JP2014016847A - 情報処理装置，システム，およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 ユーザが目的の文書情報を探すのに要する時間を短縮できるようにする。
【解決手段】 サーバ装置２０１では、文書表示制御部５１が、予め定められたフォーマットに基づき、登録されている文書情報に対応するアイコン（表示部品）を生成する。また、利用頻度計算部５２が、上記登録されている文書情報の利用頻度を算出する。そして、文書表示制御部５１が、生成するアイコンのサイズ等の態様を、利用頻度計算部５２が算出した利用頻度に応じて制御し、クライアント装置１０１のディスプレイの画面に表示させる。このとき、アーカイブ処理制御部５３が、上記登録されている文書情報のうち、重要でないと判断した文書情報をアーカイブ状態での登録に移行させる。
【選択図】 図３

Description

この発明は、情報処理装置，システム、およびコンピュータを情報処理装置として稼動させるプログラムに関する。

パーソナルコンピュータ等の情報処理装置を使用した文書管理システムでは、登録されている複数の文書情報の情報をアイコン等の表示部品によって情報処理装置の表示部の画面に表示することができる。
このような文書管理システムでは、ユーザが目的の文書情報に辿り着き易くするために、各文書情報の表示部品を並べて表示する方法が既に知られている。なお、「文書情報」とは、文書そのもの、又は文書を含むフォルダ等のことを指す。

例えば、特許文献１には、複数の各プログラムメニューの項目をアイコンによって表示するアイコンメニュー表示装置において、各アイコンの選択頻度に応じて、メニュー画面内に表示させるアイコンの表示サイズを変化させる制御について開示されている。

しかしながら、上記のような従来の文書管理システムでは、単に複数の文書情報を表示部品によって並べて表示しているにすぎなかった。
例えば、複数のフォルダの情報を一覧で表示する場合、全てのフォルダを同じアイコンで表示する。また、各フォルダの情報として、フォルダ名や作成日等を表示させることも可能であるが、一見して利用頻度（「使用頻度」ともいう）が高いフォルダがどれか、利用頻度の低いフォルダがどれかの区別がつかない。更に、誰も使っていないフォルダであっても、誰かが手動で消さない限り、そのフォルダのアイコンを表示し続けるため、一覧に表示するフォルダのアイコンが増えてしまう。

したがって、ユーザが目的の文書情報を探すのに時間がかかってしまい、作業効率の低下につながるという問題があった。
また、特許文献１のものでも、文書情報の表示部品の大きさを変更することはできない。そのため、ユーザが目的の文書情報を探すのに時間がかかってしまい、作業効率の低下につながるという問題を解消することはできない。
この発明は、上記の点に鑑みてなされたものであり、ユーザが容易に目的の文書情報を探すことができるようにすることを目的とする。

この発明は、登録されている文書情報を表示部品によって表示する情報処理装置であって、上記の目的を達成するため、予め定められたフォーマットに基づき、上記登録されている文書情報に対応する表示部品を生成する生成手段を設ける。また、上記登録されている文書情報の利用頻度を算出する算出手段と、上記生成手段が生成する表示部品の態様を、上記算出手段が算出した利用頻度に応じて制御する制御手段とを設けたものである。

この発明の情報処理によれば、ユーザが容易に目的の文書情報を探すことができる。

この発明によるシステムの一実施形態である文書管理システムのネットワーク構成例を示す概念図である。 図１のクライアント装置１０１およびサーバ装置２０１のハードウェア構成例を示すブロック図である。 図１のクライアント装置１０１およびサーバ装置２０１の主要な機能構成例を示すブロック図である。 図１のサーバ装置２０１のＣＰＵが実行する、ユーザ全体についてのアイコンサイズ制御処理の一例を示すフローチャートである。 図１のサーバ装置２０１のＣＰＵが実行する、ユーザ個別のアイコンサイズ制御処理の一例を示すフローチャートである。 図１のクライアント装置１０１のディスプレイに表示される文書情報の利用頻度を視覚化した画面の一例を示す図である。 図１のサーバ装置２０１に登録された２つの文書Ａ，Ｂの登録日からの閲覧回数積算値の変化の一例を示す線図である。 同じく２つの文書Ａ，Ｂの登録日からの利用頻度の変化の一例を示す線図である。

以下、この発明を実施するための形態について、図１〜図７を参照して具体的に説明する。
〔文書管理システムのネットワーク構成例〕
まず、この発明によるシステムの一実施形態である文書管理システムの概略について説明する。
図１は、その文書管理システムのネットワーク構成例を示す概念図である。

この文書管理システムは、クライアント装置１０１と、サーバ装置２０１とを備えている。それらの機器の接続は、ＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）等のネットワーク１０２を介して行うが、ＲＳ−４８５規格等に準拠したシリアル接続や、ＳＣＳＩ（Small Computer System Interface）規格等に準拠したパラレル接続等によって行ってもよい。なお、クライアント装置１０１の接続は１台に限らない。

クライアント装置１０１は、ユーザが使用するパーソナルコンピュータ等の情報処理装置である。このクライアント装置１０１は、ユーザ操作による入力に応じて、文書を作成し、それをそのまま、あるいはフォルダに入れて、サーバ装置２０１への登録要求により、その作成した文書又はフォルダをサーバ装置２０１に送信して登録させることができる。その登録される文書又はそれを入れたフォルダなどが、文書情報の一例として含めることができる。
また、サーバ装置２０１から送られてくる文書情報を表示部にアイコンによって表示することができる。なお、アイコン以外の表示部品を使用することもできる。

サーバ装置２０１は、文書情報を管理するためのパーソナルコンピュータ等の情報処理装置である。このサーバ装置２０１は、クライアント装置１０１からの登録要求により、そのクライアント装置１０１から送られてくる文書情報を登録することができる。
また、クライアント装置１０１からの表示要求に応じて、自己に登録されている文書情報をクライアント装置１０１に送信して、その表示部にアイコンによって表示させることができる。

