JP2009053771A - 電子文書管理サーバ - Google Patents

Abstract

【課題】文書ファイルをフォルダに登録する際に、文書ファイルの特徴に応じて、登録可能とし、ユーザのアクセス権に関係なく文書を登録、または参照することができる文書管理システムを提供すること。
【解決手段】文書ファイルを登録するフォルダを「特定フォルダ 」として、文書ファイルの特徴を登録許可条件として設定する。そして、文書ファイルを登録する際に、登録許可条件が設定された「特定フォルダ」が指定された場合には、文書ファイルがこの登録許可条件を満たすか否かを判断する。さらに、「特定フォルダ」は、全ユーザからのアクセス権が解除され、フォルダ内の文書ファイルは、参照、編集が可能な状態として保持される。これにより、文書ファイルを、文書ファイルの特徴に応じてフォルダに登録することができるので、ユーザのアクセス権に関係なく、参照、編集、または登録することができる。
【選択図】図５

Description

本発明は、文書ファイルの参照、編集、又は登録を管理するための文書管理システムにおける電子文書管理サーバに関する。

従来より、文書ファイルを複数のユーザで共有するために文書管理システムが用いられている。
一般的な文書管理システムは、情報漏洩を防止する観点から、文書ファイルを分類可能に管理するフォルダに対してアクセス権が設定され、該フォルダにアクセスするユーザを識別し、アクセスできるユーザを制限していた。
そして、アクセスできるユーザを制限することによって、不要な文書が登録されたり、秘密情報が漏洩するなど、セキュリティ面で大きな問題が発生することを防止していた。
このようにフォルダに対してアクセス権を設定し、アクセスするユーザを制限するには、システム管理者がシステムに登録されている個々のユーザを個別に選択する方法や、グループに属するユーザを一括して選択する方法などがある。
これにより、システム管理者から選択されたユーザは、フォルダへのアクセスが許可され、アクセス可能なフォルダを指定することにより、フォルダ内の文書ファイルを参照、編集したり、フォルダに文書ファイルを自由に登録することが可能となる。

下記特許文献１では、指定したフォルダに文書ファイルを登録し、その文書ファイルの属性情報形式やその属性内容に応じて、文書ファイルを効率よくフォルダに分類できる文書管理システムが開示されている。
特開２００２−２３００１０号公報

しかしながら、従来の文書管理システムでは、フォルダにアクセス権を持たないユーザに、新たにアクセス権を付与する場合、システム管理者を通じてアクセス権を再設定する必要があるため、システム管理者側にとって大きな負担になるという問題がある。
また、アクセス権を持たないユーザとの間で、急遽、情報共有が必要となった場合には、フォルダのアクセス権を再設定して、アクセス権を持たないユーザに対してアクセス権を付与する処理が必要となり、アクセス権を持たないユーザは速やかに必要な情報を参照することができないという問題がある。
また、情報漏洩を防止するあまりに、ユーザごとにアクセス権限が設定されたフォルダから情報を参照するので、ユーザによっては必要な情報の取得まで妨げられるという問題がある。

そこで本発明は、文書ファイルをフォルダに登録する際に、文書ファイルの特徴に応じて文書ファイルを登録可能とし、ユーザのアクセス権に関係なく文書ファイルを登録することができる電子文書管理サーバを提供することを第１の目的とする。
また、アクセス権を持たないユーザでも、システム管理者がユーザのアクセス権を再設定することなく、速やかにフォルダ内の文書ファイルを参照、又は編集可能とすることができる電子文書管理サーバを提供することを第２の目的とする。

