JP2007324774A - 文書データ処理装置、文書データ処理システム及び文書データ処理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】文書データの表示や印刷等に送信者の意図を反映させながら、受信側で受信者のニーズや状況に応じた表示や印刷を行うことができる文書データ処理装置等を提供する。
【解決手段】送信側の文書データ処理装置は、送信する文書データを取得する文書データ取得手段７と、前記取得した文書データに出力時の動作を推奨する複数の推奨情報を付与する推奨情報付与手段１と、複数の前記推奨情報が付与された文書データを送信先に送信する送信手段５を備えている。受信側の文書データ処理装置は、出力時の動作を推奨する複数の推奨情報が付与された文書データを受信する受信手段５と、受信者が、前記受信した文書データに付与された複数の推奨情報の中から所望の推奨情報を選択可能な選択手段４と、前記受信した文書データを出力する出力手段８と、前記選択された推奨情報に基づいて前記出力手段の出力動作を制御する出力制御手段１を備えている。
【選択図】 図１３

Description

この発明は、文書データ送信機能あるいは文書データ受信機能を有する画像形成装置等に適用される文書データ処理装置、及び文書データ処理システム、並びに所定の文書データ処理をコンピュータに実行させるための文書データ処理プログラムに関する。

企業等においては、多数の文書データ等がユーザ間で日常的に配信されている。そして、送信される文書データの種類や内容等によっては、送信者は、意図する形態で受信者に表示や印刷を行ってほしい場合がある。例えば、文書データの中の特に重要ポイント部分（見てもらいたい部分）を重点的に印刷あるいは表示してほしい場合等がある。このため、送信される文書データの表示や印刷等に関して送信者の意図を受信者に効果的に伝えることができれば便利である。

特許文献１、特許文献２には、ユーザが関心概念を入力し、文書データを分析して該当する記述の位置を判別し、印刷に反映させる技術が提案されている。

また、特許文献３には、１つの文書に対して１つのデスプールテーブルによって印刷指示を行い、ページ毎にカラー・モノクロを切り替えて印字させる技術が開示されている。
特開２０００−９０１１８号公報 特開２０００−９０１１９号公報 特開２００４−１６４１０６号公報

しかし、前記特許文献１や特許文献２に開示された技術では、関心概念を入力し、それが反映された印刷物を入手するのは、同一のユーザである。送信者が文書データを別の受信者宛に送信し、受信者がその文書を印刷や表示する場合には、複数の人物が関与することになり、送信者側と受信者側とでは、文書データをどのように印刷あるいは表示させたいかというニーズが異なっている場合があり、関心概念を入力した人物が印刷物を入手する技術では対応できないという問題があった。

例えばカラー印刷指示を送信者が設定したとしても、受信者側でカラープリンタを持たない場合など、送信者側で設定した印刷指示に、受信者側の事情により従うことができない場合も発生しうる。

別の例では、例えば送信者側で重要な章のみを抜き出して印刷するように設定したとしても、受信者側に時間的余裕がない等の理由により、全体の概要ページのみを印刷させたい場合など、送信者側で設定した印刷指示に、受信者側の事情により従いたくない場合も発生しうる。その場合は、受信者側で印刷指示を再度行って、印刷しなければならず、不便であった。

さらに前記特許文献３に開示された技術では、１つの文書に対して１つの印刷指示を行うことは可能だが、受信者のニーズに合わせて受信者側で選択できるように、送信者側で複数の印刷指示を設定することはできないという問題があった。

この発明の目的は、文書データの表示や印刷等に送信者の意図を反映させながら、受信側で受信者のニーズや状況に応じた表示や印刷を行うことができる文書データ処理装置及び文書データ処理システムを提供することにある。

この発明の他の目的は、前記文書データ処理装置における文書データ処理をコンピュータに実行させるための文書データ処理プログラムを提供することにある。

上記課題は、以下の手段によって解決される。

（１）送信する文書データを取得する文書データ取得手段と、前記取得した文書データに出力時の動作を推奨する複数の推奨情報を付与する推奨情報付与手段と、複数の前記推奨情報が付与された文書データを送信先に送信する送信手段と、を備えたことを特徴とする文書データ処理装置。

（２）出力時の動作を推奨する複数の推奨情報が付与された文書データを受信する受信手段と、受信者が、前記受信した文書データに付与された複数の推奨情報の中から所望の推奨情報を選択可能な選択手段と、前記受信した文書データを出力する出力手段と、前記選択された推奨情報に基づいて前記出力手段の出力動作を制御する出力制御手段と、を備えたことを特徴とする文書データ処理装置。

（３）送信する文書データを取得する文書データ取得手段と、前記取得した文書データに出力時の動作を推奨する複数の推奨情報を付与する推奨情報付与手段と、複数の前記推奨情報が付与された文書データを送信先に送信する送信手段と、を備えた送信側の文書データ処理装置と、前記送信側の文書データ処理装置から送信された文書データを受信する受信手段と、受信者が、前記受信した文書データに付与された複数の推奨情報の中から所望の推奨情報を選択可能な選択手段と、前記受信した文書データを出力する出力手段と、前記選択された推奨情報に基づいて前記出力手段の出力動作を制御する出力制御手段と、を備えた受信側の文書データ処理装置と、を備えたことを特徴とする文書データ処理システム。

（４）前記推奨情報は、優先的に出力する部分を示す情報もしくは出力条件指示のいずれか１つ以上を含んでいる前項１または２に記載の文書データ処理装置。

（５）前記推奨情報は、前記文書データとは分離した形態で文書データに添付される前項１または２に記載の文書データ処理装置。

（６）前記推奨情報は、前記文書データに埋め込まれた形態で付与される前項１または２に記載の文書データ処理装置。

（７）前記推奨情報は、前記文書データとは分離した形態で文書データに添付される前項３に記載の文書データ処理システム。

（８）前記推奨情報は、前記文書データに埋め込まれた形態で付与される前項３に記載の文書データ処理システム。

（９）文書データとは分離した状態で前記推奨情報を記憶する推奨情報記憶手段を備えている前項１に記載の文書データ処理装置。

（１０）送信側の文書データ処理装置は、文書データとは分離した状態で前記推奨情報を記憶する推奨情報記憶手段を備えている前項３に記載の文書データ処理システム。

（１１）前記推奨情報はその内容を表示する推奨モード名として設定され、受信者は推奨モード名を選択することにより所望の推奨情報を選択する前項２に記載の文書データ処理装置。

