JPH08256145A - 電子会議の参加方法および電子会議システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 電子会議への参加のための手続きを簡略化し
て、電子会議の中断や繁雑な手続きを回避した電子会議
の参加方法を提供すること。 【構成】 会議マネージャーにより管理された複数の会
議端末間で情報を交換する電子会議に参加するための電
子会議の参加方法において、前記会議マネージャーの保
持する参加許可者リストに、当該電子会議に参加するこ
とを予め許可したユーザの識別子を登録し、当該電子会
議に参加しようとする前記会議端末から前記会議マネー
ジャーに、該会議端末の識別子およびユーザの識別子を
含む参加要求を送り、前記参加要求を受けた前記会議マ
ネージャーは、送られた前記ユーザの識別子が前記参加
許可者リストに登録されている場合、送られた前記会議
端末の識別子を持つ会議端末を当該電子会議への参加者
として登録する処理を行なうことを特徴とする。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、電子会議の参加方法お
よび電子会議システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】複数の端末を相互接続してなる電子会議
に参加する方法には、代表的なものとして、次の２通り
がある。一つは、電子会議に参加したいユーザから電子
会議にすでに参加しているユーザに参加要求を送り、こ
れを受けた当該すでに電子会議に参加しているユーザが
許可を発行することにより、電子会議に参加する方法で
ある。もう一つは、電子会議にすでに参加しているユー
ザから参加してほしいユーザに参加要求を送り、これを
受けたユーザが許可を発行することにより、電子会議に
参加する方法である。いずれの方法においても、参加要
求と許可の２つの手続きを経てから、ユーザは電子会議
に参加することになる。

【０００３】通常、電子会議システムは、電子会議の情
報を一括して管理する会議情報サーバを備えており、こ
れによって各会議の情報を格納・管理している。この会
議情報サーバには、会議の開催通知を送ったり、他のユ
ーザを呼び出すなどのやりとりを行いやすくするため
に、ユーザのネットワークアドレスや電話番号を登録し
たアドレス帳を持たせることが多い（例えば、「図解グ
ループウェア入門」，松下温著，オーム社；「Ｔｈｅ
Ｃｏｍｐｌｅｔｅ Ｇｕｉｄｅ ｔｏ ＳｈｏｗＭｅ
２．０」，Ｓｕｎ Ｓｏｌｕｔｉｏｎｓ等、参照）。

【０００４】従来、ユーザが電子会議に参加または途中
参加するとき、参加要求と許可の２つの手続きを行う間
は議事の進行が中断され、会議へ参加している他のユー
ザはその手続きが終了するのを待たなければならなかっ
た。

【０００５】また、定例会議や途中に休憩をはさむ会議
など時間的に分かれている電子会議に参加する場合は、
同じ会議に出席するたびに参加手続きを行わなければな
らなかった。

【０００６】また、いくつかのセッション（例えば、ビ
デオセッション、音声セッション、共有ウィンドウセッ
ションなど）により電子会議が構成されている場合は、
同じ会議であっても、セッションごとに参加手続きを行
わなければならなかった。

【０００７】このように、電子会議において参加などの
手続きに時間がかかることは好ましくない。

【０００８】

【発明が解決しようとする課題】以上のように、従来
は、ユーザが電子会議に参加または途中参加するとき、
参加するユーザあるいは既に参加しているユーザと会議
端末との間での許可手続きが必要となり、電子会議の議
事の進行が中断される問題点があった。

【０００９】また、時間的に分かれている同一会議に参
加する場合、その都度参加手続きを行わなければならず
繁雑であった。

【００１０】また、複数のセッションにより電子会議が
構成されている場合、セッションごとに参加手続きを行
わなければならなかった。

【００１１】本発明は、上記事情に鑑みてなされたもの
であり、電子会議への参加のための手続きを簡略化し
て、電子会議の中断や繁雑な手続きを回避した電子会議
の参加方法および電子会議システムを提供することを目
的とする。

【００１２】

【課題を解決するための手段】本発明（請求項１）は、
会議マネージャーにより管理された複数の会議端末間で
情報を交換する電子会議に参加するための電子会議の参
加方法において、前記会議マネージャーの保持する参加
許可者リストに、当該電子会議に参加することを予め許
可したユーザの識別子を登録し、当該電子会議に参加し
ようとする前記会議端末から前記会議マネージャーに、
該会議端末の識別子およびユーザの識別子を含む参加要
求を送り、前記参加要求を受けた前記会議マネージャー
は、送られた前記ユーザの識別子が前記参加許可者リス
トに登録されている場合、送られた前記会議端末の識別
子を持つ会議端末を当該電子会議への参加者として登録
する処理を行なうことを特徴とする。

【００１３】好ましくは、既に開催し終了した１つの電
子会議の参加者の全部または一部が継続される他の電子
会議を開催する場合、該１つの電子会議の参加許可者リ
ストを、後から開催される該他の電子会議に対応する前
記会議マネージャーに継承することを特徴とする。

【００１４】また、好ましくは、前記電子会議が複数の
メディアにより構成される場合、既に開催された１つの
メディアの参加者の参加許可者リストを、後から開催さ
れる該メディアに対応する前記会議マネージャーに継承
することを特徴とする。

