JP2010004211A - 会議支援方法、会議支援装置、および会議支援プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】会議参加予定者が、他の参加予定者との関係を容易に把握することを可能にする会議支援方法、会議支援装置、および会議支援プログラムを提供する。
【解決手段】実施中の会議を特定する会議ＩＤが受け付けられると（Ｓ２１、Ｓ２２：ＹＥＳ）、会議への実際の参加者が受け付けられ、会議データベースに記憶される（Ｓ２６）。実施中の会議の参加予定者を含む会議情報が会議データベースから取得される（Ｓ２７）。会議データベースに記憶されている過去に開催された会議の会議情報を参照して、実施中の会議の参加予定者のうち、少なくとも一部が共通して過去に参加した会議の会議情報に基いて、参加予定者間の関係を示すユーザ関連情報が生成され（Ｓ２８）、ユーザ関連情報の表示用データが、参加予定者の端末に送信される（Ｓ２９）。
【選択図】図１３

Description

本発明は、会議支援方法、会議支援装置、および会議支援プログラムに関する。

近年、業務の多様化に伴い、様々なプロジェクトで、入れ替わり立ち替わり、多くの人間と協働しながら業務を行うことが増えている。協働による作業を円滑に進めるために、複数の協働者の端末をネットワーク接続して画像と音声を双方向に送受信することにより、遠隔の地にある者同士の会議を実現するテレビ会議システムが使用される場合がある。このようなテレビ会議システムにおいて、会議をスムーズに進めるために、名刺やＩＤカードに記された名前や役職等の情報を読み取り、モニタに表示させることが可能なテレビ会議装置が知られている（例えば、特許文献１）。
特開平７−１２３３８９号公報

しかしながら、多くの人間との協働が増えると、特許文献１に記載のテレビ会議装置でモニタに表示される、名前や役職程度の情報のみでは、過去に会ったことがある相手なのか、どのような業務で協働したのか等、相手との関係を思い出すことは困難である。そのため、せっかくテレビ会議を行っても、円滑なコミュニケーションがとれない場合がある。

本発明は、上記問題点を解決するためになされたものであり、会議参加予定者が、他の参加予定者との関係を容易に把握することを可能にする会議支援方法、会議支援装置、および会議支援プログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、請求項１に係る発明の会議支援方法は、ネットワークを介して複数の端末に接続可能な装置によって処理される会議支援方法であって、前記複数の端末の使用者間で開催される会議の関係者である会議関係者を特定する情報を取得する会議関係者情報取得ステップと、過去会議情報記憶手段に記憶されている、過去に開催された会議である過去会議に関する情報であって、前記過去会議への実参加者を少なくとも含む過去会議情報に基づいて、前記会議関係者情報取得ステップで取得された前記情報により特定される前記会議関係者が過去に実際に参加した前記過去会議の前記過去会議情報を、会議関係者過去情報として取得する過去情報取得ステップと、前記過去情報取得ステップで取得された前記会議関係者過去情報に基づいて、前記会議関係者間の関係に関する情報である関係情報を作成する関係情報作成ステップと、前記関係情報作成ステップで作成された前記関係情報を、前記会議関係者の使用する端末である会議関係者端末へ送信する関係情報送信ステップを備えている。

請求項２に係る発明の会議支援方法は、請求項１に記載の発明の構成に加え、前記過去情報取得ステップでは、前記会議関係者の少なくとも一部が共通して参加した前記過去会議である共通参加会議の前記過去会議情報を、前記会議関係者過去情報として取得し、前記関係情報作成ステップは、前記過去会議情報取得ステップで前記共通参加会議の前記過去会議情報が取得された場合に、前記共通参加会議の前記過去会議情報に基づいて、前記関係情報を作成する共通会議関係情報作成ステップを備えている。

請求項３に係る発明の会議支援方法は、請求項２に記載の発明の構成に加え、前記関係情報作成ステップは、前記過去会議情報取得ステップで前記共通参加会議の前記過去会議情報が取得されなかった場合に、前記会議関係者が初対面であることを示す前記関係情報を作成する初対面情報作成ステップを備えている。

請求項４に係る発明の会議支援方法は、請求項１〜３のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記会議関係者は、前記会議への参加が要請される可能性のある参加予定者候補であり、いずれかの前記端末から送信された、前記会議の開催日時を少なくとも含む情報を、会議情報として受信する会議情報受信ステップと、前記関係情報送信ステップで前記会議関係者端末へ前記参加予定者候補間の前記関係情報が送信された後に、前記会議関係者端末から送信された、前記参加予定者候補のうち少なくとも１名を前記会議への参加予定者として特定する情報を受信する参加予定者情報受信ステップと、前記会議情報取得ステップで取得された前記会議情報に基づいて前記会議の開催通知を作成し、前記参加予定者情報受信ステップで受信された前記情報により特定される前記参加予定者に前記開催通知を送信する開催通知送信ステップをさらに備えている。

請求項５に係る発明の会議支援方法は、請求項４に記載の発明の構成に加え、前記会議情報受信ステップで受信された前記会議情報を、前記参加予定者情報受信ステップで受信された前記参加予定者を特定する情報と対応付けて、会議情報記憶手段に記憶させる会議情報記憶ステップと、いずれかの前記参加予定者の使用する端末から送信された、前記会議情報記憶手段に記憶されている前記会議情報のいずれかを特定する情報である会議特定情報を受信する会議特定情報受信ステップと、前記会議情報記憶手段から、前記会議特定情報受信ステップで受信された前記会議特定情報によって特定される前記会議情報に対応する、前記参加予定者を特定する情報を取得する参加予定者情報取得ステップと、前記過去会議情報記憶手段に記憶されている前記過去会議情報に基づいて、前記参加予定者情報取得ステップで取得された前記参加予定者情報により特定される前記参加予定者が過去に実際に参加した前記過去会議の前記過去会議情報を、参加予定者過去情報として取得する参加予定者過去情報取得ステップと、前記参加予定者過去情報取得ステップで取得された前記参加予定者過去情報に基づいて、前記参加予定者間の関係に関する情報である参加予定者関係情報を作成する参加予定者関係情報作成ステップと、前記参加予定者関係情報作成ステップで作成された前記参加予定者関係情報を、前記参加会議特定情報の送信元である前記端末へ送信する参加予定者関係情報送信ステップを備えている。

請求項６に係る発明の会議支援方法は、請求項１または２に記載の発明の構成に加え、前記会議関係者は、前記会議の参加予定者であり、いずれかの前記参加予定者が使用する前記端末から送信された、会議の開催日時を少なくとも含む情報である会議情報を、会議の参加予定者を特定する情報と対応付けて記憶する会議情報記憶手段に記憶されている前記会議情報のうち、いずれかを特定する情報である会議特定情報を受信する会議特定情報受信ステップをさらに備え、前記会議関係者情報取得ステップでは、前記会議情報記憶手段から、前記会議特定情報受信ステップで受信された前記会議特定情報によって特定される前記会議情報に対応する、前記参加予定者を特定する情報を取得し、前記過去情報取得ステップでは、前記過去会議情報記憶手段に記憶されている前記過去会議情報に基づいて、前記会議関係者情報取得ステップで取得された前記情報により特定される前記参加予定者が過去に実際に参加した前記過去会議の前記過去会議情報を、前記会議関係者過去情報として取得し、前記関係情報作成ステップでは、前記過去情報取得ステップで取得された前記会議関係者過去情報に基づいて、前記参加予定者間の関係に関する情報を、前記関係情報として作成し、前記関係情報送信ステップでは、前記関係情報作成ステップで作成された前記関係情報を、前記会議特定情報の送信元である前記端末へ送信することを特徴とする。

請求項７に係る発明の会議支援方法は、請求項１〜６のいずれかに記載の発明の構成に加え、いずれかの前記会議関係者端末から送信された、前記会議への実参加者を特定する情報を受信する実参加者情報受信ステップと、前記実参加者情報受信ステップで受信された前記会議への実参加者を特定する情報に基づき、前記過去会議情報を作成し、前記過去会議情報記憶手段に記憶させる過去会議情報記憶ステップをさらに備えている。

請求項８に係る発明の会議支援方法は、請求項１〜７のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記過去情報取得ステップでは、前記会議関係者のうち所定の割合が参加した前記過去会議の前記過去会議情報を、前記会議関係者過去情報として取得することを特徴とする。

請求項９に係る発明の会議支援方法は、請求項８に記載の発明の構成に加え、前記過去情報取得ステップでは、前記会議関係者のすべてが参加した前記過去会議の前記過去会議情報を、前記会議関係者過去情報として取得することを特徴とする。

請求項１０に係る発明の会議支援方法は、請求項８に記載の発明の構成に加え、前記過去情報取得ステップでは、前記会議関係者のうち所定の割合が参加した前記過去会議の前記過去会議情報のうち、最近所定回数分の前記過去会議情報を、前記会議関係者過去情報として取得することを特徴とする。

請求項１１に係る発明の会議支援装置は、ネットワークを介して複数の端末に接続可能な会議支援装置であって、前記複数の端末の使用者間で開催される会議の関係者である会議関係者を特定する情報を取得する会議関係者情報取得手段と、過去に開催された会議である過去会議に関する情報であって、前記過去会議への実参加者を少なくとも含む過去会議情報を記憶する過去会議情報記憶手段と、前記過去会議情報記憶手段に記憶された前記過去会議情報に基づいて、前記会議関係者情報取得手段によって取得された前記情報により特定される前記会議関係者が過去に実際に参加した前記過去会議の前記過去会議情報を、会議関係者過去情報として取得する過去情報取得手段と、前記過去情報取得手段によって取得された前記会議関係者過去情報に基づいて、前記会議への前記会議関係者間の関係に関する情報である関係情報を作成する関係情報作成手段と、前記関係情報作成手段によって作成された前記関係情報を、前記会議関係者の使用する端末である会議関係者端末へ送信する関係情報送信手段を備えている。

請求項１２に係る発明の会議支援プログラムは、請求項１〜１０のいずれかに記載の会議支援方法の各種処理ステップをコンピュータに実行させることを特徴とする。

請求項１に係る発明の会議支援方法によれば、複数の端末の使用者間で開催される会議について、会議関係者が過去に実際に参加した過去会議の情報に基づいて、会議関係者間の関係に関する関係情報が作成され、会議関係者端末に送信される。したがって、会議関係者は、会議関係者端末で関係情報を確認することにより、名前や役職だけでなく、過去に参加した会議の情報に基づく他の会議関係者との関係について、容易に把握することができる。

請求項２に係る発明の会議支援方法によれば、関係情報は、会議関係者の少なくとも一部が共通して参加した共通参加会議があれば、その情報に基づいて作成される。したがって、請求項１に記載の発明の効果に加え、会議関係者は、面識がある相手であれば、過去に参加した共通の会議の情報に基づく他の会議関係者との関係を、さらに容易に把握することができる。

請求項３に係る発明の会議支援方法によれば、関係情報は、会議関係者の少なくとも一部が共通して参加した共通参加会議がなければ、会議関係者が初対面であることを示す情報として作成される。したがって、請求項２に記載の発明の効果に加え、会議関係者は、初対面の相手か否かを、容易に把握することができる。

