以下、図面を参照して本発明の実施形態について詳細に説明する。
<画像形成装置の構成>
図1は、本発明に係るレポート情報通知機能を備えた画像形成装置の一例を示す概略図である。この画像形成装置1は、たとえば複写機能、ページプリンタ機能、およびファクシミリ送受信機能を備えたいわゆる複合機(マルチファンクション機)で、デジタルプリント装置として構成されている。
画像形成装置1は、大まかに、原稿を読み取る画像読取部10、所定の画像処理を行なう画像処理部20、画像処理部20による処理済の画像データに基づいて可視画像を所定の記録媒体に形成して出力する画像出力部30、および複数(たとえばA4,B4,A3の各サイズや、裏面紙や色紙など;図では3つ)の給紙トレイ82の内の何れかから記録媒体としての印刷用紙を画像出力部30に搬送する給紙部80を備える。画像処理部20は、画像読取部10と画像出力部30との境界部分に配された処理基板38上に設けられている。
画像読取装置10は、プラテンカバーの機能も備え、原稿を図示しない読取台(プラテンガラス)上の読取位置まで搬送し排紙する循環機能のないドキュメントフィーダ(ADF(自動原稿搬送)装置)12と、装置使用のためのガイダンス情報や所定の情報処理結果や管理情報などを表示する操作パネル部15aやオペレータからの装置に対する種々の指示入力を受け付けるための操作キー部15bを有するユーザインタフェース部15とを有している。なお、操作パネル部15aや操作キー部15bに代えて、あるいはこれらとともに使用される大型ユーザインタフェースあるいはメンテナンス画面を備えたユーザインタフェース装置16を設けてもよい。
ここで、本実施形態の画像形成装置1におけるユーザインタフェース機能としては、ガイダンス情報や処理内容などを表示し、また処理結果や管理レポートなどのレポート情報の表示や印刷を行なうレポート情報通知機能を備えている。
こなお、レポート情報となり得る情報としては、たとえば、FAX受信文書などの出力対象の受信時刻、送信元などの属性情報と、エラー発生、電源断、それらの発生時刻などの情報などがある。また、それらの中には、たとえば電話番号や電子メールアドレスなどのような個人情報に関わり、無制限に通知を許可することが好ましくない、秘匿すべき情報もある。
また画像形成装置1は、接続ケーブル90を介してネットワークに接続可能になっている。たとえば、図示しない画像入力端末から、接続ケーブル90を介して、ページ記述言語(PDL:Page Description Language )で記載された印刷データを受け取る。あるいは一般加入電話網(PSTN:Public Switched Telephone Network )を介してFAX装置などの画像入力端末に接続される。なお、一般加入電話網PSTNに代えて、ISDN(Integrated Switched Digital Network )またはインターネットを含む他の通信媒体を利用してファクシミリをやり取りするようにしてもよい。画像読取部10と画像出力部30と図示しない通信処理部とでファックス送受信手段が構成される。
このような構成により、画像形成装置1は、前述のように、画像読取部10にて読み取った画像の印刷機能すなわち複写機能に限らず、接続ケーブル90を介してパソコンなどの画像入力端末から取得した文書データや画像ファイルなどに基づいて画像を印刷するいわゆるプリント機能や、電話回線および接続ケーブル90を介して受信したFAXデータに基づいて印刷出力するFAX機能も備えるようになる。
また、図示しない通信処理部を利用することで、電子メール送受信手段を構成することもできる。また、電子メールなどで受信した文字情報やユーザインタフェース部15を介して入力された文字情報を、画像出力部30を利用して印刷する手段を構成することもできる。
画像読取部10は、画像入力端末の機能を備えており、たとえばCCD固体撮像素子の全幅アレイを使用して、読取位置へ送られた原稿に光を照射することで、原稿上の画像を読み取り、この読み取った画像を表す赤、緑、青のアナログビデオ信号をデジタル信号へ変換し、画像処理部20へ送る。
このようにして、読取りが完了すると、画像処理部20は、画像読取部10からの赤、緑、青の画像データR,G,Bに基づいて、ブラック(K)、イエロー(Y)、マゼンタ(M)、シアン(C)のオンオフ2値化トナー信号を得、各トナー信号を画像出力部30に出力する。
画像出力部30は、画像形成ユニット32と、両面複写ユニット34と、排紙ユニット36と、1枚もしくは複数枚(図は複数枚で例示)の処理基板38とを含む。画像形成ユニット32は、画像読取装置10にて得られた画像信号により表される画像を、電子写真式、感熱式、熱転写式、インクジェット式、あるいは同様な従来の画像形成処理を利用して、普通紙や感熱紙上に可視画像を形成する(印刷する)すなわち複写する。このため、画像形成ユニット32は、たとえば画像形成装置1をデジタル印刷システムとして稼働させるためのラスタ出力スキャン(ROS)ベースのプリントエンジンを備える。
