JP2007081970A - 文書配信システム - Google Patents

Abstract

【課題】 文書自体を変更することなく、文書の一部分を指定して配信することができる文書配信システムを提供する。
【解決手段】 文書データのページを複数の領域に分割する分割指示を入力し、当該分割指示に基づいて前記文書データの分割領域を示す分割データを生成して、当該分割データに基づいて、前記文書データの一部を前記分割領域単位で配信する。
【選択図】 図４

Description

本発明は、文書データを所望の配信先に配信する文書配信システムに関するものである。

従来、複写機にファクシミリ機能、スキャナ機能、プリンタ機能等の複数の機能を統合した複合機が提案されている。これにより、複写機、ファクシミリ等を使った紙主体の事務処理と、パーソナルコンピュータ上で電子化された文書の処理と、を連携することができる。

具体的には、紙文書をスキャンしてパーソナルコンピュータに転送したり、ファクシミリ機能で受信した文書をプリントせずにイメージデータのままパーソナルコンピュータに送信したりすることができる。更には、紙文書、ファクシミリ受信文書が電子化された後、多くの手続きや処理をも連携させて自動化することが望まれる。

ところで、従来、この種の複合機において、サーバを通してＯＣＲやプリント処理したデータを、複合機によって配信することが提案されている（例えば、特許文献１参照。）。

また、特許文献２には、複合機を介して配信元から配信先へデータを配信する際に、配信元において、配信対象のデータに、配信先毎の配信方法及び配信条件、データの配信を配信先へ通知する通知方法及び通知条件を有する設定情報を付加し、複合機では、指定された設定情報に基づいて、対応する配信先への配信対象のデータのネットワークを介した配信を実行することが提案されている。

さらに、特許文献３には、ネットワークを介して稟議雛形データベースに格納された電子稟議書の雛形データを電子稟議利用クライアントに提供し、当該雛形データに基づき電子稟議利用クライアントからネットワークを介して入力された電子稟議書の内容を格納し、稟議情報データベースにおける電子稟議書の内容が格納されたアドレスを電子稟議書の回覧先へネットワークを介して電子メールとして送信することが提案されている。

特許文献４では、文書情報を電子化して電子文書に変換し、回覧に必要な項目事項で構成される回覧リストを電子化して回覧シートを作成し、回覧シートを電子文書に貼り付けて、貼り付けられた回覧シートに従って電子文書を回覧することが提案されている。
特開平１０−２８５３２４号公報 特開２００４−２１４７３１公報 特開平１１−２３２３５７号公報 特開平９−２２４０５０号公報

しかしながら、上記従来の技術では、配信する情報は文書単位であり、所望の配信先に文書の一部分のみを配信することができない、という問題点があった。

すなわち、１つの文書の一部分のみを配信したい場合には、当該一部分を別の文書として作成したり、１つの文書を分割して複数の文書に作成しなおしたりする必要があった。

本発明は上記問題点を解決するためになされたものであり、文書自体を変更することなく、文書の一部分を指定して配信することができる文書配信システムを提供することが目的である。

上記課題を解決するために、請求項１の発明は、文書データのページを複数の領域に分割する分割指示を入力するための入力手段と、前記分割指示に基づいて前記文書データの分割領域を示す分割データを生成する分割手段と、前記分割データに基づいて、前記文書データの一部を前記分割領域単位で配信する配信手段と、を備えている。

請求項１記載の発明によれば、入力手段を介して文書データのページを複数の領域に分割する分割指示が入力されると、当該分割指示に基づいて前記文書データの分割領域を示す分割データが分割手段により生成され、当該分割データに基づいて、配信手段により前記文書データの一部が前記分割領域単位で配信される。

すなわち、文書データのページの一部のみを配信したい場合に、分割指示を入力すれば、当該分割指示に応じた分割データが生成されるので、配信したい部分のみの文書データを新たに作成したり、文書自体を変更したりすることなく、文書の一部分を指定して配信することができる。

また、本発明は、請求項２記載の発明のように、前記入力手段を、前記文書データに複数のページが含まれる場合、ページ毎に分割データを生成するか、全てのページに対して同一の分割データを生成するか、の何れかの分割方式を選択的に用いて前記分割指示を入力可能としてもよい。

さらに、本発明は、請求項３記載の発明のように、前記文書データの前記分割領域毎にそれぞれ異なる配信先を指定するための指定手段を更に備え、前記配信手段により前記文書データの各分割領域を異なる配信先に一括配信するように構成することができる。

