JP2006252513A - 文書管理装置、文書管理プログラムおよび文書管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】管理している文書が管理可能な上限に達する前に、ユーザの要望に応じて文書を削除することができる。
【解決手段】文書管理装置は、文書管理テーブルにより管理している文書の量が所定の上限接近値に達しているか否かにより文書管理テーブルにより管理している文書の量が管理可能な上限値に近づいてきたことを判断し、ユーザが指定した文書あるいはユーザが指定した条件に基づいて文書管理テーブルにより管理している文書の管理情報を削除する。
【選択図】図１

Description

この発明は、コンピュータなどの情報処理装置を用いてファイルを文書として管理する文書管理装置、文書管理プログラムおよび文書管理方法に関する。

従来、文書管理装置としては、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）などの記憶装置に記憶しているファイルを文書として管理するものがある。この種の文書管理装置では、管理情報によりファイルを文書として管理している。管理情報により文書を管理する文書管理装置では、無限の文書を管理することは現実的ではない。従って、従来の文書管理装置では、管理する文書の件数などに対して上限値が設けられている。

従来の文書管理装置では、管理する文書の件数が上記のような文書として管理可能な上限件数を超えた場合、各文書に対する日時情報に基づいて削除する文書を選別するようになっている。しかしながら、文書管理装置において管理されている各文書の重要度は各文書についての日時情報だけでは判別できない。すなわち、従来の文書管理装置では、管理対象の文書の件数が管理可能な文書の上限件数に近づいてきた場合であっても、日時情報だけで管理対象の文書を削除するのは好ましくないという問題がある。
特開平８−２７８９８３号公報 特開平５−５４０８１号公報

この発明の一形態では、ユーザの要望に応じた効率的な文書の管理を行なうことができる文書管理装置、文書管理プログラムおよび文書管理方法を提供することを目的とする。

この発明の一形態としての文書管理装置は、所定の上限値までの文書を管理する文書管理手段と、この文書管理手段により管理している文書の量が前記上限値に応じて設定されている所定量に達しているか否かを判断する判断手段と、この判断手段により上記文書管理手段により管理している文書の量が前記所定量に達していると判断した場合、上記文書管理手段により管理している文書の量が上限値に近づいていることを報知する報知手段とを有する。

この発明の一形態によれば、ユーザの要望に応じた効率的な文書の管理を行なうことができる文書管理装置、文書管理プログラムおよび文書管理方法を提供できる。

この発明の実施の形態について図面を参照しながら詳細に説明する。

図１は、この発明の文書管理装置の実施の形態に係る文書管理装置１の構成例を概略的に示すブロック図である。

上記文書管理装置１は、文書管理装置として機能し、文書入出力装置２に接続されたＰＣ等により構成される。また、上記文書入出力装置２は、ＰＣとしての文書管理装置１へ画像を提供するものであれば良い。たとえば、文書入出力装置２としては、スキャナ、スキャナを具備するデジタル複合機（ＭＦＰ）、デジタルカメラ、ネットワーク上のコンピュータ（例えば、ネットワークディスクやＷＷＷサーバ）などが想定される。

図１に示すように、文書管理装置１は、ＣＰＵ１１、ＲＡＭ１２、ＲＯＭ１３、入出力インターフェース（Ｉ／Ｆ）１４、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１５、表示器ドライバ１６、表示器１７、マウスドライバ１８、マウス１９、キーボードインターフェース（Ｉ／Ｆ）２０及びキーボード２１などにより構成されている。マウス１９とキーボード２１とは入力装置でもある。

上記ＣＰＵ１１は、文書管理装置１全体の制御を司るものである。また、上記ＣＰＵ１１は、上記ＲＯＭ１３に記憶されている制御プログラムや上記ＨＤＤ１５に記憶されているアプリケーションプログラムを実行することにより様々な機能を実現している。上記ＲＡＭ１２は、作業用のデータなどを一時的に格納するメモリである。上記ＲＯＭ１３は、当該文書管理装置（ＰＣ）１が動作するための基本的な制御プログラムなどが予め記憶されている不揮発性のメモリである。

上記入出力インターフェース１４は、外部装置から画像などのデータを入力するためのインターフェースである。図１に示す構成例では、上記入出力インターフェース１４は、文書入出力装置２から画像などのデータを取得するためのインターフェースとして機能する。なお、図１では、１つの入出力インターフェース１４を図示しているが、上記文書管理装置１は、複数の入出力インターフェース１４が設けられる構成であっても良い。

上記ＨＤＤ１５は、磁気ディスクなどにより構成された記憶装置である。上記ＨＤＤ１５には、各種のデータがファイル形式で記憶される。つまり、当該文書管理装置１が管理対象とする文書を構成するデータは、ファイルとして上記ＨＤＤ１５に記憶される。

また、上記ＨＤＤ１５には、データテーブルとしての第１のファイル管理テーブル２３、第２のファイル管理テーブル２４、文書管理テーブル２５、色管理テーブル２６などが設けられている。

上記第１のファイル管理テーブル２３および第２のファイル管理テーブル２４は、管理対象となる文書を構成するデータのファイルに関する管理情報（ファイル管理情報）を記憶するテーブルである。上記文書管理テーブル２５は、管理対象となる文書に関する管理情報（文書管理情報）を記憶するテーブルである。上記色管理テーブル２６は、管理対象となる文書に関連づけられる色に関する情報（色管理情報）を記憶するテーブルである。なお、各データテーブル２３〜２６については、後で詳細に説明する。

また、上記ＨＤＤ１５には、少なくとも、ＰＣを文書管理装置１として機能させるためのアプリケーションプログラム（文書管理用プログラム）２７、および、設定情報２８が記憶されている。

上記文書管理用プログラム２７は、後述する、文書管理情報の登録処理、イメージ生成処理、文書検索画面の表示処理、文書マップ生成処理、文書検索処理などの各種の処理をＰＣに実行させるためのプログラムにより構成される。すなわち、上記文書管理用プログラム２７を実行することにより、ＰＣは、文書管理情報を登録する機能、イメージを生成する機能、文書検索画面を表示する機能、文書マップ（検索用バー）を生成する機能、および、文書検索を行う機能などの各種の機能を実現する。

上記表示器ドライバ１６は、上記表示器１７の表示内容を制御する駆動回路などにより構成される。上記表示器ドライバ１６は、上記表示器１７に表示する画像の信号を表示器１７へ出力するインターフェースとして機能する。上記マウスドライバ１８は、マウス１９に入力された情報を検知する回路などにより構成される。上記マウスドライバ１８では、マウス１９の動き、マウス１９に設けられたボタンへの入力、あるいは、マウス１９に設けられたホイールの回転量などを検知する。上記マウスドライバ１８は、マウス１９の動き、マウス１９のボタンへの入力、あるいは、マウス１９のホイールの回転量などを示す信号をＣＰＵ１１へ通知するようになっている。

上記キーボードインターフェース２０は、キーボード２１に入力された情報を検知し、上記ＣＰＵ１１へ通知するものである。上記キーボード２１は、文字、数字あるいは記号などの複数のキーにより構成される。上記キーボード２１の各キーへの入力は、上記キーボードインターフェース２０により検知され、入力されたキーを示す信号としてＣＰＵ１１に通知されるようになっている。

図２は、上記マウス１９の構成例を示す図である。

上記マウス１９は、図２に示すように、動作検知機構３１、右ボタン３２、左ボタン３３、ホイール３４などを有している。上記マウス１９は、図２に示す状態で平面上に置かれた状態で操作される。図２に示す状態のマウス１９は、ユーザの手で保持される。ユーザは、平面上で図２に示す状態のマウス１９を動かし、必要に応じて上記右ボタン３２、左ボタン３３及びホイール３４を操作する。

上記動作検知機構３１は、平面上におけるマウス１９の動きを信号に変換するための機構である。たとえば、上記動作検知機構３１は、マウス１９の動きに応じて回転する球体とその球体の動きを信号に変換する機構により構成される。また、上記動作検知機構３１は、平面上におけるマウス１９の動きを検知する光学センサと光学センサにより検知したマウス１９の動きを信号に変換する機構などにより構成されるものであっても良い。上記動作検知機構３１は、図２に示す状態で平面に接する側に設けられる。すなわち、ユーザが図２に示す状態で保持したマウス１９を動かすと、上記動作検知機構３１は、平面上におけるマウス１９の動きを検知する。また、上記動作検知機構３１が検知したマウスの動きを示す信号は、上記マウスドライバ１８へ出力される。

上記右ボタン３２は、図２に示す状態においてマウス１９本体の右側に設けられたボタンである。この右ボタン３２は、たとえば、図２に示す状態のマウス１９本体をユーザが右手で保持した場合、ユーザの人差し指や中指などで操作されるボタンである。上記左ボタン３３は、図２に示す状態においてマウス１９本体の左側に設けられたボタンである。この左ボタン３３は、たとえば、図２に示す状態のマウス１９本体をユーザが右手で保持した場合、ユーザの中指あるいは薬指などで操作されるボタンである。
上記ホイール３４は、図２に示す状態においてマウス１９中央部付近に設けられた回転部材である。図２に示す例では、ホイール３４は、右ボタン３２と左ボタンとの間に設けられている。たとえば、上記ホイール３４は、図２に示す状態のマウス１９本体を保持したユーザの人差し指、中指あるいは薬指などで操作される。
また、上記ホイール３４は、一定方向にのみ回転するように設置されている。図２に示す例では、上記ホイール３４は、手前から奥への方向（図２の下から上への方向）とその逆の方向（図２の下から上への方向）に回転する。以下の説明では、上記ホイール３４の回転方向については、手前から奥（図２の下から上）への回転方向を正方向とし、その奥から手前（図２の下から上）への回転方向を逆方向として説明を行うものとする。

また、上記ホイール３４は、ボタンとしても機能するようにしても良い。この場合、上記ホイール３４は、ホイール３４自体を押下げることにより特定の入力が行われるようになっている。さらには、上記ホイール３４を右あるいは左に押し倒すことにより特定の入力できるようにしても良い。

次に、上記文書管理装置１により管理される文書の表示画面（文書検索画面）について説明する。

図３は、上記文書管理装置１の表示器１７に表示した文書検索画面（文書の表示画面）４０の表示例を示す図である。

上記文書管理装置１では、上記表示器１７に表示した表示ウインドウに文書検索画面４０を表示する。この文書検索画面４０では、図３に示すように、ユーザによる操作に応じて、当該文書管理装置１が管理している文書を構成する各ページの画像をページ単位で表示する。図３に示すような文書検索画面４０に表示される画像を参照することにより、ユーザは、所望の文書を検索するようになっている。

図３に示す表示例において、上記文書検索画面４０には、各種の操作キーなどからなるツールバーの他、画像表示領域４１、文書マップ（検索用バー）４２、ポインタ（矢印）４３などが表示される。

上記画像表示領域４１は、上記表示器１７に表示される文書検索画面４０としての表示ウインドウの略中央の領域である。上記画像表示領域４１には、ユーザが操作に応じて文書を構成する１または複数ページの画像がページ単位で表示される。

上記文書マップ４２は、上記文書検索画面４０の右端の領域に表示される。上記文書マップ４２では、当該文書管理装置１で管理している各文書を示すバー（線）を時系列順に積み重ねて表示している。これは、当該文書管理装置１で管理している各文書が積み重なった状態を示している。図３に示す文書マップ４２では、最上部のバーが最新の文書時刻を有する文書（最も新しい文書）を示し、最下部のバーが最古の文書時刻を有する文書（最も古い文書）を示している。つまり、図３に示す文書マップ４２において、積み重ねられている各バーは、上側であればあるほど、新しい文書を示しており、下側であればあるほど、古い文書を示している。尚、この文書マップ４２は表示器１７の解像度の関係で最新の６４０文書に関する情報しか表示できない。しかし、文書管理装置１は文書マップ４２の表示数より多い分の文書の管理が可能である。

上記ポインタ４３は、上記文書検索画面４０において上記文書マップ４２に隣接する領域に表示される。上記ポインタ４３では、上記画像表示領域４１に表示している画像が属する文書を示すバーの文書マップ４２上における位置を示している。つまり、上記ポインタ４３は、文書マップ４２上における表示中の文書を示すバーの位置を示している。