（１２）前記推奨情報はその内容を表示する推奨モード名として設定され、受信側の文書データ処理装置において、受信者は推奨モード名を選択することにより所望の推奨情報を選択する前項３に記載の文書データ処理システム。

（１３）前記推奨情報には、前記推奨モード名の内容を示すコメント情報が含まれている前項１１に記載の文書データ処理装置。

（１４）前記推奨情報には、前記推奨モード名の内容を示すコメント情報が含まれている前項１２に記載の文書データ処理システム。

（１５）前記推奨情報による文書データの出力について制限を設定する制限設定手段を備えている前項１に記載の文書データ処理装置。

（１６）送信側の文書データ処理装置は、前記推奨情報による文書データの出力について制限を設定する制限設定手段を備えている前項３に記載の文書データ処理システム。

（１７）推奨情報による文書データの出力について制限が設定されている場合には、前記出力制御手段は設定されている制限に基づいて、前記出力手段の出力動作を制御する前項２に記載の文書データ処理装置。

（１８）推奨情報による文書データの出力について制限が設定されている場合には、受信側の文書データ処理装置の前記出力制御手段は、設定されている制限に基づいて、前記出力手段の出力動作を制御する前項３に記載の文書データ処理システム。

（１９）送信する文書データを取得するステップと、前記取得した文書データに出力時の動作を推奨する複数の推奨情報を付与するステップと、複数の前記推奨情報が付与された文書データを送信先に送信するステップと、をコンピュータに実行させるための文書データ処理プログラム。

（２０）出力時の動作を推奨する複数の推奨情報が付与された文書データを受信するステップと、受信者が、前記受信した文書データに付与された複数の推奨情報の中から選択した所望の推奨情報に基づいて前記出力手段の出力動作を制御するステップと、前記制御された出力動作で、出力手段に前記文書データを出力させるステップと、をコンピュータに実行させるための文書データ処理プログラム。

前項（１）に係る発明によれば、出力時の動作を推奨する複数の推奨情報が付与された状態で文書データが送信先に送信される。このため、送信者は文書データの表示や印刷等の出力時の動作として意図するものを、推奨情報として文書データに付与すれば良く、受信側での文書データの表示や印刷等に送信者の意図を反映させることができる。一方、受信者のそれぞれの状況やニーズを想定して、複数の推奨情報を送付することができるため、たとえば複数人の受信者に同報送信する際に、個別の推奨情報を作成する必要がなく、便利である。

前項（２）に係る発明によれば、送信者は文書データの表示や印刷等の出力時の動作として意図するものを、推奨情報として複数付与できるため、受信者はそれらの中からおのおのの状況やニーズにあった推奨情報を選択すれば良く、各受信者の状況やニーズに応じた態様で文書データの印刷や表示等を行うことができる。

前項（３）に係る発明によれば、受信側での文書データの表示や印刷等に送信者の意図を反映させることができるとともに、受信者の状況やニーズに応じた態様で文書データの印刷や表示等を行うことができるシステムとなしうる。

前項（４）に係る発明によれば、受信者は、優先的に出力する部分を示す情報及び／または出力条件指示に基づいて、文書データを印刷または表示等できる。

前項（５）に係る発明によれば、推奨情報を文書データとは分離した形態で文書データに添付できる。

前項（６）に係る発明によれば、推奨情報を文書データに埋め込まれた形態で付与できる。

前項（７）に係る発明によれば、推奨情報を文書データとは分離した形態で文書データに添付できる。

前項（８）に係る発明によれば、推奨情報を文書データに埋め込まれた形態で付与できる。

前項（９）に係る発明によれば、推奨情報記憶手段に記憶された推奨情報の中から、所望の推奨情報を選択して文書データに付与することができる。

前項（１０）に係る発明によれば、推奨情報記憶手段に記憶された推奨情報の中から、所望の推奨情報を選択して文書データに付与することができる。

前項（１１）に係る発明によれば、推奨情報はその内容を表示する推奨モード名として設定され、受信者は推奨モード名を選択することにより所望の推奨情報を選択するから、受信者は所望の推奨情報を的確にかつ簡単に選択することができる。

前項（１２）に係る発明によれば、推奨情報はその内容を表示する推奨モード名として設定され、受信者は推奨モード名を選択することにより所望の推奨情報を選択するから、受信者は所望の推奨情報を的確にかつ簡単に選択することができる。

前項（１３）に係る発明によれば、推奨モード名の内容を示すコメント情報が含まれているから、受信者はより的確に推奨モード名を選択することができる。

前項（１４）に係る発明によれば、推奨モード名の内容を示すコメント情報が含まれているから、受信者はより的確に推奨モード名を選択することができる。

前項（１５）に係る発明によれば、送信者は推奨情報による文書データの出力について制限を設定することができるから、送信者は受信側での文書データの出力に関して自己の意図をさらに反映させることができる。

前項（１６）に係る発明によれば、送信者は受信側での文書データの出力に関して自己の意図をさらに反映させることができる。

前項（１７）に係る発明によれば、推奨情報による文書データの出力について制限が設定されている場合には、前記制限に基づいて、出力手段の出力動作を制御することができる。

前項（１８）に係る発明によれば、推奨情報による文書データの出力について制限が設定されている場合には、受信側の文書データ処理装置は、前記制限に基づいて、出力手段の出力動作を制御することができる。

