JP2009027237A - 画像形成装置、画像形成装置の制御方法、ならびに画像形成装置の制御プログラムおよびそれを格納したコンピュータ読取可能な記憶媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】セキュリティを極力低下させることなく、管理者が不在時にも未登録ユーザによる画像形成機能の一時利用を許可可能とする。
【解決手段】予め管理者によって代行権限を与えられた一般ユーザは、特別ユーザ設定用の画面を操作することによって、本人と同じ機能権限の範囲で、装置を使用できる権限を有する特別ユーザを登録可能とした。
【選択図】図１１

Description

この発明は、画像形成機能を備える画像形成装置、画像形成装置の制御方法、ならびに画像形成装置の制御プログラムおよびそれを格納したコンピュータ読取可能な記憶媒体に関し、画像形成機能の使用を許可するための認証技術に関する。

複写機、プリンタ、スキャナ、ファクシミリ装置およびそれらを複合した複合機であるＭＦＰ（Multi Function Peripheral）などの画像形成装置の中には、不正利用による情報漏洩を防止するために、本人認証機能を備えたものがある。

この種の本人認証機能付きの画像形成装置によれば、たとえば、管理者、および管理者によって個別に登録された一般ユーザにのみ、画像形成装置の利用が許可される。これによって、不正使用による情報漏洩を防止できる。

ところが、管理者が不在の場合には、装置の利用に不都合が生じる可能性がある。この問題に関して、特許文献１には、管理者が不在の場合、複数の有資格者の承認により、管理者の代行権限が認められるシステムが開示されている。
特開２００２−１０９１７２号公報

しかしながら、複数の有資格者の承認を得るためには時間と手間がかかるため、特許文献１に記載のシステムでは、代行権限の申請手続きが煩雑である。また、代行権限者に対して管理者の全権限を与えると、セキュリティ面での不安が残る。さらに、管理者が不在であることを理由に例外的に与えられた代行権限が無期限に残るのはセキュリティ上、好ましくない。

この発明は、かかる問題を解決するためになされたものであり、その目的は、セキュリティを極力低下させることなく、管理者が不在時にも未登録ユーザによる画像形成機能の一時利用を許可することが可能な画像形成装置、画像形成装置の制御方法、ならびに画像形成装置の制御プログラムおよびそれを格納したコンピュータ読取可能な記憶媒体を提供することである。

この発明のある局面に従えば、画像形成装置は、本人認証のための認証用情報の入力を受け付ける受付手段と、前記受付手段が受け付けた認証用情報に基づいて、本人認証をする認証手段と、一般ユーザの権限情報を各一般ユーザ別に記憶する記憶手段と、前記認証手段が前記一般ユーザを認証したときに、前記記憶手段に記憶されている前記一般ユーザとは別の特別ユーザの権限情報を設定するための特別ユーザ設定処理の起動を許可する特別ユーザ設定許可手段と、前記特別ユーザ設定処理を起動したときに、当該特別ユーザ設定処理の起動の許可を受けるために前記認証手段により認証された前記一般ユーザに対応する前記権限情報の範囲で、前記特別ユーザの権限情報を前記記憶手段に登録する特別ユーザ登録手段と、前記認証手段が前記特別ユーザを認証したときに、当該特別ユーザの権限情報に従って画像形成機能を有効化する有効化手段と、前記記憶手段に登録された前記特別ユーザの権限情報のうち、予め定めた無効条件が成立した前記特別ユーザの権限情報を無効化する無効化手段とを備える。

好ましくは、前記特別ユーザ登録手段は、操作者により選択された種類の画像形成機能を前記特別ユーザの権限情報として前記記憶手段に登録する。

好ましくは、前記画像形成装置は、前記認証手段が管理者を認証したときに、一般ユーザの権限情報を設定するための一般ユーザ設定処理の起動を許可する一般ユーザ設定許可手段と、前記一般ユーザ設定処理を起動したときに、前記特別ユーザの権限情報を設定する特別権限の有無を示す情報と、前記特別ユーザに使用権限を与えることが可能な画像形成機能の種類を示す機能情報とを前記一般ユーザの権限情報として、前記記憶手段に登録する一般ユーザ登録手段とをさらに備える。

好ましくは、前記画像形成装置は、前記記憶手段に記憶された前記一般ユーザの権限情報に基づいて、前記一般ユーザが前記特別権限を有するか否かを判定する特別権限判定手段をさらに備え、前記特別ユーザ設定許可手段は、前記認証手段により認証された前記一般ユーザが前記特別権限を有すると前記特別権限判定手段により判定されたときに、前記特別ユーザ設定処理の起動を許可する。

好ましくは、前記登録手段は、前記記憶手段に既に登録されている特別ユーザを対象として前記特別ユーザ設定処理が起動されたとき、今回の特別ユーザ設定処理の起動の許可を受けるために前記認証手段により認証された一般ユーザに対応する前記権限情報の範囲で、前記特別ユーザの権限情報を追加して前記記憶手段に登録する。

好ましくは、前記無効条件は、すべての前記特別ユーザに対して一括して設定される。
好ましくは、前記無効条件は、前記特別ユーザ設定処理において、前記特別ユーザの権限情報として各特別ユーザ別に設定される。

好ましくは、前記無効条件は、前記特別ユーザの権限情報に従う前記画像形成機能が前記有効化手段によって有効化された状態で前記画像形成機能が使用された回数が所定回数に達したことである。

好ましくは、前記無効条件は、特定日が到来したこと、または前記特別ユーザの権限情報を設定してから所定日数が経過したことである。

好ましくは、前記画像形成装置は、前記無効化条件を予め定めた複数種類のうちから設定する無効化条件設定手段をさらに備える。

好ましくは、前記画像形成装置は、前記特別ユーザによる前記画像形成装置の操作履歴を記録する操作履歴記録手段をさらに備え、前記操作履歴記録手段は、前記操作履歴を記録するときに、前記特別ユーザの権限情報を設定した前記一般ユーザを示す情報を併せて記録する。

