JP2007080211A - 作業管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 ＴｏＤｏリストに新しい事項が加えられた場合（記述された場合）に、そのＴｏＤｏリストを管理する管理ツールにアクセスしなくても、利用者が加えられた事実（記述された事実）を知ることができる仕組みを実現する。
【解決手段】
Ａ氏が、緊急メッセージをＢ氏に送信する。この緊急メッセージを送信する手段（記述手段）は、緊急メッセージを送信すると共に、「緊急メッセージがあります」というメッセージをＴｏＤｏリストに追加する。これによって、Ｂ氏は、ＴｏＤｏリストさえ見れば、自分が何をすればよいのか容易に知ることができる。さらに、電子メール送信手段１２ｃが、ＴｏＤｏリストに「緊急メッセージがあります」というメッセージが追加されたことを検知し、これを電子メールでＢ氏に送信する。このような動作によって、Ｂ氏は、ＴｏＤｏリストを見なくても、電子メールを見るだけでＴｏＤｏリストに追加事項があることを知ることができる。
【選択図】 図２

Description

本発明は、作業管理装置に関する。特に、ＴｏＤｏリストの取り扱いに特徴を有する作業管理装置に関する。

複数の端末装置がネットワークで接続された環境上で、複数の人間が共同作業（コラボレーション）を行う場合に、その作業を効率的に行うツールが広く知られている。

そのようなツールは、複数の利用者のスケジュールを管理したり、ファイルの更新の履歴を記録すること等の機能を有している。このような機能の一つに、各利用者がしなければならない事項のリスト、いわゆる「ＴｏＤｏリスト」が挙げられる。これは、各人がしなければならない事項を列挙したリストであり、スケジュール管理と共によく利用される機能である。

ＴｏＤｏリストはこのような共同作業支援ツールにおける重要な機能の一つであるので、それに関して種々の工夫がこれまでなされている。

下記特許文献１には、ＴｏＤｏデータを階層的に管理し、下位のデータが全て実行された場合に自動的に上位データにチェックを入れる仕組みが開示されている。

また、下記特許文献２には、電子メール中のＴｏＤｏ情報の有無に基づき、電子メールを転送する仕組みが開示されている。

また、下記特許文献３には、ＴｏＤｏリストとして入力された新規スケジュールを、既存のスケジュールと調整する発明が開示されている。

特開平０７−２７１７３４号公報（特許第３５６７２９１号） 特開平１１−１３６２７８号公報（特許第３５２５０４２号） 特開２００２−０９１９２７８号公報

このように、ＴｏＤｏリスト（ＴｏＤｏ情報、ＴｏＤｏデータ等と呼ばれることもある）は非常に有用なものであるため、広く利用されており、共同作業（コラボレーション等とも呼ばれる）を支援する各種ツールの多くはこのＴｏＤｏリストを管理する機能を備えている。

ところで、当然のことながら、ＴｏＤｏリストを利用するためには、そのＴｏＤｏリストを管理する「ツール」を起動させたり、その「ツール」にアクセスをしなければならない。

しかし、本来の業務が多忙な場合等においては、このような直接業務を実行するためのものではない管理のためのツールは、起動せずまたアクセスもせずに利用されない場合も散見される。

これに対して、ワードプロセッサや、表計算等は、直接的に業務に用いるものであるので、利用されないことはほとんどあり得ないが、業務には直接に関係しない管理ツールは、しばしば忘れられやすいことが経験的によく知られている。

特に、例えば情報セキュリティに関するツール等の場合は、その効果・重要性が各個人には見えにくい傾向にあるので、一層忘れられがちである。そのため、その管理ツールが提供するＴｏＤｏリストの機能も生かされない可能性も否定できない。このような場合に、ＴｏＤｏリストに新しい事項が付け加えられても、利用者が結局それを見ないので、作業効率の向上に寄与しない恐れもあった。

本発明は、係る課題に鑑みなされたものであり、その目的は、ＴｏＤｏリストに新しい事項が加えられた場合（記述された場合）に、そのＴｏＤｏリストを管理する管理ツールにアクセスしなくても、加えられた事実（記述された事実）を利用者が知ることができる仕組みを実現することである。換言すれば、いわゆるアップデートを利用者が知ることができる仕組みを実現しようとするものである。

なお、本特許において、各利用者（従業員等）にＴｏＤｏリストなどの各種情報が配信（送信）されるが、この配信（送信）は、データを利用者に提供できればよく、メールによる送信、単なるＴＣＰ／ＩＰによる通信、ＦＴＰによるデータ通信、等を利用可能である。また、Ｗｅｂサーバ上で公開し、閲覧可能な状態におくことも、本特許における好ましい「配信（送信）」の一態様である。

Ａ．
（１）本発明は、上記課題を解決するために、利用者が実行すべき事項を記述したＴｏＤｏリストを記憶する記憶手段と、前記利用者が実行すべき事項が発生した場合に、この事項を前記記憶手段内の前記ＴｏＤｏリストに記述する記述手段と、前記記述手段が、前記事項を前記ＴｏＤｏリストに記述した場合に、前記ＴｏＤｏリストに所定の事項が記述された旨のメッセージを含む電子メールを前記記述されたＴｏＤｏリストに対応する利用者のメールアドレスに送信する電子メール送信手段と、を含むことを特徴とする作業管理装置である。

後述する実施の形態では、サーバ手段１２ｅが作業管理装置の好ましい一例に相当する。

（２）また、本発明は、上記（１）記載の作業管理装置において、前記記述手段は、メッセージを１人又は２人以上の相手先に送信する手段と、前記送信する手段がメッセージを送信した場合に、前記メッセージが送信されてきた旨を前記相手先のＴｏＤｏリストに記述する手段と、を含むことを特徴とする作業管理装置である。