前項（１９）に係る発明によれば、受信側での文書データの表示や印刷等に送信者の意図を反映させることができるとともに、受信者の状況やニーズに応じた態様で文書データの印刷や表示等を行うことができる処理を、コンピュータに実行させることができる
前項（２０）に係る発明によれば、受信側での文書データの表示や印刷等に送信者の意図を反映させることができるとともに、受信者の状況やニーズに応じた態様で文書データの印刷や表示等を行うことができる処理を、コンピュータに実行させることができる

以下、この発明の一実施形態を図面に基づいて説明する。

図１は、この発明の一実施形態に係る文書データ処理システムの全体構成を示すブロック図である。

この文書データ処理システムは、複数の文書データ処理装置１００、２００と複数のパーソナルコンピュータ（以下、「ＰＣ」という）３００とがネットワーク４００を介して接続されており、これらの各文書データ処理装置１００、２００、ＰＣ３００は、ネットワーク４００を介して相互に文書データやその他のデータの送受信が可能となっている。

この実施形態では、前記文書データ処理装置１００、２００として、コピー機能、プリンタ機能、ファクシミリ機能、スキャン機能等を有する多機能画像形成装置であるＭＦＰ（Multi Function Peripherals）が用いられている。

図２は文書データ処理装置１００、２００の内部構成を示すブロック図である。

図２において、文書データ処理装置１は、ＣＰＵ１と、プログラムＲＯＭ２と、ワークＲＡＭ３と、操作パネル４と、ネットワークコントローラ５と、画像保存メモリ６と、スキャナ部７と、プリンタ部８と、サムネイル作成部９と、暗号化部１０と、表示部１１と、推奨情報保存メモリ１２を備えている。

前記ＣＰＵ１は、文書データ処理装置１、２の全体を統括的に制御するものであり、プログラムＲＯＭ２には前記ＣＰＵ１が実行するプログラムが記憶されている。また、ワークＲＡＭ３は、ＣＰＵ１がプログラムＲＯＭ２に記憶されたプログラムに従って動作する際の作業領域を提供する。

前記操作パネル４は、ユーザがモード設定、送信宛先の設定、推奨情報の入力や選択等、各種の操作指示やデータ入力を行うためのものであり、テンキー、スタートキー、ストップキー等のキー入力部と、前記表示部１１の画面に設けられたタッチパネルとにより構成されている。

ネットワークコントローラ５は、ネットワーク４００を介して他の文書データ処理装置やＰＣ等との間で文書データ等の送受信を行うためのインターフェースとして機能する。

画像保存メモリ６は、スキャナ部７で読み取った原稿の画像データからなる文書データや、ＰＣ３００や他の文書データ処理装置から送信されてきた文書データ等を保存するメモリである。

スキャナ部７は、原稿をスキャンして画像データに変換するものであり、プリンタ部８は、スキャナ部７により得られた文書データやＰＣあるいは他の文書データ処理装置から送信されてきた文書データ等を印刷するものである。

サムネイル作成部９は、スキャナ部７で原稿を読み取ることにより得られた文書データ等のサムネイルを作成するものであり、暗号化部１０は、文書データ等を暗号化するものである。

前記表示部１１は、例えばタッチスイッチを備えた液晶パネルからなり、文書データ処理装置１００、２００の状態、設定モード、推奨情報等を表示する。

前記推奨情報保存メモリ１２は、文書データとは分離した状態で推奨情報の一部である推奨モード名（後述）等が保存されている。

なお、推奨情報とは、出力時の動作を推奨するための情報であり、たとえばプリンタ部８による文書データの印刷動作や表示部１１による表示動作を推奨する情報である。

次に、文書データ処理装置１００を送信側の装置とし、かつスキャナ部７で読み取った画像データを文書データとして、該文書データを、送信先（受信側）の文書データ処理装置２００に送信する場合を例にとって説明する。

図３は、送信側の文書データ処理装置１００おいて行われる処理を示すフローチャートである。この処理は、ＣＰＵ１がプログラムＲＯＭ２に記憶されたプログラムに従って動作することにより実行される。なお、この例では、原稿をスキャナ部７で読み取ることにより文書データを取得する場合を説明するが、データを区分けして記憶できる記憶領域であるボックス等に予め文書データを記憶しておき、この記憶されているデータを呼び出すことにより文書データを取得しても良い。

まず、ステップＳ１で、送信者の指示入力に基づいて、スキャナ部７による原稿のスキャン処理が行われる。

次いで、図６（Ａ）の画面に示されるように、推奨情報を設定するかどうかの問い合わせ画面が表示部１１に表示される。なお、図６以下の画面図において、各画面の上方右側には、図３〜図６のフローチャートにおける対応するステップ番号が付されている。

図３のステップＳ２では、推奨情報を設定するかどうかが送信者の指示入力（図６（Ａ）の画面で「はい」ボタンまたは「いいえ」ボタンが押されたかどうか）に基づいて判断され、推奨情報が設定される場合は（ステップＳ２で「する」）、ステップＳ３で推奨情報の設定処理が行われる。そして、該処理により、スキャナ部７で読み取った原稿の画像データに推奨情報が付与された後、ステップＳ４に進む。推奨情報が設定されない場合は（ステップＳ２でＮＯ）、そのままステップＳ４に進む。

ステップＳ４では、推奨情報が付与されたあるいは付与されていない文書データが、送信先に送信される。この実施形態では、送信はＭＦＰからなる文書データ処理装置２００のボックスに対して行われるが、電子メールの添付ファイルとしてＰＣ等に送信されても良いし、ＰＣの共有ホルダへ配信されても良い。また、１つの文書を複数の受信者に送付する同報送信が行われても良い。

図４は、図３のフローチャートのステップＳ１の原稿スキャン処理のサブルーチンを示すフローチャートである。

図４において、ステップＳ６で原稿がセットされたことが検知されると、ステップＳ７で、送信者の指示に基づいて原稿の画像が読み取られる。読み取った原稿の画像データはワークＲＡＭ３に記憶される。そして、ステップＳ８で、次の原稿（次頁）があるかどうかが判断され、原稿が有れば（ステップＳ８で「有り」）、ステップＳ７にもどり原稿がなくなるまで画像が読み取られ、原稿がなくなると（ステップＳ８で「無し」）、リターンする。

