JP2001175511A - 文書管理システム、文書管理方法および記憶媒体 - Google Patents
文書管理システム、文書管理方法および記憶媒体Info
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Abstract
(57)【要約】
【課題】 文書管理システムの管理、運営を容易に行う
ことができるとともに、一般ユーザにとっても検査、参
照時間が短縮できる文書管理システム、文書管理方法お
よび記憶媒体を提供する。 【解決手段】 ユーザによって設定された有効期限に達
した文書がファイル装置に保存され、その文書を移動さ
せるべき他のコンピュータが設定されているときには、
その文書を前記ファイル装置から移動先のコンピュータ
のファイル装置に移動させ（ステップＳ２１→Ｓ２２→
Ｓ２３）、前記有効期限に達した文書がファイル装置に
保存され、その文書を移動させるべき他のコンピュータ
が設定されていないときには、その文書を前記ファイル
装置から外部記憶媒体に移動させる（ステップＳ２１→
Ｓ２２→Ｓ２４）。
ことができるとともに、一般ユーザにとっても検査、参
照時間が短縮できる文書管理システム、文書管理方法お
よび記憶媒体を提供する。 【解決手段】 ユーザによって設定された有効期限に達
した文書がファイル装置に保存され、その文書を移動さ
せるべき他のコンピュータが設定されているときには、
その文書を前記ファイル装置から移動先のコンピュータ
のファイル装置に移動させ（ステップＳ２１→Ｓ２２→
Ｓ２３）、前記有効期限に達した文書がファイル装置に
保存され、その文書を移動させるべき他のコンピュータ
が設定されていないときには、その文書を前記ファイル
装置から外部記憶媒体に移動させる（ステップＳ２１→
Ｓ２２→Ｓ２４）。
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】文書情報に文書管理情報を関
連付けて保存し、この文書管理情報に基づいて文書情報
を検索する文書管理システム、文書管理方法および記憶
媒体に関する。
連付けて保存し、この文書管理情報に基づいて文書情報
を検索する文書管理システム、文書管理方法および記憶
媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】従来、印刷された文字、図形、画像等の
データをスキャナ装置等で読み込むなどして作成した文
書のイメージデータや、ワードプロセッサなどで作成し
た文書データに、キーワードなどの文書管理情報を関連
付けて記憶し、これらの情報に対して検索、表示、印刷
等を行う文書管理システムが提案されている。
データをスキャナ装置等で読み込むなどして作成した文
書のイメージデータや、ワードプロセッサなどで作成し
た文書データに、キーワードなどの文書管理情報を関連
付けて記憶し、これらの情報に対して検索、表示、印刷
等を行う文書管理システムが提案されている。
【０００３】このような文書管理システムを利用して、
文書の共有化を実現させる場合、１つのコンピュータに
文書を集中保存させて、多くのユーザで参照することが
多い。
文書の共有化を実現させる場合、１つのコンピュータに
文書を集中保存させて、多くのユーザで参照することが
多い。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来技術の文書管理装置では、文書数が増えるにつれて １）文書保存用コンピュータのファイル装置の容量が足
りなくなる ２）多くの文書が保存され多くのユーザで参照するため
に検索速度が遅くなる 等、文書管理システムを導入後、時間が経過し文書が増
加すればするほど管理者にとっては運用が煩雑になり、
一般ユーザにとっても検索、参照に時間のかかる使いに
くいシステムになるという問題があった。これは、以前
に登録された文書やあまり参照されない文書と、最近登
録された文書やよく使用される文書が同じように一括し
て保管されていることによるところが大きい。
来技術の文書管理装置では、文書数が増えるにつれて １）文書保存用コンピュータのファイル装置の容量が足
りなくなる ２）多くの文書が保存され多くのユーザで参照するため
に検索速度が遅くなる 等、文書管理システムを導入後、時間が経過し文書が増
加すればするほど管理者にとっては運用が煩雑になり、
一般ユーザにとっても検索、参照に時間のかかる使いに
くいシステムになるという問題があった。これは、以前
に登録された文書やあまり参照されない文書と、最近登
録された文書やよく使用される文書が同じように一括し
て保管されていることによるところが大きい。
【０００５】本発明は、この点に着目してなされたもの
であり、文書管理システムの管理、運営を容易に行うこ
とができるとともに、一般ユーザにとっても検査、参照
時間が短縮できる文書管理システム、文書管理方法およ
び記憶媒体を提供することを目的とする。
であり、文書管理システムの管理、運営を容易に行うこ
とができるとともに、一般ユーザにとっても検査、参照
時間が短縮できる文書管理システム、文書管理方法およ
び記憶媒体を提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、請求項１に記載の文書管理システムは、ネットワー
クに接続された複数のコンピュータからなる文書管理シ
ステムにおいて、前記各コンピュータは、作成された文
書情報を記憶手段に登録する登録機能と、該登録された
文書情報から、与えられた検索条件に応じた文書情報を
検索する検索機能と、該検索機能により文書情報が最後
に検索されてから、該文書情報を前記記憶手段に保存し
ておくべき保存期限を設定する保存期間設定機能と、該
保存期間設定機能により設定された保存期間経過後の、
前記記憶手段に登録されている文書情報を移動させるべ
き他のコンピュータを設定する移動先コンピュータ設定
機能と、該検索機能により文書情報が最後に検索されて
からの経過期間を計時する計時機能と、該計時された経
過期間が前記設定された保存期間を超過した、前記記憶
手段に登録されている文書情報を、前記設定された他の
コンピュータの記憶手段に、前記ネットワークを介して
移動させる文書移動機能とを有することを特徴とする。
め、請求項１に記載の文書管理システムは、ネットワー
クに接続された複数のコンピュータからなる文書管理シ
ステムにおいて、前記各コンピュータは、作成された文
書情報を記憶手段に登録する登録機能と、該登録された
文書情報から、与えられた検索条件に応じた文書情報を
検索する検索機能と、該検索機能により文書情報が最後
に検索されてから、該文書情報を前記記憶手段に保存し
ておくべき保存期限を設定する保存期間設定機能と、該
保存期間設定機能により設定された保存期間経過後の、
前記記憶手段に登録されている文書情報を移動させるべ
き他のコンピュータを設定する移動先コンピュータ設定
機能と、該検索機能により文書情報が最後に検索されて
からの経過期間を計時する計時機能と、該計時された経
過期間が前記設定された保存期間を超過した、前記記憶
手段に登録されている文書情報を、前記設定された他の
コンピュータの記憶手段に、前記ネットワークを介して
移動させる文書移動機能とを有することを特徴とする。
【０００７】また、上記目的を達成するため、請求項２
に記載の文書管理システムは、ネットワークに接続され
た複数のコンピュータからなる文書管理システムにおい
て、前記各コンピュータは、作成された文書情報を記憶
手段に登録する機能と、該登録された文書情報から、与
えられた検索条件に応じた文書情報を検索する検索機能
と、前記記憶手段に文書情報を保存可能な上限容量を設
定する上限容量設定機能と、該上限容量設定機能により
設定された上限容量に到達したときに、前記記憶手段に
登録されている文書情報を移動させるべき他のコンピュ
ータを設定する移動先コンピュータ設定機能と、前記記
憶手段に登録されている文書情報中、移動させるべき文
書情報を決定する決定機能と、前記記憶手段に記憶され
た文書情報の全容量が前記設定された上限容量に到達し
たときに、前記決定機能によって決定された、前記記憶
手段に登録されている文書情報を、前記設定された他の
コンピュータの記憶手段に、前記ネットワークを介して
移動させる文書移動機能とを有することを特徴とする。
に記載の文書管理システムは、ネットワークに接続され
た複数のコンピュータからなる文書管理システムにおい
て、前記各コンピュータは、作成された文書情報を記憶
手段に登録する機能と、該登録された文書情報から、与
えられた検索条件に応じた文書情報を検索する検索機能
と、前記記憶手段に文書情報を保存可能な上限容量を設
定する上限容量設定機能と、該上限容量設定機能により
設定された上限容量に到達したときに、前記記憶手段に
登録されている文書情報を移動させるべき他のコンピュ
ータを設定する移動先コンピュータ設定機能と、前記記
憶手段に登録されている文書情報中、移動させるべき文
書情報を決定する決定機能と、前記記憶手段に記憶され
た文書情報の全容量が前記設定された上限容量に到達し
たときに、前記決定機能によって決定された、前記記憶
手段に登録されている文書情報を、前記設定された他の
コンピュータの記憶手段に、前記ネットワークを介して
移動させる文書移動機能とを有することを特徴とする。
【０００８】好ましくは、前記検索機能により文書情報
が最後に検索されてからの経過期間を計時する計時機能
を有し、前記決定機能は、前記計時された経過期間が最
も長い文書情報を、前記移動させるべき文書情報に決定
することを特徴とする。
が最後に検索されてからの経過期間を計時する計時機能
を有し、前記決定機能は、前記計時された経過期間が最
も長い文書情報を、前記移動させるべき文書情報に決定
することを特徴とする。
【０００９】また、好ましくは、前記記憶手段に記憶さ
れた各文書情報に対して、該各文書情報が使用された頻
