JP2007058459A - 文書管理システム、文書管理システムの設定方法、プログラム及びコンピュータに読み取り可能な記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】 ネットワーク経由で接続可能な文書管理システムにおいて、システム接続の際にユーザ及び管理者が行う初期設定を効率的に行え、かつ操作性を向上させる。
【解決手段】 ユーザデータ取得部２２、キャビネットデータ取得部２３が初期設定に必要な各種データを取得し、データ分類部２６は、取得した各種データを、グループデータ取得部２５から取得した既存のグループデータあるいはグループデータ表示部２９により作成された新規のグループデータへグループ設定する。
【選択図】 図２

Description

本発明は、文書管理システム、文書管理システムの設定方法、プログラム及びコンピュータに読み取り可能な記録媒体に関し、特にユーザによる使用キャビネットの選択、管理者によるシステム使用権限の設定といったシステム接続の際に行われる初期設定に関するものである。

ネットワーク経由で接続可能な文書管理システムにおいて、システムに接続する際の初期設定として、例えば、管理者によるユーザ接続の許可、ユーザによる使用キャビネットの選択、管理者によるシステム使用権限の付与等が行われる。

ところで、上記のようなネットワーク接続された文書管理システムでは、大容量の文書記憶装置を有する文書管理装置がネットワークに接続され、同様にネットワークに接続された複数のパーソナルコンピュータ（ＰＣ）等から文書管理装置に文書データを登録、保管され、そして、ＰＣ等から文書検索要求を出したうえで所望の文書データをＰＣ等へ取り込んで参照される。

ここで文書データの登録に際しては、文書記憶装置に格納された文書データがアクセスを容易にするために分類され、分類に対応して作成したディレクトリ（フォルダ）構造により管理するという方法が通常は用いられる。つまり、ユーザが予めフォルダを作成し、文書データをフォルダに格納するにあたり、文書データごとの内容を把握して分類を決定し、決定した分類に相当するディレクトリへ文書データを移動又はコピーして登録を行っている。これらを行う前提として、初めてシステムに接続したユーザは、システム内のどのキャビネットにアクセスして使用するかを自分で選択する。

例えば、特許文献１では、登録する文書が多い場合でも簡単に登録を行える文書管理方法として、文書登録前の文書データの格納先として元フォルダを指定し、登録先として登録先フォルダを指定したうえで文書登録の指示を出し、元フォルダの文書データをすべて登録先フォルダへ登録する構成が開示されている。

さて、上述したネットワーク接続された文書管理システムでは、多種多様の内容の文書をデータベースに蓄積しており、これらの中には、その内容や性質によって開示可能な範囲が異なる複数の文書が混在することがある。このため、このような文書管理システムは、一般的に、予めアクセス権を制限したグループ単位で文書管理を行ったり、文書に対して個々にアクセス権及びパスワードを付与したりすることでセキュリティ管理を行っている。そして、これらのシステム使用権限の付与は管理者によってなされる。

例えば、特許文献２では、ユーザアカウントの管理を行うことなく個々の文書及びそれを含む文書全般を効率良く管理する文書管理システムとして、個々の文書が管理用パスワード及びアクセス用パスワードを保持し、システム全体がシステム上に管理用パスワードを保持する構成が提案されている。
特開２００１−５１９８３号公報 特開２００２−２８８０４３号公報

ネットワーク経由で複数ユーザが同時に接続可能な文書管理システムにおいて、初めてシステム接続したユーザは、システム内のどのキャビネットにアクセスするかを自らが選択して設定する必要があるが、一般的にキャビネットは複数存在しており、それをユーザが初めから一人で行うことは大変な作業となる。

また、システム接続後のシステム使用権限の設定については、上述したとおり管理者がこれを行うが、この設定はユーザ単位で行われる。図９は、従来のシステム使用権限設定のフローを示し、図１０は、該設定の処理を行う際の画面を表す。文書管理システム起動後（ステップＳ９０１）、表示されたユーザ一覧から設定するユーザを選択し（ステップＳ９０２、ステップＳ９０３）、権限ごとに内容を決定し最終的にそのユーザの使用権限として設定する（ステップＳ９０４〜ステップＳ９０６）。ここで、管理者が接続可能なユーザの登録で、一人ずつ設定を行うことは管理者にとって非常に煩雑である。