図５は、図３におけるステップＳ３の推奨情報設定処理のサブルーチンを示すフローチャートである。この実施形態では、推奨情報に印刷範囲指示と印刷条件指示の２つが含まれる場合を例示する。また、印刷条件指示には、各ページに設定されるものと、推奨モード毎に設定される印刷回数及びセキュリティ設定が含まれる。

ステップＳ３０１では、推奨情報が複数組設定されるかどうかが判断され、複数組設定されない場合は（ステップＳ３０１でＮＯ）、ステップＳ３１４に進む。複数組設定される場合は（ステップＳ３０１でＹＥＳ）、ステップＳ３０２に進む。

ステップＳ３０２では、読み取った原稿の最初の頁の文書データが表示部１１の表示パネルに表示される。この表示画面を図６（Ｂ）に示す。表示部１１には、読み取った原稿の最初の頁のサムネイル画像とともに、印刷範囲の設定を促す旨のメッセージ及び「拡大」「縮小」「カラー」「決定」の各ボタンが表示される。「拡大」「縮小」ボタンは、表示されたサムネイル画像を拡大あるいは縮小するためのボタンであり、「カラー」ボタンは、サムネイル画像をカラー表示させるためのボタンであり、「決定」ボタンは設定内容を決定するためのボタンである。なお、文書データのサムネイルは、前記サムネイル作成部９により作成される。

図６（Ｃ）の四角で囲まれた数字１〜６と矢印で示すように、送信者が指で画面上の範囲を順に指定すると、指定された範囲に枠が描かれる。「決定」ボタンを押すことにより、印刷範囲が設定される。印刷範囲が設定されたので、範囲内（あるいは範囲外）の情報が特定され、その部分のみの優先出力（印刷や表示等）が可能となる。また、図６（Ｄ）に示すように、１頁内に複数の範囲の指定も可能である。複数の範囲を指定することにより、出力対象部分の詳細な抽出が可能となる。

また、図６（Ｅ）に示すように、見出し指定により印刷範囲を指定しても良い。この画面では、「見出」ボタンが設けられ、この「見出」ボタンが押されることにより、頁の最初の行が自動的に設定される。また、最初の行から何行目まで、の指定ができる構成としても良い。

さらに、見出し指定により印刷範囲を指定する場合には、図６（Ｆ）に示すように、最初の行から句点までの範囲が設定される構成としても良い。また、句点の数で設定されても良い。

さらに、図６（Ｇ）に示すように、行指定により印刷範囲が指定されても良い。この画面では、「行」ボタンが設けられ、このボタンが押されたのち、画面上で行頭が指定されることにより、行の指定を行うことができる。行番号を入力することにより、行が指定されても良い。一文が一行を越える場合は、行指定により、１行だけでなく句点までの範囲が設定される構成としても良い。

また、図６（Ｈ）に示すように、文書データの中の画像のみが指定されても良い。この画面では、「画像」ボタンが設けられ、このボタンを押すことで、画像のみが印刷範囲として設定される。

また、図示は省略したが、頁全体を指定する場合は、１、２、５−９、１５のように、頁番号により設定を行うことができるようにしても良いし、章を指定することにより大見出し間の設定ができるようにしても良い。例えば、「第１章」を入力すれば、「第２章」の文字が現れるまでの範囲を設定できるようにしても良い。さらには、共通設定を行うこともできる構成としても良い。例えば、「行設定：３」と入力すると、全ての頁の頭から３行づつの印刷範囲が設定される。なお、全頁でなく頁を指定しても良い。さらには、印刷範囲の位置変更が可能に構成しても良い。例えば、別頁の図形を特定の頁の裏面に印刷できるようにしても良い。

こうして、表示された文書データ（画像データ）に送信者により印刷範囲が指定されると、図５のステップＳ３０３でこれが受け付けられる。

次に、表示部１１に図７に示す印刷条件設定画面が表示される。図７の画面に示された各設定項目には、デフォルト値が入力されており、送信者が変更したい項目については、カーソルを動かして次候補を表示させるか、あるいは手入力を行う。ステップＳ３０３の出力範囲の設定後に必ず図７の印刷条件設定画面が表示され、送信者は各頁毎に印刷条件指示を入力していく。なお、機密印刷の設定は、ページ単位で行うことができるものとなされている。各項目について入力後、送信者が「決定」ボタンを押すと、ステップＳ３０４でこれが受け付けられる。

次いで、ステップＳ３０５で、表示部１１に表示されたデータが最終頁かどうかが判断され、最終頁でなければ（ステップＳ３０５でＮＯ）、ステップＳ３０６で、次の頁が表示部１１に表示される。最終頁であれば（ステップＳ３０５でＹＥＳ）、送信者が推奨する印刷方法を示す推奨モード名の入力画面が表示され、送信者が推奨モード名を入力すると、ステップＳ３０７でこれが受け付けられる。

図８（Ａ）に、表示部１１の推奨モード名の入力画面を示す。この画面では、推奨モード名の入力を促す旨のメッセージとともに、入力欄１１ａが示されている。送信者は、この入力欄１１ａに推奨モード名を直接に入力する。あるいは、よく使う推奨モード名、例えば「表紙印刷」「概要印刷」「強調印刷」などを推奨情報保存メモリ１２に登録しておくとともに、これら登録された推奨モード名を呼び出して画面に表示し、それらの中から送信者が所望の推奨モード名を選択することにより、入力しても良い。選択された推奨モード名は反転表示となる（図８（Ａ）の網掛け部分）。なお、「表紙印刷」モードとは表紙のみを印刷するモードであり、「概要印刷」モードとは表紙と概略の内容を表示するものであり、「強調印刷」モードとは目を通してもらいたい部分を印刷するモードである。