好ましくは、前記画像形成装置は、前記特別ユーザの権限情報を設定したときの設定履歴を記録する設定履歴記録手段をさらに備える。

この発明の別の局面に従えば、画像形成装置の制御方法は、本人認証のための認証用情報の入力を画像形成装置が受け付ける受付ステップと、前記受付ステップにより受け付けられた認証用情報に基づいて、前記画像形成装置が本人認証をする認証ステップと、権限情報が設定された一般ユーザとは別の特別ユーザの権限情報を設定するための特別ユーザ設定処理の起動を、前記認証手段が前記一般ユーザを認証したときに前記画像形成装置が許可する特別ユーザ設定許可ステップと、前記特別ユーザ設定処理を起動したときに、当該特別ユーザ設定処理の起動の許可を受けるために前記認証ステップにより認証された前記一般ユーザに対応する前記権限情報の範囲で、前記特別ユーザの権限情報を前記画像形成装置が登録する特別ユーザ登録ステップと、前記認証ステップにより前記特別ユーザが認証されたときに、当該特別ユーザの権限情報に従って前記画像形成装置が画像形成機能を有効化する有効化ステップと、登録された前記特別ユーザの権限情報のうち、予め定めた無効条件が成立した前記特別ユーザの権限情報を前記画像形成装置が無効化する無効化ステップとを備える。

この発明のさらに他の局面に従えば、画像形成装置の制御プログラムは、前記画像形成装置の制御方法における各ステップをコンピュータに実行させる。

この発明によれば、セキュリティを極力低下させることなく、管理者が不在時にも未登録ユーザによる画像形成機能の一時利用を許可することが可能となる。

この発明の実施の形態について、図面を参照しながら詳細に説明する。
図１は、この発明の実施の形態に係る画像形成装置を含むシステムの概略構成図である。本実施の形態においては、代表的に、本発明に係る画像形成装置の一例となるＭＦＰ（Multi Function Peripheral）について説明する。なお、本発明に係る画像形成装置は、ＭＦＰに限らず、複写機、プリンタ、スキャナ、ファクシミリ装置などにも適用可能である。

図１を参照して、ＭＦＰ１００は、複写機、プリンタ、スキャナ、ファクシミリ装置、ボックスそれぞれの機能を有する。なお、ボックス機能は、本体のメモリに各種のスキャンデータ等をユーザ別に保存する機能である。ボックス機能を利用することにより、各ユーザは本人ボックスとして割り当てられたファイル領域に、保存したいデータを格納することができる。

ＭＦＰ１００は、ＬＡＮ（Local Area Network）１などのネットワークを介して、パーソナルコンピュータ１０１およびサーバ１０２と接続されている。また、ＭＦＰ１００は、公衆回線２を介してファクシミリ装置１０３と通信可能に構成されている。

ＭＦＰ１００は、パーソナルコンピュータ１０１またはサーバ１０２に対してスキャンジョブを送信する。また、ＭＦＰ１００は、パーソナルコンピュータ１０１から受信したプリントジョブに基づいて形成した画像を紙に印刷して出力する。また、ＭＦＰ１００は、ファクシミリ装置１０３に対してファクシミリジョブを送信し、あるいはファクシミリ装置１０３からファクシミリジョブを受信する。

図２は、ＭＦＰ１００の概略構成を示すブロック図である。
ＭＦＰ１００は、ＣＰＵ２０１と、ＲＯＭ２０２と、ＲＡＭ２０３と、記憶装置２０４と、操作パネル２０５と、スキャナ部２０６と、プリンタ部２０７と、ファクシミリ部２０８と、ＮＩＣ（Network Interface Card）２０９とを有する。これらの構成は、バス２１０を介して互いに接続されている。なお、記憶装置２０４はＭＦＰ１００に内蔵されたものに限らず、ＭＦＰ１００に対して外付けされるものであってもよい。

ＣＰＵ２０１は、ＲＯＭ２０２に格納されたプログラムに基づき各種の命令を実行して、ＭＦＰ１００内の各構成を制御する。ＲＡＭ２０３には、プログラムの実行に必要なワークエリアや外部から送信されてきたジョブデータが一時的に格納される。また、ＲＡＭ２０３には、スキャナ部２０６で読み取られた画像データ等が一時的に保存される。

ファクシミリ部２０８は、スキャナ部２０６で読み取られた画像データを公衆回線を使用し、画像転送する。スキャナ部２０６は、原稿を読み込んで画像データを作成する。プリンタ部２０７は、スキャナ部２０６で読み取られた画像データや、パーソナルコンピュータ１０１から送信されたプリントデータ、あるいはファクシミリ部２０８で受信したファクシミリデータを、印刷用のデータに変換し、変換後のデータに基づいて文書等の画像を印刷する。

操作パネル２０５は、表面にタッチパネルが積層された液晶表示部により構成されている。操作パネル２０５を操作することにより、コピーやスキャン、コピーの画質設定、用紙設定、スキャンデータの送信先の登録（ワンタッチ登録）、スキャンデータの送信先の選択等をすることができる。さらに、操作パネル２０５を操作することにより、ユーザの登録、およびユーザの個人認証をすることができる。

ＮＩＣ２０９は、パーソナルコンピュータ１０１等からのプリントジョブを受信したり、パーソナルコンピュータ１０１等へスキャンジョブを送信したりするために、ＬＡＮ１に接続するインターフェイスである。

記憶装置２０４は、ハードディスクドライブより成り、スキャナ部２０６で作成された画像データに基づいて作成されたPDF／TIFF等のファイルフォーマットからなるファイルや、ファクシミリ装置１０３等の外部の装置から送信されてきた各種のジョブデータを蓄積する。さらに、記憶装置２０４には、登録されているユーザの情報、各ユーザの操作履歴が記憶される。