また、上記文書マップ４２において、各文書に対応する各バーは、各文書に対応づけられている色により表示される。上記文書マップ４２に表示される各文書に対応する各バーの色は、例えば、文書を構成するデータのファイルが保存されているフォルダごとに設定される。この場合、同一フォルダにデータが保存されている文書は、同じ色で表示され、異なるフォルダにデータが保存されている文書は、異なる色で表示される。これにより、ユーザは、上記文書マップ４２に表示されている色によって、各文書が保存されているフォルダを直感的に認識することができる。なお、上記文書マップ４２に表示される各文書に対応するバーの色は、文書としてのファイルの拡張子あるいは文書を開くためのアプリケーションごとに設定するようにしても良い。

次に、上記文書検索画面４０の画像表示領域４１に表示する画像の切り替えについて説明する。

図４は、上記文書管理装置１で管理する文書と上記画像表示領域４１に表示する画像との関係を示す図である。

上記文書管理装置１で管理する各文書は、図４に示すように、１ページあるいは複数のページからなっている。また、図３に示すような文書検索画面４０の画像表示領域４１に表示する画像は、上記マウス１９あるいはキーボード２１への入力に応じて切り替えられるようになっている。上記画像表示領域４１に表示する画像の切換としては、文書の切り換えとページの切り換えとがある。

上記文書管理装置１では、図４に示すように、複数の文書を文書の作成時刻あるいは更新時刻などの文書時刻に基づいて時系列順に管理する。このような各文書の順序は、上記文書マップ４２に積み重ねて表示する各文書に対応するバーの表示順にも反映される。従って、上記文書マップ４２には、図３に示すように、各文書に対応するバーが時系列順に積み重ねて表示される。

さらに、上記文書管理装置１では、図４に示すように、各文書における複数のページをページ順に管理する。

上記文書管理装置１では、マウス１９あるいはキーボード２１への縦方向（図３の上下方向）の操作に応じて、上記文書検索画面４０において表示する文書を切り換える。また、上記文書管理装置１では、マウス１９あるいはキーボード２１への横方向（図３の左右方向）の操作に応じて、上記文書検索画面４０において表示するページを切り換える。

すなわち、ユーザがマウス１９やキーボード２１などにより縦方向の操作を行った場合、上記文書管理装置１は、上記文書検索画面４０の画像表示領域４１に表示する文書を切り換える。この結果、上記文書検索画面４０の画像表示領域４１には、ユーザによる縦方向の操作に応じて切り換えた文書の代表画像（例えば、当該文書の１ページ目の画像）が表示される。また、ユーザがマウス１９やキーボード２１などにより横方向の操作を行った場合、上記文書管理装置１は、上記文書検索画面４０の画像表示領域４１に表示するページを切り換える。この結果、上記文書検索画面４０の画像表示領域４１には、ユーザによる横方向の操作に応じて切り換えられたページの画像が表示される。

まず、上記文書検索画面４０の画像表示領域４１に表示する画像を文書単位で切り換える場合について説明する。

文書の切り替えは、ユーザがマウス１９あるいはキーボード２１などの入力デバイスにより文書の切り換えを指示することにより行われる。ここでは、上述したように、上記画像表示領域４１に表示する画像としての文書は、縦方向（上下方向）の操作に応じて切り換えられるものとする。たとえば、キーボード２１の上下のカーソルキー（上キー及び下キー）への入力、あるいは、マウス１９などのポインティングデバイスによる縦方向の操作に応じて、文書が切り換えられる。また、本実施の形態では、縦方向の操作として前後方向に回転するマウス１９のホイール３４の回転量に応じて、文書を切り換えるものについて説明する。マウス１９のホイール３４による文書に切り替え処理については後で詳細に説明する。

上記のような操作によって文書が切り換えられた場合、上記文書検索画面４０の画像表示領域４１には、当該文書の代表画像としての１ページ目の画像が表示される。つまり、マウス１９あるいはキーボード２１などにより文書を切り換えられるごとに、上記画像表示領域４１には、各文書の１ページ目の画像が順次表示される。なお、各文書の代表画像は、当該文書の各ページから特定のページを代表画像として設定するようにしても良い。

すなわち、上記画像表示領域４１に表示する文書の代表画像（１ページ目の画像）を切り換える場合、ユーザは、マウス１９あるいはキーボード２１などの入力デバイスにより文書の切り換えを指示する。すると、上記文書管理装置１は、上記画像表示領域４１に表示する文書のページ目の画像を各文書の時系列順に順次切り換える。

次に、上記文書検索画面４０の画像表示領域４１に表示する画像をページ単位で切り換える場合について説明する。

ページの切り替えは、ユーザがマウス１９あるいはキーボード２１などの入力デバイスによりページの切り換えを指示することにより行われる。ここでは、上述したように、上記画像表示領域４１に表示する画像としてのページは、横方向の操作に応じて切り換えられるものとする。たとえば、キーボードの左右カーソルキー（右キー及び左キー）への入力などに応じてページが切り替えられる。

上記のような操作によってページが切り換えられるごとに、上記文書検索画面４０の画像表示領域４１には、表示中の文書を構成する各ページの画像が順次表示される。すなわち、特定の文書における特定のページを上記画像表示領域４１に表示させる場合、ユーザは、まず、上述した文書の切り換えによって上記画像表示領域４１に所望の文書の１ページの画像を表示させる。このような表示状態において、当該ユーザは、マウス１９あるいはキーボード２１などによりページの切り換えを指示する。すると、上記文書管理装置１は、表示中の文書を構成する各ページの画像をページ順に上記画像表示領域４１に順次表示する。

次に、上記のように構成される文書管理装置１において文書を管理するための各種のデータテーブル２３〜２６について説明する。

上記文書管理装置１では、管理対象の各文書を構成するデータがファイルとして上記ＨＤＤ１５などに記憶される。上記ＨＤＤ１５に記憶された文書を構成するデータのファイルは、上記第１のファイル管理テーブル２３及び第２のファイル管理テーブル２４により管理される。また、上記ＨＤＤ１５に記憶されたファイルに対応する文書の管理情報は、上記文書管理テーブル２５により管理される。また、上記文書検索画面４０の文書マップ４２において各文書を示すバーの色については、上記色管理テーブル２６により管理される。

まず、上記第１のファイル管理テーブル２３及び第２のファイル管理テーブル２４について説明する。

図５は、上記第１のファイル管理テーブル２３の構成例を示す図である。また、図６は、上記第２のファイル管理テーブル２４の構成例を示す図である。

上記第１のファイル管理テーブル２３および第２のファイル管理テーブル２４は、文書管理装置１により管理する各文書としての各ファイルに関する管理情報を記憶するテーブルである。

図５及び図６に示すように、上記第１のファイル管理テーブル２３および第２のファイル管理テーブル２４では、各ファイルの管理情報として、パス、サイズ、作成時刻、更新時刻、アクセス時刻などを格納するように構成されている。

上記パスとしては、当該ファイルが存在するドライブ名及びフォルダ名を示す情報とともに、当該ファイルのファイル名を示す情報が記憶される。上記サイズとしては、当該ファイルのデータサイズを記憶される。上記作成時刻としては、当該ファイルを作成した日時が記憶される。上記更新時刻としては、当該ファイルを更新した日時が記憶される。上記アクセス時刻としては、当該ファイルに一番最後にアクセスした日時が記憶される。

また、上記第１のファイル管理テーブル２３では、過去の時点における各ファイルの管理情報が記憶されている。ここで、過去の時点とは、たとえば、前回、当該文書管理装置１を起動させた時点である。これに対して、上記第２のファイル管理テーブル２４では、現在のファイルの一覧を示している。従って、上記第２のファイル管理テーブル２４は、ファイルの更新および追加に応じて随時更新される。

たとえば、当該文書管理装置１が起動する際、その時点での第２のファイル管理テーブル２４の情報が第１のファイル管理テーブルとして保存され、新たな第２のファイル管理テーブル２４が作成（更新）される。この第２のファイル管理テーブル２４には、新たに追加されたファイルおよび更新されたファイルに関する管理情報が記憶される。言い換えると、前回の起動時のファイルと今回の起動時のファイルとの差異は、上記第１のファイル管理テーブル２３と上記第２のファイル管理テーブル２４との差分として現れる。本実施の形態では、ファイルの更新状況（新規登録あるいは更新）は、上記第１のファイル管理テーブル２３と上記第２のファイル管理テーブル２４との差分により判断するようになっている。

ここで、ファイルの新規登録の例として、上記文書管理装置１が上記入出力インターフェース１４を介して複数ページの画像からなる文書を取得した場合を想定する。この場合、上記入出力インターフェース１４を介して取得した文書のデータは、新規登録のファイルとして上記ＨＤＤ１５に記憶される。この際、上記第２のファイル管理テーブル２４には、当該ファイルに関する管理情報を格納するフィールドが追加され、新規登録のファイルの管理情報として、パス、サイズ、作成時刻、更新時刻、アクセス時刻などが記憶される。なお、この場合、上記第１のファイル管理テーブル２３の情報は、変更されずに保持される。

また、ファイルの更新の例として、上記第２のファイル管理テーブル２４に管理情報が存在するファイルを更新した場合を想定する。この場合、更新されたファイルは、上記ＨＤＤ１５内の既存のファイルに上書き保存される。この際、上記第２のファイル管理テーブル２４における当該ファイルの管理情報は、サイズ、更新時刻、アクセス時刻などの情報が更新したファイルに基づいて書き換えられる。なお、この場合も、上記第１のファイル管理テーブル２３の情報は、変更されずに保持される。

次に、上記文書管理テーブル２５について説明する。

図７、図８及び図９は、文書管理テーブル２５の構成例を示す図である。

文書管理テーブル２５は、上記第１ファイル管理テーブル２３により管理されるファイルを文書として管理するためのテーブルである。

上記文書管理テーブル２５には、図７に示すように、文書に関する管理情報として、順序、文書ＩＤ、状態、ページ数、文書時刻、ファイル名、色ＩＤ、ファイル形式、アクセス時刻、印刷時刻、表示回数、更新回数、カラー印刷回数、モノクロ印刷回数などが記憶されている。なお、図８及び図９では、上記文書管理テーブル２５におけるファイル形式、アクセス時刻、印刷時刻、表示回数、更新回数、カラー印刷回数、モノクロ印刷回数などを省略した状態で図示している。また、上記文書管理テーブル２５は文書管理手段に相当している。

上記順序としては、各文書の表示順位を示す情報が記憶される。上述のように、各文書は、図３に示すような文書検索画面４０において、文書時刻に基づく時系列順に表示される。従って、上記文書管理テーブル２５では、文書時刻が新しい順に各文書の順序を管理する。

上記文書ＩＤとしては、各文書を識別するための各文書に与えられたユニークなＩＤ情報が記憶される。

上記状態としては、各文書の処理状態を示す情報が記憶される。たとえば、上記状態としては、「更新」状態であることを示す情報、あるいは、「完了」状態であることを示す情報が記憶される。「完了」は、当該文書の更新（更新あるいは新規登録）が完了している状態であることを示す。「更新」は、当該文書が更新（更新あるいは新規登録）待ちの状態であることを示す。

上記ページ数としては、当該文書のページ数を示す情報が記憶される。上記ページ数は、当該文書の状態が「完了」となった際に確定される。

上記文書時刻としては、各文書の作成時刻あるいは更新時刻が記憶される。たとえば、上記文書時刻としては、上記第１のファイル管理テーブル２３において管理されている当該文書に対応するファイルの更新時刻が記憶される。

上記ファイル名としては、当該文書に対応するファイルを示す情報が記憶される。たとえば、上記ファイル名としては、各文書に対応するファイルについての、ドライブ名、フォルダ名及びファイル名が記憶される。

上記色ＩＤとしては、各文書を示す情報を表示するための色を示す情報が記憶される。また、上記色ＩＤとは、色を識別するための各色に与えられたユニークなＩＤ情報である。なお、上記色ＩＤに対応する実際の色を示す情報は、上記色管理テーブル２６により示される。

上記ファイル形式としては、当該文書に対応するファイルのデータ形式を示す情報が記憶される。上記ファイル形式は、ファイルの拡張子などを示す情報である。このファイル形式によりファイルのデータ形式、あるいは、当該ファイルが対応するアプリケーションプログラムなどが判断できるようになっている。

上記アクセス時刻としては、当該文書に対応するファイルに一番最後にアクセスした時刻が記憶される。上記印刷時刻としては、当該文書を一番最後に印刷した時刻が記憶される。また、当該文書の印刷が一度も行われていない場合、上記印刷時刻には、何も記憶されないため、空欄となる。上記表示回数は、当該文書を表示した回数が記憶される。上記更新回数は、当該文書が更新された回数が記憶される。上記カラー印刷回数は、当該文書をカラーで印刷した回数が記憶される。上記モノクロ印刷回数は、当該文書をモノクロで印刷した回数が記憶される。

