JP2008109232A

JP2008109232A - 送信装置

Info

Publication number: JP2008109232A
Application number: JP2006288043A
Authority: JP
Inventors: Katsumi Sayama; 勝巳佐山
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2006-10-23
Filing date: 2006-10-23
Publication date: 2008-05-08

Abstract

【課題】機器内に登録された宛先を送信宛先として指定する際には送信操作の制限をかけず、宛先を直接入力で指定する際には、暗証番号が一致しないと送信操作を行えないように制御する送信装置を提供する。
【解決手段】ユーザにより宛先の入力がされると、指定された宛先が機器内に登録されている宛先かチェックし、指定された宛先が機器内に登録されているものである場合、そのまま、指定された宛先を送信先として設定する。直接入力操作が行われると、送信装置の設定状態が、直接入力制限状態かチェックを行い、直接入力制限状態の場合、暗証番号入力を行わせる画面を表示させる。暗証番号が入力されると、暗証番号が予め登録されているものと一致しているか確認し、一致した場合、直接宛先入力を可能な状態とし、一致しない場合、暗証番号が一致しない旨の警告画面を表示する。
【選択図】図２

Description

本発明は、読み取った原稿のファクシミリ送信、メール送信、フォルダ送信等を行う送信装置に関する。

本来の個人情報とは、人と人との繋がりを持つための情報である。今日の情報化社会では、個人情報が売買されるといった悪質な問題があり、情報の使用の悪用を防ぐために個人情報の保護が課題となっている。しかしながら、ファクシミリ送信、メール送信、フォルダ送信等の送信装置での情報を送信する際に、情報の漏洩が起こる可能性がある。そのため、この情報の漏洩を防ぐために、機器内でのセキュリティの向上を目指して、従来では、複数の人が機器を使用することを制限するといった様々な開発が行われている。次にその開示例を挙げる。

特許文献１では、ユーザ操作により宛先が入力され、その宛先へ通信動作を行う通信装置において、おのおのの宛先へ接続する際に参照する宛先情報を１つ以上登録し、宛先を直接入力し、ユーザの宛先入力時に、直接入力の使用を禁止するか否かを設定し、宛先直接入力禁止に宛先直接入力の使用を禁止する旨が登録されている場合は、宛先直接入力の入力操作を禁止するとともに、電話帳を参照した宛先入力操作を許可するようにした通信装置または制御方法が提案されている。

特許文献２では、インターネット送受信が可能であり、かつ、ユーザの認証を行う機能を有し、認証するためのユーザカウントに対応したメールアドレスを登録し、認証が成功したユーザカウントに基づいて送受信メールアドレスに書き換え、インターネットファクシミリ送信を行うときには、書き換えられた前記メールアドレスを使用して送信するインターネットファクシミリ装置が提案されている。
特開２００５−４５７５９号公報特開２００５−２６８９２２号公報

上述したように、最近では、情報の漏洩を防ぐために、ファクシミリ装置やスキャナ装置等で、機器内に予め登録された宛先のみを送信宛先として指定可能とし、不特定の宛先への送信を禁止にしているケースがある。

通常は、機器に登録されている宛先を使用し、送信操作を行うが、たまに機器内部に登録されていない宛先へ送信を行う場合もある。その場合、設定を変更し、直接入力宛先を指定可能な状態とする必要がある。

しかしながら、機器を使用する際にユーザ名、パスワード等の入力を必要とする制限をかけ、ユーザ毎に操作項目に制限をかけられる機能を有する機器もあるが、その場合、機器内部に登録されている宛先のみを利用したいユーザでも利用制限を解除するための操作が必要となり、使い勝手が低下してしまう。

直接入力で指定した宛先をそのまま機器に登録する機能をもつ送信装置があるが、登録可能なユーザを制限したいというケースがある。

一度、直接入力の制限状態を解除した後、続けて直接入力をしたい場合等、宛先を入力するたびに暗証番号を入力するのは使い勝手が非常に悪い。

ユーザの使用形態は様々であり、ある一部のユーザにとっては要求する使用環境であっても、別のユーザにとっては使い勝手の悪い場合もある。

暗証番号を不正に入手されたり、不正使用されることが考えられ、直接入力宛先で送信された場合、いつ、どこに、どのような文書が送られたのか管理する必要性が出てくる。

そこで本発明では、機器内に予め登録された宛先を送信宛先として指定する際には、制限をかけず、直接入力で宛先を入力する際には、暗証番号を必要とする送信装置を提供することを目的とする。

