JP2010061334A - ファイル管理システム、ファイル管理方法、およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】より効率的かつ適切にファイルの管理を行うことが可能なファイル管理システム、ファイル管理方法、およびプログラムを提供すること。
【解決手段】本発明のファイル管理システムは、フォルダを用いてファイルを管理するためのファイル管理システムであって、ファイルに含まれている分類に関する分類情報を抽出する抽出手段と、前記抽出手段により抽出された分類情報を参照し、前記分類情報に基づいて階層化されたフォルダを作成する作成手段と、前記分類情報を参照して、前記分類情報に対応するフォルダに、ファイルを登録する登録手段とを備えるファイル管理システムを実現して、より効率的かつ適切にファイルの管理を行うことが可能となる。
【選択図】図１１

Description

本発明は、文書などのファイルを、フォルダを用いて管理するためのファイル管理システム、ファイル管理方法、およびプログラムに関する。

従来より、文書や画像などを作成、編集するためのソフトウェア、アプリケーションを備えている情報処理装置では、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）を始めとするＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）がインストールされており、ユーザでの操作性の便宜が図られている。このＯＳは、ますます機能性、利便性などが高められており、ユーザの操作により作成された文書や画像などのデータの管理や分類が可能となっている。

特許文献１に記載されているファイル管理装置では、ファイルを分類するための分類情報をファイルまたはディレクトリに設定および管理する分類情報作成手段と、分類情報によってファイルを自動的に分類し保管するファイル自動保管手段と、ファイル作成を監視しファイルが作成されたことをファイル自動保管手段に通知するファイル作成検出手段と、ファイルの内容を調べることによりファイルの種類を確定してファイル自動保管手段に通知するファイル種類決定手段と、その他の手段を備えている。

そして、ユーザがファイルを作成したときあるいは保管時間が経過した時に、ユーザが分類分けを意識することなくファイルを自動的に分類分けして保管し、また廃棄時間が経過した時にファイルを削除する処理を行っている。

特開平７−１３８２８号公報

しかしながら、上述のような従来の技術には、以下のような問題があった。ユーザが、実際にフォルダを用いて文書ファイルを管理するときには、分類するためのフォルダをあらかじめユーザが作成し、ユーザが文書毎に内容を把握して分類を決定して、その決定した分類に相当するフォルダへ文書ファイルを移動またはコピーして整理していた。このため、分類用のフォルダを多く作成したり、文書ファイルを該当するフォルダに移動、コピーするのが手間であった。

この問題点を解決するために、特許文献１に記載された装置では、分類情報を設定し、分類情報によってファイルを自動的に分類している。しかしながら、この装置では、フォルダを例えばツリー構造を用いて複数階層とした場合、自動分類には対応できず、ファイルがどの分類フォルダに移動されたのか分かりにくいという問題点があった。

以上のように、従来の技術では、例えばツリー構造などの複数階層のフォルダに対して、自動分類など機能で対応できず、ファイル、データの管理を効率的に行うことが困難であるという課題があった。

本発明は、このような課題に鑑みてなされたものであり、より効率的かつ適切にファイルの管理を行うことが可能なファイル管理システム、ファイル管理方法、およびプログラムを提供することを目的とする。

以上の課題を解決するために請求項１に係る本発明では、階層分類の対象となる文書や画像などのファイルに対して、抽出手段がファイルに含まれている階層分類に関する分類情報を抽出する。作成手段は、抽出手段により抽出された分類情報を参照し、分類対象とするべき前記分類情報を登録したテーブルと分類情報とを比較してこの分類情報に含まれる、例えば「状態」、「担当者」などの書誌項目に従って、上位階層のフォルダに「状態」、下位階層のフォルダに「担当者」として、階層化されたフォルダを作成する。

そして、分類情報を参照して、分類情報に対応するフォルダに、ファイルを登録して管理を行う。このため、ツリー構造などの複数階層のフォルダに対しても、自動分類など対応させることができ、複雑に分類される多数のファイル、データの管理をより効率的かつ適切に行うことが可能となる。

本発明によれば、より効率的かつ適切にファイルの管理を行うことが可能なファイル管理システム、ファイル管理方法、およびプログラムを提供することができる。

以下、本発明を実施形態をもって説明するが、本発明は、実施形態に限定されるものではない。図１は、本発明によるファイル管理システムが備えているファイル管理装置１００の一実施形態の概略構成図である。ファイル管理装置１００は、階層化されたフォルダを用いてファイルを管理するための装置であり、概ねパーソナルコンピュータまたはワークステーションなどの情報処理装置を使用して構成される。また、さらに他の実装形式では、ファイル管理装置１００は、マルチファンクションペリフェラル(Multi-Function Peripheral):MFP)として参照される画像処理装置のシステムモジュールの１機能モジュールとして実装することもできる。

このファイル管理装置１００で管理されるファイルは、文書や画像のデータからなるファイルであり、このファイル内の例えばヘッダー部分やメタデータなどの予め定められたデータ領域には、文書や画像のデータ以外に、予めファイルの階層分類に関する分類情報が含まれている。分類情報には、複数の階層それぞれに対応する名称と、各階層毎の各フォルダのうち登録先となるフォルダを特定する名称とが関連付けられ、書誌項目として含まれている。各階層それぞれに対応する名称には、例えばファイルの内容に関するジャンル、カテゴリなどの名称が挙げられる。また、フォルダを特定する名称には、例えばジャンルやカテゴリでの個別の項目、要素などの名称が挙げられる。分類情報は、後述するように、分類対象としてファイルの管理を行うために参照され、階層毎に順次フォルダを登録していき、ファイルの登録先となるフォルダを特定するための情報である。