【００１５】本発明（請求項４）は、会議マネージャー
により管理された複数の会議端末間で情報を交換する電
子会議システムにおいて、前記会議端末は、前記会議マ
ネージャーに該会議端末の識別子およびユーザの識別子
を含む参加要求を送る手段を備え、前記会議マネージャ
ーは、当該電子会議に参加することを予め許可したユー
ザの識別子を登録した参加許可者リストと、前記会議端
末から前記参加要求を受ける手段と、送られた前記ユー
ザの識別子が前記参加許可者リストに登録されている場
合、送られた前記会議端末の識別子を持つ会議端末を当
該電子会議への参加者として登録する処理を行なう手段
とを備えたことを特徴とする。

【００１６】

【作用】本発明では、前記会議マネージャーの保持する
参加許可者リストに当該電子会議に参加することを予め
許可したユーザの識別子を登録しておき、当該電子会議
に参加しようとする前記会議端末から前記会議マネージ
ャーに該会議端末の識別子およびユーザの識別子を含む
参加要求を送り、前記参加要求を受けた前記会議マネー
ジャーは送られた前記ユーザの識別子が前記参加許可者
リストに登録されている場合に送られた前記会議端末の
識別子を持つ会議端末を当該電子会議への参加者として
登録する処理を行なう。もし、送られた前記ユーザの識
別子が前記参加許可者リストに登録されていない場合に
は、前記会議マネージャーは、前記会議端末に対し通常
の許可手続きを行なった上で、当該電子会議に参加させ
るか、あるいは、前記会議端末との通信路を切断するな
どして前記会議端末が当該電子会議に参加できないよう
にする。

【００１７】このように、本発明によれば、参加許可者
リストに登録されているユーザは、参加を要求したと
き、参加するユーザあるいは既に参加しているユーザと
会議端末との間で行なわれる許可手続きなしに、電子会
議に参加できる。

【００１８】したがって、ユーザの参加手続きのために
議事の進行を妨げることがなくなる。

【００１９】また、定例会議や休憩時間をはさんだ会議
などにおいては、時間的に先に行われた会議のユーザ情
報を後から開かれる会議の許可者リストに継承すること
により、先に行われた会議に参加していたユーザなど参
加許可者リストに登録されているユーザが後から開かれ
る会議に参加するときは、許可手続きを繰り返さなくて
すむ。

【００２０】また、電子会議が複数のセッションにより
構成されている場合は、先に行われているセッションの
ユーザ情報を後から開かれるセッションの参加許可者リ
ストへ継承することにより、先に行われているセッショ
ンに参加しているユーザなど参加許可者リストに登録さ
れているユーザが後から開かれるセッションに参加する
ときには、許可手続きを繰り返さなくてすむ。

【００２１】このように、電子会議への参加手続きが簡
略化するため、会議をスムーズに進行することができ
る。

【００２２】

【実施例】以下、図面を参照しながら本発明の実施例を
説明する。

【００２３】（第１の実施例）図１に、本発明の第１の
実施例に係る電子会議システムの全体構成を示す。図１
では、通信ネットワークにより接続された複数の端末間
で、複数の電子会議（図中では、会議１、会議２、会議
３）が行われている様子を示している。

【００２４】電子会議では、例えば離れた場所にいる人
と音声で会話したり、ビデオで互いの状況を見たり、そ
れぞれの端末に同じ画面を表示することにより、共同で
設計や文書作成、遠隔コンサルテーションやデモンスト
レーションなどを行う。

【００２５】１つの電子会議システムは、基本的には、
会議に参加するユーザが利用する複数の会議端末２、１
台の会議情報サーバ１、１台の会議マネージャ３から構
成される。例えば、図中１０で示す会議１は、会議情報
サーバ１、会議情報サーバ１に夫々接続された４台の会
議端末２ａ〜２ｄ、および各会議端末２ａ〜２ｄと接続
された当該会議１に専用の会議マネージャ３ａから構成
される。

【００２６】会議端末２と会議情報サーバ１の間、ある
いは会議端末２と会議マネージャ３との間を接続するた
めの通信ネットワークとしては、ＬＡＮ(Local Area Ne
twork)やＩＳＤＮ(Integrated Services Digital Netwo
rk) などを用いることができる。

【００２７】会議情報サーバ１、会議端末２、会議マネ
ージャ３には、ワークステーション、パソコンなどを用
いることができる。

【００２８】図１では、会議マネージャ３（３ａ，３
ｂ，３ｃ）は独立したノードとして示してあるが、いず
れか１つの会議端末（例えば２ａ）が会議マネージャ
（例えば３ａ）を兼ねても構わない。この場合、会議マ
ネージャを兼ねた会議端末と、当該会議マネージャとの
間の通信は、通信ネットワークを用いず、端末内部のプ
ロセス間通信等により行なわれる。

【００２９】図１のように、会議情報サーバ１は、各会
議で共用される。

【００３０】電子会議システムを利用するユーザは、そ
れぞれの会議端末（２ａ〜２ｉ）を利用する。

【００３１】図２に、会議端末２の内部構成の一例を示
す。

【００３２】会議端末２は、キーボード、マウス、マイ
クロフォン、電子カメラ、ディスプレイ、スピーカ等の
装置４から文字、音声、画像などのデータや命令を入出
力する入出力部２１、通信ネットワークなどにより提供
される通信路を介して、他の会議端末２、会議情報サー
バ１や会議マネージャ３とデータや要求の送受信をする
通信部２２、通信路を制御する通信路制御部２３、当該
会議端末を制御する会議端末制御部２９、会議情報サー
バ１に会議情報の獲得を要求する会議情報獲得部２８、
会議情報を表示する会議情報表示部２４、他の会議端末
２へ参加要求を発行する参加要求送信部２７、会議への
参加要求に対して許可または拒否の判断をする参加要求
判断部２５、参加している会議の会議情報を受信する会
議情報受信部２６を具備する。