これに対し、特許文献１は、発明の主な内容は文書登録方法であり、また、特許文献２は、文書管理システムのセキュリティに関するものが発明の主な内容であるため、いずれの発明も、システム接続に伴う諸設定の効率化にはつながるものではない。

そこで、本発明は、ネットワーク経由で接続可能な文書管理システムにおいて、システム接続の際にユーザ及び管理者が行う初期設定を効率的に行え、かつ操作性を向上させることを目的とする。

かかる目的を達成するために、請求項１記載の発明は、ユーザが少なくとも接続後の初期設定を行うクライアント端末と、サーバ端末とがネットワークを介して接続される文書管理システムにおいて、少なくともキャビネットデータ又はユーザデータを記憶するデータ記憶手段と、前記データ記憶手段により記憶されたデータを取得するデータ取得手段と、新規にグループを作成するグループ作成手段と、既存のグループを取得するグループ取得手段と、前記データ取得手段で取得したデータを、前記グループ作成手段により作成したグループ又は前記グループ取得手段により取得したグループへ設定するグループ設定手段と、それぞれの処理で使用するユーザインターフェースとを有することを特徴とする。

請求項１記載の発明では、サーバ端末が諸データを記憶する記憶手段を有し、管理者は、前記記憶手段で記憶された諸データについて、新規に作成されたグループあるいは既存のグループへグループ設定を行う。以上の処理を行うにあたりユーザインターフェースを使用する。これにより、ユーザのキャビネット選択時には、これらの予めグループ設定された諸データを表示しておくことで、複数あるキャビネットから個々に選択する煩雑さが軽減される。また、管理者は、個別にユーザ使用権限の設定をすることをせずにすむ。このように、個別データのグルーピングを活用しユーザインターフェースにて操作することで設定処理の効率性が向上する。

また、請求項２記載の発明は、請求項１に記載の文書管理システムにおいて、前記データ取得手段は、キャビネットデータを取得し、前記グループ作成手段は、キャビネットグループを作成し、前記グループ取得手段は、キャビネットグループを取得し、前記グループ設定手段は、前記データ取得手段で取得したキャビネットデータを、前記グループ作成手段により作成したキャビネットグループ又は前記グループ取得手段により取得したキャビネットグループへ設定することを特徴とする。

また、請求項３記載の発明は、請求項２に記載の文書管理システムにおいて、前記データ取得手段は、前記グループ設定手段によりグループへ設定されたキャビネットデータを取得することを特徴とする。

また、請求項４記載の発明は、請求項１から３のいずれか１項に記載の文書管理システムにおいて、前記データ取得手段は、ユーザデータを取得し、前記グループ作成手段は、ユーザグループを作成し、前記グループ取得手段は、ユーザグループを取得し、前記グループ設定手段は、前記データ取得手段で取得したユーザデータを、前記グループ作成手段により作成したユーザグループ又は前記グループ取得手段により取得したユーザグループへ設定することを特徴とする。

また、請求項５記載の発明は、請求項４に記載の文書管理システムにおいて、前記データ取得手段は、前記グループ設定手段によりグループへ設定されたユーザデータを取得することを特徴とする。

また、請求項６記載の発明は、ユーザが少なくとも接続後の初期設定を行うクライアント端末と、サーバ端末とがネットワークを介して接続される文書管理システムの設定方法において、サーバ端末は、少なくともキャビネットデータ又はユーザデータを記憶し、前記の記憶されたデータを取得するデータ取得工程と、新規にグループを作成するグループ作成工程と、既存のグループを取得するグループ取得工程と、前記データ取得工程で取得したデータを、前記グループ作成工程により作成したグループ又は前記グループ取得工程により取得したグループへ設定するグループ設定工程とを有し、ユーザインターフェースを使用しながらそれぞれの工程を処理することを特徴とする。