この実施形態では、サーバ装置２０１に登録されている文書情報をクライアント装置１０１の表示部にアイコンによって表示させるが、次のようにすることもできる。例えば、ネットワーク１０２にプリンタ等の画像形成装置が接続されている場合には、その画像形成装置から出力される用紙等の記録媒体に、サーバ装置２０１に登録されている文書情報をアイコンによって印刷（画像形成）させる。
なお、１台の情報処理装置が、クライアント装置１０１の機能とサーバ装置２０１の機能を持っていても構わない。

〔クライアント装置およびサーバ装置のハードウェア構成例〕
次に、図１のクライアント装置１０１およびサーバ装置２０１のハードウェア構成例について説明する。
図２は、そのクライアント装置１０１およびサーバ装置２０１のハードウェア構成例を示すブロック図である。

クライアント装置（以下「機器」ともいう）１０１およびサーバ装置（以下「機器」ともいう）２０１はそれぞれ、ＣＰＵ１１、ディスプレイインタフェース（以下「インタフェース」を「Ｉ／Ｆ」という）１２、ディスプレイ１３、タイマ１４、ＲＡＭ１５，チップセット１６，１７，ハードティスク装置（以下「ＨＤＤ」という）１８，ネットワークＩ／Ｆ１９，マウス２０，キーボード２１，およびモデム２２を備えている。

ＣＰＵ１１は、機器全体を統括的に制御する中央処理装置である。このＣＰＵ１１は、ＨＤＤ１８内のプログラムを読み出してＲＡＭ１５に展開し、そのプログラムを実行して、ディスプレイ１３、タイマ１４、およびＨＤＤ１８を含む機器を制御する。よって、このＣＰＵ１１等を備えた機器がサーバ装置２０１の場合、この発明に係る機能を果たすことができる。
ディスプレイＩ／Ｆ１２は、ディスプレイ１３へ各種情報を表示するための信号を出力するものである。

ディスプレイ１３は、ディスプレイＩ／Ｆ１２からの信号に基づいて各種情報を表示する表示手段である。このディスプレイ１３としては、タッチパネルを積層した液晶表示パネルを用いてもよい。
タイマ１４は、年月日時分の時刻情報を生成して出力する計時手段である。
ＲＡＭ１５は、ＣＰＵ１１がプログラムを実行するために作業する（プログラムの展開を含む）ワークメモリや、画像データを展開して格納（記憶）する画像メモリ等として使用する読み書き可能なメモリである。

チップセット１６は、ＣＰＵ１１、ディスプレイＩ／Ｆ１２、およびＲＡＭ１５を高速な内部バスで接続し、また外部の汎用バス２３とのデータ交換も行うものである。
ＨＤＤ１８は、汎用バス２３に接続されたメモリデバイス（記憶手段）であり、ＯＳ（オペレーティングシステム）や、各種処理を実現するためのプログラムを含む各種データなどを格納している。なお、フラッシュメモリ等の他の不揮発性メモリ（不揮発性記憶手段）を備え、それに各種データを格納するようにしても良い。
ネットワークＩ／Ｆ１９は、外部機器とネットワーク１０２を介してデータをやり取りするための通信手段である。

チップセット１６，ＨＤＤ１８，およびネットワークＩ／Ｆ１９は、内部バスよりも低速な汎用バス２３でつながれている。
チップセット１７は、それらチップセット１６，ＨＤＤ１８，およびネットワークＩ／Ｆ１９と更に低速なバス２３やポートとデータ交換を行う。
マウスポートやキーボードポートでは、外部に接続された入力装置（入力手段）であるマウス２０やキーボード２１によりユーザ操作による入力を受け付ける。また、モデムポートでは、外部のモデム２２に接続された電話回線（公衆回線）によりＦＡＸ通信等が可能になっている。なお、サーバ装置２０１の場合、マウス２０やキーボード２１を備えていなくてもよい。

〔クライアント装置およびサーバ装置の主要な機能の構成例〕
次に、図１のクライアント装置１０１およびサーバ装置２０１の主要な機能構成例について説明する。なお、これらの機能は、ＣＰＵがプログラムに従って動作することによって実現することができる。なお、以下の説明においては、説明の都合上、各機能部が処理を実行するものとする。
図３は、図１のクライアント装置１０１およびサーバ装置２０１の主要な機能構成例を示すブロック図である。

クライアント装置１０１は、後述するユーザ個人の利用頻度表示およびユーザ全体（ユーザ全員）の利用頻度表示を含む各種表示を切り替え可能に（選択的に）行う表示制御部３０を備えている。
サーバ装置２０１は、文書管理部５０を備えている。また、電子文書データベース６０およびユーザ情報データベース７０も備えているが、それらを外部機器の不揮発性メモリ（ＨＤＤ等）に格納し、その外部機器と通信することにより、使用することも可能である。

文書管理部５０は、文書表示制御部５１、利用頻度計算部５２、およびアーカイブ処理制御部５３を含んで構成される。
電子文書データベース６０には、各文書情報に関するプロパティ（属性）が記憶され、登録される。この文書管理システムにおいては、例えば表１に示すように、通常の文書管理システムで必要とされる文書毎の文書登録日、文書ＩＤ、文書名、重要フラグ、閲覧回数、アイコンファイル、アイコンサイズ等のデータ（情報）が記憶され、登録される。この例では、説明の便宜上、「フォルダ」に関するデータを省略している。また、登録されている文書を５つ以上の文書Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ，Ｅ，・・・としているが、以下の説明では、説明の便宜上、文書がＡ，Ｂ，Ｃ，Ｄ，Ｅの５つであるとする。