また、本発明は、請求項４記載の発明のように、前記文書データに予め設定された処理を施す複数の処理手段を更に備え、前記入力手段は、前記文書データに施す複数の処理を一連の処理として表した連携情報を生成すると共に、各処理の処理対象をそれぞれ前記分割領域単位で指定し、前記配信手段は、前記連係情報に基づいて各処理における処理の対象となる前記文書データを前記分割領域単位でそれぞれの処理手段に配信する、連携処理システムに適用してもよい。

以上説明した如く本発明は、文書データのページを複数の領域に分割する分割指示を入力し、当該分割指示に基づいて前記文書データの分割領域を示す分割データを生成して、当該分割データに基づいて、前記文書データの一部を前記分割領域単位で配信するので、文書自体を変更することなく、文書の一部分を指定して配信することができる、という優れた効果を有する。

以下、図面を参照して、本発明の実施の形態について詳細に説明する。まず、図１は、本実施の形態に係る文書配信システム１０の構成を概略的に示すブロック図である。

同図に示されるように、文書配信システム１０は、複数のサービスを連携させてユーザの所望の処理を指示するユーザインタフェースを備えたクライアント端末１２と、複数のサービスを連携して実行可能な複合機１４と、を含んで構成されており、クライアント端末１２と複合機１４とは、ネットワーク１６を介して接続されている。

複合機１４は、制御部２０と、ハードディスク２２と、ファクシミリ送受信を実行するファクシミリ送受信部２４と、メール送受信部２６と、プリント部２８と、を含んで構成されており、ハードディスク２２、ファクシミリ送受信部２４、メール送受信部２６及びプリント部２８は、それぞれ制御部２０と接続されている。

複合機１４では、制御部２０により、取得した文書をＨＤ２２の指示された親展ボックスへ格納したり、ＦＡＸ送受信部２４やメール送受信部２６を介して指示された送信先にＦＡＸ送信やメール送信を行ったり、プリント部２８を介して指示された形式でプリント出力処理を行う。すなわち、複合機１４では、クライアント端末１２で指示された文書とその配信先の情報に基づき、文書の配信処理を実行可能となっている。

なお、複合機１４により実行するサービスとしては、例えば、コピー、プリント、スキャン、ファクシミリ送受信、メール配信、レポジトリへの格納やレポジトリからの読込、ＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ Ｃｈａｒａｃｔｅｒ Ｒｅｃｏｇｎｉｔｉｏｎ）処理、ノイズ除去処理等が該当し、特に限定されるものではない。

一方、クライアント端末１２は、複合機１４に対する指示内容（ジョブ）や複数のジョブの実行手順を示すジョブフローの作成を指示したり、起動すべきジョブフローを選択するために、画面表示したり所定の操作を行うためのグラフィカルユーザインタフェース（ＧＵＩ）の機能を備えている。

（ジョブの作成）
クライアント端末１２は、ユーザの操作に従って、複合機１４に対応するユーザインタフェース画面表示用のデータにアクセスし、ユーザインタフェース画面を構成する情報に基づいて、ユーザインタフェース画面を表示する。このとき、ユーザは、クライアント端末１２に表示されたユーザインタフェース画面を用いて、所望のジョブやサービス連携のジョブフローを定義することができる。

図２は、クライアント端末１２において、複合機１４を用いて印刷を実行する際に起動される印刷設定画面が一例として示されている。同図に示されるように、「詳細設定」として、印刷対象となる文書に対する処理を詳細に設定可能であり、「一括配信」ボタンや「ページ分割配信」ボタン２００が、クライアント端末１２に接続されたマウスやキーボード等のポインティングデバイスにより選択可能に表示されるようになっている。

図３には、ユーザがポインティングデバイスを操作して当該「ページ分割配信」ボタン２００を選択した場合に表示されるページの指定画面の一例が示されている。

ここで、ページ分割配信機能は、１ページをさらに分割して配信指定が可能であり、１ページをどのように分割するか（分割方式）を全ページ共通、あるいは各ページ毎の何れかに選択的に設定可能に構成されている。

全てのページを同じ設定にする場合には、テキストボックス２０２にページ番号をハイフン‘‐’を用いて入力し（例えば、３ページの文書データであれば、「１‐３」）、各ページで別の設定にする場合には、テキストボックス２０４にカンマ‘，’を用いて入力する（例えば、「１，２，３」）。