処理基板38には、画像出力部30用の処理部(特に画像処理部)だけでなく、画像処理部20や画像形成装置1全体の種々の処理をするための回路が搭載される。たとえば、画像形成装置1内に構築された資源であるドキュメントフィーダ12、操作パネル部15a、画像読取部10の図示しない画像読取ユニット(スキャナ部)、画像形成ユニット32、両面複写ユニット34、排紙ユニット36、あるいは給紙トレイ82など制御する回路が搭載される。この処理基板38には、半導体製の記憶媒体が搭載され、たとえば、複写アプリケーション、プリンタアプリケーション、ファクシミリ(FAX)アプリケーション、あるいは他のアプリケーション用の処理プログラムが格納される。
たとえば、画像読取装置10は、画像入力端末の機能を備えており、たとえばCCD固体撮像素子の全幅アレイを使用して、読取位置へ送られた原稿に光を照射することで、原稿上の画像を読み取り、この読み取った画像を表すアナログビデオ信号をデジタル信号へ変換し、画像処理部20へ送る。この画像読取装置10の読み取りに同期して、用紙が複数(A4,B4,A3)の給紙トレイ82の内の何れかから画像出力部30へ給紙されると、画像出力部30の画像形成ユニット32は、その用紙の一方の面に、画像処理部20から送られたK,Y,M,Cのトナー信号に基づいて可視画像を形成する。
両面複写ユニット34は、一方の面に画像が形成された用紙を裏返し、再び画像形成ユニット32にその用紙を給紙する。これにより、画像読取装置10が読み取った画像が用紙の他方の面に形成され、両面複写が完了される。画像形成ユニット32から排出される用紙あるいは両面複写済み用紙は、排紙ユニット36により、ページ順に連続的に、あるいは1ページごとにソートされる。
<画像形成装置の機能ブロック図>
図2は、上記構成の画像形成装置1における画像形成出力機能とレポート情報通知機能に関わる機能ブロック図である。図示するように、画像形成装置1は、先ず、装置を使用するユーザとのインタフェース機能をなすユーザインタフェース部15と、画像形成出力機能を実施する画像形成ユニット32を具備した画像出力部30とを備えている。
また、画像形成装置1は、装置の動作を管理する動作管理部130と、動作管理部130の制御の元で当該画像形成装置1の動作状態を切り替える設定切替部140とを備えている。
また、画像形成装置1は、レポート情報として通知対象となり得る情報について通知可否の設定情報を保持する通知可否設定情報登録部310と、ジョブ履歴・送受信に関する通信履歴・送信先を登録した宛先一覧表・システムの設定状態の一覧表などのシステム履歴や設定・登録情報を保持するデータ蓄積部320とを備えている。
通知可否設定情報登録部310やデータ蓄積部320には、レポート情報の通知機能に関わる種の情報が、ROM(Read Only Memory)やRAM(Random Access Memory)に登録される。なお、情報をそのままROMやRAMに入れると、記憶容量サイズが増えるため、図示するように、情報をROM122に圧縮して格納しておき、ある時点で実際に使う情報のみをRAM124にロードして使用する構成とすることもできる。
さらに画像形成装置1は、通知対象となり得る情報について通知の禁止を必要とするか否かを判定する通知可否判定部330と、通知可否判定部330の判定結果に基づいて、データ蓄積部320に蓄積された受信文書およびレポート情報を通知するか否かをユーザが設定可能にするユーザ指示受付部340と、通知可否判定部330の判定結果に基づいてレポート情報の通知を行なう通知部(出力処理部)350とを備えている。
通知可否設定情報登録部310と、通知可否判定部330と、通知部350とにより、本発明に係るレポート情報通知制御部360が構成される。すなわち、レポート情報通知制御部360においては、通知対象となり得る情報について通知の禁止を必要とするか否かを判定し、その判定結果に基づいてレポート情報の通知可否を制御する。
具体的には、通知可否判定部330は、通知可否設定情報登録部310に予め登録されている通知可否の設定情報を参照して通知可否の状態を確認し、通知許可が定義されている項目(ユーザ種別やレポート種別など)に限って、レポート情報の選択指定を受け付けるためのボタンなどの正常輝度での表示を許可し、これを受けて通知部350は、対応するレポート情報の選択指定をするためのボタンなどを正常輝度で表示する。
通知許可が定義されていない項目(ユーザ種別やレポート種別など)については、レポート情報の選択指定を受け付けるためのボタンなどを非表示もしくは半輝度表示にするように通知部350に指示し、これを受けて通知部350は、対応するレポート情報の選択指定をするためのボタンなどを非表示もしくは半輝度表示にする。
また、画像形成装置1は、ユーザ認証を行なう認証処理部370を備えている。通知可否判定部330は、認証処理部370により適正な認証が得られているユーザについては、そのユーザに対して定義されているレポート情報の通知可否の状態に基づいてレポート情報の通知可否の判定を行ない、認証処理部370により適正な認証が得られていないユーザについては、そのユーザが属するユーザ種別に対して定義されているレポート情報の通知可否の状態に基づいてレポート情報の通知可否の判定を行なう。