また、請求項７記載の発明は、請求項６に記載の文書管理システムの設定方法において、前記データ取得工程は、キャビネットデータを取得し、前記グループ作成工程は、キャビネットグループを作成し、前記グループ取得工程は、キャビネットグループを取得し、前記グループ設定工程は、前記データ取得手段で取得したキャビネットデータを、前記グループ作成手段により作成したキャビネットグループ又は前記グループ取得手段により取得したキャビネットグループへ設定することを特徴とする。

また、請求項８記載の発明は、請求項７に記載の文書管理システムの設定方法において、前記データ取得工程は、前記グループ設定工程によりグループへ設定されたキャビネットデータを取得することを特徴とする。

また、請求項９記載の発明は、請求項６から８のいずれか１項に記載の文書管理システムの設定方法において、前記データ取得工程は、ユーザデータを取得し、前記グループ作成工程は、ユーザグループを作成し、前記グループ取得工程は、ユーザグループを取得し、前記グループ設定工程は、前記データ取得工程で取得したユーザデータを、前記グループ作成工程により作成したユーザグループ又は前記グループ取得手段により取得したユーザグループへ設定することを特徴とする。

また、請求項１０記載の発明は、請求項９に記載の文書管理システムの設定方法において、前記データ取得工程は、前記グループ設定工程によりグループへ設定されたユーザデータを取得することを特徴とする。

また、請求項１１記載の発明は、請求項６から１０のいずれか１項に記載の文書管理システムの設定方法をコンピュータに実行させるためのプログラムである。

また、請求項１２に記載の発明は、請求項１１に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体である。

本発明によれば、ネットワーク経由で接続可能な文書管理システムにおいて、ユーザ及び管理者は、システム接続する際の初期設定を効率的に行うことが可能となり、かつ、これらの操作性を向上させることが実現される。

図を参照しながら、本発明の実施形態の文書管理システムについて説明する。

まずは、本実施形態の文書管理システムの構成について説明する。図１は、サーバ端末の構成を示すブロック図である。ディスプレイ１、メモリ２、ＣＰＵ３、Ｉ／Ｆ４〜６、キーボード７、マウス８、データ記憶部９、ユーザテーブル１０、キャビネットテーブル１１及び文書テーブル１２からなる。

ＣＰＵ３は、文書管理システムの全体を制御するものであり、メモリ２は、主としてＣＰＵ３の作業領域として機能する。ディスプレイ１は、Ｉ／Ｆ４を介して表示装置として機能し、例えば液晶表示装置等がある。キーボード７及びマウス８は入力装置であり、Ｉ／Ｆ６を介してユーザからの操作内容が入力される。

データ記憶部９は、例えば磁気ディスク等で構成されたハードディスクであり、ユーザテーブル１０、キャビネットテーブル１１及び文書テーブル１２といったデータテーブルやその他ソフトウエアを格納する。また、データ記憶部９はＩ／Ｆ５と接続されており、ＣＰＵ３の制御に従ってメモリ部等の各部へデータが伝送される。ユーザテーブル１０は、各ユーザに関するデータが格納されており、主にユーザ使用権限の設定において使用される。キャビネットテーブル１１は、キャビネットに関するデータが格納されており、主にキャビネット選択の処理において使用される。文書テーブル１２は、登録後の文書を文書データとして格納する。

図２は、本実施形態におけるモジュール構成を示したブロック図である。データ構造取得部２１、ユーザデータ取得部２２、キャビネットデータ取得部２３、文書データ取得部２４、グループデータ取得部２５、データ分類部２６、ユーザデータ表示部２７、キャビネットデータ表示部２８及びグループデータ表示部２９から構成される。

データ構造取得部２１は、ユーザデータ、キャビネットデータ、文書データ、グループデータの中からいずれかを取得するモジュールである。ユーザデータ取得部２２は、データ記憶部９に記憶された既存のユーザデータ、例えばユーザやユーザ使用権限を取得し、キャビネットデータ取得部２３は、データ記憶部９の既存のキャビネットデータを取得し、文書データ取得部２４は、同じくデータ記憶部９に存在する文書データを取得する。グループデータ取得部２５は、データ記憶部９の既存のグループデータを取得するモジュールである。ユーザデータ取得部２２から文書データ取得部２４は、本発明のデータ取得手段に相当し、グループデータ取得部２５は、本発明のグループ取得手段に相当する。