請求項４に係る発明の会議支援方法によれば、会議関係者は、会議関係者端末に送信された、会議への参加予定者候補間の関係情報を確認した上で、会議への参加が要請される参加予定者を特定することができる。そして、特定された参加予定者に対して、会議の開催通知が送信される。したがって、請求項１〜３のいずれかに記載の発明の効果に加え、参加予定者候補である会議関係者は、他の参加予定者候補との関係を把握した上で、適切な相手を参加予定者として特定し、会議の開催通知を送信することができる。

請求項５に係る発明の会議支援方法によれば、参加予定者候補間の関係情報を確認した上で参加予定者が特定された会議の会議情報が、参加予定者を特定する情報と対応付けて、会議情報記憶手段に記憶される。したがって、請求項４に記載の発明の効果に加え、会議への参加予定者は、後の任意の時点で、所望の会議の会議情報を特定する情報を送信することにより、その会議の他の参加予定者との関係を確認することが可能となる。よって、例えば、会議開始時点で会議特定情報を送信すれば、他の参加予定者との関係を確認しながら会議を行うことが可能となる。

請求項６に係る発明の会議支援方法によれば、参加予定者を特定する情報と対応付けられた会議情報が、会議情報記憶手段に記憶されている。したがって、請求項１または２に記載の発明の効果に加え、会議への参加予定者は、任意の時点で、所望の会議の会議情報を特定する情報を送信することにより、その会議の他の参加予定者との関係を確認することが可能となる。よって、例えば、会議開始時点で会議特定情報を送信すれば、他の参加予定者との関係を確認しながら会議を行うことが可能となる。

請求項７に係る発明の会議支援方法によれば、会議が実際に開催され、実参加者を特定する情報が受信される度に、過去会議情報記憶手段に過去会議情報が記憶される。したがって、請求項１〜６のいずれかに記載の発明の効果に加え、過去会議情報記憶手段を別途更新する必要がない。

請求項８に係る発明の会議支援方法によれば、関係情報は、会議関係者のうち所定の割合が参加した過去会議の会議情報に基づいて作成される。したがって、請求項１〜７のいずれかに記載の発明の効果に加え、会議関係者は、所定割合の会議関係者と共有している情報を確認することができ、会議を円滑に進めることが容易となる。

請求項９に係る発明の会議支援方法によれば、関係情報は、会議関係者すべてが参加した過去会議の会議情報に基づいて作成される。したがって、請求項８に記載の発明の効果に加え、会議関係者は、他の会議関係者全員と共有している情報を確認することができ、会議を円滑に進めることがさらに容易となる。

請求項１０に係る発明の会議支援方法によれば、関係情報は、会議関係者が参加した最近所定回数分の過去会議の会議情報に基づいて作成される。したがって、請求項８に記載の発明の効果に加え、関係情報を確認した会議関係者は、他の会議関係者と共有している情報を思い出すことが容易となる。

請求項１１に係る発明の会議支援装置によれば、複数の端末の使用者間で開催される会議について、会議関係者が過去に実際に参加した過去会議の情報に基づいて会議関係者間の関係に関する関係情報が作成され、会議関係者端末に送信される。したがって、会議関係者は、会議関係者端末で関係情報を確認することにより、名前や役職だけでなく、過去に参加した会議の情報に基づく他の会議関係者との関係について、容易に把握することができる。

請求項１２に係る発明の会議支援プログラムは、請求項１〜１０のいずれかに記載の会議支援方法の各種処理ステップをコンピュータに実行させることができる。したがって、請求項１〜１０のいずれかに記載の発明の効果を奏することができる。

以下、本発明を具現化した実施の形態について、図面を参照して説明する。なお、参照する図面は、本発明が採用しうる技術的特徴を説明するために用いられるものであり、記載されている装置の構成、各種処理のフローチャートなどは、それのみに限定する趣旨ではなく、単なる説明例である。

まず、図１を参照して、本実施形態に係るテレビ会議システム１００の全体構成について説明する。図１は、テレビ会議システム１００の概略構成を示すシステム構成図である。

図１に示すように、テレビ会議システム１００は、会議サーバ１０、多地点接続装置２０、ならびに、拠点３０に設けられたクライアント端末４０およびテレビ（ＴＶ）会議端末５０を含み、これらはすべてネットワーク９に接続されている。ネットワーク９としては、例えば、ＩＰ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）やＩＳＤＮ（Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ Ｓｅｒｖｉｃｅｓ Ｄｉｇｉｔａｌ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等のネットワークを採用することができる。図１では、拠点３０は１つしか図示されていないが、実際には複数が存在する。拠点３０は、例えばある企業の同一サイト内に複数存在してもよいし、異なる事業所内や、異なる地域や国に点在して存在していてもよい。

会議サーバ１０は、例えば、周知のパーソナルコンピュータであり、汎用型の装置である。会議サーバ１０は、ネットワーク９を介して接続された拠点３０のクライアント端末４０から入力された情報に基づき、複数の拠点３０間でＴＶ会議端末５０を用いて行われるＴＶ会議（以下、単に会議という）に関する各種の処理を行う。例えば、あるクライアント端末４０から新規会議の情報が入力されると、会議サーバ１０は、新規会議へ参加する可能性がある参加予定者候補間の関係に関する情報を作成し、クライアント端末４０に提供する。また、例えば、ＴＶ会議の開始を示す情報が入力されると、会議サーバ１０は、開始された会議への参加予定者間の関係に関する情報を作成し、クライアント端末４０に提供する。会議サーバ１０の構成、および会議サーバ１０で行われる各種処理の詳細については後述する。

多地点接続装置２０は、複数の拠点３０に備えられたＴＶ会議端末５０を接続し、画像、音声、データ等を中継することにより、多地点間のＴＶ会議を実現する装置である。なお、以下では、多地点接続装置（Ｍｕｌｔｉｐｏｉｎｔ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｕｎｉｔ）２０を、ＭＣＵ２０と略称する。

クライアント端末４０は、会議サーバ１０と同様、周知のパーソナルコンピュータであり、汎用型の装置である。クライアント端末４０には、画像を表示するディスプレイ４１と、クライアント端末４０のユーザが情報を入力するためのマウス４２およびキーボード４３が接続されている。

ＴＶ会議端末５０としては、画像および音声データを圧縮符号化して送信するとともに、受信した圧縮符号化された画像および音声データを復号化して出力することが可能なコーデックを内蔵した、公知のＴＶ会議端末を採用することができる。ＴＶ会議端末５０には、ＭＣＵ２０から送信された画像を表示するディスプレイ５１、拠点３０における会議参加者を撮影するカメラ５２、音声を入力するマイク５３、音声を出力するスピーカ５４、および、会議参加者がＴＶ会議端末５０の操作を行うための操作装置５５が接続されている。

次に、図２〜図５を参照して、会議サーバ１０の電気的構成について説明する。図２は、会議サーバ１０の電気的構成を示すブロック図である。図３は、ユーザデータベース１５１０の説明図である。図４は、会議データベース１５２０の説明図である。図５は、議事録データベース１５３０の説明図である。

図２に示すように、会議サーバ１０は、ＣＰＵ１１と、ＣＰＵ１１に各々接続されたＲＯＭ１２およびＲＡＭ１３を備えている。ＣＰＵ１１には、その他、入出力（Ｉ／Ｏ）インタフェイス１４が接続されている。Ｉ／Ｏインタフェイス１４には、ハードディスク装置（ＨＤＤ）１５、マウスコントローラ１６、キーコントローラ１７、ビデオコントローラ１８、および通信装置１９が接続されている。

ＣＰＵ１１は、会議サーバ１０の全体の制御を司る。ＲＯＭ１２は、ＢＩＯＳを含む、会議サーバ１０を動作させるための各種のプログラムやそのための設定値を記憶している。ＣＰＵ１１は、ＲＯＭ１２や、後述するＨＤＤ１５に記憶されたプログラムに従って、会議サーバ１０の動作を制御する。ＲＡＭ１３は、各種データを一時的に記憶するための記憶装置である。マウスコントローラ１６、キーコントローラ１７、およびビデオコントローラ１８には、それぞれマウス１６１、キーボード１７１およびディスプレイ１８１が接続されている。通信装置１９は、ネットワーク９に接続し、クライアント端末４０等の外部機器との間でデータの送受信を行うためのものである。

ここで、ＨＤＤ１５の詳細について説明する。図２に示すように、ＨＤＤ１５は、ユーザデータベース（ＤＢ）記憶エリア１５１、会議データベース（ＤＢ）記憶エリア１５２、議事録データベース（ＤＢ）記憶エリア１５３、およびプログラム記憶エリア１５４を含む複数の記憶エリアを備えている。

ユーザＤＢ記憶エリア１５１（図２参照）には、ユーザＤＢ１５１０（図３参照）が記憶されている。ユーザＤＢ１５１０は、各拠点３０においてクライアント端末４０を使用するユーザに関する情報（以下、ユーザ情報という）を格納する。ユーザ情報は、ユーザ１名毎に作成されており、例えば、図３に示すように、ユーザＩＤ、氏名、所属およびアドレスを含む。ユーザＩＤとは、各ユーザに付与される固有の識別コードである。氏名は、ユーザの氏名である。所属は、ユーザの所属する企業や団体の名称である。アドレスは、ユーザの連絡先のメールアドレスである。なお、ＣＰＵ１１により付与されるユーザＩＤ以外の情報は、予めユーザによって入力された情報を登録すればよい。ユーザ情報には、他に、例えば、ユーザの電話番号や役職等、ユーザに関連するその他の情報を含めてもよい。なお、図３では、説明の便宜上、６名分のユーザ情報しか図示されていないが、ユーザＤＢ１５１０に記憶されるユーザ情報の数はこれに限られない。

会議ＤＢ記憶エリア１５２（図２参照）には、会議ＤＢ１５２０（図４参照）が記憶されている。会議ＤＢ１５２０は、いずれかの拠点３０のクライアント端末４０から入力された、ＭＣＵ２０を介して接続される複数の拠点３０間でＴＶ会議端末５０を用いて行われる、またはすでに行われた会議に関する情報（以下、会議情報という）を格納する。会議情報は、会議１件毎に作成されており、例えば、図４に示すように、会議ＩＤ、主催者ＩＤ、会議名、日時、通知文面、参加予定者ＩＤ、および実参加者ＩＤを含む。

会議ＩＤは、ＣＰＵ１１によって各会議情報に付与される固有の識別コードである。主催者ＩＤは、新規会議を招集したユーザ（以下、会議主催者という）のユーザＩＤである。会議名は、会議の名称である。日時は、会議の開催日時である。通知文面は、会議への参加が予定されたユーザである参加予定者へ送信される会議の開催通知メールに記載される文面である。参加予定者ＩＤは、会議への参加予定者のユーザＩＤである。実参加者ＩＤは、会議に実際に参加したユーザである実参加者のユーザＩＤである。例えば、会議ＩＤ「Ｍ５」のように、参加予定者ＩＤに含まれるが、実参加者ＩＤに含まれないユーザＩＤ（Ｕ３、Ｕ５）がある場合、これらのユーザは、参加予定者としてＴＶ会議への参加が要請されたが、実際には参加しなかったことを示している。また、会議がまだ実施されていない場合には、例えば、会議ＩＤ「Ｍ６」のように、会議情報には実参加者ＩＤが含まれていない状態である。