ユーザインタフェース部15は、前述のように、装置使用のためのガイダンス情報や所定の情報処理結果や管理情報などを表示する操作パネル部15aと、テンキー602やクリア620、あるいはリセット622やスタート630やストップ632、その他の各種キーを有し、オペレータ(一般ユーザおよび管理者)からの装置に対する種々の指示入力を受け付けるための操作キー部15bとを有する。
また、ユーザインタフェース部15は、一般ユーザなどが、後述するレポート情報の出力指示を入力するために用いられ、それらの入力された情報は、図示しない装置全体を制御する制御部や、動作管理部130などに伝達される。たとえば、レポート情報の通知に関する設定指示や切替指示は、操作キー部15bの一部として設けられたレポート情報通知設定用のハードウェアキー(レポート情報640)や操作パネル部15aへの表示によるソフトウェアキーの何れかを任意に組み合わせて使用できるようになっている。
出力処理部として機能する通知部350は、設定切替部140の切り替え従って、たとえばガイダンス表示や管理情報などの所定の情報を操作パネル部15aなどに表示し、あるいは管理情報などを画像出力部30にて印刷出力させる、あるいはネットワーク上のクライアント端末の表示画面にメッセージを表示出力させる。
画像形成ユニット32は、画像処理部227およびラスタスキャンユニット228を有し、画像形成装置1本来の印刷機能を果たす。この印刷機能の中には、先にも述べたように、画像読取部10にて読み取った画像に基づく印刷を行なう複写機能の他に、外部から入力された文書データや画像データなどに基づいて印刷するいわゆるプリント機能やFAXデータに基づいて印刷出力するFAX機能、さらには、画像形成装置1における処理結果や管理レポートなどを印刷出力するレポート情報の出力機能も含んでいる。なお、レポート情報の出力機能は、画像出力部30を利用した印刷出力に限らず、操作パネル部15aを利用した表示出力にすることもできる。
動作管理部130と、設定切替部140と、通知可否判定部330と、ユーザ指示受付部340と、通知部350と、認証処理部370とにより、レポート情報の通知機能に関する制御機能を持つ制御部100が構成される。通知可否設定情報登録部310はデータ蓄積部320は、その際に必要となる情報を保存する機能を果たすことになる。
<電子計算機による構成例>
図2に示したレポート情報の通知処理を行なう仕組みは、専用のハードウェアにより構成することに限らず、その機能を実現するプログラムコードに基づいて電子計算機(コンピュータ)を用いてソフトウェア的に実現することも可能である。
よって、後述するレポート情報通知手法を適用した本発明に係る画像形成処理方法や画像形成装置を、電子計算機(コンピュータ)を用いてソフトウェアで実現するために好適なプログラムあるいはこのプログラムを格納したコンピュータ読取可能な記憶媒体を発明として抽出することもできる。ソフトウェアにより実行させる仕組みとすることで、ハードウェアの変更を伴うことなく、処理手順などを容易に変更できる利点を享受できるようになる。
電子計算機に一連のレポート情報通知処理をソフトウェアにより実行させる場合には、そのソフトウェアを構成するプログラムが、専用のハードウェアに組み込まれているコンピュータ(組込マイコンなど)、あるいは、CPU(Central Processing Unit )、論理回路、記憶装置などの機能を1つのチップ上に搭載して所望のシステムを実現するSOC(System On a Chip:システムオンチップ)、または、各種のプログラムをインストールすることで各種の機能を実行することが可能な汎用のパーソナルコンピュータなどに、記録媒体からインストールされる。
記録媒体は、コンピュータのハードウェア資源に備えられている読取装置に対して、プログラムの記述内容に応じて、磁気、光、電気などのエネルギの状態変化を引き起こして、それに対応する信号の形式で、読取装置にプログラムの記述内容を伝達できるものである。
たとえば、コンピュータとは別に、ユーザにプログラムを提供するために配布される、プログラムが記録されている磁気ディスク(フレキシブルディスクを含む)、光ディスク(CD−ROM(Compact Disc-Read Only Memory )、DVD(Digital Versatile Disc)を含む)、光磁気ディスク(MD(Mini Disc )を含む)、または半導体メモリなどよりなるパッケージメディア(可搬型の記憶媒体)により構成されるだけでなく、コンピュータに予め組み込まれた状態でユーザに提供される、プログラムが記録されているROMやハードディスクなどで構成されてもよい。または、ソフトウェアを構成するプログラムが、有線あるいは無線などの通信網を介して提供されてもよい。
たとえば、レポート情報通知処理を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ(またはCPUやMPU)が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、ハードウェアにて構成する場合と同様の効果は達成される。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体がレポート情報通知処理の機能を実現する。