「文書ＩＤ」は、登録されている各文書の識別情報を示している。
「文書名」は、登録されている各文書の名称を示している。
「文書登録日」は、登録されている各文書の登録日を示しており、文書登録時に図２のタイマ１４から出力される時刻情報から文書管理部５０によって抽出される。
「重要フラグ」は、登録されている各文書の重要度を示すものであり、通常は“０”にリセットされているが、登録されている各文書がそれぞれユーザにとって重要である場合に、そのユーザの操作によって“１”がセットされる。

「閲覧回数」は、登録されている各文書がそれぞれユーザによって閲覧される回数（全ユーザの合計のアクセス回数）を示している。この「閲覧回数」は、登録されている各文書のいずれかをユーザが閲覧したい場合には、そのユーザの操作によって閲覧対象の文書が読み込まれてクライアント装置１０１のディスプレイに表示されるため、その表示が行われる毎に「１」が加算される。

「アイコンファイル」は、登録されている各文書に対応するアイコンを表示するための画像データ（ビットマップデータ）のファイルを示している。もちろん、該当ファイルへのパスとして登録してもよい。各画像データにおいては、使用するアイコンの形状及び色等が定められる。また、画像データのドット数から、デフォルトの表示サイズも決めることができる。ただし、もとの画像データを拡大又は縮小したサイズをデフォルトとすることも妨げられない。

「アイコンサイズ」は、登録されている各文書に対応するアイコンの表示サイズを示している。この情報は、ユーザ全体の各文書情報の利用頻度に基づいた表示（ユーザ全体の利用頻度表示）を行う際に用いるものであり、後述するように文書の利用頻度に基づき随時更新される。また、ここではサイズを「大」「中」「小」「極小」の４段階で設定するようにしており、「中」がデフォルトのサイズである。ただし、５段階以上あるいは３段階以下で設定するようにしてもよい。表示ドット数やデフォルトに対する拡大縮小率を任意に設定できるようにしてもよい。

クライアント装置１０１に表示させるアイコンの態様は、以上のアイコンファイル及びアイコンサイズの情報により規定される。従って、これらの情報は、文書情報を表示部品によって表示するための情報である。

ユーザ情報データベース７０には、各ユーザに関するプロパティが記憶され、登録される。この文書管理システムにおいては、例えば表２に示すように、通常の文書管理システムで必要とされる各ユーザ毎のユーザＩＤ、ユーザ名、所属、権限ランク、文書毎の閲覧回数、文書毎のアイコンサイズ等のデータが記憶され、登録される。なお、表２では表を２段に分けて示しているが、これはスペースの都合によるものであり、複数のテーブルに分けて登録する必要はない。

「ユーザＩＤ」は、登録されている各ユーザの認証情報（識別情報）を示している。なお、ユーザの認証情報として、パスワードを含めてもよい。
「ユーザ名」は、登録されている各ユーザの名前を示している。
「所属」は、登録されている各ユーザがそれぞれ所属しているグループ（組織等）を示している。

「権限ランク」は、登録されているユーザ（サーバ装置２０１を利用するユーザ）が一般ユーザであるか文書管理システムの管理者であるかを示している。
「閲覧回数」は、ユーザが電子文書データベース６０に登録されている各文書を閲覧した回数（ユーザ毎のアクセス回数）を示している。
「アイコンサイズ」は、登録されている各文書に対応するアイコンの表示サイズを示している。この情報は、ユーザ個人単位の各文書情報の利用頻度に基づいた表示（ユーザ個人の利用頻度表示）を行う際に用いるものであり、後述するように文書の利用頻度に基づき随時更新される。サイズの規定方式は、電子文書データベース６０の場合と同様である。

この文書管理システムを利用するユーザの操作（図２のマウス２０やキーボードの操作に相当する）により、クライアント装置１０１の表示制御部３０は、表示切り替えを行うことができる。つまり、ユーザ個人単位の各文書情報の利用頻度に基づいた表示（ユーザ個人の利用頻度表示）と、ユーザ全体の各文書情報の利用頻度に基づいた表示（ユーザ全体の利用頻度表示）とを切り替えることができる。

クライアント装置１０１は、ユーザの操作により、そのユーザ（操作者）を認証する認証情報が入力されると、その認証情報を含む認証要求をサーバ装置２０１へ送信する。この例では、操作を行うユーザを表２に示した「ユーザＯ１」とし、認証情報をユーザＩＤ「User213」とする。
サーバ装置２０１は、クライアント装置１０１から認証要求を受けると、その認証要求に含まれている認証情報であるユーザＩＤ「User213」に基づいてユーザの認証処理を行う。そして、ユーザを認証した場合（この例では認証要求に含まれているユーザＩＤ「User213」と表２に示した予め登録されているユーザＩＤ「User213」とが一致するので認証成功となる）に、認証成功をクライアント装置１０１へ送信する。もちろん、他にパスワード等を用いた認証を行ってもよい。

クライアント装置１０１は、サーバ装置２０１から認証成功の応答を受けると、操作を行ったユーザ「ユーザＯ１」を認証したことを確認して、そのユーザによる利用を可能にする。
その後、表示制御部３０が各文書情報を個人単位の利用頻度でディスプレイ１３の画面に表示させる（ユーザ個人の利用頻度表示を行わせる）際には、ユーザの操作により、文書情報の個人表示要求が入力されるため、その個人表示要求をサーバ装置２０１へ送信する。

サーバ装置２０１は、ユーザを認証した後、クライアント装置１０１から文書情報の個人表示要求を受けると、文書管理部５０がユーザ情報データベース７０に登録されているデータから認証ユーザ「ユーザＯ１」が利用可能な文書情報（文書Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ）を判断する。ここでは、表２に示した文書Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ，Ｅのうち、文書Ｅは管理者のみが閲覧可能な文書であるため、文書Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄを認証ユーザ「ユーザＯ１」が利用可能な文書情報と判断する。

