し、この選択した依頼書の記載内容を一部修正等するだけで依頼書を作成することができるので、依頼書の作成を容易にすることができる。さらに、依頼者は、依頼者用端末４を操作して、「リンク」を選択することにより関連文書が表示されるので、依頼者は依頼書の作成を容易にすることができる。
（修正削除処理）
修正削除処理は、所定のデータベースに登録された情報を修正または削除する処理である。以下、依頼者が設備情報ＤＢ２３に登録された文書を修正または削除する場合を例に修正削除処理を説明する。図２０は、修正削除処理を説明するためのフローチャートである。
まず、処理制御部１２は、図１４に示す依頼者用メニューページを依頼者用端末４に表示する（ステップＳ３１）。次に、処理制御部１２は、依頼者用メニューページから「設備情報ＤＢ」が選択（クリック）されているか否かを判別する（ステップＳ３２）。処理制御部１２は、「設備情報ＤＢ」がクリックされていないと判別すると（ステップＳ３２；Ｎｏ）、この処理を終了する。処理制御部１２は、「設備情報ＤＢ」がクリックされていると判別すると（ステップＳ３２；Ｙｅｓ）、図１７に示すデータ一覧ページを依頼者用端末４に表示する（ステップＳ３３）。
次に、処理制御部１２は、データ一覧ページから特定の文書が選択されているか否かを判別する（ステップＳ３４）。処理制御部１２は、特定の文書が選択されていると判別すると（ステップＳ３４；Ｙｅｓ）、選択された文書に関する情報を依頼者用端末４に送信し、依頼者用端末４に選択された文書を表示させる（ステップＳ３５）。
続いて、処理制御部１２は、「修正」または「削除」が選択されているかを判別し（ステップＳ３６）、「削除」が選択されていると判別すると（ステップＳ３６；削除）、設備情報ＤＢ２３から選択された文書を削除し（ステップＳ３７）、この処理を終了する。処理制御部１２は、「修正」が選択されていると判別すると（ステップＳ３６；修正）、図示しない修正用画面を表示する（ステップＳ３８）。この修正用画面は、前述の引継作成用画面と同様に、選択された文書の情報、すなわち、新規入力用画面と同じ項目が表示されるとともに、この各項目に選択された文書の情報が記載されている。
次に、処理制御部１２は、「リンク」が選択されているか否かを判別する（ステップＳ３９）。処理制御部１２は、「リンク」が選択されていないと判別すると（ステップＳ３９；Ｎｏ）、ステップＳ４１に進む。処理制御部１２は、「リンク」が選択されていると判別すると（ステップＳ３９；Ｙｅｓ）、予算計画情報ＤＢ２４〜業務報告書情報ＤＢ３０に登録されている文書のうち、現在選択されている文書の設備番号を同じ設備番号を有する文書を検索し、検索した文書（関連文書）を依頼者用端末４に表示する（ステップＳ４０）。このように、リンクを選択することにより関連文書が表示されるので、依頼者は依頼書の修正を容易にすることができる。
続いて、処理制御部１２は、「登録」が選択されているか否かを判別する（ステップＳ４１）。処理制御部１２は、「登録」が選択されていると判別すると（ステップＳ４１；Ｙｅｓ）、修正された依頼書に関する情報（受信した依頼書に関する情報）を設備情報ＤＢ２３に登録し（ステップＳ４２）、この処理を終了する。このように、依頼者は、依頼者用端末４を操作して、所定の項目に記載された内容を修正し、「登録」をクリックすることにより依頼書の内容の修正を容易に行うことができる。
（検索表示処理）
検索表示処理は、所定のデータベースに登録された情報を検索し、この検索した結果を表示する処理である。以下、依頼者が業務報告書情報ＤＢ３０に登録された文書を検索・表示する場合を例に検索表示処理を説明する。図２１は、検索表示処理を説明するためのフローチャートである。
まず、処理制御部１２は、図１４に示す依頼者用メニューページを依頼者用端末４に表示する（ステップＳ５１）。次に、処理制御部１２は、依頼者用メニューページから「業務報告書情報ＤＢ」が選択（クリック）されているか否かを判別する（ステップＳ５２）。処理制御部１２は、「業務報告書情報ＤＢ」がクリックされていないと判別すると（ステップＳ５２；Ｎｏ）、この処理を終了する。処理制御部１２は、「業務報告書情報ＤＢ」がクリックされていると判別すると（ステップＳ５２；Ｙｅｓ）、図２２に示すデータ一覧ページを依頼者用端末４に表示する（ステップＳ５３）。
次に、処理制御部１２は、データ一覧ページから特定の文書が選択されているか否かを判別する（ステップＳ５４）。処理制御部１２は、特定の文書が選択されていないと判別すると（ステップＳ５４；Ｎｏ）、データ一覧ページから表示形式が選択されているか否かを判別する（ステップＳ５５）。処理制御部１２は、表示形式が選択されていると判別すると（ステップＳ５５；Ｙｅｓ）、データ一覧ページを選択された表示形式に変更し、変更した表示形式のデータ一覧ページを依頼者用端末４に表示させ（ステップＳ５６）、ステップＳ６２に進む。
