JP2010122719A - 旅費精算システム - Google Patents
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Abstract
【課題】 社員等の個人が個別に所有するプライベートな電子マネー保持媒体であっても、その電子マネー保持媒体を利用して、業務的な支払い分に対してのみ、交通費の精算を行うことが可能な旅費精算システムを提供すること。
【解決手段】 旅費精算申請者がICカードなどの電子マネー保持媒体に格納した電子マネーにより交通機関に立替え払いした旅費を精算する旅費精算システムであって、
前記利用者端末が、旅費精算申請者の指示に従い、電子マネー保持媒体の電子マネーの利用履歴をICカード管理システムから取得して画面に表示し、表示された利用履歴のうち精算対象の旅費の選択操作を旅費精算申請者から受付け、選択された精算対象の旅費の情報を旅費精算装置に送信する手段を備え、旅費精算装置が、利用者端末から受信した精算対象の旅費が妥当か否かを判定し、その判定結果に応じて申請された旅費の精算処理を行う手段を備える。
【選択図】 図1
【解決手段】 旅費精算申請者がICカードなどの電子マネー保持媒体に格納した電子マネーにより交通機関に立替え払いした旅費を精算する旅費精算システムであって、
前記利用者端末が、旅費精算申請者の指示に従い、電子マネー保持媒体の電子マネーの利用履歴をICカード管理システムから取得して画面に表示し、表示された利用履歴のうち精算対象の旅費の選択操作を旅費精算申請者から受付け、選択された精算対象の旅費の情報を旅費精算装置に送信する手段を備え、旅費精算装置が、利用者端末から受信した精算対象の旅費が妥当か否かを判定し、その判定結果に応じて申請された旅費の精算処理を行う手段を備える。
【選択図】 図1
Description
本発明は、電子マネー決済が可能なICカード、あるいはICカード搭載の携帯電話機などの電子マネー保持媒体を用いて旅費申請者が交通機関に立替払いした旅費を精算する旅費精算システムに関するものである。
従来、企業における出張者は出張に出向いた場合、それぞれの出張経路や金額などを別途、メモ書きやメールなどで自分自身に対して注意喚起を行っておき、実際に帰社時に旅費申請として、そのメモの内容やメールのデータを元に手入力にてシステム入力を行っていた。また、出張者は紙などの媒体によって申請を行い、その申請を受付けた精算担当者がシステム入力を行って精算処理を行うこともよく知られている。
最近では出張者本人もしくは、旅費精算担当者によって行われる旅費データ入力に関しての部分を、PC端末(パソコン)に接続されているICカードリードライターなどにより、ICカードあるいはICカード内蔵の携帯電話機などの電子マネー保持媒体に格納されている旅費明細データを読取り、出張者本人もしくは旅費精算担当者が、PC端末上にて必要なデータを入力して、旅費申請データファイルを作成し、そのファイルの中に、旅費データを格納する。作成された旅費申請データファイル内に格納されているデータは利用企業の旅費精算システムに連携する。これらの技術によって出張者本人や、旅費精算担当者の手間を減らし、誤申請や不正申請を防止することも可能にしていることはよく知られている。
最近では出張者本人もしくは、旅費精算担当者によって行われる旅費データ入力に関しての部分を、PC端末(パソコン)に接続されているICカードリードライターなどにより、ICカードあるいはICカード内蔵の携帯電話機などの電子マネー保持媒体に格納されている旅費明細データを読取り、出張者本人もしくは旅費精算担当者が、PC端末上にて必要なデータを入力して、旅費申請データファイルを作成し、そのファイルの中に、旅費データを格納する。作成された旅費申請データファイル内に格納されているデータは利用企業の旅費精算システムに連携する。これらの技術によって出張者本人や、旅費精算担当者の手間を減らし、誤申請や不正申請を防止することも可能にしていることはよく知られている。
ICカードを使用した旅費申請に関する発明としては、下記特許文献1に記載のものが知られている。
下記特許文献1の特開2006−285595公報に記載の技術では不正申請防止機能として、
(1)ICカードデータ改ざん不可
(2)二重申請防止
(3)ID管理(ICカードIDと従業員IDの紐付け)
という3つの機能が開示されている。
下記特許文献1の特開2006−285595公報に記載の技術では不正申請防止機能として、
(1)ICカードデータ改ざん不可
(2)二重申請防止
(3)ID管理(ICカードIDと従業員IDの紐付け)
という3つの機能が開示されている。
旅費精算を行う場合、会社から配布されている交通費を精算できるICカードや当該ICカード搭載の携帯電話機などの電子マネー保持媒体を持っているならば、その電子マネー保持媒体を用いて、交通費を支払えば業務都合による精算であるので、個人的な支払いにはならず、なんの問題はない。
ところが、これらの交通費を精算できる電子マネー保持媒体を企業に所属する全ての社員に配布することは難しく、また、交通費を精算できる電子マネー保持媒体は最近では誰もが個人で持っていることがほとんどであり、この電子マネー保持媒体をそのまま交通費の支払いに利用することが普通であり、業務による交通費も私有の電子マネー保持媒体で支払うことが多々発生してしまう。