請求項１記載の発明では、単数又は複数の電子文書管理クライアントとネットワークを介して接続している電子文書管理サーバであって、文書ファイルを分類可能に管理する、単数又は複数のフォルダを格納するフォルダ格納手段と、前記電子文書管理クライアントから文書ファイルを受領する受領手段と、前記受領手段で受領した文書ファイルを前記フォルダ格納手段で格納されたフォルダに登録する登録手段と、前記登録手段で文書ファイルが登録されたフォルダに前記電子文書管理クライアントからアクセスするユーザを識別するユーザ識別手段と、前記ユーザ識別手段で識別されたユーザに応じて、フォルダへのアクセスを制限するアクセス制限手段と、前記フォルダ格納手段で格納されたフォルダの中から、特定のフォルダの指定を受け付ける特定フォルダ指定受付手段と、前記特定フォルダ指定受付手段で指定を受け付けた特定のフォルダに対して、文書ファイルの特徴を登録許可条件として設定する登録許可条件設定手段と、を備え、前記アクセス制限手段は、前記登録許可条件設定手段において登録許可条件が設定された特定のフォルダに対して、前記電子文書管理クライアントからユーザのアクセスの制限を解除することにより、前記第１の目的を達成する。

請求項２記載の発明では、請求項１記載の発明において、前記登録手段において文書ファイルを登録するフォルダが特定のフォルダである場合に、前記登録手段で登録する文書ファイルが前記登録許可条件設定手段で設定された登録許可条件を満たすか否かを判断する判断手段と、前記判断手段において文書ファイルが前記登録許可条件を満たすと判断された場合に、前記登録手段において文書ファイルが特定フォルダに登録されることを許可する登録許可手段をさらに備えたことにより、前記第２の目的を達成する。

請求項３記載の発明では、請求項２に記載の発明において、前記判断手段において文書ファイルが前記登録許可条件を満たさないと判断された場合に、前記登録手段において文書ファイルが特定フォルダに登録されることを禁止する登録禁止手段をさらに備えたことにより、前記第２の目的を達成する。

請求項４記載の発明では、請求項１、請求項２、又は請求項３に記載の発明において、前記登録許可条件は、特定の文字列、文書ファイルのプロパティ項目、文書ファイルのヘッダ又はフッタに記載されている文字情報の何れか１、又は何れか２以上をＡＮＤ又はＯＲで組み合わせた条件とすることを特徴とする。

請求項１記載の発明によれば、フォルダへのアクセス権を持たないユーザが文書ファイルをフォルダへ登録する際に、ユーザのアクセス権に関係なく、文書ファイルの特徴に応じて文書ファイルを登録可能とすることができる。

請求項２、又は請求項３記載の発明によれば、アクセス権を持たないユーザでも、システム管理者がユーザのアクセス権を再設定することなく、速やかにフォルダ内の文書ファイルを参照、又は編集可能とすることができる。

請求項４記載の発明によれば、文書のプロパティ項目、文書のヘッダ又はフッタに記載されている文字情報の何れか１、又は何れか２以上を組み合わせることにより文書の登録許可条件とするので、ユーザはより文書ファイルの特徴に合わせた文書ファイルを参照、編集、又は登録することができる。

以下、図１から図６を参照して、本発明の実施形態について説明する。
図１は、本実施形態における文書管理システム１の構成の一例を示した図である。
文書管理システム１は、電子文書管理サーバ１０、電子文書管理ＧＵＩ（Ｇｒａｐｈｉｃａｌ Ｕｓｅｒ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）２０、電子文書管理クライアント３０、プリンタ４０、及びＦＡＸ５０から構成されている。
電子文書管理ＧＵＩ２０は、電子文書管理サーバ１０と回線を介して接続されており、表示部、入力部、制御部、通信部などを備えた汎用のコンピューターであり、文書管理システム１の管理する管理者用の専用端末である。
管理者は、電子文書管理ＧＵＩ２０に表示されたキャビネット情報（フォルダ群に関する情報）から、文書の登録や参照に必要なフォルダを指定して、指定したフォルダにアクセス権を設定し、フォルダにアクセスするユーザを制限することができる。
また、管理者は、電子文書管理ＧＵＩ２０に表示されたキャビネット情報（フォルダ群に関する情報）から、指定したフォルダに、文書ファイルの特徴から文書ファイルを登録可能とする「特定フォルダ」を設定することができる。
電子文書管理クライアント３０は、表示部、入力部、制御部、通信部などを備えたユーザごとに所有する汎用のコンピュータであり、電子文書管理サーバ１０からキャビネット情報を取得して、アクセス権のあるフォルダ内から文書ファイルの参照、編集、又は登録などの処理を行うことができる。
電子文書管理サーバ１０と、電子文書管理クライアント３０とは、Ｎｅｔ Ｗｏｒｋ（ＮＷ）６０を介して接続されており、電子文書管理サーバ１０と、プリンタ４０及びＦＡＸ５０とは、図示しないＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）などの回線を介して接続されている。そして、プリンタ４０及びＦＡＸ５０は、ユーザから指定された文書ファイルの印字出力などを行う。