度をそれぞれ検出する検出機能を有し、前記決定機能
は、前記検出された頻度が最も少ない文書情報を、前記
移動させるべき文書情報に決定することを特徴とする。
れた各文書情報に対して、該各文書情報が使用された頻
度をそれぞれ検出する検出機能を有し、前記決定機能
は、前記検出された頻度が最も少ない文書情報を、前記
移動させるべき文書情報に決定することを特徴とする。
【００１０】さらに、好ましくは、前記検索機能は、検
索すべき文書情報が当該記憶手段に保存されていないと
きには、前記ネットワークを介して他のコンピュータの
記憶手段を検索し、該当する文書情報を発見したときに
は、該文書情報を、前記前記ネットワークを介して当該
他のコンピュータの記憶手段から取得して、当該記憶手
段に登録することを特徴とする。
索すべき文書情報が当該記憶手段に保存されていないと
きには、前記ネットワークを介して他のコンピュータの
記憶手段を検索し、該当する文書情報を発見したときに
は、該文書情報を、前記前記ネットワークを介して当該
他のコンピュータの記憶手段から取得して、当該記憶手
段に登録することを特徴とする。
【００１１】また、さらに好ましくは、前記文書移動機
能は、前記移動先コンピュータ設定機能により移動させ
るべき他のコンピュータが設定されていないときには、
前記文書情報を当該コンピュータに接続されている外部
記憶装置に移動させることを特徴とする。
能は、前記移動先コンピュータ設定機能により移動させ
るべき他のコンピュータが設定されていないときには、
前記文書情報を当該コンピュータに接続されている外部
記憶装置に移動させることを特徴とする。
【００１２】上記目的を達成するため、請求項７に記載
の文書管理方法は、ネットワークに接続された複数のコ
ンピュータからなる文書管理システムを用いた文書管理
方法において、前記各コンピュータでは、作成された文
書情報を記憶手段に登録する登録ステップと、該登録さ
れた文書情報から、与えられた検索条件に応じた文書情
報を検索する検索ステップと、該検索ステップで文書情
報が最後に検索されてから、該文書情報を前記記憶手段
に保存しておくべき保存期限を設定する保存期間設定ス
テップと、該保存期間設定ステップで設定された保存期
間経過後の、前記記憶手段に登録されている文書情報を
移動させるべき他のコンピュータを設定する移動先コン
ピュータ設定機能と、該検索ステップで文書情報が最後
に検索されてからの経過期間を計時する計時ステップ
と、該計時された経過期間が前記設定された保存期間を
超過した、前記記憶手段に登録されている文書情報を、
前記設定された他のコンピュータの記憶手段に、前記ネ
ットワークを介して移動させる文書移動ステップとを有
する処理が実行されることを特徴とする。
の文書管理方法は、ネットワークに接続された複数のコ
ンピュータからなる文書管理システムを用いた文書管理
方法において、前記各コンピュータでは、作成された文
書情報を記憶手段に登録する登録ステップと、該登録さ
れた文書情報から、与えられた検索条件に応じた文書情
報を検索する検索ステップと、該検索ステップで文書情
報が最後に検索されてから、該文書情報を前記記憶手段
に保存しておくべき保存期限を設定する保存期間設定ス
テップと、該保存期間設定ステップで設定された保存期
間経過後の、前記記憶手段に登録されている文書情報を
移動させるべき他のコンピュータを設定する移動先コン
ピュータ設定機能と、該検索ステップで文書情報が最後
に検索されてからの経過期間を計時する計時ステップ
と、該計時された経過期間が前記設定された保存期間を
超過した、前記記憶手段に登録されている文書情報を、
前記設定された他のコンピュータの記憶手段に、前記ネ
ットワークを介して移動させる文書移動ステップとを有
する処理が実行されることを特徴とする。
【００１３】また、上記目的を達成するため、請求項８
に記載の文書管理方法は、ネットワークに接続された複
数のコンピュータからなる文書管理システムを用いた文
書管理方法において、前記各コンピュータでは、作成さ
れた文書情報を記憶手段に登録する登録ステップと、該
登録された文書情報から、与えられた検索条件に応じた
文書情報を検索する検索ステップと、前記記憶手段に文
書情報を保存可能な上限容量を設定する上限容量設定ス
テップと、該上限容量設定ステップで設定された上限容
量に到達したときに、前記記憶手段に登録されている文
書情報を移動させるべき他のコンピュータを設定する移
動先コンピュータ設定ステップと、前記記憶手段に登録
されている文書情報中、移動させるべき文書情報を決定
する決定ステップと、前記記憶手段に記憶された文書情
報の全容量が前記設定された上限容量に到達したとき
に、前記決定ステップで決定された、前記記憶手段に登
録されている文書情報を、前記設定された他のコンピュ
ータの記憶手段に、前記ネットワークを介して移動させ
る文書移動ステップとを有する処理が実行されることを
特徴とする。
に記載の文書管理方法は、ネットワークに接続された複
数のコンピュータからなる文書管理システムを用いた文
書管理方法において、前記各コンピュータでは、作成さ
れた文書情報を記憶手段に登録する登録ステップと、該
登録された文書情報から、与えられた検索条件に応じた
文書情報を検索する検索ステップと、前記記憶手段に文
書情報を保存可能な上限容量を設定する上限容量設定ス
テップと、該上限容量設定ステップで設定された上限容
量に到達したときに、前記記憶手段に登録されている文
書情報を移動させるべき他のコンピュータを設定する移
動先コンピュータ設定ステップと、前記記憶手段に登録
されている文書情報中、移動させるべき文書情報を決定
する決定ステップと、前記記憶手段に記憶された文書情
報の全容量が前記設定された上限容量に到達したとき
に、前記決定ステップで決定された、前記記憶手段に登
録されている文書情報を、前記設定された他のコンピュ
ータの記憶手段に、前記ネットワークを介して移動させ
る文書移動ステップとを有する処理が実行されることを
特徴とする。
【００１４】好ましくは、前記検索ステップで文書情報
が最後に検索されてからの経過期間を計時する計時ステ
ップを有し、前記決定ステップでは、前記計時された経
過期間が最も長い文書情報を、前記移動させるべき文書
情報に決定することを特徴とする。
が最後に検索されてからの経過期間を計時する計時ステ
ップを有し、前記決定ステップでは、前記計時された経
過期間が最も長い文書情報を、前記移動させるべき文書
情報に決定することを特徴とする。
【００１５】また、好ましくは、前記記憶手段に記憶さ
れた各文書情報に対して、該各文書情報が使用された頻
度をそれぞれ検出する検出ステップを有し、前記決定ス
テップでは、前記検出された頻度が最も少ない文書情報
を、前記移動させるべき文書情報に決定することを特徴
とする。
れた各文書情報に対して、該各文書情報が使用された頻
度をそれぞれ検出する検出ステップを有し、前記決定ス
テップでは、前記検出された頻度が最も少ない文書情報
を、前記移動させるべき文書情報に決定することを特徴
とする。
【００１６】さらに、好ましくは、前記検索ステップで
は、検索すべき文書情報が当該記憶手段に保存されてい
ないときには、前記ネットワークを介して他のコンピュ
ータの記憶手段を検索し、該当する文書情報を発見した
ときには、該文書情報を、前記前記ネットワークを介し
て当該他のコンピュータの記憶手段から取得して、当該
記憶手段に登録することを特徴とする。
は、検索すべき文書情報が当該記憶手段に保存されてい
ないときには、前記ネットワークを介して他のコンピュ
ータの記憶手段を検索し、該当する文書情報を発見した
ときには、該文書情報を、前記前記ネットワークを介し
て当該他のコンピュータの記憶手段から取得して、当該
記憶手段に登録することを特徴とする。
【００１７】また、さらに好ましくは、前記文書移動ス
テップでは、前記移動先コンピュータ設定ステップで移
動させるべき他のコンピュータが設定されていないとき
には、前記文書情報を当該コンピュータに接続されてい
る外部記憶装置に移動させることを特徴とする。
テップでは、前記移動先コンピュータ設定ステップで移
動させるべき他のコンピュータが設定されていないとき
には、前記文書情報を当該コンピュータに接続されてい
る外部記憶装置に移動させることを特徴とする。
【００１８】上記目的を達成するため、請求項１３に記
載の記憶媒体は、ネットワークに接続された複数のコン
ピュータからなる文書管理システムを用いた文書管理方
法を含む、コンピュータが実現できるプログラムを格納
した記憶媒体であって、前記文書管理方法は、前記各コ
ンピュータでは、作成された文書情報を記憶手段に登録
する登録ステップと、該登録された文書情報から、与え
られた検索条件に応じた文書情報を検索する検索ステッ
プと、該検索ステップで文書情報が最後に検索されてか
ら、該文書情報を前記記憶手段に保存しておくべき保存
期限を設定する保存期間設定ステップと、該保存期間設
定ステップで設定された保存期間経過後の、前記記憶手
段に登録されている文書情報を移動させるべき他のコン
ピュータを設定する移動先コンピュータ設定機能と、該
検索ステップで文書情報が最後に検索されてからの経過
期間を計時する計時ステップと、該計時された経過期間
が前記設定された保存期間を超過した、前記記憶手段に
登録されている文書情報を、前記設定された他のコンピ
ュータの記憶手段に、前記ネットワークを介して移動さ
せる文書移動ステップとを実行することを特徴とする。
載の記憶媒体は、ネットワークに接続された複数のコン
ピュータからなる文書管理システムを用いた文書管理方
法を含む、コンピュータが実現できるプログラムを格納
した記憶媒体であって、前記文書管理方法は、前記各コ
ンピュータでは、作成された文書情報を記憶手段に登録
する登録ステップと、該登録された文書情報から、与え