メッセージとしては、後述する実施の形態のように緊急メッセージが好ましいが、他のメッセージでももちろんかまわない。

（３）また、本発明は、上記（１）記載の作業管理装置において、前記記述手段は、所定の作業の実施の依頼を１人又は２人以上の相手先に送信する手段と、前記送信する手段が所定の作業の実施の依頼を送信した場合に、前記所定の作業の実施の依頼が送信されてきた旨を前記相手先のＴｏＤｏリストに記述する手段と、を含むことを特徴とする作業管理装置である。

依頼する作業はどのような作業でもよい。後述する実施の形態では、セキュリティポリシー運用の実施及び／又は判定の作業を説明しているが、他の作業ででもかまわない。

（４）また、本発明は、上記（１）記載の作業管理装置において、前記記述手段は、
問い合わせ又は質問に対する回答の依頼を１人又は２人以上の相手先に送信する手段と、前記送信する手段が問い合わせ又は質問に対する回答の依頼を送信した場合に、前記問い合わせ又は質問に対する回答の依頼が送信されてきた旨を前記相手先のＴｏＤｏリストに記述する手段と、を含むことを特徴とする作業管理装置である。

問い合わせや質問は、どのようなものでもよい。後述する実施の形態ではセキュリティポリシーに関する問い合わせに対する回答や現状分析に関する質問への回答が挙げられているが、他の質問でもよい。

（５）また、本発明は、上記（１）記載の作業管理装置において、前記電子メール送信手段は、アドレスデータを記憶する記憶手段と、前記送信先の利用者のメールアドレスを前記記憶手段内のアドレスデータから１個又は２個以上取得する手段と、を含み、前記１個又は２個以上取得したメールアドレスに対して電子メールを送信することを特徴とする作業管理装置である。

このような構成によって、複数のアドレスに送信することができ、利用者はいずれのメールアドレスでも電子メールを受信することができ便利である。

（６）また、本発明は、（１）記載の作業管理装置において、ＴｏＤｏリストを利用者に提示する提示手段、を含み、前記電子メール送信手段は、前記提示手段を利用するためのアドレスを含む電子メールを利用者に対して送信することを特徴とする作業管理装置である。

（７）また、本発明は、（１）記載の作業管理装置において、前記電子メール送信手段は、電子メールを送信する回数と、電子メールを送信する周期と、の指示に基づき、前記利用者のメールアドレスに対して、前記周期ごとに電子メールを前記回数分送信することを特徴とする作業管理装置である。

（８）また、本発明は、（７）記載の作業管理装置において、前記電子メール送信手段は、所定の作業が完了した場合は、前記電子メールの送信回数が前記回数に満たない場合であっても、前記電子メールの送信を停止することを特徴とする作業管理装置である。

Ｂ．
以下、（９）−（１６）は、上記（１）−（８）の発明をコンピュータで構成させる場合のプログラムの発明であり、その作用は、基本的に上記（１）−（８）と同様である。

（９）本発明は、コンピュータを作業管理装置として動作させるプログラムにおいて、前記コンピュータに、前記利用者が実行すべき事項が発生した場合に、この事項を記憶手段内のＴｏＤｏリストに記述する記述手順と、前記ＴｏＤｏリストに前記事項が記述された旨のメッセージを含む電子メールを前記記述されたＴｏＤｏリストに対応する利用者のメールアドレスに送信する電子メール送信手順と、を実行させることを特徴とするプログラム。

（１０）本発明は、上記（９）記載のプログラムにおいて、前記記述手順は、メッセージを１人又は２人以上の相手先に送信する手順と、前記メッセージが送信されてきた旨を前記相手先のＴｏＤｏリストに記述する手順と、を含むことを特徴とするプログラムである。

（１１）本発明は、上記（９）記載のプログラムにおいて、前記記述手順は、所定の作業の実施の依頼を１人又は２人以上の相手先に送信する手順と、前記所定の作業の実施の依頼が送信されてきた旨を前記相手先のＴｏＤｏリストに記述する手順と、を含むことを特徴とするプログラムである。

（１２）本発明は、上記（９）記載のプログラムにおいて、前記記述手順は、問い合わせ又は質問に対する回答の依頼を１人又は２人以上の相手先に送信する手順と、前記問い合わせ又は質問に対する回答の依頼が送信されてきた旨を前記相手先のＴｏＤｏリストに記述する手順と、を含むことを特徴とするプログラムである。

（１３）本発明は、上記（９）記載のプログラムにおいて、前記電子メール送信手順は、前記送信先の利用者のメールアドレスを所定の記憶手段内のアドレスデータから１個又は２個以上取得する手順、を含み、前記電子メール送信手順においては、前記１個又は２個以上取得したメールアドレスに対して電子メールを送信することを特徴とするプログラムである。

（１４）また、本発明は、上記（９）記載のプログラムにおいて、前記コンピュータに、ＴｏＤｏリストを利用者に提示する提示手順、を実行させ、前記電子メール送信手順は、前記ＴｏＤｏリストを利用者に提示するための提示手順を利用するためのアドレスを含む電子メールを利用者に対して送信する手順、を含むことを特徴とするプログラムである。

（１５）また、本発明は、上記（９）記載のプログラムにおいて、前記電子メール送信手順は、電子メールを送信する回数と、電子メールを送信する周期と、の指示に基づき、前記利用者のメールアドレスに対して、前記周期ごとに電子メールを前記回数分送信する手順、を含むことを特徴とするプログラムである。