また、上記文書管理テーブル２５は、後述する文書管理情報の登録処理により更新される。たとえば、文書管理テーブル２５では、９つの文書が管理されている。この状態において、文書ＩＤ「１００８」の文書が更新され、文書ＩＤ「１０１０」の文書と文書ＩＤ「１０１１」の文書とが新たに追加されたものとする。この場合、後述する文書管理情報の登録処理では、図７に示す文書管理テーブル２５には、状態を「更新」と設定した３つの文書（文書ＩＤ「１００８」、文書ＩＤ「１０１０」および文書ＩＤ「１０１１」）が登録される。この場合、図８に示すような文書管理テーブル２５が作成される。

また、図８に示す文書管理テーブル２５では、文書ＩＤ「１００８」、文書ＩＤ「１０１０」、文書ＩＤ「１０１１」の３つの文書の状態が「更新」として記憶されている。図８に示すように、上記文書管理テーブル２５において状態が「更新」と設定されている文書については、順次、後述するイメージ生成処理が行われる。つまり、イメージ生成処理による処理が完了した文書は、状態が「完了」に書換られる。従って、文書ＩＤ「１００８」、文書ＩＤ「１０１０」、文書ＩＤ「１０１１」の３つの文書のイメージ生成処理が完了すると、図８に示す文書管理テーブル２５は、図９に示す文書管理テーブル２５に書換られる。

なお、各文書のページ数は、後述するイメージ生成処理により生成されたイメージの数により確定するものとする。このため、上記文書管理テーブル２５では、図８に示すように、状態が「更新」となっている各文書のページ数が空欄となっている。したがって、状態が「更新」から「完了」に変更された文書については、図９に示すように、後述するイメージ生成処理により生成されたイメージの数がページ数として記憶される。

次に、上記色管理テーブル２６について説明する。

図１０は、色管理テーブル２６の構成例を示す図である。

上記色管理テーブル２６は、色ＩＤ、色（実際の色を示す情報）、および、フォルダを関連づけているテーブルである。上記のように、上記文書管理テーブル２５では、各文書に対応づけられている色を色ＩＤで示している。従って、各文書が対応する色は、上記文書管理テーブル２５の色ＩＤと上記色管理テーブル２６の色とにより判断される。なお、各文書に対応づけられている色とは、上記文書検索画面４０の文書マップ４２に表示する各文書に対応するバーの色である。

また、上述したように、本実施の形態では、上記文書検索画面４０の文書マップ４２に表示される各文書に対応するバーの色がフォルダごとに設定されるものとしている。従って、上記色管理テーブル２６では、図１０に示すように、各フォルダに対応する色ＩＤと色とを示している。なお、上記文書マップ４２に表示される各文書に対応するバーの色をファイルの拡張子あるいは文書を開くためのアプリケーションごとに設定する場合、上記色管理テーブル２６では、各拡張子あるいはアプリケーションに対応する色ＩＤと色とが記憶される。

次に、上記文書管理装置１における文書管理情報の登録処理について説明する。

図１１は、文書管理装置１における文書管理情報の登録処理を説明するためのフローチャートである。

まず、上記文書管理装置１が起動する場合、つまり、上記文書管理装置１としてのＰＣが文書管理用プログラム２７を起動する場合、上記ＣＰＵ１１は、まず、前回のファイル情報として、上記ＨＤＤ１５内の上記第１のファイル管理テーブル２３を読み出す（ステップＳ１０１）。上記第１のファイル管理テーブル２３を読み出すと、上記ＣＰＵ１１は、現在のファイル情報として、上記ＨＤＤ１５内の上記第２のファイル管理テーブル２４を読み出す（ステップＳ１０２）。

上記第１のファイル管理テーブル２３と上記第２のファイル管理テーブル２４とを読み出すと、上記ＣＰＵ１１は、上記第１のファイル管理テーブル２３に格納されている全てのファイルの管理情報（前回のファイル情報）と上記第２のファイル管理テーブル２４に格納されている全てのファイルの管理情報（現在のファイル情報）との差分を検出する差分ファイルの検出処理を行う（ステップＳ１０３）。この差分ファイルの検出処理により検出された差分ファイルを示す情報は、たとえば、ＲＡＭ１２などに一時的に保存される。

上記差分ファイルの検出処理は、前回のファイル情報の作成時から現在の間に、更新されたファイル、あるいは、新規に追加されたファイルを抽出する処理である。なお、アクセス時刻については、本実施の形態では、差分ファイルとして検出する対象としないものとする。

すなわち、前回のファイル情報に存在せずに現在のファイル情報に存在するファイル、つまり、上記第２のファイル管理テーブル２４にのみ存在するファイルは、新規に追加されたファイルであると判断する。

また、現在のファイル情報における更新時刻と前回のファイル情報における更新時刻とが異なるファイル、つまり、上記第１のファイル管理テーブル２３と上記第２のファイル管理テーブル２４とで更新時刻が異なるファイルは、更新されたファイルであると判断する。

なお、現在のファイル情報に存在せずに前回のファイル情報に存在するファイル、つまり、上記第１のファイル管理テーブル２３にのみ存在するファイルは、削除されたファイルであると判断する。

たとえば、図５に示す第１のファイル管理テーブル２３と図６に示す第２のファイル管理テーブル２４とによる差分ファイルの検出処理では、ファイル名が「ｆｉｌｅ８．ｔｘｔ」、「ｆｉｌｅ１０．ｄｏｃ」、「ｆｉｌｅｌ１．ｘｌｓ」の３つのファイルが差分ファイルとして検出される。

この場合、パスが「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ２￥ｆｉｌｅ８．ｔｘｔ」のファイル（ファイル名「ｆｉｌｅ８．ｔｘｔ」）は、更新時刻が異なっている。したがって、ファイル名「ｆｉｌｅ８．ｔｘｔ」のファイルは、更新されたファイルであると判断する。

また、パスが「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ３￥ｆｉｌｅ１０．ｄｏｃ」のファイル（ファイル名「ｆｉｌｅ１０．ｄｏｃ」）とパスが「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ４￥ｆｉｌｅ１１．ｘｌｓ」のファイル（ファイル名「ｆｉｌｅｌ１．ｘｌｓ」とは、第２のファイル管理テーブル２４のみに存在する。従って、ファイル名「ｆｉｌｅ１０．ｄｏｃ」のファイルとファイル名「ｆｉｌｅｌ１．ｘｌｓ」のファイルとは、新規に追加されたファイルであると判断する。

上記のような差分ファイルの検出処理により差分ファイルが検出された場合（ステップＳ１０４、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、検出された差分ファイルの管理情報を順次読み出し、上記文書管理テーブル２５の更新処理を行う（ステップＳ１０５〜Ｓ１１２）。この文書管理テーブル２５の更新処理は、上記差分ファイルの検出処理により検出された全ての差分ファイルに対する処理が完了するまで繰り返し実行される。

すなわち、上記差分ファイルの検出処理により検出された差分ファイルがある場合（ステップＳ１０４、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、上記差分ファイルの検出処理により検出された差分ファイルの管理情報を１つ読み出す（ステップＳ１０５）。１つの差分ファイルを読み出すと、上記ＣＰＵ１１は、当該差分ファイルが更新されたファイル（更新時刻が変更されたファイル）であるか、新規に追加するファイルであるかを判断する（ステップＳ１０６）。

この判断により読み出した差分ファイルが更新されたファイルであると判断した場合（ステップＳ１０６、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、上記文書管理テーブル２５において当該ファイルに対応する文書の管理情報を更新する処理を行う（ステップＳ１０７）。

また、上記判断により読み出した差分ファイルが更新されたファイルでないと判断した場合、つまり、当該差分ファイルが新規に追加するファイルであると判断した場合（ステップＳ１０６、ＮＯ）、上記ＣＰＵ１１は、当該差分ファイルが新規に作成されたフォルダ（新規フォルダ）に記憶されたファイルであるであるか否かを判断する（ステップＳ１０８）。この判断では、当該ファイルが記憶されているフォルダが上記色管理テーブル２６により色が管理されているフォルダであるか否かにより新規フォルダであるか否かを判断する。つまり、上記色管理テーブル２６において色が設定されているフォルダは、既存のフォルダであるものと判断する。

例えば、パスが「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ３￥ｆｉｌｅ１０．ｄｏｃ」のファイルについては、図１０に示す色管理テーブルにおいて、「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ３」のフォルダには、既に色が割り当てられている。この場合、「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ３」のフォルダは、新規フォルダでないと判断する。これに対して、パスが「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ４￥ｆｉｌｅ１１．ｘｌｓ」のファイルについては、図１０に示す色管理テーブルにおいて、「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ４」のフォルダには、色が割り当てられていない。この場合、「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ４」のフォルダは、新規のフォルダであると判断する。

上記判断により新規フォルダであると判断した場合（ステップＳ１０８、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、当該新規フォルダに割り当てる色を生成する（ステップＳ１０９）。たとえば、新規フォルダには、他のフォルダに割り当てられていない新しい色を割り当てるものとする。この生成した色には、ユニークな色ＩＤが割り当てられる。当該新規フォルダに割り当てる色を生成すると、上記ＣＰＵ１１は、当該新規フォルダに対する色情報として、新規フォルダに色とその色の色ＩＤとを対応づけた色情報を上記色管理テーブル２６に追加する（ステップＳ１１０）。

当該差分ファイルが記憶されている新規フォルダに対する色情報を追加すると、上記ＣＰＵ１１は、当該差分ファイルに対応する文書の管理情報を上記文書管理テーブル２５に追加する新規文書の追加処理を行う（ステップＳ１１２）。

また、上記判断により新規フォルダでないと判断した場合（ステップＳ１０８、ＮＯ）、上記ＣＰＵ１１は、上記色管理テーブル２６により当該ファイルが記憶されているフォルダに割り当てる色ＩＤを取得する（ステップＳ１１１）。この場合、上記ＣＰＵ１１は、当該差分ファイルに対応する文書の管理情報を上記文書管理テーブル２５に追加する新規文書の追加処理を行う（ステップＳ１１２）。

また、上記ステップＳ１１２の新規文書の追加処理では、上記第２のファイル管理テーブル２４と上記色管理テーブル２６とを参照することにより、新たに追加されたファイルに対応する文書の管理情報を生成する。

たとえば、文書の管理情報における文書時刻には、当該差分ファイルの更新時刻が用いられる。文書の管理情報におけるファイル名には、当該差分ファイルのパスが用いられる。文書の管理情報における文書ＩＤは、既存の文書と識別するため、新たに生成されるユニークな情報が用いられる。文書の管理情報における色ＩＤは、当該差分ファイルが記憶されているフォルダに対応づけられている色の色ＩＤが用いられる。ただし、文書の管理情報におけるページ数は空欄とされ、文書の管理情報における状態が「更新」とされる。これは、後述するイメージ生成処理によって当該ファイルからイメージデータを生成する際に、文書の管理情報におけるページ数を確定させるためである。

さらに、上記ステップＳ１１２において、上記文書管理テーブル２５に新規の文書の管理情報を追加すると、上記ＣＰＵ１１は、管理対象となっている文書（管理文書）の量をチェックする管理文書のチェック処理を行う（ステップＳ１２０）。上記管理文書とは、上記文書管理テーブル２５に管理情報が記憶されている文書である。上記管理文書のチェック処理では、管理文書の量が上限に近づいているか否かをチェックする。さらには、上記管理文書のチェック処理では、管理文書が管理文書の上限に応じて予め設定されている所定量以上になった場合、特定の文書の管理情報を削除する処理を行う。なお、上記管理文書のチェック処理については、後で図１８〜図２２を参照して詳細に説明する。

上記差分ファイルの検出処理により差分ファイルが検出されなかった場合、あるいは、上記差分ファイルの検出処理により検出した全ての差分ファイルに対する処理が完了した場合（ステップＳ１０４、ＮＯ）、上記ＣＰＵ１１は、今回の起動時のファイル情報として現在の第２のファイル管理テーブル２４に格納されている情報を、上記第１のファイル管理テーブル２３に記憶する（ステップＳ１１３）。従って、上記第１のファイル管理テーブル２３には、当該差分ファイルの検出処理を行った際（今回の起動時）のファイル情報が記憶される。これにより、次回の起動時に、当該第１のファイル管理テーブル２３に格納されている情報が前回のファイル情報として用いられる。

上記のような処理により、上記文書管理テーブル２５には、更新されたファイルに対応する文書の管理情報、および、新たに追加されたファイルに対する文書の管理情報が状態を「更新」として登録される。なお、状態が「更新」の文書は、後述する文書のイメージ生成処理により状態が「完了」となり、ページ数が確定する。