その後、文書管理部５０内の文書表示制御部５１が、サーバ装置２０１のＨＤＤ１８に登録されている各文書情報のうち、認証したユーザ「ユーザＯ１」が利用可能な各文書情報に対応する、態様を制御されたアイコンの情報を取得する。そして、そのアイコンの情報を含む表示用データをクライアント装置１０１へ送信する。なお、アイコンの「態様」とは、ここで説明する例ではアイコンの「サイズ（大きさ）」であるが、「色」、「明るさ」、「模様」、「透過率」、又は「形状」等であってもよい。
この場合、以下に説明する大きいアイコンに代えて、目立つ色のアイコン、明るい色のアイコン、目立つ模様のアイコン、透過率の小さいアイコン、目立つ形状のアイコン等を用いればよい。逆に、小さいアイコンに代えて、目立たない色のアイコン、暗い色のアイコン、目立たない模様のアイコン、透過率の大きいアイコン、目立たない形状のアイコン等を用いればよい。

また、アイコンの情報は、表１に示した電子文書データベース６０に含まれる該当文書情報のアイコンファイルと、表２に示したユーザ情報データベース７０に含まれる該当ユーザの該当文書情報についてのアイコンサイズに基づき生成できる。これらの情報をそのままクライアント装置１０１へ送信しても、これらの情報に基づいて表示すべきアイコンの画像そのものを生成して送信しても、その他の方法でこれらの情報に当たる情報を送信してもよい。

クライアント装置１０１は、サーバ装置２０１から上記の表示用データを受け取ると、表示制御部３０が各文書情報のアイコンをその表示用データが示す態様でディスプレイ１３の画面に表示させる。
そして、ユーザの操作により、ディスプレイ１３の画面に表示されている各アイコンのいずれかが指定されると、そのアイコンに対応する文書情報（ここでは「文書Ｂ」とする）の閲覧要求をサーバ装置２０１へ送信する。
その後、サーバ装置２０１から文書Ｂの文書データを受け取ると、その文書データの内容をディスプレイ１３の画面に表示させる。それによって、認証ユーザ「ユーザＯ１」が文書Ｂの文書データの内容を閲覧することができる。

サーバ装置２０１は、ユーザを認証した後、クライアント装置１０１から文書Ｂの閲覧要求を受けると、表示制御部３０がその文書Ｂの文書データ（画像データ等）をＨＤＤ１８から読み取り、それをクライアント装置１０１へ送信する。また、電子文書データベース６０に登録されている文書Ｂの閲覧回数およびユーザ情報データベース７０に登録されている認証したユーザ「ユーザＯ１」に対応する文書Ｂの閲覧回数にそれぞれ「１」を加算し、その旨を利用頻度計算部５２へ通知する。
利用頻度計算部５２は、その通知を受けると、閲覧回数が変化した文書情報の利用頻度を再計算し、その算出結果を文書表示制御部５１へ通知する。

文書表示制御部５１は、上記の算出結果の通知を受けると、アイコンの態様を、文書情報の利用頻度に応じて制御する。そして、最新の利用頻度に基づき定めたアイコンの態様（ここではサイズ）の情報を、電子文書データベース６０又はユーザ情報データベース７０に、アイコンサイズの情報として登録する。
これらのアイコンの態様制御に関する処理については、図４及び図５を用いて後述する。

一方、クライアント装置１０１は、ユーザによる利用が可能になった後、以下の処理を行う。つまり、表示制御部３０が各文書情報をユーザ全体の利用頻度でディスプレイ１３の画面に表示させる（ユーザ全体の利用頻度表示を行わせる）際には、ユーザの操作により、文書情報の全体表示要求が入力されるため、その全体表示要求をサーバ装置２０１へ送信する。

サーバ装置２０１は、ユーザを認証した後、クライアント装置１０１から文書情報の全体表示要求を受けると、文書管理部５０がユーザ情報データベース７０に登録されているデータから認証ユーザ「ユーザＯ１」が利用可能な文書情報（文書Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ）を判断する。

その後、文書管理部５０内の文書表示制御部５１が、サーバ装置２０１のＨＤＤ１８に登録されている、認証したユーザ「ユーザＯ１」が利用可能な各文書情報に対応する、態様を制御されたアイコンの情報を取得する。そして、そのアイコンの情報を含む表示用データをクライアント装置１０１へ送信する。

また、アイコンの情報は、表１に示した電子文書データベース６０に含まれる該当文書情報のアイコンファイル及びアイコンサイズに基づき生成できる。これらの情報をそのままクライアント装置１０１へ送信しても、これらの情報に基づいて表示すべきアイコンの画像そのものを生成して送信しても、その他の方法でこれらの情報に当たる情報を送信してもよい。

クライアント装置１０１は、サーバ装置２０１から上記の表示用データを受け取ると、表示制御部３０が各文書情報のアイコンをその表示用データが示す態様でディスプレイ１３の画面に表示させる。
そして、ユーザの操作により、ディスプレイ１３の画面に表示されている各アイコンのいずれかが指定されると、そのアイコンに対応する文書情報（ここでは「文書Ｂ」とする）の閲覧要求をサーバ装置２０１へ送信する。

その後、サーバ装置２０１から文書Ｂの文書データを受け取ると、その文書データの内容をディスプレイ１３の画面に表示させる。それによって、認証ユーザ「ユーザＯ１」が文書Ｂの文書データの内容を閲覧することができる。
サーバ装置２０１が行う閲覧要求に応じた処理は、上述のユーザ個人の利用頻度表示の場合と同様である。

また、アーカイブ処理制御部５３は、サーバ装置２０１のＨＤＤ１８に登録されている各文書情報のうち、重要でないと判断した文書情報をアーカイブ状態での登録に移行させる。それによって、その文書情報をアーカイブ（書庫化）し、サーバ装置２０１のＨＤＤ１８の予め定めたアーカイブ領域に記憶して登録する。このとき、アーカイブする文書情報を圧縮してもよい。
アーカイブに関する処理については、図４を用いて後述する。