【００３３】会議情報とは、会議名、参加者の情報、会
議で用いる資料名やツール名などである。

【００３４】図３に、会議情報サーバ１の内部構成の一
例を示す。

【００３５】会議情報サーバ１は、通信ネットワークな
どにより提供される通信路を介して、会議端末２とデー
タや要求の送受信をする通信部１１、ユーザ情報と会議
情報を記憶する会議情報データベース１４、会議情報デ
ータベース１４を管理する会議情報管理部１２、会議情
報データベースを検索する会議情報検索部１３を具備す
る。

【００３６】ユーザ情報とは、ユーザＩＤ、ユーザ名、
ユーザが使っている会議端末のホストＩＤやホスト名な
どである。

【００３７】会議情報データベース１４のデータ構造
は、例えば図４のようになっている。

【００３８】図５に、会議マネージャ３の内部構成の一
例を示す。

【００３９】会議マネージャ３は、通信ネットワークな
どにより提供される通信路介して、会議端末２とデータ
や要求の送受信をする通信部３１、当該会議マネージャ
を制御する会議制御部３７、会議で表示する資料やツー
ルなどを制御する表示情報制御部３２、会議情報を格納
する会議情報格納部３３、会議端末２からの会議への参
加要求を受信する参加要求受信部３６、参加要求した時
点で許可手続きなしで会議に参加できるユーザを登録し
た参加許可者リストを格納する許可者リスト格納部３
４、会議の情報を送付する会議情報送信部３５を具備す
る。

【００４０】会議マネージャ３は、会議を開始すると
き、会議を開始する会議端末２の会議端末制御部２９に
より起動される。

【００４１】以下、本実施例の電子会議システムを利用
した会議を行なう場合に、電子会議を開始する処理、ユ
ーザが電子会議に参加する処理を説明する。なお、電子
会議を開く前に、会議する日時や議題などを参加してほ
しい人には、通常の会議と同様にあらかじめ連絡してお
くものとする。連絡の方法には、特に制限はなく、電
話、電子メール、電子会議システムにおける会議開催通
知を送るなど、どのような方法によっても良い。

【００４２】まず、ユーザが会議に参加または会議を開
始するまでの動作を説明する。図６は、この動作に関す
る流れ図である。

【００４３】概略的には、電子会議システムを利用した
会議を行なう場合、ユーザはまず自分に関する情報を会
議情報サーバ１に登録（ステップＳ１）した後、現在開
かれている会議情報を獲得し（ステップＳ２）、自分の
参加したい会議があるかどうかを検索する。参加したい
会議がある場合は、その会議に参加申請を行ない（ステ
ップＳ４）、参加したい会議がない場合は会議を行ない
たいユーザを会議情報サーバを利用して検索／招集し
（ステップＳ５）、会議を開催する（ステップＳ６）。

【００４４】以下、本実施例の処理についてより詳しく
説明する。

【００４５】電子会議システムの利用を開始するとき、
ユーザは、会議端末２上の通信路制御部２３に会議情報
サーバのホスト名を与え、当該会議端末２と会議情報サ
ーバ１との間に通信路を設定する。次に、会議端末制御
部２９は、ユーザＩＤやユーザ名、会議端末のホストＩ
Ｄやホスト名などを会議情報サーバ１に送付し、会議情
報データベース１４に登録する（ステップＳ１）。

【００４６】次に、会議端末２の会議情報獲得部２８よ
り会議情報サーバ１に会議情報獲得要求を発行する。要
求を受け取った会議情報サーバ１は、会議情報データベ
ース１４に記録されている全会議情報を会議情報獲得部
２８に送付する。会議情報獲得部２８は、これを会議情
報表示部２４に表示する（ステップＳ２）。

【００４７】ユーザは、会議端末２の会議情報表示部２
４に表示された情報中に、参加したい会議があるか否か
判断する（ステップＳ３）。

【００４８】ここで、表示された上記情報中に参加した
い会議がない場合は、会議を開始するための手続きを行
なう（ステップＳ５，Ｓ６）。以下、会議を開始すると
きの動作を説明する。図７は、この動作に関する流れ図
である。

【００４９】会議を開始するとき、会議を開始するユー
ザは、会議端末２の入出力部２１から図８のような会議
名と参加許可者リストを入力して（ステップＳ１１）、
会議開始要求を発行する。会議端末制御部２９は、新た
に会議マネージャ３を起動する（ステップＳ１２）。会
議マネージャ３が起動されると、会議端末２の通信路制
御部２３は、当該会議端末２と会議マネージャ３との間
に通信路を設定する（ステップＳ１３）。会議端末制御
部２９は、会議名と参加許可者リストを会議マネージャ
３に送付する（ステップＳ１４）。

【００５０】会議マネージャ３の会議情報格納部３３に
受理した会議名を格納し、許可者リスト格納部３４に受
理した参加許可者リストを格納する（ステップＳ１
５）。その際、会議名と参加許可者リストは、対応付け
て格納される。会議マネージャ３の会議情報送信部３５
は、会議開始通知を会議端末２へ送付する（ステップＳ
１６）。

【００５１】会議端末２の会議情報受信部２６で通知を
受理すると、会議情報獲得部２８は、会議名、会議を開
始したユーザのユーザＩＤ、使っている会議端末のホス
トＩＤなどの会議を開始したユーザの情報などを会議情
報サーバ１へ送付する（ステップＳ１７）。また、会議
情報端末２では、会議情報表示部２４に開始した会議の
情報を表示する（ステップＳ１８）。