結果として、電子マネー保持媒体に電子マネーの利用履歴として残されている交通費の支払い日データに対して、会社の業務による交通費の支払いであるのか、プライベートでの交通費の支払いであるのかという、支払った交通費に対しての切り分けが出来ない問題があった。現状ではこれらのような場合は、後々利用者によって紙媒体に出張先、支払った交通費を記入させて提出し、精算をせざるを得なかった。結果として、その出張が業務都合によるものなのかそうではないのかという問題についてはなんら判断を行うことが出来ないという問題があった。
ところが、これらの交通費を精算できる電子マネー保持媒体を企業に所属する全ての社員に配布することは難しく、また、交通費を精算できる電子マネー保持媒体は最近では誰もが個人で持っていることがほとんどであり、この電子マネー保持媒体をそのまま交通費の支払いに利用することが普通であり、業務による交通費も私有の電子マネー保持媒体で支払うことが多々発生してしまう。
結果として、電子マネー保持媒体に電子マネーの利用履歴として残されている交通費の支払い日データに対して、会社の業務による交通費の支払いであるのか、プライベートでの交通費の支払いであるのかという、支払った交通費に対しての切り分けが出来ない問題があった。現状ではこれらのような場合は、後々利用者によって紙媒体に出張先、支払った交通費を記入させて提出し、精算をせざるを得なかった。結果として、その出張が業務都合によるものなのかそうではないのかという問題についてはなんら判断を行うことが出来ないという問題があった。
本発明はこのような事情に鑑みなされたものであり、その目的は、社員等の個人が個別に所有するプライベートな電子マネー保持媒体であっても、その電子マネー保持媒体を利用して、一度支払いを行わせ、その後、業務都合による業務的な交通費の利用として精算するのか、プライベート利用による交通費の支払いであるのかを判断し、業務的な支払い分に対してのみ、交通費の精算を行うことが可能な旅費精算システムを提供することである。
上記目的を達成するために、本発明に係る旅費精算システムは、旅費精算申請者が使用する利用者端末と、申請された旅費の精算処理を行う旅費精算装置とから成り、前記旅費精算申請者がICカードなどの電子マネー保持媒体に格納した電子マネーにより交通機関に立替え払いした旅費を精算する旅費精算システムであって、
前記利用者端末が、
前記旅費精算申請者の指示に従い、前記電子マネー保持媒体の電子マネーの利用履歴をICカード管理システムから取得して画面に表示し、表示された利用履歴のうち精算対象の旅費の選択操作を旅費精算申請者から受付け、選択された精算対象の旅費の情報を前記旅費精算装置に送信する第1の手段を備え、
前記旅費精算装置が、
前記利用者端末から受信した精算対象の旅費の情報に基づき、旅費精算申請者が申請した旅費が妥当か否かを判定し、その判定結果に応じて申請された旅費の精算処理を行う第2の手段を備えることを特徴とする。
また、前記第2の手段は、旅費精算申請者が申請した旅費が妥当か否かを、旅費精算申請者が旅費の使用前または使用後に前記利用者端末を使用して当該旅費精算申請者から申請された情報を参照して判定することを特徴とする。
また、 前記第2の手段は、前記旅費精算申請者から申請された情報のうち出発地から目的地に至る交通経路の候補を経路探索アプリケーションを使用して探索し、その探索した候補経路における交通費と旅費精算申請者が申請した旅費とを比較することによって、旅費精算申請者が申請した旅費が妥当か否かを判定することを特徴とする。
前記利用者端末が、
前記旅費精算申請者の指示に従い、前記電子マネー保持媒体の電子マネーの利用履歴をICカード管理システムから取得して画面に表示し、表示された利用履歴のうち精算対象の旅費の選択操作を旅費精算申請者から受付け、選択された精算対象の旅費の情報を前記旅費精算装置に送信する第1の手段を備え、
前記旅費精算装置が、
前記利用者端末から受信した精算対象の旅費の情報に基づき、旅費精算申請者が申請した旅費が妥当か否かを判定し、その判定結果に応じて申請された旅費の精算処理を行う第2の手段を備えることを特徴とする。
また、前記第2の手段は、旅費精算申請者が申請した旅費が妥当か否かを、旅費精算申請者が旅費の使用前または使用後に前記利用者端末を使用して当該旅費精算申請者から申請された情報を参照して判定することを特徴とする。
また、 前記第2の手段は、前記旅費精算申請者から申請された情報のうち出発地から目的地に至る交通経路の候補を経路探索アプリケーションを使用して探索し、その探索した候補経路における交通費と旅費精算申請者が申請した旅費とを比較することによって、旅費精算申請者が申請した旅費が妥当か否かを判定することを特徴とする。
本発明によれば、社員などが私的に所有する電子マネー保持媒体であっても、それを利用して、旅費を立替払いさせ、その後、業務都合による業務的な旅費として精算するのか、プライベートな旅費の支払いであるのかを判断して、業務的な支払い分に対してのみ、旅費の精算を行うことができるため、社員全員に業務用のICカードなどの電子マネー保持媒体を配布する必要がなくなる。
また、業務都合による出張であってもそのルートが適切であるかどうかを判断することができ、さらに業務による交通費の支払いとの申請があったとしてもその申請が、出張先の目的地、までの適切ルート候補を表示し、その候補と異なる場合、その理由を明確にさせることによって、監査などの内部統制といった検査項目にも対応できるという効果が見込める。
また、業務都合による出張であってもそのルートが適切であるかどうかを判断することができ、さらに業務による交通費の支払いとの申請があったとしてもその申請が、出張先の目的地、までの適切ルート候補を表示し、その候補と異なる場合、その理由を明確にさせることによって、監査などの内部統制といった検査項目にも対応できるという効果が見込める。
