JP2007316738A - 文書管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】文書ファイルが画像データ化されて登録されている文書管理装置から容易且つ迅速にテキストデータ化した文書ファイルを参照できるようにする。
【解決手段】ＭＦＰ１のファイルＤＢ２１ａに登録される文書ファイルの画像データファイルをテキストデータに変換処理するＯＣＲ処理部２３を備える。ＯＣＲ処理部２３が変換処理したテキストデータファイルも予めファイルＤＢ２１ａに登録される。ＰＣ２又は携帯電話機５からテキストデータによる参照要求を受け付けた場合、ＭＦＰ１は、参照を要求された文書ファイルのテキストデータファイルをファイルＤＢ２１ａから読み出して文書ファイルの参照を要求している端末装置へ送信する。
【選択図】図２

Description

本発明は文書管理装置、具体的には、多数の文書ファイルを画像ファイルとして蓄積しており、これらの文書ファイルを外部のパーソナルコンピュータから閲覧したり、ダウンロードしたり、プリントアウトしたりすることが可能ないわゆるファイルサーバと称される文書管理装置を含む文書管理システムに関する。

近年、画像処理装置として、記録用紙に記録された画像を走査して画像データを取り込み、取り込んだ画像データに基づく画像を形成して出力する複写機能，取り込んだ画像データを外部装置へ送信する送信機能，ファクシミリ通信を用いて他のファクシミリ装置との間でデータを送受信するファクシミリ機能，及び通信回線等を介して外部装置から取得したデータを出力するプリンタ機能等、複数の機能を搭載したデジタル複合機（以下、ＭＦＰ：Multi Function Printerという）が普及している。このようなＭＦＰは、取り込んだ画像データ及び外部装置から取得した画像データ等を記憶するハードディスク等の不揮発性の大容量の記憶手段を備えることにより、各機能の処理を並行して行なうことが可能に構成されている。

また、ＭＦＰにおいては、上述したように、取り込んだ画像データ及び外部装置から取得した画像データ等を記憶手段に記憶させておき、記憶させてあるデータを必要に応じて記憶手段から読み出して記録用紙へプリントアウトしたり、外部に接続されたコンピュータ等の装置へ送信したりする構成を採ることにより、画像データのファイルサーバ、即ち文書管理装置としての機能を有するものもある。このようなファイルサーバとしての機能を有するＭＦＰを用いることにより、ユーザは、一度出力処理を行なった画像データを再利用することが可能になるので、文書または画像を必要に応じて即座に出力させることができると共に、文書または画像を複数のユーザで共用することが可能になる。

ところで、従来のＭＦＰでは上述のような種々の機能は一般的には以下のようにして実行されていた。ＭＦＰに接続されているパーソナルコンピュータのディスプレイにＭＦＰから送信されたウェブブラウザの画面が表示され、このウェブブラウザの画面中に文書ファイルのリスト（たとえば文書名のリスト）が表示された複数のフォルダが表示される。従って、ユーザがいずれかの文書ファイルを指定（たとえばマウスによるクリックで）すると、たとえばTIFFファイル又は PDFファイルを扱うソフトウェアが起動される。このようなソフトウェアが起動されることにより、先に指定された文書ファイルがＭＦＰからダウンロードされてパーソナルコンピュータのディスプレイに画像として表示される。

しかし、上述のような従来の方法では、たとえば携帯電話機等のブラウザソフトウェアでは文書ファイルそのものが表示できない、又はたとえ表示できたとしても文書の１ページ全体を表示したのでは小さ過ぎて実用的ではなく、かといって一部を拡大して表示したのでは全体を見るためには煩雑なスクロール操作が必要になる、等の問題があった。このような問題は表示画面が一般的なパーソナルコンピュータのディスプレイの表示画面に比して比較的小さい種々の端末装置、たとえばＰＤＡ等においても生じ得る問題である。

上述のような、表示画面が小さい端末装置において文書ファイルを実用上の問題がないように表示するためにたとえば特許文献１には、ファクシミリ装置で受信したファクシミリデータをＯＣＲ処理により文字データに変換して電子メールで携帯電話機等の端末装置へ送信する発明が開示されている。また特許文献２には、マルチメディアコンテンツを携帯電話機等の端末装置で再生する際に、再生されるべきマルチメディアコンテンツに含ま
れる文字情報をテキスト情報に変換して携帯電話機等の端末装置で表示する発明が開示されている。
特開２０００−１８１８２０号公報 特開２００５−２４２７５６号公報

しかし、特許文献１に開示されている発明はファクシミリ装置で受信したファクシミリ文書を対象としており、また文字コードに変換後の情報はファクシミリ通信の宛先として指定されている携帯電話機等の端末装置へ直ちに電子メールで送信される構成が採られているので、ユーザが任意の時点で任意の情報を閲覧することはできない。従って、特許文献１に開示されている発明では、不特定多数のユーザが任意の時点で任意の情報を閲覧することが可能なように構成されたファイルサーバのようなシステムには適用できないという問題がある。

また特許文献２に開示されている発明は不特定多数のユーザがダウンロードするマルチメディアコンテンツを対象としているため、マルチメディアコンテンツの素材に含まれる文字情報を個々のユーザが使用する携帯電話機等の端末装置の仕様及び個々のユーザの要求に応じた態様にテキスト情報に変換した上で送信している。従って、特許文献２に開示されている発明では、ユーザからの要求があった後に個々のユーザが使用する携帯電話機等の端末装置の仕様及び個々のユーザの要求に応じた態様にマルチメディアコンテンツの素材を加工しているので、そのための時間が必要であり、またサーバの負担が大きいという問題がある。

本発明は以上のような事情に鑑みてなされたものであり、ファイルサーバのような文書管理装置が画像データとして管理している文書ファイルを迅速且つ可及的にサーバの負担を小さくして、端末装置において文字情報（文字コード）として表示し得るようにした文書管理装置を含む文書管理システムの提供を主たる目的とする。

本発明は端的には、ファイルサーバのような文書管理装置がページ単位の画像データとして管理している文書ファイルを予め文字情報（テキストデータ）に変換しておくことにより、画像ファイルを表示できない、又は画像ファイルを表示できるとしても表示画面が小さくて実用的ではない端末装置においても表示可能にシステム構成したものである。

本発明に係る文書管理システムの第１の発明は、複数の外部装置からの要求に応じて、画像データ化された文書ファイルを登録するファイルデータベースを備えた文書管理装置と、該文書管理装置のファイルデータベースに登録されている画像データ化された複数の文書ファイルを参照することが可能な端末装置とを含む文書管理システムにおいて、前記文書管理装置のファイルデータベースに登録される文書ファイルの画像データをテキストデータに変換処理する変換手段と、該変換手段が変換処理したテキストデータが登録されるテキストデータベースと、前記文書管理装置のファイルデータベースに登録されている文書ファイルの参照要求を端末装置から受け付ける参照要求受付手段と、該参照要求受付手段が受け付けた参照要求が画像データによる参照を要求しているか、又はテキストデータによる参照を要求しているかを判断する判断手段とを含み、前記文書管理装置は、画像データによる参照を要求していると前記判断手段が判断した場合は、参照を要求された文書ファイルの画像データを前記ファイルデータベースから読み出して文書ファイルの参照を要求している端末装置へ送信し、テキストデータによる参照を要求していると前記判断手段が判断した場合は、参照を要求された文書ファイルのテキストデータを前記テキストデータベースから読み出して文書ファイルの参照を要求している端末装置へ送信するようにしてあることを特徴とする。