会議ＤＢ１５２０において、主催者ＩＤ、会議名、日時、通知文面、および参加予定者ＩＤは、会議主催者によってクライアント端末４０から入力された情報が記憶される。また、実参加者ＩＤは、会議の実施中に、実参加者によって、その実参加者の使用するクライアント端末４０から入力された情報が記憶される。会議情報には、図４に図示されている情報以外に、例えば、その会議が関連するプロジェクト名、会議テーマ等、会議に関連するその他の情報を含めてもよい。なお、図４では、説明の便宜上、７件分の会議情報しか図示されていないが、会議ＤＢ１５２０に記憶される会議情報の数はこれに限られない。

議事録ＤＢ１５３０記憶エリア１５３（図２参照）には、議事録ＤＢ１５３０（図５参照）が記憶されている。議事録ＤＢ１５３０は、会議の終了時に、いずれかの拠点３０のクライアント端末４０から入力された、実施済みの会議の議事録に関する情報（以下、議事録情報という）を格納する。議事録情報は、会議１件毎に作成されており、例えば、図５に示すように、会議ＩＤ、作成者ＩＤ、会議テーマ、決定事項、アクションアイテムを含む。作成者ＩＤは、議事録を作成したユーザである議事録作成者のユーザＩＤである。会議テーマは、会議で行われた討議のテーマである。決定事項は、会議で結論が確定された事項である。アクションアイテムは、会議後になすべき事項として確認された事項である。議事録情報には、他に、例えば、次回会議の開催日時等、議事録に関するその他の情報を含めてもよい。なお、図５では、説明の便宜上、５件分の議事録情報しか図示されていないが、議事録ＤＢ１５３０に記憶される議事録情報の数はこれに限られない。

詳細は図示しないが、図２に示すプログラム記憶エリア１５４には、各種処理を会議サーバ１０に実行させるための各種プログラムが記憶されている。なお、これらのプログラムは、例えばＣＤ−ＲＯＭに記憶されたものがＣＤ−ＲＯＭドライブ（図示外）を介してインストールされ、プログラム記憶エリア１５４に記憶される。または、ネットワーク９を介してダウンロードされたプログラムが、プログラム記憶エリア１５４に記憶されてもよい。ＨＤＤ１５には、その他、各種処理で使用される設定値等も記憶されている。

次に、図６〜図２２を参照して、会議サーバ１０で行われる各種処理について説明する。なお、以下に説明する各処理は、ＨＤＤ１５のプログラム記憶エリア１５４に記憶されたプログラムに従って、会議サーバ１０のＣＰＵ１１が実行するものである。

まず、図６を参照して、会議サーバ１０のメイン処理について説明する。図６は、会議サーバ１０のメイン処理のフローチャートである。メイン処理は、会議サーバ１０の電源がＯＮにされると開始され、電源がＯＮである間、継続して繰り返し行われる。まず、ネットワーク９を介して外部機器からの入力があったか否かが判断される（Ｓ１）。具体的には、いずれかの拠点３０のクライアント端末４０において、ユーザがユーザＩＤとともに入力した情報が会議サーバ１０に送信されると、ＣＰＵ１１は、情報の入力があったものと判断し（Ｓ１：ＹＥＳ）、入力されたユーザＩＤおよび情報をＲＡＭ１３に記憶させる（Ｓ２）。

続いて、受け付けられた入力情報が、複数の拠点３０間でＴＶ会議端末５０を用いて行われる新規の会議の招集を指示する情報であるか否かが判断される（Ｓ３）。会議の招集を指示する情報であれば（Ｓ３：ＹＥＳ）、会議招集処理が行われる（Ｓ１０および図７）。詳細は後述するが、会議招集処理では、会議主催者と会議への参加予定者候補との関係を示す情報が作成され、会議主催者のクライアント端末４０へ送信される。一方、受け付けられた入力情報が、会議招集の指示ではない場合には（Ｓ３：ＮＯ）、実施中の会議への参加を指示する情報であるか否かが判断される（Ｓ４）。会議への参加を指示する情報であれば（Ｓ４：ＹＥＳ）、会議参加処理が行われる（Ｓ２０および図１３）。詳細は後述するが、会議参加処理では、実施中の会議の参加予定者間の関係を示す情報が作成され、クライアント端末４０へ送信される。

また、受け付けられた入力情報が、会議参加の指示ではない場合には（Ｓ４：ＮＯ）、議事録の送信を指示する情報であるか否かが判断される（Ｓ５）。議事録送信を指示する情報であれば（Ｓ５：ＹＥＳ）、議事録送信処理が行われる（Ｓ４０および図２２）。詳細は後述するが、議事録送信処理では、すでに実施済みの会議で作成された議事録が、会議の参加予定者に送信される。受け付けられた入力情報が、議事録送信の指示ではない場合には（Ｓ５：ＮＯ）、入力された情報によって指示されるその他の処理が行われる（Ｓ６）。入力情報に応じて、会議招集処理（Ｓ１０）、会議参加処理（Ｓ２０）、議事録送信処理（Ｓ４０）、およびその他の処理（Ｓ６）のいずれかが行われた後は、処理は入力有無の監視に戻る（Ｓ１）。

以下に、図６のメイン処理で行われる会議招集処理（Ｓ１０）、会議参加処理（Ｓ２０）、および議事録送信処理（Ｓ４０）について、順に詳細を説明する。まず、図７〜図１２を参照して、会議招集処理について説明する。図７は、会議招集処理のフローチャートである。図８は、会議招集処理で行われる選択画面生成処理のフローチャートである。図９は、ユーザ一覧画面２０１の説明図である。図１０は、参加者選択画面２０２を示す説明図である。図１１は、別の参加者選択画面２０３を示す説明図である。図１２は、会議情報入力画面２０４の説明図である。

図７の会議招集処理が開始されると、まず、選択画面生成処理が行われる（Ｓ１１および図８）。選択画面生成処理は、入力者であるクライアント端末４０のユーザ、すなわち会議主催者と、会議主催者によって指定された会議への参加予定者候補との関係を示す情報を生成する処理である。

図８に示すように、選択画面生成処理が開始されると、まず、ユーザ一覧画面２０１（図９参照）の表示用データが生成され、会議主催者のクライアント端末４０へ送信される（Ｓ１１１）。これを受信したクライアント端末４０では、ディスプレイ４１（図１参照）にユーザ一覧画面２０１が表示される。ユーザ一覧画面２０１は、例えば、図９に示すように、会議サーバ１０のユーザＤＢ１５１０（図３参照）にユーザ情報が登録されているすべてのユーザを一覧表示する画面である。会議主催者は、ユーザ一覧画面２０１から、参加を要請する可能性がある参加予定者候補として過去の会議情報を表示させるユーザと、その表示方法を選択することができる。具体的には、ユーザ一覧画面２０１に表示されるユーザのリストには、ユーザの氏名、所属、および各ユーザに対応する選択用のチェックボックスが含まれている。また、ユーザ一覧画面２０１には、過去の会議情報の表示方法として、「同時表示」および「リンク表示」の２種類の表示方法を選択するラジオボタンが設けられている。

会議主催者は、自己が主催する新規のＴＶ会議について、リストで氏名と所属を確認し、参加を希望するユーザに対応するチェックボックスと、所望の表示方法に対応するラジオボタンを選択した上で、ＯＫボタンを選択する。ＯＫボタンが選択されると、クライアント端末４０において、ユーザ一覧画面２０１を介して選択されたユーザ（以下、選択ユーザという）と表示方法とが会議サーバ１０に送信され、会議サーバ１０で受け付けられて、ＲＡＭ１３に記憶される（Ｓ１１２）。例えば、図９に示すように入力が行われた場合、選択ユーザとして「ＢＢＢ」、「ＣＣＣ」、および「ＤＤＤ」を特定する情報と、表示方法として「同時表示」を特定する情報が受け付けられる。

受け付けられた選択ユーザを特定する情報に基づき、選択ユーザのユーザＩＤが、ＲＡＭ１３の所定の記憶エリアに記憶される選択ユーザリスト（図示外）に追加される（Ｓ１１３）。図９の入力例の場合、ユーザ「ＢＢＢ」、「ＣＣＣ」、および「ＤＤＤ」のユーザＩＤである「Ｕ２」、「Ｕ３」、および「Ｕ４」が選択ユーザリストに追加される。まず、選択ユーザリストに記憶された選択ユーザのうち、最初の選択ユーザのユーザＩＤ（前述の例では「Ｕ２」）が処理対象として選択される（Ｓ１１４）。そして、会議主催者および選択ユーザのいずれもが過去に参加した共通の会議があるか否かが判断される（Ｓ１１５）。具体的には、ＨＤＤ１５の会議ＤＢ１５２０（図４参照）に、図６のメイン処理のＳ２で受け付けられた会議主催者のユーザＩＤおよび処理対象の選択ユーザのユーザＩＤを実参加者ＩＤとして含む会議情報が記憶されているか否かが判断される。

例えば、Ｓ２で受け付けられた会議主催者のユーザＩＤがユーザＦＦＦの「Ｕ６」である場合、前述の例では、処理対象の選択ユーザのユーザＩＤは「Ｕ２」であるから、会議ＩＤ「Ｍ１」および「Ｍ２」の会議情報には両者が含まれる。よって、共通して参加した会議があると判断される（Ｓ１１５：ＹＥＳ）。このような場合には、これらのユーザが共通して参加した会議の会議情報のうち、最新の会議情報が会議ＤＢ１５２０から取得され、あわせて、対応する議事録情報が議事録ＤＢ１５３０（図５参照）から取得される（Ｓ１１６）。なお、以下の説明では、複数のユーザが共通して参加した会議を、そのユーザ間の共通参加会議といい、その会議情報を、共通参加会議情報というものとする。前述の例では、会議ＩＤ「Ｍ２」を含む参加会議情報と議事録情報とが取得される。そして、取得された共通参加会議情報と議事録情報とに基づいて、会議主催者および選択ユーザについて、ユーザ間の関係を示す情報であるユーザ関連情報が生成される（Ｓ１１７）。例えば、共通参加会議情報に含まれる主催者ＩＤ、会議名、日時および実参加者ＩＤ、ならびに対応する議事録情報に含まれる会議テーマ、決定事項およびアクションアイテムに基づいて、ユーザ関連情報が生成される。

一方、会議主催者および選択ユーザがいずれも過去に参加した共通の会議がないと判断された場合には（Ｓ１１５：ＮＯ）、両者が初対面であることを示すユーザ関連情報が生成される（Ｓ１１８）。Ｓ１１７またはＳ１１８で、会議主催者と処理対象の選択ユーザとのユーザ関連情報が生成された後、Ｓ１１２で受け付けられた、表示方法を特定する情報が、「リンク表示」を示すものか否かが判断される（Ｓ１１９）。クライアント端末４０のユーザが指定した方法に従って、表示用データを生成するためである。「リンク表示」が指定された場合には（Ｓ１１９：ＹＥＳ）、ユーザ関連情報へのリンク情報を生成し、生成されたリンク情報を、処理対象の選択ユーザのユーザＩＤと対応付けて、選択ユーザリストに付加する（Ｓ１２１）。一方、「リンク表示」ではなく、「同時表示」が指定された場合には（Ｓ１１９：ＮＯ）、ユーザ関連情報を、処理対象の選択ユーザのユーザＩＤと対応付けて、選択ユーザリストに付加する（Ｓ１２０）。

