JP2015219850A - 情報管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】サーバで管理されているデータを、そのデータの形式に関わらず端末の情報処理装置から一覧的に表示するシステムにおいて、一元的に管理されているデータを管理するための管理データに変更が生じた場合、他の情報処理装置にてその管理データを更新する。【解決手段】サーバ（２）は、オリジナルデータから作成した閲覧表示用データ、および閲覧表示用データの検索を可能する管理情報を有する管理データを情報処理装置（１）に配信する。情報処理装置（１）は、サーバ（２）から取得した閲覧表示用データを管理データに記録された管理情報に基づき表示部（１４）に表示する。サーバ（２）は、管理情報に変更が生じた場合、管理データを更新し、更新した管理データを情報処理装置（１）に所定のタイミングで送信し、情報処理装置（１）は、更新された管理データに基づき閲覧表示用データの表示を随時変更する。【選択図】図２

Description

本発明は、情報管理システムに関し、より詳細には、サーバで保持されているデータを情報処理装置に配信して、情報処理装置で閲覧、検索を可能とした情報管理システムに関する。

タブレットやＰＣ（Personal Computer）、スマートフォンなどの情報処理装置が普及し、これら情報処理装置の種類としても種々のものが用いられている。これらの情報処理装置を用いて作成したデータを利用する場合、例えば作成したデータをサーバ等の記憶装置に保持させて、これを適宜利用する形態をとることができる。サーバは、情報処理装置から接続可能なネットワーク上に配置されるものを使用することもできる。

このとき、ユーザは、情報処理装置の使用形態に合わせて、情報処理装置の種類を選択して使用することができる。例えば企業の営業マン等は、訪問する顧客先に応じてノートＰＣやタブレット端末等のメーカーや機能が異なる端末を適宜選択して使用している。そして例えばオリジナルのデータをサーバからタブレット等にコピーする作業を行い、そのデータを用いて営業などの業務を行うようにしている。このように、サーバで保管されているデータを各種情報処理装置で閲覧し、利用可能とするために、従来では、任意の情報処理装置からサーバにアクセスしてコピーなどの処理を行うことが一般的である。

ネットワークを介してデータを取得して閲覧可能とする技術に関して、例えば特許文献１は、他のノードにアクセス可能な状態でない場合でも、他のノードのファイル閲覧履歴を利用して、ノード上のファイル閲覧処理を自在に行うための発明が開示されている。ここでは、ネットワークを介して複数の他のノードとアクセス可能な画像形成装置において、他のノードに保存される閲覧履歴を自機の閲覧履歴に同期づける同期先を設定する。そして同期先より他のノードで保持される閲覧履歴を取得し、保存されている閲覧履歴と統合した統合閲覧履歴としてハードディスクに登録しておき、入力され統合閲覧履歴表示要求に基づいて、ハードディスクに保存されている統合閲覧履歴を操作部の表示部に表示させる。

また特許文献２には、指定された集計期間における累積アクセス時間が長いファイルを容易に探索できるようにしたファイルブラウザが開示されている。このファイルブラウザは、メインメモリ上にファイルごとのアクセス履歴を作成して管理し、各ファイルのアクセス時間を集計する集計期間を設定し、アクセス履歴に基づいて、設定された集計期間における各ファイルの累積アクセス時間を算出し、算出された累積アクセス時間の長さに応じて、各ファイルのアイコンおよびそれぞれのファイルが属するディレクトリのアイコンの表示形態を決定し、決定された表示形態のアイコンを用いて、ユーザにより指定されたディレクトリに属するディレクトリおよびファイルを表示装置に表示する。

また特許文献３には、ファイル毎に抽出した属性情報を関連付けて登録したファイル格納部から目的とするファイルを検索するための技術が開示されている。ここでは検索条件設定部ファイルの検索条件として属性情報を設定する。そして検索部は、ファイル格納部のファイル毎に、検索条件の属性情報と登録された属性情報から重みを用いて類似性を算出してファイルを検索する。検索結果表示部は、ファイルの検索結果を表示すると共に、検索結果に対する閲覧操作に応じた表示状態を生成する。閲覧操作抽出部は、検索結果表示部による閲覧操作を抽出する。重み算出部は、閲覧操作履歴からユーザが探しているファイルの特徴である探索視点を示す値を類似性の算出に使用する重みとして算出し、再度検索を行う際に算出した重みを設定して類似性を算出する。

また、特許文献４には、ウェブブラウジングのプロセスと履歴とを俯瞰的に視覚化して表示することのできる技術が開示されている。ここではネットワークを介して接続されたサーバの蓄積情報をダウンロードして表示する端末上にインストールされたブラウザにおいて、ネットワークを介して閲覧しているサイトの画面を逐次表示するブラウジング画面表示部と、ダウンロードした過去の画面情報をサムネイル表示または重ね表示する履歴画面表示部と、前記ブラウジング画面表示部おいて、表示された画面情報に対して文字、図形またはこれらの組み合わせからなる付加情報を追加する付加情報追加機能部とが設けられている。

特開２００７−４１９７６号公報 特開２０１１−１００４１９号公報 再公表２００７／０８８５７６号公報 特開２００９−４８２７８号公報

上記のようにタブレットやＰＣ、スマートフォンなどの多岐に渡る種類の情報処理装置が普及している。こでは情報処理装置のＯＳ（Operation System）もそれぞれの情報処理装置によって異なることがあり、これら情報処理装置で動作するアプリケーションも多岐に渡っている。このような種々のＯＳ上で動作する種々のアプリケーションが使用される情報処理装置では、ユーザは、複数の情報処理装置に分散したデータを視覚的に俯瞰することができない。

このような課題に対して、例えば情報処理装置としてのデバイスやＯＳを跨いでデータを利用することができるEvernote（登録商標）やDropBox（登録商標）等のクラウドサービスがあるが、これらのクラウドサービスを利用する場合にはユーザは意識的に対象を指定する必要があり、また利用できるデータ範囲も限定的になる。
また、サーバ等の記憶装置に保持されたオリジナルのデータをタブレットなどの各種の情報処理装置にコピーして閲覧しようとする場合、容量の大きなデータのコピーに無駄な時間を要したり、各端末の記憶容量を無駄に消費する問題が生じる。また、携帯電話の回線やＷｉ−Ｆｉ回線を用いて情報処理装置からサーバ等にアクセスする場合には、回線の通信速度の制限により即座にサーバのデータを閲覧することができなかったり、サーバでのファイル検索に時間を要するという問題があった。

つまり種々の情報処理装置で作成されたデータをサーバ等の記憶装置で管理して閲覧可能とすると、ＯＳやアプリケーションによって異なるデータを簡単な操作を行うだけで一覧的に俯瞰して閲覧し、利用することは難しいという課題がある。また、サーバ等で管理しているオリジナルのデータをコピーしてクライアントの情報処理装置で利用する場合にも、コピー作業が煩雑で、また迅速なコピー処理を常に行うことができない、という課題がある。

これに対して、サーバで管理されているデータを、そのデータの形式に関わらず端末の情報処理装置で表示きるようにすることで、種々の情報処理装置で作成されたデータを各種形式の情報処理装置で表示し、これを検索し、閲覧することができるようになる。しかしながらこのときに、サーバで管理するためのデータを検索したり、閲覧するために使用する管理データが特定の情報処理装置で変更された場合、複数の情報処理装置が接続可能なシステムでは一元的な管理データの管理を行うことができず、例えば他の情報処理装置では、その管理データの変更を知り得ないため、的確な検索、閲覧処理を行うことができない、という課題が生じる。