このような本発明の文書管理システムの第１の発明では、画像データ化された文書ファイルに関して画像データがテキストデータに予め変換されて登録される。従って、画像データを表示することが出来ない、または画像データを表示することが実用的ではない端末装置からテキストデータの送信を要求すれば、本来は画像データである文書ファイルがテキストデータで表示される。

また本発明に係る文書管理システムの第２の発明は、第１の発明において、前記変換手段及び前記テキストデータベースが前記文書管理装置に備えられていることを特徴とする。

このような本発明の文書管理システムの第２の発明では第１の発明において、変換手段及びテキストデータベースが文書管理装置に備えられているので、文書管理装置のみにてシステムが構成される。

更に本発明に係る文書管理システムの第３の発明は、第１の発明において、前記変換手段が前記文書管理装置とは異なる外部装置に備えられており、前記テキストデータベースが前記文書管理装置に備えられており、前記文書管理装置は前記データベースに登録される文書ファイルの画像データを前記外部装置へ送信することにより、前記外部装置に備えられている前記変換手段に変換処理を行なわせ、前記変換手段が変換処理したテキストデータを受信して前記テキストデータベースに登録するようにしてあることを特徴とする。

このような本発明の文書管理システムの第３の発明では第１の発明において、変換手段が文書管理装置とは異なる外部装置に、テキストデータベースが文書管理装置にそれぞれ備えられているので、文書管理装置はデータベースに登録される文書ファイルの画像データ外部装置に備えられている変換手段によってテキストデータに変換させ、変換後のテキストデータを自身のテキストデータベースに登録する。

更に本発明に係る文書管理システムの第４の発明は、第１の発明において、前記変換手段及び前記テキストデータベースが前記文書管理装置とは異なる外部装置に備えられており、前記文書管理装置は、前記データベースに登録される文書ファイルの画像データを前記外部装置へ送信することにより、前記外部装置に備えられている前記変換手段に変換処理を行なわせ、前記変換手段が変換処理したテキストデータを前記外部装置に備えられている前記テキストデータベースに登録させ、テキストデータによる参照を要求していると前記判断手段が判断した場合は、前記外部装置に、参照を要求された文書ファイルのテキストデータを前記テキストデータベースから読み出させ、文書ファイルの参照を要求している端末装置へ送信させるようにしてあることを特徴とする。

このような本発明の文書管理システムの第４の発明では第１の発明において、変換手段及びテキストデータベースが文書管理装置とは異なる外部装置に備えられているので、文書管理装置は、データベースに登録される文書ファイルの画像データ外部装置に備えられている変換手段によってテキストデータに変換させ、変換後のテキストデータを外部装置のテキストデータベースに登録させる。そして、テキストデータによる参照が要求されている場合は、参照を要求された文書ファイルのテキストデータを文書ファイルの参照を要求している端末装置へ、前記外部装置に送信させる。

本発明に係る文書管理システムの第１の発明によれば、文書ファイルが画像データとしてファイルデータベースに登録される際に対応するテキストデータも同時にファイルデー
タベースに登録される。従って、テキストデータでの文書ファイルの表示処理が端末装置から要求された場合には直ちにテキストデータを送信することが可能になる。従って、文書ファイルの表示処理を要求した端末装置が、文書ファイルそのものが表示できない、又はたとえ表示できたとしても文書の１ページ全体を表示したのでは小さ過ぎて実用的ではなく、かといって一部を拡大して表示したのでは全体を見るためには煩雑なスクロール操作が必要になる、というような携帯電話機のような端末装置である場合にも、テキストデータによる文字表示が行なわれる。

また、同一の文書ファイルの画像データに比してテキストデータのデータ量は大幅に小さいので、文書ファイルの表示処理を要求した端末装置の種類には拘わらず、文書管理装置から端末装置への送信データ量も当然小さくなり、従って端末装置側でのデータ受信に要する時間及び受信したデータの表示に要する時間も短縮される。

更に、上述したように、同一の文書ファイルの画像データに比してテキストデータのデータ量は大幅に小さいので、ファイルデータベースの記憶容量が極端に肥大化する虞も非常に小さい。

また本発明に係る文書管理システムの第２の発明によれば、文書管理装置以外の余分な装置を含めることなしに、システムを構成することが可能になる。

更に、本発明に係る文書管理システムの第３の発明によれば、変換手段が文書管理装置とは異なる外部装置に備えられているので、文書管理装置の負担が小さくなると共に、文書ファイルの登録処理が迅速化される。

更に、本発明に係る文書管理システムの第４の発明によれば、変換手段及びテキストデータベースが文書管理装置とは異なる外部装置に共に備えられているので、文書管理装置の負担が小さくなると共に、文書ファイルの登録処理が迅速化される。また、文書管理装置のファイルデータベースの記憶容量を画像データの登録のみに使用することが可能になる。更に、従来の文書管理装置そのものを大幅に改変することなしに、外部装置をネットワーク接続することによって本発明のシステムを構成することが可能になる。

以下に、本発明の第１の実施の形態に係る文書管理システムを、デジタル複合機（以下、ＭＦＰ：Multi Function Printerという）を文書管理装置としたシステムに適用した場合の実施の形態を示す図面に基づいて詳述する。

（第１の実施の形態）
図１は本発明の第１の実施の形態に係る文書管理システムをＭＦＰを文書管理装置として適用した場合のネットワーク構成例を示す模式図であり、図中１は文書管理装置としてのＭＦＰを示している。

ＭＦＰ１は、ＬＡＮ（Local Area Network）を介して複数のコンピュータ（以下、ＰＣという）２，２と接続されている。また、ＭＦＰ１は、公衆電話交換網ＰＳＴＮを介して外部のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４とも接続されている。なお、ＬＡＮには図示されている他にも多数のＰＣが接続されており、公衆電話交換網ＰＳＴＮには図示されている他にも多数のＭＦＰ及びファクシミリ装置が接続されていることは言うまでもない。更に、ＭＦＰ１はＬＡＮを介してインターネットＩＮとも接続している。インターネットＩＮには種々の端末装置、たとえばＰＣ，インターネットファクシミリ装置，携帯電話機，ＰＤＡ等が接続可能であることはいうまでもない。従って、ＭＦＰ１は、ＬＡＮを介して複数のＰＣ２，２と、公衆電話交換網ＰＳＴＮを介して他の多数のＭＦＰ３及びファクシミ
リ装置４と、更にインターネットＩＮを介して種々の端末装置、たとえば携帯電話機５等と通信可能である。