（１６）また、本発明は、上記（１５）記載のプログラムにおいて、前記コンピュータに、さらに、所定の作業が完了した場合は、前記電子メールの送信回数が前記回数に満たない場合であっても、前記電子メールの送信を停止する電子メール送信停止手順、を実行させることを特徴とするプログラムである。

以上述べたように、本発明によれば、ＴｏＤｏリストへ新たな事項が追加された場合、メールによって、利用者にその旨が伝えられる。したがって、利用者はＴｏＤｏリストの更新を確実に知ることができ、利便性の高いＴｏＤｏリストの運用が可能となる。

以下、本発明の好適な実施の形態を図面に基づいて説明する。

図１には、本発明の好適な実施の形態に係るセキュリティポリシー運用管理システム１０の構成を示す構成ブロック図である。この図に示すように、このセキュリティポリシー運用管理システム１０は、サーバ装置１２と、端末装置１４と、を備えている。サーバ装置１２と、各端末装置１４とは、ネットワーク１６によって接続されている。

このセキュリティポリシー運用管理システムは、セキュリティポリシーの運用管理を行う際に、各利用者に対するＴｏＤｏリストを提供する機能を備えている。本実施の形態において特徴的なことは、このＴｏＤｏリストの運用技術である。以下、ＴｏＤｏリストの運用の動作を中心に詳細な説明を行う。

第１．構成
１．サーバ装置
サーバ装置１２は、セキュリティポリシーの運用・管理を行うサーバである。このサーバ装置１２は、セキュリティポリシーに関し、利用者の各端末装置１４にその利用者が実行すべき事項を記載したＴｏＤｏリストを配信する。各利用者は、この内容に基づきセキュリティポリシーを遵守した業務活動を実行することができる。

なお、本実施の形態において「配信」とは、サーバ装置１２にアクセスし、内容を閲覧可能な状態におくことも含む意味である。典型的には、後述するようにいわゆるＷｅｂサーバを構成させることによって、所定の内容を各端末装置１４からＷｅｂブラウザを用いて閲覧可能な状態にすることを含むものである。

サーバ装置１２の構成が図２に示されている。この図２においては、サーバ装置１２は、コンピュータから構成されている。図２に示すようにこのサーバ装置１２は、具体的には、ＴｏＤｏリストを記憶する記憶手段１２ａと、ＴｏＤｏリストを配信するＷｅｂサーバ手段１２ｅと、ネットワーク１６を介してＴｏＤｏリストなどのデータを送受信する送受信手段１２ｂと、ＴｏＤｏリストの内容を記述する記述手段１２ｄと、を備えている。

１．１ 記憶手段
記憶手段１２ａは、ハードディスク等の記憶装置である。半導体記憶装置や、光学的各種ディスク装置等を用いることも好ましい。この記憶手段１２ａには、各利用者毎にＴｏＤｏリストが格納されている。

このＴｏＤｏリストの内容の概念図が図３に示されている。この図に示すように、ＴｏＤｏリストは、利用者が実行すべき事項を並べたリストである。本実施の形態においては、以下の４種の項目がＴｏＤｏリスト内に加えられる。

（１）緊急メッセージ
（２）セキュリティポリシー運用の実施及び／又は判定
（３）問い合わせに対する回答
（４）現状分析の質問への回答。

１．１．１ 緊急メッセージ
緊急メッセージは、ある特定の利用者（群）に対して、緊急のメッセージを送るものである。このような緊急メッセージは、電子メールより即時性を有する手段を用いて実現されている。例えば、一般的には「メッセンジャー」と呼ばれる場合がある。

従来から、このような緊急メッセージは、緊急メッセージを送るための各種手段によって提供されている。本実施の形態においても基本的には従来の技術と同様の手段をそのまま用いて緊急メッセージを送信している。

本実施の形態における緊急メッセージは、例えば、プログラムに所定のパッチを当てる場合等の緊急メッセージの送信に用いられる。

特に、本実施の形態においては、緊急メッセージに所定のＵＲＬやファイルをアタッチすることができる。このＵＲＬは、例えば、上記のパッチを取得するためのサイトのＵＲＬであることが好ましい。利用者はそのＵＲＬで示されるサイトにアクセスすることによって、容易にパッチを入手することができる。

また、上記アタッチされたファイルは、パッチその物を添付するのに用いる等が好適である。

さらに、本実施の形態における緊急メッセージは、返信ができるという特徴を有している。これは、例えば、何らかの作業の依頼に対して「作業完了しました」等の返信ができることを意味する。さらに、この返信は、元の緊急メッセージを送信した送信者側において集計することが可能である。この結果、何％の人が「作業完了しました」の返信を送ってきたのかを知ることができ、作業の管理が行いやすくなる。さらに、この返信の履歴（ログ）を保存することができる。この結果、ログを見ることによって、作業の進捗状況を把握することが可能である。

なお、本実施の形態において特徴的なことは、この緊急メッセージを送るプログラムが、緊急メッセージを送る際に、その宛先のＴｏＤｏリストの中に、緊急メッセージを送信した旨を記述することである。例えば、宛先がＡ氏である場合に、そのＡ氏のＴｏＤｏリストに追加された記述の例が、図３に示されている。

１．１．２ セキュリティポリシー運用の実施及び／又は判定
（ａ）実施
本実施の形態におけるセキュリティポリシー運用管理システム１０は、セキュリティポリシーに関する運用の実施を管理している。例えば、各利用者が実施すべき事項を１行リスト群にして各利用者に配信し、情報セキュリティに関し、日々実施しなければならないことに関し、注意を喚起し、実施を促す機能を有している。