以上説明してきた図３の各部のうち、サーバ装置２０１の文書表示制御部５１が、生成手段としての機能を果す。また、サーバ装置２０１の利用頻度計算部５２が、算出手段としての機能を果す。更にまた、サーバ装置２０１の文書表示制御部５１，アーカイブ処理制御部５３とクライアント装置１０１の表示制御部３０が、制御手段および表示制御手段としての機能を果たす。

次に、図１のサーバ装置２０１のＣＰＵ１１（図２）が実行する上述した文書表示制御部５１，利用頻度計算部５２，およびアーカイブ処理制御部５３の機能と対応する処理、つまり文書情報の利用頻度に基づいてアイコンの態様を制御する処理及びアーカイブに関する処理について説明する。
図４及び図５は、その処理の一例を示すフローチャートである。図４は、ユーザ全体についての利用頻度に基づく処理、図５は、ユーザ個別の利用頻度に基づく処理である。

サーバ装置２０１のＣＰＵ１１は、文書情報が誰かに閲覧されたとき、もしくは日付が変わって文書情報が登録されてからの日数が変化したときに、図４及び図５の処理をスタートする。
図３の説明では、文書情報が閲覧された場合について言及した。しかし、登録されてからの日数が変化した場合も、利用頻度が変わるため、ここでは図４及び図５の処理を行うようにしている。

まず図４の処理について説明する。図４の処理は、文書情報の閲覧がトリガの場合、閲覧された（閲覧回数が変化した）文書情報を処理対象として処理を行う。日数の変化がトリガの場合、その変化に係る文書情報を処理対象として処理を行う。複数の文書情報について一律の時刻に登録からの日数をカウントする場合には、その複数の文書情報を順次処理対象として処理を行う。
そして、図４の処理によるアイコンサイズの設定結果は、表１に示した電子文書データベース６０に登録する。

ＣＰＵ１１は、図４の処理においてはまず、ステップＳ１において、ユーザ全体についての処理対象の文書情報の利用頻度を計算する。この計算は、例えば「処理対象文書情報の閲覧回数の合計÷処理対象文書情報が登録されてからの日数」により行うことができる。
文書情報の閲覧回数の合計は、表１に示した電子文書データベース６０に登録されている閲覧回数の情報を用いることができる。登録されてからの日数は、電子文書データベース６０に登録されている文書登録日と現在の日時とに基づき求めることができる。

次に、ステップＳ２において、予め定められた基準範囲（利用頻度の基準となる範囲）およびアーカイブの基準値を読み出して取得する。なお、基準範囲の上限値および下限値がそれぞれ第１の基準値および第２の基準値に相当する。また、アーカイブの基準値が第３の基準値に相当し、この値は第２の基準値未満である。
その後、ステップＳ３，Ｓ５において、ステップＳ１で計算した処理対象の文書情報の利用頻度と、ステップＳ２で取得した基準範囲とを比較する。

そして、利用頻度が基準範囲を超える（つまり第１の基準値を超える）場合には、ステップＳ４で処理対象文書情報のアイコンサイズをデフォルトのアイコンサイズよりも大きい「大」に設定する。
利用頻度が基準範囲内（つまり第１の基準値以下で且つ第２の基準値以上）の場合には、ステップＳ６で処理対象文書情報のアイコンサイズをデフォルトの「中」に設定する。

利用頻度が基準範囲未満（つまり第２の基準値未満）の場合には、ステップＳ７へ進み、処理対象文書情報に重要フラグが立っている（「１」にセットされている）か否かをチェックする。
そして、重要フラグが立っている場合には、ステップＳ６で処理対象文書情報のアイコンサイズをデフォルトの「中」に設定する。
一方、処理対象文書情報に重要フラグが立っていない場合には、ステップＳ８へ移行する。

ステップＳ８では、処理対象文書情報の利用頻度と、ステップＳ２で取得したアーカイブの基準値とを比較する。
そして、処理対象文書情報の利用頻度がアーカイブの基準値未満である場合、処理対象文書情報はアーカイブ対象であると判定し、ステップＳ９でアーカイブする。また、処理対象文書情報のアイコンサイズを最も小さい「極小」に設定する。またこのとき、処理対象文書情報についてのユーザ毎のアイコンサイズ（ユーザ情報データベース７０に登録されているもの）も、合わせて全て「極小」に設定する。あるいは、アイコンを表示しないように設定してもよい。

一方、ステップＳ８で利用頻度がアーカイブの基準値未満でなかった（つまりアーカイブの基準値以上）場合は、ステップＳ１０で処理対象文書情報のアイコンサイズを予め定められたデフォルトのアイコンサイズよりも小さい「小」に設定する。
ステップＳ４，Ｓ６，Ｓ９，又はＳ１０の処理が完了すると、図４の処理を終了する。

次に図５の処理について説明する。図５の処理は、文書情報の閲覧がトリガの場合、閲覧したユーザ及び閲覧された（閲覧回数が変化した）文書情報を処理対象として処理を行う。日数の変化がトリガの場合、その変化に係る文書情報を処理対象とし、かつ全てのユーザを順次処理対象として全ユーザ分の処理を行う。複数の文書情報について一律の時刻に登録からの日数をカウントする場合には、その複数の文書情報を順次処理対象として同様に全ユーザ分の処理を行う。
そして、図５の処理によるアイコンサイズの設定結果は、表２に示したユーザ情報データベース７０に登録する。