また、登録された推奨モード名が多数存在する場合は、図８（Ｂ）に示すように、上向き及び下向き矢印キーを設けてスクロール表示できるようにしても良い。また、送信者が直接に文字入力を行った場合には、それが新たな推奨モードであれば推奨情報保存メモリ１２に登録蓄積していき、以降の入力画面においては、登録された推奨モード名として表示される構成としても良い。また、直接入力による推奨モード名を登録するかどうかを、送信者に問い合わせる構成としても良い。

こうして推奨モード名が入力されると、次いで、表示部１１にコメント及び優先順位の入力画面が表示され、送信者がコメント及び優先順位を入力すると、ステップＳ３０８及びステップＳ３０９でこれらが受け付けられる。

図８（Ｃ）にコメント及び優先順位の入力画面を示す。送信者は、この画面に表示されたコメント入力欄１１ａに、コメントを入力する。コメントは、受信者が推奨モード名だけでは印刷内容がわからないおそれがあるので、その理解の補助のために推奨モード名の内容を示す情報として付与されるものである。コメントが不要であれば、何も入力することなく「決定」ボタンを押す。また、過去に入力したコメントは推奨情報保存メモリ１２に登録されており、これら登録されたコメントを、図８（Ｄ）に示すように画面に表示して、参考に供するものとしても良い。

優先順位入力は、受信者側で、推奨情報を選択する画面において、複数の推奨情報の表示順位を決めるものである。送信者が推奨情報を入力する際に、受信者に最も選択してもらいたい順位を設定しておくことで、受信者にそれをアピールすることができる。

次に、受信側での文書データの印刷を制限するための制限情報の入力画面が表示部１１に表示され、送信者が制限情報を入力すると、図５のステップＳ３１０でこれが受け付けられる。

図８（Ｅ）に、制限情報の一例として印刷回数を設定する場合の設定画面を示す。この画面に示される印刷回数の入力欄１１ａに設定値を入力する。数字が入力されないときは、制限なしとなる。このように、印刷回数を設定することにより、受信側においてオリジナルの印刷物の数を設定することができる。なお、印刷回数の制限の他に、印刷期限等を設定可能としても良い。

次いで、表示部１１にセキュリティ設定画面が表示され、送信者がセキュリティの設定を入力すると、図５のステップＳ３１１でこれが受け付けられる。

図８（Ｆ）に、セキュリティの設定画面を示す。この例では、印刷者を制限するための「個人認証」、印刷可能なＰＣやＭＦＰ等の機器を制限するための「装置限定」、ネットワークでアクセスできる装置を規定するための「ＩＰアドレス制限」の各設定が可能となされている。複数設定することも可能である。なお、セキュリティの設定内容はこれらに限定されることはない。

このようなセキュリティを設定可能であるから、ファイルの安全性を高めることができ、特に送信文書が機密事項を含んでいるような場合に有効となる。

次いで、図５のステップＳ３１２では、全ての設定が終了したかどうかが判断され、全ての設定が終了していなければ（ステップＳ３１２でＮＯ）、ステップＳ３０２に戻り、全ての設定が終了していれば（ステップＳ３１２でＹＥＳ）、ステップＳ３１３に進んで、設定内容に従って推奨情報が文書データに付与され、その後リターンする。

一方、図５のフローチャートにおいて、ステップＳ３１４〜Ｓ３２２は、上述したステップＳ３０２〜３１１と同じであるため、説明は省略する。

ステップＳ３２２のセキュリティの設定後、ステップＳ３２３で、設定内容に従って推奨情報が文書データに付与され、その後リターンする。

図９に、推奨情報の付与形態として２つの例を示す。図９（Ａ）は、例えばファイル名「報告書.doc」の文書データ１７とは別ファイルで、例えばファイル名「報告書.rec」の推奨情報１８が付与されている例を示している。図９（Ｂ）は、推奨情報１９ｂが文書データ中に埋め込まれ、１つの文書データファイル１９として付与されている例を示している。この例では、文書データ１９ａと推奨情報１９ｂとが１つのＸＭＬファイルである「報告書.xml」に収められており、文書データ１９ａの開始と終了は、＜本文＞タグと＜／本文＞タグで示されている。また、推奨情報１９ｂの開始と終了は、＜リコメンド＞タグと＜／リコメンド＞タグで示されている。

なお、図９（Ｂ）では、推奨情報を１箇所にまとめて付与する形態となっているが、文書データ中にタグ情報を埋め込んで、個々に推奨情報を付与する形態であっても良い。

図１０は、図９（Ａ）に示したように、文書データとは別ファイルで文書データに付与される推奨情報のデータ構造の一例を示す。

このデータには、文書ファイル名（１）の他に、推奨モード名（２）と、コメント（３）と、１個又は複数個の印刷指示情報（４）と、１個又は複数個の印刷範囲情報（５）と、１個又は複数個の補足情報（６）が含まれ、推奨モード名（２）、コメント（３）、印刷指示情報（４）、印刷範囲情報（５）、補足情報（６）を１組とする推奨情報２０が、送信者による設定分だけ１組又は複数組含まれている。

前記文書ファイル名は、対応する文書データのファイル名が採用される。前記推奨モード名は、送信者が図５のステップＳ３０７またはＳ３１９で設定した表紙印刷、概要印刷、強調印刷等である。コメントは、送信者が図５のステップＳ３０８またはＳ３２０で設定した「至急確認」「市場調査結果」等の、推奨モードに関するコメントであり、印刷を選択する上での目安となる。印刷指示情報は、送信者が図５のステップＳ３０４またはＳ３１６で設定した印刷条件についての情報である。印刷範囲情報は、送信者が図５のステップＳ３０３またはＳ３１５で設定した印刷範囲についての情報である。印刷範囲は、文字の開始位置と終了位置を示すことにより特定しても良いし、位置寸法を示すことによって特定しても良い。