上記特許文献１〜３には、ファイルの閲覧履歴を取得して表示装置に表示させる技術が記載されている。また特許文献４には履歴情報により表示形態を異ならせて表示させる技術が記載されている。しかしながら、種々の形式の情報処理装置で作成されたオリジナルのデータを一元的に管理し、これらのデータをそのデータ形式に関わりなく、各種の情報処理装置で俯瞰的に閲覧、検索できるようにし、このときに一元的に管理されているデータを管理するための管理データに変更が生じた場合、他の情報処理装置にてその管理データを更新することができるようにした技術は、何ら開示されていない。

本発明は、上述した課題を鑑みてなされたものであり、サーバで管理されているデータを、そのデータの形式に関わらず端末の情報処理装置から一覧的に表示し、このときに直観的にかつ簡単な操作でデータを検索し、閲覧可能とするシステムにおいて、一元的に管理されているデータを管理するための管理データに変更が生じた場合、他の情報処理装置にてその管理データを更新することができるようにした情報管理システムを提供することを目的とする。

上記課題を解決するために、本発明の第１の技術手段は、サーバと、該サーバにネットワークを介して接続しデータの送受信を行う情報処理装置とを有し、前記サーバで保持されているオリジナルデータから作成した閲覧表示用データ、および少なくともデータの検索を可能とする管理情報を有する管理データを前記情報処理装置に配信する情報管理システムであって、前記情報処理装置は、前記閲覧表示用データを表示させる表示部と、前記サーバから取得した前記閲覧表示用データを前記管理データに記録された管理情報に基づき前記表示部に表示する制御部と有し、前記サーバは、前記閲覧表示用データと前記管理データを所定のタイミングで前記情報処理装置に送信し、前記管理データが有する管理情報に変更が生じた場合、前記管理データを更新し、該更新した管理データを前記情報処理装置に所定のタイミングで送信し、前記情報処理装置は、更新された前記管理データに基づき前記閲覧表示用データの表示を随時変更すること、を特徴としたものである。

第２の技術手段は、第１の技術手段において、前記管理情報は、ユーザによる前記閲覧表示用データの既読／未読情報を含み、前記制御部は、前記表示用データのユーザによる既読／未読状態を前記表示部に判別可能に表示を行うことを特徴としたものである。

第３の技術手段は、第１または第２の技術手段において、前記管理情報はユーザ情報を含み、前記制御部は、前記管理データが有するユーザ情報を使用して、前記閲覧表示用データの検索を実行し、検索した結果を前記表示部に表示する、ことを特徴としたものである。

第４の技術手段は、第１〜第３のいずれか１の技術手段において、前記情報処理装置は、前記サーバに接続する通信部と、該通信部を介して取得した前記閲覧表示用データ及び前記管理データを記憶する記憶部と、ユーザによる操作入力を受け付ける操作入力部とを有し、該制御部は、前記記憶部の所定の記憶容量に基づいて、前記記憶部に記憶させる閲覧表示用データの記憶量を制限すること、を特徴としたものである。

本発明によれば、サーバで管理されているデータを、そのデータの形式に関わらず端末の情報処理装置から一覧的に表示し、このときに直観的にかつ簡単な操作でデータを検索し、閲覧可能とするシステムにおいて、一元的に管理されているデータを管理するための管理データに変更が生じた場合、他の情報処理装置にてその管理データを更新することができるようにした情報管理システムを提供することができる。

本発明に係る情報管理システムのシステム構成例を概念的に説明する図である。 本発明に係る情報管理システムを構成する情報処理装置およびサーバの要部構成を示すブロック図である。 閲覧表示用データに関連付けて作成される管理テーブルの一例を説明するための図である。 管理テーブルに記録されるアクセス履歴・更新履歴情報の他の例を示す図である。 情報処理装置で表示される閲覧表示用データの表示例を説明するための図である。 図５の表示画面から時間軸を時間単位に変更したときの一覧表示の表示例を示している。 図６に示すような閲覧表示用データの一覧表示画面に対して所定のユーザ操作により検索画面を表示させた状態を示す図である。 閲覧表示用データを個別に選択したときの表示画面の表示例を示す図である。 情報処理装置で共有データを管理するときの処理例を説明するためのフローチャートである。 共有情報が設定もしくは更新された管理データのサーバからの配信処理例を説明するためのフローチャートである。 情報処理装置におけるユーザ通知の処理例を説明するためのフローチャートである。

図１は、本発明に係る情報管理システムのシステム構成例を概念的に説明する図である。情報管理システムは、オリジナルデータを管理するサーバ２と、サーバ２に対してネットワーク３を介して接続される複数の情報処理装置１（１ａ〜１ｎ）により構成される。サーバ２は、例えばクラウドコンピューティングシステムを構成するコンピュータ資源として設定することができ、ユーザはネットワーク３経由でサーバ２を用いたサービスを利用することができる。
情報処理装置１は、サーバ２に対してクライアント端末として機能するもので、例えば、タブレット、スマートフォン、ノートＰＣ、デスクトップＰＣなどの情報端末、あるいは通信機能を持った電子黒板などを適宜適用することができる。

情報処理装置１は、それぞれ互いに異なるＯＳを用いたものや、異なるアプリケーションが動作するものを用いることができる。任意の情報処理装置１を使用するユーザは、その情報処理装置１を用いてオリジナルデータを作成する。オリジナルデータは、情報処理装置１で動作するアプリケーションにより作成されたデータである。そして作成されたオリジナルデータを、ネットワーク３を介してサーバ２に送信する。

サーバ２では、各情報処理装置１から送信されたオリジナルデータを記憶し、そのオリジナルデータを変換して閲覧表示用データを生成する。閲覧表示用データは、情報処理装置１に配信され、情報処理装置１で検索・閲覧するために生成されるデータである。
ここでは閲覧表示用データは共通のフォーマットに変換され、情報処理装置１で保持される所定のアプリケーションにより再生出力が可能とされる。すなわち、各情報処理装置１のＯＳやアプリケーションにより作成された全てのオリジナルデータから、共通のフォーマットをもつ閲覧表示用データが生成される。

この閲覧表示用データは、オリジナルデータに基づいて閲覧表示に必要な情報を中心に構成され、オリジナルデータよりも閲覧表示に特化したものとされる。そのため、オリジナルデータに含まれていた各オブジェクトの属性情報などが取り除かれ、オリジナルデータよりもデータ量の少ない軽量なデータとなっており、低いコストで高速に転送したり、少ない処理量で高速に表示したりすることが可能である。また、この表示閲覧用データは、タブレットやスマートフォン等、使用される各情報処理装置１の表示画面のサイズにおいて、違和感のない画質となるように縮小加工されていてもよい。

閲覧表示用データは、サーバ２から情報処理装置１に配信される。このときに閲覧表示用データとともに閲覧表示用データを管理するための管理テーブルが情報処理装置１に配信される。管理テーブルは、本発明の管理データに該当するものであり、サーバ２で記憶保持している閲覧表示用データの管理情報をテーブルデータとして記録したものである。管理情報には、例えば、オリジナルデータの作成者、作成日、更新者、更新日、アクセス日時、アクセス回数、ファイルが開けられている時間、データの共有の有無、データの既読／未読、手書きによる上書きの有無、重要データであることを示すタグ情報、ファイル自体の重要度を示す情報、などが含まれる。

