JP2009110364A

JP2009110364A - 情報管理プログラム及び情報管理装置

Info

Publication number: JP2009110364A
Application number: JP2007283148A
Authority: JP
Inventors: Yoshiharu Suzuki; 善晴鈴木
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2007-10-31
Filing date: 2007-10-31
Publication date: 2009-05-21
Anticipated expiration: 2027-10-31
Also published as: US20090112943A1; JP4479778B2

Abstract

【課題】複数の電子情報により構成された電子情報グループの版を管理する場合において、電子情報グループに含まれる一部の電子情報の状態が変化して電子情報グループの版が更新されたときに、版が更新される前の電子情報グループに含まれていた他の電子情報が、版が更新された電子情報グループに含まれるか否かを判断し、その判断結果を電子情報の状態に反映する情報管理プログラム及び情報管理装置を提供する。
【解決手段】更新判定部２６は、電子情報グループに含まれる一部の電子情報の状態を監視する。この監視は、変更処理部３２が電子情報を変更した際に生成する状態情報により行う。更新判定部２６は、一部の電子情報の状態が変化した場合に、その電子情報を含む電子情報グループの版が更新されたと判定し、判断部２８は、他の電子情報が、版更新後の電子情報グループに引き続き含まれるか否かを判断し、結果反映部３０がその判断結果を反映する。
【選択図】図２

Description

本発明は、情報管理プログラム及び情報管理装置に関する。

従来より、文書を電子化した文書情報を管理する文書管理システムが提案されている（例えば、下記特許文献１参照）。このような文書管理システムにおいては、各文書を管理するための有効期限等の管理情報は、各文書毎に設定して入力する必要があった。
特開２００３−２１６４６７号公報

本発明の目的は、複数の電子情報により構成された電子情報グループの版を管理する場合において、電子情報グループに含まれる一部の電子情報の状態が変化して電子情報グループの版が更新されたときに、版が更新される前の電子情報グループに含まれていた他の電子情報が、版が更新された電子情報グループに含まれるか否かを判断し、その判断結果を電子情報の状態に反映する情報管理プログラム及び情報管理装置を提供することにある。

上記目的を達成するために、請求項１記載の情報管理プログラムの発明は、コンピュータを、複数の電子情報により構成された電子情報グループに含まれる一部の電子情報の状態を示す状態情報を監視し、前記状態情報により示される前記状態が変化したときに前記電子情報グループの版が更新されたと判定する更新判定手段、前記更新判定手段が、前記電子情報グループの版が更新されたと判定した場合に、版が更新される前の電子情報グループに含まれていた他の電子情報が、版が更新された電子情報グループに含まれるか否かを判断する判断手段、前記判断手段の判断結果を前記他の電子情報の状態に反映する結果反映手段、として機能させることを特徴とする。

請求項２記載の発明は、請求項１記載の発明において、前記他の電子情報が、前記一部の電子情報の状態に基づいて設定された、前記電子情報グループに含まれなくなる条件を示す条件情報を有することを特徴とする。

請求項３記載の発明は、請求項１または請求項２記載の発明において、前記一部の電子情報の状態が、版、有効期限、削除を含むことを特徴とする。

請求項４記載の発明は、請求項１から請求項３のいずれか一項記載の発明において、前記判断結果が反映された前記他の電子情報の状態には、有効期限切れが含まれることを特徴とする。

請求項５記載の情報管理装置の発明は、複数の電子情報により構成された電子情報グループに含まれる一部の電子情報の状態を示す状態情報を監視し、前記状態情報により示される前記状態が変化したときに前記電子情報グループの版が更新されたと判定する更新判定手段と、前記更新判定手段が、前記電子情報グループの版が更新されたと判定した場合に、版が更新される前の電子情報グループに含まれていた他の電子情報が、版が更新された電子情報グループに含まれるか否かを判断する判断手段と、前記判断手段の判断結果を前記他の電子情報の状態に反映する結果反映手段と、を含むことを特徴とする。