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することで、レポート情報通知処理を行なう機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているOS(オペレーティングシステム;基本ソフト)などが実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によってレポート情報通知処理を行なう機能が実現される場合であってもよい。
さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるCPUなどが実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によってレポート情報通知処理を行なう機能が実現される場合であってもよい。
なお、レポート情報通知処理を行なう機能を実現するプログラムコードを記述したファイルとしてプログラムが提供されるが、この場合、一括のプログラムファイルとして提供されることに限らず、コンピュータで構成されるシステムのハードウェア構成に応じて、個別のプログラムモジュールとして提供されてもよい。たとえば、既存の複写装置制御ソフトやプリンタ制御ソフト(プリンタドライバ)に組み込まれるアドインソフトとして提供されてもよい。
図3は、CPUやメモリを利用してソフトウェア的に画像形成装置1を構成する、すなわちパーソナルコンピュータなどの電子計算機の機能を利用して画像形成装置1を構築する場合のハードウェア構成の一例を示した図である。ソフトウェアとしては、たとえば、複写アプリケーションやプリンタアプリケーション、ファクシミリ(FAX)アプリケーション、あるいは他のアプリケーション用の処理プログラムなど、従来の画像形成装置(複合機)におけるものと同様のものが組み込まれる。また、通信網990を介して外部とのデータを送受信したりするための制御プログラムも組み込まれる。
画像形成装置1を構成するコンピュータシステム900は、CPU(Central Processing Unit )902、読出専用の記憶部であるROM(Read Only Memory)903、随時書込みおよび読出しが可能な記憶部であるRAM(Random Access Memory)やROMなどを利用したフォント格納部904、揮発性の記憶部の一例であるRAM905、および不揮発性の記憶部の一例であるRAM(NVRAMと記述する)906を有してなるコントローラ部901と、インターネットなどの通信網990との間の通信データの受け渡しを仲介する通信I/F(インタフェース)908と、キーボードやマウスなどの入力装置912(図1の操作キー部15bに相当)とを有する。
画像形成装置1をコンピュータシステム900により構成する場合、表示制御部919が、CRTやLCD(液晶)などのディスプレイ926(図1の操作パネル部15aに相当)上に、ガイダンス情報や管理レポートなどを表示させる。なお、表示制御部919とディスプレイ926によってローカル表示装置が構成される。
上記において“揮発性の記憶部”とは、画像形成装置1のメイン電源がオフされた場合には、記憶内容を消滅してしまう形態の記憶部を意味する。一方、“不揮発性の記憶部”とは、画像形成装置1のメイン電源がオフされた場合でも、記憶内容を保持し続ける形態の記憶部を意味する。記憶内容を保持し続けることができるものであればよく、半導体製のメモリ素子自体が不揮発性を有するものに限らず、バックアップ電源を備えることで、揮発性のメモリ素子を“不揮発性”を呈するように構成するものであってもよい。また、半導体製のメモリ素子により構成することに限らず、磁気ディスクや光ディスクなどの媒体を利用して構成してもよい。
また、画像形成装置1を構成するコンピュータシステム900は、図1に示した画像読取部10に相当するスキャナ部960とのインタフェース機能をなすスキャナI/F部950と、ファクシミリ機能をなすFAXユニット964とのインタフェース機能をなすファクシミリIF部954と、表示出力部342を制御する表示制御部919と、画像処理部967およびラスタスキャンユニット968を有する印刷出力部244との間のインタフェース機能をなすプリンタI/F部952とを備える。
また、たとえばメモリ読出部907、ハードディスク装置914、フレキシブルディスク(FD)ドライブ916、あるいはCD−ROM(Compact Disk ROM)ドライブ918などの、記憶媒体からデータを読み出したり記録したりするための記録・読取装置を備えてもよい。データは、システムバス909を通じて各ハードウェア間をやり取りされる。
CPU902は、システムバス909を介してシステム全体の制御を行なう。ROM903は、CPU902の制御プログラムなどを格納する。RAM905は、SRAM(Static Random Access Memory)などで構成され、プログラム制御変数や各種処理のためのデータなどを格納する。また、RAM905は、所定のアプリケーションプログラムによって取得した電子ドキュメント(文字データのみに限らず画像データを含んでよい)や自装置に備えられているスキャナ部960で取得した画像データ、さらには外部から取得した電子データなどを一時的に格納する領域を含んでいる。