ファイル管理装置１００は、概ね、中央処理装置（ＣＰＵ）１０２（このＣＰＵ１０２が抽出手段、作成手段、登録手段、分類設定手段、指定手段などの各手段に相当する。）と、ＣＰＵ１０２が使用するデータの高速アクセスを可能とするキャッシュメモリ１０４と、ＣＰＵ１０２の処理を可能とするＲＡＭ、ＤＲＡＭなどの固体メモリ素子から形成されるシステムメモリ１０６とを備える。

ＣＰＵ１０２、キャッシュメモリ１０４、およびシステムメモリ１０６は、システムバス１０８を介して、ファイル管理装置１００の他のデバイスまたはドライバ、例えば、グラフィックスドライバ１１０およびネットワークデバイス（ＮＩＣ）１１２へと接続されている。グラフィックスドライバ１１０は、バスを介してディスプレイ１１４に接続されて、ＣＰＵ１０２による処理結果をディスプレイ１１４の表示画面上に表示させている。また、ネットワークデバイス１１２は、ＴＣＰ／ＩＰプロトコルなどにより、ファイル管理装置１００をネットワークへと接続して、ＨＴＴＰプロトコル、ＦＴＰプロトコル、ＩＴＵ−Ｔ勧告Ｘ．５００によるＬＤＡＰ検索などのセッションを確立させている。

システムバス１０８には、さらにＩ／Ｏバスブリッジ１１６が接続されている。Ｉ／Ｏバスブリッジ１１６の下流側には、ＰＣＩなどのＩ／Ｏバス１１８を介して、ＩＤＥ、ＡＴＡ、ＡＴＡＰＩ、シリアルＡＴＡ、ＳＣＳＩ、ＵＳＢなどの規格を備えるハードディスク装置１２０が接続されている。このハードディスク装置１２０には、各ファイルのデータを登録するための仮想データ領域であるフォルダが、ファイルを管理するための分類フォルダ内に複数階層の階層化された構造で記憶されている。

また、Ｉ／Ｏバス１１８には、ＵＳＢなどのバスを介して、キーボードおよびマウスとして挙げられるポインティングデバイスなどの入力装置１２２が接続され、ユーザなどのオペレータによる入力および指令を受付けている。入力装置１２２は、ポインティングデバイスを用いたユーザの操作を受けて、ディスプレイ１１４の表示画面上での入力操作、設定操作、指定操作などが行われる。

ＣＰＵ１０２としては、特に制限はなく、具体的には、例えば、ＰＥＮＴＩＵＭ（登録商標）〜ＰＥＮＴＩＵＭ（登録商標）ＩＶ、ＰＥＮＴＩＵＭ（登録商標）互換ＣＰＵ、ＰＯＷＥＲ ＰＣ（登録商標）、ＭＩＰＳなど、シングルコアまたはマルチコアなどのいかなるアーキテクチャを備えるプロセッサを挙げることができる。

ＣＰＵ１０２は、後述するように、ハードディスク装置１２０に記憶されたプログラムなどを実行することにより、ファイル管理装置１００内に構成された各構成部の制御や、情報、データの管理、書き込み、読み出し、演算などの各処理を実行する。

具体的には、ＣＰＵ１０２は、後述するように、文書管理アプリケーション２１２などを実行することにより、ファイルを解析して分類情報を抽出する処理や、分類情報に基づいて階層化されたフォルダを作成していく処理、そして、分類情報に対応するフォルダにファイルを登録する処理などを実行する。

また、ＣＰＵ１０２は、文書管理アプリケーション２１２などのプログラムを実行することにより、後述するように、表示領域コントローラ２０６やデータ管理モジュール２０８としても機能する。

また、使用するオペレーティングシステム（ＯＳ）は、ＭａｃＯＳ（商標）、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）２００Ｘ Ｓｅｒｖｅｒ、ＵＮＩＸ（登録商標）、ＡＩＸ（登録商標）、ＬＩＮＵＸ（登録商標）またはそれ以外の適切なＯＳを挙げることができる。さらに、ファイル管理装置１００は、上述したＯＳ上で動作する、Ｃ＋＋、ＶｉｓｕａｌＣ＋＋、ＶｉｓｕａｌＢａｓｉｃ、Ｊａｖａ（登録商標）、Ｐｅｒｌ、Ｒｕｂｙなどのオブジェクト指向のプログラミング言語により記述されたアプリケーションプログラムを格納し、実行する。

図２は、ファイル管理装置１００の機能ブロック２００の実施形態を示す。ファイル管理装置１００の機能ブロック２００は、ＣＰＵ１０２が各種プログラムを実行して、ファイル管理装置１００上に各機能ブロックを実現することにより構成される。図２に示すように、機能ブロック２００は、ファイル管理装置１００の実行全般を管理するＯＳ２０２と、ＯＳ上に、コンパイラ、リンカ、アセンブラなどを含んで実現される、例えばＶｉｓｕａｌＣ＋＋、バイトコード、インタプリタなどにより各種機能を提供するＪＡＶＡ（登録商標）などのプログラミング言語モジュール２０４とを含んでいる。

プログラミング言語モジュール２０４は、いわゆるオブジェクト指向プログラムの実行を可能とし、マルチウィンドウ表示を可能としている。このため、プログラミング言語モジュール２０４は、ウィンドウ生成、レイアウト変更、ウィンドウ削除などを管理するための表示領域コントローラ２０６を備えている。また、プログラミング言語モジュール２０４は、ウィンドウに形成された各種アイコン、ホットスポットなどの選択に応じて各種処理の実行を指令するデータ管理モジュール２０８を備えている。