請求項１及び請求項５の発明によれば、複数の電子情報により構成された電子情報グループの版を管理する場合において、電子情報グループに含まれる一部の電子情報の状態が変化して電子情報グループの版が更新されたときに、版が更新される前の電子情報グループに含まれていた他の電子情報が、版が更新された電子情報グループに含まれるか否かを判断し、その判断結果を電子情報の状態に反映することができる。

請求項２の発明によれば、一部の電子情報の状態に基づいて設定された条件を充足する電子情報を、版が更新された電子情報グループから除外することができる。

請求項３の発明によれば、電子情報の状態として、版、有効期限、削除を利用することができる。

請求項４の発明によれば、判断結果が反映された電子情報の状態に、有効期限切れを含めることができる。

以下、本発明を実施するための最良の形態（以下、実施形態という）を、図面に従って説明する。

図１には、本発明にかかる情報管理装置を構成するコンピュータのハードウェア構成の例が示される。図１において、情報管理装置は、中央処理装置（例えばＣＰＵを用いることができる）１０、ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）１２、読み出し専用メモリ（ＲＯＭ）１４、通信インターフェース１６、入力装置１８、表示装置２０及びハードディスク装置（ＨＤＤ）２２を含んで構成されている。また、これらの構成要素は、バス２４により互いに接続されている。

ＣＰＵ１０は、ＲＡＭ１２またはＲＯＭ１４に格納されている制御プログラムに基づいて、後述する各部の動作を制御する。ＲＡＭ１２は主としてＣＰＵ１０の作業領域として機能する。

また、通信インターフェース１６は、ＵＳＢ（ユニバーサルシリアルバス）ポート、ネットワークポート等の適宜なインターフェースにより構成され、ＣＰＵ１０がネットワーク等の通信手段を介して外部の装置とデータをやり取りするために使用する。

また、入力装置１８は、キーボード、ポインティングデバイス等により構成され、使用者が動作指示等を入力するために使用する。

また、表示装置２０は、液晶ディスプレイ等により構成され、電子情報及びその管理情報等を表示する。

また、ハードディスク装置２２は、大容量の記憶装置であり、後述する処理に必要となる種々のデータを記憶することができる。

図２には、本発明にかかる情報管理装置の一実施形態の機能ブロック図が例示される。図２において情報管理装置は、更新判定部２６、判断部２８、結果反映部３０及び変更処理部３２を含んで構成されている。

更新判定部２６は、例えばＣＰＵ１０とＣＰＵ１０の処理動作を制御するプログラムとを含んで構成され、複数の電子情報により構成された電子情報グループに含まれる一部の電子情報の状態を示す状態情報を監視し、上記一部の電子情報の状態が変化したときに電子情報グループの版が更新されたと判定する。ここで、電子情報には、電子文書（文書データ）、画像データ、音声データ、プログラムのソースコード、プログラムの実行形式等が含まれ、自身の状態を示す上記状態情報を有している。また、一部の電子情報は、特に限定されないが、電子情報グループの版を判定するものとして予め設定された一つまたは複数の電子情報である。また、状態情報には、当該電子情報の版情報、有効期限情報、当該電子情報が削除された旨の情報等が含まれる。また、状態情報が示す電子情報の状態が変化するとは、例えば電子情報の版の更新、有効期限の経過、あるいは電子情報の削除等をいう。

判断部２８は、例えばＣＰＵ１０とＣＰＵ１０の処理動作を制御するプログラムとを含んで構成され、更新判定部２６が、上記電子情報グループの版が更新されたと判定した場合に、版の更新前の電子情報グループに含まれていた他の電子情報が、版が更新された電子情報グループに引き続き含まれるか否かを判断する。本例では、上記他の電子情報に、電子情報グループに含まれなくなる条件情報を設定しておき、判断部２８がこの条件情報に基づいて電子情報グループに引き続き含まれるか否かを判断する構成が好適である。この条件情報は、例えば、上記一部の電子情報の状態に基づいて設定することができる。これにより、上記一部の電子情報の状態が変化し、電子情報グループの版が更新されたと判断された場合に、上記他の電子情報は、上記一部の電子情報の状態変化の内容に応じて、引き続き電子情報グループに含まれるか否かが決定されることになる。