データ分類部２６は、取得されたデータをグループ設定し、あるいは文書データを特定のキャビネットに登録するモジュールである。例えば、グループ設定する働きについて、本発明のグループ設定手段が相当する。

ユーザデータ表示部２７は、例えば、新たにユーザ使用権限の策定等、既存のユーザデータのほかに新規にユーザデータの作成を行う。キャビネットデータ表示部２８は、新規キャビネットデータを作成するモジュールである。グループデータ表示部２９は、既存のグループデータのほかに新規にグループデータの作成を行うモジュールである。グループデータ表示部２９は、本発明のグループ作成手段に相当する。

次に、本実施形態の文書管理システムにおけるグループ設定の処理について説明する。

図３は、本実施形態におけるキャビネットのグループ設定を示したフローチャートである。ユーザがアクセスしたいキャビネットを選択する処理を行う前に、管理者がグループ設定しておく場合である。

管理者は、まず文書管理システムを起動し（ステップＳ３０１）、キャビネット一覧を表示する（ステップＳ３０２）。次に、その一覧からグループ設定したいキャビネットを選択する（ステップＳ３０３）。既存のグループの中に選択したキャビネットを含めてグループ設定して登録するときは（ステップＳ３０４／ＹＥＳ）、既存のグループへ設定し（ステップＳ３０６）、新しいグループに設定したときは（ステップＳ３０４／ＮＯ、ステップＳ３０５／ＹＥＳ）、新規にグループを作成して設定する（ステップＳ３０６）。

図４は、同じく本実施形態におけるキャビネットのグループ設定を示したフローチャートであるが、図３の場合と異なり、個々のキャビネットから選んでグループ設定するではなく、一度グループ設定されたキャビネットグループから選んでグループ設定を行うものである。全体のフローは共通しているが、選ぶ対象がキャビネットグループである点のみ相違する。

管理者は、文書管理システム起動後（ステップＳ４０１）、表示されたキャビネットグループの一覧からグループ設定したいキャビネットグループを選択する（ステップＳ４０２、ステップＳ４０３）。選択したキャビネットを既存のグループへ含めてグループ設定したいときは（ステップＳ４０４／ＹＥＳ）、既存のグループへ設定し（ステップＳ４０６）、新しいグループに設定したときは（ステップＳ４０４／ＮＯ、ステップＳ４０５／ＹＥＳ）、新規グループを作成し設定を行う（ステップＳ４０６）。

図５は、管理者がキャビネットのグループ設定を行う際に使用するユーザインターフェースの一例である。図５（ａ）は、図３における設定処理に対応する操作画面で、図５（ｂ）は、図４における設定処理に対応する操作画面である。このユーザインターフェースは、例えばＧＵＩ（Graphical User Interface）方式とすると操作性が向上し、好適である。

管理者は、ユーザがキャビネット選択処理を行う前に、上記のようなキャビネットのグループ設定をあらかじめ行っておき、ユーザがキャビネットの選択処理をするときにこの設定されたグループを表示しておく。そして、ユーザはグループ設定されたキャビネット群を見て判断し、選択処理を行うことができる。

図６は、本実施形態におけるユーザのグループ設定を示したフローチャートである。管理者がユーザ使用権限の設定を行う前にグループ設定しておく場合である。

管理者は、まず文書管理システムを起動し（ステップＳ６０１）、ユーザ一覧を表示する（ステップＳ６０２）。次に、その一覧からグループ設定したいユーザを選択する（ステップＳ６０３）。既存のグループの中に選択したユーザを含めてグループ設定して登録するときは（ステップＳ６０４／ＹＥＳ）、既存のグループへ設定し（ステップＳ６０６）、新しいグループとして設定したときは（ステップＳ６０４／ＮＯ、ステップＳ６０５／ＹＥＳ）、新規にグループを作成して設定する（ステップＳ６０６）。