られた検索条件に応じた文書情報を検索する検索ステッ
プと、該検索ステップで文書情報が最後に検索されてか
ら、該文書情報を前記記憶手段に保存しておくべき保存
期限を設定する保存期間設定ステップと、該保存期間設
定ステップで設定された保存期間経過後の、前記記憶手
段に登録されている文書情報を移動させるべき他のコン
ピュータを設定する移動先コンピュータ設定機能と、該
検索ステップで文書情報が最後に検索されてからの経過
期間を計時する計時ステップと、該計時された経過期間
が前記設定された保存期間を超過した、前記記憶手段に
登録されている文書情報を、前記設定された他のコンピ
ュータの記憶手段に、前記ネットワークを介して移動さ
せる文書移動ステップとを実行することを特徴とする。
【００１９】また、上記目的を達成するため、請求項１
４に記載の記憶媒体は、ネットワークに接続された複数
のコンピュータからなる文書管理システムを用いた文書
管理方法を含む、コンピュータが実現できるプログラム
を格納した記憶媒体であって、前記文書管理方法は、前
記各コンピュータでは、作成された文書情報を記憶手段
に登録する登録ステップと、該登録された文書情報か
ら、与えられた検索条件に応じた文書情報を検索する検
索ステップと、前記記憶手段に文書情報を保存可能な上
限容量を設定する上限容量設定ステップと、該上限容量
設定ステップで設定された上限容量に到達したときに、
前記記憶手段に登録されている文書情報を移動させるべ
き他のコンピュータを設定する移動先コンピュータ設定
ステップと、前記記憶手段に登録されている文書情報
中、移動させるべき文書情報を決定する決定ステップ
と、前記記憶手段に記憶された文書情報の全容量が前記
設定された上限容量に到達したときに、前記決定ステッ
プで決定された、前記記憶手段に登録されている文書情
報を、前記設定された他のコンピュータの記憶手段に、
前記ネットワークを介して移動させる文書移動ステップ
とを実行することを特徴とする。
４に記載の記憶媒体は、ネットワークに接続された複数
のコンピュータからなる文書管理システムを用いた文書
管理方法を含む、コンピュータが実現できるプログラム
を格納した記憶媒体であって、前記文書管理方法は、前
記各コンピュータでは、作成された文書情報を記憶手段
に登録する登録ステップと、該登録された文書情報か
ら、与えられた検索条件に応じた文書情報を検索する検
索ステップと、前記記憶手段に文書情報を保存可能な上
限容量を設定する上限容量設定ステップと、該上限容量
設定ステップで設定された上限容量に到達したときに、
前記記憶手段に登録されている文書情報を移動させるべ
き他のコンピュータを設定する移動先コンピュータ設定
ステップと、前記記憶手段に登録されている文書情報
中、移動させるべき文書情報を決定する決定ステップ
と、前記記憶手段に記憶された文書情報の全容量が前記
設定された上限容量に到達したときに、前記決定ステッ
プで決定された、前記記憶手段に登録されている文書情
報を、前記設定された他のコンピュータの記憶手段に、
前記ネットワークを介して移動させる文書移動ステップ
とを実行することを特徴とする。
【００２０】好ましくは、前記検索ステップで文書情報
が最後に検索されてからの経過期間を計時する計時ステ
ップを有し、前記決定ステップでは、前記計時された経
過期間が最も長い文書情報を、前記移動させるべき文書
情報に決定することを特徴とする。
が最後に検索されてからの経過期間を計時する計時ステ
ップを有し、前記決定ステップでは、前記計時された経
過期間が最も長い文書情報を、前記移動させるべき文書
情報に決定することを特徴とする。
【００２１】また、好ましくは、前記記憶手段に記憶さ
れた各文書情報に対して、該各文書情報が使用された頻
度をそれぞれ検出する検出ステップを有し、前記決定ス
テップでは、前記検出された頻度が最も少ない文書情報
を、前記移動させるべき文書情報に決定することを特徴
とする。
れた各文書情報に対して、該各文書情報が使用された頻
度をそれぞれ検出する検出ステップを有し、前記決定ス
テップでは、前記検出された頻度が最も少ない文書情報
を、前記移動させるべき文書情報に決定することを特徴
とする。
【００２２】さらに、好ましくは、前記検索ステップで
は、検索すべき文書情報が当該記憶手段に保存されてい
ないときには、前記ネットワークを介して他のコンピュ
ータの記憶手段を検索し、該当する文書情報を発見した
ときには、該文書情報を、前記前記ネットワークを介し
て当該他のコンピュータの記憶手段から取得して、当該
記憶手段に登録することを特徴とする。
は、検索すべき文書情報が当該記憶手段に保存されてい
ないときには、前記ネットワークを介して他のコンピュ
ータの記憶手段を検索し、該当する文書情報を発見した
ときには、該文書情報を、前記前記ネットワークを介し
て当該他のコンピュータの記憶手段から取得して、当該
記憶手段に登録することを特徴とする。
【００２３】また、さらに好ましくは、前記文書移動ス
テップでは、前記移動先コンピュータ設定ステップで移
動させるべき他のコンピュータが設定されていないとき
には、前記文書情報を当該コンピュータに接続されてい
る外部記憶装置に移動させることを特徴とする。
テップでは、前記移動先コンピュータ設定ステップで移
動させるべき他のコンピュータが設定されていないとき
には、前記文書情報を当該コンピュータに接続されてい
る外部記憶装置に移動させることを特徴とする。
【００２４】
【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
に基づいて詳細に説明する。
に基づいて詳細に説明する。
【００２５】図１は、本発明の第１の実施の形態に係る
文書管理システムを構成する文書管理装置の概略構成を
示すブロック図である。
文書管理システムを構成する文書管理装置の概略構成を
示すブロック図である。
【００２６】同図において、この文書管理装置は、シス
テム使用環境設定部１と、文書登録部２と、文書属性入
力部３と、文書格納部４と、文書検索条件入力部５と、
文書検索部６と、文書検索結果表示部７と、文書参照部
８と、有効期限到達文書検索部９と、文書ファイル自動
移動部１０と、文書ファイル外部媒体移動部１１とによ
って構成されている。
テム使用環境設定部１と、文書登録部２と、文書属性入
力部３と、文書格納部４と、文書検索条件入力部５と、
文書検索部６と、文書検索結果表示部７と、文書参照部
８と、有効期限到達文書検索部９と、文書ファイル自動
移動部１０と、文書ファイル外部媒体移動部１１とによ
って構成されている。
【００２７】システム使用環境設定部１は、文書保管の
有効期限の設定や、有効期限到達文書を移動する移動先
コンピュータの設定等のシステムの使用環境を設定す
る。。
有効期限の設定や、有効期限到達文書を移動する移動先
コンピュータの設定等のシステムの使用環境を設定す
る。。
【００２８】文書登録部２は、図示しないスキャナ装置
などから文書のイメージデータを受け取り、文書属性入
力部３は、後に文書を検索するためのキーワードなどの
文書属性情報を作成し、文書格納部４は、文書のイメー
ジデータと、所望の分類情報と、文書属性情報とを関連
付けて、ファイル装置に登録する。
などから文書のイメージデータを受け取り、文書属性入
力部３は、後に文書を検索するためのキーワードなどの
文書属性情報を作成し、文書格納部４は、文書のイメー
ジデータと、所望の分類情報と、文書属性情報とを関連
付けて、ファイル装置に登録する。
【００２９】文書検索条件入力部５は、検索したい文書
の属性を入力し、文書検索部６は、文書を検索し、文書
検索結果表示部７は、検索結果を表示し、文書参照部８
は、検索結果より参照したい文書を選択して文書を表示
する。
の属性を入力し、文書検索部６は、文書を検索し、文書
検索結果表示部７は、検索結果を表示し、文書参照部８
は、検索結果より参照したい文書を選択して文書を表示
する。
【００３０】有効期限到達文書検索部９は、システム使
用環境設定部１ですでに指定された文書保管の有効期限
文書を参照した検索最終日から、文書保管有効期限が来
ている文書を検索する。
用環境設定部１ですでに指定された文書保管の有効期限
文書を参照した検索最終日から、文書保管有効期限が来
ている文書を検索する。
【００３１】文書ファイル自動移動部１０は、有効期限
到達文書検索部９で検索された有効期限到達文書を、シ
ステム使用環境設定部１で指定された移動先コンピュー
タに移動させる。移動先コンピュータが指定されていな
い場合は、文書ファイル外部媒体移動部１１で外部媒体
に該当文書を移動する。
到達文書検索部９で検索された有効期限到達文書を、シ
ステム使用環境設定部１で指定された移動先コンピュー
タに移動させる。移動先コンピュータが指定されていな
い場合は、文書ファイル外部媒体移動部１１で外部媒体
に該当文書を移動する。
【００３２】図２は、本実施の形態の文書管理システム
の構成を示すブロック図である。
の構成を示すブロック図である。
【００３３】同図において、文書の登録および参照を行
うコンピュータ２１，２３は、それぞれファイル装置２
２，２４を備えている。
うコンピュータ２１，２３は、それぞれファイル装置２
２，２４を備えている。
【００３４】登録検索文書を保管しておく部門サーバコ
ンピュータ２５も、ファイル装置２６を備えている。
ンピュータ２５も、ファイル装置２６を備えている。
【００３５】コンピュータ２１，２３および部門サーバ
コンピュータ２５は、部門ネットワークＮ１に接続され
ている。
コンピュータ２５は、部門ネットワークＮ１に接続され
ている。
【００３６】部門ネットワークＮ１は、ネットワーク接
続装置２７を介して、全社ネットワークＮ２に接続され
ている。
続装置２７を介して、全社ネットワークＮ２に接続され
ている。
【００３７】登録検索文書を保管しておく全社サーバコ