管理テーブルは、各情報処理装置１でファイルへのアクセスや更新などがあった場合にその管理情報が更新され、サーバ２に送信される。また、サーバ２で保持したオリジナルデータや閲覧表示用データに対するアクセスや編集処理があった場合にも、その管理テーブルが更新される。サーバ２は、更新された管理テーブルと、新たな閲覧表示用データがあればその閲覧表示用データとを適宜他の情報処理装置１に送信する。これにより、各情報処理装置１で最新の管理テーブルと閲覧表示用データとを保持することができる。

情報処理装置１では、共通フォーマットの閲覧表示用データを表示させるアプリケーションを動作させる。そしてオリジナルデータと管理テーブルを受信した情報処理装置１では、これらを自身のメモリ等の記憶部に記憶保持する。ここではサーバ２からは、オリジナルデータの登録や更新に応じて閲覧表示用データが配信され、情報処理装置１にてこれらの閲覧表示用データと管理データとを記憶保持する。そして、情報処理装置１では、記憶保持している閲覧表示用データをその管理データに記載された日時情報等に基づいて一覧表示させることができる。

この閲覧表示用データの表示画面では、情報処理装置１が取得した閲覧表示用データを時系列で画面内に一覧にして表示させることができ、また、時系列の条件や時間軸の区分単位を変更したり、時間軸に沿って表示させる閲覧表示用データを各種の条件に従ってソートし、また検索したりすることが可能である。この閲覧表示用データの一覧表示により、本来ＯＳやアプリケーションが異なる各種の情報処理装置１で作成されたオリジナルデータを、共通フォーマットで作成された閲覧表示用データとして取得し、この閲覧表示用データを一覧にして表示させることで、オリジナルデータを俯瞰的に表示し検索することができるようになる。そして一覧表示から選択した閲覧表示用データは、任意に拡大表示を行ったり、全ページ表示を行うことで、オリジナルデータを検索してダウンロードするなどの処理を必要とすることなく、統一フォーマットの閲覧表示用データによってデータの検索、閲覧を即座に行うことができるようになる。

図２は、本発明に係る情報管理システムを構成する情報処理装置およびサーバの要部構成を示すブロック図である。
まず情報処理装置１は、制御部１１、記憶部１２、操作入力部１３、表示部１４、および通信部１５を備えている。情報処理装置１の制御部１１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）などの制御プロセッサにより構成され、記憶部１２に記憶されたプログラムやデータを使用して情報処理装置１の各部を制御し、その機能を実現させる。制御部１１は、記憶部１２に記憶されたアプリケーションを動作させることにより、サーバ２から送信された管理データを使用して閲覧表示用データの表示、検索などの制御処理を実行することができる。

記憶部１２は、情報処理装置１の各機能を実現するプログラムおよびデータ等を記憶するＲＯＭ（Read Only Memory）ないしＨＤＤ（Hard Disk Drive）と、制御部１１にワークエリアを提供するＲＡＭ（Random Access Memory）とを含む記憶手段である。記憶部１２には、サーバ２から取得した閲覧表示用データとその閲覧表示用データに関連付けられている管理テーブルとが記憶保持される。

操作入力部１３は、ユーザによる操作入力を受け付ける。ここで操作入力部１３は、キーボードやマウスなどの入力手段の他、表示部１４の表面に設けたタッチパネルを備える。タッチパネルは、表示部１４の表面に配置されたタッチパネルセンサーと、それに係る検出回路とを有してなる。タッチパネルセンサーとしては、指先と導電膜の間での静電容量の変化を捉えて位置を検出する静電容量方式のものを適用することができる。またこの他、抵抗膜によりアナログ量として電圧を検知する抵抗膜方式、振動波の跳ね返りを圧電素子の電圧の発生によって検出する表面弾性波方式（超音波方式）、主に赤外線ＬＥＤ光源の透過光や反射光を検知する赤外線方式、電子ペンによる入力を行う電磁誘導方式などの方式を採用してもよい。

表示部１４は、液晶パネルなどのディスプレイデバイスである。制御部１１は、記憶部１２に記憶されている閲覧表示用データを表示部１４に一覧にして表示させることができる。このとき、制御部１１は、管理テーブルを参照し、管理テーブルの時刻情報に基づき閲覧表示用データを時系列で表示させる。一覧表示させる閲覧表示用データは、例えば管理テーブル上で閲覧表示用データごとに定められた重要度情報に基づいて、所定の閾値以上の重要度をもつ閲覧表示用データのみを抽出して表示させることができる。また、一覧表示した閲覧表示用データは、検索条件を指定して検索が可能であり、また所定の条件で並べ替えることが可能となる。そして特定の閲覧表示用データが選択されれば、その閲覧表示用データを拡大表示したり、全ページ表示させることができる。

通信部１５は、外部の機器と通信するための通信インターフェイスである。通信部１５は、通信ネットワークを介してサーバ２との間の通信を確立する。そしてサーバ２で記憶保持されている閲覧表示用データとその閲覧表示用データに関連付けられている管理テーブルとを取得する。また、情報処理装置１で閲覧表示用データがアクセスされた回数が変更されたり、アクセスされて閲覧表示しているときの時間が更新され、あるいは閲覧表示用データに対する加筆や編集があったときに、その管理テーブルの該当情報が更新されると、通信部１５は、管理テーブルの該更新箇所をサーバに送信する。なお、閲覧表示用データが更新されていればその閲覧表示用データとともに管理テーブルの該更新箇所をサーバに送信する。更新された管理テーブルは、サーバ２から他の情報処理装置１に適宜送信され、すべての情報処理装置１で最新の管理テーブルを保持することができる。

次にサーバ２は、ＣＰＵなどの制御プロセッサにより構成される制御部２１と、サーバの各機能を実現するプログラムやデータ等を記憶するともに、情報処理装置１に提供する閲覧表示用データや管理データおよびそのオリジナルデータ等を記憶する記憶部２２と、ユーザによる操作入力を受け付ける操作入力部２４と、情報処理装置１等の外部機器との間でネットワークを介して通信を行う通信部２３と、情報処理装置１で作成されて送信されたオリジナルデータから、閲覧表示用データを生成する閲覧表示用データ生成部２５とを有する。

サーバ２の通信部２３は、情報処理装置１で作成されたオリジナルデータを受信する。受信したオリジナルデータは、制御部２１によって記憶部２２に記憶保持される。オリジナルデータは、情報処理装置１の各種アプリケーションにより作成された種々のファイル形式のデータが含まれる。
閲覧表示用データ生成部２５は、オリジナルデータを加工して共通フォーマットの閲覧表示用データを生成し、このときにオリジナルデータの作成日やユーザ情報等の管理情報を管理テーブルに記録する。生成された閲覧表示用データおよび管理テーブルは、通信部２３を介して情報処理装置１に適宜送信される。また、情報処理装置１で更新された管理テーブルおよび閲覧表示用データを通信部２３を介して受信し、他の情報処理装置にこれら管理テーブルおよび閲覧表示用データを送信する。これにより各情報処理装置１では、常に最新の管理テーブルを保持し、この管理テーブルにより閲覧表示用データの表示処理を行うことができる。
なお、オリジナルデータからの表示閲覧用データの作成は、情報処理装置１において行うようにして、作成した表示閲覧用データ及び関連する管理情報をサーバ２に送信するようにしてもよい。この場合、情報処理装置１よりサーバ２への転送量およびサーバ２におけるストレージ容量を節約することが可能となる。

