JP2006202175A - 電子メール配信システム - Google Patents

Abstract

【課題】 顧客や営業担当者に負担がかからない電子メール配信システムを提供する。
【解決手段】 営業担当者のメールアドレス及び選択要素を含む担当者情報を営業担当者名に対応付けて記憶する担当者データベース１２と、顧客端末８からインターネット（ネットワーク）７を介して入力された資料請求情報中の顧客のメールアドレスを抽出し、担当者データベース１２を検索し、入力された資料請求情報中の営業担当者の選択要素に対応する営業担当者名及び営業担当者のメールアドレスを抽出し、抽出された営業担当者名に対応する担当者情報及び入力された資料請求情報から受付情報を抽出し、抽出された顧客のメールアドレスを宛先としかつ抽出された営業担当者のメールアドレスを送信元とした電子メールにより、抽出された受付情報を顧客に通知する受付情報通知手段と、を備えた。
【選択図】 図１

Description

本発明は、顧客からの資料請求後に各種の情報を電子メールにより顧客に通知する電子メール配信システムに関するものである。

周知のように、インターネット上には、顧客端末から商品カタログ等の資料の請求を受け付ける各種の資料請求サイトがある。住宅等の高額商品では、インターネット上で請求された資料を顧客へ送付すると共に、営業担当者が顧客に対して訪問、電話、電子メール等によりフォロー対応している。

しかし、このような方式では、資料を請求した顧客が興味本位であるか真剣に検討しているかの区別がつかないと共に、今後は個人情報の保護の観点からインターネット上では必須情報以外が入力されにくい状況であるので、次の（１）及び（２）のような弊害が生じている。
（１）資料を請求した全ての顧客に対して営業担当者が平等にフォロー対応しているので、営業担当者の負担が大きい。
（２）資料を請求した顧客にフォロー対応して繰り返しアプローチすれば、逆に顧客から嫌われる場合がある。

そこで、上記のような弊害を解消するために、顧客の端末装置を介して到来する問合せ、もしくは資料請求に基づく要求を通信ネットワーク経由で受信する顧客要求受信手段と、前記要求に関し所定のルールに基づいて営業担当者を決定し、その営業担当者の端末装置宛に前記要求をメール転送して受信確認を促がす受信確認催促手段と、前記営業担当者の端末装置を介して営業担当者による受信確認を得、前記顧客の端末装置に対して受信確認メールを作成して送信すると共に、前記営業担当者の端末装置宛に回答を促がすメールを作成して送信する受信確認メール作成送信手段とを備えた営業活動支援サーバ等が提案されている（例えば、特許文献１参照。）。
特開２００３−０５８６９５号公報（請求項２，図３等）

しかしながら、上記のような従来の営業活動支援サーバでは、次の（３）及び（４）のような問題点がある。
（３）営業担当者の端末装置による受信確認が必要であるので、営業担当者に負担がかかる。
（４）顧客へ送信される受信確認メールの送信元はシステムのメールアドレスであるので、顧客が営業担当者へ電子メールを返信しようとする場合、受信確認メール中の営業担当者のメールアドレスを目視で探し出す必要があり、顧客にも負担がかかる。

本発明は、以上のような事情や問題点に鑑みてなされたものであり、顧客や営業担当者に負担がかからない電子メール配信システムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するための請求項１の発明は、営業担当者のメールアドレス及び選択要素を含む担当者情報を営業担当者名に対応付けて記憶する担当者情報記憶手段と、顧客端末からネットワークを介して入力された資料請求情報中の顧客のメールアドレスを抽出し、前記担当者情報記憶手段を検索し、入力された資料請求情報中の営業担当者の選択要素に対応する営業担当者名及び営業担当者のメールアドレスを抽出し、抽出された営業担当者名に対応する担当者情報及び入力された資料請求情報から受付情報を抽出し、抽出された顧客のメールアドレスを宛先としかつ抽出された営業担当者のメールアドレスを送信元とした電子メールにより、抽出された受付情報を顧客に通知する受付情報通知手段と、を備えたものである。