本実施の形態において特徴的なことは、この１行リストを配信する手段が、１行リストを配信した際に、その配信先のＴｏＤｏリストの中に、１行リストを配信した旨を記述することである。例えば、宛先がＢ氏である場合に、そのＢ氏のＴｏＤｏリストに追加された記述の例が、図３に示されている。

（ｂ）判定
さらに、本実施の形態におけるセキュリティポリシー運用管理システム１０は、上記１行リスト群に対する各利用者の回答（実施状況）に基づき、セキュリティポリシーの運用状況の判定を行う機能を備えている。

本実施の形態において特徴的なことは、この運用チェック結果（各利用者の回答）群が得られた場合、それらに対する判定を、判定者に対して依頼することができる点である。この依頼が生じた場合には、その判定者のＴｏＤｏリストの中に、判定の依頼があった旨を記述される。例えば、宛先がＣ氏である場合に、そのＢ氏のＴｏＤｏリストに追加された記述の例が、図３に示されている。

図３に示すように、本実施の形態におけるＴｏＤｏリストにおいては、誰に対してメッセージが送られているかが明示される。例えば図３のＢ氏Ｃ氏の場合は、（営業部）と記述され、このメッセージが営業部に対して送信されていることが一目で把握できる。

１．１．３ 現状分析の質問への回答
本実施の形態におけるセキュリティポリシー運用管理システム１０は、セキュリティポリシーに関する現状分析を行う機能を有しており、各利用者に現状分析に関する質問が送信される。

本セキュリティポリシー運用管理システム１０は、サーバ装置１２がＷｅｂサーバとして機能し、各端末装置がこのＷｅｂサーバであるサーバ装置１２にアクセスすることによって各種サービスを提供している。

上で述べた現状分析の質問に対する回答も、Ｗｅｂページ上で質問を表示すると共に、適宜回答を入力する画面を設け、各利用者はこの回答を入力する画面で、回答を入力するのである。Ｗｅｂの画面上で回答を入力する仕組みは、従来からよく知られているのでその従来の仕組みを、基本的には、そのまま利用すればよい。

このような質問を行い、回答を取得する手段は、従来からよく知られており、プログラムと、そのプログラムを実行するＣＰＵと、から一般的に構成される。このような手段は、請求の範囲における記述手段の一例に相当する。

本実施の形態において特徴的なことは、このような質問を行い回答を取得する手段が回答を利用者から受信した際に、その旨が、その質問先のＴｏＤｏリストの中に、記述することである。例えば、宛先がＤ氏である場合に、そのＤ氏のＴｏＤｏリストに追加された記述の例が、図３に示されている。

特に、本実施の形態では、図３に示すように、回答期限が記述されているので、回答者は何時までに返答しなければならないかを容易に把握することが可能である。

また、記憶手段１２ａ中には、本実施の形態におけるＷｅｂサーバ手段１２ｅや、記述手段１２ｄを構成するプログラムも格納されている。また、記憶手段１２ａは、セキュリティポリシーの運用状況や判定結果等を格納する記憶手段としても用いることが好ましい。

１．２ 送受信手段
送受信手段１２ｂは、ネットワーク１６との間で通信を行う手段である。具体的には、ネットワーク１６とのインターフェースと、そのドライバープログラム、各種プロトコルを実現するプロトコルスタック等のプログラムと、これらのプログラムを実行するコンピュータ、このコンピュータが利用するメモリ等から構成される。このような送受信手段１２ｂは従来から知られているものであるので、当業者であれば容易に実施可能である。なお、これらプログラムは、記憶手段１２ａに記憶しておくことが好ましい。

１．３ 記述手段
記述手段１２ｄは、ＴｏＤｏリストに項目を記述する手段である。本実施の形態では、ＴｏＤｏリストに記述すべき事項を発生させた手段が、それぞれの内容の概要（タイトル・題名的なもの）をＴｏＤｏリストに書き込んでいくので、これらを総称して記述手段１２ｄと呼んでいる。

すなわち、記述手段１２ｄは、例えば、上記 （１）緊急メッセージを送る手段、（２）セキュリティポリシー運用の実施を促す手段、又は判定を依頼する手段、（３）現状分析の質問への回答を得るために質問を送信する手段、等の総称である。

この記述手段１２ｄは、上述したような動作をコンピュータに実行させるプログラムと、このプログラムを実行するコンピュータ（ＣＰＵ）とから構成されている。

これら記述手段１２ｄのように、ＴｏＤｏリストに記述すべき何らかの事象が生じた場合にその事象の処理と共にＴｏＤｏリストにその内容を記述する動作は、従来からＴｏＤｏリストにおいて行われてきたことであるので、当業者であれば容易に実施することができる。

本実施の形態において特徴的なことは、後述するように、ＴｏＤｏリストへの記述が行われた場合に、その旨が電子メールによって利用者に通知されることである。これによって、利用者はＴｏＤｏリストの更新を、電子メールによって知ることができるので、ＴｏＤｏリストの内容を確認するためにわざわざＴｏＤｏリストを閲覧する必要がなくなる。

１．４ Ｗｅｂサーバ手段
Ｗｅｂサーバ手段１２ｅは、ＴｏＤｏリストの内容をＨＴＭＬ形式等で各端末装置１４に送信する。この手段の構成は、一般的なＷｅｂサーバと基本的に同様である。

本実施の形態においては、セキュリティポリシー運用管理システム１０を利用する利用者は各端末装置１４からＷｅｂサーバ１２ｅにアクセスする。このアクセスには、各端末装置１４にインストールされているいわゆるＷｅｂブラウザ装置から行う。Ｗｅｂブラウザ装置は種々のものが世の中で知られているので、一般的なものをそのまま使用すればよい。例えば、マイクロソフト社のインターネットエクスプローラ等が知られており、このプログラムをコンピュータにインストールし、端末装置１４を構成することが好ましい。