以下、本発明に係る旅費精算システムを図面に示す実施の形態を参照して詳細に説明する。
図1は、本発明の一実施の形態を示す全体構成図である。
図1に示す旅費精算システム1は、旅費精算装置11、データベース12、管理者端末13、パソコンなどで構成された利用者端末14、携帯電話端末15で構成されている。
この旅費精算システム1は、ネットワーク8を介してICカード管理システム2に接続されており、旅費の精算申請者が所有する電子マネー保持媒体の電子マネーの利用履歴を利用者端末14または携帯電話端末15のWEBブラウザで確認可能になっている。
図1は、本発明の一実施の形態を示す全体構成図である。
図1に示す旅費精算システム1は、旅費精算装置11、データベース12、管理者端末13、パソコンなどで構成された利用者端末14、携帯電話端末15で構成されている。
この旅費精算システム1は、ネットワーク8を介してICカード管理システム2に接続されており、旅費の精算申請者が所有する電子マネー保持媒体の電子マネーの利用履歴を利用者端末14または携帯電話端末15のWEBブラウザで確認可能になっている。
旅費精算システム1における旅費精算装置11は、送受信部111、WEBブラウザ112、旅費申請受付部113、旅費精算処理部114、DB更新処理部115とを備えている。
データベース12には、精算済みの旅費データ121、旅費の事前申請データ122、事後申請データ123、精算対象データ124を格納するエリアが設けられている。
精算済みの旅費データ121は、例えば少なくとも会計規則に規定された期間だけ保持される。
管理者端末13は、WEBブラウザ131、送受信部132を備えている。この管理者端末13は、旅費精算申請者からの申請内容に疑問点があった場合に、その上長に質問メールを送信し、疑問点を問い合わせるなどの際に使用されるものである。
利用者端末14は、WEBブラウザ141、送受信部142、ICカードRW部143を備えている。
携帯電話端末15は、WEBブラウザ151、送受信部152、ICカードRW部153を備えている。
データベース12には、精算済みの旅費データ121、旅費の事前申請データ122、事後申請データ123、精算対象データ124を格納するエリアが設けられている。
精算済みの旅費データ121は、例えば少なくとも会計規則に規定された期間だけ保持される。
管理者端末13は、WEBブラウザ131、送受信部132を備えている。この管理者端末13は、旅費精算申請者からの申請内容に疑問点があった場合に、その上長に質問メールを送信し、疑問点を問い合わせるなどの際に使用されるものである。
利用者端末14は、WEBブラウザ141、送受信部142、ICカードRW部143を備えている。
携帯電話端末15は、WEBブラウザ151、送受信部152、ICカードRW部153を備えている。
一方、交通機関の管理センタなどに設置されるICカード管理システム2は、送受信部21、WEB公開処理部22、カード発行部23、DB更新処理部24を備え、当該ICカード管理システム2が発行したICカードの利用者情報を利用者情報DB25に格納し、発行したICカードのそれぞれの電子マネーの利用履歴を利用状況DB26に格納するようになっている。
ICカード管理システム2は、公衆回線もしくは専用回線により、交通機関の自動改札装置4,5や駅構内売店POS6に接続され、改札口を通過した際に使用した電子マネー保持媒体の識別番号や支払った電子マネーの額、あるいは駅構内売店で物品を購入した際に使用した電子マネー保持媒体の識別番号や支払った電子マネーの額を受信し、利用履歴DB26に格納するようになっている。
なお、自動改札装置4,5は、ICカードRW部41、51、送受信部42,52、制御部43,43を備えているが、本発明には直接関係しないのでその説明は省略する。
また、駅構内売店POS6は、ICカードRW部61、送受信部62を備えている。
ICカード管理システム2は、金融機関システム7に接続され、ICカードの発行に要した費用などの決裁を行えるようになっている。
ICカード管理システム2は、公衆回線もしくは専用回線により、交通機関の自動改札装置4,5や駅構内売店POS6に接続され、改札口を通過した際に使用した電子マネー保持媒体の識別番号や支払った電子マネーの額、あるいは駅構内売店で物品を購入した際に使用した電子マネー保持媒体の識別番号や支払った電子マネーの額を受信し、利用履歴DB26に格納するようになっている。
なお、自動改札装置4,5は、ICカードRW部41、51、送受信部42,52、制御部43,43を備えているが、本発明には直接関係しないのでその説明は省略する。
また、駅構内売店POS6は、ICカードRW部61、送受信部62を備えている。
ICカード管理システム2は、金融機関システム7に接続され、ICカードの発行に要した費用などの決裁を行えるようになっている。
ICカード管理システム2が発行するICカードには、会社等の法人契約によって発行されるICカードと、個人契約で発行されるICカードがあるが、法人契約の場合にはICカード番号毎にユーザIDとパスワードが発行され、法人の管理者から各利用者に通知される。利用状況DB26の電子マネーの利用履歴を利用者端末14のWEBブラウザ141で閲覧する場合には、ICカード番号毎のユーザIDとパスワードでユーザ認証を受けるようになっている。