【００５２】会議情報サーバ１の会議情報管理部１２で
は、会議ＩＤを割り振り、受理した情報と併せて会議情
報データベース１４に登録する（ステップＳ１９）。会
議情報データベース１４に登録した後、会議情報管理部
１２は、その会議ＩＤを会議を開始したユーザの会議端
末２へ送付する（ステップＳ２０）。

【００５３】会議端末制御部２９は、受理した会議ＩＤ
を会議マネージャ３へ送付する（ステップＳ２１）。会
議マネージャ３では、会議情報格納部３３に会議ＩＤを
格納する（ステップＳ２２）。

【００５４】また、会議情報サーバ２の会議情報検索部
１３は、現在、会議情報サーバ１と接続している全ユー
ザを会議情報データベース１４から検索し、会議情報管
理部１２は会議情報データベース１４に記録されている
全ユーザの会議端末２に新しく開始された会議の情報を
送付する（ステップＳ２３）。

【００５５】各会議端末２の会議情報獲得部２８は、こ
れを会議情報表示部２４に表示する（ステップＳ２
４）。

【００５６】以上が、会議を開始するときの動作であ
る。

【００５７】さて、前述のステップＳ３にて、ユーザが
会議端末２の会議情報表示部２４に表示された情報中に
参加したい会議があるか否か判断した結果、参加したい
会議がある場合は会議に参加するための手続きを行なう
（ステップＳ４）。

【００５８】以下では、ユーザが会議に参加するときの
動作を説明する。

【００５９】会議に参加する方法には、次の２通りがあ
る。会議に参加したいユーザが会議にすでに参加してい
るユーザに参加を要求する場合と、会議にすでに参加し
ているユーザが参加してほしいユーザに参加を要求する
場合である。ここでは、会議に参加したいユーザが会議
にすでに参加しているユーザに参加を要求する場合につ
いて説明する。図９およびその続きの図１０に、この動
作に関する流れ図を示す。なお、ユーザが会議へ参加申
請を行うと、会議マネージャ３の参加許可者リストにそ
のユーザが登録されているかどうかにより動作が異って
くる。

【００６０】ユーザは、会議端末２の会議情報表示部２
４に表示された会議の中から参加したい会議を入出力部
２１から選択する（ステップＳ３１）。会議情報獲得部
２８は、選択した会議の会議ＩＤを会議情報サーバ１へ
送付して、会議情報獲得要求を発行する（ステップＳ３
２）。

【００６１】要求を受けとった会議情報サーバ１の会議
情報検索部１３は、会議情報データベース１４を検索す
る。会議情報サーバ１の会議情報管理部１２は、検索し
た会議情報を前記会議端末２に送付する（ステップＳ３
３）。

【００６２】会議端末２の会議情報獲得部２８で会議情
報を受理すると、会議端末２の通信路制御部２３は、当
該会議端末２と会議マネージャ３の間に通信路を設定す
る（ステップＳ３４）。会議端末２の参加要求送信部２
７は、ユーザＩＤ、会議端末のホストＩＤを会議マネー
ジャ３の参加要求受信部３６へ送付する（ステップＳ３
５）。

【００６３】会議制御部３７は、許可者リスト格納部３
４を検索して、ユーザが参加許可者リストに登録されて
いるかどうか調べる（ステップＳ３６）。

【００６４】ユーザが参加許可者リストに登録されてい
る場合は、ユーザＩＤと会議端末のホストＩＤなどのユ
ーザ情報を会議情報格納部３３に格納する（ステップＳ
３９）。すなわち、参加要求を送付してきた会議端末
を、その会議への参加者として登録する。会議情報送信
部３５は、新しく参加したユーザのユーザ名、ユーザＩ
Ｄ、使っている会議端末のホストＩＤなどの情報を会議
に参加している全ユーザの会議端末２へ送付する（ステ
ップＳ４０）。各会議端末２の会議情報受信部２６は、
受信した情報を会議情報表示部２４に表示する。

【００６５】また、会議に参加したユーザの会議端末２
の会議情報獲得部２８は、会議参加通知を会議情報サー
バ１へ送付し（ステップＳ４１）、会議情報サーバ１で
は会議情報データベース１４を更新する（ステップＳ４
３）。

【００６６】これで、会議への参加手続きが終了する
（ステップＳ４２）。

【００６７】一方、ユーザが参加許可者リストに登録さ
れていない場合は、会議マネージャ３の会議情報送信部
３５から会議を開始したユーザの会議端末２へ参加判断
要求を発行する（ステップＳ３７）。要求を受けた会議
を開始したユーザの会議端末２の参加要求判断部２５
は、要求を入出力部２１へ出力する。会議を開始したユ
ーザが入出力部２１から判断を入力する（ステップＳ３
８）。判断が許可である場合は、参加要求判断部２５
は、その判断を会議マネージャ３へ送付し、会議マネー
ジャ３の会議情報格納部３３にそのユーザ情報を格納す
る（ステップＳ３９）。会議マネージャ３と会議端末２
の間の通信路は接続されたままである。そして、参加許
可者リストに登録されていた場合と同様に、会議に参加
したユーザの会議端末２の会議情報獲得部２８は、会議
参加通知を会議情報サーバ１へ送付し（ステップＳ４
１）、会議情報サーバ１では会議情報データベース１４
を更新する（ステップＳ４３）。