各利用者は、端末装置１４からＷｅｂサーバ１２ｅにアクセスし、自己のＩＤやパスワード等で認証を受けた後、本セキュリティポリシー運用管理システム１０の画面を見ることができる。本実施の形態におけるＷｅｂサーバ１２ｅは、このセキュリティポリシー運用管理システム１０の画面上で、ＴｏＤｏリストを表示するのである。この際、上記ＩＤ等から利用者を識別し、各利用者のＴｏＤｏリストを記憶手段１２ｅから取り出して対応する端末装置１４に送信する。対応する端末装置１４においては、Ｗｅｂブラウザが、送られてきたＴｏＤｏリストを表示する。このＴｏＤｏリストには、上述したように、緊急メッセージの有無等が記述されており、利用者は実行しなければならない事項を容易に知ることが可能である。

１．５ 電子メール送信手段
電子メール送信手段１２ｃは、記憶手段１２ａ内のＴｏＤｏリストの内容を監視している。そして、追加事項があった場合（新たな事項が記述された場合）には、この電子メール送信手段１２ｃは、所定のメッセージを含む電子メールを、追加事項があったＴｏＤｏリストに対応する利用者に対して送信するのである。送信は、送受信手段１２ｂを介して実行する。

本実施の形態において特徴的なことは、この電子メール送信手段１２ｃによって、利用者がＴｏＤｏリストに追加があったことを電子メールによって知ることができることである。このような構成によって、利用者は、いちいちセキュリティポリシー運用管理システム１０を利用するために、Ｗｅｂサーバ手段１２ｅに対してアクセスし、ＴｏＤｏリストの内容を閲覧し、追加がないかどうか確認するという作業をしなくても済むのである。

この結果、本実施の形態によれば、利用者の作業効率を向上させることが可能である。

電子メール送信手段１２ｃは、このような動作をコンピュータに実行させるプログラムと、このプログラムを実行するコンピュータ（ＣＰＵ）とから構成される。

ＴｏＤｏリストの内容に追加があったか否かは、一般的なコンピュータの場合、記憶手段１２ａに記憶されているＴｏＤｏリストの内容を確認すれば知ることができる。また、電子メールを送信する動作は、従来の電子メールを送信する動作である。したがって、当業者であれば、この電子メール送信手段１２ｃを実施することは容易である。

また、この電子メール送信手段１２ｃは、ＴｏＤｏリストの内容に基づき、送信する電子メールの内容を決定する。具体的には、本実施の形態では以下の通りである。

（１）緊急メッセージの場合は、以下のような文章の電子メールを送信する。

「緊急メッセージのメール内容・・・開始」
件名：M@gicPolicy QUICK からのご案内（緊急メッセージ）
本文：------------------------------------------------------------
M@gicPolicy QUICK において、下記の内容が設定されています。

以下の緊急メッセージが到着しています。
セキュリティ勧告 2005.09.15発行の MS セキュリティ パッチについて
(設定者：安森 豊（システム担当）[経営企画部情報システム課] )

下記の URL にアクセスし、ToDo を確認して下さい。

http://localhost/MpQUI/LoginUI.aspx

※このメールは送信専用のメールアドレスより送信されておりますので本メールに対する返信はご遠慮下さい。

以上
------------------------------------------------------------------
「緊急メッセージのメール内容・・・終了」

このように、本実施の形態では、メールにＴｏＤｏリストにアクセスするためのＵＲＬが含まれているので、上記ＵＲＬを用いて、容易にＴｏＤｏリストにアクセスすることができる。一般には、上記ＵＲＬにハイパーリンクを設定することが好ましく、利用者は上記ＵＲＬを表す文字をクリックだけで、ＴｏＤｏリストを管理するツールのサイトを閲覧することができる。一般には、このサイトで、パスワードやＩＤを入力することによって、ＴｏＤｏリストの閲覧が許可され、利用者はその内容を確認することができる。

（２）また、セキュリティポリシー運用の運用チェック項目の実施を促す場合、以下のような文章の電子メールを送信する。

「運用チェック項目の実施のメール内容・・・開始」
件名：M@gicPolicy QUICK からのご案内（運用チェック項目の実施）
本文：------------------------------------------------------------
M@gicPolicy QUICK において、下記の内容が設定されています。

以下の運用チェック項目を実施してください。
個人情報保護方針 (営業部)--詳細
(設定者：経田 育夫（部長）[営業部] 表示期間：2005/09/15〜)

下記の URL にアクセスし、ToDo を確認して下さい。

http://localhost/MpQUI/LoginUI.aspx

※このメールは送信専用のメールアドレスより送信されておりますので本メールに対する返信はご遠慮下さい。

以上
------------------------------------------------------------------
「運用チェック項目の実施のメール内容・・・終了」

このように、本実施の形態では、メールにＴｏＤｏリストにアクセスするためのＵＲＬが含まれているので、上記ＵＲＬを用いて、容易にＴｏＤｏリストにアクセスすることができる。一般には、上記ＵＲＬにハイパーリンクを設定することが好ましく、利用者は上記ＵＲＬを表す文字をクリックするだけで、ＴｏＤｏリストを管理するツールのサイトを閲覧することができる。一般には、このサイトで、パスワードやＩＤを入力することによって、ＴｏＤｏリストの閲覧が許可され、利用者はその内容を確認することができる。