次に、文書のイメージ生成処理について説明する。

上記文書管理情報の登録処理では、上記文書管理テーブル２５に更新されたファイルおよび新規登録されたファイルに対応する文書の管理情報が「更新」状態として登録される。このような「更新」の状態のファイルは、表示用のイメージが生成されていないことを示している。このため、「状態」が「更新」となっている文書については、表示用のイメージを生成する必要がある。このような文書の表示用のイメージを生成する処理をイメージ生成処理と呼ぶこととする。

図１２は、文書管理装置１におけるイメージ生成処理を説明するためのフローチャートである。

すなわち、上記のような文書管理情報の登録処理が完了すると、上記ＣＰＵ１１は、表示用のイメージを生成するイメージ生成処理を行う。上記イメージ生成処理が起動すると、ＣＰＵ１１は、上記文書管理テーブル２５から全ての文書の管理情報を読込む（ステップＳ２０１）。上記文書管理テーブル２５から文書の管理情報を読込むと、上記ＣＰＵ１１は、各文書の管理情報における文書時刻に基づいて全ての文書の管理情報を整列する（ステップＳ２０２）。これにより、上記文書管理テーブル２５は、全ての文書の管理情報が文書時刻順（時系列順）に並び替えられた状態となる。例えば、図８に示す例では、最新の３つの文書が「更新」の状態となっている。

上記文書管理テーブル２５における文書の管理情報を文書時刻に基づいて整列させると、上記ＣＰＵ１１は、イメージ生成処理が施されていない文書（未処理の文書）が存在するか否かを判断する（ステップＳ２０３）。この判断により未処理の文書が存在すると判断すると、上記ＣＰＵ１１は、未処理の文書の管理情報を１文書ごとに読み出す（ステップＳ２０４）。この時、上記ＣＰＵ１１は、時系列の新しい文書から読み出している。

未処理の１つの文書の管理情報を読み出すと、上記ＣＰＵ１１は、読み出した文書の管理情報における「状態」が「更新」であるか否かを判断する（ステップＳ２０５）。この判断により「状態」が「更新」であると判断した場合（ステップＳ２０５、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、当該文書の表示用のイメージを生成する処理を行う（ステップＳ２０６）。

なお、このイメージ生成処理において、当該文書の表示用のイメージとしては、文書を構成する各ページのビットマップイメージを生成するものとする。また、本実施の形態では、当該文書の表示用のイメージデータは、プリント用のイメージデータとして作成されるものとする。各文書のデータは、テキストデータ、あるいは、画像データなどの種々の形式のデータで形成される。

上記文書管理装置１では、種々の形式のデータからなるファイルを文書として管理する。上記文書管理装置１では、文書を構成する各ページの画像で表示器１７に表示する必要がある。このため、上記文書管理装置１では、表示器１７に表示する文書の各ページの画像として、文書に対応するファイルの各ページのデータからプリント用のイメージデータを生成する。通常、種々のアプリケーションプログラムで使用される種々の形式のデータは、当該アプリケーションプログラムにおいてプリント用のイメージが作成されるようになっている。例えば、文書がテキストデータである場合、当該文書の表示用のイメージは、たとえば、ワードプロセッサのアプリケーションプログラムによりプリント用のイメージとして生成される。

このようなイメージ生成処理により表示用のイメージデータを生成すると、上記ＣＰＵ１１は、当該文書を構成する各ページの画像（各ページの表示用のイメージデータ）を、それぞれイメージデータのファイルとしてＨＤＤ１５に保存する（ステップＳ２０７）。これにより、当該文書のページ数分のイメージデータのファイルがＨＤＤ１５に保存される。当該文書の各ページのイメージデータのファイルをＨＤＤ１５に保存すると、上記ＣＰＵ１１は、上記文書管理テーブル２５の当該文書の管理情報とおける「状態」を「完了」に変更する（ステップ２０８）。さらに、上記ＣＰＵ１１は、イメージデータとして生成したファイル数からページ数を特定し、文書管理テーブル２５における当該文書の管理情報としてページ数を設定する（ステップＳ２０９）。

また、上記未処理の文書がなった場合、つまり、上記文書管理テーブル２５における全ての文書の「状態」が「完了」となった場合（ステップＳ２０３、ＮＯ）、上記ＣＰＵ１１は、イメージ生成処理を終了する。

上記のように、本実施の形態では、各文書の表示用のイメージデータは、当該文書の各ページごとに１ファイルとして生成されるものとする。また、各文書の表示用のイメージデータは、ＴＩＦ、ＰＤＦなどどのような形式でも良い。本実施の形態では、ＪＰＥＧ形式が用いられる。

ただし、各ページのイメージとしての表示用のイメージデータの各ファイルは、文書ＩＤとページ番号からファイル名が特定できるものとする。たとえば、表示用のイメージデータのファイルは、それぞれ「文書ＩＤ−ページ番号.jpg」というファイル名で保存されるものとする。

例えば、図８に示す文書管理テーブル２５において「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ４￥ｆｉｌｅ１１．ｘｌｓ」の文書が３ページの画像により構成されるものとする。この場合、「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ４￥ｆｉｌｅ１１．ｘｌｓ」文書についての表示用のイメージ生成処理では、３ページの表示用のイメージデータ（３つのＪＰＥＧ形式の画像データのファイル）が生成される。

また、「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ４￥ｆｉｌｅ１１．ｘｌｓ」の文書は、図８に示すように、文書ＩＤが「１０１１」である。このため、「Ｃ：￥ｆｏｌｄｅｒ４￥ｆｉｌｅ１１．ｘｌｓ」の文書の表示用のイメージデータとしては、「１０１１−００１．ｊｐｇ」、「１０１１−００２．ｊｐｇ」、および、「１０１１−００３．ｊｐｇ」というファイル名の３つのファイルが生成される。

この場合、図８に示す文書管理テーブル２５における文書ＩＤが「１０１１」の文書の管理情報は、図９に示すように、「状態」が「完了」、「ページ数」が「３」に設定される。なお、図９は、図８に示す状態の文書管理テーブル２５に対する上記イメージ生成処理が完了した場合の文書管理テーブル２５の例を表すものである。

なお、上記イメージ生成処理は、他の処理と並行して実行するようにしても良い。つまり、上記イメージ生成処理は、他の処理のバックグラウンドで実行するようにしても良い。たとえば、「状態」が「更新」となっている文書が多い場合、あるいは、「状態」が「更新」となっている文書のページ数が多い場合、上記イメージ生成処理は、処理に時間がかかる可能性がある。したがって、上記イメージ生成処理の実行中であっても、上記ＣＰＵ１１は、後述するような文書検索画面４０の表示処理などを行うようにするようにしても良い。

次に、上記文書検索画面（文書検索用の表示ウインドウ）４０を表示する際の表示処理について説明する。

図１３は、上記文書検索画面４０の表示処理を説明するためのフローチャートである。

まず、上記文書検索画面４０を表示（起動）する場合、上記ＣＰＵ１１は、まず、文書管理テーブル２５に格納されている全ての文書の管理情報を読込む（ステップＳ３０１）。上記文書管理テーブル２５に格納されている全ての文書の管理情報を読込むと、上記ＣＰＵ１１は、読み込んだ全ての文書の管理情報を文書時刻の新しい順（時系列順）に整列させる（ステップＳ３０２）。

全ての文書の管理情報を時系列順に整列させると、上記ＣＰＵ１１は、たとえば、上記ＲＡＭ１２上に現在表示している文書を示す情報を格納する現在文書（表示文書）の格納領域を確保する。現在文書の格納領域を確保すると、上記ＣＰＵ１１は、現在文書の格納領域に最も新しい文書を示す情報を設定する（ステップＳ３０３）。ここで、上記現在文書の格納領域には、現在文書を示す情報として、上記文書管理テーブル２５において文書の管理情報として格納されている「順序」が設定されるものとする。言い換えると、上記ＣＰＵ１１は、各文書に与えられた「順序」により、現在表示している文書（現在文書）を示すようになっている。

さらに、上記ＣＰＵ１１は、たとえば、上記ＲＡＭ１２上に現在表示している文書のページ数を示す情報を格納する現在ページ（表示ページ）の格納領域を確保する。現在ページの格納領域を確保すると、上記ＣＰＵ１１は、現在ページの格納領域に文書の代表ページ（本実施の形態では１ページ目）を示す情報を設定する（ステップＳ３０４）。ここで、上記現在ページの格納領域には、現在ページを示す情報としてページ数が設定されるものとする。

すなわち、上記ＣＰＵ１１は、初期表示の画像として、最も新しい文書の代表ページ（１ページ目）を表示する。このため、上記ＣＰＵ１１は、現在文書を「１」と設定し、現在ページを「１」と設定する。現在文書を「１」と設定し、かつ、現在ページを「１」と設定すると、上記ＣＰＵ１１は、当該ページ（順序が「１」の文書における「１」ページ目の画像）の表示用のイメージデータのファイルを取得する（ステップＳ３０５）。

このイメージの取得処理では、上記文書管理テーブル２５を参照して表示すべきページのイメージデータのファイルが特定される。すなわち、上記ＣＰＵ１１は、上記文書管理テーブル２５を参照することにより、現在文書として設定されている「順序」（この場合は「１」）に対応する文書ＩＤを取得する。現在文書の文書ＩＤを取得すると、上記ＣＰＵ１１は、現在ページとして設定されている「ページ番号」（この場合は「１」）により現在文書の文書ＩＤと当該ページ番号とからなるイメージデータのファイルを特定する。

たとえば、図９に示す文書管理テーブル２５の例では、「順序」が「１」の文書ＩＤは「１０１１」である。この場合、上記文書ＩＤ「１０１１」の１ページ目のイメージファイルは、「１０１１−００１．ｊｐｇ」という名前で保存されている。従って、現在文書が「１」で、現在ページが「１」に設定されている場合、上記ＣＰＵ１１は、図９に示す文書管理テーブル２５を参照すると、「１０１１−００１．ｊｐｇ」をイメージデータのファイルとして特定する。

上記のようなイメージ取得処理によりイメージデータのファイルを取得すると、上記ＣＰＵ１１は、当該ファイルのイメージデータを上記文書検索画面４０の画像表示領域４１に表示する（ステップＳ３０６）。上記画像表示領域４１に取得したファイルのイメージデータを表示すると、上記ＣＰＵ１１は、全ての文書の順序（本実施の形態では、各文書の文書時刻の順番）に基づいて積み重ねて表示する文書マップ４２を生成する文書マップ生成処理を行う（ステップＳ３０７）。この文書マップ生成処理については、後で詳細に説明する。

上記文書マップ生成処理により文書マップ４２を生成すると、上記ＣＰＵ１１は、生成した文書マップ４２を上記文書検索画面４０における所定の表示領域に表示する（ステップＳ３０８）。上記文書検索画面４０に文書マップ４２を表示すると、上記ＣＰＵ１１は、当該文書マップ４２における現在文書の位置を特定する（ステップＳ３０９）。現在文書の位置を特定すると、上記ＣＰＵ１１は、上記文書マップ４２上における現在文書の位置を示すポインタ４３を表示する（ステップＳ３１０）。

上記のような文書検索画面の表示処理により、上記表示器１７には、表示ウインドウに文書検索画面４０としての初期画面が表示される。

次に、上記文書マップ生成処理について説明する。

図１４は、文書マップ生成処理を説明するためのフローチャートである。

上記文書マップ４２の生成処理を開始すると、上記ＣＰＵ１１は、上記文書検索画面４０において文書マップ４２を表示するための表示領域を確保する（ステップＳ４０１）。上記文書マップ４２の表示領域は、予め設定されているものとする。また、上記ステップＳ４０１において、上記ＣＰＵ１１は、確保した文書マップ４２の表示領域を、白色などの初期値としての色で表示するものとする。

たとえば、上記文書マップ４２の表示領域は、図３に示すように、上記文書検索画面４０の右端の幅２０ピクセル、高さ６４０ピクセルの大きさの領域として設定される。なお、ここでは、文書マップ４２の表示領域は、図３に示すように、座標値（Ｘ，Ｙ）が、（０、０）、（２０、０）、（０、６４０）および（２０、６４０）の４点で示される矩形の領域である場合を想定して説明するものとする。なお、本実施の形態では、図３に示すような文書検索画面において、Ｙ方向を縦方向と定義し、Ｘ方向を横方向と定義するものとする。