処理制御部１２は、表示形式が選択されていないと判別すると（ステップＳ５５；Ｎｏ）、「検索」キーが選択されているか否かを判別する（ステップＳ５７）。データ一覧ページには、所定の位置に検索ワードを入力する入力欄が設けられており、図２２に示されるデータ一覧ページの場合、その上部に入力欄が設けられている。処理制御部１２は、依頼者が依頼者用端末４を操作して、検索キーを受信したか否か、すなわち、入力欄に検索ワードを入力し、「検索」ボタンをクリックしたか否かを判別する。処理制御部１２は、検索キーが選択されていないと判別すると（ステップＳ５７；Ｎｏ）、ステップＳ６２に進む。処理制御部１２は、検索キーが選択されたと判別すると（ステップＳ５７；Ｙｅｓ）、検索キーを有する文書の一覧を表示し（ステップＳ５８）、ステップＳ６２に進む。
処理制御部１２は、特定の文書が選択されていると判別すると（ステップＳ５４；Ｙｅｓ）、選択された文書に関する情報を依頼者用端末４に送信し、依頼者用端末４に選択された文書を表示させる（ステップＳ５９）。次に、処理制御部１２は、「リンク」が選択されているか否かを判別する（ステップＳ６０）。処理制御部１２は、「リンク」が選択されていないと判別すると（ステップＳ６０；Ｎｏ）、ステップＳ６２に進む。処理制御部１２は、「リンク」が選択されていると判別すると（ステップＳ６０；Ｙｅｓ）、予算計画情報ＤＢ２４〜業務報告書情報ＤＢ３０に登録されている文書のうち、現在選択されている文書の設備番号を同じ設備番号を有する文書を検索し、検索した文書（関連文書）を依頼者用端末４に表示する（ステップＳ６１）。
続いて、処理制御部１２は、この処理を終了する「終了」キーが選択されているか否かを判別する（ステップＳ６２）。処理制御部１２は、「終了」キーが選択されていないと判別すると（ステップＳ６２；Ｎｏ）、ステップＳ５４に戻る。処理制御部１２は、「終了」キーが選択されていると判別すると（ステップＳ６２；Ｙｅｓ）、この処理を終了する。
以上説明したように、本実施の形態によれば、設備情報ＤＢ２３〜業務報告書情報ＤＢ３０の各データベースに設備番号が登録されているので、この設備番号に基づいて、関連ある文書をリンク付けさせることができる。このため、この設備番号の設備の管理に関連する過去の情報を容易に利用することができ、設備の管理に関する業務を効率的に行うことができる。
なお、本発明は、上記の実施の形態に限られず、種々の変形、応用が可能である。以下、本発明に適用可能な他の実施の形態について説明する。
上記実施の形態では、依頼者による新規登録処理、修正削除処理、及び、検索表示処理を例に本発明を説明したが、本発明は、各データベースに設備番号を登録し、この設備番号に基づいて関連する過去の情報を利用できるものであればよく、これらの処理に限定されるものではない。
例えば、データ一覧ページから所定の文書を選択すると、図２３に示すように、選択された文書表示画面上に、「引継作成」、「修正」、「削除」、「リンク」等のメニュー欄を表示させてもよい。この場合、まず、所定の文書を選択し、「引継作成」、「修正」、「削除」を選択させることにより、新規登録処理、及び、修正削除処理が行われる。
また、依頼者用メニューページや業者用メニューページに「検索」の欄を設け、「検索」がクリックされると検索するデータベースを選択させるようにしてもよい。この場合、全てのデータベースを検索の対象とすることにより、所定の設備番号が付された設備の管理に関連する過去の情報を容易に得ることができる。
さらに、文書の作成、作成した文書に関する情報の送信、各部署の承認等が行われた場合、処理制御部１２が、この文書に関連する他の文書が登録されたデータベースに、この進捗状況に関する情報を登録するしてもよい。すなわち、依頼者が契約書情報を作成し、契約書情報ＤＢ２９を登録した場合、処理制御部１２が、契約書情報ＤＢ２９に登録された依頼書番号、及び、見積書番号に基づいて、この契約書に関わる依頼書及び見積書を特定し、これらが登録された依頼書情報ＤＢ２６及び見積書情報ＤＢ２７に、契約書作成済である旨の情報を登録してもよい。この場合、各データベースに進捗状況に関する情報が登録され、依頼者及び業者がその設備の管理業務に関する進捗状況を容易に把握することができる。
上記実施の形態では、依頼者が、新規登録処理、修正削除処理、及び、検索表示処理する場合を例に本発明を説明したが、業者が業者用端末５を操作することにより新規登録処理、修正削除処理、及び、検索表示処理をすることが可能である。この場合にも、設備管理支援サーバ１（処理制御部１２）は、上記実施の形態と同様の処理を実行する。