請求項２の発明は、入力された資料請求情報及び抽出された営業担当者名を顧客名に対応付けて記憶する資料請求情報記憶手段と、資料配送者から電子メールにより通知された発送報告情報中の顧客名を抽出し、前記資料請求情報記憶手段を検索し、抽出された顧客名に対応する顧客のメールアドレス及び営業担当者名を抽出し、前記担当者情報記憶手段を検索し、抽出された営業担当者名に対応する営業担当者のメールアドレスを含む担当者情報を抽出し、通知された発送報告情報及び抽出された営業担当者の担当者情報から発送情報を抽出し、抽出された顧客のメールアドレスを宛先としかつ抽出された営業担当者のメールアドレスを送信元及びブラインドカーボンコピーの宛先とした電子メールにより、抽出された発送情報を顧客及び営業担当者に通知する発送情報通知手段と、を備えたものである。

請求項３の発明は、前記発送情報を顧客及び営業担当者に通知する電子メールのコピーを保存する送信メール保存手段と、保存された電子メールのコピーの送信日時からの経過時間を計測する計時手段と、設定時間を記憶する設定時間記憶手段と、計測された経過時間が記憶された設定時間に達した場合に、保存された電子メールのコピーから到着確認情報を抽出し、保存された電子メールのコピーと同じ宛先、同じ送信元、及び同じブラインドカーボンコピーの宛先とした電子メールにより、抽出された到着確認情報を顧客及び営業担当者に通知する到着確認情報通知手段と、を備えたものである。

請求項４の発明は、送信時期を記憶する送信時期記憶手段と、記憶された送信時期が到来した場合に前記資料請求情報記憶手段を検索し、記憶された資料請求情報中のメールマガジンの送信許可に対応する顧客のメールアドレス及び営業担当者名を抽出し、前記担当者情報記憶手段を検索し、抽出された営業担当者名に対応する営業担当者のメールアドレスを含む担当者情報を抽出し、抽出された担当者情報からマガジン情報を抽出し、抽出された顧客のメールアドレスを宛先としかつ抽出された営業担当者のメールアドレスをブラインドカーボンコピーの宛先とした電子メールにより、抽出されたマガジン情報を顧客及び営業担当者に通知するマガジン情報通知手段と、を備えたものである。

本発明によれば、次の（１）〜（６）のような効果がある。
（１）営業担当者端末による受信確認が不要であるので、営業担当者に負担がかからない。
（２）電子メール配信システムから顧客へ送信される電子メールの送信元が営業担当者のメールアドレスとなっているので、顧客が受信した電子メールに対してメールソフト上で返信を実行するだけで自動的に営業担当者へ返信メールを送信でき、顧客にも負担がかからないと共に、営業担当者が送信しているかのような電子メールにすることができる。
（３）発送情報を通知する電子メール、到着確認情報を通知する電子メール、及びマガジン情報を通知する電子メールについては、顧客の他、ブラインドカーボンコピーとして営業担当者にも送信されるので、顧客への電子メールの自動送信によるフォロー対応の経過を営業担当者が把握し易い。
（４）資料請求を実行した顧客に対してフォロー対応の漏れがなくなる。
（５）電子メールによる返信があった、商品に対する関心の高い顧客だけに集中して営業担当者がフォロー対応できるので、営業担当者の業務負荷の低減化や成約率の向上を図ることができる。
（６）電子メールによる返信がない顧客に対しても、電子メール配信システム側で長期に渡るフォロー対応が可能である。

以下、本発明の実施形態を図面に基づいて説明する。
本実施形態に係る電子メール配信システム１は、図１に示すように、主な構成サーバとして、ｗｅｂ〔ｗｗｗ（world wide web）〕サーバ２、ｗｅｂアプリケーションサーバ３、メールサーバ４、及びデータベースサーバ５を備えたものである。