図２は本発明の第１の実施の形態に係る文書管理システムを構成する文書管理装置としてのＭＦＰ１の内部構成例及びＭＦＰ１を中心としたネットワーク構成例を示す模式図である。ＭＦＰ１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit)又はＭＰＵ（Micro Processor Unit）等で構成された制御部１０を備えている。制御部１０は、バスを介して、ＲＯＭ１１、ＲＡＭ１２、ＮＣＵ（Network Control Unit）１３、モデム１４、読取部１５、画像メモリ１６、記録部１７、操作部１８、表示部１９、ＬＡＮに接続するためのＬＡＮインタフェース２０、蓄積部２１、画像データの符号化／復号化処理を行なうコーデック（ＣＯＤＥＣ）２２、画像データに含まれる文字情報を文字コードに変換するＯＣＲ処理部２３等と接続されている。

制御部１０は、上述したようなハードウェア各部を制御すると共に、ＲＯＭ１１に予め格納されている制御プログラムに従って、種々のソフトウェア的機能を実現する。ＲＯＭ１１に格納されている制御プログラムとしては、ＭＦＰ１としての一般的な動作に必要な種々のプログラム，及びＬＡＮインターフェイス２０を介してＰＣ２とデータ通信を行なうためのプログラム，モデム１４を介して外部のＭＦＰ３，ファクシミリ装置４との間でファクシミリ通信を行なうためのファクシミリ通信プログラム等が含まれる他、本発明の文書管理システムを構成する文書管理装置としての動作に必要なプログラムも含まれる。また、ＲＡＭ１２は、ＳＲＡＭ又はフラッシュメモリ等で構成されており、制御部１０による制御プログラムの実行時に発生するデータを一時的に記憶する。

モデム１４は、ファクシミリ通信が可能なファックスモデムで構成されており、ＮＣＵ１３とも直接的に接続されている。ＮＣＵ１３は、公衆電話交換網ＰＳＴＮと接続されており、必要に応じてモデム１４を公衆電話交換網ＰＳＴＮと接続し、公衆電話交換網ＰＳＴＮを介して外部のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４との間でのファクシミリ通信を可能としている。

読取部１５は、ＣＣＤ(Charge Coupled Device) を利用したスキャナで構成されており、ページ単位で原稿を読み取ることにより原稿のページ単位の画像データを取得し、取得したページ単位の画像データを画像メモリ１６に記憶させる。画像メモリ１６は、ＤＲＡＭにより構成されており、モデム１４及びＮＣＵ１３を介したファクシミリ通信により受信したページ単位の画像データ、及び読取部１５により読み取ったページ単位の画像データを一時的に記憶する。

記録部１７は、例えば電子写真方式のプリンタ装置であって、画像メモリ１６に記憶されているページ単位の画像データを、Ａ３縦，Ｂ４縦，Ａ４縦，Ｂ５横及びＡ５横等の各サイズの記録紙又はＯＨＰ(Over Head Projector) シート等から最適なサイズのものを選択して印刷（ハードコピー）する。

操作部１８は、ＭＦＰ１をユーザが操作するために必要なテンキー、短縮ダイヤルキー及び各種のファンクションキー等を備えている。表示部１９は、液晶ディスプレイ（ＬＣＤ）等の表示装置であり、ＭＦＰ１の動作状態、操作部１８から入力された文字、ユーザに通知すべき情報等の表示を行なう。なお、表示部１９をいわゆるタッチパネル方式の操作部とすることにより、操作部１８の全体、又は一部の機能を表示部１９で兼用するように構成することが出来る。

上述した構成により、ＭＦＰ１は、図示しない所定の原稿載置台にユーザが載置した原稿をページ単位で読取部１５により読み取って得られたページ単位の画像データを画像メ
モリ１６に一旦記憶した後、コーデック２２によってページ単位のファクシミリ画像データに符号化してＮＣＵ１３及びモデム１４を介して公衆電話回線網ＰＳＴＮに接続されている他のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４へ送信し、また、外部のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４がファクシミリ通信にて送信したファクシミリ画像データを公衆電話回線網ＰＳＴＮを介して受信し、ページ単位で画像メモリ１６に一旦記憶した後、コーデック２２によりページ単位で通常の画像データ、たとえばビットマップ，ＭＰＥＧ，ＴＩＦＦ等の形式に復号するファクシミリ装置として機能する

また、ＭＦＰ１は、読取部１５により原稿を読み取って得られたページ単位の画像データを記録部１７で記録用紙にハードコピーすることにより複写する複写装置としても機能し、更にＬＡＮインタフェース２０を介してＬＡＮに接続されているＰＣ２，２から受信したデータに基づく画像を記録部１７でページ単位で記録用紙にハードコピーして記録するネットワークプリンタとしても機能する。更に、ＭＦＰ１は、読取部１５により原稿を読み取って得られたページ単位の画像データをＬＡＮインタフェース２０を介してＬＡＮに接続されているＰＣ２，２へ送信するネットワークスキャナとしても機能する。

ところで、ＭＦＰ１は、不揮発性で大記憶容量の記憶手段としてハードディスク又はフラッシュメモリ等からなる蓄積部２１を備えている。この蓄積部２１にはファイルデータベース（ＤＢ）２１ａが適宜の領域に設定されている。このファイルＤＢ２１ａには上述したようなファクシミリ通信により外部から受信した画像データ、読取部１５により原稿から読み取った画像データ、及びＬＡＮを介して外部のＰＣ２，２から受信した画像データの１ページ分又は複数ページ分により構成されるファイル（以下、画像データファイルという）が文書ファイルとして登録される。従って、ＭＦＰ１は、上述したように、各種の画像データを文書ファイルとして蓄積部２１のファイルＤＢ２１ａに登録しておくことにより、文書ファイルのファイルサーバとしても機能する。

蓄積部２１には、ＭＦＰ１がウェブサーバ装置として動作するために必要な制御プログラムであるウェブサーバプログラム２１ｂ，上述したような各機能により取得した文書ファイルをＰＣ２，携帯電話機５等の端末装置に表示させるために文書ファイルの指定を端末装置から受け付けるためのウェブページ、このようなウェブページにより指定された文書ファイルを構成するページ単位の画像データへのリンクを設定した複数のウェブページ２１ｃ等が記憶されている。これにより、ＭＦＰ１は、蓄積部２１のファイルＤＢ２１ａに登録されている文書ファイルをウェブページ２１ｃによりＰＣ２，２に提供するウェブサーバ装置としても動作する。