【００６８】これで、会議への参加手続きが終了する
（ステップＳ４２）。

【００６９】もし、ステップＳ３８で入力された判断が
拒否であった場合は、参加要求判断部２５は、その判断
を会議マネージャ３へ送付し、会議マネージャ３の会議
制御部３７は会議マネージャ３と会議端末２の間の通信
路を切断する（ステップＳ４４）。

【００７０】この場合、ユーザは会議に参加できないこ
とになる（ステップＳ４５）。

【００７１】ところで、会議の途中で、ユーザが途中参
加する場合もある。この場合も、会議に参加する場合と
同じような手続きを行う。ただし、ユーザの途中参加要
求が会議制御部３７に受理された時点で、会議情報送信
部３５は、会議マネージャ３の表示情報制御部３２が制
御している資料やツールを、途中参加したユーザの会議
端末２へ送付する。会議端末２の会議情報受信部２６
は、これを入出力部２１に出力する。ユーザは、この表
示された情報に応じて、所定の手続きを行なう。このよ
うに、本実施例によれば、参加許可者リストに登録され
ているユーザは参加を要求したとき、許可手続きなしで
会議に参加できる。したがって、ユーザの参加手続きの
ために議事の進行を妨げることがなくなる。

【００７２】本実施例では、通信ネットワークにより接
続されている端末により電子会議を行う場合について述
べたが、複数の無線端末により電子会議を行う場合にも
この会議への参加方式は適用できる。

【００７３】（第２の実施例）次に、第２の実施例を説
明する。

【００７４】定例会議や途中に休憩をはさむ会議など、
内容は継続して参加者の多くは変わらないが、時間的に
分かれている会議を行う場合がある。このような場合、
同じ資料を用いること、先の会議の会議録を参照したい
ことなどがあるが、そのたびに資料や会議録などを検索
して準備するのは手間がかかる。また、同じ会議に参加
するごとに参加手続きを踏むのは煩わしい。

【００７５】本実施例では、この問題を解決するため
に、会議の継続情報や先に行われた会議の情報を格納し
て再利用するようにしたり、あらかじめ参加が許可され
ているユーザや定例会議への参加率の高いユーザなどに
対する会議への参加方式の簡略化を行なうようにしたも
のである。

【００７６】本実施例の会議システムの構成や基本的な
動作は、第１の実施例と同様である。従って、本実施例
では、第１の実施例と異なる部分を中心に説明を行な
う。

【００７７】以下、定例会議の場合に会議を開始すると
きの動作を説明する。図１１は、この動作に関する流れ
図である。

【００７８】定例会議の場合は、第１の実施例の手順に
加えて、会議を開始する前に、会議情報サーバ１に格納
された定例会議の継続情報と先行する各回の会議が終了
したときの各回の会議情報を元に、各ユーザの参加率を
会議情報データベース１４へ格納するようにする。

【００７９】最初の定例会議を開始する前に、あらかじ
め毎回使う資料や参加予定者リストなど定例会議で継続
して用いる継続情報を会議情報データベース１４へ格納
しておく（ステップＳ５１，Ｓ５２）。

【００８０】次に、定例会議を終了するときの動作を説
明する。

【００８１】ここでは、第１回定例会議（ステップＳ５
３）〜第３回定例定例会議が終了し、第４回定例会議が
開始され、第４回定例会議を終了する場合（ステップＳ
５４，Ｓ５４）について説明する。図１２は、この動作
に関する流れ図である。

【００８２】定例会議を終了するときは、ユーザが会議
終了要求を会議マネージャ３へ発行すると（ステップＳ
７１）、会議マネージャ３の会議情報送信部３５は、会
議が開催された日時、議題、その回の参加者リスト、会
議で用いた資料やツールなど会議情報格納部３３に格納
しているその回の会議情報と、許可者リスト格納部３４
に格納している参加許可者リストを併せて会議を終了す
るユーザの会議端末２を経由して会議情報サーバ１へ送
付する（ステップＳ７２，Ｓ７４）。その後、会議マネ
ージャ３の終了処理を行う。会議情報サーバ１の会議情
報管理部１２では、受理した情報を会議情報データベー
スに格納する（ステップＳ７３）。

【００８３】定例会議が終了して会議情報サーバ１の会
議情報データベースへその回の会議情報を格納（ステッ
プＳ７５）すると、会議情報管理部１２は会議情報デー
タベースに格納している定例会議のすべての回における
ユーザの参加状況を集計して、各ユーザの定例会議への
参加率を会議情報データベースに格納する（ステップＳ
７６）。

【００８４】会議情報データベースに格納している参加
状況と集計した参加率のデータは、例えば図１３のよう
になる。

【００８５】次に、定例会議を開始するときの動作を説
明する。

【００８６】定例会議を開始するとき、会議を開始する
ユーザは会議端末２の入出力部２１から会議名と参加許
可者リストに継承する情報を指定して会議開始要求を発
行する。参加許可者リストに継承する情報とは、継続情
報の参加予定者リスト、先に行われた定例会議の参加者
リストや参加許可者リスト、定例会議への参加率などの
ユーザ情報である。

【００８７】例えば第５回会議を開始するとき（ステッ
プＳ５６）、参加許可者リストに継承する情報として、
第４回会議の参加者リストを指定する（ステップＳ５
７）。会議端末２の会議情報獲得部２８は、会議名と参
加許可リストに継承するユーザ情報、この場合は第４回
会議の参加者リストの指定を会議情報サーバ１へ送付す
る。