図３は、閲覧表示用データに関連付けて作成される管理テーブルの一例を説明するための図である。管理テーブルは、閲覧表示用データを管理するための管理情報であって、閲覧表示用データの検索を可能とする管理情報を記録したものである。この場合、管理テーブルは、サーバ２に記憶保存された全てのオリジナルデータについて生成された閲覧表示用データの管理情報が記憶される。サーバ２で生成された閲覧表示用データは、情報処理装置１側の記憶容量の制限以下であれば、原則として全てサーバ２から情報処理装置１に送信される。このときに、サーバ２で記憶保持する全ての閲覧表示用データについての管理情報が管理テーブルに記載される。

図３に示すように管理テーブルには、各オリジナルデータまたは閲覧表示用データについて、ファイル名、形式、作成者、作成日、更新者、更新日、更新回数、アクセス日時、アクセス回数、ファイルが開かれている時間、既読／未読、共有、手書、タグ、及び重要度、等の管理情報が記録される。

上記の「ファイル名」は、サーバ２に記憶されたオリジナルデータのファイル名であり、「形式」はそのオリジナルデータのファイル形式、「作成者」はそのオリジナルデータの作成者の情報を示し、「作成日」はオリジナルデータの作成日を示している。なお「作成日」としてはオリジナルデータから閲覧表示用データを作成したときの日付けを用いてもよい。「ファイル名」、「形式」、「作成者」、「作成日」などの管理情報は、情報処理装置１で作成されたオリジナルデータをサーバ２に送信するときに、オリジナルデータとともにサーバ２に送信することができる。

また、上記の「更新者」は、サーバ２に保持されたオリジナルデータの更新者またはオリジナルデータから作成した閲覧表示用データに対して情報処理装置１で更新処理を行った更新者を示す情報であり、「更新日」と「更新回数」は、それぞれその更新日および更新回数を指す。オリジナルデータまたは閲覧表示用データが更新されたときに「更新者」、「更新回数」が更新され、サーバ２で管理される。また、「更新者」には複数の情報が記録されることがある。
なお、本実施の形態では、後述する共有指定を行わない限り、各データは作成者のみが閲覧、編集／更新が可能となっており、共有指定を行った場合は、その共有者も編集/更新が可能となるものとする。もちろん、閲覧と編集／更新については、共有設定の際にそれぞれ独立に設定できるようにしても良い。

また「アクセス日時」は、サーバ２に記憶されたオリジナルデータ、または情報処理装置１に記憶された閲覧表示用データへアクセスがあった日時情報である。
アクセス日時は、ユーザがデータにアクセスした日時の記憶に基づき、当該情報を探す際に必要となるため、以下のような日時を「アクセス日時」として記録する。
まず、オリジナルデータの場合には、ユーザが情報処理装置１などのクライアントからサーバ２に記憶されたオリジナルデータにアクセスして編集や閲覧等の操作を行ったときにアクセスしたものと判断できる。次に、情報処理装置１に保持されている閲覧表示用データの場合には、その閲覧表示用データ一覧からユーザ操作に従って特定の閲覧表示用データを選択して拡大表示させたときに、その閲覧表示用データにアクセスしたものと判断することができる。

「アクセス回数」は、オリジナルデータまたは閲覧表示用データに対して上記のアクセスがあった回数を示す情報である。また、「ファイルが開かれている時間」とは、上記のアクセスによりファイルが開かれているとき、つまりオリジナルデータがクライアント等で開かれているとき、およびアクセスされた閲覧表示用データが拡大表示されているときの時間情報を示している。
オリジナルデータまたは閲覧表示用データに対してアクセスがあったときに、管理テーブルの「アクセス日時」、「アクセス回数」、「ファイルが開かれている時間」が更新され、サーバ２で管理される。

「共有」は、特定の閲覧表示用データについて複数ユーザで共有して閲覧できることを指定する情報である。例えば、オリジナルデータから作成された閲覧表示用データは、配信された全ての情報処理装置１でアクセスし閲覧することができる。これに対して、特定の閲覧表示用データについて、共有して閲覧可能なユーザを指定することができる。「共有」は、オリジナルデータを作成したユーザや、情報処理装置１を使用するユーザにより設定することができ、またこのときに共有設定を可能とする権限をユーザに与えるようにしてもよい。また、下記の「手書き」の情報に基づいて、オリジナルデータに対して手書きレイヤが付与された場合、レイヤごとに特定ユーザとの共有の有無を設定することができる。

「既読／未読」は、管理テーブルに基づいてその閲覧表示用データに係るファイルが更新もしくは新規作成されたと判断できたときに、情報処理装置がその旨を該更新や新規作成を行ったユーザ以外のユーザに通知し、ユーザがその閲覧表示用データの最終更新や新規作成を閲覧したか否か（既読か未読か）示す情報である。また、特定の閲覧表示用データを複数ユーザで共有することを指定している際には、各共有者ごとに、その閲覧表示用データの更新状況を読んだか否か、つまり各共有者が情報処理装置でその閲覧表示用データの最終更新や新規作成を閲覧したか否か（既読か未読か）を判別する情報として付与する。

管理テーブルに基づいてその閲覧表示用データに係るファイルの更新／新規作成を検出した時に、情報処理装置がその旨をユーザに通知していなければ、管理テーブルの更新通知の情報を「未読」に設定し、ユーザが、その閲覧表示用データに係るファイルの更新／新規作成を閲覧すると、「既読」と設定する。
閲覧するとは、例えば情報処理装置で一覧表示させた閲覧表示用データから、特定の閲覧表示用データをユーザが選択して、その全ページまたは特定のページを拡大表示させた状態をいうものとする。

図示していないが、このときに、下記の「手書き」の情報に基づいてオリジナルデータに対して手書きレイヤが付与されている場合、レイヤに特定ユーザとの共有を設定することができるが、この場合、さらにレイヤごとに共有設定されたユーザごとに、「既読／未読」情報を設定することができる。つまり、複数のユーザが、オリジナルデータを共有し、もしくはオリジナルデータとともにレイヤを共有している場合、その複数のユーザのそれぞれについて「既読／未読」情報が記録される。

また上記のように「既読／未読」情報は、共有設定されたユーザごとに記録することができるが、共有設定の有無にかかわらず記録してもよい。この場合、共有設定していない閲覧表示用データは、システムにログイン可能な情報処理装置で自由に閲覧可能となるが、いずれかの情報処理装置で閲覧されたときに「既読」を記録することができる。またこのときにシステム内の閲覧ユーザ数を同時に記録してもよい。
また、管理テーブルの既読／未読情報は、管理テーブルに作成者として登録されたユーザのみが閲覧できるようにすることができる。

「未読」のデータについては、該閲覧表示用データが「既読」となるまで、情報処理装置がユーザに通知を行う。
情報処理装置がユーザに通知する方法については適宜設定することができるが、例えば、情報処理装置は、閲覧表示用データの一覧表示を行うときに、管理テーブルを参照し、更新通知が「未」である閲覧表示用データがあれば、その閲覧表示用データを明示的に区別して表示することができる。例えば更新通知が「未」である閲覧表示用データの色を変えたり、枠を付けて表示するなどの処理を行うことができる。あるいは、他の方法として、情報処理装置の電源をオンしたときに、更新通知が「未」である閲覧表示用データがあれば、画面にその旨を示す明示的な表示を行わせるようにしてもよい。あるいは、このときに情報処理装置を鳴動させ、もしくは音声により通知するなどの手段を設けてもよい。