個人契約の場合は、ICカード番号のみが通知され、このICカード番号とユーザの電話番号によりユーザ認証を受けるようになっている。
個人契約の場合は、ICカード番号のみが通知され、このICカード番号とユーザの電話番号によりユーザ認証を受けるようになっている。
図2は、利用者情報DB25の格納情報の例を示す図である。
利用者情報DB25には、ICカード番号201、利用者電話番号202、利用者名203、所属グループ204、ユーザID205、パスワード206、有効/無効207、メールアドレス208などが格納される。
有効/無効207は、何らかの事情によりICカードの使用を中止した場合に“無効”に設定される。
利用者情報DB25には、ICカード番号201、利用者電話番号202、利用者名203、所属グループ204、ユーザID205、パスワード206、有効/無効207、メールアドレス208などが格納される。
有効/無効207は、何らかの事情によりICカードの使用を中止した場合に“無効”に設定される。
図3は、利用状況DB26の格納内容の例を示す図であり、ICカード番号毎に、電子マネーの利用履歴が時系列で格納される。その具体的な例を図4に示している。
利用履歴データとしては、日付、種別1の「入」は交通手段を利用する場合は駅、もしくは停留所に入所したことを示し、物販は売店、自販機などでの買い物を示し、定は定期券の利用を示し、オートは自動的に入金したことを示している。
さらに出発駅は乗り込んだ駅名、もしくは停留所名、種別2は出所したか、定期での利用のどちらかを示し、下車駅は実際に改札を出た駅、下車した停留所を示す。追加金額はある決まった金額を下回ると自動的に任意の金銭が電子マネーとして振り込まれた金額を示す。支払額は交通費、物販購入で利用した金額、現在残金は電子マネーの残高を示している。
利用履歴データとしては、日付、種別1の「入」は交通手段を利用する場合は駅、もしくは停留所に入所したことを示し、物販は売店、自販機などでの買い物を示し、定は定期券の利用を示し、オートは自動的に入金したことを示している。
さらに出発駅は乗り込んだ駅名、もしくは停留所名、種別2は出所したか、定期での利用のどちらかを示し、下車駅は実際に改札を出た駅、下車した停留所を示す。追加金額はある決まった金額を下回ると自動的に任意の金銭が電子マネーとして振り込まれた金額を示す。支払額は交通費、物販購入で利用した金額、現在残金は電子マネーの残高を示している。
以上の構成において、事前に出張先が確定している場合の旅費の事前申請を行う場合の処理について説明する。
図5は、旅費の事前申請者が利用者端末14または携帯電話端末15を使用して旅費の事前申請を行う場合の利用者端末14または携帯電話端末15の処理を示すフローチャートである。
利用者端末14(または携帯電話端末15)は、事前申請者の操作により、旅費精算装置11にシステム内ネットワークまたはインターネットを介してアクセスし、旅費事前申請画面を旅費申請受付部113からダウンロードし、表示する(ステップ501)。
図6に旅費事前申請画面61の例を示す。
次に、旅費事前申請画面61でICカード番号、出張目的、出張先、予定日時、利用交通機関の情報を受付ける(ステップ502〜504)。この後、受付けた情報を旅費精算装置11に送信する(ステップ505)。
図7に、旅費事前申請画面61で受付けた旅費事前申請情報の一例を示している。
なお、利用者端末14(または携帯電話端末15)に、出張先に至るまでの交通経路を探索するアプリケーションプログラムが実装されている場合には、そのアプリケーションプログラムによって探索した経路、交通手段を自動入力するように構成することができる。
旅費事前申請画面61で受付けた旅費事前申請情報は、旅費申請受付部113で受付けられ、DB更新処理部115によりデータベース12に対し事前申請データ122として格納される。
なお、予測し得ない緊急事態対応のために旅費の事前申請を行うことができなかった場合には、実際に使用した旅費、経路などを事後申請する。
図5は、旅費の事前申請者が利用者端末14または携帯電話端末15を使用して旅費の事前申請を行う場合の利用者端末14または携帯電話端末15の処理を示すフローチャートである。
利用者端末14(または携帯電話端末15)は、事前申請者の操作により、旅費精算装置11にシステム内ネットワークまたはインターネットを介してアクセスし、旅費事前申請画面を旅費申請受付部113からダウンロードし、表示する(ステップ501)。
図6に旅費事前申請画面61の例を示す。
次に、旅費事前申請画面61でICカード番号、出張目的、出張先、予定日時、利用交通機関の情報を受付ける(ステップ502〜504)。この後、受付けた情報を旅費精算装置11に送信する(ステップ505)。
図7に、旅費事前申請画面61で受付けた旅費事前申請情報の一例を示している。
なお、利用者端末14(または携帯電話端末15)に、出張先に至るまでの交通経路を探索するアプリケーションプログラムが実装されている場合には、そのアプリケーションプログラムによって探索した経路、交通手段を自動入力するように構成することができる。
旅費事前申請画面61で受付けた旅費事前申請情報は、旅費申請受付部113で受付けられ、DB更新処理部115によりデータベース12に対し事前申請データ122として格納される。
なお、予測し得ない緊急事態対応のために旅費の事前申請を行うことができなかった場合には、実際に使用した旅費、経路などを事後申請する。