図２は、電子文書管理サーバ１０の構成の一例を示したブロック図である。
通信部２００は、電子文書管理クライアント３０とＮＷ６０を介して接続されており、キャビネット情報、及びフォルダへの登録要求などの送受信を行う。
記憶部２１０には、キャビネット情報や、フォルダへの設定内容、フォルダ内の文書ファイルなどの情報が格納される。
制御部２２０は、記憶部２１０における参照、編集、登録などの処理を制御し、記憶部２１０に格納されたキャビネット情報を登録要求元である電子文書管理クライアント３０に対して送信したり、フォルダに対して登録許可条件の設定などを制御する。
受付部２３０は、管理者が電子文書管理ＧＵＩ２０で設定したユーザへのアクセス権の制限や、「特定フォルダ」に対する登録許可条件の設定などを受け付ける。
制御部２２０は、電子文書管理ＧＵＩ２０と回線を介して接続されており、受付部２３０で受け付けた情報から、フォルダにアクセスするユーザを識別や制限、文書ファイルへの文書ファイルの登録処理などの処理を各構成要素を制御することにより行う。

図３は、電子文書管理クライアント３０の構成の一例を示したブロック図である。
通信部３００は、電子文書管理サーバ１０とＮＷ６０を介して接続されており、電子文書管理サーバ１０に対して、文書ファイルの登録要求、及びキャビネット情報の送受信を行う。
記憶部３１０は、制御部３２０の制御指示に従い、所定のタイミングで文書ファイルなどのデータを一時的に記憶する。
制御部３２０は、通信部３００から送信された情報、及び入力部３３０から入力された情報に応じて、各構成要素を制御する。
入力部３３０は、文書ファイルの作成や、キャビネット情報から文書ファイルを登録するフォルダの指定指示などがユーザによって入力される。
表示部３４０は、キャビネット情報などのフォルダに関する情報を表示部３４０にて表示する。

図４（ａ）は、電子文書管理サーバ１０の記憶部２１０に格納された文書管理システム１を使用するユーザ名の一例を示した図である。
記憶部２１０には、管理者によって文書管理システム１を使用するユーザごとに、氏名、ユーザＩＤなどが記憶されている。ここで、図４（ａ）における「所有者本人」とは、文書管理システム１の管理者を示している。
電子文書管理サーバ１０は、アクセス権の設定されたフォルダにアクセスするユーザをこの記憶部２１０に格納された文書管理システム１を使用するユーザ名から識別することができる。
図４（ｂ）は、電子文書管理サーバ１０の記憶部２１０に格納されるキャビネット（フォルダ群）の一例を示した図である。特に、図４（ｂ）の「フォルダ１」、及び「フォルダ２」は、ユーザごとにフォルダへのアクセス権や、フォルダ内での処理内容が制限される従来のフォルダの一例であり、フォルダごとにユーザのアクセス権が設定され、アクセス可能なユーザが設定されている例を示している。
ここで「ＲｅａｄＯｎｌｙ」とは、ユーザ「Ｂさん」が「フォルダ１」にアクセスした場合に、文書ファイルの参照のみが可能であることを示している。
また、「ＲｅａｄＷｒｉｔｅ」とは、ユーザ「Ｃさん」が「フォルダ１」、又は「フォルダ２」にアクセスした場合に、参照、編集、又は登録が可能であることを示している。
また、「フルコントロール」であるユーザ「Ａさん」は、文書ファイルの参照、編集、又は登録が可能な他、さらに、電子文書管理ＧＵＩ２０からフォルダに対してユーザのアクセス権や登録許可条件などを設定することができる。
このように、「フォルダ１」、及び「フォルダ２」は、ユーザに応じてフォルダへのアクセス権が設定されている例であり、電子文書管理サーバでは、この「フォルダ１」、及び「フォルダ２」にアクセスするユーザを識別し、ユーザによってはフォルダ内での処理内容が制限される。