これらの通知は、管理テーブルに記憶された閲覧表示用データの重要度に応じて行うようにしてもよい。例えば、所定の重要度レベル以上の重要度が設定された閲覧表示用データに限って、上記の通知を行うようにしてもよい。また、重要度のレベルに応じて、通知の方法を変更してもよい。
また、管理テーブルが新規に作成された閲覧表示用データと、管理テーブルが更新された閲覧表示用データとで、通知の方法を異ならせるようにしてもよい。

「手書き」は、オリジナルデータから作成した閲覧表示用データに対して、情報処理装置１で手書き等による描画が加えられたことを示す情報である。情報処理装置１では、特定の閲覧表示用データに対してタッチペンなどを用いて任意に手書きを加えることができる。手書きされたデータは、最初の閲覧表示用データに重ねられるレイヤデータとして管理される。オリジナルデータに対する手書きは複数のユーザが行うことができ、それぞれのユーザの手書きデータごとにレイヤが追加される。閲覧表示用データに手書きが行われると、管理テーブルの「手書き」が更新され、サーバ２に送信される。管理テーブルの「手書き」に対しては、手書きの有無を記録するとともに、複数の手書きレイヤがある場合、その旨とレイヤのユーザ情報が記憶される。ユーザ情報は、レイヤごとに記憶させることができる。

レイヤごとの共有に関して、例えば全員が閲覧することができるオリジナルデータに対して、特定のユーザ（ユーザＡとする）が手書きによるレイヤを追加した場合、原則として追加したレイヤはユーザＡのみが閲覧することができる。ここで追加レイヤに対して共有を設定し、任意のユーザを共有相手として設定することができる。このとき管理テーブルの「共有」には、そのレイヤと対応付けて共有情報が設定される。これにより、閲覧表示用データに対して任意の手書きを加えたユーザは、共有設定により任意のユーザに対して手書きを加えたレイヤとともに閲覧表示用データを閲覧可能とすることができる。共有を設定されたユーザが本情報管理システムにログインした場合、そのユーザには、共有の元となったレイヤ付きの閲覧表示用データが閲覧可能となる。

「タグ」は、そのファイルの分類を示す情報である。幾つかの「タグ」は予めシステム予約されており、そのなかの一つには「重要」タグが予約されている。タグは、システム予約されているタグと異なる文字列であれば、ユーザが自由に設定可能となっている。タグ情報は、オリジナルデータとともにサーバ２に送信され、サーバ２では、そのオリジナルデータの閲覧表示用データについて管理テーブルを更新する際に、タグ情報が付与されているか否か及びその種類を管理テーブルの「タグ」の項目に記録する。

「重要度」は、その閲覧表示用データに係るファイルの重要度を示す情報である。重要度は、例えば１〜５０段階の指標により表現される。「重要度」は、管理テーブルの情報に応じて自動的に定められるもので、重要度に影響する情報項目とその影響度を予め定めておき、これらの情報内容に従って自動的に定められる。
例えば、「重要度」に影響する項目には、システム予約タグである「重要」タグ、「ファイルが開かれている時間」、「更新回数」、「アクセス回数」などを定めることができる。「重要」タグが付与されていれば重要度が高いものと判断される。
また、「ファイルが開かれている時間」が長く、あるいは「更新回数」、「アクセス回数」が多ければ重要度が高いものと判断する。サーバ２では、これら情報内容を考慮して「重要度」を決定し、管理テーブルに記載する。なお、管理テーブルの情報更新等に応じて、「重要度」を情報処理装置１側で自動的に設定するようにしてもよい。また、「重要」タグには、重要（高）、重要（中）、重要（下）のように何段階か設定できるようにして、その段階に応じて重要度を決定するようにしてもよい。

なお、上記の更新日及びアクセス日時については、図４に示すように、更新履歴およびアクセス履歴のすべてを記録するようにしてもよい。ここでは、更新・アクセス回数（Count）、更新・アクセス日時（Date）、更新もしくはアクセスの区別（Read=0/Write=1）、継続時間（Duration）が管理テーブルの情報として記録される。このようにした場合、最後のアクセス日時に限らず、ユーザがデータを参照や編集した記憶に基づいて、目的とするデータを探し出すことができる。

情報処理装置１が閲覧表示用データと管理テーブルを取得するタイミングは、情報処理装置１からシステムにログインしてサーバと接続したとき、あるいは所定時間の経過ごとに、あるいはオリジナルデータがサーバ２に登録されその閲覧表示用データが生成されたとき、情報処理装置１で閲覧表示用データにアクセスし、もしくは閲覧表示用データを更新したとき、タグ情報等の管理情報が更新されたとき、等を適宜設定することができる。また、情報処理装置１側で管理テーブルが更新された場合には、更新された管理テーブルはサーバ２に送信され、サーバ２から他の情報処理装置１に送信される。これにより、情報処理装置１では、常に最新の管理テーブルと閲覧表示用データを保持しておくことができる。

さらには、情報処理装置１は、上述した重要度が所定の水準より高いデータについてのみ、サーバ２の更新情報を検出したタイミングで取得し、上記所定の水準以下のデータについては、情報処理装置１が充電状態となったときやユーザ操作が行われない夜間に取得するようにしても良い。

図５は、情報処理装置で表示される閲覧表示用データの表示例を説明するための図である。情報処理装置１では、サーバ２から閲覧表示用データと管理テーブルを取得する。また閲覧表示用データを取得して保持する量は、情報処理装置１の記憶容量に応じて所定量以下に制限することができる。この場合、最後にアクセスした日時が新しいものから所定量までに制限しても良いし、上述した重要度に基づいて、重要度が高いものから所定量までに制限しても良い。あるいは、最後にアクセスした日時と、重要度の両方に基づいて所定量以下となるように制限しても良い。

情報処理装置１がサーバ２から取得した閲覧表示用データは、まず図５の一覧表示１００のように表示される。一覧表示では、情報処理装置１がサーバ２から取得した閲覧表示用データの少なくとも一部を、管理テーブルに記録された所定の時間情報に基づき時間軸に沿って一覧にして表示する。
具体的にはここでは、横軸（行）と縦軸（列）とによってマトリックス状に閲覧表示用データ１０１が一覧的に表示される。１つの閲覧表示用データ１０１のファイルが複数ページの閲覧表示用データを含む場合には、一覧表示１００には、その複数ページの最初のページが表示される。もちろん最後に表示したページ箇所を表示するように設定できるようにしても良い。ここで一覧表示１００の横軸は時間軸であり、例えば、オリジナルデータまたは閲覧表示用データの作成日時、アクセス日時、更新日時等のすべて、あるいは、その中のいくつかを用いることができる。これら横軸の時間設定はユーザ操作によって適宜変更可能とすることができる。
なお、図示していないが、「既読／未読」属性が「未読」のデータは、重要度にかかわらず、常に最上部に表示され、また、「未読」であることが判別可能に表示されるよう制御される。たとえば、サムネイル画像に枠がつく、点滅する、色調が変わる、などの処理を行っても良い。