本発明の実施の形態にかかる設備管理支援サーバ１は、専用のシステムによらず、通常のコンピュータシステムを用いて実現可能である。例えば、汎用コンピュータに、上述の処理を実行するためのプログラムを格納した記録媒体（フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭなど）から当該プログラムをインストールすることにより、上述の処理を実行する設備管理支援サーバ１を構成することができる。
そして、これらのプログラムを供給するための手段は任意である。上述のように所定の記録媒体を介して供給できる他、例えば、通信回線、通信ネットワーク、通信システムなどを介して供給してもよい。この場合、例えば、通信ネットワークの掲示板（ＢＢＳ）に当該プログラムを掲示し、これをネットワークを介して搬送波に重畳して提供してもよい。そして、このように提供されたプログラムを起動し、ＯＳの制御下で、他のアプリケーションプログラムと同様に実行することにより、上述の処理を実行することができる。
本発明の実施の形態に係る設備管理支援システムの構成を示す図である。 図１の設備管理支援サーバの構成を示す図である。 図１の設備管理支援データベースの構成を示す図である。 依頼者情報データベースの構成を示す図である。 業者情報データベースの構成を示す図である。 設備情報データベースの構成を示す図である。 予算計画情報データベースの構成を示す図である。 予算管理情報データベースの構成を示す図である。 依頼書情報データベースの構成を示す図である。 見積書情報データベースの構成を示す図である。 連絡情報データベースの構成を示す図である。 契約書情報データベースの構成を示す図である。 業務報告書情報データベースの構成を示す図である。 依頼者用メニューページの一例を示す図である。 業者用メニューページの一例を示す図である。 新規登録処理を説明するためのフローチャートである。 データ一覧ページの一例を示す図である。 新規入力用画面の一例を示す図である。 引継作成用画面の一例を示す図である。 修正削除処理を説明するためのフローチャートである。 検索表示処理を説明するためのフローチャートである。 データ一覧ページの一例を示す図である。 文書表示画面の一例を示す図である。
符号の説明
１ 設備管理支援サーバ
２ 設備管理支援データベース
３ 通信ネットワーク
４ 依頼者用端末
５ 業者用端末
１１ 通信制御部
１２ 処理制御部
１３ データ記憶部
２１ 依頼者情報データベース
２２ 業者情報データベース
２３ 設備情報データベース
２４ 予算計画情報データベース
２５ 予算管理情報データベース
２６ 依頼書情報データベース
２７ 見積書情報データベース
２８ 連絡情報データベース
２９ 契約書情報データベース
３０ 業務報告書情報データベース
３１ 画像情報データベース

Claims (6)

  1. 設備の管理に関する業務を依頼する依頼者の端末と、前記設備の管理に関する業務を請け負う業者の端末と、前記依頼者の端末及び前記業者の端末と通信ネットワークを介して接続されたサーバと、を備え、
    前記サーバは、
    前記依頼者の端末または前記業者の端末から、前記設備の管理で発生する複数種類の文書に関する文書情報を受信する文書情報受信手段と、
    前記文書情報受信手段により受信された文書情報を、前記文書の種類毎に記憶する記憶手段と、
    前記依頼者の端末または前記業者の端末から、前記記憶手段に記憶された文書情報のうち所定の情報の送信を要求する送信要求情報を受信する送信要求情報受信手段と、
    前記送信要求情報受信手段で要求された送信要求情報に応答する情報を作成し、作成した情報を前記依頼者の端末または前記業者の端末に送信する送信手段と、を備え、
    前記文書情報は、当該文書の対象となる設備を特定する設備番号を含み、
    前記記憶手段は、前記設備の管理で発生する文書毎に前記設備番号を記憶し、
    前記送信手段は、前記送信要求情報受信手段が所定の文書情報の文書に関連する関連情報の送信を要求する送信要求情報を受信した場合に、前記所定の文書情報の対象となる設備の設備番号に基づいて前記記憶手段に記憶された文書情報から前記関連情報を抽出し、抽出した関連情報を前記依頼者の端末または前記業者の端末に送信する、ことを特徴とする設備管理支援システム。
  2. 前記依頼者の端末または前記業者の端末から送信された文書を特定する旨の情報と、この特定した文書を元に文書を作成する旨の情報とを有する文書作成情報を受信する文書作成情報受信手段と、