上記の目的を達成するため、請求項１に記載の発明は、参照する宛先情報を少なくとも１つ登録した宛先登録手段と、前記宛先登録手段に登録されていない宛先を送信宛先として指定する際に、暗証番号を入力する暗証番号入力手段とを有し、前記電話帳手段に登録されている宛先を送信宛先として指定する際に、送信操作の制限をかけず、前記電話帳手段に登録されていない宛先を直接入力で指定する際に、前記暗証番号入力手段で入力した暗証番号が、設定された暗証番号と一致しないと送信操作を行えないように制御する宛先入力制御手段を有する送信装置であることを特徴とする。

請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の送信装置において、前記宛先入力制御手段は、前記暗証番号が一致した際に、宛先の直接入力が可能となるように制御することを特徴とする。

請求項３に記載の発明は、請求項１または２に記載の送信装置において、前記宛先入力制御手段は、前記暗証番号を複数設定可能とし、入力された前記暗証番号により、操作可能項目を変更するように制御することを特徴とする。

請求項４に記載の発明は、請求項１から３のいずれか１項に記載の送信装置において、前記宛先入力制御手段は、前記宛先の直接入力を前記暗証番号で制限をかけるか否かの設定を行うように制御することを特徴とする。

請求項５に記載の発明は、請求項１から４のいずれか１項に記載の送信装置において、前記宛先入力制御手段は、一度直接入力可能な状態となった際に、直接入力可能状態の解除条件が満たされるまで、複数の宛先を直接入力が可能となるように制御することを特徴とする。

請求項６に記載の発明は、請求項５に記載の送信装置において、前記解除条件は、原稿読み取り動作終了後であることを特徴とする。

請求項７に記載の発明は、請求項５に記載の送信装置において、前記解除条件は、リセット操作後であることを特徴とする。

請求項８に記載の発明は、請求項５に記載の送信装置において、前記解除条件は、一定時間操作がなかった場合であることを特徴とする。

請求項９に記載の発明は、請求項１から５のいずれか１項に記載の送信装置において、前記宛先入力制御手段は、前記直接入力可能状態を解除する条件を少なくとも１つ設定するように制御することを特徴とする。

請求項１０に記載の発明は、請求項１から９のいずれか１項に記載の送信装置において、直接宛先入力が制限されている状態で直接宛先入力により送信操作がされた場合、管理者に対してメールにて直接宛先入力により送信操作が行われた旨を通知する手段を有することを特徴とする。

請求項１１に記載の発明は、請求項１から１０のいずれか１項に記載の送信装置において、直接宛先入力が制限されている状態で直接宛先入力により送信操作がされた場合、直接入力で入力された宛先または画像を履歴として残す手段を有することを特徴とする。

請求項１２に記載の発明は、請求項１に記載の送信装置において、前記宛先登録手段は、入力された暗証番号が設定された暗証番号と一致した場合、直接入力された宛先を機器内に追加登録することを特徴とする。

本発明によれば、暗証番号を入力しないと直接入力で宛先を指定できないようにすることで、暗証番号を知っている限定されたユーザのみが直接宛先を指定できるようにし、悪意のあるユーザが第３者へ情報を漏洩することを防ぐ送信装置を提供することが可能となる。