結果反映部３０は、例えばＣＰＵ１０とＣＰＵ１０の処理動作を制御するプログラムとを含んで構成され、判断部２８の判断結果を上記他の電子情報の状態に反映する。これにより、上記他の電子情報が電子情報グループに含まれなくなったと判断された場合に、予め設定された条件情報に従って他の電子情報の状態情報を変更する。例えば、条件情報に予め有効期限が切れると設定されている場合には、他の電子情報を有効期限切れとする。また、予め削除すると設定されている場合には、他の電子情報を削除し、削除された旨の状態情報を生成する。なお、結果反映部３０が判断部２８の判断結果を上記他の電子情報の状態に反映する処理、すなわち他の電子情報の状態の変更は、例えば表示装置２０に表示することにより利用者にも通知する。

変更処理部３２は、例えばＣＰＵ１０とＣＰＵ１０の処理動作を制御するプログラムとを含んで構成され、利用者が入力装置１８から入力した指示情報に基づいて、電子情報の状態を変更する。この変更には、例えば電子情報の版の更新、電子情報の削除等がある。また、変更処理部３２は、電子情報を変更した場合に、当該電子情報の状態情報も変更する。なお、有効期限の経過の場合には、予め状態情報に設定されていた期限を参照し、当該期限が経過したときに、有効期限切れという状態情報を生成する。さらに、変更処理部３２は、例えば電子情報の版を更新した場合、有効期限が経過した場合または電子情報を削除した場合等に、それぞれ版が最新のものに変更された状態情報、有効期限切れという状態情報、または削除した旨の状態情報等を作成し、いずれの場合にも上記更新判定部２６に出力する。

なお、上記各構成要素は複数の装置に分散配置され、互いに通信手段で接続されている形態でもよい。また、情報管理装置が複数互いに通信手段によって接続されていて互いに協調動作する構成としてもよい。

図３には、電子情報に条件情報を設定するための設定画面の例が示される。図３において、上記他の電子情報である添付文書１が設定対象としてタイトル欄に表示されており、作成日時及び設定内容の更新日時も表示されている。また、条件情報の設定内容は期限（有効期限）であり、具体的な日時または日時以外の条件が設定できる。本例においては、利用者が入力装置１８から日時以外の条件（黒丸で表示される）を選択し、「主要文書Ａが更新されるまで」という条件を設定している。なお、主要文書Ａが上記一部の電子情報に相当する。これにより、主要文書Ａの版が更新されると、更新判定部２６により電子情報グループの版が更新されたと判定され、判断部２８により添付文書１が電子情報グループに含まれないと判断される。なお、本例では、条件情報の設定内容が期限となっているので、版が更新された電子情報グループに含まれなくなった添付文書１の状態は、結果反映部３０により有効期限切れとされる。

図４には、本発明にかかる情報管理装置の動作例のフローが示される。また、図５（ａ），（ｂ）には、電子情報グループの説明図が示される。

図４において、更新判定部２６は、複数の電子情報により構成された電子情報グループに含まれる一部の電子情報の状態を監視している（Ｓ１）。

例えば、図５（ａ）に示された例では、電子情報グループが一つの主要文書Ａと２つの添付文書１，２（いずれも電子化された文書情報である）により構成されており、主要文書Ａが上記一部の電子情報に相当する。この主要文書Ａには、状態情報として版情報が設定されており、図５（ａ）に示された例では、版情報が「Ｖｅｒ．１．０（第１版）」となっている。また、他の電子情報としての添付文書１，２は、条件情報が「Ｖｅｒ．１．０用」と設定されている。これは、添付文書１，２が主要文書ＡのＶｅｒ．１．０のための文書であって、主要文書Ａの版が更新された場合には本電子情報グループに含まれなくなることを意味している。なお、電子情報グループに含まれなくなるとは、例えば添付文書１，２が有効期限切れとなったり、削除されることをいうが、これには限定されない。情報管理装置の使用目的に応じて適宜「含まれない」状態を設定することができる。