ンピュータ２８は、ファイル装置２９，３０を備えてい
る。
ンピュータ２８は、ファイル装置２９，３０を備えてい
る。
【００３８】全社サーバコンピュータ２８は、全社ネッ
トワークＮ２に接続されている。全社ネットワークＮ２
は、ネットワーク接続装置３１を介して、外部ネットワ
ークＮ３に接続されている。
トワークＮ２に接続されている。全社ネットワークＮ２
は、ネットワーク接続装置３１を介して、外部ネットワ
ークＮ３に接続されている。
【００３９】登録検索文書を保管しておく外部文書ファ
イル保管サーバコンピュータ３２は、ファイル装置群３
３を備え、外部ネットワークＮ３に接続されている。
イル保管サーバコンピュータ３２は、ファイル装置群３
３を備え、外部ネットワークＮ３に接続されている。
【００４０】外部媒体入出力装置３４は、外部文書ファ
イル保管サーバコンピュータ３２に接続されている。
イル保管サーバコンピュータ３２に接続されている。
【００４１】外部媒体３６は、外部媒体入出力装置３４
にセットされ、外部媒体保管庫３５に保管される。
にセットされ、外部媒体保管庫３５に保管される。
【００４２】次に、このように構成された文書管理シス
テムが実行する制御処理を、図３〜図５のフローチャー
トに基づいて説明する。
テムが実行する制御処理を、図３〜図５のフローチャー
トに基づいて説明する。
【００４３】図３は、システム使用環境設定部１が実行
するシステム使用環境設定処理の手順を示すフローチャ
ートである。
するシステム使用環境設定処理の手順を示すフローチャ
ートである。
【００４４】同図において、コンピュータ２１、２３、
部門サーバコンピュータ２５、全社サーバコンピュータ
２８、外部文書ファイル保管サーバコンピュータ３２の
各コンピュータ上で、オペレータの開始指示により本処
理は開始され、まず、必要に応じて有効期限到達文書を
移動する移動先コンピュータの設定を行う（ステップＳ
１）。
部門サーバコンピュータ２５、全社サーバコンピュータ
２８、外部文書ファイル保管サーバコンピュータ３２の
各コンピュータ上で、オペレータの開始指示により本処
理は開始され、まず、必要に応じて有効期限到達文書を
移動する移動先コンピュータの設定を行う（ステップＳ
１）。
【００４５】図２のシステム動作環境で設定する場合に
は、コンピュータ２１、２３における移動先コンピュー
タは部門サーバコンピュータ２５で、部門サーバコンピ
ュータ２５における移動先コンピュータは全社サーバコ
ンピュータ２８で、全社サーバコンピュータ２８におけ
る移動先コンピュータは外部文書ファイル保管サーバコ
ンピュータ３２である。本実施の形態では、外部文書フ
ァイル保管サーバコンピュータ３２には移動先コンピュ
ータを設定しない。
は、コンピュータ２１、２３における移動先コンピュー
タは部門サーバコンピュータ２５で、部門サーバコンピ
ュータ２５における移動先コンピュータは全社サーバコ
ンピュータ２８で、全社サーバコンピュータ２８におけ
る移動先コンピュータは外部文書ファイル保管サーバコ
ンピュータ３２である。本実施の形態では、外部文書フ
ァイル保管サーバコンピュータ３２には移動先コンピュ
ータを設定しない。
【００４６】次に、コンピュータ２１、２３、部門サー
バコンピュータ２５、全社サーバコンピュータ２８、外
部文書ファイル保管サーバコンピュータ３２の各コンピ
ュータにおける文書保存有効期限を設定する（ステップ
Ｓ２）。たとえば、コンピュータ２１、２３では１ヶ
月、部門サーバコンピュータ２５では２ヶ月、全社サー
バコンピュータ２８では６ヶ月、外部文書ファイル保管
サーバコンピュータ３２では２年と設定したとする。
バコンピュータ２５、全社サーバコンピュータ２８、外
部文書ファイル保管サーバコンピュータ３２の各コンピ
ュータにおける文書保存有効期限を設定する（ステップ
Ｓ２）。たとえば、コンピュータ２１、２３では１ヶ
月、部門サーバコンピュータ２５では２ヶ月、全社サー
バコンピュータ２８では６ヶ月、外部文書ファイル保管
サーバコンピュータ３２では２年と設定したとする。
【００４７】図４は、文書の登録／検索処理の手順を示
すフローチャートであり、本処理は、前記ブロック２〜
８によってなされるものである。
すフローチャートであり、本処理は、前記ブロック２〜
８によってなされるものである。
【００４８】同図において、コンピュータ２１または２
３上で、オペレータの開始指示により本処理は開始さ
れ、まず、文書登録を実行するかまたは文書検索を実行
するかを選択し（ステップＳ１１）、文書登録実行を選
択した場合には、図示しないスキャナ装置などから文書
のイメージデータを受け取り（ステップＳ１２）、後に
文書を検索するためのキーワードなどの文書属性情報を
作成し（ステップＳ１３）、文書のイメージデータと、
所望の分類情報と、文書属性情報とを関連付けて、ファ
イル装置に格納する（ステップＳ１４）。
３上で、オペレータの開始指示により本処理は開始さ
れ、まず、文書登録を実行するかまたは文書検索を実行
するかを選択し（ステップＳ１１）、文書登録実行を選
択した場合には、図示しないスキャナ装置などから文書
のイメージデータを受け取り（ステップＳ１２）、後に
文書を検索するためのキーワードなどの文書属性情報を
作成し（ステップＳ１３）、文書のイメージデータと、
所望の分類情報と、文書属性情報とを関連付けて、ファ
イル装置に格納する（ステップＳ１４）。
【００４９】前記ステップＳ１１で、文書検索実行を選
択した場合には、検索したい文書の属性を入力し（ステ
ップＳ１５）、システム全体から文書を検索し（ステッ
プＳ１６）、検索結果を表示する（ステップＳ１７）。
検索結果より参照したい文書を選択して、選択された文
書の実ファイルがコンピュータ２１または２３にない場
合には、その時点で文書の実ファイルを保管しているコ
ンピュータから、コンピュータ２１または２３に文書の
実ファイルを移動またはコピーして表示する（ステップ
Ｓ１８）。同時に文書の最終参照日付が新たに設定され
る（ステップＳ１９）。たとえば、検索された時点で全
社サーバコンピュータ２８に選択した文書の実ファイル
が保管されていた場合、文書の実ファイルが全社サーバ
コンピュータ２８からコンピュータ２１または２３に移
動またはコピーされる。
択した場合には、検索したい文書の属性を入力し（ステ
ップＳ１５）、システム全体から文書を検索し（ステッ
プＳ１６）、検索結果を表示する（ステップＳ１７）。
検索結果より参照したい文書を選択して、選択された文
書の実ファイルがコンピュータ２１または２３にない場
合には、その時点で文書の実ファイルを保管しているコ
ンピュータから、コンピュータ２１または２３に文書の
実ファイルを移動またはコピーして表示する（ステップ
Ｓ１８）。同時に文書の最終参照日付が新たに設定され
る（ステップＳ１９）。たとえば、検索された時点で全
社サーバコンピュータ２８に選択した文書の実ファイル
が保管されていた場合、文書の実ファイルが全社サーバ
コンピュータ２８からコンピュータ２１または２３に移
動またはコピーされる。
【００５０】図５は、文書ファイル移動処理の手順を示
すフローチャートであり、本処理は、前記ブロック９〜
１１によってなされるものである。
すフローチャートであり、本処理は、前記ブロック９〜
１１によってなされるものである。
【００５１】同図において、コンピュータ２１、２３、
部門サーバコンピュータ２５、全社サーバコンピュータ
２８、外部文書ファイル保管サーバコンピュータ３２の
各コンピュータ上で、オペレータの開始指示または自動
起動により本処理は開始され、まず、前記ステップＳ２
で設定された各コンピュータの文書保存有効期限に従っ
て、ファイル装置内に最終参照日付より計算した文書保
存有効期限に達した文書があるか否かを検索する（ステ
ップＳ２１）。文書保存有効期限に達した文書がある場
合には、移動先コンピュータが設定されているか否かを
チェックする（ステップＳ２２）。移動先コンピュータ
が設定されている場合には、移動先コンピュータに文書
の実ファイルを移動させる（ステップＳ２３）。
部門サーバコンピュータ２５、全社サーバコンピュータ
２８、外部文書ファイル保管サーバコンピュータ３２の
各コンピュータ上で、オペレータの開始指示または自動
起動により本処理は開始され、まず、前記ステップＳ２
で設定された各コンピュータの文書保存有効期限に従っ
て、ファイル装置内に最終参照日付より計算した文書保
存有効期限に達した文書があるか否かを検索する（ステ
ップＳ２１）。文書保存有効期限に達した文書がある場
合には、移動先コンピュータが設定されているか否かを
チェックする（ステップＳ２２）。移動先コンピュータ
が設定されている場合には、移動先コンピュータに文書
の実ファイルを移動させる（ステップＳ２３）。
【００５２】図２のシステム動作環境においては、各々
のコンピュータでステップＳ２で設定した文書保存有効
期限を参照し、文書保存有効期限に達した文書があるか
否かが検索され、文書保存有効期限に達した文書があっ
た場合には、コンピュータ２１または２３の上の実ファ
イルは部門サーバコンピュータ２５に移動する。部門サ
ーバコンピュータ２５の上の実ファイルは全社サーバコ
ンピュータ２８に移動する。全社サーバコンピュータ２
８上の実ファイルは外部文書ファイル保管サーバコンピ
ュータ３２に移動する。
のコンピュータでステップＳ２で設定した文書保存有効
期限を参照し、文書保存有効期限に達した文書があるか
否かが検索され、文書保存有効期限に達した文書があっ
た場合には、コンピュータ２１または２３の上の実ファ
イルは部門サーバコンピュータ２５に移動する。部門サ
ーバコンピュータ２５の上の実ファイルは全社サーバコ
ンピュータ２８に移動する。全社サーバコンピュータ２
８上の実ファイルは外部文書ファイル保管サーバコンピ
ュータ３２に移動する。
【００５３】一方、移動先コンピュータが設定されてい