この電子メール配信システム１は、営業担当者が所属する企業のイントラネット（ネットワーク）６に接続されている一方、図示しないルータ等を介してインターネット（ネットワーク）７に接続されている。電子メール配信システム１内の各サーバ２〜５は、互いに通信可能に接続されている。インターネット７には、顧客端末８及び資料配送者端末９が接続されている。イントラネット６には、営業担当者端末１０が接続されている。

イントラネット６としては、ＬＡＮ（Local Area Network，構内ネットワーク）、ＭＡＮ（Metropolitan Area Network，都市域ネットワーク）、ＷＡＮ（Wide Area Network，広域ネットワーク）等が挙げられる。営業担当者が所属する企業としては、住宅、自動車、貴金属等の高額商品を取り扱う業者（例えば、住宅メーカー、自動車ディーラー、貴金属ディーラー）等が挙げられる。資料配送者としては、宅配便業者や郵便業者等が挙げられる。資料配送者から顧客へ配送される資料としては、商品カタログ等が挙げられる。

各サーバ２〜５及び各端末８〜１０は、図示しないＣＰＵ（Central Processing Unit，中央処理装置）、ＲＡＭ（Random Access Memory，随時書き込み読み出しメモリ）、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）等の記憶手段、入力手段、表示手段、ＬＡＮ接続ボード等のネットワークインターフェースカード等のハードウェア資源を備えている。各記憶手段には、ＲＡＭ上に読み出されて各ハードウェア資源の動作を制御する制御プログラム等が格納されている。

なお、インターネット７に接続されたルータと電子メール配信システム１との間には、外部からの不正なアクセスを遮断するためのファイアウォールサーバを介在させてもよい。また、イントラネット６と電子メール配信システム１との間には、イントラネット６からインターネット接続を行う際におけるセキュリティ確保と高速アクセスを実現するため、具体的には、イントラネット６への不正な侵入を防ぐ等のセキュリティを実現しつつ、イントラネット６から外部のインターネット７へのアクセスを中継・管理するためのプロキシサーバを介在させてもよい。更に、ｗｅｂサーバ２内にｗｅｂアプリケーションサーバ３、メールサーバ４、及びデータベースサーバ５のうちの１つ以上を構築してもよいし、ｗｅｂサーバ２がｗｅｂアプリケーションサーバ３、メールサーバ４、及びデータベースサーバ５のうちの１つ以上として機能するように構築してもよい。

ｗｅｂサーバ２には、顧客端末８からの資料請求を受け付けるための図示しない資料請求サイトが設けられている。データベースサーバ５には、図２に示すように、資料請求データベース１１及び担当者データベース１２が設けられている。

資料請求データベース１１には、後述するように、入力された資料請求情報及び抽出された営業担当者名を顧客名に対応付けた図３のような資料請求データテーブルが格納される。資料請求情報としては、図３に示すように、顧客の住所・郵便番号・電話番号・メールアドレス・年齢・性別、メールマガジンの送信許否、建築予定地の有無・住所の他、請求資料名（資料請求に係る商品名）や建築予定地の郵便番号等の営業担当者の選択要素等が挙げられる。

担当者データベース１２には、営業担当者のメールアドレス及び選択要素を含む担当者情報を営業担当者名に対応付けた図４のような担当者データテーブルが格納されている。営業担当者の担当者情報としては、図４に示すように、メールアドレスや選択要素の他、担当者ＩＤ、パスワード、所属部署名、所属部署の住所・郵便番号・電話番号、電子メールの送信元・宛先の表示名、年齢、担当地域名、コメント、自己紹介ページのＵＲＬ等が挙げられる。営業担当者の選択要素としては、担当地域の郵便番号、担当商品名等が挙げられる。

次に、資料請求時における電子メール配信処理の一例を図５及び図６に示すフローチャートに基づいて説明する。なお、以下の各電子メール配信処理は、各サーバ２〜５の記憶手段に記憶された制御プログラムに基づいて各ＣＰＵが発行する命令に従って行われる。