従って、ＭＦＰ１とＬＡＮ接続されていてウェブブラウザを備えたＰＣ２において、図示しないＣＰＵがウェブブラウザを立ち上げ、ＭＦＰ１により提供されるウェブページ２１ｃを指定した場合、ＭＦＰ１の制御部１０は、蓄積部２１のファイルＤＢ２１ａに登録されている文書ファイルを、より具体的にはその画像データファイルを構成するページ単位の画像データをＰＣ２へ提供する。これにより、ＰＣ２のユーザは、ＬＡＮを介してＭＦＰ１から所望の文書ファイルの画像データを取得してディスプレイに表示させることにより閲覧したり、所望の処理、たとえばファクシミリ送信等の処理を行なったりすることができると共に、新たに文書ファイルを画像データファイルとしてファイルＤＢ２１ａに登録することもできる。

ＭＦＰ１には更に、前述した如くＯＣＲ処理部２３が備えられている。ＯＣＲ処理部２３は、ファイルＤＢ２１ａに新たな文書ファイルが登録される際に、その文書ファイルの画像データファイルを構成する画像データに含まれる文字情報を文字コードに変換することにより、文字コード、即ちテキストデータのみのファイル（以下、テキストデータファイルという）を生成する。このＯＣＲ処理部２３により生成されたテキストデータファイ
ルはその元となった画像データファイルと対応付けられてファイルＤＢ２１ａに登録される。更に、ファイルＤＢ２１ａに登録されたテキストデータファイルを構成するページ単位のテキストデータへのリンクを設定した複数のウェブページ２１ｃが蓄積部２１に記憶される。従って、本発明の第１の実施の形態では、ファイルＤＢ２１ａがテキストデータファイルのデータベースをも兼ねている。

なお、ＯＣＲ処理部２３による処理そのものは公知であるので説明は省略する。また、ＯＣＲ処理部２３をハードウェアとして備えるのではなく、制御部１０によるソフトウェア処理により実現することも勿論可能である。この場合には、ＯＣＲ処理用のアプリケーションプログラムをＲＯＭ１１に予め記憶させておく必要がある。

図３は本発明の第１の実施の形態に係る文書管理システムを構成する文書管理装置としてのＭＦＰ１が文書ファイルを登録する際の処理手順を示すフローチャートである。以下の処理は、ＲＯＭ１１に予め格納されている制御プログラム及び蓄積部２１に記憶されているウェブサーバプログラム２１ｂを制御部１０が実行することにより実現される。なお、ウェブサーバプログラム２１ｂが実行されることによりウェブページ２１ｃが端末装置に表示される処理手順は公知の技術であるので詳細は省略する。

制御部１０は、端末装置、たとえばＰＣ２、携帯電話機５等から何らかの処理要求を受け付けるまでは待機状態にある（ステップＳ１０でＮＯ）。端末装置からの何らかの処理要求が受け付けられた場合（ステップＳ１０でＹＥＳ）、制御部１０は、受け付けた処理要求が文書ファイルの登録処理であるか否かを判断する（ステップＳ１１）。受け付けた処理要求が文書ファイルの登録処理ではない場合（ステップＳ１１でＮＯ）、制御部１０は受け付けた処理要求に対応する処理（他の処理）を実行し（ステップＳ１２）、その後は待機状態に戻る。なお、上述した他の処理としては、ファクシミリ送受信等の処理も含まれる。

受け付けた処理要求が文書ファイルの登録処理である場合（ステップＳ１１でＹＥＳ）、具体的には、前述したように、ファクシミリ通信により外部から受信した画像データ、読取部１５により原稿から読み取った画像データ、及びＬＡＮを介して外部のＰＣ２，２から受信した画像データの１ページ分又は複数ページ分を文書ファイルの画像データファイルとしてファイルＤＢ２１ａに登録する処理が要求された場合、制御部１０は登録対象の文書ファイルの画像データファイルの各ページの画像データをＯＣＲ処理部２３へ送ってＯＣＲ処理させる（ステップＳ１３）。そして制御部１０は、登録対象の文書ファイルの画像データファイルと、これをＯＣＲ処理部２３でＯＣＲ処理したテキストデータファイルとを対応付けてファイルＤＢ２１ａに登録する（ステップＳ１４）。この後、制御部１０は待機状態に戻る。

なお、上述のステップＳ１４での処理に際して、登録対象の文書ファイルの画像データファイルとテキストデータファイルとのファイルＤＢ２１ａでの格納位置に関する情報（アドレス）が文書ファイルを特定する情報（たとえば、文書ファイルの題名等）と対応付けられてファイルＤＢ２１ａの適宜の領域に管理情報として記憶されることはいうまでもない。

従って本発明の第１の実施の形態に係る文書管理システムを構成する文書管理装置では、文書ファイルの画像データファイルがファイルＤＢ２１ａに登録されることは従来のこの種の装置と同様であるが、それに加えて更に、登録される文書ファイルのテキストデータファイルも同時に登録される。

図４は本発明の第１の実施の形態に係る文書管理システムを構成する文書管理装置とし
てのＭＦＰ１に対して端末装置から文書ファイルの表示が要求された際にＭＦＰ１が実行する処理手順を示すフローチャートである。以下の処理は、ＲＯＭ１１に予め格納されている制御プログラム及び蓄積部２１に記憶されているウェブサーバプログラム２１ｂを制御部１０が実行することにより実現される。なお、ウェブサーバプログラム２１ｂが実行されることによりウェブページ２１ｃが端末装置に表示される処理手順は公知の技術であるので詳細は省略する。

制御部１０は、端末装置、たとえばＰＣ２、携帯電話機５等から何らかの処理要求を受け付けるまでは待機状態にある（ステップＳ２０でＮＯ）。端末装置からの何らかの処理要求が受け付けられた場合（ステップＳ２０でＹＥＳ）、制御部１０は、受け付けた処理要求が端末装置からの文書ファイルの表示処理の要求であるか否かを判断する（ステップＳ２１）。受け付けた処理要求が文書ファイルの表示処理ではない場合（ステップＳ２１でＮＯ）、制御部１０は受け付けた処理要求に対応する処理（他の処理）を実行し（ステップＳ２２）、その後は待機状態に戻る。なお、上述した他の処理としては、ファクシミリ送受信等の処理も含まれる。

受け付けた処理要求が文書ファイルの表示処理である場合（ステップＳ２１でＹＥＳ）、制御部１０は、表示が要求された文書ファイルを特定する情報（たとえば、文書ファイルの題名等）及び表示形式、即ち画像データファイルでの表示又はテキストデータファイルでの表示かを指定する情報を端末装置から取得する（ステップＳ２３）。なお、これらの情報はＭＦＰ１に対して表示処理を要求した端末装置から送信されていることはいうまでもない。より具体的には、表示処理を要求する端末装置のユーザは、端末装置のブラウザソフトウェアを立ち上げてＭＦＰ１にアクセスすることにより、上述した種々の情報を入力し、ＭＦＰ１へ送信するためのウェブページ２１ｃをＭＦＰ１から受信する。そして、端末装置のユーザが上述した種々の情報を端末装置のディスプレイに表示されているウェブページに入力して送信することにより、ＭＦＰ１がそれらの情報を収録する。