ない場合には、外部媒体に実ファイルを移動させる（ス
テップＳ２４）。
ない場合には、外部媒体に実ファイルを移動させる（ス
テップＳ２４）。
【００５４】図２のシステム動作環境においては、外部
文書ファイル保管サーバコンピュータ３２には、移動先
コンピュータが設定されていないので、外部文書ファイ
ル保管サーバコンピュータ３２上の実ファイルは、外部
媒体入出力装置３４に取り付けられている外部媒体３６
に移動する。外部媒体３６は外部保管棚３５に保管され
る。
文書ファイル保管サーバコンピュータ３２には、移動先
コンピュータが設定されていないので、外部文書ファイ
ル保管サーバコンピュータ３２上の実ファイルは、外部
媒体入出力装置３４に取り付けられている外部媒体３６
に移動する。外部媒体３６は外部保管棚３５に保管され
る。
【００５５】一方、文書保存有効期限に達した文書がな
い場合には、何も処理をせずに、本処理を終了する。
い場合には、何も処理をせずに、本処理を終了する。
【００５６】本実施の形態では、文書Ａが、コンピュー
タ２１または２３で参照され、その後、文書Ａが参照さ
れなかった場合には、文書Ａの実ファイルは最終参照日
付より１ヶ月後には、コンピュータ２１または２３から
部門サーバコンピュータ２５に移動する。その後、文書
Ａの実ファイルは最終参照日付より２ヶ月後には、部門
サーバコンピュータ２５から全社サーバコンピュータ２
８に移動する。その後、文書Ａの実ファイルは最終参照
日付より６ヶ月後には、全社サーバコンピュータ２８か
ら外部文書ファイル保管サーバコンピュータ３２に移動
する。その後、文書Ａの実ファイルは最終参照日付より
２年後には、外部文書ファイル保管サーバコンピュータ
３２から外部媒体３６に移動する。外部媒体３６は外部
媒体保管棚３５に保管される。
タ２１または２３で参照され、その後、文書Ａが参照さ
れなかった場合には、文書Ａの実ファイルは最終参照日
付より１ヶ月後には、コンピュータ２１または２３から
部門サーバコンピュータ２５に移動する。その後、文書
Ａの実ファイルは最終参照日付より２ヶ月後には、部門
サーバコンピュータ２５から全社サーバコンピュータ２
８に移動する。その後、文書Ａの実ファイルは最終参照
日付より６ヶ月後には、全社サーバコンピュータ２８か
ら外部文書ファイル保管サーバコンピュータ３２に移動
する。その後、文書Ａの実ファイルは最終参照日付より
２年後には、外部文書ファイル保管サーバコンピュータ
３２から外部媒体３６に移動する。外部媒体３６は外部
媒体保管棚３５に保管される。
【００５７】このように、文書が文書登録参照コンピュ
ータ２１または２３から、外部文書ファイル保管サーバ
コンピュータ３２上に直接保管、検索される方式に比べ
て、最近登録、参照した文書は文書登録参照コンピュー
タ２１または２３により近いコンピュータに存在するこ
とになり、部門ネットワークより全社ネットワークの方
が混雑し、全社ネットワークより外部ネットワークの方
が混雑することを考えれば、検索文書の参照に文書を選
択して参照するまでの時間を短縮できることになる。
ータ２１または２３から、外部文書ファイル保管サーバ
コンピュータ３２上に直接保管、検索される方式に比べ
て、最近登録、参照した文書は文書登録参照コンピュー
タ２１または２３により近いコンピュータに存在するこ
とになり、部門ネットワークより全社ネットワークの方
が混雑し、全社ネットワークより外部ネットワークの方
が混雑することを考えれば、検索文書の参照に文書を選
択して参照するまでの時間を短縮できることになる。
【００５８】次に、本発明の第２の実施の形態に係る文
書管理システムを説明する。
書管理システムを説明する。
【００５９】本実施の形態の文書管理システムは、前記
第１の実施の形態の文書管理システムに対して、文書管
理システムを構成する文書管理装置の構成の一部が異な
るのみであるので、文書管理システム全体の構成は、前
記第１の実施の形態の文書管理システムの構成と同様の
もの（図２の構成）を採用する。
第１の実施の形態の文書管理システムに対して、文書管
理システムを構成する文書管理装置の構成の一部が異な
るのみであるので、文書管理システム全体の構成は、前
記第１の実施の形態の文書管理システムの構成と同様の
もの（図２の構成）を採用する。
【００６０】図６は、本実施の形態の文書管理装置の構
成を示すブロック図であり、図１と同様の構成要素には
同一符号を付し、その説明を省略する。
成を示すブロック図であり、図１と同様の構成要素には
同一符号を付し、その説明を省略する。
【００６１】図６において、文書保管容量のチェック部
１２は、文書保管容量が設定された上限を超えていない
かどうかチェックする。移動候補文書検索部１３は、文
書の最終参照日付情報、使用頻度情報を参考にして移動
候補文書を検索する。
１２は、文書保管容量が設定された上限を超えていない
かどうかチェックする。移動候補文書検索部１３は、文
書の最終参照日付情報、使用頻度情報を参考にして移動
候補文書を検索する。
【００６２】文書ファイル自動移動部１０は、移動候補
文書検索部１３で検索された文書を、システム支障環境
設定部１で指定された移動先コンピュータに移動させ
る。
文書検索部１３で検索された文書を、システム支障環境
設定部１で指定された移動先コンピュータに移動させ
る。
【００６３】次に、このように構成された文書管理シス
テムが実行する制御処理を図７〜図９のフローチャート
に基づいて説明する。
テムが実行する制御処理を図７〜図９のフローチャート
に基づいて説明する。
【００６４】図７は、使用環境設定処理の手順を示すフ
ローチャートであり、本処理は、図６のブロック１によ
ってなされるものである。
ローチャートであり、本処理は、図６のブロック１によ
ってなされるものである。
【００６５】図７において、コンピュータ２１、２３、
部門サーバコンピュータ２５、全社サーバコンピュータ
２８、外部文書ファイル保管サーバコンピュータ３２の
各コンピュータ上で、オペレータの開始指示により本処
理は開始され、まず、必要に応じて、各コンピュータに
おいて文書保管容量が上限を超えたときに、移動候補文
書を移動する移動先コンピュータの設定を行う（ステッ
プＳ３１）。
部門サーバコンピュータ２５、全社サーバコンピュータ
２８、外部文書ファイル保管サーバコンピュータ３２の
各コンピュータ上で、オペレータの開始指示により本処
理は開始され、まず、必要に応じて、各コンピュータに
おいて文書保管容量が上限を超えたときに、移動候補文
書を移動する移動先コンピュータの設定を行う（ステッ
プＳ３１）。
【００６６】図２のシステム動作環境で設定する場合に
は、コンピュータ２１、２３における移動先コンピュー
タは部門サーバコンピュータ２５で、部門サーバコンピ
ュータ２５における移動先コンピュータは全社サーバコ
ンピュータ２８で、全社サーバコンピュータ２８におけ
る移動先コンピュータは外部文書ファイル保管サーバコ
ンピュータ３２である。本実施の形態では、外部文書フ
ァイル保管サーバコンピュータ３２には移動先コンピュ
ータを設定しない。
は、コンピュータ２１、２３における移動先コンピュー
タは部門サーバコンピュータ２５で、部門サーバコンピ
ュータ２５における移動先コンピュータは全社サーバコ
ンピュータ２８で、全社サーバコンピュータ２８におけ
る移動先コンピュータは外部文書ファイル保管サーバコ
ンピュータ３２である。本実施の形態では、外部文書フ
ァイル保管サーバコンピュータ３２には移動先コンピュ
ータを設定しない。
【００６７】次に、コンピュータ２１、２３、部門サー
バコンピュータ２５、全社サーバコンピュータ２８、外
部文書ファイル保管サーバコンピュータ３２の各コンピ
ュータにおける文書保管容量の上限を設定する（ステッ
プＳ３２）。たとえば、コンピュータ２１、２３では２
０メガバイト、部門サーバコンピュータ２５では１００
メガバイト、全社サーバコンピュータ２８では１ギガバ
イト、外部文書ファイル保管サーバコンピュータ３２で
は１０ギガバイトと設定したとする。
バコンピュータ２５、全社サーバコンピュータ２８、外
部文書ファイル保管サーバコンピュータ３２の各コンピ
ュータにおける文書保管容量の上限を設定する（ステッ
プＳ３２）。たとえば、コンピュータ２１、２３では２
０メガバイト、部門サーバコンピュータ２５では１００
メガバイト、全社サーバコンピュータ２８では１ギガバ
イト、外部文書ファイル保管サーバコンピュータ３２で
は１０ギガバイトと設定したとする。
【００６８】次に、コンピュータ２１、２３、部門サー
バコンピュータ２５、全社サーバコンピュータ２８、外
部文書ファイル保管サーバコンピュータ３２の各コンピ
ュータにおいて、文書保管容量が上限を超えたときの文
書移動容量を設定する（ステップＳ３３）。たとえば、
コンピュータ２１、２３では１０メガバイト、部門サー
バコンピュータ２５では５０メガバイト、全社サーバコ
ンピュータ２８では３００メガバイト、外部文書ファイ
ル保管サーバコンピュータ３２では１ギガバイトと設定
したとする。
バコンピュータ２５、全社サーバコンピュータ２８、外
部文書ファイル保管サーバコンピュータ３２の各コンピ
ュータにおいて、文書保管容量が上限を超えたときの文
書移動容量を設定する（ステップＳ３３）。たとえば、
コンピュータ２１、２３では１０メガバイト、部門サー
バコンピュータ２５では５０メガバイト、全社サーバコ
ンピュータ２８では３００メガバイト、外部文書ファイ
ル保管サーバコンピュータ３２では１ギガバイトと設定
したとする。
【００６９】図８は、文書の登録／検索処理の手順を示
すフローチャートであり、本処理は、前記ブロック２〜
８によってなされるものである。
すフローチャートであり、本処理は、前記ブロック２〜
８によってなされるものである。
【００７０】本処理は、図４の処理に、文書使用頻度カ
ウンタアップ処理（ステップＳ４１）を付加したのみで