図４は、テキストボックス２０２又は２０４にページ番号を入力して「ＯＫ」ボタン２０６を選択した場合に表示されるページ分割配信画面の一例が示されている。なお、同図は、文書データの全てのページ（１‐３ページ）を同じ設定にする場合の画面である。

同図に示されるように、当該ページ分割配信画面では、ページの分割数及びページの向きを指定するためのボックス２１０と、ページサイズを設定するためのボックス２１２Ａ、２１２Ｂと、これらのボックスの設定が反映されたページの状態を示すサンプル画像２１４と、が表示されるようになっている。同図に示す例では、各ページを用紙を縦に使用して４つに分割することが指定されており、サンプル画像２１４は、当該分割数の指定に応じた状態で表示されている。

図５は、当該サンプル画像２１４の拡大図である。同図に示されるように、サンプル画像２１４には、ページを分割する位置を示す境界線２１５Ａ、２１５Ｂが表示されるようになっている。なお、同図に示す例では、ページを４分割しているため、表示される境界線２１５は２本であるが、２分割であれば１本、６分割であれば３本、８分割であれば４本表示されることになる。

この境界線２１５は、ポインティングデバイスによって、ページ内をページに対する角度や長さはそのままで移動させることが可能となっている。すなわち、例えばマウスによるドラッグアンドドロップ操作によって、境界線２１５Ａは矢印Ａで示すように移動させることが可能であり、同様にして、境界線２１５Ｂも、矢印Ｂで示すように移動させることができる。これにより、ユーザは、ある程度自由に分割領域の大きさや位置を変えることができる。

また、同図に示されるように、ページ分割配信画面には、配信先指定欄２１６が表示されるようになっており、各領域の画像を処理対象とするジョブがそれぞれ指定可能となっている。

配信先指定欄２１６には、分割数に応じた数だけ（同図に示す例では、４つ）、処理内容とあて先等の指定欄が表示されるようになっている。これにより、同図に示されるように、１‐３ページの領域１については、ＦＡＸ配信を行い、領域２については印刷、領域３については親展ボックスに格納、領域４についてはＥ−ｍａｉｌ配信とそれぞれ指定しており、処理内容を示す欄の右側には、それぞれの処理に応じたあて先を示す情報を入力可能となっている。

これにより、文書データを変更することなく、同じページのデータを分割してそれぞれの領域に対して異なる処理を実行させることができる。

また、ページ分割配信画面には、「ジョブフロー」ボタン２１８が表示されるようになっており、当該「ジョブフロー」ボタン２１８を選択すると、ページ配信分割画面で分割した分割領域を処理対象に含めたジョブフローを作成できる。

図６は、ページ分割配信画面で「ジョブフロー」ボタン２１８が選択された場合に表示されるジョブフロー画面が一例として示されている。同図に示されるように、ジョブフロー画面には、ジョブフロー一覧２２０として、過去に実行したジョブフローやデフォルトのジョブフロー等、クライアント端末１２において認識されているジョブフローの名称が表示されると共に、各種ボタンが表示される。

図７は、「登録」ボタン２２２が選択された場合に表示されるジョブフロー読み込み画面が一例として示されている。同図に示されるように、クライアント端末１２内部又はクライアント端末１２と接続されたメモリ等に格納されたジョブフローを読み込んで選択可能となっている。当該ジョブフロー読み込み画面で選択されたジョブフローは、上記ジョブフロー画面のジョブフロー一覧２２０に追加されると共に、実施ジョブフローの名前２２６が当該選択されたジョブフローの名称になる。

図８は、ページ分割配信画面において「エディタ起動」ボタン２２４を選択した場合に表示されるジョブフローエディタ画面の一例が示されている。ジョブフローエディタ画面では、サービスウインドウ２４０、フローウインドウ２４２、プロパティーウインドウ２４４で構成されている。

サービスウインドウ２４０は、使用可能な様々なサービス処理装置を表示する。プロパティーウインドウ２４４は、サービスウインドウ２４０に表示された各アイコンの詳細な設定パラメータを表示する。

ユーザは、サービスウインドウ２４０のアイコンをフローウインドウ２４２にドラッグアンドドロップすることで、フローウインドウ２４２にジョブフローを定義することができる。ユーザは、さらに、プロパティーウインドウ２４４に表示された内容を編集することによって、サービス間の関係を詳細に設定することができる。

