JP2008217542A - 書類作成システム、書類作成装置、書類作成方法、並びに、プログラムおよび記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】ユーザが作成したい書類の書式を捜す時間を短縮したり、書類へデータを記入する手間を減らすことができる書類作成システムを提供する。
【解決手段】予め社内文書管理サーバに、カードのカード情報と、書類に関する書類情報を格納しておく。該カード情報は、カード種別、カードと関連付けられたデータ項目、カード内外に分散するデータの取得方法を定義する情報を含む。カードを認識した際に、カードの種別に基づく方法とカード内外の記憶媒体から取得されたデータに基づく方法の２段階の選別により書類候補を選別する。カードから収集したデータや過去に作成された書類から読み取ったデータから記入項目と記入条件に合致するデータを抽出し、書類情報が規定する方法で記入済みの書類画像を形成する。
【選択図】図１

Description

本発明は、書類作成システム、書類作成装置、書類作成方法、並びに、プログラムおよび記録媒体に関し、具体的には、一枚以上のカードの記憶部と、それぞれのカードに関連付けられたデータサーバに分散したデータを統合して書類を作成するものであり、特に、企業の従業員による出張精算や通勤交通費精算に適用して好適である。

電子乗車券の普及に伴い、乗車券が電子的に記憶する乗降履歴情報を交通費の申請時に再利用することが要望されている。
特許文献１の書類作成システムには、ＩＣカードの記憶部からデータを読み込み、定型の申請書を作成する方法が開示されている。
同様に、特許文献２の「印刷システム、印刷装置、申込書、及び印刷システムの申込書印刷方法」には、印刷済みの申請書の識別情報を光学的に認識することにより申請書を特定し、記憶部から読み込んだデータを所定の位置に印刷する方法が開示されている。

また、企業にとっても、また、従業員にとっても負担の大きい申請書の作成と承認に関する作業を簡略化するためのシステムも開示されている。例えば、特許文献３の「電子乗車券チケッティング方法およびシステム」では、乗降履歴情報を通信して乗車履歴や残高管理を行うシステムを用い、法人用カードで改札機を通るとカードに関連付けられる会社情報や個人情報に基づいて料金精算を行う方法が開示されている。
特開２００６−１７５６７０号広報 特開２００６−１２３３７７号広報 特開２００５−１１５５９３号広報

しかしながら、特許文献１や特許文献２に記載のシステムを用いた場合、次のような問題点がある。
（１）交通機関ごとに異なる電子乗車券を統合できない。
一般的に、ユーザは複数の乗車券を所持して、交通機関に応じて使い分けているが、現在普及している電子乗車券は交通機関ごとに異なる場合が多く、この分散した情報を統合できていないため、ユーザに不便を強いる結果となっている。
（２）カードの記憶部以外の外部サーバなどに情報が分散している場合には、その情報を取得することができない。
（３）ユーザが作成する申請書類を選択する際に不便を強いられることがあげられる。
例えば、特許文献１においては、申請書は固定されており、複数の申請書から選択することができない。また、特許文献２においては、社内文書管理サーバや印刷済みの書類など大量に存在する申請書類候補のなかから、何らかの方法で印刷済みの申請書類を取得しなければならない。

また、特許文献３では、次のような問題点がある。
（４）法人カードの発行手続きの煩雑さ、法人カードを紛失した場合の安全性に問題が生じる。
（５）ユーザは、同一の交通機関の利用に使用できる乗車カード２枚持ち、私用と社用で使い分けなければならず面倒である。
（６）ユーザが誤って法人カードを社内承認なしに私用目的で使用した場合、社内システムに利用履歴が報告されてしまうというプライバシーの問題が生じる。

本発明は、上記のような実情を考慮してなされたものであり、ユーザが作成したい書類の書式を捜す時間を短縮したり、書類へデータを記入する手間を減らすことができる書類作成システム、書類作成装置、書類作成方法、並びに、プログラムおよび記録媒体を提供することを目的とする。

上記の課題を解決するために、本発明の書類作成システムは、次のような構成をとる。
書類作成システムは、一枚以上のカードから関連するデータを取得し書類を作成する書類作成装置と、前記書類に関するデータである書類情報と前記カードに関するカード情報を格納した社内文書管理サーバと、カードに関連するデータを格納するデータサーバとをネットワークで接続し、前記書類作成装置は、１枚以上のカードに関連付けられたデータを取得する取得手段と、前記カードに記憶されているデータ、または、前記取得手段により取得したデータに基づいて、書類を決定する書類決定手段と、前記書類決定手段で決定した書類に対して、前記カードに記憶されているデータ、及び、前記取得手段により取得したデータを挿入する書類作成手段と、を備えるものである。

前記書類決定手段は、次のようにしてユーザの所望する書類を決定する。
（１）過去に作成された書類をスキャンして用いる場合：
過去に作成された書類をスキャンして取得した識別情報に対応する書類を用い、この書類の書類情報を前記社内文書管理サーバから取り寄せて、この書類情報から再利用データ項目とデータを抽出する。
（２）過去に作成された書類を読み取って用いる場合：
過去に作成された書類からユーザに指定された書類を用い、この書類の書類情報から再利用データ項目とデータを抽出する。
（３）前記カードの記録内容から書類を決定する場合：
前記カードに記録されたカード種別に対応する書類に決定し、この書類の書類情報から再利用データ項目とデータを抽出する。
（４）記入条件に合致するデータ項目からなる書類に決定する場合：
再利用項目記憶手段に、前記書類に含まれる各データ項目に対して、前記カード若しくは前記データサーバの何れの記憶場所から取得したデータを挿入するための条件（記入条件）を、書類毎に記憶しておき、前記再利用項目記憶手段の条件に合致するデータが、前記カード若しくは前記データサーバの何れから取得したデータに含まれているか否かにより書類を決定して、この書類の書類情報から再利用データ項目とデータを抽出する。
（５）上記の（１）乃至（３）において、複数の書類が抽出された場合は、抽出された複数の書類の中からユーザの選択した書類に決定する。

また、前記書類作成手段では、次のようにして新たな書類を作成する。
（６）データ項目テーブルに、前記書類中に含まれる各データ項目に対して、前記カード若しくは前記データサーバの何れの記憶場所からデータを取得して挿入するかを示す情報を記憶しておき、前記データ項目テーブルを参照して、前記カードに記憶されているデータ、または、前記取得手段により取得したデータを読み出して前記書類に挿入する。
（７）データ項目テーブルに、前記書類中に含まれる各データ項目に対して、前記カード若しくは前記データサーバの何れの記憶場所から取得したデータに対して行なう算出処理方法を記憶しておき、前記データ項目テーブルを参照して、前記カードに記憶されているデータ、または、前記取得手段により取得したデータに対して所定の算出処理を行って前記書類に挿入する。

また、上述した構成の書類作成システム（書類作成装置、社内文書管理サーバやデータサーバ）の各手段として、コンピュータを機能させるためのプログラムを作成しておき、または、そのプログラムをコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録しておき、書類作成装置、社内文書管理サーバやデータサーバに備えられたコンピュータでこのプログラムを実行することによっても上記課題を解決することができる。

本発明によれば、カードに関連付けられカード内外に分散するデータを取得して、ユーザが記入を所望する書類候補を探査し、過去に作成された書類の一部を再利用して書類を作成することができるので、ユーザが書類を作成する手間を省くことができる。

以下、図面を参照して本発明の好適な実施形態について詳細に説明する。
本実施形態では、企業の従業員による出張精算や通勤交通費精算を例にして説明するが、これに限定されるものではなく、特定の書式を備えた書類であれば容易に適用することができる。

図１は、本発明の実施形態に係る書類作成システムの構成を示すブロック図であり、同図において、書類作成システムは、通信ネットワークで接続された書類作成装置１００、社内文書管理サーバ２００、データサーバ３００によって構成されている。