以下、添付図面を参照しながら本発明の好適な実施形態を詳細に説明する。

本実施形態のファクシミリ装置の構成について図１を用いて説明する。図１は本実施形態に係るファクシミリ装置のブロック構成図を示す。

図１においてスキャナ１は、原稿画像を読み取り画情報を取り出す。プロッタ２は、画像を記録紙に記録する。符号化復号部３は、ＭＨ方式などの既知の符号化方式により、送信する画情報を符号化によりデータ圧縮を行う一方、受信した画情報を復号化して元の画情報を再生する。網制御装置９は、電話回線と電話機９とに接続されている。そして発着信を行うための回線制御を行う。モデム８は、画情報を変復調して伝送すると共に、伝送制御のための各種手順信号を伝送する。操作表示部７は、装置の動作状態を表示する一方、オペレータが各種操作を行う。システム制御部４は、上記各部を制御するマイクロコンピュータである。システムバス１２は、上記各部が相互間で各種制御信号やデータをやり取りする信号ラインである。ネットワーク接続部１０は、メール送信やフォルダ送信等を行う。設定値記憶部６は、機器内に設定された設定値を記憶する部分である。直接入力を許可するための暗証番号や直接宛先入力状態を制限状態へ戻す条件等の設定を記憶している。宛先入力制御部５は送信宛先を指定する制御を行い、直接入力で宛先を指定する際の制御等を行う。宛先登録部１１には、宛先情報が登録されていて、宛先の追加登録も行う。本実施形態では、宛先情報を登録する手段が、宛先登録部１１に相当するが、設定値記憶部６に宛先情報を登録することで、宛先登録部１１を省く構成とすることも可能である。

本実施形態の送信装置における詳細な動作について図２、図７、図８を用いて説明する。図２は、本実施形態における送信操作の制御方法を第１フローチャートとして示す。図７は、本実施形態における暗証番号入力を行わせる画面の一例を示す。図８は、本実施形態における入力された暗証番号が一致しない旨の警告画面の表示の一例を示す。

ユーザにより宛先の入力がされると（ステップＳ１０１）、指定された宛先が機器内に登録されている宛先かチェックする（ステップＳ１０２）。指定された宛先が機器内に登録されている場合（ステップＳ１０２／ＮＯ）、そのまま、指定された宛先を送信先として設定する。指定された宛先が機器内に登録された宛先ではなく（ステップＳ１０２／ＹＥＳ）、直接入力操作が行われると（ステップＳ１０３）、送信装置の設定状態が、直接入力制限状態かチェックを行う(ステップＳ１０４)。直接入力制限状態でない場合（ステップＳ１０４／ＮＯ）、そのまま、直接入力可能とする（ステップＳ１０８）。直接入力制限状態の場合（ステップＳ１０４／ＹＥＳ）、暗証番号入力を行わせる画面（図７参照）を表示させる（ステップＳ１０５）。暗証番号が入力されると（ステップＳ１０６）、暗証番号が予め登録されているものと一致しているかどうか確認する（ステップＳ１０７）。暗証番号が予め登録されているものと一致した場合（ステップＳ１０７／ＹＥＳ）、直接宛先入力を可能な状態とする（ステップＳ１０８）。暗証番号が一致しない場合(ステップＳ１０７／ＮＯ)、入力された暗証番号が一致しない旨の警告画面（図８参照）を表示する（ステップＳ１０９）。以上のように、直接宛先入力操作がされた場合、暗証番号を入力させ、一致した場合にのみ直接宛先入力を許可している。これにより、暗証番号を知らされていないユーザは任意の宛先への送信操作ができないようにしている。