図8は、旅費を精算するに際して利用者端末14または携帯電話端末15を用いて電子マネー保持媒体の電子マネーの利用履歴を閲覧する場合の処理を示すフローチャートである。
まず、利用者端末14(または携帯電話端末15)の送受信部142を介してIC管理カードシステム2にアクセスし、図9に例示するようなログイン画面91を受信する(ステップ801)。
この場合、具体的には、利用者端末14(または携帯電話端末15)のICカードRW部143(または153)により電子マネー保持媒体からログイン画面91のURLと閲覧済みの利用履歴データの識別情報から成るインデックスを読取り、前記URLによってIC管理カードシステム2にアクセスする。
次に、WEBブラウザ141(または151)によりログイン画面91を表示し(ステップ802)、ICカード番号、利用者電話番号(またはユーザID)の入力を受付ける(ステップ803)。
まず、利用者端末14(または携帯電話端末15)の送受信部142を介してIC管理カードシステム2にアクセスし、図9に例示するようなログイン画面91を受信する(ステップ801)。
この場合、具体的には、利用者端末14(または携帯電話端末15)のICカードRW部143(または153)により電子マネー保持媒体からログイン画面91のURLと閲覧済みの利用履歴データの識別情報から成るインデックスを読取り、前記URLによってIC管理カードシステム2にアクセスする。
次に、WEBブラウザ141(または151)によりログイン画面91を表示し(ステップ802)、ICカード番号、利用者電話番号(またはユーザID)の入力を受付ける(ステップ803)。
申請者が会社契約の電子マネー保持媒体を所有している場合は、ICカード番号、ユーザID、パスワードの入力をログイン画面91で受付ける。個人契約の電子マネー保持媒体を所有している場合は、ICカード番号、電話番号の入力をログイン画面91受付ける。
そして、受付けたICカード番号などの情報をICカード管理システム2に送受信部142を介して送信し(ステップ804)、ICカード管理システム2によるユーザ認証を受ける(ステップ805)。
次に、ICカード管理システム2から認証OKの応答があったか否かを判定し(ステップ806)、認証OKの応答があったならばICカード番号に対応する利用履歴データのうち前記インデックスで指定された過去に閲覧済みの利用履歴データを除く未閲覧の利用履歴データの提供をICカード管理システム2に要求し、WEB公開処理部22から取得する(ステップ807)。
そして、受付けたICカード番号などの情報をICカード管理システム2に送受信部142を介して送信し(ステップ804)、ICカード管理システム2によるユーザ認証を受ける(ステップ805)。
次に、ICカード管理システム2から認証OKの応答があったか否かを判定し(ステップ806)、認証OKの応答があったならばICカード番号に対応する利用履歴データのうち前記インデックスで指定された過去に閲覧済みの利用履歴データを除く未閲覧の利用履歴データの提供をICカード管理システム2に要求し、WEB公開処理部22から取得する(ステップ807)。
しかし、認証OKの応答がなかった場合には、エラーメッセージを表示して処理を終了する(ステップ808)。
利用履歴データを取得した場合、その表示種別の指示を受付ける(ステップ909)。
そこで、指示された表示種別が、全件表示、種別表示、期間表示のいずれであるかを判定し(ステップ810)、その判定結果に応じて、全件表示、種別表示、期間表示を行う(ステップ811〜813)。
前述した図4が全件表示の例であり、図10は交通費だけの種別表示の例である。
なお、ここには会社からの精算がすでに完了している有無の表示なども付加して表示させてもよい。
期間表示の場合は1週間、1ヶ月、3ヶ月、半年といった任意の表示を行うことができる。
利用履歴データを取得した場合、その表示種別の指示を受付ける(ステップ909)。
そこで、指示された表示種別が、全件表示、種別表示、期間表示のいずれであるかを判定し(ステップ810)、その判定結果に応じて、全件表示、種別表示、期間表示を行う(ステップ811〜813)。
前述した図4が全件表示の例であり、図10は交通費だけの種別表示の例である。
なお、ここには会社からの精算がすでに完了している有無の表示なども付加して表示させてもよい。
期間表示の場合は1週間、1ヶ月、3ヶ月、半年といった任意の表示を行うことができる。
図11は、利用履歴データを表示した利用者端末14(または携帯電話端末15)において、利用履歴データのうち交通費として実際に支払った電子マネーが業務目的によるものか、私的利用によるものかを旅費申請者に判断させて選択させる処理を示すフローチャートである。
最初に表示画面に表示されている利用履歴データのうち業務目的で使用した交通費の欄を旅費申請者に選択させる(ステップ1101)。
次に、選択された以外の利用履歴の表示を消去する(ステップ1102)。これは、選択された以外の利用履歴はプライバシーに関わるのでプライバシーを保護する意味で消去するものである。
次に、旅費申請者が選択した交通費に係る利用履歴データを精算対象データ124としてデータベース12に格納する(ステップ1103)。
最初に表示画面に表示されている利用履歴データのうち業務目的で使用した交通費の欄を旅費申請者に選択させる(ステップ1101)。
次に、選択された以外の利用履歴の表示を消去する(ステップ1102)。これは、選択された以外の利用履歴はプライバシーに関わるのでプライバシーを保護する意味で消去するものである。