【００８８】会議情報サーバ１の会議情報検索部１３
は、受理した会議名と第４回会議の参加者リストの指定
を用いて会議情報データベースに記録されている定例会
議の継続情報と第４回会議の参加者リストを検索する。
そして、会議情報管理部１２は定例会議の継続情報と第
４回会議の参加者リストを会議端末２の会議情報獲得部
２８へ送付する（ステップＳ５８）。

【００８９】会議端末２の会議端末制御部２９は、受理
した参加者リストを参加許可者リストとして入出力部２
１に出力する。ユーザは参加許可者リストを確認して、
よければ承認する。そうでない場合は、入出力部２１よ
り参加許可者リストを編集する（ステップＳ５９）。

【００９０】次に、会議端末制御部２９は、新たに会議
マネージャ３を起動する（ステップＳ６０）。そして、
会議端末２の通信制御部２３は、会議端末２と会議マネ
ージャ３との間の通信路を設定する（ステップＳ６
１）。

【００９１】会議端末制御部２９は、会議名と継続情報
と参加許可者リストを会議マネージャ３の会議制御部３
７に送付する（ステップＳ６２）。

【００９２】会議情報格納部３３は、受理した会議情報
を格納する。許可者リスト格納部３４は受理した参加許
可者リストを格納する（ステップＳ６３）。

【００９３】これで、会議開始手続きが終了する。

【００９４】そして、第４回定例会議に参加したユーザ
など参加許可者リストに登録されているユーザが第４回
定例会議に参加するときは、第１の実施例で述べたよう
に図７のステップＳ１６以降と同様の処理を行なうこと
によって、許可手続きなしで会議に参加することができ
る（ステップＳ６４）。

【００９５】次に、定例会議を開始するとき、参加許可
者リストに継承する情報として参加率を指定する場合に
ついて説明する。

【００９６】会議を開始するとき、参加許可者リストに
継承する情報として参加率を指定する場合は、他のユー
ザ情報を指定する場合と少々異る。

【００９７】会議情報サーバ１で会議情報データベース
１４に記録されている定例会議の継続情報と参加率を検
索し、受理した参加率を会議端末２の入出力部２１へ出
力した後、ユーザは参加率を確認して、例えば参加率が
７０％以上のユーザを参加許可者リストに登録するな
ど、参加率を反映して参加許可者リストを作成する方法
を入出力部２１から指定する。

【００９８】会議端末制御部２９は、指定されたユーザ
を参加許可者リストに登録して入出力部２１に出力す
る。ユーザは参加許可者リストを確認して、よければ承
認する。そうでない場合は、入出力部２１より参加許可
者リストを編集する。

【００９９】その後の動作は、前記参加者リストを継承
した場合と同様であり、図７のステップＳ６０以降の手
続きを行なう。

【０１００】また、参加許可者リストの元となっている
ユーザ情報、すなわち継続情報の参加予定者リスト、先
の会議の参加者リストや参加許可者リスト、定例会議へ
の参加率などのいくつかを組み合わせて後から開く会議
の参加許可者リストに継承する場合がある。例えば、会
議を開始するときに、継続情報の参加予定者リストと先
の会議の参加者リストの和を指定して、その２つのリス
トの和を後から開く会議の参加許可者リストに継承す
る。また、２つ以上のリストの和を指定してもよいし、
リストの積を指定してもよい。継続情報の参加予定者リ
ストと参加率を組み合わせて、参加予定者リストに登録
されているユーザと、参加予定者リストに登録していな
いユーザであっても参加率の高いユーザを参加許可者リ
ストに登録して継承したり、参加予定者リストに登録さ
れているユーザであっても参加率の低いユーザを削除し
て参加許可者リストに登録して継承する。

【０１０１】このように、継続情報や時間的に先に行わ
れた会議のユーザ情報を後から開かれる会議に受け渡し
て、後から開かれる会議の参加許可者リストへ継承す
る。

【０１０２】以上にように、定例会議や休憩時間をはさ
んだ会議などにおいては、時間的に先に行われた会議の
ユーザ情報を後から開かれる会議の許可者リストに継承
することにより、先に行われた会議に参加していたユー
ザなど参加許可者リストに登録されているユーザが後か
ら開かれる会議に参加するときは、許可手続きを繰り返
さなくてすむ。

【０１０３】（第３の実施例）次に、第３の実施例を説
明する。

【０１０４】１つの電子会議が、複数のセッションによ
り構成されることがある。セッションとは、会議を構成
する基本単位であり、例えばメディアごとにセッション
を設けている会議がある。

【０１０５】本実施例では、図１４のように、１つの電
子会議が、ビデオセッション、音声セッション、共有ウ
ィンドウセッションの３つのセッションにより構成され
ている実施例について説明する。

【０１０６】各セッションは、会議情報サーバ１、セッ
ションマネージャ５、複数の会議端末２から構成され
る。

【０１０７】会議情報サーバ１、会議端末２の構成や基
本的な動作は、第１の実施例と同様である。

【０１０８】本実施例では、第１の実施例の会議マネー
ジャ３の代わりに、各セッションごとに、セッションマ
ネージャ５ａ，５ｂ，５ｃを設けている。セッションマ
ネージャ５ａ，５ｂ，５ｃは、それぞれビデオセッショ
ン、音声セッション、共有ウィンドウセッションを受け
持っている。各セッションマネージャ５ａ，５ｂ，５ｃ
の構成や基本的な動作は、第１の実施例の会議マネージ
ャ３（３ａ，３ｂ，３ｃ）と同様である。