表示形式としてテキストデータファイルが指定されていない場合（ステップＳ２４でＮＯ）、制御部１０は、従来のこの種の装置と同様に、要求された文書ファイルを特定する情報に従ってファイルＤＢ２１ａから対応する画像データファイルを読み出す（ステップＳ２５）。ファイルＤＢ２１ａから読み出された画像データファイルの各ページの画像データはそれぞれにリンクされているウェブページ２１ｃとして、表示処理を要求している端末装置へ送信される（ステップＳ２７）。この後、制御部１０は待機状態に戻る。

一方、表示形式としてテキストデータファイルが指定されている場合（ステップＳ２４でＹＥＳ）、制御部１０は、要求された文書ファイルを特定する情報に従ってファイルＤＢ２１ａから対応するテキストデータファイルを読み出す（ステップＳ２６）。ファイルＤＢ２１ａから読み出されたテキストデータファイルの各ページのテキストデータはそれぞれにリンクされているウェブページ２１ｃとして、表示処理を要求している端末装置送信される（ステップＳ２７）。この後、制御部１０は待機状態に戻る。

以上のような本発明の第１の実施の形態に係る文書管理システムによれば、文書ファイルが画像データとしてＭＦＰ１のファイルＤＢ２１ａに登録される際に対応するテキストデータファイルも同時にファイルＤＢ２１ａに登録される。従って、テキストデータファイルでの文書ファイルの表示処理が端末装置から要求された場合には直ちにテキストデータファイルを送信することが可能になる。従って、文書ファイルの表示処理を要求した端末装置が携帯電話機５である場合にも、携帯電話機５のディスプレイにはテキストデータによる文字表示が行なわれる。

また、同一の文書ファイルの画像データファイルに比してテキストデータファイルのデ
ータ量は大幅に小さいので、文書ファイルの表示処理を要求した端末装置がＰＣ２であるか、携帯電話機５であるかには拘わらず、ＭＦＰ１から端末装置への送信データ量も当然小さくなり、従って端末装置側でのデータ受信に要する時間及び受信したデータの表示に要する時間も短縮される。

また、上述したように、同一の文書ファイルの画像データファイルに比してテキストデータファイルのデータ量は大幅に小さいので、ファイルＤＢ２１ａの記憶容量が極端に肥大化する虞も非常に小さい。

（第２の実施の形態）
上述した第１の実施の形態では、ＭＦＰ１内にＯＣＲ処理部２３が備えられており、従ってＭＦＰ１内において画像データファイルのテキストデータファイル化が行なわれるように構成されている。しかし、ＭＦＰ１内においてＯＣＲ処理を行なうことは、特に制御部１０にプログラム処理によりＯＣＲ処理を行なわせることは制御部１０の負担になるのみならず、文書ファイルの登録時の処理時間が長くなる虞がある。そこで、本発明の第２の実施の形態では、ＯＣＲ処理をＭＦＰ１とは異なる外部装置、たとえばＭＦＰ１にＬＡＮ接続されている特定のパーソナルコンピュータ（ＰＣ）に行なわせる構成を採る。このような本発明の第２の実施の形態では、制御部１０の負担が小さくなると共に、文書ファイルの登録時の処理時間を短縮させることが可能になる。

図５は本発明の第２の実施の形態に係る文書管理システムを構成する文書管理装置としてのＭＦＰ１の内部構成例及びＭＦＰ１を中心としたネットワーク構成例を示す模式図である。第２の実施の形態の構成が前述の第１の実施の形態の構成と異なる点は、ＯＣＲ処理部２３が第２の実施の形態ではＭＦＰ１には備えられておらず、その代わりにＭＦＰ１にＬＡＮによりネットワーク接続されている所定の外部装置であるＰＣ２００に備えられている点である。

このような本発明の第２の実施の形態では、第１の実施の形態においてＭＦＰ１自身が行なっていたＯＣＲ処理を所定の外部装置であるＰＣ２００に行なわせるように構成されている。

図６は本発明の第２の実施の形態に係る文書管理システムを構成する文書管理装置としてのＭＦＰ１が文書ファイルを登録する際の処理手順を示すフローチャートである。なお、以下の処理は、ＲＯＭ１１に予め格納されている制御プログラムに従って制御部１０により実行される。より具体的には、以下の処理は、ウェブサーバプログラム２１ｂが実行されることによりウェブページ２１ｃが端末装置に表示されることにより実行されるが、それ自体は公知の技術であるので詳細は省略する。

制御部１０は、端末装置、たとえばＰＣ２、携帯電話機５等から何らかの処理要求を受け付けるまでは待機状態にある（ステップＳ３０でＮＯ）。端末装置から何らかの処理要求が受け付けられた場合（ステップＳ３０でＹＥＳ）、制御部１０は、受け付けた処理要求が文書ファイルの登録処理であるか否かを判断する（ステップＳ３１）。受け付けた処理要求が文書ファイルの登録処理ではない場合（ステップＳ３１でＮＯ）、制御部１０は受け付けた処理要求に対応する処理（他の処理）を実行し（ステップＳ３２）、その後は待機状態に戻る。なお、上述した他の処理としては、ファクシミリ送受信等の処理も含まれる。

受け付けた処理要求が文書ファイルの登録処理である場合（ステップＳ３１でＹＥＳ）、具体的には、前述したように、ファクシミリ通信により外部から受信した画像データ、読取部１５により原稿から読み取った画像データ、及びＬＡＮを介して外部のＰＣ２，２
から受信した画像データの１ページ分又は複数ページ分を文書ファイルの画像データファイルとしてファイルＤＢ２１ａに登録する処理が要求された場合、制御部１０は登録対象の文書ファイルの画像データファイルの画像データを所定の外部装置、具体的にはＯＣＲ処理部２０１を備えた所定のＰＣ２００へ送信する（ステップＳ３３）。そして制御部１０は、登録対象の文書ファイルの画像データファイルをファイルＤＢ２１ａに登録する（ステップＳ３４）。この後、制御部１０はＰＣ２００からテキストデータファイルを受信するまで待機状態になる（ステップＳ３５でＮＯ）。

図７は本発明の第２の実施の形態の文書管理システムの外部装置としてのＰＣ２００において実行される処理手順を示すフローチャートである。なおこの図７に示すフローチャートの内容は、ＯＣＲ処理部２０１を備えた汎用コンピュータであるＰＣ２００により容易に実行可能な処理である。いうまでもないが、ＯＣＲ処理部２０１はハードウェアによる機能であってもよく、又はアプリケーションプログラムによる機能であってもよい。