図５の一覧表示１００では、上記の時間軸を横軸とし、例えば現在の時刻を右端に設定し、右端から左端に向かって順に時間軸上の過去の閲覧表示用データ１０１を表示する。このときに、図５の例では、横軸の時間軸は月単位に区分され、各月ごとの時刻情報を有する閲覧表示用データ１０１が表示される。当初表示される各月ごとの閲覧表示用データ１０１は、上から重要度が高いものから順に表示され、縦方向にスクロール操作を行うことにより、より重要度の低いデータを閲覧できるように構成されている。
あるいは、管理テーブルに記録された重要度が所定の重要度レベルの範囲であるものを表示するようにしても良い。
例えば管理テーブル上で重要度が１〜５０のレベルで記録されているときに、重要度３０以上の閲覧表示用データのみを抽出して表示させるなど、閲覧表示用データ１０１を表示させる重要度のレベルを、ユーザ操作により適宜設定変更するようにしても良い。

（第２の実施形態）
閲覧表示用データの一覧表示１００の縦軸は、所定の条件に基づき表示順序を設定することができる。所定の条件は、例えばデータの作成日時、更新日時、重要度、ユーザ情報、アクセス回数、手書きの有無、ファイルの種類などのいずれかを用いることができ、これらのいずれかの条件に基づき、縦軸の表示順序を規定することができる。例えば作成日時を指定した場合、オリジナルデータまたは閲覧表示用データの作成日時が新しいものから順に縦軸の上から下に向かって並べて表示させることができる。これら縦軸の表示条件は、ユーザ操作により適宜設定変更することができる。また、閲覧表示用データの表示中に管理テーブルが更新された場合には、その更新された管理テーブルに基づいて閲覧表示用データの一覧表示を更新することができる。

そして図５のような表示に対して、所定のユーザ操作を行うことで、横軸の時間軸の区分単位を変更することができる。例えば所定のユーザ操作として、情報処理装置１の表示部１４の時間軸の表示領域上でピンチインまたはピンチアウトの操作を行ったときに、操作入力部１３のタッチパネルがこれを検出し、横軸の時間軸の区分単位を変更する。つまり時間軸に基づくセマンティックズームを可能とする。例えば、図５の例では、一覧表示１００の横軸の時間軸は月単位に区分されていたが、その時間軸上でピンチアウト操作を行うことで週単位の区分に変更できる。ここでは、時系列の各週ごとに閲覧表示用データが表示される。

そしてさらに表示画面の時間軸の表示領域上でユーザがピンチアウト操作を行うことにより、週単位の区分を日単位に変更することができる。図６は、図５の表示画面から時間軸を日単位に変更したときの一覧表示１００の表示例を示している。さらに日単位の時間軸上でピンチアウト操作を行うことで、時間単位の区分に変更することができる。このように、月単位、週単位、日単位、時間単位をピンチアウト操作を繰り返すことで適宜切り換えることができる。そして時間単位から日単位、週単位、月単位への逆方向への切り換えは、表示画面の時間軸上でピンチイン操作を行うことで適宜任意に実行することができる。

すなわち本実施形態では、情報処理装置１は、閲覧表示用データの一覧の表示における時間軸の区分単位の変更を、タッチパネルに対するピンチインまたはピンチアウト操作により実行し、ピンチイン操作を行ったときに、時間軸の区分単位を１区分が時間的に長い区分単位に変更し、ピンチアウト操作を行ったときに、前記時間軸の区分単位を１区分が時間的に短い区分単位に変更することができる。この時、縦軸方向に並べる閲覧表示用データの個数は所定数は各閲覧表示用データが視認できるサイズにて固定とし、区分単位が変更されたときに、各区分単位に属する閲覧表示用データについて、前記所定の表示順序として、例えば前記重要度の高いものから順に、画面上に表示できる所定数を抽出し表示を行う。

なお、上記のセマンティックズーム動作とは別に、表示画面の時間軸の表示領域とは別の領域で所定の操作、例えばピンチイン／ピンチアウト操作を行った場合、単純にその画面の縮小／拡大表示を行わせることができる。
なお、拡大縮小の操作については、ピンチイン／ピンチアウトに限らず、上下方向へのドラッグ操作など、他の操作方法に対応付けても良い。
なお、図示していないが、「既読／未読」属性が「未読」のデータは、重要度にかかわらず、あらゆる時間軸の区分単位で常に表示され、また、「未読」であることが判別可能に表示されるよう制御される。上述の通り、例えばサムネイル画像に枠がつく、点滅する、色調が変わる、などの処理を行っても良い。

なお、図４にて示したように、全アクセスログを記録するようにした場合には、アクセスした時刻を含む前記時間軸の区分単位に、当該閲覧表示用データが表示される。この場合、最後のアクセス日時に限らず、ユーザがデータを参照や編集した記憶に基づいて、目的とするデータを探し出すことができることになる。
また、上下方向については、重要度に応じてソートを行うのではなく、上下方向についても、それぞれの時間軸の区分単位の中における時間軸としてもよい。この場合、各閲覧表示用データは、それぞれのアクセス時刻に該当する位置に表示されるとともに、それぞれの重要度の順に応じてセマンティックズームにより出現あるいは消滅する順を決定するようにしてもよい。

このように本実施形態では、閲覧表示用データを表示するときに、閲覧表示用データを時系列で一覧的に表示させ、このときに所定の操作を行うことで閲覧表示用データを表示させる時間軸の区分単位を適宜変更することができる。これにより、簡単な操作を行うだけで閲覧表示用データの表示をユーザ所望の時間単位で表示させることができる。
さらに、時間軸の区分単位を短くするセマンティックズームにおいて、重要度の高いものから順次新しく表示されるようになるため、高速かつ容易に目的とするデータを見つけることが可能となる。
そしてここでは全ての閲覧表示用データは情報処理装置１に保持されていて、これら閲覧表示用データを情報処理装置１で動作する１つのアプリケーションによって表示制御することができるため、ユーザの所望に応じて迅速かつ簡単な閲覧表示用データの表示を行わせることができる。

上記の閲覧表示用データの表示画面から、閲覧表示用データを検索する検索画面を表示させることができる。図７は、図６に示すような閲覧表示用データの一覧表示画面に対して所定のユーザ操作により検索画面を表示させた状態を示す図である。
検索画面１０２では、図７に示すように所定項目の検索ボタン１０３が表示される。検索ボタン１０３としては、例えば、「重要」、「手書き」、「種類」、「ユーザ」が設定される。ユーザが「重要」ボタンを操作すると、一覧表示されている閲覧表示用データから、管理テーブルに重要タグが付与されている閲覧表示用データのみが抽出されて表示される。このときに、図６に示すように時間軸に従う閲覧表示用データの一覧表示の表示方式を維持したまま、重要タグが設定されている閲覧表示用データのみをその時間情報に従って表示する。

同様に、ユーザが「手書き」ボタンを操作すると、管理テーブルで手書きが設定されている閲覧表示用データのみが抽出されて時間軸に沿って一覧表示される。またユーザが「種類」のボタンを操作した場合、その後図示しない指定画面においてファイルの種類を指定することができ、これにより指定されたファイルに該当するファイル形式が指定された閲覧表示用データが抽出され、その時間情報に従って一覧表示される。ここでは抽出するファイル形式を予め定めておいてもよい。「種類」はこの他、アクセス時間や更新時間、更新者などに基づいて適宜分類して設定しておくことができる。

またユーザが「ユーザ」ボタンを操作した場合、その後図示しない指定画面においてユーザを指定することができ、これにより指定したユーザ情報が設定された閲覧表示用データが抽出され、その時間情報に従って一覧表示される。ここで対象のユーザとしては、オリジナルデータの作成者だけでなく、更新者、共有ユーザ等も適宜指定できるようにすることができる。また、ユーザとしては予め定めたユーザグループを指定できるようにしてもよい。また、ここでは抽出するユーザを予め定めておいてもよい。