この処理においては、図５に示すように、まず、インターネット７を介してｗｅｂサーバ２上の資料請求サイトにアクセスした顧客端末８から入力フォーム等を利用した資料請求の実行により資料請求情報が入力される（ステップＳ１）。

ｗｅｂアプリケーションサーバ３は、入力された資料請求情報中の顧客のメールアドレスを抽出し（ステップＳ２）、担当者データベース１２を検索し、入力された資料請求情報中の選択要素に対応する営業担当者名及び営業担当者のメールアドレスを抽出し（ステップＳ３）、入力された資料請求情報及び抽出された営業担当者名に対応する担当者情報から受付情報を抽出し（ステップＳ４）、抽出された顧客のメールアドレスを宛先としかつ抽出された営業担当者のメールアドレスを送信元とした図７のような電子メール（いわゆるフォローメール）により、抽出された受付情報を顧客に通知し（ステップＳ５）、入力された資料請求情報及び抽出された営業担当者名を顧客名に対応付けた図３のような資料請求データテーブルを資料請求データベース１１に格納する（ステップＳ６）。

受付情報を通知する電子メールは、図１に示すように、メールサーバ４を介してインターネット７上の図示しないプロバイダ等のメールサーバに送信され、このメールサーバ上の顧客のメールボックスに保存される。保存された電子メールは、メールボックスにアクセスした顧客端末８によりダウンロードされる。

受付情報としては、図７に示すように、顧客名、請求資料名、営業担当者名、営業担当者のコメント・自己紹介ページのＵＲＬ・メールアドレス・所属部署名・所属部署の住所・所属部署の電話番号等が挙げられる。受付情報を通知する電子メールや以下の各電子メールは、ｗｅｂアプリケーションサーバ３の記憶手段等に格納されかつ定型の件名や定型メッセージ等を含む雛型等から動的に生成されるように構成しておけばよい。

また、ｗｅｂアプリケーションサーバ３は、図６に示すように、自己の記憶手段、メールサーバ４の記憶手段、又はデータベースサーバ５の記憶手段等に記憶された資料配送者のメールアドレスを抽出し（ステップＳ７）、入力された資料請求情報から配送指示情報を抽出し（ステップＳ８）、抽出された資料配送者のメールアドレスを宛先とした図８のような電子メールにより、抽出された配送指示情報を資料配送者に通知し（ステップＳ９）、抽出された営業担当者のメールアドレスを宛先とした図９のような電子メール（いわゆるフォローメール）により、入力された資料請求情報を営業担当者に通知すれば（ステップＳ１０）、処理が終了する。

配送指示情報を通知する電子メールは、図１に示すように、メールサーバ４を介してインターネット７上の図示しない資料配送者等のメールサーバに送信され、このメールサーバ上の資料配送者のメールボックスに保存される。保存された電子メールが、メールボックスにアクセスした資料配送者端末９によりダウンロードされれば、通知された配送指示情報に基づいて資料配送者が請求資料を顧客へ送付すればよい。あるいは、図示しない従来公知の無人物流システムにより、メールボックスに保存された電子メール中の配送指示情報に基づいて請求資料の包装材への封入、送付ラベルへの送付先の印字、送付ラベルの包装材への貼付け等を自動的に行うように構成してもよい。

配送指示情報としては、図８に示すように、顧客名、顧客の住所・郵便番号・電話番号、請求資料名等が挙げられる。

資料請求情報を通知する電子メールは、図１に示すように、メールサーバ４を介してそのメールサーバ４に送信され、このメールサーバ４上の営業担当者のメールボックスに保存される。保存された電子メールは、メールボックスにアクセスした営業担当者端末１０によりダウンロードされる。