次に、旅費申請者が選択した交通費に係る利用履歴データを精算対象データ124としてデータベース12に格納する(ステップ1103)。
図12は、旅費精算の申請内容が妥当であるかどうかを旅費精算装置11の旅費精算処理部113が判断するためのフローチャートである。
最初に、1件の精算対象データをデータベースから読み込み、その精算対象データについての出張予定先、目的などの事前申請データを出張に出かける前に受付けているかどうかを確認する(ステップ1201)。
ステップ1201でYesである場合、申請内容が精算済みデータ121内に存在するかどうか、すなわち精算済みであるかどうかを確認する(ステップ1202)。
次に、精算済みでなかった場合、旅費の事前申請データのうち判断対象の旅費精算申請者のICカード番号に対応する事前申請データをデータベース12から抽出し、出張予定の駅などのデータを抽出して、出張目的地に対しての経路候補データと交通費、所要時間などを探索する(ステップ1203)。この経路候補データ、交通費、所要時間などは既存の経路探索アプリケーションを使用して探索する。
最初に、1件の精算対象データをデータベースから読み込み、その精算対象データについての出張予定先、目的などの事前申請データを出張に出かける前に受付けているかどうかを確認する(ステップ1201)。
ステップ1201でYesである場合、申請内容が精算済みデータ121内に存在するかどうか、すなわち精算済みであるかどうかを確認する(ステップ1202)。
次に、精算済みでなかった場合、旅費の事前申請データのうち判断対象の旅費精算申請者のICカード番号に対応する事前申請データをデータベース12から抽出し、出張予定の駅などのデータを抽出して、出張目的地に対しての経路候補データと交通費、所要時間などを探索する(ステップ1203)。この経路候補データ、交通費、所要時間などは既存の経路探索アプリケーションを使用して探索する。
次に、今回の旅費精算申請者が申請した精算対象データ124中の交通経路の実際の交通費と経路候補データの交通費とを経路別に比較し、一致するかどうかを判定する(ステップ1204)。
この比較では金額だけでなく、目的地へ対しての出発駅、下車駅、経路及びその間の交通費、さらに日付、時間についても比較し、総合的に妥当であるか判断するのが望ましいが、その詳細については後述の図13を用いて説明する。
経路候補データと、今回の旅費精算申請者が申請した精算対象データ124中の交通経路の実際の交通費とが一致する場合は、データが一致して旨を利用者端末14または携帯電話端末15に送信し、旅費精算申請者に通知する(ステップ1205)。
次に、精算データを確定し、銀行振り込みなどの精算処理を行う(ステップ1206)。
なお、具体的な精算処理については各自の所定口座に振り込むか、給与口座に振り込むか、現金で渡すかはそれぞれの会社の制度に従うものとする。
この比較では金額だけでなく、目的地へ対しての出発駅、下車駅、経路及びその間の交通費、さらに日付、時間についても比較し、総合的に妥当であるか判断するのが望ましいが、その詳細については後述の図13を用いて説明する。
経路候補データと、今回の旅費精算申請者が申請した精算対象データ124中の交通経路の実際の交通費とが一致する場合は、データが一致して旨を利用者端末14または携帯電話端末15に送信し、旅費精算申請者に通知する(ステップ1205)。
次に、精算データを確定し、銀行振り込みなどの精算処理を行う(ステップ1206)。
なお、具体的な精算処理については各自の所定口座に振り込むか、給与口座に振り込むか、現金で渡すかはそれぞれの会社の制度に従うものとする。
ステップ1204において、経路候補データにおける交通費と実際に支払った交通費とが一致しない場合には、データが一致しないこととその理由を利用者端末14または携帯電話端末15に送信し、旅費精算申請者に問い合わせる(ステップ1207)。
なお、この問い合わせは、旅費精算申請者の上長が使用する管理者端末13を経由してメールなどで連絡するようにしてもよい。
なお、この問い合わせは、旅費精算申請者の上長が使用する管理者端末13を経由してメールなどで連絡するようにしてもよい。
一方、最初のステップ1201で出張に出かける前に、旅費の事前申請データを受信していない場合は、事前申請が出来なかった理由を旅費精算申請者が使用している利用者端末14または携帯電話端末15に送信し、問い合わせる(ステップ1208)。
そして、実際に出張に向かった目的地を入力させ、その目的地からどの駅から出発してどのような経路を利用して目的地に適切な駅に下車するべきかどうかという経路候補データの探索を行う(ステップ1209)。
次に、出発、下車駅名を入力させ、さらに発着時刻の入力を行わせる(ステップ1210)。
そして、実際に出張に向かった目的地を入力させ、その目的地からどの駅から出発してどのような経路を利用して目的地に適切な駅に下車するべきかどうかという経路候補データの探索を行う(ステップ1209)。
次に、出発、下車駅名を入力させ、さらに発着時刻の入力を行わせる(ステップ1210)。
次に、利用交通手段についての入力を行わせる。鉄道、バス、タクシー、さらに指定席の利用の有無などのデータの入力を行わせる(ステップ1211)。
次に、経路候補データと電子マネーで実際に支払った交通費の比較を行う、この比較では金額だけでなく、目的地に対しての出発駅、下車駅、経路及びその間の交通費、さらに日付、時間などの総合比較を行う(ステップ1212)。一致した場合は精算を確定させる(ステップ1213)。