上記のように、閲覧表示用データを一覧表示した画面では、まず閲覧表示用データの重要度情報に基づいて、一覧表示する閲覧表示用データを選択して抽出することができ、さらに、オリジナルデータの作成日時、更新日時、重要度、ユーザ情報、アクセス回数、手書きの有無、ファイルの種類などの条件に応じて縦軸の表示順序を並べ替えることができる。そしてさらに検索ボタンを用いて、重要、手書き、種類、ユーザ等の所定条件に合致する閲覧表示用データを検索して表示させることができる。また、横軸の時間軸は、ピンチイン／ピンチアウトなどの簡単な操作によってその時間区分を変更することができ、簡単な操作で一覧性と検索容易性を持った閲覧表示用データの表示を行うことができる。

図８は、閲覧表示用データを個別に選択したときの表示画面の表示例を示す図である。上述したように閲覧表示用データの一覧表示では、時間軸の表示領域上で所定の操作を行うことで時間軸の区分単位を変更することができた。
このとき、表示されている閲覧表示用データから特定の閲覧表示用データを閲覧したい場合、所定の操作を行うことでその閲覧表示用データの全ページデータの表示、特定ページの拡大表示等を簡単に実行させることができる。

図８（Ａ）には、閲覧表示用データの一覧表示１００を表示させた画面を示している。ここではユーザは、上記のように表示された時間軸の表示領域上でピンチイン／ピンチアウト操作を行うことで、時間軸の区分単位を変更できる。また、図８（Ａ）の一覧表示であっても、画面の縦横へのスクロールが可能であり、また時間軸の表示領域以外の領域でピンチイン／ピンチアウト操作を行うことで、画面全体の変倍表示が可能である。
そして図８（Ａ）の一覧表示１００に対して、ユーザが特定の閲覧表示用データ１０１を選択して所定の操作を行うと、図８（Ｂ）のような全ページ表示１０４に遷移させることができる。ここでの所定の操作とは、例えば特定の閲覧表示用データの表示上におけるタップ操作を適用できる。タップ操作を検知したタッチパネルにより、図８（Ｂ）への表示に遷移する。

図８（Ｂ）では、選択された閲覧表示用データの全ページを一覧で表示する。オリジナルデータが複数ページにわたって作成されている場合、閲覧表示用データも複数ページを１ファイルとして作成される。ここでは選択された閲覧表示用データ１０１を構成する全てのページの閲覧表示用データ１０１を一覧にして表示させることができる。ここで表示される閲覧表示用データのページ数が多く、画面に表示しきれない場合、画面を縦横にスクロールさせることで全ての閲覧表示用データが視認可能となる。またページ数に合わせて閲覧表示用データの大きさを変倍してもよい。
ここで図８（Ｂ）の表示から図８（Ａ）の表示に戻す場合には、例えば図８（Ｂ）の画面でピンチアウト操作を行うことによりその表示を図８（Ａ）の状態に戻すことができる。

図８（Ｂ）で全ページが表示された閲覧表示用データから、特定のページの閲覧表示用データ１０１に対して所定の操作、例えばタップ操作を行うことで、図８（Ｃ）のフィット表示１０５に遷移する。ここではタップ操作が行われた閲覧表示用データ１０１を表示部１４の表示画面にフィット表示させる。つまり、閲覧表示用データ１０１の画像と表示部１４の表示画面がフィットするようにその閲覧表示用データ１０１の全画面表示を行う。図８（Ｃ）の表示から図８（Ｂ）の表示に戻す場合には、例えば図８（Ｃ）のフィット表示１０５でピンチイン操作を行うことによりその表示を図８（Ｂ）の状態に戻すことができる。

図８（Ｃ）でフィット表示された閲覧表示用データに対して、さらに所定の操作、例えばピンチアウト操作を行うことで、図８（Ｄ）に示すように特定ページの閲覧表示用データをさらに拡大させた拡大表示１０６に遷移させることができる。拡大表示させる閲覧表示用データのページは、ピンチアウト操作を行う位置により特定できる。また、拡大率はピンチアウトの操作によって適宜設定することができる。また、図８（Ｄ）の拡大表示１０６から図８（Ｃ）のフィット表示１０５に戻す場合には、例えば図８（Ｄ）の画面でピンチイン操作を行うことによりその表示を図８（Ｃ）の状態に戻すことができる。こうして、図８（Ａ）のように閲覧表示用データ１０１を俯瞰的に一覧表示させた状態から、タップ、ピンチイン、ピンチアウトなどの直観的で簡単な操作を行うだけで、所望の閲覧表示用データ１０１を選択し、これを任意に拡大表示させることができる。

図９は、情報処理装置で共有データを管理するときの処理例を説明するためのフローチャートである。情報処理装置では、操作入力部に対する所定のユーザ操作により、閲覧表示用データや手書きレイヤの共有について、管理テーブルに新たな共有情報を設定することができる。ここで、情報処理装置で新たな共有情報が設定された場合（ステップＳ１−Ｙｅｓ）、情報処理装置は、サーバに共有情報を登録する（ステップＳ３）。ここではサーバは、情報処理装置で設定された共有情報に基づき管理テーブルに共有情報を登録する。

情報処理装置で新たな共有情報が設定されず（ステップＳ１−Ｎｏ）、所定のユーザ操作により、共有情報が更新された場合（ステップＳ２−Ｙｅｓ）、情報処理装置は、更新された共有情報をサーバに登録する（ステップＳ４）。ここではサーバは、情報処理装置で更新された共有情報に基づき管理テーブルの共有情報を更新する。
共有情報が新たに設定され、もしくは共有情報が更新された管理テーブルは、サーバから各情報処理装置に送信され、情報処理装置における検索・表示等の処理に使用される。

図１０は、共有情報が設定もしくは更新された管理データのサーバからの配信処理例を説明するためのフローチャートである。
サーバは、情報処理装置から共有情報が送信されると（ステップＳ１１−Ｙｅｓ）、その共有情報が、情報処理装置で新たに設定された共有情報であるか判定する（ステップＳ１２）。そしてその共有情報が新たに設定された共有情報である場合、サーバは、その共有情報を設定する（ステップＳ１５）。ここでは新たに設定された共有情報を管理テーブルに設定する。
また、ステップＳ１２で新たに設定された共有情報ではない場合、情報処理装置で更新された共有情報であるかを判定する（ステップＳ１３）。その共有情報が更新された共有情報である場合、サーバは、共有情報の更新を行う（ステップＳ１６）。ここでは、管理テーブルの共有情報を更新する。

ステップＳ１３で、共有情報の更新ではない場合、またはステップＳ１６でサーバが共有情報を更新した場合には、サーバは、管理データに更新通知を設定する。ここでは、共有情報の設定または更新ではない場合にも更新通知が設定されるが、この場合は共有情報以外の管理テーブルの情報が設定または更新されたことを意味する。
この例では、サーバは、管理テーブルの更新通知を「未」として設定し、情報処理装置に送る。