ＣＰＵ１１は、図５の処理においてはまず、ステップＳ２１において、処理対象のユーザについて、ユーザ毎の処理対象の文書情報の利用頻度を計算する。この計算は、例えば「処理対象ユーザによる処理対象文書情報の閲覧回数÷処理対象文書情報が登録されてからの日数」により行うことができる。
特定のユーザによる文書情報の閲覧回数は、表２に示したユーザ情報データベース７０に登録されているユーザ毎の各文書情報の閲覧回数の情報を用いることができる。登録されてからの日数は、電子文書データベース６０に登録されている文書登録日と現在の日時とに基づき求めることができる。

次に、ステップＳ２２において、予め定められた基準範囲（利用頻度の基準となる範囲）を読み出して取得する。なお、基準範囲の上限値および下限値がそれぞれ第１の基準値および第２の基準値に相当するが、図４のステップＳ２で読み出す基準範囲とは異なる値とするとよい。
その後、ステップＳ２３，Ｓ２５において、ステップＳ２１で計算した利用頻度と、ステップＳ２２で取得した基準範囲とを比較する。

そして、利用頻度が基準範囲を超える（つまり第１の基準値を超える）場合には、ステップＳ２４で処理対象ユーザについて処理対象文書情報のアイコンサイズをデフォルトのアイコンサイズよりも大きい「大」に設定する。
利用頻度が基準範囲内（つまり第１の基準値以下で且つ第２の基準値以上）の場合には、ステップＳ２６で処理対象ユーザについて処理対象文書情報のアイコンサイズをデフォルトの「中」に設定する。

利用頻度が基準範囲未満（つまり第２の基準値未満）の場合には、ステップＳ２７へ進み、処理対象文書情報に重要フラグが立っている（「１」にセットされている）か否かをチェックする。重要フラグは、全ユーザに共通のものでも、ユーザ毎のものでもよい。
そして、重要フラグが立っている場合には、ステップＳ２６で処理対象ユーザについて処理対象文書情報のアイコンサイズをデフォルトの「中」に設定する。

一方、処理対象文書情報に重要フラグが立っていない場合には、ステップＳ２８で処理対象ユーザについて処理対象文書情報のアイコンサイズを予め定められたデフォルトのアイコンサイズよりも小さい「小」に設定する。
ステップＳ２４，Ｓ２６，又はＳ２８の処理が完了すると、図５の処理を終了する。
以上の図４及び図５の処理により、クライアント装置１０１に表示させる各文書情報と対応するアイコンのサイズを、その文書情報の利用頻度に応じて調整することができる。

次に、図１に示した文書管理システムを構成するクライアント装置１０１による文書情報の利用頻度の視覚化について説明する。
図６は、図１のクライアント装置１０１のディスプレイ１３（図２）に表示される文書情報の利用頻度を視覚化した画面の一例を示す図である。

この実施形態の文書管理システムでは、例えば図６に示すように、クライアント装置１０１のディスプレイ１３に、文書情報として、４つのフォルダＡＡＡ，ＢＢＢ，ＣＣＣ，ＤＤＤと７つの文書Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ，・・・の各情報がアイコンによって表示されている。
これらのうち、フォルダＢＢＢ，ＣＣＣと文書Ｂ，Ｃのアイコンサイズがデフォルトのアイコンサイズである。

フォルダＡＡＡと文書Ａは、利用頻度が高く、対応するアイコンが他のものより大きく表示されている。これらアイコンの大きい文書情報は、他のアイコンが小さい文書情報よりも利用頻度が高いことを示している。ここで言う「利用頻度」は、サーバ装置２０１に文書情報が登録されてから、どれだけその文書情報が使用されているかを表す値であり、図４又は図５の処理で計算する利用頻度である。

文書情報の利用頻度が基準範囲より大きければ、フォルダＡＡＡや文書Ａのように、対応するアイコンはデフォルトのアイコンサイズであるフォルダＢＢＢ，ＣＣＣや文書Ｂ，Ｃのアイコンサイズより大きくなる。また、逆に基準範囲より小さければ、フォルダＤＤＤや文書Ｄのように、対応するアイコンはデフォルトのアイコンサイズより小さくなる。

利用頻度が高い文書情報は、対応するアイコンが大きいため、その大きさによってユーザが視覚的に判断でき、また指定（図２のマウス２０によるクリック又はタッチ）操作を行う際の範囲も広いため、容易に選択が可能となる。なお、アイコンの表示サイズが変化する場合、その変化する表示サイズに合わせて、指定操作を該当アイコンへの操作と検出する範囲を設定するとよい。

利用頻度がアーカイブの基準値より小さくなった文書情報は、サーバ装置２０１によってアーカイブ対象と判定され、画面左側の文書情報の一覧表示から消え、図では表示されているアーカイブの欄に表示されるようになる。それらの文書情報と対応するアイコンについても、破線で囲んで示す３つのアイコンのように、極小のアイコンとなる。
このようにすることにより、文書情報を探す際の選択肢が減り、目的に辿り着きやすくなる。この図５では、文書の存在を示すアイコンを表示した例を示しているが、全くアイコンを表示してなくてもよい。

利用頻度が低くても一覧に表示し続けたい文書情報があれば、その文書情報に重要フラグを立てることができる。重要フラグの立てられた文書情報は、アーカイブ対象にしない。
重要フラグが立てられた文書情報は、特に対応するアイコンのサイズ（大きさ）以外の態様である色や形状などを他の文書情報に対応するアイコンと異ならせ、一定サイズ以下にしないようにするとよい。

各文書情報の利用頻度に応じた各アイコンの表示には二種類あり、これらの文書情報に対するユーザ全体の各文書情報の利用頻度を反映させた表示と、ユーザ個人（個別のユーザ自身）の各文書情報の利用頻度を反映させた表示とがある。ユーザ全体において注目されている文書情報を知りたい場合にはユーザ全体の各文書情報の利用頻度を、ユーザ個人にとって重要な文書情報に辿り着きたい場合にはユーザ個人別の各文書情報の利用頻度を反映させた表示に切り替える。なお、各ユーザが所属する各グループにおいてそれぞれ注目されている文書情報を知りたい場合には、グループ別の各文書情報の利用頻度を反映させた表示にも切り替えることも可能である。この場合、そのグループ別の各文書情報の閲覧回数を登録する必要がある。