上記文書検索画面４０における文書マップ４２の表示領域を確保すると、上記ＣＰＵ１１は、描画を開始する初期座標値を設定する（ステップＳ４０２）。ここでは、初期座標値は、上記文書マップ４２の表示領域の最上端として、Ｙ座標を「０」（Ｙ＝０）に設定するものとする。

上記初期座標値を設定すると、上記ＣＰＵ１１は、上記文書管理テーブル２５から「順序」の小さい順に文書の管理情報を読み出す。すなわち、上記ＣＰＵ１１は、当該文書マップ４２の表示領域にバーを描画していない文書（未描画の文書）が上記文書管理テーブル２５に存在するか否かを判断する。この判断により上記文書管理テーブル２５に未描画の文書があると判断した場合（ステップＳ４０３）、上記ＣＰＵ１１は、未描画の文書のうち最も「順序」の小さい文書の管理情報を読み出す（ステップ４０４）。

文書の管理情報を読み出すと、上記ＣＰＵ１１は、読み出した文書に割り当てられている色ＩＤを特定する（ステップ４０５）。当該文書の色ＩＤを特定すると、上記ＣＰＵ１１は、上記色管理テーブル２６を参照して、当該文書の色ＩＤに対応する実際の色を確定する（ステップＳ４０６）。これにより、確定した色が上記文書マップ４２において当該文書を示すバー（線）を描画する色となる。

当該文書を示すバーを描画する色を判断すると、上記ＣＰＵ１１は、上記文書マップ４２の表示領域における現在の座標値に、当該文書を示すバー（線）を確定した色で描く（ステップＳ４０７）。ここで、各文書を示すバーは、Ｙ方向に１ピクセル分の幅（高さ）を有する線であるものとする。この場合、最初の文書については、上記文書マップ４２の表示領域におけるＹの初期座標値（（０、Ｙ）から（２０、Ｙ））に１ピクセル分の幅（高さ）を有するバーを描く。

当該文書を示すバーを描くと、上記ＣＰＵ１１は、「Ｙ＝Ｙ＋１」とすることにより、Ｙ方向の座標値を１ピクセル分増やす（ステップ４０８）。Ｙ方向の座標値を１ピクセル分増やすと、上記ＣＰＵ１１は、Ｙ方向の座標値が文書マップ４２の表示領域を超えたか否かを判断する。この判断によりＹ方向の座標値が文書マップ４２の表示領域を超えたと判断した場合（ステップＳ４０９、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、文書マップ４２の生成処理を終了する。

また、上記判断によりＹ方向の座標値の表示領域が超えていないと判断した場合（ステップＳ４０９、ＮＯ）、上記ＣＰＵ１１は、上記ステップＳ４０３に戻る。これにより、上記ＣＰＵ１１は、文書マップ４２の表示領域に未描画の文書がなくなるまで、上記ステップＳ４０３〜Ｓ４０９を繰り返し実行する。すなわち、上記ステップＳ４０３〜Ｓ４０９の処理は、上記文書管理テーブル２５により管理されている全ての文書について繰り返し実行される。

上記のような処理により、上記文書管理テーブル２５により管理されている各文書の「順序」（各文書の文書時刻などに基づく「順序」）で、各文書に対応する色で表示される各文書を示すバーが文書検索画面４０における縦方向（Ｙ方向）に積み重ねて表示される文書マップ４２が生成される。

次に、文書検索処理について説明する。

図１５、図１６及び図１７は、文書検索処理を説明するためのフローチャートである。

まず、上述した文書検索画面の表示処理により、上記表示器１７には、最も文書時刻が新しい文書の１ページ目の画像を表示した文書検索画面４０を表示しているものとする（ステップＳ５０１）。このステップＳ５０１の処理は、図１３と同様であるので、説明及びサブフローのフローチャートを省略する。

この状態において、上記ＣＰＵ１１は、上記マウス１９あるいは上記キーボード２１による利用者からの入力を待つ（ステップＳ５０２）。この状態において、上記ＣＰＵ１１は、上記マウス１９あるいは上記キーボード２１への入力の有無を検知している。また、上記マウス１９のホイール３４への入力は、所定時間内におけるホイール３４の回転量が変動量として入力される。上記キーボード２１の各キーあるいは上記マウス１９の左右ボタン３２、３３への入力は、どのキーが入力されたかが検知される。

上記マウス１９あるいは上記キーボード２１への入力を検知すると（ステップＳ５０２、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、入力された指示内容が終了の指示であるか否かを判断する（ステップＳ５０３）。この判断により入力された指示内容が終了の指示であると判断した場合（ステップＳ５０３、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、上記文書検索画面４０を消し、処理を終了する。

また、上記判断により入力された指示内容が終了の指示でないと判断した場合（ステップＳ５０３、ＮＯ）、上記ＣＰＵ１１は、入力された指示内容が上記マウス１９のホイール３４への入力であったか否かを判断する（ステップＳ５０４）。

上記マウス１９のホイール３４への入力でないと判断した場合（ステップＳ５０４、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、右への移動を指示する右キーへの入力であるか（ステップＳ５１０）、左への移動を指示する左キーへの入力であるか（ステップＳ５１４）、下への移動を指示する下キーへの入力であるか（ステップＳ５２０）、上への移動を指示する上キーへの入力であるかを判断する（ステップＳ５２４）。なお、右キー、左キー、下キー及び上キー以外のキー入力であれば、上記ＣＰＵ１１は、上記ステップＳ５０２へ戻り、再び入力待ちの状態となる。

すなわち、入力が右キーであると判断した場合（ステップＳ５１０、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、現在ページを１つ増やし、「現在ページ＝現在ページ＋１」とする（ステップＳ５１１）。この場合、上記ＣＰＵ１１は、文書管理テーブル２５から現在文書のページ数を取得し、上記ステップＳ５１１で設定した現在ページが現在文書のページ数を越えていないかを確認する（ステップＳ５１２）。上記ステップＳ５１１で設定した現在ページが現在文書のページ数を超えていると判断した場合、上記ＣＰＵ１１は、現在ページを現在文書のページ数、つまり、現在文書の最終ページとする（ステップＳ５１３）。

また、入力が左キーであると判断した場合（ステップＳ５１４、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、現在ページを１つ減らし、「現在ページ＝現在ページ−１」とする（ステップＳ５１５）。この場合、上記ＣＰＵ１１は、表示しようとしている現在ページが「０」となっていないかを確認する（ステップＳ５１６）。上記ステップＳ５１５で設定した現在ページが「０」となっていると判断した場合、上記ＣＰＵ１１は、現在ページを「１」、つまり、現在文書の最初のページとする（ステップＳ５１７）。

上記ステップＳ５１０〜Ｓ５１７により現在ページを変更すると、上記ＣＰＵ１１は、上記文書管理テーブル２５における「順序」と「文書ＩＤ」との対応関係により、現在文書の文書ＩＤを取得する。現在文書の文書ＩＤを取得すると、上記ＣＰＵ１１は、現在文書の文書ＩＤと現在ページとにより、当該ページのイメージのファイルを取得する（ステップＳ５１８）。当該ページのイメージのファイルを取得すると、上記ＣＰＵ１１は、上記文書検索画面４０の画像表示領域４１に当該ページのイメージを表示する（ステップＳ５１９）。

また、入力が下キーであると判断した場合（ステップＳ５２０、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、現在文書を１つ増やし、「現在文書＝現在文書＋１」とする（ステップＳ５２１）。この場合、上記ＣＰＵ１１は、文書管理テーブル２５から最大順序（最も文書時刻が古い文書の「順序」）を取得し、上記ステップＳ５２１で設定した現在文書が最大順序を越えていないかを確認する（ステップＳ５２２）。ここで、上記ステップＳ５２１で設定した現在文書が最大順序を超えていると判断した場合、上記ＣＰＵ１１は、現在文書を最大順序、つまり、現在文書を最も文書時刻が古い文書とする（ステップＳ５２３）。

また、入力が上キーであると判断した場合（ステップＳ５２４、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、現在文書を１つ減らし、「現在文書＝現在文書−１」とする（ステップＳ５２５）。この場合、上記ＣＰＵ１１は、上記ステップＳ５２５で設定した現在文書が「０」となっているか否かを確認する（ステップＳ５２６）。上記ステップＳ５２５で設定した現在文書が「０」となったと判断した場合、上記ＣＰＵ１１は、現在文書を「１」、つまり、現在文書を文書時刻が最新の文書とする（ステップＳ５２７）。

上記ステップＳ５２０〜Ｓ５２７により現在文書を変更すると、上記ＣＰＵ１１は、現在ページを各文書の代表ページとしての「１」に設定する（ステップＳ５１９）。これにより現在文書と現在ページとが設定されると、上記ＣＰＵ１１は、上記文書管理テーブル２５における「順序」と「文書ＩＤ」との対応関係により、現在文書の文書ＩＤを取得する。現在文書の文書ＩＤを取得すると、上記ＣＰＵ１１は、現在文書の文書ＩＤと現在ページとにより、当該ページのイメージのファイルを取得する（ステップＳ５２９）。当該ページのイメージのファイルを取得すると、上記ＣＰＵ１１は、上記文書検索画面４０の画像表示領域４１に当該ページのイメージを表示する（ステップＳ５３０）。

また、上記ステップＳ５２０〜Ｓ５２７により現在文書を変更した場合、上記ＣＰＵ１１は、当該文書検索画面４０の文書マップ４２における現在文書の位置を特定する（ステップＳ５３１）。現在文書の位置を特定すると、上記ＣＰＵ１１は、上記文書マップ４２における現在文書の位置を示すポインタ４３を表示する（ステップＳ５３２）。つまり、上記ステップＳ５３２において、上記ＣＰＵ１１は、上記文書検索画面４０におけるポインタ４３の位置を上記ステップＳ５３１で特定した文書マップ４２における現在文書を示す位置に変更する。

なお、上記ステップＳ５２８〜Ｓ５３０の処理と上記ステップＳ５３１及びＳ５３２の処理とは、並行して行うようにしても良い。本実施の形態においてＳ５４０、Ｓ５２１、Ｓ５２５は入力制御部に相当し、Ｓ５２８〜Ｓ５３２、Ｓ５４７〜Ｓ５５１は表示制御部に相当している。

また、上記判断によりマウス１９のホイール３４への入力があったと判断した場合（ステップＳ５０４、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、上記マウス１９のホイール３４の回転量に応じた文書検索処理を行う。

すなわち、上記判断によりマウス１９のホイール３４への入力があったと判断した場合（ステップＳ５０４、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、所定時間内の上記ホイール３４の回転量を変動量として取得する（ステップＳ５４０）。上記ホイール３４の回転量は、上記マウスドライバ１８により検出される。上記マウスドライバ１８により検出されたホイールの回転量は、上記ＣＰＵ１１へ通知される。これにより、上記ＣＰＵ１１では、所定時間内のホイール３４の回転量を変動量として取得するようになっている。

上記のような変動量を取得すると、上記ＣＰＵ１１は、取得した変動量を文書移動量に変換する（ステップＳ５４１）。上記文書移動量は、移動文書数と移動方向（ホイールの回転方向）とを示すものとする。上記移動文書数とは、表示を切り換える文書の数（移動すべき文書の数）を示すものである。上記移動方向とは、ホイールの回転方向に対応し、文書を移動させる方向を示すものである。

本実施の形態では、移動方向は、文書移動量の正負で表されるものとする。すなわち、ホイール３４を正方向に回転させた場合、「文書移動量＝＋（移動文書数）」とし、文書移動量は、正の値とする。このように文書移動量が正の値の場合、文書が「順序」の順に切り換えられることを示すものとする。また、ホイール３４を逆方向に回転させた場合、「文書移動量＝−（移動文書数）」とし、文書移動量は負の値とする。このように文書移動量が負の値の場合、文書が「順序」の逆の順に切り換えられることを示すものとする。

たとえば、ユーザが上記ホイール３４を正方向に回転させた場合、上記文書移動量は、正の値となり、文書が「順序」の順に切り換えられることを示すものとする。また、ユーザが上記ホイール３４を逆方向に回転させた場合、上記文書移動量は、負の値となり、文書が「順序」の逆の順序で切り換えられることを示すものとする。

また、上記マウス１９のホイール３４の回転量と上記ＣＰＵ１１が取得する変動量と関係は、予め設定情報により設定されているものである。また、上記ＣＰＵ１１が取得する変動量と文書移動量との関係も、設定情報により設定されているものとする。これらの設定情報は、ユーザが任意の値に変更できるようにしても良い。