（１）データサーバ：
データサーバ３００は、動作制御部３０１、記憶部３０４、ネットワークＩ／Ｏ部３０３を少なくとも備えている。
記憶部３０４は、ハードディスクドライブのような不揮発性の記憶装置で構成され、項目別データ記憶部３０５を記憶するために使用される。この項目別データ記憶部３０５には、カードに関連付けられたデータの一部、あるいは全部を項目別に保存する。いずれの項目のデータを記憶するかはカードの種別により異なっている。

ネットワークＩ／Ｏ部３０３は、通信ネットワークを介して書類作成装置１００と情報の送受信を行うためインタフェースである。

動作制御部３０１は、記憶部３０４に記憶されたプログラムを実行するＣＰＵ（Central Processing Unit）や揮発性メモリで構成され、通信動作を制御する通信部３０６と項目別データ取得処理部３０２等の各処理動作を制御する。この項目別データ取得処理部３０２は、書類作成装置１００からの問い合わせにより、送信要求を受けた項目のデータを項目別データ記憶部３０５から取得して返信する（詳しくは後述する）。

なお、データサーバ３００は、本実施形態においては１台としているが、必ずしも１台である必要はなく、２台以上であってもかまわない。また、データサーバ３００は、本実施形態では独立した装置として定義されているが、必ずしもこのかぎりではなく、次に詳しく説明する社内文書管理サーバ２００と同一の装置にデータサーバ３００の構成要素を設けるようにしてもよい。

（２）社内文書管理サーバ：
次に、社内文書管理サーバ２００は、動作制御部２０１、記憶部２０４、ネットワークＩ／Ｏ部２０３を少なくとも備えている。
記憶部２０４は、ハードディスクドライブのような不揮発性の記憶装置で構成され、書類情報記憶部２０５とカード情報記憶部２０６を記憶するために使用される。

ネットワークＩ／Ｏ部２０３は、通信ネットワークを介して書類作成装置１００と情報の送受信を行うためインタフェースである。

動作制御部２０１は、記憶部２０４に記憶されたプログラムを実行するＣＰＵ（Central Processing Unit）や揮発性メモリで構成され、通信動作を制御する通信部２０７と送信情報取得処理部２０２等の各処理動作を制御する。この送信情報取得処理部２０２は、書類作成装置１００からの問い合わせにより、送信要求を受けた情報を記憶部２０４から取得し返信する（詳しくは後述する）。

（２−１）書類情報記憶部：
書類情報記憶部２０５は、図２に例示するようなデータ項目からなる書類情報Ｆ２００を記憶する。
書類情報Ｆ２００のデータ項目は、当該書類を一意に特定する書類識別子Ｆ２０１、当該書類の画像情報Ｆ２０２、当該書類に記入される項目の書類種別情報Ｆ２０３からなっている。
図３は、書類の画像情報Ｆ２０２の一例である出張交通費申請書Ｆ２０４を示すものであり、罫線やタイトルを含んでいる。

さらに、書類ごとに、図４に例示するようなデータ項目、即ち、当該書類に記入される項目を特定する項目情報Ｆ２０５、当該記入項目の印刷情報Ｆ２０６、当該記入項目の記入条件情報Ｆ２０７を記憶している。（書類ごとに記憶した、項目情報Ｆ２０５、印刷情報Ｆ２０６、記入条件情報Ｆ２０７により再利用項目記憶手段を構成する。）

項目情報Ｆ２０５は、画像情報のデータ記入領域のそれぞれに対し固有の名称を与え特定する項目域番号Ｆ２０５１、将来当該書類が再利用される際に記入項目を再利用するかどうかの属性を項目ごとに定義する再利用情報Ｆ２０５２、項目域番号Ｆ２０５１で指定された画像情報のデータ記入領域にいずれの項目のデータを記入するかを定義する記入項目データ情報Ｆ２０５３の各データ項目から構成される。

例えば、図４のＤ１０は、項目域番号Ｆ２０５１の一例であり、図３のＤ１０と対応している。この項目には、Ｄ２０のように、書類作成装置１００内の内部クロックから読み取った西暦の値を記入するよう定義している。なお、項目域番号Ｆ２０５１は、乗車履歴の利用年月日と乗車駅のように各項目に関連性のあるデータについては、図３のＤ１１のように一まとめに取り扱うよう配列化し、関連付けられていることが好ましい。
この構成により、カードとデータサーバ３００から取得された各乗車レコードをまとめて取り扱うことができる。

また、書類に記入するデータの条件を設定する場合などに、書類への記入は行わないが参照する項目が必要となる場合がある。このような項目の場合、項目域番号Ｆ２０５１は必ずしも書類のデータ項目領域を指定する必要はなく、Ｄ２２のように無指定を表す「ＮＵＬＬ」を設定する。
この構成により、書類に記入を行わない項目を、記入条件情報Ｆ２０７の各部で参照することができる。

印刷情報Ｆ２０６は、項目域番号Ｆ２０５１の各々に対し、データの記入開始位置を定義する印刷位置情報Ｆ２０６１を含んでいる。例えば、図４のＤ２１は図３のＤ１０に示されるデータ記入領域の座標を示す数値である。また、図４に図示はしないが、印刷位置情報の他に、印刷フォントやサイズ、最大記入文字数情報を含むようにしてもよい。
この構成により、書類作成装置１００は、記入済み書類の画像を作成する際に、データを組み込む位置と方法を決定することができる。

記入条件情報Ｆ２０７は、記入項目域が記入を受け付けるデータの条件を指定するデータ記入条件Ｆ２０７１、書類を抽出する際に書類作成装置１００が参照する書類候補抽出条件Ｆ２０７２、書類に記入するデータをソートする際に書類作成装置１００が参照するデータソート条件Ｆ２０７３を含んでいる。

データ記入条件Ｆ２０７１は、例えば「出張交通費申請書」に関連づけられた情報を示す図４の場合においては、「同レコードの出張項目の値が１である勤怠情報の各項目」と、「記入項目保存部に保存された勤怠情報の年月日と利用年月日が一致する交通費の各項目」という二つの条件を設定している。

このうち、勤怠情報は、図５に例示するような、各社員の出社時間、出張日、休暇日などのデータを含み、「勤怠情報管理カード」と関連付けられている。つまり、前者の条件「同レコードの出張項目の値が１である勤怠情報の各項目」は、出張日にあたる日、すなわち、出張のデータ項目が１の値を持つ日の勤怠情報（Ｄ５０）のみをデータ記入条件に設定する。

また、後者の条件「記入項目保存部に保存された勤怠情報の年月日と利用年月日が一致する交通費の各項目」は、前者の条件において取得された出張日における交通費のデータを記入条件として設定する。
書類作成装置１００は、後述するデータ取得処理と書類作成処理において、データ記入条件Ｆ２０７１を参照する。

なお、図示しないが、書類候補抽出条件Ｆ２０７２の各条件には、条件が満たされなかった場合に表示するメッセージを関連付けてもよい。
この構成により、ユーザはカードを挿入しても、記入を所望する書類候補が抽出されなかった場合に、書類に関連付けられたデータ記入条件のうち、いずれの条件が満たされなかったかを知ることができる。

例えば、図４に示すように「勤怠情報に出張項目が１であるレコードが最低一日存在する」という書類候補抽出条件、つまり図５のＤ５０のように、勤怠情報に出張日が１日以上存在するという書類候補抽出条件が設定されている場合を考える。
上記条件が満たされなかった場合には、関連付けられた「出張日が見つかりませんでした。」という通知を受けることができる。ユーザは、この通知を受け、勤怠情報の修正を行ったり、読み込んでいなかった勤怠管理カードを挿入し、書類を再作成するなどの対応が可能となる。