プログラミング言語モジュール２０４は、後述するアプリケーションプログラム２１０、２１２、２１４などがディスプレイ上に形成したウィンドウからのマウスイベントやマウスイベントに対応するキーシーケンスイベントを受け取って、要求された処理を実行するためのオブジェクト呼出などを実行する。上述した表示領域コントローラ２０６は、例えば、Ｗｉｎｄｏｗクラス、フレームクラス、スクロールクラスなどのウィンドウ制御モジュールが集合して構成される、機能モジュールを総称するものである。図２に示した実施形態では、表示領域コントローラ２０６は、ウィンドウを生成させるための表示領域生成モジュール２０６ａ、表示領域内に表示されたフレームと言った分割領域をさらに領域分割して、「分割フレーム」を生成する領域分割モジュール２０６ｂ、および選択データ表示モジュール２０６ｃなどを含んで構成されているのが示されている。

ウィンドウ生成モジュール２０６ａは、ディスプレイ画面上に、例えばマルチウィンドウ方式のウィンドウやメイン表示画面などとして参照される表示領域を生成し、ウィンドウ内に相対的な位置座標を割当て、フレーム（分割領域）生成を可能とする。領域分割モジュール２０６ｂは、ウィンドウ内で定義されたオリジナルフレーム（第２分割領域）を、データ選択やスクロール、改ページ処理などに対応して分割し、分割フレームを生成する処理を実行する。また、選択データ表示モジュール２０６ｃは、生成した分割フレームに割当てて表示するデータセットを選択し、分割フレームに割当てる処理を行う。

表示領域コントローラ２０６は、ディスプレイ１１４の表示画面上での操作を受けて処理を行い、ウィンドウ生成モジュール２０６ａ、領域分割モジュール２０６ｂ、選択データ表示モジュール２０６ｃの各機能モジュールを制御して、階層化されたフォルダや、各ファイルのデータなどをグラフィカルにディスプレイ１１４に表示する処理を行う。

データ管理モジュール２０８は、ディスプレイ１１４の表示画面上での操作を受けて、各ファイルをフォルダに登録する処理や、フォルダの新規作成、移動、削除、複製（コピー）などの処理を行い、ハードディスク装置１２０に記憶させる処理を行う。

アプリケーションプログラム２１０、２１２、２１４は、プログラミング言語モジュール２０４のコンテキストに沿ってプログラミングされている限り、その処理の種類は特に制限されないが、本実施形態では、例えば、ブラウザアプリケーション２１０、文書管理アプリケーション２１２、ワードプロセッサアプリケーション２１４などを挙げることができる。この他、例えば、画像処理アプリケーション、グラフィックアプリケーションなどを適宜実装することができる。

ブラウザアプリケーション２１０は、例えば、Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｅｘｐｌｏｌｅｒ（商標）、Ｎｅｔｓｃａｐｅ Ｎａｖｉｇａｔｏｒ（商標）、Ｍｏｚｉｌｌａ、Ｏｐｅｒａなどを使用して実装することができ、ＨＴＭＬパーサ、ＸＭＬパーサなどにより、ウェブサーバから送信される構造化文書を解析し、ウィンドウ上に構造化文書に基づいて表示を行っている。なお、ブラウザアプリケーション２１０は、例えばＪＡＶＡ（登録商標）Ｓｃｒｉｐｔ、ＪＡＶＡ（登録商標）Ａｐｐｌｅｔなどの処理が可能とされていて、ユーザからの指令に応じてウェブページを動的に変更することが可能とされていることが好ましい。

また、文書管理アプリケーション２１２は、情報処理装置に蓄積された文書データ、画像データなどの編集、検索などを実行する。文書管理アプリケーション２１２は、当該処理を、自己が管理するデータまたはネットワークを介して接続されたサーバのデータベースなどにアクセスして実行することもできる。ワードプロセッサアプリケーションは、文書データを作成し、ハードディスク装置または外部接続されたサーバのデータベースなどに登録させている。

各アプリケーションプログラムへの入出力は、入出力Ｉ／Ｏ２１６を介して行われる。各アプリケーションプログラムは、ＶＧＡ、ＵＳＢ、ＩＥＥＥ８０２．Ｘなどを使用してディスプレイ２１８、キーボード２２０、マウス２２２との間でデータ送受信を行い、データ入出力を実行する。また、各アプリケーションプログラムは、ネットワークＩ／Ｏ２２４を介して、ＴＣＰ／ＩＰプロトコルなどを使用して、ネットワーク２２６へと接続され、ＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）、インターネットなどに接続し、他の情報処理装置やサーバとの間のデータ送受信を行っている。

また、各機能モジュールは、バス２２８を介し、シグナル、ソケット通信などによるプロセス間通信を行っており、相互連携して、ファイル管理装置１００を構成する為の各機能モジュールを実現させている。

図３は、管理するために用いるフォルダとファイルを表示した表示画面３００を示す説明図である。図３に示すように、この表示画面３００は、右側部分と左側部分の２つに分割されており、左側部分にハードディスク装置１２０に記憶された各フォルダ３１０が表示され、右側部分にこれらのフォルダ３１０に登録される例えば文書データなどの各ファイル３２０の一覧が表示されている。