ユーザ全体の各文書情報の利用頻度を反映させた場合は、情報共有を容易に行うことができる。これは、対象となるユーザ全員に同様に表示されるため、他のユーザが見ているのと同じ表示を見ることができ、アイコンが大きい文書情報はユーザ全体から注目されている文書情報と判断することができる。また、システムを初めて使用する人でも、利用頻度の高いものや低いものが明らかになっている状態から使い始めることができる。但し、ユーザ全体の利用頻度を反映させる場合、特定のユーザだけが頻繁に閲覧していても、ユーザ全体からすると低い利用頻度となる場合がある。
それに対して、ユーザ個人の各文書情報の利用頻度を反映させた表示は、各々がよく使うものに辿り着きやすくなる。但し、この場合は、ユーザ個人にとって重要でない文書情報であっても、ユーザ全体（組織）にとって重要であればアーカイブされずに表示され続ける。

次に、図１に示した文書管理システムを構成するサーバ装置２０１に登録された複数の文書情報の具体的な利用頻度の変化について説明する。
図７は、サーバ装置２０１に登録された２つの文書Ａ，Ｂの登録日からの閲覧回数積算値の変化の一例を示す線図である。
図８は、サーバ装置２０１に登録された２つの文書Ａ，Ｂの登録日からの利用頻度の変化の一例を示す線図である。この例では、ユーザによる１日１回の閲覧を文書の利用頻度の基準とした場合を想定する。

図７の例では、文書Ａは、登録後しばらくは閲覧回数が多く、それに伴って閲覧回数の積算値も増えているが、３０日以降は閲覧されることがなくなり、同時に積算値の増加も止まり、６０日を超えたところで１日１回閲覧された場合の閲覧回数の積算基準値（以下単に「積算基準値」という）Ｒ１を下回っている。
文書Ｂは、登録後しばらくは１日１回未満の閲覧回数であるが、３０日を過ぎた辺りからコンスタントに閲覧されるようになり、閲覧回数の積算値も増え続けている。

図８の例では、ユーザによる１日１回の閲覧を文書の利用頻度の基準としているので、その基準範囲（第１の基準値＝第２の基準値）Ｒ２は「１」となり、文書Ａ又はＢの利用頻度が「１」より大きければ利用頻度が高いと判定され、対応するアイコンはデフォルトサイズより大きく表示される。また、利用頻度が「１」より小さければ利用頻度が低いと判定され、対応するアイコンはデフォルトサイズより小さく表示される。

この実施形態の文書管理システムによる作用効果を以下の（ａ）〜（ｆ）に示す。
（ａ）文書管理システムを構成するサーバ装置２０１は、予め定められたフォーマットに基づき、登録されている文書情報に対応するアイコン（表示部品）を生成すると共に、上記登録されている文書情報の利用頻度を算出する。そして、生成するアイコンの態様を、算出した利用頻度に応じて制御し、クライアント装置１０１のディスプレイの画面に表示させる。

したがって、文書情報に対応するアイコンに利用頻度が反映され、利用頻度の高い文書情報に対応するアイコンの態様が変化して（例えばアイコンが大きくなって）目立つようになる。そのため、ユーザは、目的の文書情報を、クライアント装置１０１のディスプレイに表示されるアイコンを参照することによって容易に探し出せる。よって、目的の文書情報を探すのに要する時間を短縮することができ、作業効率の低下につながる。

（ｂ）サーバ装置２０１は、算出した利用頻度と予め定められた基準値（基準範囲）との関係に応じて上記アイコンの態様を制御する。
（ｃ）サーバ装置２０１は、利用頻度が予め定められた第１の基準値を超える場合には、上記アイコンのサイズを上記予め定められたフォーマットより大きくする。上記利用頻度が上記第１の基準値以下で、且つ予め定められた第２の基準値以上の場合には、上記アイコンのサイズを上記予め定められたフォーマットのサイズとする。上記利用頻度が上記第２の基準値未満の場合には、上記アイコンのサイズを上記予め定められたフォーマットより小さくする。これらにより、上記アイコンの態様の制御を容易且つ適切に行うことができる。

（ｄ）サーバ装置２０１は、上記利用頻度が上記第２の基準値未満である第３の基準値未満の場合には、該当の文書情報をアーカイブ状態での登録に移行させる。これによって、ユーザが利用する可能性が少ない文書情報がクライアント装置１０１のディスプレイの画面に表示されなくなる。そのため、ユーザは、目的の文書情報を、クライアント装置１０１のディスプレイに表示されるアイコンを参照することによって、一層容易に探し出せる可能性が高くなる。よって、目的の文書情報を探すのに要する時間を一層短縮できる可能性が高まる。

（ｅ）サーバ装置２０１は、上記アーカイブ情報での登録に移行させた文書情報についてはアイコンを生成しないようにする。これによって、処理効率の向上につながる。
（ｆ）サーバ装置２０１は、上記登録されている文書情報の閲覧回数と、その文書情報が登録されてからの期間との関係に基づき、その文書情報の利用頻度を算出する。これによって、文書情報の利用頻度の算出を容易に管理可能なデータに基づき行うことができるため、処理効率の更なる向上につながる。

以上で実施形態の説明を終了するが、この発明において、各部の具体的な構成、処理の内容、操作の手順、用いる文書情報の種類、画面の表示内容等は、実施形態で説明したものに限るものではない。