ＰＣ２００はＭＦＰ１から文書ファイル、より具体的には文書ファイルの画像データファイルを受信したか否かを常時監視しており、ＭＦＰ１から文書ファイルを受信しない場合は（ステップＳ４０でＮＯ）、他の処理を実行している（ステップＳ４１）。しかし、ＭＦＰ１から文書ファイルを受信すると（ステップＳ４０でＹＥＳ）、ＰＣ２００は受信した文書ファイル、より具体的には文書ファイルの画像データファイルの各ページの画像データをＯＣＲ処理部２０１へ送ってＯＣＲ処理させる（ステップＳ４２）。そして、ＰＣ２００は、ＯＣＲ処理後のテキストデータファイルをＭＦＰ１へ送信する（ステップＳ４３）。この後、ＰＣ２００はＭＦＰ１から文書ファイルを受信するまでは他の処理を実行する。

以上のようにしてＰＣ２００からテキストデータファイルが送信され、それをＭＦＰ１が受信すると（ステップＳ３５でＹＥＳ）、ＭＦＰ１の制御部１０は、受信したテキストデータファイルをファイルＤＢ２１ａに先に登録した文書ファイルの画像データファイルと対応付けてファイルＤＢ２１ａに登録する（ステップＳ３６）。この後、制御部１０は待機状態に戻る。従って、本発明の第２の実施の形態では、ファイルＤＢ２１ａがテキストデータファイルのデータベースをも兼ねている。

なお、上述のステップＳ３６での処理に際して、登録対象の文書ファイルの画像データファイルとテキストデータファイルとのファイルＤＢ２１ａでの格納位置に関する情報（アドレス）が文書ファイルを特定する情報（たとえば、文書ファイルの題名等）と対応付けられてファイルＤＢ２１ａの適宜の領域に管理情報として記憶されることは第１の実施の形態の場合と同様である。

上述のような処理手順を採る場合、ＭＦＰ１は文書ファイルの画像データファイルを直ちにファイルＤＢ２１ａに登録することができるので、データ量が比較的大きい画像データファイルを不安定な状態で一時記憶する必要がない。

勿論、ＰＣ２００からテキストデータファイルを受信するまでは文書ファイルをたとえばＲＡＭ１２又はファイルＤＢ２１ａの所定の領域に一時記憶しておき、テキストデータファイルをＰＣ２００から受信した後に、画像データファイルとテキストデータファイルとを相互に対応付けてファイルＤＢ２１ａに登録するようにしてもよい。

上述の本発明の第２実施の形態に係る文書管理システムでは、文書ファイルの画像データファイルとテキストデータファイルとが共にＭＦＰ１のファイルＤＢ２１ａに登録されることは第１の実施の形態の場合と同様であるが、登録される文書ファイルのテキストデ
ータファイルがＭＦＰ１とは異なる所定の外部装置（ＰＣ２００）によって生成されるので、ＭＦＰ１の負担が軽くなると共に、文書ファイルの登録時の処理時間が短くなる。従って、大量の文書ファイルを連続して登録するような場合には、ＭＦＰ１に比して高速処理が可能なＰＣ２００にＯＣＲ処理を行なわせることにより、迅速な登録処理が可能になる。このことは特にＰＣ２００においてＯＣＲ処理がソフトウェア処理として実行される場合に顕著になる。

なお、本発明の第２の実施の形態に係る文書管理システムを構成する文書管理装置としてのＭＦＰ１に対して端末装置から文書ファイルの表示が要求された際の処理手順は前述した第１の実施の形態の場合と同様であるので、その説明は省略する。

（第３の実施の形態）
上述した本発明の第２の実施の形態では、ＭＦＰ１に代わって外部装置であるＰＣ２００がＯＣＲ処理を行ない、その結果として得られるテキストデータファイルをＭＦＰ１のファイルＤＢ２１ａに登録する構成を採っている。しかし、よりＭＦＰ１の制御部１０の負担を軽減させるために、ＯＣＲ処理により得られたテキストデータファイルを外部装置に登録しておく構成を採ることも可能である。以下にそのような構成の第３の実施の形態について説明する。

図８は本発明の第３の実施の形態に係る文書管理システムを構成する文書管理装置としてのＭＦＰ１の内部構成例及びＭＦＰ１を中心としたネットワーク構成例を示す模式図である。第３の実施の形態のＭＦＰ１は前述の第２の実施の形態のＭＦＰ１と同一構成であるが、ファイルＤＢ２１ａにテキストデータファイルが登録されることはない。その代わりに、第３の実施の形態ではＭＦＰ１にＬＡＮによりネットワーク接続されているサーバ３００にＯＣＲ処理部３０１及びこのＯＣＲ処理部３０１のＯＣＲ処理により得られたテキストデータファイルが登録されるテキストデータファイルデータベース（ＤＢ）３０２が備えられている。

このような本発明の第３の実施の形態では、第１の実施の形態においてＭＦＰ１自身が行なっていたＯＣＲ処理を外部装置であるサーバ３００に行なわせると共に、テキストデータファイルの登録もサーバ３００に備えられているテキストデータファイルＤＢ３０２に行なわれる。更に、サーバ３００は、テキストデータファイルＤＢ３０２に登録されているテキストデータファイルを端末装置にウェブページとして送信することが可能なウェブサーバとして機能する。

図９は本発明の第３の実施の形態に係る文書管理システムを構成する文書管理装置としてのＭＦＰ１が文書ファイルを登録する際の処理手順を示すフローチャートである。以下の処理は、ＲＯＭ１１に予め格納されている制御プログラム及び蓄積部２１に記憶されているウェブサーバプログラム２１ｂを制御部１０が実行することにより実現される。なお、ウェブサーバプログラム２１ｂが実行されることによりウェブページ２１ｃが端末装置に表示される処理手順は公知の技術であるので詳細は省略する。

制御部１０は、端末装置、たとえばＰＣ２、携帯電話機５等から何らかの処理要求を受け付けるまでは待機状態にある（ステップＳ５０でＮＯ）。端末装置から何らかの処理要求が受け付けられた場合（ステップＳ５０でＹＥＳ）、制御部１０は、受け付けた処理要求が文書ファイルの登録処理であるか否かを判断する（ステップＳ５１）。受け付けた処理要求が文書ファイルの登録処理ではない場合（ステップＳ５１でＮＯ）、制御部１０は受け付けた処理要求に対応する処理（他の処理）を実行し（ステップＳ５２）、その後は待機状態に戻る。なお、上述した他の処理としては、ファクシミリ送受信等の処理も含まれる。

受け付けた処理要求が文書ファイルの登録処理である場合（ステップＳ５１でＹＥＳ）、具体的には、前述したように、ファクシミリ通信により外部から受信した画像データ、読取部１５により原稿から読み取った画像データ、及びＬＡＮを介して外部のＰＣ２，２から受信した画像データの１ページ分又は複数ページ分を文書ファイルの画像データファイルとしてファイルＤＢ２１ａに登録する処理が要求された場合、制御部１０は登録対象の文書ファイルの画像データファイルの画像データを所定の外部装置、具体的にはＯＣＲ処理部３０１及びテキストデータファイルＤＢ３０２を備えたサーバ３００へ送信する（ステップＳ５３）。そして制御部１０は、登録対象の文書ファイルの画像データファイルをファイルＤＢ２１ａに登録する（ステップＳ５４）。この後、制御部１０はサーバ３００からテキストデータファイルの登録場所を示す情報（登録場所情報）を受信するまで待機状態になる（ステップＳ５５でＮＯ）。