図４（ｂ）の「特定フォルダ」には、特定の文字列、文書ファイルのプロパティ項目、文書ファイルのヘッダやフッタなどの記載から登録許可条件が設定されている例を示している。
ここでは、文書名「週報」、及び文書番号「１２３４」が登録許可条件として設定されており、ユーザが電子文書管理クライアント３０から登録するフォルダとして「特定フォルダ」を指定して、文書ファイルを登録する場合に、電子文書管理サーバ１０では、登録する文書ファイルがフォルダに設定された登録許可条件を満たすか否かを判断する。
なお、「特定フォルダ」は、図４（ａ）のシステムに登録された電子文書クライアント３０などの所有者であるユーザからフルアクセス可能な状態として設定され、該フォルダにアクセスするユーザの制限が解除される。そして、フォルダ内の文書ファイルは、参照、又は編集可能な状態として設定される。

図５は、本実施形態におけるフォルダに登録許可条件を設定する処理の手順を示したフローチャートである。
まず、文書管理システム１の管理者は、電子文書管理ＧＵＩ２０からキャビネット情報の表示要求を送信する（ステップ５００）。
そして、キャビネット情報の表示要求を受信した電子文書管理サーバ１０は、記憶部２１０に格納された図４（ｂ）に示すキャビネットからキャビネット情報を作成し、電子文書管理ＧＵＩ２０に該キャビネット情報を送信する（ステップ５０２）。
電子文書管理ＧＵＩ２０では、キャビネット情報を受信して、キャビネットを表示する（ステップ５０３）。そして、文書管理システム１の管理者は、キャビネットからフォルダを指定して（ステップ５０４）、指定したフォルダに対し登録許可条件を入力する（ステップ５０５）。
次に、電子文書管理ＧＵＩ２０は、文書ファイルの特徴を登録許可条件として、電子文書管理サーバ１０に送信する（ステップ５０６）。電子文書管理サーバ１０は、登録許可条件を受信し（ステップ５１０）、受信した登録許可条件を受付部２３０で受け付けて、記憶部２１０に格納された該当するフォルダに対して「特定フォルダ」を設定する（ステップ５１５）。なお、このとき「特定フォルダ」は、ユーザからフルアクセス可能な状態として設定され（アクセス権が解除される）、該フォルダにアクセスするユーザは制限されない。そして、フォルダ内の文書ファイルは参照、又は編集可能な状態となる。
このように、ユーザごとにアクセス権限が設定されたフォルダとは別に、文書ファイルの特徴から文書を登録可能とする「特定フォルダ」が設定されることによって、情報漏洩を防止するあまりに必要な情報の取得まで妨げられることを防ぐことができる。

本実施形態における「特定フォルダ」の設定項目は、特定の文字列、文書ファイルのプロパティ項目、文書ファイルのヘッダやフッタ情報などである。
文書ファイルのプロパティ項目は、例えば、文書ファイルの作成者、文書ファイルの作成日、文書ファイルの更新日、文書ファイル名などの書誌的情報である。
そして、特定の文字列、文書ファイルのプロパティ項目、文書ファイルのヘッダやフッタ情報などの設定項目を何れか１、又は何れか２以上を、ＡＮＤ又はＯＲで組み合わせることによって、登録許可条件とすることができる。
例えば、登録許可条件に文書ファイルを更新した期間と文書ファイルの作成者とを組み合わせることによって、より文書ファイルの特徴に合わせた文書ファイルを参照、編集、又は登録することができる。
また、特定の文字列を登録許可条件とすることにより、文書ファイルがテキストデータである場合に、特定の文字列を文書ファイルが含むか否かによって、容易にフォルダへの登録許可を判断することができる。