次に、管理者によるユーザの登録手順を説明する。ＭＦＰ１００では、管理者権限を有する管理者と、管理者権限を有しないユーザとに分けてユーザを登録可能である。管理者は、ＭＦＰ１００の全設定について変更可能な権限が認められている。この権限には、ユーザを登録・変更・削除する権限が含まれる。これに対して、管理者以外のユーザは、管理者によって登録された範囲の権限で、ＭＦＰ１００の使用が許可される。以下、管理者によって登録されたユーザを“一般ユーザ”と称する。

なお、ＭＦＰ１００において、管理者権限が認められるユーザ数は、１人に限定してもよく、複数人としてもよい。また、管理者権限としては、ＭＦＰ１００の全設定について変更可能な権限でなくてもよい。たとえば、ＭＦＰ１００の設定項目のうち、一部の設定を変更する権限については、ＭＦＰ１００のメーカ等の保守担当者にのみに認められるものであってもよい。すなわち、管理者権限としては、少なくとも、一般ユーザの登録権限を含むものであればよい。

ＭＦＰ１００には、各ユーザ別にユーザ名とパスワードとが登録されており、個人認証時には、これらの２つの個人認証用情報の入力が求められる。各ユーザは、操作パネル２０５に表示されるログイン用画面において、操作パネル２０５を操作して、各個人認証用情報を入力する。入力された一対の個人認証用情報と、ＭＦＰ１００に登録されている情報とが一致すれば、個人認証が成功したものと判定される。この場合、そのユーザの権限でＭＦＰ１００にログインした状態となる。

これにより、ユーザは、たとえば、ログインしたユーザの権限の範囲でＭＦＰ１００を使用することが可能になる。なお、ＭＦＰ１００の使用を終えたユーザは、ログオフ用の画面でログオフ操作を実行する。これにより、新たなユーザのログイン操作を受付け可能な状態になる。

なお、パーソナルコンピュータ１０１に接続されたキーボードなどを操作して、ネットワーク経由で個人認証用情報をＭＦＰ１００に入力することも可能である。この場合、個人認証が成功すれば、パーソナルコンピュータ１０１から送信された画像形成ジョブがＭＦＰ１００に受け付けられる。

また、この実施の形態では、個人認証用情報として、一対のユーザ名およびパスワードを例に挙げたが、指紋などの生体情報を用いてもよい。

図３は、管理者が一般ユーザを登録するための登録画面３０１を示す図である。登録画面３０１は、管理者の認証に成功した後、操作パネル２０５での所定操作が検出されることによって、操作パネル２０５に表示される。また、この画面が表示されることにより、一般ユーザ登録処理が起動される。

管理者は、登録画面３０１において、新たに登録する一般ユーザのユーザ名とパスワードとを入力する。たとえば、図３の例では、ユーザ名欄３０１１に一般ユーザ名「kimura」が入力されている。また、パスワード欄３０１２には、たとえば、一般ユーザ本人の希望に従うパスワードが入力されている。ただし、画面上では、このパスワードが確認不可能な「********」との態様で表示されている。

なお、これらの個人認証用情報に用いる英数字等は、操作パネル２０５に表示される各種キー（図示を省略）にタッチすることによって、適宜入力可能とされている。

図３に示されるように、登録画面３０１には、「機能制限」の項目３０１４と「特別ユーザ代行承認権限」の項目３０１３とが表示されている。「機能制限」は、使用権限の範囲を設定する項目である。たとえば、図３には、「使用権限」として、「コピー」、「プリント」、「スキャン」、「ＦＡＸ」、および「Ｂｏｘ」の各機能が示されている。

「機能制限」の項目３０１４では、「使用権限有」にするか、「使用権限無」にするかを各機能別に設定可能である。「機能制限」の項目の「ＹＥＳ」が「使用権限有」に対応し、「ＮＯ」が「使用権限無」に対応する。「ＹＥＳ」へのタッチ操作が検出されると、「使用権限有」に設定され、その文字がリバース表示となる。一方、「ＮＯ」へのタッチ操作が検出されると、「使用権限無」に設定され、その文字がリバース表示となる。図面では、「リバース表示」の状態を「網掛け」で示している。

なお、「ＹＥＳ」がすでにリバース表示となっている状態で、「ＮＯ」へのタッチ操作が検出されたときには、「ＮＯ」がリバース表示となり、「ＹＥＳ」は通常の表示に戻る。同様に、「ＮＯ」がすでにリバース表示となっている状態で、「ＹＥＳ」へのタッチ操作が検出されたときには、「ＹＥＳ」がリバース表示となり、「ＮＯ」は通常の表示に戻る。これにより、使用権限の設定が変更される。

図３では、「機能制限」の項目のうち、「ＦＡＸ」を除くすべてについて、「ＹＥＳ」がリバース表示されている。この表示は、「ＦＡＸ」以外の機能について、使用権限が許可された設定状態を示す。

「特別ユーザ代行承認権限」の項目３０１３は、管理者に代行してユーザの登録を承認する権限を与えるか否かを設定する項目である。以下、この権限を単に“代行権限”とも称する。

この実施の形態では、この代行権限を有する一般ユーザによって登録されるユーザを“特別ユーザ”と称する。「特別ユーザ代行承認権限」の項目３０１３のうち、「ＹＥＳ」が「権限有」に対応し、「ＮＯ」が「権限無」に対応する。

「特別ユーザ代行承認権限」の設定操作の手順は、「機能制限」の項目３０１４の設定操作の手順と同様である。すなわち、「ＹＥＳ」へのタッチ操作が検出されると、「権限有」に設定され、その文字がリバース表示となる。一方、「ＮＯ」へのタッチ操作が検出されると、「権限無」に設定され、その文字がリバース表示となる。

登録画面３０１において、各設定をした後、登録ボタン３０１５へのタッチ操作が検出されると、登録画面３０１に表示された設定内容がＭＦＰ１００に登録される。これにより、登録された一般ユーザは、与えられた個人認証用情報を用いてＭＦＰ１００にログイン操作をし、登録された権限の範囲でＭＦＰ１００を使用可能となる。また、特に、特別ユーザを承認する権限が認められている一般ユーザは、特別ユーザを登録することが可能になる。