同図に示す例では、処理対象となる元の文書データ２５０に対して、ＦＡＸ処理２５２を実行し、コピー処理２５４を行ってからＦＡＸ処理２５６して、その後に保存処理２５８を実行するジョブフローが作成されている。

また、同図に示されるように、当該ジョブフローの処理対象となる文書データ２５０（元の文書）に、他の文書データのページ分割配信画面（図４参照）で設定した分割ページ（領域１乃至領域Ｎ）を追加したり削除したりすることができる。

すなわち、同図に示す例では、元の文書データ２５０の前又は後に領域１を追加する追加処理２６０を実行し、文書データ２５０及び領域１に対してＦＡＸ処理２５２を実行する。その後、更に文書データ２５０及び領域１に、領域２を追加する追加処理２６２を実行してコピー処理２５４を実行する。その後、ＦＡＸ処理２５６を実行する前に領域１を削除する削除処理２６４を実行して、文書データ２５０及び領域２に対してＦＡＸ処理２５６及び保存処理２５８を実行し、ジョブフローを終了する。

図１０は、図９において作成したジョブフローの処理対象に関する説明図であり、元の文書データ２５０と、ページ分割配信の設定を行った挿入文書データ２７０と、を処理対象とし、ＦＡＸ処理２５２では、追加処理２６０により図中Ａで示す文書データが処理対象となり、コピー処理２５４では、追加処理２６２により図中Ｂで示す文書データが処理対象となり、ＦＡＸ処理２５６及び保存処理２５８では、削除処理２６４により図中Ｃで示す文書データが処理対象となる。

なお、領域の挿入位置については、元の文書データ２５０と一部領域を挿入する文書データとのアプリケーションが同じ場合、ページ単位で挿入位置が指定可能であり、異なるアプリケーションの場合、文書データ２５０の前又は後ろを指定可能である。

このように、本実施の形態では、ページを複数の領域に分割し、各分割領域をそれぞれ異なるジョブの処理対象とすることができ、さらに各分割領域単位でジョブフローへの挿入、削除が可能となる。

クライアント端末１２は、ユーザインタフェース画面を介してジョブフローが定義された場合、ユーザによって定義されたサービス連携に関するジョブフロー情報及び処理対象となる文書データに基づいて、複合機１４の各部位へ依頼する処理の内容、処理対象の文書を特定するための情報を定義したジョブフローをＸＭＬ（Extensible Markup Language）形式で作成する。

図９には、ＸＭＬ形式で作成したジョブフローのうち、ページ分割配信に関する部分の一例が示されている。同図に示されるように、ジョブフローには、処理の内容を示す情報２８０と、文書の指定された領域を示す情報２８２とが含まれており、これにより文書データのページの一部分をクリップして処理対象とすることができる。

当該ＸＭＬ文書は、追加処理２６０、２６２及び削除処理２６４等に応じてジョブフローを示すＸＭＬ文書に適宜埋め込まれることになる。

なお、指定された領域を示す情報２８２は、ユーザにより指定された分割領域を示す境界線２１５の位置を示しており、同図に示す例では、図５に示す点Ｘの座標（Ｘ１，Ｘ２）及び点Ｙの座標（Ｙ１，Ｙ２）が適用されている。

クライアント端末１２では、ＸＭＬ形式で作成したジョブフローを複合機１４に送信する。この結果、複合機１４では、制御部２０によって各部位を制御してジョブフローの実行を開始する。

制御部２０では、ジョブフローを解釈し、ジョブフローに記述された第１番目の処理を実行すべく、ファクシミリ送受信部２４に対して処理対象となる文書Ａのファクシミリ送信の実行を指示する。

次に、制御部２０では、ジョブフローに記述された第２番目の処理を実行すべく、メール送受信部２６に対して処理対象となる文書Ｂのメール送信の実行を指示する。その後、制御部２０では、第３番目の処理を実行すべく、ファクシミリ送受信部２４に対して処理対象となる文書Ｃのファクシミリ送信の実行を指示した後、第４番目の処理を実行すべく、親展ボックスの指定された領域に処理対象となる文書Ｃを格納して、当該ジョブフローを実行する。

なお、全ての処理の実行が終了すると、制御部２０では、各処理の実行状況（良好、エラー等）をジョブフローの実行結果としてクライアント端末１２に送信する。

以上詳細に説明したように、本実施の形態によれば、文書データのページを複数の領域に分割する分割指示を入力し、当該分割指示に基づいて前記文書データの分割領域を示す分割データ（文書の指定された領域を示す情報２８２）を生成して、当該分割データに基づいて、前記文書データの一部を前記分割領域単位で配信するので、文書自体を変更することなく、文書の一部分を指定して配信することができる。