たとえば、上記マウス１９のホイール３４の１回転に対する変動量が「２８８０」とする。この場合、変動量が「１」に対して移動文書数を「１」とすると、ホイール３４の１回転に対して２８８０の文書が移動する。このような設定では、上記画像表示領域４１に表示される文書の移動量がおおき過ぎる。このため、たとえば、変動量が「１２０」に対して移動文書数を「１」と設定すれば、ホイール３４の１回転で上記画像表示領域４１に表示される文書が２４文書分移動するように設定される。

また、マウス１９のホイール３４には、所定間隔、つまり、一定の回転量ごとに、ひっかかりのあるものがある。このようなホイール３４を有するマウス１９を用いた文書管理装置１では、ホイール３４の回転に伴うひっかかりの間隔ごとに１文書を切り替えるようにしても良い。これは、ひっかかりの起こるホイール３４の回転量に応じた変動量に対して移動文書数を「１」に設定することにより実現できる。この場合、ホイール３４を操作するユーザが、ひっかかりの感覚を感じるごとに１文書が切り換わるようにすることができる。

上記ホイール３４に入力された回転量に基づく変動量を文書移動量に変換すると（ステップＳ５４１）、上記ＣＰＵ１１は、現在文書を文書移動量分だけ移動させた文書（「現在文書＝現在文書＋文書移動量」）に設定する（ステップＳ５４２）。この場合、上記ＣＰＵ１１は、上記ステップＳ５４２で設定した現在文書が「０」以下となっていないかを確認する（ステップＳ５４３）。上記ステップＳ５４２で設定した現在文書が「０」以下となっていると判断した場合（ステップＳ５４３、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、現在文書を「１」、つまり、現在文書を文書時刻が最新の文書とする（ステップＳ５４４）。

また、上記ステップＳ５４２で設定した現在文書が「０」以下となっていないと判断した場合（ステップＳ５４３、ＮＯ）、上記ＣＰＵ１１は、さらに、文書管理テーブル２５から最大順序（最も文書時刻が古い文書の「順序」）を取得し、上記ステップＳ５４２で設定した現在文書が最大順序を越えていないかを確認する（ステップＳ５４５）。ここで、上記ステップＳ５４２で設定した現在文書が最大順序を超えていると判断した場合（ステップＳ５４５、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、現在文書を最大順序、つまり、現在文書を最も文書時刻が古い文書とする（ステップＳ５４６）。

上記ステップＳ５４０〜Ｓ５４６により現在文書を変更すると、上記ＣＰＵ１１は、現在ページを各文書の代表ページとしての「１」に設定する（ステップＳ５４７）。これにより現在文書と現在ページとが設定されると、上記ＣＰＵ１１は、上記文書管理テーブル２５における「順序」と「文書ＩＤ」との対応関係により、現在文書の文書ＩＤを取得する。現在文書の文書ＩＤを取得すると、上記ＣＰＵ１１は、現在文書の文書ＩＤと現在ページとにより、当該ページのイメージのファイルを取得する（ステップＳ５４８）。当該ページのイメージのファイルを取得すると、上記ＣＰＵ１１は、上記文書検索画面４０の画像表示領域４１に当該ページのイメージを表示する（ステップＳ５４９）。

また、上記ステップＳ５４０〜Ｓ５４６により現在文書を変更した場合、上記ＣＰＵ１１は、当該文書検索画面４０の文書マップ４２における現在文書の位置を特定する（ステップＳ５５０）。現在文書の位置を特定すると、上記ＣＰＵ１１は、上記文書マップ４２における現在文書の位置を示すポインタ４３を表示する（ステップＳ５５１）。つまり、上記ステップＳ５５１において、上記ＣＰＵ１１は、上記文書検索画面４０におけるポインタ４３の位置を上記ステップＳ５５０で特定した文書マップ４２における現在文書を示す位置に変更する。

なお、上記ステップＳ５４７〜Ｓ５４９の処理と上記ステップＳ５５０及びＳ５５１の処理とは、並行して行うようにしても良い。

上記のように、図１５、図１６及び図１７に示す処理では、ユーザが入力したマウス１９のホイール３４の回転量に応じた変動量を文書移動量に変換し、文書移動量に応じて時系列順に整列された文書を切り換え、文書移動量に応じて切り換えた文書の画像を表示器に表示する。これにより、マウス１９のホイール３４を回転させて、１ページ目の画像を表示する文書を効率良く切り換えることができる。この結果、ユーザは、当該文書管理装置１で管理している文書を効率よく検索することができ、所望の文書を容易に見つけることができる。

次に、上記ステップＳ１２０の管理文書のチェック処理の第１の処理例について説明する。

図１８は、管理文書のチェック処理の第１の処理例を説明するためのフローチャートである。

まず、管理文書のチェック処理として、上記ＣＰＵ１１は、上記文書管理テーブル２５に管理情報が記憶されている文書（管理文書）の数が予め設定されている上限接近値に達しているか否かを判断する（ステップＳ１２１）。上記上限接近値とは、管理文書が管理可能な文書の上限に近づいているか否かを判断するための値である。従って、上記上限接近値は、管理可能な文書の上限に基づいて予め設定される値である。管理可能な文書の上限は、管理文書の件数に基づいて規定するようにしても良いし、ＨＤＤ１５などの記憶装置の物理的な記憶容量に基づいて規定するようにしても良い。

本実施の形態では、管理可能な文書の上限が管理文書の件数に基づいて規定されるものとする。たとえば、管理可能な文書の上限として、管理文書の件数が１００００件と規定されているものとする。この場合、上限近接値は、１００００件を基準にそれよりも少ない件数が設定される。たとえば、管理文書の上限としての１００００件に対して、９９５０件を上限近接値と設定しておくものとする。このように上限近接値を９９５０件に設定した場合、上記ステップＳ１２１において、上記ＣＰＵ１１は、９９５０件目の文書の管理情報が存在するか否かを判断する（ステップＳ１２１）。なお、上記ステップＳ１２１は判断手段に相当し、文書管理プログラム２７により実現される判断機能に相当する。

上記判断により上限近接値に達したと判断した場合（ステップＳ１２１、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、管理文書の量が上限に近づいている旨のメッセージを上記表示器１７に表示する（ステップＳ１２２）。このメッセージとともに、上記ＣＰＵ１１は、削除する文書を指定する旨の入力案内を上記表示器１７に表示する（ステップＳ１２３）。このような案内に応じて、ユーザは、削除する文書又は削除する文書の条件を指定する。なお、上記ステップＳ１２２及びＳ１２３は報知手段に相当し、上記文書管理プログラム２７により実現される報知機能に相当している。

上記のような案内を表示した後、上記ＣＰＵ１１では、上記マウス１９あるいは上記キーボード２１などの入力装置による削除する文書又は削除する文書の条件を指定する入力の有無を監視している（ステップＳ１２４）。この状態においてユーザが削除する文書を指定する情報を入力した場合（ステップＳ１２４、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、ユーザが入力した情報に基づいて削除する文書を決定する（ステップＳ１２５）。また、ユーザが削除する文書の条件を指定する情報を入力した場合（ステップＳ１２４、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、ユーザが入力した条件に基づいて削除する文書を決定する（ステップＳ１２５）。なお、上記ステップＳ１２５は決定手段に相当し、文書管理プログラムにより実現される決定機能に相当している。

削除する文書を決定すると、上記ＣＰＵ１１は、削除することが決定した全ての文書について管理情報を削除する。つまり、上記ＣＰＵ１１は、上記ステップＳ１２５で削除すると決定した各文書の管理情報を上記文書管理テーブル２５から削除する（ステップＳ１２６）。なお、上記ステップＳ１２６は削除手段に相当し、文書管理プログラムにより実現される削除機能に相当している。

さらに、特定の文書の管理情報を上記文書管理テーブル２５から削除すると、上記ＣＰＵ１１は、各文書の管理情報の並び替えおよび順序の再設定などを行うことにより、上記文書管理テーブル２５内における文書の管理情報を整理する（ステップＳ１２７）。

なお、上記ステップＳ１２６では、文書の管理情報を文書管理テーブル２５から削除する。このため、削除した文書に対応するファイル自体については、種々の形態で処理することが可能である。たとえば、文書管理テーブル２５から管理情報を削除した文書に対応するファイルについては、削除するようにしても良いし、特定のフォルダに保存しておくようにしても良い。さらには、文書管理テーブル２５から管理情報を削除した文書に対応するファイルについては、特定の条件に該当するもののみ特定のフォルダに保存しておくようにしても良い。

次に、上記ステップＳ１２２及びＳ１２３で表示する表示例について説明する。

図１９は、上記ステップＳ１２２及びＳ１２３で上記表示器１７に表示する表示例としての表示ウインドウ５０を示す図である。つまり、図１９は、削除する文書を指定する旨の入力案内画面の表示例である。

図１９に示す表示ウインドウ５０では、「管理文書が上限に近づいています。」という案内と、「削除する文書又は削除する文書の選択方法を指定して下さい。」という案内とが表示されている。

さらに、図１９に示す表示ウインドウ５０では、アイコン５１、５２、５３、５４、５５が表示されている。これらのアイコン５１、５２、５３、５４、５５は、マウス１９あるいはキーボード２１によりユーザが選択できるようになっている。

上記アイコン５１は、所定範囲の文書を全て削除する旨を指示するためのアイコンである。ここで、所定範囲とは、予め設定されている削除する文書の範囲である。たとえば、管理文書の上限が１００００件で上限近接値が９９５０件に設定されている場合、所定範囲としては、９９０１〜１００００が設定される。また、上記文書管理テーブル２５では、上述したように、各文書が文書時刻の順に並べられている。このため、順序が９９０１以降の文書を全て削除する場合、アイコン５１には、「順序が９９０１の文書時刻（図１９に示す例では、「××××」）以前の文書を全て削除」と表示する。

上記アイコン５２は、管理文書の上限に達するまで文書を削除しない旨を指示するためのアイコンである。なお、上記アイコン５２が指定された場合、つまり、文書を削除しない旨が指示された場合、管理文書の上限を超えた文書については、自動的に削除されるものとする。

上記アイコン５３は、削除する文書の条件を指定するためのアイコンである。図１９に示す例では、上記アイコン５３には、「削除する文書の条件を指定」と表示されている。上記アイコン５４は、削除する文書を個別に指定するためのアイコンである。図１９に示す例では、上記アイコン５５には、「削除する文書を個別指定」と表示されている。なお、図１９では、削除する文書を指定するためのアイコン５１〜５４の表示例を示しているが、保存する文書を指定するためのアイコンを表示するようにしても良い。

また、上記アイコン５５は、上記アイコン５１、５２、５３あるいは５４で選択した指示内容を確認するためのアイコンである。図１９に示す例では、上記アイコン５５には、「ＯＫ」と表示されている。すなわち、上記アイコン５５は、上記アイコン５１、５２、５３、５４の何れかが選択された状態で有効となる。

たとえば、上記アイコン５１が選択された状態で上記アイコン５５が指示された場合、上記ＣＰＵ１１は、所定範囲（順序が９９０１以降）の文書を全て削除する対象と決定する。

また、上記アイコン５２が選択された状態で上記アイコン５５が指示された場合、上記ＣＰＵ１１は、管理文書の上限を超えていなければ文書を削除しないものと決定する。なお、この場合、管理文書が上限を超えていれば、上記ＣＰＵ１１は、上限を超えた全ての文書を削除の対象と決定する。

また、上記アイコン５４が選択された状態で上記アイコン５５が指示された場合、上記ＣＰＵ１１は、削除する文書を個別にユーザに指定させるための選択画面を表示する。この選択画面では、たとえば、所定範囲の文書の一覧を表示する。このような所定範囲の文書一覧を参照することにより、ユーザは、削除する文書を指定する。この場合、上記ＣＰＵ１１は、ユーザが指定した文書のみを削除する対象と決定する。

また、上記アイコン５３が選択された状態で上記アイコン５５が指示された場合、上記ＣＰＵ１１は、削除する文書の条件を指定するための条件指定画面を表示する。この条件指定画面では、削除する文書の条件を指定する旨の案内およびアイコンなどを表示する。このような条件指定画面に表示される案内及びアイコンにより、ユーザは、削除する文書の条件を指定する。この場合、上記ＣＰＵ１１は、ユーザが指定した削除する文書の条件に基づいて削除すべき文書を決定する。

図２０は、条件指定画面の表示例を示す図である。図２０に示す表示例では、「削除する文書の条件を指定して下さい。」という案内とともに、アイコン６１、６２、６３、６４、６５、６６、６７および６８が表示されている。上記アイコン６１、６２、６３、６４、６５、６６、６７は、削除する文書の条件を指定するためのアイコンである。さらに、各アイコン６１〜６７には、それぞれ数値あるいは条件などを入力する入力欄が設けられている。