次に、一般ユーザによる特別ユーザの登録手順を説明する。図４は、ユーザが個人認証を受けるためのログイン用画面３０２を示す図である。管理者、一般ユーザ、および特別ユーザは、図４に示されるログイン用画面３０２において、本人のユーザ名をユーザ名欄３０２３に、、パスワードをパスワード欄３０２４にそれぞれ入力の上、ログインボタン３０２２にタッチして、個人認証を受ける。

ログイン用画面３０２には、さらに特別ユーザ代行承認ボタン３０２１が表示されている。一般ユーザは、特別ユーザ代行承認ボタン３０２１にタッチすることを条件として、特別ユーザを設定することが可能になる。特別ユーザ代行承認ボタン３０２１へのタッチ操作が検出されると、ログイン用画面３０２が、図５に示される画面に切り替わる。図５は、特別ユーザの登録に関する代行権限を有する一般ユーザであるか否かの認証を行なうためのログイン用画面３０３を示す図である。

図５のログイン用画面３０３において、本人のユーザ名、パスワードをユーザ名欄３０３１、パスワード欄３０３２に入力の上、ログインボタン３０３３にタッチして、個人認証を受ける。入力された個人認証用情報と一致する一般ユーザが登録されていない場合には、そのことを示すエラー画面が表示される。また、入力された個人認証用情報と一致する一般ユーザが登録されているが、その一般ユーザに代行権限がない場合には、そのことを示すエラー画面が表示される。一方、入力された個人認証用情報と一致する一般ユーザが登録されており、かつ、その一般ユーザが代行権限を有する一般ユーザである場合には、図６に示される特別ユーザ登録用画面３０４に画面が切り替わる。

図６に示される特別ユーザ登録用画面３０４においては、図３に示される一般ユーザの登録画面３０１での登録手順と同様の手順で、新たに登録する特別ユーザのユーザ名とパスワードとを入力する。たとえば、図６の例では、ユーザ名欄３０４１に特別ユーザ名「guest１」が入力されている。また、パスワード欄３０４２には、たとえば、特別ユーザ本人の希望に従うパスワードが入力されている。

登録画面３０４には、さらに、有効期限欄３０４３が表示されている。有効期限欄３０４３では、特別ユーザの有効期限を設定できる。有効期限のタイプは、実行ジョブ数、登録日からの経過日数、および指定年月日のいずれかより選択できる。有効期限のタイプとして、実行ジョブ数を選択したときには、そのジョブ数を有効期限欄３０４３の対応する枠内に入力する。有効期限のタイプとして、登録日からの経過日数を選択したときには、その日数を有効期限欄３０４３の対応する枠内に入力する。有効期限のタイプとして、指定年月日を選択したときには、その年月日を有効期限欄３０４３の対応する枠内に入力する。図６には、有効期限のタイプとして、登録日からの経過日数が選択され、有効期限の日数が５日に指定された状態が示されている。

ユーザ名欄３０４１、パスワード欄３０４２、および有効期限欄３０４３へ情報が入された状態で、登録ボタン３０４４のタッチ操作が検出されると、登録画面３０４に表示された設定内容でＭＦＰ１００に特別ユーザが登録される。このとき、特別ユーザの権限は、その特別ユーザを登録した一般ユーザに許可された権限と同一に設定される。したがって、特別ユーザの登録画面３０４には、一般ユーザの登録画面３０１（図３参照）に見られた「機能制限」の項目３０１４が表示されていない。

ただし、特別ユーザには、特別ユーザの登録に関する代行権限は与えられない。これにより、ユーザ登録の連鎖によってセキュリティが低下することを防止できる。しかしながら、これに換えて、特別ユーザを登録する一般ユーザの選択操作によって、特別ユーザにも特別ユーザの登録に関する代行権限を与えられるようにしてもよい。

登録された特別ユーザは、与えられた個人認証用情報を用いてＭＦＰ１００にログイン操作をし、登録された機能権限の範囲でＭＦＰ１００を使用可能となる。

次に、ユーザの登録データを説明する。ＭＦＰ１００の記憶装置２０４には、一般ユーザと、特別ユーザとに分けて登録データが記憶されている。

まず、一般ユーザの登録データを説明する。図７は、一般ユーザの登録データの概念図である。ＭＦＰ１００の記憶装置２０４には、図７に概念的に示されるように、ＩＤによって識別される一般ユーザ別に、パスワードと、機能権限の制限状況と、特別ユーザの代行承認に関する権限の有無とが記憶されている。たとえば、Ｎｏ．１に対応する一般ユーザ「kimura」は、コピー、プリント、スキャン、ボックスについての機能権限を有し、ファクシミリについての機能権限を有していない。また、「kimura」は、特別ユーザを代行承認する権限を有している。

次に、特別ユーザの登録データを説明する。図８は、特別ユーザの登録データの概念図である。ＭＦＰ１００の記憶装置２０４には、図８に概念的に示されるように、ＩＤによって識別される特別ユーザ別に、パスワードと、機能権限の制限状況と、承認者と、登録年月日と、有効期限タイプと、有効期限とが記憶されている。

ここで、“承認者”は、特別ユーザを登録した一般ユーザを意味する。図８に示されるとおり、承認者のデータとしては、その承認者のＩＤが格納されている。また、“有効期限タイプ”のデータとしては、実行ジョブ数、登録日からの経過日数、および指定年月日のそれぞれに対応付けられた１、２、および３の数値のいずれかが格納されている。また、“有効期限”のデータとしては、各有効期限タイプに対応する有効期限の値が格納されている。

たとえば、Ｎｏ．１に対応する特別ユーザ「guest1」は、承認者である一般ユーザ「kimura」によって登録されており、それゆえ、「kimura」と同じ機能権限が登録されている。また、ユーザ登録日は、２００７年３月２９日である。さらに、有効期限タイプは“登録日からの経過日数”であり、その経過日数は５日として登録されている。