データソート条件Ｆ２０７３は、例えば、図４に例示したように、「Ｆｉｅｌｄ［９］［０］に記入する利用年月日は、Ｆｉｅｌｄ［８］［０］に記入する利用年月日データより新しく、利用年月日が同じであれば、同レコード利用時間データがＦｉｅｌｄ［９］［０］に記入するデータの方が新しい。」といった条件である。
書類作成装置１００は、後述する書類作成処理においてデータソート条件Ｆ２０７３を参照する。

以上説明したように、書類情報Ｆ２００を構成することにより、書類作成装置１００は、書類を特定したり、書類の記入項目、画像、印刷情報、記入条件を取得することができる。

（２−２）カード情報記憶部
カード情報記憶部２０６は、書類作成装置１００がデータを取得する際に参照するカード情報Ｆ３００が記憶されている。このカード情報Ｆ３００のデータ項目は、図６に例示するように、カード情報を一意に特定するカード識別子Ｆ３０１、カード名称情報Ｆ３０２、カード種別情報Ｆ３０３を含んでいる。

また、カード情報Ｆ３００は、図７に例示するようなデータ項目情報Ｆ３０４をカードごとに記憶している。このデータ項目情報Ｆ３０４は、当該カードに関連するデータの各々について、データ項目Ｆ３０４１、データ読込方法Ｆ３０４２、サーバ情報Ｆ３０４３、データ処理方法Ｆ３０４４、データ書式情報Ｆ３０４５、送信情報Ｆ３０４６等を含んでいる。（データ項目情報Ｆ３０４によりデータ項目テーブルを構成する。）

データ項目Ｆ３０４１は、データの項目を指定する。
データ読込方法Ｆ３０４２は、データ項目Ｆ３０４１がどのリソースに存在するかを示す。
サーバ情報Ｆ３０４３は、データ読込方法Ｆ３０４２が図７のＤ３１のように「サーバ」であった場合にデータを問い合わせするサーバ（例えば、ＵＲＬ）を指定する。
データ処理方法Ｆ３０４４は、データ読込方法Ｆ３０４２が図７のＤ３４のように「その他」であった場合のデータ取得のための方法を定義する。
データ書式情報Ｆ３０４５は、データ読込方法Ｆ３０４２が「カード」である項目についてデータの読取位置を指定する。
送信情報Ｆ３０４６は、データ読込方法Ｆ３０４２が「サーバ」である項目について、書類作成装置１００がデータサーバ３００へのデータ問い合わせの際に送信すべき情報を指定する。

例えば、データ読込方法Ｆ３０４２が図７のＤ３１のように「サーバ」であった場合、書類作成装置１００はＤ３２で指定されたデータサーバに、送信情報Ｆ３０４６に指定された送信情報を送信してデータを取得する。
また、データ読込方法Ｆ３０４２がＤ３４のように「その他」であった場合、書類作成装置１００はＤ３３の「一レコード前の残高項目から、同レコードの運賃を引く」などの指定された方法で、データを取得する。

また、送信情報Ｆ３０４６は、カードの固有番号、カードの利用年月日項目、カードの利用時間、取得するデータ項目である。この送信情報Ｆ３０４６により、データサーバ３００は、要求されたデータ項目を特定し、データの処理を行うことができる。このデータ取得処理の詳しい方法は後述する。

以上のカード情報Ｆ３００の構成により、書類作成装置１００は、カードの種類を特定したり、各カードのデータ項目ごとに異なるデータの格納先からデータを取得したり、取得したデータを加工した項目を新たに作成することができる。

（３）書類作成装置：
書類作成装置１００は、ネットワークＩ／Ｏ部１０１、操作部１０２、表示部１０３、カード読取部１０４、書類読取部１０５、印刷部１０６、記憶部１０７、動作制御部１０８を備えている。
ネットワークＩ／Ｏ部１０１は、通信ネットワークを介して社内文書管理サーバ２００およびデータサーバ３００と情報の送受信を行うためインタフェースである。
操作部１０２は、キーボードやタッチパネル等で構成され、それらを操作することによりユーザからの要求を受け付ける。
表示部１０３は、ディスプレイ等で構成され、操作部１０２の操作結果や動作制御部１０８からの動作結果を表示し、ユーザの選択を促す。
印刷部１０６は、プリンタ等で構成され、作成した書類を印刷する。

（３−１）カード読取部：
カード読取部１０４は、カード挿入口（図示しない）を備えたカード読取装置で構成され、ユーザによって挿入されたカードからカード識別子と項目別データを読み取る。
なお、このＩＣカードは、図８に例示したような記憶部０１１を備えており、この記憶部０１１には、カード識別子を記憶するカード識別子記憶部０１２、個々のカードを特定するカード固有番号記憶部０１４、項目別のデータのうち一部もしくは全部を記憶する項目別データ記憶部０１３を記憶している。この項目別データ記憶部０１３にいずれの項目のデータを記憶するかは、ＩＣカードによって異なっている。

なお、ＩＣカードには、一枚に２つ以上の記憶部が設けられていてもよい。例えば、社員証に社員情報を格納する記憶部と勤怠情報を格納する記憶部が設けられていても構わない。
また、ＩＣカードが乗車履歴を記録するカードである場合など、同項目のデータが複数存在することも考えられる。この場合の項目別データは、乗車履歴を特定する乗車レコード番号と関連付けられており、それぞれの項目別データがいずれの乗車時のものであるかを判断することができる。

本実施形態では、社員情報カードと勤怠情報が一体化されたＩＣカード（社員証）と、鉄道の電子乗車券ＩＣカードと、バスの電子乗車券ＩＣカードを用いて具体例を示す。しかし、これらのカードに限ったものではなく、また、枚数も３枚である必要はなく、４枚以上を用いても、２枚以下を用いてもよい。

さらに、カードは、必ずしもＩＣカードである必要はなく、ＩＣチップ搭載の携帯情報端末などを用いてもよい。その場合、カード読取部１０４に、赤外線通信、ＢｌｕｅＴｏｏｔｈ（登録商標）などの無線通信機能を設ける方法、あるいは、ＲＦＩＤなどの非接触ＩＣチップを搭載し無線通信機能を設ける方法で、カード識別子と項目別データを取得する。

（３−２）書類読取部：
書類読取部１０５は、光学読取装置等で構成され、過去に作成され印刷済みの書類を読み取る。なお、印刷済み書類には、図９に例示したように、光学的に読み取り可能なシンボル画像Ｄ４０が印刷されており、シンボル画像は書類識別子をコード化することにより作成される。図９の書類では、図中左上に示すバーコードをシンボル画像として用いているが、必ずしもバーコードである必要はなく、書類識別子そのものや、ＱＲコード、Ｍａｘｉコード、Ｖｅｒｉコード、データマトリクス、ＰＤＦ４１７等で代表される２次元コードが印刷されていてもかまわない。

（３−３）記憶部：
記憶部１０７は、ハードディスクドライブのような不揮発性の記憶装置で構成され、カード情報記憶部１０７１、書類情報記憶部１０７２、一時データ記憶部１０７３、作成済み書類記憶部１０７４、記入データ記憶部１０７５の各種情報を記憶するために使用される。
カード情報記憶部１０７１は、社内文書管理サーバ２００から取得したカード情報Ｆ３００を記憶する。
書類情報記憶部１０７２は、書類候補の書類情報Ｆ２００と書類決定済みフラグを記憶する。なお、書類決定済みフラグは、初期状態ではＯＦＦを設定する。
一時データ記憶部１０７３は、カード読取部１０４で読み取ったカードから取得した全情報を一時的に記憶する。
作成済み書類記憶部１０７４は、書類への記入が確定したデータのみを記憶する。
記入データ記憶部１０７５は、作成済みの書類の書類情報を記憶する。