現在の処理対象の選択ユーザについて、ユーザ関連情報を表示させるための処理が終了したことになるので、選択ユーザリストに記憶されている選択ユーザのユーザＩＤすべてについて、処理が完了したか否かが判断される（Ｓ１２２）。対応するリンク情報またはユーザ関連情報が記憶されていないユーザＩＤがあれば、まだすべての選択ユーザの処理が完了していない（Ｓ１２２：ＮＯ）。この場合には、選択ユーザリストから、次の選択ユーザのユーザＩＤが選択され（Ｓ１２３）、前述のＳ１１５〜Ｓ１２２の処理が行われる。すべての選択ユーザの処理が完了しない間は（Ｓ１２２：ＮＯ）、同様にして、Ｓ１１５〜Ｓ１２３の処理が繰り返される。

前述の図９の入力例では、２巡目の処理で、ユーザＩＤ「Ｕ３」について、唯一かつ最新の共通会議情報である会議ＩＤ「Ｍ１」の会議情報と議事録情報に基づいてユーザ関連情報が生成され、３順目の処理で、ユーザＩＤ「Ｕ４」について、初対面であることを示すユーザ関連情報が生成されることになる。このようにして、すべての選択ユーザの処理が完了すると（Ｓ１２２：ＹＥＳ）、選択ユーザリストに記憶された情報に基づいて、参加者選択画面２０２または２０３（図１０および図１１参照）の表示用データが生成され（Ｓ１２４）、図８の選択画面生成処理は終了し、図７の会議招集処理に戻る。

図７の会議招集処理に戻ると、生成された参加者選択画面２０２または２０３の表示用データが会議主催者のクライアント端末４０に送信され、クライアント端末４０では、参加者選択画面２０２または２０３がディスプレイ４１に表示される（Ｓ１２）。図１０に示す参加者選択画面２０２は、図９に示す入力例のように、ユーザ「ＢＢＢ」、「ＣＣＣ」および「ＤＤＤ」が選択ユーザとして指定され、表示方法として「同時表示」が指定された場合に表示される画面である。図１０に示すように、参加者選択画面２０２には、例えば、選択ユーザの氏名および所属に加えて、会議主催者と選択ユーザとの間のユーザ関連情報が表示される。ユーザ関連情報には、例えば、最新の共通参加会議の日時、会議名、主催者名、他の参加者名、会議テーマ、決定事項、およびアクションアイテムが含まれる。一方、図１１に示す参加者選択画面２０３は、ユーザ「ＢＢＢ」、「ＣＣＣ」および「ＤＤＤ」が選択ユーザとして指定され、表示方法として「リンク表示」が指定された場合に表示される画面である。図１１に示すように、参加者選択画面２０３には、例えば、選択ユーザの氏名および所属と、会議主催者と選択ユーザとの間のユーザ関連情報にリンクする「選択ユーザの詳細情報」の項目が表示される。「選択ユーザの詳細情報」が選択されると、例えば、図１０と同様のユーザ関連情報の表示画面が表示される。

会議主催者は、新規会議を開催しようとする場合、前述したように、まず、ユーザ一覧画面２０１（図９参照）で氏名と所属のみを確認して、参加予定者候補とするユーザを選択することができる。しかし、昨今のように、多くの異なる人間との協働が増え、会議の数も増えると、氏名や所属を見ただけでは、過去の会議で対面したことがある相手なのか、どの会議で対面したのか等、相手との関係を思い出すことは困難な場合がある。よって、このように、参加者選択画面２０２または２０３を利用してユーザ関連情報を確認することにより、会議主催者は、自己がユーザ一覧画面２０１で選択したユーザが、新規の会議の参加予定者として適切か否かを判断することができる。

参加者選択画面２０２および２０３には、各選択ユーザに対応する選択用のチェックボックスが表示される。会議主催者は、ユーザ関連情報を確認した上で、なお参加を希望するユーザに対応するチェックボックスを選択することにより、そのユーザを参加予定者として確定し、ＯＫボタンを選択する。ＯＫボタンが選択されると、クライアント端末４０で参加者選択画面２０２または２０３を介して確定された参加予定者を特定する情報が、会議サーバ１０に送信され、会議サーバ１０で受け付けられてＲＡＭ１３に記憶される（Ｓ１３）。例えば、図１０または図１１に示すように入力が行われた場合、会議サーバ１０では、参加予定者として「ＢＢＢ」、および「ＣＣＣ」を特定する情報が受け付けられる。

続いて、会議情報入力画面２０４（図１２参照）の表示用データが生成され、会議主催者のクライアント端末４０に送信されると、クライアント端末４０では、会議情報入力画面２０４（図１２参照）が表示される（Ｓ１４）。会議情報入力画面２０４には、例えば、図１２に示すように、受け付けられた参加予定者が会議参加者として表示されるとともに、新規会議に関する情報の入力欄が設けられている。本実施形態では、会議名、会議日時、および、参加予定者に送信される会議開催通知メールに記載される文面である開催通知内容をそれぞれ入力するための入力欄が設けられている。会議主催者によってこれらの入力欄に入力が行われた後、送信ボタンが選択されると、入力された情報が会議サーバ１０に送信され、会議サーバ１０で受け付けられて、ＲＡＭ１３に記憶される（Ｓ１５）。

この時点までに受け付けられ、ＲＡＭ１３に記憶されている情報に基づいて、新たな会議情報が会議ＤＢ１５２０に登録される（Ｓ１６）。具体的には、新たな会議ＩＤが割り当てられて会議ＩＤ欄に記憶され、メイン処理（図６）のＳ２で受け付けられた会議主催者のユーザＩＤ、Ｓ１５で受け付けられた会議名、会議日時および開催通知内容、ならびに、Ｓ１３で受け付けられた参加予定者が、該当欄にそれぞれ記憶される。そして、ユーザＤＢ１５１０（図３）が参照され、参加予定者のアドレスに、会議開催通知メールが送信される（Ｓ１７）。会議開催通知メールには、例えば、主催者名、会議日時、会議名、参加予定者、および開催通知内容が記載される。開催通知メールの送信後（Ｓ１７）、図７の会議招集処理は終了し、図６のメイン処理に戻る。

次に、図１３〜図２１を参照して、図６のメイン処理で行われる会議参加処理（Ｓ２０）について説明する。図１３は、会議参加処理のフローチャートである。図１４は、会議参加処理で行われるユーザ関連情報生成処理のフローチャートである。図１５は、表示内容選択画面３０１の説明図である。図１６は、ユーザ関連情報生成処理で行われる全員参加会議処理のフローチャートである。図１７は、ユーザ関連情報生成処理で行われる多人数参加会議処理のフローチャートである。図１８は、ユーザ関連情報生成処理で行われる直近会議処理のフローチャートである。図１９は、ユーザ関連情報画面３１１の説明図である。図２０は、別のユーザ関連情報画面３１２の説明図である。図２１は、議事録入力画面３０２の説明図である。

図１３に示す会議参加処理が開始されると、実施中の会議への参加を指示する情報の送信元のクライアント端末４０に、参加するＴＶ会議の会議ＩＤが問い合わせられる。問合せに応じてクライアント端末４０から会議ＩＤが送信されると、会議サーバ１０で受け付けられ、ＲＡＭ１３に記憶される（Ｓ２１）。ＣＰＵ１１は、会議ＤＢ１５２０（図４参照）を参照して、受け付けられた会議ＩＤの会議が実施中であるか否かを判断する（Ｓ２２）。具体的には、現在の日時が、会議ＩＤに対応して記憶されている日時の範囲内にない場合には、会議は実施中でないと判断される（Ｓ２２：ＮＯ）。このような場合、例えば、会議が実施中でない旨のエラーメッセージがクライアント端末４０に送信された後（Ｓ２３）、図１３の会議参加処理は終了して、図６のメイン処理に戻る。

一方、現在の日時が、会議ＩＤに対応して記憶されている日時の範囲内にあり、指定された会議が実施中であると判断された場合には（Ｓ２２：ＹＥＳ）、参加者入力画面（図示外）の表示用データが生成され、クライアント端末４０に送信される（Ｓ２４）。参加者入力画面には、例えば、クライアント端末４０を備える拠点３０において、ＴＶ会議端末５０を用いて他の拠点３０との会議に参加するユーザ、すなわち、実参加者のユーザＩＤを入力するための入力欄および送信ボタンが設けられている。クライアント端末４０において、ユーザＩＤが入力され、送信ボタンが選択されると、入力された実参加者のユーザＩＤが会議サーバ１０に送信され、受け付けられる（Ｓ２５）。受け付けられた実参加者のユーザＩＤは、会議ＤＢ１５２０（図４参照）の、参加する会議（以下、参加会議という）の会議ＩＤに対応する実参加者ＩＤ欄に記憶される（Ｓ２６）。このように、会議参加処理が行われる度に、会議への実参加者のユーザＩＤが会議ＤＢ１５２０に記憶されることにより、会議への参加が要請されたものの実際には参加しなかった参加予定者と、実参加者とを区別して記憶することができる。よって、後にユーザ関連情報を生成する際、実参加者に基づく正しい共通参加会議を抽出することができる。

続いて、参加会議の会議情報が読み出され、ＲＡＭ１３に取得された後（Ｓ２７）、ユーザ関連情報生成処理が行われる（Ｓ２８および図１４）。ユーザ関連情報生成処理は、会議参加処理を指示したクライアント端末４０のユーザ（以下、参加指示者という）を含む、参加会議の参加予定者間の関係を示すユーザ関連情報を生成する処理である。

図１４に示すユーザ関連情報生成処理が開始されると、ＣＰＵ１１は、表示内容選択画面３０１（図１５参照）の表示用データを参加指示者のクライアント端末４０に送信し、クライアント端末４０では、表示内容選択画面３０１が表示される（Ｓ２０１）。表示内容選択画面３０１は、参加指示者が、参加予定者間のユーザ関連情報としてどのような情報の提供を希望するかを選択するための画面であり、例えば、図１５に示すように、「全員参加会議情報」、「多人数参加会議情報」、および「直近の会議情報」の３つの選択肢が表示される。「全員参加会議情報」は、参加予定者全員の共通参加会議情報に基づくユーザ関連情報に対応する。「多人数参加会議情報」は、参加予定者のうち複数名（少なくとも２名）の共通参加情報に基づくユーザ関連情報に対応する。また、「直近の会議情報」は、参加指示者と各参加予定者の共通参加会議情報のうち、新しい方から指定されたＭ件数分の共通参加会議情報に基づくユーザ関連情報に対応する。図１５の例は、参加指示者が、各参加予定者との共通会議のうち、最近の２件分（Ｍ＝２）の会議情報に基づくユーザ関連情報をクライアント端末４０に提供するよう要求していることを示している。このように、参加指示者が所望の表示内容に対応するラジオボタンを選択し、決定ボタンを選択すると、選択された表示内容を特定する情報が会議サーバ１０に送信され、受け付けられる（Ｓ２０２）。