この表示画面３００に表示された各ファイル３２０やフォルダ３１０は、アイコンとして参照されるグラフィックシンボルで表示されており、これらのアイコンは、入力装置１２２を用いたユーザの操作でクリックによる選択操作や、ドラッグアンドドロップによる移動またはコピー、ダブルクリックによる設定操作などが行われる。

各ファイル３２０やフォルダ３１０の全体のうち、この表示画面３００に表示されていない部分は、各ファイル３２０、フォルダ３１０の表示領域の端部に形成されたスクロールバーを操作して、これらの表示領域をスクロールさせることにより表示させることができる。

図４は、各フォルダ３１０のうち指定された分類フォルダ３１０ａに対して、データ管理モジュール２０８の処理でこの分類フォルダ３１０ａ内に階層化されて作成されたフォルダ構造を示す説明図である。このフォルダ構造では、最も上位の階層である分類フォルダ３１０ａが配置されている。この分類フォルダ３１０ａには、下位の階層であることを示す接続線が伸びて分類木として表示されており、これらの木構造のさらに下位ノードとして、分類フォルダ３１０ａ内に含まれる第１階層の各フォルダ３１２が配置されている。また、同様に各フォルダ３１２には、更に接続線が伸びて木構造として表示されており、これらの木構造の下位ノードとして、各フォルダ３１２のそれぞれに含まれる第２階層の各フォルダ３１３が配置されている。

図４に示すように、第１階層の各フォルダ３１２には、「未処理」、「処理中」、「完了」などの名称が設定されており、第２階層の各フォルダ３１３には、「担当Ａ」、「担当Ｂ」、「担当Ｃ」などの名称が設定されている。これらの名称は、ファイルに含まれる分類情報に基づいて、データ管理モジュール２０８の処理によって設定される。

図５は、ユーザの操作に従って、木構造の各階層に関する設定を行うための書誌項目５１０が記憶されたテーブル５００のデータ構成を示す説明図である。このテーブル５００は、本実施形態の文書管理アプリケーション２１２が管理し、プログラムと同様に、ハードディスク装置１２０に記憶されており、文書管理アプリケーション２１２の実行時、ＲＡＭなどの高速アクセス空間に読み込まれ、処理のために提供される。テーブル５００には、分類情報に含まれる各書誌項目５１０と、書誌項目５１０のそれぞれに関する説明情報５２０とが関連付けて記憶されている。このテーブル５００に記憶された各書誌項目５１０が、ユーザの操作に従って各階層の名称に設定され、各階層毎に木構造のフォルダが作成される。また、テーブル５００に記憶された各書誌項目５１０は、ファイル内の分類情報に含まれている各書誌項目に相当しており、各書誌項目５１０のうちのいずれかがファイル内の分類情報に設定される。

図６は、表示画面３００に表示された各フォルダ３１０のうち、データ管理モジュール２０８の処理で自動的にファイルを管理する対象となる分類フォルダ３１０ａを指定するための操作画面６００を示す説明図である。この操作画面６００には、ファイルを管理する対象とならない「通常フォルダ」と、対象となる「分類フォルダ」とを選択するためのラジオボタンが設けられている。また、この対象となるフォルダ３１０内に階層化されたフォルダを作成するための「分類設定」や、各ラジオボタンでの選択を決定するための「ＯＫ」、選択を取り消すための「キャンセル」ボタンがそれぞれ設けられている。この操作画面６００では、ユーザの操作に従って、各フォルダ３１０のうちファイルを管理する対象となるフォルダ３１０が指定される。

この操作画面６００で指定されたフォルダ３１０は、分類フォルダ３１０ａとなって分類フォルダ３１０ａ以外の通常のフォルダと異なる表示態様で表示される。分類情報が抽出される対象となるファイルが、この指定されたフォルダ３１０に登録されると、このファイルに対してデータ管理モジュール２０８の処理が実行される。図９は、表示画面３００でフォルダ３１０が実際に分類フォルダ３１０ａに指定された様子を示す説明図である。図９では、操作画面６００でユーザの操作に従って、各フォルダ３１０のうち「フォルダ７」が分類フォルダ３１０ａとして指定され、分類フォルダ３１０ａ以外の他のフォルダと異なる表示態様で表示されている。

図７は、分類フォルダ３１０ａ内に木構造の各階層に関する設定を行うための操作画面７００を示す説明図である。この操作画面７００には、テーブル５００に記憶された各書誌項目５１０を表示した表示リストと、この表示リストに表示された書誌項目５１０を各階層に対応する名称として設定するための「設定」ボタンと、この設定を解除するための「解除」ボタンと、第１階層〜第４階層までの各階層に対応する名称を表示するための各表示ボックスがそれぞれ設けられている。操作画面７００では、名称が設定される各階層が第１階層〜第４階層までとなっているが、これに限定されず第５階層以降も設定可能であっても良い。また、各階層に設定された名称を決定するための「ＯＫ」、設定を取り消すための「キャンセル」ボタンがそれぞれ設けられている。

この操作画面７００では、ユーザによって表示リストが参照されて書誌項目５１０が選択され、名称を設定する階層の表示ボックスが選択されて「設定」ボタンが押下操作されると、この選択された階層に対して、選択された書誌項目５１０が名称として設定される。

また、ユーザの操作によって名称が設定された階層の表示ボックスが選択されて「設定」ボタンが押下操作されると、この選択された階層に対応する名称が解除され「なし」が表示ボックスに表示される。

図８は、操作画面７００で分類フォルダ３１０ａ内に木構造の各階層に関する設定を実際に行った様子を示す説明図である。図８では、操作画面７００でユーザの操作によって、第１階層の名称に「状態」、第２階層の名称に「担当者」が設定されている。