また、補足情報は、送信者が図５のステップＳ３０９〜Ｓ３１１、またはステップＳ３２１〜Ｓ３２２で設定した印刷回数、セキュリティ設定、優先順位などの情報である。何も設定されていない場合は、補足情報は省略される。

図１１に、図９に示したデータ構造の具体例を示す。データ欄の左横に示した括弧付き数字は、図９の括弧付き数字に対応している。この例では、上から順に第１〜第３の３個の推奨情報２０が付与されている。

第１の推奨情報は、印刷推奨モード名が「表紙印刷」であり、コメントが「至急確認」であり、印刷指示が「カラー、両面印刷、２ｉｎ１・・・」であり、印刷範囲が「文書ファイルの最初から１頁の終わりまで」であり、補足情報はない。

第２の推奨情報は、印刷推奨モード名が「概要印刷」であり、コメントが「ＭＦＰ市場調査」であり、印刷指示が「モノクロ、片面印刷、・・・」であり、印刷範囲が「文書ファイルの最初から１頁の終わりまで」と「２頁の最初から２頁の最後まで」と「４頁５行６文字から７頁８行９文字まで」と「１０頁の「第１」から１１頁の「である。」まで」であり、補足情報は「印刷回数２回」である。

第３の推奨情報は、印刷推奨モード名が「外観図」であり、コメントが「機種名＊＊＊」であり、印刷指示が「カラー、両面印刷、」であり、印刷範囲が寸法指定で「１０頁の４点で囲まれた範囲」と「１１頁の４点で囲まれた範囲」であり、補足情報はない。

次に、複数の推奨情報が付与された文書データが送信された送信先の文書データ処理装置２００で行われる処理を、図１２のフローチャートに基づいて説明する。この処理は、ＣＰＵ１がプログラムＲＯＭ２に記憶されたプログラムに従って動作することにより実行される。また、文書データが文書データ処理装置２００のボックスに送信されたものとして説明する。

まず、ステップＳ１９で、文書データ処理装置１００から送信されてきたファイルを受信し、記憶領域であるボックスに保存した後、ステップＳ２０で、受信者が選択したファイルをボックスから読み出す。

次いで、ステップＳ２１で、読み出した文書データに推奨情報が付与されているかどうかを調べ、付与されていなければ（ステップＳ２１で「無し」）、本処理を終了し、推奨情報が付与されていれば（ステップＳ２１で「有り」）、ステップＳ２２に進む。

ステップＳ２２では、付与された複数の推奨情報の一覧を、優先順位に従って表示部１１の表示パネルに表示する。

図１４（Ａ）に、推奨情報の一覧が表示された表示画面を示す。この例では、「１．表示印刷」〜「５．第１章」までの５個のコメント付の推奨モード名が表示されている。この表示は、図５のステップＳ３０９で設定された優先順位に従う順序で表示される。受信者は所望の推奨情報を選択した後、「表示」ボタン、「印刷」ボタン、「全文印刷」ボタン、「キャンセル」ボタンを押すことができる。なお、「全文印刷」ボタンが押されると、推奨情報に基づく印刷は行われず、通常の印刷が行われる。

このように、複数の推奨情報が付与された状態で文書データが送信先に送信されから、送信者は文書データの表示や印刷等の出力時の動作として意図するものを、推奨情報として文書データに付与すれば良く、受信側での文書データの表示や印刷等に送信者の意図を反映させることができる。また、受信者のそれぞれの状況やニーズを想定して、複数の推奨情報を送付することができるため、複数人の受信者に同報送信する際に、個別の推奨情報を作成する必要がなく、便利である。

一方、受信者は複数の推奨情報の中からおのおのの状況やニーズにあった推奨情報を選択すれば良く、各受信者の状況やニーズに応じた態様で文書データの印刷や表示等を行うことができる。

しかも、推奨情報の内容が推奨モード名として表示され、受信者は推奨モード名を選択することにより所望の推奨情報を選択するから、所望の推奨情報を的確にかつ簡単に選択することができる。さらに、推奨モード名にコメントが付加されている場合には、受信者は推奨モード名の内容を簡単に理解できて便利である。

図１２のフローチャートにおいて、ステップＳ２３では、ユーザが選択した推奨情報が受け付けられ、ステップＳ２４で、「キャンセル」ボタンが押されたかどうかが判断される。「キャンセル」ボタンが押された場合には（ステップＳ２４でＹＥＳ）、処理を終了する。「キャンセル」ボタンが押されなければ（ステップＳ２４でＮＯ）、ステップＳ２５で、「印刷」ボタンが押されたかどうかを判断する。

「印刷」ボタンが押されなければ（ステップＳ２５でＮＯ）、ステップＳ２６で、「表示」ボタンが押されたかどうかを判断する。「表示」ボタンが押されなければ（ステップＳ２６でＮＯ）、ステップＳ２２に戻る。「表示」ボタンが押された場合には（ステップＳ２６でＹＥＳ）、ステップＳ２７で、表示部１１に表示形態の選択画面を表示し、受信者の選択指示を受け付ける。

図１４（Ｂ）に、表示形態の選択画面を示す。この実施形態では、複数の表示形態が予め用意されていて、受信者がその中から所望の表示形態を選択できるようになっている。「決定」ボタンを押すことにより、選択された表示形態で文書データが表示される。なお、表示形態用の推奨情報についても、印刷用の推奨情報設定に準じて設定されるものとする。

次いで、ステップＳ２８で、送信者が設定したセキュリティの条件を満たしているかどうかが判断される。例えば、印刷者の制限が設定されている場合には、閲覧も制限される。印刷者の制限を満たしているかどうかは、文書データ処理装置２００へのログイン時に認証を受けている場合は、認証データと送信者が設定した印刷者の制限内容とを比較することにより行えばよい。

セキュリティの条件を満たしていなければ（ステップＳ２８でＮＧ）、ステップＳ２２に戻る。満たしていれば（ステップＳ２８でＯＫ）、ステップＳ２９で、選択された表示形態でファイルの内容が表示される。