続いて、ＣＰＵ１１は、受け付けられた表示内容に応じたユーザ関連情報の生成処理を行う。受け付けられた表示内容が「全員参加会議情報」である場合には（Ｓ２０３：ＹＥＳ）、全員参加会議処理が行われる（Ｓ２１０および図１６）。受け付けられた表示内容が「全員参加会議情報」ではなく（Ｓ２０３：ＮＯ）、「多人数参加会議情報」である場合には（Ｓ２０４：ＹＥＳ）、多人数参加会議処理が行われる（Ｓ２３０および図１７）。受け付けられた表示内容が「全員参加会議情報」でも「多人数参加会議情報」でもなく、「直近の会議情報」である場合には（Ｓ２０３：ＮＯ、Ｓ２０４：ＮＯ）、直近会議処理が行われる（Ｓ２５０および図１８）。

以下に、全員参加会議処理（Ｓ２１０）、多人数参加会議処理（Ｓ２３０）、および直近会議処理（Ｓ２５０）の各処理について、順に詳細を説明する。まず、図１６を参照して、全員参加会議処理について説明する。図１６に示す全員参加会議処理が開始されると、ＣＰＵ１１は、参加会議の参加予定者全員が参加した会議、すなわち全員の共通参加会議があるか否かを判断する（Ｓ２１１）。具体的には、会議ＤＢ１５２０（図４参照）が参照され、実参加者ＩＤとして、会議参加処理（図１３）のＳ２７で取得された参加会議の会議情報に含まれるすべての参加予定者ＩＤを含む会議情報が、会議ＤＢ１５２０に記憶されているか否かが判断される。

例えば、参加指示者によって、会議ＩＤ「Ｍ７」が指定されたとする。この場合、図１３のＳ２７で取得される会議情報に含まれる参加予定者ＩＤは「Ｕ１」、「Ｕ２」、および「Ｕ３」であり、図４の会議ＤＢ１５２０には、これらのユーザＩＤすべてを実参加者ＩＤとして含む、会議ＩＤ「Ｍ１」および「Ｍ４」の会議情報が記憶されている。よって、全員の共通参加会議があると判断される（Ｓ２１１：ＹＥＳ）。このような場合、最新の参加予定者全員の共通参加会議情報および対応する議事録情報が、それぞれ、会議ＤＢ１５２０および議事録ＤＢ１５３０からＲＡＭ１３へ取得される（Ｓ２１２）。前述の会議ＩＤ「Ｍ７」の例では、会議ＩＤ「Ｍ１」および「Ｍ４」の会議情報のうち、日時が直近の会議情報である会議ＩＤ「Ｍ４」を含む会議情報と、対応する議事録情報とが取得されることになる。そして、取得された参加予定者全員の共通参加会議情報および議事録情報に基づいて、ユーザ関連情報が生成される（Ｓ２１３）。例えば、前述の選択画面生成処理（図８参照）と同様、共通参加会議情報に含まれる主催者ＩＤ、会議名、日時および実参加者ＩＤ、ならびに対応する議事録情報に含まれる会議テーマ、決定事項およびアクションアイテムに基づいて、ユーザ関連情報が生成される。

一方、例えば、参加指示者によって、会議ＩＤ「Ｍ６」が指定されたとする。この場合、図１３のＳ２７で取得される会議情報に含まれる参加予定者ＩＤは「Ｕ１」、「Ｕ３」、「Ｕ５」および「Ｕ６」であるが、図４の会議ＤＢ１５２０には、これらのユーザＩＤすべてを実参加者ＩＤとして含む会議情報は記憶されていない。よって、全員の共通参加会議はないと判断される（Ｓ２１１：ＮＯ）。このような場合、参加会議の参加予定者全員が共通して参加した会議がないことを示すユーザ関連情報が生成される（Ｓ２１４）。Ｓ２１３またはＳ２１４において、前述のようにユーザ関連情報が生成された後、図１６示す全員参加会議処理は終了し、図１４のユーザ関連情報生成処理に戻る。

次に、図１７を参照して、多人数参加会議処理について説明する。図１７に示す多人数参加会議処理が開始されると、ＣＰＵ１１は、より多くの人数が参加した会議の会議情報から先に処理するために、ＲＡＭ１３の所定の記憶エリアに記憶された参加人数カウンタのカウンタ値Ｎに、参加会議の参加予定者の数をセットする。例えば、参加指示者によって、会議ＩＤ「Ｍ６」が指定されたとする。この場合、図１３のＳ２７で取得される会議情報に含まれる参加予定者ＩＤの数は４個であるから、Ｎ＝４とされる。続いて、参加会議の参加予定者のうちＮ名が参加した会議、すなわちＮ名の共通参加会議があるか否かが判断される（Ｓ２３２）。具体的には、会議ＤＢ１５２０（図４参照）が参照され、実参加者ＩＤとして、参加予定者ＩＤのうちＮ個が含まれる会議情報が記憶されているか否かが判断される。

前述の会議ＩＤ「Ｍ６」の例では、最初のＮ＝４の処理では、４個の参加予定者ＩＤのうち４個、すなわちすべての参加予定者ＩＤが実参加者ＩＤとして含まれる会議情報が検索されるが、図４の会議ＤＢ１５２０には存在しない（Ｓ２３２：ＮＯ）。このような場合には、参加人数カウンタのカウンタ値Ｎが１減算され（Ｓ２３３）、Ｎが２未満となったか否かが判断される。Ｎが２以上であれば（Ｓ２３４：ＮＯ）、まだ参加予定者のうち複数名（少なくとも２名）の共通参加会議が存在する可能性があるため、処理はＳ２３２に戻る。

前述の会議ＩＤ「Ｍ６」の例では、Ｎ＝３とされた後（Ｓ２３３）、参加予定者のうち３名の共通参加会議があるか否かが判断される（Ｓ２３４：ＮＯ、Ｓ２３２）。会議ＩＤ「Ｍ６」について、図１３のＳ２７で取得される会議情報に含まれる参加予定者ＩＤは「Ｕ１」、「Ｕ３」、「Ｕ５」および「Ｕ６」である。会議ＤＢ１５２０には、このうち、３個の参加予定者ＩＤ「Ｕ１」、「Ｕ３」および「Ｕ６」を実参加者ＩＤとして含む、会議ＩＤ「Ｍ１」の会議情報が記憶されている（Ｓ２３２：ＹＥＳ）。よって、このような場合には、参加予定者Ｎ名の共通参加会議情報および対応する議事録情報が、それぞれ、会議ＤＢ１５２０および議事録ＤＢ１５３０からＲＡＭ１３に取得される（Ｓ２３６）。なお、該当する共通参加会議情報が複数ある場合には、全員参加会議処理（図１６参照）の場合と同様、最新の共通参加会議情報と、対応する議事録情報とが取得される。そして、取得された参加予定者Ｎ名の共通参加会議情報および議事録情報に基づいて、ユーザ関連情報が生成される（Ｓ２３７）。ユーザ関連情報の生成方法は、前述した全員参加会議処理（図１６参照）の場合と同様である。

一方、Ｓ２３２〜Ｓ２３４の処理が繰り返された結果、参加人数カウンタのカウンタ値Ｎが２未満となった場合（Ｓ２３４：ＹＥＳ）、すなわち、Ｎが１に達してしまった場合には、参加予定者のうち複数名が共通して参加した会議がないことになる。このような場合、参加会議の参加予定者の少なくとも一部が共通して参加した会議がないことを示すユーザ関連情報が生成される（Ｓ２３５）。Ｓ２３５またはＳ２３７において、前述のようにユーザ関連情報が生成された後、図１７示す多人数参加会議処理は終了し、図１４のユーザ関連情報生成処理に戻る。

次に、図１８を参照して、直近会議処理について説明する。図１８に示す直近会議処理が開始されると、ＣＰＵ１１は、まず、ＲＡＭ１３の所定の記憶エリアに、図１４のＳ２０２で受け付けられた直近の会議情報の件数Ｍをセットする（Ｓ２４９）。例えば、図１５に示すように入力が行われた場合、Ｍ＝２とされる。続いて、図１３のＳ２７で取得される会議情報に含まれる参加予定者ＩＤを、ＲＡＭ１３の所定の記憶エリアに記憶された参加予定者リストに追加して、参加予定者リストを作成する（Ｓ２５１）。例えば、参加指示者のユーザＩＤが「Ｕ６」であり、参加会議の会議ＩＤが「Ｍ６」だったとする。この場合、Ｓ２５１において、参加予定者リストには、参加予定者ＩＤ「Ｕ１」、「Ｕ３」、「Ｕ５」および「Ｕ６」が記憶されることになる。

参加予定者リストから、処理対象として、最初の参加予定者の参加予定者ＩＤが選択され（Ｓ２５２）、参加指示者のユーザＩＤであるか否かが判断される（Ｓ２５３）。これは、参加指示者自身とのユーザ関連情報は不要であるため、処理対象が参加指示者自身の場合には、ユーザ関連情報を生成しないようにするためである。前述ように、会議ＩＤ「Ｍ６」について参加予定者リストが作成された場合、最初に選択される参加予定者ＩＤは「Ｕ１」であるから、参加指示者のユーザＩＤ「Ｕ６」とは一致しない（Ｓ２５３：ＮＯ）。このような場合には、参加指示者と処理対象の参加予定者の共通参加会議があるか否かが判断される（Ｓ２５４）。具体的には、会議ＤＢ１５２０（図４参照）に、参加指示者のユーザＩＤおよび参加予定者ＩＤを実参加者ＩＤとして含む会議情報が記憶されているか否かが判断される。

この例では、図４の会議ＤＢ１５２０には、参加指示者のユーザＩＤ「Ｕ６」および参加予定者ＩＤは「Ｕ１」を実参加者ＩＤとして含む、会議ＩＤ「Ｍ１」、「Ｍ２」および「Ｍ５」の会議情報が記憶されている。よって、これらの共通参加会議情報がすべて、新しい順に取得され、ＲＡＭ１３の所定の記憶エリアに記憶された会議リストに追加される（Ｓ２５５）。会議ＩＤ「Ｍ１」、「Ｍ２」および「Ｍ５」の会議情報の場合、日時が新しい方から順に、「Ｍ５」、「Ｍ２」、「Ｍ１」の順で、会議リストに追加されることになる。

会議リストから、処理対象として、最初の共通参加会議情報が選択され（Ｓ２５６）、すでに処理されている共通会議情報と結合されて、ＲＡＭ１３の所定の記憶エリアに記憶される（Ｓ２５７）。ただし、最初の処理では、まだ他に処理された共通会議情報がないため、最初の共通会議情報のままとなる。処理対象の共通会議情報が会議リストから削除された後（Ｓ２５８）、結合された共通参加会議情報の数が、指定された件数であるＭに達したか否かが判断される（Ｓ２５９）。図１５の入力例の場合、指定された件数Ｍ＝２であるから、２件分の共通参加会議情報が結合されたか否かが判断されるが、まだ最初の共通参加会議情報のみであるから、Ｍ＝２には達していないと判断される（Ｓ２５９：ＮＯ）。このような場合には、Ｓ２５８で処理対象の共通参加会議情報が削除された結果、会議リストが空になっているか否か、すなわち会議リストに共通参加会議情報が記憶されていない状態か否かが判断される（Ｓ２６０）。前述の例の場合、会議ＩＤ「Ｍ５」の共通参加会議情報が会議リストから削除された後には、会議ＩＤ「Ｍ２」および「Ｍ１」の共通参加会議情報が残っているため（Ｓ２６０：ＮＯ）、次の会議ＩＤ「Ｍ２」の共通参加会議情報が選択され（Ｓ２６１）、処理はＳ２５７に戻る。