前述したように、電子情報は、利用者が入力装置１８から入力した指示情報に基づいて変更処理部３２が変更し、その旨の状態情報を発生するので、更新判定部２６は、上記状態情報により、一部の電子情報の状態が変化したか否かを監視する（Ｓ２）。一部の電子情報の状態が変化した場合には、その電子情報を含む電子情報グループの版が更新されたと判定する（Ｓ３）。

図５（ｂ）に示された例では、主要文書Ａの版情報がＶｅｒ．１．０からＶｅｒ．２．０に変更されており、主要文書Ａの状態が変化している。このため、更新判定部２６は、電子情報グループの版が更新されたと判定する。

次に、判断部２８は、版が更新される前の電子情報グループに含まれていた上記他の電子情報が、版更新後の電子情報グループに引き続き含まれるか否かを判断する（Ｓ４）。Ｓ４において含まれると判断された場合は、Ｓ１からのステップを繰り返す。また、含まれないと判断された場合には、結果反映部３０が判断部２８による含まれないとの判断結果を上記他の電子情報の状態情報に反映し（Ｓ５）、Ｓ１からのステップを繰り返す。

図５（ｂ）において、添付文書１，２は、条件情報が「Ｖｅｒ．１．０用」と設定されている。この場合、判断部２８の判断結果の反映方法として条件情報に有効期限切れが設定されていると、図５（ｂ）に示されるように、結果反映部３０により添付文書１，２の状態情報として「有効期限切れ」が設定される。このとき、表示装置２０には「有効期限切れ」が表示される。

図６（ａ），（ｂ）には、電子情報グループの他の説明図が示される。本実施形態は、図６（ａ）に示される一部の電子情報としての主要文書Ａが、図６（ｂ）に示されるように削除される例である。この場合、変更処理部３２が主要文書Ａを削除し、その旨の状態情報を更新判定部２６に出力する。更新判定部２６は、変更処理部３２から出力された状態情報により主要文書Ａの削除という状態の変化を検知し、電子情報グループの版が更新されたと判定する。

本例においても、他の電子情報としての添付文書１，２は、条件情報が「Ｖｅｒ．１．０用」と設定されているので、電子情報グループの版が更新により、電子情報グループに含まれなくなる。この結果、本例の場合図５（ｂ）と同様に、結果反映部３０により添付文書１，２の状態情報として「有効期限切れ」が設定されている。

図７（ａ），（ｂ），（ｃ），（ｄ）には、電子情報グループのさらに他の説明図が示される。本例では、電子情報グループが主要文書と添付文書とにより構成されており、それぞれの数の関係が異なっている。

すなわち、図７（ａ）に示された例では、主要文書と添付文書とが１対１の関係になっている。また、図７（ｂ）に示された例では、主要文書と添付文書とが１対多の関係になっている。また、図７（ｃ）に示された例では、主要文書と添付文書とが多対１の関係になっている。さらに、図７（ｄ）に示された例では、主要文書と添付文書とが多対多の関係になっている。

上記いずれの場合にも、一つまたは複数の主要文書の状態により、更新判定部２６が電子情報グループの版が更新されたか否かを判定し、更新された場合に判断部２８が一つまたは複数の添付文書が引き続き電子情報グループに含まれるか否かを判断する。この判断結果は、結果反映部３０がそれぞれの添付文書に反映させ、表示装置２０に反映結果を表示する。

なお、主要文書が複数の場合（図７（ｃ），（ｄ））には、更新判定部２６が、それぞれの主要文書の状態毎に電子情報グループの更新の有無を判定する。従って、主要文書が複数の場合には、主要文書の数だけ電子情報グループが存在していることになる。このため、判断部２８の判断も、各主要文書毎に実行され、添付文書は各主要文書毎の電子情報グループに含まれるか否かが判断される。