なお、名称が設定された階層よりも上位の階層の名称が「なし」となっている場合には、この上位の階層に名称が繰り上げて設定される。例えば図８で、操作画面７００でユーザの操作によって、第２階層の名称が「なし」、第３階層の名称に「担当者」が設定された場合には、この第３階層の名称が繰り上げて第２階層に設定される。

続いて、本実施形態におけるファイル管理システムで、上述のようにして、分類フォルダ３１０ａ内に階層化されたフォルダで作成された状態で、この階層化されたフォルダを用いてファイルを管理する処理について図１０に示すフローチャートを用いて説明する。

まず、表示領域コントローラ２０６は、各機能モジュールを制御しディスプレイ１１４の表示画面上に、図９に示すように、表示画面３００を表示する。この状態で、ユーザの画面上での操作によって分類フォルダ３１０ａとして指定されたフォルダ３１０に対して、文書や画像データなどのファイルが登録、複製または移動が行われると、ステップＳ１００１で、データ管理モジュール２０８が複製または移動を検知する。

データ管理モジュール２０８は、この検知したファイルを解析して、このファイルに含まれる分類情報を抽出しこの分類情報に含まれる書誌項目を参照する。そして、ステップＳ１００２で、ファイルの登録先として、この書誌項目に対応する名称が設定されているフォルダを特定する処理を行う。データ管理モジュール２０８は、書誌項目に含まれている名称のうち、第１階層に対応する名称に関連付けられたフォルダの名称に基づいて、分類フォルダ３１０ａ内の第１階層の各フォルダのうち登録先となるフォルダを特定する。また、データ管理モジュール２０８は、第２階層に対応する名称に関連付けられたフォルダの名称に基づいて、この特定した第１階層のフォルダ内の第２階層の各フォルダのうち登録先となるフォルダを特定する。次に、データ管理モジュール２０８は、第３階層に対応する名称に関連付けられたフォルダの名称に基づいて、同様にこの特定した第２階層のフォルダ内の第３階層の各フォルダのうち登録先となるフォルダを特定する。このような処理を各階層毎に順次繰り返し行ってフォルダを特定していき、最も下位の階層のフォルダ（サブフォルダパスＡ）まで特定する。

次に、ステップＳ１００３、ステップＳ１００４で、データ管理モジュール２０８は、ステップＳ１００２において特定した各階層でのフォルダが分類フォルダ３１０ａ内で作成されているか否かを判定する処理を行う。データ管理モジュール２０８は、ハードディスク装置１２０に記憶された分類フォルダ３１０ａを読み出し、この分類フォルダ３１０ａ内の各階層に対応する名称、フォルダを参照する。そして、データ管理モジュール２０８は、ステップＳ１００２において特定した、書誌項目に含まれている名称に対応する各階層、各フォルダと、分類フォルダ３１０ａ内の各階層に対応する名称、フォルダとを比較し、ステップＳ１００２において特定した各階層、各フォルダが分類フォルダ３１０ａ内に存在するか否かを判定する処理を行う。

データ管理モジュール２０８は、ステップＳ１００４での判定の結果、分類フォルダ３１０ａ内に存在しない階層やフォルダがある場合には（Ｎｏ）、ステップＳ１００２において特定したフォルダを各階層毎に階層化させて作成していき、ステップＳ１００５で最も下位の階層のフォルダまで作成する。

ステップＳ１００４での判定の結果、分類フォルダ３１０ａ内に存在する場合（Ｙｅｓ）、またはステップＳ１００５において最も下位の階層までフォルダを作成した場合には、データ管理機能２０８は、ステップＳ１００６で、この特定または作成した最も下位の階層のフォルダにファイルを登録し、ハードディスク装置１２０に記憶する。そして、データ管理モジュール２０８は、ステップＳ１００７で、ディスプレイ１１４にメッセージを表示するなどによって、ユーザの画面上での操作に従ってファイルをフォルダに登録したことを通知する処理を行う。

図１１は、例えば文書データなどのファイルが、階層化されたフォルダが未だ作成されていない分類フォルダ３１０ａに登録された例を示す。この図１１では、ユーザの画面上での操作によって分類フォルダ３１０ａに対してファイル「文書１」が登録されるとデータ管理モジュール２０８がこれを検知する。データ管理モジュール２０８は、この検知したファイル「文書１」に含まれる分類情報を抽出し書誌項目を参照する。そして、第１階層に対応する名称「状態」に関連付けられたフォルダの名称「未処理」に基づいて、分類フォルダ３１０ａ内の第１階層のフォルダを特定する。また、第２階層に対応する名称「担当者」に関連付けられたフォルダの名称「担当Ａ」に基づいて、この特定した第１階層のフォルダ内の第２階層のフォルダを特定する。

次に、データ管理モジュール２０８は、これらの特定したフォルダを各階層毎に作成していき、最も下位の階層のフォルダまで作成する。そして、この作成した最も下位の階層のフォルダ「担当Ａ」にファイル「文書１」を登録し、ハードディスク装置１２０に記憶する。データ管理モジュール２０８は、ファイル「文書１」を登録したことを通知する。