（３−４）動作制御部：
動作制御部１０８は、記憶部１０７に記憶されたプログラムを実行するＣＰＵ（Central Processing Unit）や揮発性メモリで構成され、データ取得処理部１０８１、書類候補抽出処理部１０８２、ＯＣＲ処理部１０８３、通信部１０８４、書類識別情報認識処理部１０８５、データソート処理部１０８６、画像処理部１０８７等の各処理動作を制御する。さらに、動作制御部１０８は、操作部１０２、表示部１０３、カード読取部１０４、書類読取部１０５、印刷部１０６、記憶部１０７をも制御する。これらの各処理部の詳細については後述する。

データ取得処理部１０８１は、カード情報記憶部１０７１が記憶するカード情報を参照し、カード読取部１０４が読み取ったＩＣカードに関連付けられたカード情報の一部あるいは全部を取得する処理と、過去に作成した印刷済みの書類を再利用する際に書類から項目別に記入データの抽出処理を行う。

また、書類識別情報認識処理部（識別情報取得手段）１０８５は、書類読取部１０５で読み取った印刷済みの書類画像の特定の位置におかれたシンボル画像（図９のＤ４０）をデコードしてコード化することによって、書類識別子を決定し、過去に作成した印刷済みの書類を再利用する際に書類を一意に特定する。なお、シンボル画像が書類に必ずしも印刷されている必要はなく、書類画像から罫線などの書類の特定位置の特徴点を抜き出し、サーバの画像情報と照合する画像のパターンマッチング方法を使ってもよい。
ＯＣＲ処理部１０８３は、印刷済み書類の特定の項目域についてＯＣＲ処理を行い、記入項目を取得する。

通信部１０８４は、社内文書管理サーバ２００とデータサーバ３００との通信動作を制御する。
書類候補抽出処理部１０８２は、カード情報記憶部１０７１が記憶するカード情報と一時データ記憶部１０７３が記憶するデータを参照することにより書類候補を抽出する。
データソート処理部１０８６は、書類情報記憶部１０７２が記憶する書類情報を参照することにより適切に同項目のデータをソートする。
画像処理部１０８７は、書類情報記憶部１０７２が記憶する書類情報を参照することにより印刷用の作成済み書類画像を形成する。なお、画像処理部１０８７は、作成する書類画像の特定の位置に書類識別子をエンコードしたシンボル画像を付与する機能を有する。

（４）書類作成装置の処理手順：
図１０は、本発明の実施形態に係る書類作成装置の処理手順を示すフローチャートである。
まず、書類作成装置１００は、表示部１０３を用い、図示しない表示画面を用いて過去に作成した書類を再利用するか否かの選択をユーザ促す（ステップＳ１０１）。
ユーザが再利用することを選択したと判断した場合には（ステップＳ１０１／ＹＥＳ）、過去に作成した書類の再利用処理を実行し（ステップＳ１０２）、ステップＳ１０３へ進む。
一方、ユーザが再利用を選択しなかったと判断した場合には（ステップＳ１０１／ＮＯ）、ステップＳ１０３へ進む。

次に、一枚目のＩＣカードの読取処理を行い（ステップＳ１０３）、作成する書類が決定されていない場合にのみ（ステップＳ１０４／ＮＯ）、作成する書類の候補の抽出と決定処理を行い（ステップＳ１０５）、ステップＳ１０６へ進む。
一方、作成する書類が決定されている場合には（ステップＳ１０４／ＹＥＳ）、ステップＳ１０６へ進む。
ここで、ステップＳ１０４における「作成する書類が決定しているか否か」は、書類情報記憶部１０７２の書類決定済みフラグを参照し、書類決定済みフラグがＯＮのときには決定していると判断し、ＯＦＦのときには決定していないと判断する。この書類決定済みフラグは、ステップＳ１０２あるいはステップＳ１０５にて設定される。

例えば、図１１のようなダイアログを表示部１０３に表示させ、操作部１０２によってユーザの入力を受け付けることによって、ユーザがさらにＩＣカードの読み取りを希望するか否かを判断する（ステップＳ１０６）。
ここで、ユーザが「はい」を選択入力した場合（ステップＳ１０６／ＹＥＳ）、ユーザが新たなカードの読み込みを希望したとして、ステップＳ１０３へ戻って、カードの読み取りを行う。
一方、ユーザが「いいえ」を選択入力した場合（ステップＳ１０６／ＮＯ）、ユーザが新たなカードの読み込みを希望しないとして、ステップＳ１０７へ進む。

次に、書類情報記憶部１０７２の書類決定済みフラグがＯＮである場合（ステップＳ１０７／ＹＥＳ）、ステップＳ１０２あるいはステップＳ１０５で決定した書類へステップＳ１０３でカードから読み取ったデータ項目を記入して、書類を作成し（ステップＳ１０８）、処理を終了する。
また、書類情報記憶部１０７２の書類決定済みフラグがＯＦＦである場合（ステップＳ１０７／ＮＯ）、記入条件の通知処理を実行し（ステップＳ１０９）、処理を終了する。

（４−１）過去に作成した書類の再利用：
次に、上記ステップＳ１０２における「過去に作成した書類の再利用」の処理手順を図１２のフローチャートを用いて説明する。
まず、図１３に例示したようなダイアログを表示部１０３に表示させることにより、「印刷済みの書類」と「作成済み書類記憶部１０７４に電子的に保存された書類」のいずれの書類を選択して、再利用に利用するかをユーザに促し、ユーザからの選択入力を操作部１０２において受け付ける（ステップＳ２０１）。

ユーザが「印刷済みの書類」を選択したと判断した場合には（ステップＳ２０２／ＹＥＳ）、動作制御部１０８は書類作成装置１００をスキャンモードに設定し、表示部１０３を用いてユーザに印刷済みの書類を読み込み位置に設定することを促し、書類読取部１０５を用いて「印刷済みの書類」の画像情報を取得する（ステップＳ２０３）。

タイムアウトやユーザが読取の中止を要求するなど、画像が正しく読み取られなかった場合には、過去の書類がスキャンされなかったと判断し（ステップＳ２０４／ＮＯ）、記入する書類を未決定のまま過去に作成された書類の再利用処理を終了する。

一方、過去の書類の読み取りが正しくされたことを確認した場合には（ステップＳ２０４／ＹＥＳ）、書類識別情報認識処理部１０８５を実行させる（ステップＳ２０５）。
この書類識別情報認識処理部１０８５では、書類読取部１０５を用いて読み取られた「印刷済みの書類」の画像情報の特定の位置に配置した光学的に読み取り可能なシンボル画像をデコードして書類識別子を取得する。

書類識別情報認識処理部１０８５で書類識別子の取得に失敗したと判断した場合には（ステップＳ２０６／ＮＯ）、記入する書類を未決定のまま過去に作成された書類の再利用処理を終了する。
一方、書類識別子の取得に成功したと判断した場合（ステップＳ２０６）、書類作成装置１００は通信部１０８４によりネットワークＩ／Ｏ部１０１を介して、書類識別情報認識処理部１０８５で取得した書類識別子を社内文書管理サーバ２００に送信し、送信情報取得処理部２０２を実行させる（ステップＳ２０７）。

社内文書管理サーバ２００では、ネットワークＩ／Ｏ部２０３を介して通信部２０７で受信した書類作成装置１００からの要求を渡して、送信情報取得処理部２０２を実行する（ステップＳ２０８）。この送信情報取得処理部２０２では、受信した書類識別子と、書類情報記憶部２０５の書類情報Ｆ２００内の書類識別子とを照合することにより、読み込まれた書類を特定する。
社内文書管理サーバ２００は、特定された書類の書類情報記憶部２０５の書類情報Ｆ２００を通信部２０７によりネットワークＩ／Ｏ部２０３を介して書類作成装置１００へ送信する（ステップＳ２０９）。なお、書類情報の特定ができなかった場合には、規定のデータを送信することで、特定できなかった場合と区別する。