図１１は、管理テーブルに基づいてその閲覧表示用データに係るファイルが更新もしくは新規作成されたと判断できたときに、情報処理装置がその旨を該更新や新規作成を行ったユーザ以外のユーザに通知を行う処理例を説明するためのフローチャートである。情報処理装置では、管理テーブルの「既読／未読」情報を参照し、「未」である閲覧表示用データを検出する（ステップＳ２１）。ここで「既読／未読」情報が「未」の閲覧表示用データがあれば、情報処理装置は所定の方法でユーザ通知を行う。この通知は、例えば、情報処理装置で閲覧表示用データの一覧表示を行わせるときに、「既読／未読」情報が「未」である閲覧表示用データの色を変えたり枠付けすることで明示的に区別して表示させる。また、情報処理装置の電源をオンしたときに、「既読／未読」情報が「未」である閲覧表示用データがある旨を表示させたり、情報処理装置を鳴動させ、もしくは音声により通知するなどの方法を採用し得る。

ステップＳ２１で管理テーブルの「既読／未読」情報が「未」である閲覧表示用データが検出されない場合、またはステップＳ２３でユーザ通知を行った場合、ユーザ操作により、管理テーブルの「既読／未読」情報が「未」である閲覧表示用データを情報処理装置で表示させたかを判断する（ステップＳ２２）。更新通知が「未」である閲覧表示用データが表示された場合、情報処理装置は、管理テーブルの該ユーザについての更新通知を「済」にし、サーバへ送信して登録する（ステップＳ２４）。
上記の処理により、管理テーブルの「既読／未読」情報が「未」である閲覧表示用データについて、ユーザに通知することができる。

上述のように構成したため、前記管理データが有する管理情報に変更が生じた場合、前記管理データを更新し、該更新した管理データを前記情報処理装置に所定のタイミングで送信し、前記情報処理装置は、更新された前記管理データに基づき前記閲覧表示用データの表示を随時変更するように構成したため、その閲覧表示用データに係るファイルが更新もしくは新規作成されたと判断できたときに関係ユーザにその更新通知を行うことが可能となるため、データを共有する複数のユーザはデータの新規作成や更新を随時知ることができ、データを介したダイレクトで効率的なコミュニケーションが可能となる。

（第３の実施形態）
次に情報処理装置１がサーバから閲覧表示用データを取得するときの記憶容量に基づく制限について説明する。
上記のように本発明に係る実施形態では、情報処理装置１は、サーバ２で記憶保持されている閲覧表示用データとその閲覧表示用データを管理する管理情報を記録した管理テーブルとを取得する。ここで情報処理装置１の記憶部１２には、閲覧表示用データと管理テーブルを記憶するための記憶容量が予め定められる。そして情報処理装置１がサーバから閲覧表示用データを取得したときに、その記憶容量のうちの一定値となるように閲覧表示用データ容量（記憶量）を制限する。

例えば、閲覧表示用データと管理テーブルのデータ容量を記憶部１２の記憶容量の６０％までに制限するものとする。この場合、閲覧表示用データをサーバ２から取得したときに、取得したデータ容量が情報処理装置１の記憶容量の６０％を超えてしまっている場合、記憶容量の６０％のデータ容量となるように一部の閲覧表示用データの取得を制限する。
この場合、情報処理装置１は、サーバ２から取得すべき閲覧表示用データの重要度に基づいて、本来取得すべき閲覧表示用データのうち、下位の重要度が設定された閲覧表示用データを取得しないようにし、重要度の高い閲覧表示用データから順に記憶容量が６０％の所定量に達するまで閲覧表示用データを取得する。

また、情報処理装置１の記憶容量が６０％以下であるとき、さらに閲覧表示用データをサーバ２から取得したときにデータ容量が記憶部１２の記憶容量の６０％を超えてしまった場合、データ容量が記憶容量の６０％以下になるように、重要度の低い閲覧表示用データから順に削除する。この場合、重要度が同等のものはその作成日、もしくは更新日が古いものから削除させるようにしてもよい。また、閲覧表示用データを削除するときに、重要度を考慮することなく、その作成日もしくは更新日が古い閲覧表示用データから削除するようにしてもよい。

ここで削除される閲覧表示用データは、その情報処理装置１で保持されている閲覧表示用データであるため、他の情報処理装置１に影響を与えることがなく、また、サーバ２に保存されたオリジナルデータおよび閲覧表示用データにも影響を与えることがない。

また、閲覧表示用データを削除した場合、削除した閲覧表示用データのＩＤ情報を情報処理装置１に残しておき、削除した閲覧表示用データを判別可能に表示できるようにしてもよい。この場合、ユーザは、削除された閲覧表示用データの閲覧を要求する操作入力を行うことで、情報処理装置１では、要求された閲覧表示用データをサーバ２から再度取得する。また、このときにサーバ２がその閲覧表示用データを保持しているか否かを情報処理装置１で表示できるようにしてもよい。情報処理装置１では、これらの操作入力を可能とするＵＩ（User Interface）が用意される。
なお、閲覧表示用データのサムネイル画像をと、閲覧表示用データのID情報とを情報処理装置１に残しておくことにより、閲覧表示用データが削除されたデータについても、所望のデータであるかどうかをユーザが確認できるようにしても良い。

上記の構成の情報管理システムにより、サーバで管理されているデータを、そのデータの形式に関わらず端末の情報処理装置から一覧的に表示し、このときに直観的にかつ簡単な操作でデータを検索し、閲覧することができるようになる。

１…情報処理装置、２…サーバ、３…ネットワーク、１１…制御部、１２…記憶部、１３…操作入力部、１４…表示部、１５…通信部、２１…制御部、２２…記憶部、２３…通信部、２４…操作入力部、２５…閲覧表示用データ生成部、１００…一覧表示、１０１…閲覧表示用データ、１０２…検索画面、１０３…検索ボタン、１０４…全ページ表示、１０５…フィット表示、１０６…拡大表示。

Claims (4)

1. サーバと、該サーバにネットワークを介して接続しデータの送受信を行う情報処理装置とを有し、前記サーバで保持されているオリジナルデータから作成した閲覧表示用データ、および少なくともデータの検索を可能とする管理情報を有する管理データを前記情報処理装置に配信する情報管理システムであって、
   前記情報処理装置は、前記閲覧表示用データを表示させる表示部と、前記サーバから取得した前記閲覧表示用データを前記管理データに記録された管理情報に基づき前記表示部に表示する制御部と有し、
   前記サーバは、前記閲覧表示用データと前記管理データを所定のタイミングで前記情報処理装置に送信し、前記管理データが有する管理情報に変更が生じた場合、前記管理データを更新し、該更新した管理データを前記情報処理装置に所定のタイミングで送信し、
   前記情報処理装置は、更新された前記管理データに基づき前記閲覧表示用データの表示を随時変更すること、を特徴とする情報管理システム。
2. 請求項１に記載の情報管理システムにおいて、
   前記管理情報は、ユーザによる前記閲覧表示用データの既読／未読情報を含み、
   前記制御部は、前記表示用データのユーザによる既読／未読状態を前記表示部に判別可能に表示を行うことを特徴とする情報管理システム。
3. 請求項１または２に記載の情報管理システムにおいて、
   前記管理情報はユーザ情報を含み、
   前記制御部は、前記管理データが有するユーザ情報を使用して、前記閲覧表示用データの検索を実行し、検索した結果を前記表示部に表示する、ことを特徴とする情報管理システム。
4. 請求項１〜３のいずれか１に記載の情報管理システムにおいて、
   前記情報処理装置は、前記サーバに接続する通信部と、該通信部を介して取得した前記閲覧表示用データ及び前記管理データを記憶する記憶部と、ユーザによる操作入力を受け付ける操作入力部とを有し、
   該制御部は、前記記憶部の所定の記憶容量に基づいて、前記記憶部に記憶させる閲覧表示用データの記憶量を制限すること、を特徴とする情報管理システム。

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