上記アイコン６１は、削除する文書の条件として日時とファイル形式とを指定するためのアイコンである。上記アイコン６１には、日時を入力するための入力欄６１ａとファイル形式を入力するための入力欄６１ｂが設けられている。すなわち、上記アイコン６１では、文書時刻が入力欄６１ａに入力された日時以前の文書のうちファイル形式が入力欄６１ｂに入力された形式の文書を削除することを指示する。

上記アイコン６２は、削除する文書の条件として最終アクセス時刻（日時）を指定するためのアイコンである。上記アイコン６２には、日時を入力するための入力欄６２ａが設けられている。すなわち、上記アイコン６２では、アクセス時刻が入力欄６２ａに入力された日時以前の文書を削除することを指示する。

上記アイコン６３は、削除する文書の条件として最終印刷時刻（日時）を指定するためのアイコンである。上記アイコン６３には、日時を入力するための入力欄６３ａが設けられている。すなわち、上記アイコン６３では、印刷時刻が入力欄６３ａに入力された日時以前の文書を削除することを指示する。

上記アイコン６４は、削除する文書の条件として日時と表示回数とを指定するためのアイコンである。上記アイコン６４には、日時を入力するための入力欄６４ａと表示回数を入力するための入力欄６４ｂが設けられている。すなわち、上記アイコン６４では、文書時刻が入力欄６４ａに入力された日時以前の文書のうち表示回数が入力欄６１ｂに入力された回数以下の文書を削除することを指示する。

上記アイコン６５は、削除する文書の条件として日時と印刷回数とを指定するためのアイコンである。上記アイコン６５には、日時を入力するための入力欄６５ａと印刷回数を入力するための入力欄６５ｂが設けられている。すなわち、上記アイコン６５では、文書時刻が入力欄６５ａに入力された日時以前の文書のうち印刷回数が入力欄６５ｂに入力された回数以下の文書を削除することを指示する。なお、上記アイコン６５で指定する印刷回数とは、上記文書管理テーブル２５において白黒印刷の回数とカラー印刷の回数とを足した回数であるものとする。

上記アイコン６６は、削除する文書の条件として日時と白黒印刷の回数とを指定するためのアイコンである。上記アイコン６６には、日時を入力するための入力欄６６ａと白黒印刷の回数を入力するための入力欄６６ｂが設けられている。すなわち、上記アイコン６６では、文書時刻が入力欄６６ａに入力された日時以前の文書のうち白黒印刷の回数が入力欄６６ｂに入力された回数以下の文書を削除することを指示する。

上記アイコン６７は、削除する文書の条件として日時とカラー印刷の回数とを指定するためのアイコンである。上記アイコン６７には、日時を入力するための入力欄６７ａとカラー印刷の回数を入力するための入力欄６７ｂが設けられている。すなわち、上記アイコン６７では、文書時刻が入力欄６７ａに入力された日時以前の文書のうちカラー印刷の回数が入力欄６７ｂに入力された回数以下の文書を削除することを指示する。

また、上記アイコン６８は、上記アイコン６１〜６７で選択した指示内容を確認するためのアイコンである。図２０に示す例では、上記アイコン６８には、「ＯＫ」と表示されている。上記アイコン６８は、上記アイコン６１〜６７の何れかが選択された状態で有効となる。

すなわち、上記アイコン６１〜６７の何れかが選択された状態で上記アイコン６８が指示されると、上記ＣＰＵ１１は、各アイコン６１〜６７の選択状態に応じて削除する文書の条件を決定する。これにより、上記ＣＰＵ１１は、決定した条件に基づいて削除する文書を決定する。

また、図２０に示す条件指定画面では、上記アイコン６１〜６７のうち複数のアイコンを選択状態としたまま上記アイコン６８が指示できるようになっている。つまり、図２０に示す条件指定画面では、複数の条件を組み合わせて削除する文書を選択するための条件を指定できるようになっている。

上記のように、管理文書のチェック処理の第１の処理例によれば、上記文書管理テーブル２５により管理している文書が管理可能な上限値に近づいてきた場合、ユーザが指定した文書あるいはユーザが指定した条件に基づいて文書を削除する。これにより、管理している文書が管理可能な上限に達する前に、ユーザの要望に応じて文書を削除することができる。

次に、上記ステップＳ１２０の管理文書のチェック処理の第２の処理例について説明する。

図２１は、管理文書のチェック処理の第２の処理例を説明するためのフローチャートである。この第２の処理例では、図１８を用いて説明した第１の処理例に加えて、削除する文書のファイルをユーザが指定して条件に基づいて処理するようにしたものである。なお、図１８と同様な処理については、同一箇所に同一符号を付して詳細な説明を省略する。

すなわち、図２１に示すように、第２の処理例では、管理文書が上限近接値に達したと判断した場合（ステップＳ１２１、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、管理文書の量が上限に近づいている旨のメッセージと（ステップＳ１２２）、削除する文書を指定する旨の入力案内を上記表示器１７に表示する（ステップＳ１２３）。このような案内に応じてユーザが削除する文書を指定する情報を入力した場合（ステップＳ１２４、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、ユーザが入力した情報に基づいて削除する文書を決定し、決定した各文書を削除すべき文書として設定する（ステップＳ１２５）。

削除すべき文書を設定すると、上記ＣＰＵ１１は、削除する文書に対応するファイルの処理方法を指定する旨の入力案内を上記表示器１７に表示する（ステップＳ１３１）。ここで、上記文書管理テーブル２５から管理情報を削除するのとは別に、削除する文書に対応するファイル自体については、種々の形態で処理することが可能である。このため、第２の処理例では、削除する文書に対応するファイルの処理方法についてもユーザが指定できるようにしている。上記文書管理テーブル２５から管理情報を削除する文書に対応するファイルは、削除するようにしても良いし、特定のフォルダに保存しておくようにしても良し、特定の条件に該当するファイルのみ特定のフォルダに保存しておくようにしても良い。

上記ステップＳ１３１で表示された入力案内に応じてユーザが削除する文書のファイルの処理方法を指定する情報を入力した場合（ステップＳ１３２、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、ユーザが入力した情報に基づいて削除する文書のファイルの処理方法を決定し、削除する全ての文書のファイルに対する処理方法を設定する（ステップＳ１３３）。

削除する文書のファイルに対する処理方法を設定すると、上記ＣＰＵ１１は、設定した処理方法に基づいて削除する文書のファイルを処理する（ステップＳ１３４）。なお、上記ステップＳ１３４は処理手段に相当し、文書管理プログラムにより実現される処理機能に相当している。

これにより、削除する全ての文書のファイルに対する処理が完了すると、上記ＣＰＵ１１は、上記ステップＳ１２５で設定されている削除すべき全ての文書の管理情報を上記文書管理テーブル２５から削除し（ステップＳ１２６）、上記文書管理テーブル２５内の各文書の管理情報を整理する（ステップＳ１２７）。

次に、上記ステップＳ１３１で表示する表示例について説明する。

図２２は、上記ステップＳ１３１で上記表示器１７に表示する表示例としての表示ウインドウ７０を示す図である。つまり、図２２は、削除する文書に対応するファイルの処理方法を指定する旨の入力案内画面の表示例である。

図２２に示す表示ウインドウ７０では、「削除する文書のファイルの処理方法を選択して下さい。」という案内とともに、アイコン７１、７２、７３、７４、７５、７６及び７７が表示されている。これらのアイコン７１〜７７は、マウス１９あるいはキーボード２１などの入力装置によりユーザが選択できるようになっている。

上記アイコン７１は、削除する文書のファイルを全て削除する旨を指示するためのアイコンである。図２２に示す例において、上記アイコン７１は、「全て削除」と表示されている。

上記アイコン７２は、削除する文書のファイルを現在の保存状態のまま保存する旨を指示するためのアイコンである。図２２に示す表示例において、上記アイコン７２は、「全て現状のまま保存」となっている。このアイコン７２が指定された場合、つまり、削除する文書のファイルを現状のまま保存する旨が指示された場合、上記文書管理テーブル２５における管理情報が削除されても、当該文書のファイルはそのままの状態で残される。

上記アイコン７３は、削除する文書のファイルを全て所定の場所に保存する旨を指定するためのアイコンである。図２２に示す表示例において、上記アイコン５３は、「全て所定の場所に保存」と表示されている。ここで、所定の場所とは、予め設定されているフォルダあるいは図示しないネットワークインターフェースを介して本文書管理装置と接続される外部装置としてのサーバ装置などである。

上記アイコン７４は、削除する文書のファイルのうち保存するファイルを指定するためのアイコンである。図２２に示す表示例において、上記アイコン７４は、「保存するファイルを個別場所」と表示されている。

上記アイコン７５は、削除する文書のファイルのうち保存するファイルの条件を指定するためのアイコンである。図２２に示す表示例において、上記アイコン７５は、「保存するファイルの条件を選択」と表示されている。

上記アイコン７６は、削除する文書のファイルのうち保存するファイルと保存場所とを指定するためのアイコンである。図２２に示す表示例において、上記アイコン７６は、「保存するファイルと保存場所を選択」と表示されている。

また、上記アイコン７７は、上記アイコン７１〜７６で選択した指示内容を確認するためのアイコンである。図２２に示す表示例では、上記アイコン７７には、「ＯＫ」と表示されている。すなわち、上記アイコン７７は、上記アイコン７１〜７６の何れかが選択された状態で有効となる。

たとえば、上記アイコン７１が選択された状態で上記アイコン７７が指示された場合、上記ＣＰＵ１１は、削除する文書のファイルを全て削除する。また、上記アイコン７２が選択された状態で上記アイコン７７が指示された場合、上記ＣＰＵ１１は、削除する文書のファイルを全てそのままの状態とする。また、上記アイコン７３が選択された状態で上記アイコン７７が指示された場合、上記ＣＰＵ１１は、削除する文書のファイルを予め設定されている所定の場所に保存する。

また、上記アイコン７４が選択された状態で上記アイコン７７が指示された場合、上記ＣＰＵ１１は、削除する文書のファイルのうち保存すべきファイルを個別に指定するための選択画面を表示する。この選択画面では、たとえば、削除する文書（あるいは文書に対応するファイル名など）の一覧を表示する。このような文書一覧を参照することにより、ユーザは、削除する文書のうち保存するファイルを指定する。この場合、ユーザが指定したファイルは所定の保存場所に保存される。

また、上記アイコン７５が選択された状態で上記アイコン７７が指示された場合、上記ＣＰＵ１１は、削除する文書のファイルのうち保存すべきファイルの条件に指定するための条件指定画面を表示する。この条件指定画面に応じて、ユーザは、削除する文書（あるいは文書に対応するファイル）のうち保存するファイルの条件を指定する。この条件指定画面に応じてユーザが保存するファイルの条件を指定すると、上記ＣＰＵ１１は、ユーザが指定した条件に合致するファイルのみを保存する。なお、ユーザが指定した条件の合致するファイルは、たとえば、所定の保存場所に保存される。

また、上記アイコン７６が選択された状態で上記アイコン７７が指示された場合、上記ＣＰＵ１１は、削除する文書のファイルのうち保存すべきファイルと保存場所とを指定するための指定画面を表示する。この指定画面に応じて、ユーザは、削除する文書（あるいは文書に対応するファイル）のうち保存するファイルと保存するファイルの保存場所とをを指定する。保存するファイルは、個別に指定するようにしても良いし、条件により指定するようにしても良い。上記アイコン７６では、たとえば、削除する文書のファイルのうちフォルダ１のファイルは、フォルダＡＡＡに保存するなどの指定が可能である。

なお、図２２では、削除する文書のファイルのうち保存するファイルを指定するためのアイコン７１〜７６の表示例を示しているが、削除する文書のファイルのうち削除するファイル保存する文書を指定するためのアイコンを表示するようにしても良い。

上記のように、管理文書のチェック処理の第２の処理例によれば、上記文書管理テーブル２５により管理している文書が管理可能な上限値に近づいてきた場合、ユーザが指定した文書あるいはユーザが指定した条件に基づいて削除する文書を決定し、さらに、削除する文書のファイルについてもユーザの指定した処理方法に基づいて処理する。これにより、管理している文書が管理可能な上限に達する前にユーザの要望に応じて文書を削除することができ、さらには、削除する文書のファイルについてもユーザの要望に応じて処理することができる。