    前記文書作成情報受信手段により受信された文書作成情報で特定された文書に関する情報を修正可能な状態で前記依頼者の端末または前記業者の端末に送信し、新規文書を作成可能にする文書作成手段と、
    をさらに備える、ことを特徴とする請求項１に記載の設備管理支援システム。
  3. 前記依頼者の端末または前記業者の端末から送信された検索ワードに関する情報を受信する検索ワード受信手段と、
    前記記憶手段に記憶された文書情報から、前記検索ワード受信手段により受信された検索ワードを有する文書情報を抽出し、抽出した文書情報を前記依頼者の端末または前記業者の端末に送信する検索手段と、
    をさらに備える、ことを特徴とする請求項１または２に記載の設備管理支援システム。
  4. 所定の文書の進捗に関する情報を受信する進捗情報受信手段と、
    前記進捗情報受信手段により前記所定の文書の進捗に関する情報を受信した場合に、前記記憶手段に記憶された文書情報から前記所定の文書に関連する文書情報を抽出し、抽出した文書情報に前記進捗情報受信手段により受信された所定の文書の進捗に関する情報を登録する進捗情報登録手段と、
    をさらに備える、ことを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の設備管理支援システム。
  5. 設備の管理に関する業務を依頼する依頼者の端末と、前記設備の管理に関する業務を請け負う業者の端末と、前記依頼者の端末及び前記業者の端末と通信ネットワークを介して接続されたサーバと、を備える設備管理支援システムを用いる設備管理支援方法であって、
    前記依頼者の端末または前記業者の端末から、前記設備の管理で発生する複数種類の文書に関する文書情報を受信する文書情報受信ステップと、
    前記文書情報受信ステップで受信された文書情報を、前記文書の種類毎に記憶する記憶ステップと、
    前記依頼者の端末または前記業者の端末から、前記記憶ステップで記憶された文書情報のうち所定の情報の送信を要求する送信要求情報を受信する送信要求情報受信ステップと、
    前記送信要求情報受信ステップで要求された送信要求情報に応答する情報を作成し、作成した情報を前記依頼者の端末または前記業者の端末に送信する送信ステップと、を備え、
    前記文書情報は、当該文書の対象となる設備を特定する設備番号を含み、
    前記記憶ステップでは、前記設備の管理で発生する文書毎に前記設備番号を記憶し、
    前記送信ステップでは、前記送信要求情報受信ステップで所定の文書情報の文書に関連する関連情報の送信を要求する送信要求情報を受信した場合に、前記所定の文書情報の対象となる設備の設備番号に基づいて前記記憶ステップで記憶された文書情報から前記関連情報を抽出し、抽出した関連情報を前記依頼者の端末または前記業者の端末に送信する、ことを特徴とする設備管理支援方法。
  6. 設備の管理に関する業務を依頼する依頼者の端末と、前記設備の管理に関する業務を請け負う業者の端末と、前記依頼者の端末及び前記業者の端末と通信ネットワークを介して接続されたサーバと、を備える設備管理支援システムとして機能させるためのプログラムであって、
    コンピュータを、
    前記依頼者の端末または前記業者の端末から、前記設備の管理で発生する複数種類の文書に関する文書情報を受信する文書情報受信手段、
    前記文書情報受信手段により受信された文書情報を、前記文書の種類毎に記憶する記憶手段、
    前記依頼者の端末または前記業者の端末から、前記記憶手段に記憶された文書情報のうち所定の情報の送信を要求する送信要求情報を受信する送信要求情報受信手段、
    前記送信要求情報受信手段で要求された送信要求情報に応答する情報を作成し、作成した情報を前記依頼者の端末または前記業者の端末に送信する送信手段、
    として機能させ、
    前記文書情報は、当該文書の対象となる設備を特定する設備番号を含み、
    前記記憶手段は、前記設備の管理で発生する文書毎に前記設備番号を記憶し、
    前記送信手段は、前記送信要求情報受信手段が所定の文書情報の文書に関連する関連情報の送信を要求する送信要求情報を受信した場合に、前記所定の文書情報の対象となる設備の設備番号に基づいて前記記憶手段に記憶された文書情報から前記関連情報を抽出し、抽出した関連情報を前記依頼者の端末または前記業者の端末に送信する、ことを特徴とするプログラム。
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