【０１０９】本実施例では、第１の実施例の会議情報に
かえてセッション情報を用いる。セッション情報の検
索、セッションの開始、セッションへの参加などの手続
きは第１の実施例の会議情報の検索、会議の開始、会議
への参加などの手続きと同様に行われる。また、第１の
実施例においては会議ごとに参加許可者リストを備えた
が、ここではセッションごとに参加許可者リストを備え
る。

【０１１０】各セッションの各会議端末２ｊ，２ｋ，２
ｌ，２ｍは、会議情報サーバ１と接続し、会議情報サー
バ１の会議情報データベース１４はユーザ情報とセッシ
ョン情報を記憶する。セッション情報とは、セッション
名、参加者の情報、セッションで用いるメディア名、資
料名やツール名などである。

【０１１１】会議に参加するユーザは、すべてのユーザ
がすべてのセッションに参加してもよいし、あるユーザ
はビデオセッションには加わらずに音声セッションと共
有ウィンドウセッションの２つのセッションに参加する
ことで、会議に参加してもよい。セッションは２人以上
の参加者により行われる。図１４では、ビデオセッショ
ンには会議端末２ｊ，２ｋ，２ｌが、音声セッションに
は会議端末２ｊ，２ｋ，２ｌ，２ｍが、共有ウィンドウ
セッションに会議端末２ｋ，２ｌ，２ｍが参加している
様子を示している。

【０１１２】以下、複数のセッションにより会議を構成
する場合に、セッションを開始するときの動作を説明す
る。図１５は、この動作に関する流れ図である。

【０１１３】ここでは、音声セッションが行われている
場合に、当該音声セッションに参加しているユーザの１
人が重ねて共有ウィンドウセッションを開始するとき、
この共有ウィンドウを開始するユーザと同じ音声セッシ
ョンに参加していた他のユーザが当該共有ウィンドウセ
ッションに参加する手順について述べる。

【０１１４】音声セッションを開始した後、音声セッシ
ョンに変化があるときは、音声セッションのセッション
マネージャ５ａの会議情報送信部３５は変化したセッシ
ョン情報を、セッションを開始したユーザの会議端末２
を経由して会議情報サーバ１へ送付する。会議情報サー
バ１の会議情報管理部１２では、受理した情報を会議情
報データベース１４に格納する。

【０１１５】共有ウィンドウセッションを開始すると
き、セッションを開始するユーザは会議端末２の入出力
部２１からセッション名を入力して、セッション開始要
求を発行する。会議端末２の会議情報獲得部２８は、セ
ッション開始を要求したユーザのユーザＩＤ、使ってい
る端末のホストＩＤを会議情報サーバ１へ送付する（ス
テップＳ８１）。

【０１１６】会議情報サーバ１の会議情報検索部１３
は、受理したユーザ情報を用いて、共有ウィンドウセッ
ションを開始するユーザが現在開かれている他のセッシ
ョンに参加しているかどうか会議情報データベースを検
索する（ステップＳ８２）。

【０１１７】他のセッションに参加している場合は、会
議情報管理部１２はそのセッションの参加者リストを会
議端末２へ送付する（ステップＳ８３）。ユーザが２つ
以上のセッションに参加している場合は、会議情報管理
部１２はユーザが参加している全セッションの参加者リ
ストを会議端末２へ送付する。ここでは、音声セッショ
ンの参加者リストを会議端末２へ送付する。

【０１１８】会議端末２の会議情報獲得部２８は、受理
した参加者リストを共有ウィンドウセッションの参加許
可者リストとして入出力部２１に出力する（ステップＳ
８４）。

【０１１９】ユーザは出力された参加許可者リストを確
認して、よければ承認する。そうでない場合は、ユーザ
は入出力部２１より参加許可者リストを編集する（ステ
ップＳ８５）。

【０１２０】一方、他のセッションに参加していない場
合は、参加許可者リストを入出力部２１より入力して、
確認および承認する（ステップＳ８５）。

【０１２１】そして、ステップＳ８６で、図７のステッ
プＳ１２以降と同様の処理を行なうことによって、許可
手続きなしで会議に参加することができる。

【０１２２】すなわち、参加許可者リストの確認要求を
発行すると、会議端末制御部２９は、新たに共有ウィン
ドウセッションのためのセッションマネージャ５ｂを起
動する（ステップＳ１２）。そして、会議端末２の通信
制御部２３は会議端末２とセッションマネージャ５ｂの
間に通信路を設定する（ステップＳ１３）。会議端末制
御部２９は、セッション名と参加許可者リストをセッシ
ョンマネージャ５ｂの会議制御部３７に送付する（ステ
ップＳ１４）。

【０１２３】セッションマネージャ５ｂの会議情報格納
部３３に受理したセッション名を格納し、許可者リスト
格納部３４に受理した参加許可者リストを格納する（ス
テップＳ１５）。セッションマネージャ５ｂの会議情報
送信部３５は、セッション開始通知を会議端末２へ送付
する（ステップＳ１６）。

【０１２４】これで、セッションの開始が終了する。

【０１２５】このようにして、音声セッションに参加し
ているユーザは共有ウィンドウセッションの参加許可者
リストに登録される。

【０１２６】音声セッションに参加していたユーザなど
参加許可者リストに登録されているユーザが共有ウィン
ドウセッションに参加するときは、第１の実施例で述べ
たように図７のステップＳ１７以降と同様の処理を行な
うことによって、許可手続きなしでセッションに参加す
ることができる。