ステップ1212においても、ステップ1207と同様に、経路候補データにおける交通費と実際に支払った交通費とが一致しない場合には、データが一致しないこととその理由を利用者端末14または携帯電話端末15に送信し、旅費精算申請者に問い合わせる。
次に、経路候補データと電子マネーで実際に支払った交通費の比較を行う、この比較では金額だけでなく、目的地に対しての出発駅、下車駅、経路及びその間の交通費、さらに日付、時間などの総合比較を行う(ステップ1212)。一致した場合は精算を確定させる(ステップ1213)。
ステップ1212においても、ステップ1207と同様に、経路候補データにおける交通費と実際に支払った交通費とが一致しない場合には、データが一致しないこととその理由を利用者端末14または携帯電話端末15に送信し、旅費精算申請者に問い合わせる。
図13は、図12のステップ1208〜ステップ1211までの入力データ、すなわち事後申請データの例を説明する図である。
事後申請データのうち、「事前申請不可理由」には事前に出張先を事前申請することが出来なかった理由を記述する。
「出張先」には出張場所、地名、ビル名、会社名などを入力させる。
「出発駅」、「下車駅」、「出発時刻」、「下車時刻」は旅費精算申請者が申請した精算対象データを解析して自動的に入力するように構成することができる。ただし、状況に応じて時刻や日付が変動する場合があるので(電車の運行状況や、駅から目的地までの距離など)、任意に修正してもかまわない。
「利用交通手段」、「利用種別」については前述のように旅費精算申請者が申請した精算対象データを解析して自動的に入力するように構成することができる。なお、出張先の業務が深夜に及ぶことによって発生する特別な事情がある場合にはその旨を特筆事項として入力させる。
事後申請データのうち、「事前申請不可理由」には事前に出張先を事前申請することが出来なかった理由を記述する。
「出張先」には出張場所、地名、ビル名、会社名などを入力させる。
「出発駅」、「下車駅」、「出発時刻」、「下車時刻」は旅費精算申請者が申請した精算対象データを解析して自動的に入力するように構成することができる。ただし、状況に応じて時刻や日付が変動する場合があるので(電車の運行状況や、駅から目的地までの距離など)、任意に修正してもかまわない。
「利用交通手段」、「利用種別」については前述のように旅費精算申請者が申請した精算対象データを解析して自動的に入力するように構成することができる。なお、出張先の業務が深夜に及ぶことによって発生する特別な事情がある場合にはその旨を特筆事項として入力させる。
図14は、事後申請データの記入例を示す図である。
図15は、経路候補データと実際に利用した交通費が妥当であるかどうかを判断するフローチャートである。
まず、精算対象となる交通費は業務目的の出張に要した費用であるかどうかを判断する。もしNoであれば、私的な利用であるので精算は不可能とし、終了する(ステップ1501)。
次に、利用交通手段は電子マネーが利用であるかどうかを判定する(ステップ1502)。もし電子マネーが利用できない場合には本システムでは精算不可能であるので終了する。
次に、業務による出張である場合、その出張先がどこからであるかを会社、常駐先、顧客先からあるかどうかを判断する(ステップ1503)。
自宅からの場合は定期データを考慮する必要があるので、一部精算可能として、このフローは終了する。
図15は、経路候補データと実際に利用した交通費が妥当であるかどうかを判断するフローチャートである。
まず、精算対象となる交通費は業務目的の出張に要した費用であるかどうかを判断する。もしNoであれば、私的な利用であるので精算は不可能とし、終了する(ステップ1501)。
次に、利用交通手段は電子マネーが利用であるかどうかを判定する(ステップ1502)。もし電子マネーが利用できない場合には本システムでは精算不可能であるので終了する。
次に、業務による出張である場合、その出張先がどこからであるかを会社、常駐先、顧客先からあるかどうかを判断する(ステップ1503)。
自宅からの場合は定期データを考慮する必要があるので、一部精算可能として、このフローは終了する。
次に、利用するチケットの種別は電子マネーの利用が可能であるかどうかを判定する(ステップ1504)。もし、電子マネーで利用できない場合にはそのチケット種別に関しては本システムでは精算ができないので、このまま終了する。
利用するチケットの種別は本システムで許可されている座席であるかどうかを判定する(ステップ1505)、これは会社ごとに、指定座席、グリーン車の利用などの許可の判断が異なるため、その会社の利用方針に従い、その是非を決定する。
なお、ステップ1503〜ステップ1505は一部の精算に関しての精算が可能である場合があるので、精算ができない交通費に関しての警告画面を表示し、精算可能な部分については決済を行う。
図16は、実際に図12、図15のフローチャートに従い処理した結果、精算が確定した状態を示す図である。
利用するチケットの種別は本システムで許可されている座席であるかどうかを判定する(ステップ1505)、これは会社ごとに、指定座席、グリーン車の利用などの許可の判断が異なるため、その会社の利用方針に従い、その是非を決定する。
なお、ステップ1503〜ステップ1505は一部の精算に関しての精算が可能である場合があるので、精算ができない交通費に関しての警告画面を表示し、精算可能な部分については決済を行う。
図16は、実際に図12、図15のフローチャートに従い処理した結果、精算が確定した状態を示す図である。