ＭＦＰ１００は、一般ユーザおよび特別ユーザの登録、変更、および削除の操作に応じて図６および図７に示される登録データを更新する。さらに、ＭＦＰ１００は、特別ユーザの登録データを監視し、有効期限が経過した特別ユーザの登録データを自動的に削除する。これにより、管理者の不在、その他の理由により一時的に登録した特別ユーザのデータについては、ユーザの手を煩わすことなく、削除することができる。また、その結果、各一般ユーザの判断で登録される特別ユーザの数が、時間の経過とともに累積的に増加することを防止できる。

次に、ＭＦＰ１００が記憶する操作履歴について説明する。図９は、ＭＦＰ１００が記憶する操作履歴の概念図である。ＭＦＰ１００は、図９に示されるように、ユーザの認証操作、コピーやプリント、スキャン等の各機能の利用履歴を実施日時や操作者情報、ユーザＩＤとともに記憶する。さらに、ＭＦＰ１００は、特別ユーザを新たに登録したときの履歴についても記憶する。

たとえば、図９の操作ログ種別の先頭行には、一般ユーザが特別ユーザを登録するための認証をしたことを意味する履歴が示されている。これに対応する結果コード欄には、その認証が成功したことが示されている。さらに、ユーザＩＤ欄には、その認証をした一般ユーザが「kimura」であることが示されている。なお、操作者情報の４桁の数字のうち、先頭桁は、ユーザ種別を示し、残りの３桁は、図７および図８に示した登録データの先頭列に示したＮｏ．を示している。ここでは、操作者情報の４桁の数字のうち、先頭桁「１」が一般ユーザを意味し、先頭桁「０」が特別ユーザを意味する。

次に、図９の操作ログ種別の第２行には、認証された一般ユーザによって、特別ユーザにＩＤおよびパスワードが発行されたことを意味する履歴が示されている。また、これに対応する発行ＩＤ欄には、新たに発行された特別ユーザのＩＤ「guest1」が示されている
。さらに、発行パスワード欄には、「guest1」のパスワードが示されている。

続いて、図９の操作ログ種別の第３行には、新たに登録された特別ユーザが、認証に成功したことを意味する履歴が示されている。この履歴に対応する操作者情報欄には、操作者である特別ユーザ「guest1」に対応する「１０００」が示されている。また、この履歴に対応する承認者名欄には、特別ユーザ「guest1」を登録した一般ユーザのＩＤが示されている。

さらに、図９の操作ログ種別の第４行には、特別ユーザが、コピー機能のジョブの実行に成功したことを意味する履歴が示されている。なお、この履歴に対応するジョブ番号欄には、コピー機能を意味するジョブ番号１が示されている。また、特別ユーザがジョブを実行する場合にも、承認者名欄に、その特別ユーザを承認した一般ユーザのＩＤが記録されている。

以下、同様にして、各ユーザが操作をする度に操作履歴が記録される。このようにして記録された操作履歴は、ＭＦＰ１００での所定操作によって操作パネル２０５に表示される。あるいは、ＭＦＰ１００と接続されるパーソナルコンピュータから所定のコマンドを受信することによって、ＭＦＰ１００からパーソナルコンピュータへ送信される。

なお、図９では、「guest1」のパスワードが示されているが、表示を「*******」等に変更して判別不能とすることが、セキュリティ上望ましい。

次に、フローチャートを参照して、ＭＦＰ１００の処理手順を説明する。最初に、一般ユーザの登録手順を説明する。図１０は、一般ユーザ設定処理の手順を示すフローチャートである。

まず、管理者権限を有する者が一般ユーザを新たに登録する場合、最初に管理者認証を行なう（Ｓ１）。管理者認証に失敗すれば処理が終了する（Ｓ２でＮＯ）。管理者認証に成功すれば（Ｓ２でＹＥＳ）、一般ユーザの情報を登録するための登録画面３０１（図３参照）が表示される（Ｓ３）。続いて、操作者の操作によって各種情報が入力された後、登録操作が検出されると、入力情報が一般ユーザの登録データに記憶される（Ｓ４）。これにより、新たな一般ユーザのＩＤとパスワードとが発行される。

次に、特別ユーザの登録手順を説明する。図１１は、特別ユーザ設定処理の手順を示すフローチャートである。まず、ログイン用画面３０２（図４参照）が表示される（Ｓ１０）。次に、特別ユーザ代行承認の操作が検出されたか否かが判断される（Ｓ１１）。特別ユーザ代行承認ボタン３０２１（図４参照）へのタッチ操作が検出されると、Ｓ１１にてＹＥＳと判断され、特別ユーザを設定するためのログイン用画面３０３（図５参照）が表示される（Ｓ１２）。

次に、入力されたＩＤおよびパスワードに基づいた認証処理が実行される（Ｓ１３）。具体的には、入力されたＩＤおよびパスワードと、記憶している登録データ（図７参照）とが照合される。その結果、登録データの中に、入力されたＩＤおよびパスワードと一致するデータがあると判断されたときには、認証成功と判断される（Ｓ１４）。この場合、さらに、特別ユーザの登録に関する代行権限を有する一般ユーザであるか否かが、登録データに基づいて判断される（Ｓ１５）。

特別ユーザの登録に関する代行権限を有する一般ユーザでないと判断されたときには処理が終了する。代行権限を有する一般ユーザと判断されたときには、特別ユーザの情報を登録するための登録画面３０４（図６参照）が表示される（Ｓ１６）。続いて、操作者の操作によって各種情報が入力された後、登録操作が検出されると、入力情報が特別ユーザの登録データに記憶される（Ｓ１７）。これにより、新たな一般ユーザのＩＤとパスワードとが発行される。さらに、新たに特別ユーザを設定したことに対応する設定履歴が記憶される（Ｓ１８）。これにより、たとえば、図９に示した第１行および第２行の操作履歴が記憶される。

次に、ＭＦＰ１００の機能を有効化する手順を説明する。図１２は、機能有効化処理の手順を示すフローチャートである。まず、ログイン用画面に入力されたＩＤおよびパスワードと、ユーザ登録データとに基づいた認証処理が実行される（Ｓ２０）。