図１０は本発明の第３の実施の形態に係る文書管理システムの外部装置としてのサーバ３００において実行される処理手順を示すフローチャートである。なおこの図１０に示すフローチャートの内容は、ＯＣＲ処理部３０１及びテキストデータファイルＤＢ３０２を備えた一般的なサーバにより容易に実行可能な処理である。

サーバ３００はＭＦＰ１から文書ファイル、より具体的には文書ファイルの画像データファイルを受信したか否か、及びＭＦＰ１からテキストデータファイルの送信指示情報を受信したか否かを常時監視している（ステップＳ６０及びＳ６１）。ＭＦＰ１から文書ファイルもテキストデータファイルの送信指示情報も受信しない場合は（ステップＳ６０及びＳ６１のいずれにおいてもＮＯ）、サーバ３００は他の処理を実行している（ステップＳ６２）。しかし、ＭＦＰ１から文書ファイルを受信すると（ステップＳ６０でＹＥＳ）、サーバ３００は受信した文書ファイルの各ページの画像データをＯＣＲ処理部３０１へ送ってＯＣＲ処理させる（ステップＳ６３）。そして、サーバ３００は、ＯＣＲ処理後のテキストデータファイルをテキストデータファイルＤＢ３０２の適宜の記憶領域（アドレス）に登録する（ステップＳ６４）。

そしてサーバ３００は、テキストデータファイルが登録されたテキストデータファイルＤＢ３０２のアドレスを登録場所情報としてＭＦＰ１へ送信する（ステップＳ６５）。この後、サーバ３００はＭＦＰ１から文書ファイルの画像データファイルを受信したか否か、及びＭＦＰ１からテキストデータファイルの送信指示情報を受信したか否かを常時監視しつつ、他の処理を実行する状態になる。

以上のようにしてサーバ３００からテキストデータファイルの登録場所情報が送信され、それをＭＦＰ１が受信すると（ステップＳ５５でＹＥＳ）、ＭＦＰ１の制御部１０は、受信したテキストデータファイルの登録場所情報をファイルＤＢ２１ａに先に登録した文書ファイルの画像データファイルと対応付けてファイルＤＢ２１ａに登録する（ステップＳ５６）。この後、制御部１０は待機状態に戻る。

なお、上述のステップＳ５６での処理に際して、登録対象の文書ファイルの画像データファイルとテキストデータファイルの登録場所情報とが文書ファイルを特定する情報（たとえば、文書ファイルの題名等）と対応付けられてファイルＤＢ２１ａの適宜の領域に管理情報として記憶されることは、第１の実施の形態及び第２の実施の形態の場合と同様である。

このような処理手順を採る場合、ＭＦＰ１は文書ファイルの画像データファイルをＯＣＲ処理することも、テキストデータファイルを登録することもする必要なしに、文書ファイルを直ちにファイルＤＢ２１ａに登録することができるので、データ量が比較的大きい
画像データファイルを不安定な状態で一時記憶する必要がない。

勿論、サーバ３００からテキストデータファイルの登録場所情報を受信するまでは文書ファイルをたとえばＲＡＭ１２又はファイルＤＢ２１ａの所定の領域に一時記憶しておき、テキストデータファイルの登録場所情報をサーバ３００から受信した後に、画像データファイルとテキストデータファイルの登録場所情報とを相互に対応付けてファイルＤＢ２１ａに登録するようにしてもよい。

従って本発明の第３実施の形態に係る文書管理システムでは、文書ファイルの画像データファイルのみがＭＦＰ１のファイルＤＢ２１ａに登録され、テキストデータファイルは登録されることなしにその登録場所情報のみがファイルＤＢ２１ａに登録されるので、ＭＦＰ１の負担が軽くなると共に、文書ファイルの登録時の処理時間が短くなり、更にファイルＤＢ２１ａの記憶容量も有効利用される。従って、大量の文書ファイルを連続して登録するような場合には、ＭＦＰ１に比して高速処理が可能なサーバ３００にＯＣＲ処理を行なわせてその結果として得られるテキストデータファイルをサーバ３００のテキストデータファイルＤＢ３０２に登録させることにより、迅速な登録処理が可能になる。

図１１は本発明の第３の実施の形態に係る文書管理システムを構成する文書管理装置としてのＭＦＰ１に対して端末装置から文書ファイルの表示が要求された際のＭＦＰ１により実行される処理手順を示すフローチャートである。以下の処理は、ＲＯＭ１１に予め格納されている制御プログラム及び蓄積部２１に記憶されているウェブサーバプログラム２１ｂを制御部１０が実行することにより実現される。なお、ウェブサーバプログラム２１ｂが実行されることによりウェブページ２１ｃが端末装置に表示される処理手順は公知の技術であるので詳細は省略する。

制御部１０は、端末装置、たとえばＰＣ２、携帯電話機５等から何らかの処理要求を受け付けるまでは待機状態にある（ステップＳ７０でＮＯ）。端末装置からの何らかの処理要求が受け付けられた場合（ステップＳ７０でＹＥＳ）、制御部１０は、受け付けた処理要求が端末装置からの文書ファイルの表示処理の要求であるか否かを判断する（ステップＳ７１）。受け付けた処理要求が文書ファイルの表示処理ではない場合（ステップＳ７１でＮＯ）、制御部１０は受け付けた処理要求に対応する処理（他の処理）を実行し（ステップＳ７２）、その後は待機状態に戻る。なお、上述した他の処理としては、ファクシミリ送受信等の処理も含まれる。

受け付けた処理要求が文書ファイルの表示処理である場合（ステップＳ７１でＹＥＳ）、制御部１０は、表示が要求された文書ファイルを特定する情報（たとえば、文書ファイルの題名等）及び表示形式、即ち画像データファイルでの表示又はテキストデータファイルでの表示かを指定する情報を端末装置から取得する（ステップＳ７３）。なお、これらの情報はＭＦＰ１に対して表示処理を要求した端末装置から送信されていることはいうまでもない。より具体的には、表示処理を要求する端末装置のユーザは、端末装置のブラウザソフトウェアを立ち上げてＭＦＰ１にアクセスすることにより、上述した種々の情報を入力し、ＭＦＰ１へ送信するためのウェブページ２１ｃをＭＦＰ１から受信する。そして、端末装置のユーザが上述した種々の情報を端末装置のディスプレイに表示されているウェブページに入力して送信することにより、ＭＦＰ１がそれらの情報を収録する。