【０１２７】ここでは、先に開かれているセッションの
参加者リストを後から開かれるセッションの参加許可者
リストに継承する例を述べたが、継承する情報として参
加者リストのかわりに先に開かれているセッションの参
加許可者リスト、参加予定者リストなどのユーザ情報を
継承しても良い。また、参加者リストと参加許可者リス
トの和または積を継承するなど参加許可者リストの元に
なるユーザ情報のいくつかを組み合わせて継承しても良
い。このように、先に開かれているセッションのユーザ
情報を後から開かれるセッションに受け渡して、後から
開かれるセッションの参加許可者リストに継承すること
ができる。

【０１２８】以上にように、会議が複数のセッションに
より構成されている場合は、先に行われているセッショ
ンのユーザ情報を後から開かれるセッションの参加許可
者リストへ継承することにより、先に行われているセッ
ションに参加しているユーザなど参加許可者リストに登
録されているユーザが後から開かれるセッションに参加
するときには、許可手続きを繰り返さなくてすむ。

【０１２９】また、本発明は上述した各実施例に限定さ
れるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で、種々
変形して実施することができる。

【０１３０】

【発明の効果】本発明によれば、参加許可者リストに登
録されているユーザが電子会議への参加を要求したと
き、許可なしで参加できるようにしたため、参加するユ
ーザあるいは既に参加しているユーザと会議端末との間
で行なわれる許可手続きなしに、当該電子会議に参加す
ることができる。

【０１３１】したがって、会議への参加手続きが簡略化
するため、参加申請したユーザの許可手続きのために議
事の進行を妨げることがなくなる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１および第２の実施例に係る電子会
議システムの全体構成を示す図

【図２】会議端末の内部構成の一例を示す図

【図３】会議情報サーバの内部構成の一例を示す図

【図４】会議情報データベースのデータ構造の一例を示
す図

【図５】会議マネージャの内部構成の一例を示す図

【図６】会議に参加または会議を開始するまでの処理の
手順を示すフローチャート

【図７】会議を開始するための処理の手順を示すフロー
チャート

【図８】会議を開始するときに指定するデータの一例を
示す図

【図９】会議に参加する際の処理の手順を示すフローチ
ャート

【図１０】会議に参加する際の処理の手順を示すフロー
チャート

【図１１】定例会議をする際の処理の手順を示すフロー
チャート

【図１２】定例会議を終了する際の処理の手順を示すフ
ローチャート

【図１３】定例会議の参加状況と集計した参加率のデー
タの一例を示す図

【図１４】本発明の第３の実施例に係る電子会議システ
ムの全体構成を示す図

【図１５】会議が複数のセッションにより構成されてい
る場合にセッションを開始する際の処理の手順を示すフ
ローチャート

【符号の説明】

１…会議情報サーバ、２ａ〜２ｍ…会議端末、３ａ，３
ｂ，３ｃ…会議マネージャ、１１…通信部、１２…会議
情報管理部、１３…会議情報検索部、１４……会議情報
データベース、２１…入出力部、２２…通信部、２３…
通信路制御部、２４……会議情報表示部、２５…参加要
求判断部、２６…会議情報受信部、２７…参加要求送信
部、２８…会議情報獲得部、２９…会議端末制御部、３
１…通信部、３２…表示情報制御部、３３…会議情報格
納部、３４…許可者リスト格納部、３５…会議情報送信
部、３６…参加要求受信部、３７…会議制御部、５ａ，
５ｂ，５ｃ…セッションマネージャ

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】会議マネージャーにより管理された複数の
   会議端末間で情報を交換する電子会議に参加するための
   電子会議の参加方法において、 前記会議マネージャーの保持する参加許可者リストに、
   当該電子会議に参加することを予め許可したユーザの識
   別子を登録し、 当該電子会議に参加しようとする前記会議端末から前記
   会議マネージャーに、該会議端末の識別子およびユーザ
   の識別子を含む参加要求を送り、 前記参加要求を受けた前記会議マネージャーは、送られ
   た前記ユーザの識別子が前記参加許可者リストに登録さ
   れている場合、送られた前記会議端末の識別子を持つ会
   議端末を当該電子会議への参加者として登録する処理を
   行なうことを特徴とする電子会議システムの参加方法。
2. 【請求項２】既に開催し終了した１つの電子会議の参加
   者の全部または一部が継続される他の電子会議を開催す
   る場合、該１つの電子会議の参加許可者リストを、後か
   ら開催される該他の電子会議に対応する前記会議マネー
   ジャーに継承することを特徴とする請求項１に記載の電
   子会議の参加方法。
3. 【請求項３】前記電子会議が複数のメディアにより構成
   される場合、既に開催された１つのメディアの参加者の
   参加許可者リストを、後から開催される該メディアに対
   応する前記会議マネージャーに継承することを特徴とす
   る請求項１に記載の電子会議の参加方法。
4. 【請求項４】会議マネージャーにより管理された複数の
   会議端末間で情報を交換する電子会議システムにおい
   て、 前記会議端末は、前記会議マネージャーに該会議端末の
   識別子およびユーザの識別子を含む参加要求を送る手段
   を備え、 前記会議マネージャーは、 当該電子会議に参加することを予め許可したユーザの識
   別子を登録した参加許可者リストと、 前記会議端末から前記参加要求を受ける手段と、 送られた前記ユーザの識別子が前記参加許可者リストに
   登録されている場合、送られた前記会議端末の識別子を
   持つ会議端末を当該電子会議への参加者として登録する
   処理を行なう手段とを備えたことを特徴とする電子会議
   システム。