次いで、ステップＳ３０で、処理の終了かどうかが判断され、終了であれば（ステップＳ３０でＹＥＳ）、処理を終了し、終了でなければ（ステップＳ３０でＮＯ）、ステップＳ２２に戻る。

一方、図１２のステップＳ２５において、「印刷」ボタンが押された場合には（ステップＳ２５でＹＥＳ）、ステップＳ３１で、表示部１１に印刷形態の選択画面を表示し、受信者の選択指示を受け付ける。

次いで、ステップＳ３２で、送信者が設定した印刷回数の制限を満たしているかどうかを判断し、満たしていなければ（ステップＳ３２でＮＧ）、ステップＳ２２に戻る。満たしていれば（ステップＳ３２でＯＫ）、ステップＳ３３で、送信者が設定したセキュリティの条件を満たしているかどうかが判断される。

セキュリティの条件を満たしていなければ（ステップＳ３３でＮＧ）、ステップＳ２２に戻る。満たしていれば（ステップＳ３３でＯＫ）、ステップＳ３４で、選択された印刷形態で文書データが印刷された後、ステップＳ３５で印刷後の処理が行われる。

図１４（Ｃ）は、印刷形態の選択画面を示すものである。この画面は、図１４（Ａ）の推奨情報の選択画面で選択された推奨情報で示される印刷方法を前提として、印刷範囲と用紙状況に基づき、受信者に補足的に選択させるものであり、この画面は必ずしも表示されなくても良い。

例えば、図１４（Ａ）の選択画面で「表紙印刷」あるいは「概要印刷」が選択され、図１４（Ｃ）の選択画面で「全文印刷」が選択された場合には、「表紙印刷」あるいは「概要印刷」で設定されている印刷範囲の部分が枠取りされた状態で全文印刷されたり、異なる色や太字に設定されて全文印刷される。また、図１４（Ａ）の選択画面で「概要印刷」が選択され、図１４（Ｃ）の選択画面で「１ページ集約」が選択された場合には、設定されている印刷範囲の部分が１ページに集約されて印刷される。また、図１４（Ａ）の選択画面で「画像印刷」が選択され、図１４（Ｃ）の選択画面で「画像サムネイル化」あるいは「画像拡大」が選択された場合には、画像がサムネイル化されあるいは拡大された状態で印刷される。

図１３は、図１２におけるステップＳ３５の印刷後の処理のサブルーチンを示すフローチャートである。

ステップＳ３６において、受信者が選択した推奨情報に、送信者により回数制限が設定されているかどうかが判断される。設定されていなければ（ステップＳ３６で無し）、ステップＳ４０に進む。設定されていれば（ステップＳ３６で有り）、ステップＳ３７で、回数管理を行う管理テーブルの印刷回数から１を減算したのち、ステップＳ３８で印刷可能な残り回数が０かどうかを調べる。

印刷可能な残り回数が０でなければ（ステップＳ３８でＮＯ）、ステップＳ４０に進み、０であれば（ステップＳ３８でＹＥＳ）、それ以上の印刷を禁止するため、ステップＳ３９でその推奨情報を削除したのち、ステップＳ４０に進む。

ステップＳ４０では、受信者の指示に基づいて、使用した推奨情報や文書データ等を所定の態様で保存するかどうかを判断し、保存が指示された場合には（ステップＳ４０でＹＥＳ）、ステップＳ４１でその態様で保存される。保存が指示されなければ（ステップＳ４０でＮＯ）、そのままリターンする。

推奨情報や文書データ等を所定の態様で保存するかどうかを受信者に指示させるための表示画面を、図１４（Ｄ）に示す。この例では「全て保存」「ファイル（文書データ）のみ保存」・・・「全て破棄」を選択可能となっている。この画面での選択指示に基づいて、前記ステップＳ４０の判断が行われる。

なお、推奨情報や文書データ等を保存するかどうかや、保存する場合の態様などを、送信者が設定して推奨情報に含ませる構成としても良い。この場合は、その設定が優先される。

なお、図１２のフローチャートにおいて、受信者が複数の推奨情報を選択した場合、複数回の印刷が行われることになるが、後から選択した推奨情報において、その前に選択した推奨情報と重複する印刷部分が存在する場合は、差分の印刷のみ行うようにしても良い。

以上、本発明の一実施形態を説明したが、本発明は上記実施形態に限定されることはない。

例えば、画像形成装置からなる文書データ処理装置１００から、同じく画像形成装置からなる文書データ処理装置２００のボックスへ、推奨情報の付与された文書データを送信する場合を説明したが、ＰＣから画像形成装置のボックスへ送信（登録）する形態であっても良い。

この場合、ＰＣでは、ボックスへの文書データの登録時に推奨情報を付与するためのアプリケーションが立ち上がり、推奨情報を付与できるようにすればよい。なお、推奨情報を付与するためのアプリケーションは、ＰＣに予めインストールされていても良いし、ダウンロードにより対応しても良い。この場合も、推奨情報は、文書データとは分離した状態で付与されても良いし、文書データファイルが元々持っている補足情報に推奨情報を追加する形態であっても良い。

また、推奨情報の付与された文書データを画像形成装置のボックスへ送信する場合を説明したが、前述したように、推奨情報の付与された文書データを電子メールの添付ファイルとして送信先のＰＣ等に送信しても良い。その場合、受信したＰＣに対応アプリケーションがインストールされていれば、文書データ処理装置２００の表示部１１に表示される内容が、ＰＣのモニタに表示される。また、ＰＣの共有ホルダに配信しても良い。