図６は、本実施形態における「特定フォルダ」に文書ファイルを登録する処理の手順を示したフローチャートである。
まず、電子文書管理クライアント３０を所有するユーザは、ＮＷ６０を介して文書ファイルを取得したり、又は入力部３３０から文字の入力などによって、文書ファイルを取得する（ステップ６００）。
次にユーザは、取得したファイルから「特定フォルダ」に登録したい文書ファイルを選択して、文書ファイルの登録要求を電子文書管理サーバ１０に送信する（ステップ６０５）。

電子文書管理サーバ１０は、文書ファイルの登録要求を受信し（ステップ６１０）、電子文書管理サーバ１０の記憶部２１０に格納されたフォルダ群に関するキャビネット情報を電子文書クライアント３０に送信する（ステップ６１５）。
電子文書管理クライアント３０は、キャビネット情報を受信してキャビネットを表示する（ステップ６２０）。
そして、表示されたキャビネットから、文書ファイルを登録したいフォルダの指定を入力部３３０から受け付ける（ステップ６２５）。

次に、ユーザは登録したい文書ファイルを電子文書管理クライアント３０で選択して、電子文書管理クライアント３０は、ステップ６２５でユーザが指定したフォルダ情報、及び、ユーザが選択した文書ファイルを電子文書管理サーバ１０に送信する（ステップ６２７）。
電子文書管理サーバ１０は、指定したフォルダ情報、及び、ユーザが選択した文書ファイルを受信する。そして、電子文書管理サーバ１０は、指定したフォルダが、登録許可条件の設定がされたフォルダである「特定フォルダ」であるか否かを判断する（ステップ６３０）。
ユーザが指定したフォルダが「特定フォルダ」である場合には（ステップ６３０；Ｙ）、電子文書管理サーバ２０はステップ６２７にて電子文書クライアント３０から送信された文書ファイルが、「特定フォルダ」に設定された登録許可条件を満たすか否かを、例えば、登録許可条件に特定の文字列が設定されている場合、文書ファイルが登録許可条件を満たすか否か（例えば、登録許可条件に設定された特定の文字列が文書ファイルを含むか否かや、文書ファイルの作成された期間が登録許可条件にて設定された期間に該当するかなど）によって判断する（ステップ６３５）。
そして、文書ファイルが「特定フォルダ」に設定された登録許可条件を満たす場合には（ステップ６３５；Ｙ）、ステップ６２７にて送信された文書ファイルの登録を許可して（ステップ６４０）、「特定フォルダ」に文書ファイルの登録処理を行う（ステップ６４３）。

一方、ステップ６２５において指定したフォルダが、文書ファイルの特徴が設定されたフォルダである「特定フォルダ」でない場合（ステップ６３０；Ｎ）、及び、ステップ６２７において電子文書管理クライアント３０から送信された文書ファイルが「特定フォルダ」に設定された登録許可条件を満たさない場合（ステップ６３５；Ｎ）には、「特定フォルダ」への文書の登録処理を禁止し、電子文書管理サーバ１０は登録禁止情報を電子文書管理クライアント３０に送信する（ステップ６４５）。
そして、電子文書管理クライアント３０は、登録禁止情報を受信して、これを表示部３４０に表示し、登録が禁止された旨をユーザに通知する（ステップ６５０）。

このように、従来では、文書ファイルをフォルダに登録する際に、アクセス権を持つユーザのみフォルダにアクセスして登録を可能としていたが、本実施形態では、文書ファイルの特徴に応じて文書ファイルを登録可能とするので、ユーザのアクセス権に関係なく文書ファイルを登録することができる。
また、アクセス権を持たないユーザでも、システム管理者がユーザのアクセス権を再設定することなく、速やかにフォルダ内の文書ファイルを参照、又は編集可能とすることができる。