次に、認証処理の結果、管理者または一般ユーザと判断されたときには（Ｓ２１でＹＥＳ）、登録データに記憶された権限に応じた機能が有効化される（Ｓ２２）。これに対して、特別ユーザと判断されたときには（Ｓ２３でＹＥＳ）、有効期限の設定が呼び出される（Ｓ２４）。これにより、図８に示された登録データの有効期限タイプが参照される。

次に、有効期限のタイプがジョブ数であるか否かが判断される（Ｓ２５）。有効期限のタイプがジョブ数でないときは、有効期限前であるか否かが判断される（Ｓ２７）。有効期限に達している場合には、特別ユーザの登録データが削除される（Ｓ３０）。その結果、特別ユーザによる画像形成装置の利用が禁止される。有効期限前である場合には、登録データに記憶された権限に応じた機能が有効化される（Ｓ２８）。

有効期限のタイプがジョブ数の場合（Ｓ２５でＹＥＳ）には、現在の実行ジョブ数が呼び出される（Ｓ２６）。次に、実行ジョブ数が有効期限で定めている制限ジョブ数未満であるか否かが判断される（Ｓ２９）。実行ジョブ数が制限ジョブ数未満の場合には、登録データに記憶された権限に応じた機能が有効化される（Ｓ２８）。その後、特別ユーザによるジョブの実行毎に、実行ジョブ数が加算される。そして、実行ジョブ数が有効期限で定めているジョブ数に達した段階で、画像形成装置の利用が禁止される。なお、このタイミングで、画像形成装置は、この特別ユーザの登録データを自動的に削除するようにしてもよい。Ｓ２９において、実行ジョブ数が制限ジョブ数以上と判断された場合には、特別ユーザの登録データが削除される（Ｓ３０）。その結果、特別ユーザによる画像形成装置の利用が禁止される。

Ｓ２０の認証の結果、管理者、一般ユーザ、および特別ユーザのいずれでもないと判断された場合には、Ｓ２３にてＮＯと判断されて、機能が有効化されることなく、処理が終了する。なお、Ｓ２３にてＮＯと判断されるケースには、予め設定された有効期限が経過して登録が削除された特別ユーザが、認証操作を行なったケースも含まれる。

以上、説明した本実施の形態によれば、管理者以外の一般ユーザが管理者の権限を代行して、ユーザーを新たに登録することが可能となる。このため、管理者が不在のときにも、装置の利用を必要とする未登録者に対して、特別ユーザとしての権限を与えて、装置の利用を許可することができる。

ただし、この実施の形態では、すべての一般ユーザが特別ユーザを登録できるわけではなく、その代行権限は、管理者によって予め選別された特定の一般ユーザのみに認められている。このため、管理者が想定する範囲で特別ユーザを発生させることができる。

しかも、特別ユーザの登録データは予め定めた有効期限が経過することによって自動的に削除されるために、特別ユーザによる装置の利用を一時的な範囲に留めることができる。その結果、セキュリティを担保できる。また、特別ユーザを維持することが必要であるか否かを管理者などが判断した上で削除する必要がないため、管理負担を軽減できる。

また、この実施の形態では、特別ユーザに与えられる権限の範囲が、一般ユーザの権限の範囲に限定される。このため、特別ユーザが、その承認を受けた一般ユーザが有する権限を超えて装置を利用することを防止できる。

さらに、この実施の形態では、特別ユーザを登録する際の履歴が記録されるため、いつ、誰がどのような手順で特別ユーザを登録したのかを把握できる。

また、さらに、特別ユーザが装置を利用したときには、操作履歴が記録される。しかも、その操作履歴には、承認者である一般ユーザが併せて記録される。このため、特別ユーザの装置利用に不正の意図があった場合には、代行承認者である一般ユーザの責任を追及することが容易となる。また、そのことが抑止力となって、一般ユーザが特別ユーザを安易に登録してしまうことを防止できる。これにより、一般ユーザが特別ユーザを登録可能とすることによるセキュリティの低下を極力防止できる。

［変形例１］
次に、上記実施の形態の一部について、変形させた変形例１を説明する。図１３は、この変形例１を説明するための特別ユーザ登録用画面３０５を示す図である。

上記実施の形態では、特別ユーザの機能権限は、その特別ユーザを登録した一般ユーザに許可された機能権限と同一に設定される。これに対して、変形例１では、一般ユーザ本人に与えられている機能権限の範囲で、特別ユーザの機能権限を選択して設定可能である。この特別ユーザ登録用画面３０５は、たとえば、特別ユーザのＩＤとパスワードとを別の画面で登録した後に表示される。

特別ユーザ登録用画面３０５には、特別ユーザの使用権限を一般ユーザ本人と同一にするための設定ボタン３０５１と、一般ユーザ本人に与えられている機能権限から選択するための設定ボタン３０５２とが表示される。

設定ボタン３０５１に対応する設定は、設定ボタン３０５１のタッチ操作が検出された後に、登録ボタン３０５４のタッチ操作が検出されることで確定される。これに対して、設定ボタン３０５２のタッチ操作が検出されたときには、一般ユーザの登録画面３０１（図３参照）と同様の手順で、「機能制限」の項目３０５３から使用権限を選択可能となる。ただし、特別ユーザの承認者である一般ユーザ自身に許可されていない使用権限については、予めリバース表示（図１３では網掛け）され、選択できないようになっている。「機能制限」の項目３０５３から使用権限を選択した後、登録ボタン３０５４のタッチ操作が検出されると、選択された使用権限を有する特別ユーザが登録される。

変形例１によれば、特別ユーザの使用権限について、必要最小限の範囲で設定することが可能になる。

［変形例２］
次に、上記実施の形態の一部について、変形させた変形例２を説明する。図１４は、この変形例２を説明するための特別ユーザ設定用画面３０６を示す図である。

上記実施の形態では、特別ユーザの有効期限は、各特別ユーザ毎に設定される。これに対して、変形例２では、特別ユーザの有効期限が管理者によって一括して設定される。特別ユーザ設定用画面３０６は、管理者が認証に成功して管理者モードとなったときに表示される画面である。したがって、一般ユーザが利用できない設定画面である。