あるので、他の処理の説明は省略する。
ウンタアップ処理（ステップＳ４１）を付加したのみで
あるので、他の処理の説明は省略する。
【００７１】本処理では、文書検索が選択されたとき
に、参照された文書の使用頻度がカウントアップされる
（ステップＳ４１）。
に、参照された文書の使用頻度がカウントアップされる
（ステップＳ４１）。
【００７２】図９は、文書ファイル移動処理の手順を示
すフローチャートであり、本処理は、前記ブロック１０
〜１３によってなされるものである。
すフローチャートであり、本処理は、前記ブロック１０
〜１３によってなされるものである。
【００７３】同図において、コンピュータ２１、２３、
部門サーバコンピュータ２５、全社サーバコンピュータ
２８、外部文書ファイル保管サーバコンピュータ３２の
各コンピュータ上で、オペレータの開始指示または自動
起動により本処理は開始され、まず、保存文書ファイル
の容量を計算して、前記ステップＳ３２で設定した各コ
ンピュータの文書保管容量の上限を超えたか否かをチェ
ックする（ステップＳ５１）。保存文書ファイルの容量
が文書保管容量の上限を超えた場合には、まず文書の最
終参照日付の古い順にステップＳ３３で設定した移動文
書容量分の文書を検索する。同じ日付の文書の場合に
は、使用頻度が少ないものが移動対象として優先される
（ステップＳ５２）。
部門サーバコンピュータ２５、全社サーバコンピュータ
２８、外部文書ファイル保管サーバコンピュータ３２の
各コンピュータ上で、オペレータの開始指示または自動
起動により本処理は開始され、まず、保存文書ファイル
の容量を計算して、前記ステップＳ３２で設定した各コ
ンピュータの文書保管容量の上限を超えたか否かをチェ
ックする（ステップＳ５１）。保存文書ファイルの容量
が文書保管容量の上限を超えた場合には、まず文書の最
終参照日付の古い順にステップＳ３３で設定した移動文
書容量分の文書を検索する。同じ日付の文書の場合に
は、使用頻度が少ないものが移動対象として優先される
（ステップＳ５２）。
【００７４】これ以降の処理（ステップＳ２２〜Ｓ２
４）は、前記図５中の対応する処理と同様であるため、
その説明を省略する。
４）は、前記図５中の対応する処理と同様であるため、
その説明を省略する。
【００７５】本実施の形態では、コンピュータ２１また
は２３では、文書の保管容量が２０メガバイトを超える
と、そのうち１０メガバイトを、コンピュータ２１また
は２３から部門サーバコンピュータ２５に移動する。部
門サーバコンピュータ２５では、文書の保管容量が１０
０メガバイトを超えると、そのうち５０メガバイトを、
部門サーバコンピュータ２５から全社サーバコンピュー
タ２８に移動する。全社サーバコンピュータ２８では、
保管容量が１ギガバイトを超えると、そのうち３００メ
ガバイトを、全社サーバコンピュータ２８から外部文書
ファイル保管サーバコンピュータ３２に移動する。外部
文書ファイル保管サーバコンピュータ３２では、文書の
保管容量が１０ギガバイトを超えると、そのうちの１ギ
ガバイトを、外部文書ファイル保管サーバコンピュータ
３２から外部媒体を３６に移動する。外部媒体３６は外
部媒体保管棚３５に保管される。
は２３では、文書の保管容量が２０メガバイトを超える
と、そのうち１０メガバイトを、コンピュータ２１また
は２３から部門サーバコンピュータ２５に移動する。部
門サーバコンピュータ２５では、文書の保管容量が１０
０メガバイトを超えると、そのうち５０メガバイトを、
部門サーバコンピュータ２５から全社サーバコンピュー
タ２８に移動する。全社サーバコンピュータ２８では、
保管容量が１ギガバイトを超えると、そのうち３００メ
ガバイトを、全社サーバコンピュータ２８から外部文書
ファイル保管サーバコンピュータ３２に移動する。外部
文書ファイル保管サーバコンピュータ３２では、文書の
保管容量が１０ギガバイトを超えると、そのうちの１ギ
ガバイトを、外部文書ファイル保管サーバコンピュータ
３２から外部媒体を３６に移動する。外部媒体３６は外
部媒体保管棚３５に保管される。
【００７６】このように、本実施の形態では、各コンピ
ュータの使用目的や設備環境を考慮した文書管理が実現
できる。
ュータの使用目的や設備環境を考慮した文書管理が実現
できる。
【００７７】また、文書が文書登録参照コンピュータ２
１または２３から、外部文書ファイル保管サーバコンピ
ュータ３２上に直接保管、検索される方式に比べて、最
近登録、参照した文書は文書登録参照コンピュータ２１
または２３により近いコンピュータに存在することにな
り、部門ネットワークＮ１より全社ネットワークＮ２の
方が混雑し、全社ネットワークＮ２より外部ネットワー
クＮ３の方が混雑することを考えれば、検索文書の参照
において文書を選択して参照するまでの時間を短縮する
ことができる。
１または２３から、外部文書ファイル保管サーバコンピ
ュータ３２上に直接保管、検索される方式に比べて、最
近登録、参照した文書は文書登録参照コンピュータ２１
または２３により近いコンピュータに存在することにな
り、部門ネットワークＮ１より全社ネットワークＮ２の
方が混雑し、全社ネットワークＮ２より外部ネットワー
クＮ３の方が混雑することを考えれば、検索文書の参照
において文書を選択して参照するまでの時間を短縮する
ことができる。
【００７８】なお、上述した各実施の形態の機能を実現
するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒
体を、システムまたは装置に供給し、そのシステムまた
は装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶
媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行するこ
とによっても、本発明の目的が達成されることは言うま
でもない。
するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒
体を、システムまたは装置に供給し、そのシステムまた
は装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶
媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行するこ
とによっても、本発明の目的が達成されることは言うま
でもない。
【００７９】この場合、記憶媒体から読出されたプログ
ラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することに
なり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発
明を構成することになる。
ラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することに
なり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発
明を構成することになる。
【００８０】プログラムコードを供給するための記憶媒
体としては、たとえば、フロッピーディスク、ハードデ
ィスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、
ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯ
Ｍなどを用いることができる。また、通信ネットワーク
を介してサーバコンピュータからプログラムコードが供
給されるようにしてもよい。
体としては、たとえば、フロッピーディスク、ハードデ
ィスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、
ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯ
Ｍなどを用いることができる。また、通信ネットワーク
を介してサーバコンピュータからプログラムコードが供
給されるようにしてもよい。
【００８１】また、コンピュータが読出したプログラム
コードを実行することにより、上述した各実施の形態の
機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの
指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳなど
が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によっ
て上述した各実施の形態の機能が実現される場合も含ま
れることは言うまでもない。
コードを実行することにより、上述した各実施の形態の
機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの
指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳなど
が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によっ
て上述した各実施の形態の機能が実現される場合も含ま
れることは言うまでもない。
【００８２】さらに、記憶媒体から読出されたプログラ
ムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボード
やコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わる
メモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に
基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わ
るＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、そ