また、推奨情報を付与した文書データの送信後に、追加の推奨情報を送信しても良いし、推奨情報を更新しても良い。

また、推奨情報で推奨される出力時の動作が印刷動作である場合を説明したが、表示動作に関するものでも良いし、他の宛先への転送等に関するものでも良い。

この発明の一実施形態に係る文書データ処理システムを示すブロック図である。 図１のシステムに用いられる文書データ処理装置の構成を示すブロック図である。 送信側の文書データ処理装置１００おいて行われる処理を示すフローチャートである。 図３のフローチャートのステップＳ１の原稿スキャン処理のサブルーチンを示すフローチャートである。 図３におけるステップＳ３の推奨情報設定処理のサブルーチンを示すフローチャートである。 印刷範囲やその他の設定画面を示す画面図である。 印刷条件設定画面を示す画面図である。 推奨モードやその他の入力画面や設定画面を示す画面図である。 推奨情報の付与形態の説明図である。 文書データとは別ファイルで文書データに付与される推奨情報のデータ構造を示す図である。 図１０に示したデータ構造の具体例を示す図である。 複数の推奨情報が付与された文書データが送信された送信先の文書データ処理装置で行われる処理を示すフローチャートである。 図１２におけるステップＳ３５の印刷後の処理のサブルーチンを示すフローチャートである。 受信側の文書データ処理装置の表示部に表示される各種表示画面を示す画面図である。

符号の説明

１ ＣＰＵ
２ プログラムＲＯＭ
４ 操作パネル
５ ネットワークコントローラ
７ スキャナ部
８ プリンタ部
１１ 表示部
１２ 推奨情報保存メモリ
２０ 推奨情報
１００、２００ 文書データ処理装置
４００ ネットワーク

Claims (20)

1. 送信する文書データを取得する文書データ取得手段と、
   前記取得した文書データに出力時の動作を推奨する複数の推奨情報を付与する推奨情報付与手段と、
   複数の前記推奨情報が付与された文書データを送信先に送信する送信手段と、
   を備えたことを特徴とする文書データ処理装置。
2. 出力時の動作を推奨する複数の推奨情報が付与された文書データを受信する受信手段と、
   受信者が、前記受信した文書データに付与された複数の推奨情報の中から所望の推奨情報を選択可能な選択手段と、
   前記受信した文書データを出力する出力手段と、
   前記選択された推奨情報に基づいて前記出力手段の出力動作を制御する出力制御手段と、
   を備えたことを特徴とする文書データ処理装置。
3. 送信する文書データを取得する文書データ取得手段と、前記取得した文書データに出力時の動作を推奨する複数の推奨情報を付与する推奨情報付与手段と、複数の前記推奨情報が付与された文書データを送信先に送信する送信手段と、を備えた送信側の文書データ処理装置と、
   前記送信側の文書データ処理装置から送信された文書データを受信する受信手段と、受信者が、前記受信した文書データに付与された複数の推奨情報の中から所望の推奨情報を選択可能な選択手段と、前記受信した文書データを出力する出力手段と、前記選択された推奨情報に基づいて前記出力手段の出力動作を制御する出力制御手段と、を備えた受信側の文書データ処理装置と、
   を備えたことを特徴とする文書データ処理システム。
4. 前記推奨情報は、優先的に出力する部分を示す情報もしくは出力条件指示のいずれか１つ以上を含んでいる請求項１または２に記載の文書データ処理装置。
5. 前記推奨情報は、前記文書データとは分離した形態で文書データに添付される請求項１または２に記載の文書データ処理装置。
6. 前記推奨情報は、前記文書データに埋め込まれた形態で付与される請求項１または２に記載の文書データ処理装置。
7. 前記推奨情報は、前記文書データとは分離した形態で文書データに添付される請求項３に記載の文書データ処理システム。
8. 前記推奨情報は、前記文書データに埋め込まれた形態で付与される請求項３に記載の文書データ処理システム。
9. 文書データとは分離した状態で前記推奨情報を記憶する推奨情報記憶手段を備えている請求項１に記載の文書データ処理装置。
10. 送信側の文書データ処理装置は、文書データとは分離した状態で前記推奨情報を記憶する推奨情報記憶手段を備えている請求項３に記載の文書データ処理システム。
11. 前記推奨情報はその内容を表示する推奨モード名として設定され、受信者は推奨モード名を選択することにより所望の推奨情報を選択する請求項２に記載の文書データ処理装置。
12. 前記推奨情報はその内容を表示する推奨モード名として設定され、受信側の文書データ処理装置において、受信者は推奨モード名を選択することにより所望の推奨情報を選択する請求項３に記載の文書データ処理システム。
13. 前記推奨情報には、前記推奨モード名の内容を示すコメント情報が含まれている請求項１１に記載の文書データ処理装置。
14. 前記推奨情報には、前記推奨モード名の内容を示すコメント情報が含まれている請求項１２に記載の文書データ処理システム。
15. 前記推奨情報による文書データの出力について制限を設定する制限設定手段を備えている請求項１に記載の文書データ処理装置。
16. 送信側の文書データ処理装置は、前記推奨情報による文書データの出力について制限を設定する制限設定手段を備えている請求項３に記載の文書データ処理システム。
17. 推奨情報による文書データの出力について制限が設定されている場合には、前記出力制御手段は設定されている制限に基づいて、前記出力手段の出力動作を制御する請求項２に記載の文書データ処理装置。
18. 推奨情報による文書データの出力について制限が設定されている場合には、受信側の文書データ処理装置の前記出力制御手段は、設定されている制限に基づいて、前記出力手段の出力動作を制御する請求項３に記載の文書データ処理システム。
19. 送信する文書データを取得するステップと、
    前記取得した文書データに出力時の動作を推奨する複数の推奨情報を付与するステップと、
    複数の前記推奨情報が付与された文書データを送信先に送信するステップと、
    をコンピュータに実行させるための文書データ処理プログラム。
20. 出力時の動作を推奨する複数の推奨情報が付与された文書データを受信するステップと、
    受信者が、前記受信した文書データに付与された複数の推奨情報の中から選択した所望の推奨情報に基づいて前記出力手段の出力動作を制御するステップと、
    前記制御された出力動作で、出力手段に前記文書データを出力させるステップと、
    をコンピュータに実行させるための文書データ処理プログラム。
    

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