また、本実施の形態では、運用チェック項目の実施を送信する場合、部署名が記述されている。

（３）また、上記運用チェック項目の回答結果に基づき判定を依頼する場合は、以下のような文章の電子メールを送信する。

「運用チェック結果の判定のメール内容・・・開始」
件名：M@gicPolicy QUICK からのご案内（運用チェック結果の判定）
本文：------------------------------------------------------------
M@gicPolicy QUICK において、下記の内容が設定されています。

以下の運用チェック結果をまとめ、判定をしてください。
個人情報保護方針 (営業部)
(設定者：経田 育夫（部長）[営業部] 表示期間：2005/09/15〜)

下記の URL にアクセスし、ToDo を確認して下さい。

http://localhost/MpQUI/LoginUI.aspx

※このメールは送信専用のメールアドレスより送信されておりますので本メールに対する返信はご遠慮下さい。

以上
------------------------------------------------------------------
「運用チェック結果の判定のメール内容・・・終了」

このように、本実施の形態では、メールにＴｏＤｏリストにアクセスするためのＵＲＬが含まれているので、上記ＵＲＬを用いて、容易にＴｏＤｏリストにアクセスすることができる。一般には、上記ＵＲＬにハイパーリンクを設定することが好ましく、利用者は上記ＵＲＬを表す文字をクリックだけで、ＴｏＤｏリストを管理するツールのサイトを閲覧することができる。一般には、このサイトで、パスワードやＩＤを入力することによって、ＴｏＤｏリストの閲覧が許可され、利用者はその内容を確認することができる。また、本実施の形態では、表示期間も記述されており、便利である。

（４）また、現状分析の質問への回答の場合は、以下のような文章の電子メールを送信する。

「現状分析の質問への回答のメール内容・・・開始」
件名：M@gicPolicy QUICK からのご案内（現状分析の質問への回答）
本文：------------------------------------------------------------
M@gicPolicy QUICK において、下記の内容が設定されています。

以下の現状分析の質問に回答してください。
個人情報の特定
(設定者：安森 豊（システム担当）[経営企画部情報システム課] 表示期間：2005/09/15〜2005/09/30)

下記の URL にアクセスし、ToDo を確認して下さい。

http://localhost/MpQUI/LoginUI.aspx

※このメールは送信専用のメールアドレスより送信されておりますので本メールに対する返信はご遠慮下さい。

以上
------------------------------------------------------------------
「現状分析の質問への回答のメール内容・・・終了」

このように、本実施の形態では、メールにＴｏＤｏリストにアクセスするためのＵＲＬが含まれており、便利である。また、本実施の形態では、表示期間や、設定者の氏名等も記述されており、期限を知ることができ、また質問の宛先等を知ることもでき、利用者は利便性に富むサービスを利用することができる。

このように、本実施の形態においては、ＴｏＤｏリストに追加された内容に基づいた文章を含む電子メールが利用者に送信されるので、利用者は、電子メールの文章からＴｏＤｏリストに追加された内容を知ることができ、より利便性が向上する。

第２．動作
上述したような構成の下、本実施の形態においては、以下のような動作をすることによって利用者は、ＴｏＤｏリストに追加された内容を知ることが可能である。

（１）まず、いずれかの利用者（例えばＡ氏）が他の利用者（例えばＢ氏）に緊急メッセージを送信する場合を説明する。この場合、Ａ氏は、Ｗｅｂサーバ手段１２ｅにアクセスし、所定のＩＤやパスワードを用いて認証を受ける。認証が成功すれば、Ａ氏は本セキュリティポリシー運用管理システム１０を利用することができるようになり、所定の各種の画面を閲覧・利用することが可能となる。これらの画面はＷｅｂサーバ手段１２ｅが提供し、Ａ氏は自己の端末装置１４から所定のブラウザ装置を用いてこの画面を見るのである。

Ａ氏は、緊急メッセージの画面を開き、画面上で緊急のメッセージを入力することよって緊急メッセージをＢ氏に送信する。この送信は、Ｂ氏向けの緊急メッセージとして記憶手段１２ａ中に保管され、Ｂ氏が緊急メッセージを読む動作を行った際に、Ｗｅｂサーバ手段１２ｅがこの緊急メッセージをＢ氏に提示する。本実施の形態における送信は、このような動作である。

（２）この緊急メッセージを送信する手段は、緊急メッセージを上記のように送信すると共に、「緊急メッセージがあります」というメッセージをＴｏＤｏリストに追加する。これによって、Ｂ氏は、ＴｏＤｏリストを見れば、自分が何をすればよいのか容易に知ることができる。

（３）さらに、本実施の形態において特徴的なことは、電子メール送信手段１２ｃが、ＴｏＤｏリストに「緊急メッセージがあります」というメッセージが追加されたことを検知し、これを電子メールでＢ氏に送信することである。

本実施の形態において特徴的なことは、この電子メールにＴｏＤｏリストにアクセスするためのＵＲＬが記述されていることである。利用者は、このＵＲＬを利用してＴｏＤｏリストを管理するツールにログインするためのログイン画面を閲覧することができる。

このログイン画面で所定のパスワードやＩＤを入力することによって、利用者はそのツールにアクセスすることが可能となる。

（４）このような動作によって、Ｂ氏は、電子メールを見るだけでＴｏＤｏリストに追加事項があることを知ることができる。すなわち、Ｂ氏は、Ｗｅｂサーバ手段１２ｅにアクセスし、セキュリティポリシー運用管理システム１０を利用しなくても、ＴｏＤｏリストに追加事項があることを知ることができるのである。さらに、その電子メールの文章が「緊急メッセージがＴｏＤｏリストに掲載されています」という文章であるので、特に緊急メッセージがあるということをＢ氏は容易に知ることが可能である。