の処理によって上述した各実施の形態の機能が実現され
る場合も含まれることは言うまでもない。
ムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボード
やコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わる
メモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に
基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わ
るＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、そ
の処理によって上述した各実施の形態の機能が実現され
る場合も含まれることは言うまでもない。
【００８３】
【発明の効果】以上説明したように、請求項１，７また
は１３に記載の発明によれば、ネットワークに接続され
た複数のコンピュータのそれぞれにおいて、記憶手段に
登録されている文書情報が最後に検索されてからの経過
期間が計時され、該計時された経過期間が設定された保
存期間を超過した、前記記憶手段に登録されている文書
情報が、設定された他のコンピュータの記憶手段に、前
記ネットワークを介して移動されるので、前記各コンピ
ュータの各記憶手段に登録される文書情報が制限され、
これにより、文書情報の管理者にとって文書情報の管理
および運営を容易に行うことができるとともに、一般ユ
ーザにとっても文書情報の検索時間や参照時間を短縮す
ることとができる。
は１３に記載の発明によれば、ネットワークに接続され
た複数のコンピュータのそれぞれにおいて、記憶手段に
登録されている文書情報が最後に検索されてからの経過
期間が計時され、該計時された経過期間が設定された保
存期間を超過した、前記記憶手段に登録されている文書
情報が、設定された他のコンピュータの記憶手段に、前
記ネットワークを介して移動されるので、前記各コンピ
ュータの各記憶手段に登録される文書情報が制限され、
これにより、文書情報の管理者にとって文書情報の管理
および運営を容易に行うことができるとともに、一般ユ
ーザにとっても文書情報の検索時間や参照時間を短縮す
ることとができる。
【００８４】また、請求項２，８または１４に記載の発
明によれば、ネットワークに接続された複数のコンピュ
ータのそれぞれにおいて、記憶手段に記憶された文書情
報の全容量が設定された上限容量に到達したときに、前
記記憶手段に登録されている文書情報のうちいずれかの
決定された文書情報が、設定された他のコンピュータの
記憶手段に、前記ネットワークを介して移動されるの
で、上記効果と同様の効果を得ることができる。
明によれば、ネットワークに接続された複数のコンピュ
ータのそれぞれにおいて、記憶手段に記憶された文書情
報の全容量が設定された上限容量に到達したときに、前
記記憶手段に登録されている文書情報のうちいずれかの
決定された文書情報が、設定された他のコンピュータの
記憶手段に、前記ネットワークを介して移動されるの
で、上記効果と同様の効果を得ることができる。
【図１】本発明の第１の実施の形態に係る文書管理シス
テムを構成する各コンピュータの機能構成を示すブロッ
ク図である。
テムを構成する各コンピュータの機能構成を示すブロッ
ク図である。
【図２】本発明の第１の実施の形態に係る文書管理シス
テム全体の構成を示すブロック図である。
テム全体の構成を示すブロック図である。
【図３】システム使用環境設定処理の手順を示すフロー
チャートである。
チャートである。
【図４】文書の登録／検索処理の手順を示すフローチャ
ートである。
ートである。
【図５】文書ファイル移動処理の手順を示すフローチャ
ートである。
ートである。
【図６】本発明の第２の実施の形態に係る文書管理シス
テムを構成する各コンピュータの機能構成を示すブロッ
ク図である。
テムを構成する各コンピュータの機能構成を示すブロッ
ク図である。
【図７】システム使用環境設定処理の手順を示すフロー
チャートである。
チャートである。
【図８】文書の登録／検索処理の手順を示すフローチャ
ートである。
ートである。
【図９】文書ファイル移動処理の手順を示すフローチャ
ートである。
ートである。
１ システム使用環境設定部 ２ 文書登録部 ３ 文書属性入力部 ４ 文書格納部 ５ 文書検索条件入力部 ６ 文書検索部 ７ 文書検索結果表示部 ８ 文書参照部 ９ 有効期限到達文書検索部 １０ 文書ファイル自動移動部 １１ 文書ファイル外部媒体移動部 １２ 文書保管量のチェック部 １３ 移動候補文書検索部 ２１ 文書登録参照コンピュータ ２２ ファイル装置 ２３ 文書登録参照コンピュータ ２４ ファイル装置 ２５ 部門サーバコンピュータ ２６ ファイル装置 ２７ ネットワーク接続装置 ２８ 全社サーバコンピュータ ２９ ファイル装置 ３０ ファイル装置 ３１ ネットワーク接続装置 ３２ 外部文書ファイル保管コンピュータ ３３ ファイル装置群 ３４ 外部媒体入出力装置 ３５ 外部媒体保管棚 ３６ 外部媒体 Ｎ１ 部門ネットワーク Ｎ２ 全社ネットワーク Ｎ３ 外部ネットワーク
Claims (18)
- 【請求項１】 ネットワークに接続された複数のコンピ
ュータからなる文書管理システムにおいて、 前記各コンピュータは、 作成された文書情報を記憶手段に登録する登録機能と、 該登録された文書情報から、与えられた検索条件に応じ
た文書情報を検索する検索機能と、 該検索機能により文書情報が最後に検索されてから、該
文書情報を前記記憶手段に保存しておくべき保存期限を
設定する保存期間設定機能と、 該保存期間設定機能により設定された保存期間経過後
の、前記記憶手段に登録されている文書情報を移動させ
るべき他のコンピュータを設定する移動先コンピュータ
設定機能と、 該検索機能により文書情報が最後に検索されてからの経
過期間を計時する計時機能と、 該計時された経過期間が前記設定された保存期間を超過
した、前記記憶手段に登録されている文書情報を、前記
設定された他のコンピュータの記憶手段に、前記ネット
ワークを介して移動させる文書移動機能とを有すること
を特徴とする文書管理システム。 - 【請求項２】 ネットワークに接続された複数のコンピ
ュータからなる文書管理システムにおいて、 前記各コンピュータは、 作成された文書情報を記憶手段に登録する機能と、 該登録された文書情報から、与えられた検索条件に応じ
た文書情報を検索する検索機能と、 前記記憶手段に文書情報を保存可能な上限容量を設定す
る上限容量設定機能と、 該上限容量設定機能により設定された上限容量に到達し
たときに、前記記憶手段に登録されている文書情報を移
動させるべき他のコンピュータを設定する移動先コンピ
ュータ設定機能と、 前記記憶手段に登録されている文書情報中、移動させる
べき文書情報を決定する決定機能と、 前記記憶手段に記憶された文書情報の全容量が前記設定
された上限容量に到達したときに、前記決定機能によっ
て決定された、前記記憶手段に登録されている文書情報
を、前記設定された他のコンピュータの記憶手段に、前
記ネットワークを介して移動させる文書移動機能とを有
することを特徴とする文書管理システム。 - 【請求項３】 前記検索機能により文書情報が最後に検
索されてからの経過期間を計時する計時機能を有し、 前記決定機能は、前記計時された経過期間が最も長い文
書情報を、前記移動させるべき文書情報に決定すること
を特徴とする請求項２に記載の文書管理システム。 - 【請求項４】 前記記憶手段に記憶された各文書情報に
対して、該各文書情報が使用された頻度をそれぞれ検出
する検出機能を有し、 前記決定機能は、前記検出された頻度が最も少ない文書
情報を、前記移動させるべき文書情報に決定することを
特徴とする請求項２に記載の文書管理システム。 - 【請求項５】 前記検索機能は、検索すべき文書情報が
当該記憶手段に保存されていないときには、前記ネット
ワークを介して他のコンピュータの記憶手段を検索し、
該当する文書情報を発見したときには、該文書情報を、
前記前記ネットワークを介して当該他のコンピュータの
記憶手段から取得して、当該記憶手段に登録することを
特徴とする請求項１〜４のいずれかに記載の文書管理シ
ステム。 - 【請求項６】 前記文書移動機能は、前記移動先コンピ
ュータ設定機能により移動させるべき他のコンピュータ
が設定されていないときには、前記文書情報を当該コン
ピュータに接続されている外部記憶装置に移動させるこ
とを特徴とする請求項１〜５のいずれかに記載の文書管
理システム。 - 【請求項７】 ネットワークに接続された複数のコンピ
ュータからなる文書管理システムを用いた文書管理方法
において、 前記各コンピュータでは、 作成された文書情報を記憶手段に登録する登録ステップ
と、 該登録された文書情報から、与えられた検索条件に応じ
た文書情報を検索する検索ステップと、 該検索ステップで文書情報が最後に検索されてから、該
文書情報を前記記憶手段に保存しておくべき保存期限を
設定する保存期間設定ステップと、 該保存期間設定ステップで設定された保存期間経過後
の、前記記憶手段に登録されている文書情報を移動させ
るべき他のコンピュータを設定する移動先コンピュータ
設定機能と、 該検索ステップで文書情報が最後に検索されてからの経
過期間を計時する計時ステップと、 該計時された経過期間が前記設定された保存期間を超過
した、前記記憶手段に登録されている文書情報を、前記
設定された他のコンピュータの記憶手段に、前記ネット
ワークを介して移動させる文書移動ステップとを有する
処理が実行されることを特徴とする文書管理方法。 - 【請求項８】 ネットワークに接続された複数のコンピ
ュータからなる文書管理システムを用いた文書管理方法