次に、資料発送時における電子メール配信処理の一例を図１０に示すフローチャートに基づいて説明する。
この処理においては、ｗｅｂアプリケーションサーバ３が、資料配送者から図１１のような電子メールにより通知された発送報告情報中の顧客名を抽出し（ステップＳ２１）、資料請求データベース１１を検索し、抽出された顧客名に対応する顧客のメールアドレス及び営業担当者名を抽出し（ステップＳ２２）、担当者データベース１２を検索し、抽出された営業担当者名に対応する営業担当者のメールアドレスを含む担当者情報を抽出し（ステップＳ２３）、通知された発送報告情報及び抽出された営業担当者の担当者情報から発送情報を抽出し（ステップＳ２４）、抽出された顧客のメールアドレスを宛先としかつ抽出された営業担当者のメールアドレスを送信元及びブラインドカーボンコピー（ＢＣＣ）の宛先とした図１２のような電子メール（いわゆるフォローメール）により、抽出された発送情報を顧客及び営業担当者に通知し（ステップＳ２５）、発送情報を顧客及び営業担当者に通知する電子メールのコピーをメールサーバ４上の営業担当者のメールボックス等に保存すれば（ステップＳ２６）、処理が終了する。

発送報告情報としては、図１１に示すように、顧客名、顧客の住所・郵便番号・電話番号、発送資料名、資料の発送日等が挙げられる。

発送報告情報を電子メール配信システム１に通知する図１１のような電子メールは、図１に示すように、資料配送者端末９等からインターネット７上の図示しない資料配送者等のメールサーバを介して電子メール配信システム１内のメールサーバ４に送信され、このメールサーバ４上の発送報告情報蓄積用のメールボックスに保存される。

発送情報を顧客に通知する電子メールは、図１に示すように、メールサーバ４を介してインターネット７上の図示しないプロバイダ等のメールサーバに送信され、このメールサーバ上の顧客のメールボックスに保存される。保存された電子メールは、メールボックスにアクセスした顧客端末８によりダウンロードされる。なお、保存された電子メールにおける送信元は営業担当者のメールアドレスとなっているが、ブラインドカーボンコピーの宛先には何も含まれていない。

発送情報を営業担当者に通知する電子メール（ブラインドカーボンコピー）は、メールサーバ４を介してそのメールサーバ４に送信され、このメールサーバ４上の営業担当者のメールボックスに保存される。保存された電子メールは、メールボックスにアクセスした営業担当者端末１０によりダウンロードされる。なお、保存された電子メールにおける送信元及びブラインドカーボンコピーの宛先は、営業担当者のメールアドレスとなっている。

次に、資料到着確認時における電子メール配信処理の一例を図１３に示すフローチャートに基づいて説明する。
この処理においては、まず、ｗｅｂアプリケーションサーバ３が、メールサーバ４上の営業担当者のメールボックスに保存された、発送情報を顧客及び営業担当者に通知する電子メールのコピーの送信日時からの経過時間を計測し、計測された経過時間がｗｅｂアプリケーションサーバ３の記憶手段等に記憶された設定時間に達していない場合（ステップＳ３１でＮＯ）にはステップＳ３１に戻る一方、設定時間に達した場合（ステップＳ３１でＹＥＳ）には、保存された電子メールのコピーから到着確認情報を抽出する（ステップＳ３２）。

また、ｗｅｂアプリケーションサーバ３が、保存された電子メールのコピーと同じ宛先、同じ送信元、及び同じブラインドカーボンコピーの宛先とした図１４のような電子メール（いわゆるフォローメール）により、抽出された到着確認情報を顧客及び営業担当者に通知すれば（ステップＳ３３）、処理が終了する。

到着確認情報としては、図１４に示すように、顧客名、発送資料名、資料の発送日、営業担当者名、営業担当者のコメント・自己紹介ページのＵＲＬ・メールアドレス・所属部署名・所属部署の住所・所属部署の電話番号等が挙げられる。

到着確認情報を顧客に通知する電子メールは、図１に示すように、メールサーバ４を介してインターネット７上の図示しないプロバイダ等のメールサーバに送信され、このメールサーバ上の顧客のメールボックスに保存される。保存された電子メールは、メールボックスにアクセスした顧客端末８によりダウンロードされる。なお、保存された電子メールにおける送信元は営業担当者のメールアドレスとなっているが、ブラインドカーボンコピーの宛先には何も含まれていない。