書類作成装置１００は、ネットワークＩ／Ｏ部１０１を介して通信部１０８４で受信した書類情報Ｆ２００が無効な書類情報であると判断した場合には（ステップＳ２１０／ＮＯ）、書類を未決定のまま過去に作成された書類の再利用処理を終了する。
一方、受信した書類情報Ｆ２００が有効であるかを判断した場合（ステップＳ２１０／ＹＥＳ）、受信した書類情報Ｆ２００を書類情報記憶部１０７２へ格納する（ステップＳ２１１）。

続いて、受信した書類情報Ｆ２００に含まれる項目情報の再利用情報（図４のＦ２０５２）を調べることにより、再利用が行われる項目域番号Ｆ２０５１を抽出し、書類の印刷位置情報Ｆ２０６１を参照し、ＯＣＲ処理部１０８３より項目域番号に対応するデータを抽出し（ステップＳ２１２）、ステップＳ２１６へ制御を移す。

一方、ユーザが「電子的に保存された書類」を選択したと判断した場合には（ステップＳ２０２／ＮＯ）、作成済み書類記憶部１０７４から過去に作成された書類の書類情報を抽出し、作成済み書類を特定するための画面（例えば、図１４のような画面）を表示部１０３に表示し（ステップＳ２１３）、ユーザが画面に表示された作成済み書類の画像を表示させながら、再利用する作成済みの書類を選択する（ステップ２１４）。
ユーザが選択した書類の書類情報を作成済み書類記憶部１０７４から取得して、書類情報記憶部１０７２へ格納し、選択された作成済みの書類情報に含まれる項目情報Ｆ２０５の再利用される記入項目データ情報Ｆ２０５３を参照し、作成済み書類記憶部１０７４に格納された項目別の再利用データを取得することによりデータを抽出する（ステップＳ２１５）。

以上のように「印刷済みの書類」と「電子保存された書類」のいずれを用いる場合においても、ユーザが再利用を所望する書類の特定と、書類情報記憶部１０７２へその再利用する書類の書類情報の格納、再利用する項目の抽出を行うことができる。

次に、「印刷済みの書類」と「電子保存された書類」を用いる場合の共通の処理として、まず、書類情報記憶部１０７２の書類決定済みフラグをＯＮにし（ステップＳ２１６）、抽出した再利用データを項目別に記入データ記憶部１０７５へ格納して（ステップＳ２１７）、再利用処理を終了する。

例えば、ユーザが「印刷済み書類」の再利用を選択し、出張交通費申請書のスキャンを行った場合、書類作成装置１００はステップＳ２１２の処理手順に基づき、まず、社員番号、姓、名、所属の項目が再利用項目であることを確認する。
次に、当該申請書の印刷情報Ｆ２０６を書類情報記憶部１０７２から抽出し、印刷位置情報を含む罫線に囲まれた領域を光学的に読み取ることにより、社員番号が図９のＤ４１のように「ｓｘｘｘｘｘ１」、Ｄ４２のように姓が「鈴木」、Ｄ４３のように名が「一郎」、所属がＤ４４のように「第一技術部」であることを解析する。この解析結果を書類の項目情報Ｆ２０５とともに記入データ記憶部１０７５に記憶し、再利用項目を抽出する。

（４−２）ＩＣカードの読取処理：
次に、上記ステップＳ１０３における「ＩＣカードの読取処理」の処理手順を図１５のフローチャートを用いて説明する。
まず、カード読取部１０４により、ユーザがカード挿入口に挿入したカードのカード識別子記憶部０１２からカード識別子を読み取る（ステップＳ３０１）。なお、一枚のカードが複数の記憶部０１１を有する場合は、まず一つ目の記憶部０１１のカード識別子記憶部０１２からカード識別子を読み込む。
読み取ったカード識別子を通信部１０８４によりネットワークＩ／Ｏ部１０１を介して社内文書管理サーバ２００へ送信する（ステップＳ３０２）。

社内文書管理サーバ２００は、ネットワークＩ／Ｏ部２０３を介して通信部２０７が受信したカード識別子を元に、送信情報取得処理部２０２を用いて当該カードに合致するカード種別とデータ項目情報を取得し、通信部２０７によりネットワークＩ／Ｏ部１０１を介して書類作成装置１００に返信する（ステップＳ３０３、Ｓ３０４）。なお、カード識別子がカード情報記憶部２０６に登録されていない場合には、規定のデータを送信し、カード識別子が登録されている場合と区別する。

書類作成装置１００は、ネットワークＩ／Ｏ部１０１を介して通信部１０８４が受信したカード情報（カード種別とデータ項目情報）が有効な情報でないと判断した場合（ステップＳ３０５／ＮＯ）、ステップＳ３１０へ制御を移す。
一方、受信したカード情報（カード種別とデータ項目情報）が有効な情報である場合には（ステップＳ３０５／ＹＥＳ）、カードの名称とカード項目などユーザがカードを特定するための情報を表示部１０３に表示して、ユーザが認識したカードの読取を希望するかを選択するように促し、ユーザからの入力を操作部１０２において受け付ける（ステップＳ３０６）。

ユーザが読み込みを希望しない判断した場合には（ステップＳ３０７／ＮＯ）、ステップＳ３１０へ制御を移す。
一方、ユーザが読み込みを希望すると判断した場合には（ステップＳ３０７／ＹＥＳ）、カード情報記憶部１０７１にカード情報（カード識別子、カード種別、データ項目情報）を格納（ステップＳ３０８）し、データ取得処理部１０８１を実行する（ステップＳ３０９）。

図１６に例示したような「データ読込み終了」のダイアログを表示部１０３に表示して、ユーザが挿入口のカード内の他のデータを読み取るか否かの選択を促し、ユーザからの入力を操作部１０２において受け付け、ユーザが他のデータの読取指示を入力した（ユーザが「いいえ」を選択した）と判断した場合には（ステップＳ３１０／ＮＯ）、ステップＳ３０１へ制御を移して処理を繰り返し、ユーザがデータの読取終了指示を入力した（ユーザが「はい」を選択した）と判断した場合には（ステップＳ３１０／ＹＥＳ）、カード読取処理を終了する。

（４−３）データ取得処理：
次に、上記ステップＳ３０９における「データ取得処理」の処理手順を図１７のフローチャートを用いて説明する。
まず、書類作成装置１００は、書類情報記憶部１０７２に記憶された書類決定済みフラグがＯＮである場合（ステップＳ４０１／ＹＥＳ）、ユーザが所望する書類が決定済みであると判断し、記入データ記憶部１０７５に記憶されている、書類に記入を要する項目のリストである記入項目データ情報Ｆ２０５３を参照し、読み込み対象を決定する（ステップＳ４０２）。
一方、書類情報記憶部１０７２に記憶された書類決定済みフラグがＯＦＦである場合（ステップＳ４０１／ＮＯ）、ユーザが所望する書類が未決定であると判断し、カード情報記憶部１０７１に記憶されている、カードに関連付けられた全データであるデータ項目Ｆ３０４１を読み込み対象と設定する（ステップＳ４０３）。

次に、書類作成装置１００は、取得対象をカードの記憶部０１１の１レコード目の各項目別データとて設定し（ステップＳ４０４）、各項目のデータの読み込みを行う。

ステップＳ４０２あるいはＳ４０３において対象として設定された各項目について、カード情報記憶部１０７１に保存されたデータ読込方法Ｆ３０４２（図７参照）を参照し（Ｓ４０５）、読込方法が「カード」であるすべての項目については、カード情報記憶部１０７１内の記入位置情報を参照してデータを取得する（ステップＳ４０５）。
また、読込方法が「サーバ」であるすべての項目について、カード取得対象とするデータを特定するカード情報記憶部１０７１内に格納された送信情報を、項目別にカード情報記憶部１０７１内のサーバ情報Ｆ３０４３が指定するデータサーバ（Ｄ３２）へ、通信部１０８４によりネットワークＩ／Ｏ部１０１を介して送信し、取得対象のデータの問い合わせを行う（ステップＳ４０６）。