図１４に示されるように、特別ユーザ設定用画面３０６には、登録画面３０１（図６参照）と同様の有効期限欄３０６１が表示されている。管理者が有効期限欄３０６１において、有効期限タイプおよびその有効期限を決定し、登録ボタン３０６２にタッチすることによって、全特別ユーザの有効期限が一括して設定される。

このため、変形例２の場合には、一般ユーザが特別ユーザを登録するための登録画面には、図６に示したような有効期限欄３０４３は表示されない。また、特別ユーザの登録データとしては、図１４に示される特別ユーザ設定用画面３０６で設定された有効期限が一括して設定される。変形例２によれば、特別ユーザの有効期限を管理者が管理し易くなる。

［変形例３］
上記実施の形態では、特別ユーザの使用権限は、その特別ユーザを登録した一般ユーザが有する使用権限に制限される。しかしながら、特別ユーザが、制限された使用権限の利用を希望する可能性もある。そこで、以下の変形例３が提案される。

特別ユーザの登録画面３０４（図６参照）において、既に登録済みの特別ユーザのＩＤおよびパスワードを入力する。この入力は、特別ユーザの承認権限を有する一般ユーザによって行なわれる。

すると、特別ユーザの現在の使用権限が図１３に示されるように画面表示される。たとえば、特別ユーザを登録した一般ユーザが、ファクシミリの使用権限のみを有していなかった場合には、図１３に示されるように、ファクシミリの項目についてのみ、「ＮＯ」がリバース表示される。このとき、今回、特別ユーザの登録画面を表示させた一般ユーザが、ファクシミリの使用権限を有しているか否かがＭＦＰ１００によって判断される。そして、ファクシミリの使用権限を有していると判断されたときには、ファクシミリの使用権限を追加して設定することが許可される。この場合、操作者が、ファクシミリの項目に対応する「ＹＥＳ」にタッチすることによって、「ＮＯ」に換わって「ＹＥＳ」がリバース表示される。これにより、ファクシミリの使用権限が追加される。

変形例３によれば、ある一般ユーザによって登録された特別ユーザの使用権限について、他の一般ユーザが有する使用権限の範囲で、さらに追加することが可能になる。

［変形例４］
上記実施の形態では、使用権限の単位として、コピー、ファクシミリ、プリントなどを例に挙げた。しかしながら、使用権限の単位をさらに細分化してもよい。そして、細分化した使用権限で、一般ユーザあるいは特別ユーザの使用権限を細かく制限してもよい。

たとえば、「プリント」の細分化例としては、「モノクロ印刷のみ許可」、「カラー印刷を許可」とすることが考えられる。「ファクシミリ送信」あるいは「スキャンデータ送信」の細分化例としては、「社内宛のみ送信許可」、「社外宛も送信許可」、「国内のみ送信許可」、「海外送信許可」などとすることが考えられる。

なお、上記実施の形態を変形するにあたり、変形例１〜変形例４のいずれか１つのみを反映させてもよく、すべての変形例を反映させてもよい。あるいは、変形例１〜変形例４のうち、任意の複数の変形例を反映させてもよい。

以下、その他の変形例について列挙する。
特別ユーザの登録データを削除する権限を、特別ユーザの代行承認の権限を有する一般ユーザに与えてもよい。

図７、図８に示したユーザの登録データ、および図９に示した操作履歴データは、ＭＦＰ１００に着脱可能なメモリに記憶してもよい。あるいは、ＭＦＰ１００と接続されたコンピュータ側のメモリにそれらのデータが格納されるようにしてもよい。

上記実施の形態では、各ユーザの登録・変更などの操作がＭＦＰ１００の画面にて行なわれる。しかしながら、ＭＦＰ１００に接続されたコンピュータを操作することによって、上記各種の設定が行なわれるようにしてもよい。

上記実施の形態では、有効期限が過ぎた特別ユーザの登録情報を削除することによって、特別ユーザの権限情報を無効化した。しかしながら、有効期限が過ぎた特別ユーザの登録情報は、削除することなく、所定の無効ユーザ記憶領域に移動して記憶するようにしてもよい。そして、無効ユーザ記憶領域に記憶されたユーザについては、装置の利用を禁止することによって、有効期限が過ぎた特別ユーザの登録情報を無効化するようにしてもよい。なお、無効ユーザ記憶領域は、ユーザの登録データを記憶する記憶装置２０４に設けてもよく、ＭＦＰ１００に接続される他の記憶媒体に設けてもよい。

また、コンピュータを画像形成装置として機能させて、図１０〜図１２に示された処理を実行させるプログラムを提供することもできる。このようなプログラムは、コンピュータに付属するフレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disk-Read Only Memory）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）およびメモリカードなどのコンピュータ読取り可能な記憶媒体にて記憶させて、プログラム製品として提供することもできる。あるいは、コンピュータに内蔵するハードディスクなどの記憶媒体にて記憶させて、プログラムを提供することもできる。また、ネットワークを介したダウンロードによって、プログラムを提供することもできる。

今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。

画像形成装置を含むシステムの概略構成図である。 ＭＦＰの概略構成を示すブロック図である。 管理者が一般ユーザを登録するための登録画面を示す図である。。 ユーザが個人認証を受けるためのログイン用画面を示す図である。 特別ユーザの登録に関する代行権限を有する一般ユーザであるか否かの認証を行なうためのログイン用画面を示す図である。 特別ユーザ登録用画面を示す図である。 一般ユーザの登録データの概念図である。 特別ユーザの登録データの概念図である。 ＭＦＰが記憶する操作履歴の概念図である。 一般ユーザ設定処理の手順を示すフローチャートである。 特別ユーザ設定処理の手順を示すフローチャートである。 機能有効化処理の手順を示すフローチャートである。 変形例１を説明するための特別ユーザ登録用画面を示す図である。 変形例２を説明するための特別ユーザ設定用画面を示す図である。