到着確認情報を営業担当者に通知する電子メール（ブラインドカーボンコピー）は、メールサーバ４を介してそのメールサーバ４に送信され、このメールサーバ４上の営業担当者のメールボックスに保存される。保存された電子メールは、メールボックスにアクセスした営業担当者端末１０によりダウンロードされる。なお、保存された電子メールにおける送信元及びブラインドカーボンコピーの宛先は、営業担当者のメールアドレスとなっている。

次に、メールマガジン送信時における電子メール配信処理の一例を図１５に示すフローチャートに基づいて説明する。
この処理においては、まず、ｗｅｂアプリケーションサーバ３が、自己の記憶手段等に記憶された送信時期が到来していない場合（ステップＳ４１でＮＯ）にはステップＳ４１に戻る一方、送信時期が到来した場合（ステップＳ４１でＹＥＳ）には資料請求データベース１１を検索し、記憶された資料請求情報中のメールマガジンの送信許可に対応する顧客のメールアドレス及び営業担当者名を抽出し（ステップＳ４２）、担当者データベース１２を検索し、抽出された営業担当者名に対応する営業担当者のメールアドレスを含む担当者情報を抽出し（ステップＳ４３）、抽出された担当者情報からマガジン情報を抽出し（ステップＳ４４）、抽出された顧客のメールアドレスを宛先としかつ抽出された営業担当者のメールアドレスをブラインドカーボンコピーの宛先とした図１６のような電子メール（いわゆるフォローメールとしてのメールマガジン）により、抽出されたマガジン情報を顧客及び営業担当者に通知すれば（ステップＳ４５）、処理が終了する。

マガジン情報を通知する電子メールも、図１に示すように、メールサーバ４を介してインターネット７上の図示しないプロバイダ等のメールサーバに送信され、このメールサーバ上の顧客のメールボックスに保存される。保存された電子メールは、メールボックスにアクセスした顧客端末８によりダウンロードされる。なお、保存された電子メールにおける送信元は営業担当者のメールアドレスとなっているが、ブラインドカーボンコピーの宛先には何も含まれていない。

マガジン情報としては、図１６に示すように、営業担当者名、営業担当者のコメント・自己紹介ページのＵＲＬ・メールアドレス・所属部署名・所属部署の住所・所属部署の電話番号等が挙げられる。

マガジン情報を営業担当者に通知する電子メール（ブラインドカーボンコピー）も、メールサーバ４を介してそのメールサーバ４に送信され、このメールサーバ４上の営業担当者のメールボックスに保存される。保存された電子メールは、メールボックスにアクセスした営業担当者端末１０によりダウンロードされる。なお、保存された電子メールにおける送信元及びブラインドカーボンコピーの宛先は、営業担当者のメールアドレスとなっている。

このようなマガジン情報を通知する電子メール（メールマガジン）やそのブラインドカーボンコピーは、ｗｅｂアプリケーションサーバ３の記憶手段等に記憶された送信時期に応じて定期的に又は不定期に生成・送信される。

ここで、図１に示すように、リクエスト情報を営業担当者に通知する電子メール（図１中のリクエストメール）が顧客端末８からインターネット７上のプロバイダ等のメールサーバを介して電子メール配信システム１内のメールサーバ４に送信され、このメールサーバ４上の営業担当者のメールボックスに保存されれば、保存された電子メールは、メールボックスにアクセスした営業担当者端末１０によりダウンロードされる。リクエスト情報としては、各種の問合せメッセージ、それに対する応答メールの要求メッセージ・電話連絡の要求メッセージ・訪問説明の要求メッセージ等が挙げられる。