（５）電子メールは、今日、日常の業務の中でも一般的な日常的なツールとして幅広く利用されている。そのため、電子メールによれば、Ｂ氏は速やかにＴｏＤｏリストに追加事項があることを知ることができる。

（６）なお、Ｂ氏のメールアドレスは、記憶手段１２ａ内のアドレスデータに格納されており、電子メール送信手段１２ｃはこのアドレスデータから、Ｂ氏のアドレスを検索して取得する。このアドレスはどのようなものでもよいし、携帯電話や携帯情報端末で利用可能なメールアドレスでもよいし、複数のアドレスを上記アドレスデータに登録しておくことも好ましい。

例えば、Ｂ氏は、会社内のメールアドレスを上記アドレスデータに登録すると共に、自分の持つ携帯電話のメールアドレスを登録しておくことも好ましい。このように構成すれば、電子メール送信手段１２ｃは会社内のメールアドレスと共に、Ｂ氏の携帯電話にも同様に「緊急メッセージがＴｏＤｏリストに掲載されています」という電子メールを送信することができる。その結果、Ｂ氏は、社外にいる場合でもＴｏＤｏリストに追加事項があることを知ることができるので、より利便性が向上する。

第３．メールスヌーズ機能
また、これまで述べた例では、ＴｏＤｏリストに挙げられた事項を、電子メールによって各利用者に通知する。しかし、単に１度電子メールを通知するだけでは、各利用者のＴｏＤｏリストに従って作業を促すには不十分な場合もある。電子メールによる通知を受けた後で当該ソフトにアクセスしてＴｏＤｏリストに示されている事項を実行しようとしたが、時間の経過とともに失念してしまう場合があることが経験上よく知られている。「多忙で、ついツールにログインしてＴｏＤｏリストを確認するのを忘れてしまった。」「所定のアクションを取るのを忘れてしまった。」ということは、珍しいことではないかもしれない。

そこで、電子メールを送信した者、（例えば、運用チェック項目の実施（項目の各質問に対する回答を依頼した者）が、メール送信手段１２ｃに対して、電子メールによる通知を一定間隔で行うように指示できれば便利である。いわば、目覚まし時計のベルが、設定時間後も、スイッチをＯＦＦにしない限り一定間隔で鳴り、寝過ごしを防止する機能に類似した機能である。本特許では、これをメールスヌーズ機能と呼ぶ。

（１）以上のことを実現するために、ＴｏＤｏリストの配信を各人に立てる際に、「電子メールを配信するオプション」を選択するための画面が表示される。この画面で以下のようなパラメータを設定することができる。

（Ｉ）ＴｏＤｏアクションが配信した利用者において完了されていない場合、定期的にメールを配信する回数ｎを設定する。このｎは、１回以上何回でもよい。一般には１０回程度まで選択できるようにすることが好ましい。

（ＩＩ）上の（Ｉ）で２回以上を選択した場合には、その配信の間隔ｎ１を設定する。ｎ１は、１〜３０日、１週間〜４週間、１ヶ月、３ヶ月などのように設定することができる。

このようなパラメータｎ、ｎ１は、上述した各記述手段が入力し、電子メール送信手段１２ｃに供給する構成とすることが好ましい。

例えば、運用チェック項目の実施を依頼する者は、例えば、その依頼の画面で、上記のパラメータを入力することが好適である。このようにして入力したパラメータは、電子メール送信手段１２ｃに転送され、電子メール配信手段１８が保持する。そして、電子メール送信手段１２ｃは、このパラメータで指示された回数、周期に従って電子メールを送信するのである。

（２）なお、実施が完了した場合、その完了したという事実は、各記述手段が把握している。例えば、運用チェック項目の回答を受信した手段は、当然、運用チェックが完了したという事実を知っている。また、上述したように、「作業完了しました」というメッセージを受け取る場合もある。これらによって、作業が完了したことを知ることができる。

そこで、作業完了を知った各記述手段が、電子メール送信手段１２ｃに対して、パラメータの解除をし、送信を停止させる。この結果、電子メール送信手段１２ｃは、作業が完了した後は、電子メールの送信を停止することができる。

第４．まとめ及び変形例
本実施の形態によれば、ＴｏＤｏリストへ追加事項があった場合に、その旨がそのＴｏＤｏリストに対応する利用者に電子メールで通知されるので、利用者はＴｏＤｏリストを見なくても、追加されたことを知ることができ、利便性が向上する。

また、所定のパラメータを設定することによって、電子メールを複数回送信することができるので、作業の実行をより確実に各利用者に促すことができる。

上述した例では、ＴｏＤｏリストに記述される例を４種類挙げたが、本発明はこれに限られるものではなく、従来からＴｏＤｏリストに記述されてきた事項であればどのようなものでもかまわない。

本発明において特徴的なことは何らかの事項がＴｏＤｏリストに追加された場合にその旨が電子メールで送信されることによって、利用者がその追加された事実を容易に知ることができる点である。

本実施の形態のセキュリティポリシー運用管理システムの構成ブロック図である。 本実施の形態のサーバ装置の構成を表す構成ブロック図である。 ＴｏＤｏリストの内容の概念図である。

符号の説明

１０ セキュリティポリシー運用管理システム
１２ サーバ装置
１２ａ 記憶手段
１２ｂ 送受信手段
１２ｃ 電子メール送信手段
１２ｄ 記述手段
１２ｅ Ｗｅｂサーバ手段
１４ 端末装置
１６ ネットワーク

Claims (16)