図１２は、例えば文書データなどのファイルが、階層化されたフォルダが既に作成されている分類フォルダ３１０ａに登録された例を示す。この図１２では、ユーザの画面上での操作によって分類フォルダ３１０ａに対してファイル「文書２」が登録されるとデータ管理モジュール２０８がこれを検知する。データ管理モジュール２０８は、この検知したファイル「文書２」に含まれる分類情報を抽出し書誌項目を参照する。そして、第１階層に対応する名称「状態」に関連付けられたフォルダの名称「未処理」に基づいて、分類フォルダ３１０ａ内の第１階層のフォルダを特定する。また、第２階層に対応する名称「担当者」に関連付けられたフォルダの名称「担当Ａ」に基づいて、この特定した第１階層のフォルダ内の第２階層のフォルダを特定する。

次に、データ管理モジュール２０８は、これらの特定したフォルダが分類フォルダ３１０ａ内に存在しているので、最も下位の階層のフォルダ「担当Ａ」にファイル「文書２」を登録し、ハードディスク装置１２０に記憶する。データ管理モジュール２０８は、ファイル「文書２」を登録したことを通知する。

図１３は、例えば文書データなどのファイルが、階層化されたフォルダが既に作成されている分類フォルダ３１０ａに登録された他の例を示す。この図１３では、ユーザの画面上での操作によって分類フォルダ３１０ａに対してファイル「文書３」が登録されるとデータ管理モジュール２０８がこれを検知する。データ管理モジュール２０８は、この検知したファイル「文書３」に含まれる分類情報を抽出し書誌項目を参照する。そして、第１階層に対応する名称「状態」に関連付けられたフォルダの名称「未処理」に基づいて、分類フォルダ３１０ａ内の第１階層のフォルダを特定する。また、第２階層に対応する名称「担当者」に関連付けられたフォルダの名称「担当Ｂ」に基づいて、この特定した第１階層のフォルダ内の第２階層のフォルダを特定する。

次に、データ管理モジュール２０８は、これらの特定したフォルダのうち、最も下位の第２階層のフォルダ「担当Ｂ」が存在しないため、第２階層でフォルダ「担当Ｂ」を新たに作成する。そして、この作成した最も下位の階層のフォルダ「担当Ｂ」にファイル「文書３」を登録し、ハードディスク装置１２０に記憶する。データ管理モジュール２０８は、ファイル「文書３」を登録したことを通知する。

続いて、分類フォルダ３１０ａ内に階層化されたフォルダに登録されたファイルの分類情報が、更新された際の動作について図１４に示すフローチャートを用いて説明する。

まず、分類フォルダ３１０ａ内に階層化されたフォルダにファイルが登録された状態で、ユーザの画面上での操作によって、登録されたファイルの内のいずれかに対して、分類情報や書誌項目の変更、追加などが行われて更新されると、ステップＳ１４０１でデータ管理モジュール２０８がこの更新を検出する。

データ管理モジュール２０８は、この更新を検出したファイルを解析して、このファイルに含まれる更新後の分類情報を抽出しこの分類情報に含まれる書誌項目を参照する。そして、ステップＳ１４０２で、ファイルの登録先として、この書誌項目に対応する名称が設定されているフォルダを特定する処理を行う。データ管理モジュール２０８は、書誌項目に含まれている名称のうち、第１階層に対応する名称に関連付けられたフォルダの名称に基づいて、分類フォルダ３１０ａ内の第１階層の各フォルダのうち登録先となるフォルダを特定する。また、データ管理モジュール２０８は、第２階層に対応する名称に関連付けられたフォルダの名称に基づいて、この特定した第１階層のフォルダ内の第２階層の各フォルダのうち登録先となるフォルダを特定する。次に、データ管理モジュール２０８は、第３階層に対応する名称に関連付けられたフォルダの名称に基づいて、同様にこの特定した第２階層のフォルダ内の第３階層の各フォルダのうち登録先となるフォルダを特定する。このような処理を各階層毎に順次繰り返し行ってフォルダを特定していき、最も下位の階層のフォルダ（サブフォルダパスＢ）まで特定する。

次に、ステップＳ１４０３でデータ管理モジュール２０８は、ステップＳ１４０２において特定した最も下位の階層のフォルダが、現在ファイルが登録されている分類フォルダ３１０ａ内のフォルダと同一であるか否か（サブフォルダパスＢがＡと同一であるか否か）を判定する処理を行う。判定した結果、同一である場合には（Ｙｅｓ）、処理を終了する。

判定した結果、同一でない場合には（Ｎｏ）、データ管理モジュール２０８は、ステップＳ１４０２において特定した各階層でのフォルダが分類フォルダ３１０ａ内で作成されているか否かを判定する処理を、ステップＳ１４０４およびステップＳ１４０５で実行する。データ管理モジュール２０８は、ハードディスク装置１２０に記憶された分類フォルダ３１０ａを読み出し、この分類フォルダ３１０ａ内の各階層に対応する名称、フォルダを参照する。そして、データ管理モジュール２０８は、ステップＳ１４０２において特定した、書誌項目に含まれている名称に対応する各階層、各フォルダと、分類フォルダ３１０ａ内の各階層に対応する名称、フォルダとを比較し、ステップＳ１４０２において特定した各階層、各フォルダが分類フォルダ３１０ａ内に存在するか否かを判定する処理を行う。

データ管理モジュール２０８は、ステップＳ１４０５で判定した結果、分類フォルダ３１０ａ内に存在しない階層やフォルダがある場合には（Ｎｏ）、ステップＳ１４０６で、ステップＳ１４０２において特定したフォルダを各階層毎に階層化させて作成していき、最も下位の階層のフォルダまで作成する。