表示形式としてテキストデータファイルが指定されていない場合（ステップＳ７４でＮＯ）、制御部１０は、従来のこの種の装置と同様に、要求された文書ファイルを特定する情報に従ってファイルＤＢ２１ａから対応する画像データファイルを読み出す（ステップＳ７５）。ファイルＤＢ２１ａから読み出された画像データファイルの各ページの画像データはそれぞれにリンクされているウェブページ２１ｃとして、表示処理を要求している
端末装置へ送信される（ステップＳ７６）。

一方、表示形式としてテキストデータファイルが指定されている場合（ステップＳ７４でＹＥＳ）、制御部１０は、要求された文書ファイルを特定する情報に従ってファイルＤＢ２１ａから対応するテキストデータファイルの登録場所情報を読み出す（ステップＳ７７）。そして制御部１０は、ファイルＤＢ２１ａから読み出したテキストデータファイルの登録場所情報と、表示処理を要求している端末装置を特定する情報とを含み、テキストデータファイルの送信を指示するための送信指示情報をサーバ３００へ送信する（ステップＳ７８）。この後、制御部１０は待機状態に戻る。

サーバ３００は、上述のような送信指示情報をＭＦＰ１から受信した場合（ステップＳ６１でＹＥＳ）、受信した送信指示情報に従って、具体的には受信した送信指示情報に含まれる登録場所情報に従ってテキストデータファイルＤＢ３０２からテキストデータファイルを読み出すと共に受信した送信指示情報に含まれる送信先情報に従って、テキストデータファイルを送信する（ステップＳ６６）。なお、サーバ３００は前述した如く、ウェブサイトとしての機能を有しているので、サーバ３００から端末装置へ送信されるテキストデータファイルは、それぞれにリンクされているウェブページとして、表示処理を要求している端末装置へ送信される。

なお、上述のような本発明に係る文書管理システムの第４の発明では、文書管理装置であるＭＦＰ１そのものを大幅に改変することなしに、外部装置としてのサーバ３００をネットワーク接続することによって本発明のシステムを構成することが可能になる。従って、従来の文書管理装置を改造することなしに、又は取り換えることなしに、本発明に係るシステムと同様のシステム構成を容易に実現することが可能である。

本発明の第１の実施の形態に係る文書管理システムをＭＦＰを文書管理装置として適用した場合のネットワーク構成例を示す模式図である。 本発明の第１の実施の形態に係る文書管理システムを構成する文書管理装置としてのＭＦＰの内部構成例及びＭＦＰを中心としたネットワーク構成例を示す模式図である。 本発明の第１の実施の形態に係る文書管理システムを構成する文書管理装置としてのＭＦＰが文書ファイルを登録する際の処理手順を示すフローチャートである。 本発明の第１の実施の形態に係る文書管理システムを構成する文書管理装置としてのＭＦＰに対して端末装置から文書ファイルの表示が要求された際にＭＦＰが実行する処理手順を示すフローチャートである。 本発明の第２の実施の形態に係る文書管理システムを構成する文書管理装置としてのＭＦＰの内部構成例及びＭＦＰを中心としたネットワーク構成例を示す模式図である。 本発明の第２の実施の形態に係る文書管理システムを構成する文書管理装置としてのＭＦＰが文書ファイルを登録する際の処理手順を示すフローチャートである。 本発明の第２の実施の形態の文書管理システムの外部装置としてのＰＣにおいて実行される処理手順を示すフローチャートである。 本発明の第３の実施の形態に係る文書管理システムを構成する文書管理装置としてのＭＦＰの内部構成例及びＭＦＰを中心としたネットワーク構成例を示す模式図である。 本発明の第３の実施の形態に係る文書管理システムを構成する文書管理装置としてのＭＦＰが文書ファイルを登録する際の処理手順を示すフローチャートである。 本発明の第３の実施の形態に係る文書管理システムの外部装置としてのサーバにおいて実行される処理手順を示すフローチャートである。 本発明の第３の実施の形態に係る文書管理システムを構成する文書管理装置としてのＭＦＰに対して端末装置から文書ファイルの表示が要求された際のＭＦＰにより実行される処理手順を示すフローチャートである。

符号の説明

１ ＭＦＰ（文書管理装置）
２ ＰＣ（パーソナルコンピュータ）
５ 携帯電話機
１０ 制御部
２１ 蓄積部（画像記憶手段）
２１ａ ファイルデータベース
２３ ＯＣＲ処理部
２００ ＰＣ（パーソナルコンピュータ）
２０１ ＯＣＲ処理部
３００ サーバ
３０１ ＯＣＲ処理部
３０２ テキストデータファイルＤＢ

Claims (4)

1. 複数の外部装置からの要求に応じて、画像データ化された文書ファイルを登録するファイルデータベースを備えた文書管理装置と、該文書管理装置のファイルデータベースに登録されている画像データ化された複数の文書ファイルを参照することが可能な端末装置とを含む文書管理システムにおいて、
   前記文書管理装置のファイルデータベースに登録される文書ファイルの画像データをテキストデータに変換処理する変換手段と、
   該変換手段が変換処理したテキストデータが登録されるテキストデータベースと、
   前記文書管理装置のファイルデータベースに登録されている文書ファイルの参照要求を端末装置から受け付ける参照要求受付手段と、
   該参照要求受付手段が受け付けた参照要求が画像データによる参照を要求しているか、又はテキストデータによる参照を要求しているかを判断する判断手段と
   を含み、
   前記文書管理装置は、
   画像データによる参照を要求していると前記判断手段が判断した場合は、参照を要求された文書ファイルの画像データを前記ファイルデータベースから読み出して文書ファイルの参照を要求している端末装置へ送信し、
   テキストデータによる参照を要求していると前記判断手段が判断した場合は、参照を要求された文書ファイルのテキストデータを前記テキストデータベースから読み出して文書ファイルの参照を要求している端末装置へ送信するようにしてあること
   を特徴とする文書管理システム。
2. 前記変換手段及び前記テキストデータベースが前記文書管理装置に備えられていることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記変換手段が前記文書管理装置とは異なる外部装置に備えられており、
   前記テキストデータベースが前記文書管理装置に備えられており、
   前記文書管理装置は前記データベースに登録される文書ファイルの画像データを前記外部装置へ送信することにより、前記外部装置に備えられている前記変換手段に変換処理を行なわせ、前記変換手段が変換処理したテキストデータを受信して前記テキストデータベースに登録するようにしてあること
   を特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
4. 前記変換手段及び前記テキストデータベースが前記文書管理装置とは異なる外部装置に備えられており、
   前記文書管理装置は、
   前記データベースに登録される文書ファイルの画像データを前記外部装置へ送信することにより、前記外部装置に備えられている前記変換手段に変換処理を行なわせ、前記変換手段が変換処理したテキストデータを前記外部装置に備えられている前記テキストデータベースに登録させ、
   テキストデータによる参照を要求していると前記判断手段が判断した場合は、前記外部装置に、参照を要求された文書ファイルのテキストデータを前記テキストデータベースから読み出させ、文書ファイルの参照を要求している端末装置へ送信させるようにしてあること
   を特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。

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