図７は、同じく本実施形態におけるユーザのグループ設定を示したフローチャートであるが、図６の場合と異なり、一度グループ設定されたユーザグループから選んでグループ設定を行うものである。上述した図３と図４の違いと同様である。

管理者は、文書管理システム起動後（ステップＳ７０１）、表示されたユーザグループの一覧からグループ設定したいユーザグループを選択する（ステップＳ７０２、ステップＳ７０３）。選択したユーザを既存のグループへ含めてグループ設定したいときは（ステップＳ７０４／ＹＥＳ）、既存のグループへ設定し（ステップＳ７０６）、新しいグループとして設定したときは（ステップＳ７０４／ＮＯ、ステップＳ７０５／ＹＥＳ）、新規グループを作成し設定を行う（ステップＳ７０６）。

図８は、管理者がユーザのグループ設定を行う際に使用するユーザインターフェースの一例である。図８（ａ）は、図６における設定処理に対応し、図８（ｂ）は、図７における設定処理に対応する操作画面である。このユーザインターフェースは、図５の場合と同様に、例えばＧＵＩ（Graphical User Interface）方式としてもよい。

ここで、上記のユーザグループ設定を利用したユーザ使用権限の設定処理として以下のパターンが考えられる。まず、例えば、ユーザＸ、ユーザＹ及びユーザＺを新規グループＧ０へグループ設定し、グループでまとめて使用権限の設定処理を行うものである（パターン１）。また、ユーザＸを既存グループＧ１にグループ設定するとともに、Ｇ１で設定されていた使用権限をＡへ適用し自動設定するものである（パターン２）。また、パターン２においてグループ設定した後に、改めてグループでまとめて使用権限の設定処理をするものである（パターン３）。そして、例えば、ユーザグループＧ１０とＧ２０を新規グループＧ１００へグループ設定し、グループでまとめて使用権限の設定処理を行うものである（パターン４）。また、ユーザグループＧ１０を既存グループＧ１にグループ設定するとともに、Ｇ１で設定されていた使用権限をＧ１０へ適用し自動設定するものである（パターン５）。また、パターン５においてグループ設定した後に、改めてグループでまとめて使用権限の設定処理を行うものである（パターン６）。

このように、管理者は、ユーザ使用権限の設定を自らが行う前に、上記のようなユーザグループの設定をあらかじめ行うことで、使用権限の設定処理を様々な状況に応じて効率的に行うことができる。

上記の実施形態によれば、ユーザが使用したいキャビネット一覧をグループ化することにより、ユーザが接続したいキャビネットを設定する作業を簡素化することが可能となる。

また、上記の実施形態によれば、管理者があらかじめユーザグループを作成しておくことにより、使用権限の設定等の接続可能ユーザを設定する作業を簡素化することが可能となる。

なお、上記の実施形態は、文書管理システムについてであったが、該文書管理システムで実施される設定方法、該設定方法をコンピュータに実施させるためのプログラムあるいは該プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体も本発明の実施形態に含まれる。すなわち、上述する実施形態は、本発明の好適な実施形態であり、上記実施形態のみに本発明の範囲を限定するものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲において種々の変更を施した形態での実施が可能である。

本発明の実施形態に係る文書管理システムにおけるサーバ端末の構成を示したブロック図である。 本発明の実施形態に係る文書管理システムのモジュール構成を示したブロック図である。 本発明の実施形態に係るグループ設定処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態に係るグループ設定処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態に係るグループ設定を行う際に使用するユーザインターフェースの例である。 本発明の実施形態に係るグループ設定処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態に係るグループ設定処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態に係るグループ設定処理で使用するユーザインターフェースの例である。 従来のユーザ使用権限の設定処理を示したフローチャートである。 従来のユーザ使用権限の設定処理で使用するユーザインターフェースの例である。

符号の説明

１ ディスプレイ
２ メモリ
３ ＣＰＵ
４〜６ Ｉ／Ｆ
７ キーボード
８ マウス
９ データ記憶部
１０ ユーザテーブル
１１ キャビネットテーブル
１２ 文書テーブル
２１ データ構造取得部
２２ ユーザデータ取得部
２３ キャビネットデータ取得部
２４ 文書データ取得部
２５ グループデータ取得部
２６ データ分類部
２７ ユーザデータ表示部
２８ キャビネットデータ表示部
２９ グループデータ表示部