次に、上記ステップＳ１２０の管理文書のチェック処理としての第３の処理例について説明する。

図２３は、管理文書のチェック処理としての第３の処理例を説明するためのフローチャートである。この第３の処理例では、図１８を用いて説明した第１の処理例に加えて、過去にユーザが指定した削除する文書の条件を元に、学習した条件を削除する文書の条件として提示するようにしたものである。なお、図１８と同様な処理については、同一箇所に同一符号を付して詳細な説明を省略する。

すなわち、図２３に示すように、第３の処理例では、管理文書が上限近接値に達したと判断した場合（ステップＳ１２１、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、管理文書の量が上限に近づいている旨のメッセージする（ステップＳ１２２）。この際、上記ＣＰＵ１１は、過去にユーザが指定した削除する文書の条件を元に、ユーザに提示するための削除する文書の条件を判定する（ステップＳ１４１）。

このようなユーザに提示するための削除する文書の条件の判定は、後述するステップＳ１４２で保存されるユーザが指定した削除する文書の条件に基づく学習機能により実現される。なお、この学習機能は、ＩＤ３あるるいはＣ４．５などの機械学習アルゴリズムを適用することができる。また、上記ステップＳ１４１は学習手段に相当し、文書管理プログラム２７により実現される学習機能に相当している。

ユーザに提示するための削除する文書の条件を判定すると、上記ＣＰＵ１１は、削除する文書を指定する旨の入力案内を上記表示器１７に表示する（ステップＳ１４２）。この際、第３の処理例では、上記第１の処理例で説明した入力案内に加えて上記ステップＳ１４１で判定した削除する文書の条件を提示する。従って、上記ステップＳ１４１で判定した条件、つまり、上記ステップＳ１４２で入力案内とともに表示される削除する文書の条件がユーザの満足するものであれば、ユーザは、当該条件を適用する旨を指示する。上記ステップＳ１４１の学習機能によりユーザは削除する文書の条件を容易に指定することができる。

また、上記ステップＳ１４２で表示した入力案内に応じてユーザが削除する文書の条件を指定する情報を入力した場合（ステップＳ１２４、ＹＥＳ）、上記ＣＰＵ１１は、ユーザが指定した削除する文書の条件を過去の事例としてＨＤＤ１５などに保存する。これとともに、上記ＣＰＵ１１は、ユーザが入力した情報に基づいて削除する文書を決定する（ステップＳ１２５）。削除すべき文書が決定すると、上記ＣＰＵ１１は、上記ステップＳ１２５で決定した削除すべき全ての文書の管理情報を上記文書管理テーブル２５から削除し（ステップＳ１２６）、上記文書管理テーブル２５内の各文書の管理情報を整理する（ステップＳ１２７）。

次に、上記ステップＳ１４２で表示する表示例について説明する。

図２４は、上記ステップＳ１４２で上記表示器１７に表示する表示例としての表示ウインドウ８０を示す図である。つまり、図２４は、削除する文書を指定する旨の入力案内画面の表示例である。

図２４に示す表示ウインドウ８０では、図１９に示す表示ウインドウ５０と同様に、「管理文書が上限に近づいています。」という案内と「削除する文書又は削除する文書の選択方法を指定して下さい。」という案内とが表示されている。

さらに、図２４に示す表示ウインドウ８０では、アイコン５１、５２、５３、５４、５５、８１が表示されている。これらのアイコン５１、５２、５３、５４、５５、８１は、マウス１９あるいはキーボード２１によりユーザが選択できるようになっている。なお、図２４に示すアイコン５１〜５５は、図１９に示すアイコン５１〜５５と同様な機能を有している。このため、アイコン５１〜５５については、詳細な説明を省略する。

上記アイコン８１は、上記ステップＳ１４１で得られた削除する文書の条件を提示するためのアイコンである。従って、上記アイコン８１を選択された状態で上記アイコン５５が指示された場合、上記ＣＰＵ１１は、上記ステップＳ１４１で判定した削除する文書の条件に基づいて削除する文書を決定する。

なお、図２４に示す表示例では、上記アイコン８１は、「学習機能により判定した条件に従って文書を削除」と表示されている。上記アイコン８１としては、上記ステップＳ１４１で判定した条件を具体的に表示するようにしても良い。

上記のように、管理文書のチェック処理の第３の処理例では、上記文書管理テーブル２５により管理している文書が管理可能な上限値に近づいてきた場合、ユーザが指定した条件に基づいて文書を削除する。この際、ユーザが指定した削除する文書の条件を保存しておき、二度目以降は過去にユーザが指定した削除する文書の条件を元に、学習機能により削除する文書の条件を判定し、この判定した条件をユーザに提示するようにしてものである。これにより、管理している文書が管理可能な上限に達する前にユーザの要望に応じて文書を削除することができ、削除する文書の条件を容易に指定することができる。

最近のオフィス環境では古い紙文章を文書入出力装置２より例えばＰＤＦファイルの電子データに変換し保管している。このとき、電子化した文章の状態を確認するために文書管理装置でイメージを確認する場合がある。しかし、電子化したデータは最新のものであっても、実際の紙文書とはことなる。このようなPDFファイルの場合はその内容を解析し、文書中から実年月日を推測しても良い。例えば、会議でホワイトボードから作成された用紙ならば、右端に日時データがあることが多いので、データ右上の所定のエリアに日時（年月日時刻）情報があるか否か推測し、ある場合はその年月日時刻情報を第１のファイル管理テーブル２３及び第２のファイル管理テーブル２４の作成時刻や文書管理テーブル２５の文書時刻などを推測した情報に設定しても良い。この推測は時刻推測手段に相当し、文書管理プログラムにより管理される時刻推定機能に相当している。また、管理テーブル２５の文書時刻などを推測した時刻に設定変更は文書時刻変更手段に相当し、文書管理プログラムにより管理される文書時刻変更機能に相当している。

時刻推測手段によって古い紙文書を電子化した際も実時刻に近い情報として組込まれる。このような文書は文書管理装置内では頻繁に再利用されないので、古い文章として管理削除対象になっても問題はない。

なお、上述した実施の形態では、前後に回転するマウスのホイールの回転量に応じた変動量を文書移動量に変換するものについて説明した。しかし、上記実施の形態は、マウスのホイールに限定されるものではない。つまり、表示画面における文書マップの時間軸に対応する方向の変動量を入力できるものは、上述した実施の形態におけるマウスのホイールの代わりに用いることができる。たとえば、トラックボールあるいはタッチパットなどのポインティングデバイスは、上記マウスのホイールの代わりとして本実施の形態に適用することが可能である。

また、本実施の形態では装置内部に発明を実施する機能が予め記録されている場合で説明をしたが、これに限らず同様の機能をネットワークから装置にダウンロードしても良いし、同様の機能を記録媒体に記憶させたものを装置にインストールしてもよい。記録媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ等プログラムを記憶でき、かつ装置が読み取り可能な記録媒体であれば、その形態は何れの形態であっても良い。また、このように予めインストールやダウンロードにより得る機能は装置内部のＯＳ（オペレーティング・システム）等と協働してその機能を実現させるものであってもよい。

この発明の実施の形態に係る文書管理装置の構成例を概略的に示すブロック図である。 マウスの構成例を示す図である。 文書管理装置の表示器に表示する文書検索画面（文書の表示画面）の表示例を示す図である。 文書管理装置で管理する文書と画像表示領域に表示する画像との関係を示す図である。 第１のファイル管理テーブルの構成例を示す図である。 第２のファイル管理テーブルの構成例を示す図である。 文書管理テーブルの構成例を示す図である。 文書管理テーブルの構成例を示す図である。 文書管理テーブルの構成例を示す図である。 色管理テーブルの構成例を示す図である。 文書管理装置における文書管理情報の登録処理を説明するためのフローチャートである。 文書管理装置におけるイメージ生成処理を説明するためのフローチャートである。 文書管理装置における文書検索画面の表示処理を説明するためのフローチャートである。 文書管理装置における文書マップ生成処理を説明するためのフローチャートである。 文書管理装置における文書検索処理を説明するためのフローチャートである。 文書管理装置における文書検索処理を説明するためのフローチャートである。 文書管理装置における文書検索処理を説明するためのフローチャートである。 管理文書のチェック処理としての第１の処理例を説明するためのフローチャートである。 削除する文書を指定するための入力案内の表示例を示す図である。 削除する文書の条件を指定するための条件指定画面の表示例を示す図である。 管理文書のチェック処理としての第２の処理例を説明するためのフローチャートである。 削除する文書のファイルの処理方法を選択するための入力案内の表示例を示す図である。 管理文書のチェック処理としての第３の処理例を説明するためのフローチャートである。 削除する文書を指定するための入力案内の表示例を示す図である。

符号の説明

１…文書管理装置、２…文書入出力装置、１１…ＣＰＵ、１２…ＲＡＭ、１３…ＲＯＭ、１４…入出力インターフェース、１５…ハードディスクドライブ、１６…表示器ドライバ、１７…表示器、１８…マウスドライバ、１９…マウス、２０…キーボードインターフェース、２１…キーボード、２３…第１のファイル管理テーブル、２４…第２のファイル管理テーブル、２５…文書管理テーブル、２６…色管理テーブル、２７…文書管理プログラム、２８…設定情報、３１…動作検知機構、３２…右ボタン、３３…左ボタン、３４…ホイール、４０…文書検索画面、４１…画像表示領域、４２…文書マップ、４３…ポインタ、５０、７０、８０…表示ウインドウ、５１〜５５、６１〜６８、７１〜７７、８１…アイコン

Claims (8)

1. 所定の上限値までの文書を管理する文書管理手段と、
   この文書管理手段により管理している文書の量が前記上限値に応じて設定されている所定量に達しているか否かを判断する判断手段と、
   この判断手段により上記文書管理手段により管理している文書の量が前記所定量に達していると判断した場合、上記文書管理手段により管理している文書の量が上限値に近づいていることを報知する報知手段と、
   を有することを特徴とする文書管理装置。
2. 前記文書管理手段の上限値は、管理する文書の上限件数であり、
   前記判断手段は、前記文書管理手段により管理している文書件数が前記上限件数に応じて設定されている所定件数を超えたか否かを判断し、
   前記報知手段は、前記判断手段により前記文書管理手段により管理している文書件数が前記所定件数が超えたと判断した場合、前記文書管理手段により管理している文書件数が上限値に近づいていることを報知する、
   ことを特徴とする前記請求項１に記載の文書管理装置。
3. さらに、前記文書管理手段により管理している文書の量が前記所定量に達している場合、指定された文書を前記文書管理手段による管理対象から削除する削除手段と、を有する、
   ことを特徴とする前記請求項１に記載の文書管理装置。
4. さらに、前記文書管理手段により管理している文書の量が前記所定量に達している場合、指定された削除する文書の条件に応じて削除すべき文書を決定する決定手段と、
   この決定手段により決定された削除すべき文書を前記文書管理手段による管理対象から削除する削除手段と、を有する、
   ことを特徴とする前記請求項１に記載の文書管理装置。
5. さらに、前記削除手段により削除する文書に対応するファイルの処理方法が指定された場合、指定された処理方法に応じて削除する文書に対応するファイルを処理する処理手段を有する、
   ことを特徴とする前記請求項３に記載の文書管理装置。
6. さらに、前記決定手段により決定した削除すべき文書の条件を元に、次に削除する文書の条件を学習する学習手段を有し、
   前記報知手段は、前記判断手段により前記文書管理手段により管理している文書の量が前記所定量に達していると判断した場合、前記文書管理手段により管理している文書の量が上限値に近づいていることを報知するとともに、前記学習手段により学習した削除する文書の条件を案内する、
   ことを特徴とする前記請求項４に記載の文書管理装置。
7. コンピュータに、
   所定の上限値までの文書を管理させる文書管理機能と、
   この文書管理機能により管理させている文書の量が前記上限値に応じて設定されている所定量に達しているか否かを判断させる判断機能と、
   この判断機能により上記文書管理機能により管理している文書の量が前記所定量に達していると判断した場合、上記文書管理機能により管理している文書の量が上限値に近づいていることを報知する報知機能と、
   を実現させるための文書管理プログラム。
8. 所定の上限値までの文書を文書管理手段により管理することと、
   前記文書管理手段により管理している文書の量が前記上限値に応じて設定されている所定量に達しているか否かを判断することと、
   この判断により上記文書管理手段により管理している文書の量が前記所定量に達していると判断した場合、上記文書管理手段により管理している文書の量が上限値に近づいていることを報知すること、
   を特徴とする文書管理方法。

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