本実施形態の送信装置における詳細な動作について図３、図７、図８を用いて説明する。図３は、本実施形態における送信操作の制御方法を示す第２フローチャートである。

ユーザにより宛先入力されると（ステップＳ２０１）、指定された宛先が機器内に登録されている宛先かチェックする（ステップＳ２０２）。指定された宛先が機器内に登録されている場合（ステップＳ２０２／ＮＯ）、そのまま、指定された宛先を送信先として設定する。指定された宛先が機器内に登録された宛先ではなく（ステップＳ２０２／ＹＥＳ）、直接入力操作が行われると（ステップＳ２０３）、送信装置の設定状態が、直接入力制限状態かチェックを行う（ステップＳ２０４）。直接入力制限状態でない場合（ステップＳ２０４／ＮＯ）、直接入力された宛先を機器内に登録可能な状態とし（ステップＳ２０９）、直接宛先入力を可能な状態とする（ステップＳ２１２）。直接入力制限状態の場合（ステップＳ２０４／ＹＥＳ）、暗証番号入力を行わせる画面（図７参照）を表示させる（ステップＳ２０５）。暗証番号が入力され（ステップＳ２０６）、暗証番号が予め登録されているＡと一致した場合（ステップＳ２０７／ＹＥＳ）、直接入力された宛先を機器内に登録可能な状態とし（ステップＳ２０９）、直接宛先入力を可能な状態とする（ステップＳ２１２）。暗証番号が予め登録されているBと一致した場合（ステップＳ２０８／ＹＥＳ）、直接入力された宛先を機器内に登録不可能な状態とし（ステップＳ２１０）、直接宛先入力を可能な状態とする（ステップＳ２１２）。暗証番号Ａ，Ｂいずれとも一致しない場合(ステップＳ２０８／ＮＯ)、入力された暗証番号が一致しない旨の警告画面（図８参照）を表示する（ステップＳ２１１）。以上のように、直接宛先入力操作がされた場合、暗証番号を入力させ、一致した場合にのみ直接宛先入力を許可している。また、一致した暗証番号により、直接入力された宛先を機器内に登録できる状態とするか決定している。これにより、暗証番号を知らされていないユーザは任意の宛先への送信操作ができないようにし、さらに、直接入力された宛先を機器内に登録できる暗証番号を知っているユーザのみその操作を許している。

本実施形態の送信装置における詳細な動作について図４を用いて説明する。図４は、本実施形態における送信操作の制御方法を示す第３フローチャートである。

送信操作が行われ、原稿読み取りが終了すると（ステップＳ３０１）、機器が直接入力制限設定がされているかのチェックを行う（ステップＳ３０２）。直接入力の制限設定がされていない場合（ステップＳ３０２／ＮＯ）、そのまま処理を終了する。直接入力の制限設定がされている場合（ステップＳ３０２／ＹＥＳ）、現在の状態が、直接入力許可状態かチェックをする（ステップＳ３０３）。直接入力が許可状態でない場合（ステップＳ３０３／ＮＯ）、そのまま処理を終了する。現在の状態が、直接入力許可状態の場合（ステップＳ３０３／ＹＥＳ）、直接入力許可状態を解除する条件のチェックを行う（ステップＳ３０４）。直接入力許可状態を解除する条件に"読み取り終了"が設定されていない場合（ステップＳ３０４／ＮＯ）、そのまま処理を終了する。直接入力許可状態を解除する条件に"読み取り終了"が設定されている場合（ステップＳ３０４／ＹＥＳ）、直接入力制限状態を解除する（ステップＳ３０５）。

本実施形態の送信装置における詳細な動作について図５を用いて説明する。図５は、本実施形態における送信操作の制御方法を示す第４フローチャートである。

送信操作が行われ、リセット操作がされると（ステップＳ４０１）、機器が直接入力制限設定がされているかのチェックを行う（ステップＳ４０２）。直接入力の制限設定がされていない場合（ステップＳ４０２／ＮＯ）、そのまま処理を終了する。直接入力の制限設定がされている場合（ステップＳ４０２／ＹＥＳ）、現在の状態が、直接入力許可状態かチェックをする（ステップＳ４０３）。直接入力が許可状態でない場合（ステップＳ４０３／ＮＯ）、そのまま処理を終了する。現在の状態が、直接入力許可状態の場合（ステップＳ４０３／ＹＥＳ）、直接入力許可状態を解除する条件のチェックを行う（ステップＳ４０４）。直接入力許可状態を解除する条件に“読み取り終了”が設定されていない場合（ステップＳ４０４／ＮＯ）、そのまま処理を終了する。直接入力許可状態を解除する条件に"読み取り終了"が設定されている場合（ステップＳ４０４／ＹＥＳ）、直接入力制限状態を解除する（ステップＳ４０５）。