1. 利用者が実行すべき事項を記述したＴｏＤｏリストを記憶する記憶手段と、
   前記利用者が実行すべき事項が発生した場合に、この事項を前記記憶手段内の前記ＴｏＤｏリストに記述する記述手段と、
   前記記述手段が、前記事項を前記ＴｏＤｏリストに記述した場合に、前記ＴｏＤｏリストに所定の事項が記述された旨のメッセージを含む電子メールを前記記述されたＴｏＤｏリストに対応する利用者のメールアドレスに送信する電子メール送信手段と、
   を含むことを特徴とする作業管理装置。
2. 請求項１記載の作業管理装置において、
   前記記述手段は、
   メッセージを１人又は２人以上の相手先に送信する手段と、
   前記送信する手段がメッセージを送信した場合に、前記メッセージが送信されてきた旨を前記相手先のＴｏＤｏリストに記述する手段と、
   を含むことを特徴とする作業管理装置。
3. 請求項１記載の作業管理装置において、
   前記記述手段は、
   所定の作業の実施の依頼を１人又は２人以上の相手先に送信する手段と、
   前記送信する手段が所定の作業の実施の依頼を送信した場合に、前記所定の作業の実施の依頼が送信されてきた旨を前記相手先のＴｏＤｏリストに記述する手段と、
   を含むことを特徴とする作業管理装置。
4. 請求項１記載の作業管理装置において、
   前記記述手段は、
   問い合わせ又は質問に対する回答の依頼を１人又は２人以上の相手先に送信する手段と、
   前記送信する手段が問い合わせ又は質問に対する回答の依頼を送信した場合に、前記問い合わせ又は質問に対する回答の依頼が送信されてきた旨を前記相手先のＴｏＤｏリストに記述する手段と、
   を含むことを特徴とする作業管理装置。
5. 請求項１記載の作業管理装置において、
   前記電子メール送信手段は、
   アドレスデータを記憶する記憶手段と、
   前記送信先の利用者のメールアドレスを前記記憶手段内のアドレスデータから１個又は２個以上取得する手段と、
   を含み、前記１個又は２個以上取得したメールアドレスに対して電子メールを送信することを特徴とする作業管理装置。
6. ｎｅｗ
   請求項１記載の作業管理装置において、
   ＴｏＤｏリストを利用者に提示する提示手段、
   を含み、
   前記電子メール送信手段は、
   前記提示手段を利用するためのアドレスを含む電子メールを利用者に対して送信することを特徴とする作業管理装置。
7. 請求項１記載の作業管理装置において、
   前記電子メール送信手段は、
   電子メールを送信する回数と、電子メールを送信する周期と、の指示に基づき、前記利用者のメールアドレスに対して、前記周期ごとに電子メールを前記回数分送信することを特徴とする作業管理装置。
8. 請求項７記載の作業管理装置において、
   前記電子メール送信手段は、
   所定の作業が完了した場合は、前記電子メールの送信回数が前記回数に満たない場合であっても、前記電子メールの送信を停止することを特徴とする作業管理装置。
9. コンピュータを作業管理装置として動作させるプログラムにおいて、前記コンピュータに、
   前記利用者が実行すべき事項が発生した場合に、この事項を記憶手段内のＴｏＤｏリストに記述する記述手順と、
   前記ＴｏＤｏリストに前記事項が記述された旨のメッセージを含む電子メールを前記記述されたＴｏＤｏリストに対応する利用者のメールアドレスに送信する電子メール送信手順と、
   を実行させることを特徴とする作業管理装置。
10. 請求項９記載のプログラムにおいて、
    前記記述手順は、
    メッセージを１人又は２人以上の相手先に送信する手順と、
    前記メッセージが送信されてきた旨を前記相手先のＴｏＤｏリストに記述する手順と、
    を含むことを特徴とするプログラム。
11. 請求項９記載のプログラムにおいて、
    前記記述手順は、
    所定の作業の実施の依頼を１人又は２人以上の相手先に送信する手順と、
    前記所定の作業の実施の依頼が送信されてきた旨を前記相手先のＴｏＤｏリストに記述する手順と、
    を含むことを特徴とするプログラム。
12. 請求項９記載のプログラムにおいて、
    前記記述手順は、
    問い合わせ又は質問に対する回答の依頼を１人又は２人以上の相手先に送信する手順と、
    前記問い合わせ又は質問に対する回答の依頼が送信されてきた旨を前記相手先のＴｏＤｏリストに記述する手順と、
    を含むことを特徴とするプログラム。
13. 請求項９記載のプログラムにおいて、
    前記電子メール送信手順は、
    前記送信先の利用者のメールアドレスを所定の記憶手段内のアドレスデータから１個又は２個以上取得する手順、
    を含み、前記電子メール送信手順においては、前記１個又は２個以上取得したメールアドレスに対して電子メールを送信することを特徴とするプログラム。
14. 請求項９記載のプログラムにおいて、前記コンピュータに、
    ＴｏＤｏリストを利用者に提示する提示手順、
    を実行させ、
    前記電子メール送信手順は、
    前記前記ＴｏＤｏリストを利用者に提示するための提示手順を利用するためのアドレスを含む電子メールを利用者に対して送信する手順、
    を含むことを特徴とするプログラム。
15. 請求項９記載のプログラムにおいて、
    前記電子メール送信手順は、
    電子メールを送信する回数と、電子メールを送信する周期と、の指示に基づき、前記利用者のメールアドレスに対して、前記周期ごとに電子メールを前記回数分送信する手順、
    を含むことを特徴とするプログラム。
16. 請求項１５記載のプログラムにおいて、前記コンピュータに、さらに、
    所定の作業が完了した場合は、前記電子メールの送信回数が前記回数に満たない場合であっても、前記電子メールの送信を停止する電子メール送信停止手順、
    を実行させることを特徴とするプログラム。
    

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