1 旅費精算システム
2 ICカード管理システム
4 自動改札装置
11 旅費精算装置
12 データベース
13 管理者端末
14 利用者端末
15 携帯電話端末
2 ICカード管理システム
4 自動改札装置
11 旅費精算装置
12 データベース
13 管理者端末
14 利用者端末
15 携帯電話端末
Claims (3)
- 旅費精算申請者が使用する利用者端末と、申請された旅費の精算処理を行う旅費精算装置とから成り、前記旅費精算申請者がICカードなどの電子マネー保持媒体に格納した電子マネーにより交通機関に立替え払いした旅費を精算する旅費精算システムであって、
前記利用者端末が、
前記旅費精算申請者の指示に従い、前記電子マネー保持媒体の電子マネーの利用履歴をICカード管理システムから取得して画面に表示し、表示された利用履歴のうち精算対象の旅費の選択操作を旅費精算申請者から受付け、選択された精算対象の旅費の情報を前記旅費精算装置に送信する第1の手段を備え、
前記旅費精算装置が、
前記利用者端末から受信した精算対象の旅費の情報に基づき、旅費精算申請者が申請した旅費が妥当か否かを判定し、その判定結果に応じて申請された旅費の精算処理を行う第2の手段を備えることを特徴とする旅費精算システム。 - 前記第2の手段は、旅費精算申請者が申請した旅費が妥当か否かを、旅費精算申請者が旅費の使用前または使用後に前記利用者端末を使用して当該旅費精算申請者から申請された情報を参照して判定することを特徴とする請求項1に記載の旅費精算システム。
- 前記第2の手段は、前記旅費精算申請者から申請された情報のうち出発地から目的地に至る交通経路の候補を経路探索アプリケーションを使用して探索し、その探索した候補経路における交通費と旅費精算申請者が申請した旅費とを比較することによって、旅費精算申請者が申請した旅費が妥当か否かを判定することを特徴とする請求項2に記載の旅費精算システム。
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2008293004A JP2010122719A (ja) | 2008-11-17 | 2008-11-17 | 旅費精算システム |
Applications Claiming Priority (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2008293004A JP2010122719A (ja) | 2008-11-17 | 2008-11-17 | 旅費精算システム |
Publications (1)
Publication Number | Publication Date |
---|---|
JP2010122719A true JP2010122719A (ja) | 2010-06-03 |
Family
ID=42324035
Family Applications (1)
Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
---|---|---|---|
JP2008293004A Pending JP2010122719A (ja) | 2008-11-17 | 2008-11-17 | 旅費精算システム |
Country Status (1)
Country | Link |
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JP (1) | JP2010122719A (ja) |
Cited By (7)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2014029601A (ja) * | 2012-07-31 | 2014-02-13 | Mizuho Information & Research Institute Inc | 交通費精算システム、交通費精算方法及び交通費精算プログラム |
JP5587456B1 (ja) * | 2013-04-23 | 2014-09-10 | 東日本旅客鉄道株式会社 | 経費精算システム、経費精算プログラム及び経費精算方法 |
JP2016206939A (ja) * | 2015-04-22 | 2016-12-08 | 株式会社ナビタイムジャパン | 情報処理システム、情報処理装置、情報処理方法、情報処理プログラム、端末装置、データ、記憶媒体およびデータ生成方法 |
JP2016224545A (ja) * | 2015-05-27 | 2016-12-28 | 株式会社リコー | 経費管理システム、経費管理装置、経費管理プログラム及び経費管理方法 |
JP2017191494A (ja) * | 2016-04-14 | 2017-10-19 | 株式会社駅探 | 交通費申請処理装置及び交通費申請処理プログラム |
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JP2021002280A (ja) * | 2019-06-24 | 2021-01-07 | 株式会社Niコンサルティング | 交通費申請書承認支援システム、方法、およびプログラム |
-
2008
- 2008-11-17 JP JP2008293004A patent/JP2010122719A/ja active Pending
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