たとえば、後述するレポート情報通知処理をコンピュータに実行させるプログラムは、CD−ROM922などの記録媒体を通じて配布される。あるいは、このプログラムは、CD−ROM922ではなくFD920に格納されてもよい。また、MOドライブを設け、MOに前記プログラムを格納してもよく、またフラッシュメモリなどの不揮発性の半導体メモリカード924など、その他の記録媒体に前記プログラムを格納してもよい。さらに、他のサーバなどからインターネットなどの通信網を経由して前記プログラムをダウンロードして取得したり、あるいは更新したりしてもよい。
なお、記録媒体としては、FD920やCD−ROM922などの他にも、DVDなどの光学記録媒体、MDなどの磁気記録媒体、PDなどの光磁気記録媒体、テープ媒体、磁気記録媒体、ICカードやミニチュアカードなどの半導体メモリを用いることができる。記録媒体の一例としてのFD920やCD−ROM922などには、後述する画像形成装置1におけるレポート情報通知処理の一部または全ての機能を格納することができる。
たとえば、ハードディスク装置914は、制御プログラムによる各種処理のためのデータを格納したり、スキャナ部960で取得した撮像画像データや外部から取得した印刷データなどを大量に一時的に格納したりする領域を含んでいる。また、ハードディスク装置914、FDドライブ916、あるいはCD−ROMドライブ918は、たとえば、CPU902にコンテンツ取得やアドレス取得あるいはアドレス設定などの処理をソフトウェアにて実行させるためのプログラムデータを登録するなどのために利用される。
CPU902、ROM903、RAM905、その他の記憶媒体用のドライブ(907,914,916,918)によって、図2に示した通知可否設定情報登録部310やデータ蓄積部320が構成され、CPU902がROM903、RAM905、その他の記憶媒体用のドライブ(907,914,916,918)を利用することによって、通知可否判定部330、ユーザ指示受付部340、通知部350、あるいは認証処理部370などが構成される。なお、画像形成装置1の各機能部分の全ての処理をソフトウェアで行なうのではなく、これら機能部分の一部をハードウェアにて行なう処理回路940を設けてもよい。
たとえば画像形成装置1をコンピュータにより構成する場合、CD−ROMドライブ918は、CD−ROM922からデータまたはプログラムを読み取ってCPU902に渡す。そしてソフトウェアはCD−ROM922からハードディスク装置914にインストールされる。ハードディスク装置914は、FDドライブ916またはCD−ROMドライブ918によって読み出されたデータまたはプログラムや、CPU902がプログラムを実行することにより作成されたデータを記憶するとともに、記憶したデータまたはプログラムを読み取ってCPU902に渡す。
ハードディスク装置914に格納されたソフトウェアは、RAM905に読み出された後にCPU902により実行される。たとえばCPU902は、記録媒体の一例であるROM903およびRAM905に格納されたプログラムに基づいてレポート情報通知処理を実行するようになる。
つまり、画像形成装置1を構成するコンピュータシステム900は、画像形成装置1本来の印刷出力機能の他に、画像形成処理に資される画像と関連した所定のレポート情報をユーザに通知する機能を果たすことになるのである。
<第1実施形態>
図4は、レポート情報通知機能の第1実施形態を説明する図であって、レポート種別とユーザ種別に対応したレポート情報の通知可否の定義の一例を示す図表である。この第1実施形態は、通知対象となり得るレポート情報の内、通知の禁止を必要とするか否かを、レポート情報の種別単位で判定する点に特徴を有する。
図示した例では、レポート情報の通知対象となり得る種別としては、ジョブ確認および通知管理の情報、コピー設定に関する情報、プリンタ設定に関する情報、スキャナ設定に関する情報、ファックス設定に関する情報、親展ボックス登録リスト、および特殊設定に関する情報などがある。
特殊設定に関する情報としては、たとえば、機能別カウンタレポートや、ユーザ別集計管理情報や、使用済み製品回収情報シートや、隠し印刷サンプルリストや、カスタマエンジニア(CE;Customer Engineer )に関する情報などがある。
一方、ユーザ情報としては、たとえば、一般ユーザ(CO;Customer Operator)や、機器管理者(KO;Key Operator)や、サービスマン(SR;Service man)や、カスタマエンジニアCEなどがある。
図示するように、通知の禁止を必要とするか否かが、ユーザごとおよびレポート情報の種別単位で定義する、つまり、レポート種別によって使用可能なユーザ種別を設定するようにしており、通知可否判定部330は、この図表に従って、通知の禁止を必要とするか否かを判定する。
なお、ここでは、特殊設定に関する情報については各項目を一括で定義しているが、さらに、特殊設定に関する情報の各項目を細分化して定義するようにしてもよい。