において、 前記各コンピュータでは、 作成された文書情報を記憶手段に登録する登録ステップ
と、 該登録された文書情報から、与えられた検索条件に応じ
た文書情報を検索する検索ステップと、 前記記憶手段に文書情報を保存可能な上限容量を設定す
る上限容量設定ステップと、 該上限容量設定ステップで設定された上限容量に到達し
たときに、前記記憶手段に登録されている文書情報を移
動させるべき他のコンピュータを設定する移動先コンピ
ュータ設定ステップと、 前記記憶手段に登録されている文書情報中、移動させる
べき文書情報を決定する決定ステップと、 前記記憶手段に記憶された文書情報の全容量が前記設定
された上限容量に到達したときに、前記決定ステップで
決定された、前記記憶手段に登録されている文書情報
を、前記設定された他のコンピュータの記憶手段に、前
記ネットワークを介して移動させる文書移動ステップと
を有する処理が実行されることを特徴とする文書管理方
法。 - 【請求項９】 前記検索ステップで文書情報が最後に検
索されてからの経過期間を計時する計時ステップを有
し、 前記決定ステップでは、前記計時された経過期間が最も
長い文書情報を、前記移動させるべき文書情報に決定す
ることを特徴とする請求項８に記載の文書管理方法。 - 【請求項１０】 前記記憶手段に記憶された各文書情報
に対して、該各文書情報が使用された頻度をそれぞれ検
出する検出ステップを有し、 前記決定ステップでは、前記検出された頻度が最も少な
い文書情報を、前記移動させるべき文書情報に決定する
ことを特徴とする請求項８に記載の文書管理方法。 - 【請求項１１】 前記検索ステップでは、検索すべき文
書情報が当該記憶手段に保存されていないときには、前
記ネットワークを介して他のコンピュータの記憶手段を
検索し、該当する文書情報を発見したときには、該文書
情報を、前記前記ネットワークを介して当該他のコンピ
ュータの記憶手段から取得して、当該記憶手段に登録す
ることを特徴とする請求項７〜１０のいずれかに記載の
文書管理方法。 - 【請求項１２】 前記文書移動ステップでは、前記移動
先コンピュータ設定ステップで移動させるべき他のコン
ピュータが設定されていないときには、前記文書情報を
当該コンピュータに接続されている外部記憶装置に移動
させることを特徴とする請求項７〜１０のいずれかに記
載の文書管理方法。 - 【請求項１３】 ネットワークに接続された複数のコン
ピュータからなる文書管理システムを用いた文書管理方
法を含む、コンピュータが実現できるプログラムを格納
した記憶媒体であって、 前記文書管理方法は、前記各コンピュータでは、 作成された文書情報を記憶手段に登録する登録ステップ
と、 該登録された文書情報から、与えられた検索条件に応じ
た文書情報を検索する検索ステップと、 該検索ステップで文書情報が最後に検索されてから、該
文書情報を前記記憶手段に保存しておくべき保存期限を
設定する保存期間設定ステップと、 該保存期間設定ステップで設定された保存期間経過後
の、前記記憶手段に登録されている文書情報を移動させ
るべき他のコンピュータを設定する移動先コンピュータ
設定機能と、 該検索ステップで文書情報が最後に検索されてからの経
過期間を計時する計時ステップと、 該計時された経過期間が前記設定された保存期間を超過
した、前記記憶手段に登録されている文書情報を、前記
設定された他のコンピュータの記憶手段に、前記ネット
ワークを介して移動させる文書移動ステップとを実行す
ることを特徴とする記憶媒体。 - 【請求項１４】 ネットワークに接続された複数のコン
ピュータからなる文書管理システムを用いた文書管理方
法を含む、コンピュータが実現できるプログラムを格納
した記憶媒体であって、 前記文書管理方法は、前記各コンピュータでは、 作成された文書情報を記憶手段に登録する登録ステップ
と、 該登録された文書情報から、与えられた検索条件に応じ
た文書情報を検索する検索ステップと、 前記記憶手段に文書情報を保存可能な上限容量を設定す
る上限容量設定ステップと、 該上限容量設定ステップで設定された上限容量に到達し
たときに、前記記憶手段に登録されている文書情報を移
動させるべき他のコンピュータを設定する移動先コンピ
ュータ設定ステップと、 前記記憶手段に登録されている文書情報中、移動させる
べき文書情報を決定する決定ステップと、 前記記憶手段に記憶された文書情報の全容量が前記設定
された上限容量に到達したときに、前記決定ステップで
決定された、前記記憶手段に登録されている文書情報
を、前記設定された他のコンピュータの記憶手段に、前
記ネットワークを介して移動させる文書移動ステップと
を実行することを特徴とする記憶媒体。 - 【請求項１５】 前記検索ステップで文書情報が最後に
検索されてからの経過期間を計時する計時ステップを有
し、 前記決定ステップでは、前記計時された経過期間が最も
長い文書情報を、前記移動させるべき文書情報に決定す
ることを特徴とする請求項１４に記載の記憶媒体。 - 【請求項１６】 前記記憶手段に記憶された各文書情報
に対して、該各文書情報が使用された頻度をそれぞれ検
出する検出ステップを有し、 前記決定ステップでは、前記検出された頻度が最も少な
い文書情報を、前記移動させるべき文書情報に決定する
ことを特徴とする請求項１４に記載の記憶媒体。 - 【請求項１７】 前記検索ステップでは、検索すべき文
書情報が当該記憶手段に保存されていないときには、前
記ネットワークを介して他のコンピュータの記憶手段を
検索し、該当する文書情報を発見したときには、該文書
情報を、前記前記ネットワークを介して当該他のコンピ
ュータの記憶手段から取得して、当該記憶手段に登録す
ることを特徴とする請求項１３〜１６のいずれかに記載
の記憶媒体。 - 【請求項１８】 前記文書移動ステップでは、前記移動
先コンピュータ設定ステップで移動させるべき他のコン
ピュータが設定されていないときには、前記文書情報を
当該コンピュータに接続されている外部記憶装置に移動
させることを特徴とする請求項１３〜１７のいずれかに
記載の記憶媒体。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP35439799A JP2001175511A (ja) | 1999-12-14 | 1999-12-14 | 文書管理システム、文書管理方法および記憶媒体 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP35439799A JP2001175511A (ja) | 1999-12-14 | 1999-12-14 | 文書管理システム、文書管理方法および記憶媒体 |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2001175511A true JP2001175511A (ja) | 2001-06-29 |
Family
ID=18437292
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP35439799A Withdrawn JP2001175511A (ja) | 1999-12-14 | 1999-12-14 | 文書管理システム、文書管理方法および記憶媒体 |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2001175511A (ja) |
Cited By (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2006252513A (ja) * | 2005-03-10 | 2006-09-21 | Toshiba Corp | 文書管理装置、文書管理プログラムおよび文書管理方法 |
| US8015479B2 (en) | 2005-11-09 | 2011-09-06 | Canon Kabushiki Kaisha | Information processing apparatus, electronic document processing method, and storage medium |
-
1999
- 1999-12-14 JP JP35439799A patent/JP2001175511A/ja not_active Withdrawn
Cited By (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2006252513A (ja) * | 2005-03-10 | 2006-09-21 | Toshiba Corp | 文書管理装置、文書管理プログラムおよび文書管理方法 |
| US8015479B2 (en) | 2005-11-09 | 2011-09-06 | Canon Kabushiki Kaisha | Information processing apparatus, electronic document processing method, and storage medium |
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|---|---|---|---|
| RD03 | Notification of appointment of power of attorney |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A7423 Effective date: 20060308 |
|
| A300 | Application deemed to be withdrawn because no request for examination was validly filed |
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