なお、書類作成装置１００は、カード情報Ｆ３００に含まれる送信情報をデータサーバ３００へ送信することにより、取得要求するデータを特定する。本実施形態においては、問い合わせ先データサーバが１つのデータサーバ３００のみであるが、項目ごとに異なるデータサーバに問い合わせるようにしてもよい。

問い合わせを受けたデータサーバ３００は、ネットワークＩ／Ｏ部３０３を介して通信部３０６が受信した問い合わせのあったデータを項目別データ取得処理部３０２によって取得し（ステップＳ４０７）、通信部３０６によりネットワークＩ／Ｏ部３０３を介して返信する（ステップＳ４０８）。

次に、データ読込方法Ｆ３０４２が「その他」である項目全てについて項目別に、データ項目情報内のデータ処理方法Ｆ３０４４に基づきデータの取得を行う（ステップＳ４０９）。
例えば、カードの残高の項目を取得するために、１つ前レコードの残高から同一レコードの運賃を引くなどの計算方法の指定が行える。
また、利用年月日を西暦から和暦に変換した項目を新たに作成するなどのように、企業が交通機関のカードに関連した項目を任意に作成することも可能である。

次に、書類情報記憶部１０７２の書類決定済みフラグがＯＮである場合（ステップＳ４１０／ＹＥＳ）、書類が決定済みと判断し、書類のデータ記入条件Ｆ２０７１を満たすかを判定して、記入条件に合致するデータレコードのみを記入データ記憶部１０７５へ格納し（ステップＳ４１１、Ｓ４１２）、制御をステップＳ４１４へ移す。
例えば、ユーザが出張申請書の作成を希望する場合、「カード種別が勤怠情報である場合は、出張項目データが１であるレコードのみ記入対象とする。」、「カード種別が交通費である場合は記入項目保存部に記憶された勤怠情報の年月日と同じ利用年月日のレコードのみ記入対象とする。」といった記入条件が設定されている。即ち、勤怠情報については、データサーバ３００に記憶された勤怠情報を表す図５から、前者の記入条件に一致する出張フラグが１であるレコードＤ５０のみが、記入対象となる。

一方、書類情報記憶部１０７２の書類決定済みフラグがＯＦＦである場合（ステップＳ４１０／ＮＯ）、書類が未決定であると判断し、記入条件によらず全データを一時データ記憶部１０７３に保存し（ステップＳ４１３）、制御をステップＳ４１４へ移す。

全レコードのデータを読み込んでいないと判断した場合（ステップＳ４１４／ＮＯ）、読込レコードを次のレコードに設定し（ステップＳ４１５）、ステップＳ４０５へ制御を移して、全レコードが取得済みであると判断されるまで、データ取得処理とデータ記入条件照合を繰り返す。
一方、全レコードのデータを読み込んでいると判断した場合（ステップＳ４１４／ＹＥＳ）、データ読込処理を終了する。

以下、カードの読み取り処理について具体例を用いて説明する。
例えば、ユーザが「出張申請書」の作成を希望し、過去の印刷済みの書類の再利用処理を行っているものとする。
また、再利用データ項目は、ステップＳ１０２において、すでに抽出済みであり、記入データ記憶部１０７５に記憶されている（図１８）。
ユーザが「社員証」と「勤怠情報管理カード」が一体化されたＩＣカード、「ＸＸ鉄道乗車カード」ＩＣカード、「ＸＸ交通バスカード」ＩＣカード、の３枚のカードを順に挿入する場合を考える。

まず、書類作成装置１００は、一枚目のＩＣカードの社員証のカード識別子とカード固有番号を取得し、読み込んだカードが社員証であることを社内文書管理サーバ２００から取得したカード情報を用いて認証して認証結果を通知する。
ユーザが社員証からのデータ読取を行わないことを希望したとすると、書類作成装置１００は「勤怠情報管理カード」のカード情報を読み取り社内文書管理サーバ２００からカード情報を取得する。
あるいは、ユーザがこのカードのデータ読取を希望すると、書類作成装置１００は、勤怠情報の各項目のデータをデータサーバ３００に問い合わせることで取得し、図５に示すようなデータを得る。

次に、取得した勤怠情報のうち、各データレコードにおいて出張項目の値が１であるレコードＤ５０のみがデータ記入条件Ｆ２０７１を満たすと判断し、全項目のうち記入項目データ情報Ｆ２０５３で指定されている「年月日」の項目のみを記入データ記憶部１０７５に記入する（図１８のＤ６１）。

同様に、「ＸＸ鉄道乗車カード」、「ＸＸ交通バスカード」についても、データをＩＣカード、データサーバ３００、そのほかの方法により取得し、これらのカードのカード種別が交通費であるので、先に記入データ記憶部１０７５に保存された勤怠情報の年月日Ｄ６１と利用年月日が一致するレコードのみを抽出し、データを一時データ記憶部１０７３に格納する。
図１８のＤ６０、Ｄ６２は、「ＸＸ鉄道乗車カード」に関連する乗車履歴のうち、記入条件を満たす乗車履歴レコードであり、図１８のＤ６３、Ｄ６４は「ＸＸ交通バスカード」に関連する乗車履歴のうち、記入条件を満たす乗車履歴レコードである。

（４−４）書類候補抽出と決定処理（書類決定手段）：
次に、上記ステップＳ１０５における「書類候補抽出と決定処理」の処理手順を図１９のフローチャートを用いて説明する。この処理は、書類決定済みフラグがＯＦＦの場合にのみなされる処理である。

まず、カード情報記憶部１０７１に記憶されたすべてのカード情報からカード識別子を取得することにより、読み込み済みのカードが一枚目かどうかを判定し、一枚目である場合には（ステップＳ５０１／ＹＥＳ）、通信部１０８４によりネットワークＩ／Ｏ部１０１を介して社内文書管理サーバ２００に全書類の書類情報を送信するように要求する（ＳステップＳ５０２）。

社内文書管理サーバ２００は、ネットワークＩ／Ｏ部２０３を介して通信部２０７が受信した全書類の書類情報の送信要求により、送信情報取得処理部２０２を用いて、書類情報記憶部２０５に記憶される全書類の書類情報を取得し（ステップＳ５０３）、通信部２０７によりネットワークＩ／Ｏ部２０３を介して取得情報を返信する（ステップＳ５０４）。

書類作成装置１００は、ネットワークＩ／Ｏ部１０１を介して通信部１０８４が受信した全書類の書類情報を書類情報記憶部１０７２へ格納し（ステップＳ５０３）、制御をステップＳ５０６へ移す。
一方、読み込み済みのカードが一枚目かどうかを判定し、一枚目でなかった場合には（ステップＳ５０１／ＮＯ）、制御をステップＳ５０６へ移す。

次に、書類作成装置１００は、ステップＳ５０６以降の書類の抽出処理を２段階に分けて行う。この２段階の処理は、書類候補抽出処理部１０８２が行う。

第一段階目の書類候補抽出処理では、書類情報記憶部１０７２に格納された全書類を書類候補とし、カード種別情報Ｆ３０３とカード情報のカード種別情報Ｆ３０３とを照合し、書類種別にカード種別が含まれる書類のみを抽出し、書類種別に当該カード種別が含まれない書類情報は書類情報記憶部１０７２から削除する（ステップＳ５０６）。