Claims (12)

1. ユーザが少なくとも接続後の初期設定を行うクライアント端末と、
   サーバ端末とがネットワークを介して接続される文書管理システムにおいて、
   少なくともキャビネットデータ又はユーザデータを記憶するデータ記憶手段と、
   前記データ記憶手段により記憶されたデータを取得するデータ取得手段と、
   新規にグループを作成するグループ作成手段と、
   既存のグループを取得するグループ取得手段と、
   前記データ取得手段で取得したデータを、前記グループ作成手段により作成したグループ又は前記グループ取得手段により取得したグループへ設定するグループ設定手段と、
   それぞれの処理で使用するユーザインターフェースとを有することを特徴とする文書管理システム。
2. 前記データ取得手段は、キャビネットデータを取得し、
   前記グループ作成手段は、キャビネットグループを作成し、
   前記グループ取得手段は、キャビネットグループを取得し、
   前記グループ設定手段は、前記データ取得手段で取得したキャビネットデータを、前記グループ作成手段により作成したキャビネットグループ又は前記グループ取得手段により取得したキャビネットグループへ設定することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記データ取得手段は、前記グループ設定手段によりグループへ設定されたキャビネットデータを取得することを特徴とする請求項２に記載の文書管理システム。
4. 前記データ取得手段は、ユーザデータを取得し、
   前記グループ作成手段は、ユーザグループを作成し、
   前記グループ取得手段は、ユーザグループを取得し、
   前記グループ設定手段は、前記データ取得手段で取得したユーザデータを、前記グループ作成手段により作成したユーザグループ又は前記グループ取得手段により取得したユーザグループへ設定することを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載の文書管理システム。
5. 前記データ取得手段は、前記グループ設定手段によりグループへ設定されたユーザデータを取得することを特徴とする請求項４に記載の文書管理システム。
6. ユーザが少なくとも接続後の初期設定を行うクライアント端末と、
   サーバ端末とがネットワークを介して接続される文書管理システムの設定方法において、
   サーバ端末は、少なくともキャビネットデータ又はユーザデータを記憶し、
   前記の記憶されたデータを取得するデータ取得工程と、
   新規にグループを作成するグループ作成工程と、
   既存のグループを取得するグループ取得工程と、
   前記データ取得工程で取得したデータを、前記グループ作成工程により作成したグループ又は前記グループ取得工程により取得したグループへ設定するグループ設定工程とを有し、
   ユーザインターフェースを使用しながらそれぞれの工程を処理することを特徴とする文書管理システムの設定方法。
7. 前記データ取得工程は、キャビネットデータを取得し、
   前記グループ作成工程は、キャビネットグループを作成し、
   前記グループ取得工程は、キャビネットグループを取得し、
   前記グループ設定工程は、前記データ取得手段で取得したキャビネットデータを、前記グループ作成手段により作成したキャビネットグループ又は前記グループ取得手段により取得したキャビネットグループへ設定することを特徴とする請求項６に記載の文書管理システムの設定方法。
8. 前記データ取得工程は、前記グループ設定工程によりグループへ設定されたキャビネットデータを取得することを特徴とする請求項７に記載の文書管理システムの設定方法。
9. 前記データ取得工程は、ユーザデータを取得し、
   前記グループ作成工程は、ユーザグループを作成し、
   前記グループ取得工程は、ユーザグループを取得し、
   前記グループ設定工程は、前記データ取得工程で取得したユーザデータを、前記グループ作成工程により作成したユーザグループ又は前記グループ取得手段により取得したユーザグループへ設定することを特徴とする請求項６から８のいずれか１項に記載の文書管理システムの設定方法。
10. 前記データ取得工程は、前記グループ設定工程によりグループへ設定されたユーザデータを取得することを特徴とする請求項９に記載の文書管理システムの設定方法。
11. 請求項６から１０のいずれか１項に記載の文書管理システムの設定方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
12. 請求項１１に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

Images