ここで、レポート情報の種別のそれぞれには、その中身に個人情報に関わるものなど、無制限に通知を許可することが好ましくない秘匿すべき情報が含まれている可能性がある。したがって、基本的には、一般ユーザCOに対しては、一切レポート情報としては通知しないことを基本としておくことが望ましい。
他方において、機器管理者KOや、サービスマンSRや、カスタマエンジニアCEなどには必要な情報も存在するので、一定のものについては、レポート情報としての通知を許可することができるようにしておく。
<第2実施形態>
図5は、レポート情報通知機能の第2実施形態を説明する図であって、レポート種別とユーザIDに対応したレポート情報の通知可否の定義の一例を示す図表である。この第2実施形態は、通知対象となり得るレポート情報の内、通知の禁止を必要とするか否かを、ユーザ単位で判定する点に特徴を有する。
図示した例では、一般ユーザCOに関してのみ各ユーザにユーザIDを割り当て、図4に示したレポート情報の通知対象となり得る各種別に対して、ユーザIDごとに通知の禁止を必要とするか否かを定義するようにしている。すなわち、ユーザIDごとに、使用可能なレポート種別を設定することで、一般ユーザCOでの限定出力を定義するのである。
なお、ユーザ情報の種別に関わらず全てのユーザにユーザIDを割り当て、図4に示したレポート情報の通知対象となり得る各種別に対して、ユーザIDごとに、通知の禁止を必要とするか否かを定義するようにしてもよい。
初期設定としては、全ての情報に関して通知禁止としておき、ユーザIDに対する定義の登録時に、所要の情報のみを通知許可に変更するようにする。こうすることで、秘匿すべき情報を確実に禁止できるようにする。
通知可否判定部330は、たとえば、指定ユーザ種別でのレポート種別状態を確認した際に通知許可が定義されていない場合でも、ユーザIDが指定され認証設定の確認が取れている場合には、この図表に従って、ユーザIDごと(つまりユーザごと)に、通知を許可してもよいか否かを判定する、換言すれば通知の禁止を必要とするか否かを判定する。
<第3実施形態>
図6は、レポート情報通知機能の第3実施形態を説明する図であって、レポート種別とその内容に対応したレポート情報の通知可否の定義の一例を示す図表である。この第3実施形態は、通知対象となり得るレポート情報の内、通知の禁止を必要とするか否かを、レポート情報の中身(内容)に基づいて判定する点に特徴を有する。
たとえば図6(A)は、レポート種別がファックス設定の場合の例であるが、この場合、その中身としては、たとえば宛先名(氏名や会社名)、ファクス電話番号、キーワードなどがある。このうち、たとえばファクス電話番号は個人情報と密接に関連したものであるので通知禁止に定義し、その他については通知許可に定義する。
また図6(B)は、レポート種別が親展ボックス登録リストの場合の例であるが、この場合、その中身としては、たとえば宛先名(氏名や会社名)、電子メールアドレス、キーワードなどがある。このうち、たとえば電子メールアドレスは個人情報と密接に関連したものであるので通知禁止に定義し、その他については通知許可に定義する。
こうすることで、レポート種別に応じて一括で通知可否を制御するのではなく、その内容に応じて通知可否を制御することができるようになる。本当に秘匿すべき情報のみを通知禁止に設定し、それ以外の情報については従来と同様に不都合なく通知できるようになる。
なお、これらの例では、リスト番号に拘わらず、宛先、ファックス電話番号や電子メールアドレス、キーワードの各項目を一括で定義しているが、さらに、リスト番号ごとに細分化して個別に通知禁止もしくは通知許可に定義するようにしてもよい。
<レポート出力指示画面>
図7〜図12は、通知可否判定部330とユーザ指示受付部340の機能を説明する図であって、レポート出力指示画面の一例を示すものである。たとえば、従来の仕組みのように、秘匿すべき情報の通知を禁止することなく表示すれば、つまり何らの通知制限を掛けなければ、ユーザ種別の制限がない場合での指示画面表示は、図7に示すように、ユーザ種別に拘わらず、全てのレポート種別の情報が提示された指示画面が表示されることになる。これにより、ユーザは、全ての項目が選択可能となる。
なお、何時の画面内に全てのレポート種別の情報を提示できないときには、図示するように、画面右側の2つのスクロールボタンを使って、表示部分を上にスクロールさせる、もしくは下にスクロールさせることで、ページめくりをする。
一方、本実施形態のユーザ指示受付部340は、通知可否判定部330の判定において、通知を禁止する必要があると判定されたレポート種別についてはそのレポート種別や選択用のボタンを表示しない(非表示にする)もしくは半輝度で表示する一方、通知を禁止する必要がないと判定されたレポート種別に限って正常輝度で表示する。
ユーザ指示受付部340は、正常輝度で表示されたボタンに対してのユーザの選択指示のみを受け付ける一方で、非表示のものは当然のごとく、半輝度表示されたボタンに対してのユーザの選択指示は受け付けない。これにより、事実上、ユーザは、レポート情報の通知対象となり得るあらゆる情報の内、通知可否判定部330の判定において通知を禁止する必要がないと判定されたレポート種別に限って選択できることになる。