図８には、図７（ｃ）に示される複数の主要文書に対して判断部２８の判断結果を反映させた場合の表示例が示される。図８に示された例では、主要文書が二つ（Ａ，Ｂ）であり、添付文書が一つ（添付文書１）であって、図７（ｃ）に示されるように、主要文書と添付文書とが多対１の関係となっている。図８において、表示対象である添付文書１は、主要文書Ａ及びＢのそれぞれに対して「更新されるまで」という条件情報が設定されている。ここで、本例では、主要文書Ａの版が更新され、主要文書Ｂの版が更新されていないので、添付文書１は、主要文書Ａと構成する電子情報グループの版が更新されたと判定されて電子情報グループに含まれなくなり（期限切れと表示される）、主要文書Ｂと構成する電子情報グループの版は更新されていないと判定されて電子情報グループに引き続き含まれる（有効と表示される）ことになる。

図９には、添付文書が複数含まれる電子情報グループにおいて、判断部２８の判断結果を反映させた場合の表示例が示される。図９に示された例では、主要文書が一つ（Ａ）であり、添付文書が二つ（添付文書１，２）であって、図７（ｂ）に示されるように、主要文書と添付文書とが１対多の関係となっている。なお、図９においては、添付文書１に「主要文書Ａが削除されるまで」という条件情報が設定されており、添付文書２に「主要文書Ａが更新されるまで」という条件情報が設定されている。

ここで、主要文書Ａが更新されると、電子情報グループの版が更新されたと判定され、添付文書２は当該電子情報グループに含まれないと判断されて期限切れと表示される。一方、添付文書１は当該電子情報グループに引き続き含まれると判断されて有効と表示される。

本発明にかかる情報管理装置を構成するコンピュータのハードウェア構成の例を示す図である。本発明にかかる情報管理装置の一実施形態の機能ブロック図である。電子情報に条件情報を設定するための設定画面の例を示す図である。本発明にかかる情報管理装置の動作例のフロー図である。電子情報グループの説明図である。電子情報グループの他の説明図である。電子情報グループのさらに他の説明図である。複数の主要文書に対して判断部の判断結果を反映させた場合の表示例を示す図である。添付文書が複数含まれる電子情報グループにおいて、判断部の判断結果を反映させた場合の表示例を示す図である。

符号の説明

１０ＣＰＵ、１２ＲＡＭ、１４ＲＯＭ、１６通信インターフェース、１８入力装置、２０表示装置、２２ハードディスク装置、２４バス、２６更新判定部、２８判断部、３０結果反映部、３２変更処理部。

Claims

コンピュータを、
複数の電子情報により構成された電子情報グループに含まれる一部の電子情報の状態を示す状態情報を監視し、前記状態情報により示される前記状態が変化したときに前記電子情報グループの版が更新されたと判定する更新判定手段、
前記更新判定手段が、前記電子情報グループの版が更新されたと判定した場合に、版が更新される前の電子情報グループに含まれていた他の電子情報が、版が更新された電子情報グループに含まれるか否かを判断する判断手段、
前記判断手段の判断結果を前記他の電子情報の状態に反映する結果反映手段、
として機能させることを特徴とする情報管理プログラム。
請求項１記載の情報管理プログラムにおいて、前記他の電子情報は、前記一部の電子情報の状態に基づいて設定された、前記電子情報グループに含まれなくなる条件を示す条件情報を有することを特徴とする情報管理プログラム。
請求項１または請求項２記載の情報管理プログラムにおいて、前記一部の電子情報の状態は、版、有効期限、削除を含むことを特徴とする情報管理プログラム。
請求項１から請求項３のいずれか一項記載の情報管理プログラムにおいて、前記判断結果が反映された前記他の電子情報の状態には、有効期限切れが含まれることを特徴とする情報管理プログラム。
複数の電子情報により構成された電子情報グループに含まれる一部の電子情報の状態を示す状態情報を監視し、前記状態情報により示される前記状態が変化したときに前記電子情報グループの版が更新されたと判定する更新判定手段と、
前記更新判定手段が、前記電子情報グループの版が更新されたと判定した場合に、版が更新される前の電子情報グループに含まれていた他の電子情報が、版が更新された電子情報グループに含まれるか否かを判断する判断手段と、
前記判断手段の判断結果を前記他の電子情報の状態に反映する結果反映手段と、
を含むことを特徴とする情報管理装置。