本実施形態の送信装置における詳細な動作について図６を用いて説明する。図６は、本実施形態における送信操作の制御方法を示す第５フローチャートである。

送信操作が行われ、一定時間操作がされなかった場合に行うタイマリセットが実行されると（ステップＳ５０１）、機器が直接入力制限設定がされているかのチェックを行う（ステップＳ５０２）。直接入力の制限設定がされていない場合（ステップＳ５０２／ＮＯ）、そのまま処理を終了する。直接入力の制限設定がされている場合（ステップＳ５０２／ＹＥＳ）、現在の状態が、直接入力許可状態かどうかチェックをする（ステップＳ５０３）。直接入力が許可状態でない場合（ステップＳ５０３／ＮＯ）、そのまま処理を終了する。現在の状態が、直接入力許可状態の場合（ステップＳ５０３／ＹＥＳ）、直接入力許可状態を解除する条件のチェックを行う（ステップＳ５０４）。直接入力許可状態を解除する条件に“読み取り終了”が設定されていない場合（ステップＳ５０４／ＮＯ）、そのまま処理を終了する。直接入力許可状態を解除する条件に"読み取り終了"が設定されている場合（ステップＳ５０４／ＹＥＳ）、直接入力制限状態を解除する（ステップＳ５０５）。

本実施形態の送信装置における詳細な動作について図９を用いて説明する。図９は、本実施形態における送信操作の制御方法を示す第６フローチャートである。

機器が直接入力により送信操作が行われると（ステップＳ６０１）、現状の設定が直接入力制限状態であるかチェックを行う（ステップＳ６０２）。直接入力制限状態でない場合（ステップＳ６０２／ＮＯ）そのまま処理を終了する。現状の設定が直接入力制限状態である場合（ステップＳ６０２／ＹＥＳ）、直接入力により送信操作が行われた旨を管理者に対してメールで通知する（ステップＳ６０３）。

本実施形態の送信装置における詳細な動作について図１０を用いて説明する。図１０は、本実施形態における送信操作の制御方法を示す第７フローチャートである。

機器が直接入力により送信操作が行われると（ステップＳ７０１）、現状の設定が直接入力制限状態であるかチェックを行う（ステップＳ７０２）。直接入力制限状態でない場合（ステップＳ７０２／ＮＯ）そのまま処理を終了する。現状の設定が直接入力制限状態である場合（ステップＳ７０２／ＹＥＳ）、直接入力により送信操作が行われたことを履歴に残す（ステップＳ７０３）。履歴に残す内容は、送信された時刻、送信宛先、送信原稿の画像データを残す。

本実施形態では、送信宛先を直接入力で指定する際に暗証番号を入力させる暗証番号入力手段を有することにより、暗証番号を入力しないと直接宛先を指定できないようにすることにより、暗証番号を知っている限定されたユーザのみが直接宛先を指定できるようにし、悪意のあるユーザが第三者へ情報を漏洩することを防いでいる。また、機器を利用する場合や、機器内部に登録されている宛先を指定する際には特に制限をかけていないため、直接入力宛先を指定する以外は、煩雑な操作を要求していない。

本実施形態では、暗証番号が一致した場合に直接入力を可能とすることにより、暗証番号を知っている限定されたユーザのみが直接宛先を指定できるようにし、悪意のあるユーザが第三者へ情報を漏洩することを防いでいる。

本実施形態では、暗証番号を複数設定可能で、入力された暗証番号により、操作可能項目を変更することにより、ユーザにより操作可能な項目を制限し、信頼されたユーザのみに操作を開放し、機器の不正利用を防いでいる。

本実施形態では、入力された暗証番号が機器に設定された暗証番号と一致した場合、直接入力された宛先を機器内に登録することにより、信頼されたユーザのみに宛先を登録できるようにし、機器の不正利用を防いでいる。

本実施形態では、一度直接入力可能な状態となった場合、直接入力可能状態が解除条件が満たされるまで、複数の宛先を直接入力が可能とすることにより、ユーザが機器を利用する使用形態にあった制限状態を提供している。

本実施形態では、直接入力可能な状態を原稿読み取り動作終了後に解除することにより、ユーザが機器を利用する使用形態にあった制限状態を提供している。

本実施形態では、リセット操作後に直接入力可能な状態を解除することにより、ユーザが機器を利用する使用形態にあった制限状態を提供している。

本実施形態では、一定時間操作がなかった場合、直接入力可能な状態を解除することにより、ユーザが機器を利用する使用形態にあった制限状態を提供している。

本実施形態では、宛先の直接入力を暗証番号で制限をかけるか否かの設定を行うことにより、ユーザの使用形態にあった使用環境を提供している。

本実施形態では、直接入力可能状態を解除する条件を１つもしくは複数設定することにより、ユーザの使用形態にあった使用環境を提供している。

本実施形態では、直接宛先入力が制限されている状態で直接宛先入力により送信操作がされた場合、管理者に対してメールにて直接宛先入力により送信操作が行われた旨を通知する手段を有することにより、いつ、どこへ直接宛先入力で送信されたかわかるようにしている。