符号の説明

１００ ＭＦＰ、２０４ 記憶装置、２０５ 操作パネル、２０６ スキャナ部、２０７ プリンタ部、２０８ ファクシミリ部。

Claims (15)

1. 本人認証のための認証用情報の入力を受け付ける受付手段と、
   前記受付手段が受け付けた認証用情報に基づいて、本人認証をする認証手段と、
   一般ユーザの権限情報を各一般ユーザ別に記憶する記憶手段と、
   前記認証手段が前記一般ユーザを認証したときに、前記記憶手段に記憶されている前記一般ユーザとは別の特別ユーザの権限情報を設定するための特別ユーザ設定処理の起動を許可する特別ユーザ設定許可手段と、
   前記特別ユーザ設定処理を起動したときに、当該特別ユーザ設定処理の起動の許可を受けるために前記認証手段により認証された前記一般ユーザに対応する前記権限情報の範囲で、前記特別ユーザの権限情報を前記記憶手段に登録する特別ユーザ登録手段と、
   前記認証手段が前記特別ユーザを認証したときに、当該特別ユーザの権限情報に従って画像形成機能を有効化する有効化手段と、
   前記記憶手段に登録された前記特別ユーザの権限情報のうち、予め定めた無効条件が成立した前記特別ユーザの権限情報を無効化する無効化手段とを備える、画像形成装置。
2. 前記特別ユーザ登録手段は、操作者により選択された種類の画像形成機能を前記特別ユーザの権限情報として前記記憶手段に登録する、請求項１に記載の画像形成装置。
3. 前記認証手段が管理者を認証したときに、一般ユーザの権限情報を設定するための一般ユーザ設定処理の起動を許可する一般ユーザ設定許可手段と、
   前記一般ユーザ設定処理を起動したときに、前記特別ユーザの権限情報を設定する特別権限の有無を示す情報と、前記特別ユーザに使用権限を与えることが可能な画像形成機能の種類を示す機能情報とを前記一般ユーザの権限情報として、前記記憶手段に登録する一般ユーザ登録手段とをさらに備える、請求項１または請求項２に記載の画像形成装置。
4. 前記記憶手段に記憶された前記一般ユーザの権限情報に基づいて、前記一般ユーザが前記特別権限を有するか否かを判定する特別権限判定手段をさらに備え、
   前記特別ユーザ設定許可手段は、前記認証手段により認証された前記一般ユーザが前記特別権限を有すると前記特別権限判定手段により判定されたときに、前記特別ユーザ設定処理の起動を許可する、請求項１〜請求項３のいずれかに記載の画像形成装置。
5. 前記登録手段は、前記記憶手段に既に登録されている特別ユーザを対象として前記特別ユーザ設定処理が起動されたとき、今回の特別ユーザ設定処理の起動の許可を受けるために前記認証手段により認証された一般ユーザに対応する前記権限情報の範囲で、前記特別ユーザの権限情報を追加して前記記憶手段に登録する、請求項４に記載の画像形成装置。
6. 前記無効条件は、すべての前記特別ユーザに対して一括して設定される、請求項１〜請求項５のいずれかに記載の画像形成装置。
7. 前記無効条件は、前記特別ユーザ設定処理において、前記特別ユーザの権限情報として各特別ユーザ別に設定される、請求項１〜請求項５のいずれかに記載の画像形成装置。
8. 前記無効条件は、前記特別ユーザの権限情報に従う前記画像形成機能が前記有効化手段によって有効化された状態で前記画像形成機能が使用された回数が所定回数に達したことである、請求項１〜請求項７のいずれかに記載の画像形成装置。
9. 前記無効条件は、特定日が到来したこと、または前記特別ユーザの権限情報を設定してから所定日数が経過したことである、請求項１〜請求項７のいずれかに記載の画像形成装置。
10. 前記無効化条件を予め定めた複数種類のうちから設定する無効化条件設定手段をさらに備える、請求項１〜請求項７のいずれかに記載の画像形成装置。
11. 前記特別ユーザによる前記画像形成装置の操作履歴を記録する操作履歴記録手段をさらに備え、
    前記操作履歴記録手段は、前記操作履歴を記録するときに、前記特別ユーザの権限情報を設定した前記一般ユーザを示す情報を併せて記録する、請求項１〜請求項１０のいずれかに記載の画像形成装置。
12. 前記特別ユーザの権限情報を設定したときの設定履歴を記録する設定履歴記録手段をさらに備える、請求項１〜請求項１１のいずれかに記載の画像形成装置。
13. 本人認証のための認証用情報の入力を画像形成装置が受け付ける受付ステップと、
    前記受付ステップにより受け付けられた認証用情報に基づいて、前記画像形成装置が本人認証をする認証ステップと、
    権限情報が設定された一般ユーザとは別の特別ユーザの権限情報を設定するための特別ユーザ設定処理の起動を、前記認証手段が前記一般ユーザを認証したときに前記画像形成装置が許可する特別ユーザ設定許可ステップと、
    前記特別ユーザ設定処理を起動したときに、当該特別ユーザ設定処理の起動の許可を受けるために前記認証ステップにより認証された前記一般ユーザに対応する前記権限情報の範囲で、前記特別ユーザの権限情報を前記画像形成装置が登録する特別ユーザ登録ステップと、
    前記認証ステップにより前記特別ユーザが認証されたときに、当該特別ユーザの権限情報に従って前記画像形成装置が画像形成機能を有効化する有効化ステップと、
    登録された前記特別ユーザの権限情報のうち、予め定めた無効条件が成立した前記特別ユーザの権限情報を前記画像形成装置が無効化する無効化ステップとを備える、画像形成装置の制御方法。
14. 請求項１３に記載の画像形成装置の制御方法における各ステップをコンピュータに実行させる、画像形成装置の制御プログラム。
15. 請求項１４に記載の画像形成装置の制御プログラムを格納したコンピュータ読取可能な記憶媒体。

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