判定した結果、分類フォルダ３１０ａ内に存在する場合（Ｙｅｓ）、またはステップＳ１４０５において最も下位の階層までフォルダを作成した場合には、データ管理モジュール２０８は、ステップＳ１４０７で、この特定または作成した最も下位の階層のフォルダにファイルを移動させ、ハードディスク装置１２０に記憶する（ステップＳ１４０７）。そして、ステップＳ１４０８で、データ管理モジュール２０８は、ディスプレイ１１４にメッセージを表示するなどによって、ユーザの画面上での操作に従ってファイルをフォルダに登録したことを通知する処理を行う。

図１５は、例えば文書データなどのファイルの分類情報が、分類フォルダ３１０ａ内の階層化されたフォルダに登録された後、更新された例を示す。この図１５では、分類フォルダ３１０ａ内のフォルダにファイル「文書３」が登録された状態で、ユーザの画面上での操作によってファイル「文書３」の分類情報や書誌項目の変更、追加などが行われて更新されると、データ管理モジュール２０８がこの更新を検出する。データ管理モジュール２０８は、この更新を検出したファイル「文書３」に含まれる更新後の分類情報を抽出し書誌項目を参照する。そして、第１階層に対応する名称「状態」に関連付けられたフォルダの名称「処理中」に基づいて、分類フォルダ３１０ａ内の第１階層のフォルダを特定する。また、第２階層に対応する名称「担当者」に関連付けられたフォルダの名称「担当Ｂ」に基づいて、この特定した第１階層のフォルダ内の第２階層のフォルダを特定する。

次に、データ管理モジュール２０８は、特定した最も下位の階層のフォルダが、現在ファイルが登録されているフォルダと同一でなく、これらの特定した第１階層のフォルダ「処理中」、第２階層のフォルダ「担当Ｂ」が存在しないため、第１階層でフォルダ「処理中」、このフォルダ「処理中」内に第２階層でフォルダ「担当Ｂ」を新たに作成する。そして、作成した最も下位の階層のフォルダ「担当Ｂ」にファイル「文書３」を移動し、ハードディスク装置１２０に記憶する。データ管理モジュール２０８は、ファイル「文書３」を登録したことを通知する。

以上のように、本実施の形態におけるファイル管理システムでは、ユーザの画面上での操作によって分類フォルダ３１０ａに対してファイルが登録されると、データ管理モジュール２０８は、このファイルから分類情報を抽出しこの分類情報に含まれる書誌項目を参照する。そして、データ管理モジュール２０８は、ファイルの登録先として、この書誌項目に対応する名称が設定されているフォルダを分類フォルダ３１０ａ内の各階層毎に特定する処理を行い、これらの特定した各階層での各フォルダが分類フォルダ３１０ａ内に存在しない場合には各階層毎に作成していき、最も下位の階層のフォルダまで作成する。

データ管理モジュール２０８は、この特定または作成した最も下位の階層のフォルダにファイルを登録し、ハードディスク装置１２０に記憶する。

このため、ユーザが管理するファイルに含まれる分類情報、書誌項目に登録先となるフォルダを階層毎に順次特定していくための各階層や各フォルダに対応する名称を予め設定しておき処理実行時に抽出するので、階層化されたフォルダのうちで登録先を特定でき、自動的に登録を行うことが可能となる。

また、ディスプレイ１１４の画面上で分類フォルダ３１０ａに登録させれば、自動的に複数階層に各階層化されたフォルダが分類フォルダ３１０ａ内で特定または作成されて登録されるので、複数階層のフォルダをユーザが予め作成する必要が無く、より効率的かつ適切にファイル、データの管理を行うことができる。

従来技術において、ユーザが各階層毎のフォルダを作成してからファイルの登録を行う作業から解放され、効率的にファイル、データの管理を行うことができる。

上述のように説明してきた表示領域コントローラ２０６、データ管理モジュール２０８での各処理は、ハードディスク装置１２０に記憶されたプログラムなどを実行することにより実現される。

上述の実施形態において、データ管理モジュール２０８は、分類情報に含まれる全ての書誌項目を参照して、登録先のフォルダの特定や作成を行ったが、この参照される対象となる書誌項目の範囲に対して、指定や限定などの設定が可能であっても良い。

また、上述の実施形態において、データ管理モジュール２０８は、書誌項目に対応する名称のフォルダを作成する階層を、複数階層のうちのいずれにするかが設定可能であっても良い。

これまで本発明を図１〜図１５に示した本実施の形態をもって説明してきたが、本発明はこれに限定されるものではない。他の実施の形態、追加、変更、削除など、本発明の要旨を変更しない範囲内で変更することができ、いずれの態様においても本発明の作用・効果を奏する限り、本発明の範囲に含まれるものである。

本実施の形態におけるファイル管理システムが備えているファイル管理装置の構成を示すブロック図である。 本実施の形態におけるファイル管理システムのプログラム実行時の機能ブロックの構成を示すブロック図である。 本実施の形態におけるファイル管理システムの各フォルダ、ファイルを表示した表示画面の様子を示す説明図である。 本実施の形態におけるファイル管理システムの階層化された各フォルダの様子を示す説明図である。 本実施の形態におけるファイル管理システムの書誌項目が記憶されたテーブルのデータ構成を示す説明図である。 本実施の形態におけるファイル管理システムの分類フォルダを指定するための操作画面を示す説明図である。 本実施の形態におけるファイル管理システムの階層化されたフォルダを作成するための操作画面を示す説明図である。 本実施の形態におけるファイル管理システムの分類フォルダ内に階層化されたフォルダを作成した様子を示す説明図である。 本実施の形態におけるファイル管理システムのフォルダを分類フォルダに指定された様子を示す説明図である。 本実施の形態におけるファイル管理システムの階層化されたフォルダを用いてファイルを管理する動作を示すフローチャートである。 本実施の形態におけるファイル管理システムの階層化されたフォルダが作成されていない分類フォルダにファイルが登録された例を示す説明図である。 本実施の形態におけるファイル管理システムの階層化されたフォルダが作成されている分類フォルダにファイルが登録された例を示す説明図である。 本実施の形態におけるファイル管理システムの階層化されたフォルダが作成されている分類フォルダにファイルが登録された他の例を示す説明図である。 本実施の形態におけるファイル管理システムの登録されたファイルの分類情報が更新された際の動作を示すフローチャートである。 本実施の形態におけるファイル管理システムのファイルの分類情報が、フォルダに登録された後、更新された例を示す説明図である。