２巡目の処理では、ＲＡＭ１３に記憶された会議ＩＤ「Ｍ５」の共通参加会議情報と、新たに選択された会議ＩＤ「Ｍ２」の共通参加会議情報が結合され（Ｓ２５７）、会議ＩＤ「Ｍ２」の共通参加会議情報が会議リストから削除される（Ｓ２５８）。その結果、結合された共通参加会議情報が２件分となり、指定された件数Ｍ＝２に達する（Ｓ２５９：ＹＥＳ）。このような場合、ここまでの処理で結合されたＭ件分の共通参加会議情報、および対応する議事録情報に基づいて、ユーザ関連情報が生成される（Ｓ２６２）。ユーザ関連情報の生成方法は、前述した全員参加会議処理（図１６参照）の場合と同様である。生成されたユーザ関連情報は、処理対象の参加予定者の参加予定者ＩＤと対応付けて、参加予定者リストに付加される（Ｓ２６５）。

参加予定者リストに、対応するユーザ関連情報が記憶されていない参加予定者ＩＤがある場合には、すべての参加予定者の処理が完了していないため（Ｓ２６６：ＮＯ）、参加予定者リストから、次の参加予定者の参加予定者ＩＤが選択される（Ｓ２６７）。前述の例では、参加予定者ＩＤ「Ｕ３」が選択されることになる。処理はＳ２５３に戻り、前述の処理が行われる。参加予定者ＩＤ「Ｕ３」の参加予定者については、ユーザＩＤ「Ｕ６」の参加指示者との共通参加会議として、会議ＩＤ「Ｍ１」の会議情報が会議リストに追加されるが（Ｓ２５５）、この会議情報が削除されると（Ｓ２５８）、結合された共通会議情報の数がＭ＝２に達する前に、会議リストが空になってしまう（Ｓ２５９：ＮＯ、Ｓ２６０：ＹＥＳ）。このような場合には、指定された２件分には満たないが、ここまでで結合された共通参加会議情報、および対応する議事録情報に基づいて、ユーザ関連情報が生成され、参加予定者リストに付加される（Ｓ２６２、Ｓ２６５）。

続いて、Ｓ２６７で選択される参加予定者ＩＤ「Ｕ５」の参加予定者について、Ｓ２５３に戻って処理が行われると、この参加予定者については、ユーザＩＤ「Ｕ６」の参加指示者との共通参加会議が存在しないと判断される（Ｓ２５４：ＮＯ）。よって、初対面であることを示すユーザ関連情報が作成され（Ｓ２６３）、参加予定者リストに付加される結果となる（Ｓ２６５）。次にＳ２６７で選択される参加予定者ＩＤ「Ｕ６」の参加予定者について、Ｓ２５３に戻って処理が行われると、参加予定者ＩＤ「Ｕ６」は参加指示者のユーザＩＤ「Ｕ６」と一致するため（Ｓ２５３：ＹＥＳ）、参加予定者リストからこの参加予定者ＩＤは削除される（Ｓ２６４）。このようにして、参加予定者リストに参加予定者ＩＤが記憶されたすべての参加予定者について処理が完了すると（Ｓ２６６：ＹＥＳ）、図１８の直近会議処理は終了し、図１４のユーザ関連情報生成処理に戻る。

図１４のユーザ関連情報生成処理において、前述した全員参加会議処理（Ｓ２１０）、多人数参加会議処理（Ｓ２３０）、または直近会議処理（Ｓ２５０）のいずれかが行われた後、ユーザ関連情報生成処理は終了し、図１３の会議参加処理に戻る。

会議参加処理では、続いて、ユーザ関連情報生成処理（Ｓ２８）で生成されたユーザ関連情報に基づいて、ユーザ関連情報画面３１１、３１２等（図１９および図２０参照）の表示用データが生成され、参加指示者のクライアント端末４０に送信される（Ｓ２９）。図１９に示すユーザ関連情報画面３１１は、例えば、前述の全員参加会議処理（図１６参照）において、会議ＩＤ「Ｍ７」についての処理がなされた場合に表示される画面である。ユーザ関連情報画面３１１には、参加予定者全員の氏名および所属が表示されるとともに、全員の共通参加会議情報に基づいて生成されたユーザ関連情報が表示される。具体的には、会議ＩＤ「Ｍ７」の参加予定者全員が共通して参加した最新の会議である会議ＩＤ「Ｍ１」の会議Ａに関する情報と、その議事録に関する情報に基づいたユーザ関連情報が表示される。一方、全員参加会議処理において、会議ＩＤ「Ｍ６」についての処理が前述のようになされた場合には、参加予定者全員が共通して参加した会議がないため、ユーザ関連情報として、例えば、「ＡＡＡさん・ＣＣＣさん・ＥＥＥさん・ＦＦＦさんが全員参加した会議はありません。」という表示が行われる。

また、図２０に示すユーザ関連情報画面３１２は、例えば、前述の直近会議処理（図１８参照）において、参加指示者のユーザＩＤが「Ｕ６」であり、参加会議の会議ＩＤが「Ｍ６」の場合に生成されたユーザ関連情報に基づいて表示される画面である。ユーザ関連情報画面３１２には、参加指示者以外の参加会議への参加予定者の各々について、氏名および所属と、参加指示者との関係を示すユーザ関連情報とが表示される。したがって、図１９のユーザ関連情報画面３１１とは異なり、ユーザ関連情報は、参加予定者に応じて異なったものとなる。図２０の例では、参加予定者「ＡＡＡ」（ユーザＩＤ＝Ｕ１）については、前述のように、参加指示者「ＦＦＦ」（ユーザＩＤ＝Ｕ６）との共通参加会議２件、すなわち、会議Ｅおよび会議Ｂ（会議ＩＤ＝Ｍ５およびＭ２）があるため、これらの会議情報と、その議事録に関する情報に基づくユーザ関連情報が表示される。参加予定者「ＣＣＣ」（ユーザＩＤ＝Ｕ３）については、参加指示者「ＦＦＦ」との共通参加会議１件、すなわち、会議Ａ（会議ＩＤ＝Ｍ１）があるため、この会議情報と、その議事録に関する情報に基づくユーザ関連情報が表示される。また、参加予定者「ＥＥＥ」については、参加指示者「ＦＦＦ」との共通参加会議はないため、初対面であることを示すユーザ関連情報である「初対面です。」とのメッセージが表示される。なお、図２０に示すように、議事録に関する情報は、ユーザ関連情報からリンク表示させるようにしてもよい。

図示は省略するが、多人数参加会議処理が行われた後に表示されるユーザ関連情報画面は、図１９に示す全員参加会議処理が行われた場合のユーザ関連情報画面３１１と同様の画面とすればよい。例えば、ユーザ関連情報として、参加予定者Ｎ名の共通参加会議がある場合には、共通参加会議情報に基づいて生成されたユーザ関連情報を表示し、参加予定者Ｎ名の共通参加会議がない場合には、「参加予定者のうちＮ名が共通して参加した会議はありません。」という表示を行えばよい。

このように、会議への参加予定者のうちの１名である参加指示者は、ＴＶ会議端末５０を用いて他の拠点３０と会議を行いながら、ユーザ関連情報により、他の参加予定者との関係を確認することができる。特に、参加指示者が会議主催者ではなく、参加を要請された側の場合には、他の参加予定者を自分で選択したわけではない。よって、他の参加予定者とは久しぶりの会議だったり、面識がなかったりして、ＴＶ会議端末５０に接続されたディスプレイ５１で顔を見たり、氏名や所属を聞いたりしただけでは、自分との関係が認識できない場合もある。このような場合に、ユーザ関連情報を確認することにより、自分と他の参加予定者との関係について、容易に把握することができる。

また、参加指示者は、会議参加に際して、所望のユーザ関連情報の表示内容を指定することができる。「多人数参加会議情報」が選択された場合には、所定割合の参加予定者と共有している情報を確認することができ、会議を円滑に進めることが容易となる。また、「全員参加会議情報」が選択された場合には、参加予定者は、他の参加予定者全員と共有している情報を確認することができ、会議を円滑に進めることがさらに容易となる。一方、「直近の会議情報」が選択された場合には、参加指示者が指定した件数分の直近の共通参加会議情報に基づいてユーザ関連情報が作成されるため、共有している情報を思い出すことが容易となる。また、参加予定者毎に、参加指示者との共通参加会議情報に基づいてユーザ関連情報が作成されるため、個々の関係を把握しやすい。

ユーザ関連情報画面３１１、３１２等（図１９および図２０参照）には、それぞれ、参加会議の議事録の作成処理を指示するための議事録作成ボタンと、会議参加処理の終了を指示するための終了ボタンが設けられている。議事録作成ボタンが選択されると、議事録の作成処理の指示が会議サーバ１０に送信され、終了ボタンが選択されると、会議参加処理の終了指示が会議サーバ１０に送信される。

図１３に示す会議参加処理において、ユーザ関連情報の表示用データを送信した後（Ｓ２９）、ＣＰＵ１１は、クライアント端末４０から、議事録の作成処理の指示が入力されたか否かを判断する（Ｓ３１）。議事録の作成処理の指示を受信していなければ（Ｓ３１：ＮＯ）、クライアント端末４０から、会議参加処理の終了指示が入力されたか否かを判断する（Ｓ３２）。終了指示が入力された場合には、図１３に示す会議参加処理は終了し、図６のメイン処理に戻る。終了指示も受信していなければ（Ｓ３２：ＮＯ）、処理はＳ３１に戻り、ＣＰＵ１１は、いずれかの指示が入力されるまで待機する。

議事録の作成処理の指示が入力された場合（Ｓ３１：ＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、議事録ＤＢ１５３０（図５）を参照して、議事録の作成処理が指示された参加会議について、すでに別の参加者によって議事録の作成が指示されているか否かを判断する（Ｓ３３）。具体的には、Ｓ２１で受け付けられた参加会議の会議ＩＤを含む議事録情報が、すでに議事録ＤＢ１５３０に記憶されているか否かが判断される。別の拠点３０のクライアント端末４０を使用する別の参加者がすでに会議サーバ１０に議事録の作成を指示している場合には、参加指示者が重複して議事録を作成しても無駄になるからである。そこで、すでに別の参加者によって議事録の作成が指示されている場合には（Ｓ３３：ＹＥＳ）、参加指示者のクライアント端末４０に、別の参加者が議事録を作成する旨のメッセージを送信する（Ｓ３４）。その後、図１３に示す会議参加処理は終了し、図６のメイン処理に戻る。