また、本実施形態では、電子文書管理サーバ２０の記憶部２１０にキャビネット、及びフォルダが格納されることとしたが、本実施形態はそれに限定されるものではなく、例えば、電子文書管理クライアント３０の記憶部３１０でも、同様に本発明を構成することが可能である。
また、本実施形態では、フォルダに登録許可条件を設定する際に、電子文書管理ＧＵＩ２０から登録許可条件の設定を受け付けることとしたが、電子文書管理クライアント３０からＮＷ６０を介して電子文書管理サーバ１０に登録許可条件の設定することも可能であり、また、電子文書管理サーバ１０に表示部、及び入力部を備えることによって、登録許可条件の設定を直接電子文書管理サーバ１０から受け付けても良い。

本実施形態における文書管理システムの構成の一例を示した図である。 電子文書管理サーバの構成の一例を示したブロック図である。 電子文書管理クライアントの構成の一例を示したブロック図である。 電子文書管理サーバの記憶部に格納されたユーザ名、及びキャビネット（フォルダ群）の一例を示した図である。 本実施形態におけるフォルダに登録許可条件を設定する処理の手順を示したフローチャートである。 本実施形態における「特定フォルダ」に文書ファイルを登録する処理の手順を示したフローチャートである。

符号の説明

１ 文書管理システム
１０ 電子文書管理サーバ
２０ 電子文書管理ＧＵＩ
３０ 電子文書管理クライアント
４０ プリンタ
５０ ＦＡＸ
６０ Ｎｅｔ Ｗｏｒｋ

Claims (4)

1. 単数又は複数の電子文書管理クライアントとネットワークを介して接続している電子文書管理サーバであって、
   文書ファイルを分類可能に管理する、単数又は複数のフォルダを格納するフォルダ格納手段と、
   前記電子文書管理クライアントから文書ファイルを受領する受領手段と、
   前記受領手段で受領した文書ファイルを前記フォルダ格納手段で格納されたフォルダに登録する登録手段と、
   前記登録手段で文書ファイルが登録されたフォルダに前記電子文書管理クライアントからアクセスするユーザを識別するユーザ識別手段と、
   前記ユーザ識別手段で識別されたユーザに応じて、フォルダへのアクセスを制限するアクセス制限手段と、
   前記フォルダ格納手段で格納されたフォルダの中から、特定のフォルダの指定を受け付ける特定フォルダ指定受付手段と、
   前記特定フォルダ指定受付手段で指定を受け付けた特定のフォルダに対して、文書ファイルの特徴を登録許可条件として設定する登録許可条件設定手段と、を備え、
   前記アクセス制限手段は、前記登録許可条件設定手段において登録許可条件が設定された特定のフォルダに対して、前記電子文書管理クライアントからユーザのアクセスの制限を解除することを特徴とする電子文書管理サーバ。
2. 前記登録手段において文書ファイルを登録するフォルダが特定のフォルダである場合に、前記登録手段で登録する文書ファイルが前記登録許可条件設定手段で設定された登録許可条件を満たすか否かを判断する判断手段と、
   前記判断手段において文書ファイルが前記登録許可条件を満たすと判断された場合に、前記登録手段において文書ファイルが特定フォルダに登録されることを許可する登録許可手段をさらに備えたこと特徴とする請求項１記載の電子文書管理サーバ。
3. 前記判断手段において文書ファイルが前記登録許可条件を満たさないと判断された場合に、前記登録手段において文書ファイルが特定フォルダに登録されることを禁止する登録禁止手段をさらに備えたことを特徴とする特徴とする請求項２に記載の電子文書管理サーバ。
4. 前記登録許可条件は、特定の文字列、文書ファイルのプロパティ項目、文書ファイルのヘッダ又はフッタに記載されている文字情報の何れか１、又は何れか２以上をＡＮＤ又はＯＲで組み合わせた条件とすることを特徴とする請求項１、請求項２、又は請求項３に記載の電子文書管理サーバ。

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