第二段階目の書類候補抽出処理では、一時データ記憶部１０７３内のデータと書類情報記憶部１０７２に記憶された書類候補抽出条件Ｆ２０７２とを照合し、書類候補抽出条件が全て満たされる書類を書類候補と設定する（ステップＳ５０７）。
この第二段階目の書類候補抽出処理において、書類候補抽出条件を満たさない書類情報を書類情報記憶部１０７２から削除せずに、書類候補抽出条件が満たされた書類のみを書類候補に設定するのは、カードを認識する順番に左右されず書類候補を抽出するためである。

例えば、ユーザが記入を所望する書類が「出張交通費申請書」であって、書類作成装置１００が１枚目に読み込むカードが「勤怠情報管理カード」ではない場合を考える。
当該申請書の書類候補抽出条件Ｆ２０７２は、まだ読み込まれていない勤怠情報データ（図５）を参照しており、１枚目のカードに対して行われる第二段階目の書類候補抽出処理により、「出張交通費申請書」は書類候補から除外されてしまう。

しかし、２枚目に「勤怠情報管理カード」を読み込んだ場合、「出張交通費申請書」に関する書類情報は書類情報記憶部１０７２に残存するため、２枚目のカードに対して行われる第一段階目の書類候補抽出処理において、「出張交通費申請書」は再び書類候補として設定される。続く第二段階目の書類候補抽出処理において、書類候補抽出条件が満たされるため「出張交通費申請書」は書類候補として設定される。
この書類候補抽出処理により、条件が満たされる書類のみをユーザに通知することができる。

以上の抽出処理によって狭められた書類候補が一枚であるかどうかを、書類情報を参照することで判別する（ステップＳ５０８）。
一枚以上の候補があると判定された場合には（ステップＳ５０８／ＮＯ）、例えば図１４に示すような画面を表示部１０３に表示することで、ユーザに作成する書類の候補を通知し、作成する書類の選択を促し、ユーザからの選択入力を操作部１０２において受け付ける（ステップＳ５０９）。
ユーザが候補から書類を選択しなかったと判断した場合（ステップＳ５１０／ＮＯ）、書類を決定せずに書類候補抽出処理を終了する。
一方、ユーザが候補から書類を選択したと判断した場合（ステップＳ５１０／ＹＥＳ）、書類決定済みフラグをＯＮにし、当該書類以外の書類情報を書類情報記憶部１０７２より削除して（ステップＳ５１３）、書類候補抽出処理を終了する。

また、一枚の候補が抽出されたと判断した場合には（ステップＳ５０８／ＹＥＳ）、例えば図２０に例示するような画面を表示部１０３に表示することで、ユーザに作成する書類の候補を通知し、当該書類を作成するかの選択を促し、ユーザからの入力を操作部１０２において受け付ける（ステップＳ５１１）。
表示した書類の作成をユーザが希望していないと判断した場合には（ステップＳ５１２／ＮＯ）、書類を決定せずに書類候補抽出処理を終了する。
しかし、表示した書類の作成をユーザが希望していると判断した場合は（ステップＳ５１２／ＹＥＳ）、書類決定済みフラグをＯＮにし、当該書類以外の書類情報を書類情報記憶部１０７２より削除して（ステップＳ５１３）、書類候補抽出処理を終了する。

（４−５）書類作成処理（書類作成手段）：
次に、上記ステップＳ１０８における「書類作成処理」の処理手順を図２１のフローチャートを用いて説明する。このステップＳ１０８は、ステップＳ１０７において書類が決定済みであると判断した場合にのみ行う処理である。

まず、書類情報の記入項目データ情報Ｆ２０５３と一時データ記憶部１０７３内のデータのデータ項目を照合し、書類に記入を要する項目のデータのみを抽出し、次いで、書類情報のデータ記入条件Ｆ２０７１に適合するデータレコードのみを抽出し、記入データ記憶部１０７５に記憶する（ステップＳ８０１）。
これは、一時データ記憶部１０７３には書類を決定する以前に読み込んだカードの全項目のデータが保存されているため、これより書類の記入条件に適合するデータのみを抽出する必要があるためであり、ステップＳ４１１とＳ４１２と同じ方法で書類に記入を要する項目のデータのみを抽出する。

次に、抽出された記入データ記憶部１０７５に同じ項目のデータが複数存在するかを判定し、複数存在すると判定された場合には（ステップＳ８０２／ＹＥＳ）、データ項目情報のデータソート条件に従ってデータのソートを行う（ステップＳ８０３）。例えば、「乗車履歴は利用年月日と時間について昇順で並べる。」といった指定が可能である。

次に、画像処理部１０８７を用いて、上記ステップＳ８０３においてソート済みのデータを書類の項目情報、印刷情報に従って配置し、書類画像を形成し（ステップＳ８０４）、図２２に例示したように形成した画像を組み込んだ画面を表示部１０３に表示し、ユーザからの入力を操作部１０２において受け付ける（ステップＳ８０５）。これにより、書類を印刷する前にユーザが各項目を修正することが可能となる。

最後に、ユーザによる修正を反映した書類を印刷部１０６により印刷し（ステップＳ８０６）、作成済みの書類画像、書類情報、記入データ記憶部１０７５のデータを作成済み書類記憶部１０７４へ保存して（ステップＳ８０８）、処理を終了する。
図９は、作成済みの書類の一例である。

（４−６）記入条件の通知処理：
次に、上記ステップＳ１０９における「記入条件の通知処理」の処理手順を図２３のフローチャートを用いて説明する。この記入条件の通知処理は、全カードを読み込んだ後にもユーザが所望する書類が見つからなかった場合に行われる処理である。

まず、書類作成装置１００は、通信部１０８４によりネットワークＩ／Ｏ部１０１を介して、社内文書管理サーバ２００へ全書類の書類情報を要求する（ステップＳ９０１）。
社内文書管理サーバ２００は、ネットワークＩ／Ｏ部２０３を介して通信部２０７が受信した全書類の書類情報の送信要求により、送信情報取得処理部２０２を用いて、書類情報記憶部２０５に記憶される全書類の書類情報を取得し（ステップＳ９０２）、通信部２０７によりネットワークＩ／Ｏ部２０３を介して取得情報を返信する（ステップＳ９０３）。

書類作成装置１００は、ネットワークＩ／Ｏ部１０１を介して通信部１０８４が受信した全書類の書類情報から、図１４に示すような画面を表示部１０３に表示し、ユーザからの選択入力を操作部１０２において受け付け、ユーザが作成を希望する書類を特定させる（ステップＳ９０４）。
次に、一時データ記憶部１０７３に記憶されている全データと書類候補抽出条件Ｆ２０７２とを照合し、満たされない記入条件に関するエラーメッセージを表示部１０３に表示し（ステップＳ９０６）、処理を終了する。

例えば、出張申請書の作成を所望するユーザの勤怠情報に出張日を表す出張項目が１の日（図５のＤ５０）が含まれなかった場合には、例えば図２４に示したような当該記入条件に関連するメッセージ「勤怠情報に出張日がありません。」からなる画面を表示部１０３に表示する。この処理により、ユーザはいずれの記入条件が満たされなかったかを知ることができる。

尚、本発明は上述した実施形態に限定されず、本発明の要旨を逸脱しない範囲内で各種の変形、修正が可能であるのは勿論である。例えば、本発明の実施形態は、上記の書類作成システムの書類作成装置、社内文書管理サーバやデータサーバの各部の機能をコンピュータプログラム化し、このコンピュータプログラムを書類作成装置、社内文書管理サーバやデータサーバへインストールして実行することでも実現される。また、このコンピュータプログラムを着脱可能な記録媒体に記録したり、ネットワークを介してダウンロードすることにより、容易に実施することができる。