一方、まだ議事録ＤＢ１５３０に参加会議の会議ＩＤを含む議事録情報が記憶されておらず、別の参加者から議事録の作成指示がなされていないと判断した場合には（Ｓ３３：ＮＯ）、ＣＰＵ１１は、議事録ＤＢ１５３０に、まず、参加会議のＩＤと、参加指示者のユーザＩＤのみを新たに登録する（Ｓ３５）。これにより、別の拠点３０のクライアント端末４０で議事録の作成が指示されても、議事録が重複して作成されることがなくなる。続いて、ＣＰＵ１１は、議事録入力画面３０２（図２１参照）の表示用データを参加指示者のクライアント端末４０に送信し、クライアント端末４０のディスプレイ４１に表示させる（Ｓ３６）。

議事録入力画面３０２には、例えば、図２１に示すように、参加会議の会議情報に含まれる会議ＩＤ、会議名、日時、および実参加者ＩＤに基づき、会議ＩＤ、会議名、会議日時、および参加者名が表示され、参加指示者のユーザＩＤに基づき、作成者名が表示される。さらに、会議テーマ、決定事項、およびアクションアイテムをそれぞれ入力するための入力欄が設けられている。次回の会議日程等、その他の入力欄を設けてもよい。各入力欄への入力が行われ、保存ボタンが選択されると、入力された議事録情報がクライアント端末４０から会議サーバ１０へ送信される。会議サーバ１０では、議事録情報が受け付けられ（Ｓ３７）、Ｓ３５で登録された会議ＩＤに対応する議事録情報として、議事録ＤＢ１５３０（図５参照）に記憶される（Ｓ３８）。その後、図１３に示す会議参加処理は終了し、図６のメイン処理に戻る。

次に、図２２を参照して、図６のメイン処理で行われる議事録送信処理（Ｓ４０）について説明する。図２２は、議事録送信処理のフローチャートである。図２２に示す議事録送信処理が開始されると、議事録送信を指示する情報の送信元であるクライアント端末４０に、議事録を送信する対象の会議の会議ＩＤが問い合わせられる。問合せに応じてクライアント端末４０から会議ＩＤが送信されると、会議サーバ１０で受け付けられ、ＲＡＭ１３に記憶される（Ｓ４１）。ＣＰＵ１１は、受け付けた会議ＩＤに対応する会議の議事録が作成済みであるか否かを判断する（Ｓ４２）。具体的には、議事録ＤＢ１５３０（図５参照）に、受け付けられた会議ＩＤを含む議事録情報が記憶されており、その議事録情報に会議テーマ、決定事項およびアクションアイテムのいずれかが含まれているか否かが判断される。議事録がまだ作成されていない場合には、送信する議事録が存在しないため、議事録送信を指示したクライアント端末４０に対して議事録が未作成である旨のエラーメッセージが送信された後（Ｓ４５）、図２２の議事録送信処理は終了して、図６のメイン処理に戻る。

一方、議事録が作成済みであると判断された場合には（Ｓ４２：ＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、該当する議事録情報を議事録ＤＢ１５３０からＲＡＭ１３に取得する（Ｓ４３）。さらに、会議ＤＢ１５２０（図４参照）およびユーザＤＢ１５１０（図３参照）を参照して、該当する会議の参加予定者のアドレスに、会議情報および議事録情報に基づいて作成した議事録を送信する（Ｓ４４）。なお、議事録の送信先は、参加予定者ではなく、実参加者を送信先としてもよいし、Ｓ４１で、会議ＩＤとともに、ユーザによって指定された送信先としてもよい。その後、図２２の議事録送信処理は終了して、図６のメイン処理に戻る。

以上に説明したように、本実施形態のＴＶ会議システム１００では、クライアント端末４０において会議主催者が新規会議の参加予定者を選択する際、会議サーバ１０において、会議開催者と参加予定者候補との関係を示すユーザ関連情報が生成され、その表示用データが、会議主催者のクライアント端末４０に送信される。また、会議が実施される際には、参加指示者のクライアント端末４０に、参加予定者間の関係を示すユーザ関連情報が送信される。ユーザ関連情報は、会議主催者、参加指示者および他の会議関係者（参加予定者候補または参加予定者）が過去に参加した会議の情報に基づいて生成される情報である。したがって、会議主催者または参加指示者は、氏名や所属だけでは他の会議関係者との関係について把握するのが困難な場合であっても、ユーザ関連情報を確認することにより、他の会議関係者との関係について、容易に把握することができる。特に、本実施形態のユーザ関連情報は、会議関係者の少なくとも一部が共通して参加した共通参加会議があれば、その情報に基づいて生成され、共通参加会議がなければ会議関係者が初対面であることを示す情報として生成されている。したがって、初対面の相手か否か、および、面識がある相手であれば、過去に参加した共通の会議の情報に基づく他の会議関係者との関係を、さらに容易に把握することができる。

本実施形態では、会議サーバ１０が、本発明の「会議支援装置」に相当し、クライアント端末４０が、「端末」に相当する。会議ＤＢ１５２０が、「過去会議情報記憶手段」および「会議情報記憶手段」に相当する。図８のＳ１１２または図１３のＳ２７の会議情報を取得するステップが、「会議関係者情報取得ステップ」に相当し、処理を行う会議サーバ１０のＣＰＵ１１が、「会議関係者情報取得手段」に相当する。図８のＳ１１６、図１６のＳ２１２、図１７のＳ２３６、または図１８のＳ２５５の共通参加会議情報を取得するステップが、「過去情報取得ステップ」に相当し、処理を行うＣＰＵ１１が、「過去情報取得手段」に相当する。

図８のＳ１１７またはＳ１１８、図１６のＳ２１３またはＳ２１４、図１７のＳ２３５またはＳ２３７、もしくは図１８のＳ２６２またはＳ２６３のユーザ関連情報を生成するステップが、「関係情報作成ステップ」に相当し、処理を行うＣＰＵ１１が、「関係情報作成手段」に相当する。このうち、図８のＳ１１７、図１６のＳ２１３、図１７のＳ２３７、または図１８のＳ２６２のユーザ関連情報を生成するステップが、「共通会議関係情報作成ステップ」に相当し、図８のＳ１１８、図１６のＳ２１４、図１７のＳ２３５、または図１８のＳ２６３のユーザ関連情報を生成するステップが、「初対面情報作成ステップ」に相当する。図７のＳ１２または図１３のＳ２９のユーザ関連情報の表示用データを送信するステップが、「関係情報送信ステップ」に相当し、処理を行うＣＰＵ１１が、「関係情報送信手段」に相当する。

また、図７のＳ１５の会議情報を受け付けるステップが、「会議情報受信ステップ」に相当し、図７のＳ１３の参加予定者を受け付けるステップが、「参加予定者情報受信ステップ」に相当し、Ｓ１７の開催通知メールを送信するステップが、「開催通知送信ステップ」に相当する。図７のＳ１６の会議情報を会議ＤＢ１５２０に記憶するステップが、「会議情報記憶ステップ」に相当し、図１３のＳ２１で参加会議の会議ＩＤを受け付けるステップが、「会議特定情報受信ステップ」に相当する。図１３のＳ２７の会議情報を取得するステップが、「参加予定者情報取得ステップ」に相当する。図１６のＳ２１２、図１７のＳ２３６、または図１８のＳ２５５の共通参加会議情報を取得するステップが、「参加予定者過去情報取得ステップ」に相当する。図１６のＳ２１３またはＳ２１４、図１７のＳ２３５またはＳ２３７、もしくは図１８のＳ２６２またはＳ２６３のユーザ関連情報を生成するステップが、「参加予定者関係情報作成ステップ」に相当する。図１３のＳ２９のユーザ関連情報の表示用データを送信するステップが、「参加予定者関係情報送信ステップ」に相当し、処理を行うＣＰＵ１１が、「関係情報送信手段」に相当する。図１３のＳ２５で実参加者のユーザＩＤを受け付けるステップが、「実参加者情報取得ステップ」に相当し、Ｓ２６で実参加者ＩＤを会議ＤＢ１５２０に記憶するステップが、「過去会議情報記憶ステップ」に相当する。

なお、前述の実施形態に示される構成や処理は例示であり、各種の変形が可能なことはいうまでもない。例えば、前述の実施形態では、図６のメイン処理で行われる会議招集処理（Ｓ１０および図７）、会議参加処理（Ｓ２０および図１３）、および議事録送信処理（Ｓ４０および図２２）のいずれの処理も、クライアント端末４０からの指示入力に応じて行われる。すなわち、ＴＶ会議システム１００では、複数の拠点３０間でＴＶ会議端末５０を用いて行われるＴＶ会議と、会議サーバ１０とクライアント端末４０との間で行われる処理とは、連動して行われているわけではない。そこで、ＴＶ会議システム１００の構成を、以下のように変更することも可能である。

例えば、図１に示すＴＶ会議システム１００において、拠点３０にはクライアント端末４０は設けずに、ＴＶ会議端末５０のみを設ける構成とすることもできる。この場合、前述の実施形態で、クライアント端末４０で行われるものとして説明された操作や処理は、ＴＶ会議端末５０で行われる。具体的には、例えば、会議招集処理における参加予定者等を含む会議に関する情報の入力や、会議参加処理における会議ＩＤ等の入力は、ＴＶ会議端末５０に接続された操作装置５５を使用して行えばよい。そして、会議サーバ１０で生成されたユーザ関連情報は、ＴＶ会議端末５０からディスプレイ５１に出力し、表示されることになる。このような構成とした場合、ＴＶ会議端末５０がＭＣＵ２０に接続した時点で、会議参加処理が開始される。そして、会議参加処理が行われる場合には、ＭＣＵ２０に中継された他の拠点３０の実参加者の映像や音声と、ユーザ関連情報とを画面分割して表示すればよい。これにより、参加指示者は相手の顔とユーザ関連情報とを同時に確認できるため、相手との関係を把握することがさらに容易となり、会議を円滑に進めることができる。このような構成とした場合には、ＴＶ会議端末５０が、本発明の「端末」に相当する。

一方、会議招集処理（Ｓ１０および図７）および議事録送信処理（Ｓ４０および図２２）が行われる場合、通常は、ＴＶ会議端末５０で他の拠点３０との画像や音声データの通信を行う必要はない。よって、システム全体の構成は、図１に示すＴＶ会議システム１００のままとし、会議招集処理（Ｓ１０および図７）および議事録送信処理（Ｓ４０および図２２）についてはクライアント端末４０と会議サーバ１０間での処理、会議参加処理（Ｓ２０および図１３）についてはＴＶ会議端末５０と会議サーバ１０間での処理としてもよい。

また、例えば、拠点３０には、クライアント端末４０とともに、ＴＶ会議端末５０に代えて音声会議端末を設ける構成とすることもできる。このような構成とした場合には、クライアント端末４０のディスプレイ４１でユーザ関連情報を確認しながら、音声会議端末で音声会議を行うことが可能である。よって、ＴＶ会議の場合と同様、声や名前だけでは相手を思い出すことが困難な場合でも、ユーザ関連情報によって、相手との関係を容易に把握することができる。