符号の説明

１００…ファイル管理装置、１０２…ＣＰＵ、１１４…ディスプレイ、１２０…ハードディスク装置、１２２…入力装置、２０２…ＯＳ、２０４…プログラミング言語モジュール、２０６…表示領域コントローラ、２０８…データ管理モジュール、３００…表示画面、３１０、３１１、３１２、３１３…フォルダ、３１０ａ…分類フォルダ、５００…テーブル、６００、７００…操作画面

Claims (10)

1. フォルダを用いてファイルを管理するためのファイル管理システムであって、前記ファイル管理システムは、
   前記ファイルの階層分類に関する項目を記憶したテーブルと、
   前記テーブルに記憶された前記項目を参照して、木構造の各階層に関する設定を行うための操作手段と、
   ファイルに含まれている前記ファイルの階層分類に関し、階層毎に順次フォルダを特定していき、登録先となるフォルダを特定するための分類情報を抽出する抽出手段と、
   前記抽出手段により抽出された前記分類情報を参照し、ユーザでの前記操作手段の操作によって設定された前記木構造の各階層を比較して階層化されたフォルダを作成する作成手段と、
   前記分類情報を参照して、前記分類情報で特定されるフォルダに、ファイルを登録する登録手段と
   を備える、ファイル管理システム。
2. 前記作成手段は、
   前記ファイルに含まれている前記分類情報を参照し、前記分類情報に含まれる書誌項目で特定されるフォルダが存在しているか否かを判定し、存在していなければ前記書誌項目に従って階層化されたフォルダを作成していき、特定されるフォルダの名称に前記書誌項目を設定する、請求項１に記載のファイル管理システム。
3. 前記抽出手段により前記分類情報を抽出する対象となるファイルを登録するための分類フォルダを設定する分類設定手段を備える、請求項１または２に記載のファイル管理システム。
4. 前記分類設定手段は、
   前記分類フォルダを、前記分類フォルダ以外のフォルダと異なる表示態様で表示されるように作成する、請求項１〜３のいずれか１項に記載のファイル管理システム。
5. 前記作成手段により参照される対象となる前記書誌項目を指定するための指定手段を備える、請求項２に記載のファイル管理システム。
6. 前記登録手段によりファイルが登録されたフォルダを通知する通知手段を備える、請求項１〜５のいずれか１項に記載のファイル管理システム。
7. ファイルに含まれている分類情報の更新を検出する検出手段と、
   前記検出手段により更新が検出された分類情報を参照し、前記分類情報に基づいて階層化されたフォルダを作成する更新作成手段と、
   前記分類情報を参照して、前記分類情報で特定されるフォルダに、ファイルを登録する更新登録手段と
   を備える、請求項１〜６のいずれか１項に記載のファイル管理システム。
8. 前記更新作成手段は、
   前記検出手段により更新が検出された分類情報を参照し、前記分類情報に含まれる書誌項目で特定されるフォルダが存在しているか否かを判定し、存在していなければ前記書誌項目に従って階層化されたフォルダを作成していき、特定されるフォルダの名称に前記書誌項目を設定する、請求項７に記載のファイル管理システム。
9. ファイル管理システムで実行されるファイル管理方法であって、前記ファイル管理方法は、前記ファイル管理システムが、
   テーブルに記憶されたファイルの階層分類に関する項目を参照して、木構造の各階層に関する設定を行うための操作を受け付けるステップと、
   ファイルに含まれているファイルの階層分類に関し、階層毎に順次フォルダを特定していき、登録先となるフォルダを特定するための分類情報を抽出するステップと、
   前記抽出された前記分類情報を参照し、ユーザでの前記操作によって設定された前記木構造の各階層を比較して階層化されたフォルダを作成するステップと、
   前記分類情報を参照して、前記分類情報で特定されるフォルダに、ファイルを登録するステップと
   を実行するファイル管理方法。
10. ファイル管理システムがファイルを管理するためのプログラムであって、前記プログラムは、前記ファイル管理システムを、
    前記ファイルの階層分類に関する項目を記憶したテーブルと、
    前記テーブルに記憶された前記項目を参照して、木構造の各階層に関する設定を行うための操作手段と、
    ファイルに含まれているファイルの階層分類に関し、階層毎に順次フォルダを特定していき、登録先となるフォルダを特定するための分類情報を抽出する抽出手段と、
    前記抽出手段により抽出された前記分類情報を参照し、ユーザでの前記操作手段の操作によって設定された前記木構造の各階層を比較して階層化されたフォルダを作成する作成手段と、
    前記分類情報を参照して、前記分類情報で特定されるフォルダに、ファイルを登録する登録手段と
    して機能させるプログラム。
    

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