本発明の実施形態に係る書類作成システムの構成を示すブロック図である。 書類情報記憶部に記憶される書類情報Ｆ２００のデータ構造を示す図である。 書類の画像情報Ｆ２０２の一例を示す図である。 書類ごとに記憶される項目情報Ｆ２０５、印刷情報Ｆ２０６、記入条件情報Ｆ２０７のデータ構造を示す図である。 社内文書管理サーバ内に格納された勤怠情報のデータ構造を示す図である。 カード情報記憶部に記憶されるカード情報Ｆ３００のデータ構造を示す図である。 カード情報Ｆ３００に記憶されるカード毎のデータ項目情報Ｆ３０４のデータ構造を示す図である。 ＩＣカードの記憶部に記憶されるデータ構造を示す図である。 作成済み書類の一例を示す図である。 書類作成装置における処理手順の概要を表すフローチャートである。 カード読込時に表示される画面を示す図である。 過去に作成した書類の再利用の処理手順を表すフローチャートである。 過去に作成した書類の再利用処理時に表示される画面を示す図である。 書類候補の決定処理時に表示される画面を示す図である。 カードの読取処理の処理手順を表すフローチャートである。 データ読込終了時に表示される画面を示す図である。 データ取得処理の処理手順を表すフローチャートである。 記入データ記憶部に記憶されたデータを示す図である。 書類候補抽出処理の処理手順を表すフローチャートである。 書類候補の決定処理時に表示される画面を示す図である。 書類作成処理の処理手順を表すフローチャートである。 書類候補の決定処理時に表示される画面を示す図である。 記入条件の通知処理の処理手順を表すフローチャートである。 記入条件の通知処理時に表示される画面を示す図である。

符号の説明

０１１…記憶部、０１２…カード識別子記憶部、０１３…項目別データ記憶部、０１４…カード固有番号記憶部、１００…書類作成装置、１０１…ネットワークＩ／Ｏ部、１０２…操作部、１０３…表示部、１０４…カード読取部、１０５…書類読取部、１０６…印刷部、１０７…記憶部、１０７１…カード情報記憶部、１０７２…書類情報記憶部、１０７３…一時データ記憶部、１０７４…書類記憶部、１０７５…記入データ記憶部、１０８…動作制御部、１０８１…データ取得処理部、１０８２…書類候補抽出処理部、１０８３…ＯＣＲ処理部、１０８４…通信部、１０８５…書類識別情報認識処理部、１０８６…データソート処理部、１０８７…画像処理部、２００…社内文書管理サーバ、２０１…動作制御部、２０２…送信情報取得処理部、２０３…ネットワークＩ／Ｏ部、２０４…記憶部、２０５…書類情報記憶部、２０６…カード情報記憶部、２０７…通信部、３００…データサーバ、３０１…動作制御部、３０２…項目別データ取得処理部、３０３…ネットワークＩ／Ｏ部、３０４…記憶部、３０５…項目別データ記憶部、３０６…通信部、Ｆ２００…書類情報、Ｆ２０１…書類識別子、Ｆ２０２…画像情報、Ｆ２０３…書類種別情報、Ｆ２０５…項目情報、Ｆ２０５１…項目域番号、Ｆ２０５２…再利用情報、Ｆ２０５３…記入項目データ情報、Ｆ２０６…印刷情報、Ｆ２０６１…印刷位置情報、Ｆ２０７…記入条件情報、Ｆ２０７１…データ記入条件、Ｆ２０７２…書類候補抽出条件、Ｆ２０７３…データソート条件、Ｆ３００…カード情報、Ｆ３０１…カード識別子、Ｆ３０２…カード名称情報、Ｆ３０３…カード種別情報、Ｆ３０４…データ項目情報、Ｆ３０４１…データ項目、Ｆ３０４２…データ読込方法、Ｆ３０４３…サーバ情報、Ｆ３０４４…データ処理方法、Ｆ３０４５…データ書式情報、Ｆ３０４６…送信情報。

Claims (12)

1. １枚以上のカードに関連付けられたデータを取得する取得手段と、前記カードに記憶されているデータ、または、前記取得手段により取得したデータに基づいて、書類を決定する書類決定手段と、前記書類決定手段で決定した書類に対して、前記カードに記憶されているデータ、及び、前記取得手段により取得したデータを挿入する書類作成手段と、を備えることを特徴とする書類作成システム。
2. 請求項１に記載の書類作成システムにおいて、前記書類作成手段は、同一書式の書類を用いて作成した過去のデータの一部を再利用することを特徴とする書類作成システム。
3. 請求項２に記載の書類作成システムにおいて、前記書類中に含まれる各挿入項目の中で、再利用可能な挿入項目を記憶する再利用項目記憶手段と、過去に作成された書類から読み取られた書類の識別情報を取得する識別情報取得手段と、を備え、前記書類作成手段は、前記識別情報取得手段で取得した識別情報に対応する書類について、再利用可能なデータ項目を前記再利用項目記憶手段から読み出し、前記過去に作成された書類から読み取られたデータのうち、再利用可能なデータ項目に対応するデータを再利用することを特徴とする書類作成システム。
4. 請求項１に記載の書類作成システムにおいて、前記書類中に含まれる各データ項目に対して、前記カード若しくは外部サーバの何れの記憶場所からデータを取得して挿入するかを示す情報を記憶したデータ項目テーブルを備え、前記書類作成手段は、前記データ項目テーブルを参照して、前記カードに記憶されているデータ、または、前記取得手段により取得したデータを読み出して、前記書類に挿入することを特徴とする書類作成システム。
5. 請求項１に記載の書類作成システムにおいて、前記書類中に含まれる各データ項目に対して、前記カード若しくは外部サーバの何れの記憶場所から取得したデータに対して行なう算出処理方法を記憶したデータ項目テーブルを備え、前記書類作成手段は、前記カードに記憶されているデータ、または、前記取得手段により取得したデータを読み出して、前記データ項目テーブルを参照して、読み出されたデータに対して所定の算出処理を行って、前記書類に挿入することを特徴とする書類作成システム。
6. 請求項１に記載の書類作成システムにおいて、前記書類決定手段は、前記カードからカードの種別を読み込み、該カードの種別に対応する書類を決定することを特徴とする書類作成システム。
7. 請求項１に記載の書類作成システムにおいて、前記書類に含まれる各データ項目に対して、前記カード若しくは外部サーバの何れの記憶場所から取得したデータを挿入するための条件（記入条件）を、書類毎に記憶した再利用項目記憶手段を備え、前記書類決定手段は、前記再利用項目記憶手段の条件に合致するデータが、前記カード若しくは外部サーバの何れから取得したデータに含まれているか否かにより、書類を決定することを特徴とする書類作成システム。
8. 請求項１に記載の書類作成システムにおいて、前記書類決定手段は、前記カードに記憶されているデータ、または、前記取得手段により取得したデータに基づいて、複数の書類が抽出された場合は、抽出された複数の書類の中からユーザの選択した書類に決定することを特徴とする書類作成システム。
9. １枚以上のカードに関連付けられたデータを取得する取得手段と、前記カードに記憶されているデータ、または、前記取得手段により取得したデータに基づいて、書類を決定する書類決定手段と、前記書類決定手段で決定した書類に対して、前記カードに記憶されているデータ、及び、前記取得手段により取得したデータを挿入する書類作成手段と、を備えることを特徴とする書類作成装置。
10. １枚以上のカードに関連付けられたデータを取得する取得ステップと、前記カードに記憶されているデータ、または、前記取得ステップにより取得したデータに基づいて、書類を決定する書類決定ステップと、前記書類決定ステップで決定した書類に対して、前記カードに記憶されているデータ、及び、前記取得ステップにより取得したデータを挿入する書類作成ステップと、を備えることを特徴とする書類作成方法。
11. 請求項１乃至８のいずれかに記載の書類作成システムの各手段としてコンピュータを機能させるためのプログラム。
12. コンピュータが読み取り可能な記録媒体であって、請求項１１に記載のプログラムを記録したことを特徴とする記録媒体。

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