また、この発明を、登録されている文書情報をアイコン等の表示部品によって表示する文書管理システムを構成する２台の情報処理装置（１台のクライアント装置と１台のサーバ装置）に適用した実施形態について説明したが、この発明はこれに限らない。つまり、３台以上の情報処理装置（２台以上のクライアント装置と１台のサーバ装置）あるいは１台の情報処理装置（クライアント装置とサーバ装置の機能を兼ね備えた装置）にも、この発明を適用可能である。更に、クライアント装置又はサーバ装置の機能を複数の装置に分散して設け、それらの装置が協働して上述した実施形態のクライアント装置あるいはサーバ装置として機能するようにしてもよい。

〔この実施形態におけるプログラム〕
このプログラムは、登録されている文書情報を表示部品によって表示する情報処理装置としての機能させるコンピュータに、生成手段，算出手段，および制御手段としての機能を実現させるためのプログラムである。そして、このようなプログラムをコンピュータに実行させることにより、上述したような効果を得ることができる。

このようなプログラムは、はじめからコンピュータに備えるＨＤＤ（ハードディスク装置）、あるいはＲＯＭや他の不揮発性記憶手段（フラッシュＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ等）などに格納しておいてもよい。しかし、記録媒体であるＣＤ−ＲＯＭ、あるいはメモリカード，フレキシブルディスク，ＭＯ，ＣＤ−Ｒ，ＣＤ−ＲＷ，ＤＶＤ＋Ｒ，ＤＶＤ＋ＲＷ，ＤＶＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＷ，又はＤＶＤ−ＲＡＭ等の不揮発性記録媒体に記録して提供することもできる。それらの記録媒体に記録されたプログラムをコンピュータにインストールして実行させることにより、上述した各手順を実行させることができる。

さらに、ネットワークに接続され、プログラムを記録した記録媒体を備える外部機器あるいはプログラムを記憶手段に記憶した外部機器からダウンロードし、コンピュータにインストールして実行させることも可能である。
なお、この発明は上述した実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された技術思想に含まれる技術的事項の全てが対象となることは言うまでもない。
また、以上説明してきた各実施形態、動作例及び変形例の構成は、相互に矛盾しない限り任意に組み合わせて実施可能であることは勿論である。

１１：ＣＰＵ １２：ディスプレイＩ／Ｆ １３：ディスプレイ １４：タイマ
１５：ＲＡＭ １６，１７：チップセット １８：ＨＤＤ
１９：ネットワークＩ／Ｆ ２０：マウス ２１：キーボード ２２：モデム
２３：汎用バス ２４：バス ３０：表示制御部 ５０：文書管理部
５１：文書表示制御部 ５２：利用頻度計算部 ５３：アーカイブ処理制御部
６０：電子文書データベース ７０：ユーザ情報データベース
１０１：クライアント装置 １０２：ネットワーク ２０1：サーバ装置

特開平０５−０２００１６号公報

Claims (10)

1. 登録されている文書情報を表示部品によって表示する情報処理装置であって、
   前記登録されている文書情報に対応する表示部品を生成する生成手段と、
   前記登録されている文書情報の利用頻度を算出する算出手段と、
   前記生成手段が生成する表示部品の態様を、前記算出手段が算出した利用頻度に応じて制御する制御手段とを設けたことを特徴とする情報処理装置。
2. 請求項１に記載の情報処理装置であって、
   前記制御手段は、前記算出手段が算出した利用頻度と予め定められた基準値との関係に応じて前記表示部品の態様を制御することを特徴とする情報処理装置。
3. 請求項２に記載の情報処理装置であって、
   前記生成手段が生成した表示部品を表示手段の画面に表示させる表示制御手段を設けたことを特徴とする情報処理装置。
4. 請求項３に記載の情報処理装置であって、
   前記制御手段は、前記利用頻度が予め定められた第１の基準値を超える場合には、前記表示部品のサイズをデフォルトサイズより大きくし、前記利用頻度が前記第１の基準値以下で、且つ予め定められた第２の基準値以上の場合には、前記表示部品のサイズを前記デフォルトサイズとし、前記利用頻度が前記第２の基準値未満の場合には、前記表示部品のサイズを前記デフォルトサイズより小さくすることを特徴とする情報処理装置。
5. 請求項４に記載の情報処理装置であって、
   前記制御手段は、前記利用頻度が前記第２の基準値未満である第３の基準値未満の場合には、該当の文書情報をアーカイブ状態での登録に移行させることを特徴とする情報処理装置。
6. 請求項５に記載の情報処理装置であって、
   前記制御手段は、前記アーカイブ情報での登録に移行させた文書情報については表示部品を生成しないようにしたことを特徴とする情報処理装置。
7. 請求項５に記載の情報処理装置であって、
   前記算出手段は、前記登録されている文書情報の閲覧回数と、該文書情報が登録されてからの期間との関係に基づき該文書情報の利用頻度を算出することを特徴とする情報処理装置。
8. 請求項１乃至７のいずれか一項に記載の情報処理装置において、
   前記文書情報の利用頻度は、ユーザ全体についての利用頻度であることを特徴とする情報処理装置。
9. 登録されている文書情報を表示部品によって表示するシステムであって、
   前記登録されている文書情報に対応する表示部品を生成する生成手段と、
   前記登録されている文書情報の利用頻度を算出する算出手段と、
   前記生成手段が生成する表示部品の態様を、前記算出手段が算出した利用頻度に応じて制御する制御手段とを設けたことを特徴とするシステム。
10. コンピュータを、登録されている文書情報を表示部品によって表示する情報処理装置として機能させるためのプログラムであって、
    前記コンピュータを、
    前記登録されている文書情報に対応する表示部品を生成する生成手段と、
    前記登録されている文書情報の利用頻度を算出する算出手段と、
    前記生成手段が生成する表示部品の態様を、前記算出手段が算出した利用頻度に応じて制御する制御手段として機能させるためのプログラム。

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