応答情報を顧客に通知する電子メール（図１中の応答メール）が営業担当者端末１０から電子メール配信システム１内のメールサーバ４を介してインターネット７上のプロバイダ等のメールサーバに送信され、このメールサーバ上の顧客のメールボックスに保存されれば、保存された電子メールは、メールボックスにアクセスした顧客端末８によりダウンロードされる。応答情報としては、顧客からの問合せに対する応答メッセージ等が挙げられる。

上記のように構成された電子メール配信システム１によれば、次の（１）〜（６）のような利点がある。
（１）営業担当者端末１０による受信確認が不要であるので、営業担当者に負担がかからない。
（２）電子メール配信システム１から顧客へ送信される電子メールの送信元が営業担当者のメールアドレスとなっているので、顧客が受信した電子メールに対してメールソフト上で返信を実行するだけで自動的に営業担当者へ返信メールを送信でき、顧客にも負担がかからないと共に、営業担当者が送信しているかのような電子メールにすることができる。
（３）発送情報を通知する電子メール、到着確認情報を通知する電子メール、及びマガジン情報を通知する電子メールについては、顧客の他、ブラインドカーボンコピーとして営業担当者にも送信されるので、顧客への電子メールの自動送信によるフォロー対応の経過を営業担当者が把握し易い。
（４）資料請求を実行した顧客に対してフォロー対応の漏れがなくなる。
（５）電子メールによる返信があった、商品に対する関心の高い顧客だけに集中して営業担当者がフォロー対応できるので、営業担当者の業務負荷の低減化や成約率の向上を図ることができる。
（６）電子メールによる返信がない顧客に対しても、電子メール配信システム１側で長期に渡るフォロー対応が可能である。

ここで、電子メール配信システム１内のメールサーバ４を介して送信される顧客宛の電子メール（送信メール）のコピーや、メールサーバ４が受信した営業担当者宛の電子メール（受信メール）のコピーをメールサーバ４上の営業担当者のメールボックスに保存し、ｗｅｂサーバ２上に設けた図示しない送信履歴サイトや受信履歴サイト等にアクセスした営業担当者端末１０からｗｅｂアプリケーションサーバ３等を介して電子メールの送信履歴や受信履歴を参照できるように構成しておけば、電子メール配信システム１から営業担当者へのフォロー対応の引継ぎを容易に行えるという利点がある。この場合、営業担当者端末１０がイントラネット６を介して送信履歴サイトや受信履歴サイト等にアクセスする際に、営業担当者端末１０からイントラネット６を介して入力される担当者ＩＤ及びパスワードにより認証を行うように構成してもよい。

また、既述のように、電子メール配信システム１から顧客へ送信される電子メールに営業担当者のコメントが含まれるように構成しておけば、営業担当者ごとに希望のコメントを含めた電子メールにカスタマイズできるという利点がある。また、電子メール配信システム１から顧客へ送信される電子メールに営業担当者のコメントや自己紹介ページのＵＲＬ等が含まれるように構成しておけば、よりリアルに、営業担当者が送信しているかのような電子メールにすることができるという利点がある。

以上のように、本発明に係る電子メール配信システムは、顧客からの資料請求後に各種の情報を電子メールにより顧客に通知する場合において、顧客や営業担当者に負担がかからないようにするのに適している。

実施形態に係る電子メール配信システムの構成例を示すブロック図。 データベースサーバの構成例を示すブロック図。 資料請求データテーブルの一例を示す説明図。 担当者データテーブルの一例を示す説明図。 資料請求時における電子メール配信処理の一例を示すフローチャート。 資料請求時における電子メール配信処理の一例を示すフローチャート。 受付情報を顧客及び営業担当者に通知する電子メールの画面表示例を示す説明図。 配送指示情報を資料配送者に通知する電子メールの画面表示例を示す説明図。 資料請求情報を営業担当者に通知する電子メールの画面表示例を示す説明図。 資料発送時における電子メール配信処理の一例を示すフローチャート。 発送報告情報を電子メール配信システムに通知する電子メールの画面表示例を示す説明図。 発送情報を顧客及び営業担当者に通知する電子メールの画面表示例を示す説明図。 資料到着確認時における電子メール配信処理の一例を示すフローチャート。 到着確認情報を顧客及び営業担当者に通知する電子メールの画面表示例を示す説明図。 メールマガジン送信時における電子メール配信処理の一例を示すフローチャート。 マガジン情報を顧客及び営業担当者に通知する電子メールの画面表示例を示す説明図。