本実施形態では、直接宛先入力が制限されている状態で直接宛先入力により送信操作がされた場合、直接入力で入力された宛先、画像等を履歴として残す手段を有することにより、いつ、どこへ直接宛先入力で送信されたかわかるようにしている。

本実施形態のファクシミリ装置の構成を示すブロック図である。本実施形態における送信操作の制御方法を示す第１フローチャート図である。本実施形態における送信操作の制御方法を示す第２フローチャート図である。本実施形態における送信操作の制御方法を示す第３フローチャート図である。本実施形態における送信操作の制御方法を示す第４フローチャート図である。本実施形態における送信操作の制御方法を示す第５フローチャート図である。本実施形態における暗証番号入力を行わせる画面の一例を示す図である。本実施形態における入力された暗証番号が一致しない旨の警告画面の表示の一例を示す図である。本実施形態における送信操作の制御方法を示す第６フローチャート図である。本実施形態における送信操作の制御方法を示す第７フローチャート図である。

符号の説明

１スキャナ
２プロッタ
３符号化復号部
４網制御部
５モデム
６操作表示部
７システム制御部
８システムバス
９電話機
１０ネットワーク接続部
１１設定値記憶部
１２宛先入力制御部

Claims

参照する宛先情報を少なくとも１つ登録した宛先登録手段と、
前記宛先登録手段に登録されていない宛先を送信宛先として指定する際に、暗証番号を入力する暗証番号入力手段とを有し、
前記電話帳手段に登録されている宛先を送信宛先として指定する際に、送信操作の制限をかけず、前記電話帳手段に登録されていない宛先を直接入力で指定する際に、前記暗証番号入力手段で入力した暗証番号が、設定された暗証番号と一致しないと送信操作を行えないように制御する宛先入力制御手段を有することを特徴とする送信装置。
前記宛先入力制御手段は、前記暗証番号が一致した際に、宛先の直接入力が可能となるように制御することを特徴とする請求項１に記載の送信装置。
前記宛先入力制御手段は、前記暗証番号を複数設定可能とし、入力された前記暗証番号により、操作可能項目を変更するように制御することを特徴とする請求項１または２に記載の送信装置。
前記宛先入力制御手段は、前記宛先の直接入力を前記暗証番号で制限をかけるか否かの設定を行うように制御することを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載の送信装置。
前記宛先入力制御手段は、一度直接入力可能な状態となった際に、直接入力可能状態の解除条件が満たされるまで、複数の宛先を直接入力が可能となるように制御することを特徴とする請求項１から４のいずれか１項に記載の送信装置。
前記解除条件は、原稿読み取り動作終了後であることを特徴とする請求項５に記載の送信装置。
前記解除条件は、リセット操作後であることを特徴とする請求項５に記載の送信装置。
前記解除条件は、一定時間操作がなかった場合であることを特徴とする請求項５に記載の送信装置。
前記宛先入力制御手段は、前記直接入力可能状態を解除する条件を少なくとも１つ設定するように制御することを特徴とする請求項１から５のいずれか１項に記載の送信装置。
直接宛先入力が制限されている状態で直接宛先入力により送信操作がされた場合、管理者に対してメールにて直接宛先入力により送信操作が行われた旨を通知する手段を有することを特徴とする請求項１から９のいずれか１項に記載の送信装置。
直接宛先入力が制限されている状態で直接宛先入力により送信操作がされた場合、直接入力で入力された宛先または画像を履歴として残す手段を有することを特徴とする請求項１から１０のいずれか１項に記載の送信装置。
前記宛先登録手段は、入力された暗証番号が設定された暗証番号と一致した場合、直接入力された宛先を機器内に追加登録することを特徴とする請求項１に記載の送信装置。