このように、レポート情報の通知可否の制御を実施することで、たとえば、コピー機能、ファックス機能、プリンタ機能、あるいはスキャナ機能などの各種の機能を持ち、ジョブ履歴や送受信に関する通信履歴、送信先を登録した宛先一覧表やシステムの設定状態の一覧表などのシステム履歴や設定や登録情報をデータ蓄積部320に保持しておき、それぞれの情報をレポートとしてユーザに提示可能な構成としておく場合に、使用ユーザを検出することで、そのユーザに定義されている通知可否の設定に応じて、レポート情報の通知を制限することができる。
たとえば、使用ユーザ種別が特定のオペレータであるときにのみ出力指示を可能とすることができる。この場合、図4に示したように、特定のオペレータとしては、機器管理者KOを初期状態とすることができる。あるいは、特定のオペレータはユーザにより定義可能とすることもでき、たとえばカスタマエンジニアCEについては、通知許可の設定を許容することもできる。
あるいは、図5に示したように、通知の禁止を必要とするか否かをユーザ単位で制御することもでき、印字出力可能な情報を特定のオペレータ以外でも制限して使用することができるようになる。なお、装置使用に当たって、適正な認証設定が行なわれていない場合には、ユーザ単位での通知可否の制御に優先して、ユーザ種別の定義に基づいて通知可否の制御を行なうのがよい。
たとえば、ユーザ種別が一般ユーザCOである場合、図4に示すように、レポート情報の通知対象となり得る種別の全てが通知禁止に設定されているので、図8(A)に示すように、レポート情報の種別を一切表示しない、もしくは図8(B)に示すように、全てのレポート情報の種別を半輝度で表示する。
また、ユーザ種別が機器管理者KOである場合、図4に示すように、特殊設定に関する情報のみが通知禁止とされ、その他のレポート情報の種別に関しては通知許可に設定されているので、図9(A)に示すように、特殊設定に関する情報のみを表示せず、特殊設定に関する情報を除く残りのレポート情報の種別を表示する、もしくは図9(B)に示すように、特殊設定に関する情報については半輝度で表示し、残りのレポート情報の種別については正常輝度で表示する。
また、ユーザ種別がサービスマンSRである場合、図4に示すように、ファックス設定および親展ボックス登録リストに関する情報が通知許可とされ、その他のレポート情報の種別に関しては通知禁止に設定されているので、図10(A)に示すように、ファックス設定および親展ボックス登録リストに関する情報を正常輝度で表示する。一方、これらを除く残りのレポート情報の種別を表示しない、もしくは図10(B)に示すように、ファックス設定および親展ボックス登録リストに関する情報を正常輝度で表示するが、これらを除く残りのレポート情報の種別については半輝度で表示する。
また、ユーザ種別がカスタマエンジニアCEである場合、図4に示すように、ファックス設定、親展ボックス登録リスト、および特殊設定に関する情報が通知許可とされ、その他のレポート情報の種別に関しては通知禁止に設定されているので、図11(A)に示すように、ファックス設定、親展ボックス登録リスト、および特殊設定に関する情報を正常輝度で表示する。一方、これらを除く残りのレポート情報の種別を表示しない、もしくは図11(B)に示すように、ファックス設定、親展ボックス登録リスト、および特殊設定に関する情報を正常輝度で表示するが、これらを除く残りのレポート情報の種別については半輝度で表示する。
また、ユーザ種別が一般ユーザCOであって、そのユーザIDが001である場合、図5に示すように、コピー設定、プリンタ設定、スキャナ設定、およびファックス設定に関する情報が通知許可とされ、その他のレポート情報の種別に関しては通知禁止に設定されているので、図12(A)に示すように、コピー設定、プリンタ設定、スキャナ設定、およびファックス設定に関する情報を正常輝度で表示する。一方、これらを除く残りのレポート情報の種別を表示しない、もしくは図12(B)に示すように、コピー設定、プリンタ設定、スキャナ設定、およびファックス設定に関する情報を正常輝度で表示するが、これらを除く残りのレポート情報の種別については半輝度で表示する。
なお、これらの例では、特殊設定に関する情報については各項目を一括で定義するとともに正常輝度で表示するか否かを制御するようにしているが、さらに、特殊設定に関する情報の各項目を細分化して定義するとともに正常輝度で表示するか否かを制御するようにしてもよい。
<処理手順>
図13は、レポート情報通知機能に着目した処理手順を説明するフローチャートである。ここでは、ファックス情報を受信する場合を例に説明する。また、ここでは、認証ユーザ種別に基づいてレポート情報の出力選択の操作の提供を制限することとする。装置使用に当たって、認証確認が取れていなければ、出力選択の操作画面において、ボタンやレポート種別などを非表示もしくは半輝度表示にすることを前提とする。