符号の説明

１ 電子メール配信システム
２ ｗｅｂサーバ
３ ｗｅｂアプリケーションサーバ
４ メールサーバ
５ データベースサーバ
６ イントラネット（ネットワーク）
７ インターネット（ネットワーク）
８ 顧客端末
１０ 営業担当者端末
１１ 資料請求データベース
１２ 担当者データベース

Claims (4)

1. 営業担当者のメールアドレス及び選択要素を含む担当者情報を営業担当者名に対応付けて記憶する担当者情報記憶手段と、
   顧客端末からネットワークを介して入力された資料請求情報中の顧客のメールアドレスを抽出し、前記担当者情報記憶手段を検索し、入力された資料請求情報中の営業担当者の選択要素に対応する営業担当者名及び営業担当者のメールアドレスを抽出し、抽出された営業担当者名に対応する担当者情報及び入力された資料請求情報から受付情報を抽出し、抽出された顧客のメールアドレスを宛先としかつ抽出された営業担当者のメールアドレスを送信元とした電子メールにより、抽出された受付情報を顧客に通知する受付情報通知手段と、
   を備えたことを特徴とする電子メール配信システム。
2. 入力された資料請求情報及び抽出された営業担当者名を顧客名に対応付けて記憶する資料請求情報記憶手段と、
   資料配送者から電子メールにより通知された発送報告情報中の顧客名を抽出し、前記資料請求情報記憶手段を検索し、抽出された顧客名に対応する顧客のメールアドレス及び営業担当者名を抽出し、前記担当者情報記憶手段を検索し、抽出された営業担当者名に対応する営業担当者のメールアドレスを含む担当者情報を抽出し、通知された発送報告情報及び抽出された営業担当者の担当者情報から発送情報を抽出し、抽出された顧客のメールアドレスを宛先としかつ抽出された営業担当者のメールアドレスを送信元及びブラインドカーボンコピーの宛先とした電子メールにより、抽出された発送情報を顧客及び営業担当者に通知する発送情報通知手段と、
   を備えた請求項１記載の電子メール配信システム。
3. 前記発送情報を顧客及び営業担当者に通知する電子メールのコピーを保存する送信メール保存手段と、
   保存された電子メールのコピーの送信日時からの経過時間を計測する計時手段と、
   設定時間を記憶する設定時間記憶手段と、
   計測された経過時間が記憶された設定時間に達した場合に、保存された電子メールのコピーから到着確認情報を抽出し、保存された電子メールのコピーと同じ宛先、同じ送信元、及び同じブラインドカーボンコピーの宛先とした電子メールにより、抽出された到着確認情報を顧客及び営業担当者に通知する到着確認情報通知手段と、
   を備えた請求項２記載の電子メール配信システム。
4. 送信時期を記憶する送信時期記憶手段と、
   記憶された送信時期が到来した場合に前記資料請求情報記憶手段を検索し、記憶された資料請求情報中のメールマガジンの送信許可に対応する顧客のメールアドレス及び営業担当者名を抽出し、前記担当者情報記憶手段を検索し、抽出された営業担当者名に対応する営業担当者のメールアドレスを含む担当者情報を抽出し、抽出された担当者情報からマガジン情報を抽出し、抽出された顧客のメールアドレスを宛先としかつ抽出された営業担当者のメールアドレスをブラインドカーボンコピーの宛先とした電子メールにより、抽出されたマガジン情報を顧客及び営業担当者に通知するマガジン情報通知手段と、
   を備えた請求項２又は３記載の電子メール配信システム。

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