前述の実施形態では、会議サーバ１０でユーザ関連情報が生成され、その表示用データがクライアント端末４０に送信されている。しかしながら、会議サーバ１０からクライアント端末４０に送信されるのは、必ずしも表示用データである必要はない。例えば、会議サーバ１０で生成されたユーザ関連情報をそのままクライアント端末４０に送信し、クライアント端末４０で表示用データを生成して表示を行ってもよい。また、例えば、音声データで送信することも可能である。

また、前述の実施形態では、会議招集処理（Ｓ１０および図７）で会議情報が登録された後、その会議の実施中に行われる会議参加処理（Ｓ２０および図１３）以外では、ユーザ関連情報の提供は行われていない。しかし、参加予定者のユーザＩＤを含む会議情報が登録されれば、その後の任意の時点で所望の会議を特定することにより、その会議の他の参加予定者との関係を確認することが可能となる。よって、ユーザ関連情報が提供されるタイミングは、必ずしも会議の実施中である必要はない。例えば、会議実施前に、参加予定者のいずれかからユーザ関連情報の提供の指示を受けた場合に、会議参加処理と同様の処理を行ってもよい。具体的には、図１３の会議参加処理のＳ２１、Ｓ２７〜Ｓ２９までの処理のみを行えばよい。この場合、会議主催者以外の参加予定者は、自分自身で他の参加予定者を選択したわけではないため、予め、会議実施前に他の参加予定者との関係が把握でき、その後の会議に安心して臨むことができる。

また、前述の実施形態では、会議招集処理（Ｓ１０および図７）において、ユーザ一覧から新規会議への参加予定者候補が選択され、ユーザ関連情報が生成され、クライアント端末４０に提供される。そして、クライアント端末４０において、会議主催者が、適宜、参加予定者候補の中から参加予定者を絞り込み、確定する（図７、Ｓ１１〜Ｓ１３）。しかしながら、必ずしもこの工程は必要ではなく、図７の会議招集処理のＳ１１〜Ｓ１２の処理は省略することができる。この場合、会議主催者は、最初から確定した参加予定者の情報を入力し、その情報を会議サーバ１０で受け付ければよい（Ｓ１３）。そして、会議参加処理（Ｓ２０および図１３）においてのみ、ユーザ関連情報の提供を行えばよい。

テレビ会議システム１００の概略構成を示すシステム構成図である。 会議サーバ１０の電気的構成を示すブロック図である。 ユーザデータベース１５１０の説明図である。 会議データベース１５２０の説明図である。 議事録データベース１５３０の説明図である。 会議サーバ１０のメイン処理のフローチャートである。 会議招集処理のフローチャートである。 会議招集処理で行われる選択画面生成処理のフローチャートである。 ユーザ一覧画面２０１の説明図である。 参加者選択画面２０２を示す説明図である。 別の参加者選択画面２０３を示す説明図である。 会議情報入力画面２０４の説明図である。 会議参加処理のフローチャートである。 会議参加処理で行われるユーザ関連情報生成処理のフローチャートである。 表示内容選択画面３０１の説明図である。 ユーザ関連情報生成処理で行われる全員参加会議処理のフローチャートである。 ユーザ関連情報生成処理で行われる多人数参加会議処理のフローチャートである。 ユーザ関連情報生成処理で行われる直近会議処理のフローチャートである。 ユーザ関連情報画面３１１の説明図である。 別のユーザ関連情報画面３１２の説明図である。 議事録入力画面３０２の説明図である。 メイン処理で行われる議事録送信処理のフローチャートである。

符号の説明

１０ 会議サーバ
１１ ＣＰＵ
１５ ＨＤＤ
４０ クライアント端末
５０ テレビ会議端末
１５２０ 会議データベース

Claims (12)

1. ネットワークを介して複数の端末に接続可能な装置によって処理される会議支援方法であって、
   前記複数の端末の使用者間で開催される会議の関係者である会議関係者を特定する情報を取得する会議関係者情報取得ステップと、
   過去会議情報記憶手段に記憶されている、過去に開催された会議である過去会議に関する情報であって、前記過去会議への実参加者を少なくとも含む過去会議情報に基づいて、前記会議関係者情報取得ステップで取得された前記情報により特定される前記会議関係者が過去に実際に参加した前記過去会議の前記過去会議情報を、会議関係者過去情報として取得する過去情報取得ステップと、
   前記過去情報取得ステップで取得された前記会議関係者過去情報に基づいて、前記会議関係者間の関係に関する情報である関係情報を作成する関係情報作成ステップと、
   前記関係情報作成ステップで作成された前記関係情報を、前記会議関係者の使用する端末である会議関係者端末へ送信する関係情報送信ステップを備えたことを特徴とする会議支援方法。
2. 前記過去情報取得ステップでは、前記会議関係者の少なくとも一部が共通して参加した前記過去会議である共通参加会議の前記過去会議情報を、前記会議関係者過去情報として取得し、
   前記関係情報作成ステップは、
   前記過去会議情報取得ステップで前記共通参加会議の前記過去会議情報が取得された場合に、前記共通参加会議の前記過去会議情報に基づいて、前記関係情報を作成する共通会議関係情報作成ステップを備えたことを特徴とする請求項１に記載の会議支援方法。
3. 前記関係情報作成ステップは、
   前記過去会議情報取得ステップで前記共通参加会議の前記過去会議情報が取得されなかった場合に、前記会議関係者が初対面であることを示す前記関係情報を作成する初対面情報作成ステップを備えたことを特徴とする請求項２に記載の会議支援方法。
4. 前記会議関係者は、前記会議への参加が要請される可能性のある参加予定者候補であり、
   いずれかの前記端末から送信された、前記会議の開催日時を少なくとも含む情報を、会議情報として受信する会議情報受信ステップと、
   前記関係情報送信ステップで前記会議関係者端末へ前記参加予定者候補間の前記関係情報が送信された後に、前記会議関係者端末から送信された、前記参加予定者候補のうち少なくとも１名を前記会議への参加予定者として特定する情報を受信する参加予定者情報受信ステップと、
   前記会議情報取得ステップで取得された前記会議情報に基づいて前記会議の開催通知を作成し、前記参加予定者情報受信ステップで受信された前記情報により特定される前記参加予定者に前記開催通知を送信する開催通知送信ステップをさらに備えたことを特徴とする請求項１〜３のいずれかに記載の会議支援方法。
5. 前記会議情報受信ステップで受信された前記会議情報を、前記参加予定者情報受信ステップで受信された前記参加予定者を特定する情報と対応付けて、会議情報記憶手段に記憶させる会議情報記憶ステップと、
   いずれかの前記参加予定者の使用する端末から送信された、前記会議情報記憶手段に記憶されている前記会議情報のいずれかを特定する情報である会議特定情報を受信する会議特定情報受信ステップと、
   前記会議情報記憶手段から、前記会議特定情報受信ステップで受信された前記会議特定情報によって特定される前記会議情報に対応する、前記参加予定者を特定する情報を取得する参加予定者情報取得ステップと、
   前記過去会議情報記憶手段に記憶されている前記過去会議情報に基づいて、前記参加予定者情報取得ステップで取得された前記参加予定者情報により特定される前記参加予定者が過去に実際に参加した前記過去会議の前記過去会議情報を、参加予定者過去情報として取得する参加予定者過去情報取得ステップと、
   前記参加予定者過去情報取得ステップで取得された前記参加予定者過去情報に基づいて、前記参加予定者間の関係に関する情報である参加予定者関係情報を作成する参加予定者関係情報作成ステップと、
   前記参加予定者関係情報作成ステップで作成された前記参加予定者関係情報を、前記参加会議特定情報の送信元である前記端末へ送信する参加予定者関係情報送信ステップを備えたことを特徴とする請求項４に記載の会議支援方法。
6. 前記会議関係者は、前記会議の参加予定者であり、
   いずれかの前記参加予定者が使用する前記端末から送信された、会議の開催日時を少なくとも含む情報である会議情報を、会議の参加予定者を特定する情報と対応付けて記憶する会議情報記憶手段に記憶されている前記会議情報のうち、いずれかを特定する情報である会議特定情報を受信する会議特定情報受信ステップをさらに備え、
   前記会議関係者情報取得ステップでは、前記会議情報記憶手段から、前記会議特定情報受信ステップで受信された前記会議特定情報によって特定される前記会議情報に対応する、前記参加予定者を特定する情報を取得し、
   前記過去情報取得ステップでは、前記過去会議情報記憶手段に記憶されている前記過去会議情報に基づいて、前記会議関係者情報取得ステップで取得された前記情報により特定される前記参加予定者が過去に実際に参加した前記過去会議の前記過去会議情報を、前記会議関係者過去情報として取得し、
   前記関係情報作成ステップでは、前記過去情報取得ステップで取得された前記会議関係者過去情報に基づいて、前記参加予定者間の関係に関する情報を、前記関係情報として作成し、
   前記関係情報送信ステップでは、前記関係情報作成ステップで作成された前記関係情報を、前記会議特定情報の送信元である前記端末へ送信することを特徴とする請求項１または２に記載の会議支援方法。
7. いずれかの前記会議関係者端末から送信された、前記会議への実参加者を特定する情報を受信する実参加者情報受信ステップと、
   前記実参加者情報受信ステップで受信された前記会議への実参加者を特定する情報に基づき、前記過去会議情報を作成し、前記過去会議情報記憶手段に記憶させる過去会議情報記憶ステップをさらに備えたことを特徴とする請求項１〜６のいずれかに記載の会議支援方法。
8. 前記過去情報取得ステップでは、前記会議関係者のうち所定の割合が参加した前記過去会議の前記過去会議情報を、前記会議関係者過去情報として取得することを特徴とする請求項１〜７のいずれかに記載の会議支援方法。
9. 前記過去情報取得ステップでは、前記会議関係者のすべてが参加した前記過去会議の前記過去会議情報を、前記会議関係者過去情報として取得することを特徴とする請求項８に記載の会議支援方法。
10. 前記過去情報取得ステップでは、前記会議関係者のうち所定の割合が参加した前記過去会議の前記過去会議情報のうち、最近所定回数分の前記過去会議情報を、前記会議関係者過去情報として取得することを特徴とする請求項８に記載の会議支援方法。
11. ネットワークを介して複数の端末に接続可能な会議支援装置であって、
    前記複数の端末の使用者間で開催される会議の関係者である会議関係者を特定する情報を取得する会議関係者情報取得手段と、
    過去に開催された会議である過去会議に関する情報であって、前記過去会議への実参加者を少なくとも含む過去会議情報を記憶する過去会議情報記憶手段と、
    前記過去会議情報記憶手段に記憶された前記過去会議情報に基づいて、前記会議関係者情報取得手段によって取得された前記情報により特定される前記会議関係者が過去に実際に参加した前記過去会議の前記過去会議情報を、会議関係者過去情報として取得する過去情報取得手段と、
    前記過去情報取得手段によって取得された前記会議関係者過去情報に基づいて、前記会議への前記会議関係者間の関係に関する情報である関係情報を作成する関係情報作成手段と、
    前記関係情報作成手段によって作成された前記関係情報を、前記会議関係者の使用する端末である会議関係者端末へ送信する関係情報送信手段を備えたことを特徴とする会議支援装置。
12. 請求項１〜１０のいずれかに記載の会議支援方法の各種処理ステップをコンピュータに実行させる会議支援プログラム。

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