また、本実施の形態によれば、前記文書データに複数のページが含まれる場合、ページ毎に分割データを生成するか、全てのページに対して同一の分割データを生成するか、の何れかの分割方式を選択的に用いて前記分割指示を入力可能としているので、更に利便性が向上する。

さらに、本実施の形態によれば、前記文書データの前記分割領域毎にそれぞれ異なる配信先を指定可能としており、前記文書データの各分割領域を異なる配信先に一括配信することができる。

また、本実施の形態によれば、前記文書データに予め設定された処理を施す制御部２０、ファクシミリ送受信部２４、メール送受信部２６及びプリント部２８の各部位により前記文書データに施す複数の処理を、一連の処理として表したジョブフローを生成する際に、各処理における処理対象をそれぞれ前記分割領域単位で指定し、当該ジョブフローに基づいて各部位における処理の対象となる前記文書データを前記分割領域単位で各部位に配信するので、所謂ジョブフローの処理対象として、文書データの一部を指定することが可能である。

なお、上記各実施の形態に係る文書配信システム１０の構成（図１参照）は一例であり、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で適宜変更可能なことはいうまでもない。

例えば、本実施の形態では、クライアント端末１２と複数の処理を実行可能な複合機１４とがネットワーク１６を介して接続されている形態について説明したが、クライアント端末、プリンタ、ファクシミリ装置、サーバ等がネットワークを介して接続されており、これらのうちの何れかの装置においてジョブフローが実行される形態とすることもできる。

実施の形態に係る文書配信システムの構成を概略的に示すブロック図である。 クライアント端末において、複合機を用いて印刷を実行する際に起動される印刷設定画面の一例を示す図である。 ページの指定画面の一例を示す図である。 ページ分割配信画面の一例を示す図である。 ページ分割配信画面に表示されるサンプル画像の拡大図である。 ジョブフロー画面の一例を示す図である。 ジョブフロー読み込み画面の一例を示す図である。 ジョブフローエディタ画面の一例を示す図である。 ＸＭＬ形式で作成したジョブフローのうち、ページ分割配信に関する部分の一例を示す図である。 ジョブフローの処理対象に関する説明図である。

符号の説明

１０ 文書配信システム
１２ クライアント端末（入力手段、分割手段、指定手段）
１４ 複合機
１６ ネットワーク
２０ 制御部（配信手段、処理手段）
２２ ハードディスク
２４ ファクシミリ送受信部（処理手段）
２６ メール送受信部（処理手段）
２８ プリント部（処理手段）
２１４ サンプル画像
２１５ 境界線
２５０ 文書データ
２５２、２５６ ＦＡＸ処理
２５４ コピー処理
２５８ 保存処理
２６０、２６２ 追加処理
２６４ 削除処理
２７０ 挿入文書データ
２８０ 処理の内容を示す情報
２８２ 文書の指定された領域を示す情報

Claims (4)

1. 文書データのページを複数の領域に分割する分割指示を入力するための入力手段と、
   前記分割指示に基づいて前記文書データの分割領域を示す分割データを生成する分割手段と、
   前記分割データに基づいて、前記文書データの一部を前記分割領域単位で配信する配信手段と、
   を備えた文書配信システム。
2. 前記入力手段は、前記文書データに複数のページが含まれる場合、ページ毎に分割データを生成するか、全てのページに対して同一の分割データを生成するか、の何れかの分割方式を選択的に用いて前記分割指示を入力可能であることを特徴とする請求項１記載の文書配信システム。
3. 前記文書データの前記分割領域毎にそれぞれ異なる配信先を指定するための指定手段を更に備え、
   前記配信手段により前記文書データの各分割領域を異なる配信先に一括配信する請求項１又は請求項２記載の文書配信システム。
4. 前記文書データに予め設定された処理を施す複数の処理手段を更に備え、
   前記入力手段は、前記文書データに施す複数の処理を一連の処理として表した連携情報を生成すると共に、各処理の処理対象をそれぞれ前記分割領域単位で指定し、
   前記配信手段は、前記連係情報に基づいて各処理における処理の対象となる前記文書データを前記分割領域単位でそれぞれの処理手段に配信する請求項１乃至請求項３の何れか１項記載の文書配信システム。

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