ファックス情報(ファックス文書とその属性情報)を受信すると、受信したファックス文書はハードディスク装置などの不揮発性の記憶装置に蓄えられるととともに、ファックス文書の受信時刻や送信元など、そのファックス文書についての属性情報がRAMなどの揮発性の記憶媒体に記憶される。ファックス文書の属性情報は、たとえば全ての印刷ジョブについてテーブルにまとめた印刷ジョブテーブルを作成して管理される。
また、不揮発性の記憶装置に蓄えられたファックスの受信文書や送信文書があるときの電源断やファックス送信エラーなどを示すファックスレポートも自動印刷せずに、レポート内容やレポート発生時刻を印刷ジョブテーブルに記憶する。
不揮発性の記憶装置に蓄積されたファックス文書がある場合には、操作パネル部15aのLED点灯やLCD画面への表示などによりユーザに通知する。たとえば、LCDタッチパネル上のファックス操作画面上に印刷文書一覧表示キーを設け、この印刷文書一覧表示キーが押されたとき、印刷ジョブテーブルに受信文書および出力待機状態のレポートの情報がある場合には、そのレポート情報などの一覧を、パネルの所定の場所に表示する。ユーザは、表示された一覧から文書を選択することでファックス文書やレポート情報の印刷を行なうことができる。
この際、本実施形態では、図8〜図11に示したように、ユーザ指示受付部340は、通知可否判定部330の判定において通知を禁止する必要がないと判定された情報に限って正常輝度で表示することで、通知可否判定部330の判定において通知を禁止する必要がないと判定された情報に限ってユーザが選択できるようにする。
具体的には、先ず通知可否判定部330は、通知可否設定情報登録部310に登録されている通知可否の設定情報を参照して、指定ユーザ種別でのレポート種別に定義されているレポート情報の通知可否の状態(指定ユーザ種別でのレポート種別状態ともいう)を確認する(S10)。そして、指定ユーザ種別でのレポート種別状態を確認した際に、通知許可が定義されている場合には、通知可否判定部330は、レポート情報の選択指定をするためのボタンなどの正常輝度での表示を許可する(S12−YES)。これを受けて、通知部350は、対応するレポート情報の選択指定をするためのボタンなどを正常輝度で表示する(S20)。
一方、指定ユーザ種別でのレポート種別状態を確認した際に、通知許可が定義されていない場合には、通知可否判定部330はさらに、ユーザIDが指定され認証設定の確認が取れているか否かを確認する(S14)。認証設定でない場合、つまりユーザID指定がない場合には、通知可否判定部330は、レポート情報の選択指定をするためのボタンなどの正常輝度での表示を禁止する(S14−NO)。これを受けて、通知部350は、対応するレポート情報の選択指定をするためのボタンなどを非表示もしくは半輝度表示にする(S30)。
また、指定ユーザ種別およびレポート種別の対応では通知許可が定義されていない場合でも(S12−NO)、ユーザIDが指定され認証設定の確認が取れている場合には(S14−YES)、通知可否判定部330はさらに、通知可否設定情報登録部310に登録されている通知可否の設定情報を参照して、指定ユーザIDでのレポート種別に定義されている通知可否の状態(指定ユーザIDでのレポート種別状態ともいう)を確認する(S16)。つまり、指定ユーザ種別およびレポート種別の対応では通知許可が定義されていない場合でも、ユーザIDが指定され認証設定の確認が取れている場合には、ユーザIDごと(つまりユーザごと)に、通知可否を制御するのである。
通知可否判定部330は、指定ユーザIDでのレポート種別状態を確認した際に、通知許可が定義されている場合には、レポート情報の選択指定をするためのボタンなどの正常輝度での表示を許可する(S18−YES)。これを受けて、通知部350は、対応するレポート情報の選択指定をするためのボタンなどを正常輝度で表示する(S20)。
一方、指定ユーザIDでのレポート種別状態を確認した際に、通知許可が定義されていない場合には、通知可否判定部330は、レポート情報の選択指定をするためのボタンなどの正常輝度での表示を禁止する(S18−NO)。これを受けて、通知部350は、対応するレポート情報の選択指定をするためのボタンなどを非表示もしくは半輝度表示にする(S30)。つまり、適正なユーザ認証設定が行なわれていない場合には、ユーザ単位での通知可否の制御に優先して、ユーザ種別の定義に基づいて通知可否の制御を行なうのである。
以上説明したように、本実施形態のようなレポート情報の通知可否の制御を実施することで、通知対象となる情報の中に、たとえば電話番号や電子メールアドレスなどのような個人情報に関わるものがあり、無制限に通知を許可することが好ましくなく秘匿すべき場合には、不適切なユーザに対しては通知を禁止することができる。
1…画像形成装置、10…画像読取部、15…ユーザインタフェース部、15a…操作パネル部、15b…操作キー部、16…ユーザインタフェース装置、20…画像処理部、30…画像出力部、32…画像形成ユニット、34…両面複写ユニット、36…排紙ユニット、38…処理基板、80…給紙部、82…給紙トレイ、90…接続ケーブル、130…動作管理部、140…設定切替部、310…通知可否設定情報登録部、320…データ蓄積部、330…通知可否判定部、340…ユーザ指示受付部、350…通知部、360…レポート情報通知制御部、370…認証処理部